Вы решили провести собрание

Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.

 

Придерживайтесь жанра

Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:

• проинформировать людей, получить от них информацию;

• обменяться мнениями, обсудить вопрос;

• подготовить предстоящие мероприятия;

• найти выход из ситуации;

• принять или утвердить решение;

• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.

В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.

 

У каждого жанра своя специфика

1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.

2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.

3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.

4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.

5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.

6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.

 

Повестка дня

1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.

2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.

3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.

4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.

5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.

6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».

Каким должно быть объявление о собрании?

• Своевременным.

• Интересно сформулированным.

• Побуждающим к размышлению.

 

У нас собрание!

Объявление

 

Хорошая подготовка – залог успеха

Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.

Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.

Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.

Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.

 

Ваши верные помощники – локальная сеть и Интернет

С их помощью вы сможете:

• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;

• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;

• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;

• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;

• открыть общее обсуждение на электронном форуме.

Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.

 

Удаленные собрания

Для экономии времени и средств введите в практику:

• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);

• телеконференции;

• общие обсуждения на электронном форуме.

Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.

Простой и действенный способ – сочетать две формы работы:

1) собрание по телефону;

2) электронный форум с передачей и немедленной правкой материалов.

 

Проверьте себя: вы все предусмотрели?

1. В списке участников нет никого лишнего?

2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?

3. Собрание не окажется слишком многочисленным?

4. Всех оповестили заблаговременно?

5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?

6. В нем ясно сформулирована цель встречи?

7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?

8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?

9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?

10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?