Построение системы внутреннего контроля предлагается нами на основе объединения видов контрольной деятельности, механизма их взаимодействия и методов проведения контроля с учетом рисков присущих деятельности. При этом главным условием построения системы контроля в организации является выработка механизма, объединяющего элементы, участвующие в осуществлении контроля по видам контрольной деятельности. Влияние и взаимосвязь элементов, обуславливающих проведение контроля, можно изучать с помощью математической переработки аналитически вычленяемых аспектов и элементов этой связи. Этой цели, по мнению автора, служат показатели матриц зависимости. Матричный способ представления исходных эмпирических данных используется исходя из логики дуальной природы отношений. Представляемые таким образом данные оказываются видимыми в свете связывающих их закономерностей. Эти закономерности, являясь первичными, т. е. интерпретация данных позволяет определить и обосновать закономерности.
Итак, элементами первого уровня системы внутреннего контроля являются виды контрольной деятельности, включая внутренний аудит.
Однако, несмотря на транзитивность видов контрольной деятельности и их тесную взаимосвязь, определяемые общностью основных целей деятельности и генеральной цели контроля, каждый вид контрольной деятельности обладает спецификой целей и задач, характерными особенностями их организации, контрольными методами и приемами. Это определяет видовую автономность и независимость их проведения, но при этом вызывает необходимость формирования механизма объединяющего все виды контрольной деятельности.
Поэтому элементом второго уровня системы внутреннего контроля является механизм, объединяющий элементы видов контрольной деятельности. В системе контроля должны быть не разрозненные инструменты выявления и исправления, возникающих нежелательных или негативных событий, применяемые от случая к случаю, или носящие ситуационный характер, а системно встроенные в управление и бизнес процессы методы и приемы контроля, отражающие целевые установки субъектов управления и контроля в банке при выполнении ими функций и задач банковской деятельности. Для выработки механизма объединяющего элементы видов контрольной деятельности в системе внутреннего контроля нами проведен анализ взаимосвязей основных элементов, обуславливающих и влияющих на контрольную деятельность, а так же с учетом того, что основой проведения контроля в любой организации являются взаимообусловленность целей деятельности, управления ею и проведения контроля. К числу факторов и элементов взаимосвязи, влияние которых необходимо проанализировать и учитывать относятся: функциональные цели деятельности, цели контрольной деятельности, эталоны для контроля, субъекты и объекты контроля, методы контроля, контрольный процесс.
Сложность элементов внутренней системы контроля, проявляется и том, что субъекты контроля могут быть представлены различными органами, службами и отдельными специалистами, чаще всего субъекты контроля, являются и субъектами управления. В тоже время в зависимости от положения в структуре управления, субъекты управления могут являться и объектами контроля. Поэтому их структурирование в системе внутреннего контроля нужно осуществлять не по структуре управления, а в зависимости от целей деятельности организации и роли субъекта в их реализации.
Исходя из того, что любое событие является итогом причинно-следственных связей, а элементы, входящие в систему внутреннего контроля, имеют сложную многоуровневую структуру, для выработки и обоснования механизма их взаимосвязей мы выбрали метод матричной зависимости.
Построение матриц зависимости элементов контрольной деятельности мы предположили осуществлять как ряд последовательных этапов анализа зависимости пар элементов, располагаемых по вертикали и горизонтали.
Первый этап предполагает анализ зависимости целей деятельности банка и субъектов контроля. Правильно организованная система позволяет объединить разрозненные усилия субъектов, инициирующих контроль, обеспечить согласованность, целенаправленность и действенность в организации контроля в целом.
Это оптимизирует полноту, гибкость и необходимую адекватность в принятии решений по проведению контрольных мероприятий.
При построении матрицы зависимости целей деятельности банка и субъектов контроля в первом вертикальном столбце размещаются цели деятельности банка, а в верхней горизонтальной строке субъекты контроля, выявляющие соответствие функционирование объекта по их достижению по видам контрольной деятельности.
Осмысление целей деятельности и конкретизации их по различным субъектам видов контрольной деятельности позволяет выделить, обосновать и конкретизировать объекты, обеспечивающие достижение указанных целей и подлежащие контролю определенным субъектом.
Разработанная таким образом матрица является только схематичным отражение идеи определения объектов контроля и координации деятельности различных субъектов при достижении целей деятельности организации. В практической деятельности необходимо при четкой формулировке целей деятельности организации определить объекты, подлежащие контролю для каждого субъекта управления инициирующего контроль. Развитие и конкретизация высказанных утверждений является технологией контрольной деятельности и будет рассмотрена далее в разрезе видов контрольной деятельности.
Определенность в отношении объектов для контроля позволяет перейти ко второму этапу анализа зависимости пар элементов, располагаемых по вертикали и горизонтали. Такой парой взаимообусловленных элементов являются выделенные на первом этапе объекты контроля расположенные в вертикальном столбце матрицы для конкретного субъекта и его цели и тактические задачи по видам контрольной деятельности. Эта зависимость основана на том, что объекты контроля являются сложным элементом и в некоторых случаях имеют многоэлементную структуру и определяют своим функционированием целый ряд различных задач контрольной деятельности. Цели контроля производны от целей деятельности субъекта относительно функционирования конкретного объекта и сутью производности связующим звеном являются стандарты состояния этого объекта для контроля.
При построении матрицы зависимости в первом вертикальном столбце размещаются объекты для контроля конкретного субъекта, а в верхней горизонтальной строке цели и тактические задачи субъекта контроля по видам контрольной деятельности.
Сопоставляя и анализируя соотношение объектов для контроля конкретного субъекта и целевые тактические задачи субъекта контроля по видам контрольной деятельности можно обосновать и конкретизировать эталоны, характеризующие желаемое и необходимое состояние контролируемого объекта и обеспечивающие достижение указанных целей в результате проведения контроля определенным субъектом. Система контроля должна обеспечивать выполнение целей контроля и эффективность проведения контрольного процесса.
Цели контроля состоят в общем виде в выявлении соответствия реального состояния объекта в ходе достижения его целевой функции установленным для него заранее характеристика. Эти характеристики составляющие, по сути, эталон состояния разрабатываются на основе конкретизации целей и тактических задач субъекта управления.
Эталоны отражают сущностные итоги деятельности, то на что в конечном итоге направлены все действия и являются исходным положением проведения сопоставления в контрольной деятельности.
Наиболее рациональный способ их определения состоит в конкретизации целей и тактических задач деятельности субъекта управления в отношении объекта, функционирование которого определяет возможность достижения этих целей. Таким образом, для субъекта определенного уровня управления по каждой цели и конкретизирующим ее тактическим задачам, этого уровня должны быть определены эталоны состояния объекта, определяющего достижение этих задач.
Разработанная таким образом матрица является схематичным отражение тезиса о том, что определенность объекта в соответствии с ролью конкретного субъекта в обеспечении целей деятельности позволяет осуществлять контроль в соответствии с целями контрольной деятельности только при условии предопределенности эталонных состояния.
Для практической деятельности каждый субъект, инициирующий контроль, должен четко представлять объекты, подлежащие контролю и иметь наряду с целями контрольной деятельности, характеристики желаемого и необходимого состояния для этого объекта, т. е. эталоны, обеспечивающие достижение целей.
Развитие и конкретизация этого тезиса реализуется в технологии контрольной деятельности.
Определенность в отношении эталонов для контроля позволяет перейти к третьему этапу анализа зависимости пар элементов для обоснования механизма объединяющего элементы, входящие в систему внутреннего контроля.
Следующей парой взаимообусловленных элементов являются выделенные на втором эталоны для контроля в разрезе объектов контроля и направления генеральной цели контрольной деятельности для контроля состояния объекта.
Эталоны для контроля в разрезе объектов, т. е. преопределенные желаемые характеристики состояния этого объекта в зависимости от целей контрольной деятельности конкретного субъекта, полученные на втором этапе, размещаем в верхней горизонтальной строке матрицы, а в первом вертикальном столбце размещаем направления генеральной цели контрольной деятельности, отражающие сущность контрольной деятельности в целом.
Учитывая определение сущности контроля, в конечном итоге необходимо провести сравнение фактических характеристик контролируемого объекта и установленных заранее эталонов его состояния необходимого для достижения целей функционирования этого объекта в раках банковской деятельности. Поэтому, анализируя направления генеральной цели генеральной цели контрольной деятельности можно определить методы контроля позволяющие предупреждать, выявлять и ограничивать или блокировать функционирование объекта при отклонении его фактического состояния от эталонного.
Для определения основных точек контроля необходимо учесть возможные риски, возникающие в процессе функционирования объекта. Цель внутреннего контроля при построении системы управления рисками – это внедрение в текущие процессы контрольных процедур, позволяющих минимизировать вероятность наступления риска.
Таким образом, в результате последовательной итерации матричной зависимости пар взаимообусловленных элементов входящих в систему внутреннего контроля нами разработан механизм, объединяющий все виды контрольной деятельности и позволяющий систематизировать проведение контроля в зависимости от функционирования всех элементов входящих в систему внутреннего контроля. Риск ориентированность системы внутреннего контроля обуславливается тем, что при осуществлении контрольного процесса в рамках видов контрольной деятельности в соответствии с идентифицированными рисками, определяются допустимые отклонения от эталонных состояний, которые в случае превышения, должны блокироваться соответствующими контрольными методами, систематизированными технологиями проведения видов контрольной деятельности. Разработка методов и приемов контроля осуществляется на основе идентификации критических процессов, формализация процессов, идентификация рисков в процессах и оценки рисков.
Проводится описание существующих процессов, критичных с точки зрения системы внутреннего контроля, что дает основу для идентификации рисков.
Для решения данной задачи целесообразно двигаться "сверху – вниз", формализуя деятельность с верхнего уровня до уровня рабочих мест, описывая поток работ между исполнителями, а также входящую и исходящую информацию. Такой уровень детализации требуется для дальнейшего анализа рисков в процессах и формирования контрольных процедур. Определяется эффективная стратегия минимизации и предотвращения рисков, при этом оценка рисков позволяет ранжировать их по степени критичности и исключить не существенные риски. Затраты на организацию процедуры должны быть сопоставимы с возможными убытками.
В зависимости от обнаруженного недостатка необходимо воздействовать либо на процесс, либо на сотрудника, его выполняющего, поэтому для обеспечения оценки эффективности контрольных методов должны создаваться документальные подтверждения работоспособности каждой контрольной процедуры – так называемые свидетельства контроля.