Общие положения

1. Настоящая Методика определяет порядок контроля данных, используемых при составлении и утверждении Сметы расходов Банка России (далее – Банка). Целью Методики является обоснование необходимых планируемых расходов для повышения экономической эффективности хозяйственных операций Банка.

2. Ответственным исполнителем процесса оценки обоснованности расходов, включаемых в Смету расходов Банка, является начальник Планово-экономического управления (далее – ПЭУ). Координацию работы в рамках настоящей Методики осуществляет заместитель Председателя Банка, курирующий Департамент бухгалтерского учета, Директор Департамента бухгалтерского учета.

3. Смета расходов Банка утверждается Советом Директоров Банка. Подразделениям Банка запрещается увеличивать расходы сверх утвержденных в Смете. Перечень расходов и их нормы (нормативы) определяются законодательными и нормативными актами РФ.

Термины и определения

Контрольное мероприятие – проверка, ревизия, экспертноаналитическое мероприятие.

Смета расходов Банка – отчетная форма Банка, содержащая сведения о планируемом распределении и расходовании денежных средств, предназначенных для финансового обеспечения задач и функций Банка.

Финансовый контролер – должностное лицо Банка, наделенное правами и обязанностями на осуществление финансового контроля.

Финансовый контроль – определение законности, результативности, эффективности и целевого характера использования средств Банка в соответствии с действующим законодательством и установленными внутренними правилами.

Объектами финансового контроля при проверке обоснованности включения данных в сметы расходов являются территориальные структурные подразделения Банка.

Обоснованность расходов – анализ финансовым контролером объективности планирования расходов.

Целесообразность расходов – определение законности, эффективности, результативности и целевого характера расходов.

Метод для оценки обоснованности данных – метод экономически обоснованных затрат. При этом, прогноз затрат на планируемый период выполняется с применением: – регулируемых государством цен (тарифов), включая цены (тарифы) на продукцию (услуги) естественных монополий и их прогнозных значений, индексов инфляции, индексов изменения цен, определяемых прогнозом социально-экономического развития Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации; – цен, установленных на основании договоров, заключенных по результатам проведения торгов или по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд; – данных, полученных по результатам экспертных оценок, проводимых ответственным подразделением коллегиально.

Порядок планирования Сметы расходов

1. Планированию подлежат все расходы, осуществляемые Банком для обеспечения своей деятельности.

2. Смета расходов Банка составляется на основе Смет финансирования расходов подразделений Банка (далее – Сметы финансирования). Смета финансирования подразделения предназначена для регулярного контроля на ежедневной основе над расходами и включает следующие две группы расходов.

Группа 1. Содержание аппарата: командировочные расходы; оплата труда; представительские расходы; социальный пакет.

Группа 2. Приобретение имущества, услуги, работы: арендная плата; аудиторские услуги; бланочная и упаковочная продукция; бумага; внедрение программных продуктов; здания и сооружения; инвентарь; инструменты; информационные услуги; канцелярские принадлежности; книги; компьютерная техника и оргтехника; консалтинг; мебель; нематериальные активы; оборудование; охранная деятельность; подготовка кадров; растения; расходные материалы по оборудованию и компьютерной технике; реклама; ремонт; содержание автотранспорта и транспортные услуги; содержание зданий; сопровождение программных продуктов; строительство зданий и сооружений; техническое обслуживание; типографские расходы; транспорт; услуги связи; форменная и специальная одежда; хозяйственные нужды; прочие работы и услуги.

3. Смета расходов устанавливает нормы затрат (лимиты) по различным статьям расходов. Смета капитальных вложений устанавливает нормы расходов (лимитов) по следующим статьям: Раздел «Основные фонды», включая расходы в области информатизации; в области строительства (реконструкции) и материально-технического обеспечения деятельности Банка России; расходы, связанные с организацией наличного денежного обращения; расходы, связанные с обеспечением безопасности и охраны объектов Банка России; Раздел «Нематериальные активы»; Раздел «Централизованный резерв»; Раздел «Другие затраты».

4. Расходы на содержание аппарата планируются ПЭУ исходя из информации, предоставляемой подразделениями Банка, а именно: – по действующему штатному расписанию и замещению Банка; – по внутренним документам Банка по оплате труда, премированию, выплате материальной помощи; – исходя из планируемой кадровой политики Банка; – по графикам отпусков; – по планам Банка по финансированию социальных нужд работников Банка; – по медицинскому, пенсионному страхованию работников; – по организации праздничных мероприятий в Банке.

5. Расходы 2 группы планируются ПЭУ на основании информации, предоставляемой подразделениями банка, отвечающими за приобретение товаров, услуг и работ, необходимых для обеспечения бесперебойного функционирования центра затрат Банка (далее – ЦЗ).

6. Смета финансирования подразделения составляется на основе локальных смет, составляемых ЦЗ. ЦЗ предоставляет в планово-экономический отдел подразделения Банка локальную Смету финансирования на год.

7. Локальные сметы финансирования в обязательном порядке составляются следующими службами подразделений Банка:

а) Хозяйственным управлением;

б) Управлением капитального строительства;

в) Управлением информационно-технического обеспечения;

г) Службой безопасности;

д) Административным управлением (по статьям «Представительские расходы»; «Подписка на периодические издания»; «Праздничные мероприятия»; «Командировочные расходы»; «Обучение работников»; «Финансирование социальных нужд»);

е) Управлением бухгалтерского учета и отчетности (по статьям «Расходы на оплату труда»; «Материальная помощь»; «По реализации (списанию) имущества»);

ж) Управлением внутреннего контроля и аудита (по статье «Аудиторские и консантинговые услуги»).

При необходимости локальные сметы финансирования могут составляться другими службами подразделений Банка.

8. Интервал планирования Сметы финансирования подразделения Банка – год; интервал планирования Сметы расходов Банка – год с квартальной и помесячной разбивкой.

9. Подразделения Банка не позднее 25 октября предоставляют в ПЭУ проекты своих Смет расходов на предстоящий год. В качестве приложения к проекту Сметы расходов подразделения направляют в ПЭУ Пояснительную записку с подробным обоснованием каждой статьи расходов (должны быть включены расчеты к обоснованности сметы) и Перечнем подтверждающих документов. В случае непредставления указанной в настоящем пункте информации проект Сметы расходов подразделения не принимается к рассмотрению ПЭУ.

Порядок оценки обоснованности данных Сметы расходов

1. ПЭУ осуществляет анализ предоставленных проектов Смет финансирования подразделений и пояснительных записок к проектам, согласовывая технические и специализированные вопросы, вопросы развития бизнеса с соответствующими службами Центрального аппарата Банка. В случае необходимости подразделение Банка по устному запросу ПЭУ обязано предоставить дополнительную информацию. На основе предоставленной информации ПЭУ составляет заключение об экономической целесообразности и обоснованности осуществления расходов, запланированных подразделением. ПЭУ вправе предлагать собственный проект Сметы финансирования подразделений.

2. Срок рассмотрения проектов Сметы финансирования подразделения – не более 1 календарного месяца с момента предоставления подразделением Банка всей необходимой информации.

3. Локальная Смета финансирования должна включать следующую информацию о:

– действующих договорах (с обязательным указанием реквизитов договора, наименования контрагента; предмета договора; планируемой суммы оплаты в плановом году; ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом);

– плановых расходах (с обязательным указанием содержания расходов (расшифровка и расчет сумм расходов), планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом), подтвержденных пояснительной запиской ЦЗ с указанием причин планирования расходов исходя из плана работ ЦЗ на будущий год (например, планируется провести пролонгацию договора, плановый ремонт и осмотр автотранспортных средств и т. д.).

4. ПЭУ рассматривает локальные сметы финансирования ЦЗ, оценивает целесообразность финансирования плановых расходов, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию и составляет консолидированную Смету финансирования Банка с учетом следующих моментов:

а) оценки истории расходов банка (данные за прошлые периоды, тенденции, структура и зависимость от численности штата и прочих показателей);

б) прогноза роста цен в плановом периоде и других показателей, влияющих на расходы.

5. Экспертиза заявок ЦЗ на обоснованность финансирования расходов производится ПЭУ, исходя из следующих критериев:

1. оценка степени важности финансирования данных расходов для Банка реальной потребности Банка: 1 – низкая, 2 – средняя, 3 – высокая (например, покупка программного обеспечения – 3; поездка на деловой семинар – 1; подписка на журнал для Отдела кадров – 1; приобретение визиток для руководителей среднего звена – 2; оплата аренды гаража – 3 и т. д.);

2. оценка контрагентов и их конкурентоспособности (анализ предложений на рынке и цен в регионе; наличие скидок; условия оплаты; наличие гарантий и сервисных центров и т. д.).

6. ПЭУ передает проект Сметы финансирования банка в Департамент бухгалтерского учета и отчетности Банка для проведения классификации расходов Банка на текущие и капитальные расходы, а также классификации расходов по счетам бухгалтерского учета и символами отчета о прибылях и убытках.

7. После проведения Департаментом бухгалтерского учета Банка классификации расходов ПЭУ готовит проект Сметы финансирования Банка, а также проект Сметы расходов Банка.

8. Руководители соответствующих подразделений несут ответственность за достоверность данных, представленных в локальных сметах и Сметах финансирования.

9. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка должны быть отправлены на экспертизу финансовому контролеру, который проверяет:

• соблюдение требований законодательства;

• наличие утвержденных должностных инструкций для работников бухгалтерии и нормативного закрепления распределения служебных обязанностей в бухгалтерии по функциональному признаку;

• наличие и соблюдение утвержденных руководителем схем и графиков документооборота;

• применение унифицированных форм финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;

• порядок ведения предусмотренных нормативными документами регистров бухгалтерского учета;

• правильность и своевременность оформления и составления мемориальных ордеров, оборотных ведомостей и соответствие итогов оборотов и остатков, приведенных в них данным синтетического учета;

• соблюдение установленных правил хранения бухгалтерских документов, регистров учета и других бухгалтерских документов текущего года и прошлых лет;

• состояние автоматизации бухгалтерского учета.

При отсутствии замечаний к представленным проектам Смет финансовый контролер визирует их.

10. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка выносят на обсуждение и утверждение Совету Директоров Банка. Утвержденные Советом Директоров Банка Сметы расходов и Сметы финансирования являются объективными и обоснованными.