1. Ошибки в документных текстах

Сложность процесса документирования, многообразие документных средств, неблагополучное состояние с общим уровнем грамотности приводят, к сожалению, к большому количеству ошибок в документных текстах. Ошибки имеют различный характер, причины, способствующие их появлению, отражают и общеязыковые противоречия, и индивидуальные речевые возможности.

Во-первых, надо обратить внимание на разноуровневый характер ошибок: от орфографии и пунктуации до комплексных по характеру нарушений, относящихся к отступлениям в лингвистической реализации реквизитного состава документа.

Во-вторых, необходимо различать действительные ошибки и вариантные решения при построении ДТ. Хотя лингвистическая вариантность ДТ ограничена, она допустима для некоторых групп документных текстов.

В-третьих, оценка текста не допускает субъективизма, часто отражающего иерархические отношения среди субъектов-адресантов, составителей документных текстов. Утверждение «начальник всегда самый грамотный» не является аксиомой.

В-четвертых, анализ ошибок всегда должен сопровождаться лингвистическими выводами: составлением индивидуальных словарей, записями верных синтаксических или композиционных решений. Сама ошибка – неприятность, но не беда, если из ее анализа делаются верные практические выводы, повышающие уровень лингвистической компетентности составителя ДТ. Эта сторона документной деятельности еще раз заставляет задуматься о необходимости хорошего обеспечения составителя и редактора ДТ справочными, словарными материалами.

В-пятых, большую роль в повышении документной грамотности играет образование и самообразование, что предполагает работу не только с ДТ, но и работу с пособиями по русскому литературному языку, регулярное чтение недокументных текстов: художественных, публицистических. Влияние уровня грамотности устной речи на качества письменной несомненно. Стремление и умение говорить правильно отражает, как правило, более высокие возможности в совершенствовании письменных навыков, в том числе – документных.

 

2. Причины и особенности орфографических ошибок

Орфографические ошибки рассматриваются как грубые нарушения нормы русского языка независимо от того, в каких текстах они встречаются. Ошибки этого вида проявляются в виде следующих особенностей текста:

1. Неправильный выбор гласных или согласных букв при написания слов.

2. Неверный выбор строчных («маленьких») или прописных («больших») букв в словах и в словосочетаниях.

3. Неправильные решения в оформлении слов, которые должны писаться раздельно, слитно или через дефис.

4. Отклонения от правил, регулирующих перенос слов с одной строки на другую.

Все эти ошибки, к сожалению, встречаются в документных текстах разных видов. Бессмысленно рассматривать все реальные орфографические ошибки, количество и характер которых обусловлен индивидуальным уровнем безграмотности составителя текста. Если отмечать общие тенденции ошибочных решений по направлениям, которые обозначены вышеприведенными четырьмя пунктами, следует отметить следующее.

1. Для русского письма морфологический принцип правописания является ведущим, определяющим. Это означает, что в большинстве случаев части слов пишутся одинаково, независимо от того, как звучит гласная или согласная в связи с изменением слова. Здесь необходима проверка изменением слова или обращение к орфографическому словарю, который должны иметь на своем рабочем столе все, кто имеет отношение к порождению ДТ. Особое внимание необходимо обратить на заимствованные слова, которые часто имеют неустойчивые, меняющиеся орфографические оформления. Исторические причины иногда нарушают морфологический принцип написания (зорька, но заря; излагать, но изложено), но усвоение школьного курса русского языка и умение работать с орфографическими словарями сводят риски в этой части работы с ДТ к минимуму. Существуют и другие принципы правописания: фонетический, традиционный и морфолого-графических аналогий, но их реализация в русском языке имеет очень ограниченный характер (например: фонетический – предЫдущий; традиционный – мЯтеж; морфолого-графических аналогий – ночЬ как осенЬ).

2. Проблема строчной и прописной букв в именованиях учреждений, организаций, органов местной и федеральной власти, в названиях учреждений различной государственной и негосударственной подчиненности – сложная проблема, не имеющая, к сожалению, исчерпывающего решения. Ситуация осложняется тем, что иногда учреждения принимают решение об оформлении собственного именования, игнорируя тенденции, наметившиеся в современном русском языке. Использование прописных букв, инициирующих все слова, входящие в наименование, лингвистических и логических основ чаще всего не имеет. Обращение к справочникам, составленным или отредактированным не позднее 2000 года, может помочь в ситуациях, отражающих влияние амбиций на принятие лингвистических решений. Наиболее оперативная информация по этому вопросу представлена в материалах Государственно-правового управления Администрации Президента РФ.

3. Слитное, раздельное или дефисное написание слов – проблема, обусловленная взаимодействием формальных и исторических факторов, лексико-синтаксических принципов, определяющих особенности этого раздела орфографии. В отношении документных текстов сравнительно часто приходится принимать решения о слитном или дефисном написании слов, входящих в определительные комплексы: организационно-подготовительные мероприятия, приходно-расходная документация, строительно-монтажное управление, высокоскоростная линия, правоприменительная практика, трудоспособная часть населения. В действиях правил, регулирующих написание таких слов, имеются противоречия, обусловленные различными причинами, связанными с историей появления и с развитием языковых единиц.

4. Несмотря на то что в правила русского языка сравнительно недавно введены новации, упрощающие основания переносов, в текстах официально-деловых и научно-технических документов лучше проявить орфографический консерватизм, который, кстати, демонстрирует наличие языкового вкуса и высокий уровень грамотности составителя ДТ. Либерализация правил переноса, косвенно отражающая снижение общего уровня грамотности, в некоторой степени связана с особенностями компьютерных технологий составления и обработки текстов. Технологий, в которых формализуется понятие слога, принцип его выделения. Имеющие место варианты слогоделения действительно создавали некоторые неудобства (ве-сна или вес-на; замо-стить за-мос-тить или за-мост-ить), но пришедшие рекомендации, дающие возможность делить слово формально (реальный случай – перенос одной буквы в одном из популярных радиотехнических журналов или группы согласных отмечен в текстах с 2– и 3-колоночной организацией), неприемлемы для документных текстов любого уровня.

Особая орфографическая проблема для документных текстов – правописание заимствованных слов. Действующие в русском языке два способа орфографического оформления – транскрипция и транслитерация – иногда создают нестабильность написаний на первом этапе использования таких слов в русском языке (например, оффис – офис; диорама – диарама). Словари, как правило, приходят к одному варианту или дают рекомендацию, какой из вариантов предпочтительнее.

Иногда внеязыковые обстоятельства на короткий промежуток времени или надолго изменяют существовавшие в русском языке варианты написаний. Примерами могут служить изменения географических названий (топонимов) после распада СССР. Появление вариантов Алматы, Кыргызстан, Таллинн не имело должных собственно языковых оснований и являлось отражением политических мотивов в такой важной и знаковой области, как именования географических реалий.

 

3. Морфологические ошибки и их причины

Под морфологическими ошибками здесь понимается группа отклонений от нормы русского языка, которые проявляются в особенностях выбора изменяемых частей слова и при построении группы слов, которые называются сложносокращенными или аббревиатурами.

Ошибки первой группы часто рассматривают и в составе синтаксиса, что имеет свою логику, основанную на том, что изменение частей слов нередко обусловлено характером их синтаксических отношений с другими словами, входящими в этот же документный текст. Однако рассмотрим принципиальные особенности этих ошибок с точки зрения создания и обработки документных текстов.

Чаще всего проблемы возникают с правильным выбором окончаний слов. Для имен существительных проблемы возникают по следующим причинам:

– трудности согласования с существительными, склонение которых трудно установить: компонент – компонента; ОСАГО установило отношения… (так как страхование, ср. род); диспетчер Ковальчук уволена; предолимпийск ий Сочи (город); приобретенная российским гражданином «Челси» (команда); ФСЗ приняла решение (так как служба – ж. род). Но и здесь есть варианты: ремонтируемый «Форд» (автомашина); российск ий МИД (министерство – ср. род);

– не учитывается одушевленность и неодушевленность существительных: окончания в зависимости от различного отношения к этой категории будут определяться либо родительным падежом, вопрос кого? (для одушевленных существительных), либо винительным падежом, вопрос что? (для неодушевленных существительных): назначить исполняющего обязанности (род. падеж); закупить племенное стадо (винит, падеж, как и для некоторых существительных с объединительным значением: общество, группа, президиум и другие);

– проявляется вариантность окончаний, допустимая в языке, но часто имеющая стилистическую окраску, например: закупить саморезы – закупить саморезов; партия сахара – недовесить сахару; был в отпуску – находиться в отпуске, пришли слесаря – слесари, обслуживающие участок; очевидно, при составлении документных текстов предпочтение следует отдавать тем морфологическим формам, которые не носят разговорно-бытовой окраски;

– ошибки в окончаниях, идущие от устных устойчивых вариантов: выращивание помидор (вместо правильного помидоров); закупка апельсин (вместо правильной формы апельсинов); вытеснение правильных форм существительных мужского рода, обозначающих единицы измерений: граммов, микронов, гектаров и других неверными: 300 грамм, лишних микрон, 200 гектар под паром;

– неразличение грамматических параметров имен, являющихся именами собственными, отсюда: проблемы с окончаниями в мужских и женских фамилиях, например, на -ак, -ук: документы Сидорчука Николая Тарасовича, но заявление Сидорчук Оксаны Олеговны, время от времени предлагаемые рекомендации сохранять фамилии, имеющие происхождение от названий животных и растений, не имеют никакого лингвистического или лингво-этического обоснования, вариант поручение Сергею Васильевичу Сороке предпочтительнее, чем немотивированный вариант поручение Сергею Васильевичу Сорок а ; в отличие от украинских грамматических версий русские варианты фамилий на – ко не имеют других форм окончаний, т. е. окончание – ко присутствует в формах всех падежей; многообразие имен собственных, их различное происхождение, сложившееся различное грамматическое поведение в составе русского языка требует обращения к грамматическим справочникам, к словарям имен собственных или к специалистам вузов или исследовательских учреждений, занимающихся вопросами ономастики;

– неустойчивостью моделей, по которым образуются наименования лиц по их профессии и по характеру деятельности: дояр – доярка; доктор – докторица – докторша – докториха; повар – повариха; ситуация усугубляется большим количеством заимствованных наименований: модератор, сомелье, продюсер; проблема связана как с родовыми противопоставлениями и именованиями, так и с формами именований, а также с выбором единицы из ряда синонимов-именований, с эмоционально-оценочными именованиями профессий и их разговорно-бытовыми вариантами;

– в связи со сложными отношениями между именами числительными и способами выражения числовых показателей; в документных текстах иногда встречается использование единственного числа в значении множественно-собирательного: яйцо куриное в количестве 2 вагонов, прыгалка детская пластиковая – 150 штук; часто наблюдаются несогласования имен, что выражается в конфликте их окончаний: все слушатели курсов получили диплом с приложением в виде списков прослушанных предметов; классификационные подходы к описанию объектов деятельности в документных текстах могут сопровождаться появлением множественного числа в значении класса, типовой группы: обжигаемые глины; бурые и коричневые сахара; компостируемые навозы.

Причины ошибок в написаниях имен прилагательных и иногда причастий также различны:

– неразличение стилистической окраски полных и кратких форм: не явился на работупоскольку был болен; деталь закалена и окрашена, но: обоснованное решение, проголосованная резолюция;

– сложности в создании и использовании форм сравнительной и превосходной степеней; ошибки имеют различный характер: более проще ; необходимо более качественнее обработать поверхность — недопустимое использование простой и сложной форм сравнительной степени; недопустимые формы сравнительной степени: лучшей, похожее, глыбче, дешевее; появление в документных текстах форм, которые неприемлемы по стилистическим соображениям: попроще, сильней, качественней, похозяйственней; отметим тенденцию использования сложных форм сравнительной степени в документных текстах и отказ от форм, образуемых с помощью элементов по- и -ей (вместо -её).

Ошибки при использовании местоимений связаны с образованием и выбором форм: различные условия использования форм его и него; использование местоимения Вы в обращениях как лингво-этического языкового знака; ошибки в использовании местоимения себя в устойчивых выражениях: представлять собой, чувствовать себя, отдавать себе отчет.

Морфологические ошибки в глагольных формах обусловлены не только большим разнообразием этих форм в современном русском языке, но и реальной сложностью морфологических характеристик, отражающих современное состояние и богатую историю русского глагола. Причины морфологических ошибок в глагольных формах связаны со следующими обстоятельствами:

– с разнообразием морфологических вариантов одних и тех же глаголов и различной стилистической окраской этих глагольных форм: подвиг – подвигнул, ослаб – ослабел, трепет – треплет; отметим формы повелительного наклонения, используемые в документных текстах в различных значениях и с разными функциями;

– со стилистическими различиями глагольных форм, включающих и не включающих суффиксы -ива, -ыва: переголосовать – переголосовывать, организовать – организовывать, к использованию подобных форм в документных текстах необходимо относиться с большим вниманием, обращаясь к словарям, дающим не только характеристики значения, но и стилистические окраски;

– со сложностями, связанными со смысловыми и грамматическими особенностями причастий и деепричастий; отмечается образование форм, не соответствующих норме: ждя, пахая, стыня, пиша от глаголов ждать, пахать, стынуть, писать, заявивший бы, преобразовавши; причастия и деепричастия несут на себе отпечаток языковых исторических процессов; одновременно довольно жестко регулируются современной нормой с точки зрения их образования и употребления в составе высказываний.

Часто отмечаются нарушения нормы (правда, эти нарушения в большей степени относится к устной речи) в морфологическом оформлении имен числительных. Прежде всего ошибки проявляются в выборе морфологических средств, используемых при склонении имен числительных. Использование правильных окончаний при образовании творительного падежа, например, от числительного две тысячи четыреста семьдесят девять становится трудноразрешимой задачей даже для относительно грамотного россиянина. Вместо формы двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью девятью возникают иные варианты, не согласующиеся с морфологической нормой современного русского языка.

Обратим внимание на собирательные числительные, которые являются, условно говоря, более предметными, чем количественные, но их использование в документных текстах ограничено стилистической окраской просторечности и разговорности: оба, трое, восьмеро. В наименовании даты при порядковых числительных название месяца ставится в форме родительного падежа: к первому декабря; к десятому марта. В назывании какого-либо года начала третьего тысячелетия недопустимо изменение первого компонента в устной речи: двУ (или двУХ) тысячи (или тысяч) шестой год, здесь норма совершенно определенна: двЕ тысячи шестой год. Соблюдения известных правил требуют сочетания имен числительных различной степени сложности с именами существительными. Здесь речь идет о нахождении правильных падежных форм и соответствующих им окончаний для имен числительных и имен существительных.

К морфологическим ошибкам можно отнести неверное использование предлогов с падежными формами имен. Кроме правильных решений: по достижении совершеннолетия; расходы по приобретению, доклад о состоянии дел, отмечается расширение сферы использования предлога по, в том числе – в грамматических условиях, не допускающих его применения, например: по недисциплинированности (вместо правильной формы: из-за недисциплинированности).

Часто ошибки отмечаются в использовании предлогов о, ввиду, вследствие, благодаря, а также в правописании имен с этими предлогами.

Мы видим, что морфологические ошибки, допускаемые в ДТ, чаще всего являются результатом невнимательного отношения к теории, которая представлена в школьном курсе русского языка. Неудовлетворительное положение дел в преподавании русского языка сказывается и на коммуникативно-лингвистической практике, связанной с созданием и редактированием документных текстов.

 

4. Пунктуационно-синтаксические ошибки в документных текстах

Ранее отмечались синтаксические особенности документных текстов, основная из них – общая сложность синтаксических конструкций, большой типологический разброс используемых синтаксических структур. Эти обстоятельства в значительной степени определяют характер ошибок и их количество в ДТ. Сложность и разнообразие синтаксических построений предполагает использование практически всего спектра пунктуационных знаков. Рассмотрим основания и реальные формы ошибок, отмечаемых в ДТ.

Точка. Кроме соблюдения очевидного и тривиального требования – ставить точку в конце повествовательного предложения – необходимо обратить внимание на постановку точек после сокращений, используемых в тексте; чаще всего сокращаются наименования единиц измерения. Однако ряд сокращений не предполагает постановки точек. Впрочем, большая часть таких сокращений известна из курса средней школы.

Многоточие, восклицательный знак. Знаки неактуальные для документных текстов. Это не значит, что их использование исключено, особенно в текстах писем, однако частота их использования и, следовательно, вероятность ошибочных решений в их использовании крайне невелика. Документный текст по своей сути, по своим задачам, прагматике и окраске сводит к минимуму недосказанности и явные, «открытые» проявления эмоциональности, предполагающие применение этих знаков. Правда, обращения, инициирующие некоторые документные тексты и завершающие таковые, дают основания для постановки восклицательных знаков.

Вопросительный знак. Ошибки, связанные с использованием нечастого в документных текстах вопросительного знака, являются производной от сложности синтаксической структуры и от оценки ее типологического характера. Невелика вероятность ошибки в предложениях, которые по синтаксической сложности подобны следующим: Кто включен в список акционеров? Какое время Вы считаете оптимальным для заключения договора? Однако в сложносочиненных и бессоюзных предложениях возможны ошибочные решения:

Мы гарантируем выполнение нашей части проекта, но какова вероятность выполнения задания нашими смежниками? – обязательный вопросительный знак в конце сложносочиненного предложения, хотя первое простое предложение не является вопросительным.

Выполнение правовых требований в этих условиях проблематично: что предлагает представитель прокуратуры, понимая, что ситуация неоднозначная? – обязательный вопросительный знак в бессоюзном сложном предложении при вхождении в него вопросительного простого предложения в любой внутренней позиции.

Запятая. Основная «рабочая лошадка» как документных, так и недокументных текстов. Ошибки отмечаются в следующих обобщенных ситуациях.

1. В простых предложениях при однородных членах предложениях, при повторяющихся, противительных и сложных союзах.

В состав совета входят директор, его заместители, представитель фонда имущества, представитель трудового коллектива и представитель местных органов власти .

Работник представляет оригинал заключения, или его заверенную копию, или пакет документов для получения заключения.

Время явки определяют участники консультации, но не позднее 25 декабря сего года.

Цена определяется не столько производственными издержками, сколько стоимостью перевозки.

2. Пунктуационно-синтаксическая сложность документных текстов в значительной степени определяется высокой частотой вводных конструкций, уточняющих членов предложений, обращений.

Анонимные письма, несмотря на их актуальность, не рассматриваются.

На заключительном этапе работы, при оформлении и передаче пакета документов заказчику, проводится проверка остающихся копий документов.

В связи с изложенными обстоятельствами прошу Вас, господин прокурор, провести проверку фактов и степень их законности.

3. Высока вероятность пунктуационной ошибки в случаях, предусматривающих постановку запятых при обособлении второстепенных членов предложений.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации.

Выплачивая дивиденды по каждой акции типа Б, предусмотреть общий объем выплат в размере 5 % чистой прибыли.

Мы, работники гидролизного цеха, обращаемся со следующей просьбой.

Как показывает анализ, количество ошибок этого вида довольно велико, что связано с многообразием второстепенных членов, с противоречиями в основаниях постановки запятых.

4. Запятая является одним из основных знаков препинания при пунктуационной организации сложных предложений. Сложность предложений, сочетание сочинительных, подчинительных и бессоюзных отношений, наличие различных оснований для постановки знаков препинания при сходных синтаксических отношениях порождают частые ошибки.

К исключительной компетенции собрания акционеров относятся вопросы, решения по которым принимаются, если за него проголосовали владельцы более 505 обыкновенных акций, при условии, что иное не предусмотрено п. 7.5. Устава.

В левом нижнем углу письма ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов, автор письма указывает количество экземпляров и листов каждого приложения.

5. Одна из наиболее частых ошибок связана с постановкой или непостановкой запятой перед союзом как.

Сравнительный оборот в документных текстах редок, поскольку является художественно-образным средством:

После удара он упал, как подстреленная птица.

Если в предложении имеется указательное слово так, запятую перед как ставят:

Во всех случаях необходимо поступать так, как это предусмотрено законом.

Если оборот начинается со слов как и, запятая ставится:

Распоряжение, как и приказ, относится к распорядительным документам.

Сравнительно частые в некоторых видах документных текстов обороты как правило, как исключение требуют постановки запятых:

Копии, как правило, представляются заверенными.

Ошибки, проявляющиеся в постановке запятых, не предусмотренных правилами.

Когда оборот с как имеет значение причины:

Рекомендуемый как человек с большим стажем и хорошей теоретической подготовкой может быть назначен на должность руководителя отдела.

Когда оборот имеет значение обстоятельства:

Он поступил в этой ситуации как непрофессионал.

Если значение оборота с как – приравнивание или отождествление:

Адвокат представил это письмо как единственное, что могло бы служить оправданием поступка.

Если союз как имеет значение «в качестве кого-либо или чего-либо»:

Он принял решение как руководитель регионального представительства компании.

Если союз как используется в обороте-характеристике с одной стороны:

Прошу рассматривать мой поступок как частный, не проявляющий моего отношения к ситуации в целом.

Если оборот с как входит в сказуемое:

Присутствующие относились к принятому решению как к компромиссу.

Если перед оборотом с как находится отрицание или слова совершенно, почти, именно, просто и другие:

Принятие такого решения рассматривается просто как проявление недостаточной квалификации.

Если оборот с как – устойчивое словосочетание:

Строительные материалы нужны нам как воздух.

Приведенные условия и примеры не охватывают всех ситуаций, связанных с ошибками в использовании запятых, однако 80–90 % возможных проблем и неверных решений здесь отражены.

Точка с запятой. Знак препинания, частота использования которого в документных текстах выше, чем в недокументных. Ошибки связаны с игнорированием ситуаций, определенно требующих постановки знака.

1. Потеря или замена точки с запятой иным знаком в сложносочиненных и бессоюзных предложениях, если простые предложения имеют высокий уровень смысловой самостоятельности:

Свидетели преступления оперативно опрошены; место совершения преступления тщательно осмотрено; фотоснимки, сделанные в инфракрасных лучах, приобщены к материалам дела.

2. Отсутствие точки с запятой в позиции между простыми, предложениями, имеющими внутренние знаки препинания (чаще запятую) и входящими в сложносочиненное или бессоюзное предложение:

Оснований для жалобы, высылаемой в Ваш адрес, имеется предостаточно; гражданин Алешин, ведя паразитический образ жизни, и другим нормально жить не дает.

3. Типичное для некоторых видов документных текстов построение сложных предложений, включающих простые предложения назывного типа:

На складе № 6 в/ч 1298 хранятся следующие материальные ценности:

–  сапоги кирзовые, б/у, размеры 38–46 – 60 пар;

–  портянки байковые, новые, размер стандартный – 200 штук;

...

Использование точки с запятой в синтаксических ситуациях, которые требуют постановки именно этого знака, свидетельствует о высоком уровне пунктуационной и общей грамотности.

Двоеточие. Знак с заметно различающимися основаниями его использования в документных текстах. Относительно простые условия его постановки – при оформлении предложений, включающих прямую речь и в предложениях с обобщающими словами, стоящими перед однородными членами предложений:

Прошу занести в протокол дословно высказывание свидетеля: «Выстрел прозвучал в одиннадцать часов пятнадцать минут».

Прошу приобрести за счет кафедральных средств следующее канцелярские товары: доску пробковую, кнопки канцелярские, маркеры цветные.

Чаще возникают пунктуационные проблемы в сложных предложениях с поясняющими или дополняющими простыми предложениями:

Формирование пакета учредительных документов требует длительных периодов времени: велико количество необходимых документов, продолжительно время их подготовки и оформления.

Завершая обзор программных продуктов, отмечу: практически все они требуют доработки с учетом замечаний использующих их практиков.

Тире. Знак, использование которого связано как с формальными грамматическими основаниями, так и со смысловыми отношениями между синтаксическими компонентами простых и сложных предложений.

1. Тире между подлежащим и сказуемым, если отсутствует глагол-связка:

Ответственность – категория и юридическая, и нравственная.

2. Тире после однородных членов предложения перед обобщающим словом:

Информационное обеспечение управления, организационное проектирование, технические средства управления и архивоведение – специальные дисциплины учебного курса.

3. Два знака тире используются для выделения группы однородных членов в середине предложения. В подобных грамматических ситуациях ошибки довольно часты:

Закупленное периферийное оборудование – принтеры, сканеры, модемы – используется редко и неэффективно.

4. Тире используется для обозначения на письме пространственного, временного, оценочного интервала или колебания числовой характеристики:

Работы по озеленению будут выполнены в марте – апреле текущего года.

На монтажной площадке разрешается одновременное присутствие не более 3–4 сотрудников.

Регистрация билетов на рейс 1614 Москва – Волгоград.

Температура плавления экспериментальных сплавов – 680–690 градусов Цельсия.

5. Тире между частями предложения, если между этими частями присутствуют отношения обусловленности или вторая часть выражает неожиданное, резкое противопоставление по отношению к содержанию первой части:

Представленные в Управление документы не отвечают требованиям – встает вопрос о компетентности тех, кто их готовил.

6. Используется тире в сложных предложениях, когда между частями этих предложений реализуются отношения «если – то» или просматривается сравнение:

Исследовать все факты – исключить неприятные ситуации неопределенности на последующих этапах прохождения следствия.

7. Перед репликами диалога или в составе знаков препинания, оформляющих прямую речь, тире используются на стабильной основе:

–  У вас есть возражения против кандидатуры господина Макарова?

–  Нет, принципиальных возражений нет.

«Отсутствие порога явки,  – высказал свое мнение председатель комиссии,  – во многом осложнит избирательный процесс».

Приведенные примеры дают возможность отметить различия в сути оснований для постановки тире и оценить уровни сложности принятия пунктуационных решений; некоторые основания использования тире очевидны, просты, быстро и прочно усваиваются, некоторые основания имеют сложный и неочевидный характер, требуют анализа смысловых особенностей синтаксических конструкций.

Скобки. Сильные выделяющие и изолирующие знаки препинания, активно используемые в документных текстах. Использование скобок определяется следующими грамматико-логическими ситуациями:

1. Выделением дополнительных замечаний, ремарок, вставных предложений:

Разрешить проведение операций по усмотрению сторон (если иное не предусмотрено законодательством) с соответствующим оформлением документов.

Дополнительные поставки флюсов и припоя (с учетом изменения номенклатуры, выпускаемой нашим предприятием) потребуют пролонгации действующего контракта.

2. Рубрикацией текста, оформлением последовательности пунктов:

ПОВЕСТКА ДНЯ

1) Отчет председателя правления банка.

2) Назначение региональных представителей банка; обсуждение основных направлений их деятельности.

В некоторых случаях вместо скобок могут использоваться другие знаки препинания, однако такая вариантность является ограниченной и закрепляется продолжительной практической работой, связанной с составлением документных текстов.

Кавычки. Стилевые особенности, характер документных текстов не предполагают широкого использования кавычек. Наиболее вероятные условия их применения – цитирования в составе текста. В этих случаях нет принципиальных отличий от использований знаков в недокументных текстах: реализуется универсальный принцип постановки системы знаков, оформляющих прямую речь и цитирования.

Второй областью применения кавычек, и соответственно, областью принятия ошибочных решений является пунктуация при наименованиях фирм, организаций, издательств, марок машин и устройств, других номенклатурных знаков. В этой области пунктуации стабильность и устойчивость отсутствуют, что заставляет ориентироваться либо на лексикографические регуляторы, либо идти вслед за примером, использовать принцип аналогии: ООО «Вымпел», аэропорт «Гумрак», автомобиль «Калина».

Вариантность знаков препинания. Можно отметить, что, к сожалению, в области пунктуационных решений русский язык имеет систему вариантных форм. Однако усвоению вариантности должно, на наш взгляд, предшествовать усвоение стабильных, классических оснований постановки знаков, регулируемых правилами. Обращение к полным и всесторонним справочникам русского языка дает представление о диапазонах применения вариантных и альтернативных знаков пунктуации в русских письменных текстах.

 

5. Композиционные недостатки документных текстов

Регулирование документных текстов ориентировано как на состав используемых в нем документных единиц, так и на способы их организации в составе документного текста. Известно, что ДТ испытывают на себе одновременное воздействие общеязыковых и унифицирующих механизмов. Из этого следует, что композиция, как текстовый параметр, также подвергается унифицирующему воздействию. Основной композиционной ошибкой ДТ является отступление от правил композиционной организации текста, входящего в документ определенной функционально-видовой группы. Нарушение композиции чаще всего связано с неправильным расположением основных функционально-смысловых частей текста – документных микротекстов, о которых говорилось в параграфе 8 раздела V.

Структура микротекстов, представленных абзацами или их группами, установлена либо практикой, либо правилами различной степени жесткости. Нарушение композиционных правил влечет за собой разрушение логико-смысловой структуры текста, что неблагоприятно сказывается на ясности текста и его коммуникативной эффективности.

Серьезным следствием композиционных ошибок является нарушение целостности и связности текста. Развертывание темы, отражаемой ДТ, должно происходить по определенным правилам, характерным для каждого вида документов. В некоторых случаях композиционные решения настолько важны, что задаются схемой-формуляром, в иных случаях регулирование носит менее жесткий характер, но даже для самых свободных в композиционном отношении текстов – текстов деловых писем – сформировались композиционные схемы, что дает возможность предлагать типовые тексты, демонстрирующие не только выбор лингвистических средств, но и способы их организации в текстах.

Композиционные ошибки нарушают логико-смысловые отношения: теряется связь, которая предсказуема не только по содержанию повествования, но и по формальным правилам, принятым для ДТ каждого вида.

Если понимать под композицией определенный порядок следования микротекстов, входящих в ДТ, то, в отличие от недокументных текстов, такой порядок, во-первых, должен быть закреплен, во-вторых, недопустимо нарушение этого порядка произвольным исключением тех или иных композиционных фрагментов документного текста. Самая яркая демонстрация реализации таких требований может наблюдаться в текстах анкет. Даже те составляющие, которые представляются анкетируемому лишними, ненужными, не относящимися к нему, находят текстовое воплощение в виде ответа «нет» или иного в соответствии с характером документа.

Часто понятие «оформление документа» по существу связано с приданием ДТ такой композиционной структуры, которая закрепилась за ним. При этом учитывается не только наличие всех микротекстов, которые должны входить в текст, не только порядок их следования, но и соразмерность микротекстов, входящих в ДТ. В том случае, если вид и композиционные параметры текста не заданы строгими образцами-регуляторами, реализуется общий принцип лаконичности текста, который часто нарушается. Адресанты предполагают, что включение дополнительных разделов, описывающих личные обстоятельства, биографические сведения, сделают документ более эффективным.

Отражением правильной композиции ДТ является характер и технические способы рубрикации. Точно и кратко определена рубрикация Л.B. Рахманиным: «Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста». Проверка соблюдения принципа однородности рубрикации (композиционные фрагменты – микротексты одинакового организационно-текстового уровня), иерархичности рубрикации (рубрицируемые фрагменты имеют отношения подчинения и/или соподчинения) – обязательный компонент редакционной деятельности. При этом необходимо устранить знаковые несоответствия, допускаемые чаще всего при отражении иерархических композиционных структур. Пример: устойчивая последовательность – римские цифры (I, II, III…) – арабские цифры (1, 2, 3…) – строчные буквы кириллицы (а, б, в…). При высокой степени самостоятельности микротекстов, при их содержательно-функциональной стабильности возможно использование внутритекстовых заголовков. Редактируя ДТ, необходимо убедиться как в правильности формулировок, которые приняты и закреплены унифицирующими правилами (например, для текстов контрактных документов), так и в верном оформлении этих элементов с точки зрения их компактности, знакового оформления, текстового дизайна.

 

6. Логические и фактические ошибки и их исправление

Фактические ошибки по своей сути лингвистическими не являются. Они могут быть отражением некомпетентности, невнимательности, неполноты владения информацией. Однако в процессе редактирования фактические ошибки должны выявляться и исправляться. Чаще всего фактические ошибки заключаются в искажениях персональных данных, в неточных цифровых компонентах ДТ, в представлении мотивов и оснований действий. Последний вид фактических ошибок связан с проявлением различных форм субъективизма. Это обстоятельство дает основание говорить о преднамеренных и непреднамеренных фактических ошибках в текстах документов. Преднамеренные фактические ошибки наиболее опасны, поскольку могут формировать основу для криминального развития событий, в основе которого будут находиться документные причины.

К сожалению, в реальных ДТ отмечаются логические ошибки, имеющие различную природу. К числу наиболее заметных и опасных ошибок, имеющих лингвистическую природу, можно отнести следующие.

1. Сопоставление несопоставимого. Ошибка является следствием включения в грамматически однородные отношения слов, которые по своим содержательным параметрам не могут находиться в одном понятийном ряду, или слов, отражающих идеальные и реальные значения:

Для ликвидации аварии привлечены слесари, подъемный кран и листовое железо.

Я и закон думаем, что разрешать приобретение земли надо осторожно.

2. Различение тождественного. Ошибка, обусловленная тем, что словарные или контекстные синонимы противопоставляются в высказывании:

Ремонт полотна осуществлялся три года подряд, а затем ежегодно проводились необходимые ремонтные работы.

3. Выведение невыводимого. В цепи высказывания теряется основание причинно-следственных отношений:

Чему посвящена эта аттестационная работа? Верно, что проблема недействительных сделок остается актуальной. Показаны условия им способствующие.

4. Мнимое противопоставление. Проявляется в нахождении между единицами антонимических отношений при явном их отсутствии:

Считаю необходимым заявить, что авария произошла из-за низкого качества резинового полотна, но это связано с его низким качеством по причине некачественной вулканизации.

Логические ошибки связаны как с выбором лексико-фразеологических единиц, так и со способами формулирования высказываний. Следовательно, проверка и исправление ошибок связаны с анализом лексического состава ДТ и с проверкой логико-синтаксических параметров текста. В частности, возможны пропуски необходимых в высказывании элементов или неопределенности, обусловленные использованием местоимений:

Уволить Т. В. Тарасова с должности механического цеха.

Гражданин Сидоркин был сбит автомобилем, когда он двигался со скоростью 80 километров в час.

Практика составления и редактирования ДТ, кроме совершенствования навыков и закрепления теоретических сведений лингвистического характера, развивает языковой вкус, чувство слога и меры, однако успехи в этой сложной области определяются систематической и целенаправленной работой.

 

7. Ошибки в выборе документных средств и в их согласовании

Выбор средств для создания ДТ – сложный лингвистический процесс, связанный с построением завершенных речевых объектов, которые не только соответствуют некой ситуации, но и отвечают совокупности требований формально-лингвистического свойства. Выбор документных средств реализуется не только на лексическом уровне, важен выбор единиц из фразеологических, синтаксических и даже невербальных ресурсов. Чаще всего отмечают ошибки, обусловленные неточным употреблением лексико-фразеологических средств, используемых в ДТ. Рассмотрим наиболее часто встречаемые и чаще всего обсуждаемые специалистами ошибочные решения.

1. Ошибки, связанные с неверным выбором единицы из группы паронимов. Самые, пожалуй, частые – неверный выбор из пар: представить – предоставить; криминальный – криминогенный; проплатить – оплатить – заплатить – уплатить; проблемный – проблематичный; надеть – одеть; компания – кампания.

2. Злоупотребления иноязычными словами и связанные с этим неточности именований. Кто сможет объяснить преимущества использования слова электорат вместо слова избиратели?

3. Близкими по своему характеру являются ошибки, возникающие в связи с выбором средств из синонимических рядов. Мало того что синонимы все же имеют различия в объеме содержания и в способности точно его отражать (термин законодательный акт шире, чем термин закон; термин писчая бумага точнее определяет назначение, чем единица бумага для письма), синонимы различаются на оценочно-стилистическом уровне: синонимические единицы глаз и зрительный орган предполагают определенные различия в реализации и в характере текстового окружения. При этом мы не берем заведомо неприемлемые для документных текстов варианты: очи, гляделки, зенки. Параллельно здесь проявляется опасность выбора средств, не соответствующих правилам и традициям выбора документных единиц (несмотря на динамику их развития): использование элементов разговорной речи, использование архаизмов, выбор служебных частей речи (чаще – предлогов), неверные подходы к выбору из полных и кратких форм прилагательных и причастий.

4. К области выбора средств относятся, на наш взгляд, решения, порождающие в документных текстах такие ошибки, как плеоназм и тавтология. Надо отметить, что тавтология – повторение того, что уже сказано с использованием других слов – в какой-то степени поддерживается самим характером документной коммуникации, стремление быть точным, исчерпывающим в аргументации, полным является психологической основой принятия ошибочных лингвистических решений. Плеоназм – многословие, использование излишних слов с одними и теми же значениями – перегружает документный текст.

К ошибкам в управлении, которые допустил начальник управления Цирюльников А. С., следует отнести ошибочные решения в краткосрочном планировании деятельности , подбор руководящего и технического персонала, допускавшего многочисленные ошибки в повседневной производственной деятельности.

В дополнение к моим документам представляю в управление кадрами свою автобиографию.

В качестве серьезной лингвистической задачи может рассматриваться исключение неверных решений при выборе невербальных документных средств (НВК). Ошибки в формировании и совершенствовании текстов можно исключить или, по крайней мере, сократить, если будут установлены функции невербальных текстовых компонентов и их отношения с вербальными частями ДТ.

Большие возможности табличной формы представления данных не исключают проблем в их документных использованиях. Рассматривая наиболее общие функциональные признаки таблиц, отметим, что одной из наиболее сложных задач документной лингвистики является выбор места невербального компонента в поле ДТ. Исследование примерно 400 документов различной функциональной отнесенности показало, что неверное позиционирование НВК не улучшает, а чаще в разной степени ухудшает коммуникативные, прагматические, доказательно-аргументативные и эстетические параметры ДТ, что, в свою очередь, снижает эффективность документной коммуникации. Практика и традиции построения ДТ, а также реализация унифицирующих правил помогают в реальных операциях иллюстрирования. Принципиальным условием реализации НВК должно являться определение коммуникативной задачи документа; необходим анализ сочетания вербальных и невербальных компонентов текста с учетом эффективности конечного решении и при сохранении композиционных параметров, нормативно закрепленных за данным видом ДТ. Анализ различных документов позволяет сформулировать ряд условий, в соответствии с которыми можно избежать ошибок в выборе НВК и в их комбинировании с вербальными единицами в составе ДТ.

Вторичность, производность НВК. Вербальная часть текста чаще предшествует НВК. Инициальный характер вербального фрагмента и, условно говоря, вторая позиция НВК вполне удовлетворительно соотносятся с внутренней логикой и коммуникативной структурой текста: система общих содержательных условий либо детализируется, либо иллюстрируется, либо аргументируется собирательными возможностями НВК.

Нумерация НВК; наличие их описания или наименования. Степень фрагментированности ДТ проявляется в способах нумерации НВК в пределах документного текста. Нумерация может иметь либо сквозной характер, либо самостоятельный в пределах каждого из разделов документа. Ошибка заключается в непоследовательности нумерации или в ее отсутствии.

Маркирование значимых фрагментов НВК. Маркеры не должны усложнять или загромождать иллюстрацию. Иногда, когда позволяет характер НВК, маркеры размещаются на специальной врезке. Прием маркирования, скорее всего, можно определить как вспомогательно-технический, помогающий при восприятии НВК. Ошибки заключаются в отсутствии маркирования либо в отсутствии указаний на связь между вербальными компонентами текста и НВК.

Текстовое выделение наиболее важных компонентов НВК. Уровень самодостаточности НВК. Как показывает оценка коммуникативных ситуаций, при начальном ознакомлении с ДТ адресату в ряде случаев достаточно обратиться лишь к небольшим фрагментам текста, окружающим НВК, или к самим НВК. НВК становятся либо основными и достаточными, либо базовыми представителями ДТ. Ошибка заключается в том, что НВК оформляется так, что он не имеет собственного содержательного смысла, служа декоративным элементом текста.

Представительность НВК на профессиональном и референтном уровнях. Между вербальным компонентом ДТ и соответствующим ему НВК должны присутствовать отношения либо содержательной эквивалентности, либо дополнительности. Ошибка заключается в том, что невозможно определить характер смысловой связи между вербальными компонентами и НВК.

Размерные параметры НВК как фактор обеспечения информативности и точности. Ошибка заключается в том, что масштаб НВК, его физические параметры не позволяют эффективно воспринимать представляемую им информацию.

Коммуникативная роль элементов НВК и их представленность в иллюстрации; функционально-коммуникативная корреляция «НВК – вербальный фрагмент». Проявляется стремление отразить в НВК некоторое множество взаимосвязанных или независимых параметров. Оптимальными для ДТ можно признать средства НВК, в которых отражены показатели необходимые и достаточные для решения коммуникативной задачи, при этом не совмещаются данные, имеющие различную природу, размерность или относящиеся к различным смысловым сторонам ДТ.

Композиционное размещение НВК и оптимизация связи между НВК и вербальными составляющими. Ошибкой является случайность позиции НВК в тексте. Как показывает исследование реальных текстов, часто приходится принимать решение либо о вынесении НВК на отдельный фрагмент носителя, либо о представлении НВК в качестве приложений, хотя это решение имеет свои негативные стороны, обусловленные образующейся дистанцией между связанными фрагментами текста.

Полихромное решение НВК: целесообразность и противоречия. Ошибка заключается в том, что выбирается решение, не гармонизированное с характером документа, использование полихромного решения разрушает структурно-стилевое и эстетико-функциональное единство документного текста.

Обеспечение вокруг НВК достаточного свободного пространства для улучшения параметров контрастности и разбираемости его элементов. Это условие требует реализации и при большом количестве НВК в документе. Большие доли свободных участков носителя делают работу с ДТ более удобной, создают впечатление большей аккуратности и эстетичности документного текста. Ошибка заключается в диспропорциональных или нерациональных решениях текстового пространства для НВК и вербальных компонентов.

Исключение избыточного использования НВК; отказ от малоинформативных НВК. Условие является самоочевидным, поскольку актуализирует общий принцип о негативных последствиях избыточности и дублирования в условиях коммуникации. Ошибка проявляется в неоправданном или профессионально необусловленном желании сделать документный текст более эффективным за счет «гиперэстетичности» и «гипераргументированности». Следствие – появление избыточных документных фрагментов, включающих НВК малоинформативного и/или декоративного характера.

В процессе работы с документами различных видов становится ясно, что повышение эффективности специальной коммуникации требует разработки оптимального алгоритма и правил комбинирования текстовых компонентов различной сложности и природы.

 

8. Правка документных текстов: виды, реализация, инструменты, критерии оценки

В разделе IV рассматривались общие вопросы обработки ДТ на различных лингво-технологических этапах их подготовки. Отмечалось, что правка является сложной лингвистической процедурой, включающей несколько этапов; каждый этап имеет собственное содержание.

Чаще всего рассматривают следующие составляющие правки: правку-вычитку, правку-сокращение, правку-обработку и правку-переделку. Однако есть опасение, что такой подход, во-первых, порождает вопрос о характере различий между содержанием таких понятий, как правка и редактирование, и, во-вторых, создает проблемы с наполнением видов правки конкретным лингвистическим и технологическим содержанием. Отойдя от приведенной схемы, определим реальные этапы правки текста на пути от его исходного, чернового варианта до получения законченного варианта ДТ.

Этап правки, связанный с подбором и оценкой фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Потребуют внимания и возможного исправления топонимические и ономастические данные; проверяются цитированные фрагменты, включенные в текст документа и количественные данные.

Этап правки, ориентированный на типологизацию документа. Этот этап иногда связан с уточнением и формулировкой заголовка ДТ. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость ДТ не всегда дают возможность сразу определить необходимый текстовый тип. В этой ситуации необходимо выбрать вид и заголовок ДТ, которые в наибольшей мере соответствуют ситуации, уровню и функциональной задаче. Заголовок определяет форму, средства, тональность ДТ; отсюда – выбор обращений, форм, средств, композиции.

Этап правки, связанный с выбором оптимальных средств документа. Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями. Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности вербальных и невербальных средств является одной из наиболее актуальных проблем правки ДТ. При высокой степени стандартизации некоторых лингвистических объектов возможности выбора упрощаются, поскольку этот этап правки реализуется посредством максимальной ориентации на образцы и другие унифицирующие инструменты.

Этап правки, ориентированный на принятие окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, в выборе форм обращений, в композиционной организации ДТ и в анализе лексико-фразеологических единиц, участвующих в построении текста. Лексико-фразеологическая правка предполагает нахождение предпочтительных форм терминов, штампов, клише, свободных лексико-фразеологических единиц. На этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и к порядку входящих в них элементов. Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, повышающий эффективность коммуникации.

Этап правки, связанный с пунктуационно-орфографическим контролем. Сложность лингвистических параметров деловых документов проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах документов большого количества лексико-фразеологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления и, следовательно, с орфографической структурой, слабо закрепленной в сознании носителей языка. К орфографическим ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. В процессе правки корректируются сокращения, имеющие отступления от допустимых норм аббревиации.

Уже упоминавшееся усложнение синтаксической структуры документных текстов предопределяет рост пунктуационных ошибок. Логика предложений, рубрикация сложных конструкций, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких как тире, двоеточие, точка с запятой. Анализ синтаксических особенностей ДТ связан также с возможным сокращением текста без нанесения ущерба его функционально-содержательным параметрам.

Этап правки, предполагающий композиционно-реквизитный контроль. Этот этап затрагивает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то при правке корректируют отношения и расположение частей ДТ.

2. При правке потребуется оценка соразмерности частей ДТ и параметров, определяющих общий размер текста. Здесь основной принцип – формально-функциональная достаточность. Краткость и одноаспектность текста там, где они достижимы, делают ДТ быстрочитаемым, функциональным, удобным для обработки.

3. Рубрикация текстов может иметь различный характер. Контроль рубрикации происходит по сложившимся правилам и с использованием типовых ориентиров.

Кроме мобилизации накопленного опыта, правка предполагает использование лингвистических инструментов: словарей, справочников, сборников типовых текстов, стандартов. Подготовка соответствующих справочно-методических пособий – одна из актуальных комплексных задач, в разрешении которой заинтересованы как практики, так и исследователи документационных процессов.

Эффективная оценка результатов правки может проводиться лишь в косвенных формах; качество ДТ, стабильность их исполнения, адекватность средств, форм и организации, соответствие коммуникативным задачам могут оценить лишь сами коммуниканты, связанные устойчивыми документными отношениями.