В главе 1 я помог вам составить список важных целей и задач. Но как удостовериться в том, что вы добиваетесь первоочередных целей? Необходимо составлять ежедневное расписание, которое поможет организовать и выполнить самые важные задачи. Мое расписание (см. табл. 5) всегда состоит из двух колонок: слева – совещания, телеконференции и встречи, назначенные на определенное время. Внизу столбца записаны и другие задачи, которые я хотел бы выполнить к конкретному сроку. Справа – примечания.

Табл. 5. Мое расписание

Многие, составляя расписание, заполняют только левую колонку. Они записывают все мероприятия и дела, запланированные на определенный день, и предписанные задачи. Но это еще не все.

Справа я добавляю примечания к каждому пункту: какую цель я преследую на том или ином мероприятии. Кроме того, внизу страницы я указываю важность задач, которые можно выполнить в любое время дня. Благодаря этому я точно знаю, что на совещании или во время телефонного звонка мне нужно добиться намеченной цели, и не трачу слишком много времени на низкоприоритетные задачи.

Я видел множество креативных решений для расписаний; все они эффективны до тех пор, пока удовлетворяют двум критериям. Во-первых, все ваши обязательства на определенный день должны размещаться в календаре в одном и том же месте, чтобы можно было сразу понять цель и важность каждой предписанной задачи. Во-вторых, расписание не должно быть громоздким: предполагается, что оно доступно вам на протяжении всего дня, чтобы можно было добавить новые пункты или пересмотреть график.

Лично я распечатываю левую часть из своего ежедневника, который веду в программе Microsoft Outlook, и от руки заполняю правую колонку. На протяжении дня я могу корректировать свои цели на бумаге, а не с помощью клавиатуры мобильного телефона. Другие управляют своим расписанием, используя компьютер или смартфон, Outlook или Google Calendar. Выберите тот вариант, который подходит именно вам.

Левая колонка: совещания, звонки и другие задачи

Предлагаю взглянуть на мой распорядок дня. Заметьте, что я расписал не каждый час – в моем графике есть несколько блоков «свободного времени». Безусловно, я воспользуюсь им для выполнения двух задач, указанных внизу страницы. Такие «незанятые» периоды – важный компонент хорошего расписания: в это время вы можете сделать несколько звонков, что-то записать или поразмышлять!

Многие руководители расписывают совещания и телеконференции, занимая все время в течение дня. Это серьезная ошибка: вам нужно время, чтобы проанализировать события и разработать стратегии на будущее. Джефф Вайнер, СЕО LinkedIn, кратко изложил суть: «Секрет успешного управления графиком – выделение времени на размышления. Не стоит стремиться постоянно чем-то заниматься».

Интернет-гигант Google – лучший пример успешного использования свободного времени. Принцип «Свободное время для инноваций» позволяет сотрудникам компании тратить примерно 20 % времени на деятельность, даже не связанную с текущими задачами. В «свободное время» инженеры Google иногда случайно придумывают идеи для нового продукта – например, Google News и Gmail, оба из которых были изобретены в «нерабочее» время.

Опыт Google очень похож на мой. Лучшие идеи посещают меня как раз в свободное время, когда я читаю статью или разговариваю по телефону с другом. Когда мы пытались создать Фонд пожертвований на благотворительные цели в Fidelity, я решил позвонить своему бывшему партнеру из вашингтонской юридической фирмы и во время разговора периодически упоминал трудности, с которыми мы столкнулись. Он предложил мне взглянуть на последнее руководящее указание Налогового управления США (IRS), которое представляло собой готовое творческое решение моей проблемы.

Мне кажется, что периоды свободного времени должны длиться не менее 30 минут. Постарайтесь забыть о работе хотя бы дважды в день. Конкретное время перерывов зависит от того, когда вы наиболее эффективны. Некоторые руководители активны рано утром, к другим вдохновение приходит по вечерам.

Запланированные перерывы в графике – залог гибкости. Они позволят вам реагировать на новые возможности и решать проблемы. Предположим, местная радиостанция предложила мне дать короткое интервью, которое будут транслировать в 7:45 утра. Я мог бы запланировать его на 11:30 или 11:45 с минимальными отрицательными последствиями для своего графика.

Представим, что Салли Смит, кандидат на должность технического директора в моей компании, позвонила мне и сказала, что застряла в пробке и на полчаса опоздает на деловой обед. Если вы заложите в своем расписании поправки на ошибку, то легко сможете справиться с любой непредвиденной ситуацией, которая рано или поздно возникнет, без ущерба для своего графика.

Но всегда есть опасность, что ваши ассистенты сами распланируют ваше «свободное» время. Поэтому очень важно донести до окружающих, что пустые ячейки так же важны, как любое совещание или звонок. Как сказал однажды великий датский композитор Карл Нильсен: «Отдых… так же важен, как ноты. Часто в отдыхе даже больше экспрессии и вдохновения».

Правая колонка: сосредоточимся на приоритетных целях

В левой колонке приводится список задач на день, реальные действия записаны от руки в правой колонке.

Напротив совещаний и телефонных звонков я записываю цель, которой хочу достичь в рамках этих мероприятий. Я всегда знаю, что, даже если я сосредоточен на совещании или звонке, мой мозг работает над достижением конкретной цели. В конце каждого мероприятия я вычеркиваю выполненные задачи, а потом при необходимости добавляю в расписание запланированные дела. Я стараюсь не упускать из виду важные задачи и проекты.

Предлагаю рассмотреть мое расписание и примечания в правой колонке.

• На еженедельном совещании в 8:30 руководство делится новой информацией, которую нужно обсудить с коллегами. Но я напоминаю себе о своей ключевой задаче на данном собрании: поговорить о недостатках системы оплаты и согласовать необходимые коррективы.

• На видеоконференции в 9:30 каждый регион должен сообщить о мерах, требующих общей координации. У меня есть и своя цель: включить в список показателей качества примерную оценку упущенной выгоды, когда, например, из-за ненадлежащего качества приходится на время закрыть завод или приостановить выпуск продукции.

• Велотренажер – простой способ быстро размяться (чуть позже мы обсудим это подробнее). Кому-то нравится плавать, или играть в теннис, или бегать. Все зависит от предпочтений и возможностей. Если бы я серьезно увлекался спортом, то записал бы в ежедневнике конкретную цель занятий (например, добиться определенной скорости или пульса). Но я всего лишь сжигаю калории, поэтому в примечаниях смысла нет.

• В обед я беседую с кандидатом на вакантную должность технического директора. Она уже была на собеседовании у руководителя отдела персонала и его помощников, но я точно знаю: чтобы завербовать такого талантливого человека, потребуется и мое участие. Окончательное одобрение кандидатуры на высокую должность – одна из ключевых функций топ-менеджера (см. главу 10).

• Не хочу забыть, что лоббисты из Вашингтона позвонят мне в 14:00 не просто из вежливости или чтобы дать мне определенную информацию. Бюджетный комитет (The House Ways and Means Committee) рассматривает техническое положение, в соответствии с которым наша работа будет облагаться специальным налогом. Вместе мы должны решить, стоит ли мне лично говорить с председателем комитета или вопрос можно решить без моего участия.

• Оценка нового продукта с 15:30 до 16:30 – возможность поблагодарить команду разработчиков за ее вклад. Но я также отметил для себя необходимость узнать мнение команды об использовании социальных сетей для продвижения новых товаров.

• На встрече в 17:30 с репортером из газеты нужно обсудить ряд вопросов о связях с общественностью, и я, как СЕО, должен взять на себя инициативу. Прошел слух, что один из наших сотрудников украл деньги с корпоративного счета. Прочитав отчеты, я решил объявить об ужесточении политики внутреннего контроля.

• Ужинаю я дома в 19:00 и всегда записываю важные семейные события – например, первая тренировка дочери по хоккею на траве и тест сына по истории.

• Я хотел бы позвонить Пэтти и узнать, стоит ли на повестке дня совета директоров вопрос о выдвижении нового кандидата на должность директора. И мне надо поторопиться – если ответ будет утвердительным, членам совета придется в следующие несколько дней составить достаточно подробную служебную записку. Поэтому справа я отмечаю: «Приоритетная задача».

• С другой стороны, у меня еще есть время подумать над темой следующего выступления. Конечно, было бы неплохо заняться этим сегодня, но можно и завтра. Поэтому справа я пишу «Низкоприоритетная задача».

После ужина я обсуждаю с женой, как прошел день, и читаю. Кроме того, я пересматриваю ежедневник – вычеркиваю все выполненные задачи и распределяю остальные. Я также добавляю примечания к завтрашним встречам, сосредоточиваясь на задачах, пересматривая свой график с учетом последних событий, и стараюсь не упустить ничего важного. Когда это занятие войдет у вас в привычку, вы будете тратить на него не больше 15–20 минут в день.

Для тренировки вы можете создать расписание на следующую неделю. Возьмите лист бумаги и проведите линию посередине. Слева перечислите все звонки, совещания и другие запланированные события, а также задачи, которые не указаны в вашем графике, но которые все равно нужно решить. Справа укажите цель каждого мероприятия – как совещание или телефонный звонок приблизят вас к цели. Затем рассмотрите список совещаний и телефонных звонков, которые запланированы у вас на следующую неделю, с учетом своих целей. Укажите степень важности каждой незапланированной задачи и определите, сколько времени вы тратите на решение высокоприоритетных и низкоприоритетных незапланированных задач.

Максимально облегчите свою жизнь

Бо́льшую часть повседневных дел нужно выполнять механически. Вы сможете тратить больше времени на работу, семью и друзей, не изнуряя себя. В последние 20 лет исследователи (например, Рой Баумайстер) доказали, что принятие сознательных решений («Какую рубашку надеть?») и развитие самоконтроля («Я лучше съем морковь вместо печенья!») утомляют практически так же, как упражнения для развития мышц.

Я предпочитаю, чтобы утренние дела были не слишком утомительны. Каждый день я просыпаюсь в 7:15 и выхожу из дома в 7:50–7:55. За 30–45 минут я успеваю принять душ, одеться, позавтракать и прочесть несколько газет. Как мне это удается? Я готовлю все необходимое с вечера и всегда выполняю одни и те же отработанные действия. По утрам моя жизнь скучна, но я не расстроен этим.

Прежде чем пойти спать, я готовлю одежду, которую надену завтра на работу. Это несложно: у меня пять зимних и пять летних похожих костюмов – в серых и голубых тонах. Кроме того, в моем шкафу рубашки и галстуки, которые сочетаются с каждым костюмом (по крайней мере, так говорит моя жена). Есть две пары темных туфель, которые я чередую. Одевание по утрам отработано до автоматизма, и мне не нужно ни о чем думать.

Я одеваюсь после того, как побрился, принял душ и почистил зубы. Каждое утро съедаю банан и сухой завтрак с обезжиренным молоком, чтобы не тратить время и силы. Я начал есть бананы после того, как известный теннисист Евгений Кафельников побывал на чемпионате в Бостоне. Он ежедневно съедал десяток бананов для профилактики судорог в мышцах, и я надеялся, что бананы помогут мне лучше играть в теннис, но чуда не произошло.

Некоторым людям, возможно, мое утро покажется невыносимо скучным, и это нормально! На самом деле специалисты из других сфер, например рекламы или журналистики, могут потратить больше времени на подбор одежды, ведь стиль для них – залог успеха. Люди, на попечении у которых есть маленькие дети или пожилые родственники, возможно, не смогут следовать по утрам такому жесткому графику. Другие захотят разнообразить свой завтрак. Я не предлагаю вам все повторять за мной – просто решите, что в вашей жизни можно упростить.

Вне зависимости от вкусов полезный завтрак – важный аспект повседневной эффективности. Исследователи провели эксперимент, произвольно разделив участников на две группы: завтракающие и не завтракающие по утрам. Результаты очевидны: отсутствие завтрака приводит к существенному снижению мыслительной активности.

В обед следуйте тем же рекомендациям: не усложняйте себе жизнь и придерживайтесь заведенного порядка. Я никогда не обедаю в ресторанах, кроме особых случаев, – например, наем нового сотрудника или налаживание связей с коллегами. Обычно я перекусываю в офисе – ем сэндвич из цельнозернового хлеба с куриным салатом и запиваю диетической газировкой.

Если я обедаю с коллегой, то предлагаю ему сэндвич или салат. Даже когда у меня назначен деловой обед с сотрудниками сторонней организации, зачастую они предпочитают перекусить в моем кабинете, потому что там тихо и спокойно, никто не тревожит, и обсуждение проходит быстро; кроме того, такая пища полезнее. Если вам не нравится простая еда, всегда можно разнообразить меню и попытаться упростить другой аспект вашей жизни.

Послеобеденный сон

Сразу после обеда я стараюсь полчаса подремать. Этого достаточно, чтобы оставшуюся часть дня чувствовать себя бодрее. Если я не отдохну, после обеда моя эффективность снизится. Мои друзья предпочитают отдыхать ближе к вечеру. Конкретное время не важно – вы можете поспать в любой удобный момент.

Для чего нужен послеобеденный сон?

В течение дня вами управляют две биологические силы. Гомеостаз, который зависит от продолжительности сна или бодрствования, заставляет вас зевать. Суточный ритм – сила, противодействующая гомеостазу, – дает вам возможность бодрствовать во время светового дня. Человек становится бодрым только после обеда, ближе к вечеру. До этого момента он в силу естественных причин дремлет и потребляет мало энергии {26} .

Было проведено множество рандомизированных контролируемых исследований эффективности дневного сна. Их результаты не удивляют: дневной сон существенно повышает бдительность и эффективность. Согласно исследованиям, наиболее полезны первые 10–20 минут дневного сна. Следовательно, даже короткий дневной сон способствует бодрости после обеда {27} .

Некоторые заявляют, что не могут спать днем. Вот мой совет: закройте дверь в кабинет или найдите укромное место, выключите сотовый телефон, положите ноги на стол или на стул и наденьте на глаза повязку. Это поможет создать ощущение кокона – защищенности и отстраненности от всего – и отлично вздремнуть.

Другие говорят, что не хотят отдыхать днем, потому что боятся проспать несколько часов. Эта проблема решается очень просто: заведите будильник, чтобы он звонил каждые полчаса, пока вы будете дремать. Несколько недель в таком ритме – и вы научитесь просыпаться еще до звонка.

К сожалению, многие сотрудники не отдыхают днем, потому что боятся рассердить руководство. Но руководители наоборот должны поощрять короткий дневной сон, чтобы их подчиненные были бодрее ближе к вечеру. В ходе опроса, проведенного Корри Ширмайер для IBOPE Inteligencia, 40 % работников признались, что не отказались бы от дневного сна, если бы у них для этого были разрешение и место. Позволив сотрудникам отдыхать днем, руководство повысит их лояльность и эффективность в конце рабочего дня.

Я придаю большое значение сну и физическим упражнениям – во время аврала многие забывают, как это важно. Пренебрегая ими, вы утратите эффективность. На самом деле сон и упражнения – вклады, приносящие дивиденды в виде улучшения здоровья и повышения эффективности.

Высыпайтесь

Некоторые руководители утверждают, что могут эффективно работать, даже если спали всего четыре или пять часов. Но я замечал, что они дремлют на совещаниях или отвлекаются во время обсуждений. Мало кто сможет повысить свою эффективность, если забудет про сон. Большинству для восстановления сил требуется восемь часов сна.

Мои личные наблюдения подтверждаются результатами научных работ. Например, в исследовании под руководством профессора Ганса ван Донгена из Университета Пенсильвании на протяжении нескольких ночей сон участников был ограничен шестью часами. Профессор и его коллеги выяснили, что те, чей сон был ограничен, по трем тестам показали более низкие результаты в сравнении с контрольной группой, которой каждую ночь разрешали спать по восемь часов. Кроме того, разница в эффективности со временем увеличивалась.

Люди, спавшие по шесть часов, думали, что начинали адаптироваться к накапливающемуся недосыпанию, но результаты говорили об обратном. Несколько раз в день исследователи просили участников оценить степень сонливости по Стэнфордской шкале. Участникам казалось, что их результативность слегка снизилась в первый день, а затем стабилизировалась. На самом же деле она не стабилизировалась, а снижалась после каждой бессонной ночи. Эти результаты указывают на то, что большинство управленцев, с уверенностью заявляющих, что «им нужно только пять часов сна для нормальной деятельности», заблуждаются. Им может казаться, что организм адаптировался к недосыпанию, но, скорее всего, к концу недели они будут валиться с ног от усталости.

Недосыпание вредит критическому мышлению

В рамках ряда исследований проводились специальные игры с целью показать, что недосыпание отрицательно влияет на принятие решений. В одной из них участникам давалась новая информация, которую они должны были учитывать при принятии бизнес-решений. Постепенно информация усложнялась и решения требовали большей гибкости мышления. Результаты участников, которые не высыпались по ночам, были намного хуже, чем в контрольной группе. Им было сложно привести бизнес-стратегии в соответствие с новой информацией; они постоянно придерживались одной и той же стратегии, независимо от поступающей информации. В конце игры большинство невыспавшихся участников «обанкротились», а участники из контрольной группы сумели увеличить прибыль {35} .

Во второй игре участники вытягивали по карте из четырех колод. Риски и преимущества для каждой колоды были разными: в одной из них предлагались высокие дивиденды при высоком риске, а в остальных – низкие риск и потенциальная выгода. Невыспавшиеся участники выбирали больший риск, даже если понимали, что теряют прибыль {36} .

Результаты исследований доказывают: по ночам нужно спать не меньше восьми часов. Как приучить себя к такому режиму? Ложитесь спать в одно и то же время (например, в одиннадцать вечера); это поможет выработать биологический ритм. Не ешьте после восьми вечера, иначе перед сном возможны проблемы с пищеварением. Занавески в спальне не должны пропускать свет – пусть в комнате будет темно. Позаботьтесь о том, чтобы сотовые телефоны или часы не светились синим цветом: именно он особенно плохо влияет на гормоны, способствующие засыпанию. Наконец, держите в тумбочке несколько чистых листов бумаги. Иногда я не могу заснуть до тех пор, пока не «разгружу» свой мозг, набросав на бумаге напоминания о задачах, которые необходимо выполнить, или идеях, которые нужно обдумать.

И даже в этом случае в какие-то ночи вам не удастся хорошо выспаться – из-за работы, семейных проблем, болезни или бессонницы. Если вы не выспались, постарайтесь восстановить силы – подольше поспать днем или потратить на сон в следующую ночь более восьми часов. Однако одной ночи недостаточно, чтобы восполнить недостаток сна.

Регулярно занимайтесь спортом

Как и хороший сон, физические упражнения способствуют личной эффективности. Многие исследования показывают, что регулярная зарядка повышает эффективность и улучшает самочувствие. В рамках исследования «Экономическая целесообразность мероприятий по повышению физической активности» Энди Прингл и его коллеги выяснили, что физическая нагрузка в середине дня поднимает настроение, повышает эффективность сотрудников и снижает их затраты на медицинское обслуживание: больничные и медицинские расходы сокращаются. Не обязательно изнурять себя – достаточно легкой ежедневной нагрузки.

Исследователи из Лондонской школы экономики провели эксперимент, подтвердивший, что физические упражнения делают людей счастливее. Добровольцы загружали на свой смартфон специальное приложение. По крайней мере один раз в день они должны были описать уровень счастья, указав, с кем они находились в тот момент и что делали. Собрав все данные, исследователи сумели определить время, когда добровольцы демонстрировали наивысший уровень счастья: в какое время суток, при осуществлении какой деятельности и с какими людьми. Второе место в рейтинге занимают именно физические упражнения, уступая только сексу.

Работодатель может поощрять физические упражнения: например, давая сотрудникам возможность посещать тренажерный зал в течение дня. Однако вам нужно самим позаботиться о том, чтобы найти время для тренировок. Подумайте, какие упражнения вам нравятся больше всего – например бег, плавание или пилатес. Затем определите время, которое подходит лично вам: раннее утро, ближе к обеду или после работы. Занятость или отсутствие оборудования не оправдывают пассивность. Мой друг каждый день выделяет 45 минут в середине рабочего дня, чтобы подниматься и спускаться по лестнице в офисе. Если вы решите последовать его примеру, попросите, чтобы на работе установили душевую кабину, или хотя бы используйте освежитель воздуха – уважайте коллег.

Некоторые подходят к делу иначе: покупают тренажер для дома или карточку в спортклуб. Кому-то этот вариант подходит, но он не способствует выработке режима. Во многих домах велотренажеры и кардиотренажеры становятся предметами мебели. В любом случае регулярные тренировки требуют дисциплинированности, которую тоже нужно выработать.

Можно объединиться с друзьями или коллегами – записаться в беговой клуб, или на йогу, или нанять личного тренера. Такой подход дисциплинирует и приносит приятные ощущения. Именно поэтому мне так нравится парная игра в теннис. Во-первых, это хорошая тренировка, а во-вторых, она способствует развитию дружеских отношений. Однако мне сложно выбраться на корт чаще двух раз в неделю.

Учитывая детали, связанные непосредственно с перемещением, не забудьте и о других факторах эффективности. В частности, четко определите цели поездки и убедитесь, что ваш график позволяет их достичь. Если вы путешествуете за границу, ознакомьтесь с историей и традициями страны. Обсудите с местными представителями культуру людей, с которыми вам предстоит общаться, и накладываемые ею ограничения.

Коммерческое предложение

Иногда командировка предполагает представление коммерческого предложения потенциальным клиентам. Я путешествовал по всему миру, чтобы убедить инвесторов нанять нашу компанию для управления их финансами. Прежде чем выйти из дома, я должен был убедиться, что подготовил убедительную презентацию о компании: история, инвестиционная репутация, система управления рисками, биографии управляющих портфелем клиента.

Чтобы подготовить действенную презентацию, нужно владеть большим количеством информации о потенциальных клиентах, понимать их мотивацию и требования. Готовы ли они пойти на риск ради быстрого получения прибыли? Или же будут более консервативны, стремясь защитить свои сбережения? Я всегда создаю разные презентации в зависимости от предпочтений целевой аудитории. (Более подробно о понимании целевой аудитории я расскажу в главе 9.)

За границей проблема презентаций особенно серьезна. Вы можете знать культуру страны, но, возможно, придется глубже изучить стандарты, с которыми связана деятельность потенциального клиента. Например, пенсионные фонды в разных странах работают по-разному. В Австралии многие крупные пенсионные фонды управляются профсоюзами, а не компаниями. Чтобы сделать коммерческое предложение таким потенциальным клиентам, необходимо знать об этом и тщательно продумать ваше возможное влияние на предпочтения людей, получающих пособие.

Чтобы узнать подробности, проконсультируйтесь с местным представителем. Если повезет, у вашей компании будет собственный представитель, в обязанности которого входит сбор данных о потенциальных клиентах. Кроме того, вы всегда можете связаться с местным консультантом, чтобы получить актуальную информацию о компании и ее сотрудниках. Чтобы больше узнать о действующих нормативных документах, возможно, придется обратиться в местную юридическую фирму.

Командировки в филиалы

Иногда командировки предполагают встречи с коллегами в отдаленных офисах или филиалах компании. Недавно в Шанхае я посещал офисы компании Nielsen, в которой вхожу в состав совета директоров. Эта исследовательская компания занимается измерением медийных показателей в Китае – для меня это представляет личный интерес, поскольку две мои последние книги переведены на мандаринское наречие.

Во время посещения офисов Nielsen я ставил перед собой простые цели: узнать как можно больше о деятельности компании в Китае, воодушевить коллектив и поделиться полезными идеями. После того как руководство главного офиса в США представило меня китайским коллегам, я начал переписываться по электронной почте с шанхайским топ-менеджером, обсуждая взаимовыгодное сотрудничество. Мы пришли к выводу, что мне стоит посетить две презентации, на которых будут представлены сферы деятельности компании в Китае. Кроме того, я был приглашен на неформальную встречу, где познакомился с высшим руководством местного офиса.

Один из топ-менеджеров американской штаб-квартиры предложил составить для меня исчерпывающий справочный документ о деятельности Nielsen в Китае. Я знал, насколько трудоемка эта работа, поэтому попросил его написать короткое сопроводительное письмо и приложить к уже имеющимся документам о деятельности Nielsen в Китае. Он достаточно быстро собрал необходимые документы, чем очень мне помог. Я получил нужную мне справочную информацию, не создав лишних проблем для других.

В общем, вам следует подготовиться к поездке до того, как вы отправитесь в путешествие. Тщательно обдумайте ваши цели и обсудите с местными представителями наиболее эффективные способы их достижения.

Если вы далеко от дома, все равно соблюдайте привычный режим. Просматривайте календарь перед сном, отдыхайте каждую ночь не менее восьми часов, балуйте себя легким завтраком и по возможности регулярно делайте упражнения (см. главу 4), хотя в поездках это бывает нелегко. Вам, возможно, придется посещать обеды и ужины, на которых вам предложат еду на любой вкус. Чтобы не показаться невежливым, попробуйте все понемногу. Старайтесь не злоупотреблять жирными десертами в конце вечера – они вызовут тяжесть в желудке и помешают уснуть.

Мне не нравятся поздние мероприятия, традиционные для деловой культуры многих стран. Меня всегда удивляло, как иностранный бюрократ-пуританин может быть молчаливым и сдержанным днем, а вечером веселиться и пародировать Элвиса Пресли, выпив несколько коктейлей в караоке-баре. Возможно, по вашему мнению, именно так выглядит приятный вечер. Но меня такие вечера утомляют и не доставляют удовольствия. Поэтому обычно я стараюсь откланяться заранее, сославшись на синдром смены часовых поясов или раннюю телеконференцию. Вечеринка продолжается без меня, а я высыпаюсь и чувствую себя увереннее и бодрее на следующий день.

Днем я часто испытываю последствия смены часовых поясов. Это проблема всех путешественников, поэтому очень важно научиться с ней справляться. К сожалению, нельзя привыкнуть к смене часовых поясов, даже если вы часто летаете. Исследования показывают, что пилоты тоже страдают от этого недуга. Однако синдром все же можно купировать.

Как избежать синдрома смены часовых поясов

Суть этого синдрома такова. Ваш суточный ритм (или биологические часы) регулирует время, когда вы хотите спать (ночь), и время, когда вы бодрствуете (день). Ваши биологические часы чутко, но не сразу, реагируют на свет. И это хорошо – иначе невозможно было бы заснуть после того, как вы включили свет, встав ночью к ребенку. Но именно это вызывает синдром смены часовых поясов: даже несмотря на восход солнца, ваш организм считает, что на самом деле только три часа ночи. Если не принять никаких мер, организму потребуется примерно день для адаптации к разнице в один час. Поэтому, если вы путешествуете из Нью-Йорка в Сан-Франциско (три часовых пояса), синдром будет проявляться в течение трех дней.

Один из хорошо изученных регуляторов биологических часов – мелатонин. Ночью железы головного мозга выделяют больше этого гормона, помогая вам заснуть. Некоторые считают, что прием мелатонина в определенный момент (скажем, за несколько часов до заката, если вы собираетесь двигаться на восток) поможет организму быстрее адаптироваться. Но на данный момент результаты исследований о влиянии мелатонина на синдром смены часовых поясов неубедительны. Возможно, он и поможет вам заснуть; но неизвестно, «переведет» он ваши биологические часы или нет.

Если вы не любите лекарств, можно начать процесс адаптации уже в день поездки. Например, если утром я вылетаю из Лос-Анджелеса в Бостон, то иду спать рано и просыпаюсь в 4:30 ночи по лос-анджелесскому времени, когда в Бостоне 7:30 утра – я включаю все осветительные приборы, чтобы имитировать световой день. Я ем по бостонскому времени и сплю днем в самолете; а вечером, когда самолет приземлится в Бостоне, мой организм уже практически синхронизируется с нужным часовым поясом.

Однако даже эти правила не всегда обеспечат вам бодрость на протяжении всего дня после ночного авиарейса. Тем не менее постарайтесь не засыпать. Короткий дневной сон не повредит – даже принесет пользу, – если вы планируете работать допоздна. Но не забудьте установить будильник, чтобы он прозвенел через 30 минут, и постарайтесь встать. Если вы поспите днем, а потом не сможете отдохнуть ночью, вам будет сложнее адаптироваться к новому часовому поясу.

Когда я добираюсь до пункта назначения, то часто иду в бассейн, если есть такая возможность. Плавание помогает взбодриться и восстановить силы. Другие предпочитают бег или занятия на велотренажере в гостинице. Спортсмены часто используют этот прием, когда едут на соревнования. Мой школьный товарищ, с которым мы вместе занимались научными проектами, состоял в команде Сиэтла по гребле; каждый октябрь его команда летала в Бостон для участия в большой гонке. Конечно, они брали билеты экономкласса на ночной рейс, чтобы сэкономить. У них в запасе было всего несколько дней, чтобы адаптироваться к новому часовому поясу, и сразу после приземления в аэропорту тренер вез всю команду на реку для быстрой и легкой тренировки. Однако уставшие участники команды все равно были недовольны.

Если в гостинице нет тренажерного зала или бассейна, можно принять теплый душ. Температура тела повысится, кровь будет быстрее циркулировать по организму, и вы проснетесь. Кофе – неплохой вариант, если, конечно, вы пьете его регулярно. Главное – не заснуть в течение дня. Можете немного вздремнуть (не более 30 минут) – это прибавит вам сил.

Любой сотрудник скажет вам, что большинство совещаний затягивается. Например, один коллега рассказал мне о четырехчасовом совещании, где двое сотрудников спорили о том, какой раздел должен быть первым в документе по внутреннему планированию! Скорее всего, эти дебаты стоили компании нескольких тысяч долларов: зарплата начислялась, а работа не выполнялась. Большинство совещаний можно провести за час, и в целом они не должны длиться дольше полутора часов. После полуторачасового совещания большинство участников устают, начинают скучать или хотят поскорее заняться чем-нибудь полезным.

Концентрация внимания

Какой бы важной ни была повестка дня, затянувшиеся совещания неэффективны – участники не могут сосредоточиться. Еще в 1970-е годы исследователи Джонстон и Персиваль [31] посетили более 90 лекций в колледжах, наблюдая за тем, когда студенты сосредоточенны, а когда рассеянны {56} . Они заметили, что учащиеся сосредоточивались на том, что говорил преподаватель, и вдумчиво конспектировали информацию в первые 10–18 минут лекции. После этого они отвлекались: посматривали на часы, глядели вдаль и даже дремали. Потом студенты снова сосредоточивались на лекции. Тем не менее чем дольше продолжалась лекция, тем чаще отвлекались студенты: им было все сложнее сосредоточиться. К концу 50-минутной лекции они могли сосредоточиться лишь на 3–4 минуты, а потом снова отвлекались.

Хочется верить, что опытным и зрелым сотрудникам любой компании проще сосредоточиться, чем студентам. Но принцип тот же: легче всего концентрировать внимание в начале совещания, а потом оно постепенно ослабевает.

Есть один способ уложиться в полтора часа: спланируйте все заранее. Если вы запланируете совещание на 2–3 часа, то именно столько оно и продлится. Если вы запланируете то же совещание с той же повесткой дня на час, оно тоже закончится точно в срок. Сол Каплан, основатель Business Innovation Factory, отмечает: «Совещания напоминают газ, который заполняет все доступное пространство». Руководство Cabletron – оператора кабельного телевидения из Нью-Гемпшира – выбрало более радикальный подход: убрать из конференц-зала все стулья. Когда все стоят, очень легко уложиться в полчаса.

На выездных совещаниях с участием всех сотрудников отдела можно столкнуться с той же проблемой: мероприятия слишком затягиваются, хотя и помогают установить дружеские отношения в команде и обсудить важные вопросы. По опыту могу сказать, что выездные совещания можно провести за один день в местной гостинице или колледже. Если участники приезжают из разных регионов, потребуется два дня, учитывая время на перемещение. Если сотрудники приезжают из других стран, можно запланировать на эти дни и другие полезные для них мероприятия. Но, как правило, выездное совещание на 3–4 дня – бессмысленная трата времени.

Секрет эффективного совещания

Если вы научились отменять, избегать и сокращать время совещаний, постарайтесь повысить эффективность тех из них, которые необходимо посетить. В табл. 6 отражены пять ключевых правил эффективного совещания и возможные последствия их несоблюдения.

Табл. 6. Правила эффективного совещания

Повестка дня и сопутствующие материалы

Как правильно провести совещание? Необходимо заранее определить повестку дня и четко поставить цели. Кроме того, нужно обеспечить участников необходимой информацией. Если совещание проводит руководство и забывает об этом, вы можете проявить инициативу и лично собрать справочные материалы. Тогда совещание пройдет как по маслу, и руководство будет вам благодарно.

Если же совещание проводит коллега, поставьте ему условие: вы посетите мероприятие только в том случае, если вам по крайней мере за день до него передадут повестку дня и сопутствующие материалы. Если вашу просьбу не выполнят, можете пропустить совещание.

Презентация

Если материалы отсутствуют или у участников не было возможности с ними ознакомиться, организатору придется перечислить вопросы повестки дня. Я часто бываю на мероприятиях, где выступающий с презентацией показывает множество слайдов в PowerPoint, зачитывая весь текст с них целиком. Значит, он просто ленив: без разбора передает всем информацию, полученную в рамках исследования. Важно, чтобы он научился делать краткую и простую презентацию.

Затянувшиеся презентации скучны, даже если содержат ценную информацию. Как и студенты на лекции, сотрудники не могут сосредоточиться дольше чем на 20 минут. Чтобы удержать их внимание, нужно плавно переходить от презентации к обсуждению. Это помогает участникам сосредоточиться.

Что же делать, если выступающий упорно продолжает комментировать слайды в PowerPoint, даже когда все уже поняли, какие вопросы стоят на повестке дня? Проявите дипломатичность. Я обычно делаю вежливое замечание после первых 15–20 минут: «Вы высказали несколько интересных мыслей – хотелось бы их обсудить». Если выступающий не понял намека, я говорю прямо: «Не могли бы вы закончить презентацию в течение нескольких минут? Хотелось бы обсудить ваше выступление». Если сотрудник и после этого продолжает презентацию, у меня всегда появляется желание стукнуть кулаком по столу и крикнуть: «Это уже невыносимо, я больше не намерен это слушать!»

Очень сложный слайд

В апреле 2010 года газеты New York Times, Daily Mail и Guardian сообщили о создании сложнейшего слайда в PowerPoint, который получили генералы США в Афганистане. На нем была представлена диаграмма и подробно, мелким шрифтом, объяснялось взаимное влияние 119 факторов, в том числе «понимания намерений и убежденности коалиции» и «правительственного обеспечения повстанцев и доступной им инфраструктуры». Генерал Стэнли Маккристал [33] , главнокомандующий вооруженными силами США в Афганистане, ехидно заметил: «Мы выиграем войну тогда, когда поймем этот слайд» {60} .

Сначала я хотел добавить изображение слайда в книгу. Но его создатели – консалтинговая компания – запретили мне это. Слайд использовался везде, но в своем электронном письме они ясно дали понять: в соответствии с «соглашениями с клиентами о конфиденциальности» они не могут дать права на публикацию. Если вы хотите увидеть этот слайд, придется поискать его самостоятельно. Это несложно – просто введите в поисковике фразу «PowerPoint Афганистан».

Не всегда организатор может помешать затянувшейся презентации. Возможно, он сделал все верно: заранее разослал сопутствующие материалы и приготовился к обсуждению. Но все остальные участники не изучили эти материалы. Тогда организатор вынужден объяснять суть дела дольше, чем запланировано.

Если во время совещания возникла такая ситуация, сделайте стратегический ход. Представьте, что участники изучили справочные материалы, и после краткой вступительной речи переходите к обсуждению. Хороших результатов не будет (поэтому не стоит так поступать на важном совещании). Зато в следующий раз все участники обязательно подготовятся тщательнее.

Оживленное обсуждение

Чрезмерное влияние руководителя – серьезная проблема. Руководство иногда недооценивает силу своего мнения, высказанного в присутствии сотрудников. На одном совещании Нед Джонсон, председатель совета директоров Fidelity, сделал замечание по поводу большого дерева, растущего рядом с офисом компании. Через три дня дерево переместили на несколько сотен метров – компании это стоило более 200 тысяч долларов. Когда Нед услышал об этом, он был потрясен. И больше всего тем, что его замечание расценили как приказ.

Но именно топ-менеджеры должны контролировать ход обсуждения. Совещание без лидера, скорее всего, не принесет результатов. Если вы проводите совещание, то должны придерживаться повестки дня и инициировать обсуждение.

Именно поэтому стоит вспомнить об ориентировочных выводах (см. главу 2): если предварительные результаты совещания сформулированы, руководству будет проще направить обсуждение в нужное русло, не влияя на его исход. Можно сказать: «Нам нужно решить эти проблемы. Но они достаточно сложны. У меня есть несколько вариантов решения, но я могу ошибаться. Вы можете не согласиться со мной и предложить другие варианты». Тем самым вы выразите готовность отказаться от своей гипотезы или изменить ее, если другой участник предложит лучший вариант.

В некоторых культурах подчиненные неохотно опровергают предположения руководства. Можно заранее назначить человека, который начнет обсуждение, или обратиться к участникам и попросить их оспорить любой аспект вашего предложения.

Даже в США лучше на каждом совещании назначать человека на роль «адвоката дьявола». Задача его ясна: оспаривать все, что говорят другие, акцентируя внимание на недостатках: например, жесткой конкуренции или проблемах с регулирующими органами. Тогда участники не будут соглашаться со всеми предложениями, не задумываясь о подводных камнях. Такое случается часто: на некоторых совещаниях у меня создавалось впечатление, будто у компании нет серьезных конкурентов или ее ресурсы неограниченны.

Учимся не отвлекаться

Все мы бывали на совещаниях, где два участника мешают всем своим «тихим» и надоедливым разговором на отвлеченные темы. Если вы проводите совещание, не стесняйтесь обратиться к коллегам. В большинстве случаев достаточно бросить на нарушителей порядка красноречивый взгляд. Если они поймут, что на них обращают внимание, то прекратят разговор. Если это не действует, передайте им записку: «Вы мешаете остальным». Если и это не поможет, остановите совещание и вежливо попросите всех сосредоточиться на деле.

Звонящий на совещании мобильный телефон – тоже серьезная проблема. Он отвлекает внимание и смущает владельца, особенно если рингтон лидирует в музыкальных чартах. Поэтому до начала совещания попросите участников включить виброрежим. Если кто-то ждет важного звонка, который никак нельзя пропустить, вы можете разрешить ему выйти, когда телефон завибрирует.

Говорите простым языком

Многие совещания неэффективны, потому что участники используют профессиональный жаргон. Громкие слова – защита в сложной ситуации: выступающие делают вид, будто им есть что сказать, а на самом деле сказать нечего.

Вспомните слово «синергия». На презентациях для инвесторов многие СЕО пытаются оправдать слияние или поглощение тем, что объединение двух компаний приведет к «синергии». Стоит инвесторам услышать любое производное от этого слова, они тут же продают акции. Почему? Потому что, если у СЕО есть разумные доводы в пользу слияния, например снижение затрат или приобретение патентов, он об этом сообщит. Слово «синергия» показывает, что у директора нет веских причин соглашаться на эту сделку, но как-то оправдать ее нужно.

Еще одно бессодержательное словосочетание, которого я стараюсь избегать, – «мыслить нешаблонно». Это, по сути, призыв разработать новый творческий подход к проблеме. Звучит разумно. Но на деле эта фраза уже давно стала клише. В наши дни это просто призыв использовать нестандартные методы решения проблемы. По опыту могу сказать, что если руководитель настаивает на «нешаблонном мышлении», то он сам, скорее всего, пользуется только шаблонами.

Старайтесь не использовать непонятные аббревиатуры. Есть общепринятые сокращения, например ASAP (as soon as possible – как можно скорее) и NYSE (New York Stock Exchange – Нью-Йоркская фондовая биржа), которые всем понятны. И в каждой организации есть собственные сокращенные названия отделов и процедур. Можно использовать аббревиатуры, которые у всех на слуху. Но если их слишком много, новички не смогут принять эффективное участие в обсуждении.

Недавно я был на совещании в Вашингтоне, где несколько человек употребляли аббревиатуру EGTRRA. Потом я узнал, что она расшифровывается как «Законодательный акт об экономическом росте и налоговых вычетах 2001 года», который в народе известен как «Налоговые послабления Буша». Затем я принял участие в совещании, на котором часто использовалось сокращение OEM (изготовители комплексного оборудования из готовых комплектующих) для ICD (имплантируемых кардиовертер-дефибрилляторов). Поскольку я редко сталкиваюсь с этими явлениями, мне было крайне сложно следить за обсуждением. Чтобы помочь новичкам освоиться, нужно составить список сокращений для своей сферы и раздать его участникам.

Заручитесь поддержкой участников

Каждое совещание должно заканчиваться логично: нужно договориться о том, кто, что и в какие сроки выполняет. Обязанности должны быть зафиксированы в виде списка, который нужно передать всем участникам. Но этот прием будет эффективен только в том случае, если обязанности распределили между собой сами участники (а не руководство).

В конце совещания я всегда спрашиваю: «Что нужно сделать, кто этим займется и когда ждать результатов?» Очень важно, чтобы участники пришли к соглашению по этим вопросам и самостоятельно определили сроки. Обычно я рекомендую учитывать возможные непредвиденные задержки или проблемы.

Разрешая участникам создавать собственный план и устанавливать сроки, я помогаю им стать хозяевами ситуации. Этот принцип назван «Эффектом IKEA» и показателен для изготовителей мебели, которую сложно собрать самостоятельно. Суть эффекта IKEA в том, что если клиент сам соберет шкаф или стеллаж, то будет ценить его больше, чем если бы его собрали представители магазина. Установив собственные сроки, сотрудники будут стремиться их выдержать. Мне всегда казалось, что участники совещания ставят себе намного более жесткие рамки, чем определил бы я.