Рекрутмент – это клиентоориентированный бизнес. Даже если вы работаете внутри компании, у вас будут внутренние клиенты и заказчики.

Начиная проект по поиску и подбору персонала, вам необходимо определить, кто нужен компании, какие требования к нему предъявляются и какие условия компания предлагает. Поэтому процесс снятия запросов у заказчика – это процесс переговоров. К этим переговорам надо основательно подготовиться.

Деловые переговоры можно определить как обмен мнениями с целью достижения взаимоприемлемого соглашения.

Рудольф Иванович Мокшанцев дает более сложное определение: переговоры можно определить как «специфический вид межличностного взаимодействия сторон, вид совместной деятельности, ориентированной на разрешение споров или организацию сотрудничества, и предлагающий совместное принятие решения, оформленного чаще всего письменным соглашением или договором».

В отличие от обмена мнениями или простого обсуждения проблемы, переговоры имеют формализованную структуру общения. Также стороны, как правило, разделены, имеют разную точку зрения и взаимодействие направлено на поиск совместного решения.

Между участниками переговоров существует обоюдная зависимость, т. е., с одной стороны, у них общие интересы, например, найти кандидата на открытую вакансию, с другой стороны, есть конфликт интересов. Т. е. заказчик хотел бы нанять сотрудника на работу, при этом заплатить как можно меньше денег, а рекрутер тоже очень хочет, чтобы заказчик нанял сотрудника, при этом чтобы все произошло быстро и без осложнений.

Т. е. стороны зависят от друга, и объединение усилий поможет решить возникший вопрос как можно эффективнее.

Функции переговоров

● поиск совместного решения проблемы;

● информационная функция;

● коммуникативная функция;

● регулятивная функция;

● пропагандистская функция;

● решение собственных внутренне– и внешнеполитических задач.

Деловые переговоры – это не только сфера расширения бизнеса, но и важнейшая часть PR-деятельности организации, формирующая и эффективно поддерживающая ее имидж. Успешное и профессиональное ведение переговоров расширяет положительное информационное поле, формирует мнение о фирме, способствует привлечению к ней внимания потенциальных клиентов и партнеров.

 

Три этапа переговоров

Подготовительный этап – очень важный этап переговоров в рекрутменте.

Именно в ходе подготовки участники должны определиться с такими важными моментами переговоров, как их предмет, цели, функции, которые несут именно эти переговоры, какова стратегия данных переговоров, возможные тактические приемы, уступки, на которые может пойти каждая сторона, требования и т. д. и т. п.

Во внешнем рекрутменте подготовительный этап – это выяснение информации о рынке, на котором работает компания, ознакомление с ее историей, положением, сбор открытой информации. Оценка рынка труда, того, что предлагают другие компании и какие кандидаты есть в открытых источниках, их ожидания по заработной плате и социальному пакету.

Для чего мы это выясняем? Для того чтобы быть успешными в своей деятельности, нам важно понимать насколько предлагаемые условия для кандидатов соответствуют предлагаемому компенсационному пакету. Т. е. уже на данном этапе мы можем выработать тактику ведения переговоров с заказчиком.

Во внешнем рекрутменте на этом этапе определяются максимально выгодные условия сотрудничества с заказчиком, подписываются договоры.

Во внутреннем рекрутменте – данный этап будет несколько отличаться, и к подготовительному этапу можно отнести сбор и анализ информации об истории возникновения вакансии и персонале, который работал на данной должности. Оценка рынка труда на данный момент – это оценка конкурентов и также потенциальных кандидатов.

Этап взаимодействия – данный этап можно охарактеризовать как этап обсуждения проблемы и выработки совместных решений.

Рассмотрим структуру переговоров с позиции внешнего рекрутера.

Во внешнем рекрутменте на данном этапа мы задаем уточняющие вопросы относительно компании, вакансии, перспектив работника на данной компании.

Примеры вопросов для внешнего рекрутера:

● Расскажите про конкурентные преимущества вашей компании. Есть ли у компании миссия, цели и стратегии развития?

● В связи с чем открылась данная вакансия? Как давно ищете сотрудника? С какими трудностями столкнулись? С какими агентствами работаете, работали?

● Какие задачи стоят перед сотрудником на данной должности? Какие результаты вы ожидаете от человека на данной должности, и через какой период времени он должен добиться этого результата? Расскажите, чем он будет заниматься. С кем и как будет взаимодействовать? Какими знаниями и опытом он должен обладать?

● Какие личные качества являются для вашей компании важными? Каким людям вы отдаете предпочтения? С каким руководителем придется работать сотруднику?

● Какие перспективы у специалиста на данной должности? На что он может рассчитывать через 1-3-5 лет работы в вашей компании?

● Какой социальный пакет существует в компании? Есть ли особенности социального пакета у сотрудника по данной вакансии? Какой корпоративный дух в вашей компании, проводятся ли корпоративные мероприятия и какие?

● Какова расстановка приоритетов в ключевых критериях выбора, и, что более важно, какие критерии можно расширить или уменьшить?

● Конфиденциальность – насколько жестко надо соблюдать конфиденциальность?

● Есть ли претенденты на данную позицию внутри компании?

● Как срочно специалист должен приступить к работе?

Также на данном этапе во внешнем рекрутменте будет происходить обсуждение условий сотрудничества, процесс торга о стоимости услуг. Если в процессе переговоров вы понимаете, что процесс поиска кандидатов может быть осложнен какими-то факторами, вы всегда можете взять тайм аут на обдумывание и принятие решения. Четко обозначьте, в какой период вы примете окончательное решение об условиях сотрудничества. Как говориться, у вас всегда есть возможность посоветоваться с Михал Иванычем.

Во внутреннем рекрутменте процесс переговоров, с одной стороны, будет легче, с другой стороны – сложней. В данном случае, вам вряд ли удастся отказаться от работы по поиску необходимого специалиста. Успешно проведенными переговорами можно считать такие, в ходе которых вам удалось убедить своего внутреннего заказчика, что предъявляемых требований слишком много для предлагаемого пакета. Конечно, если это действительно так.

Вопросов о позиции со стороны внутреннего рекрутера к своему заказчику будет меньше, т. к. большую часть информации он уже должен знать и иметь. Но некоторые моменты надо проговорить с заказчиком обязательно и получить его одобрение и подтверждение. Наличие у вас письменного подтверждения только облегчит работу, особенно если вы начнете сталкиваться с проблемой выбора кандидата или претензией со стороны заказчика о несоответствии требованиям представленных специалистов.

Завершающая стадия переговоров – подписание контракта во внешнем рекрутменте и утверждение требований к сотруднику и подписание внутренней заявки на вакансию во внутреннем рекрутменте.

Из моей практики

Как у многих рекрутеров, у меня есть свои признаки успешности переговоров. Как многие рекрутеры, я бываю суеверна и верю в такие приметы, как: если мы приехали очень рано и нам приходится ждать заказчика, то, скорее всего, сотрудничество будет нерезультативным. Если опоздали, конечно, не специально, а по не зависящим от нас причинам, то, скорее всего, проекты будут успешными.

Однако один раз все мои приметы были опровергнуты. Мы с моей коллегой Светланой приехали на первую встречу в одну очень крупную иностранную компанию, производителя бытовой техники и электроники. Так совпало, что в этот день офис провожал своего главного менеджера в другую страну в связи с переходом на другую должность. В итоге мы ждали HR-менеджера два с половиной часа. Чего мы только ни обсудили, как только мы ни пытались занять себя. Мы даже осмотрели стены и потолки, столы и стулья на предмет установки прослушивающих устройств и скрытых видеокамер. Ожидание скрашивалось смехом, переходящим в бурное веселье и желание все бросить и уйти. Наше ожидание было вознаграждено, сотрудничество началось, и Светлана работала с этой компанией много лет, результативно и очень успешно.

 

Три подразделения холдинга работают практически на одном и том же поле: их заказчик – это HR-компании или кто-то причастный к этим функциям.

Целью сессии мини мозгового штурма было создать условные типажи заказчиков с тем, чтобы проверить и, возможно, скорректировать свою торговую коммуникацию.

Наиболее заинтересованными лицами были менеджеры из нового отдела.

Было принято решение помочь коллегам в плане более обширного и креативного взгляда на целевую аудиторию. В качестве экспертов были привлечены сотрудники **** и кадровой компании холдинга.

Процедура – Мозговой штурм.

В результате удалось создать один образ «хорошего», легкого и правильного для нашего бизнеса клиента и два образа «плохих» клиентов, которые затрудняют и получение, и выполнение заказов и вообще, создают препятствия для нашего бизнеса. Путем групповой дискуссии также были описаны возможные приемы эффективного взаимодействия с данными типами.

 

«Хороший клиент» Лена

Ключевая фраза «День добрый, рада вас видеть» – произносится с открытой улыбкой, возможно, рукопожатием.

Характеристика:

Молодая женщина, лет 30–33, замужем, удовлетворенная жизнью и собой. Любит готовить или вышивать в качестве хобби, по работе посещает бизнес-тренинги. Профессионал в своей области, авторитет с собственной позицией, работает в хорошей компании. Имеет представление о других странах, путешествовала, точно знает английский, может быть, еще пару языков. Ценит себя и других, ценит время других людей. Открыта к общению, дает возможность другим себя проявить.

Чем хороша для нас? – всегда дает шанс, может выслушать и заинтересоваться.

Чем опасна? – ее все любят и к ней стремятся, к ней сложно пробиться, не имея уникального преимущества, доказанного опытом, профессионализмом, рекомендаций и «портфолио»

Подход:

● Неординарное ценовое предложение: схема оплаты, пакет услуг, бонусы, скидки. Примеры: «можем предоставить *****», «закажите ****».

● Использовать дополнительные контакты в ее компании, которые дали бы нам хорошую характеристику.

● Честность и открытость. Честно сказать, что мы хотим видеть вас среди наших клиентов. («Поэтому приглашаем вас на бесплатный семинар» и т. д.).

● Хорошие проекты и рекомендательные письма от клиентов. Их следует добыть, во что бы то ни стало.

● Предлагать оригинальные, эксклюзивные идеи и сценарии как примеры. Идти с ними на руках, чтобы сразу сфокусировать внимание потенциального заказчика на реальном продукте.

● Ловко знать элементы истории компании, которые покажут нашу компетентность в предмете (ваша прошлогодняя вечерника запомнилась многим, ведь это было десятилетие компании, правильно?)

 

«Плохой клиент» Татьяна Ивановна

Ключевая фраза «Вы мне не рассказывайте» (произносится усталым тоном, уперев руки в боки).

Характеристика:

Женщина лет 40–45, разведена, есть ребенок 14–15 лет. Неопрятная на вид, с короткой стрижкой. Типичный «совок». Попала на работу по знакомству или случайно. Работает в российской компании, не знает английского языка. Закрыта для общения, не поддается убеждению, не дает шанса. Труслива, не берет на себя лишней ответственности, боится выглядеть неловко или глупо перед руководством. Убеждена, что она все знает лучше всех. Впрочем, это «защитная позиция», в действительности она боится, что не справиться с «новыми идеями», поэтому старается их не слышать.

Чем плоха для нас? – не доверяет контрагентам в принципе, опасается, что ее «разведут» и «подставят», не хочет консультаций, хочет, чтобы агентство сделало все «как она велела», даже если это невозможно.

Что, тем не менее, для нас может быть полезно? – никто не хочет с ней работать, а она не прочь встречаться и общаться, в частности, так она понимает свои функциональные обязанности: собирать информацию об агентствах. Более доступна, чем Лена. При необходимых мерах предосторожности, из нее можно добыть заказ и даже попытаться его выполнить.

Подход:

● Разговаривать на одном языке. Лесть, похвала, разговоры за жизнь, сочувствие, понимание.

● Использовать дополнительные контакты, как в компании, так и извне. Будет очень удачно, если мы знаем кого-то из ее «референтной группы» – участников какого-нибудь движения «Помощь кошкам» (шутка), в котором она активно участвует в нерабочее время и т. д.

● Нужно дать ей понять, что мы на ее стороне и она во всем права, что это ее идеи, просто немного развернутые. Можно осторожно встать на ее сторону и вступить в сговор против «начальства», которое «всегда требует невозможного» и неявно предложить ее «прикрыть».

● Хорошие проекты и рекомендательные письма от клиентов. Желательны цитаты, живые слова, потому что названия компаний могут ей быть неизвестны или ни о чем не говорить.

● Нужно убеждать ее цифрами и фактами.

● Конструктивный блеф – конечно, мы (в смысле, наш холдинг) уже десять лет на рынке.

 

«Плохой клиент 2» Татьяна-фортуна

Ключевая фраза «Подумаем, посмотрим» (произносит, глядя в сторону, поигрывая мобильником или поглаживая искусный маникюр).

Характеристика:

Молодая привлекательная женщина, лет 27–30, замужем (или активно собирается), детей нет. Привыкла к хорошей жизни за счет других людей, использует либо богатых родственников/родителей, либо спекулирует своей привлекательностью. Вся такая «деловая колбаса», пофигистка, легкомысленная. Любит фитнес и хороший отдых. Работает в хорошей западной компании, но больше ради «тусовки». Как правило, не стремится к ответственности, не хочет принимать серьезных решений, экономит усилия, занята только собой. Но – умеет пустить пыль в глаза, ею все довольны, она на хорошем счету. Не уважает время других людей, развлекается или просто равнодушна. Ее можно ненадолго увлечь модными фишками, престижем или сплетнями.

Чем для нас плоха? – безответственностью и непредсказуемостью. Часто зря тратит наше время, не сообщает вовремя нужную информацию, забывает сказать, что проект уже закрыт или что нужно делать что-то срочно.

В чем интерес? – если иметь таких много и умело с ними общаться, из них (пусть случайно и непредсказуемо) выпадают интересные проекты, которые даже могут быть сделаны, если повезет.

Подход:

● Метод запугивания «Это вы принимаете такое решение?» – Татьяна опасается брать на себя лишнее и будет к кому-то апеллировать: к начальству или к самим консультантам. Так дело может сдвинуться с мертвой точки.

● Брать ее «понтами», эксклюзивом. Пусть даже номинальными.

● Использовать метод: исчезать и появляться. Показывать ей, что ее «важность» под вопросом, что она не сможет безнаказанно развлекаться. Иногда помогает.

● Хорошие проекты и рекомендательные письма от клиентов. Отправить «по ошибке» информацию о проекте (фото), затем перезвонить и завести разговор. Может «зажечься» – во-первых, узнала что-то случайно, во-вторых, может захотеть «такое же».

● Система ловушек.

Конечно, данная типология не является исчерпывающей, это самые распространенные варианты проблемных внешних клиентов, которые встречались на нашем клиентском поприще. Конечно, чаще всего нам попадались высококвалифицированные профессионалы, ценящие наш и свой труд. Таких и вам желаю.

 

В 2000-х годах рынок рекрутмента не единожды пережил взлеты и падения. Наличие большого запроса на поиск и подбор персонала, высокая загрузка предполагают оптимизацию временных затрат. Поэтому часто мы сталкивались с такими ситуациями, когда менеджеры по персоналу обсуждают вакансию с руководителями подразделения вместе с рекрутерами из агентств по подбору персонала «впервые» или получают вновь открывшуюся для себя информацию о требованиях к кандидатам, уровне заработной платы и функциональных обязанностях. Современный мир бизнеса предполагает очень высокую загрузку, и иногда у менеджеров по персоналу нет возможности лично переговорить с внутренними заказчиками. Поэтому на наши встречи менеджеры по персоналу приглашают и руководителей – именно для того чтобы услышать, каким кандидатам руководитель отдает предпочтение. И мое сердце обливается кровью, т. к. я понимаю, что на хрупкие плечи внутренних HR-ов ложится очень тяжелый груз внутренних и внешних коммуникаций. А именно – внутренний HR находится меж трех огней: внутренний заказчик, то есть подразделение, куда подбирается специалист, кандидаты, которые хотят трудоустроиться любым путем, и внешний рекрутер (представители агентств по подбору персонала).

В отношениях с внешними рекрутерами все просто, и часто позиция менеджеров по персоналу следующая: мы вам платим, значит, и отношения выстраивайте с нами сами, что, собственно, и приходится делать консультантам по подбору персонала. И грамотно выстроенные отношения с заказчиком составляют не менее 90 % успеха. А вот отношения с внутренним заказчиком и соискателем, неважно, каким он путем найден, самостоятельно или с помощью кадрового агентства, является зоной ответственности внутреннего HR. И тут приходится потрудиться.

Имидж компании формируется не один год. В течение первого года существования, как правило, никто из управленцев, собственников не озадачен формированием впечатления у работников и соискателей о компании. И чем дольше существует компания, тем устойчивей впечатление о компании на рынке труда.

Первым лицом, с которым сталкиваются соискатели, является представитель службы персонала. Как именно менеджер по персоналу взаимодействует с потенциальными сотрудниками, такое впечатление о компании и складывается. В нашей практике возникают случаи, когда в поиске наиболее подходящих специалистов, мы наталкиваемся на кандидатов, которые уже взаимодействовали с нашим клиентом. И звучат жалобы: «я был на встрече, обещали перезвонить и не перезвонили», «сказали, что я очень понравился и ни привета, ни ответа», «я им позвонил, а они мне почему-то отказали. Так и не объяснили мне причину отказа» и т. д. и т. п.

Очень важный момент в формировании имиджа компании на рынке – правильная обратная связь с кандидатом. Нельзя говорить, мы вам перезвоним, и не перезванивать. Если вы пообещали, то обязательно перезвоните, а лучше никогда не обещайте. Вы же не можете всем перезвонить. Заготовьте фразы, которые обеспечат вам возможность не перезванивать всем соискателям.

Например, в случае, если вы не знаете, понравится ли или не понравится этот кандидат руководителю, пригодится такой вариант:

«Для того чтобы принять решение, нам необходимо время. Думаю, трех-пяти дней нам хватит. Мне удобнее, если вы перезвоните мне сами такого-то числа. И я сообщу вам о нашем решении. Если мы примем решение в вашу пользу, я свяжусь с вами раньше».

Однозначно кандидат не ваш, но вы не готовы назвать в данный момент причину для отказа. В этом случае сначала назовите слабые стороны кандидата. Возможно, он сам в дальнейшем поймет причину отказа. А не поймет, значит, вам такой сотрудник не нужен.

После этого скажите, что в данный момент вы рассматриваете еще несколько кандидатов. Встречи продлятся как минимум до такого-то числа. Если вы не свяжитесь с ним до такого-то числа, значит, вы отдали предпочтение другому кандидата. Скажите, что он всегда может узнать о вашем решении, А для этого может позвонить вам после такого-то числа по указанным контактным телефонам. Постарайтесь сразу в своей базе написать причину отказа, которую можно озвучить кандидату, не навредив ни себе, ни кандидату.

Кандидат вам понравился, но скорее всего вы не можете предложить ему должность или заработную плату, на которую он реально претендует. В этом случае подойдет такой вариант:

«Ваш опыт очень понравился нам. Но в данный момент у нас нет возможности предложить вам то, чего вы действительно заслуживаете. Мы очень рады знакомству с вами. Информация остается в нашей базе данных. Если у нас будут достойные вас предложения, мы свяжемся с вами». Такие фразы формируют положительную реакцию у кандидата, оставляют вам шанс вернуться к его кандидатуре.

Приучите своих внутренних клиентов – руководителей подразделений никогда не давать ответ кандидату сразу. Первое впечатление может измениться. Заготовьте фразы для руководителей подразделений в виде инструкции на одном листе, и сложите их пополам. Если вы видите, что руководитель готов дать ответ здесь и сейчас, передайте этот листок руководителю с просьбой посмотреть еще вот это. Смена акцентов остановит вашего руководителя от преждевременного озвучивания своего решения.

 

Примеры фраз-заготовок

На все случаи жизни есть ни к чему не обязывающая фраза, однако, формирующая впечатление о вас как о серьезной компании:

«Благодарю вас за встречу. Было приятно познакомиться. Представитель службы персонала (кадрового агентства) свяжется с вами. Если служба персонала (кадровое агентство) не свяжется с вами до такого-то числа, значит, мы отдали предпочтение другому кандидату. Вы всегда можете узнать о нашем решении у представителя службы персонала (кадрового агентства). У вас есть их телефон?»

Кандидат очень вам понравился, вы боитесь, что он примет другое предложение. Но в то же время есть какие-то сомнения.

«Ваш опыт очень понравился нам. Но по правилам нашей компании, мы принимаем решения коллегиально. Поэтому я должен показать ваше резюме своему непосредственному руководителю (директору и т. п.). Думаю, 3–5 дней мне (службе персонала) хватит, чтобы согласовать вашу кандидатуру далее. Мне удобнее, если вы перезвоните мне (в службу персонала) сами такого-то числа. И мы (служба персонала, кадровое агентство) сообщим вам о наших дальнейших шагах. Если мы примем решение раньше, я или служба персонала свяжемся с вами».

Такая фраза дает понять кандидату, что он интересен, и вы оставили себе возможность изменить свое решение.

Интернет-ресурсы по поиску и подбору персонала теперь предлагают много различных, удобных сервисов для своих пользователей. Один из них – это шаблон ответов кандидатам. Однако, когда кандидат активно ищет работу, шаблонные ответы дают понять, что собственно он ничем не отличается от других кандидатов, и насколько его резюме интересно потенциальному работодателю, непонятно. Сухие фразы, что «в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение», «возможно, мы вернемся к вашему резюме» оставляют надежду кандидатам, но в то же время дает четко понять, что это обычная отписка и кандидат никогда на самом деле не узнает, почему он не подошел.

Какие основные раскоммуникации происходят внутри компаний между внутренним заказчиком и менеджером по подбору персонала?

Как правило, руководители считают, что внутренний HR сам прекрасно должен знать, какой им специалист нужен. И внутренний заказчик не хочет тратить свое драгоценное время на объяснения, кто именно нужен в его подразделении.

Представлен не один кандидат, но так никто и не нанят. Почему? В процессе, поиска руководитель понял, что большинство функций не нужны, кандидаты не подходят потому что «ну не наш он человек понимаете, не наш».

Руководитель боится взять на себя ответственность за найм «неправильного человека». Вот и происходит такое, что человек нужен срочно, вчера, а сегодня принять решение сложно. В результате складывается ситуация, что HR-ры ищут и ищут «идеального» кандидата.

Конечно, каждая компания индивидуальна, в ней каждый день возникают нестандартные ситуации. Но некоторые методы помогают улучшить процесс поиска сотрудников.

Будьте бюрократами, особенно, если требования по вакансии меняются каждый день. Что написано пером не вырубишь топором.

Внедряйте письменное описание позиции. В идеале, руководитель сам должен сформировать требования. Если этого не удалось добиться, запишите с его слов. Пусть распишется, что все записанное верно. Так будет проще противостоять ежеминутной смене требований.

Делайте акцент на численное или качественное определение требований. Стаж работы не менее скольки лет? Опыт работы в каких компаниях, отраслях? Какие личные качества?

Конечно, найти можно любого специалиста, если понятно кого именно надо искать. Очень часто от руководителей можно услышать: «Да ты показывай кандидатов, а мы уж там решим». Вопрос – а кого именно показывать? Показать можно и курьера на должность инженера. Возьмете?

Общение с внутренним заказчиком – руководителем подразделения часто похоже на переговоры с вашими внешними клиентами, потребителями. Поэтому будьте клиентоориентированными.

Сложно вести работу, если не понятно, что надо делать. Поэтому уточняйте, переспрашивайте, используйте перефраз. «Правильно я вас понял/поняла? Вы сказали, что… Значит ли это, что нам нужен такой человек/нужно сделать то-то и то-то».

Если руководитель подтвердил ваши слова, запишите все на бумаге и подайте ему под подпись. См. пункт 1.

Давайте четкую обратную связь. Представляйте письменные отчеты. Современные средства связи позволяют делать это быстро и целенаправленно. Рассказывайте заказчику, что конкретно может предложить рынок труда, и почему в России вы не найдете сварщика со свободным английским языком.

Письмо, отправленное по электронной почте, всегда можно повторить с указанием первой даты отправки.

Будьте вежливы и терпеливы. Часто реакция руководителя бывает направлена на вас не потому, что вы что-то плохо сделали, а потому что понедельник сегодня тяжелый. Зайдите позже, когда сложится более спокойная обстановка или будет больше времени. Руководителям, как и вам приходится перерабатывать огромное количество информации, и у него тоже есть начальник.

ИТАК,

в сфере рекрутмента есть два вида заказчиков: внешний и внутренний.

Процесс переговоров с заказчиками не имеет принципиальных отличий и подчиняется правилам ведения переговоров в любой другой сфере.

Для проведения переговоров по поиску и подбору персонала требуется подготовка.

Будьте бюрократичны – это облегчит вашу жизнь в дальнейшем и поможет отстоять свое мнение и позицию.

Всегда соблюдайте правила и этику делового общения, будьте вежливы и терпеливы. И будет вам счастье.

 

Имидж рекрутера формируется не только при общении с клиентами, но при общении с кандидатами. Форумы сайтов о поиске наполнены возмущенными постами соискателей о том, что менеджер по персоналу, рекрутеры – не профессиональны, не умеют общаться, никогда не сообщают об итогах интервью. Помните, что ваше общение с соискателями создает их мнение о компании, т. к. вы являетесь первым представителем компании, с которым им приходиться встречаться. Таким образом, вы в первую голову влияете на имидж компании на рынке труда.

Этика общения с кандидатами

● Недопустима дискриминация по половым, расовым, национальным, религиозным, возрастным или политическим признакам. Рекрутер руководствуется в работе с кандидатами исключительно профессиональными и психологическими требованиями заказчика.

● Соблюдение принципов независимости и объективности при оценке.

● Недопустимо применение каких-либо специальных методов оценки и обследования соискателей без их согласия.

● Недопустимы какие-либо действия, которые могут повредить соискателю на его нынешнем месте работы.

● Категорически запрещено взимать вознаграждение с соискателей за их трудоустройство.

● Процесс взаимодействия с кандидатами делится на несколько этапов. При этом я выделю четыре основных и три дополнительных этапа. Отдельным и самым сложным этапом в процессе взаимодействия является донесение отказа от рекрутера или работодателя.

Основные этапы ведения кандидата:

● установление контакта;

● проведение телефонного интервью;

● проведение интерактивного интервью;

● подготовка к интервью в компании.

Дополнительные этапы ведения кандидата:

● получение обратной связи после встречи, после получения джоб-оффера;

● курирование выхода в компанию;

● получение обратной связи касательно прохождения испытательного срока;

● донесение до кандидата отказа от работодателя.

Самое сложное в процессе взаимодействия с кандидатами – это грамотно отказать, а именно объяснить соискателю, почему он не подходит на ту или иную должность.

Конечно, наиболее эффективным на этом этапе будет построить взаимодействие таким образом, чтобы кандидат сам понял, что данная позиция ему будет не интересна или у него не будет возможности полностью реализовать свои навыки, знания и умения.

Как это сделать?

Вы обозначаете, что кандидату интересно, и приводите пример, что кандидату будет скучно, не интересно работать на данной должности, что нет перспективы, которой человек ожидает. Задаете вопросы, что кандидат будет делать, если не появится ожидаемой возможности. Предлагаете кандидату задуматься о данной ситуации.

 

Примеры отказов кандидатам

● На все случаи жизни есть ни к чему не обязывающая фраза, однако, формирующая впечатление о вас как о серьезной компании:

«Благодарю вас за встречу. Было приятно познакомиться. Представитель службы персонала (кадрового агентства) свяжется с вами. Если служба персонала (кадровое агентство) не свяжется с вами до такого-то числа, значит, мы отдали предпочтение другому кандидата. Вы всегда можете узнать о нашем решении у представителя службы персонала (кадрового агентства). У вас есть их телефон?»

● Кандидат очень вам понравился, вы боитесь, что он примет другое предложение. Но в то же время есть какие-то сомнения:

«Ваш опыт очень понравился нам. Но по правилам нашей компании, мы принимаем решения коллегиально. Поэтому я должен показать ваше резюме своему непосредственному руководителю (директору и т. п.). Думаю, трех-пяти дней мне (службе персонала) хватит, чтобы согласовать вашу кандидатуру. Мне удобнее, если вы перезвоните мне (в службу персонала) сами такого числа. И мы (служба персонала, кадровое агентство) сообщим вам о наших дальнейших шагах. Если мы примем решение раньше, я или служба персонала свяжемся с вами».

Такая фраза дает понять кандидату, что он интересен, однако, и вы оставили себе возможность изменить свое решение.

Интернет-ресурсы по поиску и подбору персонала теперь предлагают много различных, удобных сервисов для своих пользователей. Один их них это шаблон ответов кандидатам. Однако, когда кандидат активно ищет работу, шаблонные ответы дают понять, что, собственно, он ничем не отличается от других кандидатов и непонятно, насколько его резюме интересно потенциальному работодателю. Сухие фразы: «в настоящий момент мы не готовы сделать вам это предложение», «возможно, мы вернемся в вашему резюме» – оставляют кандидатам надежду, но в то же время четко дают понять, что это обычная отписка и кандидат никогда на самом деле не узнает, почему он не подошел.

 

Подготовка кандидата к встрече в компании проводиться накануне, чтобы кандидат не забыл ваши установки. Почему надо готовить соискателя к встрече?

Из моей практики

IT-специалисты – очень специфические кандидаты. Часто они не уделяют должного внимания своему внешнему виду, формам общения с другими людьми. Не все готовы к такой ситуации, и возникают отказы от работодателей только по причине внешней составляющей, хотя при этом опыт соответствует заявляемым требованиям. Проведя подготовку кандидата к интервью, вы снижаете риск и уменьшаете количество таких формальных отказов.

Искали специалиста на должность программиста на Java. Кандидат имел очень релевантный опыт, однако, не имел опыта работы внутри компании, чаще всего выполнял заказы в качестве фрилансера. Поэтому мы провели подготовку кандидата с упором на формализацию общения с менеджером по персоналу, соблюдение правил проведения переговоров и внешний вид. На наше счастье, кандидат прислушался к нашим рекомендациям и был принят на работу.

К сожалению, не всегда кандидаты прислушиваются к нашим советам. И часто это вредит соискателям больше, чем рекрутерам.

Один соискатель рассматривал предложения на стыке двух видов деятельности: маркетинга и продаж. Предложенная должность отвечала только одному его требованию и относилась к сфере продаж. Когда мы обсуждали с кандидатом этот момент, кандидат настаивал на своем интересе к данной должности. При подготовке к собеседованию мы предупредили кандидата, как надо отвечать на вопрос о предпочтительных вакансиях. Однако кандидат пошел своим путем и заявил менеджеру по персоналу, что он рассматривает вакансии не только в продажах, но и в маркетинге. Этот ответ послужил основанием для отказа, т. к. кандидат не четко определился со своими предпочтениями в сфере деятельности.

 

Как проводится подготовка соискателей к собеседованиям

Для того чтобы соискатель пришел в компанию подготовленный к встрече, мы проводим с ним беседу о том, как следует себя вести и о чем говорить в первую очередь. Эта беседа ведется по телефону, как правило, за день до назначенной встречи в спокойной обстановке. Подготовку кандидата мы проводим по следующей схеме. Деловая встреча – переговоры с профессионалами:

● пунктуальность;

● внешний вид;

● самопрезентация;

● табу на вопросы о деньгах;

● вопросы о компании;

● спокойствие и приятное общение;

● обратный звонок о своих впечатлениях.

Для более эффективной подготовки кандидата к встрече в компании был разработан сценарий разговора с кандидатом для подготовки прохождения собеседования.

Данный сценарий можно использовать не только во внешнем рекрутменте, но и во внутреннем.

«Добрый день, Иван. Компания «Z» или отдел «Y» приглашает вас на встречу.

Есть сейчас возможность минут десять поговорить? Мне хотелось бы в спокойной обстановке обсудить, как будет проходить собеседование.

Если есть ручка, то я попрошу вас записать мои советы. Это очевидные вещи, но, как правило, об этом чаще всего забывается. То, что я расскажу, поможет вам произвести положительное впечатление и настроиться на конструктивное взаимодействие!

В первую очередь хочу обратить ваше внимание на то, что первая встреча – это знакомство. Компания (руководитель, начальник, менеджер) знакомится с вами, вы знакомитесь с компанией (с отделом, руководителем). Поэтому настройтесь на приятное общение с приятными людьми и профессионалами. Это деловая встреча, поэтому важна пунктуальность и внешний вид.

Пунктуальность. График жесткий, все люди деловые, поэтому не опаздывайте. Придите заранее, т. к., возможно, понадобиться зарегистрироваться на ресепшен. Если опаздываете или заблудились, перезвоните контактному лицу, мне или менеджеру по персоналу, предупредите. Еще раз назовите место, дату, время встречи.

Внешний вид. Внешне вы должны хорошо выглядеть, поэтому выспитесь, отдохните. Встреча деловая, поэтому наиболее приемлем будет деловой стиль в одежде. Костюм необязателен. Обязательно надо соблюсти деловой стиль: платье, юбка, деловая блузка, брюки и рубашка более приемлемы, чем джинсы, шорты, мини-юбки, декольте и т. п.

Встречайте вашего визави с улыбкой на лице. Представление о человеке строится за первые десять секунд общения. Как вы встретите менеджера, в таком русле встреча и будет протекать.

Самопрезентация. У вас будет возможность рассказать о себе, поэтому подготовьте самопрезентацию. Лучше сделайте ее в письменном виде. Если есть возможность, отрепетируйте с родственниками, знакомыми. Самопрезентация должна укладываться в семь-десять минут, не больше. Делайте акцент на опыте, который более актуален для данной должности, скажите, чем вам интересна компания и предлагаемая должность. С собой брать самопрезентацию не надо.

Если для творческих позиций представление портфолио обязательно, предупредите, чтобы не забыли взять с собой портфолио.

Если первая встреча будет проходить с менеджером по персоналу, то говорите доступным и понятным языком, т. к. менеджер по персоналу может быть плохо осведомлен о применяемом сленге и лексиконе в вашей профессиональной среде.

На встрече будут оцениваться три вещи:

● персональные качества;

● профессиональные навыки;

● мотивация.

Продумайте ответы на такие банальные вопросы как:

● В чем ваши сильные и слабые стороны?

● Что приобретет компания в случае найма вас на работу?

● Чем вы будете полезны для компании?

● Чем вам интересна данная должность в данной компании?

● Почему вы хотите рассмотреть данное предложение?

● Какие вы ставите для себя цели и задачи на ближайшие годы на данной должности и в своей жизни?

Обязательно познакомьтесь с сайтом компании. Сформулируйте интересующие вас вопросы. Лучше, если вопросы будут относиться к профессиональной сфере, перспективам работы в компании, возможностям профессионального или карьерного роста. Вопросы о заработной плате и социальном пакете оставьте на следующий раз.

Вопрос о деньгах, заработной плате, как правило, не обсуждаются на первой встрече. Это будет предметом переговоров на следующих встречах. Но если со стороны компании (начальника, менеджера, руководителя) вопрос о финансовых ожиданиях, заработной плате прозвучит, то вам нужно ответить на него. Вы можете озвучить цифры, которые мы с вами обсуждали на встрече. Мы информируем компанию о ваших ожиданиях, поэтому это будет ожидаемый ответ.

Если вас попросят объяснить, почему такая цифра, говорите аргументировано. Аргументами будут: предыдущая заработная плата меньше на 10–30 %, есть предложение о выходе в какую-то компанию на такие же деньги, но данная компания вам более интересна или не интересна предлагаемая там должность.

Важно!!!

Ни в коем случае не волнуйтесь и помните, что это просто знакомство. Знакомится не только компания с вами, но также и вы должны понять, насколько для вас подходит эта компания, вы тоже должны ее оценить для себя.

Каждое ваше «условие» должно быть аргументировано! (цифры, сроки и т. д).

P.S. После встречи, я попрошу вас перезвонить мне и рассказать, как прошла встреча, как вы ее оцениваете. Только после того как я поговорю с вами, я смогу перезвонить в компанию и узнать мнение Светланы о встрече с вами.

Желаю вам удачи. Если до встречи будут возникать какие-либо вопросы, обязательно звоните, вместе мы сможем на них ответить. Еще раз удачи и до связи».

Вопросы заработной платы и социального пакета – очень важны.

Правильная оценка и аргументированная информация помогут в процессе переговоров донести свои ожидания до менеджера по подбору персонала. Кроме того, компенсационный пакет играет ключевую роль в процессе переговоров. Часто кандидаты рассматривают не только уровень заработной платы, но и социальный пакет.

Из моей практики

У нас был случай, когда кандидат изменил свои финансовые ожидания в процессе переговоров на 50 %. Конечно, работодатель отказал ему, и мы вернулись к поиску нового соискателя.

Однажды, на встрече с работодателем кандидат наоборот снизил свои ожидания о заработной плате на 20 %, т. к. очень боялся, что его не наймут. И тоже получил отказ с формулировкой, что ожидаемая заработная плата ниже, чем они ожидали, поэтому считают, что на самом деле его опыта недостаточно, раз он себя так оценивает.

Однажды, мы вели переговоры от имени крупной фармацевтической компании. Компенсационный пакет включал в себя полный набор опций: заработную плату, бонусы, годовые, квартальные премии, доплату за бензин, телефон, жилье, медицинскую страховку и т. п. Однако, этот пакет ничем не отличался от предложений других компаний. В пользу нашего клиента сыграл выдаваемый на время работы автомобиль. Компания выдавала сотрудникам Тойоту, в то время как другая компания предложила только Рено.

 

Сбор рекомендаций

Как правило, рекомендации начинают собирать, если компания готова сделать предложение о работе, и ей важно узнать, как человек проявил себя на предыдущих местах работы. Если компания просит это сделать заранее, с настоящего места работы и конфиденциально, предупредите, что вы не имеете право так делать. Если вы работаете во внешнем рекрутменте, то помните, что для вас важен не только клиент, но и кандидат. Если вы работаете во внутреннем рекрутменте, то вы можете себе позволить брать рекомендации, но помните, что вы можете раскрыть и кандидата, и свою внутреннюю информацию, и это может вам повредить.

Собирайте рекомендации устно. Часто письменные рекомендации готовятся самими кандидатами и могут быть недостоверными.

Попросите контакты с двух-трех предыдущих мест работы. В идеале – непосредственного руководителя. Так же это могут быть клиенты или партнеры, а также руководители аналогичного уровня.

В общении с рекомендателем вы соблюдаете формат телефонного бизнес общения: обозначаете цель звонка, интересуетесь удобством разговора, сообщаете, сколько времени может понадобиться. Далее надо обязательно попросить представиться полностью и уточнить, где и как собеседник взаимодействовал с соискателем, в какой компании, кем они друг другу приходились.

Всякое бывает. Был в нашей практике и такой опыт, когда друг-брат-знакомый представлялся рекомендателем, давал очень интересные рекомендации. Однажды товарищ так увлекся, что в какой-то момент назвал кандидата «Братан». Тут то и выяснилось, что рекомендатель подставной.

Поэтому формальный способ сбора рекомендаций помогает сравнить кандидатов между собой, т. к. вы получаете ответы на одинаковые вопросы от разных людей.

Сценарий сбора рекомендаций.

● Подтверждение рекомендателя. Назовите, пожалуйста, свои ФИО и должность.

● Кто был руководителем ФИО кандидата, под чьим непосредственным руководством он работал?

● Опишите, пожалуйста, его основные обязанности или функции (назовите должность).

● Насколько успешно, по вашему мнению, ФИО справлялся со своими обязанностями?

● Оцените его профессиональные знания, навыки и умения.

● Были ли за это время у вас какие-либо замечания по поводу его работы, какие-либо отрицательные моменты, на которые вы могли бы обратить внимание будущих работодателей? Были провалы и промахи в работе?

● Были ли конфликты с коллегами, партнерами, клиентами? В чем состоял конфликт, как решился, какова роль рекомендуемого?

● Как бы вы охарактеризовали его личностные качества? Насколько легко общаться с этим человеком?

● Какова причина увольнения?

● Подтверждение рекомендации. Вы рекомендуете ФИО в другую компанию?

В процессе сбора больше задавайте вопросы, которые помогут вам выявить слабые стороны кандидата, т. к. про сильные стороны вы, как правило, уже знаете. Кандидат не будет их скрывать, в отличие от слабых сторон.

Копайте глубже, если слышите только хвалебные отзывы и эпитеты. Попросите привести пример из совместной работы. Просите оценить по пятибалльной системе его навыки и умения, назвать ключевые навыки. Если осталось много непонятного, попросите другого рекомендателя.

Помните, что когда вы передаете рекомендации своему клиенту, то информация подвергается обработке в соответствии с вашим отношением к человеку. Переданные вами слова могут быть истолкованы по-другому. Поэтому старайтесь как можно подробнее все записать или используйте спецтехнику для записи разговора. Обязательно предупредите рекомендателя о записи разговора.

Надо ли приукрашивать полученную информацию?

Главная задача рекрутера в том, чтоб предоставить объективную информацию. Если вы считаете, что опыт кандидата надо приукрасить – приукрашивайте. Это ваши риски, оценивайте их самостоятельно. Обращу ваше внимание на то, что если достоверность информации подвергнется сомнению или будут предъявлены контр факты, то под удар попадете в первую очередь вы. В своей практике я не приукрашиваю, представляю информацию очень подробно и как можно более близко к тексту. Пусть решение принимает клиент. Внешний рекрутер не всегда полностью осведомлен о внутренних установках компании. И некоторые вещи, которые нам кажутся недопустимыми, могут быть приемлемыми или даже приветствоваться в компании клиента.

Из моей практики

Однажды мы искали кандидата на вакансию менеджера по продажам, который должен был сбыть партию просроченного товара. Поэтому для нас нужно было выявить, способен ли кандидат продавать просроченную продукцию и была ли у него такая практика. Поэтому мы задавали рекомендателям вопрос о том, как бы повел себя кандидат, если бы ему пришлось продавать товар с истекшим сроком годности.

Представление кандидата заказчику – это краткая презентация его профессиональных навыков и знаний, особенностей и личных качеств. Делайте акцент на том, почему вы выбрали данного специалиста, чем он вам интересен. Клиенту будут не понятны такие слова, как «мне подсказывает моя интуиция». Конечно, цифры не всегда будут показательны, поэтому при представлении кандидата использую информацию, полученную в процессе интервью.

 

Примеры комментариев к резюме

* * *

Елена Краснова, профессиональный менеджер по персоналу, в компании Х лично реализовала проект по внедрению системы оценки персонала. Внедрила регламенты по подбору персонала. Разработала внутреннюю документацию, включающую в себя…

* * *

Екатерина Петрова имеет высшее экономическое образование, стаж работы в качестве специалиста по работе с клиентами 1 год 7 месяцев, 2 месяца в шинной компании. Имеет опыт работы в системе SAP, занималась обслуживанием заказов около 60 клиентов, в том числе, для сетевых компаний – 20–30 заказов по 20 наименованиям.

Перерыв в работе связан с семейными обстоятельствами, которые в данный момент урегулированы.

Во время интерактивного интервью Екатерина Петрова произвела приятное впечатление располагающего к себе, инициативного, ответственного, структурированного человека.

* * *

Екатерина имеет опыт работы в крупной российской (более 5000 чел) и иностранной компаниях (1500 человек), в том числе, с авансовыми отчетами около полутора лет, с 1С более 10 лет, с логистической ERP BITS один год. В компании ХХХ семь месяцев отвечала за участок «авансовые отчеты, загранкомандировки». Самостоятельно изучила нормативные документы по учету подотчетных средств, в том числе, при загранкомандировках.

В данный момент рассматривает предложения в крупных иностранных компаниях на участках «авансовые отчеты» или «банк клиент».

Владеет английским языком на уровне intermediate.

ИТАК,

рекрутмент, особенно работа во внешнем рекрутменте, требует очень внимательного и бережного общения как с клиентами, так и с кандидатами. По сути, мы являемся посредниками, и успех нашей деятельности зависит не только от нас, но и от других участников процесса.