Важнейший инструмент внутренней коммуникации – это форумы, конференции, бизнес-мероприятия. Данный формат дает возможность руководству лично обсудить текущее положение дел в организации, проанализировать бизнес-результаты и составить планы на ближайшее будущее. Радует, что сейчас почти каждая компания признает необходимость и важность бизнес-ивентов. Не радует, что пока большинство бизнес-мероприятий – это «театральная» рассадка, экран и 180 слайдов презентации в PowerPoint c перерывами на 15-минутный кофе-брейк и, может быть, ужин в ресторане этого же отеля. Такие мероприятия не только неэффективны, они просто убийственны. Зачастую такие конференции – это просто пытка для ваших коллег. Их посещают только с одной мыслью: «Быстрее пересидеть и вернутся к нормальной работе». Кроме того, такие ивенты – это пустая трата ваших ресурсов, как временных, так и материальных. Бюджет такого мероприятия довольно существенен, но выхлопа не будет никакого.
Философия Winning the hearts – это новый подход к взаимоотношениям сотрудников, роли руководителя, и в том числе эффективности бизнес-мероприятий. Что такое успешная конференция? Как ее организовать максимально эффективно? Возможно ли не усыпить сотрудников уже пятым слайдом своей презентации? Как изменить сознание людей всего за несколько часов? Больше сотни проведенных конференций помогли мне найти верные ответы, которыми спешу поделиться с вами в этой главе.
Цели, которые вдохновляют
Все мы знаем, что театр начинается с вешалки, а конференция начинается с презентации, центрального выступления руководства. Даже если презентация в общей программе трехдневного мероприятия занимает всего лишь 40 минут, это самые важные 40 минут, ядро всего ивента. От того, насколько вдохновенно вам удастся транслировать задачи своим сотрудникам, насколько понятными и близкими станут эти задачи для каждого слушателя, зависит возможность или невозможность их достижения. Понятные, выполнимые и, главное, вдохновляющие цели – это первый и основной шаг к успеху вашего бизнеса.
Сколько бы времени вы ни потратили на разработку годового плана и проработку целей, если они не найдут отклика в сознании сотрудников, вряд ли они будут выполнены. Я просмотрел огромное множество презентаций и бизнес-планов, перечитал десятки умных книжек на тему постановки задач, сам немало слайдов придумывал и показывал коллегам. И в результате пришел к выводу, что есть всего несколько довольно простых правил или, если хотите, критериев, которым должны соответствовать задачи, которые вы ставите сотрудникам. В связи с этим несколько советов.
Делайте свои цели достижимыми. Если поставленная задача кажется сложновыполнимой или невыполнимой совсем, людям очень сложно ей вдохновиться. Кажущиеся невыполнимыми цели демотивируют сотрудников и обрекают дело на провал с самого начала. Мало что может демотивировать больше, чем жесткая директива от высшего руководства, содержащая невыполнимые бизнес-задачи, описанные сухим языком. Один из лучших способов избежать этой ситуации – привлечь сотрудников к формированию этих задач, узнать их мнение, учесть его, представить эти цели так, будто сами сотрудники их поставили для себя. Еще один действенный инструмент – представить сотрудникам не только саму цель, но и план ее достижения, выраженный в четких и понятных действиях. Будучи раздробленной на несколько этапов с подробными действиями, даже самая недосягаемая, на первый взгляд, цель станет ближе и понятнее.
Персонифицируйте бизнес-цели. Большинство сотрудников совершенно равнодушны к призыву увеличить продажи на 15 % или удвоить долю рынка за следующие пять лет. Это довольно распространенные формулировки бизнес-задач компаний. Но их сложно назвать вдохновляющими. Глава одной крупной корпорации поставил перед сотрудниками цель: удвоение бизнеса за пять лет. Цель была не только не вдохновляющая, она во многом отпугнула сотрудников, которые посчитали ее практически невыполнимой. Тогда он постарался максимально персонифицировать эту цель, начал рассказывать сотрудникам, как изменится лично их жизнь после достижения поставленной задачи. Он говорил о материальных бонусах, новых более комфортных условиях труда, улучшенных социальных гарантиях, расширении штата, которое позволит снизить нагрузку на нынешних сотрудников. Глядя на слайд презентации с написанной на нем целью на следующий год, ваши сотрудники неизменно задаются вопросом: «А что в этом для меня? Что получу я, достигнув этой цели? Ради чего я должен стремиться работать лучше и больше?». Постарайтесь не оставить их без ответа.
Красочные истории эффективнее голых фактов. Мозг человека устроен так, что живые истории он воспринимает намного легче, чем абстрактные идеи и высказывания, не подкрепленные конкретными примерами. При трансляции целей бизнеса очень важно объяснять сотрудникам, как именно создаваемый ими продукт или услуга влияют на жизнь потребителей и клиентов. Личные истории, забавные случаи из жизни тоже помогают установить связь со слушателями и достучаться до них. Делитесь своим опытом, старайтесь представлять бизнес-задачи не в виде сухих цифр и сложных графиков, а в виде понятных и близких слушателям примеров из жизни.
Презентация: 30 минут, которые способны изменить ваш бизнес
Любую информацию можно донести рационально и эмоционально. Чтобы все идеи и планы четко и прочно укрепились в голове каждого сотрудника, очень важно не просто представить сухие факты (набор цифр, графиков и таблиц), но максимально визуализировать их, дать возможность участникам мероприятия в прямом смысле «прожить» их, пропустить через себя. За лучшим разъяснением этой непростой и действительно «больной» для нашей страны темы визуализации задач, то есть презентации, я пришел к своему давнему знакомому, основателю и бессменному руководителю Студии остросюжетных докладов «Блокбастер» Сержу Корженевичу. Уже больше пяти лет он со своей командой покоряет корпоративный мир столицы, создавая самые запоминающиеся, выразительные и яркие презентации для многочисленных клиентов, представителей крупных международных и отечественных компаний. Все мысли, представленные ниже в этом разделе, – это мысли и выводы гуру бизнес-презентаций в моем скромном пересказе.
«Есть только одна вещь, которая хуже, чем присутствие на скучной презентации, – это присутствовать на скучной презентации и не знать, когда она закончится».
Это слова знаменитого «евангелиста» компании Apple, а ныне руководителя крупной венчурной корпорации Гая Кавасаки, человека, который знал толк в «выступлениях со смыслом» и силе эффективной презентации. Уверен, каждый из вас хотя бы раз в жизни был на скучной презентации. А скорее всего даже не один раз. Если во всем цивилизованном мире все больше проявляется тенденция придания невероятной значимости презентациям или, лучше сказать, выступлениям руководства на официальных мероприятиях, то у нас, к сожалению, эта тема пока находится в зародыше. Нам стоит невероятных трудов убедить своих клиентов переделать нагромождения десятков графиков на каждом слайде их творения в PowerPoint во что-то хотя бы читабельное, не говоря уже о производящем впечатление и запоминающемся. Посмотрите на выступления топов ведущих мировых компаний. Будь то презентация нового продукта, новой стратегии или подведение итогов финансового года. Все чаще их доклады походят на настоящее шоу, становятся все более захватывающими и собирают миллионы «лайков» на канале компании в YouTube. Вряд ли кому-то было бы интересно смотреть выступление одного из руководителей Microsoft перед разработчиками программного обеспечения, если бы этим руководителем был не Стив Балмер, давший фору любой суперпопулярной рок-звезде по своей энергетике и силе. На момент написания книги у видео с его выступлением было больше 4,5 млн просмотров. Он сумел зажечь не только слушателей в зале, но и людей, которые вообще не имеют никакого отношения к теме его выступления.
Мы с командой подготовили огромное количество презентаций для самых разных компаний, для самых разных аудиторий. И под «презентацией», я понимаю не энное количество слайдов, которые вы показываете на экране, а именно визуальное представление своей идеи, задач или нового продукта. Из всех работ мне особенно запомнилась одна из презентаций для нашего постоянного клиента – крупной российской компании.
В вашей компании есть отдел корпоративных отношений? Аббревиатуры PR, GR или IC кажутся вам знакомыми и понятными? Сколько раз вы или ваши сотрудники задавались вопросом относительно занятости этого загадочного отдела? Чем они занимаются? Заказывают визитки, разъезжают по заграницам с журналистами или встречаются с агентствами в ресторанах? В любом случае это явно какое-то не самое полезное и жизненно важное для бизнеса занятие. Такие предубеждения бытуют во многих крупных компаниях, не стал исключением и наш клиент.
Пример из жизни. «Все встанет на свои места»
Задача от клиента
Рассказать сотрудникам компании, что такое PR-отдел и чем же он на самом деле занимается. Сотрудники уже имели свое устоявшееся мнение по этому поводу, и нам предстояло переубедить их и побороть довольно устойчивые предубеждения. Если утрировать, то нужно объяснить, что отдел PR занимается НЕ изготовлением визиток, а коммуникациями с внутренним и внешним миром. И сделать все это предстояло креативно и необычно.
Решение
Мы сравнили ситуацию с идеей невесомости, поскольку было ощущение «подвешенного» состояния отдела в умах сотрудников компании, неясности его места и роли. Невесомость – это хаос, абстракция, беспорядок. На секундочку представьте себе, что вам пришлось работать в офисе, который находится в состоянии невесомости. «Плавающие» документы, «летающие» канцелярские принадлежности, отсутствие мебели и т. д. Ваша задача – сделать так, чтобы все встало на свои места.
Чтобы вызвать неподдельный интерес и создать настоящую интригу, мы детально продумали такой предварительный этап презентации, как вовлечение. За несколько недель до презентации, которую было решено проводить в офисе, сотрудники получили пригласительные со стерео-варио эффектом, на которых под одним углом в офисе все «летает», а под другим все находится на своих местах (как на старых добрых «переливашках»). И «тизерная» подпись: «17 сентября все встанет на свои места». Потом запустили видео-тизер в корпоративном интранете, нарисовали сотрудников PR-отдела в стиле сериала «Симпсоны», сделали жутковатый ролик о том, что сила притяжения обнулилась, и пора все расставить по местам.
Как это было
За час до начала презентации мы запустили на экране обратный отсчет: «Все встанет на свои места через…» Постепенно собирались люди, разглядывали висящие в воздухе степлеры, кресла и системные блоки (все они были подвешены на тонких бесцветных лесках). Поехали! Все началось с интерактивного голосования на тему: «Чем занимается отдел PR?». Победил ответ «Заказывает визитки». Мы ожидали этого и были готовы развеять заблуждения, для чего и создали пять мультфильмов о мифах об отделе PR. Уже всем знакомые сотрудники в образах Симпсонов иллюстрировали те самые мифы. Мы запускали мультфильм при передаче слова, чем давали аудитории немного отдохнуть от слушанья. Все слайды были «в космосе» с «плавающими» в невесомости объектами, которые по ходу презентации становились на свои места. И так слайд за слайдом, мультфильм за мультфильмом мы объяснили, чем на самом деле занимается загадочный отдел и какую важную роль в жизнеобеспечении бизнеса он играет.
Некоторое время после начала презентации все возможные места в огромном офисе, откуда хоть что-нибудь было видно или слышно, были заняты: народ стоял в проходах и на всех балконах атриума. Мифсоны (мифы + Симпсоны) стали корпоративным хитом благодаря тому, что люди не побоялись простоты и самоиронии. И главное, никакого стандартного кейтеринга, раз невесомость, то и еда в тюбиках! Возможно, кто-то ушел голодный, но зато крайне заряженный позитивными эмоциями. Мы запомнились. Мы решили задачу. Мы изменили отношение к отделу. Визитки стали анекдотом, а не реалиями. Людям было искренне интересно, эта презентация полностью завладела их вниманием, завоевала их сердца.
Вообще, на эту тему можно писать очень долго и много, но, чтобы сэкономить время, я хочу просто поделиться самыми основными, на мой взгляд, критериями, которые помогут сделать ваше выступление таким, чтобы его смотрели на одном дыхании.
К презентации надо готовиться. Я знаю, вы заняты, вы невероятно заняты, у вас огромное количество срочных вопросов по бизнесу, которые надо решить. Я говорю сейчас без сарказма, я прекрасно понимаю, что так и есть. Но разве коммуникация задач бизнеса вашим сотрудникам в такой форме, чтобы они их не только поняли, но и приняли и захотели во что бы то ни стало эти задачи выполнить, это не цель № 1? Вы просто обязаны готовиться к выступлению перед своими людьми. Небезызвестный всем Стив Джобс, признанный одним из лучших мастеров презентации в мире, к каждой презентации готовился не меньше трех (!) месяцев. Он участвовал в процессе подготовки слайдов, писал сопроводительный текст, регулировал направление луча проектора на сцену, обдумывал и менял свое положение относительно экрана и т. д. Я, конечно, не пропагандирую такую дотошность, но вы точно должны хотя бы несколько раз отрепетировать свое выступление перед мероприятием. А лучше всего записать себя на видеокамеру и изучить запись, чтобы увидеть и понять, где расставить акценты и какие места требуют корректировки.
Проявите свое лидерство. Личность спикера значит очень много. Если вы сами не сможете зажечь аудиторию, то никакими суперкреативными слайдами тут не поможешь. Вы руководите целым бизнесом, прошли огромный путь, имеете невероятный опыт и квалификацию, управляете таким количеством людей, так проявите себя! Пусть это будет настоящий «звездный час»! Вложите все силы, всю энергию, всю харизму, которой обладаете, в эти 30 минут, и результат превзойдет все ваши ожидания.
Долой слайды! Если есть возможность не использовать слайды, не используйте их. Расскажите и покажите ваши мысли, а не ждите, пока слушатели прочитают три абзаца, «влепленных» в один слайд. Популярная круговая диаграмма, которую так любят использовать для демонстрации, например, доли рынка, берет свое название от английского слова pie (пирог). Так вынесите реальный большой пирог и разрежьте его на части прямо во время презентации, покажите, какой кусок этого пирога – ваша заслуга, а какие кусочки еще предстоит получить. Дайте возможность вашим коллегам «съесть» своих конкурентов.
Краткость – сестра таланта. Каждый слайд вашей презентации должен быть максимально прост и лаконичен. Способ проверки «понятности» слайда очень простой. Информация должна быть представлена так, чтобы в случае форс-мажора (например, технического сбоя в работе проектора) вы могли легко изобразить ее, используя подручные средства, например флипчарт и маркер.
Разряжайте обстановку. Давайте вашим слушателям возможность передохнуть и зарядиться энергией. Разбавляйте бизнес-информацию легкими шутками, интересными аналогиями, историями из жизни.
Интерактив с залом обязателен. Интерактивом не считается фраза в начале выступления «Поднимите руку те, кто был на моей прошлой презентации». Одним из лучших способов вовлечения аудитории является онлайн-голосование с вариантами ответов и просьбой оценить тот или иной факт в начале выступления и в его конце, а потом сравнить результаты. Кстати, этот прием может также стать лакмусовой бумагой вашего выступления, которая поможет вам понять, насколько глубоко запала в умы (и в идеале в сердца) слушателей презентуемая вами информация, и дошла ли она до них вообще.
Используйте видеоконтент. Я не имею в виду нарезки из известных кинофильмов, которые становятся референсами к той или иной транслируемой идее. Я говорю о видеопредставлении реальных бизнес-задач. Нет ни одной бизнес-презентации, которая не может быть представлена в формате бизнес-видеотрейлера, то есть динамичном, захватывающем ролике длительностью не более 2,5 минуты. Мы проверяли. Кстати, видеопрезентации – отличная замена живого выступления лидера, который по разным объективным причинам не ощущает в себе потенциал гениального оратора.
Не бойтесь креатива. В современном постоянно меняющемся и несущемся вперед мире очень сложно кого-то чем-то удивить. Нельзя «перекреативить». Если какая-то идея кажется вам слишком креативной, хватайтесь за нее, и успех вашего выступления обеспечен. Люди его запомнят.
Несите личную ответственность. Не перепоручайте создание презентации для вашего выступления ассистенту или другому сотруднику. Убийственна ситуация, когда спикер перед началом выступления, видя первый слайд презентации, спрашивает у модератора: «Это наша презентация?», а потом начинает просто зачитывать каждый слайд.
Не сбавляйте темп. Держите аудиторию в напряжении с первой минуты своего выступления до последней секунды показа последнего слайда. Привлекайте помощников, если не до конца уверены в своем ораторском мастерстве. Профессиональный актер или ведущий сможет ненавязчиво и «в тему» оттенить ваш кажущийся суховатым доклад.
Делайте шоу. Повторюсь. Зайдите на YouTube и посмотрите видео ежегодных бизнес-конференций корпораций Microsoft, Google, Yahoo, на которых равняются все остальные и которые демонстрируют, какое место отводится сотрудникам в компании. Все выступления высшего руководства этих корпораций – это продуманные, безукоризненно поставленные шоу, которые завоевывают сердца каждого слушателя в зале.
В завершение хочется сказать, что ваша презентация, особенно презентация бизнес-целей на год или новой стратегии компании – это те 30 минут, которые по сути определят успех или неудачу всей кампании. Поймите это, примите это и уделите должное внимание самому важному – расскажите о планах на завтра вашим сотрудникам так, чтобы они искренне захотели воплотить их в жизнь уже сегодня!
Помимо формулировки самих целей и их визуализации, не менее важны обстановка и формат, в котором они будут представлены. Я имею в виду формат бизнес-мероприятия, который является одним из самых распространенных, но при этом, с точки зрения организации, одним из самых сложных.
Форматы бизнес-мероприятий
Бизнес-мероприятия можно разделить на несколько типов в зависимости от аудитории, задач и времени проведения. Самыми распространенными являются ежегодная конференция для подведения итогов и трансляции бизнес-задач на следующий год. Также довольно распространены семинары и роуд-шоу.
У подобных мероприятий четыре основные задачи:
1. Рассказать о стратегии – «Это наши цели».
2. Оживить стратегию в умах и сердцах участников мероприятия, помочь им понять ее – «Мы понимаем поставленные задачи и пути их достижения».
3. Добиться от участников готовности выполнить поставленные задачи – «Я знаю, что конкретно я могу сделать для достижения поставленных задач и готов приступить к их выполнению».
4. Дать максимальный эмоциональный заряд – «Мы идем побеждать».
К сожалению, зачастую все фокусируются только на решении первой задачи, хотя она является базовой, но отнюдь не единственной. Если игнорировать остальные три цели, то никакого смысла вообще что-либо рассказывать НЕТ: вы просто потратите свое время и деньги, так как просмотренные 180 слайдов презентации в течение четырех часов с перерывом на кофе-брейк не возымеют абсолютно никакого эффекта. Ваши сотрудники выйдут из зала с ощущением усталости и ноющей головной болью, не вспомнив даже десятой части того, о чем шла речь.
Мы постараемся рассказать, как правильно организованный бизнес-ивент может решить все четыре задачи и сыграть важную роль в успешном выполнении вашего бизнес-плана и, как следствие, положительно повлиять на прибыльность вашей компании.
Ежегодная конференция менеджеров. Ивент «для главных»
Первый бизнес-ивент в году мы, как правило, делаем для «главных». Обычно это 100–500 сотрудников руководящего звена. Они – важнейшая аудитория, люди, транслирующие в дальнейшем информацию на следующие уровни организации. От их веры в услышанное, от их личного желания выполнить поставленные планы напрямую зависит то, насколько они смогут увлечь ими остальных сотрудников компании. На мероприятии до руководителей не просто нужно донести информацию о бизнес-результатах и планах, не только убедить в том, что компания должна за год увеличить прибыль в десять раз, а вовлечь их, заразить желанием победы, достучаться до их сердец. Убедить и вовлечь – разные вещи. Убедить – заставить человека поверить во что-либо. Сегодня он поверит, а завтра забудет. Вовлечь – это дать прожить ситуацию, примерить ее на себя, свой личный опыт и свое восприятие мира. Один из наиболее эффективных способов вовлечения в стратегию – это конференции с развлекательными элементами, перфомансами.
Пример из жизни. Бизнес-конференция для руководства компании «Связной»
Ежегодная конференция для лучших сотрудников TOPShow «Мы можем все».
Участники: 400 человек, руководители высшего и среднего звена.
Задачи от клиента
• Придумать концепцию, которая проиллюстрирует, что компания полна драйва и возможностей. Мотивация участников на развитие личностного потенциала.
• Придумать интерактивный свежий формат для ознакомления с бизнес-итогами и целями компании.
Решение
Сегодня мы видим радостную тенденцию: все больше бизнес-мероприятий делается в новых интерактивных форматах. «Панельные дискуссии» уходят в прошлое. Дать возможность сотрудникам стать не просто свидетелями, а активными участниками мероприятия – вот главная тенденция лучших конференций нашего времени.
Это был один из тех случаев, когда самое первое решение, которое мы придумали, клиент сразу же утвердил. Концепцию назвали «Мы можем все». Формат тоже родился сразу. Что может быть интерактивнее, чем ток-шоу? Камера-мотор-аплодисменты зала! Только вместо ток-шоу у нас будет ТОПShow. ТОПShow «Мы можем все».
Все 400 лучших сотрудников станут гостями телевизионной студии. К ведущему придут гости – топ-менеджеры компании, которым можно будет задать вопросы с помощью sms-голосования. А еще вместо ожидаемых отраслевых спикеров мы позовем людей, которым есть что сказать на тему «Мы можем все». Например, это будет космонавт Сергей Крикалев, который провел в космосе самое большое количество часов, а еще паралимпийские чемпионы Маргарита и Иван Гончаровы.
Привычные презентации директоров мы сделаем в необычном формате блоков ток-шоу.
Как это было
Генеральный директор в легкой и непринужденной форме ответил на вопросы ведущего и вопросы из зала. Он рассказал не только про бизнес-показатели и стратегию компании, но и коснулся личных тем и собственных планов на будущее. TOPShow шло с перерывами на рекламу, транслировались видеоролики, подготовленные командами из разных регионов страны. Зрителям в зале было предложено проголосовать с помощью sms за наиболее понравившийся ролик.
Видео из регионов, голосование в режиме реального времени, возможность задать вопросы гостям ток-шоу позволили добиться максимального вовлечения.
Откровенный диалог с руководителем и личные истории спикеров в полной мере проиллюстрировали заявленную тему «Мы можем все». А самое главное, завоевали сердца участников! Это было видно по их живой реакции, активному участию в происходящем, по разговорам и бурным обсуждениям после мероприятия.
Конференция менеджеров
Далее мы сконцентрируемся на ивенте для второго уровня организации. Несмотря на то что мероприятия для сотрудников этого уровня проводятся далеко не во всех компаниях, их не считают обязательными, выделяя на них незначительные бюджеты и часто заменяя просто на видеоконференцию, хотя, на мой взгляд, этот тип мероприятия является самым важным. Сотрудники среднего звена – это стратегически важные люди в каждой компании. Они координируют работу исполнителей, физически следят за выполнением поставленных задач, напрямую общаются с рядовыми сотрудниками и именно от их умения замотивировать людей зависит успех всего бизнеса. Но если они сами не понимают стратегию развития бизнеса, не верят в возможность успеха и реалистичность поставленных целей, не понимают, каковы пути достижения этих целей, тогда что они донесут до своих людей «на местах»? Как убедят других в верности того, во что не верят сами? Именно поэтому я считаю эту прослойку (руководителей среднего звена) ключевой и настаиваю на том, что на их вовлечении должен быть сделан особенный акцент.
В следующем кейсе есть также важная методологическая составляющая – три шага успешной конференции, которая учитывает особенности психоэмоционального восприятия людей для лучшего усвоения материала:
1. Постановка целей.
2. Погружение в тему через контекст и примеры.
3. Семинар + обратная связь.
Безусловно, это не единственный вариант структуры конференции. Их множество. Но в большинстве своем все конференции строятся вокруг этих трех блоков.
Пример из жизни. Выездная конференция «Double the Business»
Начнем c конференции менеджеров. Когда мне надо было выбрать из портфолио реализованных проектов пример для этого формата, у меня почти не было сомнений. Я сразу сказал, что это будет стратегическая конференция в Самарканде. Для меня это лучший пример того, как сухое, официальное бизнес-мероприятие можно сделать самым незабываемым и захватывающим приключением для каждого участника. Приключением, которое завоевывает сердца.
Выездная стратегическая конференция, 280 человек, менеджеры среднего звена.
Задачи от клиента:
• Проинформировать ключевых сотрудников о новой бизнес-стратегии и планах на будущее, обсуждение целей и задач в контексте расширения присутствия западной компании на восточных рынках.
• Придумать ключевой образ мероприятия, который соединил бы идею объединения традиционного и инновационного подходов в бизнесе.
• Придумать и организовать формат, который позволил бы сотрудникам презентовать стратегии своих направлений максимально интерактивно.
• Укрепить корпоративное единство представителей различных регионов.
Решение
«Место проведения + концепция + формат» – вот то комплексное решение, которое от нас ждал клиент. Главный посыл мероприятия – удвоение бизнеса, которое планировалось за счет увеличения присутствия компании в странах СНГ. Побочно возникал второй посыл – объединение традиций данной локации и инноваций европейского бизнеса. Мы интегрировали оба посыла в единый образ. Им стала птица Хумо – символ древнего города Самарканда, где и решено было проводить мероприятие. Идеология, культура, традиции этого места пронизывали всю программу, отражались в каждой детали.
Как это было
Шаг 1: Конференция. Стратегия и постановка целей. Мы предложили провести конференцию в формате edutainment. Основой стали перформансы от дивизионов компании, в ходе которых они и презентовали свои стратегические направления. Мы заменили традиционно сухую бизнес-часть ярким перформансом с персонажами восточных сказаний. При этом слайды с бизнес-информацией никуда не ушли, просто они были красиво и необычно поданы.
Руководство и дивизионы компании потратили не одну неделю, готовясь к презентациям бизнес-планов. Кстати, сами спикеры во время подготовки выступлений приходили к более глубокому пониманию темы для себя лично. А если сам спикер лучше понимает тему, проникается ей, он гораздо эффективнее и доступнее сможет донести ее до слушателя. Эти многочасовые репетиции сыграли важную роль и помогли сделать презентации еще более эффективными.
Шаг 2: Погружение в тему. К мастерам – за идеями! Участники мероприятия отправились узнавать традиции Востока и черпать идеи в самое подходящие для этого места. Куда? Конечно же, в мастерские к самаркандским ремесленникам и на базар! После увлекательного квеста по мастерским древнего города мы отправились на самый настоящий восточный базар – с шашлыками, лепешками, кричащими торговцами и ремесленниками, ткущими ковры. Участники мероприятия совершили увлекательную экскурсию, после которой им предстояло… применить полученные знания на практике!
Шаг 3: Ярмарка Идей. Семинар. Обратная связь . На этом же рынке мы установили несколько прилавков, разделили людей на команды. Каждой команде было необходимо придумать, как применить в своей работе те идеи, которые у них возникли во время погружения в традиции Самарканда. Может быть, не все предложенные идеи были практически реализуемы, но наша задача состояла не в этом. Она заключалась в том, чтобы помочь людям перестроиться, посмотреть на привычные вещи по-новому, увидеть инновационное в забытом. Традиции – в инновациях. И наоборот ☺.
Несколько часов длилась увлекательная «Ярмарка Идей», на которой каждый участник конференции мог проголосовать за наиболее ему понравившуюся. Завершающим этапом стало осмысление полученного опыта в пустыне вдали от Самарканда. Здесь у костра, перед ночевкой в настоящих юртах из верблюжьей шерсти, участники смогли поделиться мыслями по поводу информации, полученной за день.
Цели мероприятия были достигнуты: мы увидели вдохновленные, горящие глаза гостей. Сотрудники не просто узнали о новой стратегии от руководства, они ее поняли и приняли, пропустив через себя.
Главный вывод, который я сделал: нет такого понятия, как «мелочь». Наша концепция пронизывала каждое действие, каждую бизнес-презентацию, каждый интерактив. В успешном проведении мероприятия большую роль сыграла сама концепция, а также активное вовлечение высшего руководства. Эти усилия изначально воспринимались руководством не как расходы своего времени и бюджета, а как инвестиции, которые в итоге окупились с лихвой. Когда компания ТАК представляет тебе новую стратегию, в таком формате и в такой обстановке информирует о бизнес-задачах, у сотрудника просыпается искреннее желание сделать все для их выполнения. Лояльность сотрудников компании после этой конференции укрепилась и выросла. Руководители завоевали сердца своих сотрудников и действительно вдохновили на удвоение бизнеса.
Каскад президента, или Конференция для всех сотрудников
Следующий пласт, который необходимо охватить, – это сотрудники первого уровня и исполнители на производстве, региональные сотрудники отдела продаж. Это самая непростая, но при этом самая благодарная ивент-аудитория. Крайне мало компаний организуют отдельные мероприятия для этой категории сотрудников. И очень зря. Это люди, которые физически на местах воплощают вашу стратегию в жизнь, именно от них зависит в конечном итоге, будут достигнуты поставленные цели или нет. Именно от энергии и желания тети Маши, работающей на производственной линии, будет зависеть, выполнит она свой план на день на 100 %, чтобы просто получить положенное вознаграждение, или приложит особые усилия и перевыполнит его вдвое, потому что хочет внести собственный вклад в достижение общей цели по удвоению объема продаж.
Оптимальный формат каскадирования бизнес-информации для этой аудитории – роуд-шоу: личные встречи высшего руководства с сотрудниками разных подразделений и производственных центров, происходящие в одинаковом формате и регламенте. Грубо говоря – когда директор ездит по городам и весям и показывает везде одну презентацию, разработанную специально для этой категории сотрудников, то есть на понятном языке без сложных бизнес-терминов и аббревиатур и, самое главное, краткую. Огромным плюсом будет предусмотренное регламентом время для вопросов и ответов, живого общения, для интерактивной сессии. Люди не любят быть просто слушателями. Вовлекая их в участие в интерактивных сессиях, вы получаете больше шансов на то, что они запомнят и примут все, что вы им расскажете. Приятным бонусом также будет атмосфера мероприятия: предусмотренный завтрак, кофе-брейки, приятное место встречи. Поверьте, для рабочего фабрики или промоутера, который проводит все время между минимаркетами захолустных городков, станет настоящим СОБЫТИЕМ встреча с руководителем в просторном конференц-зале центрального отеля.
В завершение этой главы о самых важных (с точки зрения бизнеса) ивентах, хочу дать вам несколько полезных, на мой взгляд, советов. Это маленькие «фишки», которые способны сделать любую конференцию успешной.
Оригинальное место. Безусловно, у мероприятия, проведенного в бункере 50 м под землей, в планетарии или зале для йоги, намного больше шансов запомниться и стать успешным, чем у стандартной и конференции «с театральной рассадкой». При этом не стоит пренебрегать конференц-залами при отелях – они вполне покрывают потребности многих деловых мероприятий.
Смех продлевает жизнь, а юмор помогает принять серьезную информацию. Немного веселья не помешает даже при решении самых важных и серьезных вопросов. Это может быть короткий флешмоб во время презентации, шутки ведущего, юмор в приглашении, ваш костюм, оформление зала и т. д.
Адекватный тайминг. Не надо экономить время на перерывах и обеде. Даже самая захватывающая презентация продолжительностью в четыре часа без перерыва разрушит мозг любого слушателя.
Интерактив обязателен. Общайтесь с аудиторией, предусматривайте в программе время на ответы и вопросы, обратную связь, брейнсторминг. Давайте задания участникам что-то создавать, креативить, работать руками и головой, задавайте им каверзные вопросы, вызывайте их на диалог.
Не забывайте о разрядке. Ужин и развлекательная программа закрепят успех мероприятия. Да, это дополнительные расходы, но они окупятся с лихвой, когда ваши сотрудники проникнутся истинным чувством единения и будут готовы бросится в бой ради достижения поставленных целей единой командой.
Сейчас побеждают только мультиформаты – микс бизнес-части, тимбилдинга, развлекательной программы. Просто конференция с демонстрацией слайдов на экране – это чистая трата денег. Чтобы достучаться до своих слушателей, добиться от них не только понимания, но и принятия бизнес-задач, важно достичь баланса информирования, развлечения и интерактива.
Выводы
• Бизнес-ивенты – одна из важнейших слагаемых годового плана действий. Именно на них транслируются ключевые посылы, ставятся цели перед всей компанией.
• Самые эффективные деловые мероприятия – те, в которых принимают активное участие сотрудники компании. Так и только так цели вашей компании смогут дойти не только до мозга, но и до сердца сотрудника.