Как вести дискуссию

Идите к цели, не отклоняясь от курса.

Установите правила игры, сформируйте рабочую группу, следите за тем, чтобы никто не потерял нить разговора, время от времени обобщайте сказанное и т. д.

Вовлекайте в разговор всех присутствующих и активизируйте рабочую группу.

Создайте непринужденную обстановку, поощряйте дискуссию, следите за реакцией участников и учитывайте ее, чтобы избегать тем, на которых разговор начинает «пробуксовывать».

Вы ведь не всегда одинаково ведете машину? Все зависит от дороги и движения. Так и на собрании: вам приходится менять стиль поведения в зависимости от темы и цели встречи.

Задача ведущего – создать и активизировать рабочую группу, а не работать вместо нее. Однако он – часть команды и не может занимать нейтральную или неопределенную позицию. Ведущий – не судья, но и не простой игрок: он играет и судит одновременно.

 

Тиски регламента и свобода самовыражения

1. Ведущий предоставляет слово для выступления и следит, чтобы никто никого не перебивал.

2. Побуждает присутствующих высказываться (особенно тех, кто склонен отмалчиваться), задает вопросы, наводящие на размышления.

3. Создает доверительную атмосферу, в которой каждый, не стесняясь, говорит то, что думает.

4. Сопоставляет различные позиции участников, вовлекая их в обсуждение, чтобы прояснить суть спора.

5. Своим вниманием и интересом к сказанному подает пример успешного взаимопонимания и сотрудничества.

6. Постоянно следит за тем, чтобы все хорошо понимали друг друга. Для этого дает свои формулировки сказанного.

7. Высказывает свои соображения для более глубокого обсуждения проблемы. При необходимости предлагает другие формы работы.

 

Не давайте спору перерасти в конфликт

Иногда участники собрания не только не понимают друг друга, но и проявляют по отношению к другим равнодушие, соперничество, враждебность и т. д. Ведущий должен вовремя увидеть и устранить эти трения, чтобы добиться слаженной работы.

Для этого у него есть немало способов:

• придавать вес и значимость мнениям каждого участника, подхватывая и развивая его мысль;

• разрядить обстановку шуткой;

• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;

• правильно представить выступающего;

• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;

• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;

• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;

• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.

 

Наглядность активизирует работу

1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.

2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.

3. Напишите цель собрания на доске.

4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.

5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.

6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.

7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.

8. Пишите крупно, понятно.

9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.

10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.

 

Польза обобщений

Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.

Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.

Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.

Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.

Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.

Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.

 

Берегите время

1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.

2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.

3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.

4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.

5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.

6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.

 

Вы хорошо вели собрание?

1. Вам удалось создать благоприятную атмосферу для обмена мнениями?

2. Вы следили за регламентом? Все смогли высказаться? Все внимательно слушали?

3. Вы помогли развить и структурировать идеи, сделать выводы?

4. Вы использовали флип-чарты для обсуждения и формулировки выводов?

5. Вы обратили внимание на трения и избежали возможных конфликтов?

6. Вы разумно использовали время? Достигли ожидаемых результатов?