Эта книга – своего рода компромисс между простотой, с которой нужно начинать трансформацию бизнеса, и оперативно получаемыми результатами.
Наша задача – в ограниченное количество времени за минимальное количество шагов объяснить вам самые простейшие задания. Чтобы вы смогли увидеть свой бизнес со стороны и, оптимизируя в нем ключевые процессы, получить первые результаты.
Фактическая организационная структура компании
Описание структуры вашей компании мы начнем с описания владельца. Для этого нарисуйте квадрат и впишите в него фамилию того, кто владеет компаний. Если вы один – совсем просто, пишите «я».
Итак, вам необходимо понимать, кто владеет компанией, как владельцы связаны с бизнесом, какую отчетность им предоставляет бизнес и с какой периодичностью, какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом, как идут финансовые потоки от бизнеса к собственнику и обратно и т. п.
Эти вопросы напишите рядом с квадратом (не внутри), чтобы понимать, как у вас все работает.
Сначала нужно указать по фамилиям тех, кто стоит на конкретных позициях: владельцы, руководители, менеджеры, работники и т. д. Добавьте к каждому фрагменту структуры конкретных людей.
Проведите пунктирную линию и ниже укажите все руководство (директорат) компании. Здесь у вас будет генеральный директор, за ним обычно идет коммерческий директор, финансовый, директор производства и т. д.
Нарисуйте квадраты с именами руководителей всех отделов, а также их подчиненных.
Поскольку ваш бизнес может быть в зародыше, ничего страшного, если вы укажете на всех позициях самого себя. Единственное: если вы один, то не имеет смысла рисовать несколько квадратов, клонируя себя в каждый – мы позже это проработаем. Сейчас достаточно и одного квадрата.
Снова проведите пунктирную линию, отделив руководителей, и ниже укажите в квадратах-блоках важнейшие бизнес-процессы компании (мы выделяли их в предыдущем модуле). Если вы один в разных отделах, то опять пишите везде себя.
Посмотрите на готовую структуру. У вас должна была получиться относительно простая схема, которая демонстрирует «скелет» компании на данный момент. Если вы видите в большинстве блоков надпись «я» – это нормальная ситуация для стартапа.
Должностная организационная структура компании
Теперь наша задача – разбить все функции по отдельным должностям. Зачем это надо?
Допустим, у вас есть работник, который и швея, и плотник, и уборщик, и продажник, и сапожник, и помощник. То есть он делает все. Проблема в том, что при необходимости замены крайне сложно найти второго такого человека.
К тому же относительно сложно его обучить. Вы же не будете кого-то нанимать и говорить: «Ты будешь делать все, что делал Вася. Вася, передай Пете свои дела». Это гарантия появления новой проблемы, а не решения старой.
Вам необходимо взять Васю, который делает все, и разбить его задачи на несколько должностей: Вася как владелец, Вася как руководитель компании, Вася как руководитель отдела продаж. Так пропишите все отделы, которые обозначали на предыдущем этапе.
На данном этапе мы как бы клеим ярлыки всем бизнес-процедурам, которые обозначили ранее. Выделяем каждой процедуре в качестве ресурса необходимые ей должности. Это сильно облегчит работу в будущем, когда вы будете прописывать должностные инструкции.
Теперь мы разветвляем вышеописанную структуру и рядом с каждой должностью прописываем, кто именно этим занимается. Опять же, если все делаете вы – так и пишите. Если одним процессом заняты несколько человек, внесите их в один квадрат.
Помните о том, что не стоит излишествовать: если в вашей техподдержке всего один звонок в год, вам не нужен директор техподдержки отдельно от менеджера этой службы. Не стоит слишком разветвлять структуру компании. Можно до бесконечности выдумывать должности, но лучше вовремя включить тормоз.
Фрилансеры, поставщики и партнеры
Зачастую в компании есть люди, которые выполняют какие-либо функции, при этом не являясь ее частью. Это могут быть переводчики, курьеры, разного рода фрилансеры и компании, которым вы отдаете на аутсорсинг некоторые функции или процессы фирмы.
Эту категорию людей тоже необходимо учитывать, чтобы обезопасить свой бизнес в будущем. Поэтому дописывайте в организационную структуру всех партнеров, фрилансеров, аутсорсеров и поставщиков.
Связи между должностями
Добавьте связи: нарисуйте линии связи между отделами, пометив, кто кому подчиняется.
Напоминаю, что не стоит излишествовать. Ваша задача – сделать работу над бизнесом проще, а не сложнее.
Оптимизация структуры компании
Взгляните на получившуюся структуру и подумайте: есть ли дублирующие связи? Излишние роли? Что можно упростить?
Ваша задача № 1 – избавиться от бардака и навести порядок в голове и бизнесе. Когда вы смотрите на структуру, все должно быть просто, понятно и максимально логично.
Ваша задача № 2 – подумать о том, что произойдет, если вы потеряете какого-то человека в том или ином звене. Сможете ли вы его оперативно заменить?
Подсказка: у вас всегда должен быть план Б, который позволит быстро найти любую замену и обучить нового человека с помощью детальных инструкций.
Подумайте, что вам потребуется для такого плана (документы, шаблоны, обучение, ресурсы, резервы), и задокументируйте это. Так вы снижаете собственные риски при возникновении критических ситуаций.
Бланки «Организационная структура вашей компании»
М04-01. Фактическая организационная структура компании
1. Начните с самого верха – с владельцев бизнеса.
Как они связаны с бизнесом? Какую отчетность и с какой периодичностью им предоставляет бизнес? Какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом? Как идут финансовые потоки от бизнеса к собственникам и обратно?
В каждый прямоугольник здесь и в дальнейшем вписывайте должности людей и их фамилии.
2. Теперь займитесь руководством компании.
Нарисуйте прямоугольник для генерального директора компании. Под ним расположите других директоров (обычно это коммерческий и финансовый директора, директор производства и пр.).
Затем рисуйте руководителей отделов и их подчинение своему руководству.
3. Займемся отделами.
Распишите структуру каждого отдела по должностям и связи подчинения между работниками.
В результате предыдущего шага вы могли получить немного запутанную структуру: некоторые люди могут одновременно занимать несколько должностей и, соответственно, подчиняться нескольким руководителям.
Это усложняет управление компанией, а также процесс поиска и замены работников. Особенно если они являются ключевыми и на них завязано несколько важных бизнес-процессов. Поэтому мы переходим к следующему шагу.
М04-02. Должностная организационная структура компании
1. Должности.
Возьмите организационную структуру компании, которую вы составили во время предыдущего шага, и распределите всех работников (внешних и внутренних) по должностям.
Каждому человеку теперь могут соответствовать несколько прямоугольников, отражающих различные функции и должности.
2. Фамилия.
Впишите в каждый прямоугольник помимо должности еще и фамилию занимающего ее человека. Или людей – если на данной позиции у вас несколько работников.
М04-03. Фрилансеры, поставщики и партнеры
1. Фрилансеры и аутсорсеры.
На этом шаге вам необходимо добавить в структуру всех внешних работников – фрилансеров, временных работников и аутсорсеров. Дорисуйте связи, определяющие их подчинение и отчетность.
2. Поставщики.
Теперь добавьте в схему всех поставщиков, которые входят в «пищевую цепочку» вашего бизнеса.
3. Связи.
Пропишите связи между ними и должностями в вашей организации.
М04-04. Оптимизация
1. Дубли.
Для начала просмотрите обе схемы и выясните, можно ли что-то в них упростить, есть ли дублирующие роли, подчинения и межролевые связи.
Не усложняйте свой бизнес без необходимости. Простота структуры обеспечивает ее живучесть. Если вы нашли, что можно упростить, – сделайте это! Не только на бумаге, но и в своей компании. Внедрите изменения и двигайтесь дальше.
2. Замены.
Подумайте о том, что вы будете делать, если возникнет проблема с одним из звеньев.
Задокументируйте потенциальную замену для каждого звена. Определите, какие внутренние или внешние резервы вы будете задействовать, когда один из элементов организационной структуры вдруг перестанет работать.