О корпоративных мероприятиях и не только

При обслуживании частных клиентов важно не просто учесть пожелания и требования клиента, но еще и постараться полностью расположить их к себе. Ответственность за доверие по проведению праздника велика. При работе же с корпоративными клиентами больше внимания уделяется такому аспекту, как регламент, и согласование всех деталей предстоящего обслуживания мероприятия проходит в менее эмоциональном русле.

Частные и корпоративные заказчики – это прежде всего различие в поводах организуемых торжеств, отсюда и различия в требованиях к меню, площадке, набору услуг. Корпоранты заказывают как небольшие фуршеты на 50 гостей, так и масштабные праздники на тысячу приглашенных и предпочитают заказывать только услугу кейтеринга в чистом виде, в то время как частники празднуют либо свадьбы, либо дни рождения и предпочитают сразу комплексное обслуживание с целым набором услуг.

Если компании привыкли к тому, что кейтеринг предоставляет уже конкретные просчитанные варианты меню, то частные заказчики хотят видеть весь ассортимент меню, чтобы выбрать самим, по аналогии с обычным рестораном. Сумма среднего чека на одного гостя у частников нередко выше, чем у корпоративных заказчиков.

До мероприятия обязательно нужно обсудить его регламент и кулинарные предпочтения заказчиков. При таком обсуждении нельзя упускать из вида условия самой площадки, на которой планируется проведение праздничного мероприятия. Заранее целесообразно совместно посетить ее для того, чтобы учесть все ее особенности, а они всегда есть. Такой подход дает гораздо лучший результат для клиента, и мероприятие становится настоящим праздником.

Корпоративные мероприятия давно стали неотъемлемой частью повседневной жизни большинства компаний. Любое корпоративное событие, будь то новогодний праздник, презентация нового продукта или деловой прием, не обходятся без кейтерингового обслуживания. И от того, насколько качественно сработает подрядчик по питанию, во многом зависит общее впечатление гостей и участников любого события. Еда может служить в качестве дополнительной, поддерживающей составляющей мероприятия, а может быть и в центре всего события. Так, на деловых мероприятиях, выставках, конференциях РВО организуют питание именно с целью обеспечить посетителей и участников едой. А вот на корпоративных мероприятиях или презентациях меню должно соответствовать теме, концепции праздника, блюда выбираются более дорогие, с красивой и интересной подачей.

Частота заказов кейтеринговых услуг зависит от потребностей компании-клиента, а также от масштаба компании. Крупные компании заказывают выездное обслуживание порой и не один раз в месяц – это небольшие мероприятия на 50-200 человек. Основные же заказы приходятся на пиковые праздничные сезоны – Новый год и лето, когда компании проводят корпоративные праздники для большого числа гостей. В компаниях клиентов обычно сразу несколько отделов и департаментов могут быть заинтересованы в кейтеринговом обслуживании – это HR, маркетинг и административный отделы.

На данный момент событийный рынок в России складывается таким образом, что многие крупные российские и иностранные компании отдают управление своими рекламными, PR-, ивент-, маркетинговыми коммуникациями и бюджетами в руки агентств. Поэтому для кейтеринга работать с агентством выгодно, так как один посредник представляет несколько прямых клиентов. Зачастую агентство привлекается к работе над крупными глобальными акциями и праздниками, а потребность в чисто кейтеринговом обслуживании мероприятий в офисе, на конференции, деловой встрече может возникать ежемесячно, и для этих заказов необязательно привлекать агентство.

Если сравнивать выездные и стационарные рестораны, то между ними необходимо выделить два главных различия – масштаб и мобильность. Во-первых, масштаб мероприятий, проводимых в ресторане, всегда ограничен площадью самого ресторана. Стационарные рестораны чаще всего не имеют площадей и производственных ресурсов для организации и проведения праздников с числом гостей более 300–500 человек, в то время как выездной ресторан профессионально и качественно обслуживает мероприятия на несколько тысяч гостей. И, во-вторых, преимущество выездного ресторана в том, что кейтеринговые компании готовы действовать, а главное, имеют опыт работы в любом месте, где пожелает клиент, – на земле, на воде, в воздухе. Стационарный ресторан не владеет технологиями и навыками выездного обслуживания, не имеет специального кейтерингового оборудования и мебели, чтобы выезжать в офисы, на открытые площадки, специальные банкетные площадки и в выставочные павильоны.

Гостиничные операторы, как и стационарные рестораны, в основном предлагают обслуживание мероприятий на своей территории. И если в сегменте, допустим, конференций клиенты могут как организовать мероприятие в гостинице, так и заселить в нее своих делегатов, и это предложение будет выгодно, то для других сегментов мероприятий ощутимых преимуществ нет. Кроме того, в силу своей специфики гостиничные операторы не обладают гибкостью в составлении меню и ценообразовании на банкетные услуги. Зачастую гостиницы предлагают клиентам уже готовые варианты по определенной стоимости, в то время каккейтеринговые компании в своем меню порой имеют более тысячи блюд и предлагают блюда самых различных кухонь мира. Каждый проект в выездном ресторане рассчитывается отдельно, поэтому большая база блюд и индивидуальное ценообразование дают кейтеринг-фирме возможность составлять коммерческое предложение под бюджет клиента. Ведь стоимость банкетных услуг зависит и от места проведения праздника, от количества гостей и от продолжительности мероприятия, то есть целой совокупности факторов, которые могут как снижать, так и повышать цену.

Некоторые крупные стационарные рестораны рассматривают кейтеринг как дополнительный источник дохода. Однако прежде, чем развивать это направление, от любого ресторана требуются вложения в оборудование и мебель, а также развитие базы персонала. Но даже выходя на рынок выездного обслуживания, стационарные рестораны не имеют ресурсов, чтобы сразу же конкурировать с крупными кейтеринговыми конторами в сегменте масштабных «тысячных» праздников. И еще одним немаловажным фактором являются качество и вкус самих блюд, ведь надо иметь опыт и профессионализм, чтобы приготовить вкусно и красиво в любом месте, а не только на кухне своего ресторана.

Процесс выбора площадки происходит по-разному: клиент может прийти в кейтеринг-компанию, уже определившись с площадкой, или попросить компанию подобрать место для праздника. Например, у многих кейтеринг-служб услуга подбора банкетной площадки развита в высокой степени. Часто база мест проведения выездных мероприятий составляет несколько сотен площадок.

Если мы говорим о корпоративных праздниках, то, конечно же, банкет – более востребованный формат. Он считается самым торжественным и сложным видом обслуживания. На банкете каждому гостю уделяется особое внимание, меню подразумевает выбор блюд, ориентированный на разные вкусы гостей, а концепцию и стиль события отображают изысканная сервировка столов и элементы декора. Однако для летних праздников на открытом воздухе банкет, конечно же, подойдет гораздо меньше. В России для обозначения летнего обслуживания в формате буфета используют термин «барбекю». Организация мероприятий в формате буфета позволяет кейтеринговой фирме показать, насколько профессиональной и слаженной может быть работа ее специалистов, а также продемонстрировать разнообразие блюд и кухонь. В меню буфета входят холодные и горячие закуски, салаты, специальные блюда от шеф-повара, горячие блюда, гарниры, десерты – это полноценное меню, которое можно подавать как на масштабное корпоративное мероприятие, так и на статусное камерное в качестве обеда или ужина.

Летом работа подразумевает некоторые специфические требования по организации мероприятий. Необходимо несколько больше внимания уделять контролю за сохранностью и свежестью продуктов и блюд, использовать дополнительное охлаждающее оборудование, следить за чистотой посуды и приборов, знать, какие блюда можно готовить и подавать летом, а какие не рекомендуется. Кроме того, при выборе площадки для летнего праздника нужно больше времени уделить вопросам ее инфраструктуры: есть ли на ней шатры и тенты, как подводится электричество, предусмотрен ли подвод воды и др.

Вообще, чтобы гарантировать клиенту качественное профессиональное обслуживание, РВО стараются сконцентрироваться на ресторанном обслуживании, однако небольшой набор дополнительных услуг все-таки традиционно существует. Часто компании могут предоставить эксклюзивный торт по индивидуальному дизайну, флористическое оформление, подбор площадки и др.

Срок обработки заказа напрямую зависит от масштаба мероприятия и места его проведения. Часто компании готовы организовать праздник и за 24 ч, но более традиционный срок для подготовки заказов – 72–48 ч.

 

Деловая активность

Для большинства кейтеринговых компаний, несмотря на все маркетинговые усилия заранее обеспечить себе объем работы в конце зимы и начале весеннего сезона, по-прежнему остается стойкой тенденцией довольно заметное угнетение спроса на выездные ресторанные услуги в этот период. Так, заказы на февраль и март составляют не более 10 % от общего годового оборота. Сколько-нибудь заметное оживление спроса появляется не раньше апреля и к маю в идеале достигает вполне удовлетворительного и стабильного уровня продаж услуг. Можно сказать, что понятия «сезонность» для деловых мероприятий почти не существует. Дело в том, что они напрямую связаны с непрерывной деловой активностью компаний-клиентов, которые участвуют в выставках, проводят тренинги и семинары, презентации новых продуктов, дилерские и пресс-конференции, открывают новые представительства и точки продаж. Летом всегда существует спад, но и тогда тоже некоторые деловые мероприятия все-таки проходят. А период с осени до весны – традиционная пора деловой активности с недолгим перерывом в декабре, когда все заняты подготовкой развлекательных новогодних мероприятий.

Все деловые мероприятия условно можно подразделить на открытые и корпоративные. К открытым относят выставки, подразумевающие доступ неограниченного количества посетителей, а к корпоративным соответственно мероприятия, организуемые отдельной компанией с известным заранее количеством участников.

В обслуживании питанием первой категории мероприятий и выставок есть обычно две составляющие – питание посетителей выставки и питание представителей компаний-экспонентов. Для посетителей традиционно организуют работу буфетов, требующих наличие кассового аппарата, зарегистрированного по адресу проведения выставки, и это, пожалуй, самый большой ограничитель для кейтеринговых компаний. Стоит отметить, что для обслуживания нескольких буфетов будет достаточно иметь один кассовый аппарат. Что же касается питания представителей компаний – участников выставки, то оно включает в себя традиционные ланчи, обслуживание питанием на стендах и фуршетное обслуживание, приуроченное к тому или иному событию выставки.

В принципе, все питание представителей компаний – участников выставки может быть оплачено ими заранее либо организатору выставки, либо непосредственно подрядчику по питанию. Этим подрядчиком может быть и та же компания, которая организует работу буфетов, и любая другая кейтеринговая служба. Конечно же, обслуживание питанием по всем вышеназванным пунктам далеко не всегда проводится единственным подрядчиком, часто задействованы сразу несколько компаний.

Если же говорить о корпоративных деловых мероприятиях, то их обслуживание питанием будет отличаться тем, что порой накормить всех участников необходимо одновременно в ограниченный отрезок времени. Для такого рода мероприятий используются самые различные площадки: show-room, бутики и салоны, галереи и выставочные залы, офисные переговорные и конференц-залы, фойе театров и т. д.

Что касается формата обслуживания, то, как правило, это коктейль или буфет. Поскольку деловая часть мероприятия связана с концентрацией внимания, логично, что участники перемещаются из одной зоны в другую, тем самым используя перерыв не только для приема пищи, но и для отдыха. Чаще всего, если мероприятие проходит в течение всего дня, можно рекомендовать следующую схему организации питания участников делового мероприятия.

• Сбор участников: приветственный кофе/чай с печеньем, сухофруктами и орехами.

• Первый перерыв через 2 ч после начала мероприятия: перерыв на кофе-брейк с легкими горячими закусками или выпечкой и фруктами.

• Второй перерыв через 2 ч после окончания перерыва на кофе-брейк – ланч.

• Третий перерыв через 2–2,5 ч после окончания перерыва на ланч: заключительный чай/кофе (если регламентом мероприятия не предусмотрен развлекательный блок) или аперитив перед началом неофициальной части программы.

Что касается содержания меню, то на деловые мероприятия можно рекомендовать заказчикам более «легкие» варианты блюд. Для строгих деловых кофе-брейков востребованы качественная свежая и миниатюрная выпечка, а также мини-сэндвичи, удобные для быстрого перекуса.

На деловых мероприятиях, как нигде, особенно нужна бесшумная работа персонала. Именно на деловых и официальных мероприятиях в перерывах для приема пищи нагрузка на персонал становится пиковой. На продолжительных фуршетах и банкетах это, конечно же, не чувствуется так остро. В силу того что каждое мероприятие по-своему уникально, схема обслуживания должна быть разработана для мероприятия индивидуально и отвечать всем задачам отдельно взятого события. Количество персонала, безусловно, не может рассчитываться из среднестатистических показателей, всегда необходимо учитывать и временной план мероприятия, и формат обслуживания. Для самых пиковых нагрузок необходимо оптимизировать сбор грязной посуды за счет увеличения количества персонала, использования большого количества точек и самой техники сбора посуды. Безусловно, важны организованные зоны сбора грязной посуды.

Скажем, компания проводит конференцию для торговых представителей. И все тысяча участников может пообедать в течение 1–1,5 ч, отведенных для перерыва на ланч. Это становится главным испытанием для РВО. Ведь при обслуживании фуршета для той же тысячи человек в течение 3–4 ч не возникнет такой пиковой нагрузки, как в описанной ситуации. И если «выдать» тысячу ланчей чаще всего удается без серьезных накладок, то оперативно справляться со сбором грязной посуды получается далеко не всегда. И грязная посуда появляется везде, где только можно и нельзя: на барных точках, фуршетных линиях, подоконниках, лестницах и т. д. А все потому, что менеджер кейтеринг-компании, впервые столкнувшись с такой ситуацией, оказывается к ней не готов. Если компания первый раз взялась за такое обслуживание, то ее затруднения понятны, но часто «прокалываются» и фирмы, работающие на рынке уже много лет. Почему? Да потому, что профессионализм и опыт зачастую остаются достоянием отдельных сотрудников, а не становятся частью стандартов деятельности компании. Что же можно было бы порекомендовать в качестве простых и доступных методов работы в таких ситуациях?

Во-первых, организовать «выдачу» ланчей так, чтобы она требовала минимального участия персонала, который потребуется по максимуму задействовать на сборе грязной посуды. Во-вторых, можно использовать трей-джеки, благодаря которым даже большое количество грязной посуды может убрать один официант. Количество трей-джеков, конечно же, должно быть достаточным. Ну и наконец, управление процессом обслуживания должно быть максимально пристальным, то есть никаких «покурить» и т. д. для персонала в этот момент уж точно быть не может. При этом менеджер мероприятия ни в коем случае не может погружаться в работу на том или ином участке обслуживания мероприятия, а должен быть сосредоточен на отслеживании процесса в целом и координировать работу официантов. Что, впрочем, он должен делать при обслуживании любого мероприятия. А четкое и детальное планирование обслуживания на этапе подготовки может ему в этом серьезно помочь!

Деловые мероприятия часто бывают довольно высокобюджетными. Ведь бюджеты, выделяемые компаниями на развитие бизнеса и клиентских отношений, всегда более щедрые, так как напрямую влияют на деловую отдачу. Самые востребованные месяцы для деловых мероприятий – это октябрь, ноябрь, первая декада декабря, февраль, март и апрель.

 

Свадьбы

Начало свадебного сезона испокон веков связано с древнеславянским праздником Красная горка, который является ознаменованием полного наступления весны. Красная горка начинается в первое воскресенье после Пасхи. В этот день люди поминали своих предков, после чего проводили массовые народные гуляния, на которых также праздновали свадьбы и приводили сватовство. С этого дня и примерно до середины сентября длится свадебный сезон. Летние месяцы, а именно конец июля и август, – самые популярные у молодоженов.

Конечно же, банкет – самый традиционный формат, но современные тенденции таковы, что молодожены стараются как можно более изощренно разнообразить как саму церемонию бракосочетания, так и последующее празднование. И в данном случае кейтеринг в сравнении с обычными ресторанами является мощным ресурсом для привнесения разнообразия в торжество. Компании часто предлагают и банкет, и фуршет, и еще много интересных вещей, например необычный сценарий подачи блюд официантами, анимацию на буфетных линиях, выход шеф-повара со свадебным тортом, фонтаны с шампанским, различными видами шоколада или сыра, пирамиды из бокалов и многое другое. Кроме того, все перечисленные варианты прекрасно комбинируются. И конечно, на результат сильно повлияет выбор места для свадьбы, ведь летом выбор становится еще шире и можно проводить праздник, например, на открытом воздухе, устроив банкет с дополнительной буфетной линией и элементами барбекю.

Выбор площадки начинается с ответа на ряд вопросов, таких как количество приглашенных гостей, формат мероприятия и множество других деталей. И все это, в свою очередь, влияет на то, какой будет площадка: на свежем воздухе или в помещении, в городе или за городом, в каком-то определенном стиле или традиционная. Часто свадьбы проводятся в усадьбах. Очень важно создать на природе комфортное и качественное обслуживание, не отличающееся от обслуживания в закрытом помещении, а также неповторимый дух романтики, которого непременно ждут собравшиеся.

Отдельно стоит сказать пару слов об этнических свадьбах. Главная их отличительная особенность заключается в том, что количество приглашенных в среднем может достигать порядка 200 человек. Это связано с тем, что у многих народов свадьбу праздновали всем селом или деревней.

В концептуальном плане возможны как классические варианты, так и индивидуальное планирование концепции мероприятия. Очень часто свадьба выдерживается в классическом стиле – с белыми скатертями, цветами и прекрасными дамами в вечерних платьях. На классической свадьбе гвоздь программы – торт, однако и меню, и напитки тоже выбираются и утверждаются с особым пристрастием. Классика жанра – холодные закуски из мяса, рыбы и овощей. Обязательны горячие блюда и напитки. Меню обычно разрабатывается индивидуально и учитывает пожелания и потребности заказчиков. Праздничную атмосферу создают декорации – цветы, свечи и, конечно, ухоженные официанты. А также море шампанского. Однако бывают исключения. Сейчас очень распространены свадьбы в каком-либо необычном стиле – в духе итальянской мафии или деревенской свадьбы с длинными столами и самогоном. Здесь нужны индивидуальный подход и фантазия.

Современные свадьбы все чаще становятся интерактивным театральным представлением, концепция которого складывается из множества элементов, таких как антураж площадки, костюмы, историческая эпоха, взятая за основу, и многое другое. И полноценное совмещение всех этих элементов наиболее удачно происходит именно в случае сотрудничества с кейтеринговыми компаниями, поскольку именно они могут организовать торжество как на открытом воздухе, так и в тематических помещениях.

Поскольку празднование свадьбы – практически для всех один из самых важных моментов в жизни, молодожены стараются как можно более ответственно отнестись к планированию. Оно растягивается на полгода, а иногда и более, поэтому составление предложения и процесс согласования всех деталей торжества проходят с учетом этой особенности.

Во многом для свадеб в силу их «сезонности» будет актуально все то, что и для прочих летних мероприятий.

 

Лето

Лето – это традиционно активный период для кейтеринга. Пора отпусков, июль и август, не намного отстают по активности от наиболее востребованного июня. Традиционная разработка специальных летних предложений, мониторинг конкурентов и поиск оригинальных и интересных для клиента решений – это обычная занятость для кейтеринга летом.

Самые популярные виды летних мероприятий – барбекю и тимбилдинг, а также их совмещение. Аромат запеченного на углях шашлыка у многих ассоциируется с летом и вызывает массу положительных эмоций, воспоминания о которых так греют нас в зимние морозы. И если барбекю совмещается с веселой развлекательной программой для сплочения людей, то действо неминуемо становится предметом долгих позитивных и, самое главное, коллективных воспоминаний!

В период летних корпоративных пикников резко возрастает спрос на услуги кейтеринга, способного предложить комплексную услугу – и место проведения праздника, и сам выездной пикник.

Летом для кейтеринга работа на открытых (open-air) площадках – это хорошая возможность показать свой профессионализм и качественный сервис. Летом кейтеринг работает на полянах, пляжах, в лесах, за пределами мегаполисов в так называемых «полевых» условиях, но, несмотря на это, обязан гарантировать клиенту качественный сервис и вкусную еду, даже когда на площадке отсутствуют все необходимые коммуникации (электричество, вода и др.) и рядом нет ни одной сервисной службы, которая может оперативно сработать в форс-мажорных ситуациях. Поэтому на летних мероприятиях всю логистику и заказ необходимого оборудования важно продумывать с запасом, вплоть до каждой ложки и вилки. Ведь даже забытые на складе соль и перец могут испортить любое идеально подготовленное мероприятие.

Сезон практически не отражается на стоимости меню. Клиент больше переплачивает за аренду площадки, если это не его территория, и за дополнительную установку шатров и тентов.

Для того чтобы соблюсти санитарные нормы, компания должна провести ряд мероприятий. Технолог и шеф-повар заранее прорабатывают меню, которое должно учитывать особенности проведения праздника. В компании разрабатывается и утверждается регламент. Кроме того, в процессе мероприятия осуществляется соответствующий контроль. Все это объединяется в стандарт работы компании на открытой летней площадке.

Главным фактором, влияющим на качество продукции летом, является температура. Для того чтобы поддерживать свежесть и вкус блюд и ингредиентов в жаркую погоду, а также чтобы вся продукция отвечала санитарным нормам, в некоторых ресторанах используется специальное оборудование – термобоксы с хладагентами, машины для выработки льда. А на самом мероприятии, особенно если это крупный проект, всегда дежурит рефрижератор. Для соблюдения санитарных норм и чистоты летом на столах и фуршетных линиях используется специальная сервировка. Например, стаканы и бокалы переворачивают вверх дном, чтобы их внутренняя поверхность оставалась чистой, а приборы сервируют в глубокие конверты из салфеток.

Заказчики, среди которых и ивент-агентства, иногда делают запросы на дополнительные услуги. Среди самых популярных летом можно отметить шатры и тенты, услуги барменов, флористическое оформление, тепловое оборудование, фейерверки.

В целом мероприятия на открытом воздухе не являются каким-то особенным затруднением для кейтеринга. Вместе с тем есть масса деталей, которые требуют особого внимания. Ведь работа на природе – это отсутствие каких-либо условий для развертывания кухни. Соответственно соблюдение всех требований безопасности и гигиены – отдельный пункт ответственности кейтеринговой службы.

Площадка

Для частных заказчиков лето – отличная возможность провести мероприятие у себя в загородном доме. А для корпоративных мероприятий есть отличный выбор открытых площадок у воды, а также в городских и загородных усадьбах и парках. Тот факт, что часто обслуживание на открытом воздухе несколько дешевле, связан в том числе с большим разнообразием летних площадок, аренда которых меньше, чем стационарных залов.

Некоторые клиенты подбирают площадку самостоятельно, но если по каким-либо причинам они этого сделать не могут, то РВО готовы предложить множество вариантов – усадьбы, пляжи, лесопарковые зоны, поляны и многое другое. Всегда найдется решение даже для самых требовательных клиентов. Если что-то и проводится в помещении, то в виде исключения. Такой формат больше подходит для конференций и семинаров.

Летом как никогда актуальны открытые пространства. Однако для кейтеринговых компаний это не всегда просто, потому что помимо площадки, где происходит само мероприятие, нужно обеспечить еще и место, где будет организована вся работа по его подготовке, в том числе и зона кухни, и стюардинга. Неудобство как для гостей, так и для компаний могут создавать погодные условия. Поэтому заранее следует позаботиться о тентах над всей технической зоной, а также над головами гостей. Также нелишним будет обеспечение удобных посадочных мест на случай жары или дождя. Ведь лето – не всегда стопроцентная гарантия удачной погоды, а проливной дождь или град – главная опасность для праздника на открытом воздухе. Поэтому опытные операторы всегда советуют своим гостям не экономить на установке шатров и тентовых конструкций, так как не на всех площадках они присутствуют.

Если говорить об оборудованных летних площадках, которые специально предназначены для летних праздников, то для кейтеринга важно, чтобы был хороший подъезд транспорта к площадке, оборудован паркинг, на самой площадке был сухой грунт, и самое главное – наличие точки подключения электрооборудования. А если это «дикая» площадка в лесу или на берегу реки, то все необходимое для организации мероприятия кейтеринг-служба привозит с собой.

Парки и усадьбы – это не только огромное поле для деятельности, но и всегда красивое и комфортное место для гостей. Еще одно актуальное место проведения банкетов или фуршетов – водный вид транспорта, например теплоход. Обычно так желают провести свои корпоративные выезды западные и российские компании; кроме того, на теплоходах нередко организуют свадьбы. Для обслуживания здесь есть все, что нужно, в том числе закрытое место для кухни и рабочего персонала. И хотя на теплоходе это пространство обычно не слишком просторно, тем не менее для небольших мероприятий разместить все необходимое точно получится. Не исключены летом и официальные мероприятия, проходящие в закрытых помещениях. Но коктейли, фуршеты и банкеты в таких условиях, впрочем, могут быть вполне «летними», например, благодаря соответствующему формату меню.

Одним из основных форматов корпоративных выездов на природу является барбекю, и в этот формат тоже можно внести некоторое разнообразие: создать вечеринку в стиле американской party у бассейна или воссоздать праздник с аттракционами, клоунами, морем пива и мясом с гриля. Возможно использование спортивной тематики – с состязаниями, проводимыми анимационной командой. А поддержат тему меню и сервировка – например, мини-пирожные на шахматной доске или канапе, сервированные на теннисных ракетках.

Каждый РВО с середины весны активно рассылает специальные летние предложения своим потенциальным заказчикам. Разнообразие поводов, мест проведения, концепций мероприятий, а также меню открывает дополнительные возможности, причем как для кейтеринга, так и для заказчиков. Итак, основные вопросы, которые стоят перед выездными ресторанами летом, – это меню, место и время проведения, повод и концепция мероприятий.

Рынок кейтеринга в России уже давно находится на таком уровне, когда людям хочется чего-то нового, и летние предложения не исключение, поэтому к каждому сезону кейтеринговые компании разрабатывают новые концептуальные решения, которые относятся и к меню, и к дизайну, и к анимации. Ситуация такова, что больше всего компаний позиционируют себя именно как лучшее предложение в соотношении «цена-качество». Но даже в одном ценовом сегменте есть довольно разные предложения. Одни компании предлагают демократичное обслуживание, другие стараются выделиться разнообразными услугами и большей дороговизной.

Поговорим немного о том, как кейтерингу среднего ценового сегмента бороться за клиента, делая свое предложение более изысканным, и что важно для клиентов, ориентированных на демократичное предложение, особенно в организации летних мероприятий.

Летнее меню

Для ресторана искусство приготовления блюд является главной составляющей. Ароматные баварские колбаски, превосходное каре ягненка или королевские креветки на гриле способны угодить самому взыскательному гурману.

Летнее меню, что естественно, обычно богато фруктами, овощами и зеленью. А благодаря типичному «летнему» набору появляется возможность разнообразить не только салаты и закуски, но и декор стола.

Необходимо помнить о том, что меню летом должно быть более легким. Меньше используются заправочные  соусы и вообще скоропортящиеся продукты. Отчасти специфика связана и с сезонными продуктами, например фруктами, которые используют как отдельно, так и в качестве ингредиентов блюд, а также с погодными условиями. Часть блюд невозможно приготовить летом, так как в жарких условиях они быстро портятся или теряют свежесть и внешний вид даже с применением льда и заморозки. Конечно, летом меню разнообразят блюда, приготовленные на улице на мангале и открытом огне: традиционные шашлыки, барашки на вертеле и т. д.

Традиционно летом клиенты хотят видеть на своем столе большое количество свежих овощей и легких холодных закусок, и это открывает возможность создания полностью холодного меню, что может быть интересно, необычно и актуально. Кроме того, раз лето – традиционное время барбекю, то всеми любимые блюда из рыбы, птицы и мяса, приготовленные на углях, заказываются из года в год и именно благодаря своей традиционности остаются актуальными.

Готовя новое летнее предложение, каждая кейтеринг-служба разрабатывает новые блюда и типовые варианты меню. Опытные игроки рынка кейтеринга, конечно же, делают это уже не в первый раз и знакомы с массой интересных нюансов: что будет хорошо в летнем меню, а что, напротив, использовать категорически нельзя. Этот опыт и знания важны для шеф-повара или технолога, занятых разработкой блюд к очередному летнему сезону. Шеф-повар кейтеринговой компании должен иметь большой опыт работы именно с обслуживанием выездных мероприятий, в том числе летом. Такой повар знаком с теми секретами, которые часто остаются скрытыми от шеф-повара, работающего в традиционном ресторане. Ведь специфика кейтеринга, как мы знаем, связана с другими технологиями приготовления, сохранения, транспортировки и сервировки блюд, и эти технологии незнакомы даже профессиональным шеф-поварам традиционных стационарных ресторанов. Таким образом, если обслуживанием выездного мероприятия будет заниматься не кейтеринг-служба, а ресторан, то для компании-заказчика или ивент-агентства вопрос состава меню станет дополнительным элементом пристального контроля.

Важен правильный подход менеджеров по работе с клиентами. Ведь именно они станут предлагать заказчикам те или иные блюда и составлять индивидуальные варианты меню для мероприятий. Что окажется включенным в меню, заказанные клиентами для летних мероприятий, зачастую будет определять то, насколько профессиональным будет выглядеть кейтеринг в глазах своих заказчиков, а значит, разбираться с этим вопросом методом проб и ошибок никак нельзя. Да и полагаться на профессионализм сотрудников здесь тоже будет довольно рискованным выбором. Гораздо правильнее ограничить ассортимент для летнего сезона тем, что менеджер сможет смело предлагать заказчику и что не вызовет никаких проблем на этапе обслуживания мероприятия.

С одной стороны, все тяжелые блюда, в том числе многокомпонентные салаты, просто не пользуются летом популярностью у заказчиков, с другой – это отдельная категория риска. Эти салаты в сколько-нибудь жаркую погоду «потекут» первыми. Другими словами, если и включать их в летнее меню, то минимизировать количество их компонентов, исключать термическую обработку и заменять соусы-заправки уксусом или оливковым маслом. Кроме того, соединение компонентов и заправка салатов непосредственно перед подачей летом станут обязательным требованием. От картофельных салатов летом придется отказаться совсем (вареный картофель скисает крайне быстро). Это же, в принципе, стоит помнить и при желании включить в меню картофельный гарнир.

Не будут пользоваться спросом и не будут хорошим  решением для включения в сервируемое летом меню также так называемые «банкетные» блюда, то есть разнообразные запеченные поросята, стерлядь, осетр на зеркале и т. д.

К категории риска можно отнести и блюда, включающие рис. Как и вареный картофель, рис довольно сложно сохранять в жаркую погоду. То же самое можно сказать и о блюдах из печени.

Кроме того, практически все морепродукты, такие как креветки, устрицы, мидии, осьминоги и т. д., тоже будут требовать особого режима хранения и сервировки и могут рассматриваться как непростые, высокорискованные компоненты летнего меню. Аккуратными нужно быть и с любыми рыбными блюдами – рассматривать их с особой осторожностью. Оптимальным же решением можно считать рыбу с гриля. Кстати, говоря о гриле, нельзя не отметить, что такие блюда традиционно пользуются большим спросом. И если выход горячих блюд в «зимнем» меню минимально может составлять 250 г, включая гарнир, то блюда с гриля летом стоит включать в суммарном объеме от 300–350 г на персону без учета гарниров.

Отдельного внимания в летнем меню будут требовать сырные блюда и десерты. В жаркую погоду без обеспечения должного термического режима хранения и сервировки они потеряют свой внешний вид и качество довольно быстро.

Все вышеперечисленное может быть довольно несложно решено при обслуживании небольших, камерных мероприятий. В этом случае многие из блюд можно легко сохранить, транспортируя и сервируя на льду. Для более крупных мероприятий могут быть использованы другие решения. Например, для фуршетных линий применяют чиллеры с газовым или водяным охлаждением. Это, конечно же, усложнит оформление фуршетного стола и его техническое обслуживание, но позволит сохранять блюда практически в любую жаркую погоду. Кроме того, можно использовать и охлаждаемые буфетные линии, которые, впрочем, большинством кейтеринг-служб не используются из-за их непрактичности в транспортировке. Поэтому такое оборудование будет использовать далеко не каждая кейтеринг-служба – для экономичного формата оно окажется просто слишком дорогим. А вот в премиальном сегменте возможностей будет гораздо больше, что позволит не так жестко ограничивать состав меню. Но базовые принципы, так или иначе, соблюсти придется в любом ценовом сегменте. И особенно остро вопрос надежности летнего меню будет стоять в случае обслуживания масштабных мероприятий.

В любом случае, летом в меню неизменно остаются сезонные овощи и фрукты всевозможных способов приготовления и сочетания, а также ассортимент мяса, птицы, рыбы и мясных изделий на мангале или гриле. Лишь немногие заказчики желают экспериментировать с необычными или сложными в исполнении блюдами, и для них стоит предлагать тематические национальные блюда. Отличными находками для летней вечеринки в модном итальянском стиле, например, станут традиционный хлеб чиабатта и фокачча, итальянские сыры, ветчины и колбасы, карпаччо из телятины, мясные пироги, крупно нарезанные живописные томаты, гигантские маслины и оливки, деревенские паштеты и свежая зелень. На горячее превосходно подойдут маринованные ножки ягнят, рыба и пицца. Повара могут готовить прямо на глазах у гостей – салат-бар, ризотто, паэлью, овощные воки и легкие фруктовые десерты.

Чтобы привнести разнообразие в праздник, создать необычную атмосферу и заинтересовать гостей, операторы рынка выездного ресторанного обслуживания предлагают меню разных этнических кухонь, среди которых более всего представлены средиземноморская,  восточная, американская, украинская и традиционная русская. Иногда мероприятия проводятся с несколькими зонами – это всегда очень эффектно. Удачно дополняют такие решения анимационные станции, когда угощения готовятся прямо на глазах у гостей, что становится для них дополнительным увлекательным представлением. А подчеркнуть стиль пикника можно также с помощью элементов униформы официантов.

Еще один важный «летний» нюанс – это напитки. Здесь актуальны и свежевыжатые соки, и минеральная вода, и легкие алкогольные коктейли. Вообще, летом больше потребляется легкого вина и несколько меньше крепких алкогольных напитков. Ведь летом гораздо больше мероприятий проводятся днем. Хотя, конечно же, с напитками все очень индивидуально.

Гвоздем программы летнего мероприятия может стать барный кейтеринг. Выездной бар – это яркое пятно на любом летнем мероприятии, поскольку он не только привносит разнообразие в меню, но и, несомненно, становится частью развлекательной программы, массово привлекая к себе гостей, которым представляется возможность лицезреть динамичное и захватывающее бармен-шоу. Возможно, стоит задуматься о разработке специальных коктейлей для каждого отдельного мероприятия с учетом их формата и тематики. Это же следует учитывать и при выборе названий для коктейлей. Чаще всего клиенты заказывают у банкетных служб только безалкогольные напитки, а алкоголь закупают сами, и потому – при правильной подаче меню барного кейтеринга – РВО смогут повысить свои объемы продаж именно за счет барного ассортимента.

Вообще, для бара самым удачным решением станут легкие алкогольные напитки: летние освежающие крюшоны и сангрия, а также лимонады, морсы и холодные чаи собственного производства.

Летом гости мероприятий на открытом воздухе предпочитают лаконичность и легкость. А приготовить изящные и легкие блюда, чтобы они были вкусными, полезными и радовали глаз, – не такая уж простая задача. Можно сказать, что это верх мастерства повара.

И зимой, и летом в целом гости мероприятий потребляют приблизительно один и тот же объем продуктов, поэтому все же нельзя утверждать, что летом аппетиты меньше, нежели зимой. Большинство мероприятий проходят в формате буфета, или, как говорят в России, фуршета. Это предполагает большую динамику – люди сами выбирают, что им есть. Впрочем, бывают и мероприятия высокого уровня на открытом воздухе, где банкетный формат также вполне гармоничен.

На объеме меню сказывается и продолжительность события. Часто летом организуют выезды на природу на целый день, чего зимой почти не бывает. Совершенно обязательно при этом использование дополнительного оборудования для охлаждения еды и напитков – как во время обслуживания, так и транспортировки.

Нельзя сказать, что все мероприятия на открытом воздухе будут экономичнее, нежели те, что проводятся в помещениях. Но в то же время летний формат дает больше простора для формирования меню и возможности уйти от формализма.

Многие мероприятия летом проводятся как неформальные выезды компании на природу, но далеко не все летние мероприятия менее статусные и простые в обслуживании.

Для успешного выхода на рынок летом можно рекомендовать следующее. Во-первых, разработать экономичные (по сравнению с конкурентными) варианты меню, в каком бы сегменте вы ни планировали работать. Во-вторых, сформировать базу открытых площадок со щадящими арендными ставками. В-третьих, учесть, что часть компаний не смогут позволить себе воспользоваться услугами агентств и будут запрашивать дополнительные услуги у кейтеринг-компаний, а значит, вам нужно будет что-то предложить в качестве музыкального сопровождения, программы мероприятия и оформления.

Оформление – это то, что хочется отметить особо. Для летнего предложения стоит разработать элементы оформления, которые сделают стол эффектным и не будут являться существенной расходной статьей для каждого мероприятия. Другими словами, не нужно ограничиваться стандартными цветочными композициями – добавьте творчества! Неплохим дополнением к специальному летнему предложению станут и «бесплатные услуги»: все то, что не является существенно затратным, может быть включено в стоимость меню и не требует от заказчика дополнительной оплаты. Это и то же оформление, и безалкогольные напитки, и чай-кофе. При работе с ивент-агентствами можно рекомендовать более гибкую и лояльную политику выплаты комиссионных. Не секрет, что некоторые кейтеринговые компании готовы выплачивать несколько больше, нежели стандартные 10 %. После всего предложенного выше нужно активно заниматься продажами и также активно контролировать и повышать качество собственных услуг, чтобы не терять, а завоевывать рынок.

 

Спортивные мероприятия

Обслуживание спортивных мероприятий, безусловно, довольно комплексная задача для кейтеринга. В основном заказчиками масштабных спортивных мероприятий являются ивент-агентства полного цикла, которые в дальнейшем обращаются к кейтеринг-фирмам непосредственно с запросом на ресторанное обслуживание. Кейтеринг в рамках спортивных мероприятий является их составляющей частью и требуется в основном для торжественного открытия или закрытия праздника, а также обслуживания во время самого мероприятия.

Как правило, масштабные спортивные мероприятия общедоступны. В связи с этим количество гостей колеблется от 100 до порой 100 тыс. человек. Обычно кейтеринговое обслуживание спортивных мероприятий происходит на открытых загородных площадках и спортивных сооружениях – стадионах, дворцах спорта и т. д.

Приходится сталкиваться с обслуживанием спортивных мероприятий и на отрытом воздухе. Иногда, как и на любом другом корпоративном мероприятии, выделяются VIP-зона, welcome-зона и зона, отведенная под основную часть обслуживания гостей.

Из-за масштабности спортивных мероприятий на площадке, как правило, присутствует много персонала со стороны организаторов, который тоже нуждается в кейтеринговом обслуживании. То есть приходится работать с разными группами гостей – посетителями, персоналом, спортсменами.

Одной из главных сложностей являются большие размеры спортивных сооружений. Из-за этого приходится больше времени уделять организации и контролю работы персонала. Дополнительно используются рации, которые помогают в комплексной системе контроля. Перед началом любого мероприятия вне зависимости от того, спортивное оно или нет, заказчики предоставляют тайминг, на который кейтеринг в последующем ориентируется. Конечно, спортивные соревнования не всегда четко прогнозируемы по продолжительности, и это добавляет сложностей. В основном спортивные мероприятия укладываются в рамки одного дня, за исключением масштабных турниров, кубков и чемпионатов.

Есть и некоторая специфика в меню для спортсменов. Зачастую они предоставляют свои бытовые райдеры, в которых заранее прописано меню. Обычно оно включает в себя свежевыжатые соки, витаминные салаты и прочие диетические блюда. По большей части алкогольные напитки используются только на торжественном открытии или закрытии мероприятия. И, само собой, не в ассортименте питания спортсменов.

 

Тематические мероприятия

Тематические мероприятия иногда выглядят как реконструкция того или иного события, эпохи, культуры или региона. Очевидно, что в связи с этим существует серьезная специфика организации питания на них. Для небольших мероприятий могут быть выбраны тематические площадки, располагающие своей кухней. Но все-таки чаще всего такую неординарную задачу, как организация питания в тематическом празднике, поручают именно РВО, банкетным и кейтеринг-службам. Последние в отличие от стационарных ресторанов имеют серьезную специфику. Что же становится ключевыми моментами в организации тематического мероприятия, и в особенности реконструкции исторического события? Это в первую очередь такие детали в работе кейтеринга, как

• специальные, тематические блюда, блюда различных эпох и культур;

• посуда и особая сервировка, характерная для того или иного исторического или тематического контекста;

• тематическая униформа персонала и особые требования к внешности официантов;

• оформление столов (будь то банкет, фуршет или коктейль) и возможности применения демонстрационного приготовления блюд для выбранной тематики события.

Конечно же, степень реконструкции события в части организации питания будет существенным образом зависеть от того, какой уровень воссоздания и бюджет расходов организаторы запланируют для мероприятия.

Несомненно, организовать просто тематическое мероприятие куда легче, чем воссоздавать в деталях историческое событие. Чаще всего заказчики отдают себе отчет в том, что «контекстуальная точность и историческая правдивость» стола могут быть довольно дорогими. Поэтому многие мероприятия довольствуются стилизованным обслуживанием, которое, в свою очередь, кейтеринг-фирмы довольно часто умеют сделать достойным и интересным.

Сюжеты мероприятий безгранично разнообразны. «Тропики» – это сервировка блюд на пальмовых листьях с декором из причудливых раковин и живых орхидей, официанты в гавайских рубашках и атмосфера беспечности.

«Все в шоколаде, или Сладкая жизнь» – это включение шоколада во все без исключения блюда, униформа персонала и декор столов шоколадного цвета.

«Милитари-стиль» – это зачастую аскетизм стола, доведенный до крайности, тематические атрибуты в виде котелков и фляжек, официанты-«призывники» и блюда полевой кухни.

«Эпоха Екатерины Великой» – это дворцовая кухня с ее кулебяками, фаршированной рыбой, пудингом из телячьих мозгов, куропатками с трюфелями и фазанами с фисташками – все это на позолоченной посуде непременно подадут официанты в ливреях и париках. Список таких примеров можно продолжать практически бесконечно.

Стилизация, как правило, происходит по одному из трех направлений: географическая (страны, регионы), цветовая (цвета флага, корпоративный стиль, оранжевая вечеринка и т. д.) или в привязке к эпохе либо времени. Запросы из разряда «Кухня Древнего Китая IX–X вв. с оформлением столов в белых тонах» можно встретить довольно редко.

Тематическими блюдами может быть все, что угодно: суши, паста, русские блины, пирожки, тако, бурито, гамбургеры, хаммон, баварские колбаски с капустой и т. д. Особо стоит отметить, что для тематических мероприятий традиционны торжественные выносы целых фазанов, целых фаршированных королевских осетров и молочных поросят. Ну и конечно же, каждая компания ищет свои изюминки и интересные решения для меню.

Несомненно, в воссоздании той или иной атмосферы важнее всего именно комплексный подход, и помимо состава меню стоит уделить серьезное внимание и сервировке столов, будь то банкет или фуршет. И здесь уже многое зависит от материально-технической базы компании, хотя это не всегда становится абсолютным критерием для выбора подрядчика по питанию. Редко используется полностью тематическая посуда, обычно это несколько элементов, например палочки на суши-станции или алюминиевые вилка и тарелка «Общепит» для подачи сосисок с зеленым горошком, если это воссоздание советской эпохи. Но для особо помпезных случаев, конечно же, находятся и особенные решения.

Именно детали сервировки могут превратить обеденный стол в произведение искусства, а торжественный ужин – в королевское торжество. Помимо посуды при проведении таких мероприятий следует учитывать важность буквально каждой детали в сервировке столов и оформлении еды и напитков. Например, важной деталью исторического банкета станут бланки меню для столов – они всегда должны строго соответствовать общей концепции обслуживания, нередко их дизайн разрабатывается индивидуально под мероприятие.

Кроме этого, для оригинальных концепций будет важным и то, как одет обслуживающий персонал. Трудно себе представить историческое застолье, вычурную сервировку, необычные блюда и на фоне всего этого официантов в традиционном «белый верх, черный низ». Важна соответствующая униформа, которая может быть от самой простой стилизации, как, например, галстук цвета национального флага, до дорогостоящих костюмов, которые нередко арендуются на киностудиях. А персонал приходится инструктировать в отношении обычаев и этикета той страны, в тематике которой происходит мероприятие. Ну и конечно же, важна не только форма, но и содержание: на подобных мероприятиях по-настоящему опытные кейтеринг-компании традиционно большое внимание уделяют тщательному подбору персонала, подходящего под концепцию мероприятия и имеющего подобный опыт работы.

В оформлении помимо самих блюд, сервировки и внешнего вида официантов часто используется та или иная анимация: тематические станции с поварами, которые готовят в зале при гостях, суши-станции, огромные сковороды для фламбе, необычные горячие закуски или, несколько реже, карвинг-шедевры из овощей и фруктов. Нередко центр стола декорируется бронзовыми канделябрами с мрамором, копиями старинных ваз, используются различные способы сервировки, например тематические инсталляции между двумя стеклянными столешницами одного стола. Здесь могут быть удачно применены аксессуары, перекликающиеся с тематикой приема: ракушки, цветы, камни, ткани, а отличным дополнением станет неоновая подсветка.

Для оформления буфетных станций используются декоративные стеклянные деревья, тубусы с фруктами, огромные шоколадные фигуры и т. д. Оформить можно и какими-либо артефактами, предметами старины или их копиями, картинами, фотографиями, тканями необходимой цветовой гаммы, тематическими блюдами – всем, что вызывает четкий ассоциативный ряд.

Конечно, обслуживание тематического мероприятия – задача интересная и непростая. Часто сложность организации подобных мероприятий дополняется спецификой площадки, на которой они проводятся. Как правило, в основном это места, имеющие историческую ценность, поэтому они плохо оснащены технически и требуют максимального внимания и опыта.

И наконец, задача может стать еще на порядок сложнее, если нужно очень четко следовать тематике и использовать блюда, декорации и костюмы не стилизованные, скажем, под Японию, а действительно привезенные из Японии и приготовленные настоящим японцем по японским рецептам. Например, для того чтобы подать все это в офисе японской компании по случаю приезда высокого руководства из Токио. И здесь подрядчику придется предельно внимательно подходить к каждой мелочи и детали предстоящего обслуживания. Впрочем, именно такого особенного подхода и ждет практически каждый заказчик услуги выездного ресторанного обслуживания не только для нестандартных мероприятий и грандиозных реконструкций, но и для более скромных деловых или праздничных событий. И настоящий профессиональный подход к работе кейтеринга – это одинаково высокие стандарты обслуживания для всех мероприятий без исключения.

 

Новый год

Сентябрь-октябрь для кейтеринговых компаний – время активной подготовки к новогодним мероприятиям. Золотому периоду предшествует серьезная работа, связанная с арендой площадок, контрактами с поставщиками, логистикой и наймом персонала. Компании сосредоточены на подготовке к новогодним мероприятиям и очень активно работают над их организацией, поскольку за один декабрьский месяц можно получить треть годовой прибыли. А Новый год – это самый высокий в году пик спроса на услуги РВО.

Во времена экономической стабильности и устойчивого спроса в крупных городах площадки для масштабных мероприятий бронируются с начала года – ведь тот, кто промешкал, остается не у дел.

Помимо традиционных банкетных меню в сочетании с арендой зала многие компании активно предлагают доставку новогоднего меню в офис без обслуживания. Операторы офисных столовых, занимающиеся также и событийным кейтерингом, видят потенциальный спрос на свои объекты, которые предлагаются для корпоративных новогодних мероприятий за чисто символическую арендную плату либо вовсе без нее.

«Первые ласточки» – самые заблаговременные запросы на декабрьские мероприятия – обычно спонтанны и одиночны и появляются еще весной. Иногда в мае, а иногда даже раньше. Более активные обращения потенциальных заказчиков появляются в конце августа – начале сентября. Это время, когда поступает большое количество заявок от корпораций и ивент-агентств и когда активнее всего приходится работать с входящими запросами клиентов, делая множество коммерческих предложений, большинство именно по предстоящим декабрьским мероприятиям.

В связи с вышесказанным с ключевыми клиентами, крупными компаниями стоит активно общаться начиная с весны, с компаниями крупными и средними – с начала лета. А небольшие компании раньше осени к этому вопросу не обращаются.

Большие заказы почти всегда реализуются при помощи ивент-агентств, редко – напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и соответственно нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирает до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но тем не менее для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.

В принципе, у многих компаний уже сложилась традиция проводить банкеты длительностью 5–6 ч плюс, возможно, еще 1 ч для сбора и встречи гостей. И такая продолжительность связана с развлекательной программой, предлагаемой для гостей праздника.

Самые пиковые даты в декабре – это обычно вторая и третья пятницы. И именно на эти даты продаются самые крупные мероприятия, так называемые тысячники, а какие-либо мелкие мероприятия на 50-100 гостей в эти даты вообще кейтеринг-службами крупнейших городов почти не обслуживаются.

Суббота и четверг традиционно делят второе и третье место дней недели, пользующихся спросом для корпоративных мероприятий. И в последнюю очередь «раскупаются» воскресенья.

Из-за крайнего дефицита площадок большой вместимости почти в любом из городов и ставшей уже привычной практики заблаговременного бронирования популярных дат – пятниц и суббот в конце декабря – компаниям-заказчикам, не успевшим сделать такую резервацию, приходится выбирать для своего праздника любую оставшуюся дату.

Количество декабрьских запросов, как мы уже не раз говорили, всегда на порядок выше, чем в другие месяцы. Однако число реальных мероприятий может быть на уровне обычного месяца, с той лишь разницей, что заказы в разы крупнее. У кого-то соотношение между числом запросов и заказов больше 50 %, у некоторых компаний это 30 подтвержденных мероприятий из 120 запросов в декабре.

Ноябрь – всегда достаточно ровный месяц, и никаких пиков обычно не наблюдается. А что касается января, то, как известно, некоторые компании уже традиционно празднуют Новый год именно в этом месяце. И если кейтеринговая компания получает хотя бы несколько новогодних заказов в январе, то можно сказать, что он пройдет для нее удачно.

Не всегда мероприятия планируются самими клиентами задолго до их реализации. Кейтеринг-конторам приходится организовывать и довольно спонтанно появляющиеся проекты разного масштаба и формата. Поэтому даже в начале каждого нового месяца довольно трудно говорить, каким он станет к концу в плане количества проведенных проектов. Декабрь здесь, конечно же, некое исключение из правила.

В практике кейтеринг-служб в декабре есть и так называемый «стоп продаж»: если на какую-либо дату заявок поступает на большее количество персон, чем то, которое компания способна одновременно обслужить, оператор вынужден отказываться от приема заказов на эту дату. Качество – это то, чем, конечно же, нельзя жертвовать в погоне за прибылью. Но сам процесс продажи в кейтеринге обычно растянут во времени, и обращение потенциального заказчика еще не гарантирует того, что он станет реальным клиентом. Обычно компания определяет для себя определенный «зазор», который всегда оставляет для заявок, в которых она не уверена. Но минимум за полтора-два месяца в большинстве случаев уже понятно, будет кейтеринг работать на обслуживании этих декабрьских мероприятий или нет.

К декабрю очень важно иметь качественную базу персонала. Если у компании большие объемы работы и имеется собственная база привлекаемого персонала, то последний работает с высокой регулярностью и, конечно же, он лоялен компании. Лояльность персонала, в принципе, важна не только в декабре – и в другое время это также работает на компанию и в итоге на ее клиента.

Если же собственной базы привлекаемого персонала у компании не будет, придется привлекать обычный персонал через стороннего подрядчика, через агентство. И это будет дороже. Имея план мероприятий на декабрь, кейтеринговая компания должна понять, какое количество персонала она может получить из собственной базы, сколько работников недостает и требуется привлечь со стороны, и вовремя известить об этом кадровые агентства.

Кроме того, может возникнуть необходимость увеличить парк оборудования. Имея какие-то масштабные заявки, компания может заранее оценить свои возможности и понять, чего ей недостает. Поставщикам требуется месяц-два для обеспечения кейтеринга всем, что ему необходимо.

В напряженные месяцы приобретает большое значение логистика – многие компании проводят не по одному, а по нескольку мероприятий в день, что требует усиленной координации всех материальных и информационных потоков. Иногда это сложно. Но при правильной организации логистика – совершенно решаемая рабочая задача.

По причине того, что декабрь – это всегда определенный объем работы, для большинства компаний он становится неким трамплином в развитии на следующий год, как минимум в плане материально-технической базы. Равно как и любое отдельно взятое масштабное или статусное мероприятие – это возможность для развития. И каждый раз можно найти и привнести в заказ что-то новое и оригинальное. И декабрь в этом смысле – самый показательный месяц.

Как правило, заказчиками многотысячных мероприятий выступают ивент-агентства. В декабре традиционно увеличиваются ставки на аренду самых интересных и востребованных залов. Именно поэтому те, кто «готовят сани летом», оказываются в лучшем положении по сравнению с теми, кто вспоминает о корпоративном мероприятии в последний момент. Все же крупные проекты, безусловно, планируются заранее, и в этом случае, конечно же, есть возможность получить хорошие условия, в том числе и по аренде площадки.

Кроме этого, некоторые РВО изменяют цены, понимая, что растет спрос и есть возможность получить большую норму прибыли. Обычно это оправдывают тем, что в декабре все становится дороже – и продукция, и транспорт, и персонал. Есть и другие компании, которые заявляют, что держат цены на обычном уровне, «несмотря и вопреки» действиям конкурентов. Здесь, как обычно, есть две стороны медали. И заработать побольше некоторым игрокам рынка хочется, и действительно существует некоторое повышение цен на продукты в декабре, что вполне объективно.

Если в 1990-х все равнялись на Запад, в моде были фуршеты и порой заказчик готов был заставить своих гостей провести на ногах 6–8 ч во время проведения новогоднего мероприятия, то сегодня все пришли к пониманию, что продолжительное обслуживание подразумевает рассадку гостей. Поэтому наиболее актуальным и востребованным форматом в декабре остается банкет. Желание сделать  мероприятие нестандартным и динамичным иногда воплощается в таком формате, как буфет с рассадкой гостей. Порой это действительно уместно и удобно. Например, в тех случаях, когда заказчику необходимо, чтобы гости передвигались по залу, больше общались друг с другом и т. д.

В отношении меню можно сказать следующее. Если это банкет, то наиболее практичной и востребованной остается структура с 4-5-разовой сменой блюд: холодные закуски и салаты, горячие закуски, основные блюда и десерты. Иногда добавляется специальное блюдо «от шефа» или же салаты и холодные закуски подаются отдельно.

Безусловно, важен стиль обслуживания. Если запланирован классический европейский банкет, на котором статус гостей и уровень ожиданий заказчика высоки, это, конечно же, возлагает определенные требования и на обслуживание. В таких случаях нельзя рассматривать формат обслуживания, именуемый «русским столом», когда все холодные закуски и напитки располагаются на банкетном столе. Для «высоких» мероприятий нужно планировать порционную индивидуальную подачу каждой смены блюд, а стол декорировать и сервировать лишь приборами. «Русский стол» – это определенный компромисс и упрощение, его стоит рассматривать как экономичное решение, которое может быть использовано далеко не всегда, хотя такой формат близок российской публике.

По напиткам же важно следующее: повод для проведения новогодних мероприятий заставляет нас вспомнить о шампанском, которое в остальных случаях не слишком востребовано. Вообще, декабрьские мероприятия традиционно стараются обеспечить гостей разнообразным ассортиментом алкоголя, в том числе и крепкого. Кроме того, сезон располагает к таким нестандартным напиткам, как гроги, глинтвейны, пунши и т. д.

Довольно часто обязательным атрибутом становятся большие праздничные торты со специальным оформлением, ледяные скульптуры и тематический декор столов.

Продвинутые операторы рынка создают специальное новогоднее оформление стола. Некоторые компании этого не делают, что недальновидно. Когда заказчик видит предложение, включающее сезонный декор столов, он отмечает это как плюс и пытается что-то подобное найти у других подрядчиков. Некоторые компании предлагают по четыре-пять видов сезонного оформления стола на выбор без какой-либо дополнительной оплаты. Оформление не всегда должно быть дорогим, это могут быть аксессуары, которые будут использоваться многократно.

По окончании сезона нужно в первую очередь отдохнуть. Декабрь – это бессонный месяц для кейтеринга, но когда все подготовлено грамотно, мероприятия проходят без эксцессов. В январе сотрудники могут безболезненно уйти в отпуск. В это время также можно подвести итоги, заняться внутренними вопросами. Некоторые начинают финансовый год не с 1 января, а, к примеру, с 1 апреля, чтобы в конце календарного года не заниматься финансовой отчетностью и бюджетированием в сезон пиковой нагрузки. Первый квартал способен съесть существенную часть декабрьской прибыли в компаниях, поэтому важно потратить эти средства правильно.

 

Национальные особенности

Сегодня многие кейтеринговые компании говорят о том, что могут предложить блюда различных национальных кухонь мира. Высшим пилотажем можно считать комплексную разработку и реализацию мероприятия в том или ином этностиле, когда меню поддерживается соответствующим оформлением столов, формой официантов и декором зала.

Если говорить о частных клиентах, то национальные меню запрашиваются для таких случаев, как свадьбы (татарские, грузинские, испанские и др.) или национальные праздники (Навруз, Пасха). Для корпоративных клиентов заказ меню с различными национальными блюдами – возможность разнообразить свой праздник или удивить гостей. Так, для приемов иностранных делегаций часто заказывают «русский стол» или, наоборот, в дань уважения гостям меню соответствует их нации. На корпоративных праздниках национальное меню чаще всего отображает концепцию мероприятия (например, «Немецкий пивной фестиваль», «Все кухни мира в гости к нам», «Праздник цветущей сакуры» и др.). Чаще всего при этом не используют одно национальное меню, а организуется несколько зрелищных зон в различных национальных стилях.

Сейчас включение в меню национальных блюд – одна из тенденций развития рынка кейтеринга. И часто он получает по несколько таких запросов в месяц. Конечно, не все они потом становятся заказами, но опыт работы с такими запросами всегда пригодится в будущем – разработанные технологии в кейтеринге особенно ценятся и активно используются при новых заказах.

Выбор формата для подобных мероприятий зависит от многих факторов, таких как площадка, количество гостей, меню и др. Однако чаще всего используется формат буфета, реже – банкета. Наиболее популярный вид обслуживания – буфет – обусловлен тем, что на буфетных линиях можно разместить и декорировать блюда не одной кухни, а сразу нескольких. Гости в таком случае могут общаться наиболее свободно, выбирая те блюда либо ту кухню, которые им по душе.

Наиболее удачным можно считать сочетание сразу нескольких кухонь, а не выбор какой-то одной. Во многом это связано с тем, что невозможно изначально учесть предпочтения всех гостей. В подобных случаях часто привлекаются внештатные повара-специалисты. Кейтеринг отличается от обычного ресторана еще и тем, что более мобилен – для него нет почти ничего невозможного. Если клиент хочет заказать полноценное меню в этническом стиле, то кейтеринг привлекает консультантов, которые специализируются именно на той национальной кухне, которая требуется. РВО стремятся максимально соблюдать национальную рецептуру и специфику.

С некоторыми кухнями и штатные повара справляются самостоятельно. Но чем полноценнее меню, чем требовательнее гость, – если он представитель соответствующей нации, тем более логично привлечение консультанта. В кейтеринге большую роль играют опыт и знания: если в прошлом уже реализовались проекты с той или иной кухней, то информация по рецептам, технологиям, специфике и подаче остается в арсенале компании и она сможет использовать ее в будущем.

Несмотря на общую популярность японской кухни, на выездных мероприятиях ее заказывают редко, поэтому кейтеринг-фирмы не готовы иметь в своем штате специалиста по изготовлению суши. А вот блюда, допустим, немецкой кухни повара зачастую готовят с легкостью, так как это одна из самых популярных кухонь с достаточно простой рецептурой.

Если говорить о том, насколько точно соблюдается рецептура национальных блюд, то сейчас в России можно приобрести практически любые ингредиенты, разрешенные законом. Если мероприятие с клиентом разрабатывается и согласовывается заранее, то кейтеринг может организовать поставку некоторых ингредиентов и продуктов из-за рубежа, в том числе напитков. Однако если клиент не столь щепетилен или имеет ограниченный бюджет, можно предложить заменить некоторые ингредиенты  блюд на более экономичные. На качество еды это особенно не повлияет. Например, в салатах возможна замена французского сыра на его российские аналоги.

С некоторыми специфическими ингредиентами действительно возникают сложности. Речь о тех продуктах, которые привозятся из-за границы ограниченным числом поставщиков. Это могут быть, например, специфические напитки или французские трюфели. Поэтому заказы на подобные ингредиенты необходимо размещать заранее, и соответственно клиент должен утверждать праздничное меню заблаговременно.

Ограничение по масштабу мероприятия может быть лишь в том случае, когда в меню присутствуют блюда, которые сложно приготовить на большое число гостей из-за рецептуры или специфики подачи. Некоторые просто нельзя готовить заранее, а необходимо подавать гостям сразу. Например, итальянское карпаччо из лосося, которое быстро тает, или блюда из баранины, которые можно подавать только горячими, так как в холодном виде их есть просто невозможно.

Достаточно часто кейтеринг-службе приходится выходить далеко за пределы изучения меню и рецептов: ведь кроме еды на выездных мероприятиях огромную роль играют сервис (персонал) и оформление. Для полноценной грамотной организации этномероприятия необходимо знать и традиции – для некоторых наций, например, является недопустимым обслуживание официантами женского пола. Также стоит обращать внимание на цветовую гамму, элементы декора, принятые в той или иной стране.