4.1. Решающее значение тайм-менеджмента

 

В 1973 году социальные психологи Джон Дарли и Дэниел Бэтсон попросили сорок учеников Пристонской духовной семинарии подготовить и произнести проповедь. Половине из них нужно было говорить о становлении в профессии, другой половине — рассказать притчу о добром самаритянине (священник и аристократ бессердечно прошли мимо лежащего на улице раненого человека, а скромный самаритянин остановился помочь).

После того как ученики приготовились, одним сказали, что у них есть масса времени, чтобы добраться до ближайшего здания, где их ждут слушатели, другим — что времени ровно столько, сколько понадобится на дорогу, а третьим — что они опаздывают и нужно поторопиться.

Затем семинаристам устроили испытание: когда они вышли (а «опаздывающие» выбежали), чтобы прочитать проповедь, то увидели человека (тайного сообщника организаторов эксперимента), который лежал на земле, кашлял, стонал и изображал мучения.

Вот что рассказывают Дарли и Бэтсон о результатах эксперимента:

Те испытуемые, которые торопились, проявили меньше участия, чем те, кто не спешил. Собирался ли семинарист проповедовать о добром самаритянине или нет, — это мало сказалось на его отзывчивости.

И далее (будто предыдущих слов недостаточно):

Мало того, в некоторых случаях семинаристы, подготовившие проповедь о добром самаритянине и спешившие в указанное место, буквально переступали через лежащего!

Экспериментаторы сделали такой вывод: «нравственные ценности становятся роскошью, по мере того как возрастает скорость повседневной жизни». Действительно, когда мы спешим, страдают не только моральные, но и многие другие важные качества: способность думать, оценивать, принимать решения, сосредоточиваться, запоминать и излагать. Всякий раз, включаясь в гонку, мы перестаем быть теми, кем могли бы быть.

Кроме того, многие люди, находящиеся в постоянной спешке, недосыпают — а усталость тоже уменьшает наши способности, зачастую становясь угрозой. Люди, которые мало спят, чаще попадают в автомобильные аварии, болеют.

Альтернатива спешке — тайм-менеджмент, метод, имеющий практическое значение для писателей. И дело не только в том, что писательство — это дополнительные серьезные обязательства, врывающиеся в нашу перегруженную жизнь, но и в том, что для творчества требуются ясный ум и бодрый дух. А этого трудно достичь при слишком плотном графике. Ведь писателям нужно время не только для того, чтобы писать, но чтобы думать, переживать и чувствовать.

 

Что считать тайм-менеджментом, а что нет

Поскольку понятие «тайм-менеджмент» трактуется очень разнообразно, важно четко определить, что это такое. Тайм-менеджмент не имеет ничего общего с круглосуточной работой или другим уровнем «максимальной» продуктивности, который может задать перфекционист. Наоборот, он противоположен этому. Цель тайм-менеджмента — привести в соответствие ваши ценности с вашими действиями. Тайм-менеджмент предполагает, что вы честно признаетесь себе, кто вы есть и что для вас важно, а затем сделаете выбор. При этом вы будете основываться на этом признании, а не на чувстве вины, стыда, обязательствах или заключенных соглашениях. Тайм-менеджмент базируется исключительно на реальном положении и вынуждает вас признать очевидные факты — например, что вы располагаете ограниченными запасами времени, энергии и других ресурсов и не можете находиться в двух местах одновременно.

Тайм-менеджмент — инструмент спокойствия, успеха, радости и эффективного воздействия. Человек, который успешно управляет своим временем, занят в меру, но не до состояния стресса. Он появляется на встречах вовремя или чуть раньше и всегда хорошо подготовлен. Он заканчивает работу в срок и выполняет ее на высоком уровне. У него масса времени для собственных отношений, здоровья, отдыха и развлечений, а также для других людей — включая раненых незнакомцев.

Он доволен собой и своей работой, а потому вполне естественно, что он — лидер, который привлекает людей и влияет на них.

Самое трудное в тайм-менеджменте — ответственность и необходимость решать, чему посвятить время. Но в итоге это окажется невысокой платой за преимущества.

 

4.2. Пять фундаментальных принципов тайм-менеджмента

В практике тайм-менеджмента нет ничего сложного: вы планируете и расходуете время так же, как любой другой ценный ресурс. В ее основе лежит философия, которую нужно понять. Как только это произойдет, управление будет даваться проще — почти автоматически. Коротко эту философию можно изложить как пять основных принципов.

1. Время — самый ценный ресурс.

2. Всегда ищите, во что вложить время, а не как его потратить.

3. Дела, в которые вы вкладываете свое время, — это то, в чем вы будете преуспевать (остальные вряд ли получат серьезное развитие).

4. Цель тайм-менеджмента — не перегрузить свой график, а максимально разгрузить его и освободить время для того, чтобы выполнять важные дела как можно лучше, избегая стресса.

5. Нет неуправляемого времени. Если вы сами не управляете им, за вас это с удовольствием сделают другие.

Давайте рассмотрим эти принципы.

 

4.3. Принцип тайм-менеджмента № 1: время — самый ценный ресурс

Представьте двух людей, желающих улучшить свою физическую форму.

Один тратит тысячи долларов на членство в модном фитнес-клубе, стильную одежду для тренировок, первоклассный шоссейный велосипед, но не пользуется всем этим.

Другой тратит 75 долларов на пару хороших беговых кроссовок и около 20 долларов на подержанные гантели и использует их по часу или более в день.

Кто придет в форму? Очевидно, тот, кто вкладывает время, а не деньги.

Или представьте женщину, которая почти не проводит времени со своими детьми, пытаясь компенсировать это дорогими подарками. А другая мать не может покупать много подарков, зато отдает детям массу своего времени. Кому легче наладить хорошие отношения в семье? Конечно, второй матери.

Оказывается, время не равноценно деньгам — оно гораздо дороже, потому что способно обеспечить ценности, которые не купишь. Утверждение, что время наиболее ценный ресурс, — самое важное из пяти принципов. Оно больше всего влияет на наше поведение. Люди, высоко ценящие свое время, ведут себя совершенно иначе, чем те, кто его не ценит.

Они не признают пустой траты времени. Куда бы они ни шли, что бы ни делали, они спрашивают себя: «Стоит ли тратить на это время? Могу ли я сделать это быстрее? Могу я поручить это кому-то другому? Как делать это рациональнее и эффективнее?» Иными словами, они — оптимизаторы, которые усердно стремятся избежать даже минимума неэффективных дел в своем расписании. Они делают это, потому что знают: 1) незначительная экономия времени имеет накопительный эффект; 2) мелочи часто отнимают больше времени, чем планировалось, и 3) даже пустяковые дела способны вызвать стресс и отвлечь от более важных занятий.

Прошу заметить, что голос, призывающий к оптимизации, всегда мягок, дружелюбен и никогда не ругает. Грубые окрики — это голос деспота-перфекционизма.

Они ценят любые отрезки времени. Даже пятиминутный перерыв между встречами они рассматривают как возможность позвонить, отправить электронное письмо, перечитать свои записи, расслабиться при помощи легкой разминки или медитации. (Вспомните, как часто прокрастинация начинается в организме — раздел 1.9). Те же, кто не придает времени большого значения, бессмысленно тратят не только минуты, но часы, дни, недели, месяцы и даже годы на суету, бесплодные занятия, не соответствующие их целям.

Они вкладывают время и деньги в тайм-менеджмент. Покупают ежедневники, таймеры, всевозможные часы и другие инструменты. Читают книги о тайм-менеджменте. И действительно используют все инструменты и методы, описанные в этой главе.

Они не перегружают себя работой по дому, уборкой или ремонтом, не страдают чрезмерной самоотдачей. Читайте разделы 4.4 и 4.8.

Им свойственно стремление сокращать встречи и разговоры. На работе они вежливы и дружелюбны, но не поддерживают «беседы о погоде» и не отклоняются от сути дела. На встречах придерживаются главной темы. Кроме того, они не идут туда, куда могут позвонить, не звонят, когда могут написать электронное письмо, и не пишут вручную письма, если могут настроить программу автоматических ответов (см. ниже). Конечно, тут есть опасность зайти слишком далеко, сведя эффективность к нулю. Но слишком часто мы, боясь показаться грубыми или по другим причинам, не в силах ограничить непродуктивные разговоры.

Они вкладываются в технологии и автоматизацию. Используют шаблоны, автоответчики, инструкции, напоминания и другие инструменты, чтобы рационализировать свою работу (раздел 3.6). Вдобавок они инвестируют в технологии, помогающие им в других сферах жизни, — например, в высококлассную бытовую технику и всевозможные приспособления для уборки.

Они стараются избегать личных и профессиональных переживаний. Переживания совершенно непродуктивны и часто ведут к нежелательным последствиям, поэтому продуктивные люди избирательны в личных и профессиональных отношениях и приветствуют не всякое общение.

Они несгибаемы перед лицом критики. Они не сдаются и не принимают близко к сердцу такие высказывания: «Как это ты не можешь помочь мне с проектом?», или «Почему ты никуда не пойдешь сегодня вечером? Ты стала такой скучной!», или даже «Если бы ты любила меня, ты бы _____». Они знают, что в действительности вовсе не эгоистичны, не скучны и не равнодушны, а просто целеустремленны и организованны. Они знают также, что те, кто действительно поддерживает их, все поймут и окажут содействие.

Давайте признаем: в мире масса эгоистичных людей, любящих эксплуатировать других. Но у большинства из тех, кто посещает мои курсы и мастер-классы, и, возможно, у вас противоположная проблема — чрезмерная самоотдача (раздел 4.8). Вы слишком часто жертвовали своей миссией и потребностями ради других. Это очень благородная, но все же проблема. Вот почему я утверждаю: если, взявшись управлять своим временем, вы замечаете, что люди начали на вас жаловаться, примите мои поздравления! Значит, вы делаете успехи.

Чтобы развить стойкость, работайте над доброжелательной объективностью (раздел 2.10) и боритесь с внутренним деспотом (глава 6).

 

4.4. Принцип тайм-менеджмента № 2: всегда ищите, во что вложить время, а не как его потратить

Вложение — то, что со временем увеличивает ценность. Трата — нечто обесценивающее.

Вы наверняка знакомы с финансовыми инвестициями, такими как фондовые рынки и недвижимость. По большому счету, все остальное — трата, включая машины, сотовые телефоны, одежду, еду и развлечения. Конечно, нам необходимы эти вещи, но они не перестают быть тратами. Частные консультанты советуют нам расходовать на них как можно меньше.

Разница между вложениями и тратами не всегда очевидна, поскольку в нефинансовой плоскости некоторые расходы — это на самом деле вложения. Нужно тратить деньги, чтобы есть здоровую пищу и оставаться в хорошей форме, но это полезные вложения. Музыка, путешествия и другие «траты» настолько улучшают качество жизни некоторых людей, что эти расходы воспринимаются скорее как инвестиции. (Как ни странно, то, что для одного человека вложение, для другого — трата). Однако, несмотря на свои преимущества, эти занятия остаются финансовыми расходами, и по отношению к ним нужно проявлять сдержанность.

То же происходит и со временем: нужно вкладывать, а не тратить. Самые распространенные виды вложения времени — здоровье и спорт, лечение и реабилитация, личностный рост и развитие, образование, планирование и управление, отношения, работа в общественных и муниципальных объединениях, творчество, серьезные увлечения и то, что я называю «восполняющим отдыхом» (см. ниже). Все это приносит полную отдачу в плане продуктивности и ощущения счастья. Нужно посвящать этому как можно больше времени. Конечно, это означает, что вы должны отдавать как можно меньше времени всему остальному, включая основную работу, приносящую доход, уборке и другим домашним делам, а также задачам вне вашей миссии.

Между прочим, большинство вложений приносят удовольствие. Вы этого не ощущаете? Значит, проявляете перфекционизм. У многих людей возникают, например, проблемы с управлением деньгами. Но если подойти к делу с правильной стороны, то оно станет интересным, увлекательным и придающим силы. Когда вам не хватает мотивации, чтобы заняться необходимыми делами, 1) преодолевайте перфекционизм и внутреннюю деспотию при помощи методов, описанных в этой книге; 2) максимально углубитесь в занятие, чтобы оно из скучной обязанности превратилось в любопытное интеллектуальное испытание; 3) посмотрите на него как на источник силы и 4) возьмитесь за него при помощи своей группы поддержки. Благодаря этим советам даже самые безрадостные инвестиции вроде борьбы с хроническими заболеваниями становятся приятнее.

Как и в случае с деньгами, граница между расходованием и вложением времени не всегда отчетливая. Если вам действительно нравится занятие и вы находите его полезным, то это наверняка инвестиция. Если же вы делаете что-то просто потому, что должны (основную работу), хотите «убить время» (просмотр телепрограмм), это рутинная обязанность (уборка), вы боитесь осуждения, перестав это делать (неинтересную работу в общественной организации, визиты к нелюбимым родственникам, ту же уборку), тогда это скорее всего трата. Нужно сделать все возможное, чтобы исключить такую позицию из своего графика.

Отдых — особый случай. Трудно говорить о чьих-то предпочтениях в плане отдыха без ноток осуждения, но есть существенная разница между тем, что я называю «отдыхом-восполнением» и «отдыхом-уклонением». Обычно восполняющий отдых — это активное и увлекательное занятие. Оно, как правило, связывает вас с другими людьми, обстановкой и даже той частью вашей личности, которая бывает закрыта для других. Часто оно поддерживает другие ваши вложения (например, в здоровье, писательство или отношения) и дарит чувство счастья и удовлетворения. Таковы спорт, общение, искусство, рукоделие и множество занятий на свежем воздухе вроде пеших прогулок и садоводства.

Восполняющий отдых — это вложение. И когда в разделе 4.7 мы будем обсуждать временной бюджет, я посоветую включать в него много дел из этой категории.

Противоположность восполняющему отдыху — отдых-уклонение. Сюда относятся телевидение, интернет, видеоигры, которые оставляют ощущения скуки и пустоты. Это пассивный отдых в одиночестве (даже если рядом с вами кто-то есть, вы общаетесь не с ними, а с телевизором или компьютером). Он не поддерживает другие вложения и часто разрушает их. Вот что говорит о телевидении Стивен Кинг («Как писать книги»):

Телевизор… — это последнее, что нужно обучающемуся писателю. Если вы чувствуете, что вам во время упражнений нужны хвастливые новости CNN, или хвастливые биржевые сводки, или спортивное хвастовство, то самое время задать себе вопрос, действительно ли вы хотите быть писателем. Вы должны быть готовы всерьез обратиться внутрь себя, в жизнь своего воображения, а это, боюсь, означает, что придется обойтись без Херальдо, Кейт Оберман и Джея Лено [47] .

Джудит Райт, автор книги The Soft Addiction Solution, подробно пишет о широкой категории трат, которые называет «приятной зависимостью» и определяет как…

…кажущиеся безвредными привычки вроде избыточного шопинга, переедания, слишком частого просмотра телепрограмм, серфинга в интернете, сплетен, прокрастинации, — отдаляющие нас от жизни, которой мы на самом деле хотим. Отдаем мы себе отчет или нет, любая приятная зависимость стоит нам денег, крадет наше время, притупляет чувства, заглушает голос сознания и высасывает энергию.

Конечно, многие стремятся к отдыху-уклонению после длительной выматывающей работы, когда чувствуют, что у них нет сил на творчество. В таких случаях отдых играет роль «пластыря», которым залепили серьезные проблемы с образом жизни. Кроме того, в этом случае имеют место депрессия и проблемы со здоровьем.

Отдых-уклонение — чистой воды трата, если не сказать — опасность, поэтому его нужно сводить к минимуму. Но, поскольку мы не роботы, а живые существа со сложными потребностями, в число которых входит полное бездействие, в разделе 4.7 я внесу предложение включать в ежедневный график час отдыха-уклонения. Хотя вам может потребоваться больше или меньше времени. (По мере того как вы будете углубляться в тему своих вложений, телевидение и другие пожиратели времени начнут раскрывать свое истинное лицо. Тогда отказаться от них будет легче, чем вам кажется).

Помощь другим людям — еще одна сложная категория. Существуют две основные линии поведения.

1. В случае крайней необходимости — помогайте. Я желаю вам быть добрым самаритянином, и если вы возьметесь управлять своим временем, то сможете делать это не в ущерб собственной миссии.

2. Без крайней необходимости делайте все возможное, чтобы помогать другим только с участием их вложений и только когда вы можете предпринять действительно необходимые действия. Они должны соответствовать вашей миссии, акцентировать ваши сильные стороны и обладать высокой эффективностью, то есть вести к переменам в вашей реальной жизни.

Объединяя свои действия с высокой ценностью с инвестициями других людей, вы делаете важный вклад — и скорее всего получаете от этого удовольствие. Деятельность с низкой ценностью в сочетании с тратами других людей — это дорога к неэффективности, недовольству и истощению сил. Ограничение количества и способов помощи в неэкстренных ситуациях может выглядеть эгоистично. Некоторые из тех, кому вы откажетесь помочь, назовут ваше поведение именно так! Но потребности окружающих в помощи бесконечны, а ваше время, энергия и другие ресурсы ограничены. Вы должны проявить избирательность. Благодаря этому вы обретете способности и навыки, которые позволят вам стать более эффективным помощником в будущем (раздел 4.8).

 

4.5. Другие принципы тайм-менеджмента

Принцип тайм-менеджмента № 3: дела, в которые вы вкладываете свое время, — это то, в чем вы будете преуспевать (остальные вряд ли получат серьезное развитие).

Если вы инвестируете время в писательство, то наверняка станете успешным профессионалом. Если в здоровье и физические нагрузки — то сохраните здоровье и хорошую форму.

И наоборот, если вы тратите массу времени на основную работу, которая интересует вас лишь как источник дохода, или на уборку, мелкие услуги другим людям, видеоигры, то вы преуспеете лишь в этих малозначительных занятиях.

Этот принцип может показаться очевидным, но я постоянно сталкиваюсь с людьми, которые жаждут написать книгу, открыть бизнес, заняться спортом или общественной деятельностью, но так и не находят времени.

Найти время — первый шаг к любой большой цели.

Многие авторы живут, следуя аксиоме «писательство прежде всего». То есть, что бы ни случилось, писательская деятельность в приоритете. (Часто это значит, что именно с нее начинается каждое ваше утро). Множество успешных предпринимателей, спортсменов и других людей действуют по такому же принципу.

Принцип тайм-менеджмента № 4: цель тайм-менеджмента — не перегрузить свой график, а максимально разгрузить его и освободить время, чтобы выполнять важные дела как можно лучше, избегая стресса.

В обществе существует преувеличенное преклонение перед чрезмерной рабочей нагрузкой. Мы можем заявлять, что не одобряем трудоголизм (раздел 4.9), но восхищаемся им. (А работодатели этим активно пользуются). Мы с восторгом говорим о многозадачности, но она обманчива. Большинство людей не может переключаться между делами без потери в качестве. Поэтому зачастую многозадачность — это лишь форма хорошо аргументированной прокрастинации, когда человек откладывает трудную работу, выполняя более легкую (и, как правило, менее важную).

Плохие тайм-менеджеры (ПТМ, раздел 4.6) часто нефункционально относятся к времени. Это вместе с перфекционизмом и склонностью к чрезмерной самоотдаче (раздел 4.8) затягивает их в постоянную иступленную активность, сопряженную со стрессом, от которой мало толку.

Честолюбивые тайм-менеджеры (ЧТМ) способны признавать бессмысленность чрезмерной самоотдачи и недостаточных вложений, но не доводят дело до логического конца. Они спокойно подправляют свой график, выделяя немного времени там и здесь, — но этого недостаточно для существенного результата. (Мне часто приходится напоминать ЧТМ, что «цель не в том, чтобы испытывать полустресс и быть вымотанным наполовину»).

В противовес ПТМ и ЧТМ хорошие тайм-менеджеры (ХТМ) безжалостно вычищают из своих графиков все, что считают малозначительным. Их цель — обрести массу времени для приоритетных задач и максимально увеличить свои шансы на продуктивность, успех, мастерство и удовольствие.

Принцип тайм-менеджмента № 5: нет неуправляемого времени. Если вы сами не управляете им, за вас это с удовольствием сделают другие.

В списке тех, кто готов вмешаться и управлять вашим временем, не только члены семьи, друзья и коллеги, но и соседи, другие участники сообщества и, конечно, корпорации, которые хотят, чтобы вы покупали их продукты и пользовались ими. У этих людей всегда найдется множество причин — и некоторые искренне заботятся о вас, но поверьте: вам не стоит быть тем человеком, чьим временем распоряжаются другие.

 

4.6. Трудная судьба плохого и счастье хорошего тайм-менеджеров

Скорее всего ПТМ не хватает понимания пяти перечисленных выше принципов. Поэтому ему свойственно делать общепринятый выбор в плане использования своего времени, который приведет к следующему образу жизни.

Он отдает 40 и более часов в неделю работе, приносящей доход, но не соответствующей его миссии. Возможно, эта работа вполне «терпима», а может быть, он ее ненавидит. В любом случае он с радостью занялся бы чем-то другим. (Разумеется, можно делать то, что нравится, при наличии полной занятости на работе — тогда никаких проблем! Но многим это не удается, а уж ПТМ — тем более).

Фактически он может быть занят на работе 45 часов в неделю, включая неоплачиваемые часы обеда, и скорее всего не менее часа тратит на дорогу туда и обратно. Получается 50 часов в неделю. Это 44,6 % от 112 часов бодрствования, если предположить, что он спит по восемь часов (хотя ПТМ это вряд ли удается).

Я вынуждена повторить: почти половину недели он тратит на то, чем с радостью не занимался бы и что, возможно, ненавидит.

Печальная ситуация, которая с годами становится трагической. Что за кощунственная растрата человеческих способностей, энтузиазма, жизни.

Я надеюсь, что ПТМ не отдает работе свободные часы, но, к сожалению, знаю, что и такое бывает. Этим людям свойственна хроническая самоотдача (раздел 4.8).

Наш ПТМ наверняка тратит большую часть своих выходных на походы по магазинам, уборку, работу в саду и другие домашние обязанности. (Если у него есть дети, он, конечно, посвящает много времени им). И скорее всего он тратит множество вечерних часов на все те же домашние дела или на отдых-уклонение, поскольку среднестатистический взрослый сегодня смотрит телевизор более пяти (!) часов в день. И многие проводят такое же количество часов за видеоиграми, в интернете или за другими занятиями-уклонениями.

Чего не хватает в образе жизни ПТМ, насыщенном работой, магазинами, домашними делами и отдыхом-уклонением? Если вы ответите «вложений», то будете правы. ПТМ наверняка не посвящает достаточно времени отношениям, здоровью, физическим нагрузкам, заботе о себе, планированию и менеджменту, личностному росту, хобби, сообществу или восполняющему отдыху.

И, конечно, писательству.

Что чувствует ПТМ? Оглянитесь, и вы наверняка сможете ответить сами. Как много вокруг несчастливых людей, испытывающих стресс. Как много бесплодных или ненадежных отношений. Как много родителей, которые слишком заняты или слишком устают, чтобы наслаждаться временем, проведенным с детьми. Как много сообществ, увядающих из-за слабого участия своих членов в их деятельности.

Как много невыполненных миссий, нераскрытых увлечений, ненаписанных книг.

Теперь давайте посмотрим на ХТМ. Как и многие из нас, он скорее всего начинал с 40 рабочих часов в неделю. Но, поняв, что это не соответствует его миссии, планомерно шел к сокращению количества часов и влияния основной работы на свою жизнь. Теперь он, вероятно, тратит на работу 30, 25 или даже 20 часов в неделю. Возможно, это вынуждает его экономить, но большинство ХТМ с радостью соглашаются на такой компромисс, основываясь на принципе № 1.

Экономность — основной элемент успешной счастливой жизни. Это слишком обширная тема, но существует множество посвященных ей интернет- и других источников. Экономность позволяет не только управлять своим рабочим графиком, но и сократить путь до работы и обратно, а также оставить работу, на которой с вами плохо обращаются. Это поможет избежать внутреннего отторжения, ведущего к перфекционизму (раздел 7.1).

Если вы сможете обойтись без машины, это тоже принесет свои плоды с точки зрения экономии денег и времени. (У меня долгие годы не было машины).

Однако нашему ХТМ недостаточно сокращения количества часов на основной работе. Он упорно пересматривает свой рабочий график, чтобы 1) оставить лучшее время на писательство и другие вложения и 2) максимально сократить непродуктивный и наполненный стрессом путь до работы и обратно. Многие люди, сосредоточенные на своей миссии, работают, например, три ненормированных дня в неделю, только по утрам, днем и т. д. Они также много работают удаленно.

Если вы не относитесь к ХТМ, все это может показаться вам неправдоподобным. Особенно вам не повезло, если вы трудитесь в организации, где работодатель — бог и царь. Но я уверяю, что вокруг полно ХТМ, которым удается добиться нужных им условий. Они находят хорошую работу, где плодотворно трудятся, с ними достойно обращаются. Им удается — во время приема на работу или после того, как доказали свою ценность, — договориться о гибком графике, который позволит заниматься писательством и другими вложениями. (Зачастую приходится вести переговоры в течение нескольких лет: сначала, чтобы добиться выходных по пятницам, затем — чтобы работать дома по понедельникам, после — чтобы находиться в офисе не с 9 до 17, а с 10 до 18, сократив тем самым время на дорогу, и т. д). В разделе 4.11 вы найдете пример того, как проходят подобные переговоры. А если вы присоединитесь к подходящему сообществу (раздел 3.9), то наверняка познакомитесь с людьми, уже решившими эту проблему. У них можно проконсультироваться.

Если ХТМ не может обеспечить себе разумный график с помощью нынешнего работодателя, он без колебаний найдет другого, потому что знает: долгосрочные последствия неуправления временем гораздо хуже краткосрочных неудобств, связанных с управлением.

Давайте предположим, что нашему ХТМ удалось сократить свой рабочий день с 45 часов в неделю (пять дней по восемь часов плюс час неоплачиваемого обеда) до 31,5 часа (три дня по десять часов плюс полчаса неоплачиваемого обеда). Одновременно еженедельное время, затрачиваемое на дорогу, сократилось с 5 часов до 4. Теперь он тратит на основную работу 35,5 часа в неделю вместо 50, то есть еженедельно экономит 14,5 часа.

Между тем, многие говорят мне, что не имеют ничего против дороги до работы и обратно, поскольку это возможность побыть одному и расслабиться. Некоторые говорят также, что используют это время для чтения или заполнения бумаг. Все это очень хорошо, но не забывайте, что ХТМ — оптимизаторы (раздел 4.3). Если ХТМ требуется побыть наедине с собой, он найдет для этого более эффективную и подходящую обстановку, чем стояние в пробке или переполненном автобусе.

Освободитесь от части работы по дому. Взяв основную работу под контроль, ХТМ сэкономил 14,5 часа для писательства и других вложений — прекрасный акт самоосвобождения. Большинство людей, сделав такой шаг, удивляются, почему они так долго ждали. Ведь это прекрасно — жить полной жизнью, выполняя свою миссию и делая приятные вложения. (Но стоит быть осторожнее с ситуационным перфекционизмом — раздел 2.9).

Следующий большой шаг, который может сделать ХТМ, — максимально сократить время на домашние дела. Как уже упоминалось, многие тратят все выходные и многие вечера на уборку и подобные занятия.

Приверженцы кальвинистского (перфекционистского) учения, проповедующего что «страдания полезны для души», конечно, не согласятся со мной. Но нет никакой необходимости делать больше абсолютного минимума тех дел, которые а) не составляют часть вашей миссии и б) неприятны. Эти занятия не несут образовательной функции, они только истощают. А вы не настолько наивны, чтобы стремиться выполнить все дела на свете на сто процентов, в том числе свою миссию, и испытывать при этом радость. Вы лишены иллюзий и прагматичны. Все скучное и неприятное обречено на сведение к минимуму.

Если вам по-настоящему нравится занятие, оно скорее всего относится к вложениям, а потому стоит им наслаждаться (раздел 4.4). Для многих это готовка и садоводство. Но я не встречала людей, которые искренне любят стирку или уборку (разве что в качестве средства прокрастинации, раздел 1.8).

Основные способы сокращения домашних дел.

Жить скромно, на небольшой площади. Помните, что все ваши покупки имеют двойную цену. Она измеряется временем и деньгами, которые вы тратите, приобретая ее, а также на ее обслуживание. Большое жилище требует крупных ресурсов для уборки, отопления и т. д.

Используйте профессиональные приспособления. Покупайте добротную технику и приспособления (например, хорошие стиральную и сушильную машины, мощный пылесос, чтобы справляться с шерстью домашних питомцев). Кроме того, вкладывайте в удобство — скажем, купив по швабре с распылителем для каждой комнаты, в которой проводят много времени. И старайтесь выполнять домашние дела быстро, не доходя до исступления. (Примерно тридцать минут на комнату раз в неделю).

Поручайте как можно больше домашних хлопот не только членам семьи, но и профессионалам. Используйте службу доставки продуктов (или заказывайте еду в местных кафе), отдавайте грязное белье в прачечную, нанимайте специалистов для уборки.

Снижайте свои стандарты. Я не призываю жить в грязи или бардаке. Но существует целая пропасть между «грязным» домом и стерильным, который пропагандируют СМИ, чтобы привить вам чувство неполноценности и принудить к покупкам (раздел 2.8). Не обращайте на них внимания, как и на критиков в ближайшем окружении. Лучше определите собственный уровень комфорта и чистоты и стремитесь к нему.

Обычно, когда я предлагаю воспользоваться этими методами, у людей возникает два возражения.

1. Нельзя требовать от других, чтобы они наводили за мной порядок. Учитывая, что мы говорим о профессионалах (хотя не нужно стесняться просить членов семьи или соседей делать свою часть уборки), я с этим совершенно не согласна. Более того, вам возразят и те, к кому вы обратитесь за помощью. Людям нужна работа, а для некоторых уборка или стирка, при условии уважительного отношения и хорошей оплаты, — это идеальное занятие.

Я имею в виду другие распространенные возражения против делегирования — «придется долго объяснять, как и что делать», «никто не сделает лучше меня» и т. д. (раздел 4.11).

2. Услуги по уборке, заказ еды и остальное стоит денег, а я не могу себе этого позволить. К тому же вы советуете экономить. Действительно, некоторые люди не могут позволить себе делегирование, но многие из тех, кому это по карману, предпочитают тратить деньги на что-то другое. (Вспомним раздел 3.4 — как часто малопродуктивные писатели хронически недостаточно вкладывают в себя). Из принципа № 1 можно сделать вывод: платить деньги за дополнительное время на инвестиции — целесообразное решение.

Давайте представим, что, применяя четыре подхода — скромность, использование профессиональных приспособлений, делегирование и снижение стандартов, — писатель смог сократить время на домашние обязанности с 20 часов в неделю до 8.

И предположим, что он отводит только час (вместо трех) в день на просмотр телепередач и другой отдых-уклонение.

Теперь он выиграл (14,5+12+14) 40,5 часа в неделю на свои «инвестиции». Это больше чем полноценная рабочая неделя! Только представьте, сколько всего он может сделать: у него есть время на писательство, отношения, физические нагрузки, развлечения и другие вложения. И насколько счастливее, наполненнее станет его жизнь.

 

4.7. Тайм-менеджмент, шаг 1: планирование

В идеале превращение из ПТМ в ХТМ должно происходить как часть упорядоченного процесса с четко определенными целями. Наконец после шести разделов «философствования» мы подходим непосредственно к тайм-менеджменту, состоящему из пяти шагов.

1. Планируйте время согласно целям, установленным для каждой категории инвестирования (то есть миссии).

2. Составляйте график на неделю согласно бюджету времени.

3. Соблюдайте график и отслеживайте, как расходуете время.

4. Подсчитайте временные затраты в конце недели и сравните с бюджетом. При необходимости пересмотрите бюджет и график. Повторите шаги 3 и 4 на следующей неделе.

5. Наблюдайте, как вы становитесь продуктивнее!

Первый шаг — планирование, — безусловно, самый трудный. Он предполагает непростой выбор. По поводу 60 % участников семинара, которые не остановились помочь во время эксперимента с «добрым самаритянином», Дарли и Бэтсон отмечают:

Почему они торопились? Потому что для экспериментаторов, которым помогали исследуемые, было важно, чтобы они быстро добрались до определенного места. Другими словами, участники семинара оказались перед противоречивым выбором: остановиться и помочь страждущему или продолжить путь, чтобы помочь ведущему эксперимента. И это часто случается с тем, кто торопится: он спешит, потому что есть человек, для которого важно, чтобы он успел вовремя. Скорее внутренняя борьба, а не бессердечие объясняет тот факт, что они не остановились.

По сути планирование — это способ разрешить максимум противоречий и принять как можно больше трудных решений заблаговременно. А это гораздо лучше, чем делать все на бегу. Планирование состоит из трех этапов, которые кажутся простыми, но это обманчивое впечатление: 1) составление списка своих инвестиций; 2) выделение для каждого дела определенного времени в течение недели и 3) корректировка расписания, чтобы уместить все в 112 часов бодрствования.

Разберемся по порядку.

Составьте список всех своих вложений, включая здоровье и хорошую физическую форму, личностный рост и развитие, образование, планирование и менеджмент, отношения, общественную деятельность, творчество, восполняющий отдых и серьезные увлечения. (Исключите из этого перечня категории, которые не имеют к вам отношения).

Разбейте каждую инвестицию на подинвестиции. Если вы рассчитываете на выдающуюся писательскую карьеру, то должны вкладывать время не только в писательство, но и в редактирование, маркетинг, продажи и управление бизнесом (раздел 8.7).

В области здоровья и спорта среди подкатегорий могут быть упражнения, медитация и походы к специалистам в сфере красоты и здоровья.

В отношениях отдельные подкатегории могут представлять супруг, каждый ребенок, родители, другие члены семьи и друзья.

Перечислив подкатегории, вы должны детализировать их еще больше, приведя к подподкатегориям. Например, после «писательства (маркетинга)» могут следовать обновления в блоге, формирование и рассылка новостей, общение в социальных сетях, звонки наставникам и другим коллегам (разделы 3.10 и 3.11).

Отведите каждой инвестиции (или под-, а также подподкатегории) идеальное количество времени в течение недели — столько, сколько хотели бы ей посвятить. Лучше распределять время согласно значимости занятия для вас или его важности в рамках миссии.

Проделывая эту работу, старайтесь исключать инвестиции и подкатегории, которые возникают нечасто или нерегулярно, потому что они усложняют оценку бюджета времени (и составление графика — раздел 4.10). Если в течение недели возникает такое занятие, скорректируйте бюджет и график, чтобы вписать его, а на следующей неделе возвращайтесь к тому распределению времени, которое было до корректировки.

Когда вы закончите, у вас получится подобие таблицы, приведенной ниже.

«Идеальный» бюджет большинства людей разбухает до 150–200 часов в неделю — что совершенно точно не сработает. У вас есть 112 активных часов в неделю или 119, если вам достаточно семи часов сна. (Спать меньше положенного непродуктивно). Это приводит нас к этапу 4.

Урежьте бюджет до 112 часов. Это труднейший шаг во всем тайм-менеджменте, потому что наверняка придется пожертвовать тем, что важно для вас или других.

Самый простой способ урезать количество часов бюджета — временно вычеркнуть целые категории вложений. Если вы в данный момент дописываете диссертацию или книгу, то, возможно, это не лучшее время для общественной деятельности. А если у вас серьезные трудности в личной или семейной жизни, быть может, не стоит пока заниматься книгой.

Удаление целой категории инвестирования не только освобождает массу времени, но и дарит огромное облегчение. А чувство облегчения — замечательный индикатор ваших истинных потребностей. Конечно, если вы излишне отождествляете себя с писательством или другой работой, вам трудно оставить это занятие даже на время. Читайте о перерывах в работе в разделе 6.5.

Образец бюджета времени при наличии основной работы и писательства как хобби

[Текст отсутствует]

Ваши категории и цифры будут отличаться!

Освободившись от каких-то вложений, посмотрите, нельзя ли сократить и отдельные подкатегории. Допустим, вы не можете или не хотите бросать общественную деятельность. Но ведь можно пропустить одно собрание! А если вам не хочется прекращать писать диссертацию, стоит ее (деятельность) упростить. (Это то, что полезно сделать в любом случае, раздел 2.15). Есть ли на основной работе проекты или встречи, от которых вас могут освободить? А друзья или родственники, чья компания не доставляет никакой радости и кого вы предпочли бы видеть реже (никогда)? (Раздел 3.8).

Затем начинайте урезать временные затраты, чтобы выкраивать драгоценные кусочки у целых часов. Если обычно вы добираетесь до офиса через два часа после пробуждения, подумайте, нельзя ли сократить это время (без спешки или пренебрежения важными делами) на 15–30 минут. Если 15 минут кажутся вам пустяком, вспомните принцип № 1 и то, как люди, которые ценят свое время, дорожат даже маленькими его отрезками. Пятнадцать минут в день складываются в 1 час и 45 минут в неделю — а это 91 час в год! Сокращение времени наверняка пройдет безболезненно, если вы предпримете какие-либо из следующих действий: готовьте более простые завтраки, не проверяйте электронную почту, выключите телевизор (попробуйте слушать радио!), позвольте детям самим собираться в школу и делать себе завтраки, поручите кому-нибудь заботу о домашнем питомце, выезжайте на работу раньше или позже, чтобы уменьшить время в пути.

Постарайтесь, насколько это возможно, урезать все временные затраты, не прибегая к спешке и не прибавляя себе стресса. Не исключено, что удастся выиграть еще пять часов в неделю.

Вот несколько советов, которые помогут с планированием.

1. Включайте в бюджет 15-минутные выигранные промежутки по описанному выше примеру.

2. Готовьтесь двигаться от относительно легких решений к трудным — одним из самых непростых в вашей жизни. Вероятно, вам придется оставить занятия, которые приносят удовольствие или имеют ценность для других. Или позволяют вам чувствовать себя нужным и особенным. Или стали укоренившимися привычками, средством прокрастинации. Вам наверняка придется выйти из зоны комфорта и, возможно, преодолеть сильную зависимость от желания чувствовать себя суперсотрудником, потрясающим помощником (разделы 4.8 и 4.9). Не сомневайтесь: эти перемены к лучшему. Но их тяжело принять. Будьте как можно доброжелательнее и терпеливее по отношению к себе в процессе планирования, награждайте себя с лихвой (раздел 2.11). Кроме того, ищите поддержку.

3. Согласно принципу № 4, если у вас нет уверенности, стоит ли включать ту или иную инвестицию или подкатегорию, то лучше от нее отказаться. Раз вы задаетесь вопросом об истинной ценности чего-то, оно наверняка не так уж ценно. Часто, когда мы не можем прийти к решению, проблема заключается в самокритике. Кроме того, если вы включаете в бюджет цель, потому что «так все делают» или кто-то давит на вас, — избавляйтесь от нее.

4. Включите в бюджет достаточно времени для ухода за собой, отдыха, планирования и менеджмента. Кроме того, щедро заложите между делами время на дорогу и подготовку к ним. Бюджет времени всегда должен быть реалистичным отображением человеческих потребностей и существующих условий.

5. Покажите получившуюся таблицу бюджета своим наставникам и попросите прокомментировать. Это очень важно, поскольку наставники — ваши «индикаторы реалистичности». Спросите, поможет ли вам, по их мнению, выбранный вариант распределения времени достичь целей.

 

4.8. Будьте специалистом (не увлекайтесь самоотдачей)

Если вам не удается вместить все дела в 112 часов (или удается, но не знаете, на каких занятиях внутри каждой категории инвестиций сосредоточиться), то есть мощный метод тайм-менеджмента — специализация.

Перфекционисты, конечно, отвергнут ее. Они полагают, что каждый должен уметь делать все и на высочайшем уровне! В романе «Достаточно времени для любви» писатель-фантаст Роберт Хайнлайн приводит отличный пример.

Человек должен уметь переменить пеленку, спланировать план вторжения, заколоть свинью, вести корабль, построить дом, написать сонет, подвести счета, построить стену, снять мясо с костей, утешить умирающего, отдать приказ, выполнить приказ, действовать вместе и в одиночку, решать уравнения, анализировать новую проблему, разбросать навоз, запрограммировать компьютер, приготовить вкусное блюдо, биться и победить и умереть с достоинством. Специализированы лишь насекомые.

Как и большинство громких заявлений перфекционистов с манией величия, это не только в корне неверно, но и глупо. Автор вкладывает эти слова в уста персонажа, который живет тысячи лет, поэтому располагает таким огромным запасом времени, какого нет ни у кого из нас.

Чрезвычайно важно специализироваться на чем-то, а точнее, стремиться проводить как можно больше времени, занимаясь наиболее важными делами: теми, которые, как сказано в разделе 4.4, сфокусированы на миссии, укрепляют ваши сильные стороны, дают хороший эффект или ведут к переменам. Специализация поможет:

— получить прекрасный результат;

— отточить умение (мастерство);

— улучшить эффективность;

— увеличить продуктивность;

— создать ощущение полноты жизни и радости (потому что мы обычно получаем удовольствие, делая то, что у нас хорошо получается);

— помочь другим в плане мастерства, эффективности, продуктивности и чувства радости (потому что вы делегируете свои малозначительные дела тем, для кого они имеют большую ценность);

— создать сильные сообщества благодаря делегированию;

— превратить вас в человека, который вдохновляет других.

Если вы не станете концентрироваться на самых важных занятиях, то не только потеряете все эти преимущества, но и будете чувствовать себя подавленным, вымотанным, раздосадованным. Писатели, которые пытаются самостоятельно сделать свой сайт или починить компьютер (раздел 3.6), как правило, тратят слишком много времени, находят эти занятия утомительными и не получают достойного результата.

Все это относится и к вашей личной жизни. Когда вы ведете маму пообедать или сопровождаете ее на прием к врачу, вы улучшаете свои сильные стороны: способности к преданности и заботе и, если помогаете определиться с лечением, аналитические навыки. Трудно представить, кто еще, кроме, пожалуй, вашего брата или сестры, мог бы сделать столь же ценное вложение. Однако, когда вы ездите по маминым делам или косите ее газон, вы не только не улучшаете свои сильные стороны, но занимаетесь тем, что другие сделали бы лучше вас, — то есть растрачиваете свое время.

Специализироваться стоит даже в области восполняющего отдыха, чтобы максимально отдохнуть в течение каждого выделенного на это часа. Если вы любите садоводство, но терпеть не можете гнуть спину, возделывая почву, делегируйте эту обязанность кому-то другому. Если вам нравится реставрировать старинную деревянную мебель, но вы не любите ту грязную и скучную часть работы, когда нужно снимать старую краску и шлифовать поверхность, — делегируйте. Какое счастье — видеть вскопанную землю для клумбы или подготовленную поверхность дерева! (Еще больше о делегировании — в разделе 4.11).

Существует ли риск излишнего погружения в тему? Вряд ли, потому что я не призываю становиться сверхпрофессионалами, «гиками», способными действовать только в узких рамках одной сферы. Я предлагаю оставаться сосредоточенными на важнейших занятиях в каждой категории инвестирования. Можно посмотреть на это и с другой стороны: большинство ПТМ весьма непрофессиональны по части использования своего времени. Немного специализации поможет восстановить баланс.

Необходимость специализироваться означает, что ХТМ регулярно отклоняет просьбы о неэкстренной помощи, оказать которую можно только при помощи действий с низкой ценностью. Тем самым они ограждают себя от чрезмерной самоотдачи или хронического подчинения своих потребностей и миссии другим людям. Как сказано в разделе 4.3, чрезмерная самоотдача — более благородная проблема, чем эгоизм или использование других в своих целях. Но это все-таки проблема — особенно учитывая, что это один из основных механизмов, при помощи которых прокрастинация имитирует продуктивную работу (раздел 1.8).

Вот что происходит, когда вы излишне усердствуете на основной работе, в агитационной кампании, общественной группе, венчурном фонде или в процессе помощи другим людям.

Прежде всего, вам не удается воплотить в жизнь свою миссию. А это практически гарантированно ведет к горечи и сожалению.

Вы наверняка чувствуете себя вымотанным, разбитым. Это означает, что в вашем образе жизни нет баланса, то есть все проекты и отношения, в которые вы щедро вкладываетесь, негармоничны. (А если ваш вклад не так уж значим, то зачем он нужен?)

Опасность в том, что вы привлекаете людей, которые рассчитывают использовать вас или сбросить на ваши плечи свои обязанности и (или) ответственность.

Вы снижаете свою эффективность и тормозите личностный рост.

В результате вы ничем не занимаетесь от души: либо потому, что не можете (безумно заняты, устали), либо не хотите (чувствуете, что вас используют, и злитесь), либо по обеим причинам. Будучи не в состоянии решать многочисленные проблемы или выполнять массу обещаний, вы, по сути, терпите неудачу в целом ряде проектов и отношений.

Чрезмерная самоотдача — это мощная форма самовредительства.

Многие из тех, кто грешит этим, — приятные люди, но часто они не умеют говорить «нет» и отстаивать свои потребности (раздел 4.11). А некоторые страдают манией величия (раздел 2.2). Эта мания величия заявляет о себе в форме:

— желания быть героем или «спасителем», считаться незаменимым, способным решить все проблемы, «палочкой-выручалочкой» и т. д.;

— убежденности, что человек должен уметь взваливать на себя чужую ношу и решать чужие проблемы;

— уверенности, что человек должен уметь делать это и одновременно выполнять собственную великую миссию;

— убежденности, что можно нарушать общепринятые правила, например не зарабатывая достаточно, чтобы содержать себя, или постоянно уделять работе слишком много часов в неделю.

У многих людей с манией величия находятся оправдания своему поведению, которые звучат вполне логично, например: «Могу взять на себя все эти обязательства, потому что я организованный человек». Но мания величия всегда в корне обманчива.

И немного о психологических «рамках». Это довольно простая тема — по крайней мере, с точки зрения тайм-менеджмента. Есть две вещи, которые нужно знать.

Рамки не между вами и другим человеком, а в ваших мыслях. Необходимо принять осознанное решение о том, какими вы хотите видеть отношения с тем или иным человеком (группой), что и в каком объеме готовы вкладывать в них, что хотите получать взамен. Стоит принять эти решения, и жизнь станет намного легче. Вы станете действовать согласно установке, а не по указке обстоятельств. Если же вы не примете таких решений или отнесетесь к ним несерьезно, ваша работа и отношения наверняка пострадают.

Ваша задача — сформулировать свои потребности. Многие писатели не делают этого. Тем самым они лишают себя помощи, а других — возможности им помочь. Существует множество причин их сопротивления, включая стеснительность, внутреннюю деспотию (глава 6) или страх, что их просьбу отвергнут (и у него могут быть основания). И все же совершенно необходимо научиться заявлять о своих потребностях, потому что: на просьбу могут отреагировать положительно. Писатели, которым я рекомендую поговорить о своих нуждах с семьей, руководством и другими людьми, практически всегда сообщают мне, что им не только пошли навстречу, но и поблагодарили за обращение; даже если не брать в расчет перфекционистский миф об «одиноких гениях», практически невозможно достичь амбициозной цели без активной поддержки других людей; как упоминалось в разделе 3.8, обращение за помощью само по себе наделяет силой.

Секрет серьезных достижений в том, чтобы самому быть специалистом, окружить себя специалистами в других областях, свободно оказывать и принимать помощь в виде действий с высокой ценностью внутри этого окружения.

 

4.9. Проблемы, связанные с чрезмерной самоотдачей: трудоголизм и взаимозависимость, избыток электронной почты и реакция на собственную известность

Трудоголизм и взаимозависимость. Многочасовая работа оправдана, если это а) совпадает с вашей миссией; б) не вынуждает вас жертвовать другими важными целями и ценностями, например здоровьем или отношениями, и в) не приводит к депривации, истощению, изнурению, чрезмерному погружению (раздел 1.10), перегоранию или «усталости сострадать». По опыту знаю, что большинство случаев избыточной работы не соответствует этим условиям, а потому расценивается как трудоголизм (привычка использовать работу как способ сбежать от жизненной боли и стресса). (Например: «Дома мне грустно, я чувствую себя беспомощной, потому что между мной и мужем есть отчуждение, наши дети — настоящее испытание, и повсюду хаос. Но можно остаться на работе, где меня ценят, и к тому же можно закрыть дверь, чтобы побыть в тишине»).

Конечно, трудоголизм — подходящее и не последнее средство прокрастинации, многие работодатели и другие люди поощряют его.

Взаимозависимость — связанная с трудоголизмом и часто перекрещивающаяся с ним проблема. Это когда вы концентрируетесь на проблемах другого человека, чтобы избежать решения собственных. Часто два взаимозависимых человека составляют неблагополучные пары: представьте алкоголика, женившегося на женщине, страдающей перееданием, либо кого-то, любящего порядок, работающего вместе с неорганизованным человеком. (В сфере услуг мы наблюдаем за специалистами, которые избыточно вкладываются в клиентов, не собирающихся меняться). Признак взаимозависимости — отсутствие улучшений, независимо от того, сколько сил вы вкладываете, помогая другому человеку. Причины в следующем: а) он, вероятно, не готов к переменам или не признаёт, что у него есть проблема, и б) взаимозависимость основана на заблуждении, будто вы можете контролировать чье-то поведение.

Если вы подвержены трудоголизму или взаимозависимости, то советую обратиться к книгам, которые могут облегчить ваше состояние. Но, возможно, потребуется психотерапия. И, конечно, тайм-менеджмент станет замечательным инструментом для возвращения жизненного равновесия.

Избыток электронной почты — широко распространенная и серьезная проблема, которая тоже связана с чрезмерной самоотдачей. Если вы получаете хотя бы двадцать писем в день и тратите в среднем по три минуты на каждое, это уже целый час, потраченный только на переписку по электронной почте. Огромный отрезок времени, почти полностью относящийся к занятиям с низкой ценностью.

Думаю, проблема заключается в том, что электронная почта — это странный гибрид формального и устойчивого характера обычного почтового письма с повседневным и мимолетным характером звонка. Поэтому проблема распадается на две части: 1) мы получаем массу электронных сообщений, и 2) мы слишком часто воспринимаем их как важные (а это чрезмерная самоотдача). И затем мы начинаем трудиться над ними. (СМС, длина которых строго ограничена, во многом решают эту проблему, хотя создают другие). К тому же электронная переписка — замечательный способ изображать продуктивную работу, а потому она часто используется как средство прокрастинации (раздел 1.8).

Вот некоторые способы, используемые ХТМ, чтобы управлять своей электронной почтой.

Немногословные ответы. ХТМ никогда не пишут длинные ответы на письма, когда можно ответить коротко или вовсе промолчать. Их нисколько не смущают такие формулировки, как «Да», «Договорились» или «Прошу прощения, не самое подходящее время для этого». Они прекрасно осознают, что краткость может помочь, отвратив некоторых оппонентов. Кроме того, ХТМ понимают: люди, которые действительно их поддерживают, поймут, что они заняты, и не станут возражать. К тому же ХТМ чаще всего общаются с другими продуктивными людьми, которые тоже пишут немногословные ответы.

Я отправляю множество электронных писем, относящихся к второстепенным и техническим вопросам, написав всего несколько слов прямо в теме письма, после чего ставлю (кс) — «конец сообщения».

Звонки. ХТМ знают, что устный разговор или голосовая почта — зачастую более удачный способ передать наполненное множеством подробностей или деликатное сообщение. Поэтому они не пытаются сформулировать его в письме, переделывая несколько раз, но так и не находя нужного варианта.

Технологии. ХТМ активно используют электронные шаблоны и автоответы для повторяющихся запросов (раздел 3.6). Это не только экономит время, но и гарантирует, что до получателя дойдет верная информация.

Активный менеджмент. ХТМ поддерживают актуальность своих электронных подписок — особенно в части удаления своего адреса из списков рассылок, которые их больше не интересуют. Нередко у них несколько учетных записей электронной почты — например, одна для членов семьи и друзей, другая для коллег, третья — для рассылок и уведомлений о сообщениях в блогах. Каждый из этих электронных ящиков требует разного количества времени и внимания.

Слава. Будем надеяться, что наступит день, когда благодаря своей писательской деятельности вы завладеете широкой аудиторией читателей. И тогда многие люди наверняка захотят рассказать, как значима для них ваша работа, попросить об одолжении и т. д.

В большинстве групп моих слушателей находится хотя бы один человек, который обращался к известному писателю, восхищавшему его, и получал грубый или равнодушный ответ. Иногда вызванного этим чувства оказывалось достаточно для появления блока (раздел 7.2). Кроме того, подобные эпизоды, безусловно, не улучшают репутацию писателей. К счастью, многие популярные авторы отвечают доброжелательно и вежливо. Такие примеры вдохновляют не только участника событий, но и всю группу, услышавшую эту историю.

Когда кто-то пишет вам или подходит, чтобы выразить свое восхищение, ответ — это проявление элементарной вежливости. Но необязательно превращать встречу в долгую беседу. Нескольких сердечных слов вполне достаточно. Если вы не хотите, чтобы общение продолжалось, не вводите собеседника в заблуждение, избегайте фраз вроде «Будем на связи». Как всегда, ваша задача — обозначить свои условия.

Если к вам часто обращаются по одному и тому же поводу, например: «Как мне добиться публикации?» — ответьте у себя в блоге или на своем сайте в разделе «Вопросы и ответы». Это даст двойной эффект — снимет с вас лишний груз и увеличит посещаемость сайта.

Если от вас ждут, что вы поделитесь деньгами, временем, связями или окажете другую помощь, то ваше право, а зачастую и обязанность — пресечь подобные просьбы. Но вы должны сделать это доброжелательно и вежливо. Налицо один из тех редких случаев, когда вполне уместно хорошо продуманное стандартное письмо. Его «стандартность» говорит о том, что вы очень заняты, и не вызывает желания продолжать переписку.

 

4.10. Оставшаяся часть тайм-менеджмента

Закончив с планированием, вы можете двигаться к оставшейся части процесса управления временем, которая не представляет особых трудностей.

Шаг 2. Составьте график на неделю. Возьмите отведенные под разные задачи отрезки времени в вашем бюджете и поместите их в недельный график. Запишите сначала те, что не подлежат обсуждению, а затем все остальные. Также постарайтесь планировать одни и те же занятия на одно и то же время в один и тот же день недели. Другими словами, установите постоянные процедуры, которые позволяют избежать размышлений по поводу графика и помогают подготовиться к запланированной деятельности. У Стивена Кинга («Как писать книги») есть такие слова: «Ваш график… существует, чтобы создать у вас привычку, научить видеть сны; точно так же, как готовит вас ко сну укладывание в постель примерно в одно и то же время с привычным ритуалом». А Сомерсет Моэм писал: «Я пишу, только когда приходит вдохновение. К счастью, оно приходит каждое утро ровно в девять часов».

Привычка браться за дело в одно и то же время каждый день спасает от неуверенности и неопределенности, которые обычно ведут к прокрастинации. Как уже говорилось в разделе 2.13, вам нужно спокойно сеть за стол и просто начать писать — без колебаний, беспокойства, ожиданий и эмоций.

Не пытайтесь включить в график редко повторяющиеся или нерегулярные занятия — просто вписывайте их по мере появления.

Шаг 3. Следуйте графику и фиксируйте расход времени. Попробуйте следовать новому графику в течение недели. (Я говорю «попробуйте», потому что скорее всего вы не сможете соответствовать ему не только в точности, но даже приблизительно. И это нормально!) Делая так, фиксируйте, как проводите время, чтобы в конце недели можно было прийти к выводу, насколько хорошо вы вписались в бюджет.

Я советую использовать электронную таблицу, удобную для большинства писателей. Впишите количество часов бюджета внизу крайней левой колонки, а последующие обозначьте как «суббота», «воскресенье», «понедельник»… вплоть до пятницы. Последней должна идти колонка для итоговых цифр, чтобы вы могли посчитать время, которое вложили или потратили на каждый вид деятельности в течение недели. Всякий раз, работая над целью или задачей дольше пятнадцати минут, ставьте галочку в соответствующей ячейке (например, в «писательской» ячейке в колонке «вторник» или в ячейке «физические упражнения» в колонке «суббота»). Важно фиксировать каждые пятнадцать минут. Используя более длительные интервалы, вы рискуете забыть, как именно вы провели время. (Если под рукой нет компьютера, то распечатайте таблицу или делайте записи в блокноте). Кроме того, фиксирование каждого пятнадцатиминутного интервала помогает сохранять осознанность и сосредоточенность. Когда у вас появляется привычка каждые пятнадцать минут спрашивать себя: «Делаю ли я то, что должен?» — велики шансы, что вы станете меньше прокрастинировать и больше вписываться в график.

Еще два совета.

Каждый день записывайте момент, когда вы просыпаетесь и отходите ко сну, потому что для максимальной продуктивности полезно ежедневно вставать и ложиться примерно в одно и то же время. Если график сна скачет, то вы практически обеспечиваете себе синдром смены часовых поясов, не испытывая при этом радости путешествия.

Важно записывать не только то время, которое вы вкладываете, но и расходуемое, включая (особенно) просмотр телепередач, видеоигры и другие виды отдыха-уклонения. Необходимо точно знать, сколько времени вы посвящаете каждому из этих занятий (большинство людей тратит на них больше, чем кажется), чтобы усилить мотивацию сократить напрасные расходы.

Шаг 4. Подсчитывайте затраты времени и анализируйте прошедшую неделю. В конце недели возьмите заполненный график и определите: 1) сколько времени вы вложили или потратили на разные занятия и 2) насколько эти цифры близки к заложенным в бюджет.

Поразмышляйте над тем, что сработало, а что нет. Наградите себя за то, что получилось, но не наказывайте за неудачи. При необходимости скорректируйте бюджет и график, чтобы они больше соответствовали реальному положению вещей. Затем повторите шаги 3 и 4.

Шаг 5. Наблюдайте, как становитесь продуктивнее! Совершая эти шаги, вы скорее всего автоматически начнете делать заметные успехи. Как показывает практика, для более продуктивного использования времени нужны не жесткие коррективы, а всего лишь больше сознательности.

Перфекционисты считают, что без жестких изменений не обойтись. Но раз вы читаете эту книгу, значит, относитесь к своим целям вполне серьезно. Следовательно, деликатных напоминаний (вкупе с методами, которые я предлагаю) достаточно.

Вот и все! Часто люди считают описанный процесс слишком трудоемким. Но это не так. Планирование и составление графика действительно отнимают немного времени (что естественно). Но само фиксирование времяпрепровождения требует всего лишь около восьми минут в день, а подсчет и анализ — примерно получаса в неделю. И это увлекательные полчаса.

Другое частое возражение: процесс выглядит механическим и уподобляет человека роботу. «А как же непосредственность?» — спросила однажды моя ученица. По правде говоря, я не поклонница такого стиля поведения. Если партнер делает вам сюрприз в виде романтической поездки на выходные, это вполне уместно (то же относится к экстренным ситуациям). Но зачастую непосредственность — всего лишь прокрастинация, надевшая маску игривости.

Другое распространенное возражение звучит так: «Нужно ли мне делать это вечно?» Нет, конечно. Если только вы сами этого захотите. Большинство людей фиксируют расходование времени две — четыре недели и остаются довольны улучшениями в плане продуктивности, даже если результаты ниже, чем они ожидали. Они останавливаются, но позже могут начать снова, если почувствуют готовность к очередному скачку продуктивности или заметят, что сошли с дистанции. Кроме того, имеет смысл снова начать планировать и отслеживать расходование времени, когда в жизни происходят серьезные перемены.

Полезно (после того как вам удастся взять под контроль график в целом) фиксировать расходы только в тех категориях, где вы склонны к недостаточному инвестированию или чрезмерной самоотдаче. Некоторое время я отслеживала только писательство, маркетинг и физические упражнения.

Полагаю, что на самом деле возражающие протестуют против ответственности, которую накладывает тайм-менеджмент. Я согласна — ответственность пугает. Но это как раз то, что больше всего нужно малопродуктивным людям.

 

4.11. Умение говорить «нет», делегирование и совместное решение проблем

Умение говорить «нет», делегирование и совместное решение проблем важны для тайм-менеджмента.

Многие утверждают, что не умеют говорить «нет». Других учили ставить чужие потребности выше своих. Но умение отказывать — это навык, который можно и нужно освоить. Практикуйтесь сначала на маленьких просьбах, а затем на более крупных. Со временем вы не только освоитесь, но почувствуете, как это прекрасно — не дать затянуть себя в дело, которым вы не хотите заниматься.

Есть способы отказывать, не говоря «нет». Например, взять на себя только часть проекта («Я помогу с редактированием, если кто-то другой подготовит отшлифованный черновик»). Или пообещать выполнить просьбу позже («Я занята до июля, но, возможно, потом смогу взглянуть»). Однако иногда необходимо просто сказать «нет».

Я уже говорила о делегировании работы по дому и других занятий с низкой ценностью. Мы привыкли видеть в этом иерархичность — то, что руководители поручают некую работу своим подчиненным. Но иерархия совсем не обязательна. По сути, ваша цель — делегировать все, что вы считаете деятельностью с низкой ценностью, тем, для кого ценность высока. А когда понадобится, щедро отплатите за ценную поддержку. Нужно, чтобы люди, вовлеченные в процесс, чувствовали, что обрели нечто значимое. Но это не значит, что каждый должен вложить одинаковое количество денег или часов. То есть, когда вы приобретаете успех, связи, влияние и мастерство (работаете эффективнее), относительно малое вложение времени с вашей стороны — даже письмо или звонок, который помогает другому человеку получить хорошую работу, — может стать достойной платой за многие часы, которые он вложил.

Как уже говорилось, такого рода делегирование не просто позволяет выиграть время и уменьшить стресс, но и помогает всем участникам процесса отточить свои навыки, а также способствует созданию группы поддержки. Однако необходимо делегировать, не отказывая во взаимной помощи, щедро отплачивая информацией и другими ресурсами тем, кому вы поручили свои задачи.

Не забывайте, что можно делегировать как мелкие, так и большие задачи. Во-первых, большинство крупных дел — это цепочка маленьких задач. Во-вторых, мелочи накапливаются. Не бегите в магазин, если это может сделать кто-то другой. И если вас просят об одолжении (например, написать рекомендательное письмо), но не дают всей необходимой информации (скажем, полного адреса получателя), не ищите ее сами, а попросите выслать.

Многие делегируют неохотно или говорят, что они этого «не умеют». Но такое отношение нужно изменить. Вот наиболее частые оправдания: «Мне легче сделать самому», «Никто не сделает так же хорошо, как я», «Самому сделать быстрее», «Мне некогда делегировать». Но все эти доводы не выдерживают критики.

Да, возможно, вам легче сделать самому — один раз. Но не второй, третий, десятый.

Не исключено, что никому не удастся выполнить задачу так же хорошо, как вам. Но вопрос не в том, сможет ли тот, кому поручили дело, выполнить его на высшем уровне, а в том, сделает ли он это достаточно компетентно или приемлемо. Стремление сделать все как можно лучше должно подчиняться цели выполнить вашу миссию как можно полнее.

Другая расхожая причина, по которой люди не поручают задачи: «Мне некому делегировать». Это практически всегда неверно. Вы можете делегировать близким и дальним родственникам, друзьям, партнерам, коллегам, соседям и практически любому, с кем поддерживаете связь. Помощь обогащает, и большинство людей любят помогать.

Успешные люди, которых я знаю, говорят «нет» и делегируют постоянно. Это получается у них почти рефлекторно. Когда на их пути появляется какое-то занятие, они анализируют, а) высока ли его ценность и б) если нет, то как избавиться от этого дела. Более того, они знают, что от большинства просьб нужно избавляться. Однако даже если они считают, что стоит взяться за задачу, то все равно ищут, какие ее части можно делегировать другим.

Смежный с делегированием навык — совместное решение проблем. Это процесс разрешения вопросов и конфликтов с позиции уважения всех участников. Подразумеваются следующие шаги.

1. Сообщите о проблеме и о том, какие чувства она у вас вызывает. Например: «Большое спасибо, что встретились со мной, босс. Вы знаете, что я действительно люблю свою работу в XYZ. Не знаю, в курсе ли вы, — последние несколько лет я пишу роман. Некоторое время дела шли хорошо, но с недавних пор стало тяжело — очень трудно сосредоточиться после долгого рабочего дня».

2. Предложите решение. «Я подумала, нельзя ли сдвинуть мой рабочий день так, чтобы он начинался в полдень и заканчивался в 20:30 (нельзя ли перейти на четырехдневную рабочую неделю и т. д)., чтобы по утрам у меня было время на писательство?»

3. Скажите, что это решение не повредит работе и даже подарит преимущества человеку, с которыми вы договариваетесь. «Не думаю, что покупатели или коллеги станут возражать, и на качестве работы это не скажется. Ведь теперь можно будет отвечать на звонки даже поздно вечером, а это придется по душе клиентам, живущим в другом часовом поясе».

4. Внимательно и с уважением выслушайте ответ, а особенно — беспокойства и опасения.

Чаще всего руководители говорят что-то вроде: «Вы пишете роман? Это чудесно! Мой ребенок пишет! Давайте попробуем». (Если вам начинают, пусть и из лучших побуждений, задавать неуместные вопросы вроде: «Почему вы пишете так долго?» — смотрите раздел 6.8). Вам могут ответить и так: «Думаю, это возможно, но у меня есть некоторые опасения…» (Если ваш руководитель ответит: «Ну уж нет, и больше не беспокойте меня своими личными проблемами», тогда действуйте так, как предложено в разделе 4.6, — меняйте работу).

5. Постарайтесь, насколько это возможно, учесть замечания оппонента. «То есть я смогу приходить позже по понедельникам, вторникам и средам, но в четверг и пятницу вы предпочли бы придерживаться обычного графика? Это меня устроит». Если вы не знаете, как отреагировать на высказанные опасения, поинтересуйтесь, что может предложить руководитель, или попросите время на раздумья, прежде чем вернуться к разговору.

6. Достигнув согласия, выразите свою признательность. «Большое вам спасибо. Как хорошо работать в организации, которая во всем поддерживает своих сотрудников».

7. Зафиксируйте договоренность. «Я отправлю короткое электронное письмо, чтобы закрепить договоренность». Это помогает избежать недопонимания и зафиксировать решение руководителя. Пусть сообщение будет коротким, простым, неформальным — вы просто подытоживаете сказанное. И поблагодарите снова.

Другой вариант, когда вы не предлагаете решения, а ждете его от вовлеченных в ситуацию людей, полезно использовать по отношению к семье и друзьям. Один из моих учеников проводил на занятиях весь день, а свой бизнес-план вынужден был писать вечерами. Однако у его пятилетней дочери были другие намерения — чтобы по вечерам он с ней играл. Ему было трудно сделать выбор, поэтому он сказал ей: «Ты знаешь, что папа очень любит тебя и весь день скучает без тебя. Он очень хочет поиграть с тобой. Но у него есть домашнее задание, которое нужно выполнять, и, когда он не делает этого, чувствует себя плохо. Что, по-твоему, мы можем сделать?» Пятилетняя девочка на несколько секунд задумалась, а затем легко решила проблему. «Папа, давай делать домашние задания вместе», — предложила она. Дочь принесла раскраску и цветные карандаши, села рядом за обеденным столом и с удовольствием раскрашивала, пока отец писал. Время от времени она спрашивала, как продвигается дело.

Не могу не привести еще одну историю с участием ребенка. Знакомой писательнице с трудом давалось выполнение учебных заданий по вечерам, потому что дочь всегда просила «еще одну сказку на ночь». Наконец у них состоялся разговор: мама сказала, что, хотя она и любит читать сказки, ее расстраивает, что она не выполняет свои домашние задания. Дочь внимательно выслушала и предложила всегда читать в будни не больше одной сказки. Примечательно, что иногда мама сама предлагала вторую сказку, чтобы не браться за учебу! (Налицо прокрастинация, принимающая обличие продуктивной работы). Дочь стала союзником в достижении продуктивности и каждый раз, когда мама предлагала почитать еще, напоминала: «Мама, разве ты не должна делать домашнее задание?»

Тайм-менеджмент предлагает вам выбирать между высокой и низкой продуктивностью, успехом и разочарованием, спокойной счастливой жизнью и унылой обыденностью, наполненной стрессом. ПТМ и тем, кто слишком много отдает другим, свойственна очень серьезная ошибка: они берутся справляться с массой проектов, задач, одолжений и информации и не умеют отвечать «нет», делегируя или решая проблемы совместно с другими. Секрет истинной продуктивности, успеха и счастья в том, чтобы суметь отказаться от большей части задач, оставив себе лишь занятия с высокой ценностью. Тогда вы становитесь проводником идей, информации и действий, и у вас появляются время и энергия, чтобы заботиться не только о себе, но и о других, в том числе и о случайном незнакомце, которому нужна помощь.