Под документированием системы менеджмента качества понимается деятельность по установлению структуры и состава документации и механизма ее управления. Документирование включает как разработку документации, так и управление самой документацией в ходе функционирования системы качества.

Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования СМК, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000:2000. Основными задачами документирования являются: установление и нормирование требований к выполнению работ в системе качества; обеспечение воспроизводимости процессов административного управления качеством; регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы качества в ходе ее функционирования и совершенствования; обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и измерительного оборудования; закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в системе качества; разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности в системе качества; обеспечение оценки соответствия продукции и системы менеджмента качества.

Документом системы качества считается любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать данную информацию.

В результате анализа требований стандартов серии ИСО 9000:2000 можно сделать вывод, что в составе системы внутреннего нормативного регулирования необходимы следующие документы СМК: ответственность руководства. Политика и цели в области качества; руководство по качеству; документированные процедуры; стандарты организации; первичные регистрирующие документы, регистрационные записи по качеству, программы качества, планы качества, положения о подразделениях, должностные инструкции, рабочие инструкции, методики, планы различного назначения и др.

Первый документ устанавливает ответственность руководства за качество продукции предприятия, формулирует политику и цели в области качества. Важно отметить, что цели в области качества должны быть измеримыми.

Руководство по качеству раскрывает основные пути решения поставленных задач. Оно может быть написано в виде путеводителя по документированным процедурам, стандартам организации и другим документам, давая ответы на пункты стандарта ИСО 9001:2000.

Документированные процедуры описывают ключевые процессы предприятия.

В стандартах организации излагается методика выполнения важнейших операций или группы операций документированных процедур.

1. Документация по стратегическому и оперативному планированию.

2. Описания процессов.

3. Методическая документация.

4. Внутренние нормативные и технические документы.

5. Организационно-распорядительная документация.

6. Организационная документация.