Все мы говорим: «Времени всегда не хватает!»

Возможно, Ной и его семейство тоже сетовали на нехватку времени, загоняя пары животных на борт ковчега. Но у нас, как и у наших далеких предков, одно и то же количество времени в сутках: 24 часа, или 1440 минут. Какие преимущества были у Ноя? Высшая инстанция дала его команде четкие сроки, ясные представления о последствиях и подробные распоряжения. Он точно знал, куда и как двигаться.

Если у вас нет подобных преимуществ, то прогресс, возможный в отведенное вам время, будет зависеть от культурной среды, обстоятельств и – особенно – от сделанного вами выбора.

Конечно, меньшее количество альтернатив могло бы упростить вашу жизнь. Если вы когда-нибудь переживали природный катаклизм или хотя бы долговременные перебои в электроснабжении, то знаете, каково быть отброшенным к основам существования. От рассвета до заката вы полностью погружены в решение важнейших задач выживания. Вы трудитесь по мере возможности – при свете луны, огня, свечи или пока работают батарейки, – до тех пор пока вас не одолеет заслуженный сон. Вероятно, потом вы вспомните свои усилия с гордостью, но повторять их не захотите.

 

Ожидания, срочность, необходимость отвлекаться

Почему мы способны управлять своим временем в кризисных ситуациях, но не в обычные дни? Тому виной триада всеохватывающих «суперловушек», которые порождают все остальные ловушки времени. Они таковы:

НЕОБХОДИМОСТЬ ОТВЛЕКАТЬСЯ

ЧРЕЗМЕРНЫЕ ОЖИДАНИЯ

НЕОБОСНОВАННАЯ СРОЧНОСТЬ

Как необходимость отвлекаться лишает нас времени

Давайте поразмышляем о вашей сегодняшней ситуации на работе и в жизни, особенно о ее влиянии на время. Если вы не отличаетесь от большинства людей, то ваш дом, машина и офис начинены современными устройствами и источниками информации. В любой момент вы можете быть в курсе всех мировых новостей, быстро реагируя на любую возникающую проблему или возможность. Но должны ли?

Насколько важно быть на связи?

Наши предки не были знакомы с высокоскоростными устройствами и не находились на связи 24 часа в сутки. Как же им удавалось исследовать, изобретать и осуществлять столько чудес – от пещерной живописи до соборов, от создания империй до электроэнергетики, от железных дорог до радия, от мытья золота до трепанации черепа? И делали они все это при свете солнца или свечи в «доисторические времена без ноутбуков». Разве они были смекалистее и сообразительнее нас? Разве они были сильнее и умнее? Или они находились в блаженном неведении относительно первой большой ловушки – необходимости отвлекаться?

Многозадачность – экономия или потеря времени?

Взгляните на вашу сегодняшнюю ситуацию. Все и повсюду стараются убедить работающих людей в том, что многозадачность – их постоянная обязанность. Вы видели, как такие водители едут на работу по соседней полосе. Если для экономии времени они находятся в режиме многозадачности, то используют навигаторы и уведомления по радиосвязи, чтобы обеспечить себе возможность в последний миг сделать рывок по диагонали и уйти на ближайший съезд. Они могут пытаться сэкономить еще больше времени, когда набирают текстовое сообщение или перезванивают, при этом попивая кофе и съезжая с дороги на скорости 120 км/ч. Окупится ли время, сэкономленное благодаря пребыванию в многозадачном режиме? Или оно испарится во всполохе искр, когда другой такой же занятой водитель вдруг столкнется с ними? «Куда они так торопились?» – удивленно подумаете вы, качая головой и плавно проезжая мимо.

Все больше и больше исследований оспаривают идею о том, что многозадачность экономит время. Мозг человека на самом деле не может одновременно обрабатывать две противоположные мысли без потери качества обеих. Наоборот, мы лучше справляемся, занимаясь умственными заданиями по отдельности и в порядке их следования. Наглядные напоминания помогут нам улучшить производительность и не отвлекаться. И потренировавшись, мы сможем ускорить переход от одного задания к другому. Но даже в этом случае легко утратить концентрацию.

Живые голоса

Вот что говорит о многозадачности Кен Майо, координатор сайта и фотограф в Католической ассоциации здравоохранения США:

Я пришел к убеждению, что многозадачность непродуктивна. В стремлении «преуспеть» в этом я обнаружил, как сильно страдало качество выполненной мной работы. Теперь я стараюсь сосредоточиваться только на одном деле. Если не могу завершить что-либо, то пытаюсь разделить задание или проект на этапы. Потом по возвращении к делу мне легче вспомнить, на чем я остановился.

Удержание концентрации

Вероятно, вы замечали, что большинство ошибок при выполнении задания совершаются в последние мгновения, когда ваш мозг уже переключился – прежде, чем пальцы допечатали текст или молоток ударил по последнему гвоздю. «Ой!» Если нам удастся сосредоточиться на первой мысли, быстро завершить ее и перейти к следующей, то мы сможем извлечь из этого некоторую пользу. Если мы составим список предстоящих дел, написав его от руки или набрав на компьютере, и всегда будем хранить его перед глазами, то при условии нашей готовности разовьем большую скорость. А пока для эффективной экономии времени стоит применять всю силу концентрации в отношении каждого задания и не распылять внимание.

 

Как бы вы использовали сэкономленное время?

На наших семинарах по управлению временем мы часто спрашиваем измотанных слушателей, как бы они использовали волшебный подарок в виде одного часа свободного времени в день. Большинство участников выкрикивают: «Потратили на сон!»

Удивляет ли вас такой ответ? Огорчает? Или это прямо про вас?

Согласно исследованиям различных специалистов, изучающих сон, продолжительность ночного отдыха у взрослых в среднем составляет лишь шесть часов сорок минут, а не восемь часов, рекомендованных предыдущим поколениям. (Конечно, те, кто рекламирует матрацы, советуют купить лучшую кровать, чтобы максимально использовать это время!)

Как же мы расходуем время перед сном? Многие работающие люди признаются, что после ужина валятся с ног: расслабляются, оцепенело сидя перед телевизором, в то время как их дети переключаются от соцсетей к чатам, от игр-стрелялок к музыке, забыв про домашние задания и спорт. Слишком многие дети теперь занимаются физкультурой в помещении и только с использованием пальцев рук! Не удивительно, что они чувствуют себя слишком измотанными при утреннем пробуждении!

Шутки в сторону. Как большинство работающих взрослых людей распорядились бы этим волшебным 25-м часом? Давайте взглянем на некоторые полезные способы избежать ловушек времени.

 

Избежать отвлечения: сосредоточьтесь на цели

Возможно, вы ответите иначе, если представите, что «свободный час» дан вам в любое выбранное время, но не тогда, когда вы измождены (что могло бы обосновать ответ о сне), а в период полной активности, в лучшее время дня. Давайте спросим вас энергичного: «Как бы вы использовали двадцать пятый час?»

• Поработали над своим последним изобретением?

• Занялись спортом или физическими упражнениями?

• Встретились с друзьями?

• Поиграли в мяч с детьми?

• Навели порядок в комнате?

• Расслабились?

• Почитали, позанимались изучением?

• Помедитировали, помолились?

• Нарисовали картину?

• Сходили в галерею?

• Поучились игре на гитаре?

• Занялись садоводством?

• Приготовили еду?

• Перекрасили комнату?

• Прошли спа-процедуры?

• Поработали волонтером ради дела, которое вам небезразлично?

Добавьте собственный ответ.

Независимо от вашего выбора одно остается неизменным: вы посвящаете «свободный час» только этой цели, не допуская никаких случайных отвлечений или уклонений. Вы сосредоточились на выбранной цели и ясно понимаете, что побуждает вас управлять этим редким даром времени.

Если перед прочтением этой книги вы сконцентрируетесь на важной личной или жизненной цели, которая на данный момент недосягаема, то обретете сильный стимул избегать любой ловушки времени, расстраивающей вас сейчас. Итак, прежде чем углубиться в чтение, представьте дорогую вам цель. Пусть она будет достаточно скромной, чтобы к ней можно было двигаться или смаковать ее в этот единственный сэкономленный час в день… Пусть в последующие недели или месяцы она будет непрерывным источником гордости и дает вам душевное равновесие – и не один раз, а многократно. Каждый день представляйте этот час, который у вас не отнять. Держите его в поле зрения.

Как насчет «свободного часа» на работе?

Представьте, что на работе вам дают такую же возможность – ежедневный свободный час, но для занятия вашими первоочередными делами, а не делами руководства. Какое важное для вас и вашей карьеры дело ускользает из поля зрения, поскольку время уходит на клиентов, коллег и начальников, требующих вашего внимания? Как часто вы вынуждены говорить: «Это касается только меня. Возьмусь за это, когда все стихнет»?

Но в рабочие часы покоя нет. Поэтому вы вталкиваете в свое расписание неоплачиваемые сверхурочные часы, чтобы спокойно поработать над этим делом. Вероятно, размышляя над нашей книгой, вы сможете добавить его в список целей, достойных ваших лучших решений в сфере тайм-менеджмента.

Ожидания: чем нужно заниматься на работе?

Вы можете спросить: «Выбирать занятие на работе – кто может cебе это позволить?»

Ответ – вы! Да, вы не только свободны в выборе, но и обязаны выбирать себе занятие на работе. Как бы искренне вы ни желали преуспевать на службе, в какой бы мере политика вашей компании ни была ориентирована на клиентов – каждый человек рано или поздно должен определиться с критериями, которые определяют важность работы, выполняемой им в течение восьми-десяти часов в день.

Поразмышляв над следующими критериями принятия нового задания, вы сможете понять, что уже используете все или некоторые из них. Вероятно, они привели вас к скромному успеху сегодняшнего дня.

Представьте: к вам поступает необычный запрос, когда ваше рабочее расписание уже заполнено. Здесь очевиден конфликт. Нужно обдумать ряд вопросов.

• Какова важность нового требования? (Его влияние или значение в целом.)

• Какова его политическая значимость? (Исходит ли оно сверху?)

• Какова сложность требования? (Можно ли его назвать многосоставным?)

• Каковы затраты, риски и возможности?

• Какие явные последствия будут соответствовать вариантам выбора?

• Чья консультация потребуется для понимания подходов или получения одобрений?

• В конце концов, какова его срочность по сравнению с первостепенными заданиями?

Здесь вы принимаете решение: позволить ли данному делу и другим уже намеченным заданиям бороться за ваше время?

Если запрос поступил по причине того, что вы – эксперт компании или в своей предметной области, компетентность позволит вам ответить на запрос настолько быстро и легко, что это произведет впечатление на лиц, обратившихся с просьбой. Однако вскоре они начнут ожидать от вас мгновенных ответов на все вопросы, знакомые вам или нет. Раз это произошло, то вы невольно попались во вторую из трех больших ловушек: подчинились чрезмерным ожиданиям.

 

Избежать ожиданий – своих и чужих

Как привести ожидания людей в соответствие с реальностью? Вам понадобится выяснить несколько моментов.

1. Вначале определите, какая часть всей поступающей работы требует вашего внимания, и оцените ее важность.

Для высшего руководства, которое в основном занимается принятием решений и гораздо меньше – текучкой, совокупность поступающих заданий, чья важность нуждается в обосновании, может превышать 80 процентов.

У руководителей и специалистов среднего звена много требующей точности, но повторяющейся работы, поэтому некоторые важные вопросы, возможно, уже улажены. Но вы все же должны вновь оценить поступающие задания, когда рабочая нагрузка ставит под сомнение их выполнимость. Если запрос неожиданно увеличивает ваш объем работ более чем на 20 процентов, необходимо исследовать осуществимость данного требования. При таком увеличении нагрузки вы неизбежно рискуете совершить ошибки.

2. Затем оцените другие параметры (политическая значимость задачи, ее сложность, расходы и ресурсы, необходимые для ее выполнения), чем завершите анализ важности задания.

3. И только теперь, когда была обоснована важность поступивших заданий, вы можете заняться вопросом срочности. Он не должен влиять на ваше решение при первом рассмотрении дела, если только вы не руководите отделением «Скорой помощи». Убедитесь в этом, чтобы не попасться в третью большую ловушку – необоснованной срочности.

 

Сортировка без срочности

Признавайте срочность задачи только после того, как убедитесь в реалистичности ожиданий. Новое правило выглядит так: срочность – это фактор, помогающий выбрать между двумя равно важными делами.

В полевых госпиталях сортировка раненых осуществляется не по принципу, кого быстрее удастся направить в операционную, а в зависимости от тяжести повреждений и шанса пережить операцию. Например, двое имеют угрожающие жизни ранения (это больные типа А). У нескольких ранения менее серьезные, и их состояние было стабилизировано (это больные типа Б). Если хирург только один, то срочность используется как фактор, помогающий выбрать между двумя ранеными типа А. Если их состояние одинаково тяжело, но один из них сильнее другого, более слабый отправится в операционную первым. Более крепкий будет следующим. Раненым типа Б, возможно, придется ждать в течение неопределенного времени. О них позаботятся, но не будут оперировать. Они вовсе не конкурируют с пациентами типа А.

В бизнесе правило сортировки и определения очередности соблюдается похожим образом. Срочность используется как фактор, помогающий выбрать между двумя одинаково серьезными бизнес-задачами. Если вы распределяете задания согласно их объективной важности, то вас не завалят вопросами все те, кто считают себя самыми главными. Вы хорошо усвоите следующее правило: срочность не может быть прежде важности. Спокойно поразмышляйте над этим, пересматривая ваш текущий и ожидаемый объем работ.

Живые голоса

Вот что говорит о многозадачности и сортировке в военной обстановке Ричард Ширли, менеджер информационных систем из Сан-Диего, работающий в оборонной промышленности:

Определение приоритетности проектов – мой любимый способ экономии времени. Я сортирую задания, основываясь на степени их важности и срочности. Я не даю множеству дел одновременно стать одинаково важными и срочными. Это помогает мне не скатиться к отсталому способу управления. При успешном управлении временем я обращаюсь с большинством дел как с важными, чтобы они не стали срочными.

Я стараюсь сохранять сосредоточенность на задаче, поскольку меня постоянно прерывают.

Особый запрос информации или помощи может остановить все остальное. И здесь снова пригодится сортировка. Если вопрос не терпит отлагательств и ему требуется уделить внимание немедленно, я прерываю работу и обращаюсь к этой проблеме.

Зачастую мгновенное внимание получает тот, у кого б о льшее влияние. Если я в этот момент пишу электронное письмо, то сохраняю его черновик, чтобы вернуться к нему позднее, или устанавливаю напоминание в программе Outlook. Также я не позволяю, чтобы с момента, как я отвлекся, и до момента возвращения к делу прошло слишком много времени. (Я обнаружил, что при попадании в эту ловушку моя сосредоточенность быстро снижается.) Раньше я сильно не любил перерывы в работе, а теперь подхожу к ним с пониманием – они помогают мне тренировать навыки тайм-менеджмента и развивать терпимость по отношению к людям.

 

Ваш выбор, ваша сосредоточенность, ваше время

Ваша задача в обретении лучшей способности управлять временем состоит в том, чтобы в конце любого трудного дня задавать себе вопросы, перечисленные ниже.

• Сколько минут или часов я смог не отвлекаться? (Радуйтесь, если вам удалось обойти обычного менеджера с его восемью минутами покоя и концентрации!)

• Как часто я настаивал на том, что важность превыше срочности? (Радуйтесь, если гордитесь своим ответом!)

• Что в моей работе принесло пользу тем, для кого я работаю? (Радуйтесь, если ответ вам приятен!)

• Удалось ли мне договориться о том, чтобы ожидания были реалистичными (количество, качество и время), и тем самым определить важность каких-либо дел? (Радуйтесь, если да!)

• Сколькие из сегодняшних решений соответствовали моим нравственным принципам? (Радуйтесь!)

• Усердно ли я работал, достиг ли множества целей и хорошо ли при этом провел время? (Радуйтесь!)

Пусть перед вами стоит ясная цель, а мы желаем вам успешно разобраться во множестве идей и инструментов, представленных в следующей главе. Надеемся, вам удастся использовать их, чтобы реже отвлекаться, упорядочить ожидания (собственные и чужие) и найти удовлетворение и радость в работе, важность которой вы можете определить.

Будет нелегко. Мы склонны попадать в те ловушки, которые наши традиции научили нас принимать. Вот к чему мы теперь обратимся.

 

Возможно, за эти годы вы слышали немало хороших идей по тайм-менеджменту и даже уделили им внимание. Но после одного-двух дней применения какого-нибудь нового многообещающего подхода вы, как ни странно, возвращались к прежнему режиму работы.

 

Много требований, мало исходных данных

Когда слишком много требований соревнуются за слишком небольшое количество времени, сотрудники естественным образом чувствуют, что надежнее будет вернуться к знакомым, хотя едва ли правильным методам. Новые привычки так и не укоренились. (При обучении мы настоятельно рекомендуем слушателям семинаров применять выбранные ими решения в течение семи дней, иначе они рискуют полностью утратить их.)

У вас тоже есть большой выбор. Полки книжных магазинов забиты простыми и вычурными ежедневниками и карманными органайзерами. Разработчики программного обеспечения предлагают вам замечательные приложения для того, чтобы по вашему распоряжению записи о собраниях и встречах, а также списки текущих дел и проектов были автоматически объединены с потоком электронной почты. Но при наличии всех этих поразительных инструментов люди по-прежнему говорят: «Времени всегда не хватает».

Причина в том, что объем информации, устремляющейся из разных источников, с каждым днем растет в геометрической прогрессии. Когда вы больше не можете справляться с таким наплывом новостей, производители программного обеспечения и поставщики предлагают свои услуги: увеличивают объемы памяти ваших компьютеров или хранят ваше информационное бремя на своих серверах до тех пор, пока вы не используете или не удалите его. Но для того чтобы начать контролировать свою нагрузку на работе или в бизнесе, вы должны определить собственные критерии обнаружения и извлечения информации. Поставщики программного обеспечения и услуг помогут вам «обойтись малой кровью», но вам все же необходимо выработать наилучшую для вас логику сбора и поиска данных.

Пришло ли время для индивидуальных решений?

Необходимо иметь свой набор критериев – хорошо спланированную систему, позволяющую справиться с беспорядком и готовую в любой миг дать вам необходимую информацию. Вам понадобятся строгие правила отбора, разработанные специально для ваших нужд.

Вы можете воскликнуть: «У кого же есть время на обдумывание лучших критериев? Каждый час ко мне подходит клиент!»

Нагрузка задерживает планирование

Вы правы. Для приведения личной информационной системы в порядок нужно заняться планированием и принятием решений. На это требуется время, потому что никто не сделает это за вас. Но вы не одиноки, если находите такую перспективу пугающей, а другие дела – более срочными. Имеют ли к вам отношение следующие сценарии?

• Вы расстраиваетесь, если важная работа не закончена в срок, но при этом слишком утомлены, чтобы начинать поиск недостающих данных.

• Посмотрев на часы, вы с ужасом думаете, что уже пять вечера; занимаясь делами других, вы так и не приступили к своей работе!

• Когда возникают такие проекты, как годовые отчеты, которые приходится делать в цейтноте, вы скрепя сердце готовитесь к работе по вечерам и в выходные и, достигнув финишной прямой, боитесь, что ваши поспешные заключения окажутся неверными.

• При всей загруженности вы соглашаетесь на новое крупное задание, потому что не отваживаетесь делегировать его подчиненному, у которого больше времени, но меньше опыта, чем у вас.

• Вышестоящие руководители, обратившиеся к вам с запросом, говорят: «Бросай все, делай это». Но вы знаете, что они скоро вернутся за этим самым «всем», что велели бросить.

Даже если вы, как профессионал, серьезно относитесь ко времени (составляете список приоритетов и очень стараетесь его придерживаться), вас все равно могут отвлечь две мощные привычки, которые чаще причисляют к добродетелям, – отзывчивость и неупорядоченность. Обе порождены знакомой нам большой ошибкой – чрезмерными ожиданиями.

 

Отзывчивость и неупорядоченность: вдвое больше неприятностей

Как заботливый профессионал, вы, вероятно, научились радушно принимать:

• незапланированных посетителей с обоснованными проблемами (проблема обоснована, а выбор времени для нее может не быть таковым);

• внеплановые собрания, посвященные приоритетам других людей (возможно, решение будут принимать они, а не вы);

• требования электронной почты, когда все письма помечены как срочные (вы и ваша команда нуждаетесь в защитных протоколах);

• долгие звонки от «одиноких» или свободных знакомых (вы должны переадресовывать их так, чтобы не показаться грубым);

• кризис, разворачивающийся, несмотря на ваши предупреждения (вежливость запрещает вам произносить или думать «Я же говорил вам»).

Когда клиенты, начальники или коллеги взывают к естественно присущей вам отзывчивости, вы поспешно и без разговоров связываете себя обязательством. Разве такой заботливый человек, как вы, позволит выкручивающему себе руки сослуживцу страдать в затруднительном положении? Видя готовое решение, вы сразу «для экономии времени» впрыгиваете в ситуацию, только чтобы позднее кто-нибудь отметил, что на самом деле это не было вашим делом. Иногда вы предлагаете практичные советы, чтобы поторопить вмешавшегося в ваши дела сотрудника, но в ответ получаете серию фраз типа «да, но».

В отчаянии вы взваливаете на себя постылую проблему, чтобы обрести покой, но не получаете почти никакой благодарности. Вывод ясен: зависимость тех, кто прерывает вас, усугубится. Они вернутся, и вы пожалеете о своей роли спасителя.

Не спешите отвечать

Найдите свою золотую середину. Сопротивляясь стремлению решать проблемы взрослых людей, вы даете им шанс выпутаться самостоятельно, ослабляете их желание получать дешевую помощь и позволяете им приложить собственные усилия. Особенно в отношении ваших опытных подчиненных: ваша привычка считать до десяти может очень способствовать их развитию.

Защищаясь, вы присоединяетесь к хору настойчивых голосов: «Я не контролирую подобные перерывы в работе. Эти люди звонят мне или приходят за помощью и руководством. Если я старший сотрудник (или эксперт в предметной области), то разбираться с этими вопросами – моя работа!»

Может быть… но стоит ли заниматься ею прямо сейчас?

Сократите неупорядоченность, ворующую лучшее время дня

Чтобы приступить к избавлению от неупорядоченности, поразмышляйте над простым парадоксом: производительность страдает не от перерывов, а от их неупорядоченности.

Да, вы признаете, что сотрудникам необходимо избавиться от того, что у них на уме, и делают они это, прерывая вас в произвольном порядке. Но если вы начнете устраивать в течение дня небольшие промежутки «времени без перерывов», то лучше сосредоточиться на собственных приоритетах, оставаясь доступным и готовым помогать не всегда, но большую часть времени. Помните: делая выбор в пользу ответа на звонок или приветствия посетителя, вы подаете сигнал о том, что:

• данный момент – единственно подходящее время, чтобы разобраться с той или иной задачей;

• проявить дружелюбие (прямо сейчас) важнее, чем завершить первоочередное дело;

• это ваш последний шанс проявить дружелюбие;

• возможно, это «тот исполненный смысла вопрос», ради которого вы родились;

• вы боитесь остаться не у дел;

• вас можно спокойно прерывать, когда захочется.

Прощайте человеческие слабости, свои и чужие

Не будьте слишком строги к себе. Любопытство, жажда общения и ваше чувство компетентности – «человеческие слабости», которые нами управляют. Но неупорядоченные отвлечения и чрезмерные ожидания приведут к тому, что эти самые «слабости» начнут изводить вас и доведут до презрения к сотрудникам, которые тормозят вашу работу. В тот вечер, когда все они уйдут домой, а вы останетесь доделывать задания, вы почувствуете разочарование и в конце концов осознаете, что выбор был и всегда будет за вами.

Живые голоса

Вот как диспетчер Андреа Мэри Сайфор борется со стремлением откликаться на произвольные запросы:

Если я поглощена работой, то перевожу свое устройство связи в режим «не беспокоить». Я не беру трубку и просматриваю почту лишь время от времени. Когда я занимаюсь работой, требующей высокой концентрации, мне нравится делать перерыв каждые два часа. В это время я встаю, потягиваюсь, затем бегло отбираю электронные письма и телефонные сообщения.

Всех подошедших к моему столу я в буквальном смысле сортирую и назначаю им очередность: говорю о своей занятости и сроках сдачи работ. Я сообщаю, когда у меня будет свободное время, спрашиваю, что им нужно, и оцениваю приоритетность задания. Если проблема не терпит отлагательств, решаю ее соответствующим образом, если же нет, помечаю в календаре и возвращаюсь к работе.

 

Почему потеря времени по-прежнему нас удивляет

Когда-то давно на семинаре по управлению временем Алек Маккензи попросил группу CEO перечислить главные причины потери времени. Все без исключения возложили вину на одних и тех же зачинщиков, перечислив пять худших причин:

1) – неполнота информации;

2) – сотрудники, приходящие со своими проблемами;

3) – перерывы на звонки;

4) – рутинные задания, вернувшиеся обратно к СЕО;

5) – неподготовленные и плохо проведенные собрания.

CEO настаивали на том, что предугадать или предотвратить эти пять проблем не в их власти. Позднее на семинаре мы показали видеоматериал, где президент компании делает несколько распространенных ошибок тайм-менеджмента, и попросили наших зрителей определить дополнительные причины потери времени сверх пяти, указанных ими прежде. Поскольку на записи ошибался «другой парень», все CEO почувствовали достаточную дистанцию от этой ситуации и смогли указать еще несколько причин потери времени. К тому же они легко возложили ответственность на главного героя видеоматериала. Вот новые пункты:

6) чрезмерное старание;

7) неверная оценка заданий;

8) проволочки;

9) неумение слушать;

10) неспособность отказывать при необходимости.

Слушатели этого семинара постепенно поняли, что ответственность в отношении первых пяти пунктов тоже лежала на них, несмотря на то что действия, возможно, были вызваны другими людьми. Они пришли к выводу, что для прогресса в сфере тайм-менеджмента нужно честно проанализировать собственные привычки и признать, что мы сами выбираем, на чем сосредоточиваться.

Обозначьте свои, а не чьи-то границы

Утвердившись в своих намерениях, вы можете вежливо и тактично донести до людей свой выбор. Вероятно, вы возразите: «Это может подходить для CEO. Большинство из нас – менеджеры среднего и низшего звеньев, специалисты, сотрудники клиентской службы. У нас точно нет полномочий CEO для отсрочки или ограничения своего ответа. Для нас положительный ответ на запрос – не привычка, а обязанность». Давайте оспорим эти слова.

Выдержит ли проверку ваша привычка давать ответы?

Немногие из нас могли бы дать рациональное объяснение причинам, по которым мы делаем определенные вещи так, а не иначе, особенно в отношении повторяющегося поведения. Если сомневаетесь в этом, пройдите простой тест. Отметьте, какой ботинок утром вы надеваете первым. Правый или левый? На следующий день сначала наденьте другой ботинок. У вас появится странное, необычное ощущение. Вы даже можете почувствовать абсурдное желание остановиться, снять ботинки и начать все заново – «правильным» образом.

Ваши рабочие привычки бывают такими же сильными и неосознанными. Посмотрите, похожи ли вы на людей, о которых пойдет речь ниже.

Сэм. Читает электронные письма по утрам, затем в течение дня по многу раз проверяет их в принудительном порядке. Необходимость отключить оповещения о новых сообщениях расстроит его. Несмотря на то что срочные вопросы появляются редко, он не контролирует свою потребность в информации, даже когда старается уложиться в сжатые сроки по очень важному делу или когда выполняет трудное задание!

Пег. У нее два календаря встреч: один на работе, а другой в маленькой изящной красной кожаной книжечке, которая хранится у нее в сумочке. Иногда без ее ведома встречи накладываются друг на друга, вызывая неловкую ситуацию на работе или дома. Она могла бы использовать электронный календарь, чтобы вносить туда сведения как о деловых, так и о личных встречах, сгладив течение дня, но не в силах отказаться от своей красной книжечки, которую ей подарили.

Жи. Отказывается оставлять напоминания в компьютере или на бумаге: гордится тем, что все помнит. Конечно, иногда случаются ошибки. Желая быть полезным, Жи неосознанно соглашается выполнять трудоемкие задания в те промежутки времени, которые уже заняты. Ему нужно все записывать, но он это отрицает, неосознанно приравнивая хорошую память к энергичности и компетентности.

Все три работника склонны терять концентрацию в силу своих неосознанных привычек и желания соглашаться на все запросы, упорядоченные они или нет.

 

Используйте наглядные материалы – перевооружайте свое мышление

В начале дня набросайте на стикере «большую тройку» заданий на сегодня. Вам предстоит выполнить их независимо от количества других дел, которые удастся сделать. Только после этого открывайте почту, чтобы посмотреть, что еще появляется. Используйте такое наглядное напоминание о приоритетах, чтобы извлечь пользу из естественных преимуществ нашего зрения. (Некоторые сотрудники предпочитают составлять план «большой тройки» заданий накануне вечером, и это становится их последним делом перед уходом из офиса.)

Если вам необходимо ввести новую модель поведения или сломать старую привычку, оповещайте себя об этом с помощью визуальной подсказки, понятной только вам, – записки, ключевого слова, цвета, необычного объекта, намеренно оставленного на самом виду. Стикер на мониторе напомнит вам о повторении и закреплении новой привычки или применении новых границ. Используйте цветную точку, галочку или фишку для игры в покер – все, что непонятно остальным, но ясно вам. Это вновь и вновь будет вести вас от старого поведения к новому.

Сложный узор ваших рабочих привычек

Повторения привели к постепенному переплетению привычек. Многие из них были преподаны как блага, навязанные вам вереницей прошлых начальников и клиентов. Иногда, несмотря на лучшие намерения окружающих, эти искусственные искажения вредят вашим интересам и интересам компании. Задавшись желанием изменить давнюю привычку, вы обнаружите себя выбитым из колеи. Попытки устранить какую-либо установку приведут к пониманию, что она переплетена с множеством других и держит вас в плену прежнего поведения. Вот примеры.

• Это немыслимо: вы заходите в комнату отдыха «лишь на минутку» и позволяете себе ввязаться во все оживленные разговоры приятных вам коллег. Потом оказывается, что вы на полчаса опоздали на следующую встречу, забыв, что сегодня должны ее вести.

• Вы выполняете рутинные задания сами, а не делегируете их другим; потом сожалеете, что ваши сотрудники неподготовлены и неопытны.

• Вы учите подчиненных выполнять какое-либо задание. Затем разрешаете выполнять работу, не удостоверившись в понимании ими поставленной задачи. Когда они беспрерывно прерывают вас самыми разными вопросами, вы с трудом сдерживаете раздражение.

Многие честные менеджеры признают, что преобразования требуют осознанности в отношении прочно укоренившегося поведения, настойчивости в применении новых форм самодисциплины и регулярной поддержки самих себя. Так вы проторите свой новый путь.

Соединенность нитей

Попытка искоренить какую-либо привычку может вызвать другие поводы для тревоги. Приступив к исправлению одной плохой привычки, вы обнаружите клубок переплетенных с ней недостатков. Например, пообещав приступить к принятию какого-либо решения, вы собираете данные, но понимаете, что изначальные инструкции разбросаны на вашем рабочем месте, в компьютерных архивах и даже в машине! Вы так давно не разбирали входящие сообщения (которые уже сильно устарели), что даже не можете быстро определить местонахождение текущих файлов. Вы откладываете решение и потом ругаете себя за проволочку.

Пусть это переплетение теперь помогает вам

Десятилетиями помогая служащим улучшать их навыки управления временем, мы убедились, что взаимосвязаны как проблемы, так и решения. Например, если сегодня вы хотите разобрать электронную почту, то почти наверняка найдете большую часть недостающих данных. Нажав кнопку «Помощь» в интегрирующих программах (Outlook, Lotus Notes, Gmail), вы получите совет, как связать ваши почтовые файлы и записи по проектам с контактной информацией и автоматически обновлять их. Стоит только задать настройки.

Вы и ваша команда можете начать аккуратно записывать темы сообщений, чтобы упростить фильтрацию. Потребуется ли на это время? Да, немного и прямо сейчас. Но вы плавно наверстаете его, используя новую систему. Готовы ли вы сделать вложение?

 

Отбросьте пять распространенных утверждений

Если, как и многие люди, вы никогда не замечали, что привычки препятствуют вашему развитию, то следующие утверждения будут вам знакомы и даже прозвучат отрадно. На первый взгляд они кажутся обоснованными, но на самом деле все они – ловушки. Их постепенное устранение из повседневного применения ускорит ваш уход от нескольких худших причин потери времени. Разные читатели обнаружат разные направления исследования.

Вот упражнение для вас:

• рассмотрите нижеследующие распространенные утверждения, искренние, но вредные;

• используйте любые или все предложенные нами логические аргументы, чтобы отбросить их;

• обратитесь к новому предложению, которое принесет вам более удовлетворительные результаты.

Утверждение № 1. Уверенность в том, что это «просто здравый смысл»

Тайм-менеджмент – это просто здравый смысл. Я почти всегда довольно хорошо справляюсь, просто действуя по обстоятельствам. Здесь все так стремительно меняется, и мне удается преуспеть, потому что я быстро приспосабливаюсь, действую по наитию и иногда нарушаю правила.

Отбросьте «просто здравый смысл».

• Здравый смысл, к сожалению, не так распространен.

• Напряжение нарастает, когда вам не удается действовать по обстоятельствам.

• Что касается умения приспосабливаться, то когда его применение не соответствует объему запланированных дел, ваши должностные инструкции оказываются недействительными. Уволить вас или повысить?

• Иногда вы преуспеваете вопреки нарушению правил, а не благодаря этому.

Новое предложение № 1

• Ежедневно пишите или рисуйте план дня.

• Отслеживайте случаи отклонения от плана.

• Определите, как часто вы применяете так называемое умение приспосабливаться.

Утверждение № 2. Уверенность, что в стрессовой ситуации лучше работается

Я лучше всего работаю в стрессовой ситуации. Избыток времени делает людей ленивыми.

Отбросьте идею, что «в стрессовой ситуации лучше».

• При стрессе никто не работает лучше – просто быстрее!

• Напряжение, безусловно, делает работу более интенсивной. Если вы продолжаете искать панические ситуации, то, возможно, «подсели» на адреналин. Это натуральный стимулятор – законный, но в больших дозах ведущий к смерти. Кризис стал для вас наркотиком?

Новое предложение № 2

• Начиная поздно, вы оставляете слишком мало времени на планирование и консультирование, что могло бы привести к лучшим результатам.

• Обяжите себя завершать дела досрочно. Так вы выкроите время для подстраховки – чтобы исправить недостатки, найти труднодоступные данные, попросить советов у участников проекта и получить большее одобрение вашего подхода.

• Остерегайтесь выброса адреналина, который сопутствует чудесам, случающимся в последнюю минуту. Каждый раз, когда вы принимаете работу с неразумными сроками, вы лишаете себя шанса достичь результатов, достойных доверия и вознаграждения.

Утверждение № 3. Жалобы на «исчезновение спонтанности»

Однообразные правила тайм-менеджмента будут сдерживать мою спонтанность.

Отбросьте «исчезновение спонтанности».

• В противоположность общепринятому мнению, дисциплина приносит вам свободу в большинстве начинаний. Знаменитые атлеты или гонщики постоянно и по многу раз упражняются в своих движениях, ощущая утомительное однообразие. А на выступлениях поражают всех «не требующим усилий» изяществом и спонтанностью.

• Менеджерам тоже нужно последовательно приучать себя к самодисциплине, до тех пор совершенствуя навыки разумного обращения со временем, пока не появится легкость в их применении.

• Дисциплина (как и тяжелая атлетика) помогает добиться впечатляющего уровня силы и уверенности в вашей деятельности.

Живые голоса

Однако самодисциплину развить непросто, доказательство тому – слова Кэти Уилбер, эрготерапевта, работающего с детьми, менеджера клиники в Уайт-Плейнсе. Она призналась:

Управление временем? Насколько это важно? Для моего начальника – крайне важно, для меня – недостаточно. Между тем я жалуюсь, что не могу осилить все, или забываю что-то сделать и виню в этом плохую память. По сути, я сопротивляюсь использованию стратегий тайм-менеджмента, то есть структурированности и согласованности… не хочу, чтобы руководство это навязывало мне. При этом я рискую испытывать неудобства, которых можно избежать.

Я работаю над этим! Считаю, что календарь Outlook очень полезен. Эта программа распределяет мои электронные письма по папкам. Чтобы вернуть концентрацию, я использую стикеры: помещаю их прямо перед собой или прикрепляю скотчем к столу. Также я посылаю себе электронные письма в качестве напоминаний.

Новое предложение № 3 (для Кэти Уилбер и вас…)

• Лучше направьте свою спонтанность в сферу нововведений, проектирования и разработок, а также маркетинга, продаж и обслуживания клиентов – словом, в то, что вы связываете с творчеством в своей работе.

• Затем приложите усилия к улучшению ваших административных навыков – управления потоком однообразной работы, хранения и извлечения информации, установления стандартов, составления расписаний и работы по выполнению обещаний.

• Следование хорошим правилам создаст вам репутацию надежного и последовательного человека. Возможно, вы даже начнете чаще возвращаться домой вовремя (к ужину) и без ноутбука с «домашней работой».

• Проверьте текущую рабочую нагрузку. Примените творческие способности для отсечения всего лишнего и исправьте то, что захватывает вас в ловушку неоплачиваемой сверхурочной работы. Радостно предавайтесь спонтанности в появившееся свободное время.

Утверждение № 4. Оправдание: «Я слишком занят, чтобы учиться»

Тайм-менеджмент кажется трудоемким делом. Мне некогда заниматься всем этим.

Отбросьте «слишком занят, чтобы учиться».

• Можете вспомнить знаменитую сказку о лесорубе, который утверждал: «У меня нет времени точить топор – мне нужно повалить весь этот лес!»

• Ваш главный инструмент управления временем – письменный план – наглядное доказательство в том случае, когда порученная работа не соответствует имеющемуся времени. Вы сможете просить разрешения на изменение объема рабочей нагрузки и установление разумных сроков.

• У вас нет времени на отказ от планирования. Написание ежедневного плана действительно требует нескольких минут серьезных размышлений, но этот инструмент в сочетании с другими техниками управления временем будет экономить вам по два часа в день. В следующих главах мы подробно расскажем о возможной прибыли от такой инвестиции.

Новое предложение № 4

• Сначала оцените тайм-менеджмент как самодисциплину, нужную для достижения ваших целей, а не как нечто, навязанное сверху.

• Чтобы пробудить в себе готовность, представляйте ощутимое вознаграждение или совершенствование производственного процесса, достаточно серьезное, чтобы обеспечить вам продвижение.

• Еще раз взгляните на вашу нагрузку. Какую работу вы или кто-то другой могли бы выполнять быстрее или надежнее? Изложите все в письменном виде и убедите в этом своего начальника.

Утверждение № 5. Ограничение типа «достаточно одного средства»

Для успешного управления временем мне, конечно, не нужна книга или набор средств. Мой ежедневный список необходимых дел служит мне годами. (Хотя, признаюсь, сегодняшний список часто перетекает в завтрашний.)

Отбросьте «достаточно одного средства».

• Список дел – замечательное средство. Но больше пользы будет, если вы объедините его с вашим календарем, списком проектов и входящими электронными письмами. Современные программы при желании могут автоматически объединить эти инструменты.

• Неважно, полагаетесь ли вы на электронные средства или составляете схему своей рабочей нагрузки на доске – вы правы в том, что задействуете преимущества наглядности: нагрузку можно охватить с первого взгляда.

• Но если ваш список постоянно перетекает в следующий день, то вы попались в большую ловушку – чрезмерные ожидания. Это опасно.

Новое предложение № 5

• Приобретя навык сочетания новых требований с существующими обязательствами, вы сможете оценить вашу ситуацию, настоящую и будущую, и договориться об очередных заданиях в контексте, обозримом для обратившихся с запросом лиц.

• Используйте наглядный список дел как свидетельство того, что ваше планирование позволяет выполнять обязательства.

 

Минимальные требования для объединенного набора электронных средств

Вне зависимости от того, кто разработал ваш набор средств, компания или вы сами, он должен позволять вам следующее:

• определять приоритетность заданий в соответствии с заранее установленными правилами, основанными на относительном риске и ценности;

• оценивать стандартный подготовительный период для обычных заданий;

• определять влияние новых заданий на те, что были поручены вам ранее;

• увязывать входящие требования с вашими списками проектов и расписанием, особенно если они были получены по электронной почте (труднее обсуждать), а не лично (легче показать, какое время занято);

• основывать ваши решения (выполнить, отложить, пересмотреть объем или отклонить задания) на наглядных данных, которые сейчас можно показать тем, кто направляет запрос, а позднее – лицам, которые должны будут выполнять работу.

Долой компьютерную неграмотность!

Если вы не знаете, как пользоваться средствами интеграции, встроенными в программное обеспечение компьютера, пройдите обучение в вашей компании, у поставщика программ или в местном центре дополнительного образования. Потратив немного времени и денег, вы вскоре станете знатоком. Более того, вы можете объединить ваших учителей и тех, с кем вы учились, в одну сеть. Эти продвинутые пользователи – важный ресурс, особенно для владельцев малых предприятий или независимых менеджеров.

 

Искорените утверждения: две колонки списка дел

Сообразительные работники перенимают этот инструмент на наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное обязательство», а в случае кризиса – обратно. Этот наглядный подход дисциплинирует сотрудников, обращающихся с требованиями: они понимают, что менее срочные дела, принятые к исполнению сегодня, не оставят времени более срочным делам завтра. Когда до них это доходит, они сосредоточиваются на таблице.

Позвольте Эллен Перри дать наглядное пояснение:

Задание A

Эллен Перри, руководитель службы по работе с клиентами, получает обоснованный запрос, который нужно выполнить в сжатые сроки. Она поместила задание А в левую колонку (наклеила настоящий или воображаемый стикер), и оно останется в колонке «Запрос» до тех пор, пока Эллен не сможет оценить задание и поместить его на временную шкалу. Тогда ему найдется место в правой колонке «Обязательство», где оно останется до своего завершения. Скорее всего, задание будет выполняться пошагово, что показано на временной шкале. Работник, направивший запрос А, может иметь доступ к схеме Эллен, чтобы отследить, как выполняется задание.

Задание Б

Еще одно обоснованное задание под буквой Б попадет в колонку «Обязательство», но позже окажется вытесненным более важным заданием В. Эллен обрисует реальную ситуацию тому, кто обратился с заданием Б, которое на какое-то время возвращают в левую колонку «Запрос». (Эллен на своем опыте узнала, что это зачастую вдохновляет «вытесненного» сотрудника на усовершенствование задания, поставленного «на ожидание», и оно становится готовым к переводу в разряд срочных.)

Применение состоящего из двух колонок графика дел создает Эллен репутацию человека, дающего обещания, которые может сдержать!

 

Управление временем – самое странное утверждение

Действительно ли вы управляете отведенным вам временем? Время – это актив, который хотелось бы считать только своим, но все же его невозможно удержать. Время дарят любимым людям. Его жертвуют на благие цели, работая волонтерами, или сдают в аренду работодателю за оговоренную сумму. Но его невозможно хранить.

Компании, а также учреждения склонны считать время одним из своих пяти активов.

1. Капитал: вкладываемые и применяемые денежные средства.

2. Имущество: оборудование, здания, земля, сырье и продукция, выставленная на продажу или стоящая на учете.

3. Информация: имеющие значение данные, которые можно повторно извлекать; интеллектуальная собственность для использования и продажи.

4. Персонал: работники – привлеченные, нанятые, перемещенные, обученные и мотивированные.

5. Время: измеренное, оцененное и потраченное. Но его не получится хранить про запас для дальнейшего использования.

Ваша организация может управлять первыми тремя неодушевленными ресурсами: их можно сочетать, увеличивать или уменьшать, покупать или продавать, перемещать или вовсе отбрасывать. Все это приведет к различным, но в основном предсказуемым последствиям. Четвертый вид ресурсов (персонал) – люди, чьи услуги и навыки ваша компания покупает и продает (за согласованную почасовую или ежемесячную плату). Компании в силах удерживать или освобождать сотрудников (с прогнозируемыми результатами); они могут обучать, развивать и уважать их или пренебрегать ими (с сопутствующей выгодой и риском). Развитые компании предпочитают просвещать и информировать людей, чтобы те работали как можно лучше.

Но пятый ресурс, время, подвержен контролю со стороны человека менее, чем нам хотелось бы признать. Его нельзя ускорить или замедлить. Оно расходуется при получении и по одной фиксированной ставке: 60 секунд в минуту, 60 минут в час. Выбирают не само использование времени, а его способ.

 

Управление собой, ведущее к достижению цели

Продолжительность жизни может видеться вам загадкой, набором цифр в таблице смертности. Упущенное время не вернуть. На самом деле вы вовсе им не управляете – вы управляете только собой относительно времени.

Мы надеемся, что эта глава заинтриговала вас, поставив под сомнение традиционные утверждения о времени. В следующих нескольких главах вы найдете еще больше средств, которые позволят приняться за главное дело жизни – управление собой на пути к целям, приносящим удовлетворение.

 

Цели… Задачи… Приоритеты. В неофициальных беседах бизнесмены часто заменяют один из этих терминов другим. Эта ошибка влечет за собой серьезные последствия. Несмотря на существующую между перечисленными понятиями связь, они вытекают друг из друга в строго иерархичной последовательности: сначала цели, затем задачи, а после приоритеты. Пытаясь расставить приоритеты в отношении ежедневных дел и не имея четкого представления о целях и задачах, вы потратите много времени и сил, но в результате потерпите неудачу – ведь цель так и не стала ясной ни вам, ни кому-либо еще. Признайтесь – так происходит все время.

Перед тем как продолжать движение, вам нужно освободиться из ловушки мышления, мешающей многим менеджерам расставлять приоритеты. Возможно, это будет нелегко, потому что большинство сотрудников на самом деле предпочитают работать над «приоритетами». Они видятся им реальными заданиями, порученными «живыми» составителями запросов и побуждающими к немедленным действиям. Работа над «живыми» приоритетами может выглядеть яркой, очевидной и, вероятно, даже героической.

С другой стороны, некоторые сотрудники склонны сопротивляться определению целей и задач или даже размышлению о них. Цели кажутся отдаленными, туманными и невнятными. Те, кто обращается с запросами, редко упоминают их в первую очередь. Если ваша компания более серьезно относится к своей миссии, то считайте миссию всеохватывающим принципом, стоящим над любой заявленной целью.

Сама идея целеполагания может вызвать у нас смутную неловкость, ассоциирующуюся с новогодними обещаниями. Нас убеждают в их обязательности, но мы помним множество январских клятв, растаявших слишком быстро из-за отсутствия твердой решимости.

Мы признаем, что наши цели, особенно в бизнесе, могут рушиться, если они неконкретны, слишком грандиозны или, наоборот, недальновидны. Вот примеры таких целей.

• «Стремиться к успеху на работе» или «Обеспечить образование моим детям» – звучит похвально, но недостаточно конкретно, чтобы вести к целенаправленным действиям.

• Некоторые сотрудники хвалятся своей смелой целью, а затем бросают ее, боясь критики в случае неудачи.

• Другие начинают делать первые шаги в направлении амбициозной цели, не имея информации об ее составляющих, то есть о задачах, и обнаруживают, что не могут двигаться дальше. У пути есть начало и конец, но нет самого процесса его прохождения. Это похоже на попытку собрать подаренный на Рождество велосипед без инструкции: вы знаете, как он должен выглядеть и функционировать, и приступаете к его сборке. В результате получается нечто шаткое, а оставшиеся болты и гайки, которые никуда не подошли, оказывается, были важными деталями.

Похожие эмоции вы можете испытывать, когда получаете от начальника или клиента такое неопределенное распоряжение: «Просто приступай к делу… Я потом объясню». Все ваши размышления о сегодняшних приоритетах мгновенно испаряются.

 

Ступенчатый переход от целей к задачам и приоритетам

Вот как этот процесс осуществляется в бизнесе.

Фаза l. Цели

Собственники или инвесторы и руководители высшего звена инициируют исследования, вкладывают денежные средства и усилия, чтобы войти на новый рынок, запустить новый продукт или предоставить новую услугу. Они разрабатывают стратегические планы, сосредоточенные на конечном пункте (цели), и ссылаются на преимущества и прибыль, которые сулит эта деятельность. Они создают концепции и параметры, добавляют финансовую и политическую поддержку и излагают менеджерам цели таким образом, чтобы пробудить в них желание приступить к этой работе.

Фаза 2. Задачи

Затем главы отделов и подразделений разрабатывают планы, подробно определяя все их элементы – замысел, проектирование, финансирование, производство, маркетинг, продажи, услуги и управление. Они создают связанные с этим программы и процессы, планируют согласованные результаты и создают команды для запуска проекта. При этом они экономно расходуют средства и точно определяют ожидаемые результаты и сроки.

Фаза 3. Приоритеты

На этом этапе в каждом отделе компании исполнители узнают о целях и задачах, определенных вышестоящими руководителями. Они принимают от них задания, организуют временные группы, занимающиеся их практической реализацией, и составляют планы и расписания, чтобы вписать новые дела в существующую рабочую нагрузку. Расстановка приоритетов могла бы быть пустяком, если бы новые задания вписывались в относительно небольшую нагрузку. Увы, так бывает редко.

На самом деле расстановка приоритетов не связана с составлением расписания. Пока не связана. Речь идет не о том, когда выполнять новые задания, а о том, можно ли им позволить конкурировать с постоянными обязательствами. Расстановка приоритетов направлена на то, чтобы цели стали осуществимыми. Это касается и старых, и новых целей.

Часто принято рисковать расстановкой приоритетов без знания общей цели, хотя это и безрассудно. Начальник или клиент ожидает от нас именно этого, когда считает, что сказать «Просто выполняйте! Я потом объясню всю подоплеку» – нормально.

Цели и задачи – это не «подоплека». Это линия горизонта и подробная карта для путешествия, в которое вы собираетесь отправиться.

 

Цели. Взгляните на горизонты того, кто дает задание

У вас мало времени, вот почему вы читаете эту книгу. Вы хотите избежать потерь и неудовлетворенности и просите начальников и клиентов позволить вам обозреть их горизонты, прежде чем возьметесь за расстановку приоритетов для группы заданий.

Один из способов согласовать цели и задачи – разработка «шаблона рабочих задач». До того, как ваша команда примет работу, в нем указываются определенные данные о целях и задачах лица, дающего задание. Подумайте, каким будет этот инструмент. Сделайте его нетрудным для заполнения, но убедитесь, что он позволит получить нужную вам информацию, прежде чем вы возьмете на себя обязательства, связанные с увеличением вашей рабочей нагрузки.

Подробности в этом примере являются лишь предложением. Подумайте, что бы вы включили в вашу собственную форму. Пусть она будет краткой и простой для заполнения. Проверьте ее на симпатизирующих вам сотрудниках, дающих задания, затем на их более трудных коллегах.

Ожидаете сопротивления? Преодолейте его

Вероятно, некоторые из тех, кто обращается к вам с запросами, обвинят вас в высокомерии лишь потому, что вы задаете такие вопросы. Если вы это предчувствуете, то попробуйте пойти обходным путем. Приняв их обычные нечеткие запросы, постарайтесь самостоятельно заполнить свою форму. Покажите им «пробелы», требующие ответов. От них должен исходить не посыл, а ответы!

Как одна команда прояснила требования

Несколько лет назад одной команде NASA, которая занимается расчетом траекторий до отдаленных планет, понадобилась яркая модель, напоминающая тем, кто направляет им заказы, о том, что исследование разных частей Солнечной системы связано с очень разными расходами времени и денег.

«Разве это не очевидно? – спросите вы. – Разве они там не все гении?»

На самом деле не все. Команда расчета траекторий получала много запросов от старших сотрудников, умелых и одаренных в своих специальностях, но не в астрономии. Их объединяла одна-единственная черта, свойственная всем людям, – склонность попадать в большую ловушку чрезмерных ожиданий.

Сотрудник отправлял запрос на расчет траектории до пункта, расположенного достаточно близко от Земли. Команда получала данные, тратя на это немного времени и средств. Заказчик, восхищенный хорошим обслуживанием, теперь ожидал таких же быстрых и дешевых услуг в отношении «траекторий до любых точек». Конечно, объяснение, как сильно один запрос отличается от другого, постоянно приносило команде неприятности. Вскоре они почувствовали всю остроту высказывания «Добродетель – сама себе награда».

 

Наглядно представить реальность

Итак, команде расчета траекторий нужно было создать простое руководство по запросу траекторий. Они выдали несколько версий, большинство из которых были слишком подробными, чтобы удерживать внимание направляющих запрос. Требовалось сократить процесс. Команде удалось сгенерировать простую модель, содержащую три четкие группы пунктов назначения в Солнечной системе. Они показали три совершенно разные группы требований в отношении сотрудников и компьютеров, необходимых для осуществления трех видов вычислений. Между собой команда в шутку называла эти три уровня так: «классическое ванильное», «фруктовое» и «пломбир с горячим шоколадом, взбитыми сливками и орешками». Окончательный график, показанный на отдельном экране, иллюстрировал стоимость работы в этих трех зонах.

Здесь мы укажем упрощенную версию.

Зона A: 1 долл./секунда подсчета траекторий. Требуемое время: X часов.

Зона Б: 10 долл./секунда подсчета. Требуемое время: прибавьте 50 процентов.

Зона В: 100 долл./секунда подсчета. Требуемое время: неопределенно (прибавьте минимум 200 процентов).

Сотрудники, обращавшиеся с запросами, сочли этот график очень полезным. Как всем сведущим людям, им было комфортнее, когда при работе с побочными специальностями они «понимали, о чем идет речь». Команда расчета траекторий могла спокойно вести переговоры, имея перед глазами такой график.

Ваши собственные заявки? Разработайте инструмент

Приходится ли вам иметь дело с внешними или внутренними клиентами, которым могло бы быть полезно беглое ознакомление с ограничивающими вас параметрами? Возьмите блокнот и обдумайте это. Затем упростите. (Клиентам не обязательно знать все подробности – только то, что они на самом деле просят в условиях изменяющихся обстоятельств.) Этот инструмент сэкономит время обеих сторон в процессе любых предстоящих переговоров.

 

Результаты в задачах, соответствующих цели

Знаменитые топ-менеджеры и сильные руководители среднего звена зарабатывают себе превосходную репутацию тем, что могут сформулировать амбициозное, побуждающее к действию видение (высшую цель), у которого есть большой шанс получить поддержку – моральную, финансовую и политическую.

Затем они делают так, чтобы задачи были реальными, измеримыми и могли быть обозримы в ближайшем будущем. Таким образом они развивают понимание и заинтересованность у команд, которым предстоит основывать на этих задачах свои приоритеты.

Какой бы ни была ваша руководящая роль, вы с ней справитесь еще лучше, если обозначите цели (создаете их именно вы), затем проясните задачи (то есть практические пути к достижению этих целей) и далее поможете своим подчиненным расставить приоритеты, прямо отвечающие этим задачам.

Начните с простого – с вашего дома

Все еще не заинтересовались целеполаганием? Тогда начните с простого. Ведь ранее вам уже удавалось успешно использовать навык определения цели, и вы делали это по-своему. Только подумайте – вы уже задействовали эффективный процесс целеполагания для осуществления любой задачи, которой когда-либо гордились, дома или на работе. Когда мы просим слушателей семинара ненадолго задуматься об их «доморощенном» успехе в достижении целей, то видим, как многие лица постепенно озаряются гордостью и радостью. Присоединяйтесь к ним.

• Вы самостоятельно покрасили фасад своего дома, чтобы сэкономить тысячи долларов?

• Вы починили домашний компьютер, и вам помогали только интернет-приятели?

• Вы организовали успешное мероприятие для благотворительного общества?

• Вы тренировали команду малой лиги и привели ее к победе?

• Ваши занятия садоводством позволили накормить семью и половину района?

Вспомните о недавнем домашнем достижении, которым вы можете гордиться. Какие навыки целеполагания вы использовали?

• Ваши цели были конкретными и реалистичными.

• Вы задали достаточный отрезок времени, чтобы не терять мотивации.

• Вы определили задачи и этапы для отслеживания своего прогресса.

• Вы установили приоритеты и выполнили работы во время и в рамках бюджета.

• Вы упорно продолжали, пока не достигли цели.

Цели, действия и результаты

Вот некоторые из простых «доморощенных» целей, недавно подтвержденных слушателями семинара.

Цель: за месяц до встречи одноклассников сбросить два килограмма.

Действия: покупал продукты только с низкой жирностью; месяц не питался вне дома. Снова начал тренировки; с парковки возвращался домой пешком.

Результат: сбросил три килограмма. На мероприятии выглядел и чувствовал себя замечательно.

Цель: в апреле/мае перед отпуском посетить десять уроков тенниса.

Действия: искала местных тренеров по теннису и положительные отзывы о них. В феврале начала экономить, чтобы оплатить уроки. Наняла тренера в конце марта. Предупредила своих уже подросших детей о том, что по субботам они готовят обед сами.

Результат: уже прошла четвертый урок. Отказалась от нескольких плохих привычек, выиграла два матча.

Неожиданный результат: мой ребенок составил свой «предканикулярный» план. Мы хвалим друг друга за ежедневные успехи.

 

Четкая последовательность: от целей к задачам и приоритетам

Некоторые сотрудники, кажется, рождены с пониманием этого. Другие предпринимают сознательные действия, чтобы узнать и использовать это. Вот пример, который Алек Маккензи счел вдохновляющим: во время путешествия с семьей он встретил официантку – энергичную девушку, которая рассказала, что приехала в США из Германии, задумав достичь определенной цели в карьере.

Живые голоса

– В течение пяти лет я хочу стать владелицей своего собственного предприятия. Я решила, что степень МБА поможет мне в этом, – сказала эта девушка.

– Вы сейчас учитесь в магистратуре? – спросил Алек.

– Нет, я посещаю уроки математики и предпринимательства в местном колледже. Это нужно, прежде чем я смогу попасть в интересующую меня магистратуру. Остался всего один семестр. А пока я зарабатываю деньги на последний семестр.

Девушка интуитивно поняла этот ступенчатый процесс: цели, задачи, приоритеты.

• Она поставила перед собой всеохватывающую цель: за пять лет стать владелицей собственного бизнеса.

• Определила свои задачи: степень МБА после магистратуры.

• Затем расставила приоритеты: пройти обучение на подготовительных курсах и заработать в ресторане достаточно денег для оплаты последнего семестра в колледже.

Если вы, как эта девушка, обретете навыки достижения личных целей, то сможете применить их к любой трудной рабочей задаче. Ставки могут быть выше, а игроков больше, но вы уже интуитивно узнали, как переходить от целей к задачам и далее к приоритетам.

 

На работе цели и задачи часто исходят сверху

Цели, продиктованные стратегическими планами вашей организации, в основном определяются на вышестоящих уровнях. Они доводятся до вашего сведения через руководителей отделов или подразделений. Большинство компаний, безусловно, придерживаются некоторой разновидности «управления по целям», наглядно поясняемого так:

Крупномасштабный пример с промышленным производством

Скажем, большая сталелитейная компания приступает к строительству новой доменной печи и производственных помещений для сталеварения. На завершение этого огромного проекта будет потрачено несколько лет и множество ресурсов.

Изложение целей может содержать общие стратегические подробности: необходимый участок земли; влияние на окружающую среду; доступ к морским, железнодорожным и автомобильным перевозкам; производственные возможности; количество и типы обрабатываемых руд; типы производимой стали. Короче говоря, множество решений, из которых складываются стратегические цели этого проекта.

Затем в каждой отдельной категории ранних этапов развития будут определены подробные задачи: распределение акций, заимствование средств, составление бюджета, заключение договоров, проектирование, конструирование, закупка, архитектура, производство, тестирование, а позднее – подбор сотрудников, наем, укомплектование персоналом и повседневные планы работы. Как бы тщательно ни прогнозировала компания такое масштабное, долгосрочное предприятие, эти задачи будут пересмотрены и исправлены, поскольку в течение многолетней жизни нового проекта промышленные и финансовые условия меняются.

В конце концов, когда строительство завода подходит к завершению, каждый ответственный менеджер составляет список приоритетов для отделов и распределяет задачи для команд, которые будут их решать. Достижения отделов отслеживаются с помощью отчетов и аудита хозяйственной деятельности – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, – по мере того как завод достигает своей производственной мощности. В течение года команды и отдельные сотрудники получают периодические обзоры эффективности работы, которые выявляют их достижения и расширяют карьерные перспективы.

Приходится ли вам управлять огромным предприятием, подобным описанному выше, возглавляете ли вы небольшую компанию или вы специалист в компании среднего размера – при принятии заданий вам нужно чувствовать себя уверенно и добиваться ясности задач.

 

От корпоративных целей и задач к вашим личным

Изо дня в день вам надлежит думать о собственных задачах как об особых, неотложных делах или группах дел, которые происходят от долгосрочных, более широких корпоративных целей и задач отделов. Вы должны быть в состоянии по первому требованию составить подробный список ваших главных задач текущего года.

Пример. Делия Кронин, финансовый директор

Цель: в 2010 году компания Делии хочет расширить свою деятельность в Азии и прийти в две новые страны – Сингапур и Таиланд. Условия в них существенно отличаются, поэтому уже есть два набора целей и завершены переговоры о слиянии с местными партнерами.

Задачи. Разработаны для каждой сферы коммерческой деятельности в обеих странах: финансирование, производство, маркетинг, продажи, обслуживание клиентов – весь спектр. Основываясь на списке задач для финансовой группы, Делия Кронин теперь составляет свой список задач на год, выбирая восемь важнейших рисков/возможностей, с которыми она должна справиться при помощи других сотрудников.

• Она перечисляет сферы задач в произвольном порядке, а затем нумерует их по важности «для выживания».

Задачи финансового директора, с января по январь, год: ____

• По мнению Делии, задачи 1–4 представляют наибольший риск и ценность. Эти важнейшие пункты помещены в приоритетные интервалы времени, потому что им свойственно оказывать большое влияние, иметь широкий охват, быть нестабильными и частично подконтрольными другим людям (включая правительство). В течение года они потребуют наиболее пристального внимания со стороны Делии и принятия решений, оказывающих большое влияние. Она будет ответственна за все восемь сфер, но в большей степени сосредоточится на пункте 1, затем на пунктах 2, 3, 4.

• Она приписала меньшую важность тем пунктам, которые, несмотря на свою значимость, более стабильны, в их рамках многие текущие виды деятельности автоматизированы и больше поддаются контролю с помощью алгоритмов, уже существующих в финансовом и бухгалтерском учете.

• Кроме того, она доверила повседневные деловые операции по пунктам 5–8 тем менеджерам и специалистам, которые имеют весомые достижения в области управления наличными средствами, аудита, бюджетов и налоговой дисциплины.

Составьте годовую таблицу задач

При взгляде на список Делии Кронин понятно, что она работает финансовым директором в международной компании. Заголовки ее задач сразу же указывают на это.

А теперь рассмотрите свою работу на год, начиная с этого месяца. Вспомните задачи, которые вам, вероятно, предстоит выполнять/контролировать в течение следующих 12 месяцев, и заполните таблицу, приведенную ниже.

Мои задачи на следующие 12 месяцев

Перечислите важнейшие обязательства и риски в произвольном порядке. Точно так же, как вы смогли сказать, что Делия – финансовый директор, любой читатель должен суметь назвать вашу должность, ознакомившись с вашим списком задач. А теперь пронумеруйте их по степени важности «для выживания». Это означает, что пунктами, расположенными внизу списка, можно пожертвовать для обеспечения безопасности самого главного пункта. Не используйте одну цифру дважды. Самый главный пункт должен быть единственным.

Присвойте цифры 1–4 тем задачам, которые обладают наиболее большим влиянием (как на риски, так и на преимущества). Вы будете плотнее ими заниматься, поскольку они менее стабильны, более подвержены воздействию событий, выходящих за пределы вашего контроля, или могут потребовать более частого принятия решений.

Присвойте цифры 5–8 более стабильным задачам. Вам будет проще выполнять их – почти как повседневные дела, их также можно частично делегировать доверенным подчиненным.

Готовьтесь защищать свои задачи

Вам захочется разместить ваш график восьми главных задач там, где он будет виден всем сотрудникам. При увеличении повседневных требований, которые будут идти вразрез с чем-либо в вашем списке задач, вы станете давать свое согласие с большей осторожностью.

Будьте готовы в любой момент обосновать приоритеты задач, поскольку неизвестно, когда начальник, клиент или действия конкурента заставят вас пересмотреть этот список и добавить новую рискованную и значимую задачу.

Например, руководствуясь неопровержимыми доводами, старший менеджер меняет задачу отдела. После этого ваш список задач, несомненно, также изменится – вам нужно будет пересмотреть свои варианты и оценить вытекающие из них уступки. Может понадобиться убрать что-либо из вашего списка задач – это более важное дело, чем просто приведение в порядок ежедневных приоритетов. С изменением задач вы не можете просто «работать усерднее» или «бегать быстрее». Вам предстоит отбросить один из восьми важнейших пунктов своего списка (в дополнительном списке покажите, что он переместился на девятую позицию или ниже) и, возможно, отвергнуть целую вереницу приоритетов, связанных с вытесненной задачей.

Вам, несомненно, предстоит провести дополнительные переговоры.

 

Ввести новую задачу совместно с командой

После того как в список будет добавлена новая задача, вам необходимо спланировать собственные способы ее решения, а затем поработать с подчиненными вам сотрудниками и дополнительными командами для определения нового обязательства. В этом деле наилучший из известных нам инструментов – составление SMART-таблицы, которая получила свое название от рассматриваемых в ней факторов: подробности (specifics), измеримые величины (measurables), выполнимость, ресурсы (attainables), временная шкала (time line).

SMART-таблицу для планирования использовали столь многие авторы и компании, что нам не удалось найти ее первоисточник. Мы используем свою версию не только для индивидуального планирования, но и для сотрудничества команд разных направлений.

Мы видели, как в десятках компаний и на правительственных объектах лидеры команд быстро и четко сообщали друг другу свои планы по выполнению намеченной задачи. Затем так же быстро и четко присоединялись их партнеры по этой деятельности со своими совпадающими или противоречащими взглядами.

При использовании стикеров рекомендованным нами образом (без необходимости начинать какие-либо обсуждения) это упражнение займет менее десяти минут. Веселье (и его настоящая ценность) приходит во время последующего обсуждения. Наглядность помогает командам сразу же увидеть и понять:

• подробности: что ожидается? к какому времени? почему?

• измеримые величины: затраты, время, место, тоннаж и т. д. – какие цифры действительно значимы?

• выполнимость: что потребуется для преодоления определенных препятствий?

• ресурсы: какие люди или команды будут нужны – свои или привлеченные?

• временн у ю шкалу : покажите, когда каждый из ресурсных сотрудников появляется на временной шкале?

Как начинается упражнение со SMART-таблицей

Представьте, что вы – менеджер проекта, которому было дано задание переместить нескольких ваших сотрудников с одного места на другое. В первой вертикальной колонке SMART-таблицы вы помещаете стикеры, определяя каждый вопрос в вертикальных графах.

SMART-таблица

Пример

Используйте по одному стикеру на каждую графу в левой колонке.

S (подробности). Набросайте подробности запланированного перемещения. Например: «Переместить 15 специалистов по автоматическому изготовлению чертежей из головного офиса в корпус 10/22» . (Не усердствуйте над подробностями этого пункта. Вы уточните их, поработав над следующими тремя графами.)

M (измеримые величины). Записывайте только те цифры, которые имеют значение, например: «Количество квадратных метров на человека снизится с 30 до 25. Некоторые имеющиеся предметы мебели не вместятся».

A (выполнимость). Перечислите факторы, которые могут все затормозить. «Поступят жалобы от некоторых инженеров, которые не видели новую усовершенствованную мебель. Необходимо продать большие чертежные столы, чтобы вписаться в бюджет».

R (ресурсы). Перечислите свои ресурсы: объекты, ИТ, компания по перевозке, специалисты по созданию чертежей плюс уборщики и поставщики питания в выходной день переезда.

T (временн а я шкала)

Используя стрелочки и цвета на графике сроков, вы просто обозначите, какой из ваших ресурсных сотрудников будет действовать в определенное время.

С самого начала призовите к прямоте

При надписывании каждого стикера вы нацелены на то, чтобы быть максимально искренним с теми, чья помощь вам нужна. Какие факторы для них наиболее значимы, когда они стараются принять на себя обязательство?

Как менеджер проекта, вы начнете обсуждение, представив свою колонку SMART-таблицы, после чего пригласите каждую из сотрудничающих сторон наклеить заполненные ими стикеры в соответствующие колонки, соседствующие друг с другом. Они немедленно включатся в работу – это всегда так бывает.

Ожидайте необычайно честной информации по пунктам М и А. Составление SMART-таблиц действительно помогает сотрудникам измерить в цифрах предстоящую работу, затраты, которые они могли не заметить, и все, что угрожает осуществлению проекта и что необходимо преодолеть. Они сразу же продемонстрируют честный и реалистичный подход.

Составление SMART-таблиц ведет к революционному усовершенствованию: стороны энергично вовлекаются в дело с первой минуты первого дня. Они уже не приветствуют вяло задание, чтобы потом кинуть его в кучу с другими бумагами, неизбежно теряя время и только потом высказывая свои возражения. Наоборот, они выкладывают все прямо сейчас. Да еще и показывают! Вам захочется это отпраздновать!

Пусть ваша SMART-таблица повисит несколько дней на общей стене (реальной или виртуальной) – тем самым вы дадите сотрудникам возможность продолжать обдумывать и совершенствовать свои решения.

Внимание: сначала измерения

Большинство опытных составителей планов начинают с написания задачи: буква S на SMART-таблице. Затем они (как и их последователи) немедленно обращаются к связанным с этим шагам. Все кажется логичным, но не поощряйте это.

С действиями нужно подождать до тех пор, пока вы не определите важность остальных элементов (M-A-R-T). Не пытайтесь слишком рано составлять список шагов: это приведет к потере времени, если ваши открытия в графах M, A или R (неточные измерения, угроза выполнимости или несоответствующие ресурсы) заставят уменьшить объемы задачи или увеличить время ее выполнения. Некоторые из шагов, которые виделись вам необходимыми, вовсе не понадобятся.

После графы S сосредоточьтесь на графе М, как того требует SMART-таблица. Потрудитесь вычислить наиболее значимые измеримые величины.

Не получится управлять тем, что нельзя измерить!

Согласимся с этим и добавим, что у команды не появится понимания ее обязательств, если ей не показать:

• сколько? (сравните с обычным производством);

• как быстро? (сравните с обычной скоростью);

• как много? (приведите цифры: квадратные метры, тоннаж, массу);

• как часто? (приведите, сколько потребуется контрольных собраний, промежуточных инспекций, получения новых разрешений…).

Покажите, насколько труднее или легче будет задача по сравнению с обычной. Если как менеджеру проекта вам известно, что то, о чем вы просите, потребует вдвое больше работы и сделать ее надо вдвое быстрее, то необходимо это наглядно показать.

 

Результаты при ясных задачах

Команда будет следовать за вами повсюду, если вы станете руководить ею честно. Покажите коллегам вашу карту задач и попросите представить их идеи. Если вы позволите им распоряжаться своими обязательствами, они последуют за вами до завершения этого трудного дела. Общая SMART-таблица задействует силу наглядности, помогающую сразу оценить измеримые величины, выполнимость и ресурсы. Используя эту командную таблицу задач, отдельные сотрудники могут расставить свои повседневные приоритеты с меньшим количеством неверных шагов и ошибок.

В следующей главе мы уделим внимание индивидуальному определению приоритетов, то есть способу правильного прохождения следующих шагов.

 

В наше время пересматривать приоритеты приходится не ежедневно, а ежечасно, или так часто, как происходят изменения. Сотни сообщений засоряют вашу электронную и голосовую почту, а также смартфон. От слияний, поглощений и реорганизаций голова идет кругом. Иногда менеджеры или клиенты представляют даже самые абсурдные требования как важные, срочные и не подлежащие обсуждению. Часто, если тот, кто обращается с запросом, обладает достаточным влиянием, вы соглашаетесь на требование, добавляя себе несколько часов к неоплачиваемой сверхурочной работе.

Лет десять назад большинство сотрудников отчитывались перед одним начальником, поэтому знали, с кем советоваться по поводу противоречащих друг другу приоритетов. Сегодня вы, вероятнее всего, составляете отчеты для нескольких руководителей.

Если ваш бизнес основан на матричной структуре управления и управлении проектами, то вы можете выполнять разные роли в разных группах: управлять одной командой, работать в другой, а в третьей выступать в качестве внутреннего консультанта или эксперта в предметной области. Более того, «виртуальные» коллеги и клиенты могут напрямую обращаться к вам с других континентов, поэтому у вас круглосуточный график работы.

Таким образом, вы сталкиваетесь с более расплывчатыми границами полномочий и как никогда прежде слабой поддержкой. В деле расстановки и сохранения приоритетов вы предоставлены самим себе! Вам необходима хорошая система, соответствующая вашему стилю.

 

Минимальные требования для определения приоритетов

Не существует единственного идеального способа. Но вы можете выстроить свою систему, используя три прочных элемента.

1. Основывайте свою логику на законе Парето – принципе 20/80.

2. Защищайте эту логику с помощью критериев выполнения.

3. Начинайте каждый день с письменного плана: поместите три пункта прямо перед собой – на мониторе или наклейте стикер на уровне глаз.

 

Расставляйте приоритеты с Парето

Вилфредо Парето – европейский экономист, продемонстрировавший в 1893 году новое, удивительное соотношение: 20 процентов населения Европы владеет 80 процентами быстрорастущих материальных ценностей. С расширением промышленной революции остался почти незамеченным тот факт, что права собственности перешли от небольшой привилегированной группы аристократов, владевших земельной собственностью, к бойкой прослойке недавно разбогатевших промышленников.

На протяжении последующих десятилетий высказывания Парето остаются верными. Принцип 20/80 по-прежнему применим в отношении большинства вопросов – в бизнесе, промышленности и политике. Двадцать процентов жертвователей в рамках какой-либо благотворительной кампании дают восемьдесят процентов средств. Двадцать процентов действий водителей приводят к восьмидесяти процентам автомобильных аварий. (Введите в интернет-поисковик «закон Парето» и найдете сотни других примеров.) Вы можете извлечь из этого следующее:

20 ПРОЦЕНТОВ ВАШИХ ЗАДАЧ ПРИНОСЯТ 80 ПРОЦЕНТОВ РЕЗУЛЬТАТОВ.

Эврика! Это ваши главные приоритеты!

 

Ваши восемь всеохватывающих задач

Если вы уже написали и вывесили ваш список из восьми задач этого года (смотрите ), то вам будет проще оценить соперничающие сегодня приоритеты. Так вы зарезервируете лучшие (самые надежные) отрезки времени для 20 процентов важнейших дел – тех, что больше всего способствуют выполнению ваших задач.

Что представляет собой «лучший» отрезок? Он характеризуется тем, что у вас превосходная концентрация, много энергии, имеется личное пространство и доступ к данным. Помните, что «лучший» не значит «самый ранний».

Почему ранние часы могут не быть лучшими

Во многих местах первый час рабочего дня – самый хаотичный, когда друзья, коллеги и клиенты уже стоят в очереди за вашими услугами. (Они верят в принцип «сделай это сейчас».) Однако важным 20 процентам задач зачастую нужна от вас лучшая концентрация и энергичность, то есть лучшие часы дня.

Второстепенные пункты, включая срочные, должны получать второстепенные отрезки времени. И на самом деле они могут находиться в начале рабочего дня. Вы поступите разумно, если выделите «время для срочных дел» в те дни, когда ожидается суматоха. К тому же совершенно нормально заниматься множеством мелочей в разных пунктах вашего расписания, и нельзя делать этого в «периоды наилучшей концентрации». Чем бы вы ни занимались, необходимо гарантировать, что ни одно менее важное требование не посягнет на те отрезки времени, которые уже отведены под более важное и более рискованное задание!

Владелец задания-нарушителя может считать его очень срочным, но позволить ему украсть приоритетный отрезок времени можно, только если оно больше и лучше ваших приоритетов сегодняшнего дня.

Парето опровергает заблуждение «сделай это сейчас»

Научившись использовать закон Парето, вы можете серьезно противостоять распространенным предписаниям «Сделай это сейчас!» или «Работай с документом только один раз!».

Конечно, эти правила хорошо звучат, но они имели бы смысл, будь у всех входящих заданий одинаково большое влияние. Парето прав, поэтому лишь 20 процентов ваших дел заслуживают внимания в лучшее время вашего расписания. Более того, из 80 процентов пунктов, настойчиво требующих от вас заботы, только 60 процентов могут рассчитывать на это.

А наименее приоритетные 20 процентов вовсе не стоят вашего внимания! Уж точно не стоят по сравнению с главными 20 процентами! Отсюда следует новое правило.

НЕ ДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС – СЕЙЧАС ОПРЕДЕЛИ ВАЖНОСТЬ ЭТОГО!

 

Процесс определения важности

Сравните новые требования с теми, что имеются в вашей нынешней нагрузке. Если вопрос действительно конкурентоспособен по серьезности и важности, тогда разберитесь с ним. Но не «сейчас», а в тот отрезок времени, который обеспечит выполнение этой задачи в срок.

Если у задачи средняя важность, тогда отведите ей такое время в расписании, которое не вторгнется ни в один отрезок времени, посвященный вашим главным 20 процентам. Или не спешите выделять делу какое-либо время, а вместо этого поместите его в «зону ожидания», чтобы определиться позднее.

(В списке дел, состоящем из двух колонок (), поместите его в колонку «Запрос» и не перемещайте в «Обязательство», пока не оцените важность задания.)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ: прямо сейчас уделите немного времени созданию списка главных 20 процентов текущих заданий, которые вероятнее всего принесут 80 процентов результатов. Сравните их с восемью задачами этого года. Посмотрите, насколько ваши текущие приоритеты стоят на службе ваших задач.

Смотрите, какова картина

Если за ваше время соревнуются слишком много запросов и при этом они имеют к списку ваших задач слабое отношение или вовсе никакого, то спросите себя:

• Действительно ли они связаны с чьими-то задачами? Кто выигрывает?

• Если они связаны с задачами моего руководителя, то мне нужно быть внимательным. Если с моими, то что еще должно войти в мой список задач?

• Какую задачу вытеснит этот новый пункт?

• Меня повысили, понизили или мне просто навязывают это?

Увидев, какова картина, вы оцените важность запросов, сможете подвергнуть сомнению «чужеродные» приоритеты, принять вашу новую задачу (а также все приоритеты, вытекающие из нее) или отказаться от нее в результате переговоров.

 

Как графические карты содействуют командному мышлению

Вот как выдающиеся авиационные инженеры проиллюстрировали приоритеты по закону Парето. Это было сделано на одном из множества наших семинаров с участием правительственных, военных и частных подрядчиков в сфере бизнеса, связанного со спутниками и ракетной техникой.

А.-Авиационнный инженеры и инженеры по контролю качества определилили 20 процентов заданий, которые дадут 80 процентов результатов, и определили риски, которые необходимо преодолеть в отношении текущих и последующих полетов. На этом они сосредоточились больше всего.

Б.-Совокупность заданий средней важности (60 процентов) даст оставшиеся 20 процентов результатов. Им было уделено второстепенное внимание.

В.-Задачи низкой важности были сокращены, переоценены или удалены из-за их невысокой отдачи. Да, дело нешуточное.

У этих инженеров потом состоялись серьезные обсуждения критериев, которым должны соответствовать задачи/риски, чтобы заслужить лучшие промежутки их времени, самое пристальное внимание с их стороны, а также готовность принести что-либо в жертву.

 

Критерии как основание для приоритетов

Не важно, готовите вы сегодня пилотируемый космический полет или нет, вам нужно выбрать главные задания, которые составят 20 процентов, а также устранить риски, угрожающие 20 процентам результатов. По этой причине ракетостроители поставили знак равенства между определением важности задания и устранением рисков как главным процессом в работе по расстановке приоритетов, ведущей к получению результатов.

Чтобы определить приоритеты и придерживаться их, нужно основывать свой выбор на наборе критериев, которые будут признаны и уважаемы другими. Вот некоторые примеры, взятые из множества различных ситуаций в промышленной сфере и сфере услуг.

Отбор критерия риск/ценность

Найдите подходящие критерии

Чтобы избежать споров при нехватке времени, решите, какие особые признаки или условия оправдают «вытеснение» ранее важных заданий в пользу новых приоритетов. Уделите время определению этих критериев. Упорядочите их по силе воздействия. В результате вы существенно сэкономите время и избежите стресса, исключив «незапланированные споры».

 

Объедините свою команду вокруг целей

Когда осуществление задач отдела опирается на разные специальности или дисциплины, ежедневные приоритеты команды неизбежно будут бороться между собой за ограниченные ресурсы – рабочую силу, бюджет, данные, материалы и время. Ваши соревнующиеся задания и результаты должны быть понятны не только вам, но начальнику и другим группам, а также всем сторонам, причастным к этому делу.

Живые голоса

Вот мнение Барта Денисона, руководителя операций в крупной компании в Редмонде, занимающейся производством программного обеспечения:

Я регулярно встречаюсь с клиентами и руководством для обсуждения рабочей нагрузки и определения приоритетов, чтобы сохранять сосредоточенность на правильных целях. Время от времени возникает необходимость посвятить работе дополнительные часы, но я договорился с большинством клиентов и менеджеров, что никто из членов моей команды не должен постоянно работать более 45 часов в неделю.

Много задач? Согласуйте приоритеты

Ежедневные приоритеты таких высокотехнологичных компаний, как та, в которой работает Барт, строятся на специфических, но зачастую эксклюзивных основах знаний. Это означает, что может возникнуть угроза, незаметная другим, но очевидная для любого заинтересованного специалиста. Если вы и есть такой специалист, то должны уметь не только пересматривать свои приоритеты, но и своевременно информировать вспомогательные команды и менеджеров об угрозах и вариантах выбора, что поможет создать доверие и снизит у участников уровень стресса. Не оставляйте их в неведении.

В хорошо управляемых компаниях возникновение напряжения из-за большого количества задач легко выявляется, и устранение этого напряжения – один из ведущих видов деятельности менеджеров. Обычно пути решения обсуждаются на собраниях команд и становятся главной темой объявлений для персонала. Такие компании владеют навыками приспособления к новым условиям без чрезмерных потрясений.

Много запросов? Давайте и получайте политическую защиту

Если вы менеджер проекта, офис-менеджер или администратор, то, вероятно, вам приходится отчитываться перед несколькими руководителями, и поэтому брать на себя инициативу, когда им нелегко договориться. Если вы не используете программное обеспечение для управления проектами, то можете создать собственную схему отслеживания, чтобы наглядно изобразить конкурирующие требования вместе с потенциальными рисками и вариантами исправления ситуации. Применяйте эти инструменты, чтобы заблаговременно ввести начальника в курс дела, когда знаете о приближающемся конфликте между сделавшими запросы руководителями высшего звена. Ваш начальник будет признателен, получив предостерегающие данные и запасные варианты, и с большей вероятностью станет поддерживать ваши решения.

Почему необходимо вывешивать графики

Если вы одарены фотографической памятью и у вас развита сообразительность, то, скорее всего, вы блестяще справляетесь со многими заданиями в уме и беззаботно пренебрегаете составлением таблиц по ним. Но помните, что начальники и коллеги не умеют читать ваши мысли. Если у вас нет способностей к телепатии, вам придется демонстрировать им конфликты приоритетов, а также последствия их урегулирования наглядно. Имея удобные электронные инструменты, вы можете исправлять списки задач одним нажатием клавиши и помещать их на общедоступную страницу в сети. Подобным образом с помощью стикеров можно легко изменить ваши настенные письменные или графические схемы.

Это очень простой способ, но почему же мы встречаем такой отпор на наших семинарах? Потому что даже те участники, которым удается сосредоточиться на выборе, выполнять ли запрос, не могут с точностью сказать, когда они будут это делать, потому что они не могут оценить это задание. Тогда в тех, кто приходит с запросом, просыпается худшее: они принимаются давить, требуя высокоприоритетный отрезок времени. Это вызывает стресс у обеих сторон, что я называю помешательством на сроках.

Человеческая комедия

Сколько менеджеров страдает от хронического состояния, называемого помешательством на сроках? История слова «дедлайн» (deadline) довольно интересна – оно появилось в военных тюрьмах, так называли пограничную линию, которую узники не могли переступать, не рискуя быть застреленными за попытку побега.

Этот термин продолжает означать запретное пересечение черты, влекущее за собой наказание.

В помешательстве или слабоумии нет ничего смешного. Словарь дает такое определение этому слову: ослабление интеллектуальных способностей, характеризующееся подавленностью, замыканием в себе и дезориентацией. Самое смешное происходит на работе, когда сроки – это единственное, что известно о запросе. Запрашивающий дезориентирован, а исполнитель страдает подавленностью и хочет замкнуться в себе!

 

Стандартный подготовительный этап – лекарство от помешательства на сроках

Многие отделы публикуют список общих заданий, выполняемых ими, а также реальные оценки затрат времени. Они размещают эту информацию на общедоступном сайте и предлагают взглянуть на него тем, кто обращается с запросами и навязывает оптимистичные сроки.

В отношении новой или незнакомой работы вы можете применить два разных подхода.

1. Проконсультируйтесь с командами, имеющими опыт выполнения таких или похожих заданий. Спросите, сколько времени в среднем уходит на его выполнение, каковы рекорды, установленные лучшими и худшими исполнителями; выведите среднюю цифру по средней группе исполнителей.

2. Если подобного опыта нет, вы можете самостоятельно произвести предварительную оценку, а затем скорректировать ее.

Если здравый смысл позволит вам, приняв запрос, прикинуть на глазок, сколько потребуется времени для его выполнения, то продолжайте. Если нет, предложите сделать это тому, кто принес запрос. Всегда поступайте таким образом до того, как признаете срок выполнения разумным. (В большинстве случаев приходящие с запросами сотрудники не имеют никакого представления о сроках, но лучше спросите их!)

Помните: никаких сроков до оценки

Соглашайтесь на разумные сроки только после внимательной оценки, и в следующий раз не смотрите на часы или календарь, а лучше подумайте над отдельными задачами, составляющими ту или иную работу, и решите, на какой отрезок временной шкалы они придутся.

Допустим, вам дали задание сделать отчет о том, как клиенты принимают недавнее усовершенствование продукта. Вы оцениваете на глазок и, основываясь на предыдущем опыте исследования рынка, определяете, что понадобится 10–12 часов работы, распределенных в течение неустановленного периода времени для обеспечения участия других сотрудников. А теперь определите важность.

Схема оценки работ

Начертите горизонтальную шкалу этого задания. Решите, какие виды деятельности составят первую часть работ и какая работа должна прийтись на каждый из четырех сегментов шкалы.

Первая четверть (оценка продолжительности: четыре часа)

• Проверить списки клиентов. Сделать случайную выборку Х пользователей для включения в рассылку (по электронной почте или в виде писем).

• Доработать существующую версию письма для клиентов.

Вторая четверть до середины (оценка продолжительности: два часа)

• По истечении времени ожидания собрать ответы клиентов (3 процента от всех адресатов рассылки).

• Задать компьютерную программу для подсчета ответов; распространить данные.

Третья четверть (оценка продолжительности: два часа)

• Получить одобрение руководства в отношении интерпретации результатов.

• Сделать черновик отчета.

• При необходимости провести дополнительный опрос/испытания.

• Завершить отчет.

Четвертая четверть (оценка продолжительности: два часа)

• Отправить отчет заинтересованным в нем отделам.

• Попросить производственный отдел, отдел обслуживания клиентов и другие оперативно прислать свои отзывы в электронном виде.

• Завершить оформление выводов и рекомендаций.

В процессе проверяйте свои оценки. Если при выполнении первой четверти работ вы обнаружите, что они были слишком жесткими (или чаще – слишком расслабленными), внесите корректировки и заранее предупредите другие вовлеченные стороны, чтобы они могли это учесть. Не присоединяйтесь к числу оптимистов, которые продолжают надеяться на лучшее, чем всех задерживают или под конец безнадежно сокращают время на выполнение работы. Сотрудники, принимающие решения, настоятельно просят предупреждать их заранее.

Опубликуйте ваше «меню» стандартных сроков

В конце упражнения соберите все, чему научились, добавьте в «меню» стандартной подготовки общих задач и опубликуйте это на общедоступном сайте, чтобы помочь сотрудникам составлять более реалистичные и своевременные запросы.

• Представьте, сколько времени на обучение сэкономит этот инструмент, когда вы будете готовы поручить кому-либо задание.

• Представьте, какую пользу принесет этот инструмент вашему преемнику, когда вас повысят в должности!

Я видел успешную работу этого подготовительного процесса в Hewlett Packard, Procter & Gamble и других компаниях, где менеджеры приветствовали точную информацию о том, что (и как быстро) они могут ожидать при внезапном возникновении возможности продаж или оказания услуг клиентам. Сохраняя реалистичность запросов, они избегают паники и получают все необходимое.

 

Не заставляйте ваших менеджеров «лететь по приборам»

Почти каждую неделю мы встречаем специалиста или менеджера, который не осмеливается показывать риски своим непосредственным начальникам. Такие сотрудники говорят: «Кто я такой, чтобы расставлять или изменять приоритеты? Мне дали указания. Мои менеджеры и клиенты ожидают их выполнения, не более!»

И правда – в 80 процентах случаев вы подчинитесь, даже если это будет болезненно. В бизнесе в целом иерархия выстроена таким образом: вы безропотно принимаетесь за новую работу. Молчаливо приспосабливаетесь. Работаете поздно вечером и на выходных. И будете правы, поступая так.

Но в случае нескольких избранных заданий, имеющих большое влияние, требующих больших вложений, обремененных проблемами и к тому же порученных в последний момент, вы увидите риск и поймете, что здесь необходимо обсудить условия. В конце концов, ваши руководители и клиенты могут не знать или не помнить состояние ранее порученных дел. Будьте осторожны: если вы молча примете новый срочный запрос, который потеснит уже существующее основное задание, то вынудите обратившихся к вам принять риск с закрытыми глазами.

ВЫВОД: изложите ситуацию, как вы ее видите. Набросайте несколько вариантов, ведущих к разным последствиям. Единственное, чего нельзя допустить, – молчания.

Не уклоняйтесь

Многие разочарованные специалисты попадают под перекрестный огонь двух воюющих менеджеров, чьи приоритеты столкнулись. Некоторые пробуют пойти на такую опасную уловку: «У них в руках все полномочия. Пусть посоревнуются и примут решение, а я подчинюсь. Посмотрим, как карты лягут».

Наученные горьким опытом, мы видим, что такой подход может ухудшить наше положение. Если обе стороны не понимают, каков объем работ, то могут придумать решение еще хуже. Измученные менеджеры дадут вам указание «просто работать и выполнять оба дела». А другие предложат такие уступки, которые подвергнут риску и то, и другое дело. Вам нужно оставаться в игре.

Живые голоса

Вот как секретарь-референт Вики Фарнсворт справляется с обоснованными конфликтами приоритетов. Вики работает в компании HealthAlliance Hospitals в Леоминстере помощником главного врача, вице-президента по развитию бизнеса, руководителя корпоративной службы качества и двух директоров:

Для расстановки приоритетов в отношении себя и нескольких начальников я всегда прошу дать мне конкретные сроки завершения. Если несколько сотрудников просят выделить один и тот же временной промежуток, то я показываю им противоречащие рабочие нагрузки и полагаюсь на них в деле окончательной расстановки приоритетов.

 

Покажите риски и предложите варианты

Если, как и Вики, вы именно тот, кому предстоит выполнять работу, никогда не уклоняйтесь от обсуждения противоречащих заданий. Вместо этого сделайте три тактичных шага:

1) – покажите связанный с этим риск, если пытаетесь освободиться от обоих дел;

2) – покажите разумные с практической точки зрения варианты выбора, содержащие примерно соответствующие друг другу уступки (пороги боли) для каждой из сторон;

3) – укажите предпочитаемое вами решение и доводы в его пользу.

Затем можете с чистой совестью принять совокупность их предписаний и делать все возможное. Решая вести переговоры, вы даете обеим сторонам право оценить риски и варианты выбора, а также принять честный совет от того, кто должен оправдать надежды, то есть от вас!

В этой главе мы посоветовали вам множество разных средств для понимания приоритетов в их соотношении с рисками, а не с жесткими сроками выполнения. Читайте следующую главу, чтобы понять, как вновь приобретенная сосредоточенность на приоритетах может исправить ваше представление о том, куда уходит время.

 

Сколько раз в неделю вы или ваши коллеги говорите: «Просто не понимаю, куда уходит время?!»

Многие смиренно вздыхают, считая, что это никак не исправить. Но поскольку вы читаете нашу книгу, то, вероятно, решили понять, куда на самом деле уходит ваше время. Эта глава предлагает два набора решений: первый – для обнаружения причин потери времени, а второй – для защиты и поддержания ваших приоритетов.

При сильной занятости кажется, что время испаряется. Обнаружив, куда в действительности уходит ваше время, вы сможете извлечь из него больше пользы и проконтролировать утечки, которые исподволь обедняют вас.

 

Как учет времени получил плохую репутацию

Самое простое средство для обретения контроля – это учет времени. Но слишком многие пользователи и авторы, неверно толковавшие способы применения учета, присвоили ему плохую репутацию. Чего они боятся?

Скука. Да, учет времени может быть однообразным занятием, если вести его в течение долгого времени. Но вы не будете этого делать!

Неточность. Сотрудники забывают делать записи, пытаются по памяти восстановить пункты… а потом бросают это дело. Но нет необходимости писать в каждой графе. Согласно нашей системе, вы помечаете только те отвлечения, которые напрямую противоречат вашим главным приоритетам.

Вина. Сотрудники смущаются, увидев, сколько времени теряют, и безжалостно ругают себя. Но можно взяться за ведение учета времени, руководствуясь убеждением, что вы не машина. Если не получится идеально управлять временем, то по крайней мере это короткое упражнение поможет защитить ваши главные приоритеты. В этом вся суть.

Возможно, прямо сейчас в вас уже проснулся дух отрицания вместе с другими сдерживающими факторами, и вы скажете: «Думаю, я могу пропустить эту часть. Я уже довольно много знаю о том, чем занимаюсь каждый день».

Наоборот, никто не имеет истинного представления о том, что происходит весь день. Сотрудники, ведущие учет времени в письменной форме, всегда удивляются, обнаруживая, что это не такое утомительное, отнимающее много времени или унизительное занятие, как они боялись. К тому же учет времени показывает (зачастую впервые в жизни, и довольно быстро), что происходит на самом деле. Ведение учета перерывов в работе (только тех, что бьют по вашим приоритетам) приведет вас к увлекательным личным открытиям!

Все еще неубедительно?

Поймите, большинство из нас склонны забывать незначительные перерывы в работе, особенно те, что приятны. Нам свойственно не замечать, сколько времени уходит на общение, и не осознавать, как много часов в совокупности оно может съедать. (Не опасайтесь стать отшельником, а радуйтесь тому, что будете чаще возвращаться домой вовремя.)

Конечно, вы признаете, что всегда чего-то ищете, пытаетесь до кого-то дозвониться, оставляя сообщения, ждете важных ответов или удаляете всякую ерунду из электронной почты. Ведение учета времени поможет вам подсчитать потери, складывающиеся из этих мелочей. Вооружившись записями, вы легко выявите модель, по которой происходит переключение внимания, и с поразительной ясностью поймете, куда уходит ваше время.

Слишком заняты, чтобы вести учет времени?

Вот знаменитое высказывание Алека Маккензи:

Если вы клянетесь, что не можете найти времени на нетрудоемкий учет времени, значит, этот учет вам необходим. Если же вы держите таблицу учета времени под рукой, то рано или поздно обнаружите, что ее ведение не так обременительно. Правильно составленная таблица позволит вам быстро вносить записи с помощью кода, известного только вам.

Не позволяйте отрицанию отсрочить начало

Сначала вам откроются новые факты, но не тревожьтесь о них. «О нет, – можете возразить вы, – я знаю, что это выглядит ужасно, но сегодня у меня был ненормальный день».

Честно говоря, за все годы преподавания тайм-менеджмента мы еще не встречали людей, готовых продемонстрировать «нормальный» день. Наоборот, мы видим, как участникам становится ясно, насколько ненормальны наши дни.

Один торговый агент вел учет времени в течение одного дня, после чего с удивлением обнаружил, что уделил самой главной задаче менее 20 процентов времени и предоставил результат с опозданием. Он заметил: «Если я буду продолжать в таком же духе, то меня уволят!»

Не отбрасывайте идею учета времени. Для изменения привычных моделей поведения нужно нечто более убедительное, чем то, что основывается лишь на памяти. Для получения точной картины нет лучшего способа, чем учет времени. А еще важнее то, что вы обретете мощный стимул немедленно приступить к принятию мер.

 

Весь секрет в избирательности

Пытаясь записывать все, чем занимаетесь в течение дня, вы не только начнете страдать от скуки, но еще и ничего не сделаете. Не это имелось в виду. Как торговый представитель понял, что самое важное дело постоянно теряется в этой суматохе? В своих записях он сосредоточился на коротком списке, состоящем из трех главных приоритетов. Он записывал «изменения направления», отмечая только те элементы, которые вклинивались во временные промежутки, отведенные под приоритеты.

Вот как можно оформить учет времени:

1) – сначала просто разметьте две колонки;

2) – в колонку слева (назовем ее «красной зоной») внесите только самые главные дела с отведенными для них промежутками времени;

3) – рассчитывайте, что правая колонка останется пустой; записывайте сюда только те случаи, которым вы позволили отвлечь вас от дел из «красной зоны».

Выделите три самых главных дела

Итак, среди множества встреч, собраний и текущих дел дня вы выделяете только три главных приоритета на сегодня (пункты «красной зоны»). Предоставьте лучшие часы трем выбранным заданиям или частям этих заданий. Некоторые работники посвящают не менее 20 процентов дня тому, чтобы достичь прогресса по пунктам «красной зоны», даже тем, у которых щадящие сроки. Первоочередное отправляется в левую колонку, а случаи, когда приходится отвлекаться, – в правую. Насколько это сложно?

Запишите любые случаи, когда вам пришлось отвлечься, какими бы краткими или незначительными они ни казались. Отметьте источник или причину прерывания работы. Отметьте, как долго вы были отвлечены. Что-то будет обосновано, а что-то нет.

Согласно этой системе у вас по-прежнему есть некоторое количество часов в день, когда можно спокойно заниматься второстепенными задачами. Если вы от них отвлекаетесь, это не нужно записывать, потому что в таких случаях вашему дню не причиняется большого ущерба. Подобная избирательность устраняет жалобы на то, что на учет времени может уйти весь день. Вас интересуют только те моменты, которые вмешиваются в деятельность, отнесенную к «красной зоне».

Что касается оставшихся рабочих часов – не старайтесь быть идеальным. Живите и давайте жить другим! В конце дня оглянитесь назад – какая часть выделенного времени была в действительности потрачена на главные приоритеты? Этот анализ позволит вам лучше распределить время между задачами.

Отдав ощутимые части дня под второстепенные задачи, а также под необходимые перерывы в работе, вы почувствуете большую готовность помогать людям. Убедившись в выполнении пунктов левой колонки, вы весь день сможете сконцентрированно и спокойно работать с людьми.

 

Соединяйте «красные зоны» со временем делового общения

Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него лучшее время дня не означало самое раннее время.

Вы можете последовать его примеру – для начала защитить свои главные 20 процентов дел, поместив их в лучшие для выполнения работы интервалы времени. Далее, чтобы быть уверенным в том, что те, кто собирается вас отвлечь, сочтут «красные зоны» священными, зарезервируйте время для делового общения, когда с вами легко связаться.

Вот как это выглядит графически.

1. Для наглядности используйте обычную схему времени (разбитую на 15-минутные сегменты).

2. Предположим, в отдельный день вы резервируете всего два часа на ваши задачи «красной зоны».

3. Для них вы выбираете то время, в которое ожидаете покоя: скажем, предобеденные или послеполуденные часы.

Наметьте только самые насущные дела (или части дел) и не забудьте зарезервировать дополнительное время для делового общения.

Дайте сотрудникам знать, что это время будет дополнять «красные зоны» таким образом, чтобы самые беспокойные или нетерпеливые из них смогли вовремя связываться с вами, не прерывая срочной работы. Созданный вами визуальный сигнал помогает защитить по крайней мере 20 процентов дня, и при этом окружающим очевидно, что вы по-прежнему почти всегда доступны. Спустя какое-то время вам, возможно, удастся увеличить «красную зону», выделив для нее более двух часов. А пока тренируйтесь в зарезервированные части дня, показывая другим сотрудникам, что это нечто совершенно обоснованное.

У прерывающего вас есть основания? Возможно, это новый главный приоритет?

Иногда становится понятно, что непредвиденный перерыв в работе достаточно обоснован, чтобы вытеснить какую-либо задачу из «красной зоны». Если вы уверены, что такая жертва обоснованна, то похвалите себя за правильный расчет. Убедитесь, что записали задание, которое выиграло это соревнование. Помните: ваша репутация складывается из того, что вы сумели справиться не с более срочными, а с более обоснованными заданиями, чьи риск и значимость выше, чем у дел «красной зоны», намеченных на день.

ПРИМЕЧАНИЕ: повторение подобной ситуации (новые задания постоянно вытесняют старые) означает, что ваша должностная инструкция изменилась. И часто это означает, что вы начинаете заниматься более важными делами.

Предоставьте еще два варианта

Рассмотрите возможность добавить еще два средства, чтобы поторопить тех, кто вас прерывает.

1. Предоставьте им особый электронный адрес и позаботьтесь о том, чтобы ответить на их письмо через определенное время. Сотрудники могут посылать запросы, не прерывая вашей работы.

2. Постарайтесь сделать так, чтобы сотрудники старались помочь себе сами, прежде чем прерывать вас. Вот типичный способ осуществить это: давая совет подчиненному или обучая его или коллегу тому, как справляться с проблемой, договоритесь о размещении алгоритма ее решения на общедоступном внутрикорпоративном сайте. Тогда в следующий раз при возникновении подобной проблемы у сотрудников не будет необходимости обращаться к вам за помощью.

 

Варианты ведения учета времени: обычные или высокие технологии

Пользуйтесь тем, что проще. Вести записи от руки быстрее, чем вы думаете, особенно если зашифровывать или сокращать их. Раз они не видны никому, кроме вас, то никто не должен понимать их. Вот некоторые простые принципы:

• кратко записывайте перерывы в работе, как только они случаются, иначе вы об этом забудете;

• изобретите сокращения или приспособьте их под себя;

• используйте инициалы или номера проектов для обозначения сотрудников или проектов;

• помечайте перерывы в работе знаком Х или галочкой;

• когда кто-то прерывает вас вопросом, ставьте вопросительный знак с инициалами человека;

• звонки можно обозначать большой буквой З со стрелочкой, указывающей на инициалы лица или от них: (З > TB значит, что вы звонили ТВ, а З < TB обозначает, что она звонила вам).

Предпочитаете более современные технологии ведения записей?

Если вы в основном применяете виртуальные средства, то удобнее будет создать электронную таблицу времени или адаптировать инструмент, который уже используете: Microsoft Outlook, Gmail, приложение Lotus Notes или простую программу по управлению проектом. Главная идея состоит в том, чтобы показать себе любые «отклонения от приоритетов» по мере отслеживания различных элементов дня.

(Поразительно, как мало люди используют программные приложения. Они не решаются нажать на кнопку «Помощь» для нахождения дополнительных видов их применения. Поискав, вы поймете, что разработчики программ обеспечили вас всем необходимым.)

А еще можете почитать книги из серий For Dummies («Для чайников») или Idiot’s Guide («Руководство для идиотов»), чтобы узнать, как отслеживать время с помощью программ, используемых вами в работе.

 

Скрытые подсказки: пять предупреждений

Следующий пример показывает, как с помощью простых рукописных заметок Саманта Грегорио, менеджер по сбыту в фармацевтической компании, узнала, куда уходит ее время. Если вам удастся сохранять такую же непредвзятость, как у нее, то вы обнаружите несколько сфер, в которых можно добиться мгновенного успеха.

Перед тем как приступить к делу, Саманта обдумала несколько полезных предупреждений.

1. Не записывала все, что происходило в течение дня, а сконцентрировалась только на делах «красной зоны» и перерывах, которые могли повредить им.

2. Указывала подробности. Если бы она записала десятиминутный перерыв как просто «звонок», то позднее не смогла бы оценить, принес ли ее выбор пользу.

3. Записывала такие пункты, как пребывание в мечтах, приготовление кофе или дружеское общение, даже если они казались незначительными или «просто свойственными всем людям». Ее целью было осознать последствия того, что мелкие дела крадут время у заданий из «красной зоны».

4. Делала записи по ходу действий, поняв, что не может надеяться на точное восстановление всех деталей.

5. Предвидела, что искушение выставить себя в лучшем свете будет почти непреодолимым. Поэтому никто не видел ее записи, кроме нее самой. Честный подход к ведению записей позволял ей поправлять себя прямо на месте. Так в течение дня оставалось меньше неприятных для нее ошибок.

Что раскрыли записи Саманты

Саманта придерживалась своего решения и никому не показывала записи. Однако позже она с занятной честностью зафиксировала свои ответы на серию наших вопросов.

Мы расшифровали их так:

В = Вопрос

О = Ответ

Опр. = Оправдания

П = Понимание (взгляды Саманты помогут всем нам защитить время для заданий «красной зоны»).

В: Вы приступили к осуществлению своей главной цели в задуманное время?

О: Нет. На самом деле я не приступала к ней до половины пятого. (Пауза.)

Опр.: Но сегодня был необычный день.

В: Что помешало вам начать?

О: В два часа я прервалась из-за кризисной ситуации с клиентом. (Молчание.)

П: Хм, должна признать, что к тому времени было уже поздно. Я отложила главный приоритет в пользу более легкого второстепенного задания, думая, что позднее у меня будет куча времени, чтобы наверстать.

В: Как бы вы могли избежать этого и не отвлекаться?

О: Я не могла этого избежать, невозможно было отложить дело того клиента! (Молчание.)

П: Но я могла придерживаться приоритетного задания утром и спокойно идти с опережением, когда в обед взорвалась эта «бомба».

В: Сколько времени вам понадобилось, чтобы вернуться к делам, после того как вы отвлеклись?

О: Я так и не вернулась, если говорить о моем приоритете номер один.

В: Как долго вы не прерывались при выполнении дел из «красной зоны»?

О: Тридцать минут, с самого утра.

В: Какой промежуток времени был наиболее продуктивным?

О: Прежде всего утро, затем недолго после обеда.

П: Я обычно хорошо работаю ближе к вечеру, но не сегодня. Я слишком устала и расстроилась.

В: Какой промежуток времени был наименее продуктивным?

О: С половины десятого до половины двенадцатого и с без четверти три до половины четвертого. (В целом 2 часа 45 минут наименьшей продуктивности.)

Опр.: Оба этих промежутка были отмечены для приоритетной работы, но мой начальник созвал чрезвычайное собрание персонала, которое съело время до полудня, а потом проблема с клиентом испортила часы после полудня. Я задержалась на работе, но так и не завершила важные дела. (Молчание.)

П: Мне следовало понять, что собрание персонала будет для меня неплодотворным. Я могла бы отпроситься. Оно задержалось на полчаса. В конце концов, поскольку там присутствовал начальник, я осталась еще на двадцать минут, чтобы получить ответы, которые понадобятся мне завтра. Думаю, что могла бы выяснить это по электронной почте, хотя личный контакт с начальником важен. И все же… я пожертвовала приоритетами…

Мы благодарны Саманте за это свидетельство и ее честные открытия. Они показывают, что мы все позволяем себе терять какое-то количество времени. Но по-настоящему вредоносные потери – те, что напрямую влияют на наши приоритеты. Будьте строги в отношении дел «красной зоны» и не будьте строги к себе в отношении потерь времени в течение дня.

Учет времени помогает увидеть вашу ситуацию

Саманта продемонстрировала следующее предупреждение для всех нас: мы склонны честно признавать ущерб, но по-прежнему пытаемся объяснить причины потери времени действиями других людей. Ведя учет времени, Саманта начала поднимать на поверхность невидимые проблемы в отношении времени. Это может стать и вашим первым шагом.

 

Анализируйте записи, чтобы продолжать движение

Для извлечения максимальной пользы из упражнения по учету времени задайте себе те же вопросы, что помогли Саманте. Сделайте это при изучении заполненной вами таблицы. Продолжайте спрашивать себя об этом, даже закончив вести учет. Это поможет добиться понимания и сохранит усовершенствованные привычки.

Десять важных для вас вопросов:

1. Приступили ли вы к первоочередной цели в намеченное время:

а) отвлекало ли вас что-то от того, чтобы начать?

б) как можно было избежать этих отвлечений?

в) сколько времени вам потребовалось на возвращение к работе?

2. Сколько длился самый долгий промежуток времени, когда вы занимались приоритетными задачами, не прерываясь?

3. Каким был самый продуктивный промежуток времени? Почему?

4. Наименее продуктивный? Почему?

5. Насколько полно вам удалось осуществить ваши главные цели? Правильно ли вы оценили время? Нужно ли будет корректировать оценки?

Заполнение нижеследующей таблицы поможет вам увидеть общую картину.

6. Оставили ли вы за собой задание, которое можно было поручить кому-либо?

7. Относительно перерывов:

а) были ли какие-либо перерывы более важными, чем запланированная задача? (Если да (и при условии их повторения), то добавьте их в свой список приоритетов.);

б) какие категории прерывания работы были самыми тяжелыми: звонки, незапланированные посетители, кризисные ситуации, отвлечения по своей вине?

в) прерывали ли вы других сотрудников без нужды?

8. Общение:

а) было ли ваше запланированное общение нацелено на продвижение приоритетов?

б) отняло ли оно больше времени, чем было запланировано, и были ли готовы данные?

в) выбрали ли вы правильного человека и был ли он готов?

9. Обработка документации и электронной почты:

а) тратили ли вы время на проверку почты в те промежутки времени, которые были отведены под приоритеты?

б) потеряли ли вы время на документы из-за суматохи, неправильной регистрации бумаг, недостающих данных?

10. Наблюдение:

а) было ли у вас надлежащее средство отслеживания результатов, особенно ваших приоритетных заданий?

б) использовали ли вы сами или предоставляли товарищам по команде, выполняющим задачу, простой шаблон для составления отчета о ходе работ?

Несмотря на пунктуальное соблюдение дисциплины, всегда найдутся люди или события, которые помешают исполнению вашего изначального плана. Поэтому вам нужна готовая стратегия возвращения к работе.

Живые голоса

Вот как идеально сказал об этом Ричард Ширли из Сан-Диего, ИТ-менеджер, работающий в оборонной промышленности:

Как насчет неизбежного «фактора неожиданности» – людей и событий, которые не вписываются в наши планы, но могут повлиять на нас? Мы должны определить потенциал этого влияния, а затем встроить в наш день некоторую степень гибкости и готовности. У всех нас есть начальник, перед которым мы отчитываемся, и он может потребовать незамедлительной реакции на непредвиденное событие.

Мой отдел способен работать с максимальной производительностью, решая вопросы быстро и эффективно, но в случае перебоев электроснабжения мы должны умело смягчить этот «фактор неожиданности», чтобы ничья эффективность не была сведена к нулю. Независимо от того, как хорошо мы управляем своим временем, наша постоянная задача – проявлять гибкость и быстро исправлять ситуацию.

Мы согласны с Ричардом. Чтобы понять, куда вам, возможно, придется идти, вы должны увидеть отправную точку, особенно чтобы обнаружить модели поведения, угрожающие вашим лучшим часам в течение дня. В этом вам поможет избирательный учет времени.

 

Двигаемся дальше

Храните вашу таблицу с помеченными «красными зонами» в течение трех дней, проанализируйте, что она сообщает о ваших текущих привычках и как их понимание поможет вам в работе. Затем выберите несколько привычек, чтобы устранить или переделать их. Похвалите себя за хорошие привычки (такие, как привычка Ричарда планировать на случай чрезвычайных обстоятельств), которые помогают вам гарантировать быструю реакцию и восстановление. Усильте их и радуйтесь!

Этот фундамент вам понадобится, чтобы преуспеть в том, о чем написано в части II этой книги, – избежать сегодняшних ловушек времени!