42. Как правильно составить коммерческое предложение клиенту, который проявил первичный интерес?

Коммерческое предложение – это звено в цепочке действий, находящееся между определением потребностей и презентациями (иногда в окончательном виде оно может быть представлено и после презентации). Таким образом, если вы хорошо и грамотно определили потребности (в этом вам помогут различные методики задавания вопросов, в частности техника СПИН), то у вас все получится.

Если клиент недоволен тем, что вы не представляете предложение сразу, и настаивает на нем в духе «Я прошу стандартных вещей, и вам незачем меня пытать, чтобы выяснить какие-то тонкости!», вам стоит его подать следующим образом: «В самом общем виде это выглядит так, а когда мы узнаем о вас больше, то уточним еще пять – семь моментов и сделаем его уже более адресным».

Все доказательные материалы (таблицы, графики, диаграммы, расчеты и т. д.), сопровождающие ваше предложение, должны быть обнародованы еще до того, как вы встретитесь с клиентом для обсуждения. В противном случае он будет вынужден одновременно разбираться в принесенных вами материалах и стараться заодно смотреть вам в глаза, чего требует этикет переговоров. Не ставьте его в трудное положение.

Делая коммерческое предложение, защитите себя от возможности того, что клиенту ваша идея понравится, но он захочет воплотить ее в жизнь самостоятельно или с помощью ваших конкурентов. Для этого включите в текст аргументы, объясняющие, почему это не стоит делать самому и почему это не стоит делать с конкурентами. Для доказательства вы можете привести примеры из личного опыта, сказать о возможных рисках при выборе неадекватного поставщика и т. п.

Ваше предложение должно быть живым, похожим на письмо, на персональное послание. Если составить его по шаблону, меняя лишь названия фирм-клиентов и спецификации, грамотный заказчик это заметит. Поэтому малейшие детали (ссылки, намеки, даже стилистика) должны демонстрировать ваш персональный подход к клиенту. Пусть каждый абзац начинается со своеобразного напоминания: «исходя из того, что Вы нам сказали…», «опираясь на данные, полученные от Вас…», «принимая во внимание Вашу специфику…», «из трех вариантов, которые у нас есть, учитывая именно Ваши потребности, мы предлагаем второй». Это крайне важно. Читая ваше предложение, адресат видит, что вы делали его специально для него и подготовили действительно адаптированный к конкретным условиям вариант.

Вся суть коммерческого предложения должна умещаться на одной странице, причем в нескольких абзацах, где ключевые вещи выделены другим шрифтом, чтобы читающий мог по диагонали просмотреть текст и при этом уловить самое важное. Остальное (сертификаты, расчеты, доказательства) – это приложения.

У предложения должен быть срок действия. В противном случае клиент может дать согласие лишь спустя несколько месяцев, когда очень многое уже изменится, и сослаться на то, что предложение исходило от вас. Кроме того, вы не можете жить в надежде на гипотетические сделки (а их могут быть десятки) и резервировать под них ресурсы.

Если вы подозреваете, что ваш потенциальный крупный клиент уже работает с вашим конкурентом, в коммерческом предложении делайте упор на моменты, о которых вам заведомо известно: у конкурентов с этим дела обстоят хуже.

Далее. Как и в случае с любым другим документом, который предъявляют клиенту, при подготовке коммерческого предложения спросите себя, чем оно отличается от предложения конкурентов, есть ли в нем то, что конкуренты не смогут повторить, легко ли адресату сравнить вас с ними, в чем ваши преимущества.

Чем проще ваше предложение, тем легче его сравнить с предложением конкурентов. Предложение должно быть очень привлекательным. Играйте на том, что в переговорах называется «цена и ценность»: предлагайте клиенту в качестве бонусов то, что для него очень ценно, а для вас приемлемо по затратам.

Менеджер, работая с крупным клиентом, не должен просто брать 50 страниц текста от какого-то технического подразделения и передавать его клиенту, как почтальон. Он должен изучить предложение, убрать лишнее и нелогичное, добавить разумное и выгодное. Иначе он не выполнит свою задачу до конца.

Неплохо бы протестировать предложение, показав его по секрету инсайдеру из компании клиента, который мог бы что-то подсказать, поправить, посоветовать.

Если вам достались неперспективные клиенты, любопытные и безденежные, которые просто наводят справки, но ничего не покупают, делайте для них стандартные предложения без ухищрений, чтобы не тратить драгоценное время.

Поскольку клиенты не похожи один на другого, коммерческие предложения тоже различаются – по объему, затраченным усилиям и времени и т. д. В любом случае, старайтесь предложить потенциальным клиентам то, что облегчит им процесс принятия решения приобрести продукт именно у вас, к примеру возможность «попробовать и купить» (try and buy).

Желательно показывать свое коммерческое предложение перед отправкой двум-трем коллегам. Не жалейте времени. Предоставьте коллегам текст, допустим, в пятницу и скажите: «Буду очень рад, если в понедельник вы выскажете мне свои соображения».

В предложении должен содержаться некий намек на действия, которых вы ожидаете от клиента. Коммерческое техническое предложение – это художественная форма, с помощью которой рациональные и конкретные моменты надо очень красиво упаковать. Естественно, последнее во многом зависит от того, кому вы его адресуете, поскольку кто-то ценит лаконичность, а кто-то, наоборот, хочет получить максимум информации. Выясните, что приоритетно для данного клиента.

Если вы не сами готовите предложение, то подойдите к вашим техническим специалистам и другим сотрудникам и спросите, какая информация им помогла бы подготовить хороший, грамотный и адресный документ.

В коммерческом предложении надо учитывать различные нюансы. К примеру, клиент может сказать: «Я не спорю, ваше предложение интересно. Но это все-таки из области высоких технологий, а у меня кадры неподготовленные». Его опасения справедливы, и вы должны их вместе обсудить. Это возвращает вас к работе с рисками.

В написании коммерческих предложений всегда присутствует элемент творчества. Любой человек, у которого есть желание научиться создавать выигрышные коммерческие предложения, если он хочет совершенствоваться, обучаться, шлифовать свои навыки, должен получать для этого как можно больше обратной связи.

 

43. Какова структура коммерческого предложения? Какие смысловые блоки оно содержит?

Вначале должна быть небольшая вводная часть, в которой вы излагаете клиенту свои выводы по определению его потребностей: «Мы исходили из такого-то объема работы, таких-то задач, ожиданий результата на выходе…»

Далее идет суть предложения: что вы предлагаете, как это соответствует задачам клиента, каковы сроки, стоимость, дополнительные опции. При этом обязательно выделите пункты контракта, в которых сам клиент должен принимать непосредственное участие, чтобы все условия сотрудничества были соблюдены.

В коммерческом техническом предложении также необходимо отразить момент, который относится к управлению ожиданиями: чего ожидать клиенту, каким образом измеряется результат, есть ли какой-то эталон, независимая экспертиза, параметры и т. д. Очень важно сразу договориться, что будет считаться успехом, а что провалом.

В конце текста надо указать срок действия предложения.

Не забудьте поблагодарить клиента за то, что он проявил интерес, уделил вам время, встретился с вами, отвечал на вопросы.

Необходимо объяснить, почему то, что вы предлагаете, стоит купить именно у вас. В противном случае клиент, получив ваше предложение, поймет, что именно ему нужно, и может отправиться искать самого дешевого поставщика, вместо того чтобы купить у вас.

Высший пилотаж в создании коммерческого предложения – это когда вы, понимая, что для клиента данная задача не является приоритетной, умудряетесь поднять ее значимость. Подобное легче сделать, если решение проблемы клиента вы сумеете перевести в плоскость измеряемого, если сможете показать результаты «до» и «после», чтобы клиент понял, что ваше предложение является инвестицией, а не затратной частью.

Расчеты, технико-экономическое обоснование – все это также может быть отражено в коммерческом техническом предложении.

Также должны быть прописаны возможные риски и гарантии. В продажах существует правило: отметай все, что пугает клиента. Например, надо предугадать риски, о которых думает клиент, и убедить его в безопасности. Знаете, как Ли Якокка увеличил продажи, когда пришел в «Крайслер»? Он объявил: «Кому не понравится купленная машина, тот может ее вернуть в течение месяца».

В то же время наш подход к рискам и их отражению в коммерческом предложении неординарен. Наше ноу-хау заключается в следующем. У вас должен быть выбор, и вы осознанно должны принять решение: хотите ли вы все эти риски прописать в предложении или же кое-что собираетесь оставить для очной презентации, где сможете прямо сказать потенциальным клиентам: «По нашему мнению, существуют такие-то риски, и вот как мы будем с ними работать». В проджект-менеджменте есть методы работы с рисками, классификация рисков, мониторинг, аутсорсинг, работа на опережение, способы расчета опасности и т. д. Работа с рисками очень важна. Сегодня это – поле, на котором можно отличиться. Тем более что мало кто (а зря!) перечисляет возможные риски в коммерческом предложении. Недальновидные менеджеры могут считать, что лучше об этом умолчать, а там будет видно. Более грамотные и продвинутые, напротив, могут относиться к рискам как к чему-то само собой разумеющемуся, и тоже не упоминать о них. Однако правильная работа с рисками и их правильное отражение в коммерческом предложении могут быть эффективными инструментами в продажах!

 

44. Стоит ли представлять коммерческие предложения в виде длинного письма?

Прежде всего надо уточнить, какое письмо имеется в виду. Есть формат так называемого продающего письма, есть формат коммерческого предложения, и для каждого из них объем текста может быть разным в зависимости от адресата, продукта, аудитории.

Если уж без длинного письма никак не обойтись, то его надо делать именно таким. Но сначала постарайтесь сделать его коротким. Заинтересуйте клиента, пусть он сам попросит вас расшифровать некоторые моменты, рассказать о них более подробно. Цель такого письма – возникновение диалога. Это ваш шанс для дополнительных встреч. Поймите: как только у вас появляется возможность не стоять в очереди с другими потенциальными поставщиками, а общаться один на один в диалоге с клиентом, это уже огромное преимущество для вас.

В конце концов, и по коммерческому предложению можно получить обратную связь от лояльных клиентов. Попросите их показать вам варианты коммерческих предложений, которые они уже получали и которые им очень понравились. Изучите и используйте их.

 

45. Стоит ли в коммерческом предложении делать адресные пометки типа: «Эту часть письма дайте посмотреть и проанализировать вашему финансовому директору, другую – вашему администратору»?

Это очень правильный подход. Вы помогаете лицу, принимающему решение, выбрать, кого именно из своих сотрудников он должен ознакомить с конкретной частью письма. В своем коммерческом предложении вы можете ссылаться на какие-то факты, мнения и как бы намекать, что адресат может проверить эти данные. И если он действительно станет их проверять, а его сотрудники, к которым вы обращаетесь в письме, подтвердят информацию, это будет работать на вас.

 

46. Есть ли смысл указывать в коммерческом предложении, что проблему, выявленную в ходе встречи, можно решить несколькими способами, далее описать каждый способ с его плюсами и минусами и предложить в результате тот, который наиболее выгоден для клиента?

Обсудите это с клиентом еще на встрече – до составления и отсылки коммерческого предложения. Выясните, к чему он склоняется, что его раздражает. Допустим, вы можете предложить идеальное, с вашей точки зрения, решение по какому-то кадровому вопросу. Но если клиент сказал вам, что хочет решить задачу исключительно за счет внутренних ресурсов, – это данность. Отталкиваясь от его выбора, вы делаете коммерческое предложение на условиях, которые он поставил. Степень свободы при этом уменьшается.

 

47. Будут ли коммерческие предложения отличаться друг от друга, если в одном случае мы вышли на клиента активным поиском (и он проявил интерес), а в другом – он сам нашел нас?

Мы уже говорили, что подготовка к встрече, процесс встречи, методика определения потребностей в данных случаях различаются. Клиент, который сам вышел на вас, легче поддается определению потребностей. Ведь если рассуждать логически, человек, который первым пошел вам навстречу, настроен лояльно и более готов к обстоятельному, длительному общению. Он уже знает: «Мне это нужно, и с этими людьми я могу этого достичь». Если же это вы нашли клиента, а он ранее не прилагал никаких стараний, чтобы с вами пообщаться, то, разумеется, вы делаете более обстоятельное и разностороннее коммерческое предложение, поскольку вопрос состоит прежде всего в том, нужен ли клиенту вообще ваш продукт (услуга), а не только в том, у кого он предпочтет его купить.

Однако вопрос: кто на кого первым вышел, – не единственный критерий в данном случае. Есть и другой: насколько вы серьезно подошли к вопросу? К примеру, отсутствие единой команды у вас в компании и примерно равной заинтересованности в клиенте у всего коллектива может значительно отразиться на результатах. Поэтому старайтесь как можно более грамотно работать со своими коллегами-непродавцами, чтобы предложение было подготовлено своевременно и качественно.

Один из способов добиться успеха – это перестать быть единственным посредником между своей компанией и клиентами и начать знакомить людей в компании клиента со своими сотрудниками. Если ваш технический специалист говорит вам: «Чтобы я смог это сделать, мне нужно то-то и то-то», в идеале вы должны ответить: «Отлично, с кем из сотрудников компании клиента ты хочешь встретиться и все обсудить, чтобы не ошибиться?»

В случае, когда вы сами выходите на клиента, не стоит сразу писать некое стандартное, безликое предложение. В данном случае вы также можете и должны идти на некоторые нестандартные шаги, чтобы клиент не на словах, а на деле почувствовал себя особо важной персоной. Дайте ему понять, к примеру, что обычно (по стандарту) вы делаете одну предпродажную подготовку, а в его случае – совсем другую.

 

48. Существует большой соблазн предложить новому клиенту нестандартные условия, чтобы его заполучить. Как сделать так, чтобы эти нестандартные условия не стали для нашей фирмы обременительны?

Такое обращение с клиентом направлено на то, чтобы сотрудничество вообще началось. При этом, если вам выгодно предложить свой продукт на постоянной основе на нестандартных условиях, то так и делайте. А если вы хотите предоставить клиенту супервыгодные условия только вначале (к примеру, опробовать продукт бесплатно, чтобы он убедился в его качестве и надежности), то вы говорите: «Сейчас для ознакомления вы можете воспользоваться данным вариантом, но затем, если вы будете удовлетворены нашим продуктом (услугой) и захотите продолжить наше сотрудничество на регулярной основе, вам будут предложены вот такие условия». Важно, чтобы клиент почувствовал и понял, в чем вы заинтересованы больше – быстро получить разовую прибыль или же выстроить постоянные отношения.

Также объясните клиенту, что для взаимного уважения вы должны в первую очередь уважать себя. Поэтому работать на любых условиях вы, конечно, не сможете. Но вы будете спокойны, если придете с ним к какому-то общему мнению и уже в этом контексте примете любое его решение.

Тут есть еще один очень тонкий момент: любой клиент боится, что его могут сделать чересчур зависимым от поставщика. Например, он купил что-то дешево и только потом понял, что если перейти к другому поставщику, то от всего, что уже было сделано и поставлено, придется отказаться, а это невыгодно. Подобные решения называются проприаторными, когда с клиентом может работать только тот, кто выдвинул предложение.

Кстати, составляя коммерческие предложения, менеджеры часто забывают: очень низкая цена так же может отпугнуть клиента, как и очень высокая. Дешевизна наводит человека на мысль, что вы не поняли масштаб задачи и смотрите на нее очень узко. У каждого клиента свое понимание пресловутого соотношения цены и качества, хотя на самом деле они просто заранее отбрасывают самые дорогие и самые дешевые продукты и услуги. Потому что низкая цена, как правило, ассоциируется с некомпетентностью и низким качеством, а высокая – с риском переплаты.

 

49. Имеет ли смысл в коммерческом предложении выдвигать два варианта покупки – более дорогой и более дешевый?

Согласуйте подобные варианты с клиентом заранее. Это может стать выигрышной стратегией, но никак не должно явиться сюрпризом для человека, который получает ваше предложение.

 

50. Какие ошибки чаще всего допускаются при составлении коммерческих предложений?

Их несколько:

• когда клиент не может понять, чем отличается предложение, сделанное ему, от предложения, сделанного кому-либо еще;

• когда нет даже намека на выгодность предложения, а внимание уделяется только каким-то общим характеристикам (это классическая ошибка);

• когда не указывается срок действия предложения;

• когда забывают об отправленном предложении. После того как предложение отправлено, обязательно получите обратную связь. В тот же день спросите, дошло ли до клиента письмо. На следующий день уточните, была ли у него возможность ознакомиться с ним. Если ответ отрицательный, намекните любым способом на срочность. Например, укажите: «Если вы отправите нам информацию до 21 ноября, мы сможем начать выполнять ваш заказ до Нового года»;

• когда вы ведете себя с клиентом неправильно. Клиента будет раздражать, если до отправления коммерческого предложения вы с ним общались мало или вовсе не контактировали, а потом вдруг стали названивать ему по три раза в день. Но если вы с человеком очень дружески и ровно общались, прежде чем прислать предложение, то ваши последующие звонки не станут его раздражать.

 

51. Не будет ли ограничение в виде срока действия коммерческого предложения воспринято клиентом как давление?

Вовсе нет. Это распространенная практика. Все меняется – курсы валют, условия ваших поставщиков и т. п. Поэтому у клиента ни в коем случае не должно сложиться впечатление, что это предложение вы ему сделали навсегда, что он может тянуть с решением полгода или год, а все по-прежнему будет оставаться в силе.

Кроме того, клиент не должен думать, будто вы за ним «охотитесь». Как только он поймет, что сделка нужна вам больше, чем ему, он станет «хищником» и начнет вам диктовать свои условия. Он мыслит просто: «Я могу получить все, что захочу, потому что я им очень нужен». Эта еще одна причина для ограничений срока действия коммерческого предложения.

 

52. Как доставлять коммерческое предложение: в электронном виде или в бумажном?

Если это официальный тендер или запрос, то, конечно, только в бумажном виде.

Еще один важный момент. Если вы хотите добиться успеха в бизнесе, изучите то, что делают конкуренты, и сделайте по-другому. Если есть возможность отличиться – используйте ее. Старайтесь хотя бы в деталях быть непохожими на конкурентов. Они просто пришлют коммерческое предложение с курьером, а ваш курьер пусть еще доставит клиенту корзинку с печеньем.

 

53. Правда ли, что если две фирмы присылают свои коммерческие предложения клиенту, при этом одно небольшое по объему, а другое огромное, то последнее воспринимается как более серьезное?

Подобное восприятие довольно распространено. В ответе на вопрос 44 мы изложили свои соображения по поводу объема коммерческого предложения (см. с. 117).

Конечно, нужно определенное соответствие между формой и содержанием. Лучше готовить клиента к объемистому коммерческому предложению заранее. Можно сказать на предварительной встрече: «Если вы это купите, то у нас есть четыре варианта техобслуживания и контракт по этим вариантам». Тогда он не будет удивлен большим объемом коммерческого предложения.

 

54. Как реагировать, если клиент сказал: «Спасибо, мы все получили, изучим и сами свяжемся с вами»?

Естественно, это не очень благоприятный сигнал. Он показывает, что вы где-то недоработали. В продажах существует общее правило: всегда оставляй дверь открытой, дай клиенту шанс вернуться. Но если из десяти людей, которые обещали сами с вами связаться, никто не объявился, то теребите клиента. Что вы теряете? Ничего. А что можете выиграть? Много.

Можно по-человечески эмоционально спросить: «Знаете, сейчас, после того как я отправил вам коммерческое предложение, для меня начинаются такие тягостные дни без обратной связи от вас… Скажите, пожалуйста, о чем собственно вы думаете? Почему не можете дать ответ прямо сейчас? Это вежливый отказ или нет?»

Работайте с опережением. Скажите: «Если вас пугают наши сроки поставки, давайте договоримся о следующем. Как только вы убедитесь, что у конкурентов они такие же, вернитесь ко мне, не оставайтесь у последнего, с кем поговорили».

Когда ключевой клиент говорит «Мы подумаем», он может иметь в виду разное. К примеру, что ему неудобно вас расстраивать, так как бюджет будет только через несколько месяцев. Но при этом вы понимаете: у него в запасе пять поставщиков.

Вы должны выйти из длинной очереди поставщиков. Если все клиенты говорят: «Нет денег – мы ничего не делаем», придумайте то, что выделило бы вас из общей массы. Ведь когда деньги у клиента появятся, начнется такая спешка, от которой может пострадать качество. Попробуйте договориться с клиентом о том, чтобы начать подготовительную работу уже сейчас (заплатив вам только за ближайший месяц, к примеру). Зато, когда появится бюджет, часть работы будет уже сделана.

Иногда встречаются клиенты, которые просто хотят держать вас на коротком поводке. Они уже предпочли вашего конкурента, но продолжают с вами общаться, внушая: «Я твой союзник!» Все сигналы положительные, а шансов на успех нет. Они просто боятся, как бы вы не обратились в вышестоящие инстанции. Возможно, те, кого они протежируют, платят им, чтобы они поддерживали у вас иллюзию, будто все отлично. А потом, когда вы проиграете тендер, их представитель скажет: «Так вышло, это не мое решение».

 

55. Допустим, на второй день после отправки клиенту предложения мы звоним ему и спрашиваем, удалось ли ему ознакомиться с ним. Он отвечает: «Да, удалось». И дальше надо подтолкнуть его к следующему шагу. Каким образом это лучше сделать? Стоит ли использовать фразы-заготовки, шаблоны?

Безусловно, заготовки могут быть. Предположим, что-то в вашем письме клиенту не понятно. Выясните что и скажите: «Я готов встретиться с вами и все объяснить. Мы исходили именно из ваших данных, а не из каких-то усредненных».

Задавайте вопросы: «Что в нашем предложении вам больше понравилось? Что вы хотели бы изменить или добавить? Вам интересно посмотреть, где это уже работает?»

Можно задать и такой вопрос: «Что для вас было бы окончательным сигналом, подтверждающим выгодность нашей сделки? Я вижу вашу заинтересованность, но, наверное, остались какие-то сомнения? Можно их развеять?»

Не гадать, а спрашивать – вот и весь рецепт.

Вспомните такое слово – «триггер». Триггер – это момент, когда что-то инициирует начало процесса. Ваша задача – выяснить, что в случае с данным клиентом выступило бы в роли триггера. Можно, к примеру, сказать клиенту, чтобы он обратил внимание на определенную таблицу в вашем предложении и что вы прямо сейчас готовы ее прокомментировать, так как там содержатся очень важные данные.