6.1. Общая характеристика системы управления персоналом организации
Существуют различные подходы к пониманию системы управления персоналом: одни авторы рассматривают это понятие как совокупность приемов, методов и технологий кадрового менеджмента, другие – трактуют систему управления персоналом как кадровую политику и стратегию управления персоналом. Не претендуя на окончательное решение этого вопроса, будем понимать под системой управления персоналом на уровне предприятия (организации) совокупность подразделений организации, осуществляющих формирование, использование и развитие ее человеческих ресурсов.
Под формированием человеческих ресурсов организации следует понимать планирование потребностей организации в человеческих ресурсах; маркетинг персонала; кадровый мониторинг; профессиональную ориентацию; подбор, отбор и наем работников; адаптацию новых работников.
Использование человеческих ресурсов организации охватывает проектирование рабочих мест и управление рабочим временем, оценку персонала, обеспечение безопасности труда, а также оплату и стимулирование трудовой деятельности.
Развитие человеческих ресурсов организации предусматривает планирование деловой карьеры; профессиональное обучение, повышение квалификации и переподготовку работников; делегирование полномочий и ротацию сотрудников организации.
На функционирование системы управления персоналом оказывают влияние многочисленные факторы внутренней и внешней среды организации.
К числу важнейших факторов внутренней среды организации можно отнести вид деятельности, форму собственности и размер организации, ее структуру управления и корпоративную культуру. Кроме того, к важнейшим факторам внутренней среды следует отнести стиль руководства и личностные характеристики работников.
Среди факторов внешней среды следует отметить экономическую политику государства, демографическую ситуацию, развитие науки и техники, социально-культурную среду и политическую обстановку.
Изучение системы управления персоналом организации охватывает определение целей, функций и задач службы управления персоналом; исследование организации труда в аппарате управления, а также рассмотрение кадрового, информационного, технического, правового и нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.
В качестве продуктов (результатов) функционирования системы управления персоналом следует выделить решения в системе управления персоналом, кадровую политику и стратегию управления персоналом, а также кадровое планирование, кадровый контроль и контроллинг.
Система управления персоналом осуществляет мотивацию трудовой деятельности сотрудников организации, оценивает результативность их труда и затраты на персонал, дает оценку эффективности управления персоналом.
6.2. Решения в системе управления персоналом
Основным результатом функционирования системы управления персоналом является, как уже отмечалось, принятие управленческих решений. Решение – это выбор цели, который осуществляется, как правило, на основе рассмотрения альтернативных вариантов. Вместе с тем, решение – это продукт управленческого труда, который, в конечном счете, повышает или снижает эффективность функционирования коммерческого предприятия (организации).
Решения в области управления персоналом имеют ряд особенностей. Прежде всего трудовая деятельность человека имеет многообразные биологические, физиологические, психологические и социологические измерения, что требует при принятии решений увязки биологических, физиологических и социально-психологических аспектов. Кроме того, решения в области кадрового менеджмента принимаются, как правило, руководителем совместно с представителями работодателей, профсоюзов, представителями органов государственной и местной власти. Наконец, кадровые решения подвержены многочисленным ограничениям. В частности, на принятие таких решений оказывают влияние нормы трудового права (например, правила увольнения, нормы охраны труда и др.), нормы установленные самим предприятием (условия коллективного договора) и т. д.
На принятие решений в области управления персоналом воздействуют различные группы факторов:
• объективные факторы внешней среды (экономические, демографические, природные и др.);
• факторы, обусловленные спецификой решаемой задачи (сложность, временной горизонт, количество участников и т. п.);
• факторы, связанные с особенностями предприятия (цели и стратегия предприятия, его величина, структура и другие параметры).
Решения, принимаемые в процессе управления персоналом, могут быть классифицированы по различным признакам.
По уровню управления различают решения, принимаемые на уровне: начальника цеха (начальника отдела); заместителя директора; директора; министра.
По масштабу воздействия управленческие решения подразделяют на общие и частные (локальные).
Общие решения затрагивают систему в целом, например решения о приватизации предприятий. Частные (локальные) решения касаются отдельных текущих вопросов работы производственной системы, например выявления и устранения причин невыполнения заданий по объему товарооборота секцией магазина.
По содержанию выделяют научно-технические, экономические и организационные решения. Например, научно-техническое решение – установка нового оборудования на предприятии; экономическое – премирование работника; организационное – создание второй смены на предприятии.
По форме подготовки и принятия различают единоличные, коллегиальные и коллективные решения.
Единоличные решения принимает руководитель предприятия, подразделения.
Коллегиальные решения обычно подготавливает и принимает группа специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также учитывать различные мнения при обосновании решений.
Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании), они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (например, решение о распределении прибыли, остающейся в распоряжении предприятия).
По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и творческие решения.
Стандартные решения, принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются лишь количественные параметры (например, решение о приемке партии сырья). Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем значительная часть разработки таких решений может быть формализована, а следовательно, механизирована и автоматизирована.
Творческие решения возникают в неординарных ситуациях и требуют творческого подхода (например, решение о расширении ассортимента товаров и выборе новых поставщиков). Принятию творческих решений предшествуют анализ ситуации, привлечение материалов специальных исследований, выполнение сложных расчетов и т. п. При принятии таких решений проявляются специальные знания, опыт и даже интуиция менеджера.
В зависимости от степени полноты и достоверности информации различаются детерминированные и вероятностные решения.
Детерминированные решения принимают при наличии полной и достоверной информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью экономико-математических методов и ЭВМ.
Вероятностные решения приходится принимать в условиях недостаточной и неполной информации. Такие решения часто приходится принимать в торговле, что обусловлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для обоснования таких решений широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение жюри, теория игр и др.
Классификация управленческих решений носит во многом условный характер. Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений, обычно постоянен. К таким требованиям можно отнести следующие:
• минимальное число корректировок;
• сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение (ответственность должна быть равна его полномочиям);
• единство распорядительства – решение (или распоряжение) должно исходить от непосредственного руководителя. На практике это означает, что вышестоящий руководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя;
• строгая ответственность – решения не должны противоречить друг другу;
• обоснованность – решение должно быть принято на основе достоверной информации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;
• конкретность – решение должно быть четко сформулировано, оно должно восприниматься однозначно;
• полномочность – решение должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;
• своевременность – решение должно быть своевременным, ибо задержка решения резко снижает эффективность управления.
Эти требования следует в полной мере учитывать в процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений.
Процесс решения включает три основные фазы: подготовку, принятие и организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные этапы.
Фаза подготовки управленческого решения состоит из следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка вариантов решения.
На этапе уяснения проблемы необходимо четко представить желаемую ситуацию и трудности, которые связаны с ее достижением. При этом важно ясно определить, что можно сделать для решения проблемы внутри системы и что (и в какой степени) зависит от окружающей среды.
Следующий этап предполагает анализ исходной ситуации: всесторонне рассматриваются потенциал организации и состояние окружающей среды на момент принятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или получения желаемого результата.
Постановка задачи — это этап, в ходе которого конечную цель подразделяют на стадии ее достижения, причем на каждой намечают конкретные задачи, в соответствии с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную определенность.
Разработка вариантов решения — заключительный этап фазы подготовки управленческого решения. Основное содержание этого этапа заключается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К разработке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различным, но каждый вариант должен содержать четкую формулировку задачи, основные сроки ее решения и данные о необходимых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых), а также возможные последствия осуществления предложенного варианта.
Фаза принятия решения включает анализ предлагаемых вариантов и выбор из них наиболее оптимального.
Анализ предлагаемых вариантов решения осуществляется обычно руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критериев с возможными результатами по каждому варианту. В ряде случаев, когда задача может быть формализована, важно правильно построить математическую модель и с ее помощью выбрать оптимальный вариант решения. При этом могут быть использованы определенные апробированные математические модели. Например, для оптимизации перевозок может быть использована транспортная задача, при прогнозировании товарооборота могут применяться приемы регрессионного анализа и т. д.
Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по результатам анализа предложенных вариантов. Оптимальный вариант – это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на практике любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои критерии оптимальности. Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный учет его возможных положительных и отрицательных последствий. Поэтому на данном этапе обычно широко применяются приемы системного анализа. Системный анализ позволяет сопоставить и оценить возможные варианты достижения поставленных целей.
Характерными признаками системного анализа являются следующие:
• учет возможного влияния принимаемого решения на все остальные элементы системы;
• проведение анализа от общего к частному, т. е. сначала оцениваются возможные последствия принимаемого решения для организации в целом, а затем для отдельных ее элементов;
• первостепенная оценка влияния принимаемого решения на ключевые показатели функционирования организации (например, влияние изменения товарооборота на издержки обращения, прибыль и рентабельность торговой фирмы);
• выделение областей, где принимаются логические суждения и определение возможных результатов по каждому из вариантов решения.
Оптимальный вариант решения утверждает руководитель. Решение формулируется и документально оформляется, фиксируется (т. е. подписывается) руководителем, после чего задания доводятся до непосредственных исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.
Заключительная фаза принятия управленческого решения – организация выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организацию контроля.
Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции в исполнении решения.
Этап формирования организационного плана предусматривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.
Проверка исполнения – заключительный этап, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполнению решения, а заключительный проводится по результатам исполнения и позволяет, с одной стороны, соизмерять цели и результаты, а с другой – осуществлять вознаграждения по результатам исполнения.
Наиболее распространенными методами оптимизации управленческих решений являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака).
6.3. Цели управления персоналом и требования, предъявляемые к ним
Управление людьми всегда преследует определенные цели. Цель – это идеальный мысленный образ результата деятельности. Цель управления персоналом отражает желаемое состояние системы управления и должна соответствовать ряду требований:
• быть нагруженной, но выполнимой, достижимой;
• не противоречить объективным законам развития природы и общества;
• быть согласованной по срокам, ресурсам и исполнителям;
• обеспечивать концентрацию сил и средств на наиболее перспективных направлениях развития;
• определяться однозначно и быть понятной исполнителям.
Все эти требования необходимо в полной мере учитывать в процессе целеполагания, т. е. при их формировании и постановке. Постановка целей должна осуществляться путем определения конкретных параметров, в частности предмета достижения цели, единицы измерения, количества (качества) и времени.
На уровне предприятия (организации) определяются производственно-коммерческие, экономические, научно-технические и социальные цели.
Производственно-коммерческие цели обусловлены производством и реализацией необходимой обществу продукции (услуг).
Экономические цели в условиях рыночной экономики связаны с получением прибыли от результатов хозяйственной деятельности.
Научно-технические цели требуют внедрения достижений науки и техники в производство и обеспечения определенного уровня качества продукции, т. е. как минимум соответствия установленным стандартам.
Социальные цели – это цели связанные с управлением персоналом. Эти цели можно разделить на четыре группы:
1) обеспечение потребности организации в трудовых ресурсах;
2) использование персонала в соответствии со структурой и целями организации;
3) удовлетворение потребностей человека как участника трудового процесса;
4) улучшение использования кадрового потенциала организации.
Каждая из этих групп включает в себя определенный набор целей.
Так, первая группа целей – обеспечение потребности организации в трудовых ресурсах охватывает следующие подцели:
• планирование потребности в персонале в соответствии с планами организации;
• определение вакантных рабочих мест;
• формирование требований к каждой вакантной должности;
• подбор, отбор и наем персонала.
В случае избытка трудовых ресурсов планируется либо перемещение работников в организации, либо их высвобождение.
Следующая группа целей отражает использование персонала в соответствии со структурой и целями организации. В эту группу целей могут быть включены:
• расстановка работников и обеспечение выполнения каждым из них своей трудовой функции;
• оценка персонала;
• развитие и обучение работников.
Третья группа целей – удовлетворение потребностей человека как участника трудового процесса охватывает:
• монетарные цели (оплата труда и дополнительные материальные льготы и стимулы);
• социально-психологические цели (установление здорового социально-психологического климата в коллективе, нормального межличностного общения, создания оптимальных условий для осуществления трудовой деятельности);
• цели самореализации человека (творческий характер труда, возможности профессионального роста и должностного продвижения, а также признание заслуг и адекватную оценку труда).
Четвертая группа целей – улучшение использования кадрового потенциала организации включает:
• совершенствование кадрового менеджмента в организации;
• систематическое совершенствование системы стимулирования и мотивации трудовой деятельности;
• повышение уровня комфортности и безопасности труда.
В кадровом менеджменте все более широкое распространение получает управление по целям. Менеджмент рассматривается как управление, ориентированное на достижение целей предприятия, и включает в себя следующие этапы:
1) определение круга полномочий и ответственности для каждого уровня управления;
2) разработка и согласование целей управления;
3) составление и реализация плана достижения целей;
4) проверка достижения целей.
Управление по целям улучшает мотивацию трудовой деятельности, способствует взаимопониманию руководителей и подчиненных, повышает эффективность деятельности. Тем не менее оно сталкивается с определенными проблемами. В частности, кадровая политика призвана обеспечивать баланс экономических и социальных целей организации. Экономические цели организации требуют максимизации прибыли и минимизации затрат. Однако достижение этих целей невозможно без решения социальных задач, т. е. учета потребностей, интересов и требований работников к предприятию (организации), которые связаны с определенными затратами.
6.4. Основные функции и задачи системы управления персоналом
Аппарат управления организации (предприятия) включает в себя, как правило, подсистему линейного руководства и функциональные подсистемы. Важнейшей функцией подсистемы линейного руководства является управление организацией в целом и отдельными функциональными службами – бухгалтерией, маркетинговой службой, службой управления персоналом и др.
Функциональные подсистемы создаются для концентрации однородных функций управления. В частности, любая организация (предприятие) имеет в составе аппарата управления функциональную службу (подсистему) управления персоналом. Эта служба во многих организациях рассматривается как система управления персоналом и объединяет все подсистемы, выполняющие функции управления человеческими ресурсами организации.
Важнейшими задачами системы управления персоналом являются: подбор и расстановка кадров на основе диагностики их профессиональной пригодности; обеспечение трудовой дисциплины; стимулирование и мотивация трудовой деятельности; управление формальными и неформальными группами; подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.
Подразделение, осуществляющее управление персоналом, имеет определенную организационную структуру, которая базируется на горизонтальном и вертикальном разделении управленческого труда. Если горизонтальное разделение основано на четком определении функций, выполняемых каждым подразделением, то вертикальное ориентировано на выявление уровней управления. Традиционно для управления персоналом на промышленных предприятиях создаются специальные службы управления кадрами в виде специальных отделов. Однако в традиционной организационной структуре отделы кадров не являются ни методическими, ни координирующими центрами кадровой работы. Они, как правило, структурно разобщены с другими подразделениями, выполняющими те или иные функции управления персоналом. Так, наряду с отделом кадров в традиционно сложившихся организационных структурах управления выделяются отделы подготовки кадров и военизированной охраны, находящиеся в ведении заместителя директора по кадрам, а также отделы труда и техники безопасности, охраны окружающей среды, которые находятся в подчинении у главного инженера; жилищно-коммунальный отдел, отдел социально-бытового обеспечения, отдел социологических исследований и другие подразделения, подчиняющиеся заместителю директора по социальным вопросам и быту.
Современный уровень управления производством требует формирования комплексной службы управления персоналом, которая могла бы выполнять следующие функции:
• прогнозирование потребности в кадрах;
• планирование количества и качественной структуры кадров в подразделениях предприятия;
• поиск квалифицированных кадров;
• подбор сотрудников в учебных заведениях;
• проведение конкурсов на вакантные места;
• организация процесса адаптации новых сотрудников;
• организация обучения персонала, стажировок и учебной практики;
• выработка рекомендаций для повышения квалификации;
• проведение аттестации персонала;
• организация переподготовки персонала;
• организация подготовки руководящих кадров;
• тарификация рабочих мест;
• оценка уровня безопасности и комфортности труда;
• выработка правил оценки результатов труда;
• согласование правил оплаты труда;
• согласование условий социального обеспечения;
• содействие улучшению психологического климата в коллективе;
• ведение личных дел работающих;
• подготовка отчетов о состоянии и изменении кадров.
Для осуществления перечисленных выше функций в современных фирмах формируются структуры управления персоналом, объединяющие под руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. На крупных предприятиях в системе управления персоналом могут быть выделены следующие подсистемы: условий труда, трудовых отношений, оформления и учета кадров; планирования, прогнозирования и маркетинга персонала; развития кадров; мотивации и стимулирования труда; юридических услуг; развития социальной инфраструктуры; разработки организационных структур управления.
6.5. Организация труда в аппарате управления
Работники, профессионально участвующие в менеджменте и составляющие аппарат управления, именуются кадрами управления. Их подразделяют на три основные группы: руководители, специалисты и технические исполнители. Все эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры и имеют разную профессиональную подготовку.
Управленческие операции и процедуры подразделяют на творческие, логические и технические.
Творческие операции и процедуры являются наиболее сложными и требуют высокой квалификации работников, так как включают в себя такие мыслительные действия, как абстрагирование, сравнение, анализ, синтез, выводы, прогнозы, принятие решений.
Логические операции и процедуры выполняются в определенной, заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму (например, составление бухгалтерского отчета, расчет потребности в товарах и т. п.). Логические операции по классу сложности ниже творческих, но их выполнение также требует от работников управленческого аппарата специальной подготовки.
Технические операции (размножение документов, доставка почты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства) характеризуются наибольшей частотой повторения, просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников.
Логические и технические операции могут быть на 60–80 % механизированы. Однако в настоящее время уровень механизации управленческого труда в нашей стране ниже, чем в других развитых странах.
Руководители – это менеджеры, возглавляющие предприятия, организации (или структурные подразделения предприятий и организаций). Они имеют, как правило, высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятия (организации, подразделения), принимают управленческие решения и несут полную ответственность за выполнение принятых решений и результаты работы предприятий (организаций, подразделений).
В бюджете рабочего времени руководителей удельный вес творческих операций и процедур составляет около 60 %.
Специалисты – это сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие, как правило, оконченное высшее или среднее образование. Они привлекаются к разработке вариантов управленческих решений и ответственны за качество выполняемой работы. К специалистам относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы, социологи, маркетологи, технологи и т. д. В бюджете их рабочего времени более 50 % занимают логические операции и процедуры, а на долю творческих приходится до 25 % времени.
Технические исполнители – это люди, обслуживающие процесс управления (секретари, машинистки, курьеры, лаборанты, учетчики, чертежники и др.). Как правило, у них нет высшего профессионального образования, но они имеют специальную профессионально-техническую подготовку. Технические исполнители выполняют вспомогательные функции. Однако без их труда процесс управления вряд ли был бы возможен.
Все эти категории работников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют между собой, а их действия согласовываются и координируются для обеспечения оптимального достижения целей организации.
Труд в сфере управления имеет ряд общих социально-экономических особенностей.
Во-первых, результаты труда менеджеров невозможно измерить натуральными показателями, как у рабочего, например объемом произведенной продукции. Эти результаты могут проявляться только косвенно, т. е. в труде работников организации (или подразделения).
Во-вторых, в сфере управленческого труда существуют специфические предметы, орудия и продукты труда.
Предметом труда в сфере управления является информация, сбор, передача и обработка которой имеет большой удельный вес в бюджете рабочего времени служащих.
Орудиями труда работников управления является организационная и вычислительная техника, используемая для обработки информации.
Продуктом труда в сфере управления является также информация в форме документов, решений и распоряжений, необходимых для нормального функционирования производства.
В-третьих, в работе менеджера велико значение показателя качества, т. е. обоснованности управленческих решений, так как она влечет за собой крупные экономические потери, а часто и крах организации.
В-четвертых, труд в сфере управления, и прежде всего труд руководителя или специалиста, предъявляет к работнику повышенные квалификационные требования. Только период общего и специального образования у данной категории менеджеров занимает около 15 лет.
Таким образом, труд в сфере управления представляет собой специфический вид деятельности. Для этого вида деятельности характерны определенные задачи и принципы организации труда.
Организация управленческого труда представляет собой совершенствование трудовых процессов в аппарате управления для повышения эффективности его функционирования. Применительно к организации труда можно выделить общие задачи:
• снижение (экономия) затрат живого труда в сфере управления, уменьшение трудоемкости управленческих операций и процедур путем сокращения потерь рабочего времени, рационализации рабочих мест, оптимизации структур управления, внедрения ЭВМ и ЭММ;
• интенсификация трудовых процессов в аппарате управления с помощью совершенствования нормирования труда специалистов, укрепления трудовой дисциплины, улучшения условий труда;
• рост эффективности и качества трудовых процессов в аппарате управления за счет повышения квалификации руководителей и специалистов, культуры деловых взаимоотношений, мобилизации социально-психологических резервов коллектива.
Совершенствование работы аппарата управления предполагает последовательное осуществление научных принципов организации труда менеджеров. К ним могут быть отнесены принципы специализации, пропорциональности, прямоточности, непрерывности, ритмичности, системного и комплексного подходов.
Принцип специализации основан на углубленном разделении труда в аппарате управления для концентрации отдельных однородных работ в определенном функциональном подразделении.
Принцип пропорциональности базируется на соблюдении определенных соотношений (в численности персонала, квалификации работников) между различными частями (звеньями) аппарата управления с тем, чтобы все функции и процедуры выполнялись своевременно и квалифицированно и сопрягались бы между собой гармонично.
Принцип прямоточности требует при организации трудовых процессов в аппарате управления установления кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования.
Принцип непрерывности предусматривает сведение до минимума всякого рода технологических перерывов в процессах управления. Реализация этого принципа означает сокращение потерь рабочего времени сотрудников. Важную роль в обеспечении принципа непрерывности играет рационализация управленческих процедур, так как типичными причинами технологических перерывов (например, задержка принятия решения) являются недостаток необходимой информации, ее неполнота или искажение.
Принцип ритмичности применительно к аппарату управления означает требование равномерной работы всех его звеньев, подчинение всего трудового процесса определенному планомерному режиму, установленному плановыми и технологическими документами. Непрерывность и ритмичность являются важнейшими характеристиками управленческого труда в каждом конкретном аппарате управления.
Принцип системного подхода базируется на учете всех основных групп факторов, влияющих на уровень эффективности труда в аппарате управления. К таким факторам относятся организационные, экономические, технические, физиологические, социально-психологические.
Принцип комплексного подхода к анализу трудовой деятельности работников аппарата управления требует привлечения к комплексному изучению проблем организации труда в аппарате управления специалистов различного профиля (экономистов, юристов, психологов и др.).
Дальнейшее совершенствование управления связано с улучшением организации труда работников, занятых в аппарате управления. При этом можно выделить основные направления, рассмотренные далее.
1. Разделение и кооперация труда в аппарате управления. Их осуществляют в два этапа:
1) научно обоснованное разделение труда по функциям и определение рациональной структуры аппарата управления предприятия или учреждения;
2) четкое разграничение должностных обязанностей и личной ответственности работников внутри подразделений аппарата управления, обеспечение соответствия квалификации специалистов и технических исполнителей сложности выполняемых ими операций и процедур.
К важнейшим элементам разделения и кооперации труда относятся:
• оптимальный уровень централизации функций управления;
• самостоятельное и квалифицированное решение вопросов на каждом уровне управления в соответствии с компетенцией данной организационной единицы;
• функциональная специализация, предполагающая строгое разграничение выполнения функций между подразделениями;
• квалификационная специализация, не допускающая выполнения работниками высокой квалификации операций и процедур технического характера;
• равномерная загрузка всех работников в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда;
• обеспечение соответствия обязанностей, возложенных на работника, и прав, предоставляемых ему, эффективному выполнению этих обязанностей.
2. Организация и обслуживание рабочих мест. Внутренняя планировка административных помещений должна обеспечивать целесообразное размещение различных структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест с тем, чтобы расположение в комнатах мебели и различного оборудования исключало потери времени (связанные с лишними переходами) и обеспечивало бы экономное использование площади. Рациональное обслуживание рабочих мест включает в себя разработку систем обеспечения информацией, материалами, выдачу заданий, прием работ и др.
3. Совершенствование условий труда работников аппарата управления. Условия труда – это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека. К этим факторам относятся: освещение, микроклимат (температура воздуха, вентиляция), звукоизоляция, интерьер административных помещений и т. д. Совершенствование условий труда работников аппарата управления предполагает улучшение режима их труда и отдыха, совершенствование охраны труда, развитие технической эстетики.
4. Совершенствование системы и методов труда управленческого аппарата. Главными объектами рационализации труда являются: планирование деятельности органов аппарата управления, подготовка и прохождение документов, рационализация форм документов, порядок подготовки и принятия управленческих решений, разработка систем контроля исполнения.
5. Нормирование труда работников аппарата управления. Нормы затрат труда работников аппарата управления могут устанавливаться путем расчета по нормативам или с помощью непосредственного изучения затрат времени на рабочих местах.
Совершенствование организации труда в аппарате управления предполагает оптимальный подбор и расстановку кадров в каждом подразделении.
6.6. Организация системы управления персоналом
Функциональная структура и штат службы управления персоналом зависят от масштабов предприятия, отрасли и численности персонала.
Так, на предприятиях обрабатывающей промышленности с численностью персонала 500–999 человек один сотрудник службы управления персоналом приходится в среднем на 116 работников, а общее число сотрудников этой службы колеблется от одного до восьми человек. При численности персонала до 1000–4999 человек этот норматив повышается – один сотрудник службы управления персоналом на 130 работников, а численность службы управления персоналом колеблется от 8 до 20 сотрудников.
В настоящее время в составе службы управления персоналом во многих российских организациях (предприятиях) выделяются следующие подразделения: отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел обучения персонала, отдел социальной защиты, отдел охраны труда и техники безопасности, лаборатория социологии, а также юридический отдел и отдел научно-технической информации.
Главной целью отдела кадров являются сохранение квалифицированных работников в условиях спада производства и привлечение новых сотрудников в условиях подъема, а также осуществление кадрового делопроизводства. Следовательно, основными функциями отдела кадров являются: наем, расстановка и увольнение работников; ведение кадрового делопроизводства; анализ текучести кадров; учет текучести кадров и движения персонала; обеспечение трудовой дисциплины.
Отдел труда и заработной платы создается в целях объективной оценки деятельности работников и формирования эффективной системы стимулирования и мотивации труда. Его функциями являются:
• разработка штатного расписания и изменений к нему;
• внедрение эффективных систем оплаты труда;
• участие в формировании коллективного договора и в контроле за его выполнением;
• обеспечение соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации в части нормирования и оплаты труда, а также правил внутреннего распорядка;
• организация работы по аттестации рабочих мест;
• разработка графика работы организации и согласование графиков работы структурных подразделений;
• анализ технико-экономических показателей по труду и составление статистической отчетности по трудовым показателям.
Отдел обучения необходим для организации обучения руководителей, специалистов и рабочих. Соответственно его основные функции – организация обучения руководителей, специалистов и рабочих; организация аттестации сотрудников организации; организация производственной практики студентов и учащихся.
Отдел социальной защиты создается для обеспечения прав и гарантий социальной защиты каждого работника организации. Основными функциями этого подразделения являются:
• разработка форм социальной защиты;
• планирование и использование средств социального страхования;
• формирование фондов социальной помощи;
• оформление пенсионных дел и работа с ветеранами труда;
• осуществление медицинского и других видов страхования;
• организация выплаты ссуд;
• обеспечение санаторно-курортными путевками;
• организация общественных мероприятий.
Отдел охраны труда и техники безопасности призван обеспечить безопасность и здоровые условия труда на каждом рабочем месте. Его основными функциями являются:
• организация и координация работы по охране труда на предприятии;
• осуществление контроля соблюдения законодательных и иных нормативно-правовых актов по охране труда работников;
• проведение работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и улучшению условий труда;
• консультирование работодателей и работников по вопросам охраны труда;
• согласование разрабатываемой на предприятии проектно-сметной документации в части соблюдения в ней норм по охране труда;
• проведение анализа случаев производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
• подготовка и представление отчетности по охране труда.
Главная цель социологической лаборатории – формирование организационной (корпоративной) культуры и создание здорового социально-психологического климата в коллективе. Ее функции сводятся к изучению социологических и психологических проблем в организации; обеспечению стабильности коллектива и повышению его инициативности и активности; обеспечению эффективности системы социального управления; пропаганде социологических и психологических знаний и к формированию корпоративной социальной ответственности.
Служба управления персоналом может быть по-разному встроена в аппарат управления предприятия. Она может существовать как часть администрации, как штабное подразделение при руководителе или как автономное подразделение. Однако в любом случае эта служба является частью аппарата управления предприятия, и организация труда в службе управления персоналом строится на тех же началах, как и в аппарате управления в целом.
Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организации, поскольку система управления организацией включает всех линейных руководителей и руководителей функциональных подразделений. В процессе организационного проектирования разрабатываются производственные системы и системы управления. При этом оргпроектирование позволяет придать процессу создания (или трансформации) систем управления персоналом целенаправленность и научную обоснованность.
Процесс разработки и внедрения проекта системы управления персоналом подразделяется на три стадии: предпроектную подготовку, проектирование и внедрение.
Предпроектная подготовка охватывает два основных этапа – разработку технико-экономического обоснования (ТЭО) и разработку задания на оргпроектирование. ТЭО предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания (или совершенствования) системы управления персоналом. В технико-экономическом обосновании содержатся системный анализ производственной системы и системы управления организацией, анализ соответствия этих систем, а также укрупненный расчет ожидаемых технико-экономических результатов. Разработка задания на оргпроектирование включает формулировку результатов анализа состояния производства и управления, изложение требований к построению системы управления и к содержанию проекта, расчет ожидаемых технико-экономических результатов, установление сроков разработки проекта и определение источников финансирования.
Проектная стадия тоже охватывает два этапа – разработку организационного общего проекта и разработку организационного рабочего проекта. Разработка организационного общего проекта предполагает разработку проекта специализации производства и мероприятий по совершенствованию линейного руководства, корректировку заданий на проектирование, расчет ожидаемого экономического эффекта, а также экспертизу и утверждение общего проекта. Разработка организационного рабочего проекта предусматривает формирование комплекса мероприятий и нормативных документов на рабочее проектирование, разработку проектной документации на систему управления в целом и на подсистемы, расчет ожидаемого экономического эффекта, а также экспертизу и утверждение рабочего проекта.
Внедрение проекта включает материально-техническую и социально-психологическую подготовку к внедрению, профессиональную подготовку менеджеров, разработку системы стимулирования проекта и его опытное внедрение, а также контроль за ходом внедрения и расчет фактического экономического эффекта и в конечном счете приемку и оформление акта по внедрению проекта.
Эффективное функционирование службы управления персоналом зависит не только от успешного осуществления проекта, но и от кадрового, информационного, технического, правового и нормативно-методического обеспечения этой службы.
Контрольные вопросы
1. Что представляет собой система управления персоналом?
2. Каковы основные особенности их решений в области управления персоналом?
3. Какие требования, предъявляются к решениям в области кадрового менеджмента?
4. Каковы основные фазы и этапы принятия управленческих решений относительно персонала?
5. Что представляют собой цели управления, каким требованиям они должны соответствовать?
6. Как классифицируются цели управления?
7. Каковы основные цели управления персоналом?
8. Что представляет собой служба управления персоналом современной организации?
9. Каковы основные задачи и функции службы управления персоналом?
10. Как встраивается служба управления персоналом в аппарат управления организацией (предприятием)?
11. Какие операции и процедуры выполняют работники аппарата управления?
12. Каковы основные принципы организации труда в аппарате управления?
13. Какие подразделения входят в состав службы управления персоналом и каковы их функции?
14. Как проектируется система управления персоналом?