16.1. Как распутать клубок взаимосвязанных проблем
Проблемы будут всегда. Вернее, одни вы будете решать, а другие будут естественным образом появляться. Ведь, как известно, полное решение всех проблем – это смерть. Поэтому главная наша цель – не решение всех проблем, а качественное их изменение. Вместо постоянных и многочисленных тушений пожаров – решение системных проблем, «чтобы не загоралось».
Как же выбрать, за решение какой проблемы браться в оставшееся свободным от неотложных текущих дел время? Для начала все их нужно записать. Как известно, хорошие идеи приходят в самый неподходящий момент, хотя здесь, в общем-то, ничего удивительного нет. В самые авральные периоды наш мозг работает очень активно именно в том направлении, чтобы придумать, как в следующий раз работать эффективнее.
Но когда аврал проходит, наступает расслабление, и все мысли моментально испаряются: «А что же я хотел сделать-то? Что-то важное и интересное, но уже, хоть убей, не помню…»
Поэтому идеи надо записывать сразу, по мере их возникновения. Однако при этом не бросаться выполнять их тут же, когда времени катастрофически не хватает, а записать и выбрать потом для их реализации наиболее подходящее время.
Для дополнительного удобства я рекомендую структурировать все задачи по типу взаимоотношений.
Первый раздел – вопросы, касающиеся взаимоотношений с руководством, второй – с сотрудниками, третий – со смежными подразделениями, а четвертый – с контрагентами. И в каждом разделе – свои подразделы. Например, по каждому сотруднику или по каждому подразделению.
Приведу пример реестра задач по наведению порядка в бухгалтерии.
1. Взаимоотношения с руководством предприятия.
1.1. Генеральный директор.
1.1.1. Согласовать норму амортизации приобретенной насосной станции.
1.1.2. Согласовать список контрагентов, от которых зависим мы.
1.2. Финансовый директор.
1.2.1. Согласовать повышение зарплаты в целом по бухгалтерии с 1 января на 10 %.
1.2.2. Согласовать повышение зарплаты старшим бухгалтерам на 30 % со следующего месяца.
2. Взаимоотношения с сотрудниками бухгалтерии.
2.1. Иванова.
2.1.1. Отработать навык «Знание границ своей компетенции».
2.2. Петрова.
2.2.1. Дописать инструкцию на рабочее место «Бухгалтер по кассе».
2.2.1.1. В части оформления РКО.
2.2.1.2. В части оформления ПКО.
2.2.2. Придумать и согласовать индивидуальный график работы на летнее время (по ее просьбе).
3. Взаимоотношения с соседними отделами.
3.1. Отдел снабжения.
3.1.1. Системно решить вопрос по зависающему НДС в авансах выплаченных, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.1.1. Доработать План счетов (добавить на счет 60 аналитику «Ответственный отдел»).
3.1.1.2. Написать техническое задание на автоматизацию получения отчета в разрезе ответственных отделов.
3.1.1.3. Согласовать и утвердить регламент системы контроля над уровнем авансов выплаченных (включая персональную ответственность).
3.1.2. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за несвоевременного предоставления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.3. Системно решить вопрос по зависающему НДС из-за неправильного оформления документов, чтобы удерживать его ниже приемлемого уровня.
3.1.4. Повысить качество ведения справочника «Контрагенты» (снижение количества ошибок с 50 % до 5 %).
3.2. Отдел сбыта.
3.2.1. Согласовать предельный размер дебиторской задолженности и предельные сроки отсрочки оплаты по основным покупателям, после превышения которых должна приостанавливаться отгрузка.
3.2.2. Утвердить регламент «Возврат бракованной продукции» (четкое разделение сфер ответственности между бухгалтерией и отделом сбыта).
4. Взаимоотношения с внешними контрагентами, от которых зависим мы.
4.1. ОАО «РЖД».
4.1.1. Согласовать предоставление актов сверки взаиморасчетов не ежеквартально, а ежемесячно.
4.2. Налоговая инспекция № 13.
4.2.1. Разобраться с их письмом от 12 сентября № 15/18в.
5. Взаимоотношения с внешними контрагентами, которые зависят от нас.
5.1. Касается всех.
5.1.1. Сделать информационное письмо об изменениях в оформлении счетов-фактур в соответствии с изменениями в законодательстве с 1 января следующего года. Разместить его на сайте и на первом этаже у входа.
5.2.ИП Васильев И. Н.
5.2.1. Навести порядок в документах и расчетах за прошлый год и первый квартал этого года.
Всегда держите этот файл под рукой и по мере возникновения идей сразу их записывайте. Если в момент рождения очередной умной мысли вы находитесь не у своего компьютера, то не поленитесь и запишите ее на любом подвернувшемся листке бумаги, а потом тоже не поленитесь и перепишите в этот общий файл.
Когда у вас появляется свободная минутка, открывайте реестр задач и выбирайте либо самую насущную из них, либо ту, которую в данный момент приятно решать.
Например, бывает, что вечером неожиданно освободилось время, но вы уже очень устали. Голова болит, начинать что-то серьезное нет сил, но при этом совсем выбрасывать время «в дебет 99 счета» тоже не хочется. Берете список задач и находите в нем запись: «Отработать с Ивановой знание границ своей компетенции, рассказать ей про отличие инициативы от самодеятельности». О, это как раз то, что надо! Звоните Кате Ивановой и говорите: «Зайди-ка, пожалуйста, ко мне на полчасика!»
Реестр задач – это не что иное, как перечень ваших инвестиционных продуктов, поэтому его можно использовать и для планирования работ на следующий день. Чтобы ваш рабочий день не был похож на «день сурка», ежедневно выделяйте определенное время на решение таких инвестиционных задач. Текучка не должна занимать 100 % рабочего времени.
Я рекомендую отводить на инвестиционные продукты не менее двух часов в день. Каждый вечер открывайте реестр задач и выбирайте ту, которой займетесь завтра. И на следующий день обязательно выполните намеченное. Не позволяйте текущим делам заполнить время, выделенное на инвестиционные задачи. Иначе авральный и стрессовый режим работы не удастся побороть никогда.
Файл со списком мыслей будет постоянно пополняться. Но те задачи, которые вы уже выполнили, я рекомендую не стирать, а помечать каким-нибудь другим цветом. Это очень важно для того, чтобы время от времени смотреть на этот список и понимать: «Я не кручусь как белка в колесе. Ситуация постепенно улучшается». И получать таким образом силы и вдохновение для дальнейшего движения вперед и решения новых задач.
А когда появляется удобный момент, чтобы ненавязчиво рассказать о своих успехах генеральному директору, при помощи этого файла можно очень быстро освежить в памяти то, что было сделано.
После того как вы выбрали задачу, которой будете заниматься, необходимо тщательно проанализировать истинные причины ее возникновения. Если на этом этапе допустить ошибку, то все дальнейшие действия будут бесполезны.
Например, вы задаетесь вопросом: «Почему не все счета-фактуры приходят вовремя?» Кто виноват? Поставщик или наш снабженец? Допустим, мы определили, что это вина поставщика. Тогда следующий шаг – понять, что ему мешает работать так, как нам нужно. Расписываем варианты и по каждому из них продумываем решения. Если поставщику просто лень, на просьбы он не реагирует и в списке «контрагентов, от которых зависим мы» его нет, то мы просим руководителя отдела снабжения найти более адекватного поставщика. Если счета-фактуры теряются где-то по дороге, то нужно совместными усилиями придумать способ передачи, при котором риск утери минимален. И так далее.
Ниже приведен пример анализа и разрешения ситуаций.
1. Взаимоотношения со смежными отделами
1.1. Отдел снабжения
1.1.1. Оформление договоров с поставщиками
Проблема: Не все договора проходят перед подписанием через бухгалтерию, хотя бухгалтерия приказом генерального директора включена в состав визирующих подразделений.
Решение: Установление контрольной функции в канцелярии – канцелярия не ставит печать компании на договор, если на этом договоре отсутствует виза бухгалтерии.
1.1.2. Оформление счетов-фактур
Проблема: Счет-фактура не приходит вовремя или вообще не приходит.
Случай 1. Есть все документы кроме счета-фактуры.
Решение:
1) к счету 19 привязывается справочник «Возможность предъявить НДС к зачету» (статья «нет счета-фактуры»), а также справочник «Ответственный отдел» (значение «отдел снабжения»);
2) настраивается отчет по незачтенным суммам НДС на текущую дату в разрезе ответственных отделов;
3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).
Случай 2. Нет вообще никаких документов
Решение:
1) открывается субсчет 60.03 «Неотфактурованные поставки», к которому привязывается аналитика «Ответственный отдел»;
2) настраивается отчет на текущую дату по субсчету 60.03 в разрезе ответственных отделов;
3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).
1.1.3. Своевременное закрытие накладными (актами) авансов выданных
Проблема: Авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного периода времени. Процесс неуправляемый.
Решение:
1) к субсчету 60.02 «Авансы выданные» привязываются справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел»;
2) настраивается отчет по незакрытым авансам выданным, который можно формировать на любую (например, текущую) дату;
3) устанавливаются нормативные сроки закрытия авансов (в соответствии с условиями договоров) и персональная ответственность за своевременное закрытие авансов поставщиков (увязывается с системой мотивации).
И здесь есть одно очень важное правило: если задача слишком сложная, необходимо разбить ее на несколько более мелких подзадач. Предлагаю в качестве нормативного времени на выполнение одной задачи срок не более одной недели. Если опасаетесь, что за неделю ту или иную задачу выполнить будет сложно, обязательно разбейте ее как минимум на две части.
Например, бухгалтеру-кассиру Петровой нужно написать инструкцию на свое рабочее место. Учитывая постоянные отвлечения на текущую работу, сделать это за неделю будет непросто. Поэтому мы разбиваем инструкцию на две части: 1) в части оформления приходных кассовых ордеров; 2) в части оформления расходных кассовых ордеров.
Почему не дольше, чем одна неделя? Потому что лучше маленькими шагами, но вперед. Пусть маленькая задача – но зато решенная до конца. Кроме того, на выполнение небольшой задачи проще морально настроиться.
Справились с проблемой – констатируете: «Все, этот вопрос решен. Перехожу к другой задаче».
Очень важно, чтобы не приходилось потом постоянно возвращаться к уже, казалось бы, решенным проблемам. Это происходит из-за того, что мы что-то не учли, где-то не додумали, оставили какую-то лазейку. Поэтому старайтесь решать проблемы так, чтобы в будущем даже мышь не смогла проскочить.
Например, менеджеры отдела продаж вводят в справочник «Контрагенты» своих покупателей. И начинается: «ООО «Строймаркет», Строймаркет ООО, просто Строймаркет, Строй Маркет, Строй-маркет, Сроймаркет (букву случайно пропустили или, наоборот, поставили лишние пробелы). А потом как бухгалтерии взаиморасчеты сводить, акты сверок делать? Это ужас какой-то!
И забрать у них функцию ввода новых поставщиков в справочник тоже нельзя, потому что бизнесу мешать нельзя, бизнесу надо помогать. Можно, конечно, забрать эту работу у менеджеров и поручить одному бухгалтеру. Ошибок будет на порядок меньше. Но что вся компания будет делать, когда этот бухгалтер вдруг заболеет или в отпуск уйдет? Чтобы отгрузить продукцию, нужно оформить отгрузочные документы. Они распечатываются только из информационной системы, значит нужно ввести нового контрагента. И что, пока бухгалтер болеет, все отгрузки прекращаются? Конечно же, нет.
Функция ввода остается за менеджерами, однако для устранения проблемы с ошибками реализуется ряд мер:
1. Разрабатывается шаблон названия. То есть сначала идет название, затем – организационно-правовая форма (ОПФ). Строймаркет ООО. И никак иначе. Чтобы менеджеры придерживались этого правила, в карточке контрагента делается два поля: «Название» и «ОПФ». Эти поля настраиваются как обязательные для заполнения, то есть без указания, например, ОПФ карточка просто не сохранится. Менеджер заполняет эти поля в произвольном порядке, и уже сама информационная система выстраивает итоговое полное название в правильном виде. Эта мера снижает проблему, допустим, на 80 %, но другие ошибки все равно остаются.
2. Создается инструкция и проводится обучение менеджеров, как правильно заполнять название. Это снимает, например, еще 16 % ошибок.
3. Оставшиеся 4 % ошибок закрываются путем назначения ответственного за справочник. Для этого менеджерам разрешается записывать всех новых контрагентов только в строго определенную временную папку «К разборке». Ответственный за справочник регулярно заходит в эту папку и проверяет правильность заполнения карточек контрагентов. Если есть ошибки – исправляет. Задвоенные карточки объединяет в одну. А правильно оформленные карточки переносит уже в постоянные папки для всеобщего использования.
Такой комплекс мер называется «тактика выжженной земли». Принимаются не половинчатые решения, а те, что полностью снимают проблему. Только после комплексного воздействия можно приступать к реализации следующей задачи.
16.2. Что делать завтра, через неделю, месяц, квартал
С чего же начать преобразования в бухгалтерии? И самое главное, когда начать? Знаете, как курить бросают? Ждут понедельника, первого числа следующего месяца или вовсе 1 января. У бухгалтеров свое специфическое времясчисление: «Вот сдадим квартальную отчетность и начнем». Это занятие бесперспективное.
Легко не будет никогда, поэтому начинать нужно сразу, как только почувствуете моральную готовность. Главное – настроиться, и вперед. Может быть, это будет 5-е число, среда, сразу после обеда. Не нужно ждать красивых дат или приурочивать начало преобразований к каким-нибудь знаковым событиям.
При этом понятие «настроиться» состоит из двух основных частей:
1. Собраться с духом, поверить в свои силы.
2. Посмотреть на коллег другими глазами: «Это не генеральный директор меня не понимает, это я ему раньше неправильно объясняла – на языке эмоций, а надо – на языке цифр. Руководитель отдела снабжения – адекватный человек, просто у него свои интересы в силу занимаемой должности, и это нормально. Нужно попробовать понять его доводы и найти компромиссное решение». И так далее.
А если вернуться к тому, с чего начать эти преобразования, то главный принцип здесь – правило Парето, 80/20. Начинать нужно с каких-нибудь не очень сложных вещей, которые при этом дадут наибольший эффект.
Максимальный эффект в первое время обеспечат те задачи, решение которых позволяет освободить ваше личное время. Чем больше у вас его будет освобождаться, тем быстрее вы сможете приступить к решению других, не менее важных задач.
Чтобы появилась возможность понять, с чего начать в первую очередь, набросайте реестр задач, из которых можно будет выбрать самые актуальные. И так потихоньку, шаг за шагом клубок взаимосвязанных проблем начнет распутываться все больше и больше.
Проинвентаризируйте, какие функции выполняет и какие продукты изготавливает в настоящее время бухгалтерия.
Избавьтесь от изготовления абсолютно бесполезных, то есть не имеющих заказчика, продуктов. Затем согласуйте с генеральным директором уровень качества тех продуктов, которые останутся.
Далее определите пути повышения эффективности выполнения возложенных на бухгалтерию функций. Это может быть и поиск внутренних резервов, и повышение уровня автоматизации, механизации и технологичности работы, и более гибкое использование психологических особенностей своих сотрудников.
Постепенно, по мере наведения порядка внутри бухгалтерии, переходите к выстраиванию взаимоотношений с соседними подразделениями и контрагентами.
При общении с генеральным директором уделяйте основное время решению наиболее дорогостоящих вопросов, тем самым повышая в его глазах свой авторитет и авторитет бухгалтерии в целом. Как мы уже говорили, это позволит решать другие проблемы гораздо проще и быстрее.