Анализ проблем, возникающих при внедрении большинства организационных мероприятий, программ и нормативных документов показывает, что они не приносят желаемого результата из-за несовершенства или отсутствия в них механизмов контроля. Нерациональный механизм контроля не только снижает его эффективность, но способен парализовать и дезорганизовать работу, так как внимание и усилия направляются не на выполнение намеченных задач, а на контрольные мероприятия. Недопустимым является и внедрение тотального контроля вызывающего существенные затраты, небрежность и снижение личной ответственности исполнителя, предполагающего, что ошибки будут устранены в процессе проверки.

Контроль подразумевает отслеживание установленного в банке порядка проведения операций, для выявления степени их соответствия желаемым или нормативно установленным величинам и целям, т. е. эталонам, а также предотвращение или блокировку негативных событий и развитие положительных тенденций.

Механизм контролирования должен обеспечивать эффективный, непрерывный и постоянный процесс воздействия субъекта контролирования на бизнес-процессы и контрольные точки для обеспечения контроля собственно банковской и административно-хозяйственной деятельности. При этом, имея в виду разные ее уровни – от отдельных рабочих мест и проведения операций до итоговых параметров деятельности организации в целом и предусматривать средства контролирования за внешней средой.

Рассчитывать на предотвращение негативных событий, способных препятствовать достижению целей организации позволяет, прежде всего, обоснованный выбор используемых для проведения контролирования методов, приемов и средства контроля.

В качестве основного термина объединяющего по смыслу определения понятий: «метод», «способ», «прием», «средства», «инструмент», «процедура», нами выбрано понятие «способ контроля».

Автором уточнено определение понятия «способ контроля». «Способ контроля» – это целенаправленное действие, отдельный прием или операция, осуществляемые для выявления соответствия фактического состояния контролируемого объекта установленному для него стандарту или блокирующее нежелательное события.

Метод контроля – это совокупность способов контроля используемых в контрольном процессе.

Необходимо спроектировать и ввести в действие способы и методы контроля над процессами с целью обеспечить выполнение задач каждого процесса, включая оперативные задачи, задачи финансовой отчетности и соблюдения нормативных требований. Процессы контроля должны органично встраиваться в технологические производственные процессы, сопровождая их, для этого необходим анализ и обоснование перечня средств и методов контроля, которые позволяют обоснованно рассчитывать на предотвращение или обнаружение и исправление существенных ошибок.

Методы являются контрольными только в том случае, если они позволяют воздействовать на контролируемый объект и добиваться установления состояния определенного с учетом его роли в достижении цели или появления риска.

Каждому объекту и проблеме необходимы адекватные им способы и методы, которые формируются в зависимости от целевой функции контроля и допустимого риска. Выделяя приоритеты контролирования, или объекты (точки контроля) следует учитывать два момента:

 повышенный риск, т. е. области, где риск ошибок наиболее высок,

 значимость с точки зрения достижения цели его функционирования, т. е. целевое предназначение.

В настоящее время в контрольной деятельности используется достаточно широкий набор способов и методов для осуществления контроля, перечислить которые в полном объеме практически невозможно.

Способы, методы и процедуры проведения контроля непрерывно развиваются и совершенствуются с тем, чтобы постоянно и полно соответствовать изменяющимся хозяйственным условиям, минимизировать ошибки в деятельности, быть экономичными. Кроме того, встраивание контролирования в технологический и управленческий процесс предполагает наряду с использованием традиционных приемов, расширением и модификацией действующих, выдвижение на первый план новых приемов, помогающих предотвратить существенные риски. Синтез различных приемов и методов позволяет разрабатывать действенные методики реализации контроля. Говоря о средствах и методах контроля, необходимо четко представлять их классификацию в зависимости от целевого использования и их эффективности в уменьшении риска возникновения существенных ошибок и злоупотреблений.

Принимая во внимание, что средства и методы контроля необходимы для того, чтобы «держать ситуацию под контролем», т. е. иметь уверенность или информацию о том, что объект или ситуация не отклоняются от установленных нормативов или желаемого состояния, а при отклонении оно будет оперативно выявлено, зафиксировано и доведено до субъекта способного осуществить регулирование или заблокировано, перечень приемов для контроля достаточно широкий. Вместе с тем, контроль необходим если, нужно выявить факт соответствия целевым, плановым, нормативным параметрам, или в ситуациях, где возможны изменения или искажения параметров объекта (например, при передаче ценностей, переносе информации), имеется потенциал для хищения, потери или намеренных злоупотреблений. Потенциал или оценка возможной величины несоответствий, искажений или злоупотреблений является риском и определяющим фактором при выборе методов контроля.

Наиболее сложной проблемой системного встроенного контролирования является выбор области контроля или контрольных точек т. е. определить что и в каком объеме контролировать, и одними из главных направляющих критериев являются цели контролирования и экономическая эффективность осуществления контроля (т. е. соотношение затрат на проведение контроля и потенциальных потерь).

Однако проблему экономической эффективности осуществления контроля несмотря на всю ее очевидность разрешить нелегко, так как не всегда имеются условия для расчета соотношения таких затрат так как превентивность контроля снижает вероятность реальности таких расчетов. Кроме того фактические средств и методы контроля также могут использоваться неравномерно, например, использование хранилищ или сейфов, при сопоставимых затратах в них могут размещаться как слитки золота, так и упаковки с монетами.

Невозможно оценить результативность контролирования, учитывая, что его результатом может быть сохранение имиджа и высокой репутации организации, просто создание атмосферы, исключающей «желание» злоупотреблений. Кроме того, поддержание эффективности контрольной деятельности требует постоянного внимания к изменяющимся обстоятельствам и меняющейся операционной среде, включая рост использования информационной технологии, которая может сделать устаревшими и бесполезными существующие формы контроля и потребовать разработки и внедрения новых методов и средств.

Поэтому на первый план выходит проблема подбора средств и методов контроля, адекватных целям, функциям контроля по отношению к объекту контроля, т. е. построение механизма контролирования.

Для того, чтобы осуществить эффективный подбор и встраивание контролирования в технологический банковский процесс необходимо обладать достаточно широким набором различных средств и методов контроля, пригодных для применения в определенной контрольной ситуации и четко представлять их назначение с точки зрения выполняемых функций в контроле и потенциального результата.

При организации встроенного контролирования важно учесть, что превентивные средства позволяют эффективно предотвратить или уменьшить риск ошибки или злоупотребления, защитить от негативных явлений, прогнозировать возможные риски, распознавать и предотвращать явления негативные как по форме, так и по содержанию. Эти методы так же применимы при оценке окружающей среды и провоцируемых ею рисков, в том числе на раннем этапе их возникновения.

Использование средств обнаружения осуществлять контролирование бизнес-процессов и операций во время или после их проведения и оценивать выполнение задач соответствующего процесса, включая выявление ошибок или злоупотреблений. Средства обнаружения могут применяться к группе операций.

Акценты контроля в аудите смещаются с прямого исследования объекта контроля на оценку действующих методов контроля. Он должен сочетать методы прямого контроля и диагностики объекта контроля с методами мониторингового наблюдения на контрольными методами и приемами по отношению к этому объекту.

Сместив акценты с прямой дублирующей оценки и использования методов фактического контроля на оценку качества структурно-технологического контроля, т. е. контролей: управленческого и технологического как встроенных в процесс методов контроля. Транзитивность контроля позволяет использовать индикативные методы оценки, интегрирующие определенные явления в сигналы, позволяющие оценить деятельность без повтора контрольных методов.

Сочетание применения различных методов позволяет создать среду контролирования, исключающую или значительно снижающую вероятность и условия для негативных событии. Разделение контроля на упреждающий (превентивный) и выявляющий является достаточно условным, т. к. создание среды контролирования, в которой негативные моменты будут выявлены, само по себе уже является существенным фактором предупреждения нарушений.

Для практического обоснования применения способов и методов контроля и особенностей вырабатывания его механизма необходимо проанализировать известные и используемые способы и методы контроля.

По критерию, влияния на контролируемый процесс, средства и методы контролирования можно относить к трем основным группам: превентивные, выявления и способствующие контролю.

В качестве ориентировочного распределения мы попытались распределить существующие способы по группам: превентивные, выявления, подтверждения и аудита. Примеры средств и методов по предложенным группам приведены нами в табл. 1.

Сама по себе любая классификация имеет чисто познавательное значение в теоретическом плане, по нашему мнению, для практического применения значимы не распределения и группировки средств и методов по каким-либо признакам или критериям, важна определенность относительно того, как средства и методы контроля относятся к операциям или сферам, в которых может возникнуть ошибка, и могут эффективно уменьшить риск ошибки или злоупотребления.

Таблица 1

Кроме того, при подборе средств и методов следует анализировать их особенности и возможность для предотвращения, устранения или выявления негативного события, возможность самоконтроля, роль и влияние наличия стандартов для идентификации.

Поэтому важно иметь карту характеристики потенциала и ограничений различных средств и методов контроля.

Рассмотрим характеристику основных типов средств и методов контроля, их потенциала, возможности применения и ограничений.

Характеристики потенциала и ограничений различных средств и методов контроля

Для выбора средств и методов контроля необходимо выполнить последовательные действия по алгоритму:

1. определить контрольные точки (объект или предмет, определенный для проведения контроля), на основе соответствующих целей деятельности и соответствующих им целей контролирования;

2. классифицировать потенциально возможные ошибки и нежелательные ситуации;

3. выявить перечень факторов, которые принимаются в расчет при оценке риска выполнения данной операции;

4. определить функции, реализуемые в процессе контролирования;

5. выбрать средства и методы контроля, адекватные контролируемому объекту и допустимому уровню риска, исходя из классификации:

• приемов и способов превентивного характера, минимизирующие или затрудняющие возможность возникновения нежелательных событий

• методы выявляющего характера

• методы блокирующего характера (пароли, подписи…)

• методы сигнального характера (лампочки…сигналы)

• методы констатации произошедшего события

6. оптимизировать технологию применения средств и контрольных методов по отношению соответствующим контрольным точкам;

7. обеспечить обратную связь на основе поставки информации о результатах контролирования субъекту контролирования на основе анализа:

• характера допущенных кредитной организацией нарушений

• причин, обусловивших возникновение выявленных нарушений

• общего финансового состояния кредитной организации.

Выбор средств и методов контроля является основой формирования механизма контроля, который должен быть:

• чувствительным к существенным всем изменениям контролируемых процессов и объектов;

• адекватным целям и функциям контроля;

• предусматривать включение определенных средств контроля в технологические банковские процессы и обеспечивать контролирование над ними.

8. установить допустимые стандарты риска.

Факторы риска, связанные со средствами контроля

К этим факторам риска относятся:

1. отсутствие надлежащего надзора со стороны руководства аудируемого лица (например, неоправданно редкие проверки удаленных мест ведения хозяйственной деятельности);

2. отсутствие надлежащих процедур отбора и проверки кандидатов на замещение должностей, предполагающих доступ к активам, подверженным присвоению;

3. отсутствие порядка в системе учета активов, подверженных присвоению;

4. отсутствие надлежащего распределения обязанностей между ответственными сотрудниками или проведения регулярных независимых проверок;

5. отсутствие соответствующей системы авторизации (разрешения и утверждения) руководством аудируемого лица хозяйственных операций (например, совершения покупок);

6. недостаточная охрана и/или отсутствие средств, надежно препятствующих физическому доступу к денежным средствам, товарноматериальным запасам или основным средствам;

7. отсутствие своевременного и надлежащего документирования операций;

8. неиспользование права на очередной отпуск сотрудниками, исполняющими основные контрольные функции.

Наиболее сложной проблемой системного встроенного контролирования является выбор области контроля или контрольных точек т. е. определить что и в каком объеме контролировать, и одними из главных направляющих критериев являются цели контролирования и экономическая эффективность осуществления контроля (т. е. соотношение затрат на проведение контроля и потенциальных потерь). Однако проблему экономической эффективности применения методов и средств контроля несмотря на всю ее очевидную необходимость разрешить нелегко, так как не всегда имеются условия для расчета соотношения таких затрат так как превентивность контроля снижает вероятность реальности таких расчетов. Кроме того, поддержание эффективности контролирования требует постоянного внимания к изменяющимся обстоятельствам и меняющейся операционной среде, включая рост использования информационной технологии, которая может сделать устаревшими и бесполезными существующие формы контроля и потребовать разработки и внедрения новых методов и средств.

Поэтому на первый план выходит проблема подбора средств и методов контроля адекватных целям, функциям контроля по отношению к объекту контроля, т. е. применение механизма контролирования.

Объект выходит из под контроля при возникновении таких отклонений, в отношении которых нет методов воздействия на для их устранения или изменения.

Для того, чтобы осуществить эффективный подбор и встраивание средств и методов контроля в технологический бизнес-процесс необходимо обладать достаточно широким набором различных средств и методов контроля, пригодных для применения в определенной контрольной ситуации и четко представлять их назначение с точки зрения выполняемых функций в контроле и потенциального результата. При организации встроенного контролирования важно учесть, что превентивные средства позволяют эффективно предотвратить или уменьшить риск ошибки или злоупотребления, защитить от негативных явлений, прогнозировать возможные риски, распознавать и предотвращать явления негативные как по форме, так и по содержанию. Эти методы так же применимы при оценке окружающей среды и провоцируемых ею рисков, в том числе на раннем этапе их возникновения. Особенность превентивных методов состоит в том, что они могут использоваться как инструмент самоконтроля. Так четко определенные планы, нормативы и другие требования, доведенные до оперативных исполнителей, позволяют им выявлять отклонения уже в процессе исполнения и быстрее реагировать на выявленные отклонения. Вместе с тем применение этих методов связано с необходимо постоянно определить и обновлять стандарты для сравнения (планы, нормы, коэффициенты, требования и т. д.), что является достаточно трудоемким процессом.

Однако, нельзя недооценивать средства и методы контроля предполагающие использование контролирующего работника и взаимного контроля, при котором снижаются риск невнимательности, некомпетентности, а так же намеренных злоупотреблений.

Использование средств обнаружения осуществлять контролирование бизнес-процессов и операций во время или после их проведения и оценивать выполнение задач соответствующего процесса, включая выявление ошибок или злоупотреблений. Средства обнаружения могут применяться к группе операций.

Сочетание применения различных методов позволяет создать среду контролирования, исключающую или значительно снижающую вероятность и условия для негативных событии. Разделение контроля на упреждающий (превентивный) и выявляющий является достаточно условным, т. к. создание среды контролирования, в которой негативные моменты будут выявлены, само по себе уже является существенным фактором предупреждения нарушений.

Формы, методы, техника и процедуры проведения контроля должны непрерывно развиваться и совершенствоваться с тем, чтобы постоянно и полно соответствовать изменяющимся хозяйственным условиям, минимизировать ошибки в деятельности, быть экономичными.