14.1. Виды и назначение информационных потоков

Информационные потоки – совокупность пакетов информации (сообщений), необходимой для управления и циркулирующей как внутри рассматриваемой системы, так и между ней и внешней средой.

Информационный поток может быть в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме. Он может генерироваться процессами материального потока или финансового потока в рассматриваемой логистической системе, между логистической системой и внешней средой. Его главное назначение – поддержание реализации управляющих функций.

Информационные потоки в логистических системах имеют следующие черты, определяющие специфичность их структуры и особенности характеристик:

• неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);

• множественность подразделений – поставщиков данных и информации;

• множественность подразделений – потребителей информации;

• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

• многовариантность оптимизации информационных потоков.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с тем, какие задачи они призваны решать и какие потоки (материальные, финансовые или их комбинации) должны обслуживать. Информационные потоки должны быть адекватны материальным и финансовым потокам в части их характеристик.

Обычно выделяют виды потоков в зависимости от различных факторов. Классификация потоков по видам исходя из разных признаков позволяет понять необходимость и степень автоматизации управления ими, а также уровень управления потоком. Кроме того, это очень важно с точки зрения настройки информационных процессов начиная с процессов сбора информации. В качестве основы можно взять следующий вариант классификации потоков (табл. 14.1).

Таблица 14.1

Классификация информационных потоков

Любой информационный поток независимо от вида имеет некоторую структуру, позволяющую ему выполнять функции, необходимые для бизнеса.

Вертикальные информационные потоки. Вертикальные информационные потоки (директивно-формальные) предназначены для перемещения информации между иерархическими слоями. Как правило, вертикальные потоки, идущие из нижних слоев в верхние, представляют собой потоки действий по переработке данных в отчетные информирующие материалы, предназначенные для принятия на их основе решений соответствующими пользователями. Потоки, идущие сверху вниз, носят чаще всего директивный и предписывающий характер и содержат целевую и уточняющую информацию. Ее можно разделить на две большие группы:

1) стандарты, правила, нормативы и другие документы, регламентирующие деятельность на достаточно длительные сроки;

2) приказы, служебные записки, уточняющие и целеустанавливающие указания и другие документы, регламентирующие текущую деятельность на основе решений, принятых руководством.

Потоки, идущие сверху вниз, должны содержать только информацию, соответствующую стратегическим установкам и корпоративным правилам. Информация, содержащаяся в потоках первой группы, ограничивает полномочия как руководителей, так и подчиненных и позволяет фильтровать информацию второй группы для определения возможности выполнения содержащихся в ней указаний (если выходят за пределы требований документов).

Потоки, идущие снизу вверх, основываются на данных, которые должны точно отражать характеристики процесса или продукта. Идущие потоки должны быть настроены так, чтобы информация на выходе каждого шага потока была:

• достоверной;

• своевременной;

• объективной.

Информация в этой группе потоков подвергается аналитической и математической переработке в специально выделенных процессах, находящихся в горизонтальных связях.

Горизонтальные информационные потоки. Горизонтальные связи служат для образования потоков, имеющих координационно-справочный характер, и предназначены для перемещения информации между сотрудниками, находящимися в одном иерархическом слое. Их необходимо проектировать так, чтобы информационное взаимодействие работников в рамках утвержденных регламентов и процедур происходило без привлечения вышестоящего руководства.

Все информационные потоки имеют одинаковую и очень простую структуру. Речь идет о трех видах процессов, существующих в них. Соответственно и функции, реализуемые в процессах, выделяемых в информационных потоках, будут достаточно простыми. Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки, соответственно, не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

Процессы доставки позволяют управлять информационными потоками, применяя следующие преобразования:

• переадресация информационного потока;

• уменьшение или увеличение объема информации на отдельных участках прохождения информации;

• ограничение скорости передачи до соответствующей скорости приема;

• ограничение объема потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути;

• объединение или расщепление информационных потоков.

При этом важно сохранять неизменными актуальные параметры информации, для чего необходимо управлять характеристиками информационных потоков.

Для того чтобы управлять информационными потоками, необходимо вначале определить те характеристики, которые являются, с точки зрения их потребителей, актуальными на выходе потоков. Сложность определения этих характеристик заключается в том, что они чрезвычайно неустойчивы. Поэтому и показатели, входящие в эти характеристики, и их значения не могут быть целевыми, а являются исключительно индикативными. Среди таких показателей могут быть:

• источник информации и его согласие с фактами;

• направление движения потока;

• скорость передачи и приема;

• интенсивность потока.

Какой использовать показатель, какие характеристики будут являться объектом управления, а какими можно пренебречь, определяется требованиями потребителя информации, что в свою очередь вызывает необходимость разделять потоки по видам.

Назначение информационных потоков – обеспечение своевременного принятия решения. Процессы в информационных потоках, взаимодействуя друг с другом, должны способствовать реализации следующих функций:

• сбор данных;

• переработка данных в информацию;

• аналитические преобразования информации;

• переработка информации в удобный для пользователя вид;

• прием и передача информации;

• накопление и хранение данных и информации.

Процессы, содержащие перечисленные функции, встраиваются в вертикальные и горизонтальные потоки.

 

14.2. Данные, факты и информация

При применении информационной логистики необходимо выделять:

• данные, факты и информацию;

• информационные потоки;

• информационные системы;

• информационные технологии.

Рассмотрим эти понятия, начав с данных, фактов и информации.

Данные – это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. Так как данные отражают результат измерения или мониторинга, они выражаются в соответствующих единицах измерения (метры, секунды, тонны, штуки, паскали и т. д.).

Факт – это данные, подтвержденные научным экспериментом, который многие могут повторить и получить тот же результат. В более широком определении факт – это «утверждение» или «условие», при котором утверждение может быть доказано и признано верным (или опровергнуто и признано неверным) на базе доказательств (или других фактов). Утверждение, которое не может быть непосредственно подтверждено или опровергнуто, называется предположением или мнением.

На восприятие фактов в любом смысле влияет психология. Мы склонны видеть факты, которые подтверждают нашу позицию, и игнорировать факты, которые ей противоречат. Тем не менее события, которые не укладываются в нашу «модель», происходят и привлекают наше внимание. Если доказано, что факт неверен, его называют «ложным фактом». Если утверждение было сознательным и уже в момент его высказывания было известно, что оно ложно, такое утверждение называют «ложью». Факт, верность которого доказана, называют «истинным фактом» или «истиной».

Обычно факт – это событие, которое уже произошло, или выражение, которое обычно считается истинным независимо от того, согласны все с его истинностью или нет. Остается вопросом, все ли утверждения, про которые заявлено, что они истинны, могут считаться фактами. Утверждения об истинности теории или научного закона, к примеру, часто рассматриваются как не претендующие на «звание» факта. Иногда, конечно, неблюдается разница во мнениях о том, что существует «фактически», и есть несколько методов, пытающихся минимизировать ранее упомянутые различия.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах (независимо от формы их представления), предназначенные в основном для принятия решений. Информационные процессы – это процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

 

14.3. Информационная пирамида

В ходе создания системы планирования-отчетности, обеспечивающей функционирование логистических служб на основе бюджетирования, необходимо особое внимание обращать на выделение тех узлов обработки информации, которые на своих информационных уровнях смогут обеспечить безусловное прохождение информационных потоков. Такие узлы могут быть сосредоточены в рабочих местах соответствующих специалистов.

Остальные потребители и источники информации должны быть либо абонентами, либо передаточным звеном. Такая структура является подготовительной к переходу на автоматизированную систему управления и обеспечивает выполнение следующих задач:

• ввод данных на первом информационном уровне;

• аналитическая обработка данных и представление их в виде, удобном для автоматического внесения в отчетные документы;

• автоматизированная пересылка и сбор документов для их согласования (в виде данных) с помощью простейших программных средств.

В процессе обработки информации на соответствующих уровнях создается возможность для реализации всех аспектов системы управления с одновременным непрерывным ее совершенствованием. Постоянное совершенствование системы позволяет перейти к вопросу эффективной автоматизации системы управления.

Представление как различных пользователей, так и потоков информации к ним в наглядном виде требует создания простой и понятной системы, основанной на процессном подходе. Для этого служит информационная пирамида (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Информационная пирамида

Сбор данных осуществляется на нижнем уровне, все остальные уровни осуществляют переработку информации. Оперативная релевантная информация должна передаваться пользователям в виде, позволяющем использовать ее для принятия решений. Лучше всего это получается при графическом способе представления информации на базе графиков безубыточности, диаграмм Исикавы, диаграмм Парето и т. д.

Информационные процессы, будучи вспомогательными, не должны выпадать из общей логистической цепочки создания ценностей. Это означает, что лица, обязанные проводить измерения, осуществлять мониторинг, собирать и обрабатывать данные, превращая их в информацию, включаются в единую систему. Они должны понимать свою ответственность, должны быть охвачены системой стимулирования и иметь полномочия, позволяющие достигать поставленных перед ними целей.

Внедрение информационной пирамиды совмещается с выявлением процедур и построением матриц ответственности.

 

14.4. Системы принятия решений

Решения, касающиеся операций, принимаются в контексте общего функционирования предприятия. При этом все решения, связанные с управлением, можно подразделить на три большие группы.

• стратегические решения (долговременные);

• тактические решения (промежуточные);

• решения, связанные с планированием операций и их управлением (кратковременные).

Независимо от уровня принимаемого решения схема этого процесса достаточно универсальна (рис. 14.2).

Рис. 14.2. Схема принятия решений

Любой вид менеджмента предназначен в первую очередь для принятия оптимальных и быстрых решений, поэтому необходима конкретность и адаптивность систем менеджмента к условиям. Для этого осуществляют внедрение управленческого учета и четкую регламентацию операционной деятельности. Кроме текущих технологических документов и стандартов предприятия необходима регламентация и стратегическая – на уровне политик.

Суть дерева решений состоит в наглядном представлении вариантов последствий решений при учете влияния различных факторов. Управленческий учет обязан представлять такой объем информации, в том числе по альтернативным вариантам, который может дать оценку последствий. Для этой оценки применяют три вида критериев:

1) критерий максимин – предполагает, что обстоятельства складываются таким образом, что исход будет наихудшим, поэтому выбор за лучшим вариантом из худшего исхода;

2) критерий максимакс – предполагает, что обстоятельства складываются таким образом, что исход будет наилучшим, поэтому выбор за лучшим вариантом из лучшего исхода;

3) критерий сожаления – предполагает, что обстоятельства складываются неопределенным образом, т. е. их исход непредсказуем, поэтому при любом выборе появится сожаление об упущенных возможностях. В этом случае выбор осуществляют из среднего варианта.

Перечисленные критерии говорят о том, что при представлении информации для принятия решений необходимо проводить анализ вариантов для различного стечения обстоятельств.

В качестве главных ограничителей при принятии решений обычно используют документированные политики. Эти документы относятся к стратегической категории, однако исполняются на операционном уровне.

Информационное обеспечение деятельности предприятия осуществляется на основе сбора данных с дискретностью, устанавливаемой в зависимости от конкретных потребностей предприятия. На нижнем уровне минимальная структура, являющаяся источником данных, – это элементарная информационная процессная ячейка, которая может быть как просто рабочим местом (экономист, токарь, оператор, кладовщик, экспедитор), так и целым отделом. Определение состава, объема и структуры данных, вовлекаемых в информационный поток на этом уровне, – особо важная и очень сложная задача, так как эти данные являются основой единого информационного пространства и служат для обработки и анализа на последующих информационных уровнях. Критерием для определения необходимости и достаточности этих данных является способность удовлетворить множество запросов, направляемых к первому уровню, как в настоящий момент времени, так и в прогнозируемом будущем. Можно выделить следующие группы данных:

• количественные данные, характеризующие непосредственно производственные и логистические процессы, а также их потребности;

• данные, возникающие при функционировании менеджмента в целом и финансовой деятельности в частности (в первую очередь – учет и анализ издержек в местах их возникновения);

• данные, появляющиеся при проведении различных проверок и контролей;

• данные о движении материальных ресурсов.

Отработка процедур и технологии сбора данных необходима в каждом конкретном случае с учетом специфики источника. В этом плане очень важным является точный перечень и объем информации, необходимый конечным пользователям, с обоснованием этой необходимости.

Сбор данных для их переработки – это система, в которой существуют требования к данным, форматы и регламенты записей данных, т. е. параметров процессов, необходимых для создания заданного информационного потока. Требования к этой системе:

• точность отражения в записях реальных параметров;

• отсутствие возможности искажения записей в процессе их переноса в следующий информационный уровень;

• мотивация лица, осуществляющего записи, на точность данных.

Система сбора данных должна иметь максимальный уровень защиты от возможностей появления ошибок, связанных как с человеческим фактором, так и с потенциальным сбоем машинного средства, участвующего в сборе данных (например, устойчивость к внешним воздействиям). Определение методики сбора данных осуществляется исходя из этих соображений. Чтобы не ошибиться при выборе методики, желательно представить все компоненты информационных систем предприятия в виде пирамиды. Это представление является также неплохим инструментом для совершенствования всей системы управления информационной логистикой.

С точки зрения программиста, данные – это часть программы, совокупность значений определенных ячеек памяти, преобразование которых осуществляет код. С точки зрения компилятора, процессора, операционной системы, – это совокупность ячеек памяти, обладающих определенными свойствами (возможность чтения и записи, невозможность исполнения). Контроль за доступом к данным в современных компьютерах осуществляется аппаратно.

Традиционно в программном обеспечении выделяют два типа данных – двоичные (бинарные) и текстовые.

Двоичные данные обрабатываются только специализированным программным обеспечением, знающим их структуру, все остальные программы передают данные без изменений.

Текстовые данные воспринимаются передающими системами как текст, записанный на каком-либо языке. Для них может осуществляться перекодировка (из кодировки системы отправляющей в кодировку принимающей), могут заменяться символы переноса строки, изменяться максимальная длина строки и количество пробелов в тексте.

Передача текстовых данных как бинарных приводит к необходимости изменять кодировку в прикладном программном обеспечении (это умеет большинство прикладного программного обеспечения, отображающего текст, получаемый из разных источников), передача бинарных данных как текстовых может привести к их необратимому повреждению.

Управление знаниями трактует знание как форму информации, которая наполнена контекстом, основанным на опыте. Информация – это данные, которые существенны для наблюдателя из-за их значимости. Данные могут быть предметом наблюдения, но не обязательно должны быть им. В этом смысле знание состоит из информации, подкрепленной намерением или направлением. Этот подход находится в согласии с DIKW-моделью, которая располагает данные, информацию, знание, мудрость в виде пирамиды по увеличивающейся степени полезности.

 

14.5. Подходы к автоматизации управления информационными потоками

Инвестиции в инфраструктуру и сервисы интернета вызвали бурный рост отрасли информационных технологий в конце 1990-х гг. Развитие бизнеса в мире шло таким образом, что лучшие методы оптимального и эффективного управления были отработаны и внедрены в Японии на базе разработок американских ученых Э. Деминга и Дж. Джурана. Простое воспроизведение внешне несложных японских подходов на американских и европейских фирмах без учета философских и технологических положений оказалось безуспешным. Подходам Деминга и Джурана американские промышленники противопоставили автоматизацию, основанную на моделировании процессов, которое строилось таким образом, чтобы количество ошибок было минимальным, а эффективность бизнеса – максимальной. Кроме того, в 1980-х гг. появились различные интерпретации теорий Деминга и Джурана под разными названиями (перечень некоторых из них приведен в табл. 14.2).

Таблица 14.2

Инструменты в виде технологий

Так как при этом игнорировался главный принцип подходов Деминга и Джурана, заключающийся в делегировании ответственности и полномочий на уровень рабочих и рядовых инженеров, проблема информационного обеспечения централизованного управления постоянно усложнялась по мере роста сложности процессов, изделий и услуг. Поэтому поэтапно возникли MRP (Material Requirements Planning), MRP II (Manufacturing Resource Planning), ERP (Enterprise Resource Planning) и т. д.

Для обеспечения функционирования этих систем были разработаны и получили широкое распространение инструменты, представленные в табл. 14.2.

Для их проектирования и внедрения на предприятиях были необходимы специальные инструменты, которые и были созданы на основе идей американского военного специалиста Дугласа Росса. Эти идеи, предназначенные исключительно для нужд Министерства обороны США, вначале возникли в виде методологии структурного анализа бизнеса и деятельности SADT (Structured Analysis and Design Technique). В дальнейшем на основе этой методологии был принят стандарт IDEF0 (IDEF=ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) Definitions), предназначенный для моделирования бизнес-процессов. На базе таких подходов был разработан целый класс программно-технологических средств, получивших название CASE (Computer Aided Software Engineering). Учитывая огромное разнообразие подходов к моделированию процессов, а также вариантов их информационной реализации, министерство обороны США в 1980-х гг. было вынуждено создать единую технологию информационных связей, получившую название CALS-технологии.

Расшифровка этой аббревиатуры несколько раз менялась:

в 1985–1988 гг. – Computer Aided of Logistic Support;

в 1988–1993 гг. – Computer Aided Acquisition & Lifecycle Support;

в 1995 г. под влиянием американских компаний, наиболее широко применяющих эти методы, CALS стал расшифровываться как Commerce At Light Speed, т. е. бизнес со скоростью света. Такая интерпретация чисто информационного инструмента обусловлена его выходом за пределы одного предприятия и возможностью объединения информационных баз различных предприятий в рамках интернет-технологий.

На самом деле CALS-технологии создавались и развивались как инструмент такого моделирования и дальнейшей автоматизации управления процессами, который позволил бы создавать программные продукты, наилучшим образом удовлетворяющие требования пользователей. Для того чтобы автоматизация не ухудшила ситуацию на предприятии, автоматизируемые процессы должны быть каким-то образом оптимизированы. Радикальная оптимизация процессов достигается реинжинирингом, технология которого была разработана в конце 1980-х гг. в США. Для этого используются CASE-средства, являющиеся составной частью CALS-технологий. Так как все перечисленные методологии повышения эффективности бизнеса до сих пор не позволили достичь результатов, которых добились последователи Деминга и Джурана (в первую очередь японские компании), развитие всех методов, как и CALS-технологий, интенсивно продолжается. В качестве базы для развития принимаются международные стандарты, описывающие эти подходы.

Целью разработки стандартов CALS является единая индустриальная информационная инфраструктура, позволяющая осуществлять информационный обмен и продвижение передовых бизнес-технологий в глобальном масштабе. Стандарты CALS-технологий основаны на принципах Международной организации по стандартизации (ISO) и объединены в серию 10303, известную под неофициальным названием STEP (Standards for the Exchange of Product model data). К стандартам CALS-технологий относятся также ISO 8879 (представление текстовой информации) и 10744 (передача текстовой информации), FIPS 183 (IDEF/0), FIPS 184 (IDEF/1X). Первые стандарты серии появились в 1994 г., а сегодня их насчитывается более 20.

Главное назначение этих стандартов – компьютерное представление и обмен данными о продуктах в виртуальном пространстве. Эти стандарты, во-первых, устанавливают единые правила обмена информацией в цифровом представлении, во-вторых, представляют общую философию CALS и их взаимоотношения с TQM, в-третьих, устанавливают единую терминологию. И наконец, стандарты определяют единые требования к представлению текстов, графиков, информации, передаче и хранению данных, документации и организации приложений.

Главное достоинство стандартов ISO 10303 заключается в их совместимости со стандартами серий 9000 (системы менеджмента качества) и 14000 (системы управления окружающей средой), поддержке системами CAD/CAM и PDM, а также в их очевидной направленности на создание единого информационного пространства в глобальной системе движения потоков. В системе российского Госстандарта уже выпущена большая часть аутентично переведенных стандартов данной серии.

Таким образом, CALS-технологии являются тем инструментом, который может быть использован для управления информационными потоками на предприятии и за его пределами наряду с другими технологиями улучшений. Применение указанных технологий дает максимальный эффект при комплексном подходе, когда все организуется в рамках единой системы. Поэтому системная организация улучшения бизнеса путем согласованного применения системообразующих технологий, основанных на требованиях ISO 900Х, брэнд-менеджмента и CALS-технологий, дает наибольший эффект. Это видно и из подходов японских менеджеров к технологиям улучшений.

Несистемный подход к улучшениям, заключающийся, например, в выдергивании одного из элементов CALS-технологии – IDEF/0/1X для оптимизации процессов при реинжиниринге, дает эффект только в 30–40 % случаев. Максимальный эффект достигается при использовании технологий IDEF/0/1X в процессе создания автоматизированных систем управления классов MRP, MRP II, ERP, CRP, но только для создателей и внедренцев этих систем, а не для пользователей. Применение этих технологий для представления процессов в рамках систем менеджмента качества по ISO серии 9000 значительно усложняет их использование и снижает и так не очень высокий эффект от постановки в европейской версии. Поэтому вызывают удивление настойчивые рекомендации белорусских ученых и чиновников применять IDEF/0/1X при документировании процессов в системах менеджмента качества по ISO 9001:2000.

Опасность применения информационных технологий связана с вмешательством в информационные процессы и системы нерегулируемой бюрократии. Нельзя говорить, что бюрократизация всегда вредна и мешает организовать эффективную деятельность. В свое время М.Вебер определил бюрократическую форму организации как идеальную. В нашем случае мы получаем пример неуправляемой бюрократии. Выполнение ненужных функций, перегруженность никому не нужными обязанностями – наиболее яркая черта не только бюрократических, но и политических структур и институциональных образований, зараженных вирусом бюрократического избыточного функционализма. Формализация и документирование горизонтальных связей обеспечивают многократное ускорение принятия решений и применение экономических рычагов.

Эффективный вариант введения горизонтальных связей заключается в выделении товарных направлений, охватывающих анализ контрактов и их реализацию по цепочке «закупки – производство – продажи».

Установление и закрепление горизонтальных связей осуществляется путем введения их в нормативные документы в соответствии с требованиями ISO 9000 в виде экономически обоснованных, эффективно действующих процедур и регламентов. Построение структуры, совмещающей горизонтальные и вертикальные связи, должно осуществляться на экономической основе исходя из соображений согласованности связей.

 

14.6. Системы автоматизации управления информационными потоками и их постановка

Проблема идеального информационного обеспечения централизованного управления, с точки зрения скорости и качества информации, постоянно усложнялась по мере роста сложности процессов, изделий и услуг. Существуют следующие системы автоматизации управления информационными потоками:

• MRP (Material Requirements Planning);

• MRP II (Manufacturing Resource Planning);

• ERP (Enterprise Resource Planning);

• PLM (Product Lifecycle Management);

• IRP (Intelligent Resource Planning);

• HRM (Human Resource Management);

• MES (Manufacturing Execution Systems);

• SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition);

• CRM (Customer Relationship Management);

• SCM (Supply Chain Management);

• WMS (Warehouse Management System).

Программным развитием этих систем является Business Performance Management ( BPM / CPM / EPM – управление эффективностью бизнеса ) . Интеграцию различных продуктов осуществляют системы PLM (Product Lifecycle Management), обеспечивающие управление всеми аспектами жизненного цикла изделия, начиная с выработки требований и разработки и заканчивая производством, всеми видами логистики (поставками, сервисным обслуживанием и т. д.) и утилизацией. И хотя впервые об этой технологии заговорили несколько лет назад, ее активное внедрение и на Западе, и у нас началось лишь недавно. Все ведущие поставщики САПР объединили свои системы автоматизации проектирования (CAD), инженерных расчетов (CAE), автоматического управления производством (CAM) и управления инженерными данными (PDM) в интегрированные комплекты управления данными о жизненном цикле и энергично их продвигают, не жалея маркетинговых усилий.

IBM выпустила несколько готовых комплектов PLM-продуктов для малого и среднего бизнеса, организовала центр компетенции для помощи предприятиям из ряда отраслей в реализации этой технологии и вместе со своим главным партнером на рынке САПР компанией «Dassault» начала поставки специализированных PLM-систем для разных отраслей: автомобилестроения, электротехники, строительной промышленности и др.

Однако системы управления логистическими процессами продолжают развиваться и отдельно, и в рамках интегрированных систем. В глобальных логистических потоках создания ценностей для конечных потребителей любой бизнес занимает свое конкретное место, оказывая ускоряющее, замедляющее или тормозящее влияние на поток. Если в этом потоке бизнес как минимум не замедляет поток, а тенденция его развития показывает стабильный рост ценностей и скорости части потока, управляемой им, можно сказать, что он стремится быть «эффективным и бережливым». Сегодня это уже устойчивая тенденция: создание глобальных систем управления информационными системами от сырья до розничного потребителя, ориентированных на максимизацию ценностных потребительских характеристик на выходе потоков.

В связи с ростом предложений западных и российских продуктов, хорошо понимающих эту тенденцию, еще одной тенденцией в развитии программного обеспечения можно считать не столько совершенствование функционала, сколько перенос акцента на методологию внедрения программного обеспечения. С течением времени продукты, обладающие четко прописанной методологией внедрения, позволяющие сократить и точно оценить срок этого внедрения, выходят на лидирующие позиции, вытесняя с рынка продукты, не обладающие четко прописанной методологией внедрения.

Перечень критериев выбора информационной системы. Необходимость информационной системы для автоматизации управления бизнесом ни у кого не вызывает сомнения, но в вопросах выбора системы такого единодушия не существует, поскольку каждая из систем обладает как определенными достоинствами, так и рядом недостатков. Проблема выбора усугубляется тем, что руководство предприятия, предполагающее автоматизировать свою деятельность, слабо представляет, что оно получит в результате внедрения той или иной информационной системы, поэтому, как правило, выбор осуществляется не на основании четких критериев, а из общих соображений или даже в результате случайного стечения обстоятельств.

Выбор информационной системы может основываться на самых разных критериях, зависящих от множества факторов. Их перечень довольно разнообразен, а значимость определяется особенностями конкретного предприятия. Несмотря на это, можно выделить следующие существенные критерии, являющиеся качественными для оценки информационной системы:

• функциональность информационной системы;

• организация единого информационного пространства;

• адаптивность информационной системы;

• развиваемость информационной системы;

• возможность поэтапного внедрения.

Игнорирование этих критериев или недостаточная оценка их значимости может привести в дальнейшем к большим дополнительным затратам и существенным задержкам во времени, что может значительно увеличить совокупную стоимость владения ( Total Cost of Ownership, TCO ) информационной системы. ТСО включает не только цену приобретения информационной системы, но и стоимость ее дальнейшей эксплуатации. Разберем эти критерии подробно.

Функциональность информационной системы – это наличие в ней необходимых функций, обеспечивающих решение различных видов задач, ради которых осуществляется автоматизация деятельности предприятия.

Существует два вида функциональности:

• универсальная функциональность, мало зависящая от особенностей конкретного бизнеса, – склады, договоры, финансы, кадры и др.;

• специализированная функциональность, тесно связанная с характером бизнеса, – технология, изделия, производство, диспетчирование и др.

Наличие универсальной функциональности в системе необходимо для решения типовых задач, стоящих перед предприятием. Как правило, различные реализации универсальной функциональности в разных информационных системах почти не отличаются друг от друга по предоставляемым возможностям, поскольку способы решения типовых задач являются общепринятыми и давно формализованы. Если предприятию не подходит универсальное решение типовой задачи, то к информационной системе предъявляются дополнительные требования – адаптивности и развиваемости.

Наличие в информационной системе специализированной функциональности, соответствующей специфике бизнеса и стоящим перед ним задачам, является обязательным требованием к системе. Такая функциональность, хотя и обладает некоторыми общими чертами, свойственными различным типам производства, имеет существенные отличия и особенности, которые заметно влияют на весь производственный процесс и требуют учета и анализа. Несмотря на адаптивность многих информационных систем, учет в них специфики конкретного производства может существенно изменить используемые в информационных системах решения и сильно повлиять на связи с другими подсистемами. В конечном счете адаптация универсальных алгоритмов под особенности конкретного производства может быть сопоставима с реализацией специализированных алгоритмов. В связи с этим наличие специализированных решений для конкретной предметной области является необходимым условием для успешного внедрения и дальнейшей эксплуатации системы.

При выборе информационной системы необходимо также учитывать наличие в ней избыточной функциональности, т. е. функциональности, которая не востребована на конкретном предприятии. С одной стороны, ничего плохого в наличии избыточной функциональности нет, а с другой – любая дополнительная функциональность имеет связи внутри системы с другими функциями, которые усложняют интерфейс пользователя и ведут к необходимости внесения в систему дополнительной информации. Сложность разработки многофункциональных систем и большие затраты на них приводят к тому, что даже если предприятие приобретает информационную систему с искусственно ограниченной функциональностью (т. е. без избыточной функциональности), оно все равно оплачивает такую функциональность за счет более высокой стоимости остальной функциональности.

Организация единого информационного пространства ( ЕИП ) – это второй важнейший критерий выбора информационной системы. В конечном счете возможность или невозможность решения тех или иных задач, адаптивность и развиваемость информационной системы зависят от принципов организации ЕИП, что влияет на все функции и характеристики системы.

Возможность организации ЕИП определяется:

• языком представления информации в информационной системе и его выразительными возможностями: слабые выразительные возможности языка представления информации приводят к потерям разного рода информации из предметной области при описании ее в ЕИП, а также к образованию жестких структур хранения данных, требующих в дальнейшем модификации всей системы при изменении требований к задаче;

• средствами представления обобщений и укрупнений: обработка больших объемов разнородной информации невозможна без средств обобщения и укрупнения, позволяющих выполнять массовые операции над большими массивами близкой по смыслу информации, причем должна обеспечиваться возможность динамического формирования таких массивов;

• принципиальной возможностью представления и обработки метаинформации (информации об информации): для решения сложных задач недостаточно иметь только фактическую информацию, необходимо также учитывать метаинформацию, позволяющую значительно более эффективно организовывать управление обработкой массивов конкретной информации;

• средствами отображения в информационной системе всех существенных взаимосвязей между отдельными компонентами информации: решение многофункциональных задач возможно только при наличии разнообразных связей между компонентами информации, и чем сложнее задача, тем более разносторонними должны быть такие связи;

• средствами поддержки семантики: обработка разнородной информации, составляющей ЕИП, невозможна без формального представления и строгого соблюдения семантических правил, обеспечивающих целостность и непротиворечивость всей информации в системе;

• степенью интеллектуальности средств поиска и анализа информации: одной из основных целей создания ЕИП является необходимость в одновременном анализе различной информации, относящейся к разным функциям системы. При этом, учитывая сложность организации ЕИП и невозможность заранее предугадать и запрограммировать все возможные запросы к системе, потребность в интеллектуальных средствах поиска и обработки информации в ЕИП более чем насущна.

Отсутствие каких-либо из перечисленных компонентов при разработке ЕИП или недостаточная их развитость приводит к существенному усложнению самого ЕИП и всех прикладных алгоритмов. Это в свою очередь влечет за собой снижение адаптивности и развиваемости информационной системы, а также вызывает большие проблемы и затраты при добавлении новой функциональности. Эффективная же организация ЕИП позволяет не только решать насущные задачи, но и со сравнительно небольшими затратами подключать новую функциональность с минимальными изменениями в существующей схеме организации ЕИП.

Следует различать адаптивность системы и возможность ее конфигурирования.

Адаптивность информационной системы – это содержащаяся в системе способность к настройке существующей в ней функциональности в соответствии с требованиями конкретного производства.

Конфигурирование информационной системы – это задание определенных параметров в системе, обеспечивающих ее работу в различных условиях. При этом все возможные варианты конфигурирования заранее задаются в системе, а настройка заключается в выборе одного из них. Адаптивность же системы в отличие от конфигурирования позволяет настраивать систему на заранее неизвестные варианты, учитывая различные нюансы, необходимые для решения задачи.

Для обеспечения адаптивности информационная система должна быть открытой и иметь специальные механизмы, обеспечивающие простое изменение и расширение описаний используемых в системе объектов, а также возможность изменения прикладных алгоритмов.

Как правило, крупные информационные системы обладают бóльшими возможностями по конфигурированию, но отличаются низкой адаптивностью. Это связано с тем, что в них реализован большой объем различной функциональности с множеством связей, которые необходимо менять при адаптации системы. Поэтому разработчики таких систем заранее задают различные варианты решения для того, чтобы своевременно установить все возможные связи в информации.

Развиваемость информационной системы – это возможность включения в нее новой, заранее не известной функциональности (в отличие от адаптивности системы, которая обеспечивает настройку существующей в системе функциональности).

Добавление новых функций в систему и связывание их с уже имеющейся функциональностью вызывает большие проблемы при построении многофункциональных систем. Это обусловлено необходимостью изменения применяемого представления информации в системе для учета новых данных и их взаимосвязей, а также используемых алгоритмов для того, чтобы они обеспечивали работу с новой информацией. Изменение функциональности в системах с развитой функциональностью, охватывающей решение большого круга задач, но имеющих жесткую структуру, чревато неоправданно большими затратами.

Возможность поэтапного внедрения : стоимость информационных систем, обеспечивающих автоматизацию деятельности предприятий, высокая или очень высокая что обусловлено трудоемкостью их создания. Для конкретного предприятия, которому необходимо автоматизировать свою деятельность, такая цена далеко не всегда приемлема. Одним из путей решения этой проблемы является приобретение информационной системы по частям: сначала покупается минимальная функциональность, или отдельный модуль, а затем, в процессе эксплуатации, подключаются новые модули исходя из конкретных потребностей предприятия. Возможность использования информационной системы с минимальной функциональностью позволяет предприятию оценить ее на соответствие предъявляемым к ней требованиям.

Заключение о критериальном подходе. Информационные системы, обладающие высокой адаптивностью и развиваемостью, способны более гибко подстраиваться под различную специфику производства и требуют меньших затрат на сопровождение. При выборе информационной системы, хочется того или нет, необходимо вникнуть в ее внутреннюю организацию, соотнести свои требования к системе с ее реальными возможностями. Оптимальный вариант – попытаться смоделировать типичные ситуации своего производства средствами различных систем.

Также необходимо учитывать, что затраты на информационную систему складываются не только из ее стоимости. В дальнейшем придется постоянно выделять средства на ее обслуживание и развитие, и эти затраты могут превышать стоимость самой системы.

 

14.7. Экономические основы управления информационными потоками

Главная экономическая проблема в использовании информационных потоков в операционном менеджменте – в обосновании затрат на повышение эффективности принятия решений путем автоматизации управления информационными потоками. Задача обоснования затрат на IT становится тем острее, чем сильнее дифференцируются функции выделения и распоряжения средств на IT-бюджет. По американской модели, популярной у многих компаний, CIO разрабатывает и представляет IT-бюджет, CFO согласовывает его с остальными параметрами бюджета компании, а собственник бизнеса утверждает бюджет (хотя он может быть весьма далек от понимания области IT). Вот почему обоснование IT-затрат как целесообразных и выгодных для конкретной компании становится все более и более актуальным

Оценка на основе подходов TCO. Расходы на создание автоматизированных логистических информационных систем (АЛИС) складываются из капитальных затрат на формирование и развитие оборудования и программного обеспечения системы, а также долгосрочных вложений в оборотный капитал, необходимый для эксплуатации этой системы. В исследованиях, проводившихся еще в 1980-х гг., был обнаружен «парадокс эффективности» (Productivity Paradox): применение IT отрицательно влияет на производительность фирмы.

К настоящему времени установлены следующие зависимости:

1) уровень инвестиций в информационную систему положительно влияет на выпуск продукции;

2) обнаруживается положительная корреляция между информатизацией и повышением оборачиваемости запасов;

3) имеется положительная корреляция между уровнем инвестиций в информационную систему и снижением стоимости запасов и издержек, связанных с их хранением;

4) полностью отсутствует корреляция между инвестициями в информационную систему и прибыльностью.

Основным выводом стало то, что на первый план вышла инструментальная природа АЛИС: они перешли из категории целей в категорию средств, эффективность которых зависит от степени автоматизации и методологии применения.

Все начинается с оценки затрат на АЛИС. Для этого обычно рассчитывают совокупную стоимость владения (TCO – Total Cost of Ownership). На этом основан подход, разработанный консалтинговой компанией «Gartner». Для проведения оценки экономических выгод от внедрения и использования АЛИС считается необходимым:

1) связать функции АЛИС с целями экономической деятельности фирмы;

2) выявить в этом контексте положительные и отрицательные денежные потоки;

3) объединить эти потоки в целостной модели.

Учет затрат на информационную систему ведется с позиции ее жизненного цикла (life-cycle costing):

где Cproject – капитальные затраты на внедрение системы (CapEx – бюджет проекта внедрения); Coperate – операционные затраты на обслуживание системы в процессе ее эксплуатации (OpEx); Cproductivity – потери производительности конечных пользователей от использования системы; Cdowntime – потери от простоев; Crisk – риски, связанные с использованием системы.

Выгоды, противопоставляемые совокупным затратам, выделяют по следующим группам:

• материальные (в материальных потоках);

• финансовые (в экономии затрат, движении финансовых ресурсов);

• пассивные, получаемые без дополнительных усилий благодаря собственным характеристикам средств автоматизации (например, появление электронных таблиц, уменьшающее необходимость использования картотек из бумажных носителей);

• активные, связанные с дополнительными организационными и технологическими мероприятиями (для снижения складских запасов необходимо введение дополнительной мотивации и изменение методики планирования производства, а также работы с поставщиками).

Экономический результат рассчитывается как разница между выгодами и затратами. Экономический смысл подхода: общие затраты на объект IT включают прямые затраты на его разработку, приобретение и установку, расходы по его обслуживанию, а также скрытые затраты, выражающиеся в простоях конечных пользователей и рисках, связанных с его эксплуатацией в течение его жизненного цикла (с момента разработки до момента закрытия). Эти затраты противопоставляются выгодам, расчет которых ведется по различным группам деятельности. Схематично это отражено в табл. 14.3.

Таблица 14.3

Затраты и выгоды от внедрения IT

Для структурирования выгод часто используется иерархия, приведенная на рис. 14.3.

Рис. 14.3. Иерархия выгод

Как правило, перед внедрением АИС в фирме нет статистики экономической эффективности использования ни системы, ни ее компонентов, позволяющей заполнить модель оценки показателями, и необходимо проводить так называемый ex ante-анализ. В процессе и после внедрения ситуация с данными меняется, поэтому для оценки могут использоваться:

• эмпирический метод (затраты когда-то имели место в фирме, учитываются причины и предпосылки возникновения затрат);

• аналитический метод (можно выстроить причинно-следственные связи между факторами);

• метод аналогов / бенчмаркинг (есть схожий опыт из внешней среды);

• экстраполяция (можно выстроить математическую закономерность);

• метод прямого счета (показатели известны и понятны);

• экспертная оценка (существует лицо, обладающее готовой информацией).

Определение параметров потоков чаще всего производится с помощью аппроксимации и экспертным путем. Имеются модификации модели, призванные оправдать затраты на IT перед акционерами. Они учитывают денежные, а не бухгалтерские показатели, имеют стратегическую природу, применимы для ex post- и ex ante-анализа и адекватны для оценки IT-эффективности. Интеграция денежных потоков осуществляется в этом случае модифицированной денежной добавленной стоимостью (Modified Cash Value Added – MCVA), являющейся частью подхода к управлению фирмой на основе акционерной стоимости (Value-Based Management – VBM). Имеется другой, альтернативный, подход, отталкивающийся от инвестиционного, прорывного характера проектов автоматизации.

Если удается оценить эффективность инвестиций в IT в соответствии с общепризнанными критериями и показателями (ROI, NPV, IRR, BP), IT-департамент перестает быть просто «просителем» средств, а превращается в инициатора эффективного инвестиционного проекта, конкурирующего на равных с иными инвестиционными предложениями по развитию бизнеса. Противники подхода оспаривают не столько необходимость соотнесения требуемых затрат с ожидаемым результатом, сколько возможность количественных оценок получаемых эффектов.

Главная проблема здесь заключается в том, что информационные технологии – это посредники и помощники. Значит, информационные технологии сами по себе не улучшают положение организации на рынке, не сокращают материалоемкость конечной продукции и т. д., а вооружают управленческий персонал новым оружием – технологиями, а эффективность их использования напрямую зависит от того, насколько хорошо налажен мост от возможностей IT-технологий к бизнес-возможностям конкретной организации. Опосредованный характер влияния IT-технологий на успех компании представлен в табл. 14.4.

Таблица 14.4

Влияние IT-технологий на успех компании

Но очень часто из-за комбинированного воздействия нескольких групп факторов доказать непосредственное влияние именно IT на перечисленные улучшения оказывается чрезвычайно сложно. Данное обстоятельство создает некоторую, и весьма ощутимую, сложность в определении количественных эффектов от внедрения IT. И оно же часто склоняет многих экспертов изменить ракурс оценки о целесообразности IT-инвестиций.

Так, например, Денис Ганстер (Dennis Ganster), председатель совета директоров и президент «Comshare Incorporation», полагает, что для осознания эффективности инвестиций в ИТ необходимо рассматривать шесть «бонусов» повышения эффективности организации.

1. Повышение «интеллектуальности» бизнеса – оперативное наличие больших объемов релевантной информации позволяет управленцу принять перспективное, упреждающее решение).

2. Оптимизация планирования – своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к важной информации, находящейся в одной централизованной БД.

3. Усовершенствование процессов принятия решений – решения становятся более обоснованными, если они подкреплены достоверной и оперативной информацией. Кроме того, экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей, а специалисты, принимающие решения, теперь не тонут в море ненужных фактов.

4. Повышение рыночной привлекательности компании («бонус Wall Street») – рынок благосклонен к тем компаниям, которые демонстрируют внимание к деталям своей деятельности и, более того, осуществляют их полноценный анализ.

5. Расширение информационной компетентности – чем большее количество сотрудников имеет доступ к корпоративным данным, тем «умнее» и мобильнее становится организация в целом.

6. Создание единой среды сотрудничества – организация приобретает мощный заряд развития, ведь каждый из ее членов работает на достижение прозрачных, понятных и, главное, общих целей.

Все это – качественные эффекты от вложений в IT. Оптимальное применение варианта инвестиционного проекта появляется при оценке выгодности на основе интегральных показателей.

Для полноценной, качественной оценки результата следует исходить из того, ради чего осуществляется внедрение IT-проекта, т. е. детальная количественная оценка эффектов возможна при наличии точных целей внедрения IT.

Однако на практике данное утверждение упирается в следующую проблему. На уровне высшего менеджмента организации тот или иной IT-проект осуществляется ради проведения определенной стратегической линии – элемента бизнес-стратегии. Например, для некоторой компании одной из основных стратегических линий является снижение затрат, для чего необходим управленческий учет с системой бюджетирования. Значит, компания будет заинтересована в развитии комплексной интегрированной системы производственного учета. Предполагается, что быстрая систематизация данных о планируемых и фактических затратах в местах их возникновения позволит более эффективно регулировать процесс образования затрат, что даст возможность снизить издержки на 4–7 %. Это цель стратегического уровня.

На более низких уровнях управления – функциональных департаментов и служб – внедрение IT проводится из локальных задач. Например, в одном случае такие изменения должны произойти в оформлении заявок, во втором – в системе анализа результатов деятельности, в третьем – в системе обработки бухгалтерских данных. Естественно, что на этих уровнях и проектировщики, и лица, применяющие IT, забывают о стратегической цели или абстрагируются от нее. Для них результат – качественные улучшения: сокращение дублирующих функций, повышение оперативности, увеличение точности расчетов, рост возможностей по оптимизации решений за счет многовариантных расчетов и др. Значит, для них цели должны быть сформулированы иным образом, более близким к решаемым ими задачам. И убедиться в правильной постановке цели можно только после описания постановки задачи на самых нижних уровнях агрегированного блока, соответствующего возможностям и способностям исполнителей. Таким образом, постановка целей должна быть осуществлена сверху донизу и органичным образом интегрирована в процесс проектирования IT-системы. Это фактически означает необходимость структуризации конечных финансово-экономических целевых показателей до уровня IT-процедур, осуществляемых в процессах низшего уровня.

Предполагается, что структуризация целей и задач «сверху вниз» позволяет сначала выявить качественные выгоды, а затем и количественные факторы экономической эффективности, т. е. те направления изменения экономических показателей, которые при достижении соответствующей цели или решении задачи изменяются в благоприятном направлении благодаря соединенным усилиям исполнителей. Подобная оценка количественных экономических критериев должна проводиться как на основе объективных показателей, так и с привлечением экспертов и использованием соответствующих экспертных методик.

Итак, процесс оценки эффектов от внедрения ИТ-проектов должен представлять собой согласованное единство двух процессов: структуризации целей «сверху вниз» и агрегации отдельных экономических выгод «снизу вверх», а затем соответствующей верификации полученных оценок. Пример подобной структуризации «сверху вниз», а затем агрегации «снизу вверх» приведен в табл. 14.5.

Таблица 14.5

Структуризация целей

Приведенный образец иерархического подхода к определению выгод проверяется аналогичным образом и по затратам.

 

Контрольные вопросы и задания

1. Раскройте содержание вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

2. Каковы структура и характеристики информационных потоков в логистических системах?

3. Что такое информационная пирамида и каков порядок ее построения?

4. В чем заключается суть дерева решений?

5. Какие критерии могут быть применены для оценки последствий?

6. Перечислите специальные инструменты информационных технологий.

7. Какие инструменты для проектирования информационных технологий известны?

8. В чем заключаются экономические основы управления информационными потоками?