Вас приглашают приехать на Profitcon. Вполне возможно, что первая конференция в мире будет посвящена проблеме прибылей. Я начал конференцию в 2015 году, и, как ни пытался, я не смог найти какую-либо другую конференцию, подобную этой. На нашей первой встрече у нас были только бухгалтеры, экономисты и бизнес-тренеры, изучавшие способы, которыми можно помочь своим клиентам и самим себе повысить рентабельность. Впоследствии она стала включать все типы предпринимателей, специалистов по бухгалтерскому учету и бизнес-экспертов, которые хотят учиться и делиться стратегиями по прибыльности.
На самой последней конференции Эрин Могер (мы называем ее Мо) из нашего офиса проводила презентацию в формате «Вопрос-ответ» по Profit First, когда один из участников поднял руку и сказал, что стандартные пять основных счетов, о которых говорится в Profit First, не работают с его бизнесом из-за уникальных требований.
Мо посмотрела вниз со сцены и сказала: «Когда сомневаетесь, добавьте еще один счет».
Вот в чем дело. Может быть, у вас сезонный бизнес, в котором деньги накапливаются или зависают. Другой счет, в частности счет КАПЛЯ, поможет здесь. Возможно, вам нужно довольно часто тратить большие суммы на оборудование, в этом поможет счет ОБОРУДОВАНИЕ.
Вывести Profit First на следующий уровень и настроить его под ваш бизнес довольно просто. Следуйте правилу Мо: добавьте еще один счет.
Когда вы начинаете открывать новые счета в соответствии с вашими уникальными потребностями, воспринимайте себя как продвинутого пользователя Profit First.
Вот в чем дело: ваше намерение изучить Profit First эквивалентно подготовке к участию в вашем первом марафоне. Вы должны быть в форме, с хорошей растяжкой, прежде чем вы это сделаете. Поэтому, пожалуйста, продолжайте читать, но не реализуйте этот материал, пока не закончите по крайней мере два полных квартала (180 дней плюс) с основным материалом, который вы узнали о Profit First. Вы делаете свои двухнедельные распределения? Вы зарабатываете какую-то прибыль, независимо от того, насколько она мала? Вы попробовали несколько распределений прибыли? Ведете ли вы какую-то форму отчетности? Если вы ответили «Да» (реальное «да») на все четыре вопроса, если вы научились не нарушать правила, вы можете надеть кроссовки и двигаться вперед.
Вы начали с легкой прогулки по кварталу. Затем вы совершили эту прогулку, чередуя бег с ходьбой. Вы начали бегать быстрее и на большие расстояния. Теперь вы один из них: бегун. Время готовиться к марафону.
Дополнительное упрощение
Спустя несколько лет после внедрения Profit First для себя я понял, что могу по-настоящему вывести управление денежными средствами на следующий уровень, если еще раз настрою свою систему. Все, чему я научил вас в начале этой книги, хорошо работает, но порой мне приходилось делать дополнительные расчеты, чтобы понять финансовое состояние моего бизнеса. Иногда мои депозиты появлялись не в результате продаж, а просто возмещали расходы. В другое время клиент заплатил кучу денег вперед за работу, которую намеревался выполнить между делом в течение следующего года. Иногда мне приходилось делать большие покупки, и я хотел накопить средства на них. Мой бизнес не был единственным, нуждавшимся в регулировании; все, с кем я консультировался, тоже нуждались в нем. Так и вы. И процесс прост. Вам нужно еще несколько счетов.
Хотя может показаться, что открытие дополнительных счетов ничего не упрощает, это абсолютно не так. Всякий раз, когда вы можете получить четкую, точную картину того, сколько вы должны потратить на определенный аспект вашего бизнеса, вы будете принимать более эффективные решения и с меньшей вероятностью возьмете на себя обязательства по проектам, поставщикам и расходам, которые не соответствуют балансу этих показателей. Точно так же, если вы точно знаете, сколько наличных денег поступает в ваш бизнес в любой момент времени, вы можете принять правильные решения о том, на чем вам нужно сосредоточить свои усилия.
У вас уже есть пять открытых основных счетов для Profit First: ДОХОДЫ, ПРИБЫЛЬ, НАЛОГ, КОМПЕНСАЦИИ ВЛАДЕЛЬЦУ и ОПЕР – плюс ваши два счета «Без искушений», которые неприкосновенны, счета СОХРАНЕННАЯ ПРИБЫЛЬ и УДЕРЖАННЫЙ НАЛОГ в отдельном банке. Вот дополнительные счета, зависящие от потребностей вашего бизнеса, которые я рекомендую вам рассмотреть:
Хранилище
Начнем с накопления наличных денег, потому что это мое счастливое место (спасибо, Сьюз Орман). Хранилище – это счет со сверхнизким уровнем риска, который может использоваться для краткосрочных чрезвычайных ситуаций. В определенный момент удержание 50 % на вашем счете ПРИБЫЛЬ для работы в качестве фонда «на черный день» не является разумным, потому что денежный поток немного непредсказуем. Плохой квартал не внесет большого вклада в счет ПРИБЫЛЬ. Затем вы получаете 50 % за долю прибыли, и теперь резерв счета ПРИБЫЛЬ может быть слишком мал для поддержания крупного бизнеса. Каждый бизнес должен иметь трехмесячный резерв, а это означает, что, если бы ни одна продажа не прошла, все расходы по-прежнему можно покрывать в течение трех месяцев (квартал). Вопрос не в том, будет ли у вас черный день (ваш поставщик уйдет из бизнеса, ваш самый крупный клиент обанкротится, ваши лучшие сотрудники уволятся, чтобы стать вашими прямыми конкурентами, и ваши клиенты решат пойти за ними и т. д.). Вопрос в том, когда? Для этого есть Хранилище.
Когда вы открываете счет «Хранилище», вы также должны установить определенные правила для его использования. Я имею в виду, что, когда у вас такая тяжелая ситуация, что вам нужно получить доступ к этим деньгам, у вас также есть инструкции, написанные заранее о том, как действовать. Например, если деньги нужны из-за падения продаж, вы предварительно планируете, что, помимо того, что просто попытаетесь получить больше продаж, вы также сократите все связанные с этим расходы в своем бизнесе в течение двух месяцев, если ситуация не улучшится. Немногим хватает дисциплины, чтобы мыслить ясно или действовать надлежащим образом в периоды паники, и поэтому мы заранее документируем простой набор инструкций для себя.
Идея, лежащая в основе Хранилища и всей системы Profit First, заключается в том, что она делает ваши решения оптимальными перед лицом любого денежного кризиса. Фактически ваша динамика бизнеса может не улучшиться; но ваше принятие решений будет намного опережать фактическое финансовое воздействие. Таким образом, цель Хранилища – не покупать время; этот счет может дать вам некоторое время для принятия неожиданных вызовов, но на самом деле при принятии важных решений на раннем этапе очень важно, чтобы ваш бизнес не вступил в кризис наличности (вы знаете, обратно в ловушку выживания).
Запасной счет
Это счет для крупных покупок и для финансирования запасов вашего инвентаря. Например, компания по покраске крыш моего друга, JB RoofDeck Solution, Ltd., продает материалы подрядчикам, которые должны выполнить свои проекты. JB включает некоторые основные гайки и болты, требующиеся для выполнения каждого заказа, обычно пятьдесят или сто каждого вида; но его поставщик требует минимального заказа порядка десяти тысяч одновременно, что сто́ит JB примерно 5 тысяч долларов. Каждого такого заказа хватит на десять или более месяцев, поэтому он настроил счет, который называет счетом крупной покупки, куда он выделяет 1/20 (это 250 долларов каждый раз) из средств, которые ему понадобятся для следующей большой покупки гаек и болтов. Почему 1/20? Потому что он знает, что ему понадобится следующий заказ через десять месяцев, и он находится в ритме 10/25. Десять месяцев, с отчислениями два раза в месяц, составляют двадцать ассигнований до следующей крупной покупки. Делая это, JB может сократить большой счет, прежде чем он появится. Затем, когда придет время выложить новые 5 тысяч долларов за следующий большой заказ на гайки и болты, он будет готов. Раньше эта трата настигала его врасплох, и он должен был выгребать копейки, чтобы покрыть ее. Теперь он едва ощущает 250 долларов, которые выделяет на свой счет ЗАПАСЫ два раза в месяц.
Проходной счет
Некоторые компании получают от клиентов доходы, которые не подлежат распределению на счет «Прибыль» или «Компенсация Собственнику». Иногда вы можете предоставлять услугу или продукт своему клиенту по стоимости (или близкой цене), а в других случаях вам могут быть непосредственно возмещены затраты. Например, я много путешествую по своей работе, и почти в каждом случае клиенты возмещают мои путевые расходы. Этот доход не выделяется для покрытия заработной платы и не добавляется на мой счет ПРИБЫЛЬ. Это проходные суммы, и они идут прямо на этот счет, а затем отправляются соответствующему поставщику для оплаты счета. Если я оплатил счет заранее, деньги депонируются на проходной счет, а затем переводятся (десятого или двадцать пятого числа) на счет ОПЕР, из которого я оплатил первоначальный счет. Кстати, со всеми этими расширенными счетами название, которое вы даете каждому из них, полностью зависит от вас. Я называю это своим счетом ВОЗМЕЩЕНИЕ.
Если вы удалите своих худших клиентов, то исчезнут ненужные теперь расходы.
Поскольку вы не хотите, чтобы эти деньги попали на ваш счет ДОХОД, установите этот счет в качестве расчетного счета и внесите прямо на него деньги с возмещением (или проходные).
Материальный счет
Если большая часть вашего дохода (как указано в Мгновенной оценке) попадает в совокупный доход (верхней строки) и не перетекает в Реальный доход, тогда большая часть вашего дохода является сквозным доходом, и ядром вашего бизнеса служит в основном управление этими проходными деньгами. Если это так, откройте счет МАТЕРИАЛЫ для денег, которые выделяются специально для покупки материалов. Не используйте их ни для чего другого. (Никогда!) Если по какой-то причине в конце квартала остались деньги (другими словами, у вас маржа прибыли оказалась больше, чем вы ожидали), переместите этот баланс на счет ДОХОД и нужным образом сделайте соответствующие распределения. Функции счета МАТЕРИАЛЫ аналогичны ПРОХОДНОМУ счету, но он открывается отдельно, так что вы знаете, что его исключительная цель – материалы.
Субподрядчик / комиссионные счета
Если ваша компания не приобретает материалы, а вместо этого использует подрядчиков или людей, которым платят комиссионные, создайте счет ПОДРЯДЧИКИ или КОМИССИОНЫЕ, чтобы выделить средства для выплат этим прекрасным людям. Относитесь к ним так же, как и к счету МАТЕРИАЛЫ, но используйте его для выплат подрядчикам и комиссионных. В случае, когда вы покупаете материалы и используете подрядчиков, используйте как счет МАТЕРИАЛЫ, так и счет ПОДРЯДЧИКИ.
Счет заработной платы сотрудников
Зарплата работника относительно предсказуема: те, кто работает полный рабочий день, получают зарплату, а совместители по большей части работают в среднем одинаковое количество часов в каждую неделю. Это означает, что вы можете рассмотреть совокупную валовую оплату для ваших сотрудников плюс налоги по зарплате, которые вы понесете, и выделить средства из вашего счета ДОХОД (если вы используете продвинутый вариант Profit First) или со счета ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ (если вы используете базовый вариант Profit First) на счет ОПЛАТА СОТРУДНИКОВ каждого десятого и двадцать пятого числа. Если вы используете сервис расчета заработной платы, настройте его так, чтобы платить зарплату с этого счета (а не со счета ОПЕРАЦИОННЫХ РАСХОДОВ).
Счет «Оборудование»
Подобно вашему счету ЗАПАСЫ, этот счет предназначен для крупных покупок, которые вам могут понадобиться, чтобы продвигаться дальше, таких как новые компьютеры или высококачественный 3D-принтер. Оцените, сколько вам придется потратить на приобретение оборудования для развития в будущем, разделите его на количество месяцев, когда вы должны будете сэкономить для этого, разделите это число на два и переводите полученную сумму каждого десятого и двадцать пятого числа, чтобы накопить достаточно денег для этой крупной покупки.
Счет «Капля»
Эта учетная запись предназначена для предварительных гонораров, авансовых платежей и предоплаты за работу, которую ваша компания завершит в течение длительного периода времени и для которой вам еще предстоит расходовать ресурсы. Скажем, у вас появляется большой проект (поздравляю, кстати), и вы получаете от клиента до 120 тысяч долларов за работу, которую вы будете выполнять каждый месяц в течение года. Это означает, что каждый месяц вы на самом деле будете зарабатывать 10 тысяч долларов. Поэтому, когда вы получаете этот чек, поместите 120 тысяч долларов на счет КАПЛЯ, а затем автоматически переводите по 10 тысяч долларов на счет ДОХОД каждый месяц (или, еще лучше, 5 тысяч долларов каждого десятого и двадцать пятого числа). Вы не касаетесь баланса счета КАПЛЯ. Вы только распределяете средства, когда часть из них «капает» – в этом случае 10 тысяч долларов каждый месяц – на счет ДОХОД.
Счет КАПЛЯ поможет вам управлять реальным потоком заработанных денежных средств, чтобы вы могли распоряжаться своими расходами и платежами. Например, труд по выполнению некой работы будет оплачиваться ежемесячно. Я помог реализовать преимущества счета КАПЛЯ своим друзьям в Travel Quest International в Прескотте штата Аризона. Они организуют для своих клиентов поездки, которые те могут совершить раз в жизни, начиная от просмотра затмений с самых лучших точек мира до посещения Южного полюса, чтобы увидеть северное сияние или испытать невесомость в открытом космосе. Люди порой заказывают эти поездки за пять лет вперед, в то время как большая часть расходов компании приходится на год мероприятия. В этом случае поможет счет КАПЛЯ.
Мелкий денежный счет
Откройте банковский счет и получите дебетовую карту для мелких трат, таких как клиентские ланчи. Затем выделите обычную сумму в долларах со счета ОПЕРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ на мелкие денежные средства. Я? Я выделяю 100 долларов каждые две недели для себя, а также для нескольких сотрудников, которые в этом нуждаются. Средства покрывают подарки, обеды и другие небольшие покупки. Извините, если я плачу́, у нас, вероятно, не будет обедов из восьми блюд. Если этих денег нет на моем счету МЕЛКИЕ ТРАТЫ, их нет в моем бюджете.
Счет предоплаты
Как я рассказал в главе 6, вы можете сэкономить значительную сумму денег за счет предоплаты за услуги. Страхование автомобиля стоит меньше, если вы платите за шесть месяцев, а не ежемесячно, а некоторые услуги дадут вам более значительные скидки, если вы платите за целый год заранее. Настройте счет специально, чтобы выделить средства для предоплаты – и вы сможете воспользоваться этими сделками, когда они доступны. Если скидка не предлагается, а у вас достаточно денег для оплаты нескольких месяцев или услуг за год, предложите оплатить все сразу, но за скидку. Большинство фирм будут рады пойти вам навстречу.
Счет налогов с продаж
Если ваш бизнес предполагает налог с продаж, каждый фиксированный пенни налога с продаж, который вы собираетесь заплатить, сразу же распределяется на этот счет. Например, если вы продаете что-то за 100 долларов, а налог с продаж составляет 5 %, вы вносите 105 долларов в свою учетную запись ДОХОД. Сперва перенесите эти 5 долларов на свой счет НАЛОГИ С ПРОДАЖ, затем выполните распределение прибыли с остальными 100 долларами. Налог с продаж не является даже юридически вашими деньгами; вы просто исполняете обязанности агента по сбору налогов для правительства, поэтому никогда не относитесь к этим деньгам как к доходу. Просто через головы людей передайте налог с продаж королю (правительству).
ТАБЛИЦА 4
Как организованы счета Майка
Таблица 4 отражает, какие счета я открыл для себя. Разумеется, номера счетов выдуманы, а остатки на них – не мои реальные цифры. Но они показывают очень типичный прорыв денежных средств, а названия счетов – это настоящие названия, которые я присвоил своим счетам. Рядом с каждым названием я помещаю либо количество долларов, либо проценты, которые поступают на каждый счет в периоды распределения (десятого и двадцать пятого). В скобках я поставил ЦРП для таргетинга соответствующего счета. Вы должны сделать то же самое.
Глядя на цифры, я сразу вижу финансовую ситуацию с моим бизнесом. Я могу запустить Мгновенную оценку в любое время. Для приведенного примера я установил свой личный ежемесячный доход в размере 10 тысяч долларов в месяц. Оттуда я могу мгновенно рассчитать общий доход от бизнеса, что мне нужно сделать между периодами распределения.
Опишите процесс
Создайте одностраничный документ, определяющий функцию каждого счета. Объясните, для чего предназначен каждый счет и процесс, которому вы будете следовать. Например, укажите, что десятого и двадцать пятого числа каждого месяца все деньги с вашего счета ДОХОД распределяются на счета ПРИБЫЛЬ, КОМПЕНСАЦИЯ ВЛАДЕЛЬЦУ, НАЛОГИ и ОПЕР на основе соответствующих процентных долей. Затем конкретные долларовые суммы – 75 долларов для МЕЛКИХ ТРАТ и 1500 долларов для ОПЛАТЫ ПЕРСОНАЛА – переводятся с учетной записи ОПЕР на соответствующие счета. Наконец, общая сумма денег со счетов ПРИБЫЛЬ и НАЛОГИ Банка 1 передается Банку 2.
Этот процесс представляет собой систему, поэтому ее необходимо документировать. Возможно, ваш бухгалтер сделает это за вас; в противном случае вы можете однажды выпить слишком много за один вечер и забыть правила, которые вы придумали для своих счетов. Черт, вы можете в конечном итоге перечислить все свои деньги в ваш фонд фан-клуба Erik Estrada, фан-клуб, единственным членом которого вы являетесь (даже Эрик выбыл).
Сместите ваш фокус с «ежемесячных трат»
Прославленные «ежемесячные траты» ужасно отвлекают. Это как повтор реалити-шоу «Пляж». Ежемесячные траты – это остаток менталитета GAAP, который просто сообщает цифры, которые нам нужны каждый месяц, чтобы держаться на плаву. И это вздор. Ежемесячные траты – это сосредоточение внимания, как вы догадались, на расходах, а не на прибыли. Концепция ежемесячных трат заставляет вас сосредоточиться на расходах и делать все возможное, чтобы заработать на них с достаточным объемом продаж. Другими словами, сначала мы определили затраты и поставили перед собой цель покрыть расходы, а не повысить рентабельность. Можете ли вы сказать «Ловушка выживания»? Хорошо. Я знал, что вы сможете.
Вы получаете то, на чем сосредоточены, поэтому не сосредотачивайтесь на расходах. Сосредоточьтесь на прибыли, и расходы будут по умолчанию заботиться о себе сами. Вместо этого сосредоточьтесь на своем обязательном доходе для распределения (ОДР). Это деньги, которые нужно внести десятого и еще двадцать пятого числа, чтобы иметь здоровый бизнес, заплатить зарплату, которую вы хотите получать от своего бизнеса, и взять прибыль, которую вы заслуживаете. Точка.
Мой бизнес-партнер, Оби-Рон Кеноби (я даю всем прозвища, если вы еще этого не поняли), учит простому методу достижения этого. Возьмите свой ежемесячный личный доход и разделите его на два, потому что вы получаете деньги два раза в месяц. Затем разделите это число на проценты, выделенные в Компенсацию владельцу. Используя (выдуманные) суммы в таблице 4, я должен разделить 5 тысяч долларов на 0,31. В результате доход предприятия составляет более 16 тысяч долларов, а это означает, что десятого и двадцать пятого числа каждого месяца мне нужно собрать и внести около 16 тысяч долларов в счет ДОХОДА, чтобы покрыть его. Все действительно так просто.
Ежегодно вы совершаете двадцать четыре распределения. Таким образом, чтобы получить годовой размер дохода, умножьте 16 тысяч долларов на двадцать четыре, и у вас будет ежегодное число прибылей и убытков, которое в этом случае составляет 384 тысячи долларов. Для того чтобы вы получали 5 тысяч долларов в каждый период оплаты, вам необходимо заработать 384 тысячи долларов и, конечно же, жить в соответствии с указанными процентами распределения.
Поэтому, когда я смотрю на свою учетную запись ДОХОД (см. выше), я сразу же знаю, что в настоящее время я отстаю на 3 тысячи долларов и мне нужно сохранить уровень продаж. Каждые две недели счет ДОХОД падает до нуля, когда средства с него распределяются и мне нужно вновь положить на него 16 тысяч долларов или более. Да, в моей учетной записи КАПЛЯ есть приятная возможность изменений; но эти деньги за услуги, которые я буду предоставлять еще двенадцать месяцев, поэтому доля будет составлять около 1000 долларов каждый раз в период распределения. Используя эту систему, мой минимальный доход от продаж становится очень и очень ясным.
Когда у вас больше одного владельца бизнеса
Еще один момент, касающийся Компенсации владельцу: если у вас есть партнер или несколько партнеров, которые также получают деньги, вам необходимо приплюсовать общие требования к доходам всех владельцев. Поэтому, если вам нужно 10 тысяч долларов в месяц и вашему партнеру также требуется 10 тысяч долларов, общая сумма заработной платы владельцев составляет 20 тысяч долларов в месяц. Разделите это число на два; затем снова разделите на 0,31, и вы получите ОДР, превышающий 32 тысячи долларов.
Почему прибыль и налоги составляют 0,00 доллара в банке 1
Вы также можете заметить, что счет ПРИБЫЛЬ (15 %) в Банке 1 равен нулю. Это потому, что на этом счету деньги находятся день или два. Деньги выделяются со счета ДОХОД и поступают на счет ПРИБЫЛЬ (15 %) в Банке 1. Затем в тот же день я инициирую перевод в Банк 2, чтобы перечислить всю сумму денег со счета ПРИБЫЛЬ (15 %) в Банке 1 и поместить ее на счет УДЕРЖАННАЯ ПРИБЫЛЬ в Банке 2. Это место, где прибыль накапливается. И я вижу, что, похоже, в конце этого квартала у меня будет действительно приятное празднование прибыли в размере 7 тысяч долларов. Это простой расчет: 50 % от 14 812.11 доллара. Вечеринка!
Эта же настройка установлена для моего счета НАЛОГИ (15 %). Распределите, а затем немедленно удалите искушение.
Кроме того, вы можете заметить, что в таблице не отображается итоговая «общая сумма». Не все счета автоматически добавляются, чтобы показать общий комбинированный баланс. Многие банки делают это для вашего удобства, но я предлагаю отключить эту опцию (если можно). Общая сумма всех ваших счетов снова показывает вам все деньги на одной «большой тарелке» – это именно то, чего мы хотим избежать. Созерцание общей суммы приводит ваш ум в полный беспорядок, так что не делайте этого.
Повышение капитала
Денежный рост – это рискованное начинание. Я категорически не рекомендую этого, если у вас нет чрезвычайно высокой уверенности в том, что вложение денег принесет гораздо больше прибыли. Откуда вы знаете, принесет ли вложение больше прибыли? Вы узнаете, только если вы уже являетесь прибыльным. Станьте сначала прибыльным, и, когда вы узнаете, какие именно элементы вашего бизнеса создают эту прибыль, вы можете использовать внешние деньги для усиления того, что уже работает. Есть гораздо больше иных соображений, не только это, но прибыльность является основным требованием. Кроме того, я надеюсь, вы поговорите с финансовым экспертом по бухгалтерскому учету, который понимает, как растут деньги, прежде чем искать деньги.
Если вы решились на рост денег, вам нужно применить быстрый передовой метод Profit First. Вы уже догадались: откройте еще один счет. Назовите его ВНЕШНИЙ КАПИТАЛ. Все деньги идут туда, и они используются по графику и, как указано с использованием средств, которые вы согласовали с инвестором. Если динамика вашего бизнеса изменится и появится вариант лучшего использования средств, вы можете согласовать новый план с инвестором. И, если вам еще не нужны деньги, они будут на счету, пока не появится потребность их правильного использования в нужное время. Фактически TSheets, быстроразвивающаяся компания по поставкам софта для отслеживания времени, сделала именно это. Мэтт Риттер, соучредитель, собрал 15 миллионов долларов для своей компании. Он получил средства, а затем мудро «сидел на деньгах», пока не появилось подходящее время и возможности использовать эти деньги, чтобы усилить то, что уже работало.
Примечание: все в этом разделе также относится к получению и использованию кредитных средств. Подождите, пока вы не станете прибыльными, а затем используйте средства для усиления.
Как определить, что вы можете позволить себе нанять нового сотрудника
Существует очень простая формула для определения того, можете ли вы позволить себе нового сотрудника или каково кадровое состояние вашего бизнеса в настоящее время: возможно, он недоукомплектован или, наоборот, перегружен лишними сотрудниками. Для каждого сотрудника, работающего полный рабочий день, ваша компания должна генерировать реальный доход в размере от 150 тысяч до 250 тысяч долларов (в идеале больше, но это минимальный показатель). Поэтому, если вы хотите иметь миллионную компанию, вы знаете, что можете позволить себе от четырех до шести сотрудников (включая вас самих). Это всего лишь цифры для примера; каждый бизнес уникален. Но не используйте свой суперотличительный статус в качестве предлога для найма большего количества людей.
Эффективность всегда является целью. Всегда. Не найм двоюродного брата вашего мужа, который потерял свою удачу и «мог бы действительно занять место в вашей фирме». Не поиск места для блестящего парня, у которого есть много отличных идей, которые вы могли бы использовать… когда-нибудь. Помните, вы сейчас «прибыльный» человек! Сначала вы берете прибыль. И поэтому вынуждены быть осторожны с вашими расходами.
И помните – мы говорим о реальном доходе, а не о совокупном (верхней строке). Вычтите затраты на материал и себестоимость, прежде чем делить это магическое число, чтобы добраться до вашего идеального количества сотрудников.
Опять же, это не точная совершенная система, но она даст вам лучшее и более реалистичное понимание того, что значит иметь чрезмерное или недостаточное количество сотрудников. Причина, по которой эти цифры неидеальны, состоит в том, что затраты на рабочую силу сильно различаются. Парень, готовящий картофель фри в «Макдоналдсе», получает намного меньше, чем леди, которая спроектировала смартфон следующего поколения. В этом примере дешевая рабочая сила является менее дорогостоящей, но также оказывает меньшее влияние на доход. Парень просто облегчает продажу картофеля фри, но инженер создает совершенно новый продукт и поток дохода.
По словам Грега Крэбтри, ваш реальный доход должен быть в два с половиной раза выше общей стоимости рабочей силы, если вы работаете в техническом бизнесе. Это связано с тем, что традиционно технология требует дорогостоящего труда (высококвалифицированных сотрудников, которые оказывают большое влияние на доход). Если, с другой стороны, вы находитесь в сфере с дешевой рабочей силой, например, держите ресторан быстрого питания, который я использовал в качестве примера выше, ваш реальный доход должен быть в четыре раза больше общей стоимости рабочей силы.
Например, предположим, что вы являетесь производителем с реальным доходом в 6 миллионов долларов. Если вы нанимаете дешевую рабочую силу, например, персонал конвейера, вы разделите 6 миллионов на четыре, чтобы получить 1,5 миллиона долларов. Это означает, что общая стоимость рабочей силы (люди в цехе и люди в офисе) не должна превышать 1,5 миллиона долларов. И если вы являетесь производителем с реальным доходом в размере 6 миллионов долларов, но используете дорогой труд – ученых или инженеров, – разделите 6 миллионов долларов реального дохода на два с половиной, чтобы получить общую стоимость рабочей силы в размере 2,4 миллиона долларов.
Тактика минимальной энергии
Некоторые продвинутые стратегии Profit First требуют очень мало времени и являются суперэффективными. Я постоянно настраиваю и совершенствую свою систему, поэтому, если вы хотите узнать о моих последних открытиях и поделиться своими, посетите мой блог MikeMichalowicz.com. Ниже представлены мои фавориты (пока).
Деньги правительства
Так легко «заимствовать» у нашего счета НАЛОГИ. (Это в действительности кража, и я не должен вам рассказывать об этом. Упс, я это уже сделал.) Деньги просто лежат там, насмехаясь над всеми этими нулями, которые мы могли бы использовать. Когда мы снимаем средства со счета НАЛОГИ, мы не чувствуем боли сразу. Но когда наступает налоговое время, мы можем столкнуться с действительно большими неприятностями. Из-за количества налогов большего, чем у нас есть денег, чтобы заплатить, мы как минимум будем платить проценты и, возможно, штрафы за сумму, которую мы должны.
Умная тактика состоит в том, чтобы сначала перенести этот счет в сторонний банк, чтобы его не видеть, а затем изменить название счета НАЛОГИ на ДЕНЬГИ ПРАВИТЕЛЬСТВА. Теперь, я подозреваю, что, как и я, вы стали бы более неохотно «красть деньги у правительства», чем вы хотели бы «заимствовать деньги с учетной записи НАЛОГИ».
Скрыть счета
Следуя теории «с глаз долой, из сердца вон», вы будете менее склонны оправдывать перевод или снятие средств со своих счетов, если не видите их. Некоторые банки позволяют вам «скрывать» учетные записи, чтобы вы не могли видеть их при первом просмотре при входе в онлайн-банкинг. Попробуйте скрыть все ваши счета, кроме ОПЕР. Вы все еще можете использовать выплаты и всю систему Profit First, используя эту тактику; это просто означает, что теперь вы не будете учитывать другие счета при принятии решений о расходах.
Внешние учетные записи
Скорее всего, по мере созревания вашего бизнеса, вы добавите множество других счетов, которые дают доход. У вас может быть счет PayPal для сбора средств или счет на коммуникации для международных деловых или местных переводов. Проблема с этими счетами заключается в том, что вы можете начать рассматривать их как «экстра», как ваш собственный дополнительный мелкий денежный фонд. Они не лишние. Они являются частью вашего дохода, и вам нужно убедиться, что вы защищаете и распределяете средства так же, как и любой депозит на свой основной банковский счет.
Для этой тактики настройте все внешние счета так, чтобы каждый доход переводился на ваш основной счет ДОХОД ежедневно. Некоторые банки позволят вам настроить автоматическую передачу всего баланса на внешний счет, что идеально, если вы сохраняете минимальный баланс, чтобы избежать посторонних сборов за администрирование.
Если вы не можете сделать это автоматически, вручную переводите деньги на свою учетную запись ДОХОД, когда вы выполняете двухнедельное распределение. Просто отметьте, что эти переводы могут занять несколько дней, поэтому вы не будете мгновенно получать деньги на счет ДОХОД и должны будете ждать вашего следующего периода распределения для перемещения денег на все индивидуальные счета.
Вы получаете то, на чем сосредоточены, поэтому не сосредотачивайтесь на расходах.
Снимок счета
Чтобы отслеживать свои счета, настройте автоматические уведомления для своих ключевых счетов по электронной почте или СМС. Пусть банк информирует вас о балансах счета ДОХОД и счета ОПЕРАЦИОННЫХ РАСХОДОВ десятого (когда все ваши деньги накопились) и пятнадцатого (когда все ваши деньги были распределены и все чеки были отправлены по почте; снова двадцать четвертого (накопления) и тридцатого (распределения). Настройте ежедневное уведомление о балансе счета МЕЛКИЕ РАСХОДЫ. Проверяйте другие счета вручную.
Этот быстрый отчет гарантирует, что вы будете хорошо осведомлены о том, как поступают денежные потоки (счет ДОХОД) и что доступно для использования в вашей бизнес-активности (счет ОПЕР) и для вашего собственного ассигнования (счет МЕЛКИЕ РАСХОДЫ).
Банковские чеки
Пока мы не увидим, что платеж прошел, мы все еще думаем о деньгах как о наших собственных. И иногда мы забываем, что выписали чек. И вот – у нас недостаточно средств, и чек превращается в билет прямо в девятый круг ада. Данный метод немедленно меняет эту динамику. Вместо того чтобы платить чеками, которые вы выписываете вручную и отправляете по почте (если вы не потеряете конверт на полу вашего автомобиля), платите банковскими чеками.
Также называемые банковскими платежами, банковские чеки обрабатываются вашим банком быстро. Что еще более важно, банк переведет деньги по тем чекам, которые вы «выпишете» немедленно. Таким образом, вы знаете, что деньги уходят навсегда, как только вы проводите платеж.
Да, банк зарабатывает деньги в процессе, и вы теряете какой-либо интерес, который вы, возможно, приобрели за те несколько дней, нужных, чтобы ваш платеж был получен и обработан поставщиками. Но я спрашиваю: «Кого это волнует?» Вот в чем дело: если вы управляете сотнями миллионов или миллиардами, обрабатывая чеки и переводы вручную, это хорошая стратегия, чтобы цепляться за ваши деньги в течение нескольких дней, потому что проценты, полученные за ваш рабочий капитал даже за несколько дней, являются значительными. Но для большинства предпринимателей проценты, полученные в процессе, до обидного незначительны – обычно около пяти долларов в год, и вы тратите больше на почтовые расходы, чтобы отправлять свои платежи! Так пусть банк делает грязную работу, почему этим должны заниматься вы?
ПРЕДПРИМИТЕ ДЕЙСТВИЕ: СТРОЙТЕ ПЛАНЫ НА БУДУЩЕЕ
Выберите одну из продвинутых тактик или стратегий, описанных в этой главе, и добавьте ее в свой список дел, которые вам предстоит осуществить в течение шести месяцев, начиная с сегодняшнего дня. Может показаться глупым добавлять вопрос в список на такие длительные сроки, но если вы не поместите его в свое поле зрения, то можете забыть о том, что существуют передовые стратегии, способные помочь вам поднять Profit First – и вашу компанию – на следующий уровень.