А. Проверяем точность формулировки
Понять и переформулировать
Первая фаза методики позволяет:
• удостовериться, что у всех одинаковое понимание предмета обсуждения;
• обозначить рамки дискуссии, учитывая границы индивидуального восприятия;
• убедиться, что ситуация действительно требует вмешательства и изменения.
Для этого существуют классические методики, например, «Кто? Что? Где? Когда? Как? Почему?», «7 Почему?».
А есть и менее традиционные подходы:
• «адвокат ангела»;
• подстановка слов;
• «марсианин».
«Адвокат ангела»: продолжительность 10–15 минут
Если существует неразрешенная проблема, значит, это кому то выгодно – одному человеку или группе лиц, причем выгода может быть очевидной или неявной.
В таком случае «адвокат ангела» позволит обнаружить ее.
Он также поможет взглянуть на проблему с другой стороны и снять излишнее напряжение.
Методика заключается в том, что участники обсуждения вместе ищут ответ на следующий вопрос:
«Если взвесить все "за” и "против”, какие преимущества дает та ситуация, которую мы хотим изменить?»
Любые мнения приветствуются, так как речь идет о творчестве!
Запишите ответы, затем перечитайте их и сгруппируйте те, которые позже можно развить в конструктивные решения, а также те, в которых обоснована необходимость вдумчивого подхода к обсуждаемой проблеме.
«Адвокат ангела» – метод, позволяющий взглянуть на проблему со стороны и оценить ее с нестандартной точки зрения.
«7 Почему?»: продолжительность 10–15 минут
Этот прием существует и в других методиках: классический ситуативный анализ.
Прием «7 Почему?» позволяет выявить основные цели и задачи.
Попросите сотрудников задать себе только один вопрос «Почему?» Это поможет им сформулировать ключевые моменты в достижении желаемого результата.
• Принимайте их ответы на веру.
• Записывайте все ответы, но выбирайте те, которые могут обострить дискуссию.
• Выискивайте парадоксальные или нелогичные ответы.
Имейте в виду: вы не должны вступать в дискуссию и стараться кого то убедить. Просто помогите другим довести рассуждение до логического конца.
После обсуждения участники вместе отбирают интересные и приемлемые идеи.
«7 Почему?» – метод, позволяющий прояснить приоритетную цель и лучше сформулировать проблему.
«7 Почему?»
Пример: «Какую проблему вы хотите решить?»
«Я хочу добиться большей креативности в презентации своих коммерческих предложений».
«Почему вам нужна новая презентация?»
«Потому что у клиента не хватает времени на то, чтобы все прочитать, и он не знает, где взять нужную информацию. А это может нам навредить в условиях конкуренции».
«Почему клиент не находит время на то, чтобы все прочитать? Почему не знает где искать?»
«Потому что наши предложения слишком перегружены и громоздки.
Мы включаем в них много лишнего».
«Почему вы включаете в предложения много лишнего?
Что в данном случае является лишним?»
«Мы даем дополнительную информацию, в которой клиент не нуждается! Например, цитируем наши правила, а это занимает много места.
Клиент же хочет сразу узнать результат и цену».
«А почему вы даете больше сведений, чем это необходимо? Вы ведь знаете, какую информацию клиент хотел бы получить в первую очередь!»
И так далее.
Подстановка слов: продолжительность 20–30 минут
Метод подстановки предполагает, что каждый участник обсуждения дол жен придумать по две новые формулировки задачи. Это полезно, так как помогает обновить существующую формулировку, конкретизировать рамки проблемы и найти новые пути ее решения.
Например: «Как лучше организовать собрание нашего отдела?»
Попросите сотрудников придумать максимальное количество синонимов к следующим словам (соблюдая последовательность):
• «организовать»;
• «собрание»;
• «отдел».
Это надо сделать как можно быстрее!
Подстановка слов
Примеры новых формулировок:
«Как улучшить прохождение информации по неформальным каналам, чтобы участники собрания не просто делились сведениями, но и активно обсуждали решение задачи?»
«Как сделать общение более демократичным?»
Метод подстановки дает возможность переформулировать проблему, сместив акценты и наметив круг затрагиваемых вопросов.
«Марсианин»: продолжительность 10–15 минут
Если методика «7 Почему?» вскрывает причины, то «марсианин» добивается ответа на вопрос «Что это?»
Он ставит под сомнение то, что всем кажется очевидным.
Этот прием позволяет группе не только получить информацию о ситуации, но и уточнить термины, которые используются участниками обсуждения. Представьте себе существо, только что прилетевшее с другой планеты, знако мое с грамматикой и синтаксисом аборигенов, но абсолютно не владеющее их словарным запасом!
«Марсианин» без устали задает вопросы, стремится выяснить значение наибо лее употребительных слов, переосмыслить привычный порядок действий. После дискуссии каждый принимает участие в отборе идей, которые кажутся ему интересными для дальнейшей разработки, и записывает их на доске. Метод «марсианина» позволяет по другому сформулировать проблему и рас ширить круг возможных решений.
Б. Ищем максимальное количество решений
Найти решения
Приемы, разработанные для этой фазы творческого процесса, пробуждают ассоциативное мышление (устный или письменный мозговой штурм), столкновение точек зрения (ситуативный мозговой штурм, счастливый случай), учет чужого мнения («сенат»).
Сначала участники дискуссии должны высказать как можно больше предложений, чтобы «напасть на золотоносную жилу». При этом необходимо уложиться в ограниченные временные рамки (при думать быстро и много), а также воздержаться от критики и анализа.
Ситуативный мозговой штурм: продолжительность 45 минут
Этот вид мозгового штурма предлагает решить проблему, похожую на рабочую ситуацию, но помещенную в другой контекст, а затем применить найденные решения к реальным обстоятельствам.
Например: «Как побудить сотрудников читать наши профессиональные публикации?»
1. Проведите мозговой штурм, чтобы найти аналогичную ситуацию в других жизненных обстоятельствах.
«Как заставить поклонника моей дочери жениться на ней?»
«Как заставить коммивояжеров ездить поездом?»
«Как заставить гурманов есть зеленый салат?»
Ситуативный мозговой штурм
2. Выберите одну их этих ситуаций (наименее вероятную для участников). Ищите решения, пусть даже они кажутся нелепыми.
Например: «Как заставить гурманов есть зеленый салат?» – Тщательно очистить его, украсить, придумать салат со вкусом трюфелей и приготовить его по индивидуальному рецепту.
3. Затем перенесите решения, включая и самые нелепые, на реальную проблему: следить за уровнем публикаций, выпускать ограниченные серии, дополнить их карикатурами, составить сборники по заявкам и предоставить сотрудникам возможность заказывать их по телефону.
Вы нашли пути решения проблемы. Теперь выберите наиболее перспективные варианты.
Счастливый случай: продолжительность 45 минут
Счастливый случай предполагает, что участники дискуссии не исходят из постановки реальной проблемы, а специально отдаляются от нее, чтобы потом вновь к ней вернуться.
Этот прием позволяет посмотреть на ситуацию со всех сторон, сравнивая ее с предметами, которые по определению не имеют с ней ничего общего.
1. Напишите на листах бумаги названия сложных технических устройств (бытовые приборы, машины и т. д.).
Например: кофеварка, трактор, телефон, компьютер и проч.
2. Вытягивайте листки наугад.
Например: мобильный телефон.
3. Составьте список всех его функций, аксессуаров, деталей методом мозго вого штурма.
Например: антенна, волна, клавиши, экран, подсветка, меню, блокировка и проч.
Счастливый случай
4. С помощью ассоциативного мышления перенесите толкование этих слов на формулировку проблемы, записывая все ответы.
Постановка проблемы: «Как развивать креативность на моем предприятии?».
В чем функция антенны? Быть открытой внешнему миру.
В чем функция волн? Служить проводниками информации. Назовите три условия, соблюдение которых обеспечит проведение творческого подхо да (передающие волны) или поможет отразить его в издании компании (источник информации).
В чем функция клавиш? Назовите девять хорошо подготовленных сотруд ников, на которых можно положиться, и т. д.
Перенос толкования на проблему обязателен! В нем – весь смысл упражнения. Внимание! Ведущий начинает игру и первым предлагает идеи.
«Сенат»: продолжительность 30–45 минут
Задача «сената» – дать дорогу новым методам и идеям.
Согласно этому приему, нужно мысленно рассказать о проблеме определенным персонажам (вымышленным, историческим, своим знакомым и т. д.) и записать их возможные ответы или пожелания.
Это должны быть конкретные люди: например, не просто «сосед», а «сосед с последнего этажа, из квартиры № 45».
Давая возможность выговориться «вашему соседу» или «Наполеону» (при условии, что вы действительно входите в образ этих персонажей), вы допускаете другую точку зрения, которая, скорее всего, будет противоречить вашей собственной.
Это может привести к любопытным результатам!
«Сенат»
Каждый участник дискуссии должен сделать следующее.
1. Записать проблему, которую надо решить (переформулировав ее при необ ходимости).
2. Выбрать персонаж и мысленно разъяснить ему проблему, выслушать пред положительный ответ (обязательно от первого лица) и записать его. Затем обратиться к следующему персонажу. Их число колеблется от двух до вось ми. На эти безмолвные совещания отводится 15 30 минут.
3. Зачитать все полученные ответы. Их следует записать на доске как рабочие варианты решений и пока не обсуждать в группе.
4. Выбрать из всех идей те, которые ему кажутся достойными дальнейшего раз вития. Они станут основой для будущих решений.
Пример вопроса:
«Как сделать так, чтобы клиенты быстрее оплачивали счета?»
В. Методики отбора идей
Применить на практике
Вы только что закончили фазу широкого поиска идей.
Десятки листков развешаны по стенам комнаты. Теперь наступает этап концентрации: нужно отоб рать наиболее ценные идеи, развить их и внедрить.
Снимаем сливки
Основной принцип творческого подхода – не отбраковывайте «плохие» идеи.
Наоборот, проведите голосование, чтобы сначала отобрать наиболее перспективные предложения.
Если при первом голосовании вы не получите ника ких приемлемых вариантов, вернитесь к списку идей и проведите повторный отбор.
Отбор идей: продолжительность 10 минут
Попросите каждого участника выбрать из всех предложенных вариантов три для рассмотрения на следующем этапе. Если необходимо, уточните критерий отбора.
Например, отбираем:
• самые простые в применении или самые инновационные идеи;
• наименее дорогостоящие и не требующие большого количества времени для воплощения;
• наиболее радикальные или приемлемые для предприятия и т. д.
Участники встают и по очереди записывают на доске отобранные идеи, проставляя свои инициалы.
Затем вы можете занести эти предложения в таблицу и дать им оценку по каждому критерию.
Эта техника позволяет совместно произвести отбор идей. Остается лишь уточнить детали для дальнейших действий.
Картотека решений: продолжительность от 10 минут до двух дней
Заполнение этих карточек позволит конкретизировать идею. Их можно использовать для уже намеченного проекта, а также в разработке плана действий после принятия решения о внедрении.
Название внесенного предложения.
Задача или проблема, которую решает предложенная идея.
Описание конкретных действий по воплощению идеи.
Оцениваем результаты через шесть месяцев после внедрения:
«Каковы результаты? Кого это затрагивает? Где это происходит? С какой частотой? Какие материалы доступны для ознакомления (при необходимости)?» и т. д.
Описание плана действий для внедрения идеи.
«Кто может принять это решение? Как и когда с ним встретиться? Как обсудить идею? Кого вовлечь в реализацию? В какие сроки?»
«Какими ресурсами мы располагаем? Чего не хватает? Кто нас поддерживает? Кто наши противники?»
Предположительный бюджет
«Во сколько обойдется реализация идеи? Затраченные средства, время?» «Какова будет отдача?»
Аргументация
«Возможные выгоды от воплощения идеи?»
«Возможные нежелательные последствия?»
«Факторы риска в процессе реализации идеи и как их можно избежать?»
А также все остальные вопросы, которые еще не решены на этой стадии анализа.
Рекомендации ведущему
Настаивайте на соблюдении обязательного условия: запрет на критику на стадии генерирования идей.
Постоянно отрабатывайте предложенные приемы в одиночку или с друзьями, в семье или с доброжелательно настроенными коллегами.
Объясните участникам, что тренинг не укладывается в рамки обычного рабочего процесса, и поэтому привычные правила здесь не применимы.
Переставьте столы и стулья в помещении, рассадите участников иначе, чем они привыкли сидеть на собрании.
Предложите сотрудникам… конфеты! Изобилие сладостей на креативных заня тиях возвращает в детство: вспомните запах клубники и сдобного печенья.
Отдавайте предпочтение коротким занятиям
Включите в свои обычные собрания небольшие креативные тренинги (10 20 минут). Покажите, что эти методы и приемы могут быть эффективны даже в малых дозах.