Существует множество причин для написания официальных писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловой переписки:

• письмо о приеме на работу/курсы

• письмо-запрос

• письмо-жалоба

Одним из наиболее важных является письмо о приеме наработу с приложенным к нему резюме.

Письма о приеме на работу пишутся непосредственно работодателю. Их основная цель – создать первое впечатление о вас, поэтому письмо следует писать таким образом, чтобы оно запоминалось при чтении. Большинство писем о приеме на работу пишутся в ответ на публикацию о вакансиях. Тем не менее в письме необходимо указывать должность, на которую вы претендуете. Ведь в организации может быть несколько различных вакансий.

При написании делового письма необходимо придерживаться следующих правил.

> Используйте формальный стиль письма, а именно:

• не употребляйте сокращенные формы, такие как don’t или can’t ;

• не ставьте скобки и восклицательные знаки – это свойственно неформальному стилю письма;

• не начинайте предложения со слов and , but или also . В разговорном языке вы можете их использовать, но избегайте этого в формальном сочинении;

• не употребляйте вводные слова, характерные для неформального стиля ( well , you know и т. д.);

• избегайте слишком простых предложений. Объединяйте простые предложения в сложные, используя логические средства связи.

> В начале письма в правом верхнем углу указывается адрес пишущего в следующем порядке:

•  номер дома, название улицы

 город и почтовый индекс

 страна

 ваш e-mail или номер телефона (факультативно)

> Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма:

June 7th,

20087 June 2008

или менее официально:

07/06/08

> Если в задании указан адрес работодателя, его необходимо написать слева после даты письма, в следующем порядке:

•  имя и фамилия получателя (если указаны в объявлении);

•  его должность (факультативный параметр);

 наименование компании;

 номер дома, улица;

 город и почтовый индекс;

 страна (если письмо направляется в другую страну) После адреса необходимо пропустить строку.

> Письмо начинается с официального обращения:

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam, если в объявлении не указана фамилия работодателя

или

Dear Mr/Mrs/Ms Smith, если в объявлении указана фамилия работодателя.

После обращения обязательно ставится запятая!

> Разделите текст своего письма на несколько логических абзацев. Абзацы могут отделяться пустой строкой.

1. В первом абзаце следует объяснить причину, по которой вы пишете письмо, а также указать, где и когда вы увидели объявление о приеме на работу. Можно использовать следующие фразы-клише:

I am writing in response to your advertisement, which appeared in ….

I am writing with regard to your advertisement, which I saw

Вы можете также написать, почему вас интересует эта должность:

I am particularly interested in the position of … because/as

I wish to gain experience of/in …

I wish to extend my experience

2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны дать краткое описание своего образования и профессионального опыта, уделяя особое внимание тем качествам, которые наилучшим образом отвечают требованиям к кандидату на эту должность:

I am a seventeen-year-old student at …

I hold/have a qualification in …

I am generally considered to be outgoing/sociable/hardworking/etc.

I have some experience of this work because …

Although I have no direct experience, I have …

Не забудьте задать интересующие вас вопросы, например, о режиме работы или об оплате труда:

I wonder if you could tell me …

I would be grateful if you could inform me …

3. В последнем параграфе вы можете указать, что прилагаете свое резюме, и выразить готовность предоставить дополнительную информацию:

If you require further information, please do not hesitate to contact me.

Вам следует также сообщить, когда можете прийти на интервью:

I am available for interview at any time/at your convenience.

I would be glad to attend an interview.

>  В конце письма на отдельной строке упоминается о дальнейших контактах:

I look forward to hearing from you.

> На следующей строке указывается завершающая фраза: Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Ms

Smith, то оно должно заканчиваться выражением: Yours sincerely (Искренне Ваш).

Если вступительное обращение имеет вид: Dear Sir/ Madam, то завершающая фраза будет: Yours faithfully (С уважением).

Под завершающей фразой указывается имя и фамилия автора. Например:

Andrew Smirnov

Kate Ivanova

Таким образом, письмо о приеме на работу имеет следующий вид:

Образец письма о приеме на работу

Task 1. A British company, which has its branch office in Moscow, is looking for a new staff at the moment. You saw the following advertisement in The Moscow News. N E E D E D FILM EXTRAS Young people are needed to work in a new drama series being filmed on location. GOOD PAY No experience required, but you must have a good knowledge of English. Contact: David Cranston, Director, Teendrama Productions, 5 Nagornaya Street, Moscow 285115 Write a letter to answer the advertisement. In your letter– explain why you decided to write– describe your appearance– ask about the pay and the time required to do this work. Write 100–140 words. Remember the rules of letter writing.23-8 Lenina Street Moscow 115123 e-mail [email protected] September 2008 Mr David Cranston DirectorTeendrama Productions 5 Nagornaya Street Moscow 285115Dear Mr Cranston,I am writing in response to your advertisement, which appeared in The Moscow News yesterday. I am very interested in this job because my ambition is to become an actress.I am a sixteen-year-old student at a comprehensive school in Moscow. I am quite tall, of slim build, with shoulder-length wavy dark hair. I am generally considered to be outgoing and sociable.I speak fluent English and I have passed the FCE examination with an A.I would be grateful if you could inform me how much the wage would be per hour, and how many hours a day I would be expected to work.If you require any further information, please do not hesitate to contact me. I am available for interview at any time.I look forward to hearing from you.Yours sincerely,Anna Ratova