Функция 1. Приёмка

После прибытия транспортного средства под выгрузку и получения от старшего кладовщика устного распоряжения на выгрузку работник делает следующие операции:

1. Организует постановку транспортного средства под разгрузку

2. Устанавливает переходную площадку, обеспечивающую проезд погрузочной техники в кузов автомобиля

3. Получает у водителя документы (две копии приходной накладной и карточку операции, (приложение № 1))

4. Организует работу своих помощников, назначенных старшим кладовщиком (если для выполнения разгрузки требуются помощники)

5. Осуществляет выгрузку товара в зону приемки склада.

Если зона приёмки не в состоянии вместить весь прибывающий груз, то работник обязан определить место для выгрузки продукции, обязательно согласовав его со старшим кладовщиком.

При выполнении операции приёмки размещать продукцию сразу в зоне хранения категорически запрещается! Это допустимо только при двух обстоятельствах:

– Зона приёмки заполнена. Кладовщику поручена не только операция приёмки, но и операция последующего размещения продукции в зоне хранения. Груз приходит запакованный на паллете и упаковка цела.

– Помощники не успевают формировать паллеты (при приходе груза «навалом») или по какой-то причине не успевают подтаскивать паллеты к краю кузова (сломался поддон, развалилась паллета и.т.д.) и у кладовщика, работающего на погрузчике, есть свободное время, для выполнения операции размещения груза в зоне хранения.

6. Затем осуществляет визуальный контроль:

● количества выгруженного груза. При этом работник сверяет фактически выгруженное количество с количеством, указанном в накладных, согласно инструкции П6.

● качества выгруженного груза. При этом работник проверяет целостность упаковки, наличие маркировки, качество самого груза, согласно инструкции П7.

В случае обнаружения несоответствия по количеству или качеству продукции работник незамедлительно ставит в известность старшего кладовщика и начальника склада, для оформления ими акта о несоответствии по количеству и качеству.

7. Если груз приходит «навалом» в упаковках, мешках, коробах, ящиках (в дальнейшем – упаковка) и если предполагается хранение этого груза на поддонах, то работник с помощью своих помощников формирует грузовые единицы для хранения (как правило, паллеты). При необходимости он производит упаковку паллет стрейч плёнкой, бандажными лентами и другими упаковочными материалами.

8. Если прибывший груз размещается на паллетах и при этом вес одной паллеты превышает 1000 кг, то кладовщик помечает такую паллету специальным знаком – «красный крест» при помощи красного скотча с той стороны паллеты, которая при установке в стеллаж будет обращена лицом к проходу.

9. После приёмки кладовщик производит маркировку всех единиц хранения, нанося маркером необходимую для быстрого поиска продукции информацию (либо прикрепляет лист с надписью), на ту сторону паллеты, которая после установки её в стеллаж будет обращена к проходу. При этом размер шрифта должен быть таковым, чтобы надпись читалась с пола при размещении поддона на самом высоком ярусе хранения.

10. После окончания приёмки работник оформляет документы:

● На копии накладной ставит свою подпись, расшифровку, дату в графе «Получил»

● В карточке операции ставит свою фамилию, фамилию помощников, дату, количество упаковок (если груз выгружается упаковками вручную) и количество паллет

Если груз выгружается целыми паллетами, то количество упаковок не указывается (ставится прочерк), указываются только паллеты в графе «Количество паллет».

Если груз пришёл и в упакованных паллетах и частично россыпью в упаковках, то заполняются две графы – в графе «Количество упаковок» ставится количество упаковок, пришедших россыпью, а в графе «Количество паллет» ставится сумма: количество упакованных паллет, пришедших в кузове машины + количество скомплектованных паллет.

Если по какой либо причине кладовщик выполняет сразу две операции, приёмка и размещение продукции в месте хранения, то он заполняет бланк штампа один раз и в графе «Тип операции» указывает Приёмка и размещение (Допускается сокращение «ПиР»).

После оформления оба экземпляра копии накладных (со всеми сделанными пометками и карточку операции) работник передает старшему кладовщику.

 

Функция 2. Размещение продукции в зоне хранения

После завершения процессов выгрузки и приемки продукции работник перемещает ее в зону хранения, которую определяет старший кладовщик.

При размещении продукции в зоне хранения кладовщик придерживается следующих правил:

1. Если продукция предположительно будет отгружаться целыми паллетами, то она размещается на верхних ярусах стеллажей, не занимая пол и второй ярус (зону подбора).

2. Если продукция предположительно будет отгружаться коробами или единицами, то она размещается на полу, либо на втором ярусе (для отбора коробов с паллеты при помощи лестницы).

3. Если продукция предположительно будет отгружаться коробами или единицами, и пришло несколько одинаковых паллет, то одна из них обязательно устанавливается на пол, а остальные по возможности размещаются над ней.

Внимание! При размещении тяжёлой продукции на стеллажах кладовщик обязан проверить вес паллеты. Если вес паллеты не указан на самой паллете, он обязан узнать эту информацию у товароведа или начальника склада.

Если вес паллеты превышает предельно допустимый вес для конкретной стеллажной системы, которая используется на складах компании (см. «Правила размещения грузов и использования грузоподъёмной техники»), то кладовщик размещает данную продукцию в месте, согласованном со старшим кладовщиком (на полу склада, открытой площадке, либо на стеллажах большей грузоподъёмности).

Допускается в исключительных случаях устанавливать паллеты, с весом, превышающим нормативный в стеллажные системы по согласованию с коммерческим директором (или директором), после предварительного расчёта и составления и утверждения ими схемы размещения таких грузов. При этом выполнение таких работ разрешается только сотрудникам, имеющим допуск к таким работам. Допуск закрепляется в документе «Права допуска работников склада к оборудованию и работам», который доводится до сотрудников склада под роспись.

Данная работа может осуществляться с перерывами, т. к. приоритетом по срочности являются операции по приёмке и отгрузке продукции. Данная операция, как правило, осуществляется тем же ответственным кладовщиком, который принимал продукцию, но если по каким-то причинам он ее завершить не смог, то по решению старшего кладовщика данная операция передается другим ответственным, возможно и в другую смену.

После того, как груз перемещен в зону хранения, каждый тип продукции маркируется (если по какой-то причине это не сделано при приёмке продукции), путем установки на лицевую сторону паллеты соответствующих бирок, на которых указываются основные параметры и количество единиц в данной партии.

По завершению операции по размещению продукции в зоне хранения, работник оформляет карточку операции. Ставит свою фамилию, фамилии своих помощников (если они прикреплены к нему старшим кладовщиком для выполнения этой операции), дату, количество перемещённых упаковок, количество перемещённых паллет и количество европаллетомест, занятых при операции размещения продукции в зоне хранения.

Если размещение продукции осуществлялось по мере появления свободного времени с перерывами, то в карточке операции, в графе время начала и время окончания операции всё равно ставится именно то время, когда операция началась и закончилась.

В графе «К-во упаковок» ставится количество перемещённых и размещённых в зоне хранения упаковок (если перемещение их происходило поштучно, не на поддонах). Так же эта графа заполняется, если в процессе операции пришлось формировать из упаковок паллеты.

В графе «К-во паллет» ставится общее количество паллет, перемещённых и размещённых в зоне хранения, включая и вновь сформированные паллеты.

В графе «Разместили в зоне хранения» указывается количество в «Европаллетах», т. е. если груз скомплектован на американских (120х120 см) или финских (100х120 см) паллетах, то данное количество паллет умножается на коэффициент 1,5.

При размещении упаковок «навалом» в графе «Разместили в зоне хранения» указывается количество квадратных метров, занимаемых упаковками.

После оформления документ передаётся старшему кладовщику.

 

Функция 3. Комплектация продукции

После получения от старшего кладовщика заявки на комплектацию работник согласно указанной в заявке номенклатуре и количеству производит подбор продукции.

Данная работа может осуществляться с перерывами, т. к. приоритетом по срочности являются операции по приёмке и отгрузке продукции. Данная операция, как правило, осуществляется тем же ответственным кладовщиком, который будет отвечать за отгрузку продукцию, но если отгрузка планируется в другую смену, то по решению старшего кладовщика операция отгрузки скомплектованной партии передается другим ответственным.

При выполнении операции комплектации работник формирует грузовые единицы (в большинстве случаев это паллеты), при необходимости, по согласованию со старшим кладовщиком производит упаковку сформированных грузовых единиц стрейч плёнкой или другими упаковочными материалами.

При выполнении операции комплектации поддон, на который укладывается подбираемая продукция, располагается в проходе между стеллажами. При этом, если по какой либо причине кладовщик прерывает операцию комплектации, то он обязан убрать комплектуемый поддон на пол вглубь стеллажа, либо поставить его на свободное место на ярусах. Запрещается оставлять комплектуемый поддон в проходе!

На каждую скомплектованную единицу кладовщик наклеивает стикер с номером заказа. Цвет стикеров на паллетах одного заказа должен быть одинаков.

Всю скомплектованную продукцию, кладовщик размещает:

● в зоне отгрузки, если отгрузка скомплектованной продукции планируется на текущую дату

● в зоне экспедиции, если зона отгрузки заполнена или отгрузка планируется не на текущую дату.

Зона экспедиции определяется кладовщиком и согласовывается со старшим кладовщиком. Как правило, это второй ярус стеллажа в зоне хранения подбираемого груза, либо первые секции стеллажа, расположенные ближе к зоне отгрузки.

Задачей работника, при выполнении данной операции, является формирование максимально высоких грузовых единиц (в зависимости от типа планируемого автомобиля до 2,2–2,4 метра), с целью лучшего заполнения кузова автомобиля и сокращения времени загрузки.

По завершению данной операции работник оформляет заявку на комплектацию (ставит свою роспись, расшифровку, дату) и карточку операции.

Также работник отражает в карточке операции количество упаковок из которых были скомплектованы грузовые единицы (в графе «к-во упаковок»).

В графе «Количество паллет» кладовщик указывает суммарное значение: то количество паллет, которые были перевезены в зону отгрузки «целыми паллетами» + Количество паллет, скомплектованное из упаковок.

В графе «Убрали из зоны хранения» кладовщик ставит количество паллет, которые были убраны из зоны хранения в процессе комплектации.

В графе «Убрали из зоны хранения» указывается количество в «Европаллетах», т. е. если груз хранился на американских (120х120 см) или финских (100х120 см) паллетах, то данное количество паллет умножается на коэффициент 1,5.

Если по какой либо причине кладовщик выполняет сразу две операции, комплектация и отгрузка продукции, то он заполняет карточку операции один раз и в графе «Тип операции» указывает «Комплектация и отгрузка» (Допускается сокращение «КиО»).

После завершения комплектации накладную и штамп (со всеми сделанными пометками) работник передает старшему кладовщику.

 

Функция 4. Отгрузка

После прибытия транспортного средства под загрузку и получения от старшего кладовщика задания на отгрузку (накладной или ТТН с визой товароведа “Отпуск разрешил”) работник:

– осуществляет визуальный контроль количества и качества отгружаемой продукции, подготовленной для отгрузки в зоне отгрузки, затем делает отметки в накладных о фактическом количестве отправляемой им продукции (только в случае несоответствия количества, фактически отгружаемого с данными в накладной);

– осуществляет погрузку продукции в транспортное средство заказчика;

– В случае, если отгружаемая продукция подпадает под определение «Груз, требующий крепления» согласно «Правилам крепления грузов в кузове автомобиля» (приложение № 1) осуществляет крепление груза к кузову автомобиля согласно данных правил;

– Оформляет накладную (Ставит роспись, расшифровку, дату в графе «Отпустил»)

– Ставит в карточке операции количество загруженных паллет (если загрузка происходит целыми паллетами) и количество загруженных упаковок (если загрузка идёт «навалом»).

После завершения процесса отгрузки накладную и карточку операции (со всеми сделанными пометками) работник передает старшему кладовщику.

Каждый загруженный или выгруженный на складах компании автомобиль в обязательном порядке необходимо сфотографировать, чтобы на полученных снимках была отчетливо видна следующая информация: номер транспортного средства, качество упаковки отгруженной продукции, способы крепления в кузове автомобили и т. д. На видеофиксирующей технике (фотоаппарат, телефон, камера и пр.) должны быть выставлены реальные дата и время. Весь отснятый видеоматериал по загруженным транспортным средствам по окончанию рабочего дня должен быть сдан (перенесен) на ПК начальника склада для дальнейшего хранения. Ответственный за фотографирование и дальнейшую сдачу (перенос) каждого файла на КП начальника склада – ответственный кладовщик за каждую конкретную загрузку/выгрузку.

 

Планирование рабочих смен на неделю

Каждую пятницу начальник склада распределяет работников по сменам, исходя из планируемой на неделю загрузки склада. Цель:

● равномерная загрузка подъёмно-транспортного оборудования, зон приёмки и отгрузки

● вторая смена должна обеспечить комплектацию заказов для отгрузки на следующий день

В каждую смену по каждому складу начальник склада назначает одного ответственного кладовщика (старшего кладовщика). Так же по сменам назначаются товароведы. Данное распределение оформляется распоряжением начальника склада, в пятницу, до 16–00. Распоряжение доводится до всех работников на еженедельном общем собрании сотрудников склада (по окончании работы первой смены, каждую пятницу) и доводится до директора компании по электронной почте до 16–30.

 

Ежедневно, дважды в день (до 13–00 и до 17–00) начальник склада, на базе имеющейся у него информации от клиентов формирует предварительный план работ склада на следующие сутки. Данный план представляет собой реестр предстоящих операций на следующий день:

● Приёмок

● Отгрузок

● Комплектаций

● Инвентаризаций

План работ включает в себя так же работы по реконструкции стеллажной системы, уборке территории, перемещению продукции и другие дополнительные работы.

Для этого начальник склада с утра (либо вечером) делает обход склада (складов) и намечает работы по перемещению продукции, реконструкции стеллажной системы и пр.

Результатом планирования является предварительное распределение техники и задач по грузопереработке между кладовщиками, которое начальник склада на месте доводит до коллектива.

Для целей сокращения простоев начальник склада планирует работу подчинённых так, что бы каждый сотрудник, кроме текущих операций по приемке, комплектации и отгрузке продукции всегда имел персональные задачи, связанные с:

● Инвентаризацией продукции

● Реконструкцией стеллажной системы

● Перестановкой продукции

● Ремонтом стеллажной системы и прочего оборудования

● Уборкой территории

В случае производственной необходимости, начальник склада может организовывать сверхурочные работы или работу своих подчинённых в выходные дни. При этом своё решение начальник склада устно согласовывает с директором до начала вышеперечисленных работ с последующим оформлением распоряжения на вызов сотрудников, которое оформляется на следующий рабочий день служебной запиской.

 

1. Контроль

В течение рабочей смены начальник склада осуществляет контроль за выполнением поставленных задач лично, посещая рабочие места подчинённых, а так же посредством телефонной связи.

Начальник склада отвечает за разработку и актуализацию «Правил работы с клиентами», где отражаются временные стандарты выполнения операций и порядок подачи клиентами заявок на их выполнение. «Правила работы с клиентами» согласовываются с коммерческим директором и утверждаются директором компании.

Начальник склада контролирует соблюдение временных стандартов выполнения ППР, проверяя первичные документы, заполняемые кладовщиками («карточка операции») и сверяя данные с реальным временем завершения операции и ежедневно докладывает директору компании о всех случаях грубых нарушений сроков проведения операций (посредством электронной почты, в свободной форме в 17–00 при передаче плана на следующий день).

 

2. Управление инцидентами

Инциденты подразделяются на:

● Поломка оборудования

● Грубое нарушение технологии

● Воровство или пропажа материальных ценностей

● Претензии клиентов

● Другое событие, приведшее к существенным дополнительным затратам

Начальник склада при появлении любого инцидента выполняет следующие действия:

1. Немедленно ставит в известность директора и коммерческого директора (если инцидент приводит к существенным нарушениям стандартов работы, к ущербу или дополнительным затратам).

2. Регистрирует данный случай в реестре инцидентов и заполняет бланк «Инцидент» в электронном виде.

3. Проводит служебного расследование.

4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.

5. Выясняет размер ущерба для компании

6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.

7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.

10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий

 

3. Подведение итогов работы склада за сутки

Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.

До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.

Так же начальник склада помечает поля отчета «№ операции» следующими цветами:

● Зелёным, если операция была запланирована заранее и время прихода машины совпало с плановым ±1 час.

● Желтым, если операция была запланирована заранее и она была выполнена в течении дня.

 

4. Обеспечение техники безопасности

Начальник склада ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.

При выявлении грубых нарушений технологии работы и техники безопасности начальник склада готовит распоряжение по наказанию виновника, и разрабатывает мероприятия по предотвращению случаев нарушений (проведение обучения персонала, доработка или ремонт оборудования и.т.д.). Данное распоряжение и план мероприятий доводит до директора компании в этот же день.

Ежедневно на оперативном совещании с подчинёнными, начальник склада подводит итоги работы за прошлый день и прорабатывает с кладовщиками все случаи нарушения техники безопасности и технологии погрузо-разгрузочных работ и проводит устный инструктаж по технике безопасности.

Ежемесячно до 5 числа текущего месяца начальник склада проводит ежемесячный инструктаж своих подчинённых по технике безопасности под роспись в журнале ТБ. При этом прорабатываются все случаи нарушений ТБ, произошедших за месяц.

 

5. Закрепление ответственности за продукцию

Вся продукция, хранимая на складе, должна быть закреплена начальником склада за ответственными кладовщикам. Закрепление доводится до ответственных лиц под роспись в документе «Закрепление ответственности за продукцией», который хранится у начальника склада.

За каждым видом продукции начальник склада закрепляет одного ответственного кладовщика (ОК) и «дублёра» (на случай отпуска или болезни ответственного кладовщика). При этом должен соблюдаться принцип:

● У одного ответственного кладовщика должно быть несколько дублёров по разным клиентам

● Распределение клиентов по ответственным и дублёрам надо делать по возможности равномерно, исходя из общего количества артикулов, приходящихся на одного кладовщика

● При распределении необходимо учитывать опыт работника

При передаче ответственности от одного ОК к другому начальник склада обязательно организует проведение инвентаризации передаваемой продукции.

С каждым кладовщиком (старшим кладовщиком) начальник склада оформляет договор о полной коллективной материальной ответственности. Договоры передаются и хранятся в офисе компании у секретаря.

 

6. Организация хранения продукции

При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом начальник склада в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.

Для каждого вида продукции начальник склада определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.

Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов начальником склада устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.

Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним начальник склада обязательно согласовывает с директором компании письменно.

Начальник склада организует закрытие всех ворот склада по окончании работ и их опломбирование одноразовыми пломбами. В начале первой смены начальник склада контролирует целостность запоров и пломб на всех воротах складов компании.

Для выполнения операций открытия и закрытия, опломбирования ворот склада начальник склада назначает на эти работы уполномоченных сотрудников, список которых закрепляется в документе «Список лиц, ответственных за сдачу объектов под охрану». Данный список начальник склада передаёт в охранное агенство, с которым у компании заключен договор на охрану, и поддерживает его в актуальном состоянии.

 

7. Обеспечение сотрудников склада необходимыми средствами и материалами

Ежедневно в начале рабочего дня начальник склада проводит анализ остатков ГСМ погрузочно-разгрузочной техники. При необходимости организует закупку недостающих материалов.

Ежемесячно нач. склада на 2-й рабочий день месяца, следующего за отчетным, оформляет служебную записку на списание материалов, физически использованных в отчетном месяце в процессе производства, либо на хозяйственные нужды (ремонтные работы). Служебная записка, утвержденная директором, передаётся в бухгалтерию для дальнейшего учета в бухгалтерском и управленческом отчетах.

 

8. Организация обслуживания оборудования и контроль за его работой

Начальник склада организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Начальник склада определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.

Начальник склада организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность коммерческого директора и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.

Начальник склада несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.

В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) начальник склада проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций начальник склада незамедлительно ставит в известность директора компании и коммерческого директора.

Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.

 

9. Обучение сотрудников

Начальник склада организует обучение своих подчинённых, как новых сотрудников, так и «старичков». Для этого он разрабатывает ежемесячные планы по обучению для каждого сотрудника по следующим направлениям:

● Технология работы с использованием погрузочной техники (погрузчиков, кран-балок, и.т. д) и стеллажных систем.

● Знание продукции и мест её хранения

● Правила оформления документов при выполнении складских операций

Оценка сотрудников по этим показателям проводится начальником склада ежемесячно по пятибалльной шкале. По результатам этой оценки кладовщику устанавливается оклад в пределах «вилки», установленной в штатном расписании.

При этом решение принимается аттестационной комиссией в составе Старшего кладовщика, начальника склада, менеджера по персоналу, коммерческого директора (или директора), не чаще одного раза в три месяца по каждому кладовщику.

 

10. Проведение отчёта за месяц

В первый рабочий день месяца, следующего за отчетным начальник склада оценивает работу старших кладовщиков, принимает решение о их премировании.

Во второй рабочий день Начальник склада формирует в программе 1с финансовый отчет склада за месяц, трансформирует его в виде EXEL и передаёт финансовому менеджеру и директору по электронной почте. Так же с отчётом передаёт в бухгалтерию табель учёта рабочего времени по своим сотрудникам, включая сверхурочные работы.

Ежемесячно сразу после формирования финансового отчета (во вторник, среду или четверг (по согласованию с директором) после второго рабочего дня) начальник склада отчитывается перед директором о выполненных работах за месяц в офисе компании.

К ежемесячному отчёту начальник склада прикладывает:

● Реестр материалов и инструментов, приобретённых в отчетном месяце, в том числе и канцтоваров. При отчёте происходит утверждение авансовых отчётов по ним.

● перечень работ по ремонту и ТО грузоподъёмной техники и стеллажного оборудования, проведённых в отчётном месяце

● Реестр случаев нарушения технологии, порчи оборудования и других инцидентов, случившихся на складе в отчётном месяце. Предъявляет для контроля журнал по технике безопасности.

● Реестр инвентаризаций, по обычным товарам и особоценным грузам, проведённых в отчетном месяце и отчитчвается о их результатах, предъявляет акты инвентаризаций для утверждения их директором.

● Служебную записку о начислении премий старшим кладовщикам и о перераспределении премии между подчинённым сотрудникам, если в этом есть необходимость

 

11. Составление графика отпусков сотрудников склада

График отпусков сотрудников склада составляется с учётом поддержания работоспособности склада в целом и с учетом взаимозаменяемости сотрудников. График передаётся руководителю до 20 декабря года, предшествующего отчетному с целью включения в общий график отпусков.

 

12. Основные обязанности

Начальник склада обязан:

● своевременно и качественно выполнять распоряжения директора фирмы. Для оформленных письменно распоряжений директора при отсутствии срока исполнения распоряжения считать по умолчанию срок исполнения 1 рабочий день

● своевременно и качественно выполнять функции, закрепленные за ним в настоящей должностной инструкции

● В случае возникновения недостачи продукции при приёмке (либо обнаружения брака ТМЦ, нарушения упаковки) лично проводить служебное расследование и оформлять акт несоответствия по количеству и качеству согласно инструкции П6, П7.

● следить за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечивать их своевременный ремонт

● осуществлять постоянный контроль выполнения поставленных перед подчиненными задач

● контролировать правильность документооборота склада

● решать вопросы по взаимодействию работы склада с другими службами

● участвовать в составлении актов несоответствия количества и качества

● организовывать своевременное заключение договоров “Материальной ответственности персонала склада”.

● создавать необходимые условия для эффективного труда: своевременно обеспечивать склад необходимым оборудованием

● поддерживать деловую и доброжелательную атмосферу в коллективе

● максимально способствовать и поощрять развитие творческой инициативы работников, обеспечивать оперативное внедрение предложений по совершенствованию производственных процессов

● создавать условия и стимулы для постоянного повышения квалификации всех работников склада, их профессионального роста в соответствии с деловыми качествами, уровнем подготовки и практическими навыками

● исполнять положения и другие нормативно-распорядительные документы фирмы

● представлять интересы Компании и действовать от ее имени в рамках своих полномочий

 

13. Полномочия по работе

Начальник склада имеет право:

● давать распоряжения и требовать их исполнения от подчиненных с целью эффективного управления складом

● по своему усмотрению, вносить корректировки в процесс погрузо-разгрузочных работ с целью их оптимизации

● производить повторную выборочную проверку отгруженной продукции кладовщиками-грузчиками

● вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями

● докладывать директору обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой

● вносить предложения о приеме, перемещении и увольнении подчиненных работников в пределах штатного расписания, в соответствии с законодательством

● имеет права доступа к базе данных 1С: Предприятие-Торговля+Склад

 

14. Ответственность работника

Начальник склада несет дисциплинарную и материальную ответственность за:

● утрату, порчу вверенных ему товарно-материальных ценностей

● качество выполнения погрузо-разгрузочных работ

● несоблюдение сроков исполнения утвержденных планов работы, указаний и распоряжений руководителя

● за непринятие решений в пределах своей компетенции

● за ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией

● несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей подчиненных сотрудников, нарушение дисциплины и установленных правил внутреннего трудового распорядка

● За своевременное предоставление документов в кадровую службу компании по вновь принимаемым подчинённым сотрудникам. Своевременное предоставление – не позднее, чем за три дня до начисления заработной платы (или аванса). В случае несвоевременного предоставления документов, и в связи с этим невозможностью начисления заработной платы сотруднику, недоначисленная часть заработной платы удерживается из премии начальника склада.

● при переходе на другую работу или освобождения от должности, за ненадлежащую и несвоевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового лицу, его заменяющему

● нарушение требований законодательных и иных нормативных актов по охране труда

 

15. Рабочее место и условия работы

● Режим работы начальника склада определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании и трудовым договором.

● Рабочее место начальника склада должно быть укомплектовано следующими рабочими ресурсами: стол, стул, персональный компьютер, телефон, канцтовары. Кроме того, начальник склада имеет доступ к оргтехнике: ксерокс, факс, принтер.

Руководство оставляет за собой право вносить изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию.

 

4.1 Планирование работ на день

Ежедневно, в конце смены начальник склада формирует «План прихода машин» на следующие сутки, который передаёт старшему кладовщику. Каждое день, на вечерней оперативке (либо непосредственно на складе) старший кладовщик совместно с начальником склада формируют план работы кладовщиков на день, который включает погрузо-разгрузочные работы, работы по перемещению продукции, реконструкции стеллажной системы и пр.

Результатом планирования является предварительное распределение техники и задач по грузопереработке между кладовщиками.

Для целей сокращения простоев старший кладовщик планирует работу подчинённых так, что бы каждый сотрудник, кроме текущих операций по приемке, комплектации и отгрузке продукции всегда имел персональные задачи, связанные с:

● Инвентаризацией продукции

● Реконструкцией стеллажной системы

● Перестановкой продукции

● Ремонтом стеллажной системы и прочего оборудования

● Уборкой территории

Ежедневно, на вечерней оперативке старший кладовщик копирует файлы с фотографиями отгрузок за предыдущий день на компьютер начальника склада. При этом он отвечает за то, что бы всем отгрузкам соответствовал файл с фотографией.

 

4.2. Оперативное планирование и контроль работ

Для целей оперативного планирования, при получении новой информации о приходе машин от клиентов товаровед незамедлительно информирует об этом старшего кладовщика по телефону. При появлении водителя у ворот склада для загрузки или выгрузки продукции старший кладовщик:

1. Проверяет наличие документов на приёмку (отгрузку) продукции. На накладной обязательно должна стоять подпись товароведа.

2. Старший кладовщик в текущем режиме прихода машин под загрузку и выгрузку формирует очерёдность загрузки и выгрузки транспортных средств. При этом он руководствуется «Правилами обслуживания клиентов на складе» и указаниям товароведа или начальника склада.

3. Закрепляет ответственность за выполнение конкретной операции (Приёмка, Размещение, Комплектация, Отгрузка, ПиР, КиО) за конкретным кладовщиком и передаёт ему документы. При этом старший кладовщик проставляет в документе времени начала операции. Если время прибытия, отражённое товароведом в карточке отличается от текущего более, чем на 10 минут, старший кладовщик выясняет у водителя и товароведа причину этой разницы и проставляет в карточке операции (в дальнейшем «карточка»)текущее время начала операции.

4. При выполнении погрузочно-разгрузочных работ Старший кладовщик регулирует работу кладовщиков, распределяет ресурсы (погрузчики, тележки, кран-балки и.т.д.), назначает помощников из числа свободных кладовщиков.

5. Определяет зоны хранения (конкретные ячейки стеллажа, место в напольной зоне), для каждого вида продукции.

6. Дает указания другим кладовщикам о порядке загрузки транспортного средства, при каждой отгрузке определяет необходимость крепления груза в кузове автомобиля, осуществляет контроль правильности крепления груза, фотографирует закреплённый груз в кузове в соответствии с «Правилами крепления груза в кузове транспортного средства». Если груз не требует крепления, то старший кладовщик всё равно фотографирует загруженную продукцию в кузове автомобиля.

7. По завершению кладовщиком операции по ПРР или комплектации (а так же и другой разовой работы) старший кладовщик принимает работу и проверяет правильность оформления карточки операции. При этом он ставит время завершения операции и свою визу, после чего передаёт накладную и карточку операции водителю, отправляет его к товароведу для оформления документов на выезд.

Главными критериями правильной организации работ на складе являются:

● Соблюдение стандартов по времени загрузки, отгрузки транспортных средств (отражены в «Правилах работы с клиентами»).

● Наличие свободного пространства в зоне приёмки

Зона приёмки должна быть по возможности свободна и всегда готова к приёму транспортного средства (ТС). К началу утренней смены зона приёмки должна быть пустой!

● Отсутствие грузов в межстеллажных проездах склада

В проездах склада оставлять груз можно только в форсмажорных обстоятельствах (Неожиданный приход сразу нескольких машин) с последующим скорейшим размещением продукции в зоне хранения.

● Правильность размещения грузов в зоне хранения в соответствии с «Правилами размещения грузов и использовлания грузоподъемной техники».

● Чистота на складе

 

4.3 Организация хранения продукции

При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом Старший кладовщик в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.

Для каждого вида продукции Старший кладовщик определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.

Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов Старшим кладовщиком устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.

Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним Старший кладовщик обязательно согласовывает с начальником склада.

Вся продукция при хранении должна быть промаркирована, таким образом, что бы её можно было идентифицировать, не снимая с полки стеллажа.

Если продукция хранится в «сборной паллете» (металлическом контейнере), то такие паллеты должны быть пронумерованы и в каждую должен быть вложен упаковочный лист.

 

4.4 Обеспечение техники безопасности

Старший кладовщик ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.

 

4.5 Организация обслуживания оборудования и контроль за его работой

Старший кладовщик организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Старший кладовщик определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.

Старший кладовщик организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность начальника склада и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.

Старший кладовщик несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.

В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) Старший кладовщик проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций Старший кладовщик незамедлительно ставит в известность начальника склада.

Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.

 

4.6 Проверка ежедневного отчёта

Ежедневно до 10–00 товароведы формируют отчет по работам на складе за предыдущий день, распечатывают его и передают старшему кладовщику.

Старший кладовщик проверяет отчёт на полноту и правильность внесения в базу данных товароведами информации по:

– плановым операциям

– дополнительным работам

– внутренним работам по складу

– сверхурочным работам

После чего ставит свою подпись и подшивает отчет в папку «Ежедневные отчёты» и сообщает товароведу, что отчёт проверен. В случае обнаружения ошибок, сообщает об этом товароведу для их исправления.

 

4.7 Ежемесячная отчётность

Ежемесячно в первый рабочий день старший кладовщик делает устный отчёт перед начальником склада, где отчитывается за:

1. Работу склада в отчётном месяце по показателям:

● Соблюдение нормативов времени погрузочно-разгрузочных работ

● Незанятость проездов и зон выгрузки продукции

● Соблюдение правил размещения продукции

● Соблюдение техники безопасности

1. Работу своих сотрудников в отчётном месяце и вносит предложение о распределении премии между ними (в рамках действующего премиального положения)

2. Работу погрузочно-разгрузочной техники, стеллажного оборудования и инструмента. При этом старший кладовщик дает перечень оборудования и инструмента, пришедшего в негодность за отчётный период, и вносит предложение по ремонту, замене и приобретении нового оборудования в текущем месяце.

3. Обучение своих подчинённых в отчётный период, выносит предложение о переаттестации своих подчинённых и другие предложения, касающиеся оганизационной структуры.

По результатам отчёта старший кладовщик получает оценку своей работы и размер своей премии (фиксируется в приложении № 3).