На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Поузен Роберт

Часть III

Выработка личностных навыков

 

 

Для эффективной деятельности вам нужны три навыка: чтения, письма и публичного выступления. Я помогу вам их выработать. Речь в книге идет о карьере, поэтому я не буду говорить о чтении романов, написании художественных произведений или произнесении свадебных тостов.

Общий совет таков: тщательно продумайте ваши цели и примените методики повышения эффективности. Я надеюсь, что предложенные приемы помогут повысить скорость чтения, письма и составления речи. Но в первую очередь они направлены на повышение эффективности: результаты должны соответствовать потраченному времени.

 

Глава 7

Эффективное чтение

 

Однажды, задавшись целью помочь двум студентам улучшить навыки чтения, я решил посмотреть, какую информацию они подчеркнули на 20 страницах учебника химии. Один из них подчеркивал каждое второе предложение. Другой из всей главы выделил только три предложения. Оба подхода показывают недостаточность навыков чтения: важной информации не может быть так много или так мало.

Эти студенты не исключение. В 2003 году в рамках широкомасштабного исследования изучались навыки чтения американской аудитории; результаты показали, что только 31 % выпускников колледжей можно было назвать «читателями-экспертами».

 

Чтение новостей

Если вы хотите научиться эффективно читать, поставьте перед собой цель и придерживайтесь ее. Каждое утро меньше чем за час я просматриваю четыре газеты, используя следующий подход.

• Boston Globe: читаю политические новости штата Массачусетс и раздел о спорте. Просматриваю первую полосу, изучаю первую страницу раздела Metro и бегло прочитываю отличную спортивную колонку. И все. О национальной политике лучше пишут в New York Times, а истории из мира бизнеса лучше узнавать из Wall Street Journal.

• New York Times: я в основном ищу информацию о национальной политике. Просматриваю первую страницу и оставшуюся часть первого раздела: ищу интересные бизнес-истории. Кроме того, я читаю «по диагонали» редакторскую колонку, чтобы узнать о текущих событиях. Я пропускаю остальные статьи, не обращая внимания на броские заголовки, или оставляю их на потом – когда будет свободная минутка, чтобы почитать в свое удовольствие.

• Wall Street Journal: бо́льшую часть времени я читаю эту газету, потому что именно в ней всегда хорошо описаны события из мира бизнеса. Я начинаю с аннотаций на первой странице и полностью читаю статьи, которые мне интересны. Кроме того, я изучаю редакторскую колонку, чтобы узнать о взглядах консерваторов на текущие события.

• Лондонская Financial Times (FT): на закуску я всегда оставляю FT – мне нравится, как в ней описываются международные события. Здесь я часто могу прочесть о том, что происходит в иностранной экономике и политике (американские газеты дают только общую информацию). Я пропускаю статьи о США и читаю редакторскую колонку, чтобы узнать о взглядах на глобальные проблемы.

Мне больше нравятся бумажные версии газет; это предпочтение сформировалось у меня задолго до появления интернета. Более молодым профессионалам удобнее узнавать новости из интернет-источников. Вы можете выбрать то, что подходит вам.

Мой помощник обычно начинает свой день с просмотра заголовков авторитетного источника, например сайта New York Times. Если на глаза ему попадется статья на актуальную тему, он прочтет ее целиком. Если ему нужен более глубокий анализ, он читает политические блоги. Блогеры часто освещают проблему глубже, чем журналисты. Но и в блогах много лишней информации, поэтому не забывайте четко ставить цели и придерживаться их.

Перечислите все новостные источники – интернет-ресурсы и газеты, – которые вы регулярно читаете (исключая развлекательные). Рядом с каждым из них укажите цель прочтения: узнать о политике, спорте, новостях из мира бизнеса и т. д. Затем спросите себя, каким образом вы изучаете эти источники: придерживаетесь ли цели, которую поставили для себя, или отвлекаетесь каждый раз, когда видите броский заголовок? А теперь для каждого источника укажите примерное время, которое вы тратите в неделю на его прочтение. Соответствует ли оно важности ваших целей? Если нет, обращайте внимание только на те разделы, которые помогут вам в достижении цели. А возможно, лучше совсем отказаться от чтения этого новостного источника.

 

Четко ставьте перед собой цель

Это упражнение поможет вам выработать основной навык чтения – четко ставить цели. Представьте себе несколько типичных целей и их значение в контексте разных методик.

1. Понимание основных тенденций. Недавно в журнале The Economist я прочел статью о снижении числа замужних женщин в Азии. На тот момент статистика меня не интересовала, но я подумал, что она может пригодиться мне в будущем, если я захочу описать влияние демографических показателей на пенсионные планы населения. Поэтому я бегло прочел статью, чтобы понять общие тенденции.

2. Поиск конкретных фактов. Это совсем другая ситуация. При подготовке к заседанию совета директоров я тщательно просматриваю служебные записки и отчеты, связанные с деятельностью компании в текущем квартале. Я должен запомнить определенные статистические данные и значимые моменты, которые нужно будет обсудить на заседании с представителями совета.

3. Определение новых источников информации. Иногда я изучаю статью только для того, чтобы найти другие источники по той же теме. В этом случае я читаю «по диагонали» до тех пор, пока не увижу ссылку. Мой помощник может бегло просмотреть публикацию в блоге в поисках ссылки на отчет или источник.

4. Оценка анализа. Иногда я получаю бизнес-планы внедрения нового продукта на рынке с оценкой конкурентной среды и предполагаемых финансовых результатов в первые годы его существования. Я сосредоточиваюсь на ключевых гипотезах анализа. Прогнозы бессмысленны, если лежащие в их основе гипотезы не доказаны.

5. Помощь в работе. Когда я работал юристом, то часто анализировал финансовую отчетность компании до того, как она попадала в руки инвесторов. Я должен был снизить вероятность юридических рисков и следил за тем, чтобы компания полностью раскрывала информацию о возможных проблемах. Если в ваши должностные обязанности входят эти функции, не забывайте о поставленной цели: четко определите, что необходимо прочесть и сколько времени это займет.

 

Активное чтение: трехэтапная методика

 

Активное чтение – трехэтапный процесс.

1. Анализ структуры материала.

2. Чтение введения и заключения.

3. Беглый просмотр начала абзацев.

Скорочтение и эффективное чтение

Я не буду учить вас бегло читать. Скорочтение – способ увеличить количество прочтенных за минуту слов. Эвелин Вуд [35] , пионер в этой области, рекомендует для повышения скорости водить пальцем или ручкой под строкой. В любом случае есть биологические ограничения: человеческий глаз может распознавать не более 8–10 символов одновременно (попробуйте сами) и за секунду перемещается не больше 4–5 раз {65} . Таким образом, максимальная скорость чтения – примерно пять слов в секунду, или 300 слов в минуту.

Одна из моих основных методик совершенствования навыков активного чтения – пропуск некоторых слов или предложений. Это позволяет сосредоточиться на том, что нужно запомнить. Усвоив принципы активного чтения, вы сумеете повысить скорость: не за счет количества прочтенных слов, а за счет пропуска не важных для вас.

 

1. Анализ структуры материала

Большинство людей начинают читать текст с первого предложения. Если вы хотите быстро находить необходимую информацию, этот способ вам не подойдет. Прежде чем начать чтение, проанализируйте структуру текста: как он начинается и заканчивается, каковы его основные разделы. Чтение книг и длинных документов лучше начать с оглавления. В документах небольшого объема можно просмотреть заголовки. Это поможет повысить скорость чтения и понять, о чем речь: вы будете точно знать, как автор переходит от одной мысли к другой.

Профессоры Юкка Хьона и Роберт Лорч провели несколько исследований восприятия структуры текста. В эксперименте с использованием системы отслеживания движений глаз участников было выявлено, что многие читатели не просматривают заголовки. Система показала, что только семь из 40 испытуемых использовали «стратегический» метод, сосредоточиваясь на таких основных структурных элементах, как ключевые предложения и заголовки. Практически все остальные читали линейно – от слова к слову.

Такие читатели не понимают, что отказываются от простой стратегии усовершенствования навыков чтения. Хьона и Лорч выяснили в результате следующего эксперимента, что заголовки важны для понимания документа. Исследователи в случайном порядке предлагали взрослым участникам прочесть один из двух текстов. Они были полностью идентичны, но один был разбит на подразделы с заголовками. Хьона и Лорч выяснили, что у участников, которым попался структурированный текст, скорость чтения была выше и они запоминали больше информации. Эффективность чтения повышается, если читатель понимает структуру текста.

Чтобы вы оценили важность заголовков (и другие аспекты эффективного чтения), в приложении 1 я привел небольшой документ. Это сокращенный вариант статьи под названием «Аргументы в пользу профессиональных советов директоров», которую я написал для Harvard Business Review. В ней есть серьезная специальная информация. Но если бы все, что мы читаем на работе, было таким же захватывающим, как романы Тома Клэнси, эта глава была бы не нужна.

Выдержка из моей статьи наглядно иллюстрирует теорию о том, что в первую очередь необходимо прочесть заголовки. Взгляните на текст, особенно на заголовки первой половины. Даже если прочесть только их, можно узнать многое о моих рекомендациях по созданию профессиональных советов директоров. Заголовки указывают на то, что есть три способа повышения качества работы совета директоров: уменьшить его численность, привлекать в совет директоров представителей с большим опытом работы и узкой специализацией, увеличить время, которое члены совета директоров должны уделять своим обязанностям. Если вы поняли суть заголовков, можете лишь бегло просмотреть статью, чтобы найти пояснения к рекомендациям.

 

2. Введение и заключение

Большинство людей читают сначала введение, потом основную часть, затем заключение. Такая последовательность кажется логичной, но этот способ чтения далеко не самый удачный. После того как вы проанализировали структуру текста, нужно сделать следующее.

Во-первых, внимательно прочтите введение, найдите ключевое предложение или абзац, отражающие суть статьи или главы, а зачастую и структуру текста. Затем перейдите к заключению. Почему? Потому что именно там приведены конкретные выводы автора. Если заключение составлено правильно, в нем есть как общие выводы, так и собственные мысли автора. После заключения можно переходить к основной части. (Далее я подробнее расскажу, как правильно ее читать.)

Чтобы понять преимущества прочтения введения и заключения до основной части, еще раз изучите выдержку из моей статьи. Начните с введения: вы узнаете, как работает закон Сарбейнза – Оксли [38] и почему мне он кажется неэффективным. Во введении вы также найдете информацию о структуре статьи.

Возможные решения проблемы неэффективности совета директоров описаны в заключении. Прочтите, например, первый абзац. Три предложения отражают суть гипотезы: численность совета директоров следует уменьшить; члены совета директоров должны быть узкими специалистами и уделять своим обязанностям больше времени. Вы увидите, что в заключении гораздо больше информации, чем во введении. Там вы найдете еще одно ценное наблюдение: разные механизмы повышения профессионализма членов советов директоров.

 

3. Беглый просмотр первых предложений абзацев

Если, прочтя введение и заключение, вы поняли суть текста, переходите к основной части. К этому моменту вы уже четко определили цель ее прочтения: понять основные гипотезы или прояснить сложные моменты. Как правило, беглый просмотр позволяет сосредоточиться на том, что важно для вас. Остальное читать не обязательно.

Чтение «по диагонали» для более эффективного восприятия

Исследователи из Университета Юты провели эксперимент {70} , в рамках которого изучили процесс подготовки студентов к экзамену. Они дали учащимся длинный текст, сказав, что после его прочтения нужно ответить на вопросы. Через определенные промежутки времени исследователи просили читателей объяснить, как они изучали тот или иной раздел (например: подчеркивали слова, читали «по диагонали», пытались пересказать своими словами, конспектировали или просто читали все подряд). После выполнения этого задания исследователи распределили участников на шесть групп в зависимости от методов изучения материала и проанализировали результаты теста на запоминание.

Первую группу, к которой они отнесли лишь шесть из 67 участников, они назвали «читателями со стратегией». Эти испытуемые адаптировали стиль изучения материала к объему текста и своим знаниям в соответствующей области. Они чаще бегло читали то, что казалось им неважным. Однако чтение «по диагонали» не стало причиной недопонимания или пропуска существенной информации, скорее наоборот – это позволило уделить больше внимания важным фрагментам. Именно эта группа показала лучшие результаты в тесте на запоминание по сравнению с остальными {71} .

К сожалению, ученые относятся к чтению «по диагонали» скептически. По мнению многих преподавателей и исследователей, читатель, бегло просматривающий текст, просто ленив, – и в большинстве случаев они правы. Например, два профессора из Университета Саскачевана исследовали, как студенты колледжа читают учебник. Они заметили, что те, кто вдумчиво изучал материал, получили более высокую оценку по сравнению с теми, кто только просмотрел текст. Студенты, читающие «по диагонали», не сосредоточивались на написанном. Исследователи отметили: «Некоторые студенты вели себя так, как будто знания, словно по волшебству, сами задержатся в их голове только потому, что их глаза увидели строчки из учебника». Другие бегло просматривали главу, убеждая себя, что они обязательно потом вернутся к ней, чтобы прочесть ее более вдумчиво. Но они скорее просто обманывали себя.

Но я говорю не о пассивном чтении по диагонали. При активном чтении основной части статьи или главы нужно сначала изучить первые предложения абзацев. Хороший автор каждый абзац начинает с ключевого предложения, а дальше приводит факты и аргументы. Изучив первое предложение, вы сразу поймете, стоит ли читать абзац дальше.

Чтобы решить, читать дальше или нет, ответьте на важный вопрос: поможет ли вам оставшаяся часть абзаца достичь одну из поставленных целей? Если вы хотите найти определенные факты или новые источники информации, ответить на этот вопрос легко: читайте абзац целиком только в том случае, если в нем приведены факты или источники.

Если вам нужно понять ключевые тенденции, то все гораздо сложнее. Необходимо решить, достаточно ли полно основные идеи отражены в первом предложении или стоит прочесть весь абзац, чтобы найти более подробную информацию. Читайте абзац внимательнее, если в нем есть новые для вас данные: исследования показали, что читатели понимают материал хуже, если не разбираются в теме.

Беглое чтение для оценки проведенного автором анализа требует еще большей критичности. Изучив ключевое предложение, нужно определить, будут ли далее приведены новые аргументы или автор пытается доказать очевидное. Если автор хочет опровергнуть общепринятую точку зрения, нужно очень внимательно прочесть абзац: скорее всего, там приведены конкретные доводы. Постарайтесь отнестись к информации непредвзято, особенно если у вас на этот счет есть собственное мнение; люди часто принимают на веру факты, подтверждающие их позицию, не обращая внимания на не менее достоверные аргументы, опровергающие ее.

Вернемся к приложению 1. Представьте, что вы хотите понять ключевые тенденции. Для начала нужно проанализировать заголовки подразделов, а потом прочесть введение и заключение. После этого изучите только ключевые предложения абзацев части A. Прочтя ключевое предложение, бегло просмотрите абзац и решите, стоит ли его изучать дальше. Если нет, переходите к следующему абзацу. Вот что вышло у меня.

Первый абзац (начинается со слов «У многих финансовых институтов»): я читаю только ключевое предложение, так как сразу могу сказать, что дальше даны лишь доказательства ключевой идеи: причина несостоятельности многих институтов – многочисленность советов директоров. (Если бы я хотел найти дополнительные факты, то уделил бы больше внимания оставшейся части абзаца, потому что дальше приведен конкретный пример несостоятельного совета директоров.)

Второй абзац (начинается со слов «Но даже 11 директоров»): я читаю его полностью, поскольку в нем объясняется, почему численность совета директоров должна быть уменьшена. Это ключевая идея раздела.

Третий абзац (начинается со слов «Исследования групповой динамики»): читаю ключевое предложение, а остальную часть текста просматриваю. Там подробнее говорится об исследовательском проекте, который подтверждает суть ключевого предложения: совет директоров должен состоять не более чем из 6–7 человек.

(Если бы я хотел оценить аргументы, то изучил бы абзац полностью, чтобы больше узнать об исследовании.)

Четвертый абзац (начинается со слов «Шесть независимых директоров»): я читаю только ключевое предложение. Оно указывает, что в абзаце описаны технические аспекты работы советов директоров. На данный момент мне не нужна подробная информация об этом.

Прочтение первого предложения каждого абзаца нельзя назвать пассивным процессом. Вам придется решить, стоит ли тратить время на изучение остальной части. Сможете ли вы найти там что-то новое? Зачастую ответ на этот вопрос отрицательный.

 

Активное запоминание

При чтении статьи или служебной записки вы должны спросить себя, какую информацию вы хотели бы запомнить. Этот аспект связан с целями чтения, но имеет другие временны́е рамки. О цели нужно задуматься до и во время чтения материала, а решать, что следует запомнить, – во время и после чтения.

Когда мои племянники были школьниками, я разработал упражнение, благодаря которому они могли сосредоточиться на том, что нужно запомнить. После прочтения главы в учебнике истории или естествознания я просил их записать несколько основных мыслей, которые они хотели бы вспомнить на тесте через месяц. Потом я предложил им во время чтения выделять два-три ключевых абзаца. Очень скоро они смогли читать намного быстрее и получать высокие оценки.

Используйте эту методику: выделите то, что хотели бы запомнить, продумайте цель чтения. Если вам нужны конкретные факты или новые источники, просто составьте их список. Если же вы хотите понять ключевые тенденции, кратко законспектируйте идеи.

Чтобы научиться эффективно конспектировать, можете вернуться к приложению 1: по ходу чтения материала запишите 5–8 ключевых идей, которые вы хотели бы запомнить. Смогли бы вы прочесть текст быстрее, если бы сразу сосредоточились на их поиске?

Далее я приведу примерный конспект статьи из 7 пунктов. Все ли они вошли в ваш конспект? Если нет, подумайте о важности того, что вы пропустили. Есть ли в вашем конспекте дополнительные пункты? Важны ли они?

1. Для эффективного управления компанией недостаточно новых процедур, принятых в рамках закона Сарбейнза – Оксли. Для совершенствования работы необходимо внести серьезные коррективы в структуру совета директоров.

2. Многочисленные советы директоров неэффективны, потому что поощряют лень и препятствуют решительным мерам; оптимальная численность – шесть независимых членов совета директоров.

3. Члены совета директоров должны быть узкими специалистами – разрозненные общие знания неэффективны.

4. Среднестатистический директор около 200 часов в год занимается делами компании. Этого недостаточно, чтобы вникнуть в ее деятельность. Повысьте уровень вознаграждения членов советов директоров, если они уделяют работе больше времени.

5. Новые профессиональные советы директоров будут состоять в основном из топ-менеджеров пенсионного возраста.

6. Компетентные члены совета директоров не подвержены юридическим рискам, поскольку их деятельность законная и добросовестная.

7. Членам совета директоров передаются некоторые функции топ-менеджеров, но они не должны участвовать в повседневной деятельности компании.

Оценить анализ сложнее. Чтобы структурировать информацию, которую вы хотите запомнить, запишите мои основные аргументы: исследование и примеры, логические доводы, подтверждающие идеи и контраргументы, на которые я ссылаюсь. Вот ключевые элементы моей аргументации:

• Исследование групповой динамики и данные о численности совета директоров показывают, что в среднестатистическом совете директоров слишком много участников.

• Три примера – Citigroup, временный СЕО и Merck37 – показывают, что у многих директоров недостаточно опыта и знаний в определенной узкой области.

• Ориентировочные расчеты подтверждают, что большинство директоров занимаются делами компании лишь 200 часов в год. Этого недостаточно.

• Я считаю, что профессиональных директоров можно нанимать из числа вышедших на пенсию топ-менеджеров, если они не старше допустимого возраста.

• При увеличении вознаграждения членам совета директоров общие выплаты не возрастут, поскольку число директоров уменьшится.

• Приведенный пример показывает, что добросовестные члены совета директоров не станут ответчиками по судебным делам.

Когда вы составите такой список, оцените каждый этап. Вам придется углубиться в исследование и критически оценить ход моих мыслей. Кроме того, решите, подтверждают ли эти аргументы мою гипотезу о том, что в совете директоров должно быть больше компетентных людей. Оценить анализ сложно, но вы сможете сосредоточиться на ключевых аргументах, если при чтении статьи законспектируете их.

 

Полезные советы

1. Не пытайтесь прочесть как можно больше слов в минуту – скорость нужно увеличивать за счет пропуска слов, не имеющих отношения к цели чтения.

2. Подумайте, зачем вы читаете. Возможно, вам интересна гипотеза автора? Или вам нужны конкретные факты?

3. Вы должны поставить перед собой четкую цель при прочтении газеты или другого новостного источника: сосредоточьтесь на информации, которую больше нигде не найдете.

4. Прежде чем перейти непосредственно к чтению, изучите структуру документа, особенно заголовки, и постарайтесь в целом понять, о чем говорится в тексте.

5. Внимательно прочтите введение – найдите тезис или ключевое предложение и абзац, в котором описана основная идея фрагмента текста.

6. Прочтите заключение, прежде чем перейти к основной части. Очень часто оно помогает понять логику автора и ключевые идеи.

7. Прочтите первые предложения каждого абзаца. Решите, какой абзац нужно прочесть целиком – это зависит от вашей цели.

8. Не стоит углубляться в чтение абзаца, если там описываются известные вам идеи или приводится ненужная информация.

9. Постоянно сосредоточивайтесь на поиске информации, которую вы хотели бы запомнить после прочтения статьи или служебной записки.

10. Если вы хотите понять ключевые тенденции, составьте краткий конспект.

11. Если нужно оценить анализ автора, запишите все его аргументы. Это поможет вам сосредоточиться на главном.

 

Глава 8

Эффективные письменные навыки

 

Умение писать – важный навык для любого хорошего специалиста. Сотрудник должен уметь грамотно составлять документы, чтобы информировать, формулировать задания и убеждать коллег и партнеров.

К сожалению, сегодня мало кто обладает эффективными письменными навыками. Когда я преподавал, то часто встречал студентов, получающих степень MBA, которые активно участвовали в обсуждениях, но (как выяснялось на экзаменах) совершенно не умели выражать мысли в письменной форме. В компаниях работают умные люди с гениальными идеями новых продуктов, которые не умеют составлять качественные отчеты. А в правительственных учреждениях встречаются сотрудники, которые блестяще отстаивают свою точку зрения в ходе обсуждений, но пишут совершенно бессвязно.

Электронная почта используется очень часто, и навыки письма становятся все важнее для личной эффективности. Однако многих этому просто не учили. По данным ассоциации Business Roundtable, представляющей самые крупные корпорации США, ее участники тратят около 3 млрд долл. в год на обучение сотрудников навыкам письма. Из-за неумения писать снижается эффективность: клиенты не понимают, что написано в руководствах по эксплуатации, и поэтому злятся; коллеги не могут разобрать, о чем сказано в документах. В результате возникают рабочие конфликты.

 

Начните с плана

Мой друг Джордж – эксперт в области средневековой истории. Но написание отчета об исследовании занимает у него больше года. Почему? Потому что он постоянно впадает в ступор: прекращает писать, когда теряет нить рассуждения.

Диана, психолог, жалуется, что может рассуждать логично только после того, как закончит заключение. К сожалению, написанная к тому времени основная часть уже, как правило, идет вразрез с выводами, поэтому ей приходится переделывать весь текст.

Им было бы проще, если бы они для начала составили план. Джордж не впадал бы в ступор, а Диане не пришлось бы переписывать документ, чтобы тот соответствовал выводам, к которым она приходит неожиданно для себя.

Написание текста нужно рассматривать как процесс, состоящий из нескольких отдельных этапов: создания плана и его реализации. Помните принцип сосредоточенности на конечном результате, о котором я рассказывал в главе 2? Здесь суть та же: составьте ориентировочный план, прежде чем начнете писать. Иначе у вас возникнут проблемы.

Почему важно составить план

Очень сложно писать и планировать одновременно: создание качественного текста предполагает большую умственную нагрузку, особенно для кратковременной памяти. Кратковременная память хранит и обрабатывает информацию, позволяя вам выполнять сложные функции, например мыслить и учиться. Она также отвечает за процесс управления словами и построения грамматически правильных предложений и абзацев. Ресурсы кратковременной памяти ограниченны.

Преподаватель психологии Рональд Келлог [41] провел эксперимент, доказав, что различные этапы письма – составление плана, формулировка мыслей и проверка – задействуют одни и те же ресурсы мозга {78} . Если вы заранее составите план, то сможете потратить больше времени на формулировку мыслей.

Келлог также провел контролируемый эксперимент с целью подтвердить на практике гипотезу о том, что качество текста выше, если пишущий составил план {79} . Он в случайном порядке распределил студентов на две группы: одна должна была потратить 5–10 минут на план, а другой запретили его составлять. Ученый пришел к выводу, что студенты, которые составляли план, написали более качественные тексты, потому что у них была возможность сосредоточиться на формулировках. В результате обе группы справились с заданием в одно и то же время, хотя первая потратила несколько минут на составление плана. Следовательно, составление плана способствует написанию текстов более высокого качества за аналогичный период времени.

Я разработал свою систему: сначала провожу мозговой штурм, потом распределяю идеи по категориям и составляю план.

• Мозговой штурм: я беру чистый лист бумаги и записываю все свои мысли по определенной теме. Моя цель – записать как можно больше идей, порядок не важен.

• Распределение по категориям: затем я определяю категории и подкатегории. Это помогает мне создать структуру – в итоге формируются группы идей, которые станут основой плана.

• План: я группирую идеи, меняю порядок и составляю разные комбинации. Я пытаюсь создать логическую основу моего будущего текста.

Попробуйте освоить этот процесс. Предположим, руководство попросило вас написать короткую служебную записку, чтобы убедить топ-менеджмент компании дать согласие на участие в экологическом проекте (компания хочет доказать свое бережное отношение к окружающей среде).

На этот пример я буду ссылаться несколько раз. Выберите любую из двух тем.

• Представьте, что вы работаете в парке аттракционов. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела персонала нанять еще 10 сотрудников-аниматоров, которые будут переодеваться в костюмы животных.

• Представьте, что вы работаете в аналитическом отделе крупной продовольственной компании. Составьте служебную записку с целью убедить руководителя отдела профинансировать разработку сухого завтрака или напитка для похудения.

Начните с мозгового штурма {80} . Запишите все свои идеи, не стараясь связать их друг с другом. Сколько пунктов в вашем списке? Вот неполный список моих идей для служебной записки по экологическому проекту.

Этап 1: мозговой штурм

Имидж компании

Утилизация отходов

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Энергозатраты

Налоговые льготы

Оплата проезда на общественном транспорте

Затраты на реставрацию

Меры по предотвращению выбросов углерода

Запрет на пластиковые стаканы

Новый дизайн упаковки

Новые лампочки

Гибридные автомобили

Работа на дому

Правильная стратегия

Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста.

Этап 2: распределение по категориям

Энергия

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными?

Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат.

Этап 3: план

Введение

Как

Энергия

Термостат с регулируемой температурой

Новые окна

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Почему

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Заключение

 

Структурирование текста

 

Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей.

 

Начните с введения

Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены:

• контекст;

• основная мысль текста;

• структура текста.

Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так:

Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу.

Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли:

Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании.

В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений.

Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример:

Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей.

 

Резюме и заключение

Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы.

Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме.

Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки.

Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение.

Какая информация есть в заключении, но отсутствует в резюме? Можете ли вы определить, где резюме, а где заключение?

Абзац 1

Как говорилось выше, благотворительные фонды должны использовать семь показателей эффективности для анализа успешности прикладного медицинского исследования (ПМИ). В рамках исследований необходимо оценить объем и разнообразие источников финансирования, уровень привлечения квалифицированных работников, успешность препаратов на стадии разработки, количество публикаций и ссылок в рецензируемых научных журналах, доступность информации для других компаний, объем идей, используемых сторонними организациями, и желание сотрудничать с другими компаниями. Эти показатели – основа для определения эффективности ПМИ.

Абзац 2

Поскольку благотворительные фонды и правительства увеличивают финансирование прикладных медицинских исследований (ПМИ), очень важно сотрудничать с исследователями для разработки действенной системы показателей эффективности. Должностные лица, ответственные за финансирование, должны взаимодействовать с активными участниками ПМИ. Их задача – озвучить цели программ и показатели прогресса по семи параметрам, которые обсуждались выше. Тогда и спонсоры, и получатели платежей будут лучше понимать приоритеты и предоставлять информацию для оценки эффективности этих программ, чтобы достичь поставленных целей.

 

Основная часть

Вы написали введение и заключение. Теперь можно перейти к основной части статьи или служебной записки. Повторюсь: текст должен стимулировать эффективное чтение. Это значит, что вам нужно сделать следующее:

1. Расставить заголовки и подзаголовки, чтобы прояснить структуру текста.

2. Для каждого абзаца придумать ключевое предложение, по которому читатель сразу понял бы суть абзаца. Кроме того, ключевые предложения помогают следить за ходом ваших мыслей и аргументацией. В оставшейся части абзаца нужно представить факты или аналитические данные.

Ниже приведены два абзаца о британском телесериале «Аббатство Даунтон». Один из них структурирован и содержит ключевое предложение, а второй требует доработки.

Абзац 1

«Аббатство Даунтон» – сериал о британской семье аристократов, неожиданно ставший популярным у среднего класса в США. Расточительность семьи Кроули, живущей в огромном поместье в Йоркшире в начале ХХ века, приводит американских телезрителей в восторг.

Аудитории нравится наблюдать за сложными взаимоотношениями между членами семьи и слугами. Вдруг возникает проблема. По британским законам три девушки из рода Кроули не могут унаследовать поместье. К счастью, в права наследования вступил кузен, который впоследствии женился на старшей дочери Кроули.

Ключевое предложение содержит основную мысль – суть в том, что телесериал популярен в США. Дальше раскрывается причина, по которой аудитории он так нравится. Это пример хорошо структурированного абзаца: в ключевом предложении четко описана основная идея, которая разъясняется в оставшейся части абзаца.

Абзац 2

В телесериале «Аббатство Даунтон» рассказывается о жизни аристократической семьи из Англии в начале ХХ века. Семья Кроули живет в большом поместье в Йоркшире с множеством слуг, которые иногда не ладят друг с другом. Кроме того, возникла проблема: согласно британским законам, три дочери не могут унаследовать поместье. К счастью, оно переходит по наследству кузену, который позже женится на старшей дочери Кроули. Эти драматические события и шикарная жизнь семьи неожиданно вызвали бурю эмоций у американских зрителей, принадлежащих к среднему классу.

Структура этого абзаца хуже. Из первого предложения читатель узнает о телесериале «Аббатство Даунтон», но здесь нет ни намека на то, зачем автор это пишет. Читателю придется изучить весь абзац, потому что в последнем предложении выражена ключевая идея: сериал стал очень популярен в США. Заключительное предложение должно было стоять на месте первого, а в остальных можно было бы подробнее раскрыть тему.

Попытайтесь самостоятельно написать эффективные абзацы. Вернитесь к плану экологического проекта для вашей компании (или другого текста). Теперь попробуйте написать основную часть служебной записки, состоящую из двух абзацев. Можете выбрать то, что, на ваш взгляд, наиболее интересно. Составьте убедительные ключевые предложения, а в остальной части абзаца приведите свои аргументы.

При анализе написанных вами абзацев ответьте на три вопроса:

• Начинаются ли оба ваших абзаца с ключевых предложений, из которых читатель узнает суть?

• Подтверждает ли остальная часть абзаца мысль, высказанную в ключевом предложении (конкретные факты и т. п.)?

• Может ли читатель перейти от ключевого предложения первого абзаца к ключевому предложению второго, не читая весь текст целиком и при этом поняв общий смысл?

Если вам нужна практика, напишите подробную служебную записку по экологическому проекту, в том числе введение и заключение, в котором есть не только основные идеи, но и дополнительная информация.

 

Грамотные предложения

 

Вы уже понимаете роль введения, заключения и основной части текста. Теперь я расскажу вам о признаках грамотно составленных абзацев: короткие предложения, лаконичность, действительный залог, точный подбор слов, грамматически верные конструкции и соблюдение правил орфографии.

 

Используйте короткие предложения

В старших классах я влюбился в стиль Эрнеста Хемингуэя – короткие, простые предложения. Это лучший способ четко выразить свои мысли. Длинные предложения сложно понять: они показывают, что автор едва ли знает, о чем он хочет рассказать.

Длинное предложение

Проведя на пляже несколько часов, я не сумел поймать ни одной рыбы, поэтому я пошел в город и нашел бар, где подавали вкусные сэндвичи и хорошее пиво, там я и познакомился с привлекательной девушкой по имени Мария, с которой у нас завязался разговор о том, как изменился город.

Короткие предложения

Проведя на пляже несколько часов, я не сумел поймать ни одной рыбы. Я решил пойти в город пообедать. Я выбрал бар, где подавали вкусные сэндвичи и хорошее пиво. За соседним столиком сидела привлекательная девушка по имени Мария. Она завела разговор о том, как изменился город.

 

Четкая связь

Когда вы пытаетесь связать несколько придаточных предложений, независимых предложений или абзацев, нужно четко устанавливать связь между ними. Необходимо использовать такие связки, как «поскольку», «потому что», «после», «до», «тем не менее», «как бы то ни было». Они покажут читателю связь между мыслями. Слова «и», «кроме того», «помимо этого» не указывают на четкую связь.

Слабая взаимосвязь

Она повредила колено и поехала в больницу. Кроме того, в больнице ей сделали рентген колена.

Сильная взаимосвязь

Она поехала в больницу, потому что повредила колено. Вскоре после прибытия ей сделали рентген колена.

 

Залог

Используя действительный залог, автор рассказывает читателю, кто конкретно что-то делает или говорит. Когда же он использует страдательный залог, иногда неясно, кто что говорит или делает. Вот пример, иллюстрирующий контраст.

Действительный залог

Салли дала брату денег, чтобы он смог уплатить первоначальный взнос за дом.

Страдательный залог

Первоначальный взнос за дом для брата Салли был уплачен.

 

Лаконичность

В деловой письменной речи четкость и лаконичность – главное; игра слов недопустима. Авторы часто используют разные слова со схожими значениями ради разнообразия. Но в деловой переписке важна четкость. Сравните два предложения:

Президент компании был увлечен новыми приоритетами, которые он включил в пятилетний план. Другие должностные лица компании понимали требования, и они были не против внесения коррективов, если таковые необходимы.

Означают ли «требования» во втором предложении то же, что «приоритеты» в первом? Скорее всего, да, но разные слова создают путаницу, хотя и вносят разнообразие.

 

Отсылки

Краткость достигается за счет местоимений. Но иногда неясно, к чему конкретно они относятся. Вот пара примеров:

Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, но травму получил только он.

К кому относится местоимение «он»: к Бреди или его отцу?

Бреди, его отец и вся команда играли в футбол вместе, и они получили травму.

Кто входит в понятие «они»: Бреди и его отец или вся команда?

 

Орфография

Орфографические ошибки в письменной речи недопустимы. Читатель может понять основную мысль неграмотного текста, но при этом решить, что вы ленивый или небрежный человек. Потенциальному работодателю точно не захочется нанять такого сотрудника. В рамках опроса 2006 года «Не забудьте проверить ошибки» 47 % нанимателей сказали, что сразу выбросили бы в ведро резюме потенциального кандидата, если бы нашли в нем хотя бы одну орфографическую ошибку. Если бы в резюме было две ошибки, его выбросили бы 84 % работодателей.

Типичная ошибка – доверие к программам проверки орфографии. Они найдут бо́льшую часть ошибок, но не смогут различить омофоны («кот» и «код») и пропустят описку, если в итоге получилось известное слово (например, «дом книги» вместо «том книги»). Единственное решение – тщательно проверить написанный текст, чтобы исключить орфографические ошибки.

 

Грамматика

Язык – очень запутанная система, поэтому сложно создать компьютерную программу, проверяющую правильность грамматических конструкций. Большинство таких программ ненадежны: они могут найти ошибку в правильно построенном предложении и наоборот. Ниже я привел в качестве примера два предложения – в обоих есть серьезные грамматические ошибки. Тем не менее они прошли проверку программой Microsoft Word.

Джон посмотрел прямо на меня, и он говорит: «Что ты имеешь в виду?» (неправильное согласование времен).

Рынок благоприятно отвечать на удивительно высокую прибыль, о которой сообщает вчера сектор высоких технологий (неверная форма глагола).

 

Вопросы и ответы

Теперь вы понимаете основы организации идей, структурирования текста и эффективного использования языковых средств. Далее я отвечу на некоторые популярные вопросы о письменной речи.

В: Мне сложно написать хороший текст, потому что я всегда очень занят. Как мне научиться забывать о делах и сосредоточиваться только на написании текста?

Написание текста требует сосредоточенности. Вы должны найти спокойное место и постараться забыть обо всем, что может вас отвлечь, например о компьютерных играх и сотовом телефоне. Я люблю писать рано утром – до того, как начинается суматоха. Мой друг пишет только по вечерам, когда на работе никого нет и вокруг тихо. Мы оба любим писать во время долгих перелетов или поездок, когда есть несколько часов свободного времени и никто нас не отвлекает. Выберите для написания текстов время, которое удобно именно вам.

В: Мне кажется, что я трачу на написание текстов очень много времени. Я составляю предложение, а потом несколько раз его переписываю, потому что часто недоволен тем, как оно звучит. Как мне улучшить мои навыки?

Проблема не в том, что вы пишете плохо. Просто вы перфекционист. Честно говоря, ваш способ написания текстов не самый эффективный. Вы не можете одновременно планировать и писать или писать и редактировать. Вы не сможете сразу написать качественный текст. Письменная речь – поэтапный процесс.

Возможно, вам кажется, что если черновик не идеален, то и конечный результат будет неудовлетворительным. Это неправда. Набросайте черновой вариант, отвлекитесь, а на следующий день перечитайте черновик. Потратьте немного времени на размышления и редактирование, и ваш черновик превратится в качественный текст.

Если вам говорить проще, чем писать, попробуйте записать черновой вариант текста на диктофон. Позже вы сможете прослушать запись и, сверяясь с ней, написать окончательный вариант. (Если вы пишете статью на английском языке, можете воспользоваться специальной программой Dragon, которая переводит устную речь в письменный текст.)

В: Каков оптимальный объем статьи?

Ответ прост. Объем статьи должен позволять раскрыть тему. Не больше. Ценность текста не зависит от его длины; лаконичность бесценна.

В: Я не люблю растягивать процесс и стараюсь написать всю статью целиком. Но через несколько часов я оказываюсь в тупике. Может, мне стоит разбить процесс написания на несколько этапов?

Вы правы. Пишите по несколько часов в день с регулярными перерывами. Профессор Боб Бойс из Государственного университета Нью-Йорка (State University of New York – SUNY) пришел к этому выводу, когда изучал процесс написания его коллегами длинных научных статей. Некоторые из них были «марафонцами»: они работали редко, но подолгу. Он выяснил, что именно им было свойственно «застревать» на полпути. У тех же, кто писал чаще, но понемногу, всегда были новые идеи, и они могли эффективно анализировать свою работу. В итоге они писали тексты того же объема, что и «марафонцы», но тратили на это втрое меньше времени.

Во время пауз иногда появляются новые идеи. В конце дня я часто замечаю, что не могу сформулировать мысль. А когда просыпаюсь на следующее утро, у меня уже есть готовое решение вчерашних проблем. Творческий процесс не линеен: в нем бывают взлеты и спады.

 

Полезные советы

1. До того как начать писать, составьте план текста. Начните с мозгового штурма, распределите идеи по категориям и организуйте их в логической последовательности.

2. Во введении опишите контекст, изложите основные мысли и объясните структуру текста.

3. Составьте сводное резюме длинных или сложных текстов, чтобы читатели, у которых мало времени, могли понять суть.

4. Первое предложение каждого абзаца должно содержать ключевую идею, чтобы по нему читатель мог понять суть всего фрагмента. Оставшуюся часть можно прочесть бегло.

5. В заключении не стоит еще раз кратко повторять основные идеи текста – там нужно рассказать о подводных камнях и дать рекомендации.

6. Используйте короткие предложения; старайтесь, чтобы между предложениями была четкая связь. Будьте аккуратны с местоимениями – не допускайте возможности двоякого толкования.

7. Обязательно редактируйте текст, чтобы исключить грамматические и орфографические ошибки. Закончив писать, проверьте все еще раз. Одна ошибка – уже слишком много.

8. Учтите, что черновик не будет идеальным. Не пытайтесь писать и редактировать одновременно, иначе на каждое предложение вы потратите слишком много времени.

9. Не старайтесь увеличить объем статьи: ваша задача – раскрыть тему, а не поставить рекорд по количеству слов.

10. Не пытайтесь написать длинный текст с первого раза. Лучше работать над ним постепенно, пару часов в день в комфортной обстановке.

 

Глава 9

Эффективное выступление

 

Многих пугает мысль о выступлении перед аудиторией. Джерри Сайнфелд однажды язвительно заметил: «Среднестатистический человек на похоронах предпочтет скорее оказаться в гробу, чем произносить траурную речь». Институт Гэллапа (Gallup) выяснил, что 40 % американцев боятся публичных выступлений. Более распространена только боязнь змей.

Но специалисты должны уметь выступать перед аудиторией. Часто им приходится проводить устные презентации перед коллегами в компании, а иногда и другими слушателями. Многих этому не учили, и они делают предсказуемые ошибки. Но если вы воспользуетесь моими советами и научитесь планировать, то сможете эффективно выступать на публике.

Для начала поймите основные различия между письменной и устной речью. Выступающие могут сразу почувствовать реакцию аудитории на сказанное и при необходимости быстро скорректировать свою речь. В отличие от авторов письменных текстов, они могут использовать жесты, интонацию и другие средства выражения эмоций.

Однако у выступлений есть два серьезных недостатка. Если речь вам не нравится, вы не можете ее смять, выбросить и начать заново. И вам придется приложить больше усилий, чтобы привести убедительные аргументы; вы не можете разбить речь на абзацы и вставить в нее подзаголовки.

Я научу вас быть эффективными до, во время и после выступления. В основном я рассуждаю с точки зрения топ-менеджера, который часто выступает перед незнакомой аудиторией, но многие мои советы помогут проводить эффективные презентации для коллег.

 

Как подготовиться к выступлению

 

Ключ к эффективному выступлению – подготовка. Предварительные мероприятия можно разделить на три основные категории: знакомство с аудиторией, определение структуры текста и репетиция.

 

Знакомство с аудиторией

Подготовку нужно начать с трех вопросов о вашей аудитории: кто эти люди, каковы их цели и что их волнует. Если вы выступаете перед коллегами, руководством или подчиненными, задача облегчается. Если же публика посторонняя, то вы не можете знать ее лично. Однако это не помешает собрать о ней информацию. У организатора встречи (внутренней или внешней) есть предварительный список участников. Изучите его. Благодаря этому приему я избежал многих проблем (например, неудачных шуток, которые могли обидеть кого-то).

Подумайте, каковы цели слушателей. Начните с анализа повестки дня совещания или конференции, чтобы понять основные темы обсуждения. Если совещание внутреннее, вы должны знать, придут ли ваши коллеги по своей воле или мероприятие обязательное. Во втором случае потребуется больше усилий, чтобы привлечь их внимание. Уточните у организатора, чего ждет аудитория: новую информацию или стимул к действию? Возможно, вам придется выступать в перерыве между мероприятиями по созданию сети полезных деловых связей на прибрежном курорте.

Сложнее спрогнозировать, что именно заинтересует аудиторию. На внутренних совещаниях вы должны четко понимать приоритеты руководства и коллег. Чего они хотят: снизить затраты или повысить эффективность работы отдела? Если вы выступаете перед посторонними, задумайтесь о том, что интересно аудитории. Например, руководители из сферы биотехнологий будут рады узнать о новых тенденциях, связанных с одобрением препаратов.

Если вы найдете ответы на эти вопросы, то сможете написать более эффективную речь, отражающую интересы и потребности вашей аудитории. Вы можете изменить предложенную тему или выбрать собственную. При выборе темы предпочтение следует отдавать тем областям, с которыми вы хорошо знакомы. Но в любом случае главными для вас должны оставаться потребности аудитории, а не собственные желания. Вы можете знать многое об отношениях между Россией и США, но слушателям, возможно, интереснее взаимоотношения между США и Китаем. Если кто-то другой выступает с речью о взаимоотношениях между Россией и США, старайтесь не повторять то, что уже сказал он.

 

Структуризация выступления

Как только вы определили тему, напишите план презентации. Убедитесь, что он структурирован и аргументирован. В выступлении нет заголовков или подзаголовков, и слушателям будет сложно следить за ходом вашей мысли. Поэтому очень важно, чтобы в вашей речи были введение, основная часть и заключение.

Введение состоит из нескольких элементов. Сначала нужно представиться. Если вы выступаете перед большой незнакомой аудиторией, попросите, чтобы кто-нибудь вас представил. Не нужно рассказывать всю свою биографию; выберите те данные о себе, которые вы хотите сообщить аудитории. Если вы выступаете на внутреннем совещании, убедитесь, что все знают вашу должность и роль в обсуждаемом проекте.

Необходимо эффектное вступительное слово. Поблагодарите тех, кто пригласил вас выступить, и того, кто представил вас. Потом можно рассказать анекдот, чтобы аудитория расслабилась и поняла, что вы тоже человек. Например, поблагодарив представившего меня, я могу сказать: «Но вы забыли упомянуть, что я играл в баскетбол!» После этого я обычно вспоминаю о том, как, будучи подростком, пытался подражать Келвину Мерфи, который ставил рекорды в колледже, а потом стал сильнейшим игроком в команде Houston Rockets. Я хотел быть таким, как Келвин: если он выходил попить воды, я шел за ним. Я болел за него весь сезон и очень хотел, чтобы он набрал 56 очков – но он недобрал всего шесть очков. Тогда я решил забыть о карьере баскетболиста и сосредоточился на финансах.

Шутка эффективна даже на внутренних совещаниях, если она в тему и никого не обижает. Однако многие слушатели не знают, можно ли им смеяться. Они могут думать, что предмет обсуждения слишком важен или выступающий слишком серьезен (это особенно заметно, когда топ-менеджер выступает перед своими подчиненными). Разрешите слушателям посмеяться. Я иногда говорю: «Когда я учился в колледже, то хотел быть комиком, поэтому мне было бы очень приятно, если бы все смеялись над моими шутками». Как правило, люди расслабляются и начинают улыбаться.

Когда слушатели расслабились, вы должны объяснить, почему тема выступления для них важна. Можно сослаться на заголовки газет или недавнее событие в компании или подразделении. Может быть, вам придется связать тему выступления с важной для аудитории проблемой – например, рассказать общественности о повышении уровня преступности.

Вы должны объяснить, о чем собираетесь рассказать: «Я начну с описания А, приведу доказательства Б и, наконец, выскажу свои предположения по поводу В».

Аудитория не должна гадать – говорите прямо и четко. Если вы собираетесь использовать визуальный ряд, нужно сделать слайд повестки дня, на котором отмечены эти три этапа. Тогда аудитории будет проще понять ваши аргументы: каким образом они связаны и как выстраиваются в логическую последовательность.

Основная часть презентации должна быть четко структурирована. Вот пример структуры:

• Проблема.

• Анализ.

• Возможные решения проблемы.

Другая возможная структура:

• Вопрос, стоящий на повестке дня.

• Предложение по данному вопросу.

• Варианты решения данного вопроса в будущем.

При написании основной части помните, что ваша задача – убедить аудиторию в правильности вашей точки зрения. Даже когда вы выступаете с отчетом о работе, вы стараетесь убедить ваших коллег в том, что все идет по плану (или не идет). В любом случае легче заставить аплодировать тех, кто заведомо с вами согласен. Сложнее убедить тех, кто изначально настроен нейтрально или не согласен с вами. Как переманить их на вашу сторону?

Иногда вы можете воспользоваться логикой и аргументами, особенно если аудитория не знакома с ними или они противоречат расхожему мнению. Однако не стоит полагаться только на логику – нужно использовать и эмоции. Если вы хотите в чем-то убедить слушателей, приведите примеры из жизни. Ваша аудитория скорее отреагирует на истории людей с алкогольной зависимостью, чем на диаграмму со статистическими данными о злоупотреблении алкоголем.

Слушатели скорее поддержат вас, если будут уверены, что обсуждаемая тема вам небезразлична. Можно использовать жесты и интонацию. Повторяйте одну и ту же фразу несколько раз, делайте паузы, чтобы подчеркнуть основную мысль, связывайте идеи между собой и демонстрируйте механизмы взаимосвязи между ними.

По возможности постарайтесь добавить эмоций ближе к концу выступления. Вот типичный совет для оратора: «Скажите слушателям, что вы хотите сказать, затем то, что собирались сказать, а потом сделайте вывод из того, что вы сказали». Я с ним не согласен: аудитории будет скучно несколько раз слушать одно и то же. Лучше перейти к заключению, настроив аудиторию на нужный лад. Например, постарайтесь убедить слушателей вложить свои средства в ваше дело или больше узнать о вашей компании.

В заключение приведите выводы – ключевые идеи, которые слушателям стоит запомнить. Можно призвать к действию, например забрать долю рынка у основного конкурента. Можно рассмотреть предмет обсуждения с другой стороны: «В следующий раз, когда вы прочтете статью о помощи США другим странам, задумайтесь, насколько малую долю от общего бюджета составляют эти средства». Можно дать жизненный совет, как Стив Джобс на выступлении перед выпускниками Стэнфордского университета: «Оставайтесь голодными, оставайтесь безрассудными».

В самом конце выступления нужно поблагодарить принимающую сторону за возможность выступить на совещании или конференции.

 

Репетиция речи

Составив план, отрепетируйте выступление. Это сложно, но поможет вам чувствовать себя более уверенно и естественно. Репетиция позволит выявить слабые места выступления. Иногда я, отрепетировав речь, изменяю ход презентации или выбираю другой пример.

Хороший способ тренировки – выступление перед другим человеком, например перед коллегой или другом, который честно выскажет свое мнение. Если это вам не подходит, можете порепетировать перед зеркалом. Тогда вы поймете, как смотритесь. Не стоит читать речь про себя. На выступлении вам придется говорить громко, поэтому и репетировать нужно вслух.

Некоторые считают, что перед выступлением необходимо написать полный текст речи. Это очень опасно. В таком случае придется зачитывать каждое слово, и аудитория быстро заскучает.

Вскоре после финансового кризиса 2008 года я выступал третьим по очереди на международной конференции по финансовому обслуживанию в Европе, и у меня была возможность понаблюдать за выступавшими передо мной. Стиль у них был разный, и аудитория воспринимала их совершенно по-разному. Первый оратор, выдающийся эксперт в области финансовой отчетности, зачитал длинную речь дословно. Слушателям было скучно, они отвлекались; в конце вежливо, но сдержанно поаплодировали. Следом выступал Боб Бенмош – СЕО страховой компании AIG, решивший восстановить ее доброе имя. Выступление Бенмоша было эмоциональным, он ни разу не заглянул в текст и смотрелся очень внушительно. Аудитория была в восторге, и он заслужил овации.

Я предпочитаю готовить конспект на одну страницу. В нем можно записать первое и заключительное предложения. Но остальная часть выступления должна представлять собой краткий обзор основных этапов речи с несколькими опорными идеями по каждому ключевому вопросу. Это помогает мне запомнить последовательность аргументов, четко доносить их до слушателей и адаптировать речь под аудиторию, когда я чувствую ее настроение.

Вы можете написать более длинный план выступления на 2–3 страницы, если вам кажется, что он должен быть подробным. Тогда вы будете чувствовать себя комфортнее и контролировать ситуацию – и при этом сможете импровизировать. В любом случае не стоит полностью зачитывать текст вашей речи – это верный способ усыпить аудиторию.

Посмотрим, что вы запомнили. В приложении 2 приведен текст речи, с которой я успешно выступал в Бостоне. Это хорошо структурированная и очень эмоциональная речь. Вначале я приветствую аудиторию и объясняю ей схему выступления. Я привожу яркий пример из жизни моего старшего брата Майкла. События описаны в хронологическом порядке – вплоть до его трагической гибели. Я призываю аудиторию извлечь уроки из истории Майка и помочь нуждающимся детям – «нашим детям».

На самом деле план этой речи уместился на одну страницу. Потом я составил сам текст выступления, чтобы разослать друзьям. Я бы хотел, чтобы вы сделали наоборот: сначала прочтите эту речь, а потом составьте краткий план. Определите ключевые этапы и выразительные средства, использованные в речи.

Проделав эту работу, попробуйте начать с нуля. Составьте краткий план выступления – перед коллегами или перед незнакомой аудиторией. Вы можете придумать любую тему или выбрать одну из предложенных:

1. Каким образом ваша компания выживала во время финансового кризиса 2008–2009 гг.?

2. Как недавние изменения в государственной политике повлияли на вашу компанию?

3. Почему вашей компании важно расширить сферы влияния?

Продумайте первое и последнее предложения речи, а основной текст распишите схематично. Можно ли понять ход ваших мыслей? Смогли бы вы выступить с речью по этому плану?

 

День выступления

 

Сегодня вы выступаете перед аудиторией. Этот день можно разделить на три этапа: до, во время и сразу после выступления.

 

Подготовка к выступлению

До выступления нужно сделать следующее:

• Изучите повестку дня и список участников. Убедитесь, что вы знаете состав аудитории и ваше выступление соответствует программе.

• Еще раз отрепетируйте речь, обязательно вслух – в ду́ше, в кабинете, в гостиничном номере или такси.

• Изучите заголовки газет и сайты в интернете в поисках последних новостей об аудитории или по теме выступления. Возможно, вам придется пересмотреть ваш план или подготовиться к вопросам о недавних событиях.

Заранее приезжайте туда, где будете выступать. Если вы выступаете не в здании вашей компании, рассчитайте свое время таким образом, чтобы прибыть за полчаса-час. За это время вы сможете осмотреть помещение, оборудование и познакомиться с аудиторией.

При осмотре помещения не забывайте, что организаторы совещаний и конференций, как правило, преувеличивают количество участников. Возможно, им хочется показать значимость события или они забывают учесть, что кто-нибудь может в последний момент отказаться. Я обычно предполагаю, что мероприятие посетят не больше 60 % заявленной аудитории. Поэтому я не смущаюсь, если вижу в зале 30 человек вместо ожидавшихся 50.

Если вы можете выбрать место выступления, пусть это будет самое маленькое помещение, в котором уместятся 60 % предполагаемой аудитории. Если придет больше людей – еще лучше. Слушатели, сидящие в проходе и стоящие у двери, вносят оживление. Если помещение слишком велико, можете использовать шторы или другие перегородки, чтобы визуально уменьшить пространство. Если это невозможно, вежливо попросите слушателей пересесть ближе к вам.

Я верю в теорию энергии публичного выступления: чтобы успешно выступить, вы должны зарядить слушателей энергией. Не нужно неподвижно стоять за трибуной – лучше ходить по залу. Можно проходить между рядами, обращаться к слушателям и задавать вопросы – тогда аудитория не заскучает. Если вам нужен микрофон, попросите такой, который можно прикрепить на пиджак, рубашку или блузку. Если вы используете слайды, не забудьте про пульт дистанционного управления проектором.

Прибыв на место выступления, убедитесь, что все необходимое оборудование на месте и в рабочем состоянии. Проверьте громкость микрофона. Если вы используете визуальный ряд, убедитесь, что в проектор вставлен нужный слайд, и перепроверьте правильность расположения слайдов. По моему опыту, проблемы со слайдами возникают в 20 % публичных выступлений.

А главное, если вы приедете заранее, то сможете познакомиться с аудиторией. Если кто-то выступает перед вами, внимательно слушайте, что он говорит. Это поможет вам понять настроение аудитории и узнать, какие вопросы уже обсуждались.

Если перед вашим выступлением сделали перерыв, поговорите в это время с участниками – коллегами или незнакомцами. Что им понравилось больше всего? О чем, по их мнению, вам стоит говорить? Таким образом вы начнете устанавливать контакт с аудиторией.

Можно корректировать выступление на основании ответов аудитории. Если кто-то говорит вам, что другой оратор очень подробно рассказал о недавно принятом законе, вы можете просто упомянуть о нем. Если аудиторию интересует новое открытие отдела научных исследований, расскажите об этом подробнее.

Кроме того, послушав других выступающих, вы сможете подстроиться под их стиль. Однажды я выступал между Джеймсом Карвиллом и обедом – худший вариант из возможных. Джеймс – консультант демократической партии, у которого в запасе всегда есть много смешных прибауток о том, как он рос в штате Луизиана. Он говорил в течение 45 минут, рассказал много забавных историй, и аудитория была возбуждена. Поэтому я представился как «Билли Боб» Поузен, и все громко засмеялись.

Перед выступлением не забудьте привести себя в порядок и избежать казусов с внешним видом. Убедившись, что все нормально, готовьтесь к выступлению.

 

Не нервничайте

Скорее всего, вы будете волноваться по поводу выступления. С этой проблемой сталкиваются все ораторы. Как сказал Марк Твен: «Есть два типа ораторов. Одни из них нервничают, а другие лгут».

Ваше беспокойство – результат выброса в кровь небольшого количества адреналина. Некоторые его эффекты, например учащенное сердцебиение, только усугубляют ваше состояние. Но адреналин к тому же обостряет чувства и ускоряет процесс мышления. Иными словами, когда вы ощущаете нервное напряжение, ваше тело обеспечивает вас дополнительной энергией и помогает сосредоточиться на выступлении.

Научитесь контролировать свое нервное напряжение. Хорошо подготовьтесь и отрепетируйте речь; приезжайте к месту выступления заранее – это поможет справиться со стрессом. Сложно расслабиться, если вы приехали за две минуты до выступления и не знаете, как вы выглядите и что чувствует аудитория.

Пусть нервы вас не беспокоят

У большинства выступающих пик нервного напряжения приходится на момент перед началом выступления. Когда они начинают говорить, напряжение постепенно спадает. Ученые предполагают, что примерно 25 % людей сильно нервничают во время выступления. Они сосредоточиваются на признаках своей нервозности: вспотевших ладонях или дрожи в голосе. В результате они волнуются еще больше {90} .

Если вы заметите, что вас беспокоит ваше волнение, сосредоточьтесь на том, что вы должны сказать. С симптомами необходимо бороться по мере их возникновения: если ваш голос дрожит, сделайте глубокий вдох; если во рту пересохло, глотните воды. Не усугубляйте проблему, сосредоточиваясь на собственных нервах. В крайнем случае сходите к психотерапевту или логопеду, который поможет вам справиться с проблемой.

 

Выступление

Первая фраза задает тон выступления. Улыбнитесь и начните со смешной шутки или интересной истории. Потом объясните аудитории суть проблемы и расскажите, как будет структурирована ваша речь.

Нужно сделать аудиторию активной. Пассивные слушатели толком не слышат оратора, их внимание рассеяно, они думают о своем. Активные слушатели сосредоточены на том, что говорит выступающий, оценивают его аргументы и пытаются ощутить его эмоции.

Как заставить пассивных участников стать активными слушателями? Иногда я прошу ответить на некоторые вопросы, связанные с темой моего выступления. Предположим, вы выступаете с речью о новой системе утверждения проектов. Вы можете начать с вопроса о том, сколько часов в месяц сотрудники тратят на оформление документации. Какую пользу им приносят документы? Если слушатели поймут, что в вашем выступлении есть что-то полезное для них, они будут более внимательны.

Вы можете ходить по залу и задавать вопросы. Если вы проходите между рядами, где сидят участники совещания, им очень сложно остаться пассивными – ведь вы стоите в двух шагах от них! Постарайтесь устанавливать зрительный контакт со всеми, особенно с теми, кто сидит в дальних углах и на задних рядах. Иначе они быстро потеряют интерес к вам.

Качественный визуальный ряд стимулирует активное слушание, а некачественный дает противоположный эффект. Вот основные правила использования слайдов во время выступлений.

• Слайд с повесткой дня нужно показать в начале презентации – после слайда со схемой выступления.

• В конце выступления покажите слайд с основными выводами.

• Слайды особенно хороши для представления графиков, диаграмм и других данных.

• Если на слайде представлен список – не зачитывайте его ни в коем случае. Ограничьтесь комментариями.

• Количество слайдов должно быть небольшим – не больше 15 на 30-минутную речь.

Последний совет: не затягивайте выступление. Как правило, внимание слушателей ослабевает через 30 минут – столько длится речь на конференции. А на других мероприятиях ваше выступление должно быть еще короче. Например, презентация на часовом совещании должна длиться не больше 10–15 минут. В любом случае не выходите за рамки выделенного вам времени. Иначе слушатели и организаторы будут недовольны.

 

После презентации

После презентации вы должны ответить на вопросы. Если вы выступаете перед незнакомой аудиторией, нужно четко спланировать это время: 15 минут для 45-минутного выступления. Если совещание внутреннее, ваши коллеги могут задавать вопросы по ходу выступления, особенно если сама тема предполагает обсуждение (см. главу 6). Вопросы важны для аудитории: слушатели могут узнать больше о том, что их волнует.

Для оратора отвечать на вопросы сложнее, чем выступать. Он не знает, о чем его спросят, поэтому не может заранее подготовиться. Кроме того, вопросы могут выходить за рамки обсуждаемой темы.

Тем не менее постарайтесь подготовиться – подумайте, о чем вас могут спросить, и запишите приблизительные ответы. Один из вариантов – попросить ваших коллег и друзей сделать список вопросов по теме выступления. Можно даже подсказать аудитории вопросы из списка, составленного коллегами (или пригласить знакомых на мероприятие). Тогда вы не только будете отвечать на известные вам вопросы, но и вызовете обсуждение, если никто не решается о чем-нибудь спросить.

Общие правила при ответе на вопросы слушателей таковы:

• Убедитесь, что все услышали вопрос. При необходимости повторите его.

• Чтобы слушатели активно участвовали в обсуждении, первых добровольцев нужно поощрять – например, похвалить вопрос.

• Нельзя, чтобы все вопросы задавал один и тот же человек; если больше ни у кого вопросов нет, обратитесь к одному из «подготовленных» слушателей.

• Не допускайте, чтобы вместо вопроса слушатель произносил речь. Если возникла такая ситуация, вежливо попросите его перейти к вопросу.

• Если вам неожиданно задали сложный вопрос, повторите его. Тем самым вы выиграете время на обдумывание ответа.

• Тщательно продумывайте ответы, но не слишком долго. Подробный ответ, возможно, будет интересен только тому, кто задал вопрос.

Если желающих о чем-нибудь спросить становится все меньше, объявите, что осталось время только на один вопрос.

Но не ждите этого единственного вопроса. Нет смысла ждать того, чего нет. Заранее подготовьте пару заключительных предложений для завершения своей речи.

После выступления постарайтесь получить конструктивные отзывы. Это поможет вам улучшить навыки ораторского искусства и проанализировать конкретное выступление, которое, возможно, придется повторить. Участников конференций обычно просят заполнить оценочный лист, но он не особенно полезен. Участники, заполняющие анкеты, – нерепрезентативная выборка, а результаты часто выражены в числовых показателях без привязки к какому-либо оценочному параметру (например, средней оценке всех ораторов).

Лучший вариант – видеозапись вашего выступления или хотя бы его репетиции. Вам не нужна студия с новейшим оборудованием; достаточно друга или коллеги со смартфоном. В первый раз, когда вы увидите себя на записи, вы очень удивитесь: у всех нас есть дефекты речи, которых мы сами не замечаем. Лично мне видеозаписи помогли заметно улучшить ораторские навыки. Раньше мне казалось, что я обаятельный и уравновешенный. Но на видеозаписи я заметил много ненужных пауз, резких движений и невнятных фраз. Уже в следующем своем выступлении я попытался исправить эти недостатки.

Если спонсор или ответственный за организацию мероприятия не разрешает снимать вашу речь на видео, вы можете попросить друзей или коллег прийти и послушать вас. Они могут дать вам полезную информацию о реакции аудитории на выступление – только попросите их говорить честно. Конструктивная критика помогает улучшить ораторские навыки.

 

Полезные советы

1. Представившись, расскажите забавную историю и дайте слушателям понять, что смеяться можно. Если аудитория расслабится, ваше выступление будет более эффективным.

2. Во вступлении объясните слушателям, в чем польза вашей речи для них. Затем представьте четкую схему выступления, чтобы они поняли ход ваших мыслей.

3. Закончите выступление несколькими выводами, по возможности – эмоциональной ремаркой.

4. Не записывайте текст вашего выступления целиком – составьте план на одну страницу. Тогда вы сможете импровизировать и ваша речь будет более динамичной.

5. Приезжайте на место выступления заранее, чтобы изучить обстановку, слушателей и тех, кто выступает перед вами. Оцените настроение аудитории и других ораторов.

6. Нервозность перед публичным выступлением вполне нормальна. Но не следует фокусироваться на своем состоянии. Иначе вы будете нервничать еще больше и только навредите себе.

7. Общайтесь с аудиторией: перемещайтесь по залу, задавайте слушателям вопросы и позволяйте им высказывать свои мнения.

8. Ваша речь должна быть по возможности краткой – 30 минут обычно достаточно.

9. Оставьте в конце выступления время для вопросов. Подумайте на досуге, о чем вас могут спросить.

10. Старайтесь получить обратную связь – лучше всего записать речь на видеокамеру или попросить искреннего коллегу или друга, чтобы они посетили мероприятие и высказали свое мнение о вашем выступлении.