Претензионное письмо и правила его составления

Претензионное письмо – это письменное обращение к своему контрагенту, содержащее требование об устранении им нарушения прав. Цели претензионного письма таковы.

• Предупредить, что следующим шагом будет обращение в суд.

• Выяснить, с чем не согласен контрагент (необходимо выявить внутренние мотивы должника).

• Помочь в разрешении спора мирным путем. В некоторых случаях досудебный порядок обязателен, если он предусмотрен договором. Существует множество каналов направления претензии, например:

• вручить лично (при свидетелях, в присутствии нотариуса);

• отправить почтой;

• передать курьером;

• позвонить по телефону;

• отправить СМС;

• отправить на e-mail;

• оставить сообщение в соцсетях;

• сделать запись в книге жалоб должника;

• использовать иные средства связи.

Официальным способом отправки претензии является ее направление почтой с подтверждением получения. Для большей уверенности можно отправить письмо с описью вложения, чтобы при дальнейшем разбирательстве в суде не возникало никаких сомнений по поводу его содержания.

 

Алгоритм действий обеспечения юридической значимости претензии

Чтобы направленная вами претензия получила юридическую значимость, при ее направлении необходимо учесть несколько нюансов.

1. Нужно правильно выбрать адрес для направления претензии. Возможна отправка письма на юридический адрес или адрес места жительства должника. Возможны и другие адреса, чтобы, если вдруг письмо «потеряется в пути», должник получил его наверняка. На юридический адрес претензия отправляется в обязательном порядке.

2. Направлять претензию необходимо заказным письмом с уведомлением о вручении, желательно с описью вложения.

3. Нужно отслеживать движение почтовых отправлений. На сайте «Почты России» возможно отслеживание по номеру почтового идентификатора, который указывается в чеке при отправлении письма.

 

Содержание претензии

Утвержденной формы претензии нет, однако при ее написании следует соблюдать общепринятые правила составления официальной корреспонденции, а также не забывать те элементы текста, которые и делают претензию претензией. Претензия должна содержать следующие элементы.

• Угловой штамп. Поскольку претензия является официальным документом, необходимо отправлять ее на официальном бланке, на котором будут указаны данные об отправителе и его контакты.

• Наименование адресата. Необходимо указать, кому адресована данная претензия: наименование организации, фамилию, имя и отчество руководителя либо лица, принимающего решения.

• Название документа. Документ может называться претензией, уведомлением, требованием. Возможны и другие варианты, главное, чтобы название соответствовало содержанию документа.

• Изложение обстоятельств дела. Здесь необходимо описать суть нарушения, прибегая к ссылкам на нормы права. Так претензия становится еще более весомой и обезоруживающей.

• Требование и срок. Следует указать конкретное требование об устранении нарушения, а также срок его выполнения.

• Санкции. В заключение стоит описать последствия, вытекающие из невыполнения условий сделки в срок. Таким образом, вы еще больше увеличите значение претензии.

Я рекомендую писать претензию в официально-деловом стиле, четко и понятно для контрагента. Следует избегать двусмысленных оборотов, жаргонных слов, эмоций. В среднем объем претензии обычно составляет 1–2 страницы.

Направляя претензию, вы надеетесь на реакцию должника.

Ответы на претензию могут быть следующими.

• Ответ, в котором будет содержаться согласие с требованием кредитора.

• Ответ, содержащий предложение об урегулировании спора мирным путем.

• Письмо, содержащее отказ от погашения задолженности, так как должник не согласен с требованиями кредитора.

• Отсутствие ответа на претензионное письмо кредитора.

• Уплата долга, что, конечно же, самый желанный способ реакции.

 

Принцип наращивания давления

Долг не возникает на пустом месте. Ведь перед тем, как он образовался, контрагенты заключили соглашение, а также, вероятно, долгое время сотрудничали. Поэтому зачастую при проведении процедуры взыскания дебиторской задолженности на первое место встает вопрос о возможности сохранения рабочих отношений.

Многие компании, чтобы не разрушить окончательно отношения с контрагентом, откладывают принятие мер по взысканию задолженности. Между тем наличие невзысканного долга препятствует продолжению рабочих взаимоотношений. Вспомните тех ваших должников, с кого вы не взыскали долг. С кем вы продолжаете работать сейчас?

Я предлагаю реализовывать претензионный порядок в три этапа, предполагающих постепенное наращивание давления на должника, чтобы постараться максимально сохранить отношения с ним.

Первый этап включает в себя уведомление о наличии задолженности, которое направляется через 1–2 дня после возникновения просрочки. Это делается, чтобы проинформировать контрагента об имеющемся долге и показать, что вы как кредитор держите ситуацию под контролем.

На этом этапе следует применять относительно мягкие формулировки, например: «уведомление о наличии задолженности», «информируем Вас», «в целях сохранения отношений». В качестве санкции рекомендую указать на возможность начисления неустойки (пеней, штрафов). Пример такой претензии-уведомления вы можете увидеть в приложении.

Целью второго этапа является фиксирование просроченной задолженности и выполнение ранее обещанной санкции (начисление неустойки, пени, штрафа). Писать вторую претензию следует не позднее чем через две недели после отправки первой претензии. В ней необходимо указать причину, по которой стоит с вами рассчитаться (неявная угроза), предложить подписать акт сверки и обсудить способ урегулирования долга. Стоит также сообщить, какие санкции вы примените при дальнейшей просрочке долга.

Санкции должны соответствовать следующим параметрам.

• Быть определенными. Должник должен понять, чем конкретно ему грозит дальнейшее невыполнение своих обязательств.

• Быть составленными юридически грамотно. Ни в коем случае нельзя угрожать жизни и здоровью человека – это может подвести вас под статью Уголовного кодекса РФ.

• Иметь причины применения. Чем мотивированнее будет санкция, тем сильнее будет ваша позиция.

• Быть направленными в болевую точку. Ваша задача состоит в том, чтобы понять, какая болевая точка у вашего должника. Например, если человек заботится о своей репутации, можно пригрозить размещением информации о нем в открытых источниках.

• Быть выполненными. В противном случае у кредитора возникают большие репутационные издержки.

Пример претензии, которая направляется на втором этапе, вы можете найти в приложении.

Третий этап в претензионной работе – досудебная претензия, целью которой является сообщение должнику о намерении подать исковое заявление в суд. Обычно досудебная претензия направляется через месяц после возникновения просрочки.

В досудебной претензии указываются конкретные юридические последствия неуплаты долга. Это может быть получение исполнительного листа, необходимость оплатить судебные издержки, наложение судебного ареста, ограничение выезда и др. Необходимо также четко расписать, какова будет неустойка, сколько составят судебные издержки, какова государственная пошлина.

Какие-то должники погашают долг уже после получения первого информационного письма, некоторые доходят до получения второй претензии и только после этого расплачиваются. Кому-то и этого недостаточно, и они возвращают долг лишь после подачи искового заявления в суд. Некоторые должники и вовсе платят только после получения исполнительного листа либо подачи в отношении них заявления о банкротстве.

Принцип наращивания давления и заключается в том, чтобы постепенно дойти до той степени нажима, когда должник погасит задолженность, желательно не перешагнув допустимую грань, иначе вы рискуете потерять контрагента.

Пример досудебной претензии также приведен в приложении.