Имея в виду, что судовой журнал является документом, в котором излагаются обстоятельства и условия, при которых протекают стоянка и плавание судна, а также те меры, которые принимаются капитаном для обеспечения безопасности судна во всех случаях, записям в судовом журнале должно уделяться особое внимание.
В судовом журнале необходимо тщательно отмечать данные относительно места стоянки судна, как-то: пеленги, глубину, грунт, количество якорей и вытравленного каната, направление и силу ветра, а также его изменение, видимость, подачу сигналов а тумане, наличие течения, льда и т. д.; в штормовую погоду - готовность и работу главной судовой машины.
Во время плавания, помимо условий погоды и подачи сигналов, следует тщательно отмечать определения места судна и всякие изменения курса и скорости в связи с изменением условий плавания, расхождением со встречным судном и т. д.
Строгое выполнение этих указаний дает возможность установить в случае возникновения аварии ту действительную обстановку, в которой произошла авария и знание которой необходимо для выяснения причины аварии.
Помимо того, что служебный долг обязывает капитана ежедневно просматривать записи в судовом журнале и скреплять их своей подписью, личный интерес должен побуждать капитана следить за тем, что записи в журнале велись не только в полном соответствии с правилами ведения судового журнала, но также, чтобы по своему содержанию эти записи полностью отражали те мероприятия, которые проводились для обеспечения безопасности судна и для обеспечения рентабельности рейса. В случае аварии надлежащим образом сделанные в судовом журнале записи, соответствующие действительным фактам, послужат в пользу определения действий капитана и тем самым в защиту интересов владельца судна, если к последнему в связи с аварией будет предъявлена какая-либо претензия со стороны третьих лиц.
Особое внимание необходимо уделять записям в судовом журнале за время стоянки и плавания судна в тумане, когда возможно столкновение с другим судном и когда, следовательно, весьма важно отметить в журнале о всех мерах предосторожности, предписываемых правилами морской практики, которые были приняты для предотвращения аварии.
В равной степени такое же внимание должно быть уделено записям в судовом журнале в случае столкновения с другим судном, посадки на мель и вообще когда в связи с теми или иными обстоятельствами необходимо предъявить претензию к третьим лицам или когда возможно предъявление таковой со стороны последних.
В таких случаях никогда нельзя допускать делать записи в журнале без предварительного просмотра и исправлений их в черновом журнале. Такого рода записи должны быть тщательно обдуманы, чтобы они содержали в себе все существенно необходимое и ничего лишнего и чтобы в них не было никаких противоречий или разногласий.
В случае столкновения с другим судном записи в журнале должны быть сделаны особенно тщательно и продуманно, с учетом Правил для предупреждения столкновения судов в море; при этом записи в судовом и машинном журналах должны быть строго согласованы как в отношении дачи или перемены тех или иных ходов, так и соответствующих им моментов времени. Не следует допускать в журнале каких-либо изменений или дополнений к тем записям, которые уже сделаны, так как такого рода изменения или дополнения возбуждают недоверие к правдивости всех записей в целом.
Если представляется необходимость изменить или дополнить записи, уже внесенные в журнал, то это следует сделать путец составления особого акта или путем заявления дополнительно, го протеста.
Следует иметь в виду, что в случае разбора в суде, особенно за границей, какого-либо дела о столкновении суд нередко требует представления одновременно чистовых и черновых журналов судового и машинного.