Введение

Итак, теперь у вас есть план распределения времени — расписание, которое отражает идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности и ваши приоритеты. Как вы на самом деле заставите его работать в реальном мире?

Выбранные вами виды деятельности (учеба для получения диплома МВА, переписка с друзьями, занятия с детьми, уборка в доме) все еще выглядят слишком обобщенно.

В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каждый из этих видов деятельности, а именно — решить, какие письма писать и кому, какие главы учебника изучать, почитать детям книгу, поиграть с ними или пойти гулять в парк; какую комнату в доме привести в порядок и насколько тщательно. Эти конкретные решения и есть ваши повседневные задачи и дела.

Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количеством возможностей и альтернатив, из которых должны выбрать то, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запланированных задач каждые несколько минут вас отвлекают неожиданные занятия: письма, пришедшие по электронной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Что бы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого из ваших проектов возникают непредвиденные сложности, порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможности и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вы читаете очередной журнал, работаете в Интернете или ведете переговоры. Вас донимают не только внешние помехи — вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (неожиданные повороты мысли, неожиданно возникшее побуждение отложить намеченное дело, желание потянуться или что-нибудь выпить).

Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли?

Пришло время засучить рукава и приступить к третьему этапу, когда вы, вооружившись планом распределения времени и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализуете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от каких задач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довести их до конца.

В своей первой книге я писала о том, как можно использовать формализованную процедуру организации пространства, чтобы избавиться от хаоса и привести в порядок любое помещение в вашем доме или офисе. В третьей части этой книги я хочу показать вам, как с помощью аналогичной процедуры можно справиться с хаосом и беспорядком в делах, которые вам предстоит сделать.

Процедура обработки и систематизации ваших ежедневных задач состоит из пяти этапов:

 Сортировка возможных задач по категориям.

 «Зачистка» расписания, или удаление задач, которые не представляют для вас важности.

 Назначение определенного времени для тех задач, которые вы решили выполнить.

 «Уплотнение» времени для завершения задач в отведенные для них периоды.

 Гармонизация — постоянное совершенствование и обновление вашего расписания, а также его адаптация к изменяющимся обстоятельствам жизни.

Несмотря на то, что в этой книге объяснению каждого из этапов посвящается целая глава, имейте в виду, что на самом деле эта процедура обработки задач представляет собой очень быстрый мыслительный процесс. Изучив технику сортировки, «зачистки» и назначения времени, вы сможете мгновенно обрабатывать список своих дел. Уплотнение времени — это набор приемов, которые вы можете использовать на протяжении всего периода выполнения конкретной задачи, а гармонизация станет неотъемлемой частью вашей жизни.

Для того чтобы успешно применять эту процедуру обработки задач, очень важно всегда иметь под рукой план распределения времени — повесьте его на стену или носите с собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам визуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших целях и приоритетах и об идеальном балансе между различными видами деятельности в вашей жизни. Процедура обработки задач и план распределения времени вместе будут вести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми вы будете сталкиваться в процессе планирования и управления своим временем. Итак, приступим.

 

7. Сортировка задач

Когда огромный список дел требует от вас немедленных действий, очень соблазнительно принять этот вызов и тотчас же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо управлять своим временем, приступая к выполнению своих задач, вы должны обработать их, используя приведенную выше процедуру. Начните с сортировки возможных альтернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждого пункта в вашем списке:

1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?

2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?

На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ли вы будете выполнять эту задачу или когда именно вы будете это делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто классифицировать и упорядочить задачи, оценив, сколько времени вам потребуется на их выполнение.

Вопрос № 1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?

Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, — например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомните, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельности в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы подорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные задачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.

Например, ваш сосед просит вас на добровольной и безвозмездной основе организовать сбор денег на благоустройство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель — участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении и в своем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероприятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполнения этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собираетесь планировать выполнение этой задачи. Вы только пропустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.

Задача этапа сортировки — определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если относится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвятить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: «Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?» — вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, отведенное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник.

Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку — к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она относится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и достижение одной или нескольких ваших стратегических целей.

А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, — оценить, где в вашем плане распределения времени найдется для нее место.

Если задача не относится ни к одному из выбранных вами видов деятельности, она, скорее всего, не служит достижению ни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслуживает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задача может помочь вам в достижении ваших целей, но не относится к выбранным вами видам деятельности. Предположим, что брокер, управляющий вашим инвестиционным портфелем акций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фондовому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже. Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия, и самостоятельные операции на фондовом рынке могут помочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в области финансов в качестве конкретных видов деятельности вы выбрали мероприятия по возврату долгов, финансовое планирование и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюджета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распределения времени нет места для обучения игре на бирже и для постоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажитесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлагает вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основной работы время. Поскольку один из видов вашей деятельности в текущем году — возврат долгов, а дополнительный заработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть возможность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно определить, сколько времени для этого потребуется.

Вопрос № 2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?

Многие люди никогда не задают себе этот вопрос. Или, возможно, они спрашивают себя, но не знают, как точно оценить время, необходимое для выполнения того или иного дела. Для выполнения одних задач требуется тридцать минут, а на иные нужно потратить пять часов, и если вы способны точно определить время, необходимое для их выполнения, вы сможете реалистично оценить, сможете ли вы выполнить эту задачу или нет.

Постарайтесь быть точным, производя оценку необходимого времени. Многие из нас страдают своего рода словесными судорогами, постоянно произнося: «Это займет у меня две минуты», независимо от того, идет ли речь о том, чтобы одеться, сделать звонок по телефону или сбегать в магазин, и это влияет на наши представления о времени. Если вы бросите эту привычку и начнете обращать внимание на то, сколько времени вам реально требуется для того или иного дела, вы обнаружите, что вам станет намного легче браться за все, что вы собираетесь сделать.

Более того, вам нужно начать просить других людей уточнять, сколько вашего времени им потребуется, когда они просят вас о чем-либо. Если ваш коллега заявляет, что он хочет поговорить с вами о новом рабочем мероприятии, узнайте, будет ли это пятиминутный разговор или получасовая беседа. Люди будут уважать вас за такую установку четких ограничений во времени, и, возможно, даже будут больше ценить собственное время, — и никто больше не спросит вас: «У тебя есть минутка?..»

Если вы постоянно ошибаетесь в расчетах требуемого для выполнения задачи времени, вы обнаружите, что всегда берете на себя больше, чем можете сделать, и это наполняет вашу жизнь постоянными стрессами. С другой стороны, неверная оценка времени может также заставить вас уклоняться от выполнения поставленных задач.

Например, в доме Бетти сломался измельчитель мусора и не работал уже восемь месяцев. Она была уверена, что ей нужно просто его наладить, что займет не более пятнадцати минут, и была смущена тем, что так долго откладывала столь простое дело. Приступая к процедуре сортировки задач, мы сделали следующие расчеты:

СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ТРЕБУЕТСЯ ДЛЯ РЕМОНТА ИЗМЕЛЬЧИТЕЛЯ МУСОРА?

30 минут: Поиск инструкции по эксплуатации.

15 минут: Чтение инструкции.

15 минут: Поиск винта подходящего размера.

30 минут: Поездка в хозяйственный магазин для покупки нужного винта.

15 минут: Ремонт измельчителя.

30 минут: Регулировка измельчителя, уборка.

135 минут Всего

135 минут делим на 60 минут = 2 часа 15 минут

Эта задача была вовсе не пятнадцатиминутным делом, и где-то в глубине души Бетти знала это, несмотря на то, что она никогда не пыталась подсчитать это время! Именно поэтому она не приступала к этому делу восемь месяцев. Итак, ей пришлось выделить на завершение этой работы более двух часов.

Когда вы привыкнете точно оценивать время работы над задачей, вы будете менее расположены откладывать ее выполнение. Как только вы знаете, сколько времени требуется на выполнение задачи, даже если это большой проект, она будет выглядеть вполне выполнимой.

Оценка и расчет времени.

Точный расчет времени, необходимого для выполнения задач, не является неким сверхъестественным даром. Этим навыком может овладеть каждый. Для этого может потребоваться от двух недель до одного месяца практики, но, несомненно, вы можете научиться этому. И возможно, этот навык — самый важный навык из всего, чем вас вооружит тайм-менеджмент.

Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вычислять, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, — это уже слишком, но этот навык поистине является одним из главных секретов тех, кто успешно управляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена, которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобы пройти один квартал между улицами, и три минуты, чтобы пройти квартал между авеню, — таким образом, она могла быстро вычислять с точностью до минуты, сколько времени ей требуется, чтобы пешком дойти от одного места города до другого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не было часов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ей не опаздывать и чувствовать себя уверенно.

Некоторые люди сопротивляются необходимости проводить такие вычисления. Они боятся, что при попытке честно проверить, сколько времени им потребуется для выполнения своих задач, они поймут, что у них нет достаточного времени, чтобы сделать все, что они наметили. Отвечаю: планирование и управление временем — это решение математического уравнения. Если вы заранее пренебрегаете истиной, вы окажетесь пойманными в ловушку реальности, не выполнив те важные задачи, к которым вы на самом деле хотели приступить. Если вы знаете, что вам предстоит, вы можете планировать свое расписание соответственно.

Учет личного времени.

Один из способов научиться рассчитывать время — фиксировать время выполнения своих повседневных задач. Отслеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вы занимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание, сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол после еды, написать еженедельный отчет о работе или просмотреть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу, вы можете оценить необходимое для ее завершения время, основываясь на том, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стива было десять недель, чтобы подготовиться к защите диссертации на ученом совете, — к экзамену, который он никогда прежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, что может тщательно изучить и хорошо запомнить около десяти страниц учебного материала за день. Используя эту цифру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свой график учебы.

Стив: расчет графика учебы

420 страниц материала по 10 страниц в день = 42 учебных дня;

42 учебных дня по 6 учебных дней в неделю = 7 недель.

Благодаря этим расчетам он увидел, что ему потребуется 7 недель, чтобы пройти весь материал один раз. Затем у него будет еще три недели, чтобы повторить пройденное или подробнее изучить трудные места. Этот расчет ослабил его напряжение перед защитой и дал ему четкое расписание работы.

Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах, но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задачами, способность производить вычисления необходимого времени может оказаться очень полезной.

Следующее упражнение поможет вам научиться точнее оценивать это время. В течение всей следующей недели, составив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, займет у вас ее выполнение. Например, ваш список может выглядеть таким образом:

Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадобилось для ее завершения. В конце дня ваш список может выглядеть так:

Насколько точными оказались ваши оценки? Большинство моих клиентов бывают шокированы тем, насколько больше времени им в действительности требуется для выполнения своих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали. Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что задача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшая своими предполагаемыми размерами и затратами времени, оказывалась завершенной намного быстрее, чем они могли себе представить.

Необходимость отмечать предполагаемое время для завершения каждой задачи может сначала показаться вам обременительной и неестественной, но вам не обязательно всегда быть столь же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спиной будет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времени у вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитивное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков вы сможете сделать утром за полчаса или сколько времени вам необходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух-трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оценивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, на которые у вас на самом деле уходит не более пяти минут.

Тем не менее даже после того, как вы научились точно оценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навыками оценки времени, управляя большими проектами или в периоды большого напряжения сил, когда вы должны вместить большое количество задач в узкие временные рамки.

Чем больше вы практикуетесь, тем точнее будете оценивать, сколько времени вам необходимо для выполнения того или иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, которые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них — ваша неспособность оставаться сконцентрированным на выполнении одной конкретной задачи в определенный промежуток времени.

Научитесь не отвлекаться.

Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентрацию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваются с большими трудностями при оценке необходимого для ее выполнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоящем совещании. В течение следующих двух часов, работая над докладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедших вам за это время по электронной почте, и успеваете побеседовать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вы заканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малейшего представления о том, сколько же времени вам для этого потребовалось.

Некоторым людям удается легко завершать свои дела вовремя, несмотря на подобные помехи, потому что они способны работать в многозадачном режиме (делать два или более дел одновременно) и быстро переключаться с одного на другое. Для большинства же людей, однако, работа в таком беспорядочном режиме мешает возвращаться в рабочий ритм, из-за чего часто страдают производительность и качество их работы. Кроме того, вычисление времени, необходимого для реализации очередной задачи, становится сложным делом, поскольку сегодня вы можете отвлечься десять раз и сделать десять перерывов, а на следующий день — тридцать раз.

Если это характерно для вас, вам необходимо развивать терпение и выработать в себе привычку к концентрации. Начните с выделения определенных интервалов времени для выполнения отдельных задач и ограничивайте в это время паузы, перерывы и возможные помехи. Включите автоответчик, не обращайте внимания на приходящие по электронной почте письма и скажите нежданным посетителям, что поговорите с ними позже. Если вы замечаете, что часто пытаетесь делать несколько дел одновременно или постоянно вскакиваете, чтобы в очередной раз позвонить по телефону или потянуться, попытайтесь игнорировать эти побуждения и оставаться сосредоточенным на одном деле хотя бы в течение пятнадцати минут. Проделывайте это несколько раз в день на протяжении одной недели. Затем постарайтесь оставаться сосредоточенным в течение тридцати минут без перерыва, затем — в течение сорока пяти минут и в конечном итоге, если сможете, доведите это время до одного часа.

Это приведет к огромным и многообещающим переменам в вашем поведении. Как только вы увеличите время непрерывной концентрации на выполнении конкретной задачи (будь это пятнадцать, тридцать, сорок пять или шестьдесят минут), ваша продуктивность значительно повысится.

Вы сможете разбить все свои задачи на части, требующие удобной вам продолжительности выполнения, и наслаждаться чувством удовлетворения от завершения задачи, которого вы никогда прежде не испытывали.

Скрытые затраты времени.

Другая причина, по которой люди неверно оценивают требуемое для выполнения задач время, состоит в том, что они не обращают внимания на скрытые затраты времени. Эмили — писательница-романист, и ее задачей было писать каждое утро в течение трех часов. По утрам она отводила для этого три часа своего времени. С точки зрения логики этого было вполне достаточно; однако изо дня в день ей удавалось выполнить объем работы, требовавший только двух часов времени. Внимательнее присмотревшись к своим привычкам включаться в работу, Эмили поняла, что ей требовалось около часа, чтобы настроиться, сосредоточиться на теме и «войти в образ». В это время она просматривала газеты, пила кофе и собиралась с мыслями. Если она пропускала этот шаг, все, что выходило затем из-под ее пера, было отвратительным. Ей пришлось смириться с тем, что этап «настройки» был частью ее творческого процесса. Чтобы продуктивно писать в течение трех часов, Эмили необходимо было планировать четыре часа работы. Чтобы точно рассчитать, сколько времени ей потребуется для написания романа, она должна была учесть это «переходное» время.

Когда вы определяете время, которое займет у вас выполнение того или иного дела, учитывайте не только чистое время для выполнения самой задачи. Вот некоторые из тех факторов, на которые обычно не обращают внимания при оценке времени, и которые могут оказать существенное влияние на ваши расчеты.

ВРЕМЯ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ ТУДА и ОБРАТНО. Люди, которые не учитывают этот фактор, в 10 часов утра входят в здание бизнес-центра, чтобы успеть на деловую встречу, назначенную на 10 часов утра. Затем они нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт при подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет, — и они могут поклясться, что весь мир ополчился сейчас против них. Если это вам знакомо, вы можете впредь избегать этих напряженных ситуаций, приучившись принимать во внимание время на передвижение к месту встречи. Поедете ли вы на встречу в часы пик или в относительно спокойное время? Будете ли вы пользоваться общественным транспортом? Насколько надежно выбранное вами средство передвижения? Есть ли в этом здании лифт или вам придется подниматься по лестнице? Учитывайте все возможные затруднения, которые могут замедлить ваше передвижение, и оставьте для них время.

ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ. Вспомните о Бетти и ее измельчителе мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцати минут, но поиск необходимых материалов — инструкции по эксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отвертки — значительно увеличил время выполнения задачи. Рассчитывая время выполнения задачи, учтите время, необходимое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам подготовиться к выполнению проекта (например, сначала прочитать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (например, для работы на улице)?

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ. Наихудшее время для вычитки корректуры книги — это когда вы стоите перед кассой магазина, а за вами — очередь раздраженных людей. Давление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие люди оказываются именно в таком положении, потому что не учитывают время для получения обратной связи и время на возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсультироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколько времени вам потребуется, чтобы повторно проверить факты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных этапов работы и снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют времени на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, возможно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже — может помочь вам свежим взглядом посмотреть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании.

ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представьте себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фотографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упорядочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необходимо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не смешав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Проблема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к большому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА ОТДЫХ. Часто люди столь страстно желают закончить дело, что заставляют себя работать несколько часов подряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или концентрироваться на одном деле в течение длительного времени — изнурительно, и в долгосрочной перспективе может значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, размяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая.

Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел может освободить вас от многих проблем. Очень полезно отдавать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные препятствия или трудности и вы отстаете или опаздываете. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в своем расписании «буферы» времени. Даже если вы уверены, что зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнадцать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на случай, если вам понадобится немного больше времени, — может быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придется отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте достаточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или заминки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы сомневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте 20 % к отведенному на выполнение задачи времени.

Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько времени займет у вас выполнение того или иного дела, и сможете делать реалистичные расчеты, вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это — хорошие новости! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, — это делегирование задач и искусство дипломатично говорить «нет». Вы на пути к самым сокровенным тайнам тайм-менеджмента!

Расчет времени для выполнения незнакомых задач.

Если у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно если она достаточно сложна, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже занимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда стоит спросить об этом нескольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упаковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закончили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, чтобы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжал всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потребовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор вещей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего имущества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т. д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с большим воодушевлением приступите к следующему этапу планирования переезда — к «зачистке» списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а остальные упростить или делегировать их выполнение другим.

В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет времени на их выполнение делают любой ваш проект менее пугающим, чем просто длинный список связанных с этим проектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться дальше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач.

Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет — не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список текущих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожиданно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел можно смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком — пытаться управиться со всеми своими делами сразу. Но тем не менее есть способ справиться и с этим пугающим запасом незавершенных дел.

Сортировка задач в действии: битва с грудой незавершенных дел

Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходимого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запасом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.

• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разобраться с незавершенными делами.

• Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы «делать» любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете.

• Начните с самых «свежих» задач — с того, что можно назвать «эпицентром шторма», чтобы справиться с теми задачами, которые наиболее важны и актуальны.

Вот пример того, как произвести сортировку накопившихся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых детей и при этом работала полную рабочую неделю — ее расписание было переполнено. Дома ее стол был забит бумагами, которые требовали внимания. Она ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы.

Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бумажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гарантийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вернуть, письма и поздравительные открытки, которые надо отправить, напоминания о том, кому нужно позвонить по поводу мелкого ремонта дома, страховые свидетельства, счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мы просматривали каждый клочок бумаги, она записывала на стикерах время, которое, по ее мнению, потребуется для выполнения соответствующей задачи, и приклеивала стикеры на бумаги.

Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы просуммировали и вычислили время, какое «олицетворяла» собой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаина была в шоке. Как и большинство людей, она была убеждена, что, если бы она могла найти три часа свободного времени, она успела бы разобраться со всеми этими делами. Какая недооценка!

Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотя сначала оценка времени, необходимого для выполнения всех этих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне счастливый конец. Процесс сортировки задач — это только первый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в процессе «зачистки» расписания, мы сократили эти девять с половиной часов до трех!

У нее не было другого способа разобраться со своими делами, как только честно их рассмотреть. Она перестала отрицать реальность и начала уважать ее — в этом была уже половина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когда могла справиться со всеми накопившимися проблемами.

* * *

По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что все задачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вами видам деятельности и поддерживают ваши стратегические цели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности они относятся в вашем плане распределения времени и сколько времени вам потребуется для их выполнения.

Однако это вовсе не означает, что вы на самом деле обязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подходите ко всем возможностям и обязанностям, которые создает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталкиваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы ни оказались. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную позицию по отношению к вашим делам и планам и можете управлять ими. В этом и состоит следующий шаг — «Зачистка» расписания.

 

8. Зачистка» расписания

К этому моменту вы произвели сортировку задач по выбранным вами видам деятельности и оценили время, которое понадобится для их выполнения. Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, обнаружили, что у вас по-прежнему остается слишком много дел — больше, чем вы могли бы выполнить. Ваш следующий шаг — снизить свою рабочую нагрузку и уровень напряжения, избавившись от определенных задач путем «зачистки» вашего расписания. В конце концов, точно так же, как в шкаф или кладовку вы сможете поместить ограниченное количество вещей, в часы своего бодрствования вы сможете сделать ограниченное количество дел.

Ваш план распределения времени непременно укажет вам на тот факт, что, если вы увеличите время, отведенное на выполнение задач в одной зоне деятельности, вам придется уменьшить его для других видов задач. Например, глядя на свой план распределения времени, вы увидели, что по субботам у вас запланировано три часа времени на дела по уборке дома. Но когда вы просуммировали все, что вам придется сделать по дому на этой неделе, вы выясняли, что это займет у вас не три часа, а четыре. Вы можете решить, что эти работы по дому стоят того, чтобы выделить на их выполнение лишний час, но это решение означает, что вам придется пожертвовать тем часом своего времени в течение дня, когда у вас была запланирована прогулка с ребенком.

Когда задач больше, чем времени, у вас есть три варианта действий:

1. Исключить некоторые задачи из вашего расписания, отказавшись от их выполнения.

2. Сократить некоторые задачи, чтобы ускорить их выполнение.

3. Делегировать выполнение некоторых задач другим людям.

Исключение задач

Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашего расписания просто для того, чтобы сохранить свою жизнь в равновесии. Любой работающий родитель согласится, что он ухитряется работать сразу в нескольких местах — растить детей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, — и любое из этих занятий способно монополизировать все его свободное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеете много обязанностей, у вас неизбежно будет намного больше потенциально необходимых дел в каждой сфере вашей жизни, чем вы сможете сделать.

Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие из них более важны для вас, какие варианты действий помогут вам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затем спросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задач такие, которые помогут вам достичь нескольких целей сразу. Чем больше целей поможет вам достичь определенная задача, тем выше для вас ее ценность.

Предположим, по понедельникам вы освободили три часа, чтобы делать телефонные звонки потенциальным клиентам. Вы составили список тридцати возможных клиентов и знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовой период только с двадцатью из них. В этом случае вы решаете оставить без внимания неподготовленных заранее клиентов и звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к вашим предложениям и «созрел» для заключения сделки.

Или, например, вы зарезервировали воскресенье для отдыха с семьей. Члены вашей семьи выдвинули три разных предложения на ближайшее воскресенье: сходить в кино, съездить за город на пикник или пойти покататься на велосипедах в парке. Поскольку одной из ваших целей было поддерживать хорошую физическую форму, велосипедная прогулка оказалась лучшим предложением, и вы отказались от двух других.

Искусство говорить «нет».

Очень часто акт исключения задач из своих планов включает в себя отказ другим людям. Если вам трудно говорить «нет», вы в конечном счете будете делать то, чего на самом деле не хотите делать, только потому, что будете чувствовать себя виноватым, отказывая другим. Всем нам очень не нравится разочаровывать других, но все дело в том, что люди всегда будут просить вас что-нибудь сделать для них. Вы должны научиться поддерживать равновесие между тем, что вы делаете для людей, которые вам дороги, и тем, что делаете для себя, всегда уважая собственные цели.

Для этого вы обязаны признать свое право сказать «нет». Только вы имеете представление о своих стратегических планах в жизни. Только вы можете решать, что соответствует вашему плану распределения времени, а что — нет. Когда вы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично; сказать «нет» вовсе не означает быть невежливым и резким. Когда вы говорите «нет», вы не обязаны пускаться в пространные объяснения, почему вы отказываете этому человеку в его просьбе. Вы можете иногда делать это, в частности, если вы говорите с человеком, с которым поддерживаете близкие отношения, но не чувствуйте себя обязанным делать это.

Во-вторых, отказывая человеку, вам нужно сказать «нет» таким образом, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Если вы не готовы к этому, заранее запаситесь несколькими ответами и запомните их. Тогда просьбы окружающих не застанут вас врасплох и слова «Да, конечно, я сделаю» не будут непроизвольно вылетать из ваших уст. Вы знаете, с какими просьбами, скорее всего, столкнетесь, и можете сочинить стандартные ответы, подходящие к этим ситуациям. Вот некоторые примеры, которые помогут вам сделать это:

• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не сможете присутствовать. «Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу сделать этого».

• В ответ на просьбу сделать пожертвование. «Я составляю план благотворительных пожертвований в начале года и никогда не отступаю от него. Пожалуйста, больше не обращайтесь ко мне».

• В ответ на просьбу руководителя планового отдела. «Похоже, это действительно отличный проект, и я польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним, но я слишком занят, чтобы подготовить для этого проекта пакет документов прямо сейчас».

• Если собеседник продолжает настаивать. Не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа, иначе собеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше доводов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить его просьбу. Просто улыбнитесь и повторяйте: «Извините, я не могу этого сделать», «Нет, спасибо» и старое доброе стандартное «Нет».

Попрактикуйтесь говорить «Извините, я просто не могу этого сделать» и «Нет» вслух в одиночестве. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажутся вам естественными.

Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой, — ваш начальник? Кажется, в этом случае сказать «нет» невозможно, но я уверяю вас — иногда это возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой «срочных» дел по самое горло, попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: «Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас? Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взял бы на себя выполнение части одного из этих дел? Может ли одно из этих дел подождать до завтра?»

С уважением отнеситесь к решению вашего начальника. (Этот подход эффективен также и в отношениях с клиентами, которые продолжают нагружать вас работой, выходящей за рамки заранее согласованного задания или проекта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы ознакомить других людей с тем, сколько времени у вас займет выполнение их заданий, приказов или поручений. Таким образом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки времени, необходимого для выполнения задач!

Сокращаем и ускоряем выполнение типовых и монотонных задач

Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтернатива состоит в том, чтобы упростить или сократить задачу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работу за меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство других людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожирает монотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слишком много времени на утомительные повторяющиеся детали, у вас остается меньше времени для другой деятельности, которая помогала бы вам в достижении ваших стратегических целей. Потратив несколько часов на разработку процедур для ускорения выполнения однообразных задач, вы избавитесь от необходимости тратить слишком много времени на черную работу.

Есть много способов ускорить выполнение однообразных задач. Иногда вы можете пропустить определенные этапы выполнения задачи, чтобы работа пошла быстрее. Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, которые облегчат вам выполнение повторяющихся задач. Создание простых процедур для выполнения однообразных и монотонных дел избавит вас от необходимости думать и принимать решения, поэтому вы сможете справляться с такими делами намного быстрее. Когда вы должны думать, запоминать, взвешивать возможные варианты и мучаться над каждой маленькой задачей, это отнимает у вас массу времени, не говоря уже о психической энергии. Но, когда вы принимаете решения заранее, вы высвобождаете время для концентрации на самой работе и на подготовке к ней, что более важно для вас.

Конечно, иногда мы заново изобретаем способ, которым делаем то или иное дело, потому что это кажется нам творческой работой. Но если вы обнаружили, что переставляете баночки со специями на кухонной полке в поисках идеального взаимного расположения или в третий раз подряд переверстываете информационный бюллетень для своей компании, спросите себя, нет ли у вас возможности тратить свою драгоценную творческую энергию на что-нибудь более интересное и продуктивное.

Поэтому потратьте несколько минут на то, чтобы переосмыслить, как вы делаете то или иное дело. В долгосрочной перспективе такие инвестиции обернутся для вас многими часами сэкономленного времени.

Какие задачи стоит сокращать.

Для минимизации рутинных операций, я настоятельно советую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе которых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы выяснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Первое, что стоит подвергнуть такому анализу, — хозяйственные и бытовые работы в доме и рутинные операции на службе. Исследования, проведенные в Университете Мериленда, показали, что средний американец тратит более двадцати часов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с данными Деклана Трейси, служащие и административные работники в среднем тратят более двенадцати часов в неделю на рутинную работу, связанную с обработкой почты и документов, и в поисках потерявшихся вещей.

Если вы определите ваши регулярные рутинные операции и разобьете их на последовательные этапы, вам в голову наверняка придут какие-нибудь идеи о том, как ускорить их выполнение. Подумайте о том, как сократить или удалить скрытые затраты времени на переезды, на поиск необходимых материалов, на проверки и исправления и на завершающие операции, — скорее всего, вы найдете много хитрых способов сокращения монотонных операций и не дадите рутине пожирать ваше время. Вот некоторые приемы, которые помогут вам начать действовать в этом направлении.

Приемы борьбы с рутинными операциями дома.

• Повесьте на двери перед выходом контрольный список вещей, которые вы должны не забыть взять с собой перед выходом из дома, например: «Не забыть взять: бумажник, ключи, органайзер, чековую книжку, зонт, рюкзаки для детей, домашнюю работу, балетные тапочки, спортивную форму, сотовый телефон и зарядное устройство».

• Для упрощения закупок продуктов и приготовления еды составьте меню и рассчитайте запас продуктов на две или три недели (учитывая свой вкус и простоту приготовления), меняя блюда. Сделайте понедельник рыбным днем, вторник — днем птицы и картофеля и т. д. Если вы любите готовить, используйте выходные дни для приготовления более изысканных блюд.

• Составьте контрольный список для походов за покупками. Внесите в него те продукты и бакалейные изделия, которые вы обычно покупаете. Сделайте несколько копий этого списка и повесьте одну из них на холодильник или кухонный шкаф. Когда вам придется идти за продуктами, проверьте холодильник и отметьте в списке то, чего в нем не хватает. Этот прием подходит и для снабжения офисов.

• Отведите специальное место для стирки белья, в котором будет находиться все, что вам потребуется, включая стол для глажения и складывания белья, перекладину и свободные вешалки для развешивания белья, которое не нуждается в глажении. Выделите отдельную корзину каждому члену семьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственные вещи и раскладывать их по местам.

• Упростите набор цветов и цветовых комбинаций, которые вы используете при подборе своей одежды. Выясните, какие цвета вам больше всего подходят, и покупайте одежду, подходящую по своей цветовой гамме к уже имеющимся у вас предметам гардероба. Использование заранее продуманной цветовой схемы снижает время, которое вы тратите на обдумывание, поиск и принятие решений о том, что надеть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде.

• Определитесь с тем, что вы обычно будете дарить друзьям или знакомым на годовщину свадьбы или на день рождения ребенка. Например, если вы приглашены на день рождения ребенка, вы можете в любых случаях дарить красивое детское одеяло или книгу. Этим вы сэкономите массу времени, которое могли бы потратить на поиски и выбор подарка. Если этот подход кажется вам слишком формальным, выберите какой-нибудь один магазин, где вы всегда будете покупать подарки в случае необходимости.

• Покупайте поздравительные открытки сразу на весь год вперед в одном месте. Не тратьте свое время на поиски самой совершенной поздравительной открытки каждый раз, когда подходит время поздравлять очередного родственника или знакомого с днем рождения. Раз в год покупайте открытки для всех памятных событий, подписывайте их и проставляйте дату, когда каждую из них необходимо будет отправить. Храните их вместе со своими счетами и отправляйте адресатам в установленные сроки. Вы можете вообще перестать прибегать к помощи обычной почты и пользоваться заранее выбранным сайтом для рассылки виртуальных открыток, что отнимет у вас не более пяти минут времени.

• Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминаний об интересующих вас событиях по электронной почте. Отправьте в такую службу список дат событий, напоминания о которых вы хотите получать, и за определенный срок до наступления каждого из них вас уведомят о приближении памятной даты по электронной почте, вместе с предложением о приобретении возможных подарков к этому дню. Вы можете купить подарок через Интернет и заказать его доставку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Если вы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы узнать больше об этих услугах, перейдите на вкладку My AOL и выберите Reminder Service.

• Организуйте у себя дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: чековые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, марки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждый раз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметки об оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежать накопления неразобранных и неупорядоченных бумаг.

• Распорядитесь об автоматической оплате ваших ежемесячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок оплаты с вашего банковского счета для страховых платежей и пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа «Клиент — банк», вы также можете установить напоминание о регулярном перечислении ежемесячных платежей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать ваше согласие на оплату, и компьютер банка переведет деньги с вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесь со специалистами своего банка и спросите их, предоставляет ли банк такие услуги.

• Установите определенное время для наведения порядка в доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время, перед сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установили для этого определенное время, в течение дня вы не будете расстраиваться и отвлекаться, думая: «Мне нужно еще навести порядок в кухне», и сможете спокойно делать свои дела.

• Установите определенные дни недели для уборки в доме. Вы, например, можете решить, что каждую среду будете делать уборку в ванной, а каждую пятницу — в кухне.

• Научитесь эффективным приемам уборки. В книге Джеффа Кэмпбелла «Быстрая уборка» объясняется, как команда профессиональных уборщиков может сделать генеральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты. Например, одним из их принципов является уборка поверхностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их затем можно убрать пылесосом.

• Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услугами профессионалов для проведения серьезных уборок в доме. В этом случае вам нужно запланировать время только для ежедневного наведения порядка.

• Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессионалы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что порядок в комнате снижает время, необходимое для проведения в ней уборки, более чем на 40 %.

• Составьте контрольный список вещей, необходимых вам в командировках и деловых поездках. Включите в этот список одежду, билеты, паспорт, фото- или видеокамеры, необходимые лекарства, туалетные принадлежности и т. д. Вы можете устанавливать количество предметов одежды в соответствии с климатом и со сроками каждого путешествия.

• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих туалетных принадлежностей — нет никакого смысла тратить время на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.

• Составьте список последних действий и проверок, которые должны быть сделаны перед отъездом из дома на длительное время, — полить цветы, включить сигнализацию, отключить электробытовые приборы и т. д.

• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения, и создавайте новые. Эта процедура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, придать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не как обычный документ.

• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или образцы для разных видов писем: предложений, благодарностей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно.

• Сделайте свою файловую систему (систему хранения документов) достаточно простой. Если система хранения документов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. Поэкспериментируйте с системами цветового кодирования документов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов относится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный — для личных). Залог поддержания порядка в бумагах — простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда располагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах досягаемости — не далее чем на расстоянии вытянутой руки от вашего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бумаг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов.

• Используйте передвижные стикеры (Post-It) с напоминаниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесь органайзером на основе бумажных бланков и регулярно выполняете определенные задачи в один и тот же день недели (предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запишите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу органайзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в конце этого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электронные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам делать такой перенос задач автоматически, с помощью функции «повторяющаяся задача» (смотрите , где мы более подробно рассматривали особенности электронных планировщиков времени).

Как ускорить выполнение немонотонных задач

Даже если задача не относится к числу ваших регулярных дел, вы все равно можете найти способы ускорить ее выполнение. Один из таких способов заключается в том, чтобы пропускать отдельные этапы выполнения задачи. Вернемся к нашему примеру переезда в другой регион страны, — вы считаете, что должны организовать распродажу, чтобы избавиться от лишнего имущества, которое не хотите везти с собой за тридевять земель. Однако при ближайшем рассмотрении оказывается, что вам потребуется целых пять дней, чтобы произвести сортировку и оценку всех этих вещей, разложить их в гараже, дать рекламу и начать распродажу. Возможно, оценив затраты, вы сочтете, что время и деньги, выделяемые на организацию этой затеи, не стоят тех дополнительных доходов, которые вы получите от распродажи вещей. Возможно, ваша главная цель — поскорее переехать, а не выгадывать каждый цент любыми способами. Разрешите себе отказаться от идеи распродажи ненужных вещей. Точно так же, если ваша компания выходит на рынок с новой услугой и в вашем распоряжении только один месяц на то, чтобы нанять персонал для новой службы, подготовить его, составить и напечатать рекламный проспект, провести рекламную кампанию, организовать презентацию для журналистов и праздничный банкет, спросите себя: все ли эти мероприятия одинаково необходимы для успеха проекта? Может быть, вы сократите этап подготовки рекламного проспекта и вместо него напечатаете простое приглашение потенциальным клиентам со словами: «Приходите на нашу презентацию и познакомьтесь с отличной новой услугой, которую предоставляет наша компания».

И конечно же, вы можете сократить свою работу путем делегирования — или перепоручения другим — отдельных ее частей. Наймите курьера для упаковки и доставки рекламы, воспользуйтесь услугами компаний по доставке горячего питания для организации банкета. Делегируйте ту часть работы, которая менее всего вам знакома. Вы не можете постоянно тратить время на овладение новыми знаниями и навыками для того, чтобы завершить очередной проект. Позвольте кому-то другому профессионально позаботиться о том, чтобы закуска оставалась горячей по дороге из пункта А в пункт Б.

Другой способ ускорить выполнение задачи — снизить свои требования к качеству ее выполнения: вы вовсе не должны каждый раз делать свою работу на «пять баллов». Учитывайте то, насколько важна данная задача; нужно ли вам составлять совершенный, изысканный по форме и содержанию доклад, если это всего лишь внутренний документ для ознакомления ваших коллег, или, быть может, вы хотите произвести хорошее впечатление на своего босса?

Делегирование задач

Если вы пришли к выводу, что задача в обязательном порядке должна быть выполнена, и сократили процедуру ее выполнения таким образом, что для этого потребуется минимально возможное количество времени, следующим шагом в «зачистке» вашего расписания будет рассмотрение возможности делегирования выполнения этой задачи кому-то другому.

Когда вы поручаете другим людям взять на себя выполнение некоторых своих задач, вы высвобождаете свое время и силы и можете сосредоточиться на тех задачах, выполнить которые вы можете наилучшим образом. (Делегируя задачу, убедитесь, что не перескочили через этапы удаления и сокращения задач. Вы определенно не хотите, чтобы ваш помощник тратил больше времени, чем это необходимо для выполнения задачи. И если вы платите этому человеку за его работу, это еще один повод предварительно сократить задачу и оптимизировать технологию ее выполнения.)

Один из самых восхитительных аспектов делегирования, на который обычно не обращают внимания, состоит в том, что делегирование строится на основе здоровой взаимозависимости между людьми. Когда вы работаете как одна команда, такая работа сближает и сплачивает людей. Взаимоотношения укрепляются путем разделения рабочей нагрузки и за счет того, что совместно работающие люди учатся доверять друг другу и полагаться друг на друга.

Эффективное делегирование — один из самых важных навыков тайм-менеджмента, который необходимо освоить и использовать. Но есть несколько причин, в силу которых люди сталкиваются с трудностями в процессе перераспределения своей работы и перепоручения своих задач другим. Вот некоторые наиболее распространенные причины таких затруднений.

• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобы делегировать выполнение своих задач другим. Когда вы перегружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нет времени на делегирование задач и на контроль за их исполнением другими. Однако, потратив несколько часов (а чаще всего — несколько минут) на выяснение того, что вы можете перепоручить другим, на поиск помощника и на его подготовку и обучение, вы сэкономите огромное количество времени. Не бойтесь тратить время на разработку общего плана действий — впоследствии это время многократно окупается.

• Вы испытываете чувство вины, «сваливая» свою работу на других. Если вы рассматриваете делегирование как поручение кому-то другому выполнение неприятной или черной работы, вы можете испытывать от этого чувство вины. В конце концов, никто из нас не хочет прослыть «плохим большим боссом». Но вы вовсе не должны страдать от необходимости постоянно доказывать окружающим, что вы не считаете некоторые дела недостойными вашего внимания. Помните: если вы не любите выполнять определенные виды задач, это еще не значит, что этого не любит никто. У каждого из нас есть свои навыки, интересы, дарования и склонности, поэтому не чувствуйте себя виноватым, когда просите кого-то о помощи. Делегирование работает лучше всего тогда, когда вы ставите нужного человека на нужное место в нужное время и даете возможность каждому внести важный вклад в успех общего дела.

• Вам трудно положиться на других и зависеть от них. Некоторые люди скованы убеждением: «Если я не сделаю это сам, никто не сделает это за меня и никто не сможет сделать это лучше меня». Если вы выросли в среде, где не могли доверять окружавшим вас взрослым, вам будет особенно трудно полагаться на других и доверять им.

Рассматривайте делегирование как возможность для личного развития и роста. Оно даст вам возможность порвать с негативным опытом своего детства, когда вы были единственным человеком, который мог сделать все правильно, и обнаружить, что другие люди тоже могут высказывать разумные суждения и выдавать прекрасные идеи. Обратите внимание на то, что большинство окружающих похожи на вас, — они ответственные и способные люди, и им нравится сотрудничать с другими людьми.

• Вы боитесь потерять свою важность и значимость в глазах окружающих. Вы можете сопротивляться делегированию из страха, что, если кто-то другой сможет сделать вашу работу, в вас больше не будут нуждаться и перестанут ценить. Если вы хорошенько задумаетесь над этим, вы, вероятно, увидите, что другие люди нуждаются в вас не только и не столько потому, что вы умеете выполнять определенный вид задач или способны справляться с несколькими делами одновременно. Вы обладаете уникальными и неповторимыми навыками, взглядами и личными особенностями, за что вас и ценят окружающие. Поэтому оставьте дела, с которыми лучше могут справиться другие люди, и освободите себя для новых проектов.

Что делегировать?

Есть два вида задач, которые легче всего делегировать:

• Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регулярно и не требующие творческого подхода (мытье посуды, бухгалтерский учет, отправка факсов, упаковка и отправка корреспонденции, собеседование с кандидатами при приеме на работу).

• Специальные проекты, разовые или нечасто повторяющиеся задания (подготовка рекламного проспекта, планирование командировки, покупка нового компьютера).

Это разделение поможет вам, когда вы будете решать, стоит ли задача усилий для ее делегирования. Что касается однообразных рутинных задач, здесь почти всегда стоит потратить время на обучение кого-то еще. Первоначальные вложения времени освободят вас на многие годы вперед. Рассматривая возможность делегирования при выполнении специальных заданий, оцените их масштаб и продолжительность. Если вы потратите больше времени на подготовку подходящего исполнителя, чем на то, чтобы сделать дело самостоятельно, и данное задание не будет повторяться в будущем, более эффективно сделать его самому.

Вам также следует предусмотреть возможность делегирования следующих видов задач:

• Задачи, с которыми вы справляетесь недостаточно хорошо и которые гораздо лучше может сделать кто-то другой.

• Задачи, заниматься которыми вам не нравится.

• Задачи, поглощающие вашу энергию или ваше время, если они необходимы вам для более важных дел.

Иногда нам трудно делегировать выполнение задач другим потому, что мы забываем: делегирование состоит не в том, чтобы делать то, что нам нравится, и избавляться от необходимости выполнять то, что мы ненавидим. Хорошие менеджеры делегируют выполнение тех дел, которые им нравятся, когда в их списке дел есть задачи с более высоким приоритетом или если кто-то другой способен сделать эту работу более эффективно. Кроме того, иногда вы действительно лучше всех в команде подходите для выполнения той работы, которая вам не нравится.

Определите, какую работу вы возьмете на себя.

После того как вы оценили свои задачи и их отдельные этапы, примите решение, что вы будете делать сами, а что доверите другим. Рассматривая составные части каждой задачи, спросите себя, на выполнение каких из них лучше всего потратить свое время, и где ваши усилия могут оказаться наиболее полезными и эффективными. Оцените свои способности, свою проницательность, свои навыки, склонности и предпочтения. Что можете сделать вы, и только вы? Какие из стоящих задач наилучшим образом отвечают вашим целям?

Оставьте эти задачи за собой и делегируйте все остальные. Иногда имеет смысл делегировать всю работу и выступать просто в роли руководителя, контролируя выполнение задачи. В случае управления большими растущими проектами, если вы слишком глубоко вдаетесь в детали, то неизбежно теряете видение общей картины дела и не способны эффективно руководить.

Карта-схема делегирования.

Чтобы конкретно определить, что и кому нужно делегировать, бывает удобно составить план делегирования задач. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре столбца. В первом столбце выпишите свои стратегические цели. Во втором перечислите все те виды деятельности, которые служат достижению этой цели. В третьем столбце оцените время, которое требуется для выполнения каждой задачи. В четвертом отметьте, кто, по вашему мнению, лучше всего подходит для этой работы, учитывая такие факторы, как необходимое для выполнения задачи время, надежность кандидата и его пригодность к выполнению данной задачи. Пример такого плана приведен на следующей странице.

Просмотрите свой список дел и убедитесь, что вы не включили в него излишние и ненужные задачи. Если задача не является необходимой и обязательной для выполнения, не делегируйте ее выполнение другим — просто удалите ее из списка.

Кто лучше всех подходит для этой работы?

Принимая решение о том, кому делегировать выполнение задачи, помните, что есть три вида объектов делегирования, и для работы с каждым из них от вас потребуется разное количество времени.

1. Делегирование квалифицированному специалисту (эксперту). Передача работы тому, кто способен сделать ее лучше, быстрее или эффективнее, чем вы. С вашей стороны для этого потребуются наименьшие затраты времени, а отдачу в виде экономии времени вы получите почти сразу. Например, наймите юриста или бухгалтера, который позаботится о том, чтобы вы правильно и своевременно платили налоги. Чтобы повесить полки для книг, воспользуйтесь услугами мастера, поскольку его умение забивать в стену гвозди сэкономит вам много времени.

2. Делегирование равному себе по квалификации. Передача работы тому, кто имеет такую же квалификацию в данной области, как и вы сами. Он или она могут справиться с этой задачей так же хорошо, как и вы. Вам потребуется минимум времени, чтобы объяснить суть задания и дать исполнителю соответствующие указания.

3. Делегирование новичку. Передача работы тому, кто не сталкивался с подобными задачами или не умеет выполнять их так же хорошо, как и вы. Чтобы делегировать выполнение задачи такому человеку, вам потребуется много времени, так как вы должны обучить его и осуществлять контроль за его работой, но эти затраты времени и сил многократно окупятся в будущем. Вы станете наставником и приобретете благодарного помощника. Например, на службе вы можете делегировать своему помощнику или секретарю часть своей творческой работы: подготовку деловой графики или наглядных материалов для докладов или составление рекламных писем клиентам. Вам придется приложить некоторые усилия для обучения или инструктажа этого человека. Но когда вы сделаете этот первоначальный вклад и ваш помощник будет готов к выполнению этой работы, вы будете рады тому, что дали другому человеку возможность блеснуть своим талантом, повысили у него уверенность в своих силах и, возможно, даже освободили себя на длительный период от необходимости тратить время на выполнение подобных задач.

Ваша задача заключается в том, чтобы поручить каждому сотруднику такую работу, выполняя которую они смогли бы внести наибольший вклад в ваш проект. Учитывайте способности и навыки каждого из членов вашей команды, а также их загруженность. Рассматривая конкретную задачу, подлежащую выполнению, спросите себя:

• Кто мог бы хорошо с этим справиться?

• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?

• Кто хотел бы научиться этому?

• У кого есть для этого время?

Учитывайте также, каким временем вы располагаете для наблюдения за работой сотрудника над порученным ему проектом; чем меньше времени у вас для контроля за его работой, тем квалифицированнее должен быть этот член вашей команды.

Дома вашей командой являются все члены вашей семьи. Однако, если вы сталкиваетесь с задачами, которые выходят за пределы способностей или возможностей ваших близких, вы можете привлечь себе на помощь других людей. Воспользуйтесь преимуществами служб по доставке товаров на дом. Наймите уборщицу, садовника или подростка для выполнения разовых поручений. Если вы не можете позволить себе оплачивать такие услуги, вы можете вести расчеты «по бартеру», кооперируясь со своими друзьями и соседями. Некоторые живущие рядом люди создают общую кухню на кооперативных началах, что экономит каждому из них массу времени и одновременно сближает их. Суть в том, чтобы в своем рассмотрении не ограничиваться очевидными кандидатурами.

То же самое справедливо и на работе. Типичная ошибка многих менеджеров заключается в том, что они часто ограничивают себя, делегируя свои полномочия только своим подчиненным, тогда как в некоторых случаях привлечение к выполнению задачи людей со стороны или оплата услуг соответствующих служб или компаний оказывается в итоге более эффективным и рентабельным делом. Нанимайте посторонних в следующих случаях:

• Задача требует специальных навыков и квалификации. Например, если в вашем офисе необходимо провести наладку или ремонт компьютеров, не добавляйте эту задачу к рабочей нагрузке ваших и без того перегруженных сотрудников, которые, к тому же, не обладают столь большим опытом работы с компьютерами. Это займет у них значительно больше времени и не даст больших результатов. Пригласите специалиста.

• Задача слишком проста и не требует никаких специальных навыков. Не отрывайте своего высококвалифицированного администратора или секретаря от его важных рабочих обязанностей, чтобы заставить его заниматься сортировкой старых архивных документов или вводом данных в компьютер, если эти задачи, по всей видимости, займут очень много времени. Наймите для этой работы временного низкооплачиваемого сотрудника.

• Когда ваши штатные сотрудники уже работают на пределе возможностей. Если после того, как вы спросили себя: «Нужно ли это делать?», «Нужно ли это делать прямо сейчас?» и «Можно ли сократить или упростить эту задачу?» — у вас все еще осталась работа, для выполнения которой не находится времени, наймите для этого подходящих помощников со стороны.

Три этапа делегирования.

Процесс делегирования можно разбить на три этапа. Вы должны предусмотреть время для всех трех этапов.

• Этап 1: постановка задачи.

• Этап 2: доступность для обращений за помощью и для консультаций, пока работа не завершена.

• Этап 3: обзор и оценка конечного результата.

ЭТАП 1: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ. Людям особенно нравится помогать другим тогда, когда они чувствуют, что своими усилиями вносят ценный вклад в дело. Давая задание или поручение, объясняйте людям, которым вы делегируете его выполнение, что они играют важную роль в вашей команде. Расскажите, какой вклад их работа вносит в общий успех проекта и как их действия вписываются в общий план дел.

Объясните своим помощникам, в чем состоит их задача, но не давайте им детальных инструкций и предписаний относительно того, каким образом они обязаны ее выполнять.

Поставьте точную и поддающуюся измерению задачу и доведите до сведения сотрудника общие правила и пожелания по методам ее выполнения, но в итоге вы должны дать возможность другим людям участвовать в принятии решений о том, как им достичь выполнения поставленной задачи. Вам может быть трудно отказаться от мысли сделать это дело по-своему, и вы можете с трудом понимать и принимать то, как подходит к выполнению задачи другой человек, но гордость, которую он будет испытывать за свой вклад в ваше дело, и время, которое вы сэкономите для себя, стоят этих лишений.

Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление в каждом из членов своей команды. Если вы не оставляете людям достаточно места для их особенного вклада в общую работу, от этого страдают все. Ваши сотрудники чувствуют себя опустошенными и деморализованными, им кажется, что с ними обращаются как с машинами, а вы сами лишаетесь притока новых идей и свежих решений, которые могут у них появиться.

Если вы поручаете задачу человеку, не столь опытному, как вы, его свежий взгляд и необычный подход могут решить гораздо больше проблем, чем вы думаете. Маргарита наняла студента-практиканта для ввода информации, поступившей на ее веб-сайт, в свою программу управления деловыми контактами. Это нудная работа, и студент нашел утилиту под названием Web Grabber, которая ускорила процесс более чем в десять раз. Если вы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалификации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чему научить вас самих. Более того, такое делегирование задачи, когда вы даете возможность другому человеку использовать для ее выполнения свой личный подход и стиль, вызывает у сотрудников чувство собственного достоинства и дает им возможность для самовыражения, а это один из сильнейших мотивирующих факторов человеческой природы.

Далее, убедитесь в том, что вы даете сотрудникам точную оценку времени, необходимого для выполнения задачи. На какое время вы занимаете их работой? Как эти задачи вписываются в их текущий график работ? Установите для них крайний срок выполнения задачи, и дополнительно оставьте достаточный резерв времени, если выполненная работа будет нуждаться в исправлениях или улучшениях, у вас будет время сделать это прежде, чем наступит настоящий крайний срок.

ЭТАП 2: ДОСТУПНОСТЬ ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ЗА ПОМОЩЬЮ И ДЛЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ, ПОКА РАБОТА НЕ ЗАВЕРШЕНА. Имейте в виду, что люди, работающие над реализацией ваших проектов, будут нуждаться в вашем руководстве. Вы можете либо специально запланировать время, когда ваши сотрудники будут отчитываться вам о своей работе, или отвечать на их запросы по мере необходимости. Этот порядок будет зависеть от задачи и от конкретного исполнителя и должен быть установлен при выдаче задания.

Если задача большая и ставки велики, имеет смысл запланировать периодические доклады о состоянии дел по ходу выполнения задачи, чтобы вы могли быть уверены, что все идет по плану. В случае небольших и менее важных задач, позвольте своим подчиненным заходить к вам тогда, когда им потребуется ваша помощь (если она вообще потребуется). Планируйте время для отчетов о проделанной работе таким образом, чтобы не чувствовать себя уставшим от постоянных перерывов для ответов на вопросы со стороны членов вашей команды.

ЭТАП 3: ОБЗОР ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ И ОЦЕНКА КОНЕЧНОГО РЕЗУЛЬТАТА. После того как порученная вами работа была выполнена, оцените, удовлетворяют ли ее результаты поставленной вами задаче. Если это так, сопротивляйтесь побуждению во всем стремиться к совершенству и не думайте о том, каким был бы результат, если бы вы все сделали сами: что поля документа могли бы быть немного шире, или что отутюженные рубашки могли бы быть сложены так, чтобы складки оказались на менее заметном месте. Радуйтесь тому, что вам только что удалось сэкономить свое драгоценное время. Затем посмотрите на навыки и способности того члена вашей команды, который выполнял это задание, чтобы в следующий раз, если это необходимо, вы могли дать ему дополнительные указания относительно этой работы, или делегируйте эту задачу кому-то другому, если вы не удовлетворены результатами.

Семилетний сын Доры только что закончил мыть посуду. Дора проверила качество работы и сказала: «Тарелки прекрасно вымыты. Отличная работа!» Поскольку она была больше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам, чем чистотой тарелок, она приберегла критические комментарии для следующего раза. На следующей неделе, когда она снова будет помогать ему готовиться к мытью посуды, она скажет: «На прошлой неделе ты очень хорошо поработал. На этой неделе ты можешь вымыть тарелки еще чище, если будешь пользоваться жидким мылом для мытья посуды!»

Если вы установили, что результаты работы вас удовлетворяют, скажите члену вашей команды о том, что он или она сделали хорошо, что вам понравилось, что, по вашему мнению, было сделано с особым талантом или стало поистине уникальным решением проблемы и каким образом работа этого человека помогла успеху всего проекта в целом. Если необходимы какие-то изменения, постарайтесь не решать эту проблему своими силами (для этого вам потребуется запланировать дополнительное время в своем расписании, чтобы успеть к сроку) и не старайтесь тут же подсказать своему сотруднику, как именно нужно исправить это. Напомните ему или ей о том, в чем состояла задача, и скажите: «Это очень близко, но не полностью соответствует поставленным требованиям. У вас есть идеи о том, что можно сделать, чтобы результат полностью удовлетворял поставленным требованиям?» Позвольте вашему сотруднику самому найти решение проблемы. Такой уважительный подход поможет члену вашей команды постоянно совершенствовать свои навыки, поддержит и вдохновит его.

Делегирование домашних дел.

Разница между делегированием задач на работе и дома состоит в том, что на работе люди занимают свои должности в соответствии со своими навыками и способностями и обладают определенной квалификацией и областью компетенции, что и определяет ваш выбор, кому и что нужно делегировать. В семье вы вовсе не собираетесь проводить собеседование со своими «сотрудниками» и нанимать их на работу в соответствии с их деловыми качествами и квалификацией — так же, как вы не можете уволить или заменить их. Это означает, что вы должны изучить всех членов вашей команды, выявить их сильные и слабые стороны и постараться развить их лучшие качества.

Очень важно, чтобы каждый из членов семьи держал в уме стратегические цели всей семьи в целом. Дети должны помнить, что они выносят мусор или моют машину не для того, чтобы сделать приятное маме или папе, и не потому, что боятся получить нагоняй, а потому, что они — члены одной семейной команды. Все вы справедливо разделяете общую работу с целью создания общего дома, который должен быть чистым, удобным и уютным местом для всех членов семьи. Действительно, некоторые семьи даже разрабатывают и составляют свою миссию, с которой согласен каждый член семьи и которая выражает общие семейные ценности и цели.

В домашней обстановке то, что вы не собираетесь менять членов своей команды, означает, что вы должны тратить больше времени на их обучение. Однако это очень ценное вложение своего времени. Когда вся семья участвует в работе по ведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Ваши дети получают навыки, которые пригодятся им позже. Это также снимет с вас часть нагрузки. Если вы будете пытаться делать все самостоятельно, из-за чего будете постоянно чувствовать себя перегруженным и подавленным, у вас не останется достаточно энергии для того, чтобы вносить самый главный вклад в вашу семью — вкладывать свою любовь, заботу и внимание в каждого из ее членов.

Домашние обязанности, с выполнением которых могут справляться дети

В возрасте от 2 до 3 лет:

• Раскладывать на столе салфетки.

• Раскладывать игрушки по ящикам или корзинам, которые помечены картинками.

• Складывать одежду в одном месте.

В возрасте от 4 до 5 лет:

• Начать одеваться самостоятельно.

• Чистить зубы и причесываться.

• Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых ножей).

• Заправлять постель.

• Наводить порядок в комнате.

• Помогать в уходе за садом или огородом.

В возрасте от 6 до 7 лет:

• Выносить мусор.

• Составлять список необходимый покупок.

• Делать мелкие покупки в супермаркете.

• Подавать завтрак.

• Поливать цветы.

В возрасте от 8 до 10 лет:

• Гулять с собакой.

• Мыть посуду.

• Загружать белье в стиральную машину.

• Делать бутерброды.

• Убирать листья в саду граблями.

• Мыть машину.

В возрасте от 11 до 12 лет:

• Подметать, пылесосить и мыть пол.

• Косить газоны.

• Готовить салаты.

• Разогревать еду.

• Принимать телефонные звонки и сообщения для других членов семьи.

В возрасте от 13 и выше:

• Стирать свою одежду.

• Мыть ванну.

• Покупать продукты.

• Готовить несложные блюда.

По мере того как растут ваши дети, а характер вашей жизни и работы изменяется, вы можете пересмотреть как распределение ваших домашних обязанностей, так и ваши стратегические цели. Иногда у людей появляются общие интересы, и их повседневные заботы отражают это. Когда для одного из членов семьи наступает особенно ответственный период времени на работе или в учебе, другие могут временно разгрузить его. Однако позаботьтесь о том, чтобы восстановить равновесие как можно скорее, иначе эти временные изменения могут стать постоянными. Чтобы поддерживать свою жизнь и свое расписание в равновесии, вы должны время от времени отступать в сторону и возвращаться к своим стратегическим целям.

* * *

Когда вы завершили этап «зачистки» расписания, вы удалили из него все посторонние задачи и излишние дополнительные этапы отдельных задач и теперь готовы приступить к работе. Теперь вопрос в том, когда именно вы (или ваши сотрудники или помощники) будете делать свою работу? В следующей главе «Назначение времени» вы научитесь тому, как наметить конкретное время выполнения своих задач и встроить их в свою жизнь.

 

9. Выбор времени

Теперь, когда вы решили, что собираетесь делать и сколько времени это у вас займет, следующий вопрос, который вы должны себе задать — «Когда я собираюсь выполнять эту задачу? Я буду делать это на этой неделе или на следующей? Я собираюсь выполнять эту задачу именно в тот промежуток времени, который я выделил для соответствующего ей вида деятельности, или мне потребуется отклониться от своего плана распределения времени и пожертвовать чем-то другим ради ее выполнения?»

Точно так же, как вам приходится выбирать место для каждой вещи в физическом пространстве, вам придется определить в своем расписании отдельное место для каждой из тех задач, которые вы решили выполнить. На этом этапе процесса обработки задач вы должны взять в руки ваш планировщик и работать с ним. В идеале вы должны попытаться разместить свои задачи в пределах соответствующих зон времени, и вы действительно будете в состоянии распределить таким образом около 80 % ваших задач.

Возможно, сейчас вы думаете: «Да, в теории все это очень просто сделать, но я живу в реальном мире. Я не могу делать все свои дела в соответствии с планом распределения времени. Я сталкиваюсь с пожеланиями и требованиями других людей, которые хотят, чтобы события развивались в соответствии с их планами и с их расписанием, и поэтому мне приходится иметь дело с кризисами и препятствиями».

Тем не менее здесь очень важно понять, что на самом деле в большинстве случаев целиком в вашей власти решать, когда вы будете делать свои дела. Слишком часто мы чувствуем себя жертвой обстоятельств, немедленно реагируя на каждое пожелание или прихоть окружающих. Эта инстинктивная реакция — результат нашей вовлеченности в планы и приоритеты других людей, в то время как у нас нет генерального плана (читай — плана распределения времени) для нашей собственной жизни. Если у вас нет конкретного места, в которое вы помещаете определенные задачи, вам может показаться, что, если вы не сделаете это немедленно, вы, вероятно, никогда больше не приступите к этому. И поэтому вы тотчас же делаете это.

Если вы постоянно живете в «реактивном» режиме, вы не просто чувствуете, что ваша жизнь неуправляема и неорганизованна, вы теряете массу времени и значительно снижаете ее продуктивность. Делая дела в свое время, когда вы готовы к этому, вы почти всегда экономите время и силы, потому что соответствующим образом подготовились к этому и можете сразу приступить к тому, что для вас важно.

Когда вы отводите задаче свое место, вы решаете, когда делать те или иные дела, и таким образом именно вы — а не кто-то другой, — управляете своей жизнью. Вы вполне можете отложить свою реакцию на определенные задачи до тех пор, пока не будете готовы к их выполнению. Вам не придется заставлять людей (включая и себя самого) ждать, когда вы приступите к выполнению задачи, потому что вы точно знаете, когда каждая задача может быть выполнена, и уверены в том, что она будет выполнена «без сучка, без задоринки» и точно в срок.

Каждой вещи — свое место, каждой задаче — своя зона времени

Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали «музыкальный уголок» в своей комнате, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую — для классики, третью — для регги. Вы не расставляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане распределения времени для всех ваших дел. «Назначение времени» означает, что для каждой конкретной задачи вы отводите область времени внутри соответствующей зоны деятельности — другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель «детского сада»: каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности.

Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и «зачистки» расписания она решила, какие именно рассказы и статьи она будет писать. На этапе «назначения времени» она определила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для Broadway Review. С девяти до одиннадцати в те же дни недели она работает над статьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом.

Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем органайзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову приходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она должна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким образом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда.

Для каждой задачи, которую решили выполнять, вы должны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако, если задача требует пятнадцати минут или более длительного времени для выполнения, выберите конкретный период времени, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи — встречи с самим собой.

Держитесь в рамках отведенного времени.

Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробностей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбиваются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены индивидуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других вполне устраивает то, что они просто знают, что все их носки лежат в одном месте. Помните, ваш план распределения времени составлен с учетом вашего стиля и ваших особенностей и предпочтений.

Если результаты тестов по определению ваших естественных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядоченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо — для любого проекта или дела.

Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаете в условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотите сказать себе: «Я буду делать телефонные звонки с девяти до одиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которые мне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, который покажется мне удобным в то время».

Я настоятельно рекомендую вам установить для каждой задачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользоваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необходимое вам время и заставит вас определять относительную ценность каждой задачи, — сколько же времени вы все-таки готовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией, адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система планирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддерживать заданную структуру времени для достижения ваших целей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обременительной и нереалистичной.

Список домашних дел на выходные. Я пометила в списке, к каким областям деятельности относится каждая из этих задач, но вам не обязательно делать это при составлении собственного плана

График работы адвоката. Заметьте, что список звонков, которые нужно сделать, и писем, которые надо написать и отправить в этот день, помещен в правой колонке; эти задачи будут выполняться во время одного из двух промежутков времени, отведенных для звонков и обработки корреспонденции

Систематизация задач в пределах отдельных областей деятельности вашего плана распределения времени.

Размещая свои задачи в пределах соответствующей области деятельности, расставляйте их в том порядке, который кажется вам естественным и удобным. Если вы затрудняетесь сделать это, вы можете группировать задачи по следующим признакам.

ПО СРОЧНОСТИ. Даже если у вас достаточно времени на завершение всех задач в данной области деятельности, если вы в первую очередь завершите одну или две наиболее важные задачи, вы почувствуете удовлетворение и прилив сил для следующих дел.

ПО ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЗАДАЧИ. Если вы запланировали сделать пятнадцать телефонных звонков в течение часа и знаете, что некоторые из тех, кому вы звоните, бывают чересчур занудными или чрезмерно словоохотливыми, вы можете оставить звонки этим людям напоследок, чтобы у вас осталось меньше доступного времени на потакание их слабостям.

ПО СЛОЖНОСТИ ИЛИ ПО СТЕПЕНИ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ. Если некоторые задачи более сложны, чем все остальные, вы, возможно, захотите сделать их в первую очередь, со свежими силами, чтобы у вас оставалось еще достаточно сил на более легкие. Если вы в первую очередь принимаетесь за решение неприятных задач, вы сохраните силы и энергию в предвкушении тех следующих за ними задач, выполнение которых приносит вам радость.

ПО ГЕОГРАФИИ. Если вам предстоят поездки для выполнения различных поручений, оптимизируйте маршрут своего передвижения по городу. Например, начните свой маршрут с мест, расположенных неподалеку, а затем приступайте к поручениям, требующим поездки в другую часть города.

Поэкспериментируйте с различными способами группировки своих задач. Вы можете найти такой порядок их выполнения, который воодушевляет вас и делает вашу работу наиболее продуктивной. Важно то, чтобы вы приступали к выполнению своих задач именно тогда, когда вы это запланировали.

Перенос и замена задач

Конечно, будут ситуации, когда вы не сможете втиснуть определенную задачу в нужную зону деятельности на вашем плане распределения времени, а вы должны приступить к этой задаче как можно скорее. В качестве примера давайте вернемся к ситуации из главы 7 «Сортировка задач», в которой ваш сын Джейсон просит вас взять его с собой, когда вы пойдете за покупками, чтобы купить обещанные шиповки. Для семейных дел у вас зарезервировано время в субботу после полудня, и суббота настанет через три дня, но, к сожалению, футбольный матч, в котором должен принять участие Джейсон, состоится завтра, поэтому шиповки ему нужны сегодня.

Конечно, вы могли бы сказать Джейсону, что вы заняты, и поручить кому-то другому сходить с ним в магазин или сократить задачу, заказав шиповки через Интернет-магазин. Но, если ни одно из этих решений неприемлемо, вы должны изучить свой план распределения времени и посмотреть, можете ли вы произвести замену задач.

Если вы пойдете с Джексоном в магазин сегодня в шесть часов вечера, вы пропустите свои занятия на курсах повышения квалификации; если вы перенесете ваш поход в магазин на завтра, после восьми часов вечера, вам придется пожертвовать личным временем. Может быть, вы смогли бы поменять местами личное и семейное время или перенести время учебы на утро субботы, чтобы наверстать пройденный материал. Если это возможно, вы можете пойти с Джейсоном за покупками тогда, когда ему удобно, не жертвуя при этом важными для себя делами.

Если точная замена невозможна, попробуйте немного перекроить свое расписание. Скажем, вы не можете занимать время в субботу утром потому, что уже купили билеты на детский спектакль, на который пойдете всей семьей в отведенное для таких событий семейное время. Может быть, на этой неделе вы сможете заменить личное время на время учебы и компенсировать эту замену, зарезервировав в плане на следующую неделю дополнительное личное время.

Работа с планом распределения времени обеспечивает вам достаточно гибкости. Самое главное — отдавайте себе отчет, делая замены, и всегда старайтесь восстановить баланс между различными видами деятельности, который вы установили для себя ранее.

Уважайте свое расписание

Хотя ваш план распределения времени может быть достаточно гибким, я убедительно прошу вас рассматривать время, которое вы зарезервировали для выполнения определенных задач, как время для деловых встреч с важными клиентами. Это означает, что вы не должны срываться с места и отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-то другой. Скажите таким людям: «Извините, у меня запланирована встреча», — им вовсе не обязательно знать, что это ваша встреча с самим собой, чтобы порадовать себя, посвятив два часа занятиям любимым делом. Подобным же образом, вы должны ясно дать понять на службе, что заняты выполнением запланированной работы и поэтому не можете отвлекаться. Если хотите, вы можете сказать сотрудникам или коллегам, что с двух до трех часов дня вы работаете с накопившимися бумагами и документами, но иногда чем меньше вы говорите, тем лучше — вы не обязаны защищать свой способ организации рабочего времени.

* * *

К этому моменту вы уже вложили много сил в определение того, что вы хотите сделать и когда. Очень важно придерживаться своего плана. Это означает приступать к задачам и заканчивать их выполнение тогда, когда вы это запланировали. Как это сделать? Научившись «уплотнять» свои задачи и свое время, то есть предотвращать перетекание одной задачи в зону времени, отведенную для других дел. Из следующей главы вы узнаете о том, как придерживаться расписания, преодолевая отсрочки и медлительность, как избавиться от хронической привычки везде опаздывать, как справляться с помехами и препятствиями, которые становятся главными врагами вашего ритма жизни.

 

10. Уплотняем время

Планируйте свои действия, и затем действуйте по своему плану

Теперь, когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством уплотнения времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой.

Уплотнение времени — важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем («перфекционизм»).

Минимизация перерывов, помех и их влияния

Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая помеха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнительно реагировать на помехи незамедлительно, особенно учитывая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут быть очень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку реагировать на помехи в тот самый момент, когда они возникают, вы по-прежнему можете произвольно переключаться на самые разные посторонние дела и к концу дня будете выглядеть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что запланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними (вызванными вашей собственной потребностью произвольно переключаться с одного дела на другое).

Отложите свою реакцию.

Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не являются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обращаются к вам со своими так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В большинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще — на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размышление. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в активном режиме, а не в режиме пассивного реагирования. Вы сможете провести возникшую перед вами задачу через этапы сортировки, «зачистки» и назначения времени, сэкономив свое драгоценное время и энергию, вместо того чтобы, бросив все, браться за немедленное ее решение.

Независимо от того, насколько точно расписан ваш график, постарайтесь не планировать дела слишком плотно, не оставляя никакого места для помех и кризисов, которые, несомненно, будут периодически возникать. Количество времени, которое вам следует оставить свободным, будет зависеть от того, чем вы занимаетесь. Непредвзято посмотрите на те потребности, которые возникают перед вами на работе и в жизни, и внесите в ваши планы возможность возникновения помех и препятствий, с которыми вы должны иметь дело.

Если ваша работа требует от вас ежедневно принимать массу телефонных звонков, вам, например, может потребоваться отвести для них шесть часов незанятого ничем другим времени и запланировать только два часа сосредоточенной работы. Это могут быть только два часа, но эти два часа сосредоточенной работы без помех и перерывов окажутся, вероятно, гораздо более продуктивными, чем то же количество времени, распределенное в течение всего рабочего дня в перерывах между телефонными звонками.

Сокращение помех.

Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, поставьте свой стол или кресло спиной или боком к открытому пространству офиса, чтобы избегать прямого зрительного контакта с другими сотрудниками. Если это невозможно, разместите несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним — они будут выступать в качестве границы между вами и окружающей средой. Люди будут гораздо меньше подходить и мешать вам, если не смогут устанавливать с вами прямой контакт глаз.

• Установите приемные часы. Повесьте на двери своего кабинета табличку со словами «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам и сотрудникам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить между двумя и тремя часами дня. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика и у сотрудников есть один час на сосредоточенную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.

• Установите определенное время дня, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием работал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разговор по телефону более эффективно, когда сами звоните собеседнику, — согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минут времени, а на то, чтобы сделать звонок самому — только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас есть время, чтобы собраться с мыслями.

• Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать почтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы можете поговорить с начальником или с сотрудниками о том, что вам необходимо ограничить частоту проверок вашего электронного почтового ящика.

• Удаляйте несанкционированные почтовые отправления, не открывая их, и удалите свой адрес из списков почтовой рассылки.

• Настройте свою программу получения электронной почты на автоматическое удаление сообщений, приходящих от уже известных вам спаммеров (людей, рассылающих спам — не санкционированные вами объявления и рекламу, засоряющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить свою программу приема электронной почты на прямое удаление сообщений, в тексте которых содержатся определенные ключевые слова или фразы, например: «Возможность хорошо заработать» или «XXX».

• По возможности отвечайте на письма, пришедшие по электронной почте, короткими «Да», «Сделаю» или «Спасибо!». Если для ответа на письмо вам требуется время для размышления, работы или дополнительных исследований, немедленно отправьте адресату короткий ответ, давая ему знать, что вы получили его письмо и работаете над ним.

• Ограничивайте число постоянно приходящих назойливых посланий, пользуясь Интернетом и коммуникационными программами типа ICQ, входите в сеть под различными именами, пользуйтесь разными электронными почтовыми ящиками. Используйте запасные имена электронных адресов, о которых знаете только вы, или установите программную блокировку на получение всех сообщений или некоторых из них. Уважайте чужое время; не думайте, что если кто-то доступен вам в режиме on-line, то у него обязательно есть время для общения с вами.

• Чтобы ограничить поток спама, оставляя объявления в сети Интернет, пользуйтесь для обратной связи дополнительными электронными адресами. Спаммеры получают электронные адреса именно из таких баз данных. Если вам нужно поместить объявление, откройте отдельный электронный почтовый ящик специально для этой цели. Все пришедшие на него сообщения будут либо спамом, либо откликами на объявление, поэтому вам будет легче сортировать их и не засорять при этом ваш основной электронный почтовый ящик.

• Планируйте регулярные встречи для общения с близкими людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другим человеком или в течение дня вам нужно созваниваться с супругой или детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встречи или общение по телефону один или два раза в течение рабочего дня — лучшее в мире средство для экономии времени. Это гораздо предпочтительнее, чем беспокоить друг друга каждые десять минут для того, чтобы поделиться очередными новостями или обменяться информацией.

• Составляйте и распространяйте отчеты с информацией о ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместно с другими людьми, введите в практику ежедневный или еженедельный текущий отчет о ходе реализации проекта, чтобы каждый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомиться с состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или на работе вы можете запланировать проведение регулярных совещаний для обмена информацией, лично или по телефону.

ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Проект: аллея в Северном парке.

Ответственное лицо: Дана.

Срок реализации: 3 декабря.

Документация: смотри папку «Аллея в Северном парке».

Следующий этап: 25 ноября Дана проводит совещание с подрядчиком.

Внутренние помехи

Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой. Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшее влияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторые советы по минимизации этих внутренних помех.

• Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступить к работе. Вместо того чтобы нарушать нормальный режим питания, оставаясь без еды на длительное время, или периодически бегать к ближайшему киоску за шоколадными батончиками, чтобы заморить червячка, потратьте несколько минут на то, чтобы приготовить легкую закуску перед тем, как приступите к длительной работе. Поставьте на стол бутылку с водой, запаситесь термосом с горячим кофе.

• Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в любое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшие вам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для записи новых дел, которые вы планируете сделать, или новых идей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудно удержаться от искушения приступить к выполнению таких задач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записи всей этой информации, вы можете побороть это искушение. Держите планировщик под рукой и записывайте свои мысли и планы по мере их возникновения. На работе каждый сотрудник должен брать с собой свой органайзер на совещания и деловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компаний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блокноты под названием «Парковка», в которых сотрудники записывали все, что приходило им в голову во время совещаний, даже если это не относилось к повестке дня, — к этим новым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали.

• Держите под рукой специальный блокнот или диктофон, чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Творческим людям часто требуется больше места для записи своих неожиданных озарений, чем его могут предоставить обычные планировщик или органайзер, они нуждаются в другом средстве отображения информации. Постоянно носите с собой диктофон для записи возникающих музыкальных идей или блокнот, в котором вы можете рисовать или чертить схемы и графики, если находите это полезным.

• Запланируйте время на разминку. Периодически вам понадобится вставать из-за стола и делать разминку, если только вы не хотите, чтобы ваше тело приняло форму вашего кресла. Просто запланируйте десять минут в конце каждого часа для разминки или делайте это чаще, если вам так удобнее, и затем снова возвращайтесь к работе.

Преодолеваем Медлительность и привычку хронически опаздывать

Медлительность и привычка хронически опаздывать часто идут рука об руку и в большинстве случаев вызваны одними и теми же причинами. Следовательно, решения для каждой из этих проблем очень похожи.

Медлительность.

Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому моменту, когда, используя мою программу, люди приступают к этапу уплотнения времени, медлительность уже перестает быть для них проблемой номер один. Поскольку вы прошли через процесс определения своих целей и составили план распределения времени, вы узнали настоящую цену своему времени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успешном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел, потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом переходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее иногда вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день.

Медлительность — самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее — возникает эффект домино, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить.

Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах, — вернитесь к разделу «Психологические препятствия» в главе 2 «Что вам мешает?». Обратите особое внимание на следующие психологические препятствия: ; ; и . Вот некоторые инструкции по преодолению наиболее типичных технических причин медлительности.

НЕУВЕРЕННОСТЬ и НЕРЕШИТЕЛЬНОСТЬ. Один из способов медлить с выполнением дел — откладывать принятие решений. Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом своевременного завершения проектов.

Так как же ускорить принятие правильных решений? Доверять своему природному чутью, интуиции, и всегда держать в уме общий план жизни и стратегию своих действий. Когда вы помните о своих целях, вы сознаете, что каждая задача — только один из аспектов общего плана и что ни одно ошибочное решение не сможет помешать успешному его выполнению. Такой взгляд делает вас свободным, и вам легче принимать быстрые решения. Если вы медлите с принятием решения или постоянно откладываете его, спросите себя, в чем заключаются ваши стратегические цели. В большинстве случаев это поможет вам увидеть ситуацию в перспективе и принять верное решение.

НЕГОТОВНОСТЬ. Иногда вы откладываете дело только потому, что просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.

Так, например, вы можете постоянно откладывать найм нового сотрудника, потому что на самом деле вы пока еще не готовы пойти на увеличение вашего фонда заработной платы. Вы можете медлить с ответом на предложение о повышении по службе, поскольку чувствуете, что еще не обладаете определенными навыками, чтобы успешно справляться с новыми обязанностями. Честно проверьте, готовы ли вы иметь дело с результатами завершения задачи, — и если нет, разрешите себе отступить от этого дела на некоторое время.

Если вы не готовы приступить к определенной задаче, все, что вы можете сделать, — это сосредоточить свои усилия на том, чтобы подготовиться к ней. Если вы откладываете найм нового сотрудника, потому что не готовы пойти на дополнительные расходы, вашим следующим шагом может стать повторный анализ установленной вашим предприятием нормы прибыли или специальные мероприятия по увеличению объема доходов. Если вы откладываете свое согласие занять более высокий пост из-за недостатка квалификации, в качестве следующего шага попробуйте пройти дополнительное обучение на курсах или изучить специальную литературу по соответствующей теме.

ПОДАВЛЕННОСТЬ ОБЪЕМОМ ПРЕДСТОЯЩЕЙ РАБОТЫ. Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знаете, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень не скоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопившихся за последние десять лет, или написать новый роман.

Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вместо того чтобы в нерешительности стоять перед одной огромной и бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен занимать у вас один час или один день времени. Затем сосредоточьтесь на выполнении только первого шага.

Иногда размеры или трудоемкость предстоящего проекта парализуют человека. В этом случае возьмите себе на вооружение фразу или поговорку, чтобы просто помочь себе сдвинуться с мертвой точки, взяться за дело и начать действовать, — иногда это все, что вам нужно. Многие люди в таких случаях думают: «Просто делай это», «Сделай это сейчас!» или «Если не сейчас, то когда?» Я сама в таких случаях всегда вспоминаю одну старую песенку со словами: «Ты должен делать это, просто делать это». Я услышала ее однажды, когда смотрела телевизор со своей маленькой дочерью. Песенка была очень простой — именно то, что мне было нужно, чтобы в любой момент справиться с сомнениями и нерешительностью.

Как только вы решили действовать, все вокруг вас меняется. Вы рискнули, и у вас все получилось. Вы чувствуете, как ветер дует вам в лицо, и уверенность в своих силах возвращается к вам. Вы будете удивлены тем, как стремительно нарастает ваша энергия, ваши силы и скорость вашего движения, но, прежде всего, вам понравится само путешествие.

ЧУВСТВО ОТВРАЩЕНИЯ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ ЗАДАЧЕ. Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисциплинированность. Делегируйте выполнение этой задачи другим! Возможно, вы наймете кого-то для этого. Вы будете удивлены, когда узнаете, какими экзотическими услугами можно воспользоваться за умеренную плату: вы можете нанять людей, чтобы разобрать фотографии в ваших фотоальбомах, выгуливать вашу собачку, собирать вещи для поездки на пикник, готовить индейку на День благодарения, смотреть за детьми или вести архив ваших исков по выплате медицинской страховки. Вы даже можете нанять людей для выполнения части своей задачи: специальные услуги предлагают дизайнеры по интерьерам — они могут просто приехать к вам домой и дать умные советы по отделке помещений; существуют службы доставки продуктов на дом, и в День Благодарения они привезут вам индейку, зажаренную по всем правилам кулинарного искусства, оставив вам возможность самим приготовить к ней клюквенный соус. Вы также можете провести бартерный обмен со своей «второй половиной» или со своим соседом — поменять дело, которое ненавидите вы, на дело, которое опротивело ему или ей.

А если ненавистное вам дело просто невозможно поручить другим, например, делать зарядку или ходить к зубному врачу? В этом случае найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи; возьмите аудиоплейер и слушайте любимую музыку во время утренней пробежки; ходите в тренажерный зал с другом, общаться с которым вам приятно, или катайтесь на коньках вместе со своими детьми.

Вы можете помочь себя перенести внушающее вам страх дело иначе: подкупив самого себя. Запланируйте маникюр сразу после каждого посещения стоматолога. Читайте «желтую» прессу (те газеты и журналы, наслаждаться чтением которых вы обычно стесняетесь) всегда, когда ожидаете своей очереди к стоматологу — и только тогда.

Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.

И наконец, вы всегда можете ограничить выполнение такой задачи коротким промежутком времени. По возможности, раздробите задачу: если вам нужно потратить тридцать минут в месяц, чтобы оплатить свои счета, и вы считаете эту работу пыткой, разбейте ее на две пятнадцатиминутные сессии вместо одной, продолжающейся изнуряюще долго. Сознание того, что эти мучения не будут длиться вечно, поможет вам перестать откладывать выполнение задачи. У вас даже будет стимул закончить дело раньше намеченного срока.

НЕУДАЧНЫЙ ВЫБОР ВРЕМЕНИ. В главе 3 вы читали о том, что следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изменения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. Если вы не можете заставить себя сделать в доме уборку после напряженного рабочего дня, сделайте ее в выходные или утром, когда вы полны сил.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕШНЕГО ДАВЛЕНИЯ. Многие люди и в самом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими сроками и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего перфекционизма. Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом.

Если вы и в самом деле способны лучше справляться со своими задачами, откладывая все до последней минуты, первое, что вы должны сделать, — принять эти особенности своей натуры. Затем помимо заданных вам сроков установите свои сроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес-план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Это создаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневный резерв времени на случай, если работа на самом деле пойдет плохо. Вы будете вне опасности.

В практике моей работы большинство людей, взявших на вооружение эту практику «ложных сроков», в конечном итоге преодолевали свою потребность откладывать все на последнюю минуту. Через некоторое время они понимали, насколько свободно можно чувствовать себя, заканчивая дела за несколько дней до намеченного срока, и начинали наслаждаться этим.

Преодолеваем привычку хронически опаздывать.

Что делать, если вы постоянно опаздываете? Если вы вечно отстаете от намеченного графика, то, в конце концов, разрушаете все свои планы. Вы приходите на встречу на двадцать минут позже назначенного времени и чувствуете себя крайне неудобно. Вы тратите еще десять минут на извинения, в течение следующих пятидесяти минут — расстраиваетесь, испытывая чувство вины, и ругаете себя, постоянно повторяя заклинание о том, что вы больше никогда не будете опаздывать.

Привычка хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморализует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Многие из приемов преодоления медлительности помогут вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно.

Несмотря на то, что хронически опаздывающих людей часто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и не думали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к другим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел, что им даже не приходит в голову подумать о том, что они могут нанести другим людям вред своими опозданиями. И только после запоздалого, как правило, исцеления от этой привычки они понимают, насколько невнимательными казались другим людям, которым приходилось их ждать.

Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать вовремя, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: «Я всегда опаздываю на одно и то же время или нет?» Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время. Вернитесь к главе 7 «Сортировка задач», чтобы научиться лучше это делать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями (смотрите главу 2 «Что вам мешает?»). Обратите особое внимание на «Психологическое препятствие» № 2: «Укрощение хаоса» и № 3: «Страх вынужденного бездействия».

Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время, необходимое для выполнения своих дел, решение состоит в том, чтобы научиться делать это лучше, используя те приемы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы не научитесь точно оценивать время, необходимое для выполнения долгих дел, запланируйте достаточные резервы времени перед своими деловыми встречами. Планируйте свое прибытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захватите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переведите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будто они показывают точное время.

Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вышестоящему разделу этой главы, который посвящен минимизации помех и перерывов в работе. Помните, умение справляться с возникающими помехами — очень важный навык для уплотнения времени и реализации ваших планов.

Подавляем стремление к совершенству во всем (перфекционизм)

Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к абсолютному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до совершенства, особенно если это важное дело или если оно вам нравится. Когда вы убираете ванную комнату, вы понимаете, что она будет выглядеть гораздо лучше, если вы еще немного почистите ванну и плитку чистящим средством. Составляя письмо, вы обязательно будете находить все более и более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, письмо будет переписываться несколько раз, и вы наверняка выйдите за пределы отведенного на эту задачу времени.

Овладеть искусством уплотнения времени означает научиться в нужное время оставить свое стремление к совершенству, чтобы не затягивать выполнение задачи снова и снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспективе своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя, какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь еще на одну ступень приблизить его к совершенству, и чего вы хотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отрывать время от другого важного дела?

Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Если вы скажете: «Я должен написать письмо, и я просто буду писать его до тех пор, пока не закончу», эта задача займет у вас гораздо больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: «Я собираюсь написать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и поговорить с ним о нашем новом клиенте». Вы действительно не отстанете от графика, если запишите в своем органайзере: «14:30–15:00: написать письмо. 15:00–15:30: разговор с Джо».

Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радиопередач, говорит, что, не будь строгих сроков, ни одна передача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжали бы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершенствуя и оттачивая текст».

Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничивать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому.

Когда вы привыкните работать со своим планом распределения времени, вам будет легче помнить, что затягивание дела для того, чтобы просто еще немного «поиграть» с ним, заставит вас производить в своем расписании замены, которые вам совсем не хотелось бы делать.

* * *

Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач, «зачистку» расписания, назначили время для выполнения задач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и осмысленными делами, которые помогают вам в достижении ваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Вы в полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вы научитесь поддерживать постоянное равновесие и гармонию в своей жизни и справляться с кризисами — ежедневными, периодически повторяющимися и длительными, — которые могут выбить вас из колеи.

 

11. Гармонизация

Планирование и управление временем совсем не похоже на тупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействие между вами, вашими целями и постоянно меняющимся ритмом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путь может приносить вам радость, если у вас есть план и навыки, чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или приспосабливаясь к ним.

В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситуацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с намеченного курса. Управляя своим временем, вы должны заботиться о гармонизации своей жизни и уравновешивать свое расписание — ежедневно или раз в два месяца, и всегда, когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Сохранять равновесие, даже когда жизнь делает неожиданные повороты, — большое искусство.

Ежедневный мониторинг.

Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать, насколько далеко вы отклонились), вам необходимо просматривать свой планировщик как минимум дважды в день: один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня, если ваш график сильно загружен или содержит много различных задач.

В конце каждого дня приводите свое расписание в порядок, производя вечернюю «зачистку» вашего плана распределения времени. Просмотрите список своих дел и отметьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым вы не приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некоторые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, может стать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы собирались составить и отправить важное письмо с деловыми предложениями одному их своих потенциальных клиентов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделал вам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка.

Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, должны быть перенесены в вашем планировщике на следующие дни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколько дней и решите, когда вы приступите к выполнению этих задач, вписав их в план на соответствующий день.

Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждого дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просто чтобы получить представление о соотношении сделанных и несделанных дел за истекший день. Это дает мне возможность честно оценить эффективность планирования своего времени и помогает совершенствоваться; я постоянно совершенствую свои навыки оценки необходимого времени, планирования и делегирования задач.

Пересмотр планов раз в два месяца и другие корректировки.

Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного планирования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределения времени должен отражать ваши текущие цели, приоритеты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он действительно отражает ваши текущие цели. Вам может потребоваться увеличить время, отведенное на один вид деятельности, и сократить время для других видов задач.

Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достижения своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два месяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписании. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей или ваши приоритеты к этому времени уже изменились.

Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась ваша жизнь, вы должны перестраивать свой план распределения времени в соответствии с этими изменениями. Если в вашей семье рождается ребенок, вы должны внести в свои планы время для ухода за малышом, оставив тем не менее время для себя и для своих отношений с другими близкими людьми. Продвижение по службе потребует модернизации вашего расписания; может быть, вам придется больше общаться с посетителями и поэтому зарезервировать больше времени для помех извне или вам чаще придется принимать участие в различных совещаниях, чем раньше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учиться или у вас просто появились новые интересы, которым вы хотите посвятить свое время, — вам потребуется встроить эти новые дела в свое расписание, скорректировать время, отведенное для других видов задач, или изменить привычное время их выполнения.

Как поддерживать равновесие в периоды кризисов.

В жизни каждого из нас бывают периоды, когда сразу несколько бед подряд обрушиваются на нас и наши приоритеты сходятся в одной точке времени, вступая в конфликт между собой. Каким бы организованным и уравновешенным вы ни были в нормальных обстоятельствах, внезапно вы обнаруживаете, что находитесь в ситуации, когда все ваши дела — срочные, важные и неотложные. В таких ситуациях вы должны внести изменения в образ ваших действий. Столкнувшись с таким давлением, вы можете испытать побуждение вернуться к жизни в реактивном режиме, реагируя на то, что в данный момент громче всех взывает о помощи. Однако это далеко не лучший подход.

Первое, что вам нужно сделать, — отойти в сторону и подняться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и проанализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в стороне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дистанцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Момент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные решения. Ваша цель — выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, чтобы вы могли заниматься только самыми важными вещами.

Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. Отсортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от каких дел можно отказаться, а какие — сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихорадку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел.

Вам придется на время отказаться от некоторых повседневных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или постоянно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. Примите это и не чувствуйте себя виноватым.

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нравится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела оказываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте «встречи с самим собой» для каждой задачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточенность и высокую продуктивность на работе, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время — в обстановке высокого напряжения вы не можете себе этого позволить.

Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на текущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы будете проводить свое время, и отведя для каждого дела место в своем расписании, вы больше не должны беспокоиться о том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы уже решили это и теперь можете сосредоточиться только на том, что делаете в данный момент.

Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь, что вы всегда оставляете некоторое количество времени для отдыха и восстановления сил. Определите, какая деятельность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы (тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите для этого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобы справиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, отдыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Выберите одно занятие из всех критически важных для вас областей жизни (отношения с детьми, свидания с любимым человеком, общение с друзьями) и встройте его в свой график. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесь на кризисе.

Восстановите идеальный баланс между различными видами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел, вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенсировать то, что вы не смогли сделать в тот период времени.

Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоянной корректировки ваших планов и расписания, потому что обстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каждого кризиса пересматривайте свой план распределения времени, возможно, он будет нуждаться в изменениях.

Простите себе свои неудачи.

Если вы так и не смогли приступить к выполнению всего, что запланировали на текущий день или в период кризиса, не ругайте себя. Очень немногие люди добираются до завершения последней задачи в своем списке дел на день. По мере того, как вы планомерно добиваетесь достижения всех важных для вас целей в жизни, вам уже не придется беспокоиться о том, что вы не выполнили отдельную текущую задачу.

Поскольку жизнь меняется слишком быстро, ваши приоритеты могут меняться вместе с ней. Ваше настроение непостоянно, и ваши силы и энергия также подвержены периодическим изменениям. Проект, для завершения которого вам, кажется, практически не нужно прилагать никаких усилий, оказывается очень трудным и изматывающим, что, в свою очередь, повлияет на ваше настроение и самочувствие в конце недели. Есть обстоятельства, которые могут вас расстраивать: проблемы в личной жизни, болезни. Есть обстоятельства, которые, напротив, могут придать вам сил и энергии, — вы влюбляетесь, и внезапно у вас оказывается столько энергии и уверенности в себе, что за одно утро вы справляетесь с делами, намеченными на ближайшие два дня. Дайте себе возможность «оседлать» такие приливы энергии и всегда заглядывайте в свой планировщик, чтобы внести в расписание соответствующие изменения.

Худшее, что можно сделать, — это ругать себя за периодическую медлительность, за снижение время от времени темпа работы и за то, что иногда вам не удается сделать все, что вы наметили. Время и энергия, которые вы потратите, обвиняя себя, обернутся вашей собственной непродуктивностью. Даже у самых энергичных и эффективных людей иногда бывают неудачные дни. Искусство тайм-менеджмента состоит в том, чтобы считать эти дни частью своей жизни, прощать себя, вносить соответствующие коррективы в свои планы и идти дальше.

Если день складывается неудачно, найдите время и проанализируйте, что идет не так. Вы слишком сильно загружены, расслабились, устали или чрезмерно напряжены? Какое событие заставило вас пренебречь своими планами? Как можно избежать этой проблемы в будущем?

Самый важный аспект управления временем по принципу «изнутри наружу», аспект, который делает нас поистине свободными людьми, — это тот способ планирования и создания собственной жизни, который питает наше существо и дает нам возможность чувствовать всю полноту жизни. Вы — хозяин своей жизни, и хотя вы не можете управлять всеми событиями, происходящими вокруг вас, вы можете управлять своими реакциями на эти события. Вместо того чтобы останавливаться на достигнутом, поверьте в то, чего вы можете достичь.

Отпразднуйте свой успех.

Особые моменты успеха дают нам повод для радости и возможность отпраздновать их. Слишком часто мы стремимся не обращать внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи в своем расписании. Когда мы так поступаем, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни.

Найдите время, чтобы отпраздновать свои победы. Вы наконец заключили большой контракт, над которым долго и напряженно работали? У вас появился верный повод для ликования — ура! Позвоните другу, откройте бутылку шампанского, купите себе билеты в театр — сделайте для себя что-нибудь веселое и приятное. Когда у вас есть цели и вы достигаете их, вы ощущаете потрясающий вкус успеха! Наслаждайтесь этим чувством и пригласите людей, которые вам близки, разделить его с вами. Это поддержит вашу самооценку, придаст вам сил и вдохновит вас на новые достижения.

Когда вы начнете применять приемы и технологии, изложенные в этой книге, это покажется вам непростой работой.

Однако через некоторое время вы заметите, что ваше время находится под контролем, и вы продвигаетесь по направлению к значимым для вас целям — и достигаете их. Вы набираете скорость и начинаете чувствовать уверенность в своих силах и любить свою жизнь. Это и есть настоящий смысл успеха, и вы должны это отпраздновать!

* * *

Поздравляем вас! Вы познакомились с совершенно новым подходом к планированию и управлению своим временем. Навыки, которые вы приобрели, читая эту книгу, будут служить вам на протяжении всей вашей жизни, независимо от того, через какие личные изменения вы пройдете, и от того, какие сюрпризы ждут вас впереди.

В танце, когда меняется мелодия, нам часто требуется некоторое время, чтобы уловить новый ритм и подстроиться под него. И если у вас есть немного терпения и вы продолжаете концентрироваться на своем партнере и на музыке, вы даже не замечаете, как входите в новый ритм. То же самое происходит и в жизни. Когда вас заносит на очередном крутом вираже жизни, вам нужен короткий период адаптации. Но до тех пор, пока вы продолжаете обращать пристальное внимание на свои потребности и на то, что делает ваш партнер (время), вы будете тотчас же возвращаться на твердую почву реальности.

Тайм-менеджмент «изнутри наружу» — замечательный способ жить насыщенной и полноценной жизнью и радоваться каждому своему шагу на этом пути. Поэтому ни минуты более не оставайтесь в стороне. Выходите на арену жизни, словно на танцевальную площадку, и танцуйте! Позвольте себе быть тем, кто вы есть, и стремитесь к своей мечте. Удивительная, полная радости жизнь уже ждет вас…