Тема 7. Структура управления и принципы ее построения
7.1. Структура управления
Структура управления организацией (или организационная структура управления) — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров, распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации, ресурсов, идей и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и эффективно.
В литературе по менеджменту приводится множество трактовок структуры управления, отражающих сложность и многозначность этой категории.
Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационная структура управления определяется так же, как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.
Ключевыми понятиями структуры управления являются «связи (отношения)», «уровни» и «полномочия». Элементами организационной структуры управления могут быть как работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов организационной структуры управления:
1) в зависимости от состава структурных подразделений вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства и т. п.;
2) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организацией, мотивацией и контролем.
Разработка принципов организационных структур управления проводилась одновременно с разработкой как теории управления, так и теории организации. Однако следует разделять принципы управления, которые лежат в основе построения всей системы управления, и принципы построения организационной структуры управления. Так, А. Файоль предложил четырнадцать принципов управления, среди которых можно выделить следующие структурные принципы: принципы разделения труда; единства цели и руководства; соотношения централизации и децентрализации; власти и ответственности; иерархии или скалярной цепи.
Г. Мицберг в качестве основы построения организационных структур принимает параметр «ключевое доминирующее ядро» в принятии решений (табл. 7.1.1).
Таблица 7.1.1. Типы организационных структур (по Г. Мицбергу)
* «ad hoc» (лат.) — предназначенный для этого случая. Система мер противодействия отрицательным чертам бюрократии. Заключается в отказе от жесткой централизации, организации внутрифирменной конкуренции, децентрализации, применении разнообразных моральных стимулов.
7.2. Теория Гласиер
Универсальная теория формирования организационной структуры управления, называемая теорией Гласиер, появилась в результате осуществления долгосрочной исследовательской программы, начавшейся в 1948 г. Принципиальные результаты и выводы программы отражены в различных книгах и монографиях, написанных главным образом Уилфредом Б. Д. Брауном и Э. Джеквесом.
Теория Гласиер выделяет в организационной структуре четыре подсистемы: 1) исполнительная, 2) апелляционная, 3) представительская, 4) законодательная. Каждая из этих подсистем выполняет функции, соответствующие своему назначению, и в то же время их функции частично перемежаются и взаимодействуют друг с другом.
Исполнительная подсистема — это совокупность органов, осуществляющих непосредственное линейное и функциональное управление. Эта подсистема образует иерархию или цепь команд, оптимальное количество уровней в которой определяется «нагрузкой» времени для выполнения каждой функции, закрепленной за структурным подразделением исполнительной подсистемы.
Концепция «нагрузки» времени — ключевая в теории Гласиер. Она базируется на определении времени, необходимого для выполнения работы. Очевидно, что если двигаться вверх по иерархии, то объем, содержание и характер работы меняются. Это различие состоит преимущественно в уровне абстракции, требуемой для выполнения поставленных задач перед данным уровнем.
Чем выше уровень управленческой иерархии, тем больший период времени требуется для очередного отчета. Оптимальная структура исполнительной подсистемы — это та, в которой объем работы на каждом уровне установлен с позиции «нагрузки» времени. Иерархия исполнительной подсистемы должна быть разработана таким образом, чтобы показать, что каждая пара «руководитель-подчиненный» — это отличительный признак именно одного уровня. После того как она разработана, службы отбора и укомплектования штата подбирают людей с требуемым уровнем абстракции (нагрузкой времени) для выполнения функции.
Апелляционная подсистема — это некоторая совокупность органов, реализующих функцию контроля правомерности отношений между исполнительной, законодательной и представительской подсистемами, с одной стороны, и непосредственными исполнителями — с другой. Апелляционная подсистема формируется исходя из следующих положений:
- каждый член организации имеет право обжаловать любое решение своего руководителя на следующем уровне управления и последовательно на более высоких уровнях, пока он не достигнет высшего уровня;
- в отдельных случаях у него есть окончательное право жаловаться в апелляционный суд;
- задача руководителя, рассматривающего жалобу, состоит в принятии решения в свете существующей политики, установившегося порядка и прецедента;
- любая сторона, участвующая в рассмотрении жалобы, может обратиться к персональному адвокату за консультацией;
- не существует реального различия между ролями руководителя в исполнительной и апелляционной подсистемах.
Представительская подсистема формируется путем избрания представителей, входящих в совет вместе с руководителями. Представители доводят до сведения руководителей предложения своих избирателей. Эти предложения могут относиться к любому аспекту работы и управления. Представители обсуждают и приходят к согласию или договариваются не достигать соглашения. Представительская подсистема функционирует на основе принятых нормативно-законодательных актов.
Функции законодательной подсистемы — выработка политики всей организации с участием избранных представителей. Представители на встречах с руководителями вырабатывают «установленный порядок», позволяющий руководителям действовать в определенных рамках. Законодательная подсистема принимает решения о найме, распределении работ во времени, правилах работы и др.
Теоретики Гласиер отмечают существование двух систем — производственной и социальной. Они полагали, что руководитель должен в равной мере обеспечивать функционирование исполнительной, представительной и законодательной подсистем.
И. Ансофф выдвинул ряд идей, касающихся подхода к пониманию и развитию организационных структур управления, которые получили название теории организационного потенциала. П. В. Шеметов предлагает восемь основных принципов формирования организационных структур.
7.3. Принципы управления
Общие законы и принципы организаций, принципы управления, опыт построения и функционирования различных типов организаций позволяют сформировать принципы построения организационных структур.
В качестве основных принципов построения организационных структур управления выделяют: 1) объективная и детальная разработка целей и стратегии организации; 2) учет относительного значения управленческих функций (принцип равновесия); 3) специализация (разделение труда); 4) координация (кооперация); 5) организационный контроль (самоконтроль); 6) снижение управленческих расходов.
Применение этих принципов должно основываться на специфических условиях конкретной организации с целью наиболее эффективной работы ее управленческой структуры.
1) Объективная и детальная разработка целей и стратегии организации
Целевой характер организаций общепризнан, и поскольку «цель» — одно из центральных понятий теории организации, необходимо рассмотреть ее сущность. В логике целеполагания, как и в жизни, определяющее значение имеет исходная посылка или первый шаг.
В. Гюго говорил, что человек свободен только в выборе первого шага, второй шаг зависит от первого. Вывод из этого следует сугубо практический: надо всегда по мере возможности тщательно продумывать первоначальные действия, прогнозировать и просчитывать возможные их последствия. Так, специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и верная постановка задач на 50% предопределяют успешность их решения.
Цели организации — прогнозируемые, планируемые и желаемые результаты, которые должны быть ею достигнуты и на это направлена вся ее деятельность. Сложность структуры организации обуславливает множественность ее целей. Среди всех целей разного уровня выделяется, прежде всего, главная целевая функция, или миссия организации, она определяется общественным разделением труда и намечает главные направления в деятельности организации. Миссия дает субъектам внешней среды общее представление об организации, о ее предназначении, о том, к чему она стремится, какие средства готова использовать в своей деятельности, какова ее управленческая философия и т. п. Кроме того, миссия способствует сплочению организации, ее единению, формированию корпоративной культуры, корпоративного духа и т. д., необходимых для реализации целей с учетом средств и возможностей, имеющихся у организации.
Цели подразделяются на перспективные (долговременные, стратегические) и оперативные (краткосрочные, ближайшие). Цели могут различаться также и по комплексности их постановки (сложные, частные), значению для развития организации (существенные, несущественные), уровню обоснования (эмпирические, научно обоснованные), степени определенности (планируемые, прогнозируемые). Существенное значение имеет и деление целей на промежуточные и конечные, что обусловлено необходимостью учета конкретных, специфических условий развития объекта управления.
Цели, а затем, собственно, и конкретные задачи структурных подразделений организации определяются в процессе декомпозиции (разукрупнения) ее общей цели. Цели всех уровней, составляющие в конечном счете общую цель организации (предприятия, фирмы, учреждения), должны удовлетворять ряду требований: конкретность (сформированный результат); обозримость (краткосрочность, долгосрочность); реальность (достижимость), взаимосвязанность, согласованность; эффективность (результативность, прибыльность). Значимость четкого осуществления цели организации очевидна, и ее трудно переоценить. Цели являются исходным пунктом планирования; они лежат в основе построения организационных отношений и структур; на целях базируется система мотивации и стимулирования; наконец, цели — это точка отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.
В любой крупной организации, имеющей некоторое множество структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается определенная иерархия целей, представляющая собой результат декомпозиции целей более высокого уровня (начиная с общей целевой функции) в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения; во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средством для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль: она устанавливает связанность всех компонентов и обеспечивает ориентацию деятельности подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое структурное подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в общую деятельность по достижению цели организации в целом. Достижение целей осуществляется через функции управления. Таким образом, главное в менеджменте — определить цели, отвечающие миссии организации, ее интересам, а следовательно, определить функции управления, реализующие эти цели, и построить соответствующую структуру управления.
Смысл установления целей заключается в том, чтобы сконцентрировать внимание на желательных результатах. Целевой принцип требует, чтобы была обеспечена связь структуры и целей. Каждая цель должна иметь «хозяина» в рамках структуры, но нежелательна и организационная избыточность, т. е. когда имеются излишние структурные звенья, за которыми не закреплены реальные цели управления. Не менее нежелательны дублирование и диффузия. Дублирование — это когда за одну и ту же цель отвечают одновременно несколько структурных ячеек, а диффузия — это распределение цели между структурными ячейками, при котором конкретного ответственного найти трудно. Поэтому постановка целей приобретает большое значение в процессе построения организационной структуры управления (ОСУ). Некоторые ученые считают, что искусство постановки цели — это искусство управления, так как без целей нет контроля за ходом и результатом процесса, т. е. оценка трудовой деятельности сотрудников будет иметь зыбкую основу, и, как следствие, затухнет творчество, и будет править бюрократия.
Основная роль организационной структуры управления сводится к сосредоточению всех усилий для достижения общих целей с наименьшими противоречиями. Поэтому первым шагом при формировании управленческой структуры должно быть подробное изучение целей организации для рационального использования всех людских и материальных ресурсов, а также выбора соответствующего метода построения организационной структуры управления. Современные организации характеризуются большим разнообразием способов соединения материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сочетанием многих видов разнородной деятельности и функций. Поэтому создание механизма управления организацией должно опираться на методологию системного подхода. При этом проектирование оргструктур предусматривает формирование в первую очередь системы целей организации, а затем создания звеньев управления, ориентированных на достижение установленных целей.
Современная организация — это многоцелевая система. Подразделения организации должны быть с самого начала построены, а их деятельность скоординирована таким образом, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей. Иными словами, организационная структура управления должна выступать как механизм, обеспечивающий реализацию намеченных целей. Основой формирования конкретных взаимосвязанных задач для каждого подразделения является планируемый вклад его в достижение целей.
Программно-целевой подход построения ОСУ направлен на согласование целей каждого подразделения, каждого исполнителя с генеральной целью организации, соответствие целей ее ресурсным возможностям. Общие цели организации и частные цели ее подразделений являются основой выбора вида разделения и определения количества управленческих единиц. Например, в организации, производящей какой-либо товар и получающей прибыль посредством его продажи, формируется управление производством, которое выполняет свои функции. Это управление имеет целью качественное производство товара для обеспечения его конкурентоспособности на рынке. Для этого необходимо создать управленческую единицу, которая занималась бы изучением методов достижения этой цели.
Также на предприятии формируется основная управленческая единица, занимающаяся маркетингом, она дает техническую характеристику товара, соответствующего запросам и требованиям потребителей. Для достижения этой цели формируется подструктура, занимающаяся изучением рынка и запросов потребителей. Если организация практикует продажу в кредит, то необходимо формирование подструктуры или должности, отвечающей за получение кредитных долгов и т. д. Таким образом, для достижения какой-либо главной цели формируется основная управленческая структура, которая подразделяется на другие подструктуры или должности со своими целями и задачами, соответствующими иерархической лестнице администрации, где каждая подструктура, управленческий уровень или должность имеют свои конкретные задачи. Вся совокупность целей и подчиненных им задач является общей целью предприятия.
Другими словами, при формировании управленческой структуры необходимо определить единую цель, которая достигается общими усилиями через деятельность всех структур и подразделений предприятия, т. е. цели каждого руководителя должны обеспечивать достижение цели его непосредственного начальника. Цели вырабатываются сверху вниз — по цепи инстанций. Однако простое наличие целей не обеспечит магического решения всех проблем. При установлении целей стремятся спрогнозировать возможное будущее, но, поскольку обстоятельства часто меняются, цели, поставленные в прошлом, могут стать неуместными или недостижимыми. Поэтому нельзя допускать, чтобы попытки установления ясных целей подавляли непосредственность и ограничивали свободу реакции на новые ситуации у менеджеров. Наоборот, наилучшим образом определенные цели — это те, которые позволяют менеджерам быть более открытыми по отношению к имеющимся впереди возможностям. Если жестко предписанные цели подрывают непосредственность реакции, значит, бесплодное планирование вытеснило творческий подход. Именно это является сутью ситуационного подхода в менеджменте, о котором уже говорилось.
2) Учет относительного значения управленческих функций, (принцип равновесия)
Организация для решения задач и проведения своей стратегии осуществляет основные и второстепенные функции, которые необходимы в совокупности, но различаются по степени значимости. Этот фактор необходимо учитывать при формировании организационной структуры управления для того, чтобы каждая функция соответствовала определенному управленческому уровню и подразделению. Функции должны быть четко разграничены по управленческим единицам и выполняться работниками, имеющими соответствующие знания и опыт. Один из основных методов определения значимости функций — это ее обособленность от других функций. Другой метод — местонахождение уровня управленческой единицы в ОСУ, выполнением которой руководит один из ответственных руководителей организации. Например, в разных организациях управленческая единица, занимающаяся вопросами кадров, имеет разное значение. В крупных организациях с численностью работников более 1 тыс. чел. эта функция весьма важна. Осуществляет ее специальная управленческая единица на высших уровнях организационной структуры. Обратная картина на малых предприятиях.
Другой пример: складские функции не имеют большого значения на предприятии, где они являются частью функции снабжения, реализации или производства. Но на предприятиях, где эти функции осуществляются соответствующей управленческой единицей, непосредственно подчиняющейся генеральному директору, могут иметь весьма важное значение. Таким образом, метод управленческого разделения требует определения необходимых функций организации, их анализа, обособления элементов этих функций, управленческого разделения в соответствии с этими функциями и элементами. Каждая функция состоит из определенных элементов со своими задачами. Формы этих элементов самой функции отличаются. Например, функция маркетинга состоит из таких элементов, как реклама, заключение контрактов, изучение рынка, сбыт и т. д. Элемент рекламы, в свою очередь, состоит из других элементов, таких как выбор определенной идеи, формирование (оформление) рекламы, методы рекламы и т. д. Эти элементы тоже могут подразделяться на другие, более мелкие. На процесс разделения функций, несомненно, оказывают значительное воздействие внешняя и внутренняя среда организации.
При рациональном управленческом разделении функции можно добиться следующих преимуществ:
- эффективного использования людских и материальных ресурсов;
- экономии расходов без излишних затрат людских усилий и материальных ресурсов;
- высокой степени слаженности и скоординированности управленческой деятельности.
3) Специализация (разделение труда)
Специализация — один из важнейших принципов формирования организационной структуры управления.
Основные преимущества специализации — это, как известно, быстрое и качественное выполнение работ и уменьшение затрат. Принцип специализации применяется как на производственном, так и управленческом уровнях. Здесь мы не будем останавливаться на первом уровне, а рассмотрим применение этого принципа на втором, т. е. на управленческом, уровне, хотя, несомненно, специализации обоих уровней тесно взаимосвязаны и взаимозависимы друг от друга. Разделение работ на одном из уровней ведет к разделению на другом, за счет чего достигается координация функции производственного и управленческого уровней.
Сама по себе организационная структура управления представляет широкие возможности для применения специализации. В соответствии с ее структурой различные специализации распределяются между управленческими единицами, подразделениями и должностями, определяются их обязанности, полномочия и степень ответственности, их коммуникации и взаимосвязи, соответствующие определенной специализации. На первом этапе формирования организационной структуры управления специализация практикуется через группирование аналогичных и близких по сути работ, при выполнении которых требуется определенная квалификация, т. е. происходит горизонтальное разделение труда. В то же время происходит и вертикальное разделение труда, оно отделяет работу по координированию действий от самих действий. Горизонтальное разделение управленческого труда ведет к расстановке конкретных руководителей во главе отдельных подразделений, а вертикальное разделение труда в результате образует уровни управления.
В настоящее время специализация и разделение работ, функций, знаний становятся все более узкими. Однако необходимо отметить, что применение принципа специализации имеет свои пределы. Специализация должна применяться в соответствии с конкретными условиями определенной организации с целью достижения наиболее эффективной управленческой деятельности. Например, нецелесообразно применение принципа специализации на работе, которую должен выполнить один работник. Если применять специализацию на подобных работах, это будет препятствовать проявлению инициативы, творческой деятельности работника. В связи с этим некоторые ученые-психологи призывают к более широкому применению принципа специализации в различных современных теориях организации управления, к переходу от узкой специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления. Также недопустимо, чтобы объем работы управленческой единицы или работника был меньше их рабочего времени. Это ведет к тому, что у работника появляется избыток времени. В то же время недопустимо, чтобы объем работы был больше, чем рабочее время служащего.
Необоснованное применение принципа специализации является причиной затруднения координации деятельности управленческих единиц и служащих. Более специализированные работы требуют и большего объема усилий по координации, которая осуществляется в основном работниками среднего уровня управления и штабных служб. В результате число уровней управления постоянно возрастает, а каждый работник чувствует все большее отчуждение от организации в целом. С другой стороны, рациональное применение этого принципа способствует повышению производительности труда и более совершенной координации. Специализация какого-либо служащего в управленческих структурах не должна препятствовать пониманию им характера деятельности управленческой структуры, в которой он работает, а также характера деятельности всей организации в целом.
Деятельность каждой управленческой единицы в организационной структуре управления должна осуществляться согласно направлению работы вышестоящей единицы. В то же время эта деятельность должна соответствовать целям и стратегии всей организации. Поэтому работа какого-либо служащего или управленческой единицы не должна осуществляться в изоляции от деятельности других структур и служащих.
4) Координация (кооперация)
Формирование организационной структуры управления на основе специализации требует координации деятельности различных единиц. При применении более узкой специализации требуется большая степень координации. Это надо учитывать при горизонтальном и вертикальном разделении труда, потому что деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. Горизонтально разделенная управленческая работа должна быть скоординирована, чтобы организация могла добиваться успеха в своей деятельности. Некоторым руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, также координируют работу руководителей, пока, наконец, мы не спускаемся до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала — людей, производящих продукцию или оказывающих услуги.
Координация — процесс сложный и постоянный. Под координацией подразумевается налаживание взаимосвязей между управленческими единицами и должностями. Иными словами, координация — это отношения равноправных партнеров, подразделений одного уровня. Координация имеет целью взаимодействие различных функций и препятствование их дублированию. Результатом координации является сосредоточение финансовых и материальных ресурсов для повышения эффективности работы организаций.
Практика показывает, что деятельность управленческих единиц и должностей не должна носить обособленный и изолированный характер, а, напротив, эта деятельность должна быть взаимосвязанной прямым или косвенным образом. Прекращение деятельности какой-либо структуры может повлечь за собой прекращение или затруднение деятельности других структур. Поэтому координация является необходимым условием успешного функционирования организации. Принцип координации необходимо учитывать при формировании организационной структуры управления в целом и управленческих единиц в частности.
На этапе формирования ОСУ определяются функции управленческой единицы, взаимосвязь между единицами, имеющими аналогичные функции, и связь с другими структурами.
Требования принципов специализации и координации зачастую находятся в противоречии друг с другом. Решение этой проблемы не является легким. Ее необходимо решить, исходя из конкретных условий организации. Например, если какая-либо структура должна выполнять различные функции, не связанные между собой, то в этом случае оптимальным решением представляется передача выполнения некоторых функций нижестоящим подструктурам. Координация является необходимой не только между различными управленческими подразделениями, но и в пределах каждого подразделения. Функции какого-либо подразделения должны вычленяться, их выполнение возлагается на определенное количество работников. Деятельность одного работника не должна оказывать влияние на деятельность другого. Недопустимо появление излишка времени, так же как недопустимо несоответствие объема работы возможностям работника.
Разработка программы деятельности и сети коммуникаций считаются двумя основными методами применения принципа координации. Решение при формировании организационной структуры управления принимается на основе одного из двух методов централизации или децентрализации, который является наиболее соответствующим и результативным для эффективного решения какой-либо проблемы.
5) Организационный контроль (самоконтроль)
Организационный контроль осуществляется при распределении
работ управленческих структур или работникам. В процессе такого контроля обнаруживаются просчеты и упущения в деятельности управленческой структуры или работника, допущенные ими при выполнении предыдущей части работы. При этом не осуществляется непосредственный контроль с чьей-либо стороны. Применение принципа самоконтроля помогает легко обнаружить некачественное выполнение предыдущей части работы. Выполнение всех частей работы взаимосвязано, поэтому просчеты в одной части влекут за собой упущения и ошибки в следующей части работы. Работники, выполняющие такую работу, будут стремиться к выполнению ее без просчетов и ошибок. Таким образом, мы получаем эффективный метод контроля без контролеров. Преимуществами такого метода являются отсутствие негативных психологических воздействий, возникающих при непосредственном контроле, повышение заинтересованности работников в результатах своей работы, в обнаружении ошибок и просчетов, а также сокращение расходов на непосредственный контроль. В соответствии с этим принципом работник, например отвечающий за снабжение, не может одновременно нести ответственность за получение материалов, их проверку и хранение. Также бухгалтер не может быть кассиром или заведующим складом, а человек, занятый производством какого-либо товара, не может выполнять функции контролера качества. Другими словами, функции контроля не могут быть возложены на тех работников, которые выполняют контролируемую работу. Несомненно, применение данного метода контроля не представляется возможным без разделения одного вида работы на несколько взаимосвязанных частей, которые независимо выполняются какой-либо управленческой структурой или работником. Однако необходимо отметить, что такой метод не может применяться во всех случаях без исключения. В некоторых случаях, когда выполнение работы не может быть разделено на части, применяют метод непосредственного контроля.
6) Снижение управленческих расходов
Применение вышеуказанных организационных принципов, таких как принцип специализации и организационного контроля, ведет к дополнительным управленческим расходам. При формировании или развитии организационной структуры управления необходимо учитывать, что любой вид организационной деятельности требует определенных расходов. Поэтому одной из основ производственной деятельности организации является снижение управленческих расходов. Однако это не означает полный отказ от расходов на содержание управленческого аппарата. Расходы по применению организационных принципов являются необходимыми, поскольку они отвечают требованиям работы и соотносятся с условиями организации. Игнорирование же этих принципов ведет к необоснованному увеличению расходов, что может стать причиной нерентабельности организации. Другими словами, уменьшение расходов на содержание административного аппарата должно осуществляться не за счет снижения эффективности управленческой работы. Уменьшение расходов должно быть результатом правильного и рационального формирования управленческих структур и комитетов, эффективного использования людских и материальных ресурсов. Уменьшению расходов также способствует создание только необходимых управленческих структур и должностей, что называется принципом «потребности в управленческих должностях».
Таким образом, формирование управленческих единиц и должностей сопряжено с определенными расходами. Процесс формирования организационной структуры управления, во избежание неоправданных расходов, не должен быть связан с какой-либо политической борьбой или чьими-то амбициями.
При формировании управленческих структур и должностей прогнозирование результатов работы, положительных и негативных сторон их деятельности является затруднительным. Поэтому необходимо учитывать опыт других организаций и применять рассмотренные принципы в соответствии с конкретными условиями.
Тема 8. Методы построения организационных структур и факторы, влияющие на выбор их типа
8.1. Методы построения организационных структур
Выделяют 7 методов построения организационных структур:
1) разделение по функциям;
2) разделение по производимой продукции (по номенклатуре товаров);
3) разделение по группам (категориям) потребителей;
4) разделение по этапам производства;
5) разделение по рабочим сменам (вахтовый метод);
6) разделение по географическому положению;
7) комбинированное разделение.
1. Метод разделения по функциям
Согласно этому методу формирование управленческой единицы осуществляется исходя из функций организации. Это означает, что для таких функций, как снабжение, производство, маркетинг, кадровые и финансовые вопросы и т. д., существует своя управленческая единица. Каждая такая единица централизованно выполняет свои функции на уровне всей организации, включая внутренние подразделения и отдаленные филиалы. Необходимо отметить, что в каждой организации существуют свои организационные названия основных функций. Например, на некоторых предприятиях функции снабжения и производства осуществляются управленческой единицей, называемой управление производством. На малых предприятиях техническое управление может осуществлять функции производства, снабжения, кадров, или же функции снабжения и реализации осуществляются единицей под названием коммерческое управление. На крупных предприятиях такое распределение бывает редко, так как на них по каждой функции создается своя управленческая единица. В общем можно сказать, что с учетом специфики любой организации отделы и службы управления разделяются на следующие главные группы: технические или производственные, вспомогательные, коммерческие, экономические, административные и функции управления социальным развитием производственного коллектива. Что касается формирования подразделений управленческих единиц, то в данном процессе используются эти же методы или какие-либо другие, отвечающие конкретным условиям и целям. Например, если фирма выпускает простые технические изделия, а исполнение внешнеторгового контракта является наиболее важным, то для построения организационной структуры управления внешнеторгового отделения этой фирмы можно использовать функциональный принцип, выделив три главные функциональные группы: 1) подготовка к экспорту и работа на рынке; 2) осуществление экспорта; 3) регулирование и контроль экспорта.
Несомненно, что специфика деятельности организации, ее цели и стратегия определяют характер функций и их количество. Например, извлечение прибыли требует изучения рынка и конкурентов. Для улучшения качества продукции необходимо проводить технические исследования. Преимущества метода разделения по функциям:
- выделение относительного значения каждой управленческой функции;
- использование специализации и ее преимуществ;
- высокая степень согласованности и контроля в пределах одной определенной функции и возможность единого подхода к решению какой-либо проблемы, связанной с данной функцией.
Недостатки этого метода:
- усложнение согласованности и координации между различными функциональными управлениями;
- затруднение централизованного контроля за управленческими функциями, особенно если они распределены по различным географическим районам;
- расширение сфер управленческой функции затрудняет подбор соответствующего руководителя. Он должен обладать глубокой специализацией, что, в свою очередь, затруднит его служебное продвижение.
При использовании метода разделения по функциям необходимо учитывать и решать вышеуказанные проблемы, исходя из конкретных условий определенного предприятия.
Таким образом, все структурные подразделения органа управления объединяются в пять основных групп:
1) структурные подразделения, ведающие объектами управления. Главная проблема при этом — не превысить масштаб управляемости, с одной стороны, и не создавать мелкие подразделения для руководства небольшим количеством объектов — с другой;
2) основные функциональные структурные подразделения (по производству, планированию, учету и контролю и т. п.);
3) группа подразделений, ведающих межотраслевыми хозяйственными функциями (снабжение, сбыт, капитальное строительство, научно-технический прогресс, труд и кадры, финансы и т. д.);
4) вспомогательные и обслуживающие подразделения (канцелярия, архив и т.д.);
5) руководство (руководитель органа), его заместители, различные руководящие подразделения органа (коллегия, президиум, совет и т. д.).
2. Метод разделения по производимой продукции (по номенклатуре товаров)
Этот метод практикуется организациями, специализирующимися на производстве различных видов продукции с использованием разнообразного сырья и оборудования. Разделение по номенклатуре товаров зависит от технологических, транспортных и функциональных возможностей организации. Каждая управленческая единица специализируется на определенном товаре или группе товаров. Такая единица осуществляет функции производства, снабжения, реализации, финансирования и т. д. независимо от других управленческих единиц. Такой же метод используется для формирования подразделений внутри данных единиц, и особенно для формирования сбытовых отделений. Например, такое отделение на станкостроительном заводе может иметь специализированные товарные группы по экспорту универсальных и специальных станков, а также по организации их технического обслуживания.
Основные преимущества метода — это эффективное выполнение и качество производства, координация, слаженность и использование преимуществ специализации.
Недостатки этого метода:
- независимость одной единицы от других ведет к дублированию функций и затрудняет координацию их деятельности в рамках организации в целом;
- не используются преимущества специализации на уровне всей организации;
- узкая специализация руководителя усложняет управление им различными функциями управленческой единицы.
3. Метод разделения по группам (категориям) потребителей
Этот метод используется в организациях, имеющих дело с различными группами потребителей. Каждая управленческая единица специализируется на определенной группе потребителей и осуществляет все необходимые функции. Чаще всего этот метод применяется для формирования управленческих подразделений, которые осуществляют такие функции, как снабжение, разработка продукции, ее производство, реклама, реализация и т. д., в соответствии с требованиями каждой группы потребителей.
Преимущества данного метода — обеспечение эффективного сбыта готовой продукции организации, он позволяет набирать специалистов и планировать их работу в соответствии с требованиями определенной группы потребителей, координировать действия в пределах одной единицы. Недостатки этого метода:
- затруднение координации деятельности различных управленческих единиц;
- невозможность использования преимуществ одной функции и возникновение в связи с этим различного рода противоречий.
4. Метод разделения по этапам производства
Применяется в организациях, где процесс производства продукции происходит в несколько этапов. Это дает возможность формирования для каждого этапа соответствующей управленческой единицы, выполняющей все необходимые функции независимо от другой единицы. Например, на предприятии по производству ткани процесс производства делится на такие этапы, как прядение, ткачество, подготовка к крашению, крашение. Для каждого этапа возможно создание соответствующей независимой управленческой единицы.
Преимущества этого метода:
- наиболее полное использование возможностей работников, оборудования, станков;
- совершенствование процесса производства и координирование деятельности в пределах определенного этапа. Здесь также достигается высокая степень непосредственного контроля. В процессе какого-либо этапа обнаруживается некачественная работа предыдущего без непосредственного контроля.
Недостатки такого метода:
- затруднение координации деятельности управленческих единиц различных этапов из-за взаимозависимости этапов друг от друга;
- узкая специализация руководителя единицы осложняет для него управление всеми функциями.
5. Метод разделения по рабочим сменам (вахтовый метод)
На большинстве производственных предприятий применяется сменная работа, особенно на таких предприятиях, где это необходимо по требованиям рынка или обусловлено характером самого производственного процесса. Управленческие функции рабочих смен отличаются друг от друга в большей или меньшей степени. Работа делится на дневные, вечерние и ночные смены. Возглавляет работу начальник смены, который подчиняется генеральному директору. Администрация каждой смены имеет свои функции и программу работы, которые могут отличаться от других управленческих единиц, что зависит от специфических условий работы смены и предъявляемых требований. Этот метод используется при организации управления производством.
6. Метод разделения по географическому положению
В соответствии с этим методом каждая организация или филиал какой-либо организации рассматривается как независимая управленческая единица, осуществляющая все необходимые функции. Административное разделение и распределение работ осуществляется исходя из внутренних условий, без вмешательства центрального руководства, кроме случаев, когда решение определенных вопросов входит в компетенцию самой центральной администрации. Преимущества данного метода:
- организация работы с учетом местных условий, что облегчает выполнение работы и повышает качество;
- слаженность и быстрота работы филиала;
- отсутствие бюрократических преград, которые характерны для решения центральной администрации и ведут к ненужным потерям времени и средств;
- способствует продвижению руководителей филиалов на более высокие должности.
Несомненно, что это наиболее подходящий метод при распределении работ по географическим районам. Однако крайности в применении этого метода ведут: 1) к раздроблению функций организации по филиалам, что является причиной ослабления координации деятельности; 2) уменьшению роли центрального аппарата и его полномочий; 3) потере особенностей специализации функций на уровне всей организации.
Разделение функций по географическому признаку более подходит для формирования внешних торговых отделений. Например, можно таким образом разделить внешнеторговое отделение по рынкам сбыта в различных странах с учетом специфики рынка в каждой конкретной стране для данного товара.
7. Метод комбинированного разделения
По мере укрупнения организации, увеличения ее управленческих функций, расширения масштаба деятельности применение какого-либо одного метода становится недостаточным. В таких случаях применяются различные методы. При этом используют преимущества каждого метода и по возможности избегают его недостатков, что обеспечивает наиболее эффективное функционирование организационной структуры управления. Например, одновременно с использованием метода разделения по этапам производства такие функции, как финансовая и снабжение, находятся в компетенции центральной администрации, которая решает их на уровне всего предприятия.
Большинство современных фирм при создании организационной структуры управления используют различные методы разделения, что позволяет избежать недостатков каждого метода в отдельности, эффективно использовать их преимущества и проявлять большую гибкость при дальнейшей корректировке целей и стратегии предприятия, изменений условий и т. д. Разделение организационной структуры любой организации основывается на таких методах, как разделение по географическому положению, по виду продукции, по этапам производства, группам потребителей в соответствии с конкретными условиями предприятия. Это позволяет использовать научные принципы построения организационных структур.
8.2. Факторы, влияющие на выбор типа организационных структур
В практической деятельности по выбору и созданию организационной структуры управления необходимо учитывать следующие факторы, воздействующие на централизацию и децентрализацию в распределении полномочий.
1. Соотношение доходов и расходов от использования полномочий. Увеличение суммы расходов обычно означает тенденцию к централизации на высших уровнях.
2. Оперативность применения полномочий. В случае, когда решение какого-либо вопроса не терпит отлагательства, целесообразно передать полномочия в принятии решений с высших уровней на низшие для обеспечения необходимой оперативности принятия решений.
3. Необходимая степень координации в работе. Для обеспечения необходимой степени координации между управленческими структурами или в пределах одной управленческой единицы требуется сосредоточение полномочий по принятию решений при высшей должности в этой единице, осуществляющей процесс координации.
4. Уровень квалификации работников и доверие к ним. При наличии высокого уровня квалификации работников усиливается тенденция в делегировании полномочий, к децентрализации.
5. Место выполнения работы. Полномочия в принятии решений зависят от выполнения определенных обязанностей, которые связаны с определенным методом в географическом плане. В случае централизованного выполнения возможна централизация власти. В случае же распределения работы по филиалам, находящимся в различных географических районах, необходимы распределение полномочий и децентрализация в принятии решений, так как администрация филиала, например, лучше знает условия выполнения работы и может принять соответствующее решение. Таким образом, чем больше масштаб подразделений, тем выше степень централизации, чем больше территориальная разобщенность, тем ниже степень централизации.
6. Стремление руководителей к формированию второго ряда руководителей. Децентрализация и делегирование полномочий подчиненным имеют такие положительные моменты, как повышение их опыта и мастерства, повышение морального духа в результате осознания важности работы, выработка способности решать задачи в различных условиях, поощрение инициативы и творчества, усиление самоконтроля. Все это способствует подготовке второго ряда руководителей, которые могут занять вакантные должности.
7. Организационно-правовая форма предприятия. Так, например, в государственных организациях централизованный метод распределения полномочий зависит от соответствующего министерства или от интереса высшей администрации, что в большинстве случаев ведет к излишней централизации власти.
8. Возможности контроля над подчиненными. Делегирование руководителем некоторых полномочий подчиненным предполагает его ответственность за осуществление постоянного контроля по выполнению обязанностей. Наличие эффективной системы контроля облегчает эту задачу руководителя и позволяет более широко делегировать полномочия своим подчиненным, что ведет к децентрализации власти.
9. Характер руководителя. Если руководителю присущи деспотизм и самоуправство, то в этом случае преобладает тенденция к централизации власти. Несомненно, данный фактор оказывает негативное воздействие в распределении полномочий — исходя из личных интересов, без учета интересов и условий работы, — что является причиной неэффективного функционирования ОСУ.
10. Наличие эффективной системы координации, коммуникаций, обмена информацией и принятия решений с использованием компьютерной техники. Увеличение эффективности такой системы способствует укреплению тенденции к централизации принятия решений.
11. Внешние факторы. Внешние факторы, на фоне которых осуществляется деятельность организации, такие как экономическая система, законы, социальное положение и др., оказывают прямое или косвенное воздействие на распределение полномочий в сторону централизации или децентрализации.
12. Уровень развития коллективных форм организации и стимулирования труда (что выражается в укрупнении объектов нормирования, планирования, учета, контроля и т. д.). Чем он выше, тем ниже степень централизации.
13. Уровень развития хозяйственной самостоятельности производственных и административных подразделений. Чем полнее эта самостоятельность, тем ниже степень централизации.
Таким образом, совокупность вышеуказанных факторов помогает понять характер распределения полномочий и их направленность. Каждый из этих факторов может способствовать направлению процесса распределения полномочий и ответственности в сторону централизации или децентрализации. Степень воздействия этих факторов неодинаковая и зависит от конкретных условий определенного предприятия. Результаты многих современных исследований приводят к выводу о необходимости децентрализации при распределении полномочий, делегирования более широких полномочий низшим управленческим уровням, разделения работы и следования административным методам управления по целям и результатам.
Метод децентрализованного распределения имеет такие положительные стороны, как рациональное использование рабочего времени руководителей и подчиненных, гибкость и оперативность в принятии решений, лучшее выполнение обязанностей, приобретение опыта и рост уровня компетентности подчиненных. С этой целью в рамках современной организации создаются полуавтономные или автономные отделения, полностью отвечающие за прибыли и убытки, так называемые «центры прибыли». В относительно небольшом органе управления всей организацией концентрируется решение только стратегических вопросов развития, связанных с крупными инвестициями. К стратегическим вопросам тоже относятся задачи, связанные с выбором оргструктуры, планированием поведения структуры, с анализом поведения системы, оценки результатов ее функционирования, с техническим руководством производством, включающим в себя техническую (научно-техническую) подготовку, техническое обслуживание, технический контроль и т. д., с организацией труда, материально-техническим снабжением, сбытом продукции и финансированием организации, хозяйственным обслуживанием, с планированием социально-экономического развития персонала, техническим перевооружением и реконструкцией, с руководством капитальным строительством и т. д.
Необходимо отметить, что метод распределения полномочий и ответственности в административном аппарате происходит не в одном, а в нескольких направлениях, исходя из управленческих функций и их потребностей. Это является гарантией оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией в пределах каждой управленческой единицы и на уровне всего административного аппарата. Такое сбалансированное соотношение позволяет закреплять задачи и функции управления за теми уровнями, полууровнями и органами управления, которые располагают наибольшей компетентностью.
Таким образом, соотношение централизации и децентрализации должно рассматриваться с позиции рационального сочетания автономии деятельности органа управления и координации с другими подразделениями для обеспечения развития предприятия в целом.
8.3. Норма управляемости
Важнейшим фактором, влияющим на выбор типа организационной структуры управления и ее формирования, является норма управляемости (диапазон контроля, сферы управления).
Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль за работой подчиненных, затрудняет обнаружение просчетов в работе и т. д. Чрезмерное сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверх централизации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнями пирамиды организационной структуры управления.
Для определения оптимальной нормы управляемости используют в основном два подхода:
1. Опытно-статистический, основанный на методе аналогий. Он осуществляется путем сравнения штатной численности персонала анализируемой структуры со штатной численностью аналогичной структуры, осуществляющей соизмеримый объем работ, но имеющей меньший штат. Этот метод достаточно прост, не требует особых затрат труда и получил наибольшее распространение. По нему определяются типовые штаты по аналогии с передовыми структурами. В то же время подобный метод нельзя, строго говоря, отнести к научно обоснованным методам. Поэтому для разработки научно обоснованных, передовых структур применяют расчетно-аналитические методы.
2. Расчетно-аналитические подход базируется на основе, прежде всего, таких факторов, как характер работ, затраты рабочего времени, объем информации, количество взаимосвязей в организации.
Выделяют три вида работ в зависимости от характера деятельности:
1) творческий (эвристический), заключающийся в выработке и принятии решений;
2) административно-организационный, состоящий из распорядительных, координационных и контрольно-оценочных операций;
3) исполнительский (операторный), заключающийся в выполнении работ, предусматриваемых служебными инструкциями.
Объем работы, выполняемой персоналом, в силу специфики его труда не всегда возможно выразить в нормо-часах.
Сложность труда отдельных специалистов будет зависеть от того, какой удельный вес в общем объеме их служебной деятельности составляет тот или иной вид работы. Сложность и многогранность труда персонала предопределяет и сложность его количественной оценки. Творческая работа в этом отношении наименее поддается количественному измерению, — ее нельзя выразить, например, в нормо-часах. Административная работа также подходит под категорию сложного труда, она может содержать отдельные операции, поддающиеся измерению, однако удельный вес этих операций очень незначителен. Исполнительский труд имеет вполне определенное количественное выражение, и затраты его могут быть измерены в нормо-часах.
Нормирование сложного труда можно осуществлять следующим образом:
- при нормировании труда, связанного с выработкой суждений, анализом и принятием решений, целесообразно прохронометрировать деятельность соответствующей категории персонала по изучению документации, карточек, переписки, отчетов, альтернативных вариантов, по участию в совещаниях, деловых беседах с учетом опыта, званий, заинтересованности исполнителей;
- при оценке труда исполнителей, не носящего рутинного характера, можно нередко, как показывает опыт, использовать проявляющиеся через некоторое время определенные схемы работы, штампы, последовательность в действиях и другие элементы, поддающиеся формализации.
Учитывая психологическое противодействие работников творческого труда возможному регламентированию их работы, полезно проявить к ним деликатный подход и, в частности, постараться подключить их самих к процессу нормирования.
При нормировании затрат рабочего времени используется метод фотохронометражных наблюдений. Особенно он полезен при отсутствии норм и нормативов затрат. Преимущество данного способа — возможность установления нормативной численности персонала с учетом специфических особенностей анализируемой структуры. Вместе с тем:
- результаты анализа отражают затраты рабочего времени только в момент наблюдения;
- для получения достоверных данных требуются значительные затраты времени и средств;
- не исключен субъективный подход.
Определение норм управляемости измерением объема информации осуществляется на базе метода статистических испытаний или так называемого метода Монте-Карло.
Всю массу документированной информации, поступившей в систему и вышедшей из нее, подшитой в соответствующие дела и полностью пронумерованной, можно представить в виде квадрата, разделенного на равные по площади части, что соответствует разделению всей массы информации на отдельные части, относящиеся к той или иной служебной функции. Попадание какого-либо служебного документа в ту или иную часть можно определить случайным выбором адреса хранения данного документа (номера дела и номера листа в этом деле). Зная общее число листов всех документов и число сделанных случайных проб, нетрудно определить и число листов, проходящих в течение года по каждой служебной функции. Зная среднегодовой объем информации, который может перерабатывать один исполнитель по соответствующей служебной функции, можно определить необходимую численность личного состава по этой служебной функции.
Этот способ применим только для определения нормативной численности персонала, связанного с переработкой информации, и для своего осуществления требует значительных затрат времени. Его точность зависит от числа произведенных проб.
Французский математик и консультант по управлению литовского происхождения В. Грейкунас утверждал, что фактором, определяющим норму управляемости, является количество контролируемых взаимоотношений, взаимосвязей в организации.
Он отмечал, что существует три вида связей: взаимоотношения руководителя с отдельными работниками, общие взаимоотношения, взаимоотношения между подчиненными. Для определения общего количества таких связей Грейкунас использовал следующее уравнение:
С = N [ (2n/2) + N - 1],
где С — количество связей, N — количество подчиненных.
В соответствии с этим уравнением при двух подчиненных количество связей составит 6 ед., при трех — 18, при четырех — 44, при пяти — 110, при десяти — 5210, при восемнадцати — 2 359 602. Этот анализ использовался многими учеными для аргументации того, что количество подчиненных у одного руководителя не должно превышать шести человек. В этом случае количество связей составит 222 ед. Математический анализ потенциальных взаимосвязей при данной норме управляемости, сделанный Грейкунасом, показывает, что, во-первых, при взаимодействии руководителя и подчиненных происходят многочисленные сложные социальные процессы и, во-вторых, обвальный процесс возрастания числа и сложности этих связей на каждого очередного подчиненного. К счастью, на практике этого не происходит, но выводы, сделанные Грейкунасом, являются как бы предостережением от излишнего роста числа подчиненных или говорят о необходимости уменьшения числа коммуникаций прежде всего за счет предоставления большей самостоятельности подчиненным.
В практической деятельности организаций количество подчиненных не является фиксированным. Оно различается в пределах самой организации в зависимости от управленческих уровней и количества руководителей. Количество подчиненных зависит от многих факторов, воздействующих на определение оптимальной нормы управляемости, связанных со специфическими условиями организации.
Американский совет национальной промышленной конференции предлагает, например, следующий перечень факторов, которые должны быть приняты к сведению при определении оптимального количества подчиненных:
1) уровень компетентности руководителя и подчиненного;
2) интенсивность взаимодействия между группами или отдельными подчиненными;
3) пределы, в которых руководитель выполняет работы не управленческого характера, и потребность во времени на контакты с другими людьми и организационными единицами;
4) сходство или различия в деятельности подчиненных;
5) широта новой проблематики в возглавляемом подразделении;
6) распространенность стандартизованных процедур в рамках организации;
7) степень физических различий в деятельности.
Определение количества подчиненных, т. е. нормы управляемости, имеет большое значение для формирования организационной структуры управления, так как, исходя из этого, определяется количество управленческих уровней, административных работников, менеджеров.
Из ряда публикаций известно, что для того чтобы менеджер высшего уровня не был перегружен и имел возможность вникать в дела подчиненных ему подразделений, а также заниматься перспективными вопросами, среднее значение нормы управляемости должно быть 3- 6 чел. Нормы управляемости с учетом уровня управления и типа производства показаны в табл. 8.2.1:
Авторы межотраслевых методических рекомендаций по совершенствованию организационных структур рекомендуют следующие значения норм управляемости:
- для руководителей организаций и их первых заместителей — не более 10-12 чел. (подразделений);
- для функциональных отделов — не менее 7-10 чел.;
- для функциональных бюро — не менее 4-6 чел.;
- для конструкторских и технологических отделов — 15-20 чел.;
- для конструкторских и технологических бюро — 7-10 чел.
Заместители руководителей структурных подразделений вводятся,
как правило, при превышении нормы управляемости в 1,5 раза.
Необходимо подчеркнуть еще раз, что определение количественных значений нормы управляемости в каждой конкретной организации должно осуществляться на основе анализа всех влияющих на нее факторов с учетом отраслевой специфики и особенностей данного производства.
К сожалению, в практической деятельности построения организационных структур рекомендации ученых нередко игнорируются, что приводит к чрезмерной загрузке линейных руководителей.
Таблица 8.2.1. Нормы управляемости линейных руководителей
Введение норм управляемости для линейных руководителей: создает научно обоснованную базу для правильного планирования их численности, равные по напряженности условия их труда, позволяет выявить резервы их численности, обеспечивает рациональную управляемость персоналом.
Тема 9. Культура организации
9.1. Понятие и структура культуры организаций
В последнее время интерес к культуре организаций резко усилился. Это связано с тем, что возросло понимание того влияния, которое феномен культуры оказывает на успехи и эффективность организации. Многочисленные исследования показывают, что процветающие компании отличаются высоким уровнем культуры, формирующейся в результате продуманных усилий, направленных на развитие духа корпорации, во благо всех заинтересованных в ее деятельности.
Организация — это сложный организм, основой жизненного потенциала которого является организационная культура. Она не только отличает одну организацию от другой, но и предопределяет успех функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе.
О. С. Виханский и А. И. Наумов определяют организационную культуру как набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий.
Под культурой организации понимаются позиции, точки зрения и манера поведения, в которых воплощаются основные ценности.
Культуру организации можно рассматривать двояко:
а) как независимую переменную, т. е. она формируется из суммы представлений о ценностях, нормах, принципах и образах поведения, привносятся людьми в организацию;
б) как зависимую и внутреннюю переменную, которая развивает свою собственную динамику — как положительную, так и отрицательную. Признанное понятие культуры как внутренней переменной представляет собой образ жизни, мышления, действия, существования. Речь может идти, например, о порядке принятия решений или о порядке поощрения и наказания работников и т. п.
Культура организации может рассматриваться как выражение ценностей, воплощенных в организационной структуре и кадровой политике и оказывая на них свое влияние.
Организационная культура имеет определенный набор элементов: символы, ценности, верования, предположения. Э. Шайн предложил рассматривать организационную культуру по трем уровням.
Первый, или поверхностный уровень, включает, с одной стороны, такие видимые внешние факторы, как технология, архитектура, наблюдаемое поведение, язык, лозунги и т. п., а с другой — все то, что может ощущать и воспринимать человек с помощью чувств. На этом уровне вещи и явления обнаружить легко, но не всегда их можно расшифровать и интерпретировать в терминах организационной культуры.
Второй, или подповерхностный уровень, предполагает изучение ценностей и верований. Их восприятие носит сознательный характер и зависит от желания людей.
Третий, или глубинный уровень, включает базовые предположения, определяющие поведение людей: отношение к природе, понимание реальности времени и пространства, отношение к человеку, работе и др. Без специального сосредоточения эти предположения трудно осознать даже самим членам организации.
Исследователи организационной культуры часто ограничиваются первыми двумя уровнями, так как на глубинном уровне возникают почти непреодолимые сложности.
Свойства организационной культуры базируются на следующих существенных признаках: всеобщность, неформальность, устойчивость.
Всеобщность организационной культуры выражается в том, что она охватывает все виды действий, осуществляемых в организации. Понятие всеобщности имеет двойной смысл. С одной стороны, организационная культура — это форма, в которую облекаются хозяйственные акты (например, организационная культура может определять тот или иной порядок разработки стратегических проблем или процедуры найма новых работников), с другой — она является не просто оболочкой жизнедеятельности организации, но и ее смыслом, элементом, определяющим содержание хозяйственных актов. Культура сама по себе превращается в одну из стратегических целей организации (определенный порядок найма может быть подчинен необходимости наилучшим образом адаптировать новых работников к сложившейся в организации культуре).
Неформальность организационной культуры определяется тем, что ее функционирование практически не связано с официальными, установленными в административном порядке правилами организационной жизни. Организационная культура действует как бы параллельно с формальным хозяйственным механизмом организации. Отличительной чертой организационной культуры по сравнению с формальным механизмом является преимущественное использование устных, речевых форм коммуникаций, а не письменной документации и инструкций, как это принято в формальной системе.
Значение неформальных контактов определяется тем, что более 90% деловых решений в современных корпорациях принимаются не в формальной обстановке — на совещаниях, собраниях и т. д., а при неофициальных встречах, вне специально установленных мест. Организационную культуру нельзя отождествлять с любыми неформальными контактами в организации. К организационной культуре относятся только те неформальные контакты, которые соответствуют ценностям, принятым в рамках культуры. Неформальность организационной культуры является причиной того, что параметры и результаты воздействия культуры практически невозможно непосредственно измерить при помощи количественных показателей. Они могут быть выражены только качественным термином «лучше-хуже».
Устойчивость организационной культуры связана с таким общим свойством культуры, как традиционность ее норм и институтов. Становление любой организационной культуры требует длительных усилий со стороны менеджеров. Однако, будучи сформированными, ценности культуры и способы их реализации приобретают характер традиций и сохраняют устойчивость на протяжении нескольких поколений работающих в организации. Многие сильные организационные культуры унаследовали ценности, введенные лидерами и основателями компаний много десятилетий назад. Так, основы современной организационной культуры IBM были заложены в первые десятилетия XX в. ее отцом-основателем Т. Дж. Уотсоном.
Можно выделить несколько основных признаков организационных культур, по которым они различаются между собой. Особая комбинация таких признаков придает каждой культуре индивидуальность, позволяет ее идентифицировать тем или иным способом.
К основным признакам организационной культуры относятся:
- отражение в миссии организации ее основных целей;
- направленность на решение инструментальных (т. е. производственных в широком смысле) задач организации или личных проблем ее участников;
- степень риска;
- мера соотношения конформизма и индивидуализма;
- предпочтение групповых или индивидуальных форм принятия решений;
- степень подчиненности планам и регламентам;
- преобладание сотрудничества или соперничества среди участников;
- преданность или безразличие людей по отношению к организации;
- ориентация на самостоятельность, независимость или подчиненность:
- характер отношения руководства к персоналу;
- ориентация на групповую или индивидуальную организацию труда и стимулирования;
- ориентация на стабильность или изменения;
- источник и роль власти;
- средства интеграции;
- стили управления, отношения между работниками и организацией, способы оценки работников.
Культура организации содержит как субъективные, так объективные элементы.
К субъективным элементам культуры относятся верования, ценности, образы, ритуалы, табу, легенды и мифы, связанные с историей организации и жизнью ее основателей, обычаи, принятые нормы общения, лозунги.
Под ценностями понимаются свойства тех или иных предметов, процессов и явлений, эмоционально привлекательные для большинства членов организации, что делает их образцами, ориентирами, мерилом поведения.
К ценностям относятся в первую очередь цели, характер внутренних взаимоотношений, ориентированность поведения людей, исполнительность, новаторство, инициатива, трудовая и профессиональная этика и пр.
Считается, что сегодня необходимо не только опираться на существующие ценности, но и активно формировать новые. Поэтому важно тщательно отслеживать все новое, полезное, что есть в этой сфере у других, справедливо и беспристрастно его оценивать. При этом нельзя уничтожать полностью или подавлять старые ценности. Наоборот, к ним необходимо относиться бережно, использовать их как основу для формирования новых ценностей, включив соответствующие механизмы, в том числе совместного творчества.
Развитие общества ведет и к развитию ценностей, влияющих на культуру организации. В настоящее время как на Западе, так и в России все более теряют свое значение такие прежде общепризнанные ценности, как: дисциплина, послушание, иерархия, достижение, карьера, достаточность, власть, централизация и т. п.
Усиливают свое значение другие ценности, такие как: самоопределение, участие, коллектив, ориентирование на потребности, раскрытие личности, творчество, способность идти на компромисс, децентрализация и т. п.
Ключевые ценности, будучи объединенными в систему, образуют философию организации. Она отвечает на вопрос, что является для нее самым важным. Философия отражает восприятие организацией себя и своего предназначения, главные направления деятельности, создает основу выработки подходов к управлению, упорядочивает деятельность персонала на основе общих принципов, облегчает освоение требований администрации, формирует общие универсальные правила поведения.
Обряд — это стандартное, повторяющееся мероприятие, проводимое в определенное время и по специальному поводу. Наиболее широко распространены такие обряды, как чествование ветеранов, проводы на пенсию, посвящение в молодые рабочие и др.
Ритуал представляет собой совокупность специальных мероприятий (обрядов), оказывающих психологическое влияние на членов организации с целью укрепления преданности ей, иногда затушевывания истинного смысла тех или иных сторон ее деятельности, обучения организационным ценностям и формирования необходимых учреждений. Работники многих японских компаний, например, начинают трудовой день с пения гимнов.
Легенды и мифы отражают в нужном свете и в закодированной форме историю организации, унаследованные ценности, приукрашенные портреты ее известных деятелей.
Обычай есть форма социальной регуляции деятельности людей и их отношений, воспринятая из прошлого без каких бы то ни было изменений.
В качестве элементов культуры могут рассматриваться также принятые в организации нормы и стиль поведения ее членов: их отношение друг к другу и внешним контрагентам, осуществление управленческих действий, решение проблем.
Наконец, элементом организационной культуры являются лозунги, т. е. призывы, в краткой форме отражающие руководящие задачи, идеи или миссию организации.
Объективные элементы культуры отражают материальную сторону жизни организаций. Это, например, символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий, оборудование, мебель и др.
Ценности, обычаи, обряды, ритуалы, нормы поведения членов организации, привнесенные из прошлого в настоящее, получили название традиций. Последние бывают как позитивными, так и негативными. В качестве позитивной традиции можно рассматривать доброжелательное отношение ко всем новым сотрудникам, а в качестве негативной — печально известную дедовщину.
Образ мышления членов организации, определяемый традициями, ценностями, уровнем культуры, сознанием членов организации, называется менталитетом.
9.2. Классификация и оценка культуры организаций
В специальной литературе организационную культуру подразделяют на две большие относительно самостоятельные части: материальную и духовную.
Материальная культура — это вся сфера материальной деятельности и ее результаты. К ней относятся орудия и средства труда, вещи, материально-предметная деятельность, материально-предметные отношения, искусственная среда, социальные организации.
Духовная культура — это целостная система, включающая все виды, формы и уровни общественного сознания, образования и воспитания, религии, науки, нравственности. Она включает: социальные нормы, социальные ориентиры, ритуалы, верования, знания.
Существует деление организационной культуры по отраслям профессиональной деятельности на инженерную, управленческую, производственную, маркетинговую, финансовую и др.
Харис и Моран предлагают рассматривать конкретную организационную культуру на основе 10 характеристик:
1) осознание себя и своего места в организации;
2) коммуникационная система и язык общения;
3) внешний вид, одежда и представление себя на работе;
4) что и как едят люди, привычки и традиции в этой области;
5) осознание времени, отношение к нему и его использование;
6) взаимоотношения между людьми;
7) ценности и нормы;
8) вера во что-то, отношение или расположение к чему-либо;
9) процесс развития работника и обучение;
10) трудовая этика и мотивирование.
Г. Хофштед, исследуя культуру организаций, разработал модель, которая помогает разобраться в этом явлении и в то же время легко применима на практике. Он классифицирует культурные аспекты той или иной организации на основе пяти характеристик:
1. Индивидуализм/коллективизм. Индивидуализм предполагает, что человек действует исходя из своих интересов, а также интересов ближайших к нему людей, т. е. его родственников. Коллективизм, напротив, исходит из того, что каждый человек по рождению или по работе принадлежит к более или менее сплоченной группе и не может считать себя свободным от нее. Группа заботится об удовлетворении запросов индивидуума, требуя от него, в свою очередь, полного и безусловного подчинения. Ситуацию, когда интересы группы жестко определяют поведение ее членов, можно рассматривать как проявление сектантства.
2. Зона власти — степень неравенства между людьми, которую члены данной организации считают допустимой или нормальной. При этом низкая степень характеризуется относительным равенством в организации, а высокая — наоборот. Неравноправие существует во всех культурах, но лояльность отношения к нему в различных культурах неодинакова. В качестве критерия, определяющего пределы власти, могут выступать различия в уровне доходов. Внутри компаний данный критерий включает не только выплаты и право собственности на проценты, но и атрибутику должности (например, модель машины, выделяемой компанией; личный шофер и возможность или невозможность общения с боссом);
3. Устранение неопределенности. Эта характеристика указывает на степень стремления избежать ситуаций, в которых люди чувствуют себя неуверенно. В качестве примера можно привести практику навязывания жестких поведенческих стандартов и призывы верить в абсолютную истину.
Культура, лишенная восприятия неопределенности, отличается активностью, агрессивностью, эмоциональностью и нетерпимостью, в то время как культуры, воспринимающие неопределенность, характеризуются большей рефлексией, меньшей агрессивностью, бесстрастностью и относительной толерантностью (терпимостью к другим мнениям);
Стремление избежать неопределенности может быть рассмотрено как степень, с которой люди данной организации оказывают предпочтение структурированным ситуациям в противоположность неструктурированным.
Структурированными являются ситуации с ясными и четкими правилами того, как следует себя вести. Эти правила могут быть формализованы или поддерживаемы традициями. В организациях с высокой степенью стремления избегать неопределенности люди имеют тенденцию проявлять большую волнительность и беспокойство, лихорадочность в работе или авральность. В противоположном случае люди ведут себя и работают более спокойно без авралов. В странах и организациях с высокой степенью стремления избегать неопределенности преобладает мнение, что все «не наше и непривычное» представляет опасность. При низкой степени стремления избегать неопределенности все «не свое и непривычное» вызывает познавательное любопытство.
4. Мужественность/женственность. Эта характеристика устанавливает степень восприимчивости культуры к особенностям, присущим женской модели поведения, т.е. чем выше этот показатель, тем выше «женственность».
В сущности, все культуры несут в себе преобладающее мужское начало, и в «мужественных» культурах предполагается, что мужчина самоуверен, тщеславен, стремится к борьбе и сориентирован на достижение материального успеха. Мужчины питают уважение к величине, силе и напористости. В «мужественных» культурах женщине отводится лишь деятельность, связанная с улучшением качества жизни, а также с воспитанием детей и заботой о престарелых и немощных.
Женственность предполагает способность к восприятию малого, слабого и медлительного.
Короче говоря, в «мужественных» культурах акцент делается на материальном успехе и решительности. В «женских» же приоритет отдается качеству жизни и заботе о слабом.
5. Долгосрочная или краткосрочная ориентация в поведении членов организации. Долгосрочная ориентация характеризуется взглядом в будущее и проявляется в стремлении к сбережениям и накоплению, в упорстве и настойчивости в достижении целей. Краткосрочная ориентация характеризуется взглядом в прошлое и настоящее и проявляется через уважение традиций и наследия, через выполнение социальных обязательств.
Таблица 9.2.1. Результаты измерения в баллах переменных культур по десяти странам (по Г. Хофштеду)
Примечания:
1. ИД — индивидуализм; ЗВ — зона власти; УН — устранение неопределенности; МН — мужественность/женственность; ДО — долгосрочность ориентации.
2. Степень проявления: В — высокая; С — средняя; Н — низкая.
3. Цифрами указаны баллы, отражающие степень проявления той или иной переменной культуры от 1 до 100.
Данные, полученные Г. Хофштедом по измерению этих переменных по десяти странам, показаны в таблице 9.2.1. Следует подчеркнуть, что не все люди в каждой из обследованных стран чувствуют и действуют в точности в соответствии с полученными баллами.
Рассмотренная модель может быть использована при оценке работы организации, а также для сравнительного анализа организации, стран и регионов.
Говоря об особенностях культуры в различных странах и организациях, нужно иметь в виду, что в России существуют различия и по регионам. Так, исследования показывают, что, например, шведская модель (в своей основе) более приемлема для Северо-Западного региона России, и в первую очередь для Санкт-Петербурга, Новгорода и Пскова, а также для отдельных регионов Западной Сибири, экономико-организационная культура которых в некоторой степени схожа. Приоритет в такой культуре отдается качеству жизни и заботе о слабом, что по теории исследователя Хофштеда свидетельствует о «женском» ее начале. Носители такой культуры характеризуются высокой степенью индивидуализма, они держатся поближе к своим лидерам, их одолевает чувство неуверенности и т. д. И этим они отличаются, в частности, от американцев.
Последние тоже индивидуалисты, но гораздо дальше находятся от своих лидеров, для управления ими нужны жесткие структуры, они, являясь носителями «мужского» начала в экономической культуре, неохотно воспринимают неопределенность, напористы в достижении поставленных целей. Некоторая схожесть в этом плане свойственна экономико-организационной культуре таких регионов нашей страны, как Московская область, центр Урала, Забайкалье и др., которым ближе американская или немецкая экономические модели. Следовательно, модель хозяйствования, приемлемая для Северо-Западного региона, может оказаться несостоятельной и недейственной в Центральном регионе, Среднем Поволжье или на Кавказе хотя бы только из-за различий в проявлении фактора культуры.
Данное обстоятельство в полной мере касается и отдельных организаций, расположенных в соответствующих регионах. Это означает, что каждая организация должна разрабатывать и принимать свой кодекс деловой культуры, где следует отразить характерное для нее отношение к законности, качеству выпускаемой продукции, финансам и производственным обязательствам, распределению деловой информации, работникам и т. д. Таким образом, основополагающая роль экономико-организационной культуры в моделях организационных систем проявляется и при создании в них соответствующей системы управления, и при формировании организационной культуры. Если, например, какая-либо система имеет организационную культуру с «женским» началом, то стиль управления в ней должен в большей мере носить демократический характер, отличаться коллегиальностью в принятии управленческих решений. В соответствии с этим необходимо строить организационную структуру данной системы, для которой наиболее приемлемым будет линейно-штабной, матричный или другой аналогичный тип структуры управления.
В условиях же организационной культуры с «мужским» началом стиль управления в организации должен отличаться авторитарностью, жесткостью и единоначалием в принятии управленческих решений, что отражается и на организационной структуре, которая должна быть линейной, линейно-функциональной и т. п.
По месту организации и степени влияния на нее выделяют несколько типов организационных культур.
Бесспорная культура характеризуется небольшим количеством основных ценностей и норм, но требования к ориентации на них неукоснительны. Она не допускает спонтанного влияния как извне, так и изнутри, является закрытой (закрытость культуры — это нежелание видеть недостатки, выносить сор из избы, стремление сохранить показное единство). Закрытая культура подавляет персонал и становится решающим моментом мотивации. Но сами ценности и нормы при необходимости сознательно корректируются.
Слабая культура практически не содержит общеорганизационных ценностей и норм. У каждого элемента организации они свои, причем зачастую противоречащие другим. Нормы и ценности слабой культуры легко поддаются внутреннему и внешнему влиянию и изменяются под его воздействием. Такая культура разъединяет участников организации, противопоставляет их друг другу, затрудняет процесс управления и в конечном итоге приводит к ее ослаблению.
Сильная культура открыта влиянию как изнутри, так и извне. Открытость предполагает гласность и диалог между всеми участниками, организациями и посторонними лицами. Она активно ассимилирует все лучшее, откуда бы оно ни исходило, и в результате только становится сильнее.
Нужно иметь в виду, что сильная культура, как и слабая, может быть эффективной в одном и неэффективной в другом.
Рассмотрим некоторые наиболее известные разновидности организационных культур.
У. Холл предлагает азбуку (ABC) корпоративной культуры:
А — артефакты и этикет (поверхностный уровень). Конкретные видимые элементы культуры, такие как язык, форма приветствия, одежда, физическое расположение (открытые или закрытые помещения);
В — поведение и действия (более глубокий уровень). Устойчивые образцы и стереотипы поведения, включая методы принятия решений индивидами, организацию командной работы и отношение к проблемам;
С — мораль, убеждения, ценности (ядро). Ценностные суждения большинства сотрудников организации (правильно-ошибочно, справедливо-неэтично). Нередко в организациях формируются различные коллективные или общие точки зрения на этические проблемы бизнеса.
Ч. Хэнди разработал типологию управленческих культур. Каждому из типов он присвоил имя соответствующего олимпийского бога.
Культура власти, или культура Зевса. Ее существенный момент — личная власть, источником которой является обладание ресурсами. Организации, исповедующие такую культуру, имеют жесткую структуру, высокую степень централизации управления, немногочисленные правила и процедуры, подавляют инициативу работников, осуществляют жесткий контроль над всем. Успех здесь предопределяется квалификацией руководителя и своевременным выявлением проблем, что позволяет быстро принимать и реализовывать решения. Такая культура характерна для молодых коммерческих структур.
Ролевая культура, или культура Аполлона. Это бюрократическая культура, основывающаяся на системе правил и инструкций. Ей свойственно четкое распределение ролей, прав, обязанностей и ответственности между работниками управления. Она негибкая и затрудняет нововведения, поэтому малоэффективна в условиях перемен. Источником власти здесь является должность, а не личные качества руководителя. Такая управленческая культура присуща крупным корпорациям и государственным учреждениям.
Культура задачи, или культура Афины. Эта культура приспособлена к управлению в экстремальных условиях и постоянно меняющихся ситуациях, поэтому основное внимание здесь уделяется быстроте решения проблем. Она основывается на сотрудничестве, коллективной выработке идей и общих ценностях. Фундаментом власти являются знания, компетентность, профессионализм и обладание информацией. Это переходный тип управленческой культуры, способный перерасти в один из предыдущих. Он свойствен проектным или венчурным организациям.
Культура личности, или культура Диониса. Она связана с эмоциональным началом и основывается на творческих ценностях, объединяя людей не для решения служебных задач, а для достижения индивидуальных целей. Решения здесь принимаются на основе согласия, поэтому власть носит координационный характер.
Специалисты считают, что, как правило, на стадии зарождения организации в управлении ею преобладает культура власти; стадию роста характеризует ролевая культура; стадию стабильного развития — культура задачи или культура личности; в кризисе предпочтительна культура власти.
Американский исследователь У. Оучи выделил три основных вида организационной культуры:
1) рыночная культура, которая характеризуется господством стоимостных отношений и ориентацией на прибыль (источником власти в рамках такой культуры является собственность на ресурсы);
2) бюрократическая культура, основанная на господстве регламентов, правил и процедур (источником власти здесь служит должность членов организации);
3) клановая культура, дополняющая предыдущие (ее основу составляют внутренние ценности, традиции организации, направляющие деятельность последней).
Исходя из таких обстоятельств, как ориентация культуры на людей или материальные условия, с одной стороны, открытость и закрытость — с другой, выделяют следующие ее типы:
1. Бюрократическая культура — характеризуется регулированием всех сторон деятельности организации на основе документов, четких правил, процедур; оценке персонала по формальным принципам и критериям. Источником власти, сконцентрированной в руках руководства, тут является должность. Такая культура гарантирует людям стабильность, безопасность, избавляет от конфликтов.
2. Опекунская культура — проявляется в благоприятном морально-психологическом климате, сплоченности людей, групповых нормах и ценностях, неформальном статусе сотрудников, их личной активности, взаимопонимании, гармонии отношений. Культура гарантирует персоналу стабильность, развитие и участие в делах организации.
3. Праксиологическая культура — основывается на порядке, рациональности, планах, тщательном контроле за их выполнением, оценке деятельности работника по результатам. Главной фигурой является руководитель, власть которого основывается на должностных полномочиях и глубоких знаниях. Он допускает в определенных границах привлечение работников к управлению. Все это обеспечивает высокую эффективность работы.
4. Предпринимательская культура — поддерживает действия, направленные вовне организации и на перспективу, новаторство и творческую активность персонала. Привлекательность культуры заключается в том, что она гарантирует удовлетворение потребностей работников в развитии и совершенствовании. Управление здесь основывается на вере в руководителя, его знаниях и опыте, а также на привлечении персонала к творчеству. В основе классификации предпринимательских культур лежат способы получения прибыли. Например, американские исследователи Дил и Кеннеди в зависимости от них выделили следующие типы таких культур.
4.1. Культура торговли — присуща в первую очередь торговым организациям, которые характеризуются быстрым получением результатов и малым риском. Здесь доминирует стремление к краткосрочному успеху, который во многом зависит не столько от величины, сколько от числа сделок, устойчивости контактов, понимания нужд рынка. Для такого рода организаций характерны взаимная поддержка сотрудников и дух коллективизма.
4.2. Культура выгодных сделок — свойственна организациям типа бирж. Для нее также характерна нацеленность на быстрое получение денег в условиях спекуляции и высокого финансового риска. Общение между людьми здесь минимальное и происходит в основном на почве погони за деньгами. Такая культура требует молодых или духовно молодых сотрудников, обладающих бойцовскими качествами и твердостью характера.
4.3. Административная культура — присуща крупнейшим фирмам и государственным учреждениям. Во главу угла ставятся не прибыль или громкий успех, а минимизация риска, стабильность, безопасность. Ее отличают бюрократичность, формальный подход, неспешность принятия решений, ориентация на титулы и должности.
4.4. Инвестиционная культура — это культура крупных фирм и банков, поддерживает бизнес с высокой степенью риска, связанный с крупными капитальными вложениями на длительный срок в условиях неопределенности, где невозможна быстрая отдача. Большинство решений здесь принимается централизованно на основе тщательной проверки, ибо от каждого из них зависит будущее фирмы. Это требует от сотрудников опыта, авторитета, осмотрительности, совместного обсуждения действий.
В одной организации может быть несколько «локальных» культур: преобладающая в организации культура и культура ее частей — уровней, подразделений, профессиональных, национальных, возрастных, половых и других групп. Эти различные субкультуры могут сосуществовать в пределах одной общей культуры. Культура организации — подвижный феномен. Обычно организация растет за счет привлечения новых членов, приходящих из других организаций, для которых характерна иная культура, и привносящих в нее новые элементы другой культуры.
9.3. Методы поддержания и развития культуры организации
Управление организационной культурой осуществляется с помощью таких мер, как контроль за ее состоянием со стороны менеджеров; пропаганда и обучение персонала необходимым навыкам; подбор кадров, соответствующих данной культуре, широкое использование символики, обрядов и ритуалов.
Основными методами поддержания и развития культуры являются следующие:
1. Объекты и предметы внимания, оценки, контроль со стороны менеджеров. Это один из наиболее сильных методов поддержания культуры в организации, так как своими повторяющимися действиями менеджер ориентирует работников на то, что важно и что от них ожидается.
2. Реакция руководства на критические ситуации и организационные кризисы. В данных ситуациях менеджеры и их подчиненные раскрывают для себя организационную культуру в такой степени, в какой они себе ее и не представляли. Глубина и размах кризиса могут потребовать от организации либо усиления существующей культуры, либо введения новых ценностей и норм, меняющих ее в определенной мере.
3. Моделирование ролей, обучение и тренировка. Аспекты организационной культуры усваиваются подчиненными через то, как они должны исполнять свои роли. Менеджеры могут специально встраивать важные «культурные» сигналы в программы обучения и в ежедневную помощь подчиненным по работе. Постоянно концентрируя на этих моментах внимание, менеджер помогает поддерживать определенные аспекты организационной культуры.
4. Критерии определения вознаграждений и статусов. Культура в организации может изучаться через систему наград и привилегий. Последние обычно привязаны к определенным образцам поведения и расставляют для работников приоритеты, а также указывают на ценности, имеющие большее значение для отдельных менеджеров и организации в целом.
5. Критерии принятия на работу, продвижения и увольнения.
Это один из основных способов поддержания культуры в организации. То, из чего исходит организация, регулируя весь кадровый процесс, становится быстро известно персоналу по продвижению сотрудников внутри организации. Критерии кадровых решений могут помочь, а могут и помешать укреплению существующей организационной культуры.
6. Организационные символы и обрядность. Многие верования, ценности, лежащие в основе культуры организации, выражаются через различные ритуалы, обряды, традиции и церемонии. К обрядам относятся стандартные и повторяющиеся мероприятия коллектива, проводимые в установленное время и по специальному поводу для влияния на поведение и понимание работниками организационного окружения. Ритуалы представляют собой систему обрядов. Даже определенные управленческие решения могут становиться организационными обрядами, которые работники интерпретируют как часть организационной культуры. Такие обряды выступают как организованные и спланированные действия, имеющие важное «культурное» значение. Соблюдение ритуалов, обрядов и церемоний усиливает самоопределение работников.
Одной из форм проявления культуры организации является ее имидж, т. е. репутация, доброе имя, образ, складывающийся у клиентов, партнеров, общественности под воздействием результатов деятельности, успехов или неуспехов организации. Понятие имиджа предложено американским экономистом К. Болдингом в 1961 г. Основу имиджа составляют существующий стиль внутренних и внешних деловых и межличностных отношений персонала и официальная атрибутика — название организации, эмблема, товарный знак.
Название организации может быть именным, предметным или комбинированным. В первом случае речь идет об имени владельца или собственном наименовании, например турфирма «Нева». Предметное название содержит указание на вид деятельности — «Второй московский часовой завод». Комбинированное совмещает оба эти подхода: например «Кондитерская фабрика “Красный Октябрь”» — первая часть названия здесь указывает на характер основной деятельности. Считается, что третий подход более удачен, так как, во-первых, сразу же ясно, с какой организацией приходится иметь дело, а во-вторых, дается ее дополнительный отличительный признак в виде собственного наименования.
Выбор наименования организации — это, конечно, дело вкуса ее владельца, но теория и практика управления выработали в данной области определенные принципы, которые целесообразно учитывать.
Первый принцип состоит в том, что наименование должно быть по возможности кратким, красивым, оригинальным, однако не содержать чрезмерных претензий (например, производных от слов «держава», «империя»), которые зачастую сегодня могут вызвать лишь улыбку или недоверие. Кроме того, оно ни непосредственно, ни при подстановке или перестановке букв не должно ассоциироваться со словами, несущими негативный или уничижительный смысл. Например, название казино «Багдадский двор» легко превратить в «Багдадский вор».
Второй принцип предполагает осторожное отношение к разного рода сокращениям и аббревиатурам. Чем меньше известна организация, тем меньше у нее шансов составить удачное сокращение на основе полного наименования. В качестве удачного варианта здесь можно привести «Инкомбанк».
Третий принцип наименования организаций требует, с одной стороны, избегать употребления без надобности иностранных слов, особенно если в родном языке имеются их полные соответствия. С другой стороны, и к русским наименованиям фирм, ведущим широкую внешнеэкономическую деятельность, также необходимо относиться крайне осторожно. Они должны хорошо воспроизводиться с помощью латинских или иных букв и не вызывать у иностранных партнеров негативных ассоциаций.
Символика фирмы включает эмблему и цветовую гамму. В эмблеме, как и в названии, необходимы вкус и чувство меры; они должны быть современными, а также отражать хотя бы в общих чертах то, чем занимается фирма. При «внутреннем» применении цветовой гаммы достаточно исходить лишь из принципа эстетичности, а в случае выхода за рубеж необходимо учитывать национальные традиции соответствующих стран и народов. На Востоке, например, белый цвет — символ траура, и вряд ли фирма, широко его использующая, будет работать там успешно.
Сегодня имидж представляется одной из важнейших характеристик организации, фактором доверия к ней и ее товару, а следовательно, является условием ее процветания. Цель создания имиджа состоит не в обретении организацией известности, а в обеспечении положительного отношения к ней. Его основой являются надежность, порядочность, гибкость, культура и социальная ответственность. Имидж динамичен и может меняться под воздействием обстоятельств, новой информации. Он создается целенаправленными усилиями и зависит от каждого работника. Современный менеджмент крайне нуждается в формировании высокой культуры. Прежде всего требуется определить, какой тип культуры необходим данной организации. Выбрав его, необходимо всесторонне изучить ту культуру, которая уже сформировалась.
В результате можно составить план преобразований организационной культуры в соответствии с заранее поставленной целью и заручиться поддержкой персонала. Деятельность руководства предприятия в области совершенствования организационной культуры окупается увеличением прибыли.
В то же время многие практические идеи по развитию культуры организации, созданию благоприятного климата в организации достаточно просты и эффективны. Так, например, внутренняя вражда, раздирающая трудовые коллективы, — проблема, увы, интернациональная, сопряженная со спорами, стрессами. Там, где поселился микроб междоусобицы, как правило, не тот микроклимат, не та производительность труда.
Чего только не использовали японские психологи, чтобы избавить коллективы от ненужных страстей! Но все использованные приемы (спокойная классическая музыка, окрашенные в жизнерадостные тона обои, подача в рабочие помещения воздуха с приятными ароматическими добавками) оказались бессильными: напряженность в коллективах полностью не устранялась.
И тогда родилась простая идея — пустить между столами дружелюбно настроенную, ласковую пушистую собаку — не игрушку, а живую. Споры как рукой сняло, людей будто подменили.
Спрос без предложения немыслим в Японии. В стране тотчас же сформировался новый вид платных услуг — сдача домашних животных напрокат. Помимо собаки, в пунктах проката можно заказать кошку, попугая или даже поросенка. Временной фактор не имеет какого-либо значения: бери животное хоть на день, хоть на месяц, главное — плати. Расценки за прокат, правда, довольно высокие — за собаку, взятую на три дня, необходимо выложить 300 тыс. иен, что составляло около трех тысяч долларов. Впрочем, японцы вовсе не считают, что их якобы обирают, понимая, что не так-то просто воспитать игривую, общительную собаку, которая охотно и без капризов будет выполнять команды незнакомых людей. Да и содержать ее накладно. Поэтому, прежде чем выдать напрокат животное трудовому коллективу, представитель фирмы удостоверяется, что собаке или кошке в новом помещении будет налажен надлежащий уход.
Вместе с тем организационная культура превращается в своего рода утопию, когда желаемые представления выдаются за действительность, оказывающуюся на деле совсем иной. Далеко не всегда организационную культуру можно считать принципиальным фактором управления, нельзя в нее вкладывать и тот смысл, который управленцы связывают со словом «культура».
Причина ложных представлений об организационной культуре лежит на поверхности. Всегда лестно считать свою организацию открытым и ориентированным на клиента предприятием, полагая, что эти два позитивных качества характерны для него. Зачастую такие представления нереальны, не отражают фактического положения дел. Видимо, руководители плохо знают о том, что думают их сотрудники, а возможно, и не хотят этого знать.
В функциональном отношении организационная культура помогает решить следующие задачи:
- координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;
- мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;
- профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других организаций;
- привлечения кадров путем пропагандирования претендентам на вакансии преимуществ своей организации.
В принципе организационная культура в состоянии реализовать перечисленные и другие функции, однако не всякая располагает соответствующим потенциалом. Так, многие предприятия обладают такой фирменной культурой, которая не только тормозит достижение успеха в хозяйственном плане, но и не позволяет распознать себя и использовать свои возможности в интересах фирмы.
Для оценки эффективности системы управления (а значит, и эффективности организационной культуры), конечной целью которой является создание и реализация на рынке продукции (услуги), может быть в полной мере использован ресурсный показатель эффективности — модифицированный показатель ресурсоотдачи, учитывающий наряду с другими факторами рыночные финансово-кредитные отношения и инфляционные процессы.
Кроме основного обобщающего показателя эффективности для более полной оценки организационной культуры следует применять ряд вспомогательных показателей, таких, как уровень производственных связей, норма управления, степень стабильности кадров и др.
Вопросы к разделу III:
1. Определение структуры управления.
2. Теория Гласиер.
3. Принципы построения организационных структур управления.
4. Целевой характер организаций, миссия организации.
5. Структура целей организации.
6. Учет относительного значения управленческих функций (принцип равновесия).
7. Специализация (разделение труда).
8. Принцип координации (кооперации).
9. Организационный контроль (самоконтроль).
10. Снижение управленческих расходов.
11. Разделение по функциям как метод построения организационных структур. Преимущества и недостатки.
12. Метод разделения по производимой продукции (по номенклатуре товаров).
13. Метод разделения по группам (категориям) потребителей.
14. Метод разделения по этапам производства.
15. Метод разделения по рабочим сменам (вахтовый метод).
16. Метод разделения по географическому положению.
17. Факторы, влияющие на выбор типа организационных структур.
18. Норма управляемости, методы ее определения.
19. Метод определения нормы управляемости В. Грейкунаса.
20. Понятие и структура организационной культуры.
21. Свойства организационной культуры.
22. Философия организации.
23. Классификация и оценка организационной культуры.
24. Модель Г. Хофштеда.
25. Типы организационных культур.
26. Азбука (ABC) корпоративной культуры У. Холла.
27. Типология управленческих культур Ч. Хенди (культура Зевса, Аполлона, Афины, Диониса).
28. Методы поддержания и развития культуры организации.
29. Принципы выбора названия организации.
30. Практические рекомендации по развитию культуры организации.