В этом модуле мы поговорим о бэкапе документов и файлов компании, а также об управлении проектами и задачами.
Бэкап документов и файлов компании
Если у вас еще не настроен электронный бэкап документов с синхронизацией через Интернет на какой-либо источник, у вас будет возможность устранить эту проблему.
В приложении вы найдете ссылку на программу «Sugarsync». Если пройдете по моей ссылке, получите дополнительно 250 Мб. Итого у вас будет 2 Гб + бонусные 250 Мб. Как говорится, мелочь, а приятно.
Таким образом, вы сможете забэкапить свои основные документы (файлы, касты, материалы).
Самое интересное, что этим бэкапом можно пользоваться не только как синхронизатором между компьютерами, но и как архивом. Вы можете залить туда то, что вам не нужно носить с собой, но доступ к чему хочется иметь.
Вопросы, на которые вам нужно будет ответить, таковы.
1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
Здесь мы говорим не про онлайн-бэкап, а про оффлайн. Надеюсь, на текущий момент он у вас есть хоть в каком-то виде.
2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
В большинстве случаев есть только один бэкап. Ваша задача – установить второй автоматический электронный бэкап уже на этой неделе.
3. Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов?
Если все активы компании находятся на вашем лэптопе, ничего хорошего из этого не выйдет. Я лично знаю два случая, когда у человека украли сумку, в которой лежал и лэптоп, и хардрайв с бэкапом. Соответственно, все активы бизнеса были потеряны.
Управление проектами и задачами
Сейчас ваша задача – сделать минимум, который даст понимание того, на какой стадии находится ваш бизнес, куда он идет и как работает.
По этой причине мы не будем рассматривать в этом модуле управление проектами, которое должно быть в идеале: с управлением ресурсами, бюджетированием и т. п. Сначала рассмотрим скорее управление задачами.
Если у вас есть помощники и фрилансеры, с которыми вы работаете по e-mail (ставите им задачи, получаете отчеты и т. д.), – знайте, что это крайне неэффективно. Вы не сможете понять, ни куда двигаетесь, ни что происходило в вашей компании, например, три месяца назад. А значит, не сможете и проанализировать темпы роста.
Поэтому вам необходимо найти любой инструмент управления проектами или управления задачами. В нем вы сможете давать задания другим людям, которые они будут получать по той же электронной почте. Разница в том, что, когда сотрудники начнут их исполнять и отмечать статус через веб-интерфейс, вы будете получать уведомления.
Самый простой вариант из того, что мы нашли на русском языке, – продукт компании «Мегаплан» (megaplan.ru). Стоимость аккаунта бюджетна, за какие-то смешные деньги вы получите полнофункциональную систему управления проектами.
Открою вам секрет: любая система управления проектами (или задачами), которая используется в компании, во много раз эффективнее самой лучшей системы, которая не используется. Поэтому наша задача – построить управление вашими задачами в любой (пусть не идеальной!) системе.
Кроме того, вы можете рассмотреть такие сервисы, как remember-themilk.com, racious и hitask.com Для продвинутых есть еще basecamp и Microsoft Project Server, но я не рекомендую их использовать, поскольку они слишком «тяжелые» для повседневных задач.
Как начать внедрение?
1. Составьте общий список всех проектов и задач, которые вам необходимо реализовать.
2. Соберите списки всех проектов и задач со своих подчиненных и сверьте их между собой. Таким образом, вы получите мастер-список, состоящий из всех задач.
3. Выберите инструмент для совместной работы. Например: megaplan.ru, rememberthemilk.com, racious, hitask.com, basecamp или Microsoft Project Server.
4. Внесите мастер-список задач в выбранный инструмент, добавьте необходимых пользователей, пропишите их роли, степень ответственности и т. п.
5. Начните совместную работу в таком режиме и продолжайте ее в течение месяца.
6. Спустя месяц сделайте отчет – что было хорошо, какие недочеты выявлены, что понравилось и не понравилось.
Чем крупнее ваша компания, тем больше список задач и сотрудников, даже part-time (например, фрилансеров), тем более сложные проекты вам придется делать и тем труднее управлять ими и ресурсами.
Поэтому я настоятельно рекомендую найти время и выбрать наиболее удобный инструмент для работы в вашей компании уже сейчас.
Бланки «Управление проектами и бэкап документов»
М06-04. Бэкап документов и файлов компании
1. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
_________________________________________________
2. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает?
_________________________________________________
3. Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов?
_________________________________________________
4. Зарегистрируйтесь на sugarsync и настройте бэкап наиболее важных документов.
М06-05. Общие списки проектов и задач
Если вы уже не первый месяц работаете над расширением своего бизнеса и продвижением компании, наверняка знаете, как важна хорошо отлаженная система управления проектами.
Именно поэтому мы будем начинать с азов.
_________________________________________________
1. Для начала составьте общий список всех ваших проектов и задач.
Краткая справка.
Задача – простейшее действие, приносящее измеряемый результат, которое нецелесообразно упрощать.
Проект – комплекс действий, направленных на достижение определенного измеряемого результата.
Проекты обычно состоят из других (более простых) подпроектов и задач. Для удобства терминологии мы все подпроекты тоже будем называть проектами.
2. Соберите списки проектов и задач со своих подчиненных. Сверьте их между собой.
3. Вам необходим какой-нибудь инструмент совместной работы с задачами.
Для начала я не советую использовать такие тяжеловесные решения, как basecamp и тем более Microsoft Project Server. Остановитесь на более простых вариантах, например megaplan.ru, rememberthemilk.com или hitask.com.
Если же вам будет мало этой функциональности, в будущем вы сможете перейти на более мощный инструмент управления проектами.
4. Перенесите все свои проекты и задачи в выбранный инструмент.
5. Добавьте в него всех пользователей.
6. Назначьте каждому пользователю роль и степень ответственности за его проекты и задачи.
7. За две-три недели совместной работы выявите все недочеты и несоответствия в проектах и приведите их к общему знаменателю.
Если у вас большая компания, рекомендую ограничить список людей, с которыми вы начнете работать в инструменте управления проектами. Лучше начать с тех, кто подчиняется лично вам. Если и это число будет велико, выберите команду из трех-пяти человек.