«Шпаргалки для менеджеров»
– это ваши «карманные консультанты» в решении самых разных проблем деловой, да и повседневной жизни. Ничего лишнего – только самое главное!
Для повышения производительности труда необходимо раскрыть способности каждого сотрудника, стимулировать творческое мышление и командный дух, используя креативные методики! Именно они дают неоспоримое конкурентное преимущество и помогают решить сложнейшие бизнес задачи. Вы узнаете о том, что такое креативность, как организовать мозговой штурм, выбрать приемлемые идеи и многое другое.
Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Maleshenbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.
© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2007
© INSEP CONSULTING Editions, 2004
* * *
Зачем развивать креативное мышление?
Развитие креативного мышления позволяет
Раскрыть способности каждого работника –
креативное мышление позволяет сотрудникам по новому взглянуть на себя и свою работу, помогает им использовать весь свой потенциал.
Вдохнуть новые силы в команду –
креативное мышление стимулирует командный дух и дарит радость совместного труда. Оно побуждает сотрудников воспринимать окружающую среду как кладезь дополнительных возможностей, а не как череду препятствий.
Способствовать непрерывному обновлению –
креативное мышление является источником инноваций, которые необходимы для постоянного развития и совершенствования любой организации.
1. Понятие креативности
В чем проявляется креативное мышление
В способности взглянуть на ситуацию под другим углом зрения, изменив привычный ракурс.
Отказаться от рутинного подхода и отработанных решений.
Найти нестандартные ответы на поставленный вопрос.
Использовать различные подходы – и в результате получить новые продуктивные идеи.
Креативное мышление – это одновременно и состояние ума отдельного сотрудника, и методика, которая может стать основным принципом в командной работе.
Это действенный механизм повышения качества услуг, продукции и организации труда.
Механизмы креативного мышления
Креативное мышление предполагает две последовательные фазы мыслительного процесса: фазу рассеянного поиска и фазу концентрации.
В процессе креативного мышления последовательно переходим от одной фазы к другой. Их последовательность неизменно оказывается продуктивной, но лишь при условии их четкого отделения друг от друга.
Примечание. Как правило, концентрация – более привычный мыслительный процесс, чем рассеянный поиск. Поэтому к поиску людей приходится подтал кивать.
Решаем проблему в три приема
Как вовлечь команду в творческий поиск
А теперь решение нужно успешно воплотить в жизнь, оценить результаты и закрепить их.
Креативное мышление – источник инноваций
Креатив рождает идеи, инновация предполагает переход к действию и воплощению этих идей, что приводит к созданию нового продукта.
Креативное мышление чрезвычайно эффективно, когда его используют люди, стремящиеся к достижению высокого результата и ставящие перед собой масштабные цели.
2. Составляющие успеха
Творческий подход в каждодневной работе
Применяйте совместное творчество для достижения практических результатов в рутинной работе команды
Креативность помогает сделать повседневную жизнь легче. Покажите коллегам или сотрудникам, что прогресс достигается постепенно, что результатов можно добиться, лишь улучшая шаг за шагом организацию труда и совершенствуя эргономику рабочего пространства.
Оценивайте полученные результаты
Они могут касаться как материальных аспектов, так и роста профессиональных навыков, которые переходят на новый уровень благодаря удачному применению и новому сочетанию существующих методик.
Корпоративная культура должна расширять возможности творческого мышления.
Необходима некоторая доля свободы, чтобы человек мог эксперименталь но проверить избранный вариант решения
Предоставьте людям поле деятельности, в рамках которого они могут и хотят добиваться перемен и улучшений. И мобилизуйте всю команду на творческий поиск!
Результат не всегда гарантирован
Ничто не может так спугнуть вдохновение, как приказ найти гениальное решение в кратчайшие сроки.
• Дайте командам и их руководителям шанс: согласитесь на проведение одного или двух собраний для поиска нестандартного подхода к проблеме.
• Выкажите свой интерес к непривычным решениям.
• Не требуйте «гениальных» идей.
• Примите (в разумных рамках) тот факт, что на все нужно время, и идея может созреть позже или вообще появиться в другом подразделении предприятия.
• Предоставьте сотрудникам время, необходимое для обучения, чтобы они привыкли к новому мышлению и извлекали из него всю возможную пользу. Не поддавайтесь искушению прекратить работу только потому, что группа пока еще не выдала нужного результата. Это все равно, что выключить мотор, когда он уже почти разогрелся!
Организуйте рабочее пространство
Креативность и открытость мышления во многом зависят от правильно организованного рабочего пространства и условий труда
• Есть ли на предприятии помещение со столами, которые можно передвигать, чтобы устроиться поудобнее?
• Есть ли в конференц залах флип чартерные доски, и можете ли вы при необходимости повесить на стены материалы рабочего обсуждения?
• Можно ли организовать кофе паузу во время собрания?
• Какого цвета стены в рабочих кабинетах? На них висят репродукции картин или хотя бы постеры?
Делайте ставку на открытость
1. Имеется ли в вашем распоряжении документация по смежным дисциплинам, доступ к поисковым системам Интернета?
2. Организуете ли вы выставки творческих работ, сотрудников или другие культурные акции?
3. Есть ли у работников возможность участвовать в конференциях, коллоквиумах для получения необходимой информации?
4. Существует ли у вас система адаптации новых сотрудников или кураторская работа со стажерами, облегчающая вхождение в коллектив?
Создавайте условия для творчества
1. Будет уместно, если члены совета директоров компании возьмут под свое покровительство все творческие начинания. Они создадут условия для созревания идей, перед тем как приступить к их внедрению.
2. Благодаря своему положению, эти лица облегчат доступ к информации, пре доставят нужные контакты и обозначат основные критерии для принятия решений.
3. Помогите руководителям выбрать и посетить семинары, посвященные творческому подходу к решению проблем.
4. Постоянно следите за результатами внедрения инновационных методик и возникающими трудностями.
5. Организуйте обратную связь с руководителями и участниками рабочих групп, применяющих эти методики, чтобы их предложения доходили до вас беспрепятственно.
Не подавляйте творческую мысль
А вам самому не случалось говорить такие фразы:
«Если б это было так просто, все бы это давно уже знали».
«Пусть лучше выскажется специалист!»
«Мы уже пытались сделать это пять лет назад»
«Хорошая идея, но…»
«Это нас уводит от темы».
«Ведь уже есть удачное решение».
«Вы сами то верите в то, что предлагаете?»
«Когда подготовите все материалы, тогда и приходите!»
Как вы обычно реагируете, если во время собрания кто то позволяет себе высказаться по теме, в которой он мало что понимает?
Когда вы в последний раз устраивали мозговой штурм, учитывали точки зрения нескольких сотрудников, обсуждающих одну и ту же тему?
Используйте специальные методики
Творческий подход к проблеме невозможен без применения специальных методик, о которых говорится в следующей главе
• Пробуйте разные способы и организуйте групповой тренинг.
• Используйте методики для развития коллективного творчества.
Каждая методика позволяет добиться творческой активности во время тренинга, но только их комплексное применение в повседневной практике дает поло жительный результат.
3. Поиск творческих решений
А. Проверяем точность формулировки
Понять и переформулировать
Первая фаза методики позволяет:
• удостовериться, что у всех одинаковое понимание предмета обсуждения;
• обозначить рамки дискуссии, учитывая границы индивидуального восприятия;
• убедиться, что ситуация действительно требует вмешательства и изменения.
Для этого существуют классические методики, например, «Кто? Что? Где? Когда? Как? Почему?», «7 Почему?».
А есть и менее традиционные подходы:
• «адвокат ангела»;
• подстановка слов;
• «марсианин».
«Адвокат ангела»: продолжительность 10–15 минут
Если существует неразрешенная проблема, значит, это кому то выгодно – одному человеку или группе лиц, причем выгода может быть очевидной или неявной.
В таком случае «адвокат ангела» позволит обнаружить ее.
Он также поможет взглянуть на проблему с другой стороны и снять излишнее напряжение.
Методика заключается в том, что участники обсуждения вместе ищут ответ на следующий вопрос:
«Если взвесить все "за” и "против”, какие преимущества дает та ситуация, которую мы хотим изменить?»
Любые мнения приветствуются, так как речь идет о творчестве!
Запишите ответы, затем перечитайте их и сгруппируйте те, которые позже можно развить в конструктивные решения, а также те, в которых обоснована необходимость вдумчивого подхода к обсуждаемой проблеме.
«Адвокат ангела» – метод, позволяющий взглянуть на проблему со стороны и оценить ее с нестандартной точки зрения.
«7 Почему?»: продолжительность 10–15 минут
Этот прием существует и в других методиках: классический ситуативный анализ.
Прием «7 Почему?» позволяет выявить основные цели и задачи.
Попросите сотрудников задать себе только один вопрос «Почему?» Это поможет им сформулировать ключевые моменты в достижении желаемого результата.
• Принимайте их ответы на веру.
• Записывайте все ответы, но выбирайте те, которые могут обострить дискуссию.
• Выискивайте парадоксальные или нелогичные ответы.
Имейте в виду: вы не должны вступать в дискуссию и стараться кого то убедить. Просто помогите другим довести рассуждение до логического конца.
После обсуждения участники вместе отбирают интересные и приемлемые идеи.
«7 Почему?» – метод, позволяющий прояснить приоритетную цель и лучше сформулировать проблему.
«7 Почему?»
Пример: «Какую проблему вы хотите решить?»
«Я хочу добиться большей креативности в презентации своих коммерческих предложений».
«Почему вам нужна новая презентация?»
«Потому что у клиента не хватает времени на то, чтобы все прочитать, и он не знает, где взять нужную информацию. А это может нам навредить в условиях конкуренции».
«Почему клиент не находит время на то, чтобы все прочитать? Почему не знает где искать?»
«Потому что наши предложения слишком перегружены и громоздки.
Мы включаем в них много лишнего».
«Почему вы включаете в предложения много лишнего?
Что в данном случае является лишним?»
«Мы даем дополнительную информацию, в которой клиент не нуждается! Например, цитируем наши правила, а это занимает много места.
Клиент же хочет сразу узнать результат и цену».
«А почему вы даете больше сведений, чем это необходимо? Вы ведь знаете, какую информацию клиент хотел бы получить в первую очередь!»
И так далее.
Подстановка слов: продолжительность 20–30 минут
Метод подстановки предполагает, что каждый участник обсуждения дол жен придумать по две новые формулировки задачи. Это полезно, так как помогает обновить существующую формулировку, конкретизировать рамки проблемы и найти новые пути ее решения.
Например: «Как лучше организовать собрание нашего отдела?»
Попросите сотрудников придумать максимальное количество синонимов к следующим словам (соблюдая последовательность):
• «организовать»;
• «собрание»;
• «отдел».
Это надо сделать как можно быстрее!
Подстановка слов
Примеры новых формулировок:
«Как улучшить прохождение информации по неформальным каналам, чтобы участники собрания не просто делились сведениями, но и активно обсуждали решение задачи?»
«Как сделать общение более демократичным?»
Метод подстановки дает возможность переформулировать проблему, сместив акценты и наметив круг затрагиваемых вопросов.
«Марсианин»: продолжительность 10–15 минут
Если методика «7 Почему?» вскрывает причины, то «марсианин» добивается ответа на вопрос «Что это?»
Он ставит под сомнение то, что всем кажется очевидным.
Этот прием позволяет группе не только получить информацию о ситуации, но и уточнить термины, которые используются участниками обсуждения. Представьте себе существо, только что прилетевшее с другой планеты, знако мое с грамматикой и синтаксисом аборигенов, но абсолютно не владеющее их словарным запасом!
«Марсианин» без устали задает вопросы, стремится выяснить значение наибо лее употребительных слов, переосмыслить привычный порядок действий. После дискуссии каждый принимает участие в отборе идей, которые кажутся ему интересными для дальнейшей разработки, и записывает их на доске. Метод «марсианина» позволяет по другому сформулировать проблему и рас ширить круг возможных решений.
Б. Ищем максимальное количество решений
Найти решения
Приемы, разработанные для этой фазы творческого процесса, пробуждают ассоциативное мышление (устный или письменный мозговой штурм), столкновение точек зрения (ситуативный мозговой штурм, счастливый случай), учет чужого мнения («сенат»).
Сначала участники дискуссии должны высказать как можно больше предложений, чтобы «напасть на золотоносную жилу». При этом необходимо уложиться в ограниченные временные рамки (при думать быстро и много), а также воздержаться от критики и анализа.
Ситуативный мозговой штурм: продолжительность 45 минут
Этот вид мозгового штурма предлагает решить проблему, похожую на рабочую ситуацию, но помещенную в другой контекст, а затем применить найденные решения к реальным обстоятельствам.
Например: «Как побудить сотрудников читать наши профессиональные публикации?»
1. Проведите мозговой штурм, чтобы найти аналогичную ситуацию в других жизненных обстоятельствах.
«Как заставить поклонника моей дочери жениться на ней?»
«Как заставить коммивояжеров ездить поездом?»
«Как заставить гурманов есть зеленый салат?»
Ситуативный мозговой штурм
2. Выберите одну их этих ситуаций (наименее вероятную для участников). Ищите решения, пусть даже они кажутся нелепыми.
Например: «Как заставить гурманов есть зеленый салат?» – Тщательно очистить его, украсить, придумать салат со вкусом трюфелей и приготовить его по индивидуальному рецепту.
3. Затем перенесите решения, включая и самые нелепые, на реальную проблему: следить за уровнем публикаций, выпускать ограниченные серии, дополнить их карикатурами, составить сборники по заявкам и предоставить сотрудникам возможность заказывать их по телефону.
Вы нашли пути решения проблемы. Теперь выберите наиболее перспективные варианты.
Счастливый случай: продолжительность 45 минут
Счастливый случай предполагает, что участники дискуссии не исходят из постановки реальной проблемы, а специально отдаляются от нее, чтобы потом вновь к ней вернуться.
Этот прием позволяет посмотреть на ситуацию со всех сторон, сравнивая ее с предметами, которые по определению не имеют с ней ничего общего.
1. Напишите на листах бумаги названия сложных технических устройств (бытовые приборы, машины и т. д.).
Например: кофеварка, трактор, телефон, компьютер и проч.
2. Вытягивайте листки наугад.
Например: мобильный телефон.
3. Составьте список всех его функций, аксессуаров, деталей методом мозго вого штурма.
Например: антенна, волна, клавиши, экран, подсветка, меню, блокировка и проч.
Счастливый случай
4. С помощью ассоциативного мышления перенесите толкование этих слов на формулировку проблемы, записывая все ответы.
Постановка проблемы: «Как развивать креативность на моем предприятии?».
В чем функция антенны? Быть открытой внешнему миру.
В чем функция волн? Служить проводниками информации. Назовите три условия, соблюдение которых обеспечит проведение творческого подхо да (передающие волны) или поможет отразить его в издании компании (источник информации).
В чем функция клавиш? Назовите девять хорошо подготовленных сотруд ников, на которых можно положиться, и т. д.
Перенос толкования на проблему обязателен! В нем – весь смысл упражнения. Внимание! Ведущий начинает игру и первым предлагает идеи.
«Сенат»: продолжительность 30–45 минут
Задача «сената» – дать дорогу новым методам и идеям.
Согласно этому приему, нужно мысленно рассказать о проблеме определенным персонажам (вымышленным, историческим, своим знакомым и т. д.) и записать их возможные ответы или пожелания.
Это должны быть конкретные люди: например, не просто «сосед», а «сосед с последнего этажа, из квартиры № 45».
Давая возможность выговориться «вашему соседу» или «Наполеону» (при условии, что вы действительно входите в образ этих персонажей), вы допускаете другую точку зрения, которая, скорее всего, будет противоречить вашей собственной.
Это может привести к любопытным результатам!
«Сенат»
Каждый участник дискуссии должен сделать следующее.
1. Записать проблему, которую надо решить (переформулировав ее при необ ходимости).
2. Выбрать персонаж и мысленно разъяснить ему проблему, выслушать пред положительный ответ (обязательно от первого лица) и записать его. Затем обратиться к следующему персонажу. Их число колеблется от двух до вось ми. На эти безмолвные совещания отводится 15 30 минут.
3. Зачитать все полученные ответы. Их следует записать на доске как рабочие варианты решений и пока не обсуждать в группе.
4. Выбрать из всех идей те, которые ему кажутся достойными дальнейшего раз вития. Они станут основой для будущих решений.
Пример вопроса:
«Как сделать так, чтобы клиенты быстрее оплачивали счета?»
В. Методики отбора идей
Применить на практике
Вы только что закончили фазу широкого поиска идей.
Десятки листков развешаны по стенам комнаты. Теперь наступает этап концентрации: нужно отоб рать наиболее ценные идеи, развить их и внедрить.
Снимаем сливки
Основной принцип творческого подхода – не отбраковывайте «плохие» идеи.
Наоборот, проведите голосование, чтобы сначала отобрать наиболее перспективные предложения.
Если при первом голосовании вы не получите ника ких приемлемых вариантов, вернитесь к списку идей и проведите повторный отбор.
Отбор идей: продолжительность 10 минут
Попросите каждого участника выбрать из всех предложенных вариантов три для рассмотрения на следующем этапе. Если необходимо, уточните критерий отбора.
Например, отбираем:
• самые простые в применении или самые инновационные идеи;
• наименее дорогостоящие и не требующие большого количества времени для воплощения;
• наиболее радикальные или приемлемые для предприятия и т. д.
Участники встают и по очереди записывают на доске отобранные идеи, проставляя свои инициалы.
Затем вы можете занести эти предложения в таблицу и дать им оценку по каждому критерию.
Эта техника позволяет совместно произвести отбор идей. Остается лишь уточнить детали для дальнейших действий.
Картотека решений: продолжительность от 10 минут до двух дней
Заполнение этих карточек позволит конкретизировать идею. Их можно использовать для уже намеченного проекта, а также в разработке плана действий после принятия решения о внедрении.
Название внесенного предложения.
Задача или проблема, которую решает предложенная идея.
Описание конкретных действий по воплощению идеи.
Оцениваем результаты через шесть месяцев после внедрения:
«Каковы результаты? Кого это затрагивает? Где это происходит? С какой частотой? Какие материалы доступны для ознакомления (при необходимости)?» и т. д.
Описание плана действий для внедрения идеи.
«Кто может принять это решение? Как и когда с ним встретиться? Как обсудить идею? Кого вовлечь в реализацию? В какие сроки?»
«Какими ресурсами мы располагаем? Чего не хватает? Кто нас поддерживает? Кто наши противники?»
Предположительный бюджет
«Во сколько обойдется реализация идеи? Затраченные средства, время?» «Какова будет отдача?»
Аргументация
«Возможные выгоды от воплощения идеи?»
«Возможные нежелательные последствия?»
«Факторы риска в процессе реализации идеи и как их можно избежать?»
А также все остальные вопросы, которые еще не решены на этой стадии анализа.
Рекомендации ведущему
Настаивайте на соблюдении обязательного условия: запрет на критику на стадии генерирования идей.
Постоянно отрабатывайте предложенные приемы в одиночку или с друзьями, в семье или с доброжелательно настроенными коллегами.
Объясните участникам, что тренинг не укладывается в рамки обычного рабочего процесса, и поэтому привычные правила здесь не применимы.
Переставьте столы и стулья в помещении, рассадите участников иначе, чем они привыкли сидеть на собрании.
Предложите сотрудникам… конфеты! Изобилие сладостей на креативных заня тиях возвращает в детство: вспомните запах клубники и сдобного печенья.
Отдавайте предпочтение коротким занятиям
Включите в свои обычные собрания небольшие креативные тренинги (10 20 минут). Покажите, что эти методы и приемы могут быть эффективны даже в малых дозах.
4. Применение креативных методик
Креативные методики на службе у команды
Креативность облегчает повседневную работу
Творческий подход предполагает, что команда и ее менеджер стремятся повысить эффективность работы или найти более легкие пути достижения результатов, затратив при этом меньше энергии. Для этого нужно решить следующие вопросы.
• Как организовать процесс непрерывного развития, постоянно изучать новое и совершенствоваться?
• Как передать друг другу свои навыки и интересные наработки?
• Как улучшить организацию труда?
Креативные методики позволяют:
• повысить уровень проведения собраний за счет использования специально разработанных, проверенных приемов;
• свободно обсуждать «деликатные» темы: производительность труда, затраты и т. д.;
• развивать командный дух, научить людей прислушиваться друг к другу и делиться положительными эмоциями;
• создавать творческие группы, объединяющие работников из разных служб и подразделений предприятия.
Креативные методики в рабочей практике
Креативные методики можно применять для решения конкретных рабочих задач на определенном этапе рабочего процесса.
1. Совместно оцениваете, какие действия команды хорошо отработаны и что нуждается в улучшении (метод записи результатов на листках).
2. Выбираете ситуацию, которую сообща можете изменить.
3. Выясняете, каковы шансы на успешное развитие ситуации (прием «адвокат ангела»).
4. Вместе вырабатываете подход к проблеме (приемы «марсианин», подстановка слов).
5. Формулируете результат, к которому стремитесь.
6. Ищете решения (мозговой штурм, ситуативные аналогии).
7. Отбираете решения, которые требуют концентрации ваших усилий (критерии: простота осуществления, эффективность, стоимость и т. д.).
8. Выстраиваете план действий и систему контроля (картотека вариантов).
9. Оцениваете результаты.
10. Обобщаете полученный опыт и приобретенные профессиональные навыки.
Креативные методики – источник инноваций
Креативные методики с успехом применяются для повышения качества услуг и продукции с целью удовлетворения запросов клиента
• Придумайте дополнительные услуги, которые можно оказать клиенту: найдите то, чего нет у конкурентов.
• Устраните бюрократические препоны между клиентами и предприятием (службой, отделом). Ваше взаимодействие станет намного эффективнее.
• Качественно измените способ предоставления услуги или продукта: быстрее, удобнее, надежнее и т. д.
• Придумайте вместе с клиентом новый вид сотрудничества, более прогрессивный и экономичный.
Креативный подход следует сочетать со следующими принципами: учет клиентских пожеланий и рекламаций, применение прогрессивного опыта других предприятий, мобилизация всех усилий на непрерывное совершенствование рабочего процесса.
Креативный подход может быть успешно применен при разработке и внедрении проектов или программ развития.
Креативные методики в кризисной ситуации
Креативный подход предлагает вам дополнительные рычаги воздействия, когда традиционные методики уже не работают.
Креативный подход позволяет:
• избавиться от давления жестких ограничений;
• сохранить достоинство в конфликтной ситуации;
• прийти к единому пониманию (хотя бы неполному или ошибочному) сути происходящих перемен;
• избавиться от страха неудачи, обсудив все возможные последствия;
• продумать новые пути достижения цели, которая кажется невыполнимой.
Он особенно плодотворен в период глобальных изменений, адаптации к новым требованиям и в конфликтных ситуациях.
[1] Для дальнейшего изучения читайте в серии «Шпаргалки для менеджеров» выпуск: «Как провести собрание».
[2] См. в серии «Шпаргалки для менеджеров» выпуск: «Инновации на предприятии – это общее дело».