Организация контроля является важным условием повышения эффективности управления процессом достижения целей. Непреднамеренные, случайные ошибки и недостатки легко выявляются при использовании обычных методов контроля, а различного рода злоупотреблениям можно противостоять только при правильно и рационально организованной и научно обоснованной системе контроля.

При формировании системы необходимо обеспечить интегрированный подход к проведению контроля субъектами, имеющими специфические «собственные» цели в отношении различных направлений деятельности одного объекта, а также учитывать транзитивность контрольных методов. При организации системного контроля следует учитывать особенности контролирования системы управления рисками, так как взаимодействие этих систем должно обеспечивать не только эффективную защиту от принятых рисков, но проводить постоянную работу по выявлению новых рисков и носить упреждающий характер, обеспечивая активное воздействие на осуществление и выбор направлений деятельности.

В международной практике определение системы внутреннего контроля предлагается Базельским комитетом по банковскому надзору в работе “Система внутреннего контроля в банках: основы организации” [9]Система внутреннего контроля в банках: основы организации (Базельский комитет по банковскому надзору, Базель, сентябрь 1998 года), Письмо Центрального банка Российской Федерации от 10.07. 2001 г., 87-Т
Использована Справочно– информационная система Консультант Плюс.
, где определяется, что «Эффективная система внутреннего контроля требует создания надлежащей структуры контроля, при которой контрольные функции определяются для каждого уровня деятельности банка. Сюда должны входить проверки, осуществляемые менеджментом; система согласований и делегирования прав; надлежащий контроль за различными подразделениями; проверка соблюдения лимитов на риски и последующий контроль устранения выявленных нарушений; система сверки счетов и перекрестной проверки; инвентаризация имущества. Эффективная система внутреннего контроля требует наличия надежных информационных систем, охватывающих все основные виды деятельности банка». Анализируя рекомендации Базельского комитета, можно выявить ряд предлагаемых элементов для организации и оценки системы внутреннего контроля, это:

1) управление и культура контроля;

2) признание и оценка риска

3) деятельность по осуществлению контроля и разделение полномочий;

4) информация и система ее передачи;

5) мониторинг деятельности и исправление недостатков. (11н)

Общепринятой точкой зрения является представление о том, что

система существует и функционирует в некоторой среде. К среде относят внешние по отношению к данной системе образования связанные с ней сетью коммуникаций. Сложность внешнего окружения определяется числом внешних факторов, на которые организации приходится реагировать, а также степенью переменчивости каждого такого фактора. Внешней средой для любой системы, в том числе и внутренней системы контроля, являются другие системы, с которыми она взаимодействует. «Набор» систем, с которыми взаимодействует конкретная система, в свою очередь, зависит от функций, выполняемых ею. При этом, чем выше уровень организованности системы, тем более чувствительна она к среде, с одной стороны, с другой, – выше активность ее воздействия на среду. Влияние внешней среды преломляется через внутренние свойства системы, через присущие ей внутренние противоречия. Организация и проведение контроля предполагает формирование открытой системы, функционирующей в тесной взаимосвязи с системой управления, бухгалтерского учета, информационными и другими системами в организации.

Средой, в которой функционирует система внутренняя контроля, по нашему мнению, следует считать, в первую очередь, систему управления, системы бухгалтерского учета, безопасности, информационную систему и внешние надзор и аудит, поскольку данные системы тесно взаимодействуют между собой. Кроме того, к среде контроля относятся набор характеристик, определяющих служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля в компании и культура проведения самого контрольного процесса, т. е. факторы социально-психологического характера, формирующие атмосферу для проведения контроля и отношения к нему.

Исходя из логики подходов, среда контроля не является элементом системы контроля и должна рассматриваться как самостоятельным формирование.

Контрольная среда – понятие, характеризующее общее отношение, осведомленность и практические действия руководства проверяемой организации, направленные на установление, поддержание и развитие системы внутреннего контроля в организации.

Внутренняя система контроля имеет наиболее тесную связь с системой управления, которая так же является для нее окружающей средой. Контрольная среда включает в себя: стиль и основные принципы управления организацией, кадровую политику и практику систему реагирования на информацию формируемую контролирующими службами и субъектами.

Учитывая сложность, многогранность и всеобъемлемость контрольной деятельности в организации, а так же ее взаимообусловленность с системами управления, учета и информационного обеспечения для выделения собственно системы внутреннего контроля по нашему мнению следует выбрать только те элементы, которые принимают прямое, непосредственное участие в формировании свойств этой системы. Использование термина «система внутреннего контроля», должно давать представление о сущности и особенностях реального механизма, объединяющего различные виды контрольной деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта, диагностикой и оценкой процессов развития и достижения целей, выявления проблем и причин их возникновения, оценкой рисков и формирования информации для активных действий по корректировке выявленных отклонений.

Контроль всеобъемлющий процесс, проникающий и охватывающий всю деятельность организации, поэтому какие бы совокупности элементы не предлагались, они не отражают полноты и целостности контрольной деятельности в соответствии со стоящими пред ней целями и задачами, а отражают лишь отдельные аспекты или фрагменты этой деятельности, представляя собой элементы механизма контроля или его среды.

При формировании системы нужно учесть ряд влияющих на нее условий:

1) деятельность субъектов, инициирующих контроль для достижения целей деятельности

2) функционирование объектов контроля в соответствии с целями субъектов и эталоны состояния объекта, обеспечивающие достижения целей деятельности

3) необходимость координации контрольных действий различных субъектов, таким образом, чтобы получить информацию состоянии достижения целей деятельности для каждого уровня управления и предпринять регулирующие управленческие воздействия для устранения нежелательных отклонений состояния объекта

4) необходимость обеспечить поставку достоверной объективной и полной информации о состоянии организации и степени достижения целей по обеспечению интересов акционеров, инвесторов, клиентов, а также требований надзорных органов, законодательства и нормативных актов.

Система внутреннего контроля (СВК) организации должна выполнять функцию минимизации внешних и внутренних рисков.

Формирование системы внутреннего контроля определяется комплексом процессов, происходящих во внешней среде и в самой системе контроля, т. е. внутреннюю систему контроля можно и нужно рассматривать в процессе развития, который определяется множеством условий и факторов внешнего и внутреннего характера. С другой стороны, контрольный процесс оказывает очень сильное влияние на поведение окружающих систем. Неудачно спроектированная внутренняя система контроля может сделать поведение работников ориентированным на нее, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контролирующих субъектов, а не к достижению поставленных целей организации. Это может привести к выдаче неверной информации и серьезным проблемам в управлении и деятельности организации.

Система контроля не является закрытой, она создается управлением, функционирует для достижения целей управления, контролирует все службы и подразделения в системе управления, но выделяется нами как самостоятельная система для того, чтобы преодолеть раздробленность ее элементов на основе постановки целей контроля направленных на помощь в управлении, но не дублирования их или замещения. Отмечая то, что внутренний контроль необходимо рассматривать как подсистему, встроенную в обычные системы управления, т. е. как часть планирования, учета, организации, координации, регулирования, как подсистему элементов, включаемую в технологические процессы и хозяйственную деятельность, так и самостоятельную подсистему-внутренний аудит. Можно заключить, что система внутреннего контроля должна содержать ряд элементов, образующих определенные виды контрольной деятельности, которые, взаимодействуя друг с другом, обеспечивают формирование информации о состоянии достижения целей и позволяют добиваться определенного уровня эффективности как собственно системы внутреннего контроля, так и системы управления организацией.

Невозможность и отсутствие необходимости вычленить и обособить функцию контроля от управленческой деятельности определяют специфику построения системы внутреннего контроля, состоящую в том ее структура определяется не иерархией субъектов контроля или специалистов контролеров, а сочетанием и взаимодействием определенных типов контролирования и процессов контроля, функционирующих на основе установленного механизма.

Система должна объединять процессы управленческого, технологического, агентского контролей и внутреннего аудита для согласованного и эффективного их взаимодействия и координации, создавая интегрированный контрольный процесс.

Поэтому необходимо выявить значимые элементы системы контроля, которые определяют ее целостность специфические свойства и позволяют решать стоящие перед ней задачи. Этими элементами являются виды контрольной деятельности, механизм их взаимодействия, направленный на оптимизацию потенциальных рисков.

Система внутреннего контроля, обеспечивает объединение процессов контроля осуществляемых множеством субъектов в системе управления, в технологических бизнес-процессах, агентский контроль соответствия, оценивает их эффективность на основе внутреннего аудита и формирует обратную связь с системой управления для снижения рисков и достижения целей деятельности организации.

К элементам системы относятся виды контрольной деятельности, формирующие системный контрольный процесс на основе механизма объединяющего субъекты контроля, объекты контроля, эталоны, риски и контрольные методы.

Система объединяет и обеспечивает размещение и функционирование контрольных методов приемов и средств позволяющих формировать информацию о состоянии выполнения целей деятельности, безопасности и эффективности технологий бизнес процессов. Внутренняя система контроля предполагает функционирование механизма, объединяющего элементы, связанные с выполнением контроля. Основой этого механизма, по мнению автора, является матричное встраивание контрольных методов и приемов на основе определенных принципов во все бизнес процессы деятельности в автоматическом режиме и обеспечение аудиторской оценки их функционирования.

При организации системы внутреннего контроля необходимо учитывать, что она должна создавать условия для эффективного осуществления функций управления организацией посредством формирования информации обуславливающей регулирующие действия, не допускающие возникновения критических ситуаций при отклонениях реального состояния контролируемого объекта от предопределенного для него эталона. Цели контрольной деятельности должны обеспечивать организацию работы таким образом, чтобы работала система, а люди поддерживали ее, вносили коррективы и обеспечивали ее функционирование в рамках определенных параметров и предназначений. Основной задачей системы внутреннего контроля является комплексное проведение контроля, охватывающего все направления деятельности и функции организации, что достигается посредством постановки контроля в сфере управления, операционной системе и системе обеспечения контроля функций социальной направленности и безопасности в деятельности. Разовые и выборочные мероприятия по мониторингу вышеперечисленных действий в лучшем случае приносят разовый эффект и как защита от них рассматриваться не могут.

Принципы системной организации внутреннего контроля предполагают, что система:

1) действует на постоянной основе

2) должна включать механизм, объединяющий основные виды контрольной деятельности (управленческий контроль, технологический, агентский), обеспечивающий их эффективное взаимодействие и обратную связь через функционирование внутреннего аудита

3) обеспечивать интегрированный подход к проведению контроля различными субъектами, имеющими специфические «собственные» цели в отношении различных направлений деятельности одного объекта

4) обеспечивать эффективную защиту от принятых рисков, но проводить постоянную работу по выявлению новых рисков и носить упреждающий характер

5) разграничивать компетенцию входящих в систему внутреннего контроля подразделений, непосредственно осуществляющих разработку, утверждение, применение процедур контроля и оценивающих систему внутреннего контроля. В утвержденных регламентах и положениях для каждого субъекта контроля должны быть определены области полномочий, ответственности, взаимодействия с другими контрольными подразделениями, перечень, периодичность и порядок осуществления процедур контроля

6) предусматривать ответственность субъектов контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций

7) обеспечивать контрольные функции соответствующими средствами для их надлежащего исполнения

8) обеспечивать соответствие контрольных процессов контролируемому объекту, при этом весь комплекс объектов определенных для контроля (т. е. имеющих соответствующие эталоны) должен быть охвачен различными видами контроля в зависимости от уровня риска

9) возможность независимого функционирования различных субъектов контроля для объективного отражения в отчетных материалах результатов проверок

10) обязательное регламентирование деятельности.

Этот подход предполагает взаимодействие субъектов и консолидацию разнообразный методов контролирования для обеспечения комплексной оценки деятельности, при определении ее состояния и перспектив, контроля над системой управлением рисками, обеспечения раннего реагирования для принятия превентивных мер воздействия. При организации контроля систем управления рисками необходимо учитывать, что эти системы должны не только обеспечивать эффективную защиту от принятых рисков, но проводить постоянную работу по выявлению новых рисков и носить упреждающий характер, обеспечивая активное воздействие на осуществление и выбор направлений деятельности… При этом в практику организации контроля также необходимо внедрять системы предупреждения проблем, раннего выявления и реагирования на них.

Специфика элементов системы внутреннего контроля меняется в зависимости от размера организации, её организационной структуры и характера деятельности, однако существуют некоторые важные элементы, которые должны присутствовать обязательно в любой системе внутреннего контроля.

Состав элементов составляющих систему должны быть

1. адекватны состоянию развития контролируемой деятельности

2. способствовать ее рациональному, эффективному развитию

3. ни одно из направлений деятельности не должно оставаться без контроля, в том числе и деятельность менеджмента

4. методы и технологии контроля должны обеспечивать выявление значимых отклонений в контролируемом объекте и оценку их риска, документальное фиксирование результатов и доведение их до субъектов управления

5. контроль должен быть риск ориентированным, необходима технология, обеспечивающая непрерывный контроль и анализ возможных рисков банка

6. обеспечивать информационную независимость и устойчивость системы