Путевой лист является основным документом, который совместно с товарно – транспортной накладкой, определяет показатели для учета работы подвижного состава и водителя при перевозке товарных грузов, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Имеются две формы путевых листов: форма N 4-с и форма N 4-п. первая применяется при перевозке грузов и условии сдельной оплаты труда автомобиля. Вторая форма применяется при перевозке грузов и условии оплаты труда автомобиля по повременному тарифу, рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в терние одного рабочего дня (смены) водителя.
Организация – владелец автотранспорта предъявляет счет заказчику, на основании отрывных талонов путевого листа, которые заполняются заказчиком. Отрывной талон прилагается к счету. Путевой лист остается в организации – владельце автотранспорта. В нем повторяются сведения о времени работы автомобиля у заказчика, таким образом ведется учет работы автомобиля в течение рабочего дня.
Если при повременной работе автомобиля, на нем перевозятся материальные ценности, в путевой лист заносятся номера товарно – транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих документов, в которых указываются показатели отражающие работу автомобиля и водителя в течение смены (количество груза, вес и т.д).
Путевой лист, до выдачи водителю заполняется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняются работниками организации – владельца и заказчиком. Следует помнить, что участие в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении автомобиля).
Путевые листы по формам N 4-с и N 4-п выдаются под расписку диспетчером на один рабочий день, при условии сдачи путевого листа предыдущего дня работы.
Порядок заполнения путевого листа:
1. Записывается дата выдачи путевого листа (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации путевого листа в журнале. Дата записывается под названием документа.
2. Код, соответствующий режиму работы ( командировка, суммированный учет времени, работа в будние дни, работа по графику, работа вне графика и т.д.), записывается в строке «Режим работы». В соответствии с записями производится начисление заработной платы водителю.
3. В строках "Колонна", "Бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.
4. В соответствующих строках, записывают марку, государственный номер, гаражный номер автотранспортного средства.
5. В строках, посвященных водителю, записываются фамилия, инициалы, табельный номер, присвоенный работнику в транспортной организации, номер удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу.
6. Далее записывают сведения о лицензионной карточке, ее виды (стандартная, ограниченная), регистрационный номер и серию.
7. В строке «Прицепы», записывают марки, государственный и гаражный номер прицепа и полуприцепа, выпускаемых на линию вместе с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются в этих строках в местах их прицепки.
8. Если имеются лица, сопровождающие автомобиль, в строке «Сопровождающие лица», записываются фамилии и инициалы этих лиц (экспедиторов, грузчиков, стажеров и т.д).
9. В разделе "Работа водителя и автомобиля" – сведения о выезде и возвращении автомобиля по графику.
10. В разделе "Задание водителю":
– на основании заявки или разового заказа заказчика, в графе 18 «в чье распоряжение», записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль, для выполнения работы;
– в графе 19 «время прибытия», записывается точное время прибытия автомобиля к заказчику, согласно разовой заявке или графику работы автомобиля по условиям договора;
– в графах 20 – 21 «адреса пунктов погрузки и разгрузки», указывается откуда и куда должен быть доставлен груз согласно поступившей заявке, разовому заказу или по условиям договора;
– наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика, записывается в графе 22 «наименование груза»;
– В графе 23 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания;
– Расстояние перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или карте района при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании замеров или же по спидометру автомобиля, зафиксированным актом автотранспортной организации и заказчика, заносится в графу 24 «Расстояние»;
Количество перевозимого груза, записывается в графе 25 «Перевезти тонн».
Право заменить или отменить задание, указанное в разделе «Задание водителю», имеет только автотранспортная организация. Лишь в исключительных случаях отменить может заказчик, по согласованию с автотранспортной организацией.
11. В строке «выдать горючее», прописью записывается количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания, с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
В строке «Подпись диспетчера», диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им данных путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.
Заполнение путевого листа до выезда из гаража:
1. В графах 9 – 11, раздела «Движение горючего», в соответствующих строках, заправщик, техник или другое уполномоченное лицо по горюче – смазочным материалам, записывают количество выданного горючего.
2. Лицо, уполномоченное транспортной организацией, осуществлять предрейсовый медицинский осмотр, на лицевой стороне путевого листа, своей подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.
3. В графе 5 «Показания спидометра», раздела «Работа водителя и автомобиля», записывается показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 «Время фактическое», штамп – часами проставляется фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп – часов, время записывается вручную (число, месяц, часы, минуты). Записи делает механик контрольно – пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля(ОТК).
4. В графе 12 «Остаток при выезде», раздела «Движение горючего», механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и удостоверяет правильность записей своей подписью.
5. В строках, посвященных технической исправности автомобиля, механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража. В строках, определяющих водителя, принявшего автомобиль, водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.
Заполнение путевого листа на линии:
1. В путевом листе формы N 4-с, в разделе «Последовательность выполнения задания»:
– в графе 27, записываются последовательно номера выполненных ездок;
– в графах 36 – 38 «Номера приложенных товарно – транспортных документов (ТТД)», отправителем записываются все номера ТТД, относящихся в данной ездке;
– в графах 28 – 30 «Прибытие» проставляются число и время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на КПП в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог). При отсутствии КПП указанная графа не заполняется, а время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется ТТН (товарно – транспортной накладной);
– в графах 39, 40 указывается наименование грузоотправителя, грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполнения путевого листа.
2.В разделе « Простои на линии», работник службы техпомощи или любое другое уполномоченное на то лицо, записывают причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяют эти записи своей подписью.
3. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГИБДД, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).
Заполнение путевого листа по возвращении автомобиля в гараж:
1. В разделе «Результаты работы автомобиля и прицепов», указывается расход топлива, время в наряде, количество ездок, количество заездов, пробег (по спидометру), объемы перевозки.
2. В разделе «Движение горючего» механик КПП или ОТК, заполняет графу «Остаток при возвращении» и расписывается под ней. В этом же разделе заправщик или другое уполномоченное на то лицо, при сдаче водителем горюче – смазочных материалов, заполняют графу 14 «Сдано» и расписываются под ней.
3. В строке «Сдал водитель», водитель своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном или неисправном состоянии. В строке «Принял» механик КПП или ОТК, своей подписью удоствоверяет прием автомобиля от водителя в технически исправном или технически неисправном состоянии.
Заполнение путевого листа, после сдачи водителем.
После сдачи путевого листа водителем, диспетчер или любое другое уполномоченное на то лицо, заполняют путевой лист в следующей последовательности:
1. В разделе «Работа водителя и автомобиля" в графе 6 "Нулевой пробег" по таблице расстояний диспетчер записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
2. В разделе «Движение горючего»:
– в графе 15 "Коэффициент изменения нормы" диспетчер записывает коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего;
– в графе 16 "Время работы спецоборудования", на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТД, диспетчер записывает время работы спецоборудования;
– графе 17 "Время работы двигателя", на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТД, диспетчер записывает дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно-разгрузочные механизмы и т.п.).
Эти данные необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 27 записывает общее количество ездок (ячейка "всего", а в строке "ТТД в количестве" – общее количество сданных товарно-транспортных документов. За общее количество сданных и принятых товарно-транспортных документов водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер – в строке "Принял диспетчер".
Особенности заполнение путевого листа формы N 4-п:
1. В разделе "Задание водителю":
– в графе 8 "В чье распоряжение…" на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записываются наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания;
– в графах 19 и 20 – плановое время прибытия и убытия;
– в графе 21 – плановое количество часов работы;
– в графе 22 – количество ездок по плану.
2. Отрывной талон заказчика, заполняется заказчиком и является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату автотранспортных услуг и прилагается к нему. В талоне заказчик:
– на основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов;
– в строке "Заказчик" записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля;
– в строках "Прибытие…" и "Убытие…" указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика;
– в строках «Приложенные ТТД» вписывается номер товарно – транспортных документов, один экземпляр, которых прилагается к путевому листу, и указывается их общее количество;
– в строке "Количество ездок" проставляет общее количество выполненных ездок;
– в строке «Подпись и штамп заказчика» расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.
Лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей, участвующие в заполнении документа, руководители организации, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей, несут ответственность за правильное заполнение путевого листа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Путевой лист предпринимателя – документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров, и может быть использован для осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых предпринимателем. При применении наемного труда работников путевой лист каждому водителю оформляется предпринимателем или специально назначенным им лицом. Путевой лист оформляется самим предпринимателем, если он непосредственно управляет автотранспортным средством.
Путевой лист выписывается сроком на 1 день, может быть действителен в более длительный период времени, если водитель выполняет задание в течение более одних суток вне места постоянной стоянки автотранспортного средства. Путевой лист постоянно находится у водителя и предъявляется по требованиям сотрудников милиции и автотранспортной инспекции.
Срок хранения путевого листа – 5 лет.
Порядок заполнения путевого листа индивидуального предпринимателя:
Таблица 
По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя. Бланк путевого листа грузового автомобиля индивидуального предпринимателя изготавливается по нижеприводимой форме.