Подбор персонала на открытую позицию необходимо рассматривать как проект, подчиняющийся всем классическим законам. В противном случае, вакансии в вашей компании всегда будут открыты.
Дадим определение проекту по ГОСТ Р ИСО 9000–2008, Системы менеджмента качества.
Проект (произошло от лат. слова projectus – брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд) – это уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.
Проект обладает рядом характеристик.
Временность – любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам).
Уникальные продукты, услуги, результаты – проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты. В подборе персонала результатом будет найм необходимого специалиста.
Последовательная разработка – любой проект развивается во времени, проходя определенные этапы или шаги.
Каждый проект имеет окружение и развивается в определенной среде. Причем независимо от того, какой предметной области он принадлежит, эта среда напрямую влияет на проект.
Назову три категории, которые воздействуют на проект.
Первая категория: социально-культурное окружение (нравы и обычаи местности, этические соображения проектной деятельности и т. д.). В нашем случае социально-культурное окружение проекта по подбору персонала – нравы и обычаи России, этические принципы ведения бизнеса, формат предоставляемой информации. Вспомним, что, несмотря на действующий в России Трудовой Кодекс, некоторые компании устанавливают свои законы, изменяя правила приема и увольнения, выплаты заработной платы, использования отпусков и т. д. Также к нашим особенностям можно отнести реформы высшего и среднего образование, появление коммерческих образовательных учреждений, готовящих специалистов, не отвечающих требованию бизнеса. И бизнесу приходится приспосабливаться к ситуации на рынке, образовывая корпоративные тренинговые центры, обучая персонал на рабочих местах, заключая договоры с местными учебными заведениями на проведение стажировок практик.
Вторая категория: международно-политическое окружение (политическая ситуация на территории, экономическое влияние, ресурсоемкость местности и т. д.). Международно-политическая среда – политическая ситуация в стране, наличие компаний из категорий среднего и малого бизнеса, влияние экономической нестабильности, ограничения в выборе наиболее подготовленных квалифицированных кадров в некоторых специальностях, регионах. Например, ужесточение законов о ввозе новых транспортных средств и увеличение таможенных пошлин, повлияло на производителей автомобилей, вынудив их открывать заводы на территории России. Собственно, были выбраны наиболее привлекательные с точки зрения налогообложения регионы, где сконцентрировалось наибольшее количество заводов по отверточной сборке автомобилей. Это повлияло на рынок труда в Ленинградской, Калининградской и Калужской областях.
Поэтому очень важно учитывать эти факторы еще на этапе планирования.
Из моей практики
В моей практике был проект по оценке производственного персонала в крупной иностранной компании. Мы разработали и провели серию ассессмент центров для формирования кадрового резерва. Одной из причин необходимости в кадровом резерве заказчик называл отсутствие на территории и в близлежащих городах квалифицированных рабочих, которых в дальнейшем можно было пригласить на управленческие должности среднего звена. Если бы на этапе планирования производства на территории данного региона представители компании оценили рынок труда и наличие квалифицированного персонала, возможно, в дальнейшем менеджменту не пришлось проводить такую дорогостоящую процедуру.
Третья категория: окружающая среда (экологические параметры, наличие природных ресурсов и т. д.). На локальную концентрацию тех или иных бизнесов в регионе будут влиять наличие полезных ископаемых или близость морей. Ни для кого не секрет, что в России металлообрабатывающие предприятия по большей части сконцентрированы на Урале, т. к. именно там самые большие залежи металлической руды.
Кроме этого, в сфере подбора персонала важными элементами (окружением) проекта по подбору персонала являются три основных участника проекта: заказчик, исполнитель и кандидат.
Это звучит несколько цинично, однако, остается фактом, что в проекте по подбору персонала кандидат будет тем «продуктом», который необходим для нашей деятельности.
Давайте рассмотрим подробнее остальных участника проекта.
Первый участник: заказчик – внутренний или внешний.
Внешний заказчик – представитель компании-работодателя, в которую нанимается сотрудник.
Внутренний заказчик – представитель отдела, департамента, в который нанимается сотрудник.
Второй участник: исполнитель – также может быть внутренний или внешний исполнитель.
Внутренний исполнитель – это представитель внутренней службы персонала или любой сотрудник, отвечающий за подбор персонал.
Внешний исполнитель – это компания, оказывающая услуги по подбору персонала или фрилансер.
Рассмотрим, что собой представляют внутренний и внешний подбор.
Внешний и внутренний подбор можно разделить на две категории.
Первая категория определяется по исполнителю, осуществляющему поиск. Вторая категория – по источнику поиска сотрудников.
Внешний подбор с точки зрения исполнителей – поиск и подбор (работу) выполняет внешний исполнитель. Т. е. – рекрутинговая компания или фрилансер.
Общаясь между собой, менеджеры по подбору персонала часто говорят: я работаю во внешнем подборе. Значит, он работает в рекрутинговой компании или кадровом агентстве, или фрилансером. И наоборот, я работаю во внутреннем подборе – значит, работает в компании, занимается подбором кандидатов под внутренние цели и задачи своего работодателя.
Внешний подбор по источнику поиска – это поиск и подбор кандидатов из числа активных соискателей, тех, кто направил вам свое резюме или разместил его в открытых источниках. Это все рассматриваемые вами кандидаты, не работающие внутри вашей компании.
Внутренний подбор – это подбор кандидата на вакансию из числа работающих внутри компании и подавших заявку, резюме, или выбранных вами из кадрового резерва. Процесс внутреннего подбора чаще всего основывается на кадровом резерве компании.
Особенности внутреннего и внешнего заказчиков подбора персонала
Кто может быть заказчиком подбора?
Заказчиком может быть любое лицо компании, принимающее решение о найме необходимого специалиста или его представитель. Для кадровых агентств представителем такого заказчика, как правило, является служба персонала.
Также вы должны быть готовы к тому, что иногда заказчиком будет человек, не принимающий решение о найме.
Например, нам часто приходится взаимодействовать с представителями службы персонала, которые не принимают решение о соответствии кандидатов предъявляемым требованиям. В таком случае служба персонала выполняет координационные функции. Наиболее часто такая тенденция встречается в IT-проектах.
Из моей практики
Однажды мы выполняли проект, и служба персонала организовала телеконференцию с нанимающим менеджером для того, чтобы мы могли получить информацию из первых рук. Примечательным для нас стало то, что внутренние менеджеры по персоналу тоже хотели услышать более подробную информацию о позиции.
С одной стороны, работа с нанимающим менеджером удобна, т. к. вы имеете доступ к первоначальной информации. К сожалению, не все руководители имеют навык правильно формулировать требования к своему подчиненному. Во внутреннем подборе вы можете столкнуться с формулировкой: «Вы как профессионал сами знаете, кто нам нужен». И тогда можно допустить ряд ошибок, когда собственные ощущения расходятся с ожиданиями непосредственного заказчика.
Поэтому всегда согласовывайте и утверждайте критерии поиска и подбора у непосредственного заказчика или его представителя. Старайтесь вести поиск не только на основании внутренних ощущений, но и на основании подписанной со стороны заказчика заявке.
Также бывает, что на позицию ассистента генерального директора заявку подает действующий помощник. В данном случае вы можете столкнуться с наложением своего собственного виденья ситуации, с попытками описать не предъявляемые требования к кандидату, а самого себя.
Сравнение особенностей внутреннего и внешнего заказчика
Редко, но встречается ситуация, когда ваш заказчик ищет руководителя самому себе. В таком случае вы можете столкнуться с ситуацией, когда предъявляемые требования не будут соответствовать представлениям принимающего решения лица. Как известно, каждое следующее передающее звено искажает первоначальную информацию. Поэтому наиболее удачным в сфере подбора персонала будет сотрудничество с лицом, принимающим решение о найме.
Например, нас пригласили в иностранную компанию для ведения поиска на должность главного специалиста финансового контроля. На момент встречи отдел финансового контроля в российском офисе только формировался. Требования к кандидатам нам пришлось обсуждать с бухгалтером по учету расходов, который в дальнейшем будет находиться в подчинении финансового контролера. Конечно, это усложнило наш поиск, т. к. мы имели только формальные требования к кандидату по опыту работы и наличию соответствующего образования. Несколько кандидатов не смогли пройти психологическое тестирование и причиной отказа послужила высокая вероятность длительной адаптации кандидата в компании из-за особенностей личности.
Структура проекта «Подбор персонала»
Каждый проект имеет свой жизненный цикл.
Как в других сферах, так и в рекрутменте проект будет разбит на три этапа.
1 этап – Подготовка проекта
Данный этап состоит из:
● снятие запроса у заказчика;
● составление описание позиции;
● разработка рабочих материалов;
● подготовка объявлений;
● определение тактики поиска.
2 этап – Осуществление поиска и отбора кандидатов
Виды работ:
● скрининг резюме;
● проведение телефонных и/или интерактивных интервью;
● подготовка информации о кандидате.
3 этап – Постпроектный мониторинг
Виды работ:
● выход кандидата на работу;
● курирование кандидата в течение испытательного срока;
● в случае необходимости, выполнение замены уволенного сотрудника.
Рассмотрим все этапы более детально.
Первый этап: подготовка проекта или планирование.
Для успешного достижения цели необходимо составлять планы, воплощать их в жизнь и обеспечивать контроль их выполнения. При этом важно следить, чтобы события развивались так, как было запланировано, а также корректировать планы и задачи в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.
Мы не будем рассматривать теоретические основы процесса планирования. Назовём только инструменты, которые помогают сотрудникам службы персонала быть эффективными в своей деятельности.
Методика SMART. Цели должны быть:
1. Конкретными (specifc) – ясными и четкими в отношении того, что должно быть достигнуто. В случае проекта по подбору персонала в описание позиции должны быть четко прописаны должностные обязанности и предъявляемые требования, обозначен срок найма сотрудника.
2. Измеримыми (measurable) – т. е. указывать, как (чем) будет измеряться успех. Применительно к подбору персонала – это будет оцифрованный опыт работы нанимаемого специалиста. Опыт работы в какой-либо сфере не менее определенного количества лет, на заявленной должности не менее определенного количества лет. Чем четче вы оцифруете требования, тем легче вам будет доказывать, что кандидат соответствует заявленным требованиям. Успех деятельности рекрутера измеряется положительным прохождением испытательного срока.
3. Согласованными (agreed) – описание вакансии должно содержать четкие критерии оценки соискателей, которые согласованы с лицом, принимающим решение о найме, и подписаны всеми заинтересованными сторонами.
4. Реалистичными (realistic) – достижимыми с учетом ограничений, накладываемых ситуацией, и необходимости согласования с другими целями.
Например, нужен главный бухгалтер, имеющий опыт работы в иностранной компании не менее трех лет и столько же в качестве главного бухгалтера, владеющий английским языком. При этом уровень заработной платы значительно ниже, чем ожидает большинство претендентов. Конечно, такой проект будет реалистичен при некоторых дополнительных условиях. Так, график работы должен быть более льготным для такого специалиста. Он может присутствовать в офисе не полный рабочий день. Степень владения английским языком – чуть ниже, чем на самом деле требуется, чтобы привлечь кандидатов, для которых важно улучшить свой английский на рабочем месте. Длительность поиска – если соблюдать критерий по заработной плате, то такой проект может длиться до шести месяцев.
Таким образом, мы перешли к тому, что достижение цели – найм сотрудника – должно быть определено по времени.
Любой проект выполним, главное, ваш заказчик должен понимать, что чем выше требования и чем менее он гибок в них, тем больше может понадобиться времени для поиска и подбора необходимого кандидата.
В приведенном выше примере (проект по поиску главного бухгалтера для иностранной компании), главным критерием успешной реализации проекта была скорость закрытия позиции. Нам удалось убедить клиента в необходимости увеличить заработную плату, чтобы соблюсти все требования, начиная с опыта работы, сроков и заканчивая уровнем владения английским языком.
Следующий инструмент – Принцип Паррето. Этот принцип «20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата» помогает нам четко следовать плану работы по проекту. А именно: первые 20 % времени, в которые входит первый этап работы по проекту – составление описания и согласования условий поиска, определение источников поиска кандидатов, т. е. выработка тактики, составление объявления о позиции, размещение в интернет-ресурсах, поиск по всем возможным источникам в первые три – пять дней проекта – приносит основные плоды. Вся остальная деятельность проекта поиска будет приходиться на оставшиеся 80 %. При этом огромное значение будет иметь умение определить важность и срочность действий, которые необходимо произвести.
Тогда на помощь приходить матрица Эйзенхауера – распределение задач по четырем квадрантам:
● важное и срочное;
● важное и не срочное;
● срочное, но не важное;
● не срочное и не важное.
К категории «Важное и срочное» будут относиться работы, находящиеся в ситуации аврала, т. е. когда сроки уже истекли. Во внешнем рекрутменте бывает часто, что надо назначить интервью с кандидатом у клиента в сжатые сроки. Например, в пятницу в 17–30 пришло письмо с просьбой назначить встречу в понедельник в 9-00 или 10–00.
К категории «Важное и не срочное» относятся все запланированные по проекту работы. Если сроки начинают затягиваться, то проект может перетечь в стадию «Важно и срочно».
«Срочное, но не важное» – как правило, дела из этого квадранта мешают нам добиваться поставленной цели. Сюда часто относятся дела, которые поручают нам наши руководители, и их срочно нужно сделать. При этом часто эти дела не имеют отношения к нашим непосредственным обязанностям. Не путайте эту категорию дел с категорией «Важно и срочно».
Категория «Не срочное и не важное» – чаще всего вообще не имеет отношения к профессиональной деятельности. Эти задачи не дают никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.
Так очень эффективным инструментом в работе рекрутера будет диаграмма Ганта.
Она позволяет четко планировать время на каждый вид работ и контролировать их выполнение.
Рассмотрим планирование работ по проекту «Подбор персонала» по диаграмме Ганта.
К сожалению, влияние рекрутера на этапах планирования встреч с заказчиком и принятие решения о кандидатах становиться минимальным. Поэтому иногда сроки могут меняться в большую сторону и сдвигаться.
Образец диаграммы Ганта составлен на основании системы внутреннего контроля работы по проектам. Эта система позволяет нам четко планировать сроки, корректировать их в зависимости от ситуации, держать нашего заказчика в курсе событий. Это помогает нам быть успешными в своей деятельности.
Диаграмма Ганта в проекте по подбору персонала
ИТАК,
рекрутмент – проектный бизнес, требующий тщательного планирования и соблюдения дедлайнов.
Есть три основных участника процесса: заказчик, исполнитель, кандидат. Рекрутер может влиять только на свои результаты. Внедрение системы внутреннего контроля выполнения проектов позволяет закрывать вакансии в самые короткие сроки.
Сравнительный анализ трех основных видов подбора
В этой главе книги я рассмотрю самые используемые в России методы поиска и подбора персонала.
Хотелось бы отметить, что по некоторым способам нет единого мнения, поэтому я предложу интерпретацию, используемую в практике кадрового агентства «МАКСИ Консалтинг».
Из моей практики
Однажды к нам обратился наш очень ценный клиент с просьбой подобрать им десять сотрудников колл-центра. При этом хочу обратить ваше внимание, что в данном случае нужны были люди с высшим медицинским образованием и действующим сертификатом врача. Этакий массовый подбор – прокомментировал наш клиент. Т. к. нам очень хотелось угодить нашему клиенту, мы согласились.
Так в чем же был подвох? А в том, что количество требуемого персонала еще не говорит о том, что это проект массового подбора.
Дадим определение понятию Массовый подбор.
Mass recruitment (Массовый подбор персонала) – поиск и подбор персонала большой численности на однотипные линейные позиции, при этом требования к квалификации персонала должны быть минимальные, и этапов согласования и выбора кандидатов должно быть минимум.
Я бы еще добавила, что массовый подбор (масс рекрутмент) применяется на позиции, не требующие высокой квалификации или жестких требований по специфике и опыту работы сотрудников. Т. е. если брать теорию KPI (Key performance indicators), то это три, максимум пять ключевых компетенций.
Массовый рекрутмент часто используется при комплектации штата магазинов, заводов, гостиниц, колл-центров, обслуживающего персонала. А также когда нужны люди на короткий промежуток времени. Или при подборе персонала для проведения акций по продвижению товара, или участия в выставках.
Основная специфика массового подбора:
● большое количество требуемых специалистов на открытую вакансию;
● ограниченные до минимума сроки выполнения поиска и найма;
● большой отсев кандидатов на всех стадиях подбора. Вы и ваши руководители должны быть к готовы к тому, что на каждом этапе будет большой отсев, что вам придется четко организовывать процесс обучения и адаптации персонала.
Массовый подбор персонала требует больших затрат времени от рекрутера-менеджера по персоналу. Основная задача рекрутера-менеджера по персоналу – обеспечить постоянный приток кандидатов, т. к. при массовом подборе большая часть кандидатов отсеивается.
Итак, задача: создать большой поток кандидатов и выбрать наиболее подходящих под три-пять ключевых критерия:
Этапы работы:
● подготовка правильного объявления о вакансии;
● выбор источников размещения информации;
● проведение первичного отбора;
● проведение интервью с руководителем, утверждение кандидата.
Профессиональный подбор персонала
Поиск специалистов среднего и высшего звена, определенными способами, по четко заданным критериям оценки кандидата называется профессиональный подбор. В данном случае главной задачей рекрутера будет найти кандидата, максимально соответствующего ожиданиям внутреннего или внешнего заказчика как по профессиональным требованиям, так и по личным качествам.
Этапы профессионального подбора будут соответствовать этапам проекта по подбору персоналу:
● снятие запроса у заказчика: выявление ключевых, важных, а также скрытых критериев выбора;
● поиск резюме по информационным базам, сайтам о работе;
● анализ и отбор резюме;
● телефонное интервью;
● интерактивное интервью;
● «продажа кандидата» – найм.
В профессиональном подборе очень большое внимание уделяется соответствию заданным критериям, поэтому снятие запроса у клиента – очень важный этап.
Особенно надо обсудить скрытые предъявляемые требования, то, о чем не сказано в описании позиции, на что нужно сделать акцент и чем пренебречь, кого именно мы будем искать. Иногда бывает, руководитель говорит, что не важно каким опытом кандидат будет обладать, главное, чтобы человек был хороший. Тогда вам придется приложить неимоверное усилие, чтобы качественные характеристики оцифровать, т. к. понятие «ХОРОШИЙ ЧЕЛОВЕК» у всех разное.
При проведении профессионального подбора вы можете использовать все возможные источники, которые позволяет вам бюджет, за исключением объявлений на остановках и досках объявлений. И не ожидайте потока кандидатов. По некоторым позициям вы его не дождетесь. Необходимо и самостоятельно вести поиск, иначе процесс закрытия позиции затянется.
Поиск резюме ведется в основном по информационным базам, интернет-ресурсам, форумам.
Также в профессиональном подборе очень большое значение имеет оценка кандидатов. Поэтому в этом методе поиска используется наибольшее количество технологий оценки соискателей.
Executive Search
Executive search – круг мероприятий, направленных на поиск кандидатов высшего управленческого звена (Executives) или уникальных, редких специалистов. Данная технология также используется для изучения рынка потенциальных кандидатов в конкурирующих компаниях или в новой для заказчика отрасли.
Headhunting – буквально охота за головами (head – голова, hunter – охотник), одно из направлений деятельности или специализация рекрутинговой компании (агентства), целенаправленный поиск и подбор (чаще всего, осуществляемый по конкретному заказу) управленческого персонала и квалифицированных специалистов высокого уровня.
Главные бухгалтеры, юристы, руководители предприятий и специалисты узких профилей чаще всего становятся объектом внимания хедхантеров.
Часто синонимом хедхантинга признают английский термин Executive search.
Есть и другой взгляд на этот термин. Приемы хедхантинга применяются при переманивании конкретного человека из конкретной компании. В обычной практике executive search, то есть переманивание специалиста – лишь один из этапов полного цикла работы команды консультантов по качественному поиску и подбору.
Это только в нашей стране различают ЭкЗэкьютив сёчь от Хедхантинга. Поэтому с моей точки зрения хедхантинг – скорее способ поиска, инструмент подбора кандидатов. Мы даже часто говорим: «Пойдемте и схантим сотрудника от конкурентов нашего клиента». Или: «Этого кандидата я схантила из компании такой-то». И в этом случае мы между собой понимаем, что данный кандидат в настоящий момент не является активным кандидатом и предложения о работе активно не рассматривает.
Учитывая реалии российского рынка рекрутмента я сформулировала следующее определение:
Executive search – это рекрутинговый проект по поиску и подбору кандидатов высшего управленческого звена (Executives) или уникальных, редких специалистов с использованием маркетинговых технологий исследования рынка потенциальных кандидатов и состоящий из нескольких этапов поиска.
Два этапа будут всегда присутствовать в таких проектах: исследование рынка потенциальных кандидатов и хедхантинг.
Хедхантинг – переманивание наиболее подходящих по критериям выбора кандидатов, мотивирование их для смены места работы в пользу нашего заказчика.
Сравнительный анализ трех основных видов подбора
Executive Search (ЭкЗэкьютив сёчь) – это проект, в котором все этапы поиска, рассмотренные нами в первой части, также закреплены документально, и по каждому этапу обязательно предоставляется отчет.
Как правило, Executive Search проводится внешними рекрутерами, т. к. у компании часто не хватает квалификации на проведение такого проекта, нет времени и возможностей. Часто эти проекты являются сугубо конфиденциальными и требуют очень четкого соблюдения этических норм и стандартов общения с кандидатами.
Главная отличительная черта Executive Search – это проект, который требует большого количества временных ресурсов.
И если вы встречаете предложение сделать Executive Search за 10 % от годового оклада – засомневайтесь.
ИТАК,
различают три основных метода поиска и подбора персонала:
● массовый подбор;
● профессиональный подбор;
● executive search.
Каждый метод будет эффективен при поиске и подборе персонала с учетом требований вакансии и подразумевает использование разнообразного инструментария.