Андрей никак не мог выбрать форму управленческой отчетности, чтобы снабдить ею своих сотрудников и получать от них наглядные отчеты, в которых отражалась бы вся деятельность фирмы – оптовые продажи по нескольким городам и розница. Оптимальная на тот момент времени (и универсальная) программа 1С была для него слишком сложна, он никак не мог её освоить. И он бомбил своего заместителя, Ирину Кондукову, и главного бухгалтера Елену Гусеву электронными письмами:
From: [email protected]
To:
Subject: отчетность
ОТЧЕТНОСТЬ:
1. Отчет по продажам (ежемесячно), в том числе продажи аптеки. Предоставляют: Кондукова И. (Волгоград), Тимощенко А. (Петербург)
2. Расходы (ежемесячно), в том числе телефонные переговоры, сверка их с кассовыми отчетами (кассовые отчеты ведутся ежедневно). Отв.: Гусева Е., Сачко С.
3. Бюджет на следующий месяц, включает: а) План продаж (оптовой фирмы и аптеки), должен превышать продажи предыдущего месяца(отв. – Кондукова И., Тимощенко А., зав. аптекой, б) планируемые расходы (отв. Гусева Е., Сачко С.)
4. Отчетность по движению денежных средств по р/c (по всем имеющимся счетам) отв.: Гусева Е., Сачко С. (ежедневно)
5. Взаиморасчеты с контрагентами (покупатели, поставщики) – Сачко С., Гусева Е.
6. Учет сделок (заявки, текущие сделки).
Общая схема движения документов:
– поступление заявки от клиента (см. инструкцию по заполнению заявок)
– заявка фиксируется в соответствующей папке
– анализ поступившей заявки (будет ли фирма выполнять заявку).
– Передача заявки в отдел снабжения
– Отдел снабжения передает коммерческое предложение или счет. Оценка рентабельности сделки (транспорт, наценка, учет всех интересов). На счете / коммерческом предложении 2 подписи: Тимощенко Е., Сачко С… Счет оформляется бухгалтером в программе 1С.
– Контроль исполнения заявки (счет должен быть передан клиенту – через менеджера, и оплачен клиентом).
– Заказ товара (в случае оплаты счета или в случае отгрузки на условиях отсрочки платежа) – поручение на закупку в отдел снабжения. Отдел снабжения (Тимощенко А.) предоставляет счет от поставщика. При этом должно быть обоснование выбора данного поставщика.
– Оплата товара (Максим Р). Перед тем, как отправить платежное поручение в банк, должны быть собраны все документы, касающиеся данной сделки (заявки, договора с клиентом и поставщиком со спецификациями, сертификатами, согласованными сроками отгрузок и оплат, штрафными санкциями за несвоевременную отгрузку или оплату, и пр.). Ни в коем случае не давать команду на оплату, если нет всей информации по сделке!
– Доставка товара – компетенция отдела снабжения (Тимощенко А., исполнитель – Грамматиков А.). С транспортными компаниями обязательно должны быть подписаны договора, с указанием их ответственности за сохранность груза.
– Отгрузка товара клиенту – расходные документы оформляются бухгалтером (в 1С)
– Пропечатанные клиентом расходные документы должны быть переданы в бухгалтерию.
КОНТРОЛЬ ВЕДЕНИЯ ПАПОК:
1. Клиенты
2. Коммерческие предложения для клиентов, стандартные коммерческие предложения (в электронном виде, на бумаге).
3. Входящие счета, коммерческие предложения от поставщиков.
From: [email protected]
To:
Subject: Елене Гусевой
Лена, привет!
Я нашел программиста, который сделает удобную программу для аптеки на базе 1С. Ему нужно предоставить следующую информацию:
1. Какой у нас кассовый аппарат
2. Сколько работающих пользователей
3. Упрощенный ли у нас учет (проводятся ли накладные и наименования или проводятся суммы / суммы от поставщиков и суммы продаж).
4. Какая сейчас существует связь между бухгалтерией и торговлей, между складом и торговлей (имеется в виду связь в 1С).
5. Как сейчас вообще происходит учет в аптеке
И для меня информация:
– кто работает в аптеке и как происходит распределение обязанностей (прием, приход, ценообразование, продажа за прилавком, и пр.)
– куда сдают выручку в конце дня, как происходит передача выручки
Проследи, пожалуйста, чтобы зав. аптекой регулярно высылала:
– на каждый день – остаток на начало дня, приход / расход, остаток на конец дня, кол-во выручки (все это по наименованиям и по сумме). Также проконтролируй, как это все ведется (чтобы зав. аптекой делала это быстро и без напряжения, чтобы вся эта отчетность не занимала чересчур много времени). Когда мы сделаем программу, это будет совсем просто. Естественно, все отчеты должны друг с другом сходиться чтобы можно было проследить за длительный период весь товарооборот.
Еще один момент. Я поручал Юле (еще вместе с Аней) сделать отчет по сделкам с начала года, они расписывались в приказе, но я не заметил что кто-то что-то сделал. Чтобы к Новому Году сотрудники офиса получили премии, работу надо сделать в этом году, и желательно до конца ноября. Сделать надо следующее: 1. Таблицу «Движение по счетам Совинкома», схема есть, только надо объединить там все счета, например:
Таблица уже ведется, надо только узнать, что сделано, чтобы не делать двойную работу.
2. Учет сделок, что надо делать, у Юли есть.
Также, высылай мне, пожалуйста, взаиморасчеты по всем контрагентам по пятницам. Кстати, у нас бывает левый приход, как он учитывается?
kisses,
Андрей Разгон
From: [email protected]
To:
Subject: Ирине Кондуковой
Ира, привет!
Давай договоримся относительно исполнительности сотрудников, работающих у нас на фирме. Доведи до сведения остальных как приказ директора, и ссылайся на меня, при выполнении следующего:
Отдавая приказ, поручение, задание, пиши кратко на бумаге, что нужно сделать, далее один экземпляр с подписью сотрудника оставляй у себя (и сохраняй в папке «текущие задания»), другой оставляй сотруднику. При выполнении задания твой листок перемещается в папку «выполненные задания». У кого накопится много невыполненных заданий, будут проблемы при выплате зарплаты. У меня твердое намерение в этом месяце сократить издержки, поэтому максимально набирай фактический материал для штрафования. Если что-то не клеится с доводами при объяснении поручений, ссылайся на меня / рекомендуй обратиться ко мне.
Для сведения: в свое время кардиоцентр, Казань, Ставрополь, ж-д больницу, МНТК, + несколько мелких клиентов обслуживали 4 человека (включая меня и бухгалтера). Ты их всех знаешь – это Юля Чуприна, Афанасий Тишин, Лена Николова, и я. Фирма была стабильно в плюсах. Так вот в этом месяце я намерен выйти на такую же рентабельность, как в старые добрые времена, любыми способами.
Напомни Марине про план на ноябрь, не только в цифрах, нужны разъяснения как она будет действовать как супервайзер, чтобы достичь этого результата.
kisses
Андрей Разгон.
From: [email protected]
To:
Subject: Ирине Кондуковой
Ира, привет!
Я изучил информацию по должникам, которую мне прислала Лена Гусева. У меня такие вопросы:
– по ее данным ДМЦ нам должен 254183,21 руб, по твоим – 203142,85 (?)
– РКБ и РКБ 4 – расхождения в копейках между тобой и Гусевой (ну это мелочи)
– По Медтехфарму расхождения существенные – 9295 руб.
– Роддом 2 (Казань) – долг 3016 – это реальный долг или туфта?
– Что за долги у клиентов Фарм Маркет, Медиал Плюс, Ильва? Это кто такие?
– Реально ли должен нам Полимедфарм 60405 руб.?
– Как идет борьба со злостными должниками? Разошли всем письма, а с понедельника будем всех душить через арбитраж, особенно Элисту, все равно с клиентами через Совинком мы работать не будем.
– Что с ДМЦ? Я звонил вообще Ольге Александровне на прошлой неделе, а что она говорит сейчас? Зашли к ней Оксану, пускай она ее придушит.
Как вообще происходит процесс подсчета долгов клиентов? Я так полагаю, вычесть из одного числа другое – арифметика для первоклассника, почему же у нас такой бардак?
kisses,
Андрей Разгон.