2.1. Понятие информации. Виды информации
Для корректного формулирования сущности информационного обеспечения стратегического управления необходимо рассмотреть само понятие информации и информационной системы. Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В научной литературе под информацией понимаются сведения об окружающем мире, т. е. состоянии более крупной системы, в которую входит организация, и о самой организации, зафиксированные на бумажных, электронных носителях или в памяти человека.
Переоценить значение информации в управлении, особенно стратегическом, невозможно. Поэтому данному аспекту управления современный менеджер-руководитель должен уделять большое внимание.
По срокам сбора и использования информация делится на ретроспективную, текущую и прогнозную.
Ретроспективная позволяет проследить истоки современных проблем развития, изучить накопленный позитивный и негативный опыт управления, построить ряды, графики, таблицы, необходимые для анализа сегодняшнего состояния объекта или процесса и построения прогнозов, без чего стратегия невозможна.
Текущая информация дает представление о сегодняшнем состоянии объекта или процесса.
Поскольку процесс стратегического управления инновациями рассчитан, как минимум, на среднесрочную перспективу, чрезвычайно важным является получение прогнозной информации, создающей основу для разработки конкретного плана осуществления инноваций. Стратегическое управление в целом во многом зависит от качества прогнозов, однако прогнозы инноваций особенно сложны, поскольку инновации представляют собою многокомпонентный процесс, часть компонентов не имеет количественной характеристики и поддается прогнозу с большим трудом.
Наиболее вероятными являются прогнозы, касающиеся технической стороны инновации, которые могут быть определены с помощью имеющихся моделей или других количественных методов. Что касается социальных, психологических последствий инноваций, то они могут быть оценены преимущественно экспертными методами.
Современная практика прогнозирования насчитывает свыше 100 методов разработки прогнозов, основывающихся либо на эктраполяциях, либо на экспертных методах, либо на моделировании.
Экстраполяция представляет условный метод разработки прогноза, поскольку в современном чрезвычайно быстро меняющемся мире распространение закономерностей предыдущего периода на будущее требует большого количества материала и четкого выявления продолжительности тенденции развития, что возможно лишь по отдельным направлениям науки и технологий, например, изменение издержек, касающихся проектирования, конструирования в связи с изменением качества получаемого продукта или процесса.
Для современного этапа, очевидно, более пригоден метод экстраполяции переменных по огибающим кривым, содержание которого состоит в построении огибающей кривой, отражающей общие тенденции изменения прогнозируемых параметров по данным, собранным за несколько предыдущих поколений исследуемого процесса или продукта. Метод по огибающей кривой используется в основном для прогнозирования технических процессов.
Что касается моделирования, то сфера его применения ограничена, поскольку в инновациях играет большую роль социальный аспект. Тем не менее в отдельных областях возможно использование имеющихся моделей – как математических, так и логических.
Значительно шире могут быть использованы информационные модели, которые позволяют на основе исследования патентной информации, публикаций в научных журналах выявить определенные тенденции развития техники и технологий и ориентироваться на них при разработке стратегии инноваций.
Что касается экспертных методов, то их несомненным достоинством является возможность охвата всех сторон инноваций. Используемые методы мозгового штурма, Делфи и другие практически дают возможность с помощью балльной оценки свести воедино информацию как по технической, так и по социальной стороне инноваций.
Но экспертные оценки, как известно, страдают определенным субъективизмом и во многом зависят от квалификации экспертов и объема проделываемой ими работы.
По источникам информация делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация поступает из внешней среды и формирует представление о состоянии более крупной системы, в которую входит организация. Она представлена обычно на бумажных и электронных носителях.
Из информационных источников на бумажных носителях (книг, журналов, справочников) можно получить интересующую предприятие информацию о технологических новинках в той или иной области или список компаний, которые помогут решить проблемы в данной области. Также эта группа источников может содержать информацию о конкурентах в определенном бизнесе или о потенциальных покупателях продукта или услуги. Функциональные приложения к периодике могут предоставить готовые решения или концепции решений конкретных проблем предприятия.
Периодические издания общеэкономической и специализированной направленности представляют собой печатные материалы и их электронные версии. В качестве примера изданий общеэкономической направленности можно привести журнал «Эксперт», «Журнал управления компанией». В этих изданиях печатаются аналитические материалы о развитии и перспективах рынков отдельных регионов и стран, тематические обзоры и даже ответы на конкретные вопросы из области менеджмента. К журналам специализированной направленности можно отнести «Управление персоналом», «Генеральный директор», «Российское предпринимательство». В них публикуются материалы об общих проблемах предприятий отрасли и то, как лидеры-руководители их решают, обзоры локальных рынков.
Региональные и общегосударственные статистические справочники – этот вид источников информации позволяет получить статистические данные по странам или регионам для того, чтобы в дальнейшем использовать их в анализе тенденций развития экономических систем. Потребность в данном источнике информации испытывают в основном корпорации, имеющие разветвленную структуру и представительства во многих странах мира.
Специализированные обзоры рынков консультационных фирм – данный вид источников информации является самым дорогим из всех упомянутых выше. При невозможности получения информации по интересующему рынку компания может обратиться в специализированные консультационные фирмы, где в соответствии с требованиями и финансовыми возможностями клиента в довольно короткие сроки могут быть получены исчерпывающие отчеты по интересующему рынку. В России существует несколько крупных консультационных фирм, предлагающих подобные исследования («Росбизнесконсалтинг», «Бизнес аналитика»). Некоторые периодические журналы общеэкономической направленности также могут осуществлять собственные исследования (так, журнал «Эксперт» проводил исследование покупательских предпочтений и поведения среднего класса в России).
Глобальная компьютерная информационная сеть Интернет позволяет оперативно собрать статистику о том или ином товарном рынке, его участниках, продуктах, ценах, стандартах и нормах.
Статистические данные Европейской комиссии по странам Европейского союза, в том числе по экспорту/импорту, широко представлены в базе данных Eurostat. Данные по мировой торговле можно получить в разделе World Trade Statistics.
Сведения о фирмах, их продукции, новостях техники и технологии широко представлены (частично бесплатно, частично на платной основе) в таких базах данных, как FIZ – Technik (компании Германии, Австрии, Швейцарии), ICC British Company Directory. В настоящее время формируются и отечественные аналоги приведенных выше баз данных по отраслям, сведения которых доступны за абонентскую плату.
При помощи Интернета можно быстро протестировать рынок путем рассылки коммерческих предложений и запросов по электронной почте. Практически любая крупная компания сегодня представлена в Интернете значительным объемом информации о своей производственной программе, основных направлениях НИОКР, зарегистрированных патентах и товарных знаках.
В развитых западных странах обладание высокоинформативным сайтом, посвященном деятельности компании, уже давно стало незаменимым средством ведения бизнеса. Кроме того, широкое распространение системы электронной коммерции в западных странах позволяет определить цены на интересующие продукты, не прибегая к каталогам или к прямому обращению к компании-производителю.
Интернет позволяет получить информацию Патентного ведомства США, ЕС, других стран, проследить статистику и тематику зарегистрированных изобретений, а также узнать, какие фирмы их регистрировали. Таким образом, становится возможным выявить насущные проблемы и текущие потребности участников процесса, отыскать потенциального партнера или покупателя, подробно изучить технологические особенности производства конкурирующего предприятия.
В сложившейся ситуации принципиальное отличие западного предпринимательства состоит в высокой степени прозрачности бизнеса. Компании и организации стремятся не скрывать любыми способами информацию о собственной деятельности, а сделать ее достоянием гласности, придав при этом информационному содержанию максимально положительный акцент. На сайтах крупных компаний можно ознакомиться с существующей организационной структурой, кратким финансовым отчетом по областям деятельности, с основными положениями стратегии.
Ориентированному на инновацию предприятию чрезвычайно важно иметь представление о стандартах и нормах, принятых для изделий его отрасли, существующих в той или иной стране и контролируемых местной таможней и соответствующими инстанциями. С помощью Интернета можно получить информацию Комитета по нормированию Европейского союза не только о существующих евронормах на конкретный продукт, но и о проектах новых норм, над которыми в настоящее время ведется работа в Комитете.
Российские интернет-ресурсы пока развиты не настолько хорошо, хотя конкретную информацию можно получить и на сайтах российских предприятий.
В качестве источников информации можно выделить также семинары, конференции, тренинги, где проходит обмен опытом и излагаются новые научные достижения.
Если информация извне дает представление о развитии науки, техники, управления, общем состоянии инновационного климата, а также о возможных путях развития инноваций и ресурсах, которые могут это обеспечить, то внутренняя информация свидетельствует о задачах, которые стоят перед инновационным менеджментом, и о наличных внутри самой организации ресурсах решения поставленных задач.
Источниками внутренней информации являются планы, отчеты, докладные записки, аудиторские, социологические обследования, материалы совещаний.
По срокам сбора различаются первичная и вторичная информация.
Первичная информация представляет собой данные, специально полученные для разрешения исследуемой проблемы. Она необходима в тех случаях, когда скрупулезный анализ вторичных сведений не приносит информацию, необходимую для принятия решения.
К достоинствам первичной информации относятся:
• соответствие собираемой информации четко сформулированным целям исследовательской задачи, в том числе в единицах измерения и по степени детализации;
• методология сбора данных известна организации, для которой проводится сбор, и ею контролируется;
• все результаты исследований доступны для организации, которая в свою очередь может обеспечить их секретность для конкурентов;
• отсутствует противоречивость информации, характерная для данных, полученных из разных источников;
• может быть определена степень надежности информации.
К недостаткам можно отнести то, что:
• сбор первичных данных может занять много времени;
• обычно сбор первичной информации требует значительных затрат;
• некоторые виды информации не могут быть получены (например, опросные листы переписи населения);
• организация может нечетко сформулировать цель исследования, что обязательно скажется на качестве собранных данных с точки зрения их актуальности;
• в силу разных причин организация не может собирать первичную информацию.
Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от целей проводимого исследования.
Вторичная информация обладает следующими достоинствами:
• невысокая стоимость, поскольку не требуется сбор новых данных;
• информация обычно собирается быстро;
• часто имеется несколько источников информации, что позволяет сопоставлять данные;
• собранная из независимых источников информация, как правило, весьма достоверна.
Однако у вторичной информации имеется целый ряд недостатков:
• она может не подходить для целей проводимого исследования в силу своей неполноты или слишком общего характера;
• может быть устаревшей;
• могут публиковаться только выборочные результаты исследования;
• противоречивые данные могут потребовать сбора новой, первичной информации.
Для сбора вторичной информации чаще всего применяются кабинетные исследования. В этом случае исследователь собирает требуемые данные из источников на бумажных и электронных носителях. Одним из важных условий успешного сбора внутренней информации является наличие развитой внутренней информационной системы. В случае отсутствия внутренней информационной системы сбор информации может потребовать значительно больших временных затрат.
Способы сбора первичной информации подробно описаны в литературе и делятся по методике проведения на опрос, наблюдение, эксперимент, имитацию.
Обращаем внимание на такие способы сбора, как систематический дифференциал и многомерное шкалирование.
2.2. Требования к информационному обеспечению стратегического управления
Поскольку стратегическое управление является очень сложным процессом, охватывающим либо организацию в целом, либо какие-то важные направления ее деятельности (в данном случае – инновацию), разработка качественной стратегии предполагает высокие требования к объему и к качеству полученной информации, которые зависят от этапа разработки стратегии.
Исходная информация должна касаться общих проблем существования отрасли, состояния народного хозяйства, в том числе технического уровня развития, условий существования самой организации на рынке и стоящих перед нею задач.
На основе этой информации формируются миссия и цели инновационного проекта, конкретизируемые в дальнейшем в практических направлениях реализации поставленных целей.
На этапе конкретизации целей информация, которая лежит в их основе, уже по масштабу, но по содержанию более глубокая, касается конкретных направлений, и потому – в отличие от первого этапа – ее накопление требует детальных и специализированных исследований.
Информация, необходимая для оценки вариантов осуществления инноваций, является еще более конкретной, поскольку на этом этапе уже четко сформулированы критерии и ограничения, которые будут определять выбор варианта инноваций.
И наконец, заключительная информация должна дать представление о том, как идет реализация стратегии и какова эффективность этого процесса.
Качество информации во многом зависит от того, насколько руководитель понимает, какой объем и какой характер должна носить информация, как он может организовать ее сбор и анализ, а также от того, насколько эффективно работают коммуникации вне и внутри организации.
В основе формирования системы информационного обеспечения лежит ряд требований к качеству поступающей информации, определяющих эффективность функционирования системы.
Независимо от того, что является источником полученной информации, требования к ней одинаковы. Качество информации определяется ее своевременностью, достоверностью, полнотой, непротиворечивостью и экономичностью.
Первое требование – своевременность — чрезвычайно важно. Конечно, стратегия разрабатывается на длительный период, и информация, положенная в ее основу, не является сиюминутной, а требует определенного периода времени для накопления массива, размер которого во многом зависит от квалификации людей, осуществляющих разработку стратегии, и от технического обеспечения формирования информационной базы, в частности, от качества использования информационных технологий.
Неменьшую роль играет достоверность информации, что само по себе понятно и не требует доказательств.
Современное состояние информационных систем ставит большие препятствия в обеспечении достоверности и сохранности конфиденциальности информации, поскольку шумы, хакеры и компьютерные вирусы приводят к серьезным искажениям информационного потока. Тем не менее следует обратить особое внимание на те условия достоверности информации, которые зависят от людей, обеспечивающих задания по сбору информации и сам сбор информации. Речь идет о том, чтобы задание на сбор информации было сформулировано предельно четко и полно, что требует предварительного осмысливания или даже составления предварительной программы сбора информации. Одной из наиболее часто встречающихся причин искажения информации является правильный ответ на неправильно поставленный вопрос. Руководитель, давая задание на сбор информации, обязательно должен проверить, правильно ли подчиненный понял стоящую перед ним задачу.
Не меньшее внимание следует уделить квалификации того, кому поручено эту информацию собирать. Недостаточная квалификация может привести к тому, что человек будет использовать, допустим, средние величины вместо фактических, не сможет отделить информацию релевантную от нерелевантной, не сумеет определить степень достоверности этой информации и тем самым заранее создаст условия для ее низкого качества.
Следует иметь в виду, что иногда недостоверность информации может быть преднамеренной, поэтому необходимо уделять пристальное внимание контролю как самой информации, так и людей, которые ее собирают.
Полнота информации – понятие относительное, поскольку она во многом зависит от квалификации лица, принимающего решения. Чем выше эта квалификация, чем больше опыт работы с информацией, тем меньше объем и полнота информации, необходимой для правильного принятия решения. Тем не менее нужно стремиться, чтобы информация давала полное представление о процессах или продуктах, представляющих собою объект стратегического управления.
Необходимо также иметь в виду, что информация не должна быть противоречивой. Речь не идет о том, чтобы она не отражала реальных противоречий, просто в отдельных случаях тот, кто собирает информацию, и тот, кто ее воспринимает, находятся в плену стереотипов, не позволяющих беспристрастно взглянуть на полученные сведения. Если информация кажется противоречивой, она требует повторного сбора или более тщательного контроля.
Все сказанное позволяет ставить вопрос о качестве источника информации. Качество источника информации (Q) можно определить следующей зависимостью:
Q = f (t, Р, К E,F,R),
где t — возможность своевременности сбора информации из источника;
Р – доступность источника информации с точки зрения его стоимости;
V — проверяемость источника информации;
Е — точность получаемой из источника информации;
F – полнота получаемой из источника информации;
R – достоверность получаемой из источника информации.
Источники оцениваются экспертами согласно приведенной выше зависимости. Источник информации, получивший наивысшую совокупную оценку, при прочих равных условиях будет наилучшим.
И наконец, информация не должна быть чрезмерно дорогой. Конечно, коль скоро речь идет о стратегической информации, она не может быть дешевой. Но нельзя допустить, чтобы стоимость информации превышала те результаты, которые будут получены на основе ее использования.
Даже беглый взгляд на предъявляемые требования показывает, что они противоречат друг другу и потому не могут быть все совмещены в одном объеме информации. Полнота неизбежно приводит к длительности сбора, тем самым к частичному устареванию информации. Достоверность и своевременность требуют, естественно, определенных затрат. Выбор критериев оценки информации зависит от лица, принимающего решение, а также от ситуации, в которой принимается решение.
Стратегические решения принимаются, как правило, в течение продолжительного времени, и потому существует возможность проверки информации или ее пополнения в случае, если массив недостаточен.
Общеизвестен факт, что достоверность информации во многом определяется количеством уровней информационного обмена. При четырехуровневом продвижении информации ее достоверность на нижнем уровне при вертикальном движении информации снижается в 5 раз, а при обратной связи – в 20 раз. Задача руководителя – постоянно контролировать состояние коммуникационных сетей и осуществлять независимую экспертизу достоверности сведений на разных этапах информационного процесса.
2.3. Методы сбора информации
Что касается внешней информации, то ее качество во многом зависит от метода сбора. Несомненно, наиболее полную картину представляет информация, касающаяся максимального количества объектов. Однако это приходит в противоречие с требованиями своевременности и экономичности информации. И потому широкое распространение получают такие методы сбора информации, как бенчмаркинг и маркетинговая разведка.
Бенчмаркинг позволяет получить информацию о наиболее выдающихся компаниях, представляющих интерес (в данном случае с точки зрения инноваций на рынке, на котором работает организация). Что касается маркетинговой разведки, то она ставит своей целью получение информации о каких-то узких, очень детальных направлениях развития (в частности, инновациях, но собранных с максимальной глубиной).
Эти два метода дополняют друг друга и могут быть использованы для решения взаимосвязанных задач.
2.4. Коммуникационные системы
Качество информации, помимо уже рассмотренных фактов, зависит от состояния коммуникационной системы – комплекса связей между источником, находящимся во внешней или внутренней среде, и приемником информации.
Основной задачей коммуникации является обеспечение инновационного процесса своевременной, достоверной, полной, надежной, релевантной и относительно дешевой информацией.
Коммуникация может носить случайный (разовый) или постоянный характер и быть направлена по вертикали, горизонтали и т. д. В своей совокупности постоянные коммуникационные каналы формируют коммуникационные сети разных типов.
Поскольку инновационные подразделения, как правило, не отличаются большой численностью, наиболее распространены кольцевая и звездообразная коммуникационные структуры.
При кольцевой структуре коммуникационные связи обеспечивают наиболее широкий обмен информацией между всеми участниками коммуникационного процесса. При коммуникационной сети «звезда», как правило, источником информации является какой-то центр, вступающий в непосредственную связь с каждым из участников коммуникационного процесса. В этом случае огромную роль играет канал обратной связи. В условиях обратной связи качество информации значительно ниже, чем в условиях прямой связи. Поэтому требуется дополнительный контроль поступающей информации.
Основные задачи коммуникаций в обеспечении стратегии инноваций:
• определение состава и количества информации, необходимой для каждого этапа и каждого участка инновационного процесса;
• организация информационного обеспечения инновационного процесса;
• разработка и внедрение передовых технологий сбора, хранения и охраны информации;
• разработка и реализация современной единой методологии и технической политики в организации коммуникаций.
2.5. Информационная система, обеспечивающая стратегическое управление
Информационное обеспечение стратегического управления требует создания информационной системы, которую можно определить как совокупность взаимодействующих элементов: источников информации, методов сбора и обработки информации, технических средств по сбору, хранению и анализу информации, людей, обеспечивающих процесс сбора, анализа, передачи, и наконец, использование информации с целью принятия решений.
Для принятия решений о действиях в отношении конкурентов компании требуется собрать, соответствующим образом проанализировать, распределить и использовать большой объем информации. Несмотря на то что создание информационной базы, связанной со всеми аспектами конкуренции, требует выделения значительных финансовых и временных ресурсов, отказ от создания такой базы может обойтись еще дороже. В любом случае основным критерием создания информационно-аналитической системы подобного рода должна быть ее экономическая эффективность.
Информационно-аналитическая система поддержки решений в области конкуренции функционирует по следующей схеме. Прежде всего система идентифицирует жизненно важную для компании информацию, относящуюся к конкуренции, а также наиболее эффективные источники, каналы и способы ее получения. Далее система постоянно собирает информацию, которая непосредственно поступает в компанию в процессе предпринимательской деятельности (источниками этой информации могут быть торговый персонал компании, каналы товародвижения, поставщики, фирмы, занимающиеся исследованием рынка, различные торговые ассоциации), а также данные, содержащиеся в публикациях (их источниками могут быть правительственные документы, разного рода выступления и статьи). Затем система проверяет подлинность и достоверность информации, интерпретирует ее и соответствующим образом систематизирует. Наконец, она направляет ключевую информацию тем специалистам и руководителям, которые непосредственно принимают решения, а также предоставляет информацию в ответ на запросы руководителей, относящихся к сфере конкуренции.
Благодаря такой системе руководство компании будет своевременно получать информацию о конкурентах, поступающую в форме телефонных звонков, бюллетеней, рекламных проспектов и отчетов.
Кроме того, руководители могут обращаться к этой системе в тех случаях, когда им требуется интерпретация внезапных действий со стороны конкурентов или им необходимо знать, как конкурент будет реагировать на запланированные действия компании.
Система информационного обеспечения стратегического управления есть процесс сбора, хранения, обработки и передачи информации, необходимой для осуществления мероприятий стратегического управления, включая целеполагание, анализ текущего состояния организации, определение направления развития предприятия, выбор стратегии и ее реализацию.
Определение данной системы включает несколько аспектов.
Во-первых, это процесс, в ходе которого применяются определенные методики сбора и обработки информации, поиск и анализ источников информации.
Во-вторых, система есть совокупность технических средств, позволяющих максимально эффективно реализовывать этот процесс.
В-третьих, крайне важным представляется взаимодействие собственно информационного и технического элементов системы с человеком и персонала внутри организации – коммуникации сотрудников, ответственных за различные составляющие системы между собой и с руководством предприятия.
Графическое представление системы информационного обеспечения стратегическим управлением дает рис. 2.
Создание системы информационного обеспечения позволяет оптимизировать процесс сбора и обработки информации и принятия управленческих решений в рамках избранной стратегии. Таким образом, информационная система является основой реализации стратегического управления предприятием. Без должного обеспечения информацией процесс разработки и реализации стратегии трудноосуществим, по крайней мере корректность предположений относительно возможных путей развития организации без обоснования, подкрепленного соответствующими данными, весьма сомнительна. Преимущества же, которые получает организация в результате разработки и реализации стратегии, базируются на должным образом функционирующей системе информационной поддержки.
Система информационного обеспечения предприятия не должна быть статичной структурой. Изменяемость системы есть неотъемлемое условие ее функционирования. Вслед за изменением внутренней среды организации, перераспределением функций подразделений, переходом на другую модель управления, использованием новых аналитических инструментов должно следовать соответствующее изменение системы информационного обеспечения. В противном случае реализация стратегического управления будет в значительной степени затруднена вследствие неэффективного функционирования системы.
Рис. 2. Система информационного обеспечения стратегическим управлением
С распространением методологии стратегического управления в практике отечественных предприятий постоянно возрастает роль формирования и функционирования систем информационного обеспечения. Основной упор при этом делается на создание корпоративных информационно-технических систем, которые представляют собой комплексы программно-аппаратных средств, охватывающих полный цикл задач управления в производстве и торговле и предназначенных для повседневной поддержки деятельности предприятия.
К вопросам, которые призвана решать корпоративная информационная система на предприятии, относятся организация управленческого учета, обеспечение оперативного управления производством и сбытом, осуществление эффективного взаимодействия с заказчиками и поставщиками.
Внедрение автоматизированных систем управления на предприятии направлено на решение задач, находящихся в ведении менеджеров среднего звена. Однако задачи высшего уровня управления – выработка стратегии, ответы на всегда актуальные вопросы о верности избранного пути развития предприятия, о конкурентоспособности выпускаемой продукции – не могут быть разрешены при помощи существующих систем. В случае отрицательного ответа на любой из этих вопросов становится очевидной бессмысленность совершенствования производства, обеспечивающего выпуск продукции, у которой нет перспективы на рынке.
Отдельную нишу в корпоративных информационных системах занимают программные аналитические инструменты, призванные облегчить процесс принятия управленческих решений.
Для анализа информации, накапливаемой в корпоративных информационных системах, и превращения ее в знание о закономерностях и тенденциях применяются различные программные продукты. Эти аналитические системы являются переходным звеном между оперативным и стратегическим уровнями управления предприятием. Вместе с тем они не обеспечивают полноценного решения задач выработки и анализа стратегии. Ограничение их возможностей связано прежде всего с содержанием информации, на основе которой проводится анализ. Хорошо организованное корпоративное хранилище данных содержит информацию о процессах компании, поступающую из корпоративной информационной системы, и данные о клиентах и взаимодействии с ними. При этом вне поля зрения остается информация о «непотребителях», необходимая для выработки стратегических решений. П. Друкер утверждает, что главные изменения всегда начинаются за пределами организации. Именно с «непотребителей» начинаются любые изменения; именно «непотребители» превращают эти изменения из малозначительных в определяющие.
Говоря о необходимости создания интегрированной информационной системы стратегического управления, необходимо иметь в виду создание системы, способной осуществлять интегрированный стратегический анализ всех сторон деятельности предприятия. В российской практике используются программные продукты, однако они направлены преимущественно на решение задач финансово-экономического анализа и бизнес-планирования, наиболее востребованных на современном уровне развития организационного менеджмента.
К основным задачам, которые решаются представленными на рынке аналитическими системами, относятся:
• анализ показателей финансово-хозяйственной деятельности компании по данным отчетности;
• оценка прибыльности различных сегментов рынка и каналов сбыта; анализ сильных и слабых сторон компании;
• анализ портфеля выпускаемой продукции;
• разработка и анализ инвестиционных проектов, оценка эффективности инвестиций;
• обоснование выбора того или иного типа оборудования или производственной технологии;
• разработка и анализ планов проведения различных изменений (финансовое оздоровление, выпуск новых продуктов, реструктуризация и др.);
• определение точки безубыточности выпуска продукции;
• оценка стоимости компании;
• выбор схемы финансирования развития компании; формирование оптимальной структуры собственного и заемного капитала.
Состояние зарубежного рынка программных инструментов стратегического уровня сходно с ситуацией на российском рынке: его доля по отношению ко всему рынку программных продуктов для бизнеса также невелика.
Создание принципиально нового программного продукта класса аналитических систем для управления бизнесом сопряжено с множеством рисков. Источником рисков являются не только разработчики программ, но в первую очередь менеджмент компании, выступающий заказчиком системы. Для достижения успеха у заказчика должна сформироваться ясная концепция управления, которая будет воплощена в информационной системе. Необходимо понимать, что программа – это прежде всего знание о процессах управления, доведенное до алгоритмической ясности. Если такой ясности нет, то программа получится громоздкой и будет не в состоянии решать поставленные задачи.
На основании сказанного можно резюмировать, что главными недостатками существующих информационно-технических систем являются:
• практически полное отсутствие направленности на внешнюю среду;
• фрагментарность задач, исполняемых существующими программными аналитическими инструментами;
• необходимость значительных финансовых вложений в формирование должным образом функционирующей системы;
• психологическая неподготовленность персонала и руководства.
Для развития стратегии инновации необходима информация:
• о внешней среде, а именно рынках и потребителях (эту информацию предприятие собирает и в рамках решения задач службы маркетинга);
• «непотребителях»;
• технологии в своей отрасли и других отраслях.
Все полученные сведения следует хранить в информационном банке, который может быть создан по двум принципам: функциональному и системному
Функциональный принцип состоит в том, что каждое подразделение формирует собственный массив информации, это дает возможность всем участникам проекта периодически пользоваться этой информацией. По этому принципу банк создается очень просто, но возникает дублирование информации, и далеко не всегда возможно ее повторное использование, что входит в понятие качества информации.
Системный принцип банка предполагает создание рубрикации, обязательной для всех, которая заполняется всеми подразделениями по соответствующей методике. Такое построение банковской системы является более дорогостоящим и сложным, поскольку предполагает создание и согласование со всеми подразделениями рубрикатора, разработку методики его заполнения, обучение сотрудников пользованию этой методикой и постоянный контроль за качеством поставляемой информации. Вместе с тем это значительно повышает качество информации и при освоении методики пользования банком ускоряет возможность ее использования.
В основе создания и эффективного функционирования системы информационного обеспечения стратегического управления лежит ряд условий, без соблюдения или выполнения которых ее реализация и работа невозможны. К ним относятся:
• стремление или наличие у руководства предприятия намерения применять методологию стратегического управления;
• наличие устоявшейся организационной структуры с четким и логичным разделением функций;
• соответствующий уровень квалификации персонала и руководителей;
• готовность персонала и руководящих кадров к развертыванию системы;
• наличие свободных ресурсов для развертывания и поддержания системы.
2.6. Этапы создания информационной системы
Создание информационных систем осуществляется в несколько этапов.
I этап. Постановка задач
Данный этап включает следующие шаги.
1. Определение подхода, применяемого организацией в рамках осуществления стратегического управления. Основным определяющим фактором того, какой вид в конечном итоге приобретет система информационного обеспечения стратегического управления, является выбор модели стратегического управления, которая либо уже используется на предприятии, либо будет использоваться. В зависимости от выбора модели определяется подбор используемых аналитических инструментов.
2. Определение характеристик и показателей, необходимых в рамках используемого подхода. После определения используемого подхода к стратегическому управлению и выбора аналитических инструментов необходимо определить характеристики и показатели, без которых невозможен процесс стратегического анализа. Таким образом, на этом этапе можно четко определить, поступление какой именно информации должна обеспечивать создаваемая система.
II этап. Подготовка к созданию системы информационного обеспечения
Определяютя способы решения задач, поставленных на первом этапе.
1. Выбор источников информации. На этапе постановки задач было определено, поступление какой именно информации должна обеспечить создаваемая система. На данном этапе необходимо выявить, какие источники во внутренней и внешней среде организации содержат необходимую информацию. Источники, использование которых представляется целесообразным, анализируются с точки зрения их достоверности, полноты, проверяемости, стоимости и сроков, в течение которых может быть получена информация. В конечном итоге осуществляется выбор источников информации для обеспечения стратегического управления применительно к конкретной организации.
2. Выбор методов сбора информации. После определения того, где именно мы будем брать необходимую информацию, нужно определить, как будет обеспечиваться ее поступление. Таким образом, выбор предпочтительных источников информации определяет соответствующие эффективные методы ее сбора.
3. Распределение обязанностей по сбору необходимой информации между подразделениями предприятия. После определения того, где и как можно получить необходимую информацию, следует выяснить, кто будет обеспечивать поступление информации, т. е. определить, какой именно персонал обладает достаточной компетенцией в различных сферах деятельности организации, проанализировать его функциональные обязанности и границы ответственности, и соответствующим образом распределить и закрепить обязанности по сбору и первичному анализу информации.
III этап. Создание и внедрение системы
Выявляется потребность в ресурсах и сроки развертывания системы информационного обеспечения.
1. Определение возможности автоматизации сбора, обработки и хранения информации. После распределения ответственности за сбор информации между подразделениями предприятия следует определить, при помощи каких технических средств может быть обеспечено поступление информации. Часть операций по сбору, хранению и обработке информации может быть автоматизирована или упрощена. Создание баз данных на основе собранной информации повышает степень защищенности информации и удобства работы с ней. Необходимо определить, без каких технических средств создаваемая система не может обойтись.
2. Подготовка к внедрению системы. Под подготовкой к внедрению системы подразумевается планирование и осуществление мероприятий по развертыванию системы, планирование и удовлетворение потребности в кадровых, материальных и технических ресурсах. Содержание этого этапа создания системы может быть представлено в виде сетевого графика.
По завершении третьего этапа построения системы с учетом выполнения условий к созданию системы и требований к качеству поступающей информации систему можно внедрять и считать в целом готовой к решению поставленной задачи – информационному обеспечению стратегического управления.
Контрольные вопросы
1. Каково значение информации для осуществления стратегии инноваций?
2. В чем различие между текущей и прогнозной, плановой и отчетной видами информации?
3. Какие предъявляются требования к информационному обеспечению стратегии инноваций?
4. Какие условия должны быть соблюдены для создания информационной системы?
5. Каковы этапы и проблемы создания информационной системы?
Литература
Веснин В.Р. Стратегическое управление: учебник. М.: Велби; Проспект, 2004.
Ковалев Г.Д. Инновационные коммуникации: учеб, пособие. М.: ЮНИТИ– ДАНА, 2000.
Коноплев С.И Инновационный менеджмент: учеб, пособие. М.: Велби; Проспект, 2008.
Попов С.А. Стратегический менеджмент. Видение – важнее, чем знание: учеб, пособие. М.: Изд-во «Дело», 2003.
Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент. СПб.: Питер, 2008 (Серия «Учебник для вузов»).