Управлять временем “изнутри наружу” – значит строить такое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в вашем расписании, которое будет основываться на ваших уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит – чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.

Эта книга признает, что все люди отличаются друг от друга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их. У каждого из нас в различные моменты жизни есть свои потребности. Не существует “правильного” способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простой спокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каждый момент времени высокопродуктивной деятельностью. Здесь вы нигде не найдете трюизмов о том, что “кто рано встает, тому Бог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет”, или что вы должны меньше работать или меньше развлекаться, или быть кем-то еще, кроме того, кто вы есть.

Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто вы есть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструменты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих идеалов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести новые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не сможете изменить самих себя, свою сущность, – и вы не должны этого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопознания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естественных склонностей, потребностей и желаний. Все они станут основой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента, или управления временем. Я предлагаю вам принять участие в живом процессе, а не следовать директивам и установкам.

Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того, насколько различными могут быть стили жизни разных людей, и, тем не менее, каждый из них способен успешно управлять своим временем в соответствии с принципом “изнутри наружу”, исходя из своих индивидуальных особенностей.

Патриция: организованная, предсказуемая и невозмутимая

Патриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четырехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женской моды. Она живет и процветает в обстановке размеренной работы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спешку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так же важны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать равновесие между этими сферами своей жизни.

Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, чтобы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь прекрасные отношения с мужем, и поддерживать свою репутацию надежного и талантливого редактора.

Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 минут, после чего начинаются милые утренние “ритуалы”: они с сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и играют перед выходом в детский сад. После того как Патриция оставляет сына в саду, ей необходимо – и она это знает, – время, чтобы перевоплотиться из “матери” в “редактора”. Поэтому каждое утро она спускается в метро и пропускает четыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садится в пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточенной и готовой к работе.

Ее рабочий день тоже состоит из размеренной и монотонной работы. По утрам она работает над статьями, затем в течение дня общается с подчиненными и проводит совещания. Она пользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ей необходимо сделать, и без колебаний приступает к выполнению своих рабочих задач. Она всегда сдает работу в срок.

Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три раза в неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и четвергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельникам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам ходит с подругой в кино или в театр. Патриция охотно перепоручает заботу о сыне своим близким – она уверена, что участие родственников в уходе за сыном не только помогает ей поддерживать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизнь сына общением с теми людьми, которые его любят.

Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сценарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видеофильмы. По утрам в субботу она ведет сына в музыкальную школу, после занятий они обедают в местном ресторане и идут играть на детскую площадку или в музей. Каждое воскресенье ее муж и сын уходят гулять, а Патриция остается дома, чтобы приготовиться к предстоящей рабочей неделе.

Патриция обращает особое внимание на то, сколько времени займет у нее выполнение той или иной задачи, и перекраивает свой график таким образом, чтобы иметь достаточно времени для каждого занятия. Она рассчитала, сколько времени ей требуется, чтобы собрать сына в детский сад, и будит его по утрам, исходя из этого расчета. Жизнь Патриции жестко построена вокруг ее приоритетов и стала для нее удивительно спокойной, предсказуемой и радостной. Такая жизнь соответствует ее личности и ее идеалам, приносит Патриции радость и построена ею самой по принципу “изнутри наружу”.

Эндрю: сосредоточенный на работе, живущий в высоком темпе, совершенно непредсказуемый

Эндрю пятьдесят шесть лет, он – исполнительный директор крупнейшей в мире сети отелей. Ему нравится разнообразие в жизни, он любит общаться с самыми разными людьми и всегда умел творчески подходить к решению проблем. Ему не приходится долго “потеть” над их разрешением. Он легок на подъем, уверен в себе, сосредоточен. Он легко меняет планы, легко справляясь с препятствиями.

Эндрю страстно предан своей работе, его цель – поддерживать и укреплять лидирующее положение своей компании. Его миссия – ежедневно демонстрировать пример выдающегося обслуживания клиентов, использовать для роста все имеющиеся возможности и изучить свое дело настолько, насколько это возможно.

Все время Эндрю организовано так, чтобы поддерживать его личные особенности и помогать в достижении его целей. Каждый его день построен таким образом, чтобы находилось место свойственным ему спонтанности и многообразию интересов. Каждый день он появляется в своем кабинете в семь часов утра и первый час на рабочем месте посвящает чтению специализированных журналов; затем один час отводится на обработку электронной почты и на телефонные звонки. С девяти часов утра его время остается открытым для всех срочных и неотложных дел и предложений, которые в течение всего дня возникают в процессе управления крупной корпорацией. Эндрю составляет очень короткий список задач. Он понимает, что его работа – удовлетворять потребности других людей, и длинный список запланированных дел только разочарует людей. В перерывах между встречами он возвращается в свой кабинет, чтобы ответить на письма и звонки. Его задачей на протяжении вот уже тридцати лет было отвечать на каждый телефонный звонок (а теперь уже и на каждое письмо по электронной почте), который поступает в течение дня, и он справляется с этой задачей. В конце каждого дня (который заканчивается где-то между шестью и восемью часами вечера), он проводит еще один час за своим рабочим столом, отвечая на оставшиеся звонки и письма.

Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полномочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для управления различными подразделениями компании он находит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он работает в тесном контакте со своим секретарем, Дороти, и у них есть множество средств и инструментов для поддержки быстрой и оперативной работы их управленческой команды. Они разработали специальные таблицы и формуляры для ускорения коммуникаций и контактов между ними при составлении планов деловых поездок, назначении деловых встреч и совещаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцати списков его контактов по электронной почте. Их компьютеры объединены в сеть, чтобы оба они могли иметь доступ к рабочему календарю Эндрю, который Дороти составляет и ведет для него.

На протяжении всего рабочего дня Эндрю немедленно отвечает на запросы людей, с которыми работает. Он быстро разбирает бумаги на своем столе, за несколько мгновений отправляя каждую из них в соответствующие ящики и лотки, делая короткие пометки прямо на бумагах или используя заранее заготовленные формы и бланки. Он быстро принимает решения.

Эндрю много работает – обычно по двенадцать часов в день, но он всегда оставляет свободным вечер для ужина со своей семьей и друзьями. Он получает массу удовольствия от своей работы – она является для него источником энергии. Тем не менее, насколько он увлечен работой, настолько же ценит свои отношения с близкими и друзьями за пределами работы. Выходные он всегда посвящает отдыху, кроме того, регулярно берет отпуск.

Жизнь Эндрю богата событиями и приносит ему подлинное удовольствие. Он тоже построил свою жизнь “изнутри наружу”, в соответствии со своими идеалами и приоритетами.

* * *

Как вы заметили, Патриция и Эндрю совершенно разные люди с сильно отличающимися подходами к работе и к жизни в целом. Патриция тесно привязана к своему детально расписанному еженедельному плану, в то время как план Эндрю напоминает скорее голый скелет, оставляя место спонтанности. Но им обоим нравится то, как они распоряжаются своим временем, оба они встречают каждый новый день с восторгом и энергией, и чувствуют удовлетворение, когда этот день уходит.

Любой из нас хотел бы так же управлять своим временем, как это делают Патриция и Эндрю, но многим людям что-то мешает сделать это. Как мы увидим в следующей главе, очень важно понять, что мешает вам управлять своим временем. Как только вы узнали, что именно сдерживает вас, вы сможете сконцентрироваться на решении.

Ошибка № 1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании

Одна из самых распространенных причин, по которой вы, возможно, никак не можете приступить к выполнению того, что является для вас важным, состоит в том, что вы не можете отвести или зарезервировать необходимый для этого промежуток времени. Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи “нет своего места”, то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведен определенный интервал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.

Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в “свободное время”, имейте в виду, что на самом деле того, что вы называете “свободным временем”, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Единственная возможность для нас выкроить свободную минуту появляется тогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного или бросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем, что делать с этим неожиданно освободившимся временем, потому что оно застает нас врасплох.

Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важное для вас дело могло свершиться. В главе 5 “Планирование времени” и в главе 9 “Выбор времени” вы подробнее прочитаете об этом и научитесь назначать и распределять время для выполнения задач.

Ошибка № 2: Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время

Если вы назначили определенное время для выполнения чего-либо и при этом обнаруживаете, что по-прежнему не можете приступить к запланированному делу, возможно, это происходит потому, что вы отводите для выполнения этой задачи неподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, периоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способность сосредотачиваться на выполняемой работе циклически изменяются. Так, например, одни из нас – “жаворонки”, другие наиболее активны и энергичны вечером. Некоторые из нас расположены начинать большие дела или приступать к реализации новых проектов в определенное время года (например, в январе или в сентябре – если со времен детства и юности у вас осталась привычка начинать учиться), или весной, с приходом теплой погоды. Некоторые женщины считают, что существуют определенные периоды времени в течение месячного цикла, когда они лучше способны справляться с задачами, требующими концентрации или настойчивости.

Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индивидуальные циклы изменения энергии или концентрации, вам будет тяжело приступать к решению запланированных задач в периоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждого месяца вы не можете заставить себя разобраться в личных финансах, свести баланс в чековой книжке и составить план расходов на будущий месяц (то, что вы каждый раз обещаете себе сделать), – возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сделать это поздним вечером после работы, когда вы устали и ваши интеллектуальные способности снизились. Если вместо вечера вы запланируете эту задачу на утро, вы, возможно, почувствуете себя более расположенным приступить к финансовым расчетам.

Для более подробного изучения особенностей работы с вашими естественными ритмами и циклами изменения энергии смотрите главу 3 “Как мы распоряжаемся своим временем?”.

Ошибка № 3: Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задач

Большинство людей крайне нереалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, необходимое для завершения всех запланированных вами дел превышает время, имеющееся в вашем распоряжении, вы просто не сможете приступить к выполнению всех запланированных задач, и в конечном итоге будете чувствовать себя расстроенными и разочарованными. В любой ситуации этого можно избежать. Если вы точнее рассчитаете время, необходимое для выполнения поставленных задач, вы сможете запланировать реалистичный объем работы. Научиться оценивать необходимое для выполнения задач время может каждый, и вы овладеете этим навыком в главе 7 “Сортировка задач”. Более того, когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные стратегические цели, вам будет намного проще сокращать время выполнения тех задач, которые не служат реализации ваших целей, делегировать их исполнение другим или вовсе отказываться от их выполнения. Глава 8 “Зачистка” расписания” поможет вам овладеть навыками выхода из таких ситуаций, когда дел у вас оказывается больше, чем времени на их выполнение.

Ошибка № 4: Вы – неподходящий человек для выполнения задачи

Очень многие из нас совершают ошибку, думая, что мы все должны делать сами, что обращение за помощью – признак слабости или некомпетентности. Возможно, это тяжело признать, но когда дело касается выполнения определенных задач, вы можете просто оказаться неподходящим для этого человеком. Но, с другой стороны, этот факт становится для нас избавлением, источником свободы. Каждый из нас обладает уникальными дарованиями и навыками, это относится ко всем людям. Согласившись с тем, что кто-то другой способен выполнить работу быстрее, лучше, эффективнее вас, и принимая этот факт, вы сэкономите уйму времени и сил, снимите лишнюю головную боль и сердечные приступы. Может быть, у вас есть сотрудники, помощники, друзья или близкие, которые действительно получат удовольствие от работы, которая вам кажется трудной или скучной. Если кто-то другой лучше вас сможет составить рекламный проспект или свести бухгалтерский баланс, примите это, пригласите этих людей на работу и двигайтесь дальше.

Вы подробнее изучите искусство делегирования полномочий в главе 8 “Зачистка” расписания”.

Ошибка № 5: Задача чрезмерно сложна

Если вы не можете приступить к выполнению важных задач, возможно, причина в том, что вы излишне усложняете задачу и пытаетесь подойти к ее решению в столь сложном виде. Если определенная задача или операция слишком сложна и громоздка, есть вероятность, что вы просто будете избегать ее. Если вы хотите добиться успеха, вам нужно упростить ее.

Многие люди создают системы хранения документов, которые слишком сложны и запутаны, или состоят из сотен папок, в каждой из которых зачастую хранятся только один или два листа бумаги. Такой способ хранения документов в конечном итоге тормозит работу, поскольку нередко очень трудно вспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддерживая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себе меньше вариантов для выбора, куда именно вложить или где искать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работать с хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотека или файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступить к большому проекту или одним махом решить сложную задачу, вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например, вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рассортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить фотографии по фотоальбомам в хронологическом порядке. Своим объемом эта задача может отпугнуть любого, и вы постоянно будете откладывать ее выполнение. Однако если вы разобьете проект на отдельные, меньшие по объему работ этапы, он станет вполне управляемым. В нашем примере вы можете для начала купить альбомы для фотографий. На следующий день рассортируйте фотографии и разложите их в хронологическом порядке. Затем заполняйте по одному альбому в неделю до тех пор, пока задача не будет закончена.

Раскладывайте сложные проекты на ряд простых этапов или шагов, упрощая задачу. Глава 8 “Зачистка” расписания”, содержит целый раздел, посвященный специальным приемам упрощения выполнения повседневных задач.

Ошибка № 6: Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать

Если у вас нет блокнота, в котором вы регулярно составляете список задач, ежедневника, специального “органайзера” или так называемого “тайм-менеджера”, есть вероятность, что вы так и не приступите к выполнению многих важных задач – просто потому, что вы не сможете вспомнить, что вы должны сделать! Это звучит слишком банально, но в той напряженной и суетливой среде, в которой мы живем, трудно и непрактично полагаться только на собственную память. Имея даже самые лучшие побуждения, мы часто отвлекаемся и забываем о том, что хотели сделать. Чтобы избежать этого, вам нужно постоянно записывать ваши планы, составлять перечень предстоящих дел и встреч, – включая встречи со своими близкими и с самим собой, – в одном надежном месте. Глава 6 поможет вам подобрать подходящее лично вам средство для такого планирования – ежедневник или органайзер, бумажный или электронный.

Ошибка № 7: Ваше рабочее пространство не организовано должным образом

Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесь с планированием времени, не организованная должным образом рабочая среда украдет огромную часть вашей энергии и времени вашей жизни. Вы потеряете многие часы в поисках пропавших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важных документов. Вы будете работать неэффективно, теряя время, переделывая однажды сделанное, заново составляя утраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в поисках замены тому, что вы потеряли.

Wall Street Journal сообщает, что обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, который завален неразобранными бумагами, в личных архивах и папках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на один час в день в расчете на одного служащего – и это еще очень оптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообщает, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянных предметов 9 миллионов часов.

Решение этой, по сути, чисто технической, проблемы очень простое: организуйте свое пространство. В среднем для организации рабочего пространства в обычном офисе требуется всего три дня, в обычной жилой комнате – от одного до полутора дней. Это небольшое вложение времени и денег многократно окупается приобретением шести или более дополнительных недель в год!

Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите бо́льшую часть времени. И чем скорее вы вложите свое время в организацию вашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым вы сможете распоряжаться. Моя первая книга, “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” познакомит вас с простыми и безотказными приемами организации и управления любым пространством в вашем доме или на рабочем месте.

К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы сталкиваетесь с серьезными проблемами в планировании и управлении своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтрольны и разрешение которых выходит за пределы ваших возможностей. В таких ситуациях ваши способности планирования и управления временем подвергаются серьезным испытаниям. Когда вы признаете наличие таких внешних факторов, вы можете выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адаптироваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивное решение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя.

Внешний фактор № 1: Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы

Иногда вы сталкиваетесь с нереальным для выполнения объемом работы в результате технических ошибок в планировании времени или вследствие индивидуальных психологических особенностей. Но временами это напряжение и в самом деле бывает следствием внешних сил и факторов, и вам просто необходимо признать, что в данный момент вы оказались перегруженными. Возможно, вы одновременно работаете, учитесь и пытаетесь растить детей. Возможно, ваш помощник по работе уехал в отпуск, компьютер сломался, или ремонт вашего дома продвигается очень медленно – и список ваших дел моментально оказывается заполнен задачами, которых вы не ожидали.

Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, то независимо от того, сколько времени будет длиться напряженный период, вы должны пересмотреть объем работ и сосредоточиться на самосохранении. Будьте снисходительны и добры к самому себе. Избавьтесь от посторонних дел и задач, упростите их или делегируйте их выполнение другим. Значительно снизьте свои требования к качеству выполнения некоторых задач – сейчас вам просто надо “удержаться на плаву”. Глава 8 “Зачистка” расписания” научит вас, как снизить свою рабочую нагрузку и полагаться на других, когда для вас наступили трудные времена. Глава 10 “Уплотнение времени” поможет вам согласовывать и корректировать свои планы в периоды кризисов и высокого напряжения сил. Следуя учебному плану, изложенному в этой книге, вы сможете создать собственную систему планирования и управления временем, которая будет достаточно гибкой, чтобы приспосабливаться к неожиданно возникающим обстоятельствам и кризисам.

Внешний фактор № 2: Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы

Когда вы чувствуете себя не лучшим образом и ваши силы ослаблены, очень трудно сделать все, что вы запланировали. Некоторые люди страдают серьезными расстройствами здоровья, ограничивающими их силы и энергию. Темп вашей жизни может снизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внимания или из-за многих других проблем со здоровьем, о существовании которых вы можете даже и не подозревать. Если вы постоянно чувствуете вялость, апатию или постоянную сонливость, это может быть вызвано самыми разными причинами – от расстройства функции щитовидной железы до неполноценного питания. Проконсультируйтесь у врача и выясните, не связаны ли внешние симптомы с расстройством организма, чтобы иметь возможность обратиться к лечению и устранить их. Многие люди страдают расстройствами сна – молодые мамы, врачи, медсестры, люди, работающие в ночную смену, или те, кто много путешествует и чья работа связана с частыми командировками. Не стоит недооценивать, насколько это может истощать ваши силы, энергию, а вместе с ними – способность концентрироваться и выполнять сложные аналитические задачи.

И, конечно, все мы время от времени подхватываем насморк или простуду, но большинство из нас считает, что и тогда способны работать с обычной интенсивностью и браться за все дела в своем рабочем графике. Берегите себя и работайте, учитывая свои временные или постоянные проблемы со здоровьем или нехваткой сил. Глава 5 “Планирование времени” покажет вам, как работать сообразно вашему уровню сил и энергии, вместо того чтобы пытаться игнорировать естественные пределы своих возможностей.

Внешний фактор № 3: Вы попали в полосу перемен

Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, поначалу очень трудно выяснить, как именно проводить свое время. Ваш старый стиль жизни больше вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности, которая могла бы заменить старую.

В жизни бывает много ситуаций, которые могут дезориентировать и сбить вас с толку: вступление в брак, развод, рождение ребенка, смерть близкого человека, отставка или выход на пенсию, окончание школы или института, переезд, смена места работы, изменения в бизнесе и т. д. Когда устройство нашей жизни изменяется, требуется время, чтобы приспособиться к этому. Мы привыкли делать дела определенным образом, и вдруг у нас появляется начальник, который заставляет нас работать менее независимо и все время считаться с ним и с его мнением. Или мы привыкли иметь возможность по утрам подольше поспать после учебы и занятий до поздней ночи, а теперь должны появляться на работе в восемь часов утра. И когда жизнь меняется, неожиданно освобождая “окно” во времени, которое ранее было постоянно занято, не всегда бывает просто сообразить, что именно мы хотим делать с этой неожиданно обретенной свободой.

Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориентированы этим, определите свои цели и постарайтесь создать для себя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух четко определенных “контрольных точек”, или “якорей”, и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них. Например, если ваш новый начальник постоянно требует от вас отчета, установите определенное время в течение рабочего дня для коротких совещаний с ним. Следите за развитием ситуации, и вносите коррективы до тех пор, пока все не встанет на свои места. Глава 5 “Планирование времени” поможет вам создать такую структуру времени в вашем графике, которая будет отражать ваши цели и способствовать их достижению.

Внешний фактор № 4: Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех

Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и управления временем. Ни один доктор не может предугадать, когда одному из его пациентов понадобится экстренная медицинская помощь. Специалисты по связям с общественностью, агенты по продаже недвижимости, брокеры и трейдеры, работающие на фондовом рынке, менеджеры по сбыту и многие другие работники сферы услуг – все они работают в условиях неопределенности в среде с высоким уровнем помех, и эта работа требует от них отзывчивости и предельной внимательности к другим людям.

Как можно справиться с обстановкой, характеризующейся высоким уровнем помех? Признавая ее существование и отводя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графике для помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении, – включите на телефоне автоответчик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вставайте немного пораньше.

Врачи часто резервируют время для работы с бумагами из расчета пятнадцати минут на каждый час приема пациентов. Они могут экономить это время, чтобы воспользоваться им в конце напряженного рабочего дня, – и они знают, что должны предусмотреть это время и попросить одного из коллег заменить их, пока они разбирают бумаги. Этот оазис времени позволяет им восстановить контроль над ситуацией, пока объем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамки разумного. Если вы – молодая мама, кормящая грудью, и страдаете расстройством сна, вы можете наверстать это, попросив кого-нибудь из близких один раз в день кормить ребенка из бутылочки, чтобы у вас была пара лишних часов непрерывного сна.

Таким же образом, если вы проводите много времени в поездках или в ожидании, вы можете использовать это переходное время в качестве “плавающего” оазиса. Держите при себе материалы для работы, которую вам нужно сделать, и во время переездов или в ожидании транспорта используйте эти моменты для того, чтобы уделить внимание отдельным пунктам из вашего списка задач.

Глава 5 научит вас строить карту времени, которая позволит вам создавать эти “тихие гавани”, свободные от помех, а глава 8 “Зачистка” расписания” поможет вам научиться перепоручать выполнение задач другим.

Внешний фактор № 5: Вам мешает неорганизованный партнер

Что делать, если вы живете или работаете с человеком, чья неорганизованность и безответственность мешает вашим собственным тщательно построенным планам? Если в вашей жизни есть человек, чья неорганизованность регулярно наносит вам ущерб – неуправляемый супруг или супруга, ребенок, начальник, сотрудник, клиент или деловой партнер, – вам необходимо разрешить это противоречие для того, чтобы устранить собственную злость или раздражение и сохранить нормальные отношения с этим человеком. Если возможно, посвятите этого человека в тонкости тайм-менеджмента и примитесь за работу по совершенствованию планирования его или ее времени. Если вы не сможете сделать этого, вам придется искать решение в процессе переговоров.

Помните, что хорошие переговоры всегда начинаются с определения общих целей, которые объединяют вас и вашего партнера. Этим вы устраните отчуждение и любые враждебные и оборонительные настроения и вместе с партнером по переговорам окажетесь “по одну сторону баррикад”. Если этот партнер – ваш начальник, вашей общей целью может стать наибольшая эффективность производства. Если это ваш супруг, целью может стать создание гармоничной семьи и уютного дома. Как только вы согласовали общую цель, вы можете объяснить, каким образом лично вы вкладываете свое время и работаете для достижения этой цели. Ваш партнер может и не согласиться с вашим выбором усилий, необходимых для достижения общей цели, и в этом случае вы можете пойти на компромисс и придти к соглашению, как использовать ваше время наиболее эффективно. Если же ваш партнер по переговорам согласен с тем, как вы используете свое время, вы можете объяснить ему, как его манера в последний момент менять свое мнение и планы подрывает ваши усилия, направленные на достижение общей цели. Затем, как одна команда, вы можете, используя метод “мозгового штурма”, найти творческие идеи и способы избежать хаоса в совместной работе.

Возможно, вам не удастся полностью решить проблему, но, обсуждая ее в поисках точек соприкосновения и общих интересов, вы сможете избежать возмущения и обиды и будете работать как одна команда, пытаясь найти решение. Главное – устранить ощущение безысходности и не чувствовать себя жертвой обстоятельств, чтобы иметь возможность строить жизнь, которая подарит вам радость и удовлетворение.

Иногда мы не даем себе возможности совершенствовать наши навыки планирования и управления временем, не находя времени для того, что нам действительно важно, из-за препятствий, коренящихся в нашей собственной душе. Мы знаем, что нам нужно делать, но воздерживаемся от действий или внутренне сопротивляемся им потому, что наши проблемы с управлением временем определенным образом служат нам, – они удовлетворяют некоторые наши глубоко скрытые потребности, которые мы даже не осознаем. Оставаясь неосознанными, эти силы будут подрывать все наши усилия овладеть своим временем и своей жизнью. Эти психологические препятствия зачастую не обнаруживают себя до тех пор, пока вы не преодолели технические ошибки и не справились с внешними факторами. В самом деле, иногда лучше всего впервые столкнуться с проблемами планирования и тайм-менеджмента на практике. Очень часто случается, что, как только вы начинаете осознавать преимущества управления своим временем в соответствии с принципом “изнутри наружу”, многие психологические препятствия исчезают сами собой.

Если вы воспользовались подходом, предложенным в этой книге, и все еще испытываете некоторые трудности в планировании времени, вернитесь к этому разделу и потратьте некоторое время на размышления о собственных склонностях, стремлениях и целях. Очень часто именно выяснение и осознание того, что именно вы делали и почему, оказывается достаточным, чтобы приступить к изменениям.

Поскольку я не психолог и не в состоянии продиагностировать корни всех существующих психологических препятствий, за годы практической работы в области человеческой самоорганизации я выделила несколько основных типов психологических блоков, которые удерживают людей от полноценного планирования и эффективного управления своим временем и своей жизнью.

Психологическое препятствие № 1: Вы не прояснили собственные жизненные цели и приоритеты

Не имея четко определенных целей, вы не имеете фундамента для принятия решений о том, как и где проводить свое время, как расставлять приоритеты в своей деятельности и анализировать многочисленные альтернативы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь. Вот почему так важно прочитать главу 4 “Определение стратегических целей” и определить, каковы ваши главные приоритеты в жизни.

Я убеждена, что большинство людей в глубине души знают, чего они хотят. Проблема состоит в том, что многочисленные переживания нашего детства и весь опыт, который мы вынесли оттуда, заставляют нас постоянно упускать из виду то, чего мы хотим, отвергать или отрицать наши желания и потребности – и все потому, что когда-то давно к нашим желаниям и целям относились как к неуместным, невозможным или незначительным. Возможно, когда вы были ребенком, на вас свалили слишком много ответственности и обязанностей, и у вас сложилось представление, что ваши собственные потребности и желания не важны и ничего не значат, поэтому вы перестали обращать на них внимание. Или в вашем распоряжении было столько возможностей, что вы так и не выяснили, чего именно хотите на самом деле.

Не имеет значения, какие события прошлого заставили вас отказаться или отвлечься от собственных желаний – ваша задача состоит в том, чтобы найти способ обрести то, что делает вас счастливыми. Глава 4 поможет вам в этом.

Психологическое препятствие № 2: Укрощение хаоса

Если ваш график жизни постоянно переполнен делами, если вам постоянно приходится работать на пределе своих возможностей, если вы всегда оставляете что-нибудь не выполненным до самого последнего момента, и ваша жизнь кажется непрерывной чередой кризисов и катастроф, есть вероятность, что вы относитесь к таким людям, которых называют “укротителями хаоса”. Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она проходила в режиме постоянной борьбы с препятствиями и несчастьями потому, что – скажем об этом прямо – вы являетесь прекрасным антикризисным управляющим. В глубине души вам настолько нравится добиваться невозможного, что вы продолжаете создавать в своей жизни такие ситуации, чтобы иметь возможность в очередной раз спасти себя и свое дело. И вы каждый раз справляетесь с трудными задачами, – хотя, конечно, временами сталкиваетесь и с неудачами.

Если вы – укротитель хаоса, возможно, вы были подготовлены к этой роли еще в детстве. Возможно, вы выросли в трудной среде, где вам приходилось быть организатором, миротворцем, улаживать дела и постоянно самому решать возникающие проблемы. Вы научились испытывать определенный комфорт в периоды кризисов, и вам нравилась ваша способность справляться с беспорядком. Теперь ваша задача – научиться ценить эту свою способность, не испытывая и не применяя ее ежедневно. Советы для работы с привычкой всегда быть “антикризисным управляющим” вы найдете в главе 10 “Уплотнение времени”.

Психологическое препятствие № 3: Страх вынужденного бездействия

У некоторых людей “вынужденное бездействие”, или “простой”, вызывают тревогу, беспокойство или раздражение. Если к ним относитесь и вы, сама мысль о том, что однажды может наступить день, когда вам нечего будет делать, наполняет вас ужасом.

Может быть, вы оказываетесь связанным чувством вины, если проводите время в бездействии или непродуктивно. Возможно, вы в постоянном движении потому, что полагаете: окружающие восхищаются вами и вашей активной деятельностью. Если так, вы, вероятно, живете в замкнутом рабочем цикле, не оставляя себе времени на восстановление сил. Это может привести к истощению.

Ваш график и в самом деле может быть перегруженным, а ваша голова – забитой многочисленными проблемами настолько, что у вас никогда не остается времени подумать о еще более важных и тяжелых вещах – о том, чего вы на самом деле хотите от жизни, или что делать с вашими безрадостными отношениями в браке. Будьте готовы к тому, что, как только у вас возникнет более спокойный рабочий график и появится время для размышлений, вы можете столкнуться с проблемами, существования которых не хотели замечать и о которых боялись даже подумать.

Причиной сильного страха свободного времени может также быть психическая травма, нанесенная вам в детстве. Люди, с которыми плохо обращались в детстве, часто боятся остаться один на один со своими мыслями. Иногда, чтобы избежать попадания в спокойные ситуации, они подсознательно развивают в себе привычку хронически опаздывать. В конце концов, если вы постоянно куда-то спешите, вам никогда не приходится чего-то или кого-то ждать… и думать.

Если вы подозреваете, что стремитесь занять себя работой, чтобы избежать неприятной задачи или проблемы, вы можете захотеть, собрав все свое мужество, разобраться в этом вопросе. Но вам не обязательно пытаться решить эту проблему “одним махом”. Сначала просто позвольте себе иметь плотный график работы. Однако, вместо того чтобы забить все свое время “важной работой”, наполните его такой деятельностью, которая действительно важна для вас. Запланируйте прибытие к местам назначения заранее, но имейте при себе что-нибудь, чем вы вынуждены будете заняться, если вам придется ждать. Включите в свой график жизни перерывы в работе, даже выходные или отпуск, – но валяйтесь на пляже. Наполните это время деятельностью – физическими упражнениями, тренировками, ходите в музеи, в кино, путешествуйте (смотрите страницу 252, где вы найдете другие советы, как и чем занять освободившееся время). Это прекрасно – постоянно быть занятым работой, но убедитесь, что вы поддерживаете равновесие между важными для вас видами деятельности – включая работу, развлечения, самосовершенствование и семью.

Психологическое препятствие № 4: Вам необходимо постоянно помогать другим, жертвуя собой

Оказывая помощь другим людям, вы можете сделать свою жизнь богатой и радостной. Иногда вы можете даже решить пожертвовать всеми своими интересами и посвятить свою жизнь служению другим. Обычно такая жертва многократно вознаграждается, но если она нарушает внутренний баланс потребностей, вы можете почувствовать себя обиженным, недооцененным или подавленным.

Прежде чем винить в этом окружающих вас людей, спросите себя: не вы ли на самом деле тот человек, который вызвал в своей жизни эту дисгармонию? Иногда мы настолько захвачены нашим желанием получить достойную оценку окружающих, что не даем другим людям помочь нам.

Возможно, вы пытаетесь воспроизвести ваши воспоминания о ком-то в вашей жизни, кто очень много заботился о вас. Может быть, вы гордитесь тем, что способны угодить каждому, кто попросит вас об услуге. Это приносит сиюминутное удовлетворение, но слишком много “да” – и вы уже связаны своими обязательствами по рукам и ногам и не способны двигаться дальше. В конечном итоге ваша благодушная неспособность говорить “нет” повредит вашей репутации больше, чем поможет ей.

Помните, что часть выражения любви, привязанности и заботы по отношению к другим людям – предоставить им возможность и удовольствие помочь вам или выручить вас. Вы вдохновляете людей, когда позволяете им помогать вам или сотрудничать с вами. Дайте себе передышку – и предоставьте окружающим вас людям возможность расти и развиваться.

Загляните на страницы 185–187 – вы найдете там несколько простых советов, как сказать “нет”.

Психологическое препятствие № 5: Страх перед возможной неудачей

Если вы знаете, каковы ваши цели, но не приступаете к выполнению того, что для вас важно, вероятно, вас сдерживает страх перед возможным провалом вашего начинания. Стремиться к своим целям и однажды выяснить, что ты не способен достигнуть их, – такая перспектива может быть очень пугающей. Иногда проще не прилагать усилий, обвиняя обстоятельства или ссылаясь на тот факт, что вы просто не приступили к попыткам добиться желаемого, чем испытывать горечь неудачи. Вы можете чувствовать, что провал подействует на вас разрушительно.

Очень легко переоценить ужас предполагаемой неудачи. Иногда простая и честная оценка самого худшего, что может с вами произойти, поможет вам преодолеть ваш страх. Кроме того, если вы рассматриваете неудачи как возможность учиться, расти и приближаться к достижению своих целей, это поможет вам справиться с вашими страхами.

Каждый раз, когда вас постигает неудача, представляйте себя рассказывающим историю своей жизни на телевизионном ток-шоу или в интервью десять лет спустя, или, когда-нибудь, – своим внукам, вдохновляя окружающих своим рассказом о препятствиях, которые вам приходилось преодолевать на своем пути к успеху.

Психологическое препятствие № 6: Вы боитесь успеха

Перспектива успешного достижения ваших целей может вызывать у вас не меньше тревог и опасений, чем возможность неудачи. Успех может стать причиной вашего отчуждения от семьи и друзей. Поступление в институт, когда ваши друзья в то же время провалились на экзаменах, может заставить вас почувствовать оторванность от привычного круга общения. Назначение на руководящую должность и новые обязанности контролировать работу друзей по службе может поставить вас в очень неприятное положение. Возможно, однажды в жизни вы уже получили “сообщение” или “сигнал” о том, что вы не заслуживаете успеха. Как только вы осознали этот страх успеха, вам становится намного проще преодолеть его. Каждый заслуживает успеха. Если вы боитесь успеха, проводите больше времени с теми людьми, которых вы считаете успешными. Этим вы проясните для себя пугающие вас стороны проблемы и сможете почувствовать атмосферу успеха.

Психологическое препятствие № 7: Страх нарушить существующее положение вещей

Иногда вы не преследуете поставленные цели потому, что боитесь реакции окружающих, привыкших к определенному положению вещей (это может не понравиться вашему начальнику, ваши дети могут остаться без присмотра и т. д.). Если вы боитесь нарушить “статус-кво”, вы можете променять то, что для вас наиболее важно, на привычный комфорт и безопасность. Это тоже разновидность страха успеха.

Если вы боитесь перемен, помните, что можете производить перемены таким образом, что они будут постепенными и менее разрушительными. Совершая изменения последовательно, шаг за шагом, вы дадите возможность себе и окружающим привыкнуть к происходящим изменениям.

Психологическое препятствие № 8: Страх перед завершенностью

Некоторые люди с трудом продвигаются к своим целям и приступают к выполнению запланированных задач потому, что, в действительности, боятся их завершения. Они берутся за несколько дел сразу, постоянно перескакивая от одного к другому, но им с трудом удается закончить что-нибудь из начатого. Они никогда не получают подлинного удовольствия от завершения дела, и результатом становится потеря энергии и самооценки.

Часто люди с трудом заканчивают начатые проекты потому, что им нравится сам процесс творчества, и они ненавидят тот момент, когда нужно принять решение, остановиться и отбросить в сторону все прочие альтернативы и варианты. Если это касается вас, постоянно напоминайте себе, что у вас всегда будут новые проекты и новые возможности насладиться процессом творчества. Может оказаться полезным осознать, что внутри вас живут и творец, и редактор. Как только творец выполнил свою работу в рамках проекта, приходит время уступить место редактору, который завершит его. Другой прием – находиться в обществе людей, которые любят приводить все к завершению. Иногда в процессе такого взаимного проникновения вы можете почувствовать “вкус завершенности” и привить себе способность радоваться этому.

Если вы не заканчиваете начатый проект и затягиваете его, иногда это происходит просто потому, что этот проект уже не важен для вас. Разрешите себе бросить это дело и забудьте о том времени и силах, которые были в него вложены. Когда вы отказываетесь от того, что устарело и перестало быть актуальным, вы освобождаете себя для реализации новых проектов.

Психологическое препятствие № 9: Вам необходимы совершенство и безупречность

Если вы относитесь к “перфекционистам”, то есть к таким людям, которые требуют совершенства во всем, вы вынуждены делать все в соответствии с таким же уровнем качества.

Люди, хорошо владеющие навыками тайм-менеджмента, рассматривают все вещи в перспективе времени. Они расставляют приоритеты, вместо того чтобы придавать всем задачам равный вес и одинаковую важность. Если вы придерживаетесь предельно высоких стандартов по отношению к каждой отдельной задаче, к которой приступаете, вы просто не сможете сделать все, что задумали.

Потребность в совершенстве часто исходит из потребности одобрения и принятия. Она также может быть следствием страха критики, боязни унижения или резких суждений. Возможно, вы росли под присмотром действовавшего из самых лучших побуждений учителя, или один из ваших родителей постоянно вбивал в вашу голову: “Если ты собираешься делать дело, делай его как следует!” И вы не научились оценивать, какие задачи сто́ят огромных усилий, а какие – нет. Или, может быть, вы чувствуете себя более уверенно, когда все, как кажется, находится под вашим контролем.

Вам, ради самих себя, необходимо научиться гибко менять ваши стандарты и требования в зависимости от важности той задачи, к которой вы приступаете.

Психологическое препятствие № 10: Страх потери творческих сил

Многие творческие люди или люди с “правополушарным” мышлением опасаются, что внесение в их жизнь порядка и выстраивание определенной структуры времени будет подавлять их творческие способности или свободолюбивую натуру. В результате их личная и деловая жизнь беспорядочны и становятся источником сильных стрессов.

Если это относиться и к вам, заверяю вас, что упорядочивание и структурирование времени в действительности может подействовать на вас освобождающе. Многие наиболее выдающиеся писатели, художники и музыканты находили в упорядоченности и дисциплине источник огромной свободы. Они творили ежедневно в одно и то же время. Временами поток творческих сил бил фонтаном, временами – сочился тонкой струйкой, но устойчивость и последовательность их графика работы всегда обеспечивала им достаточно времени для занятий важным для них делом – творчеством.

Порядок не уничтожает ваши творческие импульсы, он позволяет им процветать. В конце концов, когда ваш график имеет произвольную форму, вы часто просто не приступаете к тому, что для вас наиболее важно. Ваши творческие планы уступают место более срочным потребностям других людей, и вы откладываете удовлетворение собственных нужд, например, оплату счетов или визит к доктору.

Вы должны поверить в то, что способны внести систематичность и порядок в свое расписание и по-прежнему обладать достаточной свободой и иметь возможность слышать зов своей музы, или использовать неожиданно возникающие возможности, или проводить время со своими друзьями, клиентами и коллегами. Вы не должны расписывать каждый час, но вы можете составить общий план своего дня, внеся в него определенный ритм.

Если вы боитесь порядка и систематичности, эта книга станет для вас хорошим подспорьем и поможет вам приспособиться к вашему естественному стилю поведения. Вы сможете составить такой график, который будет работать на вас, и вы убедитесь в этом, прочитав главу 5 “Планирование времени”.

* * *

Осознав, что именно вам мешает, вы сможете существенно изменить свой подход к управлению собственным временем. Вооруженные новым пониманием причин ваших привычных действий, вы уже продвинулись далеко вперед по пути создания важных долгосрочных изменений в своей жизни.

Теперь вы готовы приступить к программе управления своим временем в соответствии с принципом “изнутри наружу”. Следующим шагом будет анализ, при котором вы заглянете вглубь своей души и выясните свое личное отношение ко времени.

Ваши планы и желания – ядро тайм-менеджмента, построенного по принципу “изнутри наружу”. Я искренне верю в то, что вы способны достичь практически всего, чего хотите, если возьметесь за это со всей душой. Когда вы смотрите на общий план жизни и думаете о том, чего вы хотите достичь, вы основываетесь на своих глубочайших жизненных ценностях и думаете о тех фундаментальных вещах, которые сделают вас счастливыми. И как только вы поняли, что для вас действительно важно, вы можете работать для достижения этих целей.

Ваши стратегические цели, скорее всего, будут простыми и общеизвестными, а не слишком специфическими: теплые отношения с любимыми людьми, счастливые дети, финансовая самостоятельность и благополучие, профессионализм в избранном вами деле, гостеприимный и уютный дом, чувство связи со своей общиной или с группой единомышленников и т. д. Сейчас вы не должны думать, как достичь того, чего вы хотите. Все, что вам нужно сделать – это сказать, чего вы хотите в самых общих выражениях. Когда вы четко формулируете свои стратегические цели, вы делаете предельно важный шаг к их реализации.

Необходимо рассмотреть ваши жизненные ценности и определить стратегические цели во всех основных областях жизни, которые имеют для вас значение. Многие из моих клиентов ставили перед собой цели относительно карьеры или достижения финансового благополучия, но не заботились о постановке целей в других важных областях своей жизни. Если ваша жизнь кажется неуравновешенной, посмотрите, на что вы тратите бо́льшую часть своего времени. Возможно, ваше время было потрачено на те аспекты вашей жизни, относительно которых ваши цели вполне ясны. Чтобы ощущать себя полным сил, а свою жизнь – гармоничной, вы должны установить стратегические цели во всех значимых для вас областях своей жизни. Каковы эти основные области жизни? Возможными аспектами для рассмотрения могут быть:

• Работа

• Семейная жизнь

• Личное развитие

• Отношения с любимым человеком

• Отношения с друзьями

• Финансовое благополучие

• Образование

• Дом

• Духовная жизнь

Те категории жизни, которые выберете вы, могут отличаться от вышеперечисленных. Возможно, в данный период вашей жизни отношения с друзьями или с любимым человеком для вас не столь важны. Может быть, вы считаете образование частью личного развития, или дом – частью семейной жизни. Вы можете составить собственный перечень областей жизни, который отражает то, что важно для вас, и сформулировать их в тех выражениях, которые вам удобны.

Теперь посмотрите на эти основные области жизни и спросите себя: “Что могло бы сделать меня счастливым в этих ключевых областях жизни?” Не ставьте себе ограничений (позже вы сможете определить, какие из этих целей слишком нереалистичны). Когда все уже будет сказано и сделано, когда вы будете покидать этот мир, – что вам необходимо, чтобы чувствовать, что ваша жизнь была стоящей и принесла вам удовлетворение? Что вы мечтаете иметь, кем хотите быть, что делать?

Я уверена, что каждый из нас в глубине души знает, что именно даст нам чувство радости и удовлетворения, но многие из нас боятся позволить себе стремиться к тому, чего на самом деле хотят. Вы заслуживаете счастья. Не редактируйте и не судите себя. Просто помечтайте!

Запишите одну или две стратегические цели в каждой из областей жизни. Вы можете рассматривать каждую из этих целей как мини-миссию. Например, для области семейной жизни Диана написала: “Я хочу сделать свой дом теплым и гостеприимным местом, где будет жить моя семья, и где я буду проводить время со своими друзьями”. Стратегическая цель Теренса в области семейной жизни: “Сделать так, чтобы мои дети чувствовали любовь и заботу”. В области работы Алан, поставщик продовольственных товаров, сформулировал свою цель так: “Я хочу добиться признания как самый передовой поставщик продовольствия в городе”. Джил, юрист, которая хотела проводить меньше времени на работе и больше со своими детьми, выбрала следующее: “Я хочу, чтобы моя работа давала мне хорошую материальную поддержку, оставляя мне при этом достаточно времени растить детей”. Целью Полины в области отношений с любимым человеком было: “Сделать так, чтобы мой муж всегда знал, как я счастлива в браке с ним”. Стратегическая цель Марии в области образования: “Стать знатоком театра”.

Если у вас возникли трудности с определением ваших стратегических целей

Есть трудности с формулированием ваших целей?

Откровенно говоря, я убеждена, что в глубине души вы и в самом деле знаете, каковы они.

В своей книге “Магия размышлений о самом важном” Дэвид Шварц писал, что все мы хотим воплотить в жизнь свои мечты, но немногие из нас поддаются этому желанию. Вместо этого мы убиваем их, осуждая себя, стремясь к привычной безопасности и с помощью других “орудий убийства”. Шварц пишет, что успех требует усилий души и сердца, и мы можем вложить свою душу и свое сердце только в то, чего мы искренне желаем. Если вам кажется, что вы “похоронили” в себе свои мечты до такой степени, что даже не можете определить их, для вас есть хорошие новости. На самом деле вы не убили их; вы просто подавили их настолько, что они перешли в область бессознательного. Вы можете воскресить их. Один из лучших способов выяснить, что именно приносит вам радость и может сделать вас счастливыми, состоит в том, чтобы просто очень внимательно наблюдать за собой и вести “дневник радостей жизни”. В течение дня, когда бы вы ни заметили, что только что сделали что-то, что принесло вам радость или удовольствие, отметьте это в своем дневнике. Начните обращать внимание на то, что вас радует. Эти виды деятельности обычно являются индикаторами, признаками того, что может сделать вас по-настоящему счастливыми и помочь вам приблизиться к определению ваших целей. Разрешите себе любить то, что вы любите, – будь то мытье вашего холодильника, чтение стихов или перекрашивание стен на кухне.

Время от времени перечитывайте свой дневник и отмечайте, что нового вы узнали о себе. Например, одна из записей может быть такой: “Сегодня позвонила Бетти по поводу проблем в отношениях с ее бойфрендом; я потратила целый час, помогая ей выяснить, что нужно делать. Люблю чувствовать себя полезной, помогая друзьям”. Какие личные цели могут следовать отсюда? Возможно, вы решите, что вам нравится решать сложные проблемы или консультировать. Может быть, эти виды деятельности должны стать частью вашей работы, и, может быть, вам нужно отводить для них больше времени в личной жизни.

Возможно, вам кажется, что вы настолько далеки от того, чего вы хотите достичь в жизни, что просто не можете позволить признаться самим себе в своих мечтах. Если вам тяжело открыто заявить, чего вы хотите от жизни прямо сейчас, попробуйте мысленно заглянуть в далекое будущее.

ИГРА “ДЕСЯТЬ ЛЕТ СПУСТЯ”. Представьте себе свою жизнь десять лет спустя. Если бы вы могли иметь все, чего хотите, вообразите, на что могла бы быть похожа ваша жизнь. Нарисуйте в своей голове картинку – ваша идеальная работа, дом, личная и общественная жизнь. Не беспокойтесь о логичности воображаемого. Ваша фантазия должна быть буйной и свободной: чем большего вы пожелаете, тем лучше, до тех пор, пока все не будет казаться вам просто великолепным. У вас есть десять лет, чтобы добиться всего этого; сроки не давят на вас. Будьте смелыми и дерзкими!

Как только картина будущего сформировалась в вашем сознании, возьмите лист бумаги и разделите его на две колонки. Слева перечислите все основные области вашей жизни. Справа запишите то, что вы будете при этом делать. Вы можете, например, написать:

• Личное развитие: “Я много путешествую”.

• Семья: “Я женат (замужем) и живу с человеком, которого люблю, и у нас трое детей”.

• Работа: “Я занимаюсь управлением собственным бизнесом”.

• Друзья: “У меня есть такие друзья, которые помогают мне в жизни, а не сосут из меня силы и энергию”.

• Финансовое положение: “У меня есть собственный инвестиционный портфель акций”.

• Общество: “Я живу в небольшом городе, где меня окружают дружелюбные, заботливые люди”.

Вы можете представить себе, как будет выглядеть ваша жизнь во всех этих аспектах? Нет никаких оснований не стремиться к достижению этих целей, и вполне возможно реализовать свои мечты в жизни.

“ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС”. Иногда бывает трудно определить собственные цели потому, что у вас есть слишком много интересов и желаний. Как ограничить число альтернатив и сузить круг выбора? Вы хотите в совершенстве овладеть навыками работы на компьютере, научиться играть в теннис, начать собственное дело, сделать ремонт в своем доме, получить степень доктора технических наук и написать роман – и сделать все это, работая полный рабочий день и воспитывая трех детей. Все это привлекает вас, и трудно отказаться даже от одной из этих прекрасных идей. Вы не можете остановиться на выборе определенных целей из этого списка потому, что это будет означать отказ от достижения других. Но, поскольку вы не можете сосредоточиться на чем-то одном, в результате вы не занимаетесь ни одним из этих замечательных дел.

Попробуйте упражнение “Здесь и сейчас”, оно поможет вам сконцентрироваться. Составьте список всего, что вы хотите сделать. Петь в Карнеги-Холле. Съездить в Грецию. Иметь троих детей. Купить дом. Работать в международной консалтинговой компании. Запишите все, что привлекает вас.

Разрешите себе хотеть всего, чего вы хотите. Если вы критически относитесь к своим мечтам, как только они возникают, вы будете слишком напуганы, чтобы продолжать самовыражение. Не беспокойтесь, возможно ли то, о чем вы мечтаете, – просто мечтайте, и мечтайте дерзко.

Теперь выберите одну цель для достижения в настоящее время, здесь и сейчас. Имейте в виду, что вы можете в любой момент добавить к ней любые другие цели. Вы можете передумать, если по ходу дела обнаружите, что это, на самом деле, не совсем то, чего вы хотите. Помните: выбирая одно, вы не отказываетесь от других своих целей. Вы просто приступаете к реализации одной из них.

ЗАПИШИТЕ ВАШИ ЦЕЛИ. Я настойчиво советую вам записать ваши стратегические цели. В широко известном исследовании группы выпускников Йельского университета, выполненном в 1953 г., недавних студентов спрашивали об их планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы на будущее существовали в виде записей целей, задач и планов действия. Двадцать лет спустя именно эти 3 % бывших выпускников выглядели намного более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные; более того, члены этой небольшой группы достигли бо́льшего благосостояния, чем оставшиеся 97 % их сокурсников, вместе взятые.

Когда вы письменно излагаете ваши цели, возможности для реализации задуманного вами сами начинают появляться перед вами, словно по волшебству. Некоторые люди объясняют это, утверждая, что вы начинаете притягивать то, что вам нужно. Я не думаю, что это работает именно таким образом. Я убеждена, что мы окружены возможностями для достижения практически всего, чего мы хотим в нашей повседневной жизни. Но эти желания кажутся нам одним большим размытым пятном. Как только вы изложили свои цели письменно, вы начинаете замечать на своем пути особенные возможности, которые могут помочь вам достичь того, чего вы хотите. Ясность целей ведет к ясности в восприятии мира.

После того как вы составили список ваших целей, чаще пересматривайте его. Повесьте его на стену в своем кабинете или носите с собой в сумке или в бумажнике. Держите его перед собой в уме; это поможет вам оставаться сосредоточенными и значительно повысит вероятность успеха.

Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен, авторы книги “Chicken Soup for the Soul”, поставили себе невероятно честолюбивую цель: продать 1,5 миллиона экземпляров их первой книги за полтора года. Каждый из них записал эту цель на обороте визитной карточки и перечитывал ее как минимум четыре раза в день. Достигли ли они своей цели? За восемнадцать месяцев они продали 1,3 миллиона экземпляров книги. Очень близко к задуманному. Дэниэль Стил поставила себе цель продать за 25 лет 500 миллионов книг; она добилась этого.

Когда вы знаете свои стратегические цели, необходимо определить конкретные виды деятельности, которые помогут вам их достичь. В отличие от стратегических целей, обычно не меняющихся годами, способы достижения этих целей будут изменяться по мере необходимости. Они могут изменяться ежегодно, или еще чаще, в процессе вашего приближения к осуществлению своих целей и выполнению задуманного, или если вы обнаружите более подходящий путь к своей цели.

Если ваша цель – образование и развитие интеллектуальных способностей, вы можете выбрать такие виды деятельности, как учеба в институте, чтение книг – по одной в неделю, или ежемесячное посещение лекций и семинаров. Если ваша цель – повысить собственное благосостояние, вы можете решить регулярно составлять личный бюджет и сократить расходы, или изучить фондовый рынок, чтобы иметь возможность делать инвестиции и играть на фондовой бирже, или найти финансового консультанта.

Возьмите каждую из ваших стратегических целей и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года или двух лет смогут привести вас к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список.

У вас могут возникнуть трудности с определением того, как и каким способом попытаться достичь ваших целей. Например, вы хотите открыть собственный бизнес на дому, но не знаете, что нужно сделать для этого. В этом случае вашим конкретным видом деятельности может стать изучение способов реализации этого проекта. Вы можете прочитать несколько книг по этой теме, поискать информацию в Интернете и поговорить с владельцами других малых предприятий об их опыте открытия своего дела.

Другая проблема состоит в том, что вы можете перечислить так много конкретных видов деятельности, что просто не сможете заниматься всеми ими. Например, ваш список может содержать восемь видов деятельности в области профессионального роста, десять видов деятельности в области повышения благосостояния и пятнадцать видов деятельности для того, чтобы ваши дети росли в атмосфере любви и заботы. Если вы перечислили более трех-четырех видов деятельности в любой категории, вы будете перегружены, и ваше расписание окажется несбалансированным. Сосредоточьтесь на трех или четырех основных видах деятельности в каждой из областей жизни и на некоторое время отложите остальные. Чтобы ваш график был гармоничным и сбалансированным, он, прежде всего, должен быть достаточно простым.

Ежегодно пересматривайте свой список видов деятельности

Как я уже говорила, ваши стратегические цели будут редко меняться, поскольку все то, что вы цените, чаще всего остается неизменным на протяжении всей вашей жизни (например, вы всегда можете хотеть иметь надежных друзей, хороших детей и быть финансово независимым человеком). Однако те способы, с помощью которых вы стремитесь достичь ваших стратегических целей, будут регулярно меняться. Вы будете менять выбранные вами конкретные виды деятельности год от года по мере достижения вами промежуточных целей и добавлять к ним другие виды деятельности. Для вас может быть вполне естественным пересматривать все, что вы делаете, в определенное время года – в январе, с началом нового года; в сентябре, когда вы возвращаетесь к настроению “снова в школу”; или, если вы живете в условиях холодного климата, – весной, когда возвращаются тепло и солнечный свет и заряжают вас энергией для новых проектов.

Изменение обстоятельств жизни тоже способно повлиять на то, достижению каких целей вы придаете особое значение в различные периоды своей жизни. Когда ваши дети еще слишком малы, их здоровье и благополучие более важны для вас, чем карьерный рост. Как только вы достаточно обеспечили себя материально, вы можете решить отводить больше времени на виды деятельности, связанные с самореализацией.

Один раз в год пересматривайте виды вашей деятельности. В отношении каждой стратегической цели спросите себя: “Как, каким способом я буду стремиться к достижению этой цели в этом году?” Если одна из ваших целей – создать уютный и гостеприимный дом, вот пример того, как могут меняться конкретные виды вашей деятельности по достижению этой цели из года в год.

Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом

Год 1

• Привести в порядок основное жилое пространство и шкафы для вещей

• Составить график работ по поддержанию порядка в доме

• Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выполнения уборки один раз в неделю

Год 2

• Привести в порядок чердак, гараж и подвал

• Привести график работ по дому в соответствие с новым ритмом жизни членов семьи (младший ребенок пошел в детский сад, муж стал проводить на работе меньше времени и т. д.)

• Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки

• Изменить отделку первого этажа

Год 3

• Сделать ремонт на кухне

• Приглашать на ужин друзей два раза в месяц

• Построить веранду

Год 4

• Разбить сад перед домом

• Посадить огород позади дома

Для некоторых людей процесс определения целей может стать поистине поворотным моментом в жизни, заставляя их в первый раз в жизни сосредоточиться и обратиться к тому, чего они действительно хотят от жизни. Но для большинства это не более чем процесс прояснения сознания. Вас наверняка уже посещали отличные мысли о том, в чем состоят ваши цели в жизни, даже если эти мысли были смутными и неопределенными, поскольку вы все же выбирали какую-то деятельность, направленную на достижение чего-то, даже если до настоящего момента осознавали это “что-то” только отчасти. В самом деле, вы, вероятно, уже вовлечены в некоторые виды деятельности, но, возможно, будете удивлены тому, что помимо них существует еще огромное количество способов достижения тех же целей, воспользоваться которыми вы и не думали. Когда вы составите карту времени и будете пользоваться ею, вы сможете решить эту проблему. Вы запланируете определенные промежутки времени для различных видов вашей деятельности, и когда вы будете смотреть на список своих дел, вам будет совершенно ясно, когда вы собираетесь приступить к выполнению всех своих задач.

Выполняя упражнения, предложенные в двух последних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собственное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо ступили на путь к построению личной системы планирования и управления временем, которая поможет вам достичь главной цели – сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите. Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жизни – к планированию!

Первый шаг в создании плана распределения времени – описание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете воспользоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel), изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана распределения времени. Запишите названия дней недели по горизонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите в него ваши встречи, совещания, занятия – те, которые проходят регулярно и систематически в определенное время.

Затем, в течение недели или двух, ведите записи всего, что вы делаете, час за часом, или, если это не представляется возможным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера, и вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителями, исполнением административных обязанностей и проведением совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак – значит, план распределения времени обязательно окажет вам большую помощь!

Если области вашей деятельности совмещаются – например, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для семьи со временем для духовного развития – отметьте и это. Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно совмещать некоторые виды деятельности.

Через неделю или две возьмите текущий план распределения времени и пристально посмотрите на этот снимок вашей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько времени вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте блоки времени: желтым – время, проведенное с семьей, синим – время работы и т. д. – это поможет вам разглядеть ответ еще более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на какое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящаете несколько часов в неделю административной работе и практически ничего – маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тратите время на занятия, которые вы давно переросли? Может быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч – теперь, когда средства коммуникации стали настолько совершенными. Не замечаете ли вы “окна” свободного времени, которые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того, когда эти “окна” обычно появляются и сколько времени они продолжаются, поможет вам найти способ заполнить их важной деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты делами, что это вызывает у вас постоянную головную боль? Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам уравновешенным, сбалансированным.

Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями.

ЧИСТЫЙ БЛАНК ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Создание идеального плана распределения времени

В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, потому что сейчас вы будете выделять регулярные области времени в вашем расписании для всех тех видов деятельности, которые важны для вас.

Если ваш текущий план распределения времени показывает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны отвести для этого больше времени в вашем плане. У вас достаточно времени на отдых в течение дня? Если одна из ваших целей – играть на виолончели минимум четыре часа в неделю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделать это. Вы можете запланировать для этого два периода времени по два часа каждый еженедельно, или играть по одному часу в день четыре дня в неделю.

Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабочего времени, у нас нет регулярного времени для других занятий. После того как вы выяснили, сколько времени вам следует выделить для них, вы должны решить, когда их запланировать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмы и циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое время вам лучше всего заниматься тем или иным делом – в начале дня или в конце.

В пределах зон деятельности вы можете создавать особенные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы можете захотеть ежедневно выделять особое время для ответных телефонных звонков и писем и другой блок времени для встреч с коллегами с целью обмена информацией. В большой блок времени, посвященного семье в выходные, вы можете включить дела и задачи, выполнение которых поможет вам достичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю, может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме как о “проведении времени в кругу семьи”, но вы ведь делаете это потому, что вашей стратегической целью является чистый и уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать рутинную уборку именно таким образом, сделайте время уборки дома настоящей семейной задачей – утром по воскресеньям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течение двух часов, слушая при этом энергичную музыку.

Давайте возьмем цель “Укрепление здоровья” из примера в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять график распределения видов деятельности. Представьте на минуту, что это ваша цель.

Чтобы убедиться, что вы нашли время для всех видов деятельности, которые поддерживают эту вашу цель, запланируйте в своем плане время сна, достаточное для того, чтобы чувствовать себя отдохнувшим, зарезервируйте блок времени для тренировок три раза в неделю и внесите в ваш ежедневный график время, чтобы готовить себе здоровую пищу.

Теперь вам нужно поместить все эти зоны деятельности на вашем плане распределения времени. Постройте новый план распределения времени, отражающий желаемое равновесие между различными областями вашей жизни. Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ, ПОСТРОЕННЫЙ НА ОСНОВЕ СТРАТЕГИЧЕСКОЙ ЦЕЛИ

Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

Теперь спросите себя: “Действительно ли мое расписание достаточно сбалансировано? Все ли основные области моей жизни представлены в нем? Не забыл ли я включить сюда время для развлечений, отдыха и досуга? Уравновешены ли в этом плане моей жизни умственная и физическая работа, личное время и общественная деятельность? Подходит ли лично мне выбранный ритм и темп жизни? Позволяет ли этот план поддерживать и восстанавливать мои силы?”

Составление плана распределения времени напоминает собирание головоломки из множества маленьких кусочков. Перемещайте отдельные зоны деятельности с места на место. Постарайтесь сложить кусочки так, чтобы жизнь в соответствии с этим планом приносила вам радость и удовольствие. Конечно, некоторые зоны, например, ваше рабочее время или время учебы, нельзя передвинуть, но, тем не менее, подойдите к этой задаче творчески, так как вы можете переместить что-то другое. Если вы только начинаете работать с этой системой планирования, вы можете не знать точно, когда лучше всего сходить за продуктами (если рядом с вами есть круглосуточно работающий супермаркет, почему бы не сходить за покупками ближе к полуночи, когда в магазине мало народу?) Не слишком беспокойтесь об этом. Если вы не знаете, куда поместить то или иное занятие, всегда следуйте своей интуиции, своему первому желанию. Оно обычно самое верное, – а если нет, время само покажет вам это, и позже вы сможете все исправить.

Когда вы составили свой план распределения времени, придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите на то, как вы будете себя чувствовать. После того, как вы увидите его в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необходимые изменения.

Когда вы составили свой план распределения времени, вы, скорее всего, избежите появления свободных “окон” в вашем графике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вариантов выхода из создавшегося положения – работа в “многозадачном” режиме, совмещение или наложение задач, о чем рассказано ниже. Кроме того, в главе 9 “Назначение времени” вы научитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки.

Работа в “многозадачном” режиме (совмещение задач)

После того как вы создали свой план распределения времени, может оказаться, что вы не находите в нем достаточно места для всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можете ли вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или более дел одновременно.

Некоторые виды деятельности, например, заполнение и оплата счетов, редактирование текстов или вождение автомобиля требуют большой сосредоточенности, и было бы неразумно совмещать эти занятия с чем-то еще. Однако многие другие виды деятельности легко могут быть объединены. Вы вполне можете общаться с друзьями и родственниками по телефону, выполняя уборку и наведение порядка в доме, используя радиотелефон и специальную телефонную гарнитуру (устройство, состоящее из наушников и микрофона, и закрепляющееся на голове). Вы можете выкраивать время для чтения во время авиаперелетов или поездок на железнодорожном транспорте или прослушивать записи чтения текстов книг на аудиокассетах. Вы можете делать два дела одновременно, если эти дела не требуют от вас концентрации и интеллектуальной работы.

Тем не менее, не стоит считать, что вы должны всегда работать в многозадачном режиме или совмещать одно дело с другим. Иногда лучше всего упростить свое расписание и сосредоточиться на выполнении чего-то одного. Вы сами отвечаете за использование своего времени. Если вы приобретете привычку постоянно умещать выполнение нескольких разнородных задач в одно и то же время, вы, возможно, успеете сделать многое, но будете чувствовать себя раздраженным и уставшим. Найдите удобное для себя равновесие между работой в многозадачном режиме и спокойной сосредоточенной деятельностью с концентрацией на одном предмете.

Итак, каким же образом ваш план распределения времени может помочь вам? Он становится основой, каркасом той структуры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, что вы делаете. Это – ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной деятельности, в водовороте возможностей и потребностей, которыми полон мир. Он также дает вам власть и возможность управления временем, видение перспективы и становится основой для принятия решений, как мы это увидим на приведенных ниже примерах Миранды и Элли.

План распределения времени: Миранда

Миранда работала без определенного плана распределения времени, и это очень сильно ограничивало ее продуктивность. Она – финансовый менеджер-консультант, и двумя сторонами ее работы были встречи с клиентами, формирование их инвестиционных портфелей и управление ими. Она рассказывала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам, подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ей звонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она говорила: “Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?”, и, какое бы время они не назначали, она отвечала, что это время ей подходит. Даже если она знала, что в это время она должна заниматься разработкой и реализацией инвестиционных планов, Миранда всегда бросала эту работу и шла навстречу клиенту, если он просил о встрече. Беспокойство за запущенную работу по формированию индивидуальных инвестиционных портфелей клиентов нарастало, и в результате ей приходилось засиживаться на работе до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться наверстать упущенное.

Я предложила ей ежедневно выделять особое время для встреч с клиентами и особое время для разработки для них инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно назначали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда, уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каждое утро и дважды в неделю – вечернее время. Кроме этого, она ежедневно оставляла три часа после обеда для составления инвестиционных портфелей своих клиентов и для управления ими.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МИРАНДЫ

Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миранда вела себя иначе. Вместо открытого вопроса “Когда вы хотели бы встретиться?” она спрашивала: “Вам удобнее утром или в конце рабочего дня?” Когда все утреннее и вечернее время было занято, она сразу предлагала: “Давайте встретимся на следующей неделе”. Если Миранда действительно хотела угодить какому-нибудь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, она могла отложить свои занятия финансовым планированием, но теперь это было сознательным решением. В этом случае она переносила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утро или на вечер.

Используя новый план распределения времени, Миранда за две недели перешла из состояния постоянной сумасшедшей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, – такова разница между теми, кто не планирует свое время, и теми, кто его планирует.

План распределения времени: Элли

Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее время очень эффективно. У нее был свой план распределения домашнего времени, и она справлялась с планированием более-менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий график с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У нее появились выходные в понедельник и в пятницу – целых два дня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ко всему, что планировала сделать в это неожиданно освободившееся время.

Кроме желания иметь больше времени для отдыха, у Элли было множество планов и дел, которые она хотела делать в эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими детьми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее, наконец, появилось время, чтобы заняться ремонтом мебели и прочитать несколько новых романов, она обнаружила, что по-прежнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные были заняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформальный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ей нужен был более формализованный план.

Элли и я составили план распределения времени по понедельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будет отвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение одного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. По понедельникам и пятницам мы выделили время с девяти часов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома. В эти промежутки времени Элли могла заниматься любыми личными проектами и делами.

Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникам она проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех часов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя. Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогуляться – это было ее время. Личное время в пятницу после полудня было ее наградой в конце недели и стимулом для дальнейшей работы.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ЭЛЛИ ПО ПОНЕДЕЛЬНИКАМ И ПЯТНИЦАМ

Без четкого плана распределения времени понедельники и пятницы были для Элли открыты для всего и напоминали общую свалку. Все, с чем она сталкивалась, становилось срочным и требовало ее внимания. Прежде чем она успевала об этом подумать, день проходил, и она понимала, что не успела ничего закончить. Когда Элли составила план распределения времени и выстроила график своих дней вокруг значимых для нее целей, она смогла взяться за все те дела, которые были для нее важны.

Ваш план распределения времени позволяет вам наглядно изобразить то, чего вы решили достичь в своей жизни; он отражает ваши личные ценности и решения. Например, степень детальности и систематизации вашего плана будет зависеть от ваших индивидуальных предпочтений. Даже после того как вы составили его, у вас есть возможность гибко подходить к его реализации. Если вы процветаете в атмосфере порядка и систематичности, следуйте вашему плану распределения времени буквально и в точности. Если вы хотите иметь больше гибкости, вы можете отступать от него и позволять себе время от времени менять порядок вещей. В этом вся прелесть правильно составленного плана распределения времени: он становится поистине индивидуально настраиваемым инструментом, который вы используете в таком виде, в котором он подходит вам наилучшим образом.

План распределения времени помогает вам управлять тем, что вы делаете и когда вы это делаете, – включая даже отказ от этого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этой книги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-менеджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему сохраняя идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

Делайте свои дела в подходящее для вас время

Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные циклы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нравится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?

Джереми был очень занятым редактором издательства, и его задачей было чтение и редактирование рукописей в течение как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требовала времени и сосредоточенности. Офис Джереми был просто сумасшедшим домом – постоянные хлопоты, телефонные звонки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если он хочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редакторскую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверял почту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки. В полдень он возвращался домой и занимался редактированием до конца дня в тишине своего домашнего кабинета.

СТАРЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ

Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросил себя: “А стоит ли мне заниматься редактированием в послеобеденное время?” – он вынужден был ответить на этот вопрос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской работой, что и было его целью. Но когда по утрам он появлялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и записок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен был ответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогда не могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он часто уставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на дому затягивалась.

НОВЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ

Джереми понял, что сама по себе его идея распределения времени между различными видами деятельности была правильной, но он просто занимался редактированием в неправильное, не подходящее для этого время. Он переставил время редакторской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденное время в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиеся за первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день. Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разрешились. Джереми просто потребовалось внимательно посмотреть на свой план распределения времени и внести в него простые изменения, и он стал прекрасно работать.

Помните, что его план распределения времени отображал его идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен был принимать участие в совещаниях по проблемам производства или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом должен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь те самые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской работе. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-прежнему поддерживая идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

Управление временем в условиях кризиса

Если вы живете в условиях кризиса, или если ваша энергия и силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изменениям, вы, возможно, считаете, что план распределения времени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом.

Если вам приходится заниматься планированием времени в условиях кризиса – то есть ваша работа или жизнь в целом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемых факторов, тогда ваше расписание не может быть четко построено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы – мать, ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журналист. Вы всегда находитесь в состоянии “боевой готовности” и можете сорваться с места по первому вызову.

Построение плана распределения времени для вас и в этом случае остается посильной задачей. Прежде всего, вы должны признать, что суть вашей работы – управление и самоуправление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограниченное время для заранее запланированной деятельности, поэтому, когда вы строите ваш план распределения времени, выделите бо́льшую часть дня как время для антикризисного управления.

Затем составьте список дел, для выполнения которых вам постоянно не хватает времени. Прежде чем внести очередную задачу в этот список, спросите себя, действительно ли она настолько важна для вас и способствует ли она достижению ваших стратегических целей. Пойдите на компромисс и откажитесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от участия в заседаниях различных комиссий и комитетов или снизить требования к качеству своей работы по дому, или упростить свою жизнь в других аспектах и другими способами. (Глава 8 “Зачистка” расписания” поможет вам овладеть приемами рационализации и упрощения своей жизни.)

Возьмите составленный вами список задач, которые, как вы решили, вы действительно хотите выполнить, и разделите задачи, попавшие в этот список, на две категории: “Обязательные” и “Желательные”.

“ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ”. В вашем графике всегда найдется место для неприкосновенного, ничем не прерываемого времени для выполнения наиболее важных для вас задач. Я еще не встречала человека, который не смог бы найти и зарезервировать тем или иным способом некоторое количество свободного времени, – означало ли это для него встать на полчаса раньше, сократить время обеденного перерыва или выделять для этого утро выходного дня пару раз в месяц.

Я также никогда не встречала людей, которым пришлось бы жить в режиме “боевой готовности” двадцать четыре часа в сутки на протяжении семи дней в неделю и не “сгореть” от этого. От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, – от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вам близки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановления сил как “обязательную задачу”. Выделите для нее время в своем графике.

Брендон – энергичный и уважаемый врач-терапевт, постоянно чем-то занятый. Он вел успешную врачебную практику, участвовал в работе нескольких комиссий в своем госпитале и пользовался большой популярностью как лектор в разных уголках страны.

Каждый день становился для Брендона новым кризисом – встречи с персоналом, заседания врачебных комиссий, экстренные вызовы к пациентам, административные обязанности, учеба и проведение семинаров. Я попросила Брендона составить список дел, которые он не успевал сделать, что приводило к возникновению серьезных проблем. Первым пунктом в этом списке была подготовка к выступлениям. Он должен был просто зарезервировать для этого определенное время. У него не было никакой возможности делать это даже раз в неделю, но он мог выделить для этого воскресный вечер один раз в месяц. В это время он был в состоянии подготовить все свои запланированные выступления на месяц вперед.

Другой способ справиться с “обязательными задачами” состоит в том, чтобы втискивать их выполнение в любой доступный момент свободного времени, как только вам удается его найти. Этот способ пригодится вам, если у вас есть много времени, когда вы вынуждены бездействовать, “простаивая” без работы, – во время ожидания, во время поездок, при вынужденных задержках и т. д.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ УСЛОВИЙ КРИЗИСА

Клаудия работала торговым агентом и проводила большую часть времени в пути, делая звонки потенциальным клиентам. Одной из ее “обязательных задач” было поддержание постоянных связей с клиентами. Клаудия решила эту проблему, используя сотовый телефон, чтобы делать звонки в любое свободное время. В перерывах между деловыми встречами, в автомобиле, на улице она могла созваниваться со своими клиентами, принимая заказы и решая текущие проблемы. Она чувствовала, что все находится под ее контролем, и клиенты всегда оставались довольны прекрасным обслуживанием.

“ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ”. Что делать с теми задачами, которые вы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как “обязательные”? Люси была матерью двоих детей, каждому из которых не исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йогой и наведение порядка в кладовой к “обязательным задачам”, но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже.

Для таких задач мы составили список “непредвиденных возможностей”, с указанием времени, требуемого на выполнение каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появлялось “окно” свободного времени, она выбирала одну из задач подходящей продолжительности из этого списка и приступала к ней. Например, если ее дети чудесным образом засыпали в середине дня, Люси могла, включив телевизор и видеомагнитофон, разучивать новые упражнения, пользуясь учебным видеокурсом по йоге.

Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости, внезапно возникшие у вас излишки свободного времени могут быть разными по своей продолжительности. В вашем распоряжении может оказаться пять свободных минут, или полчаса, или даже – о чудо! – целый час. У вас внезапно появляется свободное время, но вы проводите добрую половину этого времени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итоге упускаете это время и эту возможность.

Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив список “непредвиденных возможностей”. Этот список должен быть разделен на три категории задач. (Если вам приходится заниматься большими проектами, разбейте их на части перед тем, как вносить в этот список.)

• Пять минут или меньше. Сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере, написать короткое письмо или поздравительную открытку.

• Тридцать минут или меньше. Прочитать отчет, составить бюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопившиеся документы или картотеку, выйти на прогулку.

• Один час или меньше. Поиск информации в Интернете, расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплата счетов, стирка.

Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени вам может на это потребоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказываются те самые “окна” свободного времени, обратитесь к своему списку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач соответственно и выберите одну из них.

Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополнительное время перед деловой встречей или в ожидании своей очереди, заранее запланируйте работу на это время и имейте ее при себе. Возьмите с собой пачку газет, профессиональных журналов или тот самый роман, который вы уже и не надеялись когда-нибудь прочитать. Имейте в виду, что если эти неожиданные “окна” свободного времени не будут появляться достаточно часто, вам может понадобиться зарезервировать время, чтобы наверстать упущенное в чтении в вашем плане распределения времени.

Что делать, если ваши циклы изменения энергии совершенно непредсказуемы?

Люди, подверженные депрессиям или страдающие расстройствами концентрации внимания или другими синдромами, которые мешают им идти вперед полным ходом, тоже сталкиваются с необходимостью вносить особые изменения в свои планы распределения времени.

Если ваша энергия или силы непредсказуемо изменяются, прежде всего, перестаньте двигаться против течения. Вы должны подходить к планированию жизни так же, как и в случае планирования и управления временем в условиях кризиса. Примите ту реальность, те факторы жизни, с которыми вы столкнулись, и стройте свою жизнь с учетом этих факторов и вокруг них. Оставьте в своем плане много свободного пространства.

Алексис, агент бюро путешествий, страдала расстройством внимания, и иногда ей требовалось несколько часов, чтобы по утрам сосредоточиться и взяться за работу. Бывали дни, когда она вообще не могла ни на чем сконцентрироваться. В другие дни она могла работать с маниакальной настойчивостью двенадцать или даже пятнадцать часов без перерыва. Она не могла заранее предугадать, как она будет чувствовать себя на следующий день, поэтому ей было очень трудно планировать свое время.

Работая с Алексис, я сократила список ее дел, оставив в нем только самое существенное. Мы установили, что на протяжении сорокачасовой рабочей недели она, как правило, обладала высокой работоспособностью в общей сложности в течение двадцати четырех часов. Она никогда не знала, на какие из дней недели выпадут эти часы. Следовательно, Алексис требовалось распланировать только три дня в неделю, в которые стоило работать. Таким образом, она обрела уверенность в том, что сможет выполнить все, что запланировала.

Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: она только что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утро чувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший способ справиться с этим временным состоянием депрессии – ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, позволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получать достаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одновременно расслабляющее и тонизирующее воздействие, давая ей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планировать никаких общественных мероприятий, ничего, что требовало умственного напряжения, вплоть до полудня.

У каждого из нас бывали периоды, когда наши силы и энергия были неустойчивыми и колебались в широких пределах по той или иной причине. В главе 11 “Гармонизация” вы научитесь так изменять ваш план распределения времени, чтобы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда должен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели.

После того как вы составили свой план распределения времени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегда хотят знать в этот момент мои клиенты: “Теперь я знаю, что в это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какие же дела мне запланировать?” Или: “Я зарезервировал вечернее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?”

Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлять списки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, – это, например, установили для себя свободное личное время в субботу утром. В третьей части этой книги мы выясним, как составлять списки дел и как справляться с их выполнением. Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужно выбрать себе инструмент для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельности и выполнение конкретных задач.

Удачно составленный план распределения времени: список контрольных вопросов

Вносите изменения в план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на все вопросы, перечисленные ниже.

• Мой план распределения времени отражает мои стратегические цели.

• Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.

• Мой план распределения времени составлен таким образом, что я могу сосредоточиться на выбранной задаче (в период времени, отведенный для семьи, я могу сосредоточиться на семье; в период времени, отведенный для конкретной работы, я могу сосредоточиться на этой работе).

• Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.

• Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни; он придает мне энергию и силы.

Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настроить его в соответствии со своими потребностями. Прочитайте инструкцию по использованию и затем творчески используйте его возможности. Определите, куда вы собираетесь записывать различные виды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходы и т. д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде, как это задумали производители. Вы можете игнорировать индикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланков ежедневных планов, или вести дневник на полях, предназначенных для списка телефонных звонков. Если вы приобрели электронный планировщик, то, как правило, можете изменять его установки и настройки в соответствии со своими предпочтениями. Изучите особенности программного обеспечения и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова.

Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каждый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каждую назначаемую встречу и каждую задачу из списка ваших дел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений. В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся события – дни рождения, годовщины событий, даты технического осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Если вы пользуетесь компьютеризированными системами планирования, вы сможете автоматически переносить эту информацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводите место для другой информации, которую вы хотели бы фиксировать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, пароли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т. д.

Еще один прием, который вы можете использовать, если не хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, состоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумажных стикерах (небольшие бланки бумаги для записей с клеевым слоем типа Post-It, Post Note и др. – Прим. пер.), указывая необходимое для их выполнения время и тип задачи внизу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планом работы на день, как показано на странице 147. Если вы не смогли приступить к выполнению задачи, снимите соответствующий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если задача выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядный и в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланированными задачами может оказаться очень удобным.

Организация архива бумажных документов с помощью планировщика

Одна из самых приятных особенностей органайзера – в том, что это великолепный инструмент для наведения порядка в бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся на столах многих людей, состоят из их заметок о том, что они планируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизнь от этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзер все свои задачи, независимо от степени их завершенности, записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должны заполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде всего отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сделать, затем вложите бланк заявления в папку или в раздел с соответствующим названием. Когда вы получили бумагу с приглашением на совещание или на деловую встречу, просто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включив сюда всю необходимую информацию, имеющую отношение к этой встрече – адрес места проведения, номер телефона, инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбросите само приглашение.

Такой порядок регистрации дел позволит вам избавиться от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся на вашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле или сумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняют свою задачу как напоминания; они вскоре становятся похожи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и вы перестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спасет вас и ваши бумаги от такой судьбы.

* * *

Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, – что ни один их них не является абсолютно совершенным. Вы можете найти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в соответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая вам достигать поставленных целей и делая вашу жизнь насыщенной.

Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашего расписания просто для того, чтобы сохранить свою жизнь в равновесии. Любой работающий родитель согласится, что он ухитряется работать сразу в нескольких местах – растить детей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, – и любое из этих занятий способно монополизировать все его свободное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеете много обязанностей, у вас неизбежно будет намного больше потенциально необходимых дел в каждой категории вашей жизни, чем вы сможете сделать.

Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие из них более важны для вас, какие варианты действий помогут вам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затем спросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задач такие, которые помогут вам достичь нескольких целей сразу. Чем больше целей поможет вам достичь определенная задача, тем выше для вас ее ценность.

Предположим, по понедельникам вы освободили три часа времени, чтобы делать телефонные звонки потенциальным клиентам. Вы составили список тридцати возможных клиентов и знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовой период только с двадцатью из них. В этом случае вы решаете оставить без внимания неподготовленных заранее клиентов и звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к вашим предложениям и “созрел” для заключения сделки.

Или, например, вы зарезервировали воскресенье для отдыха с семьей. Члены вашей семьи выдвинули три разных предложения на ближайшее воскресенье: сходить в кино, съездить за город на пикник или пойти покататься на велосипедах в парке. Поскольку одной из ваших целей было поддерживать хорошую физическую форму, велосипедная прогулка оказалась лучшим предложением, и вы отказались от двух других.

Искусство говорить “нет”

Очень часто акт исключения задач из своих планов включает в себя отказ другим людям. Если вам трудно говорить “нет”, вы, в конечном счете, будете делать то, чего на самом деле не хотите делать, – только потому, что будете чувствовать себя виноватым, отказывая другим. Всем нам очень не нравится разочаровывать других, но все дело в том, что люди всегда будут просить вас что-нибудь сделать для них. Вы должны научиться поддерживать равновесие между тем, что вы делаете для людей, которые вам дороги, и тем, что делаете для себя, всегда уважая собственные цели.

Для этого вы обязаны признать свое право сказать “нет”. Только вы имеете представление о своих стратегических планах в жизни. Только вы можете решать, что соответствует вашему плану распределения времени, а что – нет. Когда вы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично; сказать “нет” вовсе не означает быть невежливым и резким. Когда вы говорите “нет”, вы не обязаны пускаться в пространные объяснения, почему вы отказываете этому человеку в его просьбе. Вы можете иногда делать это, в частности, если вы говорите с человеком, с которым поддерживаете близкие отношения, но не чувствуйте себя обязанным делать это.

Во-вторых, отказывая человеку, вам нужно сказать “нет” таким образом, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Если вы не готовы к этому, заранее приготовьте несколько ответов и запомните их. Тогда просьбы окружающих не застанут вас врасплох, и слова “Да, конечно, я сделаю” не будут непроизвольно вылетать из ваших уст. Вы знаете, с какими просьбами скорее всего столкнетесь, и можете сочинить стандартные ответы, подходящие к этим ситуациям. Вот некоторые примеры, которые помогут вам сделать это:

• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не сможете присутствовать. “Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу сделать этого”.

• В ответ на просьбу сделать пожертвование. “Я составляю план благотворительных пожертвований в начале года и никогда не отступаю от него. Пожалуйста, больше не обращайтесь ко мне”.

• В ответ на просьбу руководителя планового отдела. “Похоже, это действительно отличный проект, и я польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним, но я слишком занят, чтобы подготовить для этого проекта пакет документов прямо сейчас”.

• Если собеседник продолжает настаивать. Не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа, иначе собеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше доводов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить его просьбу. Просто улыбнитесь и повторяйте: “Извините, я не могу этого сделать”, “Нет, спасибо” и старое доброе стандартное “Нет”.

Попрактикуйтесь говорить “Извините, я просто не могу этого сделать” и “Нет” вслух в одиночестве. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажутся вам естественными.

Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой – ваш начальник? Кажется, в этом случае сказать “нет” невозможно, но я уверяю вас – иногда это возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой “срочных” дел по самое горло, попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: “Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас? Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взял бы на себя выполнение части одного из этих дел? Может ли одно из этих дел подождать до завтра?”

С уважением отнеситесь к решению вашего начальника. (Этот подход эффективен также и в отношениях с клиентами, которые продолжают нагружать вас работой, выходящей за рамки заранее согласованного задания или проекта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы ознакомить других людей с тем, сколько времени у вас займет выполнение их заданий, приказов или поручений. Таким образом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки времени, необходимого для выполнения задач!

Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтернатива состоит в том, чтобы упростить или сократить задачу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работу за меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство других людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожирает монотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слишком много времени на утомительные повторяющиеся детали, у вас остается меньше времени для другой деятельности, которая помогала бы вам в достижении ваших стратегических целей. Потратив несколько часов на разработку процедур для ускорения выполнения однообразных задач, вы избавитесь от необходимости тратить слишком много времени на “черную” работу.

Есть много способов ускорить выполнение однообразных задач. Иногда вы можете пропустить определенные этапы выполнения задачи, чтобы работа пошла быстрее. Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, которые облегчат вам выполнение повторяющихся задач. Создание простых процедур для выполнения однообразных и монотонных дел избавит вас от необходимости думать и принимать решения, поэтому вы сможете справляться с такими делами намного быстрее. Когда вы должны думать, запоминать, взвешивать возможные варианты и мучаться над каждой маленькой задачей, это отнимает у вас массу времени, не говоря уже о психической энергии. Но когда вы принимаете решения заранее, вы высвобождаете время для концентрации на самой работе и на подготовке к ней, что более важно для вас.

Конечно, иногда мы заново изобретаем способ, которым делаем то или иное дело, потому что это кажется нам творческой работой. Но если вы обнаружили, что переставляете баночки со специями на кухонной полке в поисках идеального взаимного расположения или в третий раз подряд переверстываете информационный бюллетень для своей компании, спросите себя, нет ли у вас возможности тратить свою драгоценную творческую энергию на что-нибудь более интересное и продуктивное.

Поэтому потратьте несколько минут на то, чтобы переосмыслить, как вы делаете то или иное дело. В долгосрочной перспективе такие инвестиции обернутся для вас многими часами сэкономленного времени.

Какие задачи стоит сокращать

Для минимизации рутинных операций, я настоятельно советую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе которых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы выяснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Первое, что стоит подвергнуть такому анализу – хозяйственные и бытовые работы в доме и рутинные операции на службе. Исследования, проведенные в Университете Мерилэнда, показали, что средний американец тратит более двадцати часов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с данными Деклана Трейси, служащие и административные работники в среднем тратят более двенадцати часов в неделю на рутинную работу, связанную с обработкой почты и документов, и в поисках потерявшихся вещей.

Если вы определите ваши регулярные рутинные операции и разобьете их на последовательные этапы, вам в голову наверняка придут какие-нибудь идеи о том, как ускорить их выполнение. Подумайте о том, как сократить или удалить скрытые затраты времени на переезды, на поиск необходимых материалов, на проверки и исправления и на завершающие операции, – скорее всего, вы найдете много хитрых способов сокращения монотонных операций и не дадите рутине пожирать ваше время. Вот некоторые приемы, которые помогут вам начать действовать в этом направлении.

Приемы борьбы с рутинными операциями дома

• Повесьте на двери перед выходом контрольный список вещей, которые вы должны не забыть взять с собой перед выходом из дома, например: “Не забыть взять: бумажник, ключи, органайзер, чековую книжку, зонт, рюкзаки для детей, домашнюю работу, балетные тапочки, спортивную форму, сотовый телефон и зарядное устройство”.

• Для упрощения закупок продуктов и приготовления еды составьте меню и рассчитайте запас продуктов на две или три недели (учитывая свой вкус и простоту приготовления), меняя блюда. Сделайте понедельник рыбным днем, вторник – днем птицы и картофеля и т. д. Если вы любите готовить, используйте выходные дни для приготовления более изысканных блюд.

• Составьте контрольный список для походов за покупками. Внесите в него те продукты и бакалейные изделия, которые вы обычно покупаете. Сделайте несколько копий этого списка и повесьте одну из них на холодильник или кухонный шкаф. Когда вам придется идти за продуктами, проверьте холодильник и отметьте в списке то, чего в нем не хватает. Этот прием подходит и для снабжения офисов.

• Отведите специальное место для стирки белья, в котором будет находиться все, что вам потребуется, включая стол для глажения и складывания белья, перекладину и свободные вешалки для развешивания белья, которое не нуждается в глажении. Выделите отдельную корзину каждому члену семьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственные вещи и раскладывать их по местам.

• Упростите набор цветов и цветовых комбинаций, которые вы используете при подборе своей одежды. Выясните, какие цвета вам больше всего подходят, и покупайте одежду, подходящую по своей цветовой гамме к уже имеющимся у вас предметам гардероба. Использование заранее продуманной цветовой схемы снижает время, которое вы тратите на обдумывание, поиск и принятие решений о том, что надеть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде.

• Определитесь с тем, что вы обычно будете дарить друзьям или знакомым на годовщину свадьбы или на день рождения ребенка. Например, если вы приглашены на день рождения ребенка, вы можете в любых случаях дарить красивое детское одеяло или книгу. Этим вы сэкономите массу времени, которое могли бы потратить на поиски и выбор подарка. Если этот подход кажется вам слишком формальным, выберите какой-нибудь один магазин, где вы всегда будете покупать подарки в случае необходимости.

• Покупайте поздравительные открытки сразу на весь год вперед, в одном месте. Не тратьте свое время на поиски самой совершенной поздравительной открытки каждый раз, когда подходит время поздравлять очередного родственника или знакомого с днем рождения. Раз в год покупайте открытки для всех памятных событий, подписывайте их и проставляйте дату, когда каждую из них необходимо будет отправить. Храните их вместе со своими счетами и отправляйте адресатам в установленные сроки. Вы можете вообще перестать прибегать к помощи обычной почты и пользоваться заранее выбранным сайтом для рассылки виртуальных открыток, что отнимет у вас не более пяти минут времени.

• Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминаний об интересующих вас событиях по электронной почте. Отправьте в такую службу список дат событий, напоминания о которых вы хотите получать, и за определенный срок до наступления каждого из них вас уведомят о приближении памятной даты по электронной почте, вместе с предложением о приобретении возможных подарков к этому дню. Вы можете купить подарок через Интернет и заказать его доставку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Если вы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы узнать больше об этих услугах, перейдите на вкладку “My AOL” и выберите “Reminder Service”.

• Организуйте у себя дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: чековые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, марки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждый раз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметки об оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежать накопления неразобранных и неупорядоченных бумаг.

• Распорядитесь об автоматической оплате ваших ежемесячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок оплаты с вашего банковского счета для страховых платежей и пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа “Клиент – Банк”, вы также можете установить напоминание о регулярном перечислении ежемесячных платежей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать ваше согласие на оплату, и компьютер банка переведет деньги с вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесь со специалистами своего банка и спросите их, предоставляет ли банк такие услуги.

• Установите определенное время для наведения порядка в доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время, пред сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установили для этого определенное время, в течение дня вы не будете расстраиваться и отвлекаться, думая: “Мне нужно еще навести порядок в кухне”, и сможете спокойно делать свои дела.

• Установите определенные дни недели для уборки в доме. Вы, например, можете решить, что каждую среду будете делать уборку в ванной, а каждую пятницу – в кухне.

• Научитесь эффективным приемам уборки. В книге Джеффа Кэмпбелла “Быстрая уборка” объясняется, как команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты. Например, одним из их принципов является уборка поверхностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их затем можно убрать пылесосом.

• Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услугами профессионалов для проведения серьезных уборок в доме. В этом случае вам нужно запланировать время только для ежедневного наведения порядка.

• Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессионалы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что порядок в комнате снижает время, необходимое для проведения в ней уборки, более чем на 40 процентов.

• Составьте контрольный список вещей, необходимых вам в командировках и деловых поездках. Включите в этот список одежду, билеты, паспорт, фото– или видеокамеры, необходимые лекарства, туалетные принадлежности и т. д. Вы можете устанавливать количество предметов одежды в соответствии с климатом и со сроками каждого путешествия.

• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих туалетных принадлежностей – нет никакого смысла тратить время на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.

• Составьте список последних действий и проверок, которые должны быть сделаны перед отъездом из дома на длительное время, – полить цветы, включить сигнализацию, отключить электробытовые приборы и т. д.

• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения и создавайте новые. Эта процедура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, придать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не как обычный документ.

• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или образцы для разных видов писем: предложений, благодарностей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно.

• Сделайте свою файловую систему (систему хранения документов) достаточно простой. Если система хранения документов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. Поэкспериментируйте с системами цветового кодирования документов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов относится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный – для личных). Залог поддержания порядка в бумагах – простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда располагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах досягаемости – не далее чем на расстоянии вытянутой руки от вашего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бумаг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов.

• Используйте передвижные стикеры (“Post-It”) с напоминаниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесь органайзером на основе бумажных бланков и регулярно выполняете определенные задачи в один и тот же день недели (предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запишите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу органайзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в конце этого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электронные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам делать такой перенос задач автоматически, с помощью функции “повторяющаяся задача” (смотрите страницы 134–139, где мы более подробно рассматривали особенности электронных планировщиков времени).

Если вы пришли к выводу, что задача в обязательном порядке должна быть выполнена и сократили процедуру ее выполнения таким образом, что для этого потребуется минимально возможное количество времени, следующим шагом в “зачистке” вашего расписания будет рассмотрение возможности делегирования выполнения этой задачи кому-то другому.

Когда вы поручаете другим людям взять на себя выполнение некоторых своих задач, вы высвобождаете свое время и силы и можете сосредоточиться на тех задачах, выполнить которые вы можете наилучшим образом. (Делегируя задачу, убедитесь, что не перескочили через этапы удаления и сокращения задач. Вы определенно не хотите, чтобы ваш помощник тратил больше времени, чем это необходимо для выполнения задачи. И если вы платите этому человеку за его работу, это еще один повод предварительно сократить задачу и оптимизировать технологию ее выполнения.)

Один из самых восхитительных аспектов делегирования, на который обычно не обращают внимания, состоит в том, что делегирование строится на основе здоровой взаимозависимости между людьми. Когда вы работаете как одна команда, такая работа сближает и сплачивает людей. Взаимоотношения укрепляются путем разделения рабочей нагрузки и за счет того, что совместно работающие люди учатся доверять друг другу и полагаться друг на друга.

Эффективное делегирование – один из самых важных навыков тайм-менеджмента, который необходимо освоить и использовать. Но есть несколько причин, в силу которых люди сталкиваются с трудностями в процессе перераспределения своей работы и перепоручения своих задач другим. Вот некоторые наиболее распространенные причины таких затруднений.

• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобы делегировать выполнение своих задач другим. Когда вы перегружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нет времени на делегирование задач и на контроль за их исполнением другими. Однако, потратив несколько часов (а чаще всего – несколько минут) на выяснение того, что вы можете перепоручить другим, на поиск помощника и на его подготовку и обучение, вы сэкономите огромное количество времени. Не бойтесь тратить время на разработку общего плана действий, – впоследствии это время многократно окупается.

• Вы испытываете чувство вины, “сваливая” свою работу на других. Если вы рассматриваете делегирование как поручение кому-то другому выполнение неприятной или “черной” работы, вы можете испытывать от этого чувство вины. В конце концов, никто из нас не хочет прослыть “плохим большим боссом”. Но вы вовсе не должны страдать от необходимости постоянно доказывать окружающим, что вы не считаете некоторые дела не достойными вашего внимания. Помните: если вы не любите выполнять определенные виды задач, это еще не значит, что этого не любит никто. У каждого из нас есть свои навыки, интересы, дарования и склонности, поэтому не чувствуйте себя виноватым, когда просите кого-то о помощи. Делегирование работает лучше всего тогда, когда вы ставите нужного человека на нужное место в нужное время и даете возможность каждому внести важный вклад в успех общего дела.

• Вам трудно положиться на других и зависеть от них. Некоторые люди скованы убеждением: “Если я не сделаю это сам, никто не сделает это за меня, и никто не сможет сделать это лучше меня”. Если вы выросли в среде, где не могли доверять окружавшим вас взрослым, вам будет особенно трудно полагаться на других и доверять им.

Рассматривайте делегирование как возможность для личного развития и роста. Оно даст вам возможность порвать с негативным опытом своего детства, когда вы были единственным человеком, который мог сделать все правильно, и обнаружить, что другие люди тоже могут высказывать разумные суждения и выдавать прекрасные идеи. Обратите внимание на то, что большинство окружающих похожи на вас, – они ответственные и способные люди, и им нравится сотрудничать с другими людьми.

• Вы боитесь потерять свою важность и значимость в глазах окружающих. Вы можете сопротивляться делегированию из страха, что если кто-то другой сможет сделать вашу работу, в вас больше не будут нуждаться и перестанут ценить. Если вы хорошенько задумаетесь над этим, вы, вероятно, увидите, что другие люди нуждаются в вас не только и не столько потому, что вы умеете выполнять определенный вид задач или способны справляться с несколькими делами одновременно. Вы обладаете уникальными и неповторимыми навыками, взглядами и личными особенностями, за что вас и ценят окружающие. Поэтому оставьте дела, с которыми лучше могут справиться другие люди и освободите себя для новых проектов.

Что делегировать

Есть два вида задач, которые легче всего делегировать:

• Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регулярно и не требующие творческого подхода (мытье посуды, бухгалтерский учет, отправка факсов, упаковка и отправка корреспонденции, собеседование с кандидатами при приеме на работу).

• Специальные проекты, разовые или нечасто повторяющиеся задания (подготовка рекламного проспекта, планирование командировки, покупка нового компьютера).

Это разделение поможет вам, когда вы будете решать, стоит ли задача усилий для ее делегирования. Что касается однообразных рутинных задач, здесь почти всегда стоит потратить время на обучение кого-то еще. Первоначальные вложения времени освободят вас на многие годы вперед. Рассматривая возможность делегирования при выполнении специальных заданий, оцените их масштаб и продолжительность. Если вы потратите больше времени на подготовку подходящего исполнителя, чем на то, чтобы сделать дело самостоятельно, и данное задание не будет повторяться в будущем, более эффективно сделать его самому.

Вам также следует предусмотреть возможность делегирования следующих видов задач:

• Задачи, с которыми вы справляетесь недостаточно хорошо, и которые гораздо лучше может сделать кто-то другой.

• Задачи, заниматься которыми вам не нравится.

• Задачи, поглощающие вашу энергию или ваше время, если они необходимы вам для более важных дел.

Иногда нам трудно делегировать выполнение задач другим потому, что мы забываем: делегирование состоит не в том, чтобы делать то, что нам нравится, и избавляться от необходимости выполнять то, что мы ненавидим. Хорошие менеджеры делегируют выполнение тех дел, которые им нравятся, когда в их списке дел есть задачи с более высоким приоритетом или если кто-то другой способен сделать эту работу более эффективно. Кроме того, иногда вы действительно лучше всех в команде подходите для выполнения той работы, которая вам не нравится.

Определите, какую работу вы возьмете на себя

После того как вы оценили свои задачи и их отдельные этапы, примите решение, что вы будете делать сами, а что доверите другим. Рассматривая составные части каждой задачи, спросите себя, на выполнение каких из них лучше всего потратить свое время, и где ваши усилия могут оказаться наиболее полезными и эффективными. Оцените свои способности, свою проницательность, свои навыки, склонности и предпочтения. Что можете сделать вы, и только вы? Какие из стоящих задач наилучшим образом отвечают вашим целям?

Оставьте эти задачи за собой и делегируйте все остальные. Иногда имеет смысл делегировать всю работу и выступать просто в роли руководителя, контролируя выполнение задачи. В случае управления большими растущими проектами, если вы слишком глубоко вдаетесь в детали, то неизбежно теряете ви́дение общей картины дела и не способны эффективно руководить.

Карта-схема делегирования

Чтобы конкретно определить, что и кому нужно делегировать, бывает удобно составить план делегирования задач. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре столбца. В первом столбце выпишите свои стратегические цели. Во втором перечислите все те виды деятельности, которые служат достижению этой цели. В третьем столбце оцените время, которое требуется для выполнения каждой задачи. В четвертом отметьте, кто, по вашему мнению, лучше всего подходит для этой работы, учитывая такие факторы, как необходимое для выполнения задачи время, надежность кандидата и его пригодность к выполнению данной задачи. Пример такого плана приведен на следующей странице.

Просмотрите свой список дел и убедитесь, что вы не включили в него излишние и ненужные задачи. Если задача не является необходимой и обязательной для выполнения, не делегируйте ее выполнение другим – просто удалите ее из списка.

Кто лучше всех подходит для этой работы?

Принимая решение о том, кому делегировать выполнение задачи, помните, что есть три вида объектов делегирования, и для работы с каждым из них от вас потребуется разное количество времени.

1. Делегирование квалифицированному специалисту (эксперту). Передача работы тому, кто способен сделать ее лучше, быстрее или эффективнее, чем вы. С вашей стороны для этого потребуются наименьшие затраты времени, а отдачу в виде экономии времени вы получите почти сразу. Например, наймите юриста или бухгалтера, который позаботится о том, чтобы вы правильно и своевременно платили налоги. Чтобы повесить полки для книг, воспользуйтесь услугами мастера, поскольку его умение забивать в стену гвозди сэкономит вам много времени.

2. Делегирование равному себе по квалификации. Передача работы тому, кто имеет такую же квалификацию в данной области, как и вы сами. Он или она могут справиться с этой задачей также хорошо, как и вы. Вам потребуется минимум времени, чтобы объяснить суть задания и дать исполнителю соответствующие указания.

3. Делегирование новичку. Передача работы тому, кто не сталкивался с подобными задачами или не умеет выполнять их также хорошо, как и вы. Чтобы делегировать выполнение задачи такому человеку, вам потребуется много времени, так как вы должны обучить его и осуществлять контроль за его работой, но эти затраты времени и сил многократно окупятся в будущем. Вы станете наставником и приобретете благодарного помощника. Например, на работе вы можете делегировать своему помощнику или секретарю часть своей творческой работы: подготовка деловой графики, или наглядных материалов для докладов, или составление рекламных писем клиентам. Вам придется приложить некоторые усилия для обучения или инструктажа этого человека. Но когда вы сделаете этот первоначальный вклад, и ваш помощник будет готов к выполнению этой работы, вы будете рады тому, что дали другому человеку возможность блеснуть своим талантом, повысили у него уверенность в своих силах и, возможно, даже освободили себя на длительный период от необходимости тратить время на выполнение подобных задач.

Ваша задача заключается в том, чтобы поручить каждому сотруднику такую работу, выполняя которую, они смогли бы внести наибольший вклад в ваш проект. Учитывайте способности и навыки каждого из членов вашей команды, а также их загруженность. Рассматривая каждую задачу, подлежащую выполнению, спросите себя:

• Кто мог бы хорошо с этим справиться?

• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?

• Кто хотел бы научиться этому?

• У кого есть для этого время?

Учитывайте также, каким временем вы располагаете для наблюдения за работой сотрудника над порученным ему проектом; чем меньше времени у вас для контроля за его работой, тем квалифицированнее должен быть этот член вашей команды.

Дома вашей командой являются все члены вашей семьи. Однако если вы сталкиваетесь с задачами, которые выходят за пределы способностей или возможностей ваших близких, вы можете привлечь себе на помощь других людей. Воспользуйтесь преимуществами служб по доставке товаров на дом. Наймите уборщицу, садовника или подростка для выполнения разовых поручений. Если вы не можете позволить себе оплачивать такие услуги, вы можете вести расчеты “по бартеру”, кооперируясь со своими друзьями и соседями. Некоторые живущие рядом люди создают общую кухню на кооперативных началах, что экономит каждому из них массу времени и одновременно сближает их. Суть в том, чтобы в своем рассмотрении не ограничиваться очевидными кандидатурами.

То же самое справедливо и на работе. Типичная ошибка многих менеджеров заключается в том, что они часто ограничивают себя, делегируя свои полномочия только своим подчиненным, тогда как в некоторых случаях привлечение к выполнению задачи людей “со стороны” или оплата услуг соответствующих служб или компаний оказывается в итоге более эффективным и рентабельным делом. Нанимайте посторонних в следующих случаях:

• Задача требует специальных навыков и квалификации. Например, если в вашем офисе необходимо провести наладку или ремонт компьютеров, не добавляйте эту задачу к рабочей нагрузке ваших и без того перегруженных сотрудников, которые, к тому же, не обладают столь большим опытом работы с компьютерами. Это займет у них значительно больше времени и не даст больших результатов. Пригласите специалиста.

• Задача слишком проста и не требует никаких специальных навыков. Не отрывайте своего высококвалифицированного администратора или секретаря от его важных рабочих обязанностей, чтобы заставить его заниматься сортировкой старых архивных документов или вводом данных в компьютер, если эти задачи, по всей видимости, займут очень много времени. Наймите для этой работы временного низкооплачиваемого сотрудника.

• Когда ваши штатные сотрудники уже работают на пределе возможностей. Если после того, как вы спросили себя: “Нужно ли это делать?”, “Нужно ли это делать прямо сейчас?” и “Можно ли сократить или упростить эту задачу?”, у вас все еще осталась работа, для выполнения которой не находится времени, – наймите для этого подходящих помощников “со стороны”.

Три этапа делегирования

Процесс делегирования можно разбить на три этапа. Вы должны предусмотреть время для всех трех этапов.

• Этап 1: Постановка задачи.

• Этап 2: Доступность для обращений за помощью и для консультаций, пока работа не завершена.

• Этап 3: Обзор и оценка конечного результата.

Этап 1: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ. Людям особенно нравится помогать другим тогда, когда они чувствуют, что своими усилиями вносят ценный вклад в дело. Давая задание или поручение, объясняйте людям, которым вы делегируете его выполнение, что они играют важную роль в вашей команде. Расскажите, какой вклад их работа вносит в общий успех проекта, и как их действия вписываются в общий план дел.

Объясните своим помощникам, в чем состоит их задача, но не давайте им детальных инструкций и предписаний относительно того, каким образом они обязаны ее выполнять. Поставьте точную и поддающуюся измерению задачу и доведите до сведения сотрудника общие правила и пожелания по методам ее выполнения, но в итоге вы должны дать возможность другим людям участвовать в принятии решений о том, как им достичь выполнения поставленной задачи. Вам может быть трудно отказаться от мысли сделать это дело по-своему, и вы можете с трудом понимать и принимать то, как подходит к выполнению задачи другой человек, но гордость, которую он будет испытывать за свой вклад в ваше дело, и время, которое вы сэкономите для себя, стоят этих лишений.

Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление в каждом из членов своей команды. Если вы не оставляете людям достаточно места для их особенного вклада в общую работу, от этого страдают все. Ваши сотрудники чувствуют себя опустошенными и деморализованными, – им кажется, что с ними обращаются, как с машинами, а вы сами лишаетесь притока новых идей и свежих решений, которые могут у них появиться.

Если вы поручаете задачу человеку, не столь опытному, как вы, его свежий взгляд и необычный подход может решить гораздо больше проблем, чем вы думаете. Маргарита наняла студента-практиканта для ввода информации, поступившей на ее веб-сайт, в свою программу управления деловыми контактами. Это нудная работа, и студент нашел утилиту под названием Web Grabber, которая ускорила процесс более чем в десять раз. Если вы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалификации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чему научить вас самих. Более того, такое делегирование задачи, когда вы даете возможность другому человеку использовать для ее выполнения свой личный подход и стиль, вызывает у сотрудников чувство собственного достоинства и дает им возможность для самовыражения, – а это один из сильнейших мотивирующих факторов человеческой природы.

Далее, убедитесь в том, что вы даете сотрудникам точную оценку времени, необходимого для выполнения задачи. На какое время вы занимаете их работой? Как эти задачи вписываются в их текущий график работ? Установите для них крайний срок выполнения задачи, и дополнительно оставьте достаточный резерв времени, – если выполненная работа будет нуждаться в исправлениях или улучшениях, у вас будет время сделать это прежде, чем наступит настоящий крайний срок.

Этап 2: ДОСТУПНОСТЬ ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ЗА ПОМОЩЬЮ И ДЛЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ, ПОКА РАБОТА НЕ ЗАВЕРШЕНА. Имейте в виду, что люди, работающие над реализацией ваших проектов, будут нуждаться в вашем руководстве. Вы можете либо специально запланировать время, когда ваши сотрудники будут отчитываться вам о своей работе, или отвечать на их запросы по мере необходимости. Этот порядок будет зависеть от задачи и от конкретного исполнителя, и должен быть установлен при выдаче задания.

Если задача большая и ставки велики, имеет смысл запланировать периодические доклады о состоянии дел по ходу выполнения задачи, чтобы вы могли быть уверены, что все идет по плану. В случае небольших и менее важных задач, позвольте своим подчиненным заходить к вам тогда, когда им потребуется ваша помощь (если она вообще потребуется). Планируйте время для отчетов о проделанной работе таким образом, чтобы не чувствовать себя уставшим от постоянных перерывов для ответов на вопросы со стороны членов вашей команды.

Этап 3: ОБЗОР ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ И ОЦЕНКА КОНЕЧНОГО РЕЗУЛЬТАТА. После того как порученная вами работа была выполнена, оцените, удовлетворяют ли ее результаты поставленной вами задаче. Если это так, сопротивляйтесь побуждению во всем стремиться к совершенству и не думайте о том, каким был бы результат, если бы вы все сделали сами: что поля документа могли бы быть немного шире, или что отутюженные рубашки могли бы быть сложены так, чтобы складки оказались на менее заметном месте. Радуйтесь тому, что вам только что удалось сэкономить свое драгоценное время. Затем посмотрите на навыки и способности того члена вашей команды, который выполнял эту задачу, чтобы в следующий раз, если это необходимо, вы могли дать ему дополнительные указания относительно этой работы, или делегируйте эту задачу кому-то другому, если вы не удовлетворены результатами.

Семилетний сын Доры только что закончил мыть посуду. Дора проверила качество работы и сказала: “Тарелки прекрасно вымыты. Отличная работа!” Поскольку она была больше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам, чем чистотой тарелок, она приберегла критические комментарии для следующего раза. На следующей неделе, когда она снова будет помогать ему готовиться к мытью посуды, она скажет: “На прошлой неделе ты очень хорошо поработал. На этой неделе ты можешь вымыть тарелки еще чище, если будешь пользоваться жидким мылом для мытья посуды!”

Если вы установили, что результаты работы вас удовлетворяют, скажите члену вашей команды о том, что он или она сделали хорошо, что вам понравилось, что, по вашему мнению, было сделано с особым талантом или стало поистине уникальным решением проблемы, и каким образом работа этого человека помогла успеху всего проекта в целом. Если необходимы какие-то изменения, постарайтесь не решать эту проблему своими силами (для этого вам потребуется запланировать дополнительное время в своем расписании, чтобы успеть к сроку) и не старайтесь тут же подсказать своему сотруднику, как именно нужно исправить это. Напомните ему или ей о том, в чем состояла задача, и скажите: “Это очень близко, но не полностью соответствует поставленным требованиям. У вас есть идеи о том, что можно сделать, чтобы результат полностью удовлетворял поставленным требованиям?” Позвольте вашему сотруднику самому найти решение проблемы. Такой уважительный подход поможет члену вашей команды постоянно совершенствовать свои навыки, поддержит и вдохновит его.

Делегирование домашних дел

Разница между делегированием задач на работе и дома состоит в том, что на работе люди занимают свои должности в соответствии со своими навыками и способностями и обладают определенной квалификацией и областью компетенции, что и определяет ваш выбор, кому и что нужно делегировать. В семье вы вовсе не собираетесь проводить собеседование со своими “сотрудниками” и нанимать их на работу в соответствии с их деловыми качествами и квалификацией – так же, как вы не можете уволить или заменить их. Это означает, что вы должны изучить всех членов вашей команды, выявить их сильные и слабые стороны и постараться развить их лучшие качества.

Очень важно, чтобы каждый из членов семьи держал в уме стратегические цели всей семьи в целом. Дети должны помнить, что они выносят мусор или моют машину не для того, чтобы сделать приятное маме или папе, и не потому, что боятся получить нагоняй, а потому, что они – члены одной семейной команды. Все вы справедливо разделяете общую работу с целью создания общего дома, который должен быть чистым, удобным и уютным местом для всех членов семьи. Действительно, некоторые семьи даже разрабатывают и составляют свою миссию, с которой согласен каждый член семьи и которая выражает общие семейные ценности и цели.

В домашней обстановке то, что вы не собираетесь менять членов своей команды, означает, что вы должны тратить больше времени на их обучение. Однако это очень ценное вложение своего времени. Когда вся семья участвует в работе по ведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Ваши дети получают навыки, которые пригодятся им позже. Это также снимет с вас часть нагрузки. Если вы будете пытаться делать все самостоятельно, из-за чего будете постоянно чувствовать себя перегруженным и подавленным, у вас не останется достаточно энергии для того, чтобы вносить самый главный вклад в вашу семью – вкладывать свою любовь, заботу и внимание в каждого из ее членов.

ДОМАШНИЕ ОБЯЗАННОСТИ, С ВЫПОЛНЕНИЕМ КОТОРЫХ МОГУТ СПРАВЛЯТЬСЯ ДЕТИ

В возрасте от 2 до 3 лет:

• Раскладывать на столе салфетки

• Раскладывать игрушки по ящикам или корзинам, которые помечены картинками

• Складывать одежду в одном месте

В возрасте от 4 до 5 лет:

• Начать одеваться самостоятельно

• Чистить зубы и причесываться

• Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых ножей)

• Заправлять постель

• Наводить порядок в комнате

• Помогать в уходе за садом или огородом

В возрасте от 6 до 7 лет:

• Выносить мусор

• Составлять список необходимых покупок

• Делать мелкие покупки в супермаркете

• Подавать завтрак

• Поливать цветы

В возрасте от 8 до 10 лет:

• Гулять с собакой

• Мыть посуду

• Загружать белье в стиральную машину

• Делать бутерброды

• Убирать листья в саду граблями

• Мыть машину

В возрасте от 11 до 12 лет:

• Подметать, пылесосить и мыть пол

• Косить газоны

• Готовить салаты

• Разогревать еду

• Принимать телефонные звонки и сообщения для других членов семьи

В возрасте от 13 и выше:

• Стирать свою одежду

• Мыть ванну

• Покупать продукты

• Готовить несложные блюда

По мере того как растут ваши дети, а характер вашей жизни и работы изменяется, вы можете изменять как распределение ваших домашних обязанностей, так и ваши стратегические цели. Иногда у людей появляются общие интересы, и их повседневные заботы отражают это. Когда для одного из членов семьи наступает особенно ответственный период времени на работе или в учебе, другие могут временно разгрузить его. Однако позаботьтесь о том, чтобы восстановить равновесие как можно скорее, иначе эти временные изменения могут стать постоянными. Чтобы поддерживать свою жизнь и свое расписание в равновесии, вы должны время от времени отступать в сторону и возвращаться к своим стратегическим целям.

* * *

Когда вы завершили этап “зачистки” расписания, вы удалили из него все посторонние задачи и излишние дополнительные этапы отдельных задач и теперь готовы приступить к работе. Теперь вопрос в том, когда именно вы (или ваши сотрудники или помощники) будете делать свою работу? В следующей главе “Назначение времени” вы научитесь тому, как наметить конкретное время выполнения своих задач и встроить их в свою жизнь.

Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали “музыкальный уголок” в своей комнате, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую – для классики, третью – для регги. Вы не расставляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане распределения времени для всех ваших дел. “Назначение времени” означает, что для каждой конкретной задачи вы отводите область времени внутри соответствующей зоны деятельности – другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель “детского сада”: каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности.

Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и “зачистки” расписания она решила, какие именно рассказы и статьи она будет писать. На этапе “назначения времени” она определила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для “Бродвей Ревю”. С девяти до одиннадцати в те же дни недели она работает над статьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом.

Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем органайзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову приходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она должна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким образом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда.

Для каждой задачи, которую вы решили выполнять, вы должны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако если задача требует пятнадцати минут или более длительного времени для выполнения, выберите конкретный период времени, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи – встречи с самим собой.

Держитесь в рамках отведенного времени

Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробностей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбиваются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут, и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены индивидуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других вполне устраивает то, что они просто знают, что все их носки лежат в одном месте. Помните, ваш план распределения времени составлен с учетом вашего стиля и ваших особенностей и предпочтений.

Если результаты тестов по определению ваших естественных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядоченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо – для любого проекта или дела. Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаете в условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотите сказать себе: “Я буду делать телефонные звонки с девяти до одиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которые мне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, который покажется мне удобным в то время”.

Я настоятельно рекомендую вам установить для каждой задачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользоваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необходимое вам время и заставит вас определять относительную ценность каждой задачи, – сколько же времени вы все-таки готовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией, адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система планирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддерживать заданную структуру времени для достижения ваших целей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обременительной и нереалистичной.

Список домашних дел на выходные. Я пометила в списке, к каким областям деятельности относится каждая из этих задач, но вам не обязательно делать это при составлении собственного плана.

График работы адвоката. Заметьте, что список звонков, которые нужно сделать, и писем, которые надо написать и отправить в этот день, помещен в правой колонке; эти задачи будут выполняться во время одного из двух промежутков времени, отведенных для звонков и обработки корреспонденции.

Систематизация задач в пределах отдельных областей деятельности вашего плана распределения времени

Размещая свои задачи в пределах соответствующей области деятельности, расставляйте их в том порядке, который кажется вам естественным и удобным. Если вы затрудняетесь сделать это, вы можете группировать задачи по следующим признакам:

ПО СРОЧНОСТИ. Даже если у вас достаточно времени на завершение всех задач в данной области деятельности, если вы в первую очередь завершите одну или две наиболее важные задачи, вы почувствуете удовлетворение и прилив сил для следующих дел.

ПО ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЗАДАЧИ. Если вы запланировали сделать пятнадцать телефонных звонков в течение часа и знаете, что некоторые из тех, кому вы звоните, бывают чересчур занудными или чрезмерно словоохотливыми, вы можете оставить звонки этим людям напоследок, чтобы у вас осталось меньше доступного времени на потакание их слабостям.

ПО СЛОЖНОСТИ ИЛИ ПО СТЕПЕНИ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ.

Если некоторые задачи более сложны, чем все остальные, вы, возможно, захотите сделать их в первую очередь, со свежими силами, чтобы у вас оставалось еще достаточно сил на более легкие. Если вы в первую очередь принимаетесь за решение неприятных задач, вы сохраните силы и энергию в предвкушении тех следующих за ними задач, выполнение которых приносит вам радость.

ПО ГЕОГРАФИИ. Если вам предстоят поездки для выполнения различных поручений, оптимизируйте маршрут своего передвижения по городу. Например, начните свой маршрут с мест, расположенных неподалеку, а затем приступайте к поручениям, требующим поездки в другую часть города.

Поэкспериментируйте с различными способами группировки своих задач. Вы можете найти такой порядок их выполнения, который воодушевляет вас и делает вашу работу наиболее продуктивной. Важно то, чтобы вы приступали к выполнению своих задач именно тогда, когда вы это запланировали.

Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая помеха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнительно реагировать на помехи незамедлительно, особенно учитывая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут быть очень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку реагировать на помехи в тот самый момент, когда они возникают, вы по-прежнему можете произвольно переключаться на самые разные посторонние дела, и к концу дня будете выглядеть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что запланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними (вызванными вашей собственной потребностью произвольно переключаться с одного дела на другое).

Отложите свою реакцию

Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не являются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обращаются к вам со своими так называемыми “срочными” делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать, – это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В большинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще – на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размышление. Такой “тайм-аут” позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в активном режиме, а не в режиме пассивного реагирования. Вы сможете провести возникшую перед вами задачу через этапы сортировки, “зачистки” и назначения времени, сэкономив свое драгоценное время и энергию, вместо того чтобы, бросив все, браться за немедленное ее решение.

Независимо от того, насколько точно расписан ваш график, постарайтесь не планировать дела слишком плотно, не оставляя никакого места для помех и кризисов, которые, несомненно, будут периодически возникать. Количество времени, которое вам следует оставить свободным, будет зависеть от того, чем вы занимаетесь. Непредвзято посмотрите на те потребности, которые возникают перед вами на работе и в жизни, и внесите в ваши планы возможность возникновения помех и препятствий, с которыми вы должны иметь дело.

Если ваша работа требует от вас ежедневно принимать массу телефонных звонков, вам, например, может потребоваться отвести для них шесть часов незанятого ничем другим времени и запланировать только два часа сосредоточенной работы. Это могут быть только два часа, но эти два часа сосредоточенной работы без помех и перерывов окажутся, вероятно, гораздо более продуктивными, чем то же количество времени, распределенное в течение всего рабочего дня в перерывах между телефонными звонками.

Сокращение помех

Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, поставьте свой стол или кресло спиной или боком к открытому пространству офиса, чтобы избегать прямого зрительного контакта с другими сотрудниками. Если это невозможно, разместите несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним, – они будут выступать в качестве границы между вами и окружающей средой. Люди будут гораздо меньше подходить и мешать вам, если не смогут устанавливать с вами прямой контакт глаз.

• Установите приемные часы. Повесьте на двери своего кабинета табличку со словами “Пожалуйста, не беспокойте до 15:00” или скажите коллегам и сотрудникам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить между двумя и тремя часами дня. В некоторых компаниях установлен ежедневный “тихий час”, когда все телефоны включаются в режим автоответчика и у сотрудников есть один час на сосредоточенную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.

• Установите определенное время дня, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием работал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разговор по телефону более эффективно, когда сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минут времени, а на то, чтобы сделать звонок самому – только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас есть время, чтобы собраться с мыслями.

• Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать почтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы можете поговорить с начальником или с сотрудниками о том, что вам необходимо ограничить частоту проверок вашего электронного почтового ящика.

• Удаляйте несанкционированные почтовые отправления, не открывая их, и удалите свой адрес из списков почтовой рассылки.

• Настройте свою программу получения электронной почты на автоматическое удаление сообщений, приходящих от уже известных вам “спаммеров” (людей, рассылающих “спам” – не санкционированные вами объявления и рекламу, засоряющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить свою программу приема электронной почты на прямое удаление сообщений, в тексте которых содержатся определенные ключевые слова или фразы, например: “Возможность хорошо заработать” или “ХХХ”.

• По возможности, отвечайте на письма, пришедшие по электронной почте короткими “Да”, “Сделаю” или “Спасибо!”. Если для ответа на письмо вам требуется время для размышления, работы или дополнительных исследований, немедленно отправьте адресату короткий ответ, давая ему знать, что вы получили его письмо и работаете над ним.

• Ограничивайте число постоянно приходящих назойливых посланий, пользуясь Интернетом и коммуникационными программами типа “ICQ”, входите в сеть под различными именами, пользуйтесь разными электронными почтовыми ящиками. Используйте запасные имена электронных адресов, о которых знаете только вы, или установите программную блокировку на получение всех сообщений или некоторых из них. Уважайте чужое время; не думайте, что если кто-то доступен вам в режиме “on-line”, то у него обязательно есть время для общения с вами.

• Чтобы ограничить поток “спама”, оставляя объявления в сети Интернет, пользуйтесь для обратной связи дополнительными электронными адресами. “Спаммеры” получают электронные адреса именно из таких баз данных. Если вам нужно поместить объявление, откройте отдельный электронный почтовый ящик специально для этой цели. Все пришедшие на него сообщения будут либо “спамом”, либо откликами на объявление, поэтому вам будет легче сортировать их и не засорять при этом ваш основной электронный почтовый ящик.

• Планируйте регулярные встречи для общения с близкими людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другим человеком или в течение дня вам нужно созваниваться с супругой или с детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встречи или общение по телефону один или два раза в течение рабочего дня – лучшее в мире средство для экономии времени. Это гораздо лучше, чем беспокоить друг друга каждые десять минут для того, чтобы поделиться очередными новостями или обменяться информацией.

• Составляйте и распространяйте отчеты с информацией о ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместно с другими людьми, введите в практику ежедневный или еженедельный “текущий отчет о ходе реализации проекта”, чтобы каждый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомиться с состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или на работе вы можете запланировать проведение регулярных совещаний для обмена информацией, лично или по телефону.

ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Проект: аллея в Северном парке

Ответственное лицо: Дана

Срок реализации: 3 декабря

Документация: смотри папку “аллея в Северном парке”

Следующий этап: 25 ноября Дана проводит совещание с подрядчиком

Медлительность и привычка хронически опаздывать часто идут рука об руку и в большинстве случаев вызваны одними и теми же причинами. Следовательно, решения для каждой их этих проблем очень похожи.

Медлительность

Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому моменту, когда, используя мою программу, люди приступают к этапу “уплотнения времени”, медлительность уже перестает быть для них проблемой “номер один”. Поскольку вы прошли через процесс определения своих целей и составили план распределения времени, вы узнали настоящую цену своему времени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успешном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел, потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом переходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее, иногда вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день.

Медлительность – самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы “стартуете” с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее – возникает “эффект домино”, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить.

Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах, – вернитесь к разделу “Психологические препятствия” в главе 2 “Что вам мешает?” Обратите особое внимание на следующие психологические препятствия: № 2 “Укрощение хаоса”; № 5 “Страх перед возможной неудачей”; № 6 “Страх успеха” и № 8 “Страх завершения”. Вот некоторые инструкции по преодолению наиболее типичных технических причин медлительности.

НЕУВЕРЕННОСТЬ И НЕРЕШИТЕЛЬНОСТЬ. Один из способов медлить с выполнением дел – откладывать принятие решений. Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом своевременного завершения проектов.

Так как же ускорить принятие правильных решений? Доверять своему природному чутью, интуиции, и всегда держать в уме общий план жизни и стратегию своих действий. Когда вы помните о своих целях, вы сознаете, что каждая задача – только один из аспектов общего плана, и что ни одно ошибочное решение не сможет помешать успешному его выполнению. Такой взгляд делает вас свободным, и вам легче решаться на быстрые действия и принимать быстрые решения. Если вы медлите с принятием решения или постоянно откладываете его, спросите себя, в чем заключаются ваши стратегические цели. В большинстве случаев это поможет вам увидеть ситуацию в перспективе и принять верное решение.

НЕГОТОВНОСТЬ. Иногда вы откладываете дело только потому, что просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.

Так, например, вы можете постоянно откладывать найм нового сотрудника, потому что на самом деле вы пока еще не готовы пойти на увеличение вашего фонда заработной платы. Вы можете медлить с ответом на предложение о повышении по службе, поскольку чувствуете, что еще не обладаете определенными навыками, чтобы успешно справляться с новыми обязанностями. Честно проверьте, готовы ли вы иметь дело с результатами завершения задачи, – и если нет, разрешите себе отступить от этого дела на некоторое время.

Если вы не готовы приступить к определенной задаче, все, что вы можете сделать, – это сосредоточить свои усилия на том, чтобы подготовиться к ней. Если вы откладываете найм нового сотрудника, потому что не готовы пойти на дополнительные расходы, вашим следующим шагом может стать повторный анализ установленной вашим предприятием нормы прибыли или специальные мероприятия по увеличению объема доходов. Если вы откладываете свое согласие занять более высокий пост из-за недостатка квалификации, в качестве следующего шага попробуйте пройти дополнительное обучение на курсах или изучить специальную литературу по соответствующей теме.

ПОДАВЛЕННОСТЬ ОБЪЕМОМ ПРЕДСТОЯЩЕЙ РАБОТЫ. Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знаете, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень не скоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопившихся за последние десять лет или написать новый роман.

Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вместо того чтобы в нерешительности стоять перед одной огромной и бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен занимать у вас один час или один день времени. Затем сосредоточьтесь на выполнении только первого шага.

Иногда размеры или трудоемкость предстоящего проекта парализуют человека. В этом случае возьмите себе на вооружение фразу или поговорку, чтобы просто помочь себе сдвинуться с мертвой точки, взяться за дело и начать действовать, – иногда это все, что вам нужно. Многие люди в таких случаях думают: “Просто делай это”, “Сделай это сейчас!” или “Если не сейчас, то когда?” Я сама в таких случаях всегда вспоминаю одну старую песенку со словами “Ты должен делать это, просто делать это”. Я услышала ее однажды, когда смотрела телевизор со своей маленькой дочерью. Песенка была очень простой – именно то, что мне было нужно, чтобы в любой момент справиться с сомнениями и нерешительностью.

Как только вы пришли в движение, все вокруг вас меняется. Вы рискнули, и у вас все получилось. Вы чувствуете, как ветер дует вам в лицо, и уверенность в своих силах возвращается к вам. Вы будете удивлены тем, как стремительно нарастает ваша энергия, ваши силы и скорость вашего движения, но, прежде всего, вам понравится само путешествие.

ЧУВСТВО ОТВРАЩЕНИЯ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ ЗАДАЧЕ. Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисциплинированность. Делегируйте выполнение этой задачи другим! Возможно, вы наймете кого-то для этого. Вы будете удивлены, когда узнаете, какими экзотическими услугами можно воспользоваться за умеренную плату: вы можете нанять людей, чтобы разобрать фотографии в ваших фотоальбомах, выгуливать вашу собачку, собирать вещи для поездки на пикник, готовить индейку на День благодарения, смотреть за детьми или вести архив ваших исков по выплате медицинской страховки. Вы даже можете нанять людей для выполнения части своей задачи: специальные услуги предлагают дизайнеры по интерьерам, – они могут просто приехать к вам домой и дать умные советы по отделке помещений; существуют службы доставки продуктов на дом, и в День благодарения они привезут вам индейку, зажаренную по всем правилам кулинарного искусства, оставив вам возможность самим приготовить к ней клюквенный соус. Вы также можете провести бартерный обмен со своей “второй половиной” или со своим соседом – поменять дело, которое ненавидите вы, на дело, которое опротивело ему или ей.

А если ненавистное вам дело просто невозможно поручить другим, – например, делать зарядку или ходить к зубному врачу? В этом случае найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи; возьмите аудиоплейер и слушайте любимую музыку во время утренней пробежки; ходите в тренажерный зал с другом, общаться с которым вам приятно, или кататься на коньках вместе со своими детьми.

Вы можете помочь себя перенести внушающее вам страх дело иначе: подкупив самого себя. Запланируйте маникюр сразу после каждого посещения стоматолога. Читайте “желтую прессу” (те газеты и журналы, наслаждаться чтением которых вы обычно стесняетесь) всегда, когда ожидаете своей очереди к стоматологу – и только тогда.

Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.

И, наконец, вы всегда можете ограничить выполнение такой задачи коротким промежутком времени. По возможности, раздробите задачу: если вам нужно потратить тридцать минут в месяц, чтобы оплатить свои счета, и вы считаете эту работу пыткой, разбейте ее на две пятнадцатиминутные сессии вместо одной, продолжающейся изнуряюще долго. Сознание того, что эти мучения не будет длиться вечно, поможет вам перестать откладывать выполнение задачи. У вас даже будет стимул закончить дело раньше намеченного срока.

НЕУДАЧНЫЙ ВЫБОР ВРЕМЕНИ. В главе 3 вы читали о том, что следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изменения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. Если вы не можете заставить себя сделать в доме уборку после напряженного рабочего дня, сделайте ее в выходные или утром, когда вы полны сил.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕШНЕГО ДАВЛЕНИЯ. Многие люди и в самом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими сроками, и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего «перфекционизма». Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом.

Если вы и в самом деле способны лучше справляться со своими задачами, откладывая все до последней минуты, первое, что вы должны сделать, – принять эти особенности своей натуры. Затем, помимо заданных вам сроков, установите свои сроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес-план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Это создаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневный резерв времени на случай, если работа на самом деле пойдет плохо. Вы будете вне опасности.

В практике моей работы большинство людей, взявших на вооружение эту практику “ложных сроков”, в конечном итоге перерастали свою потребность откладывать все на последнюю минуту. Через некоторое время они понимали, насколько свободно можно чувствовать себя, заканчивая дела за несколько дней до намеченного срока, и начинали наслаждаться этим.

Преодолеваем привычку хронически опаздывать

Что делать, если вы постоянно опаздываете? Если вы вечно отстаете от намеченного графика, то, в конце концов, разрушаете все свои планы. Вы приходите на встречу на двадцать минут позже назначенного времени и чувствуете себя крайне неудобно. Вы тратите еще десять минут на извинения, в течение следующих пятидесяти минут – расстраиваетесь, испытывая чувство вины, и ругаете себя, постоянно повторяя заклинание о том, что вы больше никогда не будете опаздывать.

Привычка хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморализует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Многие из приемов преодоления медлительности помогут вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно.

Несмотря на то, что хронически опаздывающих людей часто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и не думали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к другим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел, что им даже не приходит в голову подумать о том, что они могут нанести другим людям вред своими опозданиями. И только после запоздалого, как правило, исцеления от этой привычки они понимают, насколько невнимательными казались другим людям, которым приходилось их ждать.

Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать во время, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: “Я всегда опаздываю на одно и то же время, или нет?” Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время. Вернитесь к главе 7 “Сортировка задач”, чтобы научиться лучше это делать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями (смотрите главу 2 “Что вам мешает?”). Обратите особое внимание на “Психологическое препятствие” № 2: “Укрощение хаоса” и № 3: “Страх вынужденного бездействия”.

Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время, необходимое для выполнения своих дел, решение состоит в том, чтобы научиться делать это лучше, используя те приемы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы не научитесь точно оценивать время, необходимое для выполнения долгих дел, запланируйте достаточные резервы времени перед своими деловыми встречами. Планируйте свое прибытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захватите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переведите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будто они показывают точное время.

Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вышестоящему разделу этой главы, который посвящен минимизации помех и перерывов в работе. Помните, умение справляться с возникающими помехами – очень важный навык для уплотнения времени и реализации ваших планов.