Как пользоваться календарем

В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, назначенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных моментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то событий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ведете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в календарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное описание структуры календаря:

• Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или узнав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь календарем для резервирования времени на будущие дела. Это также поможет вам избежать конфликтов.

• Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и прочие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.

• Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными списками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно отметить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный список дел, когда эта дата наступит.

Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.

Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в календаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в сегодняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.

Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямоугольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямоугольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части записаны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не планирую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре — обед. Выше — утренние совещания, а ниже — встречи, назначенные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.

Самое трудное — выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.

Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре

Никогда не пропускайте встречи

Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Конечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» — плохое оправдание.

Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиентом. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного администратора — всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлечения и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.

Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, когда попросите вы.

Секрет того, чтобы никогда не пропускать встречу, прост: всегда пользуйтесь календарем. Записывайте все встречи; никогда не договаривайтесь о встрече, пока не сверитесь с календарем, чтобы не было конфликтов.

И, самое главное, не полагайтесь на память. Органайзер — подходящий инструмент для хранения дат, а ваш мозг — нет. Эту фразу я уже повторил несколько раз, а ведь это только шестая глава. И я еще не раз повторю: берегите свой мозг для обдумывания важных дел. Храните информацию в органайзере. Не доверяйте своему мозгу.

Хочу сделать маленькое признание. Было время, когда я регулярно пропускал встречи. Хуже того, я назначал несколько встреч на одно время. Я мог согласиться на какую-то дату, не справившись с календарем. Это было самонадеянно, но я думал: «Так, 4 июня… Дата знакомая, но не припомню, чтобы на нее что-то было назначено, поэтому, скорее всего, я буду свободен». Конечно, дата казалась мне знакомой, потому что на нее уже что-то было запланировано!

Получалось крайне неловко. Звоня кому-то о переносе на другое время, тратишь свое время и создаешь другому проблемы. Время, потраченное на перенос встреч, уже не вернуть. К счастью, это в прошлом, потому что теперь я прилежно записываю все в календарь.

И еще одно признание. Причина, по которой я не мог заглянуть в календарь, заключалась в том, что я стеснялся сказать: «Подождите секунду, я достану календарь». Мне почему-то казалось, что человеку трудно подождать. Разумеется, это не так, перекроить расписание куда труднее. Я понимал, что это глупо, но ничего не мог с собой поделать. (Некоторые знакомые признавались мне в своей боязни показаться слишком чванливыми и самодовольными: «Посмотрите-ка! Я так всем нужен, что приходится вести календарь встреч. Сейчас я вас впишу».)

Наконец, я решил, что пора сломать эту плохую привычку. Помню, как боялся, впервые прося собеседницу подождать, пока я сбегаю за календарем. Я еле выдавил из себя: «ОК, подходит. Не могли бы Вы подождать, пока я посмотрю, свободен ли у меня этот день?» Я замолчал и ждал ответа так, словно спросил что-то несусветное, к примеру не одолжит ли она мне денег или как называется столица штата Висконсин. Я весь вспотел от страха. А она ответила: «Да, разумеется». Через полминуты я вернулся с календарем в руках. Она нисколько не была раздосадована ожиданием. Она понимала, зачем мне нужен календарь. Более того, она достала свой календарь. Моя вечно спешащая натура ничуть не пострадала от такой задержки. И конец света не наступил.

Всегда звоните, если вам приходится опаздывать или пропускать встречу

Лучше позвонить перед началом встречи, чем оставлять человека в неведении. Даже если вам неловко предупреждать о своем опоздании, в век сотовых телефонов не позвонить непростительно. Имеет смысл повесить в офисе на видных местах внутренние телефоны сотрудников, чтобы с каждым из них можно было быстро связаться.

Короткое сообщение «Я звоню, потому что вынужден опоздать» гораздо лучше сбивчивых оправданий, когда вы заявитесь с опозданием.

И никогда не лгите. Сказать правду лучше, потому что тогда вам не придется запоминать, кому и что вы наврали. Это будет дополнительной нагрузкой на вашу память, а мы решили использовать мозг только для важной работы.

Надеюсь, что мой личный опыт поможет вам справиться с вашими страхами. Если я смог уцелеть, сможете и вы.

Итак, начинайте пользоваться календарем прямо сейчас. Запишите какую-нибудь встречу. (Если у вас ничего не запланировано, назначьте встречу самому себе на завтра в обеденный перерыв.)

Обычно труднее всего сделать что-то в первый раз. Возможно, вы никогда не пользовались этой секцией своего органайзера или, скажем, вам придется сбегать в магазин за страничками с календарем.

Я подожду (даже если вы побежите в магазин).

Ну что, вернулись? Вы занесли в календарь свою первую встречу?

Ничего страшного, не правда ли?

 

Один календарь для деловой и личной жизни

Баланс имеет значение. Работа, семья, друзья, общественная деятельность, личные проекты, сон — все это, безусловно, важные вещи. Я твердо убежден, что для них нужен единый календарь.

Чтобы работа не подавила вашу личную жизнь, ведите единый календарь (или объедините календари в портативном компьютере). Если вас просят задержаться после работы, вы сможете заглянуть в календарь и проверить, свободен ли у вас вечер.

Бывало, уходя с работы, я вдруг вспоминал, что приглашен на вечеринку или запланировал какое-то другое развлечение. И я мчался туда, как безумный, чтобы успеть до шапочного разбора. Оказавшись на месте, я уже не мог развлекаться, потому что был слишком зол на себя за. забывчивость. Теперь все намеченное на вечер входит в мой ежедневный план. Успеть в гости вовремя для меня так же важно, как закончить проект в срок. Я напряженно работаю весь день, но вечер — мой.

Большинство программ для портативных компьютеров позволяет вести несколько календарей, а затем сводить их в одном окне. Имеет смысл настроить программу синхронизации на портативном компьютере так, чтобы ваш личный календарь не синхронизировался с календарем на рабочем компьютере (а рабочий календарь не синхронизировался с календарем на вашем домашнем компьютере). Скорее всего, вы не захотите, чтобы ваши планы поразвлечься хранились в памяти рабочего компьютера.

 

Повторяющиеся задачи

Все на свете повторяется. Это касается и совещаний, и замены масла в автомобиле, и ураганов, и приготовления пищи. Многие процедуры, описанные в предыдущей главе, стали повторяющими событиями. Одно из преимуществ портативного компьютера перед бумажным органайзером состоит в том, что достаточно однажды запрограммировать повторяющееся событие, и оно будет отслеживаться. Вот примеры событий, которые имеет смысл занести в календарь:

Автоматическое напоминание о событиях для владельца бумажного органайзера

В отличие от портативного компьютера, бумажный органайзер нельзя запрограммировать так, чтобы он издавал звуковой сигнал, когда придет время отправляться на совещание. Что можно сделать в таком случае?

Запрограммируйте другую систему, чтобы она предупреждала вас о встречах, назначенных на сегодня. Сделайте это частью утренней процедуры. Пусть календарь в вашем органайзере служит основным источником информации, а какая-нибудь программируемая система оповещает вас о сегодняшних событиях.

По поводу систем напоминания:

• У пользователей Windows и Мака имеется огромный выбор таких программ. Поищите в Гугле строку «программа-будильник», и вы найдете множество программ от бесплатных до сравнительно недорогих.

• Приложения iCal (для Мака), Outlook (для Windows), а также программы с открытым кодом Evolution и KOrganizer просигнализируют вам о приближающемся совещании (что очень полезно, если вы постоянно работаете за компьютером, на котором установлены названные программы).

• Для напоминания о ближайшей встрече установите будильник на наручных часах или сотовом телефоне.

• Пользователям UNIX-подобных систем, Mac OS X, BSD, Debian Linux и HP Tru64 Unix доступна команда leave, предупреждающая о том, что пора уходить на совещание.

• Запрограммируйте сервер так, чтобы он в нужный момент отправлял вам сообщение на сотовый телефон или пейджер. В системе UNIX/Linux можно воспользоваться службой at и отправлять сообщение на сотовый телефон в нужное время:

$ at 11:50

>echo Meet Bob for luncn | mail [email protected]

> ^D

Помните, чтобы успеть добраться до места встречи, всегда устанавливайте время с запасом, будь то двухминутная поездка на лифте на другой этаж или двухчасовая поездка на автомобиле в другой город.

• Еженедельные совещания.

• Регулярные встречи.

• Ближайшие конференции.

• Планы на отпуск.

• Сроки проектов.

• Вечеринки. (Я записываю их, получив письменное приглашение с просьбой ответить. Я записываю, даже если не собираюсь туда идти, чтобы нечаянно не отправить отказ дважды.)

• Расписание футбольных матчей вашего сына.

• Дата выхода квартального отчета вашей фирмы.

• Все известные вам дни рождения. (В том числе дни рождения знаменитостей! Приятно узнать, что 20 апреля — день рождения легендарного музыканта Тито Пуэнте.)

• День разговоров на пиратском языке (19 сентября), День полотенца (25 мая) и День системного администратора (28 июля).

Запишите это в свой органайзер (компьютер) прямо сейчас. Выработайте привычку заносить в календарь все новые даты, как только услышите о них.

Мы записываем то, что считаем ценной информацией

Записывая информацию в календарь, вы тем самым демонстрируете ее ценность для вас. Если вы договариваетесь с клиентом о встрече и тут же в его присутствии делаете запись о ней, вы показываете, что эта встреча важна для вас. Это касается и деловых, и личных отношений. Представьте, вы договорились с девушкой о свидании, и она записывает время и место в органайзере. Теперь можно не сомневаться, что она придет, не так ли?

Преподаватель на курсах тайм-менеджмента рассказал мне, как он заметил, что его дочурка поняла: если договоренность записана, о ней никто не забудет. Когда он пообещал сводить ее в следующее воскресенье в зоопарк, она схватила большой зеленый фломастер и написала в его органайзере огромными буквами «ЗООПАРК!». Это подействовало.

Запись повторяющихся задач в органайзере

Если вы пользуетесь бумажным органайзером, у вас есть несколько способов, позволяющих не забыть о повторяющихся событиях. Органайзер, в принципе, может стать системой напоминания. Я храню в органайзере списки еженедельных, ежемесячных и ежегодных событий.

Каждый понедельник я просматриваю еженедельный список и заполняю календарь на неделю. Первого числа каждого месяца я просматриваю ежемесячный список и заполняю календарь на месяц. В первый день нового года я заполняю календарь на наступивший год.

Не слишком вдаваясь в подробности, вот что конкретно я делаю:

В качестве закладки в органайзере я использую прозрачный пластиковый конвертик с листком бумаги внутри. На листке у меня записаны все еженедельные встречи. В понедельник я заношу их в графы расписания на каждый день недели. Если неделя у меня не слишком загружена, я просто просматриваю эту закладку каждый день.

Ежемесячные события я отслеживаю, когда вставляю в органайзер странички на следующий месяц. Это может произойти в любой день месяца. Впрочем, ежемесячные совещания лучше сразу отметить на год вперед. Одна общественная организация, с которой я сотрудничаю, каждый декабрь публикует расписание собраний на год вперед. Получив это расписание, я тут же отмечаю все собрания в календаре.

Ежегодные события — это, как правило, дни рождения. Их список я храню в компьютере. (Раньше я врал. Для простоты изложения.) Купив блок страничек для органайзера на следующий год, с помощью этого списка я размечаю ежегодные события в календаре. У меня традиция: в первый день наступившего года заносить в календарь все ежегодные события.

Портативный компьютер тоже годится для хранения дат отдаленных событий, таких как конференции. Блок страничек, который я покупаю для органайзера, включает листок для записи событий на несколько лет вперед. Ежегодно, меняя страницы, я просматриваю эти листочки и переписываю их содержимое в календарь на этот год. Я предвижу совпадающие даты свадеб и выпускных вечеров на два-три года вперед.

 

Узнайте свой личный ритм

Все в природе подчиняется определенным ритмам. Соглашаясь прийти на встречу или собрание, хорошо бы учитывать свой личный ритм.

В течение дня я могу работать с очень высокой производительностью два часа.

Один час — это первый час до того, как все сотрудники собрались в офисе. Я не "жаворонок", но я заметил, что если заставлю себя притащиться в офис за час до начала рабочего дня, то сделаю за первый час больше, чем за все оставшееся рабочее время, потому что никто не будет меня отвлекать. Очень важно не растратить этот час на занятия вроде разбора электронной почты. Используйте его для работы над проектом, требующим полной сосредоточенности. (Примеры приведены в главе 2.)

Второй час — это час вашего пика активности. В это время вы можете сконцентрироваться на работе лучше, чем в остальную часть дня. Я называю его «часом напряженной умственной работы». У каждого этот пик наступает в разное время суток. Для некоторых это день, для других — поздний вечер или раннее утро. Это чисто биологический феномен (поищите в Гугле «биоритмы»). Планируя работу астронавтов на орбите, NASA учитывает их биоритмы. Многие учитывают свои биоритмы, составляя расписание на день, чтобы заняться самой трудной работой, когда у них естественный прилив энергии и способность к концентрации.

Попробуйте на следующей неделе выяснить, в какое время у вас наступает пик умственной активности. Например, настройте компьютер так, чтобы он ежечасно издавал звуковой сигнал. Услышав гудок, оцените свой уровень активности и способность к концентрации по десятибалльной шкале и запишите эти данные. Выясните, в какое время оба показателя достигают высоких значений.

Узнав свой биоритм, попробуйте изменить свое расписание в соответствии с ним.

Занимайтесь умственной работой на пике своей умственной деятельности. Отводите это время под самые важные проекты (требующие максимальной сосредоточенности). Старайтесь назначать совещания на другое время, если только совещание не потребует от вас серьезной умственной работы. (А такие совещания бывают редко.)

Время пика вашей активности с возрастом может измениться. Когда я был моложе, мой максимум приходился на два часа ночи. Сейчас это два часа дня.

 

Узнайте ритм своей фирмы

У бизнеса тоже есть ритмы. Определив годовые ритмы фирмы, в которой работаете, вы сможете согласовать с ними свои планы. В противном случае вам придется плыть против течения. Календарь как средство долгосрочного планирования прекрасно подходит для этой цели.

У каждой фирмы в течение года бывают как напряженные, так и относительно спокойные периоды. Вы можете планировать задачи системного администрирования в соответствии с этими периодами.

Я работал в фирме, выпускавшей три версии программного продукта в течение года. Каждые 120 дней появлялась новая версия. Как правило, первый месяц уходил на маркетинговые исследования и планирование функциональных возможностей. Следующие 60 дней уходили на разработку, две недели — на тестирование качества и еще две на тиражирование ПО и документации. Сто двадцатый день был днем выпуска новой версии. Для системного администратора это было счастьем, поскольку система работала, как часы, трижды в течение года.

В течение первого месяца цикла большинство сотрудников сидело на совещаниях и сетевая активность была низка. Работала только электронная почта, а по остальным функциям можно было проводить профилактику или модернизацию. В последние дни каждого цикла специальная группа сотрудников определяла, какая версия ОС и компилятора будет использована для следующего выпуска. В течение первого месяца текущего цикла группа системных администраторов устанавливала эти инструменты. На этапе разработки допускались запланированные простои оборудования, и системные администраторы работали в обычном режиме. Однако ближе к концу 120-дневного цикла запланированные простои запрещались. Это была очень напряженная часть цикла, в течение которой новый код поступал в группу тестирования качества практически ежедневно. В этот период системным администраторам было нечего делать. Часть команды оставалась на случай непредвиденных обстоятельств, а остальные уходили в отпуск. После тестирования, на этапе тиражирования, стабильная работа требовалась только от тех компонентов системы, которые участвовали в тиражировании. Остальные сотрудники отдыхали. Затем цикл повторялся.

Поскольку работа системных администраторов планировалась в соответствии с деловым циклом фирмы, все протекало гладко.

Другим типичным примером цикла в бизнесе является декабрьский всплеск. Например, не секрет, что половину объема продаж многие фирмы реализуют в предрождественский период, часто работая в убыток остальную часть года. В течение предпраздничной лихорадки компьютерная сеть, обслуживающая бизнес, должна работать абсолютно стабильно. Час простоя может обернуться потерей миллионов. Поэтому в такое время у системных администраторов мало запланированной работы и много незапланированной, в основном по устранению сбоев и обслуживанию перегруженных серверов. Разработчиков к продукту уже не допускают, чтобы у них не было соблазна внести «полезные» нововведения, подвергая риску весь проект. Самое напряженное время для всех наступает за несколько месяцев до этого периода, когда все усилия направлены на то, чтобы новая система заработала. Самое спокойное время — первая неделя года, когда сотрудники восстанавливают силы.

Учебные заведения подчиняются вполне очевидному ритму. Их деятельность сосредоточена вокруг таких основных событий, как вступительные экзамены, зачисление новых студентов, бюджетные ассигнования, сессии, выпуск студентов, летние каникулы.

В кадровом вопросе тоже есть циклы. Например, если речь идет о найме молодых специалистов, то процесс должен начаться в феврале с размещения объявлений в колледжах в расчете на заполнение вакансий в мае. Если же фирма планирует нанять более опытных работников, то, скорее всего, у таких людей есть дети, и они предпочтут менять место работы не в течение учебного года, а летом. В конце года на работу с кадрами могут повлиять и другие факторы. Редко когда мне удавалось добиться согласия начальства на прием нового сотрудника в декабре. Иногда из-за того, что начальство в это время в отпуске, но чаще дело было в том, что прием на работу человека в конце года портит отчетность. Учитывайте вышесказанное, планируя нанимать сотрудников.

Мне нравится работать в фирмах с четко выраженной цикличностью деятельности. Это существенно облегчает планирование. Если же я работаю в фирме, действующей без явных циклов, я стараюсь найти циклы неофициальные или, если возможно, подчинить работу фирмы определенному циклу. Однажды я работал в компании, производившей ПО без определенного расписания. Я стал бороться за цикличность выпусков программного продукта и добился своего. От этого выиграли все. Отдел маркетинга и финансовый отдел стали планировать работу в соответствии с циклом, и практически была снята проблема несвоевременного ухода программистов в отпуск.

У фирмы, в которой вы работаете, наверняка есть свой цикл. Он может быть коротким и укладываться в месяц, а может быть растянут на весь год. Если вы работаете в NASA, ваш цикл может длиться несколько лет в соответствии с продолжительностью космических проектов. Если вы работаете в политической организации, ее цикл зависит от периодичности выборных кампаний.

Не поленитесь изучить ритм своей фирмы. Возможно, вам понадобится спросить шефа, как он представляет себе бизнес-цикл. Прояснив этот вопрос, поищите ответы и на другие:

• Каков бизнес-цикл вашей фирмы?

• Как вам лучше планировать свои проекты?

• В какое время вам лучше всего уходить в отпуск?

• Может ли группа системных администраторов лучше планировать свою работу над проектами?

• Можно ли осуществлять системное администрирование в соответствии с напряженными и спокойными периодами бизнес-цикла?

• Если деятельность фирмы не имеет периодичности, можно ли придать ей циклический характер? А что если установить циклическое расписание работы системных администраторов в расчете на то, что другие подстроятся к этому циклу?

 

Резюме

• Ведение календаря важно для вас и вашей карьеры. Пунктуальность ассоциируется с ответственностью и надежностью. Люди, не являющиеся на встречи и забывающие о совещаниях, не получают повышения по службе.

• Без хорошо организованного календаря вы рискуете пропустить важные события как по работе, так и в личной жизни. Необходимо соблюдать баланс между работой, семьей, общественной деятельностью, личными проектами, сном и т. д. Ваш календарь поможет вам в этом.

• В органайзере должна быть секция для записи встреч (совещаний и прочих событий). Записывайте дату и время встречи, как только договоритесь о ней. Не соглашайтесь на встречу, пока не сверитесь с календарем.

• Ваш календарь является составной частью системы Цикл. Вы записываете в него встречи, совещания, важные события и прочую информацию. Планируя свой день, начните с календаря, чтобы составить расписание и дополнить список дел на сегодня.

• В бумажном органайзере можно записывать события в графы календаря по определенной системе. Я сначала вписываю дни рождения и годовщины, затем отпуска и многодневные мероприятия. В середине графы календаря я пишу мини-расписание на этот день: утренние встречи, обеденный перерыв, встречи во второй половине дня. Нижнюю часть графы я отвожу под планы на вечер.

• Договариваясь о встрече, учитывайте свой ритм активности. Если есть выбор, планируйте умственную работу на время пика своей умственной активности.

• Составляя совместные планы, всегда сверяйтесь с календарем, прежде чем согласитесь на встречу. Не смущайтесь тем, что вашему собеседнику приходится подождать, пока вы достанете и откроете органайзер.

• Пользуйтесь автоматическими средствами напоминания о встречах. Установите подачу сигнала на портативном компьютере. Если у вас бумажный органайзер, используйте альтернативную технологию (например, будильник).

• В бумажный органайзер можно записывать повторяющиеся события на основе списков еженедельных, ежемесячных и ежегодных событий. В понедельник запишите в календарь все еженедельные встречи. В первый день месяца запишите ежемесячные встречи. А в первый день нового года — ежегодные события.

• У большинства фирм есть ежегодный ритм деятельности. Например, самое напряженное время у торгующих предприятий приходится на декабрь. Выяснив этот ритм, вы сможете планировать свои проекты в соответствии с ним. В противном случае вы будете грести против течения. Если у вашей фирмы нет четко выраженного ритма, определите ритм для себя.