У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сделать, и нам бывает очень тяжело найти для каждого их них достаточно времени. Не кажется ли вам, что одна из областей вашей жизни преобладает над другими, поглощая все ваше время, вынуждая вас пренебрегать остальными жизненно важными областями жизни?

Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распределить свое время в правильных для вас соотношениях. Чтобы быть уверенным, что вы выделили достаточно времени для тех видов деятельности, которые направлены на достижение ваших личных стратегических целей, вам нужно составить схему или план распределения времени, то есть образец, шаблон расписания, который поможет вам достичь идеального для вас равновесия между различными видами деятельности. План распределения времени – это просто наглядная схема, отражающая ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни. Но это также и могущественный инструмент, помогающий вам оставаться проактивными в водовороте задач и проблем, которые встают на вашем пути. Вместо того чтобы считать, что вы должны действовать, немедленно откликаясь на все возникающие пред вами вопросы и требования, вы можете взглянуть на план распределения времени, определить, когда у вас появится время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо запланировать ее выполнение, либо пропустить ее.

 

“Детсадовская” модель организации пространства

В своей первой книге “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” я описала концепцию использования классной комнаты детского сада в качестве идеальной модели для организации любого пространства.

Детский сад как идеальная модель организации пространства

Причина, почему классная комната детского сада функционирует настолько успешно, заключается в том, что она разделена на четко определенные зоны деятельности, чтобы дети могли сосредоточиться на чем-то одном в определенный момент времени. В ней есть уголок для чтения, зона для занятий рисованием, лепкой и другими видами прикладного искусства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Все вещи имеют четко определенное место расположения, поэтому всегда найдется только одно логически обоснованное место, где можно найти определенную вещь и куда можно снова положить ее.

Легко понять, как можно применить этот принцип к любому физическому пространству, будь это ваша кухня или ваш офис, но как это можно применить к управлению временем?

Зоны деятельности вашего расписания включают в себя все родственные или связанные задачи: например, чтение и сортировку корреспонденции, электронной почты и телефонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведено определенное место в шкафу, для всех задач должно быть отведено определенное место в вашем расписании.

Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждого рода деятельности, это также предотвращает смешивание разнородных задач и перетекание задач из одной временной зоны в другую, что подрывало бы вашу способность концентрации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Скажем, сейчас – вечер вторника, и вы играете в “Монополию” со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйс и ваша дочь говорит вам: “Плати”, вы вдруг вспоминаете, что у вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вместо того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книжку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вы знаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет никакого повода беспокоиться об этом во вторник вечером. Вы возвращаетесь к своим детям с ясной головой. Ваш план распределения времени позволяет вам исключить стресс из своей жизни.

 

Зоны деятельности вашего плана распределения времени

План распределения времени – это расписание, которое разделено на “зоны деятельности”, соответствующие различным областям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список областей жизни выглядит примерно так:

• Работа

• Семейная жизнь

• Личное развитие

• Отношения с любимым человеком

• Отношения с друзьями

• Финансовое благополучие

• Образование

• Дом

• Духовная жизнь

Все ваши действия будет содействовать достижению ваших целей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования вы можете создать зоны деятельности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите время, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следующий – используете его, сидя в Интернете; в один день время, отведенное для самосовершенствования, используется для катания на велосипеде, в другой – для видеосъемок и монтажа видеофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных задач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьютером. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбранных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь вашей цели – отдохнуть и расслабиться – и знать, в какую из зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы научитесь этому в главе 7 “Сортировка задач”).

Ниже приведены примеры планов распределения времени троих людей, каждый из которых живет своей особенной жизнью. Заметьте, как изменяется то количество времени, которое отводится на каждый из видов деятельности, от человека к человеку.

Вильям – генеральный директор крупной производственной компании. Его план распределения времени представлен на странице 98.

Саманта – медсестра и мать двоих детей. Ее план – на странице 99.

Ирен – предприниматель и спортсмен-марафонец одновременно. Ее план – на странице 100.

Ваш план распределения времени может отличаться от всех остальных, но как фундаментальное опорное средство он работает для каждого.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: ВИЛЬЯМ

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: САМАНТА

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: ИРЕН

 

В чем польза планов распределения времени

Как вы могли увидеть, план распределения времени – это хорошо структурированное расписание, которое учитывает все ваши виды деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи. Представьте себе порядок в шкафу: обувь на полках для обуви, свитера – на полках, шляпы и прочие головные уборы висят на крючках. Если вы купили новую пару обуви, вы тотчас же увидите, где для нее найдется место. Если у вас больше нет места для обуви, вам придется его создать – надстроить еще одну полку за счет пространства для одежды или избавиться от другой пары обуви – так, чтобы ваша новая покупка смогла поместиться в шкафу. Если вы просто попытаетесь второпях затолкать новые туфли на полку с одеждой, кроме очевидного вреда самим вещам, ваш шкаф лишится должного порядка, и вы потеряете драгоценное время, пытаясь разыскать в нем нужные вещи.

Чтобы управлять своим временем, вы должны всегда стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Когда происходит что-либо незапланированное, вы сможете тотчас же увидеть, удастся ли вам без труда включить это в свои планы или придется урвать время от другой зоны деятельности, чтобы найти место для этой неожиданно возникшей задачи. Если вы втискиваете новую задачу куда ни попадя, в надежде, что по-прежнему успеете сделать все остальное, вы вскоре обнаружите, что вновь выбиваетесь из графика и чувствуете, что вам не хватает времени для самого важного. Смотрите на выбранные вами зоны деятельности как на сосуды, полки, ящики и корзины, которые содержат различные области вашей жизни и соответствующие им виды деятельности обособленно, – так, чтобы они не мешали друг другу.

 

Как создать свой план распределения времени

 

Первый шаг в создании плана распределения времени – описание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете воспользоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel), изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана распределения времени. Запишите названия дней недели по горизонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите в него ваши встречи, совещания, занятия – те, которые проходят регулярно и систематически в определенное время.

Затем, в течение недели или двух, ведите записи всего, что вы делаете, час за часом, или, если это не представляется возможным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера, и вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителями, исполнением административных обязанностей и проведением совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак – значит, план распределения времени обязательно окажет вам большую помощь!

Если области вашей деятельности совмещаются – например, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для семьи со временем для духовного развития – отметьте и это. Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно совмещать некоторые виды деятельности.

Через неделю или две возьмите текущий план распределения времени и пристально посмотрите на этот снимок вашей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько времени вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте блоки времени: желтым – время, проведенное с семьей, синим – время работы и т. д. – это поможет вам разглядеть ответ еще более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на какое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящаете несколько часов в неделю административной работе и практически ничего – маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тратите время на занятия, которые вы давно переросли? Может быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч – теперь, когда средства коммуникации стали настолько совершенными. Не замечаете ли вы “окна” свободного времени, которые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того, когда эти “окна” обычно появляются и сколько времени они продолжаются, поможет вам найти способ заполнить их важной деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты делами, что это вызывает у вас постоянную головную боль? Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам уравновешенным, сбалансированным.

Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями.

ЧИСТЫЙ БЛАНК ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

 

Создание идеального плана распределения времени

В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, потому что сейчас вы будете выделять регулярные области времени в вашем расписании для всех тех видов деятельности, которые важны для вас.

Если ваш текущий план распределения времени показывает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны отвести для этого больше времени в вашем плане. У вас достаточно времени на отдых в течение дня? Если одна из ваших целей – играть на виолончели минимум четыре часа в неделю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделать это. Вы можете запланировать для этого два периода времени по два часа каждый еженедельно, или играть по одному часу в день четыре дня в неделю.

Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабочего времени, у нас нет регулярного времени для других занятий. После того как вы выяснили, сколько времени вам следует выделить для них, вы должны решить, когда их запланировать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмы и циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое время вам лучше всего заниматься тем или иным делом – в начале дня или в конце.

В пределах зон деятельности вы можете создавать особенные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы можете захотеть ежедневно выделять особое время для ответных телефонных звонков и писем и другой блок времени для встреч с коллегами с целью обмена информацией. В большой блок времени, посвященного семье в выходные, вы можете включить дела и задачи, выполнение которых поможет вам достичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю, может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме как о “проведении времени в кругу семьи”, но вы ведь делаете это потому, что вашей стратегической целью является чистый и уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать рутинную уборку именно таким образом, сделайте время уборки дома настоящей семейной задачей – утром по воскресеньям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течение двух часов, слушая при этом энергичную музыку.

Давайте возьмем цель “Укрепление здоровья” из примера в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять график распределения видов деятельности. Представьте на минуту, что это ваша цель.

Чтобы убедиться, что вы нашли время для всех видов деятельности, которые поддерживают эту вашу цель, запланируйте в своем плане время сна, достаточное для того, чтобы чувствовать себя отдохнувшим, зарезервируйте блок времени для тренировок три раза в неделю и внесите в ваш ежедневный график время, чтобы готовить себе здоровую пищу.

Теперь вам нужно поместить все эти зоны деятельности на вашем плане распределения времени. Постройте новый план распределения времени, отражающий желаемое равновесие между различными областями вашей жизни. Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ, ПОСТРОЕННЫЙ НА ОСНОВЕ СТРАТЕГИЧЕСКОЙ ЦЕЛИ

Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

Теперь спросите себя: “Действительно ли мое расписание достаточно сбалансировано? Все ли основные области моей жизни представлены в нем? Не забыл ли я включить сюда время для развлечений, отдыха и досуга? Уравновешены ли в этом плане моей жизни умственная и физическая работа, личное время и общественная деятельность? Подходит ли лично мне выбранный ритм и темп жизни? Позволяет ли этот план поддерживать и восстанавливать мои силы?”

Составление плана распределения времени напоминает собирание головоломки из множества маленьких кусочков. Перемещайте отдельные зоны деятельности с места на место. Постарайтесь сложить кусочки так, чтобы жизнь в соответствии с этим планом приносила вам радость и удовольствие. Конечно, некоторые зоны, например, ваше рабочее время или время учебы, нельзя передвинуть, но, тем не менее, подойдите к этой задаче творчески, так как вы можете переместить что-то другое. Если вы только начинаете работать с этой системой планирования, вы можете не знать точно, когда лучше всего сходить за продуктами (если рядом с вами есть круглосуточно работающий супермаркет, почему бы не сходить за покупками ближе к полуночи, когда в магазине мало народу?) Не слишком беспокойтесь об этом. Если вы не знаете, куда поместить то или иное занятие, всегда следуйте своей интуиции, своему первому желанию. Оно обычно самое верное, – а если нет, время само покажет вам это, и позже вы сможете все исправить.

Когда вы составили свой план распределения времени, придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите на то, как вы будете себя чувствовать. После того, как вы увидите его в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необходимые изменения.

Когда вы составили свой план распределения времени, вы, скорее всего, избежите появления свободных “окон” в вашем графике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вариантов выхода из создавшегося положения – работа в “многозадачном” режиме, совмещение или наложение задач, о чем рассказано ниже. Кроме того, в главе 9 “Назначение времени” вы научитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки.

 

Работа в “многозадачном” режиме (совмещение задач)

После того как вы создали свой план распределения времени, может оказаться, что вы не находите в нем достаточно места для всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можете ли вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или более дел одновременно.

Некоторые виды деятельности, например, заполнение и оплата счетов, редактирование текстов или вождение автомобиля требуют большой сосредоточенности, и было бы неразумно совмещать эти занятия с чем-то еще. Однако многие другие виды деятельности легко могут быть объединены. Вы вполне можете общаться с друзьями и родственниками по телефону, выполняя уборку и наведение порядка в доме, используя радиотелефон и специальную телефонную гарнитуру (устройство, состоящее из наушников и микрофона, и закрепляющееся на голове). Вы можете выкраивать время для чтения во время авиаперелетов или поездок на железнодорожном транспорте или прослушивать записи чтения текстов книг на аудиокассетах. Вы можете делать два дела одновременно, если эти дела не требуют от вас концентрации и интеллектуальной работы.

Тем не менее, не стоит считать, что вы должны всегда работать в многозадачном режиме или совмещать одно дело с другим. Иногда лучше всего упростить свое расписание и сосредоточиться на выполнении чего-то одного. Вы сами отвечаете за использование своего времени. Если вы приобретете привычку постоянно умещать выполнение нескольких разнородных задач в одно и то же время, вы, возможно, успеете сделать многое, но будете чувствовать себя раздраженным и уставшим. Найдите удобное для себя равновесие между работой в многозадачном режиме и спокойной сосредоточенной деятельностью с концентрацией на одном предмете.

 

Планы распределения времени в действии

 

Итак, каким же образом ваш план распределения времени может помочь вам? Он становится основой, каркасом той структуры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, что вы делаете. Это – ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной деятельности, в водовороте возможностей и потребностей, которыми полон мир. Он также дает вам власть и возможность управления временем, видение перспективы и становится основой для принятия решений, как мы это увидим на приведенных ниже примерах Миранды и Элли.

 

План распределения времени: Миранда

Миранда работала без определенного плана распределения времени, и это очень сильно ограничивало ее продуктивность. Она – финансовый менеджер-консультант, и двумя сторонами ее работы были встречи с клиентами, формирование их инвестиционных портфелей и управление ими. Она рассказывала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам, подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ей звонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она говорила: “Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?”, и, какое бы время они не назначали, она отвечала, что это время ей подходит. Даже если она знала, что в это время она должна заниматься разработкой и реализацией инвестиционных планов, Миранда всегда бросала эту работу и шла навстречу клиенту, если он просил о встрече. Беспокойство за запущенную работу по формированию индивидуальных инвестиционных портфелей клиентов нарастало, и в результате ей приходилось засиживаться на работе до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться наверстать упущенное.

Я предложила ей ежедневно выделять особое время для встреч с клиентами и особое время для разработки для них инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно назначали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда, уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каждое утро и дважды в неделю – вечернее время. Кроме этого, она ежедневно оставляла три часа после обеда для составления инвестиционных портфелей своих клиентов и для управления ими.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МИРАНДЫ

Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миранда вела себя иначе. Вместо открытого вопроса “Когда вы хотели бы встретиться?” она спрашивала: “Вам удобнее утром или в конце рабочего дня?” Когда все утреннее и вечернее время было занято, она сразу предлагала: “Давайте встретимся на следующей неделе”. Если Миранда действительно хотела угодить какому-нибудь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, она могла отложить свои занятия финансовым планированием, но теперь это было сознательным решением. В этом случае она переносила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утро или на вечер.

Используя новый план распределения времени, Миранда за две недели перешла из состояния постоянной сумасшедшей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, – такова разница между теми, кто не планирует свое время, и теми, кто его планирует.

 

План распределения времени: Элли

Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее время очень эффективно. У нее был свой план распределения домашнего времени, и она справлялась с планированием более-менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий график с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У нее появились выходные в понедельник и в пятницу – целых два дня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ко всему, что планировала сделать в это неожиданно освободившееся время.

Кроме желания иметь больше времени для отдыха, у Элли было множество планов и дел, которые она хотела делать в эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими детьми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее, наконец, появилось время, чтобы заняться ремонтом мебели и прочитать несколько новых романов, она обнаружила, что по-прежнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные были заняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформальный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ей нужен был более формализованный план.

Элли и я составили план распределения времени по понедельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будет отвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение одного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. По понедельникам и пятницам мы выделили время с девяти часов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома. В эти промежутки времени Элли могла заниматься любыми личными проектами и делами.

Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникам она проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех часов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя. Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогуляться – это было ее время. Личное время в пятницу после полудня было ее наградой в конце недели и стимулом для дальнейшей работы.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ЭЛЛИ ПО ПОНЕДЕЛЬНИКАМ И ПЯТНИЦАМ

Без четкого плана распределения времени понедельники и пятницы были для Элли открыты для всего и напоминали общую свалку. Все, с чем она сталкивалась, становилось срочным и требовало ее внимания. Прежде чем она успевала об этом подумать, день проходил, и она понимала, что не успела ничего закончить. Когда Элли составила план распределения времени и выстроила график своих дней вокруг значимых для нее целей, она смогла взяться за все те дела, которые были для нее важны.

 

Как построить план распределения времени, соответствующий вашему стилю жизни

 

Ваш план распределения времени позволяет вам наглядно изобразить то, чего вы решили достичь в своей жизни; он отражает ваши личные ценности и решения. Например, степень детальности и систематизации вашего плана будет зависеть от ваших индивидуальных предпочтений. Даже после того как вы составили его, у вас есть возможность гибко подходить к его реализации. Если вы процветаете в атмосфере порядка и систематичности, следуйте вашему плану распределения времени буквально и в точности. Если вы хотите иметь больше гибкости, вы можете отступать от него и позволять себе время от времени менять порядок вещей. В этом вся прелесть правильно составленного плана распределения времени: он становится поистине индивидуально настраиваемым инструментом, который вы используете в таком виде, в котором он подходит вам наилучшим образом.

План распределения времени помогает вам управлять тем, что вы делаете и когда вы это делаете, – включая даже отказ от этого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этой книги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-менеджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему сохраняя идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

 

Делайте свои дела в подходящее для вас время

Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные циклы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нравится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?

Джереми был очень занятым редактором издательства, и его задачей было чтение и редактирование рукописей в течение как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требовала времени и сосредоточенности. Офис Джереми был просто сумасшедшим домом – постоянные хлопоты, телефонные звонки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если он хочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редакторскую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверял почту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки. В полдень он возвращался домой и занимался редактированием до конца дня в тишине своего домашнего кабинета.

СТАРЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ

Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросил себя: “А стоит ли мне заниматься редактированием в послеобеденное время?” – он вынужден был ответить на этот вопрос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской работой, что и было его целью. Но когда по утрам он появлялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и записок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен был ответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогда не могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он часто уставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на дому затягивалась.

НОВЫЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЖЕРЕМИ

Джереми понял, что сама по себе его идея распределения времени между различными видами деятельности была правильной, но он просто занимался редактированием в неправильное, не подходящее для этого время. Он переставил время редакторской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденное время в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиеся за первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день. Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разрешились. Джереми просто потребовалось внимательно посмотреть на свой план распределения времени и внести в него простые изменения, и он стал прекрасно работать.

Помните, что его план распределения времени отображал его идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен был принимать участие в совещаниях по проблемам производства или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом должен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь те самые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской работе. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-прежнему поддерживая идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности.

 

Управление временем в условиях кризиса

Если вы живете в условиях кризиса, или если ваша энергия и силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изменениям, вы, возможно, считаете, что план распределения времени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом.

Если вам приходится заниматься планированием времени в условиях кризиса – то есть ваша работа или жизнь в целом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемых факторов, тогда ваше расписание не может быть четко построено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы – мать, ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журналист. Вы всегда находитесь в состоянии “боевой готовности” и можете сорваться с места по первому вызову.

Построение плана распределения времени для вас и в этом случае остается посильной задачей. Прежде всего, вы должны признать, что суть вашей работы – управление и самоуправление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограниченное время для заранее запланированной деятельности, поэтому, когда вы строите ваш план распределения времени, выделите бо́льшую часть дня как время для антикризисного управления.

Затем составьте список дел, для выполнения которых вам постоянно не хватает времени. Прежде чем внести очередную задачу в этот список, спросите себя, действительно ли она настолько важна для вас и способствует ли она достижению ваших стратегических целей. Пойдите на компромисс и откажитесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от участия в заседаниях различных комиссий и комитетов или снизить требования к качеству своей работы по дому, или упростить свою жизнь в других аспектах и другими способами. (Глава 8 “Зачистка” расписания” поможет вам овладеть приемами рационализации и упрощения своей жизни.)

Возьмите составленный вами список задач, которые, как вы решили, вы действительно хотите выполнить, и разделите задачи, попавшие в этот список, на две категории: “Обязательные” и “Желательные”.

“ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ”. В вашем графике всегда найдется место для неприкосновенного, ничем не прерываемого времени для выполнения наиболее важных для вас задач. Я еще не встречала человека, который не смог бы найти и зарезервировать тем или иным способом некоторое количество свободного времени, – означало ли это для него встать на полчаса раньше, сократить время обеденного перерыва или выделять для этого утро выходного дня пару раз в месяц.

Я также никогда не встречала людей, которым пришлось бы жить в режиме “боевой готовности” двадцать четыре часа в сутки на протяжении семи дней в неделю и не “сгореть” от этого. От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, – от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вам близки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановления сил как “обязательную задачу”. Выделите для нее время в своем графике.

Брендон – энергичный и уважаемый врач-терапевт, постоянно чем-то занятый. Он вел успешную врачебную практику, участвовал в работе нескольких комиссий в своем госпитале и пользовался большой популярностью как лектор в разных уголках страны.

Каждый день становился для Брендона новым кризисом – встречи с персоналом, заседания врачебных комиссий, экстренные вызовы к пациентам, административные обязанности, учеба и проведение семинаров. Я попросила Брендона составить список дел, которые он не успевал сделать, что приводило к возникновению серьезных проблем. Первым пунктом в этом списке была подготовка к выступлениям. Он должен был просто зарезервировать для этого определенное время. У него не было никакой возможности делать это даже раз в неделю, но он мог выделить для этого воскресный вечер один раз в месяц. В это время он был в состоянии подготовить все свои запланированные выступления на месяц вперед.

Другой способ справиться с “обязательными задачами” состоит в том, чтобы втискивать их выполнение в любой доступный момент свободного времени, как только вам удается его найти. Этот способ пригодится вам, если у вас есть много времени, когда вы вынуждены бездействовать, “простаивая” без работы, – во время ожидания, во время поездок, при вынужденных задержках и т. д.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ УСЛОВИЙ КРИЗИСА

Клаудия работала торговым агентом и проводила большую часть времени в пути, делая звонки потенциальным клиентам. Одной из ее “обязательных задач” было поддержание постоянных связей с клиентами. Клаудия решила эту проблему, используя сотовый телефон, чтобы делать звонки в любое свободное время. В перерывах между деловыми встречами, в автомобиле, на улице она могла созваниваться со своими клиентами, принимая заказы и решая текущие проблемы. Она чувствовала, что все находится под ее контролем, и клиенты всегда оставались довольны прекрасным обслуживанием.

“ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ”. Что делать с теми задачами, которые вы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как “обязательные”? Люси была матерью двоих детей, каждому из которых не исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йогой и наведение порядка в кладовой к “обязательным задачам”, но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже.

Для таких задач мы составили список “непредвиденных возможностей”, с указанием времени, требуемого на выполнение каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появлялось “окно” свободного времени, она выбирала одну из задач подходящей продолжительности из этого списка и приступала к ней. Например, если ее дети чудесным образом засыпали в середине дня, Люси могла, включив телевизор и видеомагнитофон, разучивать новые упражнения, пользуясь учебным видеокурсом по йоге.

Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости, внезапно возникшие у вас излишки свободного времени могут быть разными по своей продолжительности. В вашем распоряжении может оказаться пять свободных минут, или полчаса, или даже – о чудо! – целый час. У вас внезапно появляется свободное время, но вы проводите добрую половину этого времени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итоге упускаете это время и эту возможность.

Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив список “непредвиденных возможностей”. Этот список должен быть разделен на три категории задач. (Если вам приходится заниматься большими проектами, разбейте их на части перед тем, как вносить в этот список.)

• Пять минут или меньше. Сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере, написать короткое письмо или поздравительную открытку.

• Тридцать минут или меньше. Прочитать отчет, составить бюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопившиеся документы или картотеку, выйти на прогулку.

• Один час или меньше. Поиск информации в Интернете, расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплата счетов, стирка.

Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени вам может на это потребоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказываются те самые “окна” свободного времени, обратитесь к своему списку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач соответственно и выберите одну из них.

Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополнительное время перед деловой встречей или в ожидании своей очереди, заранее запланируйте работу на это время и имейте ее при себе. Возьмите с собой пачку газет, профессиональных журналов или тот самый роман, который вы уже и не надеялись когда-нибудь прочитать. Имейте в виду, что если эти неожиданные “окна” свободного времени не будут появляться достаточно часто, вам может понадобиться зарезервировать время, чтобы наверстать упущенное в чтении в вашем плане распределения времени.

 

Что делать, если ваши циклы изменения энергии совершенно непредсказуемы?

Люди, подверженные депрессиям или страдающие расстройствами концентрации внимания или другими синдромами, которые мешают им идти вперед полным ходом, тоже сталкиваются с необходимостью вносить особые изменения в свои планы распределения времени.

Если ваша энергия или силы непредсказуемо изменяются, прежде всего, перестаньте двигаться против течения. Вы должны подходить к планированию жизни так же, как и в случае планирования и управления временем в условиях кризиса. Примите ту реальность, те факторы жизни, с которыми вы столкнулись, и стройте свою жизнь с учетом этих факторов и вокруг них. Оставьте в своем плане много свободного пространства.

Алексис, агент бюро путешествий, страдала расстройством внимания, и иногда ей требовалось несколько часов, чтобы по утрам сосредоточиться и взяться за работу. Бывали дни, когда она вообще не могла ни на чем сконцентрироваться. В другие дни она могла работать с маниакальной настойчивостью двенадцать или даже пятнадцать часов без перерыва. Она не могла заранее предугадать, как она будет чувствовать себя на следующий день, поэтому ей было очень трудно планировать свое время.

Работая с Алексис, я сократила список ее дел, оставив в нем только самое существенное. Мы установили, что на протяжении сорокачасовой рабочей недели она, как правило, обладала высокой работоспособностью в общей сложности в течение двадцати четырех часов. Она никогда не знала, на какие из дней недели выпадут эти часы. Следовательно, Алексис требовалось распланировать только три дня в неделю, в которые стоило работать. Таким образом, она обрела уверенность в том, что сможет выполнить все, что запланировала.

Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: она только что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утро чувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший способ справиться с этим временным состоянием депрессии – ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, позволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получать достаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одновременно расслабляющее и тонизирующее воздействие, давая ей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планировать никаких общественных мероприятий, ничего, что требовало умственного напряжения, вплоть до полудня.

У каждого из нас бывали периоды, когда наши силы и энергия были неустойчивыми и колебались в широких пределах по той или иной причине. В главе 11 “Гармонизация” вы научитесь так изменять ваш план распределения времени, чтобы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда должен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели.

После того как вы составили свой план распределения времени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегда хотят знать в этот момент мои клиенты: “Теперь я знаю, что в это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какие же дела мне запланировать?” Или: “Я зарезервировал вечернее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?”

Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлять списки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, – это, например, установили для себя свободное личное время в субботу утром. В третьей части этой книги мы выясним, как составлять списки дел и как справляться с их выполнением. Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужно выбрать себе инструмент для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельности и выполнение конкретных задач.

Удачно составленный план распределения времени: список контрольных вопросов

Вносите изменения в план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на все вопросы, перечисленные ниже.

• Мой план распределения времени отражает мои стратегические цели.

• Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.

• Мой план распределения времени составлен таким образом, что я могу сосредоточиться на выбранной задаче (в период времени, отведенный для семьи, я могу сосредоточиться на семье; в период времени, отведенный для конкретной работы, я могу сосредоточиться на этой работе).

• Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.

• Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни; он придает мне энергию и силы.

 

Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем. Существует множество альтернатив: блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?

Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из этих трех распространенных ошибок:

1. Вы не подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы удобен и подходил лично вам.

2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.

3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться только на него и доверять ему.

Хороший планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования времени, прежде всего, задумайтесь о том, какие его особенности и качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и попробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей.

Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу “исключительности выбора”: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь – и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой – в сумке, а на холодильнике – календарь с заметками и напоминаниями, процесс планирования времени становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите информацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершенного инструмента для планирования времени не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который подходит вам больше всего.

Есть четыре основных вида планировщиков:

• Настольные и настенные календари

• Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, “тайм-менеджеры”

• Компьютерные программы для планирования времени

• Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений.

 

Зрительно-осязательный тип

Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, считают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот некоторые признаки того, что вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей:

• Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли.

• Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.

• Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени.

• У вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные. (“Я записывал номер ее телефона справа внизу, на уголке страницы”.)

• Вы составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком.

• Вы храните свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет спустя.

• В целом вы считаете компьютерные технологии планирования времени неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени.

 

Линейно-цифровой тип

Напротив, если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, вам, скорее всего, понравится электронный планировщик времени. Вот некоторые признаки вашей принадлежности к линейно-цифровому, а не к зрительно-осязательному типу людей:

• Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей машинке.

• Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищите.

• Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последовательности.

• Вы чаще всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток. (“Концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа”.)

• Вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или с определенными общими тематическими свойствами.

• У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день.

• Вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой.

 

Варианты выбора для людей зрительно-осязательного типа

Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: настольные и настенные календари или планировщики на бумажной основе. Какой из них вы выберете, зависит от того, насколько велик тот объем информации, с которым вы работаете, и насколько мобильными должны быть вы сами.

НАСТОЛЬНЫЕ И НАСТЕННЫЕ КАЛЕНДАРИ. Такие календари, содержащие сетку времени, разбитую по месяцам, неделям и дням недели, достаточно удобны. Есть два обстоятельства, при которых настольный и настенный календарь может использоваться в качестве важного компонента вашей системы планирования и управления временем.

1. Если вы постоянно работаете в одном и том же месте (помещении) и ваше расписание достаточно просто организовано, для успешного планирования вы можете пользоваться автономным календарем. Я знакома с одним предпринимателем, ведущим свой небольшой бизнес, который отмечал все свои планы в настольном календаре. Каждое утро он сверялся с календарем и выписывал список дел на текущий день на лист бумаги или на карточку, включая все запланированные встречи и задачи. Затем он просто клал этот список в карман и приступал к работе. Поскольку его жизнь была относительно несложной, эта система планирования была достаточна для удовлетворения его потребностей.

2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в качестве средства коммуникации. Это прекрасно работает в семьях, где каждый член семьи должен иметь возможность отслеживать планы других. Назначьте одного из членов семьи “хранителем календаря”, и он будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние обязанности и планы на будущее в конце каждого дня.

Настенные календари как системы для тайм-менеджмента имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, поскольку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вторых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный календарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуждаться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если вы будете записывать свои планы и задачи и в настольном (настенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, поскольку он более удобен и эффективен.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМОЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner, Day-Timer, Time Design, Time Manager, Franklin Covey Planner, Filofax. Эти ставшие уже классическими инструменты успешно помогают очень многим людям даже в наш век высоких технологий. Вам не придется тратить много времени, чтобы научиться работать с ними и занесение информации в них является естественным процессом. Вам не нужна электрическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите составить список дел или запланировать встречу, вам не нужно ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко настраивать свою систему планирования, используя только те виды страниц и бланков, которые вам нужны, удалив из органайзера все остальное.

Недостатком здесь является то, что если вы потеряли такой планировщик, это причинит вам много неприятностей и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования информации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой нуждается в доступе к вашему графику работ или к информации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком.

Самый большой недостаток таких планировщиков состоит в том, что если у вас очень много информации для занесения в него, он становится слишком объемным и тяжелым. Для людей, которые много путешествуют, это может стать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо структурированных моделей таких планировщиков.

 

Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа

Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные программы для планирования времени и портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Если вы решили использовать для планирования и управления временем свой компьютер, вам нужно выбрать программное обеспечение, содержащие в себе такие возможности, которые более известны как “личный информационный менеджер” (personal information manager, PIM) или “программы управления контактами” (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют списки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для планирования личного времени – ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база данных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы особенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой главе мы будем говорить только о PIM, поскольку такое программное обеспечение получило более широкое распространение.

Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, который обычно называют “личным электронным секретарем” (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обычно включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация технически не нарушает принцип “одна жизнь – один инструмент для планирования”, поскольку они работают в тандеме: вы подключаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхронизации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с помощью программного обеспечения на компьютере, и встроенный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре возникают конфликтующие друг с другом задачи.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существует много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации.

Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими программами. Кроме того, в обстановке большого офиса с собственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем графике работ, возможность доступа к рабочим календарям сотрудников – чрезвычайно эффективное средство для управления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести имена тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и программа проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте.

Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью пароля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в режиме on-line. Вы можете также предоставить возможность доступа к вашему расписанию другим людям. Другое преимущество таких служб планирования времени в сети Интернет состоит том, что многие из них могут производить в сети поиск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ваших интересов, – о концертах, фильмах, телепередачах, спортивных событиях, – и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких “Интернет-календарей” совместимы со всеми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию.

Хотя вы и можете использовать специальное программное обеспечение, установленное на вашем персональном компьютере в качестве единственного инструмента для планирования и управления временем, периодически вам придется распечатывать информацию о ваших планах и контактах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офиса, вам придется записывать информацию о новых задачах или контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвращении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Однако если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить эту информацию каждый раз, как только вы снова оказываетесь у компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделать это за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим.

Вы можете также использовать одну из таких программ, установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке), если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудобно включать компьютер, ждать его загрузки и искать нужную папку с файлами или раздел программы только для того, чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще одно дело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушенная высокими технологиями “вторая половина” и все ваши дети не связаны локальной сетью и не подключены к Интернету, это средство не подходит для планирования семейного времени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности информации, часто делая ее резервные копии, чтобы исключить потерю данных в результате сбоев в компьютере.

ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ (Palm, Sharp, Casio). Эти устройства легкие, компактные и способны хранить большой объем информации. В их число входят и очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие “личные электронные секретари” (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как “палм-топы” (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели “палм-топов” могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

Основные преимущества таких устройств – небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они способны сэкономить время, которое вы тратите на ввод информации: большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени – в масштабе одного дня, недели и месяца – одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте “Понедельник, утро: совещания по продажам” – пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ

ЗА

• Нет необходимости изучать программное обеспечение

• Запись информации производится естественным и удобным способом

• Нет необходимости беспокоиться об электропитании

• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах

• Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним

ПРОТИВ

• Нет возможностей автоматического поиска информации

• Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким

• Сложно создавать резервные копии информации

• Другие люди не могут получить доступ к вашей информации

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ

ЗА

• Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам

• Вы можете легко группировать и трансформировать данные

• Легко создавать резервные копии информации

• К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди

ПРОТИВ

• Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор

• Неудобно обращаться к архивной информации

• Ниже скорость обращения к данным

 

Если вопреки вашим склонностям вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронно-цифровых систем в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графику работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потребует от вас пользоваться компьютерной системой планирования рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слишком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бумажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И, наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности информации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным.

Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут потребоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чувствовать себя комфортно в работе с таким устройством или системой. Переходя от бумажной технологии планирования времени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщика к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере, – как вы привыкли пользоваться им, какая форма представления информации вам удобна, – и затем посмотрите, можно ли настроить ваш электронный планировщик так, чтобы его работа соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбираете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподробнее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик можно приспособить к вашей манере организовывать информацию.

 

Размеры и удобство пользования

Если вы много передвигаетесь, вы захотите выбрать самый маленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планирования времени может занимать столько места, сколько вам необходимо.

Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до формата А4 (21 × 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете. Если у вас плотный график работы, и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хотите везде носить с собой слишком много бумаг, выберите планировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на жестком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет достаточно для запуска программы.

Электронные органайзеры должны быть компактными, и конкуренция между производителями заставляет их делать все более и более легкие и миниатюрные устройства. Однако существует разумный предел компактности. Если вы не можете читать информацию на дисплее без напряжения зрения, или если экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашей информации, или клавиши управления слишком малы, чтобы было удобно обращаться с ними, – вы не сможете получить удовольствие от работы с другими функциями вашего электронного органайзера, какими бы замечательными они ни были.

 

Формат календаря

С каким бы планировщиком – бумажным или электронным – вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы планировщиков на основе бумажных бланков представляют собой размещаемые на одном листе бланки календарей на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет планировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц и детализированные бланки планов на день или на неделю, в зависимости от загруженности вашего расписания.

Напротив, программное обеспечение для компьютеров почти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вам вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хотите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позволит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними.

Другая возможность, наличие которой в программе я советую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени. Например, когда вы запланировали деловую встречу в период с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании просто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

Дополнительно к календарю и страницам для записи текущих задач все планировщики дают вам возможность регистрировать и отслеживать все что угодно: текущие расходы, отработанные часы, купленные книги, планируемые проекты, адреса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

Такой формат календаря на целую неделю удобен в тех случаях, когда ежедневный список ваших дел включает в себя от одной до четырех задач.

Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач.

Такой формат планировщика (две страницы на день) является оптимальным, когда ежедневный список ваших дел включает более двенадцати задач, и, кроме того, если вы хотите записывать в него дополнительную информацию, например текущие расходы, список задач для сотрудников и т. д.

Формат «две страницы на один день» позволяет наглядно группировать задачи по типам

Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывыйте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте их бланках своего планировщика в удобном для вас порядке.

Это расписание составлено и распечатано с помощью электронного планировщика Palm Pilot. Его программные средства позволили мне ввести в расписание повторяющуюся задачу «Работа над книгой с 8 до 12 часов» одним нажатием клавиши.

Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обратите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке.

Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Единственный недостаток – незавершенные дела нельзя автоматически переносить на следующие дни.

 

Какую марку планировщика выбрать

Для бумажных планировщиков выбор марки определяется, в основном, эстетическими соображениями. Зайдите в канцелярский магазин, известный широким ассортиментом товаров для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся вам органайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, приятна ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такую модель, которая представляет графики и планы в том формате времени, который вам удобен и соответствует вашему стилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, кто обладает “линейным” мышлением и мыслит в соответствии с хронологическим порядком событий; другие модели лучше использовать людям с “нелинейным” образом мышления, которым нравится группировать информацию и заметки на страницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь, опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которую пал ваш первый инстинктивный выбор.

Выбирая компьютерные планировщики, обратите внимание, что их пользовательский интерфейс должен представлять время таким образом, чтобы вам было удобно и легко с ним работать. Удобно ли вам, если список дел расположен на одном экране, а список встреч – на другом? Покупая программное обеспечение, нужно учесть, совместимо ли оно с вашим компьютером и операционной системой, и предоставляет ли компания-производитель возможность получения обновленных версий продукта и техническую поддержку. Если у вас есть выход в Интернет, вы можете скачать демонстрационную версию понравившейся программы и перед покупкой попробовать ее в работе. При этом помните, что, несмотря на возможные затруднения в процессе приобретения навыков работы, программа не должна быть слишком сложной, и вы не должны тратить много времени на работу с ней, чувствуя себя дезориентированным, а свою работу с программой – непродуктивной.

Известные компании – производители планировщиков на основе бумажных бланков выпускают программное обеспечение в соответствующих форматах, поэтому, если вы хотите переносить данные с бумаги, переводя их в электронный вид, прежде всего обратите внимание на известные марки планировщиков.

Если вы приобретаете электронный органайзер, посмотрите на объем его памяти и на простоту синхронизации информации с вашим компьютером. Как правило, у самых дешевых моделей нет возможности соединения с компьютером, более дорогие устройства имеют в комплекте кабель для обмена данными с компьютером, и, наконец, в самых совершенных и дорогостоящих моделях используются специальные доковые устройства (docking station) или инфракрасный порт, что значительно облегчает процесс синхронизации и обмена данными.

Обратите внимание и на то, как производится ввод информации в ваш электронный органайзер. Дешевые модели снабжены мини-клавишами, похожими на клавиши калькуляторов, что может делать процесс ввода данных неудобным. Более дорогие модели, особенно PDA, оснащены сенсорными экранами, устройствами типа “электронное перо” или даже клавиатурой.

Если вы хотите использовать ваш PDA для отправки и получения электронной почты, выбирайте устройство, в которое входит модем и соответствующее программное обеспечение.

Электронные технологии постоянно совершенствуются, цены – падают, и у вас столь широкий выбор, как никогда прежде, но нет никакой необходимости покупать PDA со множеством звоночков и свисточков, которыми вы никогда не воспользуетесь. Даже простой электронный органайзер будет очень хорошо планировать ваше время, ваши дела и контакты. С другой стороны, если вы много путешествуете, некоторые экзотические функции, например, карта с навигационным устройством или список ресторанов могут оказаться очень полезными.

 

Вы и ваш планировщик

 

Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настроить его в соответствии со своими потребностями. Прочитайте инструкцию по использованию и затем творчески используйте его возможности. Определите, куда вы собираетесь записывать различные виды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходы и т. д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде, как это задумали производители. Вы можете игнорировать индикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланков ежедневных планов, или вести дневник на полях, предназначенных для списка телефонных звонков. Если вы приобрели электронный планировщик, то, как правило, можете изменять его установки и настройки в соответствии со своими предпочтениями. Изучите особенности программного обеспечения и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова.

Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каждый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каждую назначаемую встречу и каждую задачу из списка ваших дел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений. В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся события – дни рождения, годовщины событий, даты технического осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Если вы пользуетесь компьютеризированными системами планирования, вы сможете автоматически переносить эту информацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводите место для другой информации, которую вы хотели бы фиксировать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, пароли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т. д.

Еще один прием, который вы можете использовать, если не хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, состоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумажных стикерах (небольшие бланки бумаги для записей с клеевым слоем типа Post-It, Post Note и др. – Прим. пер.), указывая необходимое для их выполнения время и тип задачи внизу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планом работы на день, как показано на странице 147. Если вы не смогли приступить к выполнению задачи, снимите соответствующий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если задача выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядный и в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланированными задачами может оказаться очень удобным.

 

Организация архива бумажных документов с помощью планировщика

Одна из самых приятных особенностей органайзера – в том, что это великолепный инструмент для наведения порядка в бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся на столах многих людей, состоят из их заметок о том, что они планируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизнь от этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзер все свои задачи, независимо от степени их завершенности, записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должны заполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде всего отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сделать, затем вложите бланк заявления в папку или в раздел с соответствующим названием. Когда вы получили бумагу с приглашением на совещание или на деловую встречу, просто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включив сюда всю необходимую информацию, имеющую отношение к этой встрече – адрес места проведения, номер телефона, инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбросите само приглашение.

Такой порядок регистрации дел позволит вам избавиться от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся на вашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле или сумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняют свою задачу как напоминания; они вскоре становятся похожи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и вы перестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спасет вас и ваши бумаги от такой судьбы.

* * *

Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, – что ни один их них не является абсолютно совершенным. Вы можете найти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в соответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая вам достигать поставленных целей и делая вашу жизнь насыщенной.