В настоящее время существует тенденция ужесточения конкурентной борьбы и в то же время роста требовательности клиентов к качеству обслуживания. Все чаще наиболее значимым параметром при выборе поставщика является не только уровень цен, но и качество сервиса. Современные успешные компании знают, что путь к успеху – это предоставление клиентам таких товаров и услуг, которые бы полностью удовлетворяли их потребности и желания. Поэтому все больше компаний фокусируются в первую очередь на своих клиентах, а не на получении прибыли любым путем.

Качественное обслуживание клиентов подразумевает прежде всего построение в организации системы, позволяющей выполнять работу на «отлично» с первого раза и наличие плана действий, моментально вступающего в силу в случае сбоев. Создание такой системы возможно только через оптимизацию всех бизнес-процессов организации для обслуживания клиентов, корректировку организационной структуры, а также принятие политик, процедур и технологических инструкций, которые позволяют достичь данной цели.

Бизнес-процесс – это группа организованных действий; например, процесс исполнения заказа включает такие шаги, как принятие заказа, поиск необходимого продукта, упаковка, планирование отправки, загрузка транспортного средства и доставка. Если эти действия выполнены правильно, если они объединены, то мы добьемся результата, необходимого клиенту: необходимый продукт будет доставлен в необходимое место в необходимое время. Ни одно из вышеперечисленных действий в обособленном виде не является важнее другого. Только в случае их объединения получается нужный результат.

Внутренней причиной многих проблем является несогласованность бизнес-процессов. Они разорваны и распределены по функциональным отделам: продажи, маркетинг, финансы, логистика, производство и т.д. Каждый следующий шаг по исполнению заказа выполняется новым сотрудником. Сотрудники порой расположены в разных частях компании. Эта разрозненность приводит к росту числа ошибок, росту затрат, снижению гибкости. Это также означает, что ни один из вовлеченных в процесс не видит его в целом.

Пытаясь адекватно реагировать на изменения внешней среды все больше компаний идут по пути создания в организационной структуре отдельного централизованного подразделения. Его название может варьироваться: отдел по обслуживанию клиентов, отдел клиентских отношений, отдел по связям с клиентами и т.д. Основные же функции данного подразделения едины – это обработка претензий, пожеланий, запросов клиентов; составление аналитической отчетности; обучение персонала, вовлеченного в обслуживание клиентов; внешние контакты с потребителями через проведение регулирующих мероприятий. Целью работы отдела является мотивация клиентов на обращение в компанию, получение обратной связи от каждого клиента в любой форме.

Таким образом, отличное обслуживание клиентов можно определить как процесс, который начинается с предоставления информации клиенту и заканчивается звонком клиенту с вопросом, удовлетворен ли он качеством продукции и уровнем сервиса. Организация, основанная на процессах, дает каждому работнику ощущение причастности к результату, создающемуся для клиента, к конечному результату деятельности.

Любое предприятие – это совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов. Эффективное управление ими, постоянное их совершенствование и оптимизация позволяют достичь реального улучшения работы по основным показателям:

– удовлетворенность клиентов,

– сокращение издержек,

– оперативность,

– качество.

Таким образом, фокусируя внимание на бизнес-процессах и их оптимизации, организация трансформируется и выходит на новый, более высокий уровень исполнения работы, тот, который требует конкурентная среда.