3. Как мы распоряжаемся своим временем?

Первый шаг на пути к овладению искусством управления временем — честная самооценка. Такая самооценка поможет вам укрепить ваши сильные стороны и сберечь ваше время путем концентрации усилий только на тех областях жизни, которые нуждаются в улучшении. И, что может быть еще более важным, это поможет вам глубже понять ваше особенное личное отношение к своему времени.

Я очень неорганизованный и медлительный. Я большую часть времени занимаюсь мелкими незначительными делами и в самый последний момент хватаюсь за то, что для меня действительно важно. Я хочу снизить стресс и больше гордиться своей жизнью.

Музыкант, 25 лет

Я составляю детально продуманные планы дел, но никогда не следую этим планам. Иногда я даже не вспоминаю, что у меня есть этот план. Я всегда в числе отстающих — во всех областях моей жизни.

Агент по продаже недвижимости, 52 года

Я благополучно приступаю к реализации проектов, но быстро оказываюсь в тупике. Мне трудно сконцентрироваться на чем-то одном. Когда я это понимаю, день уже заканчивается, и я остаюсь один на один с горечью из-за потерянного времени и невыполненных дел. Я хочу изменить это.

Инженер-механик, женат, 41 год

Мне тяжело поддерживать гармоничное равновесие в своей жизни. Я живу с мужем и тремя детьми. Я вижу, что на протяжении дня мне постоянно приходится играть множество ролей — быть секретарем, поваром, прачкой, водителем и т. д. Я сильно устаю к вечеру, но все равно чувствую себя виноватой, когда отдыхаю, потому что всегда остается еще слишком много незаконченных дел.

Жена священника, 31 год

Я всегда опаздываю. Я слишком долго собираюсь или просто не спешу выйти пораньше. Это создает массу напряжения, неприятностей и неудобных ситуаций для меня и моих детей.

Домохозяйка, замужем, мать четверых детей, 40 лет

Несмотря на то, что многие люди часто бывают разочарованы и недовольны тем, как они распоряжаются собственным временем, их проблемы весьма различны. Изучая свой собственный особенный и неповторимый опыт планирования и управления временем, вы узнаете о себе очень много нового.

То, что скрывается за хаосом и неразберихой вашей повседневной жизни, и есть ключевые особенности вашей личности, ваши сильные и слабые стороны, ваш образ жизни и ваши предпочтения, ваши неповторимые источники энергии и то, что приносит вам радость и делает вас счастливыми. Теперь, прислушиваясь к себе, вы приступаете к процессу выработки индивидуальной стратегии, решения, которое поистине будет соответствовать вам и вашим уникальным потребностям.

Изучая ваше личное отношение к своему времени, мы исследуем три вопроса:

1. Что работает и что не работает в вашей жизни.

2. Ваши личные предпочтения в процессе планирования и управления временем.

3. Ваши циклы изменения энергии и источники сил.

Что работает на вас?

Не имеет значения, насколько неуправляемой выглядит ваша жизнь, — в ней всегда есть что-то, что работает на вас, в дополнение к длинному перечню того, что не работает. Бесконечно важно начать именно с того, что уже работает и дает результаты. Прежде всего, это укрепит вашу уверенность в себе — что, несомненно, хорошо в начале пути. Вы неизбежно обнаружите, что у вас уже есть фундамент, основа — способности для развития навыков планирования и управления временем, даже если в данный момент эти способности «применяются выборочно». Когда вы обнаружите эти способности, вы сможете опираться на них в других областях вашей жизни.

Определяя то, что работает, вы сэкономите массу времени и сил, поскольку, очевидно, нет никакой необходимости приводить в порядок то, что и без того в порядке и хорошо работает.

Позвольте мне привести один пример.

Джин, работавшая в качестве свободного консультанта по компьютерам, чувствовала настоящее раздвоение личности, когда дело доходило до тайм-менеджмента. Когда бы она ни встречалась с клиентами, она всегда была на месте точно в нужное время, энергичная и сосредоточенная во время встречи, и постоянно демонстрировала высокую работоспособность. Но в те дни, когда Джин работала в своем офисе, занимаясь административной работой или выполняя иные относящиеся к своему бизнесу обязанности, она была чрезвычайно непродуктивна. Не имело значения, какие задачи были запланированы в ее рабочем графике (оплата счетов, переписка, стратегическое планирование), она постоянно откладывала дела, бесцельно бродила по офису, перечитывала почту, делала звонки, растрачивая по мелочам весь день. В результате страдал ее бизнес (а вместе с ним и ее самооценка и уверенность в себе).

Когда я спросила Джин, почему время встреч и переговоров с клиентами проходило намного более продуктивно, она назвала две причины: во-первых, контакты и общение с людьми давали ей большой заряд энергии и, во-вторых, Джин очень ответственно подходила к планированию встреч и переговоров. Когда время начала и окончания беседы строго определено, объясняла Джин, она могла сконцентрироваться и вести себя так, чтобы наилучшим образом использовать предоставленное время. Каким же образом ей можно было бы использовать эту свою особенность?

В дни работы в офисе я предложила ей установить время начала и окончания работы для каждой задачи в ее рабочем графике. Например, ей следовало записать «Сделать эскиз нового рекламного проспекта: 10:00–10:45», «Работа с картотекой 12:00–12:45» прямо в своем блокноте. Кроме того, я посоветовала ей чередовать выполнение задач, требующих концентрации и уединения, с деловыми контактами и общением с людьми. Через каждые сорок пять минут сосредоточенной работы в одиночестве ей следовало делать пару телефонных звонков, чтобы восстановить силы и энергию. Она также планировала обеды с клиентами, партнерами или друзьями во время дней работы в офисе в качестве перерыва и дополнительного «вознаграждения» за свою работу. Такие «деловые встречи» с собственными проблемами и задачами в сочетании с общением и контактами с людьми на протяжении всего рабочего дня заряжали Джин энергией и резко повысили продуктивность ее работы в офисе.

Задумайтесь о том, что работает для вас и в вашу пользу. Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения — это поможет вам приступить к анализу. Вы можете набрать ваши ответы с помощью компьютера или записать их в блокнот, оставив побольше свободного места для ответов. Обдумайте глубоко и тщательно эти вопросы и рассмотрите все аспекты своей жизни — работу, дом, взаимоотношения с людьми, личное развитие и т. д., — отвечая на них.

Упражнение 1. Что работает в вашу пользу?

Продолжите следующие утверждения по возможности наиболее подробно:

Как бы я ни был занят, я всегда нахожу время для ____

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается ____

Я точно знаю, сколько времени мне потребуется для ____

Я всегда без промедления приступаю к ____

Я никогда не опаздываю ____

У меня никогда не возникает проблем, когда ____

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов, когда ____

Я всегда занят в перерывах между ____

Мне легко сказать «нет» (кому? в каких ситуациях?) ____

Мне легче уложиться в заданные сроки, когда ____

Я больше всего счастлив, когда я ____

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это ____

Примеры ответов:

«Как бы я ни была занята, я всегда нахожу время, чтобы перед сном почитать детям книгу, вымыть холодильник, встретиться с новыми клиентами, выписать счета…

Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается моих детей, моей работы, моих отношений с супругом…

Я очень точно знаю, сколько времени мне требуется, чтобы добраться до работы, одеться утром, побриться, приготовить обед, подготовить речь для выступления, сходить за покупками, составить план работы…

Я всегда без промедления приступаю к кормлению ребенка, работам в саду, выплате долгов, к обеду, к ведению дневника…

Я никогда не опаздываю в аэропорт, на свидание, на встречи с клиентами, в кино, к доктору…

У меня никогда не возникает проблем, когда я рано встаю, нахожусь в отпуске, смотрю телевизор, нахожусь в компании…

Я безо всяких проблем приступаю к выполнению сложных проектов в понедельник утром, когда у меня достаточно времени для подготовки, когда рядом нет детей, когда в проекте заняты другие люди …

Я всегда занят в перерывах по дороге из дома на работу и обратно, между выполнением двух творческих задач, между работой с цифрами и игрой с моими детьми…

Мне легко сказать «нет» в ответ на просьбу безвозмездно помочь чужим людям, своей теще, в ответ на неразумные требования или на просьбу поработать сверхурочно…

Мне легче всего уложиться в заданные сроки, когда эти сроки устанавливает, кто-то другой, когда я работаю под давлением, когда за это мне платят деньги, на работе…

Я больше всего счастлива, когда работаю в саду, занимаюсь поиском новых идей, танцую, работаю в Интернете…

Дела, выполнение которых я легко перепоручаю другим, это — стирка, ввод информации в компьютер, вынос мусора, редактирование, писем, работа с юридическими документами…»

Теперь просмотрите свои ответы и определите, что нового вы можете узнать о себе. Спросите себя, почему выполнение этих конкретных дел и задач у вас хорошо получается. Почему это работает? Вы приступаете к выполнению определенных дел потому, что они вам очень нравятся? Или потому, что вы ловко с ними справляетесь? Или вы поддаетесь внешнему давлению («Если я этого не сделаю, меня уволят, поэтому я всегда справляюсь с этим») или воздействию внутренних установок («Если я не сделаю этого, я не буду удовлетворен и доволен собой»)? Все дело в том времени суток, которое вы выбираете для этих задач, или в количестве времени, которое требуется для их выполнения? С какими задачами вы лучше справляетесь — с теми, которые требуют от вас работы в одиночку или с требующими совместной работы с другими людьми? Спросите себя, что именно побуждает вас выполнять эти задачи.

Даже если некоторые области вашей жизни, находящиеся под вашим полным контролем, сами по себе кажутся вам незначительными, их анализ может помочь вам выяснить, как решить другие, более серьезные проблемы.

Джейн была опытным адвокатом, но ее муж и трое детей всегда поражались чудовищному объему ее работы и страдали от недостатка внимания из-за ее постоянной усталости. Единственным делом, для которого у нее, казалось, всегда находилось время, было мытье холодильника. Когда я спросила ее, в чем причина этого, она ответила, что мытье холодильника действовало на нее терапевтически. Эта задача требовала только физической работы, которая очень радовала ее, потому что результаты этой работы были вполне осязаемы (в отличие от огромного объема умственной работы, которую она выполняла как юрист и как мать и которая приносила неосязаемые результаты). Процесс мытья холодильника был тридцатиминутным бегством от реальности, который заряжал ее колоссальной энергией.

Когда Джейн проследила эту связь, она осознала, что физические упражнения (именно то, на что она никогда не тратила времени) могут дать тот же эффект — это исключительно физическая деятельность, которая могла бы восстанавливать ее энергию в перерывах между постоянной умственной работой и напряжением, которые преобладали в ее жизни. Она начала планировать энергичные тридцатиминутные прогулки во время обеденного перерыва и обнаружила, что ее силы, которые она могла тратить на работу и семью, увеличились.

Что не работает?

Теперь, когда вы увидели, что вы и в самом деле хорошо управляете по меньшей мере частью своего времени, и более-менее поняли почему, пришло время задать себе следующий вопрос: «Что не работает?» Отвечать на этот вопрос вам будет намного легче; в конце концов, именно тот факт, что в вашей жизни что-то не работает и не получается, побудил вас прочитать в первую очередь именно эту книгу.

Полезно записать свои ответы и посмотреть на всю картину целиком. Очень интересно сравнить ответы на этот вопрос с ответами опросника в разделе «Что работает?».

Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения, чтобы приступить к анализу. Не забудьте, отвечая на вопросы, рассмотреть все аспекты своей жизни.

Упражнение 2. Что не работает?

Продолжите следующие утверждения. Приведите как можно больше примеров.

У меня никогда нет времени на ____

Я трачу слишком много времени на ____

У меня нет четко определенных целей в отношении ____

Я хочу и могу весь день заниматься ____

Я всегда недооцениваю время, необходимое для ____

Я всегда откладываю начало ____

Я часто опаздываю ____

Мне трудно сказать «нет» ____

Мне трудно закончить ____

Вот несколько примеров ответов:

У меня никогда нет времени на занятия спортом, встречи с друзьями, на отдых, на планирование новых дел, на ответственные телефонные звонки…

Я трачу слишком много времени на уборку дома, работу с документами, на обработку электронной почты, организацию совещаний…

У меня нет четко определенных целей в отношении моей личной жизни, моей карьеры, моего финансового положения…

Я хочу и могу весь день заниматься игрой на гитаре, физическими упражнениями, спать, общаться с детьми, есть, сидя перед телевизором…

Я всегда недооцениваю время, необходимое для составления планов, для покупок, для просмотра отчетов, планирования совещаний, для наведения порядка в шкафах…

Я всегда откладываю начало новых дел и проектов, оплату счетов, занятия спортом…

Я часто опаздываю на работу, на встречи, на прием к стоматологу, везде…

Мне трудно сказать «нет» моему начальнику, моим детям, моему супругу, настойчивым людям…

Мне трудно закончить стирку, письма, приготовление блюд, большие проекты…

Ваши ответы на вопрос «Что не работает?» станут для вас перечнем того, что вам нужно исправить. Прочитав эту книгу, вы научитесь, как обращаться со всеми этими проблемами. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы определить, как далеко вы продвинулись на пути к достижению ваших целей.

Но перед тем как двинуться дальше, пристально посмотрите на этот список проблем и сравните его со списком ответов на вопрос «Что работает?». Если вам трудно приступить к выполнению или завершить одни задачи и в то же время вы не испытываете таких проблем с другими, спросите себя, почему это происходит. В некоторых случаях у вас ничего не получается потому, что вам необходимо овладеть определенными навыками, например, научиться не допускать задержек и пауз или точно рассчитывать время, необходимое для выполнения задач. Или вам нужно просто научиться применять навыки, которыми вы овладели в одной сфере жизни, к другим предметам.

Так, например, Джеймс, владелец гастрономического магазина, казалось, никогда не сможет найти паузу для работы по дому из-за того, что бизнес отнимал у него все время. Давление, которое оказывали на него невыполненные дела, раздражало его, и в то же время ему очень не хотелось тратить несколько часов времени на неквалифицированную, но необходимую работу по дому. Его перечень ответов на вопрос «Что работает?» показывал, что на работе ему не составляло никакого труда перепоручать выполнение дел своим сотрудникам. Он даже взял на работу своего племянника-подростка для выполнения текущих дел, и эта мера оказалась очень эффективной. Размышляя об этом, он выяснил, что был способен эффективно делегировать свои полномочия подчиненным потому, что составлял для них простые инструкции и методики выполнения операций. Он понял, что мог бы сделать то же самое для выполнения многих работ по дому. Составив соответствующие инструкции и простые методики, он смог перепоручить большинство домашних дел своим детям и нанять служанку для помощи по дому. Этим он разгрузил свой рабочий график.

Ваши предпочтения в процессе планирования и управления временем

Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с другими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за личных предпочтений и конкретных условий, в которых вы должны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет, но у всех нас есть определенные предпочтения относительно того, когда и как выполнять разные задачи или дела. Когда мы уважаем свои предпочтения, выполнить запланированное становится намного легче. Обращая внимание на эти естественные склонности, мы можем объяснить, почему некоторые задачи попали в наши списки того, что работает и что не работает.

Чтобы помочь себе выяснить предпочтения и личные склонности, которые влияют на успешное выполнение или невыполнение определенных задач и видов деятельности, сделайте следующее упражнение. Очевидно, что наши предпочтения временами меняются, но, отвечая на предлагаемые вопросы, следуйте первому побуждению — тому, что вы чувствуете чаще всего.

Упражнение № 3. Ваши предпочтения в процессе планирования и управления временем

Выпишите следующий перечень альтернатив на листе бумаги и отметьте то, что вы предпочитаете.

В большинстве случаев я предпочитаю…

На эти вопросы не может быть правильных или неправильных ответов, несмотря на то, что некоторые люди могут попытаться убедить вас в том, что они существуют! Важно то, что эти ваши ответы могут помочь вам достичь большего понимания причин того, что работает и что не работает для вас. Эта информация поможет вам спланировать график, который будет доставлять вам удовольствие. Например, если вам нравится жить и работать энергично, в высоком темпе, вы будете знать, что вам надо планировать насыщенный день, наполняя его разнообразными видами деятельности. Если вы предпочитаете размеренность и неспешность, вы можете ограничить ваш ежедневный список дел тремя-четырьмя задачами.

Слишком многие люди не задумываются о своих естественных склонностях и в результате составляют для себя такое расписание, которое работает против них.

Ваши источники сил и циклы изменения энергии

Вдобавок к вашим естественным склонностям и предпочтениям, подъемы и спады ваших сил и энергии могут оказывать огромное влияние на эффективность работы с определенными задачами в вашем графике. Энергия придает вам силы; это то, что позволяет вам двигаться по направлению к своим целям. Как только вы осознаете и примите во внимание свои источники и циклы изменения энергии, вы сможете управлять ими. Не обращая на них внимания, вы можете попытаться взяться за наиболее сложные виды деятельности в периоды вялости и пассивности и потратить время наивысшего подъема энергии на менее ответственные дела.

Долгий рабочий день, большое количество дел, давление, еда на скорую руку — все это может способствовать колебаниям энергии. К числу факторов влияния можно отнести также температуру, влажность, монотонную работу, апатию, недостаточное освещение, многочасовую работу на компьютере, нарушение суточного биоритма организма в связи с перелетом через несколько часовых поясов, расстройства сна и прием определенных лекарств. Некоторые из этих факторов стали неизбежной частью нашей жизни в XXI веке, но все же старайтесь ограничить влияние известных вам факторов утечки энергии, если это возможно.

Поскольку вам не всегда удается самим выбирать время для выполнения определенных задач, в целях наиболее эффективного планирования и управления временем вы также должны определить, какие виды деятельности могут восстанавливать вашу энергию в периоды ее упадка. Это могут быть совершенно разные занятия для разных людей, поэтому задумайтесь, что именно работает в вашем случае. Зная, что придает вам сил, вы сможете избежать снижения энергии на протяжении всего дня и наслаждаться всем тем, что вы делаете, будь это работа или развлечения.

Изучите естественные ритмы вашего тела и стимуляторы энергии, ответив на следующие вопросы.

Упражнение № 4, Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии

Часть 1.Письменно ответьте на следующие вопросы.

Утро для меня — лучшее время для ____

и самое худшее время для ____

Середина дня для меня — лучшее время для ____

и самое худшее время для ____

Вечер для меня — лучшее время для ____

и самое худшее время для ____

Поздний вечер для меня — лучшее время для ____

и самое худшее время для ____

Часть 2. Отметьте ответы, которые верны по отношению к вам. Затем подумайте, есть ли у вас другие способы восстановления вашей энергии.

Когда я устаю, я обычно восстанавливаю силы следующим образом:

• меняю вид деятельности;

• выполняю физические упражнения;

• потягиваюсь;

• слушаю музыку;

• пересматриваю свои планы и цели;

• смотрю на фотографию любимого человека;

• выпиваю стакан воды;

• пытаюсь вздремнуть;

• съедаю высококалорийную пищу;

• делаю короткий перерыв;

• устраиваю что-нибудь веселое;

• звоню друзьям;

• что-нибудь другое;

Иногда изменение темпа работы — это все, что вам нужно, чтобы повысить уровень сил. Если вы часами сосредоточенно работали и ваш мозг нуждается в перерыве, самое лучшее время сделать дело, которое требует от вас движения и использования мускулов. Таким же образом, если весь день вы занимались физическим трудом, вашему телу нужен перерыв, но ваш мозг может быть в прекрасной форме. Займитесь задачами, требующими умственного напряжения. Когда в вашем графике много общественных дел, возможно, пришло время запланировать задачу, выполнение которой требует от вас уединения, и наоборот. Планируя свой день, убедитесь, что вы внесли в него достаточно разнообразия, чтобы поддерживать и укреплять свои силы.

* * *

Основная идея этой книги — построить вашу жизнь, насколько это возможно, вокруг ваших индивидуальных потребностей и желаний. Реально ли это? Да, реально, обещаю вам. Как только вы овладеете некоторыми основными навыками тайм-менеджмента (а это может каждый), вы научитесь управлять своей жизнью — и своим ежедневным, еженедельным и ежемесячным расписанием. Затем вы будете способны управлять расходом и восстановлением своей энергии, учитывать свои предпочтения относительно ритма и темпа работы, использовать пики и компенсировать спады своей энергии. И даже если вы не можете воздействовать на свое окружение, очень полезно знать, какие условия для вас наиболее благоприятны, чтобы вы могли быстро определить, что работает против вас, и компенсировать это влияние.

Изменяя свой подход к времени, вы узнаете о себе много интересного и удивительного. Тайм-менеджмент — исходная точка для самосовершенствования, потому что он является тем фундаментом, который позволит вам достичь своих целей во всех областях своей жизни.

А если вы не знаете, каковы ваши цели? Тогда вам необходимо ясно и четко определить их. Следующий шаг на пути к себе — четко сформулировать, чего именно вы хотите от жизни. В следующей главе вы сможете выяснить, в чем состоят ваши долгосрочные стратегические цели.

 

4. Определение стратегических целей

В современном быстро развивающемся мире очень легко потеряться в деталях: добывание средств к существованию требует времени, от бесконечных дел и забот голова идет кругом.

Вам это знакомо?

Слишком многое нужно сделать, я не знаю с чего и как начать. У меня такое чувство, что я с огромной скоростью несусь неведомо куда.

Агент по продаже недвижимости, 47 лет

Я хочу привести все в порядок. Мне не нравится тупая монотонная работа, я хотел бы получать удовлетворение от того, что использую свое время эффективно и двигаюсь вперед. Иногда мне бывает так тяжело, что я просто не хочу думать о том, что необходимо сделать, — я боюсь оказаться подавленным, осознав предстоящий огромный объем работы!

Преподаватель информатики, 35 лет, разведен

Я делаю для себя небольшие заметки о том, что мне нужно сделать, над какими проектами поработать, записываю приходящие в голову новые идеи. Все эти заметки просто складываются в небольшие стопки бумаги.

Консультант, 49 лет, женат

Мне кажется, что всю свою жизнь я занимаюсь уборкой и никогда ни к чему не стремлюсь. Я всегда чувствую себя виноватой, проводя время с детьми, потому что знаю, что способна на большее. А порядка в доме все равно не прибавляется!

Домохозяйка, 31 год, замужем, трое детей

Когда жизнь превращается в тысячу и одно дело в вашем расписании, вы теряете видение перспективы в жизни. У вас нет простого критерия выбора между двумя задачами, потому что все они кажутся одинаково важными и срочными. Совершенно невозможно испытать чувство удовлетворения в конце дня, потому что никто и никогда не сможет завершить все без исключения задачи, которые необходимо выполнить. Поэтому в конце дня вы устали, истощены и не испытываете удовлетворения, чувствуя, что сделали не все или недостаточно много. Даже если вы сделали много, вы чувствуете бесцельность происходящего, как будто все было сделано напрасно, потому что вы по-прежнему завалены работой, которую обязаны сделать.

Какой бы беспокойной ни была жизнь, большинство успешных людей способны возвыситься над хаосом повседневности и продолжают смотреть в будущее, потому что у них есть то, что я называю общей картиной, общим планом жизни или стратегическими целями. Общий план жизни — это ваше представление о смысле жизни и о том, чего вы хотите от нее. Когда вы способны видеть этот общий план, вам легче справляться с задачами, которые вам не по душе, потому что вы понимаете, каким образом каждая задача связана с достижением ваших жизненных целей.

Ваши стратегические цели являются движущими силами вашей жизни, придают ей смысл и направление. Они облегчают процедуру «отсеивания» лишних дел, когда вам не хватает времени, позволяя по-прежнему чувствовать удовлетворение в конце каждого прожитого дня. Следовательно, следующий ваш шаг на пути к овладению искусством тайм-менеджмента — выяснение ваших долгосрочных стратегических целей.

Каковы ваши мотивы и побуждения?

Почему вы читаете эту книгу? Да, вы хотите научиться планированию и управлению временем, но хотите этого потому, что это позволит вам достичь более высоких целей. Более эффективное управление своим временем позволит вам завершить нечто, являющееся для вас жизненно важным. Спросите себя, что это за «нечто».

Перед тем как писать эту книгу, я провела неформальный Интернет-опрос, в ходе которого спрашивала посетителей моего веб-сайта, почему они хотят научиться тайм-менеджменту. Из 1500 участников, принимавших участие в опросе, более 70 % респондентов ответили, что их цель — найти больше времени. Отличия состояли в том, для чего им нужно было дополнительное время:

Я хочу быстрее справляться с повседневными делами, чтобы иметь больше времени для встреч с друзьями, для досуга и развлечений.

Секретарь-референт, 24 года

Мне нужно больше времени, чтобы уделять внимание каждому из моих детей.

Мать четверых детей, 36 лет

Найти время для развлечений — читать и слушать музыку.

Студент, 19 лет

Я хочу быть более дисциплинированным и способным доводить дело до конца. Мое неумение планировать время привело к тому, что я не достиг ни одной из своих целей в жизни, таких, как овладение новыми навыками, поддержание себя в хорошей физической форме, самообразование и, наконец, завершение докторской диссертации, чтобы получить хорошую работу.

Социальный работник, 31 год

Чтобы иметь возможность остановиться и полюбоваться цветами, вдыхая их аромат, а не топтать их ногами, сломя голову несясь куда-то, где я должен был быть еще час назад.

Врач, 48 лет

Там были и другие причины, например:

Я хочу чувствовать внутреннее умиротворение — удовлетворение своими достижениями вместо постоянного разочарования.

Журналист, 28 лет

Я хочу лучше выглядеть перед своим начальником и коллегами, чтобы получить повышение по службе.

Страховой агент, 32 года

Чтобы быть способной ежедневно находить время для того, что, я знаю, я должна делать ради себя самой для своего духовного роста.

Домохозяйка, 40 лет

Чтобы быть готовым к тому, что ждет меня впереди.

Управляющий, 57 лет

Запишите ваши собственные причины, которые заставили вас начать учиться лучше управлять временем, и держите эти записи под рукой. Они станут исходной точкой для более тщательной разработки стратегических целей в каждой из областей вашей жизни. Они также помогут вам сохранить энтузиазм в процессе изучения тайм-менеджмента. Какими бы ни были ваши мотивы, помните: даже если для достижения своей цели вам придется изменить прочно укоренившиеся привычки, концентрируясь на всем том, чего вы в итоге добьетесь, вам будет намного легче преуспеть.

Цели, способы их достижения и текущие задачи

Вы приобрели эту книгу потому, что в вашей жизни наверняка есть очень важные цели, которых вы хотите достичь, но вам не удается это сделать. Жизнь проходит, а вы чувствуете себя неудовлетворенным, расстроенным и разочарованным. Управлять временем «изнутри наружу» означает определить то, что для вас важно — ваши стратегические цели, — и внести такие изменения в ваше поведение, которые позволят вам добиваться желаемого.

Есть три этапа определения жизни, которую вы хотите построить:

1. Определение долгосрочных стратегических целей.

2. Выбор деятельности, которая поможет вам достичь ваших целей или общих способов их достижения.

3. Выбор ежедневных задач (дел), составляющих избранные вами виды деятельности.

Третья часть этой книги поможет вам выяснить и отобрать те конкретные задачи, которые вы должны будете выполнить в качестве составных частей вашей деятельности, направленной на достижение ваших целей. Однако прежде, чем вы приступите к этому, вам потребуется ясное видение общего плана или стратегии вашей жизни и того, какой именно будет ваша деятельность по реализации этой стратегии.

Определение стратегических целей

Ваши планы и желания — ядро тайм-менеджмента, построенного по принципу «изнутри наружу». Я искренне верю в то, что вы способны достичь практически всего, чего хотите, если возьметесь за это со всей душой. Когда вы смотрите на общий план жизни и думаете о том, чего вы хотите достичь, вы основываетесь на своих глубочайших жизненных ценностях и думаете о тех фундаментальных вещах, которые сделают вас счастливыми. И как только вы поняли, что для вас действительно важно, вы можете работать для достижения этих целей.

Ваши стратегические цели, скорее всего, будут простыми и общеизвестными, а не слишком специфическими: теплые отношения с любимыми людьми, счастливые дети, финансовая самостоятельность и благополучие, профессионализм в избранном вами деле, гостеприимный и уютный дом, чувство связи со своей общиной или с группой единомышленников и т. д. Сейчас вы не должны думать, как достичь того, чего вы хотите. Все, что вам нужно сделать, — это сказать, чего вы хотите в самых общих выражениях. Когда вы четко формулируете свои стратегические цели, вы делаете предельно важный шаг к их реализации.

Необходимо рассмотреть ваши жизненные ценности и определить стратегические цели во всех основных областях жизни, которые имеют для вас значение. Многие из моих клиентов ставили перед собой цели относительно карьеры или достижения финансового благополучия, но не заботились о постановке целей в других важных областях своей жизни. Если ваша жизнь кажется неуравновешенной, посмотрите, на что вы тратите большую часть своего времени. Возможно, ваше время было потрачено на те аспекты вашей жизни, относительно которых ваши цели вполне ясны. Чтобы ощущать себя полным сил, а свою жизнь — гармоничной, вы должны установить стратегические цели во всех значимых для вас областях своей жизни. Каковы эти основные области жизни? Возможными аспектами для рассмотрения могут быть:

• Работа.

• Семейная жизнь.

• Личное развитие.

• Отношения с любимым человеком.

• Отношения с друзьями.

• Финансовое благополучие.

• Образование.

• Дом.

• Духовная жизнь.

Те категории жизни, которые выберете вы, могут отличаться от вышеперечисленных. Возможно, в данный период вашей жизни отношения с друзьями или с любимым человеком для вас не столь важны. Может быть, вы считаете образование частью личного развития или дом — частью семейной жизни. Вы можете составить собственный перечень областей жизни, который отражает то, что важно для вас, и сформулировать их в тех выражениях, которые вам удобны.

Теперь посмотрите на эти основные области жизни и спросите себя: «Что могло бы сделать меня счастливым в этих ключевых областях жизни?» Не ставьте себе ограничений (позже вы сможете определить, какие из этих целей слишком нереалистичны). Когда все уже будет сказано и сделано, когда вы будете покидать этот мир, — что вам необходимо, чтобы чувствовать, что ваша жизнь была стоящей и принесла вам удовлетворение? Что вы мечтаете иметь, кем хотите быть, что делать?

Я уверена, что каждый из нас в глубине души знает, что именно даст нам чувство радости и удовлетворения, но многие из нас боятся позволить себе стремиться к тому, чего на самом деле хотят. Вы заслуживаете счастья. Не редактируйте и не судите себя. Просто помечтайте!

Запишите одну или две стратегические цели в каждой из областей жизни. Вы можете их рассматривать как мини-миссию. Например, для области семейной жизни Диана написала: «Я хочу сделать свой дом теплым и гостеприимным местом, где будет жить моя семья и где я буду проводить время со своими друзьями». Стратегическая цель Теренса в области семейной жизни: «Сделать так, чтобы мои дети чувствовали любовь и заботу». В области работы Алан, поставщик продовольственных товаров, сформулировал свою цель так: «Я хочу добиться признания как самый передовой поставщик продовольствия в городе». Джил, юрист, которая хотела проводить меньше времени на работе и больше со своими детьми, выбрала следующее: «Я хочу, чтобы моя работа давала мне хорошую материальную поддержку, оставляя мне при этом достаточно времени растить детей». Целью Полины в области отношений с любимым человеком было: «Сделать так, чтобы мой муж всегда знал, как я счастлива в браке с ним». Стратегическая цель Марии в области образования: «Стать знатоком театра».

Если у вас возникли трудности с определением ваших стратегических целей.

Есть трудности с формулированием ваших целей?

Откровенно говоря, я убеждена, что в глубине души вы и в самом деле знаете, каковы они.

В своей книге «Магия размышлений о самом важном» Дэвид Шварц писал, что все мы хотим воплотить в жизнь свои мечты, но немногие из нас поддаются этому желанию. Вместо этого мы убиваем их, осуждая себя, стремясь к привычной безопасности и с помощью других «орудий убийства». Шварц пишет, что успех требует усилий души и сердца и мы можем вложить свою душу и свое сердце только в то, чего мы искренне желаем. Если вам кажется, что вы «похоронили» в себе свои мечты до такой степени, что даже не можете определить их, для вас есть хорошие новости. На самом деле вы не убили их; вы просто подавили их настолько, что они перешли в область бессознательного. Вы можете воскресить их. Один из лучших способов выяснить, что именно приносит вам радость и может сделать вас счастливыми, состоит в том, чтобы просто очень внимательно наблюдать за собой и вести «дневник радостей жизни». В течение дня, когда бы вы ни заметили, что только что сделали что-то, что принесло вам радость или удовольствие, отметьте это в своем дневнике. Начните обращать внимание на то, что вас радует. Эти виды деятельности обычно являются индикаторами, признаками того, что может сделать вас по-настоящему счастливыми и помочь вам приблизиться к определению ваших целей. Разрешите себе любить то, что вы любите, — будь то мытье вашего холодильника, чтение стихов или перекрашивание стен на кухне.

Время от времени перечитывайте свой дневник и отмечайте, что нового вы узнали о себе. Например, одна из записей может быть такой: «Сегодня позвонила Бетти по поводу проблем в отношениях с ее бойфрендом; я потратила целый час, помогая ей выяснить, что нужно делать. Люблю чувствовать себя полезной, помогая друзьям». Какие личные цели могут следовать отсюда? Возможно, вы поймете, что вам нравится решать сложные проблемы или консультировать. Может быть, эти виды деятельности должны стать частью вашей работы и вам нужно отводить для них больше времени в личной жизни.

Возможно, вам кажется, что вы настолько далеки от того, чего вы хотите достичь в жизни, что просто не можете позволить признаться самим себе в своих мечтах. Если вам тяжело открыто заявить, чего вы хотите от жизни прямо сейчас, попробуйте мысленно заглянуть в далекое будущее.

ИГРА «ДЕСЯТЬ ЛЕТ СПУСТЯ». Представьте себе свою жизнь десять лет спустя. Если бы вы могли иметь все, чего хотите, вообразите, на что могла бы быть похожа ваша жизнь. Нарисуйте в своей голове картинку — ваша идеальная работа, дом, личная и общественная жизнь. Не беспокойтесь о логичности воображаемого. Ваша фантазия должна быть буйной и свободной: чем большего вы пожелаете, тем лучше, до тех пор, пока все не будет казаться вам просто великолепным. У вас есть десять лет, чтобы добиться всего этого; сроки не давят на вас. Будьте смелыми и дерзкими!

Как только картина будущего сформировалась в вашем сознании, возьмите лист бумаги и разделите его на две колонки. Слева перечислите все основные области вашей жизни. Справа запишите то, что вы будете при этом делать. Вы можете, например, написать:

• Личное развитие: «Я много путешествую».

• Семья: «Я женат (замужем) и живу с человеком, которого люблю, и у нас трое детей».

• Работа: «Я занимаюсь управлением собственным бизнесом».

• Друзья: «У меня есть такие друзья, которые помогают мне в жизни, а не сосут из меня силы и энергию».

• Финансовое положение: «У меня есть собственный инвестиционный портфель акций».

• Общество: «Я живу в небольшом городе, где меня окружают дружелюбные, заботливые люди».

Вы можете представить себе, как будет выглядеть ваша жизнь во всех этих аспектах? Нет никаких оснований не стремиться к достижению этих целей, и вполне возможно реализовать свои мечты в жизни.

«ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС». Иногда бывает трудно определить собственные цели потому, что у вас есть слишком много интересов и желаний. Как ограничить число альтернатив и сузить круг выбора? Вы хотите в совершенстве овладеть навыками работы на компьютере, научиться играть в теннис, начать собственное дело, сделать ремонт в своем доме, получить степень доктора технических наук и написать роман — и сделать все это, работая полный рабочий день и воспитывая трех детей.

Все это привлекает вас, и трудно отказаться даже от одной из этих прекрасных идей. Вы не можете остановиться на выборе определенных целей из этого списка потому, что это будет означать отказ от достижения других. Но, поскольку вы не можете сосредоточиться на чем-то одном, в результате вы не занимаетесь ни одним из этих замечательных дел.

Попробуйте упражнение «Здесь и сейчас», оно поможет вам сконцентрироваться. Составьте список всего, что вы хотите сделать. Петь в Карнеги-Холле. Съездить в Грецию. Иметь троих детей. Купить дом. Работать в международной консалтинговой компании. Запишите все, что привлекает вас.

Если вы критически относитесь к своим мечтам, как только они возникнут, вы будете слишком напуганы, чтобы продолжать самовыражение. Не беспокойтесь, возможно ли то, о чем вы мечтаете, — просто мечтайте, и мечтайте дерзко.

Теперь выберите одну цель для достижения в настоящее время, здесь и сейчас. Имейте в виду, что вы можете в любой момент добавить к ней другие цели. Вы можете передумать, если по ходу дела обнаружите, что это на самом деле не совсем то, чего вы хотите. Помните: выбирая одно, вы не отказываетесь от других своих целей. Вы просто приступаете к реализации одной из них.

ЗАПИШИТЕ ВАШИ ЦЕЛИ. Я настойчиво советую вам записать ваши стратегические цели. В широко известном исследовании группы выпускников Йельского университета, выполненном в 1953 году, недавних студентов спрашивали об их планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы на будущее существовали в виде записей целей, задач и планов действия. Двадцать лет спустя именно эти 3 % бывших выпускников выглядели намного более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные; более того, члены этой небольшой группы достигли большего благосостояния, чем оставшиеся 97 % их сокурсников, вместе взятые.

Когда вы письменно излагаете ваши цели, возможности для реализации задуманного вами сами начинают появляться перед вами, словно по волшебству. Некоторые люди объясняют это, утверждая, что вы начинаете притягивать то, что вам нужно. Я не думаю, что это работает именно таким образом. Я убеждена, что мы окружены возможностями для достижения практически всего, чего мы хотим в нашей повседневной жизни. Но эти желания кажутся нам одним большим размытым пятном. Как только вы изложили свои цели письменно, вы начинаете замечать на своем пути особенные возможности, которые могут помочь вам достичь того, чего вы хотите. Ясность целей ведет к ясности в восприятии мира.

После того как вы составили список ваших целей, чаще пересматривайте его. Повесьте его на стену в своем кабинете или носите с собой в сумке или в бумажнике. Держите его перед собой в уме; это поможет вам оставаться сосредоточенными и значительно повысит вероятность успеха.

Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен, авторы книги Chicken Soup for the Soul, поставили себе невероятно честолюбивую цель: продать 1,5 миллиона экземпляров их первой книги за полтора года. Каждый из них записал эту цель на обороте визитной карточки и перечитывал ее как минимум четыре раза в день. Достигли ли они своей цели? За восемнадцать месяцев они продали 1,3 миллиона экземпляров книги. Очень близко к задуманному. Дэниэль Стил поставила себе цель продать за 25 лет 500 миллионов книг; она добилась этого.

Определение конкретных способов достижения своих целей

Когда вы знаете свои стратегические цели, необходимо определить конкретные виды деятельности, которые помогут вам их достичь. В отличие от стратегических целей, обычно не меняющихся годами, способы достижения этих целей будут изменяться по мере необходимости. Они могут пересматриваться ежегодно или еще чаще в процессе вашего приближения к осуществлению своих целей и выполнению задуманного, или если вы обнаружите более подходящий путь к своей цели.

Если ваша цель — образование и развитие интеллектуальных способностей, вы можете выбрать такие виды деятельности, как учеба в институте, чтение книг — по одной в неделю — или ежемесячное посещение лекций и семинаров. Если ваша цель — повысить собственное благосостояние, вы можете решить регулярно составлять личный бюджет и сократить расходы, или изучить фондовый рынок, чтобы иметь возможность делать инвестиции и играть на фондовой бирже, или найти финансового консультанта.

Возьмите каждую из ваших стратегических целей и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года или двух лет смогут привести вас к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список.

У вас могут возникнуть трудности с определением того, как и каким способом попытаться достичь ваших целей. Например, вы хотите открыть собственный бизнес на дому, но не знаете, что нужно сделать для этого. В этом случае вашим конкретным видом деятельности может стать изучение способов реализации этого проекта. Вы можете прочитать несколько книг по этой теме, поискать информацию в Интернете и поговорить с владельцами других малых предприятий об их опыте открытия своего дела.

Другая проблема состоит в том, что вы можете перечислить так много конкретных видов деятельности, что просто не сможете заниматься всеми ими. Например, ваш список может содержать восемь видов деятельности в области профессионального роста, десять видов деятельности в области повышения благосостояния и пятнадцать видов деятельности для того, чтобы ваши дети росли в атмосфере любви и заботы. Если вы перечислили более трех-четырех видов деятельности в любой категории, вы будете перегружены, и ваше расписание окажется несбалансированным. Сосредоточьтесь на трех или четырех основных видах деятельности в каждой из областей жизни и на некоторое время отложите остальные. Чтобы ваш график был гармоничным и сбалансированным, он, прежде всего, должен быть достаточно простым.

Ежегодно пересматривайте свой список видов деятельности.

Как я уже говорила, ваши стратегические цели будут редко меняться, поскольку все то, что вы цените, чаще всего остается неизменным на протяжении всей вашей жизни (например, вы всегда можете хотеть иметь надежных друзей, хороших детей и быть финансово независимым человеком). Однако те способы, с помощью которых вы стремитесь достичь ваших стратегических целей, будут регулярно меняться. Вы будете менять выбранные вами конкретные виды деятельности год от года по мере достижения вами промежуточных целей и добавлять к ним другие виды деятельности. Для вас может быть вполне естественным пересматривать все, что вы делаете, в определенное время года — в январе, с начала нового года; в сентябре, когда вы возвращаетесь к настроению «снова в школу»; или, если вы живете в условиях холодного климата, — весной, когда возвращаются тепло и солнечный свет и заряжают вас энергией для новых проектов.

Изменение обстоятельств жизни тоже способно повлиять на то, достижению каких целей вы придаете особое значение в различные периоды своей жизни. Когда ваши дети еще слишком малы, их здоровье и благополучие более важны для вас, чем карьерный рост. Как только вы достаточно обеспечили себя материально, вы можете решить отводить больше времени на виды деятельности, связанные с самореализацией.

Один раз в год пересматривайте виды вашей деятельности. В отношении каждой стратегической цели спросите себя: «Как, каким способом я буду стремиться к достижению этой цели в этом году?» Если одна из ваших целей — создать уютный и гостеприимный дом, вот пример того, как могут меняться конкретные виды вашей деятельности по достижении этой цели из года в год.

Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом

Год 1

• Привести в порядок основное жилое пространство и шкафы для вещей.

• Составить график работ по поддержанию порядка в доме.

• Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выполнения уборки один раз в неделю.

Год 2

• Привести в порядок чердак, гараж и подвал.

• Привести график работ по дому в соответствие с новым ритмом жизни членов семьи (младший ребенок пошел в детский сад, муж стал проводить на работе меньше времени и т. д.).

• Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки.

• Изменить отделку первого этажа.

Год З

• Сделать ремонт на кухне.

• Приглашать на ужин друзей два раза в месяц.

• Построить веранду.

Год 4

• Разбить сад перед домом.

• Посадить огород позади дома.

Для некоторых людей процесс определения целей может стать поистине поворотным моментом в жизни, заставляя их в первый раз в жизни сосредоточиться и обратиться к тому, чего они действительно хотят от жизни. Но для большинства это не более чем процесс прояснения сознания. Вас наверняка уже посещали отличные мысли о том, в чем состоят ваши цели в жизни, даже если эти мысли были смутными и неопределенными, поскольку вы все же выбирали какую-то деятельность, направленную на достижение чего-то, даже если до настоящего момента осознавали это «что-то» только отчасти. В самом деле, вы, вероятно, уже вовлечены в некоторые виды деятельности, но, возможно, будете удивлены тому, что помимо них существует еще огромное количество способов достижения тех же целей, воспользоваться которыми вы и не думали. Когда вы составите карту времени и будете пользоваться ею, вы сможете решить эту проблему. Вы запланируете определенные промежутки времени для различных видов вашей деятельности, и, когда вы будете смотреть на список своих дел, вам будет совершенно ясно, когда вы собираетесь приступить к выполнению всех своих задач.

Выполняя упражнения, предложенные в двух последних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собственное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо ступили на путь к построению личной системы планирования и управления временем, которая поможет вам достичь главной цели — сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите.

Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жизни — к планированию!