Когда приоритетно все – значит, не приоритетно ничего

Не так давно мне пришлось вести многочасовые дискуссии с одним из клиентов, который жаловался, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Найдется ли сегодня хоть один работающий человек, который не сталкивался бы с такой же проблемой? Когда я озвучила моему клиенту сентенцию о том, что он должен выполнять только самые важные дела, а остальные откладывать на потом или перепоручать другим, он ответил, что это напоминает ему слова его наставника: если все является приоритетом – значит, приоритетом не является ничего. «Он учил меня, что как менеджер я как раз и должен выделять самое главное и работать над ним, – пояснил клиент. – И я даже знаю, как это делать. Просто забыл об этом правиле!» Посмотрев на собеседника, я сказала: «Давайте-ка перед началом каждого рабочего дня вы будете повторять себе фразу о приоритетах». Он дал мне слово и был верен ему.

Данное напоминание позволило руководителю, ежедневно сталкиваясь с потоком требований, проблем, запросов, концентрироваться только на самых важных. Я предлагаю и вам попробовать такой путь. Это позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно. Разумеется, определение приоритетов может потребовать умения договариваться о синхронных действиях с коллегами. В любом случае главное – не допускать, чтобы приоритетным становилось все сразу, в этом залог своевременного успешного решения важнейших ваших задач.

 

О самом важном думайте с утра

Бывают ли у вас дни, настолько заполненные текучкой – совещаниями, электронной перепиской, бумагами, – что к моменту, когда вы наконец добираетесь до каких-то значимых дел, голова уже не варит? Это одна из самых распространенных проблем у моих клиентов. Например, у Моник. Ей предстояло найти решение важной для компании задачи. «Я никак не могу к ней приступить, – жаловалась Моник, – потому что для этого нужно время, когда никто и ничто не отвлекает. А к вечеру я уже сильно устаю». Я объяснила ей, что лучшее время для активной мыслительной деятельности – это как раз утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции. Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Очень скоро Моник поняла, что, несмотря на регулярные утренние совещания и необходимость на них присутствовать, она все-таки может дважды в неделю выделить утром по два часа на обдумывание сложных вопросов. Эта методика так ей помогла, что броская фраза «О самом важном думайте с утра» превратилась в девиз, к которому она приучила и своих подчиненных. Вскоре удалось договориться о том, чтобы совещания проходили во второй половине дня, а утром у всех было время для серьезных размышлений.

Независимо от того, какая у вас должность, целесообразно выделять утреннее время для самой эффективной умственной работы. Это может быть и время по пути в офис, и первые полчаса на работе, когда вы закроете двери кабинета, попросив ничем вас не беспокоить.

 

Сто́ит ли этот сок того, чтобы его выжимать?

Тед, глава компании с годовым оборотом 10 миллионов долларов, пригласил меня поработать с его командой. Из бесед с сотрудниками я поняла, что любой из них ставит перед собой слишком много задач, чтобы успевать по-настоящему сосредоточиться на каждой. Поприсутствовав на одном из совещаний в компании, я ясно увидела, почему возникла эта проблема. Команда Теда генерирует блестящие идеи и увлекается практически каждой из них. Но, говоря «да» всем проектам, Тед и его коллеги пропускают важнейший этап в проработке любой идеи: всесторонний анализ, предшествующий исполнению. Сколько будет стоить реализация идеи с точки зрения финансовых и трудовых затрат? Как она соотносится с другими проектами, которыми сейчас занята компания? И даже если коллектив уверен, что справится с ней, стоит ли она того, чтобы ею заниматься?

Зная склонность Теда к метафорам, я сказала: «В каждом конкретном случае необходимо четко определить, а стоит ли этот сок того, чтобы его выжимать?» И предложила Теду использовать эту фразу, чтобы, приступая к каждому новому проекту, его команда сначала на секунду останавливалась и спокойно анализировала ценность новой идеи. Это так понравилось Теду, что он включил фразу в корпоративный поведенческий кодекс.

Теперь, когда кто-либо выдвигает новую идею, его обязательно спрашивают: «А стоит ли этот сок того, чтобы его выжимать?» В результате и сам Тед, и его коллеги подходят к новым проектам гораздо вдумчивей, учитывая общую стратегию фирмы. И это не только помогает избежать подавленного настроения в случае неудачи, но и благоприятно сказывается на финансовых показателях компании.