Можно ли использовать что-то уже имеющееся
Если кейтеринг открывается на базе ресторана или гостиницы, само собой, некоторые имеющиеся ресурсы можно будет использовать для выездного обслуживания мероприятий.
Прежде всего не стоит недооценивать человеческий ресурс, которым вы располагаете. Во-первых, это линейный персонал, официанты и повара. Чаще всего в ресторане работают две смены персонала. При проведении выездных мероприятий у вас есть отличная возможность привлечь смену, не работающую в заведении в этот день. Во-вторых, администраторы или менеджеры зала. Работая в ресторане, они уже во многом совмещают функции менеджера по работе с клиентами и банкетного менеджера или, другими словами, менеджера по проведению мероприятий. Это тот самый вариант универсальных менеджеров, с которыми и стоит начинать работать в кейтеринге. Они сумеют провести как переговоры с заказчиком, так и само мероприятие. Конечно же, выездные мероприятия имеют свою особенность, но у вас уже есть сотрудники, знающие всю вашу специфику, ассортимент и стандарты заведения. Поверьте, это не мало, а ведь вы могли начинать, и вовсе не имея таких тылов.
Если же говорить о материально-технической базе, вы тоже располагаете неким минимальным стартовым ресурсом. Во-первых, у вас уже есть кухня и хоть какие-то площади, как производственные, так, возможно, и складские, и офисные. Кроме этого, все стационарное оборудование кухни, которое у вас уже имеется, для небольших мероприятий тоже будет отличным стартом. Это и тепловое оборудование, и холодильное, и нейтральное – все то же самое, что и в вашей ежедневной работе в заведении. Само собой, в перспективе – возможно, даже ближайшей – вам потребуется больше термического оборудования: варочных поверхностей, духовых шкафов, пароконвектоматов. Понадобится больше холодильных шкафов для сырья, и главное – больше их потребуется для готовой продукции.
Возможно, на самых первых этапах вы сможете использовать часть посуды или текстиля, не закупая дополнительные партии. С мебелью немного сложнее. Но зачастую кейтеринг-службы работают на выездных мероприятиях с той мебелью, что уже имеется на площадке, которой может быть арендованный зал или территория самого заказчика, например дом, офис или салон автомобильного дилера. Для многих летних мероприятий допустимо использование пластиковой мебели, особенно если они обслуживаются как неформальный буфет с рассадкой для барбекю.
Конечно же, все очень индивидуально. Одно дело, если кейтеринг начинает работать на базе сети заведений, и совсем другое, если он запускается совсем небольшим кафе или столовой. Соответственно и первые объемы мероприятий, на которые вы захотите и сможете «замахнуться», будут, скорее всего, довольно разными.
В части материально-технической базы РВО будут иметь много общего с традиционным рестораном. И на самых первых этапах можно по максимуму использовать то, с чем вы работаете в своем заведении, а в дальнейшем в идеале, конечно же, учитывать специфику именно выездного формата и, закупая что-то, не тратить бюджет на непрактичные вещи. Скажем, текстиль можно использовать такой же, как и в ресторане. Но если вы станете использовать чехлы для стульев, то гораздо сложнее будет работать с теми, которые сшиты из мнущейся ткани. И в стационарном заведении это не стало бы такой ощутимой проблемой, как в кейтеринге.
Помимо столового текстиля для работы на мероприятиях вы будете использовать униформу персонала. При наличии достаточного количества униформы на самом первом этапе ее тоже можно будет не шить дополнительно. Кроме того, поначалу можно использовать и любую посуду. Но в дальнейшем работать с удобной для упаковки и транспортировки посудой будет куда проще. Так, например, гораздо проще транспортировать и применять в обслуживании стопируемые и не слишком крупные чашки.
Вам стоит определить для себя с самого начала, хотите вы работать в кейтеринге на тех же коллекциях посуды, что используете в вашем стационарном заведении, или будете закупать что-то совсем иное. Помните: если в ресторане вам достаточно двух единиц каждого вида оборудования на одно посадочное место, то в выездном ресторанном обслуживании вам понадобится до 4–5 единиц каждого вида посуды для обслуживания одной персоны. Бой посуды в кейтеринге, само собой, будет заметно большим. Ведь вы практически ежедневно будете ее грузить и транспортировать, использовать на чужих территориях, при нормальном рабочем процессе часть ее будет так или иначе теряться и биться. Другими словами, если в ресторане вы работаете с дорогой коллекцией посуды, то для развития направления выездного ресторанного обслуживания вам стоит подумать о закупке другой линейки. Вначале это может казаться нерациональными и излишними тратами, тогда как универсальность по отношению к стационарному ресторану будет выглядеть дополнительным удобством в работе. Но со временем затраты на дорогую посуду, которую вы постоянно докупаете и фактически не имеете возможности просто так заменить на какую-нибудь другую, более экономичную, станут серьезным неудобством. И чем дальше, тем сложнее будет сменить оборудование. Вне всяких сомнений, в любом случае у вас на складе за несколько первых лет работы в кейтеринге соберется определенное количество «разно-сортицы», поэтому с самого начала будет лучше, если вы сумеете хоть как-то минимизировать эти издержки.
Закупка оборудования, транспортировка и аренда
Что закупать, если ничего нет, а что вообще не закупать
Если вы начинаете деятельность с чистого листа, то ситуация сложна тем, что у вас нет в буквальном смысле слова ничего. И вместе с тем это проще, потому что можно с самого начала сформировать оптимальную базу оборудования и всего, с чем впоследствии придется работать.
Так или иначе, придется оборудовать пищевое производство. Нужно будет закупить все базовое оборудование: стеллажи, рабочие столы и моечные ванны, плиты и духовые шкафы, холодильные и морозильные камеры. Количество плит и объемы холодильников полностью зависят от того, какой объем и масштаб мероприятий вы станете обслуживать. Если максимально эффективно использовать пространство и оборудование, а также максимально продуктивно планировать рабочее время, ‹ то для начала можно обойтись и двумя духовками, двумя плитами, парой холодильников и морозильников для сырья, а также небольшой холодильной камерой для готовой продукции. Но это если говорить о совсем небольших объемах.
Говоря о кухне, надо отметить, что выбор оборудования будет определенным образом зависеть от того, с каким ассортиментом вы планируете работать и как технологически организуете свою работу для выездного формата. Скажем, горячее можно приготовить на производстве и в горячем же виде транспортировать к месту проведения мероприятия. В этом случае необходимо увязывать время приготовления и подачи горячего на мероприятии и использовать термобоксы. А можно использовать пароконвектомат, который вы будете вывозить с собой на мероприятия для приготовления горячего на месте. Для транспортировки льда также потребуются термобоксы, но уже несколько иные. Если технологически ваш ассортимент горячего нельзя будет приготовить оперативно на месте проведения мероприятия, то вы сможете сочетать процесс его приготовления на производстве с охлаждением и регенерацией в пароконвектомате на площадке. В таком случае для охлаждения придется использовать аппарат шокового охлаждения, чтобы избежать длительного процесса охлаждения с пребыванием продукции в опасном интервале температур.
Говоря о горячем, необходимо отметить, что такая позиция меню, как супы, почти не используется для обслуживания мероприятий, как стационарных, так тем более выездных. Соответственно вам может довольно долго не потребоваться оборудование ни для приготовления супов, ни для их сервировки. Конечно же, рано или поздно по настоятельной просьбе кого-то из своих постоянных и любимых клиентов вы все-таки включите в меню суп и закупите все необходимое для него, но это может случиться очень нескоро.
Транспортировка
Транспортировка готовых блюд происходит в гастронормированных емкостях, или гастроемкостях. Их, а также крышек к ним потребуется довольно много. Для каждого наименования блюд из вашего меню нужна будет одна или несколько гастроемкостей в зависимости от того, на сколько персон вы планируете мероприятие. Для работы поваров на выездных мероприятиях придется организовывать рабочие места на самых разных площадках, а значит, иметь рабочие столы для выезда. Они, как и гостевые, чаще всего бывают складными или разборными. Важно также, чтобы они не были очень громоздкими и тяжелыми, ведь их придется, как и все остальное мобильное оборудование и посуду, постоянно перевозить. В зависимости от того, какие столы вы будете использовать, повара смогут работать непосредственно на их поверхности или вам может понадобиться гибкий пластик в качестве покрытия на столы.
Придется думать и о гигиенических, и об эстетических аспектах, ведь ваша продукция, несмотря на работу в выездном формате, должна быть безопасной, а ваше рабочее пространство почти никогда не сможет быть абсолютно скрыто от глаз заказчика. По тем же причинам для персонала кухни в выездном формате понадобятся помимо униформы с головным убором еще и резиновые перчатки. А некоторые кейтеринг-фирмы в свой корпоративный стандарт работы поваров также включают обязательные маски для лица.
Для официантов же в части униформы можно и вовсе радикально минимизировать количество необходимых элементов. Так, многие кейтеринг-конторы используют для официантов лишь длинные фартуки, часто брендированные, и шейные платки. При этом брюки или юбка оказываются полностью скрытыми под фартуком, и их, как и рубашку, официант приносит на работу из дома.
Весь столовый текстиль можно приобретать готовым, изготавливать под заказ в профильных компаниях или с помощью частной швеи – все эти схемы одинаково активно используются в кейтеринге. И текстиль, и посуда представляют собой не очень дорогое оборудование, которое окупится одним-двумя первыми же мероприятиями, поэтому в России их почти никогда не берут в аренду, предпочитая сразу покупать. Мебель – это чуть большие затраты как на закупку, так и на ее дальнейшее хранение, ведь потребуются существенные складские площади. Речь в первую очередь о стульях, которые должны быть складными или разборными. Складные – обычно фабричного производства, импортные или отечественные, а разборные кейтеринг-фирмы чаще всего изготавливают для себя самостоятельно, что почти в 2 раза снижает их стоимость. А кроме этого, в «пиковые» сезоны с неожиданным ростом числа запросов и количества обслуживаемых мероприятий кейтеринг оказывается способен оперативно обеспечить себя необходимым количеством мебели, не завися от остатков на складах поставщиков или от сроков поставки.
Что касается посуды, то для банкетов необходимое количество просчитать довольно просто, учитывая смену блюд и соответствующую сервировку. Немного сложнее дело обстоит с буфетным форматом обслуживания: в этом случае все, что касается посуды, необходимо рассчитывать исходя из 4–5 единиц каждого вида на персону. Это будет адекватное количество для мероприятий продолжительностью 3–5 ч. Для более коротких мероприятий количество необходимой посуды иногда может быть чуть сокращено, для более продолжительных – редко понадобится большее количество. В первую очередь такая норма посуды подходит для самых ходовых позиций – закусочной тарелки, вилки и бокала для безалкогольных напитков. Ножей для буфетного формата обслуживания иногда не требуется вовсе, а если предусмотрена рассадка гостей, то ножей необходимо ровно столько же, сколько и вилок.
Относительно же бокалов для алкоголя стоит сказать, что при небольшом количестве напитков количество каждого вида бокалов можно рассчитать из имеющегося объема напитка. Скажем, для сервировки одной бутылки шампанского порциями по 150 мл потребуется 5 бокалов. И если нам необходимо сервировать 20 бутылок шампанского, то можно просто запланировать 100 бокалов шампанского и еще небольшой запас в 10–20 %, то есть 120 бокалов как максимум. Если же алкогольных напитков на мероприятии планируется использовать много, то при подобном подходе к расчету необходимого количества бокалов мы придем к астрономическим цифрам, которые, как показывает практика, будут совершенно не оправданны. В таких случаях к посуде для алкогольных напитков можно применить ту же самую норму в 4–5 единиц каждого вида на персону. Большее количество стекла не требуется почти никогда.
Для сервировки буфетных линий оптимально использовать стеклянные или фарфоровые блюда, обычно несколько менее эффектно смотрятся металлические. Учитывая, что на каждых 10 гостей будет обеспечен 1 погонный метр буфетной линии, можно запланировать по 2–3 сервировочных блюда на каждую из позиций меню для первичного оформления буфетной линии. Важно помнить, что на любое обслуживание в формате буфета, которое длится более 1,5–2 ч, весь объем блюд не выставляется на буфетные линии сразу. Первично будет выставлено от трети до половины. Соответственно оставшийся объем будет подаваться позднее, когда сервированные на столе блюда будут опустошаться. Поэтому для обновления стола на каждую позицию в вашем меню будет необходимо еще одно-два сервировочных блюда.
Для сервировки чая и кофе в выездном формате почти никогда не используются чайники – они очень непрактичны в обслуживании и транспортировке. Горячие напитки сервируются из термоконтейнеров с кипятком или готовым напитком. В последнем случае термоконтейнеры должны быть непременно маркированы, чтобы в следующий раз приготовленный чай не имел привкуса кофе с прошлого мероприятия. Альтернатива термоконтейнерам – кофемашины. Те из них, что работают на картриджах – чалдах, одинаково успешно готовят и чай, другие же выдают кипяток, с которым можно сервировать пакетированный чай. К слову, кофемашины совсем не обязательно покупать: большинство поставщиков кофе будут рады предоставить их в аренду бесплатно при покупке у них определенного количества порций кофе.
Надо сказать, что в кейтеринге помимо самого оборудования важна его упаковка, поскольку в ней это оборудование будет практически ежедневно транспортироваться. Несложно себе представить, что если вы станете перевозить бокалы для вина в картонных коробках, в которых они поступили к вам от поставщика, то эта упаковка не будет долговечной. А учитывая тот факт, что в кейтеринге вся посуда увозится с мероприятия грязной, возможность транспортировать бокалы в картоне вообще едва ли можно рассматривать всерьез. Поэтому все стекло профессиональные кейтеринг-компании перевозят в специальных пластиковых ячеистых кассетах. Первоначально они использовались лишь для мытья стекла в профессиональных посудомоечных машинах, но кейтеринг-службы стали активно их применять именно для хранения и транспортировки всего ассортимента стекла, а зачастую также чашек и блюдец. Тарелки также перевозятся в пластиковых контейнерах, которые не обязательно должны быть непосредственно такого назначения, достаточно, чтобы они максимально подходили по размеру. В идеале, конечно же, тарелки лучше перевозить на ребре, так минимизируется их бой при транспортировке. Столовые приборы при транспортировке царапаются, поэтому перевозить их в большом количестве в крупной таре не очень практично. Кроме того, в таком виде упаковка может быть еще и довольно тяжелой. Поэтому приборы упаковывают по 100–200 штук в небольшие пластиковые контейнеры, часто предварительно скрепив их по 10 штук.
Текстиль также требует соответствующей упаковки, для того чтобы оставаться чистым и максимально немятым. Скатерти чаще всего перевозятся сложенными и упакованными в полиэтиленовые пакеты. Драпировочная ткань для декорирования стола обычно транспортируется на картонных тубусах, на которых она поставляется в магазины. Если используются драпировочные юбки, то они перевозятся с помощью плечиков с зажимами на вешалах вместе с униформой персонала. Что же касается чехлов для стульев, то они перевозятся либо так же, как и драпировочные юбки на вешалах, либо на специально изготовленных замысловатых сварных металлических конструкциях на колесиках, немного напоминающих два каркаса стульев, расположенных один над другим.
Что можно взять в аренду и в каких случаях
Если на начальном этапе нет возможности приобрести сразу все необходимое оборудование, то, например, мебель (столы и стулья) вполне можно брать в аренду, если в вашем городе есть такое предложение. Занимаются этим либо компании, специализирующиеся на предоставлении подобного оборудования в аренду, либо «конкуренты», другие РВО. Стулья бывают разные, и внешний вид некоторых из них позволяет использовать их без чехлов, для других же необходимы чехлы. Последние тоже для начала проще брать в аренду, потому что их изготовление заметно более затратно, нежели изготовление более простых элементов столового текстиля, такого как скатерти и салфетки.
Для всех масштабных мероприятий даже самые крупные РВО берут мебель в аренду. Тентовые конструкции для обслуживания мероприятий на открытом воздухе РВО приобретают довольно редко, гораздо чаще они арендуются у профильных компаний. Далеко не в каждом российском городе такое предложение имеется, а значит, кейтеринг-фирмы порой вынуждены расширять свою материально-техническую базу и таким оборудованием.
Но некоторый текстиль, мебель и тентовые конструкции – это, пожалуй, все, что кейтеринговые компании в России берут в аренду. Кроме этого, можно назвать еще лишь шоколадные фонтаны и тому подобное специфическое оборудование, кофемашины (при необходимости большого их количества единомоментно) и рации для масштабных мероприятий. Все остальное оборудование кейтеринг-службы имеют на собственных складах, поэтому предпочитают не зависеть от сторонних организаций в возможности его использования. Периоды максимальной активности и самого большого количества обслуживаемых мероприятий у всех операторов обычно одни и те же, а не имея собственного парка оборудования, сложно быть уверенным в его доступности тогда, когда оно будет необходимо.
Надо сказать, что рынок аренды в России развит очень слабо, и на этом фоне материально-техническая база европейских и американских кейтеринговых компаний может выглядеть куда скромнее, потому что большинство видов оборудования и даже посуды операторы могут взять в аренду. В Москве отдельные кейтеринговые фирмы работают почти полностью на арендованном оборудовании, являясь больше агентством по организации банкетов, нежели полноценным РВО, но это исключения. Кроме всего прочего, заказчик гораздо больше доверяет компании с собственным парком всего необходимого оборудования, а тех, кто арендует все и вся, скорее будет считать несерьезным подрядчиком. Хотя, конечно же, компетенция и способность выстроить грамотную логистику всех процессов значат куда больше, чем склады, забитые оборудованием. Ну и наконец, возможности арендовать широкий ассортимент оборудования, текстиля и посуды на сегодняшний день нет пока ни в каком другом городе, кроме Москвы и еще, может быть, Санкт-Петербурга.