Как правило, в договорах предусматриваются различные штрафные санкции на случай, если дебитор не будет соблюдать условия погашения долга. В итоге в какой-то момент задолженность может состоять не только из основных платежей, но и из дополнительных штрафных санкций.

 

Штраф

Под штрафом обычно подразумевается сумма, единовременно выплачиваемая за нарушение условий договора. Она может быть как фиксированной, так и исчисляться в виде процентов от суммы оплаты.

Например, в договоре может быть указано следующее условие: «В случае невнесения очередного платежа в указанный в договоре срок должник обязан в течение пяти дней с даты, когда платеж должен был быть внесен, выплатить штраф в размере 3 тысяч рублей».

Таким образом, если на 20 июня дебитор должен был выплатить очередной платеж в размере 50 тысяч рублей, то на 26 июня проблемная задолженность будет составлять уже 53 тысячи: 50 тысяч – не выплаченная вовремя сумма, 3 тысячи – штраф.

Смысл штрафа довольно прост: если дебитор не произвел выплату в срок, кредитору необходимо принимать определенные меры – готовить документы на пролонгацию кредита или изменение условий, привлекать для выполнения этой задачи дополнительных сотрудников и т. д. Естественно, поскольку данные проблемы возникли по вине должника, то он их и должен оплачивать. Предполагается, что штраф как раз покроет данные расходы.

 

Неустойка

Неустойка – это также единовременно выплачиваемая сумма, которая, однако, имеет гораздо больший размер (как правило, составляет десятки процентов от стоимости контракта).

Выплата неустойки происходит в случае, если одна из сторон досрочно по своей инициативе разрывает договор.

Допустим, заемщик получил кредит в размере 500 тысяч рублей сроком на десять месяцев с ежемесячной выплатой 50 тысяч рублей, с уплатой определенных процентов за реально используемые средства и с неустойкой 15 % от оставшейся суммы долга при досрочном погашении кредита. Заемщик через шесть месяцев готов полностью погасить кредит.

В этом случае он должен выплатить:

1) 200 тысяч рублей – оставшуюся сумму основного долга;

Процентов нет, поскольку они выплачиваются только за реально используемые средства, а за оставшиеся четыре месяца их платить не нужно;

2) 30 тысяч рублей – неустойку в размере 15 % от оставшейся суммы долга (200 тысяч).

Какой смысл неустойки? Когда договор заключен, все будущие платежи уже, как правило, включены в бюджет. Компания знает, когда, куда и в каких размерах она будет направлять полученные средства. Теперь представим себе, что дебитор решил снять с себя непосильную ношу кредита одним махом и возвращает всю сумму долга сразу. Что делать с поступившими деньгами?

Необходимо срочно придумывать варианты их эффективного размещения, переделывать планы, бюджеты и т. д. Естественно, это колоссальная работа, которую в виде неустойки и должна оплатить сторона, нарушившая договор.

В нашей стране подобный подход нередко выглядит нонсенсом: как это так, досрочно деньги вернули, а за это еще и штрафовать! (Хотя банки, к слову, часто используют подобную процедуру при кредитовании населения.) Более того, у нас принято считать, что неустойку выплачивают только тогда, когда кто-то виноват – не вовремя что-то поставил, чего-то не обеспечил и т. д.

Однако во всем мире срыв планов считается грубым нарушением. Привез больше оговоренного или совершил поставку раньше времени – плати неустойку. Ведь при подготовке к выдаче кредита была проведена серьезная работа – подготовлены документы, уточнены все финансовые, бухгалтерские, инвестиционные вопросы, продумана логистика и т. д. За нарушение планов надо платить.

 

Пеня

Пеня представляет собой штрафную санкцию в виде процентов (как правило, от невыплаченной вовремя суммы долга).

Смысл этой санкции достаточно прост: если дебитор не совершил очередной платеж вовремя, а эти деньги компании-кредитору нужны, ей необходимо где-то их занимать самой. Естественно, просто так никто деньги не даст, а только под проценты. А поскольку заем оформить необходимо срочно, проценты будут достаточно высоки. Предполагается, что пеня покрывает эти расходы.

Обычно пеня прописывается в виде определенного процента (например, 0,1 %) от суммы невыплаченного платежа за каждый день просрочки. Необходимость ежедневного внесения пени стимулирует клиента как можно скорее выплатить очередной платеж и одновременно является показателем, «жив» ли клиент.

 

Работа по увеличению задолженности

В случае, когда компания осуществляет кредитование небольшими суммами, одним из основных шагов, способных существенно повлиять на рост объема продаж, становится стандартизация процесса выдачи кредита.

Если вы работаете с небольшим количеством клиентов-дебиторов либо с крупными суммами кредита, то тщательная проверка каждого из них необходима. Однако при работе с множеством мелких клиентов имеет смысл выработать систему критериев, на основании которых будет построена стандартная процедура выдачи кредита.

Пример 1. Правила выдачи кредита для физических лиц в сумме до 30 тысяч рублей.

1. Наличие паспорта с регистрацией в регионе, в котором оформляется кредит.

2. Возраст не менее 21 года.

3. Справка о доходах с постоянного места работы, стаж на котором составляет не менее трех месяцев.

4. Отсутствие просроченной задолженности по кредитам.

В случае выполнения всех условий кредит выдается сразу, без каких-либо дополнительных проверок. Ключевая задача компании при увеличении объема продаж – по максимуму упростить и ускорить процедуру выдачи кредита, в идеале сделать ее мгновенной и автоматической.

Если вопрос увеличения продаж для вас актуален, рекомендуем подписаться на бесплатный курс «9 работающих способов увеличить продажи в малом бизнесе» ( http://ultrasales.ru/free-mat/freecourse/ ).

Как правило, анализ кредитной истории, оценка платежеспособности и прочие сложные процедуры проверки оказываются настолько дорогостоящими для компании, что являются абсолютно нерентабельными при небольших суммах кредита. Выдача небольших кредитов (например, потребительских кредитов физическим лицам) – задача достаточно простая, соответственно, и правила выдачи должны быть несложными.

Если речь идет о кредитовании бизнеса, имеет смысл максимально упростить эту процедуру.

Пример 2. Правила выдачи товарного кредита (мужская и женская одежда) для владельцев розничных точек.

1. Клиент, совершающий покупку впервые, может приобрести в кредит товара на сумму не более 50 тысяч рублей.

2. Владелец бизнеса либо управляющий лично подписывает договор займа денежных средств (для которого необходимо выполнение пунктов 1-4 из примера 1).

3. После трех первых сделок (при условии отсутствия просрочек в погашении задолженности) клиент вправе получить следующий кредит на сумму в размере до 100 тысяч рублей.

4. Если суммарный объем кредитования превышает 300 тысяч рублей, то обязательным условием выдачи кредита становится наличие поручителя – физического лица (для которого необходимо выполнение пунктов 1-4 из примера 1).

Если анализ задолженности показывает, что проблемная задолженность превышает допустимый уровень, необходимо вводить дополнительные ужесточающие меры в работе с недобросовестными заемщиками. Но не стоит забывать, что данные процедуры должны быть максимально просты и рентабельны для компании.

Для стимулирования постоянных клиентов имеет смысл использовать льготные условия и бонусы.

Пример 3. Правила выдачи товарного кредита (мужская и женская одежда) для постоянных клиентов.

1. Если клиент за девять месяцев сотрудничества ни разу не просрочил выплату в погашении долга, а суммарный товарооборот за период превышает 500 тысяч рублей, клиент вправе получить товарный кредит по специальной цене (или по специальной ставке, или в увеличенном объеме).

По большому счету работа по увеличению дебиторской задолженности является одним из важнейших направлений маркетинговой деятельности компании.

Приведем ключевые моменты успешной работы по ее увеличению.

2. Работа по увеличению дебиторской задолженности должна быть выделена в отдельное направление деятельности компании – как правило, этим занимается подразделение отдела продаж или отдела маркетинга (при небольших объемах – какой-то конкретный человек).

3. Систему кредитования необходимо строить по лестничному принципу. Каждая последующая ступенька сулит клиенту-дебитору все более выгодные и привлекательные условия (лучшие цены, более выгодные ставки, возможность закупать большие объемы и т. д.). Однако для ее достижения он должен приложить определенные конкретные усилия – не иметь просроченной задолженности, совершить определенный объем покупок и т. д.

4. Все клиенты должны иметь представление о данной лестнице, чтобы они заранее видели свой путь (в идеале – на много лет вперед) в качестве ваших постоянных клиентов, понимали, какие льготы и бонусы и на каких условиях они будут получать в процессе. Это серьезный стимул для создания прочного сотрудничества.

 

Работа по уменьшению дебиторской задолженности

Если работа по увеличению задолженности подразумевает активное взаимодействие с клиентами и налаживание с ними как можно более тесных взаимоотношений, то работа по предотвращению возникновения безнадежной задолженности основывается на полнейшем недоверии к клиентам.

Каждого клиента мы считаем потенциальным неплательщиком, который способен доставить массу проблем. Соответственно, на данном этапе работ ключевую роль играют процедуры проверки и контроля всех контрагентов-дебиторов.

 

Мероприятия, применяемые при работе с физическими лицами и небольшими суммами

Если кредитование клиентов производится небольшими суммами, то введение дополнительных сложных процедур проверки в большинстве случаев оказывается нерентабельным.

Однако существует способ, позволяющий снизить проблемы с дебиторской задолженностью, не прибегая к усложнению самого процесса. Способ таков: снижение доли недобросовестных заемщиков среди дебиторов компании.

Для того чтобы реализовать его на практике, необходимо регулярно проводить анализ правил предоставления кредитов и их корреляцию с успешными возвратами.

Например, известный способ, используемый банками: с определенной «случайной» периодичностью и без предварительного объявления банк изменяет список документов, необходимых для получения кредита (паспорт, свидетельство ИНН/паспорт, водительское удостоверение/паспорт, пенсионное свидетельство и т. д.). И данный подход действительно приводит к снижению уровня «некачественных» долгов.

Связано это прежде всего с тем, что со временем мошенники находят способы получения кредита по определенному списку документов. Когда же данный список меняется, необходимо перестраивать схему. Что приводит к некоторому (хотя и временному) уменьшению процента мошенничеств.

Также можно ввести небольшую плату за рассмотрение заявки на кредит.

 

Как персонал компании может негативно влиять на дебиторскую задолженность

Возможно, вас удивит эта цифра, но в среднем более чем в 30 % случаев ответственность за проблемы, связанные с невозвратом кредитов, лежит на плечах сотрудников компании-кредитора.

Либо сотрудники сами находят способы заработать, пользуясь служебным положением, либо вступают в сговор с мошенниками, либо просто проявляют халатность и невнимательность, выдавая кредит тем, кому его не следует выдавать.

Приведем в качестве примера результаты проверки работы инспекторов по потребительским кредитам в одном банке. Проверка проводилась среди сотрудников, проработавших на данной должности не менее двух лет.

1. С течением времени качество (доля просроченной и безнадежной) задолженности у каждого инспектора ухудшается.

2. Уровень просроченной задолженности среди инспекторов различался очень сильно – от 3 % до 21 %.

Все инспекторы с уровнем просроченной задолженности выше среднего были подвергнуты специальной дополнительной проверке. В нескольких случаях даже удалось определить примерное время начала нечистоплотной деятельности, когда уровень просроченной задолженности начал резко и необъяснимо расти на фоне стабильных результатов остальных сотрудников.

По результатам проверки несколько инспекторов получили строгие выговоры за халатное отношение к обязанностям, трое были уволены «из-за утраты доверия», а против одного и вовсе было возбуждено уголовное дело по факту мошенничества.

Естественно, с тех пор инспекция сотрудников кредитного отдела стала регулярной процедурой. Причем старались ее проводить перед пиками активности клиентов (праздники, каникулы и т. д.).

Практика показывает, что предотвратить проблему гораздо дешевле, чем исправлять ошибки. Поэтому работа на подготовительном этапе очень важна. Однако постоянные проверки также являются достаточно дорогостоящей процедурой.

Одним из вариантов решения проблемы становится автоматизация процедур выдачи кредита: сотрудник компании вносит в программу данные клиента, а далее решение о выдаче кредита выносится автоматически по определенным заданным алгоритмам. Данный способ, к сожалению, имеет свои недостатки. Некоторые «качественные» заемщики будут отфильтрованы программой. Но при массовом потоке клиентов подобный подход, как правило, имеет смысл.

 

Схемы мотивации персонала, помогающие снизить уровень проблемной задолженности

Как правило, менеджеры по продажам помимо оклада получают определенный процент. Несколько доработав эту схему, можно мотивировать сотрудников играть на вашей стороне в борьбе с недобросовестными дебиторами.

Делается это следующим образом. Заработок менеджеров по продажам складывается из нескольких компонентов, например:

1) 3 % от предоплаты за полученный товар;

2) 2 % от каждого пришедшего вовремя платежа по кредиту;

3) 1 % от каждого платежа, пришедшего с опозданием до десяти дней;

4) При задержке оплаты более десяти дней на менеджера накладывается штраф в размере 0,1 % от сумм платежей за каждый день просрочки, но в сумме не более 3 %.

Такой подход наилучшим образом мотивирует ваших менеджеров:

1. Сопровождать сделку вплоть до получения последнего платежа, давить и выбивать задолженность самостоятельно из недобросовестных должников (поскольку их личный доход напрямую зависит от возврата дебиторской задолженности клиентами).

2. Продавать как можно больше по предоплате (поскольку с такой продажи они получают максимальные комиссионные).

3. Доводить сделку до конца, а не пытаться компенсировать неудачи новыми продажами (поскольку за все неудачи их штрафуют).

Я (Николай) однажды случайно услышал диалог менеджера, отвечающего за работу с дебиторами, с клиентом. Его речь была примерно следующей:

«Слушай, ты понимаешь, что, если вы через три дня не осуществите нам очередной платеж, мне премию не выплатят, и мне кормить детей будет нечем... А еще у меня жена беременная... Сходи, договорись как-нибудь со своим генеральным, чтобы выплатили вовремя, иначе мне совсем будет грустно и печально... Я тут с голоду умру...».

Серьезно, примерно так все и было.

Если ваши сотрудники заинтересованы в возврате задолженности, они будут вам в этом помогать. Используйте это!

Данная схема имеет и еще один плюс – она позволяет автоматически выстроить оплату работы менеджера во время испытательного срока. В первый месяц он получает только 3 % от предоплаты за новые заказы, во второй – 3 % от новых заказов и 2 % от платежей за старые и т. д. Таким образом, через три-четыре месяца в случае добросовестной работы менеджер автоматически выходит на нормальный уровень оплаты.

 

Прежде чем переходить к обсуждению особенностей работы с юридическими лицами, обсудим несколько групп клиентов, с которыми возникают проблемы.

 

Какие компании не возвращают деньги в срок и почему?

Первая группа – мошенники, которые и не планируют возвращать кредит. Как правило, это никому не известные компании, недавно появившиеся на рынке. Зачастую они делают так: первые несколько поставок оплачивают в полном объеме и в срок, затем им, как «ответственным» дебиторам, позволяют увеличить объем закупаемого в кредит товара, и три-четыре партии они просто присваивают, не оплачивая полученный товар. После чего компания (или ее владельцы) исчезает.

Вернуть деньги в подобном случае практически нереально. В борьбе с подобными группами клиентов помогают превентивные проверочные меры. О них мы поговорим чуть позже.

К данной группе относится в среднем около 10 % проблемных клиентов.

Вторая группа – «динамщики» – компании, которые пытаются извлечь дополнительную прибыль за счет использования кредита. Фактически они восполняют нехватку оборотных средств за счет поставщиков – берут товар у одного поставщика, затем у следующего и т. д. Когда круг замыкается, они платят первому поставщику и начинают все заново.

Данная группа клиентов является достаточно многочисленной (обычно около 30 %), и пренебрегать ею не стоит. В принципе, если прибыль от работы с такими клиентами оказывается удовлетворительной, сотрудничество можно продолжать. Опасность кроется в том, что в один прекрасный момент у такого дебитора может не хватить средств для выплаты долга, и взыскать с него что-либо окажется практически невозможно. Поэтому компания должна четко определить свою политику в работе с подобными клиентами.

Третья группа – компании, имеющие периодические «кассовые разрывы». Как правило, подобные разрывы возникают в сезон роста спроса на продукцию данных компаний.

В результате резко возрастает объем выпускаемой продукции, но собственных средств для покрытия разрыва между платежами заказчиков и по собственным обязательствам не хватает.

В данном случае надо учитывать, что подобные разрывы будут возникать регулярно, и необходимо определиться с собственной кредитной политикой. Фактически есть три варианта действий:

1. Назначить дополнительные проценты за просрочку платежа (снижаем собственные проблемы, увеличиваем их у клиента, возрастает риск перехода клиента к конкурентам).

2. Смириться с возникающими задержками выплат (сохраняем объемы поставок, несем финансовые потери от задержки платежей, клиент «расслабляется» и может начать оттягивать платежи регулярно).

3. Не отгружать товар (исключаем потери, дисциплинируем клиентов, при этом увеличиваем нереализованные запасы на складах и также рискуем потерять клиентов).

Четвертая группа – ответственные клиенты, которые по «техническим» причинам не могут осуществить выплату в указанный срок. Например, платежи проводятся на предприятии только по вторникам. То есть, если срок оплаты пришелся на среду, то произойдет задержка практически на неделю. Проще всего данная проблема решается корректировкой условий договора.

Пятая группа – компании, которые могут заплатить вовремя, но проверяют кредитора на прочность. А вдруг даст слабину? И к сожалению, если ее дать и посмотреть сквозь пальцы на подобное нарушение, оно будет повторяться снова и снова.

Единственное решение данной проблемы – четкое следование правилам выработанной кредитной политики.

 

Если мы отходим от микрокредитования, характерного для работы с физическими лицами, в сторону более крупных сделок с другими компаниями, то тщательные проверочные процедуры становятся необходимыми. Разумеется, мы по умолчанию подозреваем всех до тех пор, пока проверка не покажет, что клиентам можно доверять.

При работе с компаниями в первую очередь необходимо уделять внимание людям, которые их представляют.

Итак, какую информацию и документацию следует получить от потенциального клиента, прежде чем предоставлять ему товарный кредит.

 

Сведения о компании

1. Копии учредительных документов, желательно – заверенных нотариально. Отказ предоставить документы сразу вызывает подозрения – если уже на предварительном этапе возникают подобные проблемы, вряд ли стоит иметь дело с подобным клиентом. Впрочем, при необходимости можно в течение пяти дней совершенно официально получить копии данных документов в налоговой инспекции, в которой находится на учете контрагент. Реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) и индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) является общедоступным и открытым (п. 1 ст. 51 ГК и п. 1 ст. 6 «Закона о государственной регистрации»). Данные документы позволяют понять, что вы имеете дело действительно с этой организацией, с указанными учредителями, гендиректором и т. д.

2. Лицензии (в случае если деятельность подвергается лицензированию).

3. Разрешение от учредителей на совершение крупной сделки (в случае если объем контракта составляет более 25 % от стоимости имущества компании за последний отчетный период). Это стоит делать, если сделка является крупной. В российской судебной практике имеют место случаи признания судом договора недействительным именно вследствие отсутствия подобного разрешения – когда гендиректор единолично принимал решение о сделке.

 

Сведения о представителе компании

1. Паспорт.

2. Полномочие лица на подписания договора – решение учредителей об избрании гендиректора в случае подписания им договора.

3. Доверенность (необходимо убедиться, что подписание договора не выходит за рамки полномочий доверенности).

4. По возможности знакомство с деловой репутацией и историей человека, представляющего компанию. Запрос рекомендаций, поручительств и т. д.

5. Сбор максимально возможной информации о самом человеке – семейное положение, наличие имущества, нарушений, судимостей, сведения об участии в качестве учредителя в других бизнесах и т. д.

6. По итогам собранных данных стоит провести личное собеседование лица, представляющего компанию, с ответственными сотрудниками (как правило, службы безопасности) с целью получения ответов на все возникшие вопросы.

 

Оценка экономического эффекта сделки

Если сделка достаточно серьезная, необходимо провести тщательную оценку ее экономического эффекта с точки зрения налоговых рисков, транспортных расходов, валютного регулирования и т. д.

К примеру, нередки случаи, когда в результате сделки одна из сторон оказывается вынужденной заплатить дополнительно какой-то налог, о котором она и не подозревала. Или стороны забыли в договоре учесть расходы на логистику, и теперь неясно, кто их оплачивает.

Процедуры проверки могут на первый взгляд показаться излишней бюрократией. Однако это необходимые меры, поскольку нередки случаи, когда отсутствие бдительности приводит к печальным последствиям. К примеру, подписание договора лицом, реально не имеющим на то права, – по закону сделка считается заключенной от имени и в интересах данного лица. Таким образом, вся ответственность с компании-дебитора снимается и переносится на конкретного человека, от которого, естественно, добиться выплаты долгов будет крайне сложно.

Нередки случаи, когда мошенники создают компанию специально для того, чтобы набрать кредитов, а затем скрыться.

Лучше перестраховаться.

 

Когда мы переходим от подготовительного этапа к работе с уже существующей задолженностью, на первый план выходит тщательный учет всех типов задолженности. Естественно, ключевую роль уже начинает играть работа по уменьшению задолженности, а также разработка связанных с этим бизнес-процессов и регламентов.

 

Основной инструмент контроля и управления дебиторской задолженностью

«Реестр старения счетов дебиторов» является основным документом, позволяющим отслеживать большинство ключевых параметров работы компании со своими дебиторами. Данный документ не имеет строгой регламентированной законом формы, и его вид устанавливается решением руководства компании исходя из конкретных нужд. Мы рассмотрим наиболее удобную и универсальную форму.

Для примера возьмем небольшое предприятие ООО «Одежда для жизни», которое занимается оптовой торговлей верхней одеждой.

Компания предоставляет возможность своим клиентам приобретать товара с предоплатой не менее 30 % и рассрочкой выплаты оставшейся части суммы в течение 3 месяцев.

Клиенты компании делятся на две группы – новые (Н) и постоянные (П). Для постоянных клиентов определены персональные условия кредитования, в частности объемы товара, отгружаемого в кредит, плюс постоянные клиенты имеют возможность одновременно открывать несколько сделок.

Для новых клиентов установлен лимит суммы кредитования, в три раза превышающий размер сделанной предоплаты, но не более 300 тысяч рублей. Кроме того, новые клиенты не могут иметь более одной неоплаченной до конца сделки.

Наиболее оптимальная форма реестра старения счетов дебиторов в данном случае выглядит как в табл. 2.

Каждому из дебиторов соответствуют две строки – плановые и фактические показатели. В данном отчете отображены только наиболее крупные клиенты, на которых приходится около 80 % всей дебиторки, остальные отображены в графе «прочие».

Таблица 2. Реестр старения счетов дебиторов ООО «Одежда для жизни», тыс.

Такая сокращенная форма документа наиболее целесообразна для анализа на ежемесячных совещаниях руководства; для повседневной деятельности в подразделении, занимающемся работой с дебиторами, должен использоваться полный отчет с подробными данными по каждому клиенту.

Предельный объем кредитования зависит от типа клиента, об этом мы говорили ранее.

В столбцах «Срок дебиторской задолженности» отображены суммы задолженностей, возникших за разные периоды.

В последних двух строках видны суммарное значение задолженности дебитора и ее доля в общем объеме дебиторской задолженности компании.

Для начала давайте рассмотрим работу компании с каждым из пяти крупнейших клиентов.

 

ООО «Магазин одежды»

Является одним крупнейшим и постоянным клиентом компании с индивидуальными условиями кредитования (максимальный лимит увеличен до 500 тысяч рублей). Компания не имеет трехмесячной задолженности и досрочно погашает двухмесячную. Проблем с ней, казалось бы, никаких нет.

Более того, ООО «Магазин одежды» на сегодня имеет плановую задолженность лишь 380 тысяч из 500 тысяч ей предоставленных. С учетом стабильности и ответственности данного клиента можно было бы отпустить ему товара еще как минимум на 120 тысяч в кредит.

Однако есть проблема: текущая задолженность данного клиента составляет чуть менее 30 % от общего объема дебиторки ООО «Одежда для жизни». То есть стабильность бизнеса в очень большой степени зависит от одного данного клиента. Даже в малом бизнесе предел доли дебиторской задолженности не должен превышать 15 %. Поэтому стоит задуматься о более активной работе с другими клиентами. Иначе в случае возникновения проблем с данным клиентом и задержки платежей от него собственные финансовые трудности могут поставить бизнес на колени.

 

ООО «Мужские пальто»

Классический «средний» клиент, характерная особенность – некоторая степень «раздолбайства», не доходящая, впрочем, до уровня откровенной наглости.

Кредитный лимит использован практически полностью, плюс висит небольшая просроченная задолженность. Необходимо принять жесткую кредитную политику в отношении работы с данным клиентом, например, перестать отгружать товар в случае наличия просроченной задолженности. В противном случае разгильдяйство и практика несвоевременных оплат начнут усугубляться.

 

ООО «Оденем всех»

Новый клиент, который воспользовался максимальным доступным лимитом кредитования для новых клиентов и досрочно полностью погасил всю задолженность.

Насторожить руководство компании должен тот факт, что компания в течение уже нескольких месяцев не осуществляет новых заказов. С этой ситуацией необходимо срочно разбираться. Возможно, дополнительные меры помогут вернуть в строй перспективного клиента. Кроме того, не исключено, что его переманили конкуренты, в таком случае стоит выяснить, каким образом это произошло – какое более выгодное предложение сделали вашему клиенту конкуренты. Или, может быть, клиент недоволен качеством вашей продукции?

 

ООО «Зимняя одежда»

А вот с этим клиентом ситуация совсем запущенная – кредитный лимит не только исчерпан, но и существенно превышен. Встает вопрос: каким образом данному клиенту выдали очередной кредит, когда на нем уже давно висит неоплаченный долг, плюс превышены все допустимые нормы? Необходимо срочно провести проверку по данному факту, особенно тщательно следует проверить менеджеров, выдавших кредит. Не исключена возможность мошенничества или сговора с руководством компании-клиента.

Видно, что в компании плохая финансовая ситуация и она пытается решить свои проблемы за счет кредитора. Следует срочно принимать меры.

 

ИП Главторговцев, план

Новый и, видимо, перспективный клиент. Первая небольшая сделка, однако погашение задолженности идет досрочно. Вполне возможно, стоит принять дополнительные меры по стимулированию более активных закупок со стороны данного клиента. Например, как минимум кому-либо из руководства предприятия позвонить ему и поблагодарить за досрочную оплату, поинтересоваться, что еще нужно клиенту (подробнее тему стимулирования дополнительных покупок со стороны клиентов мы раскрывали в нашей книге «1С:Продажи»).

 

Прочие

С остальными клиентами также отнюдь не все в порядке. Прежде всего, должно насторожить превышение даже плановых (а тем более и фактических) размеров платежей за второй месяц по отношению к первому. В идеале в схеме с погашением кредита тремя траншами распределение сумм задолженностей должно быть примерно следующим:

50 %-30 %-20 %. Если же сейчас наблюдается серьезное отклонение, это значит, что продажи в предыдущем месяце превысили текущие.

Если это не связано с естественным сезонным спадом активности, то необходимо срочно принимать меры по увеличению продаж и привлечению новых клиентов на предприятие (подробнее об этом вы можете узнать из книг «Бизнес без правил» и «Выжми из бизнеса все! 200 способов повысить продажи и прибыль»).

 

Итого

Итоговые результаты также внушают серьезные опасения. 26 % фактической задолженности приходится на одного крупного клиента. Еще 25 % «висят» на клиенте, который испытывает серьезные финансовые проблемы. То есть

51 % задолженности контролируют всего две компании-дебитора, одна из которых находится в тяжелом состоянии.

Вывод: руководство предприятия проводит крайне рискованную политику управления дебиторской задолженностью. Необходимо срочно начать «выбивать» деньги из ООО «Зимняя одежда», а также снижать зависимость от ООО «Магазин одежды» за счет более активных продаж другим клиентам, а также привлечения новых.

На превышение фактической задолженности плановой на 3 % можно было бы закрыть глаза, если бы не проблемы, описанные в предыдущих абзацах. В данной ситуации это еще один повод насторожиться.

В целом подобный отчет необходимо как минимум раз в месяц анализировать руководству предприятия, а также еженедельно прорабатывать в отделе, занимающемся работой с дебиторами. После накопления определенной статистики, хотя бы за полгода работы, анализ тенденций работы с дебиторкой может дать руководству компании очень много пищи для размышлений касательно как непосредственно работы с дебиторами, так и маркетинговой политики, работы с персоналом, контроля качества продукции и т. д.

 

Теперь поговорим о конкретных мероприятиях, которые позволяют значительно увеличить процент возвратов дебиторской задолженности. Большая часть действий предпринимается тогда, когда задолженность превращается в просроченную. Однако первый и очень важный шаг должен быть сделан гораздо раньше. Об этом мы и расскажем в данной главе.

 

Напоминающий звонок

Первое, что необходимо сделать, – за два-три дня до момента наступления срока возврата задолженности, когда со стороны дебитора еще нет никаких нарушений, позвонить и напомнить о том, что близится время платить по счетам.

«Здравствуйте, на всякий случай хотим вам напомнить, что послезавтра наступает срок возврата задолженности, которая составляет...»

Затем добавляются стандартные «ублажающие» клиента фразы – что он ваш лучший клиент, что вы обожаете с ним работать, что вам очень хочется и дальше продолжать взаимовыгодное сотрудничество, что вы можете предложить ему скидки и бонусы и т. д. На этом этапе следует говорить клиенту только хорошее, поскольку, повторимся, он еще ничего не нарушил. В конце не забываем еще раз напомнить, что через два дня наступает срок возврата долга.

Как вы думаете, почему звонить надо чуть раньше срока возврата задолженности, а не тогда, когда начинается просрочка?

Представьте себе, что вы звоните, как только закончился крайний срок возврата платежа – на следующий день или через день. Вы говорите клиенту, что срок выплаты уже прошел. Как вы считаете, какой самый распространенный ответ на подобные заявления? Правильно: «Ой, мы забыли, завтра-послезавтра все обязательно оплатим».

Когда вы звоните и напоминаете клиенту о наступлении срока выплаты заранее, вы таким образом отсекаете возможность использовать железобетонную отмазку – «мы забыли». После получения заблаговременного напоминания говорить о забывчивости достаточно глупо. И, конечно, так вы даете понять, что контролируете процесс.

Внедрение практики напоминаний позволит вам уменьшить размер проблемной дебиторской задолженности на 20-30 %.

Можно использовать и дополнительные хитрые ходы – говорить клиенту, что вы хотите добавить его в число своих VIP-клиентов, поскольку он всегда (в отличие от других компаний) оплачивает счета в срок. Или же предложить скидку за выполнение обязательств – это тоже неплохой ход. Придумать конкретные фразы, которые будут использовать ваши менеджеры, можете сами. ©

 

Категорический звонок неплательщику

Если напоминающий звонок не принес результата и деньги дебитор в срок не вернул, переходим к следующему действию – категорическому звонку неплательщику. Он совершается на следующий день после просрочки платежа (не через неделю и не тогда, когда у вашего менеджера будет настроение, и даже не через два-три дня, а именно на следующий рабочий день).

Разговор следует вести примерно так:

«Вчера у вас был крайний срок платежа. Возможно, деньги на наш счет еще не дошли. Не могли бы вы выслать нам платежку по факсу или отсканированную копию по электронной почте, чтобы мы удостоверились, что все в порядке?»

Во-первых, вы вновь показываете, что держите руку на пульсе событий и не пускаете дело на самотек. Во-вторых, вы даете клиенту возможность довольно аккуратно вывернуться из ситуации – он может сказать: «Ну да, мы действительно что-то потеряли...».

Определенная часть клиентов после этого звонка оплатит задолженность.

Если и данный шаг не помог, то существует два варианта дальнейших действий.

1. Если не оплачивает счет постоянный клиент, следует поговорить с ним о будущем сотрудничестве примерно в следующем формате: «Ребята, вы же понимаете, что мы работаем с вами давно и завтра вы к нам снова придете за товаром, а мы не сможем вам его дать, потому что вы нам не заплатили. Вам же самим будет плохо...»

2. Если это разовый клиент, будьте максимально жестки: «Либо вы срочно оплачиваете долги, либо мы прекращаем с вами работать».

Для определенной доли клиентов это явится серьезным аргументом, и задолженность будет оплачена.

 

Звонок на высоком уровне

Следующий этап, если все предыдущие не принесли результата, – звонок на высоком уровне.

В игру вступают тяжелые фигуры – заместители директоров, финансовый директор или сам генеральный.

Нередки случаи, когда ваш сотрудник звонит сотруднику компании-должника и говорит: «Верните деньги». Тот идет к своему финансовому или генеральному директору и получает ответ: «Нет, платить не будем, так и отвечай».

И сколько бы ваш сотрудник ни звонил и ни проявлял инициативы, вы ничего не добьетесь, потому что на другом конце провода сидит точно такой же сотрудник, который не в силах решить вашу проблему. Необходимо подниматься на уровень выше.

Вам надо стучаться к лицу, принимающему решение. Обычно это либо финансовый, либо генеральный директор. К слову, если мы говорим о крупной компании, то следует не забывать такое правило: генеральный директор должен звонить только в том случае, если он лично знает гендиректора компании клиента. И тогда все проблемы нередко решаются достаточно просто: «Слушай, Серег, тут такая проблема...».

Личные связи очень полезны. Как правило, они гораздо важнее всех этих «мелких» проблем, и с их помощью можно решить многое. Так, скажем, если в компании куча долгов и нет денег рассчитаться со всеми, приоритет, скорее всего, будет отдан в пользу того кредитора, с которым имеются личные связи.

Если гендиректоры не знакомы друг с другом, то звонить должен заместитель, потому что все-таки не царское это дело – опускаться до решения рядовых задач.

Теперь о том, что следует говорить высокопоставленному лицу вашей компании, звонящему не менее высокопоставленному лицу компании должника. «Наезды» сильно уменьшают шансы получить свои деньги. А вот следующий разговор будет иметь гораздо более ощутимый эффект:

«Здравствуйте, Иван Иванович. Мне мой сотрудник докладывает, что ваша компания не заплатила нам в срок. Но я знаю, что у нас с вами долгие дружеские отношения, вы достойная фирма и вряд ли могли так поступить. Я не доверяю своему сотруднику. Если он врет и у нас с вами все в порядке, то я прямо сейчас его увольняю. Могли бы вы уточнить этот вопрос...»

В дело вновь вступают психологические игры. Мы пытаемся вызвать в собеседнике чувство вины (из-за него могут уволить человека!). Это, конечно, не очень-то приятно, и многие люди оказываются не готовы идти на подобное. Разумеется, никого увольнять вы не собираетесь, вам это не надо.

Естественно, вам вряд ли сразу дадут ответ. Скорее всего, последует что-то вроде «Нам надо разобраться что к чему, я сейчас дам задание, и мой сотрудник все выяснит. Завтра мы вам обязательно ответим, и, если вдруг произошла ошибка, мы обязательно все оплатим». Никто на высоком уровне не будет признаваться, что забыл или не успел.

На этом основные методы взыскания дебиторской задолженности собственными силами исчерпываются. Если ни один из них не сработал, остается только продать долг коллекторскому агентству или затеять судебное разбирательство.

 

Признание существования безнадежной задолженности

Как мы уже говорили, под безнадежной задолженностью понимается такая задолженность, которую нецелесообразно взыскивать собственными силами.

Однако в любой компании, серьезно работающей с дебиторской задолженностью, всегда будет внутреннее сопротивление признанию ее безнадежной, поскольку это слово как бы бросает тень на деятельность подразделения, которое занимается взысканием долгов.

Понятие «безнадежная задолженность» необходимо узаконить приказом руководства компании – признать факт ее существования, четко определить условия, при которых долг признается безнадежным, и прописать меры работы с такой задолженностью.

Пример: «...считать безнадежной к взысканию силами предприятия любую дебиторскую задолженность со сроком возникновения более шести месяцев».

 

Когда задолженность превращается в безнадежную?

Для того чтобы это определить, необходимо проанализировать работу с дебиторской задолженностью за последний год и определить срок, после которого работа по взысканию становится нерентабельной.

Например, если статистика показывает, что после трех месяцев просрочки собственными силами либо вообще не удается взыскать никаких сумм, либо они настолько малы, что даже не покрывают затрат на работу сотрудников, занимающихся взысканием, то такую задолженность можно смело объявлять безнадежной.

Работа с дебиторской задолженностью на предприятии ведется примерно следующим образом:

1. В течение срока действия договора клиента ведут менеджеры по продажам.

2. После превращения задолженности в просроченную она передается в специальное подразделение (например, службу безопасности), которая пытается взыскать долг. Однако передается не навсегда, а лишь на определенный срок.

3. После перехода задолженности в разряд безнадежных работа квалифицированных кадров по ее взысканию уже нерентабельна и поэтому прекращается. Задолженность продается.

 

Продажа безнадежной задолженности

После того как задолженность превратилась в безнадежную, самым рациональным способом избавиться от нее является ее продажа.

Да, существуют определенные технологии, позволяющие оказать давление на недобросовестного заемщика

с целью «выбить» из него долг. Конечно, мы не говорим

о найме солнцевской братвы, речь идет о мероприятиях, не выходящих за рамки закона. Например, предоставить информацию о должнике его партнерам и конкурентам. И грамотные юристы способны достаточно неплохо справляться с подобными должниками.

Однако держать в собственной фирме сотрудников, этим занимающихся, как правило, совершенно невыгодно. Можно попробовать сбросить эту неприятную работу, например, на финансовый отдел, но поскольку взыскание дебиторской задолженности является специфической и отнюдь не простой работой, это не особенно эффективно. Гораздо проще обратиться к компаниям, профессионально занимающимся выбиванием долгов, – коллекторским агентствам.

Сумма, которую вы получите, зависит от конкретных условий сделки, длительности просрочки, надежности клиента и т. д. Продать долг вы сможете в среднем за 10-20 % от его стоимости. И это вполне разумная цифра – получить хоть что-то лучше, чем не получить ничего.

Продавая долги оптом или в рассрочку, можно увеличить стоимость сделки.

 

Оценка эффективности методов возврата дебиторской задолженности

Таблица 3. Оценка эффективности методов воздействия на должников

Обобщая статистику, наблюдения и оценки многих специалистов и практиков по возврату долгов, была составлена табл. 3. В ней оценивается эффективность использования наиболее распространенных методов воздействия на должников. Следует отметить, что на эффективность влияет и порядочность контрагентов.

 

Вычисление вероятности образования безнадежной задолженности

Каким образом рассчитать размер будущей задолженности? Для этого необходимо проанализировать данные по задолженности предыдущих периодов.

К примеру, компания реализует свою продукцию в кредит с рассрочкой на три месяца, затем месяц просроченную задолженность пытаются взыскать собственными силами, после чего она считается безнадежной.

Таблица 4. Вероятность образования безнадежной задолженности

Начальный месяц – апрель 2011 года. Чтобы посчитать вероятность задолженности первого месяца превратиться в безнадежную, смотрим, какая сумма от сделок, совершенных в апреле, осталась неоплаченной. Далее считаем ее долю, то есть вероятность превратиться в безнадежную.

В апреле 2011 года общий объем задолженности по заключенным сделкам составил 14 миллионов рублей, а через четыре месяца по данным сделкам еще осталась задолженность в размере 110 тысяч рублей. Значит, вероятность задолженности в апреле превратиться в безнадежную составляет 0,8 %.

Затем берем второй месяц (май 2011), считаем, какая доля задолженности по сделкам этого месяца осталась неоплаченной через четыре месяца. И то же самое по третьей. Точно так же высчитывается вероятность задолженности второго месяца превратиться в безнадежную – к примеру, в конце апреля смотрим задолженность, которая имела срок от одного до двух месяцев, затем высчитываем, какая доля из нее превратилась в безнадежную.

К слову, если в вашем бизнесе регулярно ведется учет всех данных, касающихся работы с дебиторской задолженностью, вы можете проанализировать, насколько хорошо в разные периоды выполняется работа по ее возврату.

А поскольку данная работа на разных этапах выполняется разными подразделениями, можно понять, кто ее делает хорошо, а кто – не очень.

 

Вычисление объема форвардной безнадежной задолженности

После того, как определена вероятность образования безнадежной задолженности на каждом этапе работы, можно оценить объем форвардной безнадежной задолженности.

Для этого сведем вместе данные из реестра счетов дебиторов, о котором мы говорили ранее, и из таблицы вероятности образования безнадежной задолженности.

Таблица 5. Форвардная безнадежная задолженность

Смотря на текущую задолженность каждого срока, умножая ее на соответствующую вероятность превращения в безнадежную, получаем сумму форвардного безнадежного долга. В данном примере 2,7 % всей дебиторской задолженности (36 270 рублей) – это та часть долга, которую взыскать самостоятельно не удастся. По сути, это деньги, которые компания потеряет в будущем. Их необходимо планировать в бюджете в виде расходов, а также отображать в управленческих отчетах для руководства.

 

Создание резервов на покрытие убытков от безнадежной задолженности

Исходя из того, что в каждый момент времени в компании генерируется безнадежная задолженность, которая проявится в будущем, рационально создавать резервы на покрытие этих убытков.

К примеру, если в среднем 2,7 % долгов превратятся в безнадежную задолженность, имеет смысл с каждой сделки отчислять 2,7 % на резервы, покрывающие будущие вероятные убытки. Как вариант – поднять цены, переложив таким образом данные расходы на плечи покупателей. Однако в высококонкурентной среде данный фокус вряд ли пройдет.

Естественно, данные отчисления уменьшают текущую прибыль. Однако если средства будут в будущем потрачены на погашение убытков, прибыль будет совпадать с рассчитанной. Если же ситуация сложится более благоприятно и безнадежная задолженность окажется меньше прогнозируемой, предприятие получит часть прибыли с некоторым опозданием.

По мере возникновения безнадежной задолженности она списывается на убытки, одновременно такая же сумма списывается из фонда на погашение этих убытков. Списанная дебиторская задолженность продается, вырученные средства также направляются в фонд.

Если в фонде в течение долгого времени постоянно присутствует определенная сумма, размер отчислений имеет смысл уменьшить, а часть суммы вернуть в прибыль.

 

Взыскание дебиторской задолженности в судебном порядке

Мы не претендуем на звание знатоков юридической стороны вопроса. Если дело все же дойдет до суда, вам следует обратиться к профессиональным юристам.

Однако сразу предупредим, что очень часто попытка выбить долги ни к чему не приводит: если должник – мошенник, то у него, скорее всего, все налажено; а если это нормальный клиент, который находится на грани банкротства, то взыскивать с него просто нечего.

Запомните одно важное правило: при работе с дебиторской задолженностью гораздо лучше полагаться на четко разработанную и жестко контролируемую систему продаж, чем на мастерство юристов.