Одна из важнейших частей делового этикета – переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка – это общение в миниатюре, овладение ею – это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует:

• увеличению оборота фирмы, предприятия,

• улучшению взаимосвязи различных служб,

• повышению квалификации,

• установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму: оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Оно же предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно:

• что это за компания,

• чем она занимается,

• прочно ли стоит на ногах и т. д.

Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть дела, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы… чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и лучше запоминается, оно поможет завоевать будущего клиента.

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как

• конверт,

• бланк фирмы,

• содержание письма.

Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента – это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески – это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

 

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят письма на шесть видов:

1) торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

2) ответные письма с благодарностью;

3) поздравления;

4) извинения;

5) требования и запросы;

6) соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делят на две категории:

формальные,

 неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

благодарности и поздравления;

напоминания, просьбы о проведении мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как

добросердечный,

умелый,

отзывчивый,

изумительный,

прекрасный и т. п.,

сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние и показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

• Что нужно потенциальному клиенту?

• Каковы его основные заботы?

• Какие сомнения его тревожат?

• Каковы его финансовые соображения?

• Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

• Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, необходимо предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть, как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же вы привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Заключительная фраза письма должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию. Обычно каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из шести элементов:

1) дата – число, месяц, год;

2) внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение – вежливое приветствие;

4) текст письма – изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»;

6) подпись.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке справа.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием должности.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала, и первое предложение начинается с небольшим отступом от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо; можно также пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, причем оставляется место для подписи.

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38–96 и ISO.

Письма-поздравления. Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный вид делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью, юбилеем. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Обычно стиль письма-поздравления носит менее официальный характер, чем другие письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести теплоту и искренность. Приведем некоторые примеры подобных писем.

Письма-приглашения. Эти письма могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим три примера: приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

Письма-приветствия. Существует раздел служебных писем, цель которых – приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1 – образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую, по мнению автора письма, его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2 – не очень удачное, так как в рекомендательном письме должно подтверждаться время встречи.

Рекомендательное письмо. Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):… рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого). Можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного> и тому подобные прилагательные.

Но рекомендательное письмо может быть и более подробным. В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:

а) представление рекомендующего адресату («К вам обращается…») и повод для обращения;

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;

в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность, тогда о наличии резюме упоминается в рекомендательном письме;

г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;

д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

 

Обмен деловой информацией по факсу

Существуют определенные правила для отправления названных выше деловых писем по факсу.

Если письмо оправляется по факсу, то его первая страница такова:

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

И последнее: в современной деловой переписке на все письма принято обязательно давать ответ, даже если это ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая: – «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, принятые в деловом мире, также должны быть выдержаны.

Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, существует и внутриорганизационная переписка, для которой используются как фирменные бланки, так и простая бумага. Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно проставляется дата;

• никаких личных инсинуаций;

• следует осторожно и ответственно относиться к информации, которая, попав за пределы организации, может ей повредить;

• разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенными ранее.

 

В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. дается определение понятия «документ»: «Документ – это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования».

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых состоит в обслуживании сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта – Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. они значительно различаются по имеющейся в них информации.

В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

 организационные документы;

 распорядительные документы;

 информационно-справочные документы.

В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

 

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации/предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

1. «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

2. «Наименование министерства» и «Наименование предприятия» указываются в полном соответствии с правовыми актами.

3. «Наименование структурного подразделения» применяется только внутри предприятия.

4. «Адресные данные предприятия» используются только при переписке.

5. «Название вида документа» – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.) – указывается во всех служебных документах, кроме писем.

6. «Дата» оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

7. «Индекс» – регистрационный номер, который присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

8. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

9. «Место составления или издания» указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

10. «Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: «Для служебного пользования», «Секретно» и т. п.

11. «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.

12. «Гриф утверждения» должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

13. «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

14. «Заголовок к тексту» содержит краткое содержание документа.

15. «Отметка о контроле» ставится только на тех документах, которые взяты на контроль.

16. «Текст» – содержательная часть документа, представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

a. краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

b. объективность и достоверность информации;

c. составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

d. структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

e. широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

17. «Отметка о наличии приложения» – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

18. «Подпись» – наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее

расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

19. «Гриф согласования» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласован документ.

20. «Виза» – используют для внутреннего согласования документов.

21. «Печать» ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

22. «Отметка о заверении копии» проставляется ниже реквизита «подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

23. «Фамилия исполнителя и номер его телефона» располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

24. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» – для последующего хранения и использования в справочных целях.

25. «Отметка о поступлении» проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа; они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационными документами являются: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и создаются в основном посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу. Распорядительными документами являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно-справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно-справочными документами являются: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

 

Каждому человеку в своей жизни приходится иметь дело с оформлением различных документов. Сейчас это все чаще делают с помощью компьютера. Но независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам. Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают:

• юридическую силу документов;

• их оперативное составление и использование;

• быстрый поиск;

• возможность автоматизации операций.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

– левое – не менее 20 мм (обычно 35 мм) – для подшивки;

– верхнее – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– нижнее – не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (27.11.2000).

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. ссылка на регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тесту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии приложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

Расположение наиболее используемых реквизитов документа приведено на схемах.

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4

1. Углового бланка

2. Продольного бланка по ГОСТ Р 6.30–97

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «КРОКУС».

7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, номер и дату лицензии и др.).

8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:

ПРИКАЗ, АКТ и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.

9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год, например: 01.03.2002.

Допускается оформления даты в последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформление даты (без кавычек), например: 9 сентября 2002 г.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, когда неизвестна точная дата подписания, может проставляться только месяц и год (день может быть проставлен ручкой при непосредственном подписании документа).

Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (о поступлении, резолюции, об исполнении и т. п.), должны датироваться, за исключением реквизита «Подпись», в котором дата не проставляется.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

– дела по номенклатуре;

– структурных подразделений или направлений деятельности;

– должностных лиц – авторов документа;

– корреспондентов или исполнителей;

– наименований видов документов и т. п.

Например: № 1–3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будут иметь номер: 01–20 – 105/11921, где 01–20—105-номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На № _______________ от ______________

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления – «Москва» – не проставляется, а на контрактах и договорах рекомендуется проставлять данный реквизит.

13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна

Экз. № 2

14. Адресат указывается в письмах. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

Компании «Луч»

В.Б. Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих элементов:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В. Рогову

Ул. Полянка, 17

Москва, 113209

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО «Эра»

И.В. Рудневу

Ул. Остоженка, 14

Стр. 2, офис 5

Москва, 127408

Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адресата на конвертах и документах:

• наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

• улица, № дома, № квартиры;

• населенный пункт (город, поселок);

• область, край, республика;

• страна (для международных писем);

• почтовый индекс.

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

V. Lenin

32–17 Ordinka

Moscow 119215

Russia

Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО

«Развитие»

А.И. Федорову

ф. (495)2354108

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков-уголков (см. схему 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки.

15. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Подпись А.В. Дашков

02.09.2002

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора

ЗАО «Экос»

От 21.09.2002 № 4

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Объединения ОАО «Арбат»

Подпись О.В. Лобанов

02.09.2002

16. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (конкретные действия);

• срок исполнения;

• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2002. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)?

Например: в письме о сроках поставки продукции.

Чего (кого)?

Например: акт списания продукции.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

19. Текст документа является основным элементом любого документа.

Документы оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило содержит причину или основание создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение, например: Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных «Кодекс».

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника. В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например: В соответствии с постановлением правительства Москвы от 21.02.2002 № 240-П «О введении новые тарифов…»

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

И в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «департаменты осуществляют функции…», «комиссия установила…».

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 с 1–2 интервалами между строк текста.

20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 20.07.2002 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки работ от 15.09.2002 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директоров ОАО «Эра»

от 01.04.2002 № 12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч»

от 09.09.2002№ 3–2/155

и приложение к нему, всего на 4 л.

Допускается реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать его относительно самой длинной строки, например:

Приложение № 1

к приказу директора института

от 25.07.2002 № 12.

21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

ОАО «Луч» Подпись О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, в реквизите «подпись» не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер Подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москва Префект ЦАО г. Москва

Подпись А.И. Петров Подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

Завода «Энергия» социальной защиты

Подпись И.П. Трушин Подпись К.С. Силаев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например;

Председатель комиссии Подпись А.С. Долохов

Члены комиссии Подпись Л.И. Антонова

Подпись О.Р. Грошев Подпись А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компенсацией.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Коммерческий директор

Ассоциации инвестиционных фондов

«Проект – 2002» Подпись А.В. Росков

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись О.И. Трифонов

03.04.2002

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления АКБ

«Автобанк» от 03.04.2002 № 5

23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Подпись Н.И. Власов

06.06.2002

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания его руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Подпись И.О. Громов

01.07.2002

При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется. В этом случае на отдельном листе излагаются предложения визирующего и направляются вместе с проектом документа его составителю. Визы проставляются:

• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);

• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

25. Отметка о заверении копии необходима как знак соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова

09.09.2002

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

324 95 87

Или

Устинов Николай Петрович

324 95 87

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:

В дело 1–5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297

Подпись 06.04.2002

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 00001

Дата 08.01.2002

29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN – каталог, RASP – подкаталог, 06042002. Doc – файл

Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC

(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

 

Технология работы с документами

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

 

ЛИТЕРАТУРА

Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М., 2003.

Документы и делопроизводство / Сост. Т.В. Кузнецова и др. М., 2001.

Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. М., 2002.

Дороховский И.С., Прехуч Т.В. Бизнес и менеджер. М., 2002.

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. Ростов н/Д, 2002.

Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русских языках: Практическое пособие М., 2002.

Пастори Л. Коммерческая корреспонденция. М., 2002.

Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. М., 2000.

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. М., 1994.