Введение
Есть множество причин для того, чтобы перейти на Agile-подходы. Возможно, работа над проектами едва движется или вообще не доходит до стадии выпуска продукта или стимулом стал услышанный где-то рассказ об Agile. Причины, по которым вы пришли в Agile, могут различаться, но важный вопрос состоит в том, что нужно откуда-то начинать. Ничто не помешает сразу нырнуть туда с головой, и есть успешные примеры именно такого подхода, но бывают ситуации, когда сначала воду хочется попробовать – и нет ничего плохого в том, чтобы применять Agile постепенно. Один из прекрасных вариантов такого начала – Канбан.
Канбан – это слово переводится с японского как «вывеска» или «рекламный щит» – был разработан как система расписаний работ в автомобильной промышленности, а сейчас представляет собой одну из самых быстрорастущих областей Agile. Его легко понять, просто применять и можно внедрить практически без затрат. Большим плюсом Канбана является то, что он может быть использован как командами для полномасштабных проектов, так и индивидуумами, чтобы контролировать объемы работ.
Не считайте Канбан просто очередной ступенькой на пути к Скраму. Да, это может быть частью путешествия по Agile, но Канбан имеет свою собственную ценность. Это не дополнительная возможность или легкий путь. Это прекрасный способ начать работу над проектом по-гибкому, и у Канбана есть масса скрытых достоинств.
Жизнь – игра. Если вы хотите добиться чего-то, вам стоит довериться своему сердцу и инстинктам и сделать первый шаг.Алисса Урбано (блогер)
Основы Канбана
Канбан появился как система расписания для автомобильной индустрии. Первоначальная задача Канбана заключалась в обеспечении высокого уровня производительности на заводах «Тойота» посредством предоставления возможностей для самосовершенствования и адаптации в ходе рабочего процесса. Со временем Канбан трансформировался в набор общих принципов работы, использующихся в различных бизнес-секторах.
Несмотря на эти изменения, Канбан верен своей первоначальной философии; с течением времени он улучшался и адаптировался, чтобы стать надежным и гибким инструментом. Изначальная простота основополагающих принципов остается важным преимуществом, и основой Канбана является идея плавного перехода от планирования к реализации. Суть Канбана в том, чтобы добраться из точки А в точку Я.
Это эволюция, а не революция. Канбан предлагает командам начать с существующего статус-кво и развиваться уже оттуда, советуясь с людьми, уже вовлеченными в процесс.
Изменения происходят по обоюдному согласию, что увеличивает вероятность добровольного использования Канбана. Помните три основополагающих принципа:
1. Определитесь с постановкой задачи.
2. Выработайте последовательные этапы задачи.
3. Следуйте согласованным процессам, ролям, обязанностям и условностям.
Блистательная мысль
Будьте внимательны, если предложение перейти к Канбану исходит от команды, которая уже использует один из фреймворков Agile.
Это может быть отличным знаком, потому что Канбан недостаточно оценен и его кажущиеся простыми процессы скрывают в себе значительный потенциал. Однако есть люди, которые считают, что главной особенностью Канбана является отсутствие необходимости планировать задачи или оценивать риски, и именно это положительно отличает Канбан от Скрама.
Попытки забивать гвозди микроскопом не приводят ни к чему хорошему. Канбан не исключение.
В сущности, реализация Канбана состоит из пяти ключевых этапов: сначала необходимо визуализировать рабочий процесс, затем определить рабочую нагрузку для каждого момента времени, а потом выработать меры контроля, оценивания и улучшения рабочего процесса.
1. Визуализация рабочего процесса. Начните с представления рабочего процесса от статуса «сделать» до статуса «сделано». Многие предпочитают включить как минимум еще один дополнительный этап в эту схему: «работа в процессе». Другие стараются разбить рабочий процесс на серию процедурных, таких как план, разработка, прототип, сборка, тестирование, имплементация, помимо начального и завершающего шагов.
2. Определение рабочей нагрузки. Попытки сделать все и сразу – лучший способ потерпеть неудачу как на индивидуальном, так и на командном уровне. Канбан ограничивает количество задач, которые находятся в работе в момент времени – этот показатель также известен как «работа в процессе» (work-in-progress WiP), – чтобы добиться максимальной эффективности. На этом этапе достаточно руководствоваться здравым смыслом, и со временем вы легко сможете выработать сбалансированную оценку WiP.
3. Контроль рабочего процесса. Ваша основная задача – добиться плавного перехода от начала и далее, вплоть до завершающего этапа. Это обычно означает, что рабочий процесс должен иметь максимальную эффективность, что, в свою очередь, позволяет добиться максимальной бизнес-ценности в кратчайшие сроки. При этом все ваши действия должны быть воспроизводимы и логичны.
4. Конкретизация рабочего процесса. Конкретные представления о рабочем процессе исключительно важны для объективного оценивания его успешности. При наличии коллективного понимания сути проекта гораздо легче обсуждать его непредвзято и достигать консенсуса относительно его развития. В конце каждого этапа у вас должны быть четкие критерии оценки его успешности и того, что вы будете делать следующим.
5. Совместная работа. Как только вы сосредоточитесь на рабочем процессе, у вас начнут появляться идеи о том, как можно его улучшить. Показатель WiP играет ключевую роль в подобных дискуссиях, позволяя команде сконцентрироваться на приоритетных задачах. Начальный максимум не более чем двух задач на человека позволит идентифицировать проблемы, замедляющие рабочий процесс; после этого команда может сосредоточиться на этих проблемах и решить их.
Канбан отлично подходит для
• введения в Agile с минимальными затратами и рисками;
• характеристики имеющихся рабочих процессов и идентификации проблем для их реализации;
• контроля над множественными и несвязанными задачами;
• ограничения количества задач для их успешной реализации;
• привития гибкого мышления команде.
К доске!
В центре метода – интересный инструмент: канбан-доска. Называть такие доски «визуализированным списком дел» – слишком большое упрощение, но они могут стать хорошей отправной точкой. Доска – это графическое представление работы от статуса «делать» к статусу «сделано». Простейший вариант канбан-доски состоит из трех колонок: «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Такой простой формат универсален и подойдет любому проекту.
Со временем вы станете быстрее определять, как распределить задачи по статусам работы. Популярным является вариант, когда еще не принятые в работу идеи выделяются в отдельный столбец. Имеет смысл отделять задачи со статусом «в процессе работы», если над ними работает не один человек. Также изменение статуса каждой задачи в процессе работы должно быть понятным и заметным. Начните с четырех колонок: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Границы между этими колонками обозначают условие для перемещения задачи в следующую зону.
1. «Идеи» – сюда помещаются задачи, которые могут пойти в дальнейшую разработку, а могут и нет.
2. «Сделать» или «в процессе» – уже принятые идеи, насчет которых нужно определить, кто именно будет над ними работать.
3. «В процессе» – как только исполнитель (или группа) для задачи определены, задача отправляется в эту колонку, чтобы обозначить, что работа над ней идет.
4. «Сделанное» – полностью завершенная задача.
Рис. 4.1. Канбан-доска
Блистательный пример
Каждый год The Sunday Times публикует в декабре список под названием Fast Track 100. Этот список включает в себя наиболее быстро развивающиеся частные компании Великобритании за последние три года. Критерием оценки является рост продаж.
Однажды одна из этих компаний была выставлена на продажу, что вызвало незаурядный интерес в бизнес-кругах. Интерес был настолько значителен, что повлек за собой ожесточенное противостояние инвесторов.
Следуя стандартной процедуре, каждый из инвесторов должен был оценить офисы и производственные мощности в ходе экскурсии, которую проводил менеджерский состав. Маршрут экскурсии не был прописан заранее, но каждый из главных менеджеров использовал канбан-доску для представления стратегических внутренних проектов.
Это еще одно свидетельство того, что несколько колонок могут представить потенциал компании.
Определение «сделанного»
В управлении проектами одна из самых больших проблем – присвоение задаче статуса завершенной. Крайне важно определить критерии того, когда задача выполнена, для каждой задачи. И всегда уточняйте способы доставки продукта и способы оплаты. На этом этапе зачастую возникает непонимание – Agile заостряет на этом внимание отдельно.
Единственный способ сделать все верно – советоваться с заказчиком или бизнес-представителем; это еще одна крайне здравая идея, лежащая в основе Agile. Простой пример можно привести из области розничных продаж. Когда вы заказываете новую посудомоечную машину в магазине, включает ли это доставку и установку? Предполагается ли самовывоз, или, наоборот, сделка включает в себя все, даже быструю демонстрацию основных функций? Когда местный водопроводчик приходит к вам с предложением сделать ванную вашей мечты, входит ли в это определение облицовка стен плиткой?
Определение четких критериев «сделанного» — совместный процесс и зачастую достигается путем проб и ошибок. Не пренебрегайте возможностью выделить время для определения этих критериев, но и не слишком углубляйтесь в эту проблему – в процессе работы все шероховатости будут устранены.
Блистательная мысль
Никогда не перемещайте задачу в колонку «Сделано» преждевременно. Почти сделано, на 99 % сделано – это еще не завершено. Не спешите, даже если продемонстрировать прогресс кажется необходимым.
Больше чем просто доска
Когда начальный формат канбан-доски определен, первый и, практически, важнейший аспект, который должен быть определен, – будет ли это физическая доска или цифровой вариант. И то и другое имеет свои плюсы и минусы. Доступ к виртуальной доске может быть осуществлен отовсюду – не нужно ничего, кроме смартфона или планшета. Но, по нашему мнению, главная характеристика доски – это то, что она в центре внимания, в этом плане физическую доску ничто не заменит.
Качественная и заметная доска притягивает взгляд, как камин в гостиной. Спустя некоторое время она станет центром действий команды. Задачи планируются, перемещаются и определяются на доске. Кроме того, физической доской заинтересуются и другие – руководству очень понравится наглядность доски и возможность отслеживать ход работ напрямую, не через среднее руководящее звено и не по еженедельным отчетам, так что ожидайте визита директора в течение недели.
Для начала достаточно будет старой доброй пробковой доски, ручек, бумаги для заметок и кнопок; или белой доски и стикеров. Можно даже попробовать найти лучшее применение вон той доске объявлений, на которой полтора года висит всеми забытый и совершенно неразборчивый график. Трех или четырех колонок будет достаточно, но помните, что вам может понадобиться еще пространство.
Блистательный пример
Как сделать идеальную канбан-доску:
• Приобретите два рулона разноцветных обоев 3 × 1 метр, набор из 50 разноцветных карточек 12 × 8 сантиметров и 6 маркеров.
• Выберите центральную стену, которая хорошо видна всем сотрудникам из любой части офиса. Важно, чтобы на стене было два-три метра свободного пространства и перед ней было достаточно места, чтобы там могло стоять несколько человек.
• Приклейте две полосы обоев параллельно полу одну над другой.
• Разбейте получившееся пространство 6 × 2 на четыре колонки, используя хорошо заметные цветные полосы.
• Прикрепите карточку над каждой колонкой: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное».
• Оставьте достаточно места для расширения доски; вам может понадобиться изменить количество колонок, чтобы отобразить этапы рабочего процесса.
• Запишите задачи на карточки и прикрепите их на колонки «Идеи» или «Сделать».
• Переместите карточки в колонке «Сделать», пока они не окажутся в нужной последовательности.
• Готово!
Поместите вашу доску в приметное место, а не туда, где коллеги бывают редко. Доска скоро станет центром для действий команды, поэтому убедитесь, что около нее осталось достаточно места для тех, кто будет к ней подходить. Вне всяких сомнений, реальная доска понравится всем.
Будьте решительны: мы во всеуслышание заявляем, что переходим на Agile.
Дешевые и высокотехнологичные альтернативы
Несмотря на то что мы отдаем предпочтение старомодным физическим доскам, бывают ситуации, когда цифровые варианты предпочтительнее или даже являются единственным вариантом. Когда члены вашей команды постоянно в разъездах или работают в разных городах, технологичный вариант становится более привлекательным.
Но прежде чем отказаться от реальной доски, подумайте дважды – особенно если это ваш первый опыт в Agile. Цифровая доска более функциональна, но менее заметна, поэтому многие выгоды от ее использования будут утеряны. Не переходите на цифровую версию только потому, что некоторые члены вашей команды любят иногда поработать дома; обдумайте все лишний раз, чтобы в конечном счете вместе с грязной водой не выплеснуть и ребенка.
Если цифровая доска – единственно возможное решение, рассмотрите вариант совмещения ее с реально существующей доской на стене, продублированной в электронной форме. Проблемы с синхронизацией двух разных вариантов будут с лихвой компенсированы преимуществами реальной доски. Но даже если и это не вариант, можно отыскать несколько программ для создания доски с хорошим функционалом. Некоторые из них бесплатны, а у других есть пробный период, так что их можно протестировать, прежде чем покупать.
Блистательный совет для сохранения времени
Программы для электронной доски для Канбана или Скрама довольно востребованы, поэтому есть из чего выбрать. Trello – бесплатная, легкая в использовании и совместима со многими устройствами. JIRA – больше чем просто доска, и те, кто ее использует, расходятся в оценках этой платформы, но в ней есть возможность приобретения надстроек для распечатки пользовательских историй, что делает синхронизацию с реальной доской куда проще.
Создание журнала требований работ
Список «Сделано» – ключевой для канбан-доски и используется для создания журнала требований в различных гибких подходах. Все задачи, прямо или косвенно, должны быть направлены на выпуск продукта и достижение высокой результативности рабочего процесса. Установка канбан-доски – важный этап, но совещания для обсуждения хода работ – только часть рабочего процесса. Конкретные задачи должны быть сосредоточены на результатах, а не на их обсуждении. Если задача на доске не направлена на конкретное действие, ее оттуда нужно убрать.
Журнал требований в Канбане очень похож на журналы в прочих методологиях Agile, задачи так же каталогизируются, как и пользовательские истории. Тем не менее в Канбане есть некоторые важные отличия:
• Задачи должны быть равного размера. Лучше иметь истории меньше, но примерно одинакового размера. Разделение больших объемов работы на меньшие, приблизительно равные куски – подтвержденный метод для улучшения производительности и прогнозирования времени завершения работы, как и сравнение аналогичных показателей.
• Журнал требований обновляется регулярно, и в Канбане он куда более динамичен, особенно если работа идет хорошо. В других средах Agile журналы требований изменяются часто, но не настолько. Журнал в Канбане может обновляться каждый день.
Блистательная мысль
Переход на Agile не всегда проходит гладко. Иногда даже получить проект для того, чтобы опробовать на нем техники Agile, – недостижимая мечта. Но, даже если вы столкнулись с противниками гибких подходов, не отчаивайтесь. Начните с малого и просто сделайте свою собственную канбан-доску. Все аспекты вашей работы станут видны коллегам, что позволит упредить вопросы насчет того, над чем вы сейчас работаете.
Сомневающихся можно переубедить, продемонстрировав им на личном примере, как работает Канбан.
• Задачи выбираются, а не навязываются. Команда ориентируется не по следующей задаче, а по жесткому расписанию – задаче будет присвоен наивысший приоритет, как только ресурсы для ее выполнения станут доступны.
Перетасовка колоды
Как только вы обсудили идеи, сформировали доску и журнал требований, следующий шаг – организовать разумную последовательность работы. Никто в здравом уме не расставит задачи в алфавитном порядке, но просто удивительно, как часто приоритет задач присваивается в случайном порядке – в зависимости от того, что вам нравится, или под давлением со стороны, или даже и то и другое, но совсем не по разумным и взвешенным поводам.
Главная идея всех гибких подходов – обеспечение результата, и именно эта мысль должна быть основной в определении приоритетности задач. Задача, которая направлена на результат, должна выбираться первой. Если две разные задачи кажутся одинаково равными по бизнес-ценности – выбирайте ту, которая легче.
Не тратьте много времени на определение бизнес-ценности задачи – сравнения ее с другими должно быть достаточно; на этом этапе значение имеет сравнительная оценка, а не детальный анализ. Проведите простой подсчет расходов на реализацию задачи, включающий в себя такие факторы, как время, необходимые усилия и затраты. Перемножив эти цифры, получите некий общий балл, который будет определять приоритетность задачи.
Блистательный пример
Существует пять простых шагов для определения приоритета задачи:
• Разделите истории в журнале на равные по объему задачи.
• Присвойте каждой бизнес-ценность (от 1 до 10, где 10 – максимальная).
• Определите расходы на реализацию (от 1 до 5, где 1 – самая «дорогая» и 5 – самая «дешевая»).
• Найдите произведение «бизнес-ценность × расходы на реализацию» и упорядочите полученные результаты в порядке убывания.
• Просмотрите полученный список с точки зрения здравого смысла!
– А еще вы обещали сварить мне чашечку кофе!
Одним из больших преимуществ канбан-доски является легкость перераспределения карточек во время группового обсуждения. Это будет очень важно после того, как возникнет необходимость изменить порядок задач после согласования их приоритетности.
Одним из краеугольных камней Канбана является совместная работа бизнеса и команды, работающей над реализацией идеи, и когда все вместе собираются у доски, обсуждая задачи и определяя, что дальше, это становится особенно очевидно.
Контроль работ в процессе (WiP)
В идеальном мире каждая задача вверху списка «В процессе» должна перейти в список «Сделано», прежде чем будет начата работа над следующей. На деле все не так просто, и большинство решает сразу несколько задач в одно время. Это не многозадачность, а простая необходимость.
Канбан устанавливает лимит на количество задач, одновременно находящихся в работе. Это значение можно применять и при одиночной работе, и для команд. Одному человеку не рекомендуется работать более чем над тремя задачами в один момент времени; для команды это значение равняется количеству членов команды, умноженному на два.
Периодически можно заметить тенденцию работать с удовольствием над задачей в самом начале и терять к ней интерес по мере продвижения к завершению. Канбан справляется именно с этим установкой предела WiP. Это помогает не утонуть во множестве задач, которые застряли в состоянии «завершено на 99 %». Обеспечение надлежащей результативности работы невозможно без ее завершения.
Для успешного применения Канбана установление предела WiP совершенно необходимо. Без этого колонка «Сделано» на доске так и не превратится во впечатляющий список завершенных дел. Предел WiP обеспечивает непрерывность рабочего процесса вплоть до его завершения и получения выплат. Члены команды будут вынуждены разбираться со сложными задачами, а не задвигать их в дальний угол.
Постоянное совершенствование процесса работы является важной частью Канбана и в основном будет происходить само по себе. Предел WiP вынуждает команды быть более вдумчивыми, когда это необходимо, и понимать, что тормозит производственный процесс. Это создает атмосферу постоянного поиска улучшений и всевозможных корректировок, чтобы машина работала более плавно, – прямо как в индустрии, из которой Канбан появился.
Канбан страдает от
• Ни от чего, если подойти к нему с умом.
Управление проектами с Канбаном
Еще один ключевой тезис Agile – непрерывный выпуск продукта. Не нужно долго ждать улучшений – продукт выпускается постоянно. Канбан схватывает самую суть этой идеи, потому что каждая часть проекта обрабатывается по отдельности. Это и будет лакмусовой бумажкой для идеальной пользовательской истории. Сохраняется ли в ней смысл, если осуществить ее отдельно? Порадует ли она в таком виде кого-то?
Конечно, и весь проект можно осуществить, использовав Канбан. Проект можно разделить на меньшие части или пользовательские истории, работа над которыми будет вестись поэтапно. Канбан побуждает бизнесменов рассматривать и составные части проекта, и ориентироваться на выпуск таких продуктов, которые обеспечат отдачу сами по себе, а не только как часть общего проекта. В этом случае отличным примером служит добавление новых характеристик к уже созданному продукту.
Жизнь, проведенная на краю пирса, – это жизнь, полная сожалений и страха.Райан Лилли (бизнес-спикер, автор)
Завершающие слова
Одна из прекрасных особенностей Канбана – это то, что он приносит минимальные изменения в статус-кво. Отталкиваясь от уже существующих принципов рабочего процесса, гораздо легче избежать ситуаций, когда процесс окажется нарушен или его положительные стороны окажутся утеряны. Канбан отдает предпочтение эволюции, а не революции, стремясь не потерять то, что уже есть.
Изменения, привносимые Канбаном, на первый взгляд незаметны, но их влияние сложно переоценить. Кто в здравом уме будет спорить с ограничениями на число рабочих задач? Использование Канбана приводит к непосредственным улучшениям в работе и нередко сопряжено с рядом внезапных озарений. Возможно, вы столкнетесь с несколькими фомами неверующими, но результаты очень быстро сумеют их переубедить.
Переход к новой революционной методике работы нередко оказывается неординарной задачей. После пары бокалов вина довольно легко убедить собеседника в преимуществах Agile, но на практическом уровне адаптировать работу коллектива к гибким подходам сложнее. Некоторые люди сумеют адаптироваться очень быстро и будут рады это сделать, но остальных придется подталкивать в нужном направлении. Вопрос заключается в том, как.
Канбан – отличный способ это сделать. Его легко понять и еще легче использовать. Несмотря на свою легкость, Канбан не является компромиссным решением. Он вполне способен фундаментально изменить командную работу и продемонстрировать преимущества Agile. Использование Канбана может быть самостоятельным решением или промежуточным этапом на пути к Скраму или любому другому гибкому фреймворку.
И последнее важное замечание: Канбан очень легко понять и применять, но его также довольно легко применять неправильно. Не стоит обманываться его простотой. Начать использовать Канбан довольно просто, но, чтобы извлечь из него максимум эффективности, понадобится приложить некоторые усилия.
Блистательный итог
• Канбан-доска – центр всего проекта.
• Начните с визуализации рабочего процесса.
• Определитесь с пределом WiP для наибольшей эффективности.
• Несмотря на кажущуюся простоту, Канбан – исключительно мощный инструмент.
• Канбан может быть вашим пунктом назначения или остановкой на пути к чему-то большему.