Избавь свою жизнь от хлама!

Меллен Эндрю

Глава 9

Электронная почта. Организация файлов. Социальные сети

 

 

Если вы надеетесь, что найдете в этой главе подробные инструкции о том, как пользоваться компьютером, сразу же разочарую вас. Одной главы для этого недостаточно. К тому же немало других книг посвящены именно этому вопросу. А сейчас речь пойдет о том, как правильно организовать содержимое компьютера. Под содержимым я подразумеваю файлы, а не программное обеспечение (приложения или программы). Компьютерные файлы можно рассматривать как современные аналоги бумажных документов — привычных офисных обитателей, покоящихся на стеллажах. Переходя к теме организации компьютерных файлов, я исхожу из того, что вы уже обладаете базовыми навыками работы на компьютере. В общих чертах вам уже известно, что представляет собой жесткий диск, его местоположение в компьютере, и вы ориентируетесь в иерархической системе папок.

Мы не станем модифицировать ваше программное обеспечение, удалять вредоносные программы и оптимизировать компьютер, чтобы он работал быстрее. Мы будем оптимизировать вас, чтобы вы эффективнее работали и быстро находили нужную вам информацию.

Подобно любому другому приспособлению (электродрель, циркулярная пила, посудомоечная машина), облегчающему труд человека, ваш компьютер — инструмент, позволяющий экономить время и облегчать умственный труд. Наша задача — избежать любых ситуаций, когда этот инструмент перестает приносить пользу, превращаясь в обузу и препятствие на пути повышения эффективности. Кроме того, мы хотим выработать у вас привычки, позволяющие плодотворно работать с электронной корреспонденцией и избавить от неправильных привычек. Важно сформировать у вас реалистичные ожидания в отношении электронной почты и правильные представления о временны́х рамках обмена письмами. Это необходимо для того, чтобы вы управляли электронной почтой, а не она управляла вами.

Мы также поговорим о социальных сетях и системах мгновенного обмена сообщениями (Instant Messaging — IM) как о дополнительных ресурсах для общения и более эффективного управления временем. Хотя многие пользуются ими как удобным и «приватным» способом поддержания контактов с друзьями и родственниками, эти ресурсы имеют огромный потенциал для коммуникации. Мало кого из вашего профессионального круга может интересовать, что вы ели сегодня на завтрак, но размещение в социальной сети объявления о личном проекте, который нуждается в поддержке коллег, немедленно привлечет ключевых игроков и четко сформулирует цели для них.

Опыт показывает, что многие новшества либо отбирают у нас остатки свободного времени, либо, наоборот, повышают производительность. Точно так же электронные средства связи, о которых пойдет речь в этой главе, могут либо расширять наши возможности и приносить реальную пользу, либо отнимать последние крохи времени. Очень многое в этом случае зависит от ваших намерений. Многочасовые зависания в Сети или бесконечная и ни к чему не обязывающая болтовня в чатах, возможно, доставляют вам удовольствие, однако не следует забывать, что те же самые инструменты могут принести гораздо больше пользы, если с их помощью, например, отыскивать нужную информацию. Если вы стремитесь к эффективному использованию этих инструментов, но еще не знаете, как этого добиться, обязательно прочитайте данную главу.

Если вы плохо разбираетесь в компьютерах, предлагаю вам изучить литературу по теме или пойти на компьютерные курсы для начинающих (можно сделать и то и другое). Работа на компьютере — не скучная теория, а определенная совокупность и последовательность действий. Освоение техники невозможно без практики. В то время как компьютеры используются в ракетостроении, научиться отвечать на электронную почту или находить веб-сайты с интересующей информацией может практически любой человек, обладающий базовыми познаниями. Требуется лишь освоить определенную, регулярно повторяющуюся последовательность действий, — освоить в такой степени, чтобы довести до автоматизма. Вспомните, как вы очищаете лук от шелухи. Здесь нет никакой премудрости — нужно лишь правильно держать нож и ловко отделять им шелуху. То же самое и с компьютером: чтобы научиться пользоваться им, нужно освоить ряд нехитрых приемов и алгоритмов. (Тем более что, в отличие от чистки лука, при работе на компьютере слезы не будут наворачиваться вам на глаза).

Таким образом, вам потребуется определенная базовая подготовка. Когда вы будете чувствовать себя у монитора комфортно и уверенно, вернитесь к этой главе (я никуда не денусь, обещаю). Надеюсь, что ознакомление с материалом, изложенным ниже, поможет вам выработать правильные навыки пользования компьютером еще до того, как выработаются неправильные. Применение методов, о которых рассказывается в этой главе, помешает хаосу и путанице поселиться на жестком диске и превратить работу на компьютере в пытку.

 

Что вам понадобится для работы

• Компьютер.

• Доступ в Интернет.

• Таймер или секундомер.

• Изрядный запас терпения!

 

Электронная почта: что это такое

Электронная почта, часто обозначаемая сокращенно как e-mail — метод обмена цифровыми сообщениями, предназначенный главным образом для использования людьми; система отправки и получения сообщений электронным способом по компьютерной сети.

Электронное письмо — это не сигнал сирены, не система оповещения о чрезвычайных ситуациях и не представитель пожарной инспекции, наведавшийся к вам домой. Это строка символов, переданных электронным способом с целью обмена информацией между людьми (не знаю, можно ли этому верить, но, поговаривают, в некоторых исследовательских лабораториях получателями электронной почты являются шимпанзе).

В одних лишь Соединенных Штатах потери производительности, вызванные совершенно необязательными помехами (как правило, глупыми), составляют более 650 миллиардов долларов. Такие данные приводит Basex, ведущая консалтинговая компания, специализирующаяся на исследованиях в сфере экономики знаний. По ее данным, большая часть этих потерь обусловлена нерациональными затратами времени, вызванными прерываниями работы и последующими попытками вновь сосредоточиться на ней. Считаю нелишним напомнить об этом всем любителям электронной переписки (по любому поводу и даже без такового).

Если вы не хирург и электронная почта не является для вас единственным способом общения с операционной (что, конечно же, маловероятно), а также если вы не ожидаете поступления крайне важной информации, то вы вовсе не обязаны постоянно проверять почту и срочно отвечать на письма. Иллюзия скорости соблазнительна и заразительна. Но должен подчеркнуть, что практически мгновенное поступление почты в ваш электронный почтовый ящик отнюдь не означает, что надо немедленно отвечать отправителю сообщения. (Возможно, единственным исключением в этом отношении является ведение бизнеса, строго ориентированного на потребности клиентов. В таких случаях клиенты имеют все основания рассчитывать на немедленное получение ответа на любой их запрос.) Вы же не бросаетесь стремглав к телефонному аппарату каждый раз, когда раздается звонок, — в конце концов, если кому-то очень нужно поговорить с вами, он может перезвонить. Так что не будет большой беды, если вы откажетесь от практики ежедневного просмотра входящей корреспонденции и немедленного ответа на каждое сообщение. Не следует также автоматически отождествлять возможность получать электронную почту с высоким социальным статусом человека, имеющего такую возможность: когда речь идет о вопросах национальной безопасности, президент США непосредственно общается с членами объединенного комитета начальников штабов, вместо того чтобы переписываться с ними.

Обычная почта по-прежнему приходит раз в день (шесть дней в неделю) — так повелось еще с 90-х годов XIX века. Несмотря на то что ваши кредиторы сейчас предпочитают общаться с вами с помощью электронных средств связи (под предлогом спасения нашей планеты путем экономии бумаги, хотя в действительности они пытаются сэкономить собственные расходы на печать и почтовую пересылку), даже они лишь в исключительных случаях требуют немедленного ответа. Поэтому и у вас нет никаких оснований суетиться и торопиться отвечать, ведь никто не хватает вас за горло, вы не рискуете погибнуть под лавиной входящих писем. Что бы там ни думали по этому поводу другие люди, более неторопливый и основательный подход к сочинению ответов отнюдь не указывает на наплевательское отношение к корреспондентам, безответственность или грубость.

 

Всему свое место

Возможно, эти два правила применительно к электронным файлам и письмам даже важнее, чем для дома или офиса. «Всему свое место» и «подобное к подобному» — вот принципы, которые помогут нам организовать компьютерные файлы и отслеживать поступление и отправку сообщений по электронной почте. Вы должны знать, где находится каждый электронный документ, — в отличие от письменного стола, где буквально в течение десяти минут можно найти затерявшуюся квитанцию, просто подняв книгу или папку. Вероятность быстро найти затерявшийся файл путем последовательного просмотра всех папок очень мала. Вот почему так важно быть предельно внимательным при сохранении или перемещении файлов и папок на жестком диске. Это вовсе не тот случай, когда можно заниматься несколькими делами одновременно. Мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда мои клиенты сохраняли файлы в совершенно неподходящих местах — а все потому, что в то же время они разговаривали по телефону или отвлекались. После бездумно выполненной операции сохранения пользователю нередко приходится тратить не один час драгоценного времени, чтобы отыскать нужный файл.

Неукоснительное следование нашим главным принципам позволит вам сэкономить немало времени и нервных клеток. Если все документы в формате Microsoft Word будут храниться в одной папке, например «Мои документы» (соблюдение принципа «всему свое место»), вы всегда будете знать, куда обратиться. А соблюдение принципа «подобное к подобному» гарантирует, в частности, что все документы в формате Microsoft Word, относящиеся к определенной теме или проекту, будут храниться в одной вложенной папке, например «Мой проект — 2005», что существенно облегчит поиск нужного файла, относящегося к данному проекту.

 

Выработка алгоритма работы с электронной почтой

 

Стремясь повысить производительность труда и концентрацию сотрудников на своих обязанностях, большинство компаний разрабатывает определенные правила работы с электронной почтой. Воспользуемся таким подходом и мы.

Создаваемые изначально для эффективного использования и определения контента правила обращения с электронной почтой постепенно распространили свое действие и на то, когда и как отвечать на письма и отправлять их. При разработке собственного алгоритма работы с почтой важно помнить, что вы сам себе хозяин. Конечно, далеко не всегда вы способны контролировать поступление писем в свой ящик, зато вы можете самостоятельно регулировать периодичность проверки новых писем, а также оперативность ответов на них.

Электронная почта, официальной датой появления которой принято считать 1971 год, превратилась в популярное средство связи не более пятнадцати лет тому назад. ИТ-специалисты и специалисты по управлению временем уже давно предлагают альтернативы данному каналу коммуникации, ставшему фактической монополией. Эти группы специалистов, каждая со своими представлениями об эффективности и целесообразности, пропагандируют использование других методов обмена информацией, предлагая более широко пользоваться блогами, системами мгновенного обмена сообщениями (чатами), вики (общедоступная доска объявлений на базе веб-техногии) и т. п. Но пока эти призывы и благие пожелания воплотятся в реальность, электронная почта будет оставаться доминирующим средством обмена информацией. Именно поэтому я поделюсь с читателями своими соображениями по поводу наиболее эффективного использования электронной почты. Разумеется, следует подходить к этим рекомендациям творчески, беря на вооружение то, что принесет вам наибольшую пользу. Правда, этот совет не относится к «правилу № 1», которое необходимо соблюдать в любом случае.

 

Проверяйте электронную почту, только когда у вас есть время для прочтения писем и отправки ответов

Как и в случае с обычной корреспонденцией, которую не рекомендуется вскрывать до тех пор, пока у вас не найдется время для ее обработки (об этом уже рассказывалось в главе 2), рекомендую не открывать электронную почту до тех пор, пока у вас не появится время для написания и отправки ответов. Если же вам пока некогда отвечать, а вы открыли какое-либо сообщение, во-первых, придется еще раз перечитать его, когда у вас действительно будет время, а во-вторых, если содержание сообщения не на шутку взволнует вас, оно не даст вам спокойно жить, пока вы не улучите момент для составления адекватного ответа. Я, например, устроил себе не одну бессонную ночь из-за писем, на которые не мог ответить сразу же по причине большой усталости, но которые не давали мне спать, несмотря на всю мою усталость.

Приступая к просмотру электронной почты, старайтесь полностью «разделаться» с каждым полученным сообщением с первого же раза, чтобы ни в коем случае не возвращаться к нему повторно. Если этого не делать, вас скоро поглотит поток писем! Возможное исключение из правила — сообщения, вызывающие у вас сильный всплеск эмоций. В таких случаях прежде чем ответить, желательно остыть, успокоиться и, тщательно продумав возможные варианты ответа, выбрать самый подходящий. Для этого, конечно же, потребуется какое-то время. Соблюдать осмотрительность и осторожность — лучшее, что можно посоветовать при составлении посланий близким. Не следует под горячую руку писать такое, что не отражает вашего истинного отношения к человеку и в чем вы можете горько раскаяться, едва успев щелкнуть «Отправить».

С учетом описанного выше исключения предлагаю вам три этапа, из которых должен состоять процесс обработки каждого входящего сообщения электронной почты:

▪ прочитайте письмо;

▪ ответьте на него;

▪ сохраните его (или удалите).

 

Проверяйте электронную почту по мере необходимости

Заблокируйте автоматическую проверку. Либо полностью закройте почтовую программу, либо отключите автоматическую проверку электронной почты и выключите средства оповещения, такие как звуковые сигналы или всплывающие экраны. Если только вы не ожидаете поступления крайне важного сообщения от определенного отправителя, вряд ли есть необходимость немедленно прочитывать каждое присланное письмо и реагировать на него.

 

Не следует читать письма и отвечать на них в течение дня

Обычно я получаю от пятидесяти до двухсот писем в день. Некоторые из них носят исключительно информационный характер, другие требуют ответа, но лишь очень немногие нуждаются в немедленном ответе. Кроме того, я сообщаю каждому из своих знакомых, что при необходимости срочно связаться со мной следует воспользоваться мобильным телефоном. Невозможно сохранять высокую производительность труда и вместе с тем постоянно реагировать на внешние раздражители, в том числе и на электронную почту. Выберите для себя определенный интервал времени (или несколько интервалов), в течение которого каждый день вы будете проверять электронную почту и отвечать на нее. Установите таймер, и когда заданное время истечет, немедленно прекращайте заниматься почтой. Рабская зависимость от электронной почты — ведь вы опасаетесь скорее показаться невежливым (по причине затягивания с ответом), чем сорвать сроки выполнения своего текущего проекта, — в лучшем случае контрпродуктивна, а в худшем просто опасна для вас.

Я вспоминаю, как получил урок благодаря автоответчику писательницы Сьюзан Фарр. Когда я позвонил ей по какому-то вопросу, автоответчик сообщил мне, что если я звонил в такое-то время (был указан точный интервал времени в первой половине дня), то Сьюзан не ответила мне, потому что работала над очередной книгой. Этот ответ произвел на меня неизгладимое впечатление. Он очень понравился мне, и при написании этой книги я составил собственное сообщение автоответчика для электронной почты, этакий своеобразный ответ на все входящие письма. Ответ гласил: пока не будет закончена эта книга, я не буду проверять новые поступления электронной почты в промежутке с девяти часов утра до шести часов вечера. Так я застраховал себя от того, что каждый день в указанном мною промежутке времени буду отвлекаться хотя бы на обработку электронной почты. Спасибо, Сьюзан, за науку!

Прикинув, сколько времени вам может понадобиться каждый день для проверки входящих писем и написания ответов, запланируйте это время в своем рабочем графике. Лично я пришел к выводу, что мне должно хватить двух проверок электронной почты в день: первую проверку я делаю до обеда, а вторую — ближе к концу рабочего дня. Рекомендую и вам выбрать подходящий для себя график проверок электронной почты и неукоснительно придерживаться его.

 

Не отвечайте на электронную почту в самое продуктивное время дня

Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.

Я работаю с наибольшей производительностью

с _______ до ________

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

 

Папка «Входящие» только для входящих

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты — это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.

 

Пусть почтовая программа сама управляет электронными письмами

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия — либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.

Семья. Здесь корреспонденция от моих близких родственников.

Клиенты. Папка «Клиенты» содержит несколько вложенных папок (в алфавитном порядке) — по одной для каждого из моих нынешних клиентов; кроме того, есть вложенная папка «Случайные клиенты» и папка под названием «Неактивные клиенты». В папку «Неактивные клиенты» перемещается папка клиента, чей проект уже завершен. Если этот клиент снова становится активным, его папка перемещается обратно в главную папку «Клиенты». В упрощенном виде эту иерархическую систему папок можно представить так.

• Клиенты:

▪ Бекка и Кэрол;

▪ Патти и Нина;

▪ Айрис;

▪ и т. д.

• Случайные клиенты.

• Неактивные клиенты:

▪ Аманда Бейкер;

▪ Ричард Нельсон;

▪ Марк Хоппер.

Вдобавок к папкам вы можете также настроить по собственному усмотрению внешний вид входящей электронной почты. Например, выделить полужирным шрифтом строку темы и поменять цвет для всех писем от клиентов или начальника.

Фильтры могут также «подчищать» за вами почту, которую вы уже успели обработать, автоматически убирая из ящика входящей почты все прочитанные сообщения по истечении суток с момента их прочтения. Таким образом, даже если вы забудете распределить эти письма по папкам, компьютер сделает это за вас.

Еще один способ сортировки писем — маркировка флажками. Подобно тегам для фотографий, о которых рассказывалось в главе 8, вы можете создать связанные сохраненные поиски для каждого флажка. В таком случае не потребуется создавать заново общие поиски каждый раз, когда вы захотите найти все сообщения, помеченные определенным флажком.

Использование панели предварительного просмотра внизу или сбоку от списка входящих писем позволит быстро просмотреть новые сообщения, которые могли «проморгать» ваши фильтры, а затем вручную перенаправить их в соответствующие папки.

 

Чем больше ответите, тем больше получите

Удивительно и иррационально, что едва вы очистите ящик входящей почты, он практически мгновенно наполнится вновь. Сообщения электронной почты плодятся как кролики. Я получаю все меньше и меньше глупых писем, поскольку никак не реагирую на них. Один из родственников регулярно присылает мне забавные истории, приколы и анекдоты, вычитанные в Интернете, — он полагает, что таким образом доставляет мне удовольствие. Между тем удовольствие я получаю далеко не всегда, но вместо того чтобы возмущаться и высказывать этому родственнику свои претензии, я открываю его послания, улыбаюсь (чаще — нет) и отправляю их в папку под названием «Корзина».

Кроме того, я никогда не отвечаю на послания, не требующие ответа. Например, не вижу смысла отвечать на письма с выражением благодарности в мой адрес. Поблагодарил меня человек за какую-то услугу, которую я когда-то оказал ему, — и дело с концом. В противном случае этот взаимный обмен любезностями может тянуться до бесконечности.

Кто-то из двоих должен проявить твердость и прекратить этот взаимный обмен уверениями в искренности намерений. Ознакомьтесь с общепринятым этикетом пользователей электронной почты, установите собственные правила (если в этом есть необходимость) и неукоснительно придерживайтесь их. Предоставьте возможность упражняться в изъявлениях взаимной преданности и любви тем, кому нечем больше заняться.

Кроме того, я не собираюсь предостерегать людей от рассылки всевозможных посланий-мистификаций, чем они занимаются, на мой взгляд, по собственному недомыслию. Пусть эту обязанность возьмет на себя кто-нибудь другой. Не вижу смысла реагировать на новость о том, что Билл Гейтс собирается раздавать миллион долларов пользователям продукции Microsoft; что такой-то, получив так называемое письмо счастья, проигнорировал его, в результате чего издохла его любимая собака, затем он одумался, переслал сообщение всем своим друзьям и выиграл в лотерею десять миллионов долларов; что некто совершил фатальную ошибку, ответив на звонок по мобильному телефону в тот момент, когда его телефон заряжался от электросети (телефон взорвался, и бедняге снесло пол-лица)…

Если вы хотите взять на себя эту обязанность, сообщите своим друзьям и родственникам адреса сайтов, посетив которые, они смогут решить для себя вопрос целесообразности пересылки другим людям подобного «мусора», получаемого по электронной почте.

 

Отвечайте по мере необходимости

Несмотря на наличие множества писем, не требующих ответа, на некоторые отреагировать все же придется. Даже если ваш ответ сводится к элементарному «нет», «спасибо, не нужно» или «не могу», ответьте обязательно, если очевидно, что от вас этого ждут, поскольку от ответа зависят дальнейшие действия вашего адресата.

Решив написать пото́м, вы отнюдь не помогаете отправителю. Если вы в силу тех или иных причин не можете ответить сразу же, сообщите, когда следует ждать развернутого ответа. Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы взяли на себя роль посредника, оказали посильную помощь отправителю исходного сообщения и ушли из игры — одним выстрелом убили двух зайцев и получили наилучший для себя результат.

 

Прежде чем ответить, прочитайте всю тему

Приходилось ли вам когда-либо, отвечая на письмо, обнаружить, что кто-то другой уже ответил на него? Прежде чем отреагировать на послание, полученное по электронной почте, обязательно просмотрите все сообщения в соответствующей теме. Многие почтовые приложения помогают решить эту проблему, предлагая различные способы выделять и группировать письма, связанные одной темой. Это сэкономит вам время и позволит «сохранить лицо».

 

Используйте строку «Тема»

Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».

 

Автоматизируйте отправку ответов на часто задаваемые вопросы

Вы часто получаете по электронной почте сообщения, содержащие одни и те же вопросы? Составьте стандартные ответы и упакуйте их в файлы подписи почтовой программы. Отправляя ответ, вы можете выбрать соответствующую «подпись». Составление персональных ответов в подобных случаях необязательно. Ниже приведен пример «дежурного» письма, решающего сразу две проблемы.

Благодарю Вас за запрос дополнительной информации о предстоящих семинарах. В настоящее время я составляю расписание лекций, после чего немедленно размещу его на своем сайте. Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией на сайте www.virgoman.com. Там же публикуется информация для желающих участвовать в онлайн-семинарах и других событиях через Интернет.
Эндрю Дж. Меллен,

Кроме того, Вы включены в список почтовой рассылки, составленный для Вашего региона. Однако это не должно беспокоить Вас: мы не собираемся разглашать Ваши персональные данные или делиться ими с другими компаниями. Я не люблю спам точно так же, как и Вы!
Президент VirgoMan

Еще раз спасибо за проявленный интерес к моим семинарам. Их цель — создать порядок из хаоса!
www.virgoman.com

С наилучшими пожеланиями,

После отправки ответа на часто задаваемый вопрос (а в более широком смысле — на любое сообщение электронной почты, не имеющее отношения к текущей корреспонденции по какому-либо проекту, сопровождающемуся бумажной или электронной перепиской), исходное сообщение можно удалить, поскольку хранить его больше нет смысла.

 

Объявите предпочтительные способы коммуникации

Дайте людям знать (посредством своего веб-сайта, подписи в письме или иным способом), как и когда вы хотели бы контактировать с ними. Если вы предпочитаете обмен текстовыми сообщениями, а не электронной почтой, сообщите об этом. А если вы не будете торопиться отвечать своему корреспонденту, который станет пользоваться нежелательным для вас способом связи, то рано или поздно он поймет, что с вами нужно общаться именно так, как предпочитаете вы.

 

Как можно реже пользуйтесь электронной почтой

Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать фактическую электронную почту — особенно если от адресата не требуется ответ, — рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.

• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.

• Вместо персонального ответа (если таковой требуется) вы размещаете ссылку.

• В таком случае людям, желающим получить информацию, приходится прибегать к электронной почте лишь после того, как будут исчерпаны все остальные возможности.

 

Всегда можно объявить о банкротстве электронной почты

Все больше людей сталкивается с таким явлением, как информационные перегрузки. В связи с этим возник новый термин — банкротство электронной почты. Речь идет о ситуации, когда пользователь, захлебнувшись в потоке входящих сообщений, не в силах «переварить» их, объявляет, что все входящие сообщения, накопившиеся у данного пользователя, удаляются, и система начинает работать «с нуля».

В настоящее время в Интернете и даже в печати активно обсуждаются все аспекты этого явления, начиная с практических подробностей объявления о банкротстве и заканчивая его этическими последствиями. Подобно немногословным капитанам, уходящим на морское дно вместе со своим кораблем, люди, вознамерившиеся объявить о банкротстве электронной почты, отправляют прощальное послание всем адресатам с информацией о том, что с завтрашнего утра этот адрес прекращает существование, а его владелец не будет больше отвечать на какие-либо прошлые или будущие письма, отправленные сюда.

Как и в случае с любыми другими формами банкротства, этот вариант является вынужденной, крайней мерой. Однако, как показывает практика, несмотря на то что «обнуление» ящика входящих писем может принести временное облегчение и сэкономить время, если банкротство было вызвано недостатком времени на просмотр огромного количества писем и составления ответов на них, то уже вскоре после «обнуления» ситуация может повториться.

Некоторые компании учредили у себя «пятницу, свободную от электронной почты» в надежде стимулировать таким образом межличностное общение в офисе. Поэкспериментируйте с собственными вариантами «дня без электронной почты» и понаблюдайте, что из этого получится. Возможно, день без электронной почты покажется вам днем освобождения, а не днем изоляции от внешнего мира!

Поэтому прежде чем прибегать к столь радикальному средству, как банкротство, подумайте хорошенько, окажется ли оно именно тем решением, в котором вы нуждаетесь, или следует искать корень более глубокой проблемы, которая приводит к перегрузкам почты. Проанализируйте изложенные выше рекомендации и приступайте к их внедрению. Попытайтесь изменить свое отношение к электронной почте, анализируя в то же время свои внутренние и внешние ожидания.

Наконец, по аналогии с финансовым банкротством, банкротство электронной почты может иметь ряд долговременных последствий, например не самое благоприятное мнение других людей о вашей технической компетентности и способности эффективно управлять своим временем. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение о закрытии ящика, нужно тщательно взвесить все «за» и «против».

Вариант банкротства — простое аннулирование вашего текущего адреса в системе электронной почты. Признав неспособность «переварить» все письма, накопившиеся в ящике, или придя к выводу, что вы стали мишенью «ботов» и прочих сетевых спаммеров, можно аннулировать текущий адрес и выбрать новый. Сообщите всем потенциальным корреспондентам о том, что вы сменили адрес, и хотя бы в течение нескольких дней наслаждайтесь тем, что сетевые спаммеры еще не вышли на ваш след.

Кроме того, вы можете принять решение не отвечать на сообщения, пришедшие на прежний адрес. (Правда, в этом случае возможны промежуточные варианты — например, можно отвечать лишь на те сообщения, которые считаете наиболее важными.)

 

Управление входящими письмами

Теперь, когда вы установили определенные правила работы с почтой, советую потратить несколько минут на настройку, чтобы электронная почта служила вам наилучшим образом.

Заполните пробелы.

Я получаю следующие виды/категории писем:

___________________________________________

___________________________________________

Теперь создайте в ящике входящих писем папки для всех перечисленных вами категорий. Затем откройте меню «Настройки» или «Параметры», чтобы приступить к созданию новых правил (фильтров).

Я, например, пользуюсь двумя адресами электронной почты: один для личной корреспонденции, а второй для подписок, банковских операций и шопинга (таким образом я ограждаю себя от вала второстепенных сообщений на протяжении рабочего дня). Второй адрес я проверяю раз в день — туда, как правило, не приходит никаких важных посланий, требующих немедленной реакции. На второй адрес поступают такие категории посланий:

• банковские операции;

• сообщения от авиакомпаний, услугами которых я часто пользуюсь;

• поездки в целом;

• интернет-каталоги, поставщики;

• блоги;

• новостные ресурсы;

• регистрации программного обеспечения;

• информационные бюллетени и сообщения от некоммерческих организаций;

• социальные сети;

• интересы (недвижимость, ремонт жилья, сад и огород…).

Заполните пробелы.

Рассылки и услуги, на которые я подписан:

___________________________________________

___________________________________________

Подумайте, какие из них вас раздражают; какие, как вам казалось, будут полезны, но на практике вы к ним редко обращаетесь; и какие приходят чаще, чем вам хотелось бы (во всяком случае чаще, чем вы предполагали, когда подписывались). Если вы еще не удалили их, создайте папку, где они будут накапливаться, и вручную перетащите в новую папку. Назовите ее «Рассылки на удаление». Затем отведите примерно 15 минут для того, чтобы нажать на ссылку «Отказаться от подписки» под каждым таким сообщением и покончить с ними раз и навсегда. Если вы уже удалили последние ненужные вам сообщения, то при поступлении каждого нового письма нажимайте «Отказаться от подписки» и удаляйте их в реальном времени. В любом случае вам понадобится не больше недели, чтобы, получив подобные письма, избавиться от большей их части.

Если вы испытываете большие сомнения и думаете: «Да, сейчас они раздражают меня, но не исключено, что однажды среди них окажется что-то действительно важное, и мне не хотелось бы упустить это только из-за моей нетерпеливости», советую подумать вот о чем. Во-первых, это ваше «однажды» никогда не наступит: невозможно одновременно жить и в будущем, и в настоящем. Во-вторых (вот тут уж нет никакой «философии»), присылаемую вам информацию (если можно назвать информацией то, что вам приходит) всегда можно получить из какого-то другого источника: либо на сайте соответствующей фирмы, либо на другом интернет-ресурсе, либо в печатном виде (книги, журналы, каталоги). Оцените их реальную полезность для вас и сопоставьте ее со временем, уходящим на просмотр. Если информация, содержащаяся в таких посланиях, не нужна вам ни для работы, ни для других конкретных целей, смело отказывайтесь от подписки.

Выбросьте из головы мысль о том, что вы упустите что-то важное. Не бойтесь — не упу́стите! Хорошенько поразмыслив, вы поймете, что постоянно упускаете что-то важное: интересный футбольный матч в Южной Америке, интересную отраслевую выставку в Далласе, распродажу по сниженным ценам в соседнем магазине… Невозможно присутствовать одновременно в нескольких местах — с этим нужно смириться и избавиться от панических настроений по этому поводу. В то же время следует признать, что любую информацию, в которой вы действительно нуждаетесь, вы можете при желании найти в других источниках. А все остальное нужно воспринимать как то, чем оно является на самом деле, — отвлекающий фактор и некий белый шум.

Покончив с этим, вы будете получать лишь послания от реальных людей или ключевых компаний и организаций, по-настоящему интересных вам. Если для полного завершения процесса настройки электронной почты вам понадобится несколько подходов, не переживайте. Потраченное на это время ни в коем случае нельзя считать потерянным, поскольку вы дополнительно обезопасили себя от беспорядка в папке «Входящие».

 

Почтовые вампиры

Нет ли у вас приятелей, родственников или клиентов, буквально высасывающих из вас энергию своими электронными посланиями? Они никогда не отвечают на ваши письма ответами или утверждениями, предпочитая задавать все новые и новые вопросы? Заявляя о своей заинтересованности в честном и откровенном общении, старательно уходят от сформулированных вами важных вопросов и проблем? И так повторяется каждый раз? Они заявляют, что ваши письма всегда ставят их в тупик, и в то же время упрямо настаивают на том, что именно вы неправильно понимаете их точку зрения? Они часто указывают на то, как несправедливо поступают с ними, и упорно избегают какой-либо ответственности за свои действия? В ответ на свои послания из одного-двух предложений вы получаете от них ответы размером с небольшой роман? Если вы ответили положительно хоть на один из приведенных выше вопросов, значит, вам приходится иметь дело с почтовым вампиром.

Подобно другим стервятникам, почтовые вампиры зачастую воспринимают окружающую их действительность как беспросветное болото из обид и предательства. К вам они относятся как к своей последней надежде в этой жизни. В качестве разумного объяснения их поступков обычно предлагаются тщательно продуманные предлоги, отговорки и оправдания. А любая ваша попытка предложить то или иное конструктивное (и, на ваш взгляд, совершенно разумное и рациональное) решение проблем, на которые жалуются эти граждане, наталкивается на полное непонимание, неприятие и даже неприкрытую обиду с их стороны (естественно, в письменном виде).

До появления Интернета люди такого сорта обычно забрасывали гневными письмами редактора местной газеты. Или выбирали в качестве мишени для своих филиппик кого-то, кто случайно оказался рядом с ними на вечеринке, на родительском собрании или в очереди к кассе в супермаркете. Теперь же они нацелились на ваш почтовый ящик. Их стремление во что бы то ни стало быть выслушанными и понятыми (неважно кем) зачастую принимает патологический характер. Любые попытки оперировать разумными и рациональными аргументами заведомо обречены на провал.

Отделаться от этих людей не так-то просто. Чем бо́льшую дистанцию вы попытаетесь установить между собой и ними, тем ожесточеннее будут их обвинения в ваш адрес. Несмотря на это, они попытаются во что бы то ни стало поддерживать диалог с вами.

К сожалению, у этой проблемы есть лишь один, радикальный способ решения — перестать реагировать на послания почтового вампира. Каждый ваш ответ лишь распаляет его, вдохновляя на дальнейшие «подвиги». Я понимаю, как нелегко бывает полностью игнорировать человека, который обращается к вам с теми или иными вопросами и просит помочь советом. Тем не менее, нужно признать, помощь, которую вы можете предложить таким людям (если, конечно, вы не профессиональный психолог или специалист по расстройствам нервной системы), окажется абсолютно неэффективной, учитывая их психологические проблемы. Я понимаю, как трудно вам будет игнорировать страждущего. Однако это именно тот случай, когда нужно расстаться с ближним из чувства сострадания к нему (и к себе тоже). Продолжая общение с таким человеком, мы отнюдь не облегчаем его страдания и не решаем его проблем. Напротив, становимся для него еще одним подтверждением того, что окружающие не способны понять его, что мир несправедлив и жесток.

Если мы станем игнорировать этого страдальца, он все равно придет к тому же неутешительному выводу. Это его крест. Более того, он уже давно пришел к такому выводу — еще до того, как вы отправили ему свое первое письмо. Как бы вы ни старались, никакие ваши усилия не будут оценены по достоинству. Зачем же тогда стараться? Для большей безопасности можете положить рядом с монитором головку чеснока.

 

Интернет-шопинг — черная дыра

У одной моей клиентки по имени Барбара возникли проблемы с шопингом. Она очень занятой человек, и потому редко ходит по магазинам. Но в два часа ночи, когда ей не спится, она занимается интернет-шопингом. Одновременно ее работающий телевизор настроен на канал Home Shopping Network. (Возможно, даме уже недостаточно лишь одного канала для импульсных покупок.)

Барбара нередко получает по электронной почте до семидесяти пяти сообщений в день с предложениями купить тот или иной товар, посетить презентацию нового товара, приобрести бесплатный образец на пробу… Шквал сообщений подобного рода мешает ей уделять должное внимание действительно важным посланиям (сообщениям из школы, где учится дочь, от соседей и друзей, приглашающих ее посетить то или иное мероприятие, и даже письмам с работы).

Дом Барбары буквально завален рекламными проспектами и разнообразными бланками испытания и возврата товаров (заполнение этих бланков и возврат вещей отнимает массу времени). Я провел у нее несколько полных рабочих дней, помогая оформлять возврат товаров, которые ей прислали на пробу. За день нам удавалось оформить от тридцати до сорока возвратов с помощью службы доставки, правда, каждый день прибывало примерно десять новых посылок. Барбара убеждает себя в целесообразности заказа нескольких экземпляров одного и того же товара, но разных расцветок и размеров, полагая (вопреки здравому смыслу), что вернуть ненужное легко и просто.

К сожалению, она не учитывает, что у многих заказанных товаров уже истекли сроки возврата (чаще всего потому, что Барбара не могла принять окончательное решение относительно их дальнейшей судьбы). Эти товары женщина раздаривает друзьям или жертвует благотворительному обществу. На ее кредитных карточках накопился долг в размере 150 тысяч долларов. Даже при своих шести-значных доходах Барбара зачастую превышает лимиты по кредитным карточкам и получает письма с настоятельными просьбами вернуть долги. Она уже потеряла доверие потенциальных кредиторов. Она нервничает и паникует, но не может ничего поделать со своей вредной привычкой. По крайней мере пока.

Интересно отметить: то, что может казаться совершенно неприемлемым для меня и, возможно, для вас, может быть допустимым для кого-то другого. Мы на удивление сильные и жизнерадостные создания, даже когда ходим по лезвию бритвы. Способность в течение длительного времени терпеть дискомфорт в надежде доказать собственную правоту (или неправоту других) далеко не всегда полезное качество. Зачастую эта проблема сводится к выбору, что лучше — быть правым или счастливым. Многие люди, невзирая ни на что, предпочитают быть правыми.

Готовность отказаться — важнейшее условие выхода из порочного круга для Барбары или для любого из нас. Готовность! Не сила воли, не выдержка, не ясность ума — просто готовность прекратить делать то, что не приносит нам пользы, и заняться чем-то другим. От вас даже не требуется знать, как и что вам придется сделать, чтобы вырваться из порочного круга. От вас просто требуется быть готовым поступать иначе.

Самое интересное во всей этой истории то, что до́ма у Барбары уже есть все, что можно только пожелать: шикарные наряды, великолепные ювелирные украшения, высококачественная бытовая электроника, произведения искусства и изысканная мебель. Ни в чем материальном она не нуждается. Спрашивается, какой еще пробел в своей жизни она пытается восполнить безрассудными покупками?

Если с вами происходит нечто подобное, остановитесь на мгновение. Возможно, вы ощущаете свое превосходство над Барбарой из-за того, что получаете от интернет-магазинов лишь двадцать писем в день и вам осталось вернуть всего несколько наименований товаров?

А возможно, вы испытали неприятное чувство, узнав себя в этой женщине? Хорошо уже, что мой рассказ о Барбаре не оставил вас равнодушным. Впрочем, вам нет нужды высказываться по этому поводу. Лично я никаких суждений выносить не собираюсь.

Если ваше дыхание участилось, старайтесь дышать медленно и глубоко, пока пульс не успокоится. Считайте до пяти при каждом вдохе и выдохе. Отождествлять себя с отчаянием, безысходностью и растерянностью — заранее обречь себя на неудачу. Постарайтесь отождествлять себя с готовностью изменить установки. Любое действие, направленное против маниакального и навязчивого шопинга, позволит ослабить оковы порочной привычки. А последовательные и настойчивые шаги в этом направлении в конце концов освободят вас от нее. Возможно, это освобождение произойдет не так быстро, как вам хотелось бы, но произойдет обязательно!

Постарайтесь выявить хитрые способы, которыми вы оправдываете свой нескончаемый шопинг, либо минимизировав негативные последствия таких оправданий, либо обосновав свою уникальную позицию и требования. За такими хитрыми уговорами в действительности скрывается лишь страх, упрятанный в красивую упаковку, — страх не иметь чего-то в достаточном количестве, не быть таким, каким хотелось бы, или какая-то другая разновидность страха. Этот страх и его неразлучные спутники — отчаяние, безысходность и растерянность — изо всех сил пытаются помешать вам вести себя по-другому.

Как ни странно, но именно ваши — хотя и иные — поступки способны внести необходимые изменения в вашу жизнь. Опыт подсказывает мне, что человеку редко удается изменить собственное поведение, если он ожидает, что в результате этого станет чувствовать себя лучше (в чем бы ни заключалось это «лучше» в каждом конкретном случае), будет сильнее или добьется каких-то иных успехов. Аналогично, попытки изменить свои чувства или даже подавить их практически не способны изменить наше поведение. Именно механическое «переключение» самого себя на другую модель поведения способно принести наиболее устойчивые и надежные результаты. Как остроумно заметил Уильям Джеймс, «путь к правильным действиям невозможно проложить усилиями разума, зато проложить надлежащими действиями путь к правильному мышлению вполне возможно».

Если вы действительно хотите прервать безумный цикл, которым является навязываемый вам извне шопинг, и восстановить свое финансовое благополучие и психическое здоровье, а также желаете сэкономить многие часы бесцельного блуждания по бесконечным торговым рядам Всемирной паутины, нужно прежде всего исключить себя из списков почтовой рассылки интернет-магазинов.

Не соблазняйтесь предлагаемыми скидками, специальными «VIP-распродажами», как бы велики они ни были. Не соблазняйтесь. Когда вам действительно понадобится какая-то конкретная вещь, вы всегда сможете купить ее, обратившись на один из привычных для себя сайтов. А до того времени предоставьте возможность кому-нибудь другому пользоваться сомнительными благами интернет-шопинга. Вам ведь не жалко поделиться этими «благами» с другими людьми?

Если вы чувствуете, что не в силах отказаться от посещения интернет-магазинов, а отказ от пользования компьютером для вас невозможен в принципе, возможно, вам сто́ит установить мониторинговое программное обеспечение. Поначалу оно использовалось для ограничения доступа детей к сайтам «для взрослых», однако его можно настроить таким образом, чтобы оно автоматически блокировало доступ на любые указанные вами сайты, в том числе и на сайты интернет-магазинов.

Какими бы методами отказа от интернет-шопинга вы ни пользовались (можете применить сразу несколько), важно помнить, что вы не одиноки. Если стыд, растерянность и страх изолировали вас от окружающих, вы чувствуете себя одиноким, не исключено, что найдется хотя бы один человек, готовый позаботиться о вас, когда узнает о том, что вы нуждаетесь в его заботе. Не молчите, откройте дверь (или окно, если вам кажется, что открыть дверь, пожалуй, слишком) и впустите желающего помочь вам в свой мир. Таким человеком может оказаться кто-либо из ваших друзей, родственников и/или коллег.

Умоляю вас, не совершайте покупок — хотя бы сегодня! Чего бы это ни стоило. Прогуляйтесь в парке, сходите в кинотеатр (если только он не размещается в огромном супермаркете!) и посмотрите пару новых фильмов, навестите родителей, встретьтесь с кем-либо из друзей — одним словом, заполните свободное время более содержательными занятиями, чем блуждание вдоль торговых рядов. Обещаю: по крайней мере в этот день вы отвлечетесь от навязчивых мыслей о шопинге и почувствуете, что провели время с пользой для себя (и, может быть, для кого-нибудь из близких). Чувство удовлетворенности, которое вы испытаете, не идет ни в какое сравнение с чувством опустошенности и потерянного времени, возникающим после очередного похода по магазинам (реальным или виртуальным).

 

Управление закладками

Закладки (в Internet Explorer строка меню «Избранное») — превосходный инструмент, облегчающий переход на любимые сайты. Однако если закладки не организовать надлежащим образом, их эффективность существенно снижается. Если список формировался автоматически, то есть по мере вашего путешествия по Сети сайты сохранялись в меню Bookmarks («Закладки»), то единственный способ найти нужную страницу — последовательно просматривать все закладки до тех пор, пока не обнаружится интересующая вас. Впрочем, если вы помните дату создания закладки, можно поискать ее рядом с другими сайтами, которые вы посетили в тот же день или в ближайшие дни. Однако ни один способ не позволит вам существенно сэкономить время поиска и сполна воспользоваться преимуществами такого эффективного инструмента, как закладки.

Для их организации можно воспользоваться подходом для организации бумажных документов, описанным в главе 4. Определите категории тем и интересов, по которым можно сгруппировать закладки, а затем создайте соответствующие папки, где они будут храниться. Ниже перечислены категории, которыми пользуюсь я.

• Авиапутешествия (общая информация).

• Авиакомпании (конкретные авиаперевозчики).

• Здоровье и здоровый образ жизни.

• Искусство и культура.

• Компьютеры.

• Кулинария и продукты питания.

• Новости.

• Погода.

• Спорт.

• Театр.

• Туризм.

• Финансы.

Ниже приведена иллюстрация того, как распределяются закладки по некоторым из этих папок.

• Авиакомпании:

▪ American Airlines;

▪ British Airways;

▪ Continental Airlines;

▪ Delta Airlines.

• Кулинария и продукты питания:

▪ Мелкая бытовая техника, оборудование и расходные материалы к ним:

— Baker’s Catalogue;

— Broadway Panhandler;

— Chefs Choice.com;

— Cooking.com;

— Culinary Parts Unlimited;

— Professional Cutlery Direct!

▪ Для гурманов:

— The 40th Pillsbury Bake-Off Cooking Contest;

— The Body Gourmet;

— Bourrez Votre Visage (размышления о калорийности тех или иных продуктов питания);

— Chocolate & Zucchini;

— Cook’s Illustrated;

— eGullet.org;

— Epicurious;

— Food Network’s FoodTV.Com;

— The Good Cook;

— The Grateful Palate;

— The Kitchen Link.

• Финансы и деньги:

▪ Кредитные бюро

— Equifax;

— Experian;

— Transunion.

Панель закладок — место для хранения ссылок на наиболее часто посещаемые вами сайты. Организованные в виде системы вложенных папок эти ссылки еще удобнее в использовании, чем закладки: они находятся непосредственно на панели инструментов и отображаются в каждом открытом окне браузера, в результате чего попасть на любой из этих сайтов можно, лишь щелкнув мышкой.

Каждый браузер позволяет настроить отображение окон и вкладок и, в частности, настроить закладки и их панели. Воспользуйтесь этой возможностью, персонализируйте и упростите себе веб-серфинг.

 

Управление спамом

Если проблема спама еще не «достала» вас, то приведенные ниже рекомендации помогут вам несколько отсрочить неизбежное. Независимо от того, являетесь вы начинающим или опытным пользователем электронной почты, к выбору адреса нужно подходить очень скрупулезно.

Перечисленные ниже префиксы адресов являются настоящими магнитами для так называемых «спам-ботов» (роботы, выуживающие в Сети действующие почтовые адреса). Рекомендуется избегать использования следующих префиксов: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] Предполагается, что групповые адреса электронной почты, подобные этим, существуют в каждом домене. Они представляют собой естественную мишень для спаммеров. Ниже приведено еще несколько рекомендаций, позволяющих минимизировать вашу уязвимость перед угрозой спама.

• Не пользуйтесь названиями AOL, Hotmail, Yahoo! Gmail и других крупнейших провайдеров для основного адреса электронной почты; вместо этого отдайте предпочтение какому-либо доменному имени. Создать домен очень легко, и многие хостинговые компании помогут вам в этом. Таким образом, вместо того чтобы выбрать для себя адрес [email protected], можно было бы выбрать, например, [email protected] Спаммерам хорошо известно, что у крупных провайдеров имеется огромное множество учетных записей, и в своих наиболее агрессивных рассылках они нацеливаются именно на них. Если вам приходится пользоваться услугами крупных провайдеров, выберите наиболее невнятный адрес, представляющий собой маловразумительное сочетание букв и цифр.

• Не разглашайте в Сети свой адрес электронной почты, не указывайте его на своем сайте, в новостных и дискуссионных страницах, в социальных сетях или на онлайн-форумах. Если вам обязательно нужно указать электронный адрес, то либо разделите пробелами свое пользовательское имя, символ @ и доменное имя, либо укажите свой электронный адрес таким образом: «пользовательское имя AT доменное имя DOT com». Спаммеры используют ботов для сканирования Интернета и добывания адресов с веб-страниц.

• Откажитесь от списков почтовой рассылки и убедитесь в том, что компании, в распоряжении которых оказался ваш электронный адрес или какие-либо другие личные данные, не сообщают и не продают эти данные другим компаниям. Ознакомьтесь с политикой конфиденциальности любого сайта, прежде чем совершать через него покупки или вступать в переписку с компаниями, занимающимися торговлей в Интернете.

• Никогда не открывайте письма со спамом. Ни при каких обстоятельствах! Сам по себе факт открытия письма указывает спаммеру на то, что выбранный им адрес реально

• существует (чтобы выявить факт открытия, спаммер встраивает в письмо специальный код).

• Никогда не отвечайте на спам — даже чтобы отписаться от него. Спам зачастую предлагает ложные варианты «отписки» как еще один способ проверить реальность вашего электронного адреса. Таким образом, щелкнув на «Отписаться», вы, по сути, лишь увеличиваете количество спама, которое будет отправлено на ваш адрес. Если злоумышленники рассылают спам с похищенного адреса, ваш ответ получит лишь невинная жертва такого похищения.

• Никогда не покупайте ничего в ответ на письмо, которое пришло к вам не по вашей инициативе. Спаммеры рассылают спам, руководствуясь исключительно соображениями личной выгоды, либо путем совершения мошеннических действий в отношении слишком доверчивых людей, либо путем продажи таким людям всевозможной ерунды. Когда же эти действия перестают приносить прибыль, спаммеры изыскивают новые способы дурачить людей, но при этом по крайней мере перестают докучать вам.

Если вы захлебываетесь в спаме, можно предпринять ряд действий, которые помогут сократить приток мусорных писем. Полностью избавиться от спама, конечно, невозможно, однако следование приведенным ниже рекомендациям поможет вам снизить его натиск.

• Если у вас нет защиты от спама, установите нужную программу. Если же такая защита предусмотрена, но вы не пользуетесь ею, немедленно активируйте ее.

• Большинство интернет-провайдеров и внешних почтовых серверов предлагают те или иные разновидности внешнего спам-фильтра. Обратившись на сайт своего провайдера, откройте раздел «Почтовая служба». У разных провайдеров этот раздел может называться по-разному, но слово «почта» в его названии будет присутствовать обязательно. Найдите на главной странице раздела пункт «Настройки» (или что-нибудь вроде того) и отыщите там пункт, обозначенный как «Фильтрация спама», «Блокировка спама» или еще как-нибудь (важно, чтобы в названии присутствовало слово «спам»). Обнаружив данный пункт, вы можете установить уровень чувствительности, начиная с низкого (фильтрация лишь самого очевидного спама) и заканчивая высоким (фильтрация всех поступлений от тех, кто не зафиксирован в адресной книге). На самом высоком уровне фильтрации мой провайдер почтовых услуг генерирует собственное письмо в ответ на любые сообщения, полученные с неизвестных адресов. Мой провайдер предлагает отправителям этих сообщений попросить меня включить их в адресную книгу. Роботы, естественно, не могут ответить на это предложение, а реальные люди могут. Таким образом, у моих неизвестных корреспондентов появляется возможность подтвердить свою личность. В таком случае вам придется (лишь один раз) добавить их в адресную книгу. Отфильтрованные письма, отправители которых не посчитали нужным обозначить себя, направляются в специальную папку на сервере провайдера и ежедневно удаляются.

• В большинстве почтовых программ также предусмотрены спам-фильтры. Иногда их называют «фильтрами», иногда — «правилами». Почтовая программа фильтрует входящие сообщения, основываясь на заданных вами параметрах (в пункте «Настройки»). Эти параметры указывают почтовой программе, как обрабатывать различные виды писем. Вы можете задать блокировку сообщений, содержащих определенные ключевые слова, или сообщений от конкретных отправителей. Эти ключевые слова могут относиться лишь к строке «Тема», лишь к телу письма или к тому и другому. Например, любые входящие сообщения, которые содержат ключевые слова «Виагра» или «разбогатейте прямо сейчас», какому бы отправителю они ни принадлежали, можно с ходу отправлять в корзину. По мере того как вы будете выявлять во входящей почте новые, нежелательные для вас словосочетания или тенденции, можно редактировать фильтры или правила, отражая в них любые перемены.

• Последний вариант управления спамом — программы его фильтрации от внешних разработчиков. Поскольку все новые и новые версии таких программ появляются едва ли не каждый день, не могу порекомендовать вам какую-то конкретную. В Интернете всегда можно найти несколько бесплатных версий таких программ, не говоря уж о платных. Какую бы программу вы ни выбрали, ее настройка и использование не вызовет особых трудностей. В любом случае она будет выполнять все заявленные ею функции. Учитывая сказанное, предлагаю вам провести небольшое предварительное интернет-исследование, посоветоваться с друзьями или знакомыми, у которых есть опыт установки данных программ. (Разумеется, прежде чем принять их советы и рекомендации, убедитесь, что их опыт богаче вашего.) Остановив свой выбор на той или иной программе, следует ее протестировать, то есть поработать с нею какое-то время, чтобы оценить ее возможности и удобство в использовании.

Если ни одна из перечисленных выше рекомендаций не позволяет существенно снизить количество спама, в качестве крайней меры следует отказаться от электронного адреса, подвергающегося столь мощным атакам спаммеров. Прежде чем впадать в панику или протестовать, вспомните, что я отнюдь не предлагаю вам продать дом и перебраться на необитаемый остров, где у вас в хижине не будет ни водопровода, ни канализации, ни прочих благ, без которых так трудно жить современному человеку. Как бы вы ни гордились своим нынешним электронным адресом, вы и ваш адрес не одно и то же. Об этом важно помнить. Если ценой избавления от спама является рассылка постоянным корреспондентам единственного сообщения с указанием нового адреса, то, поверьте, это не такая уж высокая цена. Все в нашем мире преходяще, даже адреса электронной почты.

 

Организация компьютера

 

Названия папок

На первый взгляд может показаться, что компьютеры — это лишь дорогие ящики для управления электронной почтой или для интернет-шопинга. Разумеется, это далеко не так. Компьютеры — мощные инструменты, помогающие экономить время и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем это удавалось в прежние времена целым коллективам вручную. Впрочем, это не мешает компьютерам подчас превращаться в непроходимые лабиринты файлов и папок, где поиск нужного файла или папки становится настоящей пыткой.

Если представлять компьютер как виртуальный шкаф или стеллаж для хранения документов, то на основе данной модели можно организовать хранение и поиск цифровых данных в компьютере. То, что файлы и папки представляют собой цифровые данные, а не бумажные, — единственное различие между бумажным и цифровым способом хранения информации. Во всем остальном файл — это файл.

Возможно, что вы еще не читали главу 4 и не претворяли приведенные в ней рекомендации в жизнь. Возможно, что у вас до́ма нет обычного шкафа или стеллажа для документов (либо такой шкаф или стеллаж есть, но вы используете его не по прямому назначению). Возможно даже, что у вас нет ни одной папки для хранения документов и все ваши бумаги лежат в одной большой куче, то есть разложены стопками на столе; причем в этом хаосе никто, кроме вас, разобраться не в состоянии. В таком случае, после того как вы ознакомитесь с материалом данной главы и воплотите в жизнь приведенные рекомендации, организационная структура вашего компьютера может послужить образцом для наведения порядка в бумагах.

Чтобы начать систематизировать компьютерные файлы, пожалуйста, подойдите к своему компьютеру прямо сейчас. Убедитесь, что он включен и на его мониторе отображается рабочий стол. На жестком диске уже должна быть папка под названием либо «Документы», либо «Мои документы». Пожалуйста, найдите ее прямо сейчас. Если по какой-либо причине на жестком диске вашего компьютера нет подобной папки, создайте ее прямо сейчас и назовите «Документы».

Она станет вашей корневой, базовой папкой для всех документов и личных файлов. Под личными файлами я подразумеваю все данные или документы, которые вы будете загружать, а также создавать, хранить или изменять. Помните, что вы не можете изменять автономные программные приложения, или программы, которые также хранятся на жестком диске, обычно в одноименной папке, например Quicken, Intuit или Microsoft Office. Если только вы не программист, вам не следует открывать папки приложений, чтобы внести изменения, переместить или удалить какой-либо из файлов. Файлы с совершенно безобидными, на первый взгляд, названиями могут оказаться важнейшими фрагментами кода, бездумные манипуляции с которыми необратимо нарушат способность программы выполнять свои функции. Что же касается папок, содержащих приложения или другие элементы программного обеспечения, то необходимо зарубить себе на носу: в случае малейших сомнений прячьте руки за спину.

Есть у вас дома реальный шкаф для хранения документов или нет, представьте, что ваша папка «Документы» и есть такой виртуальный шкаф. В отличие от реального, в виртуальном шкафу нет выдвижных ящиков или полок, которые служили бы основой для структуры, — только папки. Итак, нам нужно создать главные папки, соответствующие самому высокому уровню (самым общим категориям) в нашей структуре, например «Финансы», или «Корреспонденция», или «Обустройство дома». Затем внутри каждой из таких папок мы создадим вложенные папки более конкретного назначения. Например, в папке «Корреспонденция» можно создать папки под названиями «Кредиторы», «Семья», «Друзья»…

Общее правило создания папок и присвоения им названий таково: наименования всегда должны быть достаточно конкретными для того, чтобы о содержимом мог догадаться любой человек (необязательно только вы), но не настолько специализированными, чтобы папка содержала лишь один файл.

Ниже приведен перечень главных папок на моем компьютере. Я привожу этот перечень для того, чтобы проиллюстрировать взаимосвязь этих папок в их общей иерархии.

Документы

• VirgoMan.

• Книги в работе.

• Медицина и здоровье.

• Корреспонденция, личная.

• Корреспонденция, профессиональная.

• Финансы.

• Сад и огород.

• Аспирантура.

• Канцтовары.

• Руководства пользователя.

• Фотографии.

• Рецепты.

• Путешествия.

Здесь важно отметить два момента. Во-первых, вы наверняка обратили внимание, что главные папки перечислены не в алфавитном порядке. Это объясняется тем, что я вставил пробел (или несколько пробелов) перед названиями некоторых главных папок, чтобы компьютер поместил их на самом верху списка. Поскольку компьютер упорядочивает названия папок строго в алфавитной последовательности, названия, начинающиеся с пробела (или нескольких пробелов), автоматически выносятся в начало списка. Эта особенность оказалась весьма полезной для меня, поскольку название моей компании начинается с буквы «V», но мне хотелось бы иметь возможность обращаться к этим папкам часто и быстро. Перемещение названий этих папок в начало списка означает, что мне не придется каждый раз «прокручивать» этот список сверху донизу в поисках нужной папки. Этот совет поможет и вам «заставить» часто используемые папки подняться в верхнюю часть списка.

Во-вторых, многие из этих главных папок содержат вложенные папки, что позволяет мне создавать еще более узконаправленные группы файлов. В частности, главные папки включают в себя следующие дополнительные.

Документы

• VirgoMan (главная папка).

▪ Файлы клиентов (с вложенными папками):

— VM иллюстрации;

— VM биографии, резюме и фотографии;

— VM контракты;

— VM подарочные сертификаты;

— VM связи с общественностью;

— VM тренинги и семинары.

Если опуститься еще на один уровень, структура выглядит так.

Документы

• VirgoMan.

▪ Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— Неактивные клиенты.

Если же опуститься еще на один уровень, мы обнаружим следующие вложенные папки.

Документы

• VirgoMan.

▪ Файлы клиентов:

— Бекка и Кэрол;

— Патти и Нина;

— Айрис;

— неактивные клиенты:

— Аманда Бейкер;

— Марк Хоппер;

— Ричард Нельсон.

Воспользовавшись вышеприведенной иллюстрацией в качестве ориентира, приступайте к составлению списка главных папок, которые у вас уже есть или которые планируете создать в папке «Документы».

Документы

___________________________________________

___________________________________________

Великолепно! А теперь укажите вложенные папки для каждой из своих главных папок.

(Главная папка из приведенного выше списка)

___________________________________________

___________________________________________

Теперь вы можете либо скопировать приведенный выше список и рассматривать его как упражнение, либо после составления своего списка использовать его в качестве шаблона для создания папок на своем компьютере. В результате вам придется сделать именно это. Данное упражнение призвано настроить вас именно на такой способ мышления (мыслить категориями иерархической системы папок) и предоставить вам некую визуальную схему, с которой можно экспериментировать и изменять ее без каких-либо последствий.

Нередко у малоопытных пользователей, вероятно, под влиянием кино и телевидения формируются ложные представления о быстродействии компьютера. Но рассчитывать на молниеносность вычислительных процессов у нас ничуть не больше оснований, чем ждать молниеносного завершения какого-нибудь сложного судебного разбирательства, которое только в кино бывает скорым и эффектным. Не позволяйте средствам массовой информации или популярным развлекательным программам вводить вас в заблуждение. Учитывая сказанное, сортировку и поиск требуемой информации на вашем компьютере можно выполнить гораздо быстрее, если все организовано надлежащим образом. Задача сортировки и поиска данных существенно затрудняется, если вам приходится просматривать сотни документов, названия которых совершенно не отражают их сути.

Создайте столько иерархических уровней, сколько считаете нужным. Так или иначе ваша иерархическая система папок должна как можно точнее отражать структуру документов. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы, с одной стороны, в каждой из папок не было слишком много разнородных по содержанию документов и, с другой — чтобы среди папок не оказалось таких, где лишь по одному документу. В последнем случае для одиночных файлов всегда можно подобрать наиболее подходящее место среди уже существующих папок. Впрочем, если какой-либо из одиночных файлов вы не знаете, куда поместить, не остается ничего другого, как примириться с существованием папки, содержащей единственный файл, в надежде, что в будущем у него появятся компаньоны.

Обратите внимание: до сих пор мы еще ничего не изменили на жестком диске компьютера. Все, что мы к этому моменту сделали, было лишь подготовительной работой к сортировке и организации файлов на жестком диске.

 

Названия файлов

Остались в прошлом времена DOS, когда в названиях файлов могло быть не больше восьми буквенно-цифровых символов, причем использование любых других символов вообще не допускалось. Современные компьютеры, как PC, так и Mac, позволяют именовать файлы практически как угодно. Разумеется, этим преимуществом нужно пользоваться по максимуму. Называйте каждый свой файл так, чтобы его было легко запомнить, легко найти и легко отличить от собратьев. В то же время желательно делать наименования по возможности краткими (впрочем, злоупотреблять аббревиатурами тоже не рекомендуется). Длинные названия плохи тем, что полностью увидеть их можно лишь в большом окне. Чтобы не заставлять себя (или кого-нибудь другого) теряться в догадках, пытаясь понять, что же означает этот набор символов, давайте файлам простые и понятные имена. Так, вместо того чтобы присваивать файлу название «229 West 138th Street, проект реконструкции системы отопления, вентиляции и кондиционирования, лето 20XX г., договоры со Смитом», воспользуйтесь вариантом, предложенным ниже.

Папка: 229 West 138th Street

Папка: Лето 20XX реконструкция.

Папка: Отопление, вентиляция, кондиционирование

Папка: Договоры со Смитом

Файл: Ценовое предложение Смита, 6-28-XX

Выберите единообразный язык, стиль или метод именования файлов и папок. Выработайте для названий собственную систему или свод правил, которые помогут вам. Если вашим компьютером пользуется кто-то еще, ознакомьте его с этими правилами и попросите их учитывать. Единообразие в присвоении имен файлам и папкам — лучший способ обеспечить легкий поиск документов, которыми вы не пользовались месяцами или даже годами.

Используйте типичные названия, имеющие для вас определенный смысл, и, когда это целесообразно, включайте туда соответствующие номера модели, наименования проектов или фамилии ключевых исполнителей. И обязательно даты. Обновляйте дату каждый раз после редактирования документа. Если на протяжении дня вы несколько раз делали поправки в документе, указывайте в названии также время внесения соответствующего изменения. Такой подход к названиям позволит легко найти последнюю версию файла, а если потребуется — четко идентифицировать каждую из предыдущих.

Итак, вместо того чтобы использовать название «Мой список лиц для рассылки открыток» для обозначения списка адресатов открыток с поздравлениями и пожеланиями, я назвал его «20ХХ: мой список лиц для рассылки открыток, 11-07-20ХХ». Таким образом, мне сразу понятно, что этот перечень относится к 20ХХ году. Из названия очевидно, что речь идет именно о тех, кому я должен разослать поздравления (это очень важно, если в компьютере хранятся какие-то другие списки адресов или контактов). В названии указана также дата последнего изменения (11-7-20ХХ). Таким образом, если меня будет интересовать «20ХХ» год или «рассылка открыток», то я легко найду соответствующие файлы, а если понадобится последняя версия документа, я всегда могу ориентироваться на соответствующую дату.

 

Сохранение и настройка файлов

Сохраняя документы на каком-либо носителе информации (внешнем или внутреннем), выберите правильное место для их хранения — в таком случае ваш новый (или отредактированный) документ окажется в нужной папке.

Избегайте использования распространенных инициалов в качестве меток для поиска: многие слова могут содержать эти инициалы именно в указанной вами последовательности. Например, мои инициалы — AM. Если я использую их как часть названия какого-либо файла (например «AM Resume, 01-16-10»), то, задав поиск по сочетанию «AM», я получу длинный список файлов, включающих сочетание букв «AM» в той же последовательности (например, name, game, amazing и т. п.). То есть результат поиска в данном случае будет включать много лишнего, и потом мне это предстоит отсеять, чтобы найти интересующий меня файл. Если же я выполню поиск по ключевому слову «резюме», то результатом поиска будет список всех файлов, содержащих слово «резюме». Найти среди них нужный окажется гораздо легче.

Аналогично, при инсталляции новых программ всегда указывайте для их хранения папку «Program Files» или «Applications». Ни в коем случае не сохраняйте файлы, с которыми работаете (то есть файлы, содержащие текст или данные, которыми вы пользуетесь и вносите туда какие-либо изменения), в папке, где хранятся программные приложения. То есть никогда не сохраняйте свой документ, созданный в формате Microsoft Word, в папке Microsoft Word, содержащей программное приложение под именем Microsoft Word. Храня документы отдельно от файлов с программами, вы снижаете риск случайного удаления своих документов при инсталляции программ или замене их старых версий новыми.

Подходите к процессу сохранения файлов избирательно, удаляйте ненужные документы. После формирования окончательной версии документа нет смысла оставлять все промежуточные версии. Извлеките из них все ключевые предложения или идеи и сохраните в отдельном файле, который послужит источником ценного материала для будущих проектов. После этого можно удалить промежуточные версии документа, оставив лишь окончательную. Включите в ее название слова́ «окончательная», «последняя», чтобы обозначить окончание редактирования.

Вместо того чтобы сохранять в разных местах несколько копий одного и того же документа, пользуйтесь ссылками (ярлыками). Ссылки не следует путать с созданием резервных копий файла. Но если вам необходимо обращаться к одному и тому же файлу из нескольких мест, то не сто́ит плодить многочисленные копии этого файла — в противном случае вы рискуете создать конкурирующие варианты каждой версии и потерять ценный труд. Вместо этого нужно создать в разных местах столько ссылок, сколько необходимо, причем все ссылки должны указывать на один и тот же исходный документ. Для создания ярлыка на любом компьютере (даже «Макинтоши» в наше время поддерживают двукнопочную мышь) достаточно выбрать нужный файл и щелкнуть правой кнопкой мыши. В «Макинтошах» ярлыки называются псевдонимами. Их можно создавать в разных местах с помощью операции «перетащить и оставить».

Различные разработчики предлагают также программы (бесплатные и платные), позволяющие «раскрашивать» названия файлов и папок. Это может оказаться полезным в отношении часто используемых документов. Например, названия файлов, в которых хранятся финансовые данные, можно раскрасить в зеленый цвет и т. п. Это один из способов ускорения распознавания и доступа к нужным файлам и папкам.

Пиктограммы — это миниатюрные изображения, размещаемые на папке. Просмотр папок, представленных своими пиктограммами (доступ к такому режиму просмотра возможен посредством вкладки «Вид» на панели инструментов), позволяет отыскивать нужные не только по названиям, но и визуально. Я применил пиктограммы к нескольким папкам и выбрал для этой цели довольно выразительные условные обозначения, помогающие буквально с первого взгляда отличить нужные папки. Например, я поставил пиктограмму знака доллара, используемую в программе управления личными финансами Quicken, на папку «Файлы Quicken», а к папке под названием «Коммунальные услуги» присоединил пиктограмму счетчика расхода воды. Эти значки забавно выглядят и позволяют быстро найти необходимую информацию. Чтобы присоединить то или иное изображение к папке, достаточно щелкнуть на этой папке правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню «Свойства». В диалоговом окне «Свойства» выберите вкладку «Настройка». В области «Рисунки папок» щелкните на кнопке «Выбор рисунка». Если вы работаете на «Макинтоше», эту операцию нужно проделать на вкладке «Get info». Вверху, рядом с названием файла, вы увидите пиктограмму. Этот значок (или изображение) нужно просто наложить поверх исходного изображения папки. Задача выполнена.

 

Организация файлов и папок

Теперь, когда вы знаете, как создавать папки, правильно присваивать им названия и даже получать небольшое удовольствие от присоединения к ним пиктограмм, настало время приступить непосредственно к организации файлов и папок.

Если ваш компьютер выключен, включите его. Установите таймер на два часа (полагаю, этого времени вполне достаточно, чтобы привести в порядок все ваши файлы и папки). Даже несмотря на то что два часа — не так уж много, советую каждые 15 минут расслабляться и менять позу (длительное пребывание в одном положении у компьютера утомляет зрение и тело и негативно влияет на здоровье). При необходимости переведите таймер в режим паузы, встаньте с кресла, перекусите, выпейте воды, чашку чая или кофе, но ни в коем случае не принимайте пищу, сидя за клавиатурой: вам, наверное, известны случаи, когда люди проливали на клавиатуру кофе или другие напитки, из-за чего она мгновенно выходила из строя. Отдохнув немного, возвращайтесь к делу (не забудьте возобновить работу таймера).

Найдите и откройте папку «Документы». В ней создайте вложенную папку и озаглавьте ее «Временная свалка», или «ВС», как мы будем называть ее в дальнейшем. (Надеюсь, это название вас немного позабавит.) Откройте эту папку и больше пока не трогайте.

Не сворачивайте ее, просто уменьшите до такой степени, чтобы за ней можно было открыть другое окно. На компьютерах типа PC это можно сделать, наводя указатель мыши на любой угол окна до тех пор, пока не увидите на экране короткую диагональную линию с двумя стрелками. Перетягивая эту линию, можно изменить размер окна в любом направлении, сделав его шире, выше или шире и выше. На «Макинтошах» в нижнем правом углу каждого окна имеются три диагональные линии. Просто наведите указатель мыши на эти линии, а затем потяните, чтобы изменить размер окна до нужного вам.

Чтобы расчистить рабочий стол компьютера, можно свернуть все открытые окна. Вы уберете их с экрана, но при этом они останутся открытыми (вы будто переместили их на задний план, где они ожидают своего часа).

На компьютерах типа PC можно свернуть любое окно, щелкнув на кнопке минимизации, которая отображается символом «_» в верхнем правом углу открытого окна. После этого пиктограмма свернутого окна размещается на панели задач. Чтобы восстановить окно на экране, щелкните на пиктограмме приложения (или программы) на панели задач — и окно тотчас отобразится на экране.

На «Макинтошах» окно можно минимизировать, щелкнув на кнопке желтого цвета в верхнем левом углу любого открытого окна. В результате окно превращается в миниатюрную пиктограмму, отображаемую на правой стороне так называемого «дока» (аналог панели задач). Щелкнув, как и в случае PC, на этой пиктограмме, вы увидите развернутое окно.

Пора свернуть папку «Документы». Великолепно! На вашем рабочем столе осталась одна открытая папка под названием ВС.

Теперь нажмите иконку «Мой компьютер» (на компьютерах типа PC) или «Macintosh HD» (на компьютерах типа Mac). Растяните это окно так, чтобы видеть несколько уровней иерархии файлов, не прибегая к изменению размеров окна.

Открыв это окно, приступайте к поиску файлов и папок, которые в данный момент могут находиться где угодно, только не в папке «Документы». Обнаруживая такие файлы и папки, перетаскивайте их в папку ВС. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не будете уверены в том, что нашли и переместили в ВС все, что только можно было найти.

Теперь закройте окно «Мой компьютер» и разверните «Документы». Папки «Документы» и ВС должны располагаться на экране бок о бок.

Следующий этап: вам предстоит создать внутри «Документов» иерархию папок, список которых вы составили ранее. Сравните названия файлов и папок, которые вам удалось только что найти, со своим списком и посмотри́те, что уже есть. Теперь создайте недостающие папки. После того как будут готовы все папки, начинайте открывать каждую из существующих папок в ВС и анализировать ее содержимое. Если среди имеющихся там файлов есть такие, названия которых свидетельствуют, что документ можно удалить, удалите тотчас же. Что же касается всех остальных файлов, то каждый из них следует открыть и, оценив его полезность, либо оставить, либо удалить. Исследовав содержимое очередной папки, ее нужно перетащить в одну из тех, что созданы внутри «Документов». То же самое повторите для каждой из папок, содержащихся в ВС. Процесс завершится тогда, когда папка ВС будет пуста, а все, ранее содержавшееся в ней, будет распределено по иерархии папок в «Документах». В зависимости от количества файлов и папок на вашем компьютере указанный процесс может занять у вас от пятнадцати минут до нескольких часов или потребовать нескольких «захо́дов». Сколько бы времени на это ни ушло, ваша цель — присвоить каждому файлу подходящее имя, поместить каждый документ в папку с родственными файлами и дать этой папке название, как можно точнее отражающее ее содержимое.

Рассортировав и организовав все свои файлы, произведите очистку «Корзины» и удалите все ненужное.

Поздравляю: ваш компьютер организован наилучшим образом! По крайней мере в данный момент.

 

Еще несколько замечаний о поддержании компьютера в порядке

Я категорически против того, чтобы рабочий стол вашего компьютера служил пристанищем для файлов и папок, которые обычно именуют «Разное». Если вы работаете одновременно над несколькими проектами, имеет смысл создать ярлыки, с помощью которых можно обращаться к соответствующим файлам и папкам. Ни в коем случае не оставляйте свои файлы и папки на рабочем столе. Принцип «всему свое место» в данном случае означает, что любые новые папки нужно с самого начала (а не «когда-нибудь потом») создавать в виде вложенных папок в папке «Документы».

Чтобы поддерживать компьютер в порядке, при создании файлов и папок нужно действовать не спеша, обдуманно. Присваивайте файлам и папкам подходящие имена в момент их создания, дабы не переименовывать впоследствии. С самого начала сохраняйте файлы и папки в наиболее подходящих для них местах, чтобы не приходилось перемещать их туда-сюда. Неукоснительное соблюдение принципа «подобное к подобному» гарантирует: ни в одной папке нет разнородных файлов. Если вы не создаете собственноручно беспорядок, то у вас никогда его не будет. Вспоминайте об этом каждый раз, когда у вас возникнет соблазн «сэкономить время», назвав новый файл или папку как придется или сохранив новый файл в первой попавшейся папке или на рабочем столе. (Разумеется, вы сделаете это лишь «в виде исключения» и пообещаете себе, что «при первой же возможности» переименуете этот файл или переместите его в более подходящее место…) Плохие привычки порождают еще более плохие привычки. Возьмите за правило делать все «по закону» с первого раза. В таком случае вам не придется давать себе обещания исправиться (и неминуемо нарушать эти обещания).

 

Резервное копирование!

Наряду с записью важной информации на компакт-диски (или DVD) и хранением этих компакт-дисков в надежном месте (в несгораемом шкафу у себя дома или даже в бронированном сейфе какого-нибудь банка) советую приобрести внешний накопитель, подключаемый к компьютеру либо с помощью FireWire, либо через USB-порт. При использовании внешнего накопителя резервные копии важных файлов и папок можно создавать либо вручную (перетащить мышью), либо автоматически (с помощью специального программного обеспечения, которым нередко комплектуются такие устройства). В случае использования специальных приложений вы указываете, какие именно файлы и папки хотите копировать, а также время и периодичность копирования — все остальное сделает программа. Лично я предпочитаю выполнять резервное копирование всех своих документов раз в неделю после полуночи. Разумеется, я не сижу за работой в такое время. Просто оставляю компьютер на ночь включенным, а программа автоматического создания резервных копий выполняет всю рутинную работу за меня.

Создайте и регулярно обновляйте папку с фотографиями и описаниями всего вашего имущества. Эта папка окажется бесценным ресурсом в случае пожара, затопления или иного стихийного бедствия. В этом случае у вас останутся цифровые изображения пострадавших пожитков, а также их описание. Если речь идет о каких-то дорогостоящих вещах, полезно также иметь отсканированную копию кассового чека или подтверждения выплаты по кредитной карточке. А еще стоит обзавестись отсканированными версиями оценки стоимости всех ювелирных украшений, произведений искусства и антиквариата — любых предметов, стоимость которых превышает базовые лимиты по вашему страховому полису. Если вы понесете потери, то вряд ли захотите вступать в бесконечные споры со страховщиками о подлинной стоимости секретера XVIII века, доставшегося вам в наследство от покойной тетушки. Экземпляры этих цифровых материалов следует хранить в нескольких местах, причем хотя бы один из них должен быть вне дома (в банковской ячейке, дома у кого-либо из ваших близких друзей, соседей или родственников или даже у вас в офисе). Крайне нежелательно, чтобы столь ценные бумаги были представлены в единственном экземпляре в виде папки на жестком диске вашего компьютера, если он сгорит в пламени пожара или будет выведен из строя в результате затопления!

Можно воспользоваться услугами интернет-компаний, предлагающих хранить файлы пользователей на своих серверах. Некоторые из таких фирм предлагают весьма ограниченное пространство для бесплатного хранения резервных копий; некоторые дают много свободного места за определенную плату; кое-кто берет плату за любой доступ к своим серверам. В любом случае эти сайты можно настроить так, чтобы они автоматически резервировали файлы вашего компьютера с заданным интервалом времени. Поищите подобные сайты в Интернете и убедитесь, что они располагают достаточным пространством на своих жестких дисках и достаточным количеством дисководов, чтобы создавать не менее трех резервных копий, обеспечив этим сохранность ваших данных даже в случае выхода из строя одного элемента системы.

Флешки слишком нестабильно работают, чтобы служить надежными носителями резервных копий. Чтобы вывести такой накопитель из строя, достаточно уронить его на пол и случайно наступить на него. Флешки незаменимы в качестве компактных устройств для переноса данных с одного компьютера на другой, но как постоянное хранилище важных данных я не рискнул бы их использовать.

Умные люди говорят: «Создавай резервные копии как можно раньше и как можно чаще». Будучи неоднократной жертвой и свидетелем (когда речь шла о моих клиентах) выхода из строя жестких дисков, что сопровождалось потерей важных данных, стоимость которых в отдельных случаях составляла несколько тысяч долларов, я настаиваю на создании нескольких резервных копий в разных формах: на внешних дисководах, нескольких компакт-дисках и DVD. Не кладите все яйца (в данном случае файлы) в одну корзину. Каждые несколько месяцев я записываю новые диски и помещаю их в надежном месте (не скажу где; могу лишь признаться, что пару-тройку компакт-дисков с резервными копиями важных файлов я держу у себя в книжном шкафу, в особой папке, озаглавленной «Резервные копии»). Учитесь на чужих ошибках, и вы избавите себя от многих неприятностей. Только представьте себе, что ваш компьютер выходит из строя до того, как вы успеете создать резервные копии важных файлов. Вот ужас!

Пока у вас хранятся исходные диски для инсталляции тех или иных компьютерных программ, нет смысла создавать их резервные копии. Если компьютер выйдет из строя, вы без труда восстановите эти программы с исходного диска или загрузите файл установки из Интернета. Копирование программ и попытки переустановить их на основе этих копий весьма мудреное дело, отнюдь не гарантирующее удачного результата. Никогда нельзя быть уверенным, что вам удастся благополучно скопировать весь код программы, резервную копию которой вы хотите создать; достаточно не скопировать какой-то один, даже небольшой по объему фрагмент программного кода, чтобы неработоспособным оказалось все приложение.

 

Социальные сети: чего я от них жду?

Сайт социальной сети — это веб-сайт, виртуальное интернет-сообщество либо для тех, у кого общие интересы, либо для людей, желающих пообщаться, но разделенных большими расстояниями. Каждый такой сайт предполагает фиксированное членство — лишь зарегистрированные пользователи получают доступ ко всем возможностям. Членство, как правило, является бесплатным. Каждый пользователь социальной сети создает свой онлайн-профиль, содержащий биографические данные; они могут быть предельно лаконичными (имя, фамилия и дата рождения) или же дополняться фотографиями, перечнем увлечений и любой другой информацией, которой человек желает поделиться с другими пользователями данной социальной сети. Участники зачастую ограничивают доступ к своему профилю лишь определенным кругом друзей. На каждом из таких сайтов предусмотрен определенный способ взаимодействия и поиска друзей. Члены сети могут общаться друг с другом «голосом», с помощью чатов, видеоконференций, блогов и мгновенного обмена сообщениями. Каждый сайт, как правило, дает пользователям возможность вступать в контакт и знакомиться с людьми через расширенную сеть других пользователей (с друзьями друзей).

Социальные сети позволяют знакомиться с новыми людьми, формировать группы по интересам или присоединяться к уже существующим, расширять круг знакомств как в профессиональном, так и в личном плане. Многие используют социальные сети для поиска старых друзей, следы которых затерялись. Недавно на меня вышли таким способом несколько друзей детства. Знакомство в социальной сети может также послужить толчком для личной встречи людей, почувствовавших взаимную симпатию. Существуют сайты, где собеседники договариваются о личной встрече, находят друзей или работу. Некоторые сайты обслуживают определенные отрасли или определенные группы компаний. Есть также сайты, берущие на себя несколько ролей. Создается все больше сетей, которые являются определенной нишей более крупного сообщества. Появились социальные сайты-ниши, ориентированные на определенные сферы деятельности или интересы, начиная с сайтов, посвященных изучению новых языков, и заканчивая теми, на которых люди делятся кулинарными рецептами или способами избавления от вредных привычек. О социальных сетях можно было бы рассказать много интересного, но я позволю читателям ознакомиться с этим вопросом самостоятельно. Сейчас же хочу поговорить о них как об эффективном инструменте общения.

Многие из вас, наверное, слышали о работодателях, использующих социальные сети для получения дополнительной информации о потенциальных работниках. Поиск кандидатов на вакантные места и знакомство с их интернет-профилем стало для некоторых компаний стандартной практикой подбора кадров. Имейте это в виду, прежде чем размещать в социальной сети фотографию с вашего дня рождения, особенно если заметно, что вы уже здорово наклюкались. Даже самая невинная, на первый взгляд, информация, размещенная в социальной сети, может изрядно повредить вашей репутации и, соответственно, перспективам устройства на работу.

Компании-разработчики пока недалеко продвинулись в создании приложений для мобильных телефонов, которые расширяют сферу использования социальных сетей, ограниченную в настоящее время лишь ПК. Размещение в сети фотографий, видеоматериалов и использование GPS для облегчения свиданий в реальном времени — вот лишь несколько способов взаимодействия мобильных телефонов и подобных сетей.

Кое-кто из читателей может подумать, что все это может интересовать только подростков. Ошибаетесь! Несмотря на то что в социальных сетях «толкутся» главным образом подростки и те, кому чуть больше двадцати, многие люди старше тридцати тоже пользуются этими сайтами, в том числе для планирования мероприятий и широкой рассылки приглашений или, например, для выполнения проектов (как личных, так и связанных с работой). В обозримом будущем социальные сети останутся важным средством общения, и нет смысла отказываться от использования возможностей, которые они предоставляют. Эти сети настолько обширны, что в них легко затеряться, хотя это характерно для всего Интернета. Однако, устав от бесцельного блуждания по сети, вы рано или поздно определите наиболее полезные для себя возможности из предоставляемых ею и ограничитесь лишь ими.

Взаимная поддержка, дружба и общение с близкими по духу или интересам собеседниками — все это возможно в социальных сетях. Здесь вы можете найти подрядчиков, поставщиков и прочих деловых партнеров, организовать вечеринку или получить информацию о заболевании, которое вас тревожит. Вы познакомитесь здесь с теми, кто разделяет ваши интересы и цели или ваши антипатии. Для кого-то из нас сети никогда не заменят непосредственного общения. А вот для жителей отдаленных и малонаселенных регионов или для людей с ограниченными возможностями общение и совместное пользование ресурсами с единомышленниками так же реальны, как встреча в кафе воскресным утром с приятелем и обмен последними новостями и сплетнями.

Получить информацию о человеке, с которым ты расстался лет двадцать или тридцать назад и потерял его следы, почти всегда приятно. Но, даже если в силу тех или иных причин (например, еще в школьные годы этот человек совершил в отношении вас какой-либо неблаговидный поступок) сейчас вам не хочется общаться со старым знакомым, вы можете спокойно проигнорировать эту информацию.

 

Мгновенный обмен сообщениями

Мгновенный обмен сообщениями (instant messaging — IM), который иногда называют чатом, представляет собой обмен сообщениями в реальном времени между двумя или несколькими людьми, зарегистрированными в определенной службе мгновенного обмена сообщениями, или посредством мобильного телефона. Основное различие между чатом и IM, с одной стороны, и такими технологиями, как электронная почта, — с другой, заключается в синхронизации обмена посланиями. Чат работает в реальном времени, тогда как электронная почта зачастую ожидает на почтовом сервере своей очереди несколько секунд, минут или даже часов. Мгновенный обмен сообщениями в этом отношении гораздо эффективнее почты.

Несмотря на то что обмен текстовыми сообщениями в случае IM носит весьма «аскетический» характер (в частности, вы не можете управлять макетом страницы и изменять шрифт), IM предоставляет пользователям достаточно широкие возможности в плане организации видеоконференций, загрузки фотографий и видеоматериалов, а также обмена файлами. Можно также сохранять «протокол» разговора с вашим собеседником для последующего анализа содержания. Пользуясь IM, важно помнить: все материалы, отправленные в сеть (фотографии, телефонный номер, не-опубликованная рукопись), выходят из-под вашего контроля и уже не принадлежат лишь вам. Если вам кажется, что все эти материалы неприкосновенны потому, что они ваши, это вовсе не значит, что другие думают так же.

Пользователи временами употребляют в процессе общения особый интернет-сленг, сокращая самые распространенные слова и выражения с целью ускорить обмен сообщениями и сократить набор текста. Этот сленг уже успел превратиться в широко распространенный жаргон, изобилующий такими популярными выражениями, как TMI (too much information — слишком много информации) и LOL (laughing out loud — ржу не могу), которые в наше время перекочевали в разговорный язык. Другие, такие как BTW (by the way — между прочим), BRB (be right back — скоро вернусь), IMHO (in my humble opinion — по моему скромному мнению) и TTYL (talk to you later — поговорим позже), продолжают внедряться в повседневное общение. Этому нарождающемуся «новоязу» даже посвящены целые сайты. На этих сайтах можно найти расшифровку многих аббревиатур и символьные обозначения эмоций, используемых в текстовых сообщениях, например:),(и т. п.

Подобно социальным сетям, у IM имеются как социальные, так и практические приложения. IM тяготеет к лаконичности. Как правило, каждый сеанс общения посредством IM бывает посвящен какой-то одной теме. Попеременное пользование несколькими средствами обмена информацией и одновременное выполнение нескольких дел характерно для современных пользователей Интернета. По мере изменения форм и потребностей общения в каждом конкретном случае они используют наряду с IM электронную почту, файлообмен, а также общение по телефону или Skype. В частности, в профессиональных приложениях IM часто используется сотрудниками для более продолжительных, но прерывистых разговоров с обменом ссылками, рабочими файлами и другими дополнениями с целью отслеживания хода работы или сотрудничества по тому или иному проекту.

Кажущаяся обезличенная природа IM делает его предпочтительным средством для быстрой передачи информации, что не требует «живого» общения. Учитывая сказанное, все больше людей обращаются к IM как современному способу выражения своих чувств и переживаний (даже для обмена любовными посланиями). IM более предпочтительное средство общения, когда предметом выступает одна из следующих тем:

• быстрое получение ответов на вопросы и разъяснения;

• координирование и планирование задач и мероприятий;

• координирование импровизированных встреч;

• поддержание контактов с друзьями и родственниками.

IM-общение с помощью мобильных телефонов требует от вас лишь знания телефонного номера собеседника; необходимо также, чтобы ваши мобильники позволяли обмениваться текстовыми сообщениями. В компьютере, использующем IM-приложение, список друзей служит списком контактов или сокращенной адресной книгой, где указываются «параметры» ваших друзей, родственников и коллег. Подобно пользователям CB-радио 70-х годов, каждому участнику IM присваивается уникальное имя пользователя (выбранное им самим). Контакт с ними поддерживается так: когда вы открываете IM-приложение, на экран вашего компьютера сразу же выводится перечень лиц, пребывающих в данный момент в режиме онлайн, перечень тех, доступ к кому в данный момент невозможен, и т. д. (Речь идет, естественно, о людях из вашего списка друзей.) Когда кто-нибудь из них меняет статус, этот факт тотчас же отображается в окне приложения. То же относится и к изменениям вашего статуса, которые сразу же становятся известны всем членам вашего списка друзей. Если вы надолго отходите от компьютера или желаете, чтобы вас не беспокоили разговорами, то можете принудительно изменить свой статус. Кроме того, есть возможность ограничить доступ любому человеку, по любой причине и в любой момент времени. Эти настройки при желании вы измените, когда захотите. Гибкость данных программ позволяет вам всегда контролировать, кто и когда может общаться с вами. К сожалению, разработчики таких программ еще не изобрели способ ограничивать доступ на основе контента. Поэтому как только вы согласились вступить в общение с тем или иным человеком, вам придется самому принимать меры, если этот разговор станет нежелательным для вас. Но вы же не стесняетесь в аналогичной ситуации распрощаться и положить телефонную трубку!

 

Выводы

Современная вычислительная техника — персональные компьютеры и ноутбуки, органайзеры, смартфоны и обычные мобильные телефоны — предоставляет в наше распоряжение множество эффективных, элегантных, упрощенных и довольно сложных способов взаимодействия с информацией и друг с другом. Ключ к успешному и приятному применению данных средств связи — отличное знание современных технологий. При этом важно не забывать, что техника существует для того, чтобы служить нам, а не наоборот. Между тем я регулярно сталкиваюсь с ситуациями, когда люди становятся рабами техники. Разумеется, я не имею в виду порабощение людей машинами, которым нас пугают писатели-фантасты. Современные технические средства, в том числе средства связи, способны поработить человека куда более изощренными и незаметными на первый взгляд способами, чем те, о которых мы читаем в научно-фантастических произведениях. Подчас современная техника настолько поглощает наше время и энергию, вместо того чтобы экономить время и силы, что ее освоение, обслуживание и модернизация превращается для человека в самоцель и полностью подчиняет себе всю его жизнь.

Сама по себе возможность обмениваться посланиями посредством электронной почты или IM, а также часами (и даже ночи напролет) бродить по Всемирной паутине, еще не означает, что мы должны это делать. Каким бы из этих инструментов мы ни пользовались, всегда необходимо контролировать ситуацию, оставаться спокойным и уравновешенным и полностью отдавать себе отчет в том, когда и зачем следует обращаться к чудесам современной техники. Кто-то может не согласиться со мной, но я уверен, что выбор всегда остается за нами.