1. Знаковая сущность коммуникации

Коммуникация, сложный процесс взаимодействия людей в обществе, изменяет свои параметры по мере развития самого общества. В разнообразные по форме и содержанию коммуникативные процессы вовлекаются практически все члены общества. Это вовлечение предполагает освоение каждым человеком определенной совокупности знаний и навыков, которые помогут ему во взаимодействии с другими людьми в различных по содержанию ситуациях. Возможность каждого человека и общества в целом реализовать эффективные по форме и содержанию коммуникативные акты отражает уровень развития общества, умение находить оптимальные формы взаимодействия для решения общих и индивидуальных проблем. Рассматривая широкое понятие коммуникация, определим некоторые термины, которые конкретизируют это широкое понятие, позволяют увидеть его как конкретные, определенные действия и состояния. Первый термин – коммуникативный процесс – обозначает систему действий по установленным правилам, действий, которые обеспечивают обмен информацией и проходят в таких формах, которые приемлемы для участников этого процесса. В качестве примера можно рассмотреть систему действий, которые называются документным коммуникативным процессом, ограничения, особенности и средства которого последовательно осваиваются теми, кто участвует в процессах этого вида. Второй термин – коммуникативный акт. Этот термин обозначает завершенное целенаправленное действие, в процессе которого между субъектами происходит обмен информацией.

Для проведения каждого коммуникативного акта необходимо соблюдение определенных условий. Эти условия должны быть хорошо известны участникам коммуникативного акта – коммуникантам, которые в отношении друг друга выступают как адресат и адресант; при этом их роли могут чередоваться. Для осуществления коммуникативного акта необходимо существование канала коммуникации, состояние которого должно поддерживаться на уровне, обеспечивающем надежный обмен данными. Схему коммуникативного акта можно увидеть в различных работах, посвященных разным сторонам коммуникации [Кушнерук, 2005:16]. Центральное понятие коммуникации отражено с помощью термина сообщение – неслучайного, часто сложного сигнала, который должен вызвать реакцию получателя. Сообщение – это та единица коммуникации, которая передается посредством коммуникативного канала. Надо различать понятия сообщение и значение сообщения. Значение сообщения связано с его интерпретацией, приданием сообщению конкретного смысла. Для документных сообщений расхождения в определении значений одного и того же послания со стороны отправителя и получателя не просто нежелательны, более того – недопустимы.

Принципиальными для документного коммуникативного процесса являются такие понятия, как кодирование и декодирование. Эти процессы связаны с нахождением оптимальных знаковых средств для фиксирования значения (кодирование) и для присвоения знакам сообщения значений, что помогает понять сообщение полностью. Условности документной коммуникации, унификация и стандартизация ее знаковых средств, форм проведения ориентированы на контроль процесса кодирования, на регламентацию действий и средств, участвующих в этом процессе. Отметим воздействие на коммуникацию таких негативных факторов, как коммуникативный шум и коммуникативные барьеры. Шум и барьеры могут иметь различную природу. В документной коммуникации заметно действие административных, режимных и языковых барьеров.

Для коммуникативных актов, в которых участвуют люди, важны проявления работы второй сигнальной системы: воздействия не объектами непосредственной окружающей действительности, а словом, условным знаком, которому в нашем сознании соответствует значение, смысловое наполнение. Документная коммуникация предполагает в этом отношении выполнение некоторых условий: определенности словесных значений, ограничения многозначности, оценки слова с точки зрения его рациональной и эмоционально-оценочной составляющей.

В теории и практике коммуникации термин знак рассматривается как один из важнейших. Для документной лингвистики понятие знака очень важно, поскольку множество знаковых элементов, используемых при создании документных текстов, заметно шире, чем при создании недокументных сообщений. Знак как элемент сообщения характеризуется тремя сторонами. Он имеет план выражения, т. е. свою внешнюю сторону, распознаваемую органами чувств; за ним закреплен план содержания – устойчивая смысловая наполненность знака и, наконец, план интерпретации – индивидуальное толкование содержания знака, ограничиваемое рамками плана содержания. Для знаков документной коммуникации план индивидуальной интерпретации должен быть максимально сужен, исключается интерпретация, в результате которой содержание документа будет существенно отличаться от того, которое закладывалось автором документного послания. Функциональная и содержательная устойчивость знаков способствует формированию знаковых систем – совокупностей знаков с отношениями между ними, множеств элементов с отношениями и связями между ними, формирующих определенное цельное образование. Мы можем говорить о системе пунктуационных знаков, о системе корректорских знаков, о системе невербальных документных знаков (таблиц, графиков, маркеров). Для систем характерны такие качественные признаки, как целостность (способность проявлять свои свойства как сложного единого объекта), вычленяемость (постоянство состава и стабильность границ системы).

Характеризуя на разных классификационных основаниях знаковые системы, специалисты выделяют такие группы знаковых систем, как первичные и вторичные (например, знаки естественного языка – знаки кода Морзе); открытые, в которые могут входить новые элементы, и закрытые; гомогенные (однородные, включающие одинаковые по свойствам и строению элементы) и гетерогенные (с различными по характеру элементами).

Для документной лингвистики важными оказываются понятия языковой знак и языковая система. Языковая система является открытым, гетерогенным, сложным объектом, включающим единицы различных языковых подсистем: фонетической, морфологической, лексической, фразеологической, синтаксической, семантической. Эти подсистемы включают собственные знаки – фонемы, морфемы, слова, фразеологизмы, предложения, семы (элементарные единицы значений). Важное свойство языковой системы – ее динамизм, который проявляется в изменениях языка. Эти изменения имеют как исторические, так и социальные причины. Для документной лингвистики динамика языковой системы проявляется в изменениях лексико-фразеологического состава средств, используемых в документных текстах, в росте разнообразия документных текстов вслед за ростом документных видов, в изменениях правил, регулирующих создание документных текстов. Экономические, социальные, культурные условия жизни общества оказывают различные по содержанию воздействия на ту часть языковой системы, которая используется в создании документных объектов. В большой степени здесь проявляются действия унифицирующих и стандартизирующих правил, имеющих внеязыковую природу.

 

2. Язык. Речь. Общество

Язык отражает и поддерживает многие стороны общественной деятельности. Он помогает в организации взаимодействия, в закреплении коллективного и индивидуального опыта. Язык обеспечивает единство общества в коммуникативной сфере, закрепляется как фактор государственности, суверенитета, культурного своеобразия. Эти особенности языка проявляются и на документном уровне. Хорошо известны трудности, связанные с установлением сферы действия языков при использовании их в качестве государственных, официальных, языков государственного делопроизводства. Отметим важность такой функции языка, как хранение и передача накопленных данных, отражение состояний государства и его граждан. Язык чаще всего проявляет эти функции через документные формы своей реализации.

Различение терминов язык и речь, часто воспринимаемых как синонимы на бытовом уровне, обязательно при решении теоретических и практических языковых задач. Язык – сложная динамическая знаковая система – живет в речи, в фактах использования языка его носителями. Речь – процессы и факты реализации языка в различных формах, в виде речевых сообщений. Речь может быть внутренней и внешней, звучащей и письменной. То есть внешняя речь может иметь устную и письменную формы. Документная коммуникация связана с письменной формой речи. Фиксация обеспечивает определенность документной коммуникации, способствует процессам унификации и стандартизации элементов документной коммуникации. В письменной речи наиболее последовательно прослеживаются различия ее функциональных вариантов, стилей.

Чаще всего результатом построения письменной речи является текст. С помощью языковых знаков текст представляет результат мыслительной и речевой деятельности; при этом он является объектом восприятия и распознавания для субъекта, который, кроме автора или исполнителя текста, включен в коммуникативный процесс. Текст предназначен для восприятия, последующей речемыслительной деятельности получателя. Документный текст, кроме того, предполагает включение субъектов в некоторые формально-функциональные отношения. Текст документа приобретает экономическое, управленческое, правовое звучание, предполагает практические шаги, конкретные действия в профессиональных областях, в которых осуществляется документирование.

В теории документной лингвистики текст может изучаться в нескольких специальных аспектах: в функциональном (в связи с реальными действиями по изменению специальной ситуации), в знаково-типологическом (с учетом многообразия знаковых средств, особенностями их реализации в различных видовых группах текстов и сочетаемости), в прагматическом, позволяющем связывать лингвистические особенности текста с внеязыковыми последствиями работы документа, в котором этот текст содержится. Все эти аспекты взаимосвязаны, получение формальных показателей, «измеряющих» результаты исследований, могут служить классифицирующей основой документных текстов.

Для документных текстов приобретают особое содержание такие текстовые качества, как целостность и связность. Тематическое единство документного текста, отражающееся в стабильности его композиционной структуры, прочные связи между частями документного текста и обязательная представленность большинства текстовых частей, выполняющих собственные функционально-коммуникативные задачи, – все это делает качества целостность и связность доминантными при определении основных параметров документных текстов.

Одно из понятий, все более расширяющее сферы своего использования в современной специальной коммуникации, – дискурс. Часто говорят об официально-деловом дискурсе, о правовом и управленческом дискурсах. Термин, сравнительно недавно появившийся в русском языке, уже стал многозначным. Иногда под дискурсом понимают текст или группу текстов в сочетании с условиями, в которых текст или тексты имеют смысл. Иногда дискурс определяют как «речь, погруженную в жизнь» (Н.С. Валгина). Для документной лингвистики рассмотрение явлений в аспекте теории дискурса позволяет связать особенности текста с условиями функционирования соответствующего документа, появляется возможность рассматривать документные тексты и особенности их различий в координатах тех условий, которые обусловливают появление и функционирование документов.

Изучение языка и речи развивается в самых различных направлениях, использует различные методы и приемы. Цели исследований и применяемые методы позволяют выделить в языкознании два тесно переплетающихся направления: теоретическое языкознание и прикладное языкознание. Основные направления теоретического языкознания – история развития языков, закономерности языковой коммуникации, строй языков, их особенности в лексической и грамматической сферах, отношения между языком и мышлением, модели языковых процессов, строение языков. Безусловно, этими проблемами теоретическое языкознание не ограничивается.

Прикладное языкознание (или прикладная лингвистика) – направление лингвистики, обратившееся к тем сторонам языка, которые были наиболее интересны в связи с решением практических задач, связанных с машинным и обычным переводом, с разработкой искусственных языков для систем «человек – машина», с решением задач терминоведения, обработки текстов, составления специальных словарей. Здесь круг задач также может быть существенно расширен.

Документная лингвистика, возникнув как частная учебная дисциплина, получила мощный импульс для своего развития после изменения коммуникативной ситуации в мире: развития документных систем, их проникновения в самые разные стороны жизни, создания электронной документной сферы, взаимодействия между новыми формами коммуникации – рекламной, PR и других. К настоящему периоду документная лингвистика является «своеобразным мостиком», соединяющим теоретическое и прикладное языкознания. Документный текст при его рассмотрении в различных аспектах проявляет себя как важный практический инструмент коммуникации и одновременно как сложный лингвистический объект, требующий специального классификационно-теоретического изучения.

 

3. Формы языка, его регулирование и функциональные разновидности

Дискуссии о языковых средствах документных текстов, отражая особенности сферы, в которых функционирует значительная часть документов, часто приводят к выяснению содержания таких терминов, которые значимы как в лингвистическом аспекте, так и в сфере внешней по отношению к языку. К подобным терминам можно отнести такие единицы, как национальный язык, государственный язык, общенародный язык, литературный язык.

Национальный язык – язык социально-исторической общности, которая определяется как нация. Многонациональный состав России предполагает существование множества национальных языков. Однако культурно-исторические, коммуникативные, политические и другие обстоятельства способствуют тому, что один из национальных языков, ведущий по своей роли в обществе, по естественному соотношению наций, по совокупности объективных и исторических обстоятельств, становится государственным. В Российской Федерации государственным является русский язык. Для многонациональных государств определение и выделение государственного языка (или государственных языков, как это отмечается в некоторых государствах) принципиально важно. Государственный язык становится основой коммуникативного обеспечения государственной деятельности, он используется при создании государственных документов, является средством внешних государственных связей.

Кроме термина «государственный язык» встречаются термины «язык межнационального общения», «язык международного общения». Эти определения раскрывают скорее не статус языка, а его возможную функцию, хотя официальное утверждение языков ООН и придает ряду языков специальный статус. Языки межнационального общения и неофициальные языки международного общения – ситуативные языки-посредники, состав которых может меняться в зависимости от конкретной ситуации общения.

Термин «общенародный язык» применяется к языку для того, чтобы показать, что учитываются все накопленные в ходе развития языка единицы и отношения. В языке «живет» просторечная, бранная, жаргонная, ненормативная лексика, самим фактом своего существования порождая дискуссии. Выделение литературного языка – высокой формы национального языка, формы, прошедшей оценку и отбор – обязательный этап в оценке общего языкового потенциала. В письменных формах речи, в словарях оцениваются и проявляются значения и окраски лексико-фразеологических единиц, в грамматике для литературного языка описываются варианты допустимого изменения и сочетаемости языковых единиц. Литературный язык не статичен, он изменяется, что заметно и в текстах документов.

Целенаправленную систему действий, направленную на выделение литературной формы языка, можно рассматривать как процесс нормирования. Литературный язык – нормализованный язык, соответствующий системе правил, требований. Отсюда следует понятие нормы, которая имеет избирательный характер. Норма в языке и речи требует оценки текста и его составляющих на соответствие совокупности нормирующих правил и требований. Нормирование предполагает отбор языковых единиц и условий их реализации, оно связано с реализацией таких принципов, как упорядоченность и внутренняя организация знаковых средств языка. Иногда говорят о частном проявлении нормы, в этих случаях выделяют произносительную (орфоэпическую) норму, орфографическую норму, стилистическую и другие виды нормы.

Регулирование в языке может производиться различным образом. Иногда в лингвистике регулирование называют упорядочиванием, имея в виду содержание регулирования. Для документной лингвистики наиболее значимыми формами упорядочивания, относящимися, в большей мере к лексике, фразеологии и композиционно-грамматическим параметрам документных текстов, являются унификация и стандартизация.

Унификация – действия, результатом которых должно быть достижение единообразия тех объектов, к которым применено это действие. Унификация предполагает последовательный отбор языковых средств на базе не меняющихся в процессе этого отбора правил или требований. В результате унификации получаем не только сокращение списка языковых средств, которые рекомендованы для использования в документных текстах, но и резкое сокращение их вариантов, существующих в общенациональном и литературном языках. В связи с унификацией неуместно говорить об обеднении языка официально-деловых документов. Результатом унификации становится обоснованный отбор и системное представление рекомендуемых языковых средств. При этом обеспечивается компактность и управляемость состава языковых единиц, их однозначное и одинаковое понимание членами документной коммуникации, отсутствие нарушений, связанных со стилевыми требованиями, предъявляемыми к документным текстам. Как правило, унифицирующие процессы имеют более конкретные по сравнению с упорядочением формы. Однако методика унификации документных средств пока что детально не разработана в области синтаксических реализаций.

В результате унифицирующих ограничений и рекомендаций, представленных в различных формах, достигаются важные цели – повышение надежности документной коммуникации за счет большей определенности значений реализуемых в текстах единиц, обеспечивается лингво-технологическое единообразие создания текстов.

Стандартизация. По большому счету это самая жесткая форма регулирования параметров объекта, который подвергается стандартизации. Процесс стандартизации предполагает наличие стандарта – документа, в котором устанавливается и закрепляется система требований к документу, к его параметрам, к составляющим элементам.

Современные стандарты, имеющие непосредственное отношение к документам и документным текстам, регулируют, во-первых, состав терминологических единиц, представляющих понятия делопроизводства и архивоведения (ГОСТ Р 51141—98). Во-вторых, ГОСТ Р 6.30—2003 наряду с перечнем реквизитов представляет модель текстового способа их реализации, позиции реквизитов на документном носителе, что оказывает решающее влияние на такой лингвистический параметр документного текста, как его композиция. Вряд ли есть смысл разрабатывать стандарт документных лингвистических единиц. Даже в самых жестких, мало изменяющихся от документа к документу официально-деловых текстах всегда присутствует изменяемость, словесная или фразовая вариантность.

В документной лингвистике могут быть реализованы и другие действия.

Классификация – один из способов упорядочивания различных объектов, в том числе лингвистических, т. е. и тех, которые могут использоваться для построения документных текстов. Одно из самых главных требований эффективной классификации – разработка классифицирующего основания, которое позволяет разбить объекты на непересекающиеся классы с учетом их качественных и количественных свойств. Для единиц документных текстов основания классификации могут быть различными, они зависят от исследовательских или практических задач. Например, представляется интересной и полезной задача классификации невербальных текстовых элементов по характеру используемых в них знаков.

Шкалирование – процесс расположения объектов на оси, имеющей абсолютную или относительную градацию. Признаки единиц соотносятся друг с другом, и в зависимости от степени проявления признака объект, а чаще его имя, наименование, занимает позицию на шкале. Для документных текстов шкалирование может применяться при исследовании длин синтаксических конструкций, используемых в текстах различных документов.

Описание – довольно консервативный способ представления и упорядочивания лингвистических объектов. Описание текстовых единиц может быть представлено в виде лингвистических таблиц, словарей, текстов-описаний. Основная задача описания – представить характеристики описываемых единиц в виде определения или небольшого, как правило, текста. Эта форма широко используется в научных текстах различной видовой отнесенности: в статьях, диссертациях и учебной литературе.

Документная лингвистика многими методическими и технологическими нитями связана с разделом лингвистики, называемым функциональная стилистика, изучающим стили языка и речи. Под функциональным стилем в общем виде понимается разновидность литературного языка, используемая в очерченной социальной сфере (М.Н. Кожина; Л.B. Рахманин; Г.Я. Солганик; А.К. Демидова). Соблюдение стиля предполагает выбор лексических, грамматических и композиционных решений, которые предшествующей практикой закреплены за текстами данного стиля. От функциональных стилей – литературно-художественного, официально-делового, публицистического, научно-технического, разговорно-бытового – следует отличать индивидуальные стили (идиостили), в которых отражаются устойчивые индивидуальные особенности речевого поведения авторов.

В российской стилистике нет окончательного и всеми принятого мнения о количестве стилей и четких механизмах их разделения. Чаще всего говорят о пяти вышеперечисленных функциональных стилях, однако часто эти стили имеют варианты названий; также иногда выделяют дополнительные стили, в частности, проповеднический, рекламный и другие.

Документная лингвистика более всего связана с текстами, которые представлены в рамках двух функциональных стилей: прежде всего официально-делового и в значительной степени научно-технического.

Что характеризует тексты, относящиеся к этим стилям?

На морфологическом уровне — особое распределение частей речи и собственные пропорции их реализации; рост активности таких, например, суффиксов, как -ени(е), -ость, -ер, -ор, -тель и некоторых других.

На лексико-фразеологическом уровне — терминированность, использование моносемичных и эмоционально неокрашенных единиц; реализация речевых клише, единицы без субъективно-оценочной образной окраски; включение цифровых и символьных компонентов.

На синтаксическом уровне — протяженность и сложность реализуемых синтаксических моделей; реализация документных формул; собственные распределительные характеристики синтаксических конструкций различных типов.

Отметим следующий деликатный момент. Рост значимости юридических процедур, развитие правовой грамотности общества, своеобразная мода на экономико-юридические специальности и соответственно завышенная самооценка представителей этих безусловно важных областей деятельности способствуют утрате профессиональных ориентиров, что приводит к мысли «поуправлять» другими отраслями и направлениями. Так, заявление о том, что официально-деловому стилю присущи основные качества «юридического языка», противоречит лингвистике и элементарной логике: юридический язык является мощной, емкой, но составляющей официально-делового стиля, его частью, видовым вариантом. Официально-деловой стиль включает в себя подстили, характеризующиеся собственными языковыми чертами, например: дипломатический языковой подстиль, беллетристический языковой подстиль, подстиль документных текстов рекламы и PR.

Попутно отметим, что в юридической речевой практике возникают нарушения языковых норм, нарушения, несущие угрозу устной деловой коммуникации и общей культуре речи. Здесь можно отметить включение в официальную речь правоведов лексико-фразеологических единиц из жаргонов: беспредел, пасти, авторитет. Количество таких единиц в устной речи растет, они начинают проникать в письменные тексты. Второе отступление от нормы, закрепившееся в юридической речевой практике, – использование слов, с ударениями, которых не было и, будем надеяться, не будет в русском языке: осужденный, возбуждено (дело). Попытки объяснить ошибочные варианты формированием некого профессионального языка несостоятельны.

 

4. Документная коммуникация

Анализ основных закономерностей речевых взаимодействий при их повторении в различных условиях позволяет обобщить сведения о наиболее значимых составляющих этих взаимодействий. На то, как излагается информация в тексте, участвующем в речевом взаимодействии, влияет функция, которую выполняет текст. Каждый из участников взаимодействия строит тексты, используемые им во время взаимодействия. При этом имеется в виду некоторая цель взаимодействия. В тексте отражена не только общая цель, каждый законченный фрагмент в составе всего текста имеет собственную коммуникативную задачу. Рассмотрим, например, текст делового письма.

ООО «Пионер»,

С уважением,

г. Волгоград

А.С. Толстой,

Коммерческому директору ООО «Элеком»

генеральный директор

Н.В. КРИВЦОВУ

Уважаемый Николай Викторович!

В ответ на Ваше письмо, № 123—2006 от 14 августа 2006 г., сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением об изменении сроков поставки заказанных нами электронных компонентов.

Напоминаем, что сроки поставки комплектующих установлены контрактом от 30 декабря 2006 года, их несоблюдение дает основание для нашего обращения в судебные органы с иском, имеющим для Вашей организации серьезные материальные последствия.

Письмо в целом и каждый его компонент имеют совершенно определенную функциональную отнесенность. Заметим, что конкретный вид реальной ситуации потребовал создания текста, который не является совершенно свободным, произвольным по форме, по выбору используемых лингвистических средств. Характер ситуации обусловил соответствующий вид речевой реакции в форме такого текста, входящего в документ. Вид речевой реакции оказывается коммуникативно уместным, соответствующим ситуации и способствующим ее решению.

На характер изложения информации в тексте и на выбор текстовых средств также влияет общий смысл информации, которая должна быть изложена. Смысл определяет выбор речевых средств, которые затем рассматриваются как соответствующие содержанию информации, условиям функционирования текстов, в которых эти средства используются. Происходит закрепление определенных групп речевых средств за типовыми группами текстов, которые, в свою очередь, формируют устойчивые связи с реальными внеязыковыми производственными ситуациями.

Общая модель коммуникации достаточно полно представляет реальные речевые акты в обобщенной форме. Под речевым актом будем понимать речевое действие, имеющее целенаправленный характер, совершаемое с участием двух, как минимум, субъектов речевой деятельности и использующее правила и систему речевых средств, принятых в том обществе, которому принадлежат субъекты, участвующие в речевом действии. Если рассмотреть множество речевых актов, то обнаружатся общие закономерности в их подготовке и в осуществлении. Эти закономерности, наличие общих предпосылок, обусловливающих повторение речевого поведения, выбор речевых средств и неотделимость речевых сопровождений от жизненных ситуаций позволяют говорить о типовых речевых ситуациях. При оценке типовой речевой ситуации со стороны адресанта (отправителя, передатчика) речевого сообщения, при осознанном речевом взаимодействии всегда обнаружится цель речевой коммуникации .

Рис. 1. Модель типовой речевой ситуации

Типовой характер речевой ситуации заключается не только в устойчивости модели, которая приведена на рис. 1. Устойчивы при типовых речевых ситуациях следующие отношения:

1. Отношение между характером ситуации и речевым поведением субъектов, осуществляющих коммуникацию в этой ситуации.

2. Отношения между однотипными ситуациями и выбором видовых групп знаковых средств, которые будут использоваться в ситуациях определенного типа.

3. Отношения между повторяющимися реальными ситуациями и видами текстов, которые являются наиболее эффективными для разрешения ситуаций данного вида.

4. Отношения между сходными ситуациями и моделью или описанием такого речевого поведения, которое наиболее эффективно для участников взаимодействия в этих ситуациях.

Для документной коммуникации понятие типовой речевой ситуации особенно важно. Закрепление определенного вида документа за конкретным типом деловой, научной или технической ситуации предполагает, что и основной лингвистический компонент документа – документный текст – будет иметь принятый коммуникативным сообществом вид. Следовательно, при сходных условиях воспроизводится принятый вид документной реакции, при использовании одного и того же вида документного текста в значительной степени повторяются лексические, фразеологические и даже синтаксические решения.

Выделяя из социальной коммуникации одну из форм – документную коммуникацию, отметим, что ее реализация требует ограниченных по спектру средств, условий осуществления и правил, по которым эта коммуникация осуществляется. Для документной лингвистики важны все три аспекта.

Если говорить об общих правилах осуществления документной коммуникации, то для документной лингвистики всегда принципиальным являлся выбор таких лингвистических средств, которые устойчиво используются в документных текстах. Общие правила документной коммуникации заставляют обращать внимание на сложившиеся правила подготовки документных текстов. Правила включают: а) типологический выбор документа, соответствующего конкретной внеязыковой ситуации; б) соблюдение правил, которые бы обеспечили подготовку такого документного текста в составе документа, соответствующего установившейся и закрепленной унифицирующими документами практике; в) учет правил, имеющих технологический характер: подготовка вариантов-черновиков текста, редактирование по содержательным и формальным параметрам, вычитка, оформление на носителе. Соблюдение всех этих правил включает совершенно очевидные лингвистические составляющие, или же полностью на них основано.

Условия документной коммуникации также в значительной степени влияют на состав используемых знаковых средств. Высокий уровень формализации специальных и профессиональных отношений во многом определяет сужение набора лингвистических средств, которые могут быть использованы в документной коммуникации. Установление типовых форм деловой коммуникации, выработка устойчивых алгоритмов, по которым строится последовательность коммуникативных действий, анализ влияния факторов времени, совершенствование технологического обеспечения документной коммуникации, связанное прежде всего с внедрением электронного документооборота, – все эти составляющие влияют на выбор средств, используемых в документных текстах.

Используемые документные средства, если рассматривать их самые общие признаки, имеют следующие особенности и свойства.

1. Ограниченность лексико-фразеологического состава, используемого при создании документных текстов. Относительная устойчивость этого состава для текстов одной документной группы.

2. Высокая степень неравномерности использования лексико-фразеологических средств различных лексико-семантических и лексико-грамматических групп: нейтральная в эмоционально-оценочном отношении лексика, терминологические единицы, канцеляризмы, речевые клише. Отметим ограниченное использование таких единиц, как местоимения, невозможность использования междометий и звукоподражательных слов.

3. Использование цифровых, буквенно-цифровых и специальных графических средств, являющихся специальными кодами, номенклатурными наименованиями. Часто создаются комплексные текстовые группы, включающие различные по природе знаковые средства: …В соответствии с приказом от 26 октября 2006 г № 146/17 Т.Р. Никифоров передал заведующей канцелярией ООО «Ника» С.В. Копанюк документацию на охранную систему СТО-5…

4. Возможность включения в документный текст табличных и графических компонентов. Включение таких компонентов для некоторых классов документов может быть обязательным или желательным. Например, в тексте акта:

5. К средствам документной коммуникации, при широком понимании термина «документ», могут быть отнесены такие графические средства, как диаграммы, графики, принципиальные схемы и блок-схемы. Некоторые классы документов включают в свои тексты фотографические компоненты, эскизы, карты, другие относительно редко используемые символьно-графические документные средства.

Широкий типологический состав современных документов делает этот список далеко не завершенным, но состав элементов документных текстов, их взаимодействие и условия сочетания, совместного или раздельного использования требуют глубоких и целенаправленных исследовательских действий.

Разнообразие документных средств, их возможное комбинирование в процессе создания текстов объясняются в том числе различными свойствами используемых средств. Выделим основные свойства только тех систем документных средств, которые перечислены выше.

Первая особенность состоит в том, что документные средства ориентированы на однозначное и определенное отражение содержания.

Вторая особенность – возможность совместного использования различных документных средств для повышения надежности коммуникации и придания ДТ смысловой однозначности. Совместное использование средств построения текстов повышает коммуникативно-содержательную определенность документа, сокращается возможность неверных толкований ДТ и его частей.

Третья особенность – различная природа и доказательно-иллюстративные возможности используемых документных средств.

Четвертой особенностью является регулируемость документных средств, их закрепляемость с помощью тех или иных регулирующих, стандартизирующих или унифицирующих инструментов. Регулируемость, контроль документных средств осуществляется с помощью унифицирующих и стандартизирующих инструментов, включающих, например, списки терминологических единиц, которые должны использоваться в документных текстах. Регулируемость может осуществляться через словари или путем составления примерных или типовых текстов, в которых представлены самые устойчивые, воспроизводимые в текстах конкретной типовой группы документные средства.

Пятая особенность средств документной коммуникации – их ориентированность на письменные формы коммуникации. Даже устные виды документной коммуникации несут на себе яркий отпечаток письменных форм коммуникативной деятельности.

Шестая особенность документных средств – их неслучайность, они очень тесно связаны с конкретными ситуациями, направлены на их разрешение. Для документных средств характерен заметный историзм, приобретающий окраску коммуникативного консерватизма, закрепленности, употребления, восходящего к принципу: «так следует, это средство необходимо, потому что в результате практики сформировалось правило, тенденция, устойчивый принцип использования».

Дальнейшее развитие всего спектра документных средств существенно расширит спектр принципиальных параметров документных единиц, а их изучение углубит представление о качественных и количественных признаках документных текстов.

 

5. Документ как лингвистическое явление. Документный текст

Документоведение как теоретическая дисциплина, изучающая документы, их классификации, функции, коммуникативные и технологические параметры, всегда испытывала сложности с определением термина документ. Широта использования этого термина вносит дополнительные сложности в конкретизацию и однозначность определения. В научно-технической сфере существуют свои определения документа, в библиотечно-библиографической практике – свои. Вероятно, какие-то аксиомы позволяют включать этот термин в системно-понятийные отношения предметных областей, что приводит к аспектному, «внутрипредметному» определению этого важнейшего термина. Совершенно очевидно, что дискуссии по поводу определения (дефиниции) термина документ будут продолжаться.

Обратимся к определению термина документ, которое представлено в стандарте ГОСТ Р 51141-98: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Для нас очень важен тот момент определения, который предполагает фиксацию информации. Использование для этой цели языковых средств является первым и самым общим основанием для рассмотрения документа как лингвистического объекта.

Следующим признаком, относящим документ к лингвистическим объектам, является вхождение в его состав в качестве основного содержательного компонента текста – сложного лингвистического образования, создание и обработка которого во многом содействовала формированию такого учебного и исследовательского направления, как документная лингвистика.

Создание документного текста с использованием лексико-фразеологических и синтаксических единиц языка ставит вопрос о принципах отбора слов и фразеологизмов, реализуемых в документных текстах. Без изучения лексического и фразеологического состава документных текстов невозможно говорить об отборе единиц, которые допустимо использовать в документной коммуникации, об унификации документных средств и о построении терминологических стандартов для всех направлений документной коммуникации. Исследование особенностей синтаксических единиц, характерных для документных текстов, важны для оптимизации документных текстов, для выбора таких синтаксических решений, которые являются приемлемыми для многочисленных жанровых групп современных документов.

Документы являются лингвистическими объектами, поскольку они используют широкий спектр знаковых средств для закрепления положений, которые важны для общества и его членов. Здесь необходимо решить вопросы состава и регулирования текстовых средств. Становится актуальной задача построения словарей документных текстов, описание правил их создания. Правил, при которых средства создания документных текстов не конфликтуют с управленческими, коммуникативными, юридическими и иными сторонами документов, содержащих документные тексты.

Одной из наиболее сложных и интересных задач является рассмотрение документных текстов в международной официально-деловой коммуникации. Перевод документных текстов, сопоставление правил их создания в различных лингвокультурных средах – важные исследовательские и практические задачи.

Именно при создании документных текстов самым жестким и последовательным образом реализуется такая система действий, как нормирование языковых средств. Регулируемость состава документных текстов, необходимость следовать стандартам, примерам, типовым текстам содействует разработке принципов языковых ограничений, поиску разумного сочетания между ограничительными операциями и нахождением оптимальных средств для речевого описания ситуаций.

Эти обстоятельства способствуют развитию новых направлений в документной лингвистике – разработке правил создания языковых стандартов.

Отнесение документа к лингвистическим объектам обусловлено и тем, что в ряде лингвистических школ все мощные совокупности документов, которые участвуют в официально-деловой коммуникации (в ряде случаев сюда же относят и документы научно-технической коммуникации), служат основой для разработки теории и практики функциональных стилей. Лингво-технологические операции, которые реализуются в процессе создания и обработки документов, включают действия, имеющие безусловно лингвистический смысл и содержание, определяемые правилами, которые создала для себя лингвистика: построение текста, его орфографическая, морфологическая и пунктуационно-синтаксическая правка, редактирование, выбор лексико-фразеологических средств, построение словарей как практических и исследовательских инструментов. Таким образом, лингвистического в документе не меньше, чем документно-технологического, управленческого или профессионально-коммуникативного. Просто документ может рассматриваться в различных аспектах. Безусловное влияние лингвистических составляющих позволяет видеть в документе сложный объект, имеющий основания для изучения в рамках лингво-коммуникативного анализа.

Отмечая особенности документного текста как сложного лингвистического объекта, завершенного в смысловом отношении, имеющего свойство целенаправленности и обладающего коммуникативным смыслом, рассмотрим следующее определение.

Документный текст (ДТ) – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам.

Основные особенности ДТ могут проявляться в различных аспектах. Однако с точки зрения документной лингвистики отметим следующие.

Высокий уровень унифицированности. Относительно всех основных параметров документов действуют системы ограничителей и регуляторов в виде стандартов, унифицирующих инструментов. В значительной степени эти ограничительные и регулирующие механизмы работают при выборе и организации языковых средств, используемых в текстах документов. Известно, что ГОСТ Р 6.30-2003 не только определяет состав и позиции реквизитов организационно-распорядительных документов, но и предписывает использование определенных лингвистических средств в тех или иных позициях документного текста. Унификация, реализуемая в отношении лингвистического состава документных текстов, связана с унификацией самой системы документации. Если понимать унификацию как приведение к единой форме, к единообразию, то в отношении документных текстов это означает высокий уровень единообразия лексико-фразеологических единиц, используемых в ДТ одной функциональной группы; наличие унифицирующих правил, образцов и списков лингвистических средств, которые должны использоваться в документных текстах. Унификация реализуется и через придание документным текстам единого внешнего вида, что связано с таким лингвистическим параметром, как композиция текста.

Ограничение компонентного состава. Одновременно с процессом формирования системы лингвистических средств, которые могут или должны быть использованы в документных средствах, унификация дополняется ограничением набора лингвистических единиц, знаков, символов, которые могут входить в документные тексты. Документные тексты испытывают довольно жесткие запреты на использование единиц, противоречащих правилам, традициям и условиям документной коммуникации. Известно, что во многих учебных пособиях и практических рекомендациях перечисляются лингвистические средства, которые нельзя использовать в документных текстах. В состав таких средств попадают, например, просторечная лексика, эмоционально-окрашенные слова и словосочетания, междометные единицы. Вполне можно говорить о том, что существуют ограниченная система лексико-фразеологических средств, синтаксических и композиционных моделей, которые разрешены при создании документных текстов, а также совокупность единиц различных языковых уровней, которые не рекомендуются или запрещены для использования в документных текстах. Таким образом, процесс регулирования единиц, входящих в документные тексты, включает два основных действия: 1) предложение систем документных единиц, которые соответствуют унифицирующим правилам, и 2) введение ограничителей, запрещающих использование широкого спектра языковых единиц, не соответствующих сложившимся правилам и представлениям о составе единиц ДТ.

Использование невербальных составляющих. Одним из ярких качественных характеристик документных текстов является использование в качестве компонентов текста невербальных составляющих: таблиц, графиков, схем, диаграмм и других формально-графических компонентов. Конечно, не все виды документов используют невербальные компоненты. Мала (но не исключена!) вероятность их использования в текстах организационно-распорядительных документов. Однако в информационно-справочных документах, в текстах плановых, отчетных, аналитических, справочных документов использование невербальных компонентов не только желательно, но и обязательно, поскольку это не только усиливает коммуникативную эффективность документа, но и способствует его формализации, соответствует унифицирующим тенденциям. Ниже рассмотрим последствия использования вербальных и невербальных компонентов документных текстов в их комбинаторике.

Безобразность и ситуативность. Эти качества документных текстов имеют различные основания.

Безобразность предполагает не только однозначность в понимании содержания документных текстов, но и отсутствие каких-либо эмоциональных окрасок документного текста в целом или его частей. Документный текст не допускает многозначности, включающей эмоционально-образную окраску текста, возможности различного толкования, основанного на включении в текст элементов, обладающих эмоционально-образной окраской; исключается субъективное и многозначное отношение к тому, о чем говорится в тексте документа. Безобразность исключает использование метафор в составе единиц, формирующих документный текст; предполагается реализация единиц с прямыми, непереносными значениями и отсутствие таких текстовых компонентов, которые порождали бы в сознании адресата не один, а несколько образов и обладали бы размытым смыслом, возможностями субъективной эмоциональной трактовки текстового содержания. Очевидно, эти качественные требования являются обязательными в отношении документных текстов. Исключением могут быть тексты рекламных документов. Однако их отнесение к документам требует обсуждения и серьезного анализа.

Ситуативностъ документных тестов проявляется в однозначной и содержательно обусловленной связи между событием, сложившейся ситуацией и документом как реакцией на ситуацию. Можно говорить о связи между реальным процессом официально-деловых взаимодействий, конкретных операций и профессиональных действий, с одной стороны, и системой коммуникативных действий в определенных формах, которые соответствуют цепочке деловых процессов, с другой. Документы являются информационными коррелятами реальных ситуаций в области экономики, юриспруденции, менеджмента, государственного управления и других последовательных сложных операций, имеющих документное сопровождение. Когда используется терминологический оборот «документирование процесса N», это означает, что мы ставим в соответствие всем составляющим этого процесса такую последовательность документов, которая соответствует каждому этапу профессиональных действий. Можно сказать, что в большинстве случаев документ является вынужденной коммуникативной реакцией на ситуацию. Однако связь «ситуация – документ» является установленной и регламентированной. Возьмем, например, совокупность таких ситуаций, которые требуют использования документа как коммуникативной реакции на ситуации. Говорят: «Решение этого вопроса требует появления приказа с созданием соответствующего документного текста». Текст приказа соответствует конкретной ситуации, его содержание и сам факт появления прочно связаны с ситуацией.

Неоднородность текстов, обусловленная различиями в функциональной отнесенности. Изучение различных типологических качеств документов позволяет сделать вывод о том, что многообразие документируемых ситуаций, различные цели документов способствуют появлению довольно большого типологического разнообразия документных текстов. Обратимся к многочисленным пособиям, которые представляют образцы тех или иных видов документов. Можно отметить не только типологическое разнообразие документов, которое изучается в документоведении, рассматривающем наиболее значимые признаки и свойства документов. Мы видим разнообразие лингвистических характеристик: определенные лексико-фразеологические, композиционные, синтаксические индивидуальные признаки документных текстов. Можно установить соответствия между, например, лексическими параметрами документных текстов и реальными производственно-управленческими задачами, ради которых создается документ. Функция документа проявляется и в его композиционной структуре: лингвистические признаки контрактного текста являются «языковым зеркалом» функций контракта, его прагматических характеристик. Лингвистическое разнообразие в пределах всего множества документных текстов формирует внутренние группы документных текстов.

Терминированность текстов. Одной из принципиальных особенностей документных текстов является их терминированность. Под терминированностью понимается активное использование лексико-фразеологических единиц, которые можно отнести к терминам. Термин – слово или словосочетание, которое отражает специальное понятие, воспроизводится в текстах ограниченной предметной области и имеет толкование в виде дефиниции, строгого логико-смыслового определения, смысл которого не может изменяться по желанию субъекта. Дефиниция толкуется одинаково для носителей языка, которые занимаются одной и той же профессиональной деятельностью.

Вопреки частым утверждениям о том, что терминированность – качество текстов научно-технической коммуникации, объективные исследования показывают, что уровень терминированности официально-деловых текстов не ниже, чем текстов научно-технических. Правда, уровень терминированности документных текстов может колебаться в зависимости от видовой отнесенности текстов, однако подобные явления характерны и для текстов научной и технической коммуникации.

Терминология документных текстов характеризуется большим разнообразием. Наряду с терминологией, относящейся к документоведению и документационному обеспечению управления, в текстах документов используются термины управления, экономики, различных областей юриспруденции, а также термины тех предметных областей, в которых составляемые документы должны работать. То есть термины торговли, банковского дела, операций с недвижимостью, коммуникации и связи, например, и многих других видов деятельности, сопровождаемых документными процессами.

Монологичность и косвенная форма изложения. За исключением такого функционального вида документов, как протоколы, тексты документов имеют монологический характер. Монологический текст – это текст, который является результатом фиксации речи одного лица; текст, в котором представлен один автор. Это обстоятельство является важным для условий и результата документной коммуникации. Текст становится более однородным как с точки зрения своей организации, так и с позиций субъектной определенности: конкретизируется адресант документного послания. Кроме того, монологичность связана с функциональными задачами документов, с их констатирующим, директивно-обязывающим характером.

Косвенная форма изложения в документном тексте предполагает отсутствие цитат, однако этот принцип не относится к текстам научно-технических документов. Для косвенной речи, как считают специалисты, характерна нейтральность, «отчуждение» от аромата прямой речи, как считает Г.Я. Солганик. При этом сохраняется текстовая однородность и одновременно снимается субъективность изложения. Косвенный характер деловой речи не только создает нейтральность окраски – он делает документный текст более однородным в синтаксическом отношении, что соответствует тенденции к унификации синтаксических моделей, используемых в текстах документов.

Коммуникативная полнота, обусловленность регламентирующими условиями коммуникации. Документная коммуникация часто предполагает документный обмен, ситуации, при которых адресант и адресат меняются ролями, обмениваясь информацией, имеющей документную форму При этом каждый последующий документ соответствует специфике внеязыковой ситуации, складывающейся в предметной области, обслуживаемой и оформляемой с помощью документных средств. Соответствие того или иного документа определенной производственно-деловой, технологической или научно-производственной ситуации, корреляция между документом ограниченной видовой отнесенности, его лингвистическими параметрами и фрагментом реальных производственных действий и состояний дает основание говорить о том, что документный текст обладает свойством полноты с точки зрения представления определенного фрагмента реальной действительности. Эти соображения приобретают особый смысл при исследовании унификации документов и входящих в них текстов. Коммуникативная полнота документного текста заключается в том, что текст, входящий в документ, исчерпывает фрагмент реальной действительности, которому документ посвящен. В отличие от текстов художественных или публицистических документные тексты практически не предполагают продолжения самих себя, возможно лишь появление нового документа, даже если по своим видовым параметрам он будет совпадать с предыдущим документом.

Понимая ДТ как основной смысловой компонент документа, построенный с помощью знаковых средств, рассмотрим типы компонентов, участвующих в построении документных текстов. Совершенно очевидно, что основными средствами создания документных текстов являются слова естественного языка, т. е. вербальные средства (лат. verbum – слово). Однако изучение различных документов показывает, что наряду со словами в них встречаются такие компоненты, которые не относятся к вербальным. Речь идет о широком спектре документных средств, правильное использование которых усиливает коммуникативные качества документа. К этим средствам можно отнести таблицы различных видов, графики, схемы, номограммы, формализованные рисунки, блок-схемы, иллюстрации технологических процессов, формы представления логико-динамических процессов и многое другое. Особенности применения невербальных средств рассматриваются ниже (раздел V, параграф 6).

Пока же обратим внимание на следующие особенности использования невербальных средств в документных текстах.

1. Спектр невербальных средств, используемых в текстах документов, значительно шире, чем в иных видах текстов.

2. Используемые в документных текстах невербальные средства часто имеют обобщающее-аналитический характер, что отличает их от иллюстративно-графических средств, используемых в текстах других функциональных групп.

3. В документных текстах возможно широкое сочетание различных невербальных средств, что определяет особенности композиции ДТ, насыщенных невербальными средствами.

4. Несмотря на то что позиционирование невербальных средств регулируется довольно редко (например, позиционирование Герба Российской Федерации или эмблемы предприятия на бланке документа), постепенно складываются правила композиционной организации вербальных и невербальных текстовых средств для каждой видовой группы документов.

5. Развитие электронного документооборота, внедрение специализированных программных средств расширяют возможности использования невербальных документов в документных текстах. Даже относительно недолгий период развития электронных документов оказал прямое положительное (в системном смысле этого слова) воздействие на рост использования невербальных средств в традиционных «бумажных» документах. В наибольшей степени это касается текстов отчетных, аналитических, рекламных, информационных документов, а также документов PR-коммуникации. Возможности современной техники в создании невербальных средств, в разнообразии форм представления данных позволяют говорить о том, что использование невербальных средств в документных текстах будет расширяться.

6. В европейской и в североамериканской документных практиках невербальные текстовые средства используются шире, чем в российской документной лингвистике. Большее количество таблично-иллюстративных элементов в текстах, признание и закрепление роли этих средств в зарубежной документной деятельности в условиях дальнейшей интернационализации документных процессов будут влиять (и уже влияют) на частоту использования этих элементов в российской практике составления ДТ. Значительное внимание, уделяемое невербальным компонентам в учебной и исследовательской деятельности, в определенной степени отражено в содержании учебных курсов, в материалах универсального справочника по подготовке англоязычных документов, который вышел уже в нескольких изданиях.

Невербальные компоненты документного текста имеют высокие доказательные способности. В особенности те из них, которые конкретизируют количественные данные, представляют их в систематизированных формах. Во многих случаях именно эти формы представления свободны от полисемичности (многозначности) и той неизбежной неопределенности, которая характерна для вербальной коммуникации, неопределенности, основанной на нечеткости значений слов и словосочетаний, даже имеющих иногда терминологический статус.

Отметим, что невербальные средства усиливают фактологические качества документных текстов. Иллюстративно-графический элемент является визуальным отражением факта. При этом факт приобретает довольно конкретную знаковую форму своего представления. То, что распределено в вербальном тексте-описании, приобретает конкретизированный облик факта, состояния, устройства, предмета. Особенно ярко эта сторона невербальных текстовых средств проявляется при отражении сложных процессов или предметов в форме схем или сетевых графиков. Невербальное средство становится визуальной моделью описываемого факта с возможностью полного охвата и модельного представления реального объекта документного описания.

Иллюстративные качества невербальных средств, по сути, реализуют возможность представления данных в нескольких формах, невербальные единицы дублируют представление всех данных документа или какой-то его части. Невербальные средства могут либо дополнять данные, которые представлены вербальными средствами, либо дублировать их, либо иллюстрировать. Во всех случая надежность коммуникативного документного процесса повышается за счет нейрофизиологических факторов – в восприятии содержания документного текста участвуют оба полушария головного мозга.

Кумулятивность (способность накапливать, объединять в себе содержательные признаки или параметры) и аналитическая концентрированность невербальных текстовых средств проявляются прежде всего в их компактности, высокой информационной плотности, которая условно может рассматриваться как отношение объема информации, содержащейся в иллюстративно-графическом компоненте, к его физическому объему на носителе. Вычленение необходимых данных и их представление невербальными компонентами неизбежно предполагает концентрацию сведений, представленных вербальными средствами, их кумуляцию, включающую сведение различных аспектов документного содержания в некоторую компактную невербальную форму.