Планирование представляет собой наиболее существенную из всех менеджерских функций, поскольку связано с целями, альтернативным выбором, определяет действия как перспективные, так и текущие. Планирование находит отражение во всех функциях менеджмента, но логически предшествует им, т. е. менеджер организует, контролирует, стимулирует и руководит в соответствии с планами.
Планирование – это базовая, стартовая функция менеджмента. Именно с составления планов начинается деятельность любой организации.
Планирование – процесс определения целей и приоритетных направлений развития организации, а также программы действий по их достижению.
Планирование – это заблаговременное решение вопросов: Что следует сделать? Когда следует сделать? Как следует сделать? Кто должен сделать? У планирования есть пять важных целей:
♦ снизить отрицательный эффект неопределенности внешней среды;
♦ сосредоточить внимание на главных задачах: добиться экономичного функционирования; способствовать интеграции деятельности различных подразделений в достижении целей предприятия;
♦ облегчить контроль. Для того чтобы планирование было эффективным, оно должно опираться на разнообразную и достоверную информацию о состоянии внешней среды, оперативно «улавливать» и предвидеть все происходящие в ней изменения.
В зависимости от возможности отслеживания состояния внешней среды выделяются:
♦ плановое реагирование (выявление изменений, происходящих во внешней среде, и адаптация структуры организации и ее деятельности к этим изменениям);
♦ упреждающее тонирование (будущие характеристики внешней среды прогнозируются, и, соответственно, характер будущей плановой деятельности «подстраивается» под ожидаемые внешние условия);
♦ активное плановое воздействие (определяются желательное состояние внешней среды и способы достижения такого состояния).
Само состояние внешней среды может квалифицироваться как контролируемое, частично контролируемое или неконтролируемое.
Существует несколько разновидностей планов, их можно сгруппировать следующим образом:
По уровню управления:
♦ корпоративные;
♦ отдельного предприятия;
♦ подразделения предприятия;
♦ проекта;
♦ задачи.
По временному признаку:
♦ перспективные (до 10–15 лет);
♦ среднесрочные (до 3 лет);
♦ годовые;
♦ оперативные (на квартал, месяц).
По типу:
♦ операциональные;
♦ тактические;
♦ стратегические;
♦ нормативные (бюджетные).
По временной ориентации в технологии разработки:
♦ реактивные (ориентация у плановиков на прошлое);
♦ инактивные (ориентация у плановиков на настоящее);
♦ преактивные (ориентация на будущее – упреждение);
♦ интерактивные (ориентация на взаимодействие, учитывает прошлое, настоящее и будущее как различные, но неразделимые аспекты планируемого).
По объекту (предметной области):
♦ производство;
♦ маркетинг;
♦ капитальное строительство;
♦ материальное снабжение и запасы;
♦ кадры;
♦ финансы;
♦ организационный;
♦ развитие (совершенствование);
♦ бизнес-план.
По составу лиц, участвующих в планировании: традиционное, осуществляемое профессиональными плановиками; партисипативное – с вовлечением в процесс планирования всех, кого оно непосредственно затрагивает.
План – это документ, фиксирующий решения относительно целей, стратегий, программ и распределения ресурсов. Чем сложнее объект планирования, тем больше планов, сложных и многосторонних, используется в управлении.
План с изложением ожидаемых результатов в числовом выражении – это бюджет. В узком смысле назначение бюджета состоит в сравнении фактических затрат с плановыми показателями и осуществлении на этой основе контроля. В более широком определении бюджет является финансовым планом, а также планом использования трудовых и материальных ресурсов.
На предприятии разрабатывается много видов бюджетов, которые можно объединить: в основной, операционный, финансовый.
Основной бюджет определяет потребности в капитале для достижения поставленных целей. Он состоит из трех финансовых документов:
♦ прогноза счета прибылей и убытков;
♦ прогноза движения денежных средств;
♦ прогноза баланса предприятия.
Основной бюджет разрабатывается на базе операционного и финансового. Первый состоит из бюджетов:
♦ продаж;
♦ производства;
♦ запасов;
♦ затрат на материалы;
♦ накладных расходов;
♦ прямых затрат на оплату труда;
♦ коммерческих расходов;
♦ управленческих расходов;
♦ прибылей и убытков.
Финансовый бюджет включает:
♦ инвестиционный бюджет;
♦ кассовый бюджет;
♦ балансовый отчет.
Фундаментом бюджетирования является правильная оценка объема продаж, а следовательно, хорошо «поставленные» маркетинговые исследования и как их результат – план маркетинга.
К сожалению, бюджеты быстро устаревают. Существует два направления смягчения этого недостатка:
1) создание «роллинг»-бюджетов. В каждый квартал годового бюджета вносятся небольшие дополнения, цель которых – переоценить следующие девять месяцев;
2) гибкое отношение к бюджету. Внесение изменений в существующий бюджет по мере их появления.
Формы планирования
Современная практика менеджмента выделяет три основные формы внутрифирменного планирования:
♦ централизованное;
♦ децентрализованное;
♦ комбинированное.
Выбор формы планирования зависит от масштабов организации, характера основного производства и уровня развития диверсификации, организационной структуры, квалификации специалистов-плановиков, состояния учета, развитости технической базы информационных технологий и т. д.
Централизованная форма планирования. При руководстве предприятия имеется центральная служба (отдел) планирования. Она подчиняется непосредственно президенту (генеральному директору) или одному из его заместителей. Ее главная функция – разработка перспективных и текущих планов для всех предприятий, входящих в объединение. Предприятия и отделения не имеют в этом случае плановых служб и ограничиваются оперативным контролем за снабжением и запасами материалов, сырья, запчастей и т. п.
Эта форма используется, как правило, в объединениях предприятий одинакового или близкого производственного профиля с единой сетью вычислительной техники, что позволяет сократить персонал, занятый планированием. Основное преимущество централизованной формы – большие возможности для осуществления единой идеологии развития исходя из интересов объединения в целом.
Децентрализованная форма планирования. В крупных концернах с диверсифицированным производством и достаточно самостоятельными отделениями или филиалами основная работа по планированию сосредоточена в них. В концерне имеется центральная плановая служба, которая разрабатывает в соответствии с указаниями высшего руководства лишь общее направление развития концерна. Кроме того, она осуществляет методическое и координационное руководство плановой деятельностью. На основе планов подразделений центральная служба составляет единый план, который используется как средство контроля.
Центральная служба при децентрализованной форме планирования должна учитывать два основных требования:
♦ по своей организационной структуре быть приспособленной для координации работы всех отделов аппарата управления и направлять деятельность всех подразделений фирмы по единому плану, соответствующему общей политике;
♦ строить свою работу с учетом новейших достижений информационных технологий на базе компьютерной техники. Фирмы стараются формировать центральную службу планирования из самых творческих, способных к аналитической работе специалистов, умеющих использовать новейшие методы и средства планирования, а также оценивать основные направления развития технического прогресса применительно к запросам и условиям деятельности компании.
Комбинированная форма планирования содержит элементы и составляющие первых двух форм планирования.
Процесс планирования
Непосредственно процесс планирования состоит из четырех стадий:
1) постановка целей организации;
2) анализ внешней и внутренней среды организации, оценка ее сильных и слабых сторон, опасностей и возможностей;
3) изучение и анализ альтернатив программ действий организации;
4) выбор программ и их реализация.
Необходимость в составлении планов требует от менеджеров не только способности мыслить в перспективе, одновременно совершая практические действия, но и, пожалуй, более главного навыка – умения выделять цели.
При постановке целей менеджер должен выяснить: в каком состоянии находится организация; в каком состоянии она хочет находиться; что для этого необходимо сделать?
Определив таким образом перечень целей, менеджер также должен осознавать степень значимости каждой из них и уметь выделять: главные цели (ГЦ); важные цели (ВЦ); промежуточные цели (ПЦ); низшие цели (НЦ). В соответствии с такой классификацией процесс постановки и определения целей можно представить в виде «дерева целей».
Рис. 11.1. «Дерево целей»
В качестве современных требований к целям можно предъявить следующие: ясность целей, четкость, реальность, соизмеримость с возможностями организации; дифференцированность по времени (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные).
В мировой практике управленческой деятельности широко используется управление по целям (МВА). Этот метод управления позволяет объединить такие функции менеджера, как планирование и контроль. Этот метод управления можно представить следующими этапами:
1) выработка целей;
2) планирование действий;
3) проверка и оценка работы;
4) корректирующие меры.
Управление по целям подразумевает, что руководители будут формулировать на своем уровне цели, с тем, чтобы довести их до своих подчиненных, те, в свою очередь, будут формулировать свои цели, руководствуясь целями руководителей. Таким образом, управление по целям помогает увязать цели подчиненных с целями начальника и всей организации в целом. В отдельной литературе «МВА» именуется как философия управления, ориентированная на результаты.
Стратегическое планирование
Стратегическое планирование – особый вид плановой работы, состоящей в разработке стратегических планов, предусматривающей выдвижение таких целей и стратегий развития организации, реализация которых обеспечит ее эффективное функционирование в долгосрочной перспективе, быструю адаптацию к изменяющимся условиям внешней среды. Стратегическое планирование представляет собой процесс определения целей организации, а также путей их достижения.
Стратегическое планирование отвечает на следующие вопросы:
Какие долгосрочные возможности представляются предприятию с учетом внутреннего потенциала и ожидаемых изменений рынка?
Какие стратегии необходимы, чтобы привести в соответствие внутренние возможности с ожидаемыми внешними изменениями?
Одновременно в рамках стратегического планирования разрабатываются и оцениваются альтернативные варианты, а также устанавливаются приоритеты. Модель стратегического планирования можно представить следующим образом.
В системе стратегического планирования можно выделить четыре основных этапа:
Оценка – менеджеры проверяют конкурентоспособность организации, определяя сильные и слабые стороны.
Рис. 11.2. Модель стратегического планирования
Выбор – опираясь на результаты оценки, менеджеры разрабатывают стратегические альтернативы, с тем, чтобы выбрать наиболее подходящую стратегию.
Исполнение – после принятия стратегии разрабатываются обеспечивающие планы, совершенствуются методы и процедуры планирования, мобилизуются людские, финансовые и материальные ресурсы организации.
Анализ – приведенный в действие план должен периодически подвергаться анализу, с тем, чтобы можно было вносить необходимые коррективы.
Стратегическое планирование должно отразить три основных направления:
♦ анализ сферы деятельности;
♦ оценку хозяйственного состояния предприятия (фактический уровень, сильные и слабые стороны);
♦ формулировку стратегий.
Анализ должен распространяться на следующие области:
♦ политические, общественные, экономические, технологические и экологические условия, определяемые нормативными документами;
♦ рынки сырья, материалов, средства производства;
♦ рынки сбыта;
♦ конкуренцию;
♦ тенденции и перспективы обработки информации.
Этот перечень не исчерпывает весь возможный спектр областей анализа. Основными критериями для анализа сильных и слабых сторон деятельности предприятий являются:
♦ доля данной организации на рынке;
♦ расположение организации;
♦ производительность;
♦ себестоимость производства продукции;
♦ квалификационный уровень управленческих кадров;
♦ система управления;
♦ материально-техническое снабжение;
♦ общая финансовая ситуация;
♦ маркетинг.
Выбранная стратегия охватывает следующие основные области:
♦ кадры;
♦ ресурсы;
♦ исследования и разработку;
♦ производство (технологию);
♦ управление;
♦ обработку информации, менеджмент;
♦ финансы;
♦ рынки.
Особое значение придается стратегическим концепциям на рынках сбыта.
При составлении стратегического плана менеджеру необходимо учитывать следующие требования:
♦ соответствие плана миссии организации;
♦ увязка плана с имеющимися ресурсами, его соответствие стилю управления организацией;
♦ совместимость планов структурных подразделений организации;
♦ объективная оценка складывающейся ситуации;
♦ развернутое описание мероприятий и сроков их осуществления, описание ожидаемых последствий;
♦ наличие большого фактического материала.
Помимо стратегических организация занимается разработкой тактических планов, или, как принято в практике менеджмента их называть, «планов текущей деятельности», «планов прибыли». Их основные особенности:
♦ ориентированы на те мероприятия, с помощью которых выпускаемые товары производятся и поступают на рынки;
♦ подкрепляются планами для каждой функциональной сферы (закупка, производство, сбыт, финансы);
♦ тактические планы разрабатываются в полном соответствии со стратегическим, но не являются его частью;
♦ если стратегические планы и решения по ним принимает высшее руководство, то тактические разрабатываются на уровне менеджеров среднего звена, т. е. реализуется принцип: «Кто должен выполнять планы, тот их и разрабатывает»;
♦ тактические планы рассчитаны на более короткий период времени, поэтому результаты их реализации проявляются довольно быстро, что позволяет осуществлять быстрое принятие мер по выявленным отклонениям.
Бизнес-план
Одним из видов планов, широко применяемых в современном западном и российском бизнесе, является бизнес-план организации. Бизнес-план – документ, в котором формулируются цели предприятия, дается их обоснование, определяются пути достижения, необходимые для реализации средства и конечные финансовые показатели работы. Он разрабатывается, как правило, на несколько лет (3–5 лет) с разбивкой по годам.
Бизнес-план содержит в себе по сути проект развития организации. Основными характеристиками проекта, отражаемыми в бизнес-плане, являются:
♦ сущность проекта (вид деятельности); обоснование проекта (состояние спроса и предложения); обеспечение (производственный, маркетинговый и организационный планы);
♦ необходимые для реализации проекта средства; конечные финансовые итоги осуществления проекта.
Основными пользователями бизнес-плана являются разработчики, которые продумывают и решают конкретные вопросы, связанные с налаживанием производства, разработкой маркетинга, организацией, управлением и контролем, поиском партнеров; сотрудники предприятия, которые могут принимать участие в подготовке бизнес-плана; потенциальные инвесторы, которых необходимо убедить в высокой степени надежности, перспективности, проработанности и окупаемости проекта.
Типовая структура бизнес-плана:
♦ титульный лист – сведения об организации, стоимость проекта, потребности в финансировании;
♦ вводная часть – обоснование перспективности проекта, необходимый объем инвестиций;
♦ анализ положения дел в отрасли – динамика продаж, тенденции ценообразования, характеристика конкурентов, потребителей, влияние научно-технических, социальных факторов и т. д.;
♦ сущность проекта – основные цели предприятия, подробное описание изделия, патентная защита, характеристика организации, степень ее готовности к реализации проекта, общая стоимость проекта, включающая размеры и график капиталовложений;
♦ план по маркетингу – программа комплексных рыночных исследований, которые предполагается осуществить в ходе реализации проекта: определение общего объема и ассортимента реализуемой продукции с разбивкой по периодам осуществления проекта, направлений совершенствования продукции с учетом прохождения этапов ее жизненного цикла, требований к упаковке, внешнему виду; обоснование ценовой политики, планирование сбыта, его стимулирования; планирование рекламной кампании, сервиса, система маркетингового контроля;
♦ производственный план – определение себестоимости, производственных мощностей, потребностей в сырье, производственных площадях, описание всего технологического процесса, субподрядчиков;
♦ организационный план – описание организационно-правовой формы, организационной структуры управления, характеристика руководящего состава, работа с персоналом, материально-техническая обеспеченность управления, местонахождение предприятия;
♦ оценка рисков – изложение всех возможных проблем, которые могут осложнить реализацию проекта, определение комплекса предупреждающих мер, сценариев поведения в случае наступления неблагоприятных событий;
♦ финансовый план – сводный баланс доходов и расходов, план денежных поступлений и расходов, балансовый план на конец года в его традиционной форме, план по источникам и использованию средств;
♦ приложения – документы, использованные при подготовке бизнес-плана.
В основе планирования как процесса управленческой деятельности необходимо выделить систему показателей, используемых в стратегическом и тактическом планировании, а точнее, при разработке штатов любого типа и вида. Показатель – выражение планового задания на основе использования упорядоченной системы признаков, количественных или качественных. Основные виды показателей, используемых в планировании:
♦ конечные, характеризующие результаты деятельности объекта на макроуровне, – показатели, характеризующие продукцию, услуги, и промежуточные, характеризующие продукцию, необходимую для создания конечного продукта;
♦ натуральные, характеризующие производство и потребление в материально-вещественной форме, и стоимостные, выражающие совокупные результаты производства – ВВП, национальный доход;
♦ количественные – характеризуют прямые, непосредственные результаты производства (могут быть объемными и сетевыми), качественные – характеризуют потребительскую стоимость продукции, условия развития общественного производства, степень его эффективности;
♦ объемные, определяющие размеры производства, эффективность труда, результативность, и сетевые, выражающие задания по развитию различных элементов социальной инфраструктуры;
♦ абсолютные – выражают количественную характеристику измеряемого процесса, относительные – характеризуют эти явления на основе определенной базы, т. е. в сравнении с другими;
♦ утверждаемые – обязательные для исполнения, могут носить адресный характер, расчетные – обосновывающие, обязательные, информационно-справочные – аналитические показатели.