Кива лежала, стараясь стряхнуть сонливость, оставшуюся после короткого ночного отдыха. До кровати ей удалось добраться довольно поздно. Звук будильника бил по ушам. Она знала, что нужно сделать зарядку. И такое намерение у нее было. Прежде чем лечь спать, она даже загрузила новейшее приложение для занятий силовой йогой. Кива шлепком выключила будильник.

Задачи на предстоящий день тут же нахлынули на нее. На работе близился срок сдачи крупного проекта, а кроме того надо было разобраться еще с миллионом несделанных дел. Она сразу же потянулась за смартфоном, чтобы проверить электронную почту от членов группы, работавшей над проектом.

«Срочное сообщение!» «Важная информация!» «Необходимо рассмотреть и принять решение сегодня!»

Из трех десятков писем, полученных с того момента, как она отложила телефон прошлой ночью, многие казались очень важными. Попадался спам, который сразу отправлялся в корзину. Тема некоторых сообщений была неясной, и Кива начала просматривать их, чтобы понять, заслуживают ли они внимания. На это занятие незаметно ушло целых 45 минут.

«Ну ладно», – вздохнула Кива, смирившись с потерей шанса попробовать новый комплекс йоги. И без того ясно, что если тотчас не вылететь из дома, то она опоздает на работу. Наспех приняв душ, подкрасившись и проинспектировав платяной шкаф в поисках наименее помятого наряда, она оделась и направилась к двери, остановившись только для того, чтобы оставить записку соседке с просьбой вынести мусор и купить кофе по пути домой. Десять минут спустя она остановилась у одного из кофейных павильонов на железнодорожной станции, чтобы прихватить рогалик и латте (лучше двойной… или даже тройной), и вскочила в поезд, который должен был вот-вот отправиться. Она огляделась и нашла место рядом с мужчиной, который выглядел слишком расслабленным для этого времени суток. Кива не стала обращать на это внимания, полезла в сумку и достала планшет.

В этот день намечалось совещание по вопросам планирования, для которого требовались кое-какие показатели. Она надеялась получить их вчера, но ей пришлось отвечать на срочный запрос Карла, который всегда появляется в самые неподходящие моменты! У него было прямо-таки чутье на кризисы, позволявшее безошибочно дергать ее в стрессовых ситуациях. Только представьте себе, на прошлой неделе он набрался наглости пригласить ее на свидание. Что?! Ты шутишь? Извини, Карл.

Просматривая цифры, Кива поняла, что у нее не хватает информации от Келли. Она быстро отправила сообщение: «Мне нужны отчеты по запасам к 9:00. Можешь мне их прислать?» Через несколько секунд пришел ответ от Келли: «Я этим занимаюсь». «Прекрасно! – подумала Кива. – Келли так быстро отвечает. Хорошо, что она в моей команде, на нее всегда можно положиться в трудную минуту».

Кива шелестела бумагами, а сидевший рядом молодой человек смотрел на нее, не скрывая удивления и раздражения. «Ну, вот, наверняка у него нет настоящей работы. Наверное, внештатный преподаватель-гуманитарий или что-нибудь в этом роде. И уж точно не тот, у кого есть серьезное дело», – подумала она и с головой ушла в изучение отчетов.

Добравшись через 20 минут до города, Кива похвалила себя за то, что так умело распорядилась временем поездки. Она получила отчеты от Келли и отправила десять писем членам своей команды, чтобы они не забывали о ней и подготовили нужные данные к предстоящему совещанию.

Этот день мало чем отличался от остальных – она порхала с одного совещания на другое. И принимала решения одно за другим! Время завершения проекта почти не нарушало первоначального графика, и казалось, что каждый делает свое дело. Но один разработчик ничего не делал правильно с первого раза и всегда просил больше денег в связи с ростом объемов. «Мы ведь знали, что расходы на интернет-приложения будут велики, не так ли?»

Если бы еще не приходилось тратить так много времени на корпоративную отчетность и внутренние разборки. Компания выполняла сразу несколько проектов, и всем требовались одни и те же ресурсы одновременно. Сегодня после обеда она убила полтора часа только на то, чтобы вернуть выделенных программистов, которых неожиданно перебросили на другой проект. Ну разве это дело?

Кива закрыла свой ноутбук в 19:00, хотя еще не все электронные письма были разосланы. (К счастью, у нее будет немного времени в поезде!) Она подняла глаза и стала думать, как бы выскользнуть незаметно для Карла. Она вышла из здания и глубоко вдохнула свежий вечерний воздух. А-ах! Если повезет, то она приедет домой вовремя, сможет купить готовую еду (японскую? Итальянскую? Корейскую?) и посмотреть пару эпизодов любимого шоу в Интернете, чтобы развеяться.

Попробуем взглянуть на жизнь Кивы со стороны. Действительно ли она работает эффективно?

Задумайтесь об этом на минутку.

Она работает над важными вещами, даже критически важными. Она делает все для выполнения работы. Несколько электронных устройств позволяют ей поддерживать связь с остальными. Она всегда на связи. Она всегда онлайн. Она заставляет дела двигаться и добивается результата.

Так эффективна ли она?

Ответ на этот вопрос упирается в индивидуальное видение, которое можно определить как способность правильно судить о вещах. Оно лежит в основе эффективного управления решениями, и от него зависит то, как мы используем свой мозг.

 

Эффективно ли вы используете свой мозг

В мире, основанном на знаниях, где платят за то, что мы думаем, творим и изобретаем, основным орудием создания стоимости является мозг. Поэтому, прежде чем двигаться дальше, немного разберемся, как он работает.

Мы не будем углубляться в последние достижения психологии или биохимии мозга. Мы просто поговорим о двух основных его частях: реактивной и логической.

Реактивный мозг – нижняя часть нашего мозга. Он отвечает за реакцию на раздражители, в нем находится центр эмоций. Важно, как мы позднее увидим, что именно там зарождаются чувства радости и удовольствия. Большинство из протекающих в нем процессов являются непроизвольными и происходят без осмысления. Также в реактивном мозге «записываются» приобретенные и глубоко укоренившиеся привычные реакции, т. е. модели мышления и поведения, которые усвоены так глубоко, что стали бессознательными и непроизвольными. Они, например, позволяют нам управлять автомобилем и одновременно думать о чем-нибудь постороннем. Ученые утверждают, что реактивный мозг обеспечивает наше выживание и появился еще в доисторическую эпоху. Представьте доисторического человека, шагающего по лесу. Его жизнь зависела от быстроты реакции на непосредственную грозу, например на появление саблезубого тигра. Если он мешкал, то доставался на обед этому тигру.

В отличие от этого верхняя часть мозга – логический мозг позволяет нам сознательно принимать преднамеренные решения. Часто эту функцию называют исполнительной, поскольку она позволяет нам блокировать и направлять импульсы, поступающие от реактивного мозга, иными словами, действовать, а не реагировать. Именно на уровне логического мозга намеренно и сознательно принимаются решения, на что обратить внимание.

Поскольку реакции реактивного мозга являются глубоко укоренившимися, они требуют небольших затрат энергии. Они возникают мгновенно, и, если только мы сознательно не выбираем другой способ действия, управление берет на себя реактивный мозг, переключая наше внимание с осмысления на непосредственные раздражители.

Большая часть рекламы, которую мы видим, нацелена на реактивный мозг – невероятные движения, неожиданные звуки, сексуальные образы и т. д. Как выразился один исследователь: «Выводы для торговцев очевидны: чтобы заставить людей действовать быстро и сопротивляться как можно меньше, нужно сконцентрировать усилия на физических и эмоциональных реакциях, которые непосредственно ведут к подсознанию потребителей». С этой точки зрения мы не более чем кошельки с нейронами, и цель состоит в воздействии на такое количество реактивных нейронов, которое открывает доступ к нашим кошелькам!

Логическому мозгу требуется больше энергии и времени, но именно он позволяет нам выйти за пределы примитивных реакций, управлять поведением и принимать рациональные решения. Именно благодаря этой части мозга человек сумел выйти из пещер, создать культуру и цивилизацию. Именно способность сознательно выбирать характер реагирования делает нас людьми.

К счастью, нейробиология говорит, что тренировка позволяет изменить мозг и подходить к принятию решений более вдумчиво и рационально. Рациональность решений и есть то, что определяет качество нашей жизни, количество радости и счастья в ней.

 

О целенаправленности

Так какое отношение все это имеет к Киве?

Вопрос о ее эффективности подразумевает ответ на более глубокий вопрос о том, как она использует свой мозг. Сформулируем его иначе – есть ли у нее видение проблем, чтобы в условиях дефицита времени, внимания и энергии осознанно выделять наиболее важные решения, которые позволяют в конце дня чувствовать настоящее удовлетворение?

Это в равной мере относится к каждому из нас. Чтобы быть по-настоящему эффективным, необходимо приобрести навык сознательного и целенаправленного отношения ко всему, что мы делаем. В современном мире мы не можем ссылаться на сильную занятость, полагаться на автопилот и ждать, что получим желаемое.

Чтобы быть по-настоящему эффективным и заниматься тем, что наиболее важно, нужны концептуальная основа и процесс. Такой основой является матрица управления временем, разработанная компанией FranklinCovey, а процессом – алгоритм «пауза – прояснение – решение».

 

Матрица управления временем

Матрица управления временем, созданная компанией FranklinCovey, – одна из самых надежных концепций, помогающая людям распределять свое время и представляющая целостное направление мышления. Она дает нам видение и позволяет принимать правильные решения относительно того, чему посвятить время, внимание и энергию.

Матрица строится на основе взаимодействия между тем, что является срочным, и тем, что является важным. Эти понятия мы определяем так:

Срочное: то, что кажется безотлагательным независимо от того, влияет оно результат или нет.

Важное: то, что имеет серьезные последствия для результата.

Матрица управления временем показывает, что люди направляют свое время, внимание и энергию в тот или иной квадрат в зависимости от срочности и важности дела.

 

Квадрат 1 – необходимость

В квадрате 1 находится то, что одновременно и срочно, и важно. Он наполнен критически важными делами (такими как посещение врача), экстренными совещаниями, горящими проектами, неотложными проблемами и непредвиденными событиями. Всем этим необходимо заниматься сейчас, иначе неизбежны серьезные последствия. Именно поэтому мы называем данную часть матрицы квадратом необходимости. Такие дела и события сваливаются на вас неожиданно – звонок рассерженного клиента, сердечный приступ у родственника, выход из строя сервера, срочное требование босса или благоприятная возможность, которая, если срочно не заняться ею, просто исчезнет.

Пребывание в квадрате 1 может давать ощущение эффективности и энергичности, но слишком долгое пребывание в нем способно привести к выгоранию. Тот, кто отдает все время разрешению кризисов и неотложных проблем, постоянно испытывает сильный стресс и растрачивает ментальную и творческую энергию. Обстоятельства нередко загоняют нас в квадрат 1, но мы редко проявляем себя там наилучшим образом, действуем наиболее креативно и добиваемся наивысших результатов, хотя в дыму сражения это выглядит именно так.

С инвестиционной точки зрения вы обычно получаете то, что вкладываете. Этот квадрат, по существу, безубыточен в отношении внимания и энергии, которые в нем затрачиваются. Ваши героические усилия могут на какое-то время привлечь внимание окружающих, но если говорить в целом, то действия в данном квадрате не могут стать прочным основанием для долгосрочного успеха.

 

Квадрат 3 – отвлечение

Дела в квадрате 3 являются срочными, но не важными. Из-за срочности кажется, что ими надо заниматься немедленно, но в действительности, если этого не сделать, серьезных последствий не будет. В этой части матрицы находятся неоправданные отвлечения, ненужные отчеты, бесполезные совещания, незначительные проблемы других людей, несущественные электронные письма, задачи, телефонные звонки, размещение постов в социальных сетях и т. д.

Многие подолгу находятся в квадрате 3, полагая, что попали в квадрат 1. Однако они просто реагируют на все подряд и путают движение с прогрессом, а деятельность с достижением.

Тот, кто проводит много времени в этом квадрате, постоянно занят, но не испытывает удовлетворения. Плотное расписание и обширный список задач не обязательно дают ощущение полноты жизни. Постоянная занятость может служить лишь поверхностным оправданием. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные вещи, реально влияющие на нашу повседневную жизнь на работе и дома.

С точки зрения инвестирования времени и энергии здесь вы получаете меньше, чем вкладываете.

 

Квадрат 4 – бесполезная трата

В квадрате 4 находится то, что не относится ни к срочному, ни к важному. Мы называем его квадратом бесполезной траты. Попадать в него не стоит ни при каких условиях, но мы зачастую настолько выгораем, сражаясь с задачами в квадратах 1 и 3, что используем его как убежище. Именно там мы позволяем мозгу отключиться, а себе расслабиться, посмотреть телевизор, поиграть, побродить в Интернете, посплетничать и заняться прочей ерундой.

В квадрате 4 все доводится до абсурда. Например, перерывы для отдыха и восстановления сил очень важны и находятся в квадрате 2. (Мы еще немного поговорим здесь об этом квадрате.) Но если мы, не вылезая из пижамы, убиваем десять часов в выходные на просмотр повтора дурацкого реалити-шоу, то уходим от продуктивного отдыха и погружаемся в мрачные глубины квадрата 4.

У того, кто проводит много времени в квадрате 4, возникает ощущение апатии и бессмысленности. Если задержаться там надолго, то можно впасть в депрессию или даже в отчаяние. Мы можем чувствовать угрызения совести, понимая, что могли бы потратить время на более важные вещи, но для этого нам не хватает энергии. Конечно, от некоторых занятий можно получить сиюминутное удовольствие, но это – суррогат. Он ничего не дает для нашей жизни, отношений и самооценки.

Вложенные сюда время и энергия не приносят никакой отдачи.

 

Квадрат 2 – выдающаяся эффективность

Дела в квадрате 2 являются важными, но не срочными. Это квадрат выдающейся эффективности, поскольку именно здесь вы принимаете ответственность за свою жизнь и делаете то, что действительно имеет значение с точки зрения удовлетворенности и результатов. В квадрате 2 находятся проактивная работа, высокоэффективные цели, творческое мышление, планирование, предупреждение проблем, выстраивание отношений, обучение и восстановление сил. В отличие от других квадратов, где дела сами находят вас, в квадрате 2 необходимо делать осознанный выбор. Вам приходится использовать логическую часть мозга, чтобы выделить наиболее важные вещи и заниматься ими.

В этом месте люди обычно говорят: «Квадрат 2 – это прекрасное, идеальное место, но для меня оно недоступно. У меня нет времени на вещи из квадрата 2».

Действительно ли это так?

На деле, если вы хотите прекрасно выполнять свою работу и чувствовать каждый день, что делаете максимальный вклад, то у вас не будет времени на другие квадраты, кроме квадрата 2. Да, это не всегда легко. Это требует энергии и обдуманных решений и скорее всего повлечет за собой изменение ваших навыков и отношений с другими людьми, что может показаться противоречащим здравому смыслу. Но такие усилия принесут поразительные результаты.

Время, проведенное в квадрате 2, сокращает число кризисов и проблем в квадрате 1, поскольку вы целенаправленно занимаетесь планированием, подготовительной работой и предотвращением нежелательных событий. Пребывание в квадрате 2 делает ваши отношения с окружающими более здоровыми, поскольку вы совершенствуете их до того, как наступит катастрофа или критический момент. Вы обретаете уверенность и эффективность, потому что не оттягиваете до последней минуты работу над ключевым проектом. Вы понижаете уровень стресса, поскольку целенаправленно сокращаете время, проведенное в квадратах 1, 3 и 4. Вы дольше сохраняете работоспособность, поскольку заботитесь о здоровье и силах. А главное – вы каждый день продвигаетесь в делах, которые действительно важны для вашей работы и жизни. В квадрате 2 выполняется наиболее содержательная, творческая и проактивная работа, которая реально влияет на ситуацию.

Подведем итог: время и энергия, которые вы инвестируете в квадрат 2, приносят отдачу, которая намного, экспоненциально, превышает вложения. Вот почему это квадрат выдающейся эффективности.

 

Какую отдачу вы получаете в настоящий момент?

Во введении упоминалось глобальное шестилетнее исследование, посвященное тому, как люди тратят время. Ниже приводится статистика по каждому квадрату матрицы управления временем.

Если бы речь шла об инвестировании времени и энергии, то куда бы вы их вложили? А как вы смотрите на увеличение количества времени, проводимого в квадрате 2, хотя бы на несколько процентов?

Не пожалейте сил на анализ. Представьте, что речь идет об инвестициях, и задайте вопрос: «Какую отдачу я получаю в настоящее время?»

• Квадрат 1 – отдача равна затратам

• Квадрат 3 – отдача меньше затрат

• Квадрат 4 – отдача отсутствует

• Квадрат 2 – экспоненциальная отдача

Ключ к выдающейся эффективности – осознанное использование матрицы управления временем для оценки того, что происходит в вашей жизни. Это инвестиционный подход к распределению времени, внимания и энергии. Где получается выигрыш?

Вернемся к Киве. Если она занята на работе, а ей сообщат, что ее брат попал в серьезную автомобильную аварию, и попросят немедленно приехать в больницу, то это будет одновременно срочное и важное событие. Такое событие требует немедленных действий, иначе могут быть серьезные последствия. Для Кивы это событие из квадрата 1. Она отложит все дела и поедет на помощь к брату.

Если Кива во время напряженной работы получит электронное письмо, то оно может показаться срочным (из-за ощущения, что на него необходимо ответить), но в действительности это не так, поскольку в нем просто анекдот (ничего серьезного не произойдет, если оставить письмо на время без ответа). Это событие из квадрата 3. Кива любит анекдоты, и если она потеряет бдительность, то может переключиться на это письмо. Но если она взглянет на это письмо через призму матрицы управления временем, то поймет, что ее текущий проект куда более важен, останется в квадрате 2 и не будет отвлекаться.

Такой осознанный и осмотрительный подход к принятию решений с помощью матрицы управления временем коренным образом изменяет каждый день и позволяет получать более высокую отдачу от вложенных времени, внимания и энергии.

 

Взгляд в зеркало

Возможно, в этот момент вы скажете: «Да, звучит чудесно, но тот, кому следовало бы это прочитать, – мой босс! Будь моя воля, я бы все время находился в квадрате 2, но слишком многое в моей работе от меня не зависит. Если я мгновенно не отвечу боссу, да и остальным, то меня просто выгонят! В каком квадрате я тогда окажусь? У меня всегда срочная работа, и ничего тут не поделаешь».

Иногда кажется, будто наша работа срочная по своей сути и что иначе быть не может. Да, мы согласны с тем, что от босса и рабочей обстановки очень сильно зависит то, как вы используете время. Но если мы хотим быть реалистами, то давайте посмотрим на реальность. Скорее всего, немало из того, что вы делаете самостоятельно и что никак не связано с другими людьми, попадает в квадрат 3, 1 и даже 4. Наши исследования и опыт показывают, что даже люди с большим количеством должностных обязанностей, и даже те, чья работа имеет экстренный характер, например работники отделения скорой помощи или центра обслуживания клиентов, могут в определенной мере сберечь время, внимание и энергию и перенаправить их на дела квадрата 2.

Подведем итоги: возможно, вам и не удастся изменить босса, но вы можете изменить себя. А когда вы приведете в порядок собственную жизнь, влияние на босса станет реальным. Даже если и не так, то ваша жизнь все равно станет лучше в результате более продолжительного пребывания в квадрате 2.

Поглядим, что же мешает нам попасть в квадрат 2. Для этого вернемся к нашему мозгу.

 

Зависимость от срочных дел

Выше мы говорили о двух основных частях мозга – логической и реактивной. Мы также говорили о том, что реактивный мозг отвечает за реакцию на раздражители и чувство удовольствия. Оказывается, что наша склонность к срочным делам, граничащая иногда с зависимостью, связана с нейронными цепочками, отвечающими за чувство удовольствия.

Большинство пристрастий вызывает один и тот же нейромедиатор – дофамин. Так, кокаин препятствует удалению дофамина из мозга, поэтому он оказывается в переизбытке и вызывает нездоровую эйфорию, которая не может возникать естественным образом.

В нормальных условиях выделение дофамина помогает нам наслаждаться радостями жизни. Он дает нам силы, чтобы вставать утром и браться за дело, он также помогает концентрироваться на важных вещах. Уровень дофамина в мозге возрастает, когда мы прекрасно делаем работу, добиваемся чего-то важного, достигаем чего-то в жизни. Вместе с тем, поскольку дофамин связан с получением удовольствия, а это состояние нравится мозгу, мы иногда начинаем делать что-то независимо от пользы или результата просто потому, что это приводит к выработке дофамина.

Так, мы можем наделить задачу воображаемой срочностью, чтобы с головой уйти в нее, поставить галочку и почувствовать удовлетворение от выполнения, не задаваясь вопросом, надо ли вообще заниматься ею! Приходилось ли вам повторно включать в план задачу, которая уже сделана, ради простой возможности лишний раз поставить галочку? (Будьте честными! Признайтесь, что вы хотели получить дозу дофамина!)

Пристрастие к срочным делам объясняется тем, что нам нравится возбуждение, возникающее, когда мы за что-то беремся, а потом ставим галочку о выполнении. Мы подсознательно ищем дела, которые можно отметить как сделанные, даже если они не являются важными. Некоторые даже испытывают дискомфорт и тревогу при отсутствии текучки или возможности поставить галочку. Иногда мы настолько погружаемся в мелкие дела, что не можем остановиться и осмыслить ситуацию.

Это верный путь в квадрат 3, где мы занимаемся тем, что не имеет реальной ценности, но получаем дофамин. В сегодняшней рабочей среде, основанной на знаниях, где все зависит от принятия решений высокой ценности, квадрат 3 – не самое лучшее место.

Как и любые другие пристрастия, срочные дела могут поднимать настроение, но стоит отступить назад и осмыслить, что мы делаем, как самочувствие ухудшается. Иногда мы просто не желаем признаваться в этом и стремимся все время быть занятыми. Это избавляет от необходимости ломать голову над тем, важно ли то, что мы делаем. Это избавляет от вопроса, на что уходят наше время, внимание и энергия.

По выражению популярной писательницы Брене Браун, «Мы принадлежим к культуре, в которой люди считают, что если оставаться постоянно занятыми, то правда жизни нас не достанет». Ни больше ни меньше!

 

Культура вечно занятых людей

Реальность еще ужаснее – занятость стала социальным и психологическим мерилом нашей ценности. Подойдите к работающему человеку и поинтересуйтесь, как у него дела. Чаще всего он скажет что-нибудь вроде: «Дел по горло. Ну а у вас?» Ваш ответ, скорее всего, будет таким: «Да. Я совсем зашиваюсь». А потом вы кивнете друг другу в знак понимания – в нашей культуре этот ритуал подтверждает вашу ценность как работника и человека.

Иначе говоря, если вы заняты и понадобились еще кому-нибудь, то это свидетельствует о вашей ценности. Чем больше вы заняты, тем больше на вас спрос. Экзистенциальный девиз XXI в. звучит так: «Я испытываю стресс, следовательно, я существую». Как-то раз нас спросили: «А если я не занят, то кто я?» Действительно важный вопрос!

Когда мы подходим друг к другу именно так в наших организациях, мы формируем культуру занятости и срочности, а не культуру успешности и выдающейся эффективности. Социальная среда заставляет нас думать, что все нужно исполнять немедленно, однако это заблуждение.

 

Плохо ли быть занятым?

Мы не утверждаем, что занятым быть плохо. В квадрате 2 занятость может быть очень высокой, поскольку этот квадрат наполнен захватывающей, чрезвычайно важной и ценной работой. Занятие выдающимися вещами не является проблемой. В действительности это одно из удовольствий полноценной жизни. Проблемы начинаются, когда не достижения, а занятость становится целью.

Естественной функцией центров удовольствия нашего мозга является вознаграждение за занятие чем-то полезным и продуктивным. Именно для этого они и существуют. Впрочем, они работают должным образом только под руководством логического мозга. Это логический мозг помогает определять, что действительно заслуживает нашего внимания и сил. Когда мы не пользуемся логическим мозгом для принятия решений, реактивный мозг быстро приводит нас в такие места, где не создается никакой ценности и даже наносится ущерб.

Доверяясь реактивному мозгу, мы делаем вещи, которые уводят от высокой эффективности квадрата 2, и дрейфуем в квадраты 1, 3 и 4.

 

Какие действия ведут в квадрат 1 или 3

Пристрастие к срочным делам быстро и незаметно приводит нас в квадрат 1 или 3. Нередко это проявляется таким образом:

• Мы говорим: «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации!» В действительности это заявление о том, что для поддержания концентрации нам требуется адреналин, иначе ничего не получается. Поскольку такой образ мышления ведет к зависимости от внешнего давления, которое замещает внутреннюю мотивацию, у нас появляется склонность работать в псевдоавральном режиме под угрозой срыва сроков работ, получая дозу соответствующего нейромедиатора.

Проблема в том, что в действительности мы редко достигаем наилучших результатов в стрессовой ситуации. Мы можем упорно работать и в конечном итоге выполнить работу. Но под угрозой срыва сроков качество мышления, необходимое для получения выдающихся результатов, зачастую недостижимо. Альтернатива – научиться естественным образом и сознательно концентрировать внимание, когда в распоряжении еще достаточно времени.

Задумайтесь над этим. Часто ли вы говорите, что лучше всего работаете в условиях стресса? Почему вы так говорите? Как это влияет на вашу жизнь и качество результатов?

• Мы откладываем выполнение работы. Откладывание в долгий ящик – еще один распространенный рукотворный поглотитель времени из квадрата 2. Иногда мы откладываем работу из-за недостатка внутренней мотивации и дожидаемся крайнего срока. Бывает, что работа откладывается из-за боязни неудачи или незнания, с чего начать. И мы ждем, когда появится более сильный страх сорвать сроки или нарваться на неприятности, который заставит действовать. Иногда мы на годы и десятилетия откладываем заботу о важных вещах (таких как здоровье или занятия спортом), пока не возникнет реальная проблема, заставляющая изменить подход.

Если вы проживаете в США, то когда платите налоги? У вас могут быть благие намерения сдать декларацию заранее – 15 февраля. Это важное дело, но не срочное – прекрасный пример деятельности из квадрата 2. Статистика, однако, показывает, что почти половина налогоплательщиков (41 %) дотягивает до четырех недель перед последним сроком подачи деклараций, а 27 % ждут, пока до последнего срока подачи деклараций не останется две недели. Немало таких, кто фактически ждет до последнего дня, а потом стоит в очереди в почтовом отделении до полуночи 14 апреля!

Если вы откладываете дела, то берете нормальную задачу из квадрата 2 и превращаете ее в полномасштабную критическую ситуацию из квадрата 1. Вы собственными руками раздуваете квадрат 1 больше необходимого, создаете ненужные стрессы и лишаете себя спокойного сна.

Задумайтесь над этим. Откладываете ли вы важные вещи до последнего? Это сознательный выбор или неосознанное избегание дел? Как это влияет на качество ваших результатов? Настраиваясь на действие, пока дело еще находится в квадрате 2, и вы повысите качество результатов и сократите масштабы крайне трудных задач из квадрата 1.

• Мы становимся добровольными помощниками. Иногда в стремлении помогать другим мы формируем у людей зависимость от поддержки и заставляем их каждый раз просить сделать за них то, что они должны делать сами. Такое поведение приводит нас прямиком в квадрат 3.

Представим, что в офисе новые корпоративные стандарты выкладываются на общий сетевой диск. Допустим, они нужны Бобу, но он не знает, где их взять. Ему известно, что Стив хорошо ориентируется в сети, поэтому он идет к нему и спрашивает, как найти стандарты. «Они лежат на общем диске, – отвечает Стив и, поскольку не хочет заморачиваться, добавляет: – Я отправлю тебе ссылку по электронной почте». «Отлично», – говорит Боб и возвращается на свое место. По дороге его останавливает Джанет и спрашивает, знает ли он, как найти новые стандарты. Боб отвечает Джанет: «Конечно! Они где-то на общем диске, но проще спросить у Стива. Он пришлет тебе путь к файлу по электронке». Очень скоро Стив становится авторитетом, к которому все обращаются, если надо найти что-нибудь на общем диске.

Теперь представим, что Стиву эта ситуация нравится. Она позволяет чувствовать собственную полезность и значимость (приводит к выбросу дофамина!). Но в итоге значительная часть его времени начинает уходить на то, что другие должны делать сами. Но главное – это то, что данное занятие отнимает время, предназначенное для эффективного выполнения его собственной работы.

Мы не хотим сказать, что помогать другим или быть активным членом команды – плохо, но, выполняя что-то за других, вы порождаете в людях слабость и зависимость. Лучше, если бы Стив сказал: «Они на общем диске, в папке под названием "Внутренние нормативные документы"». И все. При возникновении у Боба проблем с поиском Стив может сказать: «Давай я покажу тебе, как их найти, чтобы ты мог это запросто сделать в следующий раз». Это позволит Стиву не брать на себя лишних забот и не попасть в квадрат 3.

Задумайтесь над этим. Случалось ли вам помогать другим, когда этого не следовало делать? Почему вы так поступали? Можно ли профессионально и тактично помогать другим научиться самим удовлетворять собственные потребности? Пока вы помогаете им, какие дела из квадрата 2 начинают перемещаться в квадрат 1?

• Мы боимся сказать «нет». Иногда мы оказываемся в квадрате 3 или 1 потому, что нам трудно отказать другим, даже если это было бы правильно. Возможно, это происходит из-за боязни показаться слабым или некомпетентным или из-за желания угодить кому-то. Причиной может быть боязнь изоляции, желание избежать конфликта или простая нехватка ментальной энергии для последующих объяснений. Какой бы ни была причина, эти чувства и эмоции возникают в реактивном мозге.

Наверняка вам встречались люди, которые так сильно хотели поладить с другими или избежать конфликта, что соглашались почти на все. Это касалось и множества мелких отвлекающих факторов, которые наполняли их жизнь, и крупных проектов, в которые не следовало влезать. Те, кто слишком стремится потрафить кому-то или избежать конфликта, могут переоценивать свои способности. По иронии судьбы это нередко ведет к еще большему разочарованию или конфликту.

Еще хуже, когда эти люди работают на руководящих должностях. Они могут бросать целые коллективы на реализацию непродуманных проектов из квадрата 3, которые отнимают время, но мало что дают в плане значимых результатов.

Отказывать без риска увольнения и попадания в чей-нибудь черный список намного легче, если сначала навести порядок в собственном доме. Держите календарь на виду или под рукой, чтобы использовать его в качестве навигатора в течение дня при принятии решений о том, чему посвятить свое время и энергию. Тогда, если вам придется отказывать кому-либо, попробуйте сказать следующее:

– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.

– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.

– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?

– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?

– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.

Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.

Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!

Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?

Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.

В квадрате 2 мы тоже получаем химическое поощрение, но оно связано с долгоиграющим удовлетворением от реального вклада и достижений.

Наш опыт показывает, что квадрат 3 – лучшее место, где можно сэкономить драгоценные время, внимание и энергию и направить их на дела из квадрата 2.

Задумайтесь над этим. Что можно делать иначе уже сегодня, чтобы сократить время пребывания в квадрате 3?

 

А как насчет квадрата 4?

Причины попадания в квадрат 4 обычно противоположны тем, что приводят в квадраты 1 и 3. Иногда мы так устаем от срочных дел, что нам нужно встряхнуться и восстановить силы. В поисках легких путей получения дофамина, которые не требуют много энергии, но временно улучшают настроение, мы принимаемся за бесполезную деятельность из квадрата 4.

Проясним один момент. Реальное восстановление сил – очень важная и, как мы уже говорили, жизненно необходимая деятельность из квадрата 2. Однако то, что помогает восстановить силы одному человеку, вовсе не обязательно помогает сделать это другому. Например, многие вещи, которые кажутся пустой тратой времени, – компьютерные игры, социальные медиа, просмотр телепередач и т. д. – вполне могут служить средством восстановления сил для некоторых людей. Поэтому было бы неправильно сваливать их в одну кучу и называть поглотителями времени.

Не менее чем сами дела важны причины, по которым вы ими занимаетесь, а также продолжительность конкретного занятия. Если потерять бдительность, то мероприятие, начинающееся в квадрате 2 как отдых, быстро превращается в дело из квадрата 4.

Одна женщина рассказывала, что как-то раз возвратилась домой совершенно вымотанной после разъездов на протяжении нескольких недель. В субботу утром она встала позже обычного и переместилась на диван, чтобы посмотреть одно из своих любимых телевизионных шоу. Обычно просмотра одной или двух серий ей хватало, чтобы прийти в себя, но в тот день она чувствовала такое опустошение, что позволила себе не вставать и смотреть одну серию за другой, забыв о домашних. (Неожиданно ей показалось, что любимая собака смотрит на нее, будто спрашивая: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?» Это заставило спохватиться.)

Она прекрасно знала, что такое поведение – прямая дорога к испорченным отношениям. Знала, но позволила себе на время буквально застрять в квадрате 4. Это лишний раз подчерчивает значимость матрицы управления временем и поддержания баланса работы и личной жизни.

Матрица управления временем становится персональной системой учета и контроля. Вы сами решаете, в каком квадрате находитесь, поскольку это целиком определяется тем, что именно важно для вас. Так как же узнать, не скатились ли вы в квадрат 4? Ключом к этому является честный и глубокий самоанализ того, что вы делаете. Можно задать себе следующие вопросы:

• Это занятие действительно восстанавливает силы? Оно придает мне энергию или отнимает ее?

• Не застрял ли я на нем незаметно для себя?

• Это занятие помогает или мешает поддерживать важные взаимоотношения?

• Не слишком ли я увлекаюсь этим занятием?

• Не жертвую ли я более важными вещами, когда уделяю этому время?

 

Как попасть в квадрат 2: Алгоритм «Пауза – Прояснение – Решение»

Для перехода в квадрат 2 необходимо отключить реактивный мозг на время, достаточное для оценки предстоящего дела и принятия решения о том, стоит ли оно вашего внимания и энергии. Мы называем этот важнейший процесс алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

Этот алгоритм применяется в момент осознанного выбора, стоит или не стоит делать что-либо. Алгоритм предполагает короткую остановку, чтобы задуматься: «Это действительно важно?» Этот простой процесс позволяет нам получить результат в любой ситуации.

Такая реакция непривычна для мозга. Как известно, мы запрограммированы мгновенно отвечать на то, что обращено к реактивному мозгу и приводит к выбросу дофамина. Однако именно способность остановиться перед тем, как действовать, делает нас людьми. Иначе мы до сих пор бегали бы в набедренных повязках, с опаской высматривая тигров.

Впрочем, беспокоиться не о чем, ведь вы действуете так постоянно. Это происходит, когда вы встаете утром и решаете, что съесть на завтрак, когда подъезжаете к перекрестку и решаете, куда повернуть. Мы принимаем тысячи решений, когда надо выбирать, и многие из них настолько привычны, что являются практически автоматическими. Теперь нужно научиться применять умение, которым вы так успешно пользуетесь в одних случаях, и в других областях.

Понимание идеи матрицы управления временем создает основу для дифференциации важного и неважного. Когда вы сталкиваетесь с чем-либо, задавайте себе вопрос: «К какому квадрату это относится?» Затем можно принимать решение, что делать.

Если нужно более детально проанализировать, к какому квадрату матрицы управления временем относится та или иная задача, то можно задать себе или другим такие вопросы:

• Когда это реально необходимо сделать?

• Как это повлияет на проект, над которым мы работаем?

• Есть ли другие ресурсы или методы, позволяющие сделать это?

• Как это соотносится с другими моими приоритетами?

Уточняющие вопросы включают логический мозг, повышающий способность дифференцировать задачи.

Конечно, алгоритм «пауза – прояснение – решение» работает лучше, когда в процессе участвуете не только вы. Хорошо, если в организации существует культура квадрата 2 и ваши коллеги постоянно пользуются алгоритмом, принимая задачи на себя или передавая их вам. Если же это не так, то вы можете сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении на работе и даже дома.

 

Как создать свою культуру квадрата 2

У каждого есть определенная культура вертикальных и горизонтальных взаимоотношений, даже если речь идет только о вас и вашем боссе или о вас и вашем коллеге.

Чтобы сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении, необходимо создать комплекс взаимоотношений на основе общей концепции (матрицы управления временем) и общего языка (квадраты 1, 2, 3, 4 и алгоритм «пауза – прояснение – решение»), которые позволят критически оценивать то, чем вы занимаетесь, и осознанно концентрировать внимание и энергию на наиболее важных вещах.

Вот как это делается:

1. Познакомьте окружающих с матрицей управления временем. Расскажите о ее пользе. Поговорите с боссом и коллегами, нарисуйте матрицу. Обсудите, какие задачи, проекты или прочие дела относятся к каждому квадрату. Осознание того, как много времени тратится на незначимые дела, может стать для них откровением. Научите пользоваться алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

2. Разговаривайте на одном языке. Пользующиеся матрицей управления временем начинают говорить: «Эта задача из квадрата 1? Ею надо заняться прямо сейчас?», «А это из квадрата 3? Нужно ли вообще этим заниматься?», «Похоже, я в квадрате 4. Что сделать, чтобы выбраться отсюда?», «Эта задача имеет приоритет квадрата 2. На нее не надо жалеть времени».

Общий язык помогает понять, сколько усилий требует та или иная задача. Когда в электронной переписке появляются фразы типа «Это действительно задача из квадрата 1», знайте, что культура начинает меняться.

3. Совместно используйте алгоритм «пауза – прояснение – решение». Когда вы работаете с кем-то и пытаетесь понять, что делать, говорите примерно следующее: «Давайте на минутку остановимся и подумаем, что важнее всего, тогда станет ясно, на чем сосредоточиться». Когда вы реально отказываетесь от чего-то в пользу другого, такая модель поведения все больше укореняется во взаимоотношениях и становится культурной нормой.

При работе с людьми нужно находить удобные для вас подходы. Это может требовать определенной тренировки, но она того стоит.

 

Если вы босс

Если вы возглавляете группу, то должны помогать другим концентрироваться на самом важном. Эта ваша работа. К счастью, у вас есть все возможности воздействовать на культуру группы. Например, если вы потратите некоторое время на обучение подчиненных использованию матрицы управления временем и алгоритму «пауза – прояснение – решение» и дадите образцы уточняющих вопросов, релевантных для вашей группы, то заложите прочный фундамент для движения в направлении квадрата 2.

Если вы пойдете до конца и позволите сотрудникам критически оценивать и реорганизовать текущую работу, то культура квадрата 2 станет реальностью. Если не позволить сотрудникам менять приоритеты, это может вызвать у них разочарование и уныние. Еще хуже постоянно упрекать всех за пребывание в квадратах 1 и 3. В этом случае не удивляйтесь, если подчиненные станут закатывать глаза (в прямом или переносном смысле) в ответ на просьбу уделить особое внимание вашим целям.

Одним из аспектов лидерства является осознание собственной ответственности за корпоративную культуру. Если вы всерьез нацелились на квадрат 2, задайте себе следующие вопросы:

1. Действительно ли цели и приоритеты группы ясны каждому ее члену?

2. Что в моих действиях (отсутствие планирования, подготовки и т. п.) ставит людей в критическое положение? (Квадрат 1.)

3. Может быть, я поручаю задания не тем сотрудникам? (Квадрат 3.)

4. Может быть, какая-то отчетность, процессы или системы устарели и больше не нужны, но продолжают отнимать рабочее время? (Квадрат 4.)

5. Создаю ли я рабочую среду, в которой люди могут критически оценивать и изменять то, что они делают, для более эффективного продвижения к целям?

6. Создаю ли я условия, чтобы члены группы могли остановиться и оценить необходимость и значение нового проекта или задания, прежде чем за него браться?

 

Если вы подчиненный

Если вы не руководитель коллектива, это не беда – у вас все равно есть возможность внедрить культуру квадрата 2 в отношения с коллегами и даже боссом, о чем свидетельствует следующая история.

Босс у Лоры был не подарок – он загружал и загружал ее до тех пор, пока чаша ее терпения не переполнилась. Она поняла, что если не изменить ситуацию, ей придется уйти, взорваться или сделать и то и другое сразу! Поэтому она пришла к боссу и попросила помочь с определением приоритетности порученных задач, а для классификации заданий предложила использовать матрицу управления временем.

Босс стал включать одну задачу за другой в квадрат 1, т. к. все считал важным и срочным. Но он был умным человеком. Увидев длину списка, он понял, что Лоре не выполнить как следует всего возложенного на нее. В результате они вместе распределили задания по квадратам, сфокусировавшись на квадрате 2.

Они задавали себе такие вопросы: «Когда это на самом деле надо сделать?», «Как эта задача влияет на наши финансовые результаты?» и «Что, если отложить это дело до следующего месяца?». Затем был составлен новый, более приемлемый для обоих план работы.

Но этим дело не закончилось. Босс Лоры стал разговаривать с ней и с другими на языке матрицы. Не прошло и нескольких месяцев, как у них появились концепция (матрица управления временем) и общий язык, которые помогали принимать оптимальные решения.

Лора применила аналогичный подход и к парочке коллег с тем же результатом.

В вашем случае процесс создания культуры квадрата 2 может развиваться иначе, но, как показывает опыт, люди с готовностью принимают концепцию и язык, если видят, что это идет им на пользу.

Усилия по формированию установки на подход с точки зрения важности во взаимоотношениях на работе могут кардинально изменить ваши возможности распределять время и энергию.

 

Вернемся к Киве – насколько она эффективна?

Мы начали эту главу с описания дня Кивы, а потом задались вопросом, эффективна ли она.

Хотя речь шла лишь о правиле 1, вполне можно проанализировать дела, которыми она занималась в течение дня, и определить, относятся ли они к квадрату 2. Посмотрим также, в каких случаях подход, ориентированный на квадрат 2, помогает изменить ситуацию.

• Просмотр электронной почты утром. Вместо того чтобы встать и заняться утренней гимнастикой, как планировалось, Кива повернулась на другой бок, схватила смартфон, стала просматривать электронные письма, пришедшие за ночь, прочитала некоторые из них, чтобы получить немного дофамина, а 45 минут спустя она начала свой день в спешке. Такое поведение больше подходит для квадрата 3.

• Мятая одежда. Вроде бы незначительная деталь и при ближайшем рассмотрении не так уж важная для определения качества дня (если, конечно, не назначена встреча с крупным клиентом), но скольким из нас доводилось испытывать подобный ненужный стресс по утрам? Если бы она привела одежду в порядок заранее, то попала бы в квадрат 2, но вместо этого оказалось в квадрате 1, пытаясь на скорую руку подобрать что-нибудь в одном стиле.

• Завтрак на бегу. Хотя многие из нас довольствуются на завтрак кофе и рогаликом, есть более приемлемые пути получения физической и ментальной энергии в течение дня. Это важно, поскольку энергия необходима для поддержания способности делать что-либо. Забота о себе несомненно является делом из квадрата 2.

• Материалы для совещания. Кива намеревалась подготовить данные заранее, но срочный запрос Карла сорвал ее планы. Поскольку неизвестно, был ли запрос важным или хотя бы срочным, нельзя сказать, могла ли Кива отложить его или даже отказаться. Методы, описанные в этой главе, могли бы помочь ей заниматься важными делами вместо реагирования на срочные запросы.

Несмотря на то что Кива не сумела как следует подготовиться и попала в квадрат 1, она переложила задачу на Келли. К счастью, та выручила ее на этот раз.

• Так называемый внештатный преподаватель-гуманитарий. Действительно ли он полное ничтожество по сравнению с суперзанятой Кивой? Или это просто организованный человек, который может позволить себе спокойно ехать на работу? Если это так, то именно он находится в квадрате 2, а Кива – скорее в квадрате 1.

• Своевременное выполнение проекта. При поверхностном рассмотрении это похоже на успешное выполнение задачи из квадрата 2. Реализация проекта идет согласно графику, а исполнители делают то, что нужно. Не имея дополнительной информации, будем исходить из наилучших предположений.

• Проблемный разработчик. Конечно, иногда встречаются попросту некомпетентные разработчики. Однако разве взаимоотношения с разработчиком нельзя скорректировать, если использовать подход, ориентированный на квадрат 2? А может оказаться так, что члены команды Кивы не удосужились как следует оценить сетевой компонент проекта, в результате чего разработчик не сумел определить реальную цену? Разве нет такой модели коммуникации, которая позволяет сделать процесс разработки беспроблемным? Возможен ли такой вариант, что команда Кивы просто реагирует на действия других участников проекта и соглашается со всеми предложениями независимо от того, как это отразится на объемах работ и графике?

Выделение времени на планирование, подготовку, коммуникацию и укрепление отношений с ключевыми разработчиками позволяет успешно справляться с делами, которые находятся в самом центре квадрата 2. Если с самого начала заниматься этими вещами, то вполне можно не допустить кризиса квадрата 1, который угрожает проекту Кивы.

• Корпоративная отчетность, внутренняя политика и ограниченные ресурсы. Такие вещи есть в каждой организации. Всем нужна информация, и у каждого свои потребности и запросы. То, в какой мере процесс получения данных мешает выполнению важной работы (вместо того чтобы помогать этому), является индикатором характера корпоративной культуры в соответствии с матрицей управления временем. Если получение данных занимает много рабочего времени и мешает многим выполнять важную работу, то культура больше соответствует квадрату 3, а не 2.

Культура квадрата 2 допускает открытый диалог о необходимости тех или иных отчетов. Она также открывает возможность обсуждения конкурирующих потребностей в ресурсах. Кива могла бы начать разговор в отношении программистов таким образом: «Мне крайне необходимы эти ресурсы, это очень важно. Нельзя ли закрепить их за мной на эту неделю, если я твердо пообещаю освободить их на следующей?»

• Дорога домой. Все, что Кива делает после работы, – едет домой, ужинает, занимается чем-то дома, – это ее личное дело. Эти дела могут находиться в любом из квадратов, от первого до четвертого. Здесь ключевые вопросы следующие: «Если бы Кива взглянула на качество своего вечера со стороны, то смогла бы она сказать, что он соответствовал ее наиболее значимым целям и приоритетам? Чувствовала ли она удовлетворенность своей жизнью за пределами работы?» Если да, то она находится в квадрате 2. Если же нет, то, наверное, ей следует переосмыслить достижения в этих сферах жизни.

Для улучшения результатов Киве не нужно быть совершенной или добиваться невероятной эффективности. Надо просто изменить образ мышления, а затем решать по одной-две проблемы за раз. Очень быстро матрица управления временем и алгоритм «пауза – прояснение – решение» позволят проводить намного больше времени в квадрате 2.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 1 «воздействуйте на важное, не будьте реактивны к срочности», действуя следующим образом. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Сделайте копию матрицы управления временем и поместите ее на рабочий стол или стену, чтобы она напоминала вам о необходимости концентрироваться на квадрате 2.

• Сделайте карточку размером 8 × 12 см с семью секциями, соответствующими дням недели. Пообещайте осознанно использовать алгоритм «пауза – прояснение – решение» не меньше раза в день. Воспользовавшись им, ставьте галочку или наклеивайте звездочку (чтобы получать больше дофамина) в соответствующей секции. После заполнения карточки сделайте себе подарок и отпразднуйте успех.

• Составьте список уточняющих вопросов, которые можно задать самому себе и другим, и отрепетируйте их перед зеркалом.

• Напишите следующий вопрос на стикере и наклейте его на монитор своего компьютера: «Какова моя отдача на данный момент?»

• Потратьте пару минут утром и выделите одно-два наиболее важных дела из квадрата 2 в этот день. Выпишите их и положите записку в карман. В конце дня взгляните на них и проверьте, выполнены ли они. Если нет, то подумайте, почему.

• Определите, какие отвлекающие дела из квадрата 3 вы взяли на себя, и разработайте стратегию работы с ними.

ВЫВОДЫ

•  В мозге можно выделить две основные части: логическую и реактивную.

•  Наши результаты в жизни зависят от рациональности решений.

•  Тренировка позволяет перепрограммировать мозг так, чтобы он стал более рациональным и менее реактивным.

•  Чтобы стать более рациональным, необходимы концептуальная основа (матрица управления временем FranklinCovey) и процесс (алгоритм «пауза – прояснение – решение»).

•  Чтобы достичь реальной эффективности, необходимо минимизировать время пребывания в квадратах 1 и 3, полностью исключить попадание в квадрат 4 и максимизировать время нахождения в квадрате 2.

•  Перестаньте добровольно принимать на себя дела из квадратов 1, 3 и 4, посвящайте освободившееся время делам из квадрата 2.

•  Мы можем сформировать культуру квадрата 2, разговаривая на языке матрицы и совместно стараясь концентрироваться на задачах из квадрата 2.

 

Джевион вздохнул, садясь в такси. Наконец-то можно немного расслабиться – встреча с клиентом осталась позади, и он направлялся домой. «Все прошло довольно гладко, – думал он. – В конце концов, я знаю нашу систему лучше других». Его, однако, раздражала необходимость заниматься объяснением того, что и так должно быть понятным. «Будь у нас время на описание этих моментов в руководстве для пользователей и на доработку интерфейса, мы бы избавились от многих проблем», – размышлял он.

Эти мысли лишь усиливали раздражение. Джевион видел множество возможностей улучшения программы, облегчения работы пользователей, но с такими темпами разработки и необходимостью поддерживать продажи они, разработчики, успевали заниматься только проблемами крупных клиентов. Его роль стала сводиться к решению проблем и устранению сбоев. У него совершенно не оставалось времени на доводку, которую предполагают подобные продукты, и он чувствовал, что мог бы сделать это. «Мы довольствуемся хорошим, а могли бы достичь выдающегося. В конечном итоге это дойдет до наших клиентов, и тогда нам не поздоровится».

Он взял телефон и отправил Калише сообщение о том, что направляется домой. Сегодня она была занята до позднего вечера – у них проводилась инвентаризация, и оставалось надеяться, что это мероприятие закончится к его приезду. «Рада, что встреча прошла успешно, – ответила Калиша. – На складе бардак. Возможно, мне придется задержаться еще и завтра вечером:-(». Джевион откинулся на сиденье. Завтра они собирались сходить куда-нибудь поужинать, но, видимо, не судьба.

Будет ли у них когда-нибудь время на то, чтобы почувствовать прелести семейной жизни? При такой гонке лучше уж оставаться холостяком! «Раньше мы вместе занимались разными интересными делами. Что же случилось? – недоумевал он. – Надо бы с этим разобраться!»

Чтобы жизнь протекала в квадрате 2, надо понять, что действительно важно для нас. Нужны критерии, которыми можно руководствоваться при принятии решений о том, чему посвящать время, внимание и энергию. Это и есть правило 2. Речь идет об определении критериев принятия повседневных решений по находящимся в квадрате 2 самым важным аспектам нашей жизни (работа, ключевые взаимоотношения, денежные вопросы, все, что касается семьи, друзей, интересов и хобби) и по тому, как сделать их выдающимися.

Как говорит исследователь мозга д-р Дэниел Амен, «для рационального использования силы разума необходимы направляющая установка и видение. Необходим четкий план».

 

Зачем стремиться к выдающемуся?

Нам часто говорят: «Я не хочу быть выдающимся, я просто хочу жить нормальной, спокойной жизнью».

С учетом всех наших жизненных проблем и забот вполне уместен вопрос о том, зачем стремиться к выдающемуся.

Вспомним, что подразумевается под выдающимся. Это когда вы в конце каждого дня ложитесь спать с чувством удовлетворения и достижения целей. Это предполагает доведение до конца тех дел, которые наиболее ценны с точки зрения вашей жизни и работы.

Употребляя слово выдающийся, мы не имеем в виду:

• Недостижимые идеальные стандарты, безуспешные попытки соответствовать которым вызывают чувство вины.

• Чужие представления о том, какой должна быть ваша жизнь в целом и в частностях.

• Исполнение прихотей окружающих вместо посвящения себя тому, что важно для вас.

• Сравнение себя с другими или состязание с кем-либо.

Мы просто говорим о вещах, которые, по внутреннему ощущению, наиболее важны в вашей жизни в данный момент.

Но зачем тогда говорить выдающийся? Чтобы обозначить нечто выходящее за рамки обычного?

Именно так.

По нашему опыту, многие не удосуживаются выяснить, что наиболее важно для них, и, как видно из матрицы управления временем, не уделяют этим вещам времени. Вместо принятия осознанных решений исходя из важности вещей, они живут в плену срочных дел.

Итог – отсутствие чувства глубокого удовлетворения в конце каждого дня. Его место занимают беспокойство и неудовлетворенность собственной жизнью и делом. Люди не могут понять, почему при такой загруженности они не чувствуют, что добились чего-то. Как говорилось в главе, посвященной правилу 1, они зачастую пытаются заглушить эти переживания, загружая себя делами.

Цель этой книги – помочь вам определиться с тем, что значит жить полноценной жизнью, а также сознательно и последовательно сделать жизнь такой. Центральной ее частью является подход, представленный в настоящей главе.

 

Какие у вас роли в жизни?

Роли – неотъемлемая часть нашей жизни. На их основе мы выстраиваем взаимоотношения и делаем все, что присуще людям.

Роли настолько важны для самоидентификации, что в ответ на просьбу рассказать о себе люди начинают говорить именно о них: «я – инженер», «я – муж Джейн», «я – триатлонист», «я – друг». Даже когда перечисляются индивидуальные особенности, например «я застенчивый», «я люблю повеселиться», эти черты характера всегда увязываются с ролевым контекстом.

Главное заключается в поддержании баланса ролей. То, как отдельная роль воплощается в жизнь, влияет на все остальные роли. Например, проблемы на работе могут отразиться на вашем настроении и поведении дома. И наоборот, неурядицы в личной жизни мешают добиться успеха на работе или при выполнении других ролей.

Наш мозг естественным образом упорядочивает информацию по таким категориям, как роли, поэтому вполне логично подходить к организации жизни с точки зрения ролей.

Сколько ролей у вас в настоящий момент? 10? 15? Вы начальник? Коллега? Руководитель проекта? Родитель? Дочь? Сын? Брат или сестра? Сосед? Волонтер? Активист? Архитектор? Художник? Спортсмен? Натуралист? Тренер? Партнер? Друг? А как насчет заботы о собственном здоровье? Какие у вас роли и взаимоотношения с другими людьми? Можете ли вы реально быть выдающимся во всех своих ролях?

Один из самых эффективных приемов из арсенала квадрата 2 – сужение фокуса. Не пожалейте времени на выделение важнейших ролей в своей жизни в текущий момент. Оцените, насколько успешно вы с ними справляетесь. Затем определите, что такое успех в каждой из них. Это позволит задать цели, которые помогут мозгу оптимизировать принятие повседневных решений.

 

Идентификация своих ролей

Вот как Кива могла бы определить свои текущие важнейшие роли:

• руководитель проекта;

• друг;

• соседка по квартире;

• фотограф;

• дочь.

Джевион мог бы выбрать следующие роли в качестве наиболее важных:

• муж;

• разработчик программного обеспечения;

• руководитель команды;

• сосед.

Вот еще один пример. Женщина по имени Шерри могла бы определить свои роли таким образом:

• мать троих детей;

• жена Джима;

• менеджер собственного здоровья;

• начальник отдела.

У этой тройки может быть и множество других ролей, они не отбрасывают их, а просто отодвигают на второй план. Цель здесь заключалась в определении важнейших ролей, на которых надо сконцентрироваться в данный момент и которым уделить максимальное внимание.

Следующий шаг – поместить эти роли в колесо жизни. Оно наглядно показывает взаимосвязи между ролями, которые составляют нашу личность.

У наших трех персонажей колеса жизни выглядят следующим образом.

Успешно определенные важнейшие роли из квадрата 2 характеризуются следующими особенностями:

• Они представляют ваши ключевые взаимоотношения и обязанности.

• Они актуальны в текущий момент (не как будущие или предполагаемые роли).

• Они значимы, т. е. являются ролями, с которыми связаны глубинные ценности, самые высокие устремления и наибольший вклад.

• Они дают сбалансированную картину жизни (например, они не должны ограничиваться только работой или только личной жизнью).

• Их не должно быть больше пяти – семи.

 

Каковы ваши результаты?

После того как вы осознанно идентифицируете свои наиболее важные роли, поместите их в колесо жизни. Следующий шаг – включение логического мозга и оценка того, как вы справляетесь с каждой из этих ролей в данный момент.

Ваши результаты:

• Ниже среднего? «Я не очень хорошо справляюсь с этой ролью и не уделяю ей достаточно времени или энергии».

• Рядовые? «Я делаю то, что от меня ожидают в этой роли».

• Выдающиеся? «Я горжусь вкладом, который вношу в этой роли».

Трудная задача, не правда ли? Здесь нужно встать перед зеркалом и взглянуть правде в глаза. Посмотрим, как это упражнение выполняют наши три персонажа. Они ставят точки в колесе жизни, обозначая свою предполагаемую эффективность, и соединяют их друг с другом.

Диаграмма строится интуитивно. Она наглядно и конкретно отображает то, что вы и так подспудно знали, материализует это знание. О чем вы думаете, когда смотрите на эту карту своей текущей эффективности? Что говорят вам разум и сердце?

Вот несколько полезных советов:

• Отмечайте успехи. Не упускайте возможности отпраздновать успехи, когда считаете, что добились чего-либо. Гордитесь достижениями.

• Оценивайте достижения. Бескомпромиссно анализируйте роли, с которыми, на ваш взгляд, вы не справляетесь. Рассматривайте проблемы в целом. Как вы оцениваете баланс работы и личной жизни? Они сбалансированы или есть перекосы? Могут ли выдающиеся результаты в одной из ролей достигаться за счет времени, внимания и энергии, отнимаемых у другой важной роли?

• Проверяйте правильность оценки. Уверены ли вы в правильности своей оценки? Не следует ли спросить кого– нибудь еще? Нам не раз встречались люди, которые считали себя выдающимися мужьями, женами и т. п., пока не спрашивали мнения своих партнеров. Реальность оказывалась для них холодным душем. Не исключено также, что, по мнению окружающих, ваша эффективность значительно выше, чем вы думаете. Это тоже нелишне знать. Вы можете проводить такие проверки столько раз, сколько пожелаете. Мнение коллег и домашних поможет вам оценить успехи, а также понять, что нужно изменить.

Идентификация и переоценка своих достижений является ключевым упражнением для тренировки мозга. Это упражнение довольно трудное и, с учетом нашей занятости в течение дня, часто не выполняется. Поскольку большинство полагает, что имеет представление о качестве выполнения ролей, нередко проще действовать на автопилоте, не делая попыток взглянуть правде в глаза. Это упражнение, основанное на достижениях нейробиологии, помогает сформулировать крайне необходимые мозгу ясные цели и добиться более высоких результатов.

 

Если выполнение данного упражнения приводит вас в уныние

Иногда честная самооценка приводит людей в уныние. Если это ваш случай, примите несколько советов:

• Не судите себя слишком строго. Наш мозг очень быстро концентрируется на «отрицательных» сторонах жизни. Даже среди множества хорошего мы иногда зацикливаемся на единственном отрицательном моменте и воспринимаем его как полную катастрофу. Если это относится к вам, то сделайте глубокий вдох и взгляните на ситуацию со стороны, чтобы увидеть более сбалансированную картину.

• Не игнорируйте свои чувства. Если вы и вправду не справляетесь с ролью, которую считаете важной, то это упражнение может стать катализатором изменений. Смотрите на ситуацию так: теперь, когда вы набрались духу признать упущения, можно действовать, а раньше вы просто не обращали на них внимания.

• Не отчаивайтесь. Оставшаяся часть книги призвана помочь вам обрести уверенность в своих результатах. Не останавливайтесь, и в следующий раз выполнение этого упражнения создает более позитивное впечатление.

Регулярная оценка своих ролей позволяет понять, что необходимо изменить.

В перерыве на одном из тренингов к нам подошла женщина. Она хотела поделиться тем, что с ней произошло. «Несколько недель назад, – рассказала она, – я ухаживала за престарелой матерью. Но теперь она умерла». Сделав небольшую паузу, женщина продолжила: «Ее кончина оставила во мне пустоту. Она требовала столько заботы, что я забыла о других важных ролях. Теперь я знаю, как восполнить пробел. Я также поняла, что есть пара ролей, которые ушли на второй план, и что теперь я могу ими заняться и по-настоящему заполнить колесо жизни».

Это упражнение также может укрепить нашу решимость сбалансировать жизнь.

Рита, одна из наших коллег, наглядно демонстрирует, как можно сочетать успешную профессиональную деятельность с ролью матери. Являясь руководителем проекта в одной из групп по обслуживанию клиентов, она занята неполный рабочий день. Поскольку она очень хороший специалист, компанию это устраивает. Рита берет не больше одного-двух проектов, ясно информирует о времени своей доступности и работает, пока дети находятся в школе. Когда они после обеда возвращаются домой, она отключает телефон и бывает недоступна в течение нескольких часов. Потом, когда ее дети отправляются спать, она снова выходит на связь и продолжает работать вечером. Опираясь на четкое представление о том, чего она хочет добиться в каждой роли, Рита выработала определенные принципы и выстроила вокруг них систему, которая позволяет ей поддерживать баланс и чувствовать себя эффективной и успешной в обеих ролях.

Хотя система Риты может не подойти к вашей ситуации, принципы четкого определения роли, ожиданий и границ, а также развития навыков поддержания баланса применимы к любой работе.

 

Выдающееся исполнение роли

Теперь, когда вы идентифицировали и оценили свои важнейшие роли, как превратить их в цель, которая поможет более эффективно принимать каждодневные решения о том, чему посвящать внимание и энергию?

Главное – сформировать видение критериев успеха в каждой роли. Для этого необходимо сделать две вещи:

• Закрепить свою цель и мотив в названии роли из квадрата 2.

• Сформулировать декларацию о роли из квадрата 2 для каждой из ролей.

Оба этих приема опираются на достижения нейробиологии. Они помогают визуализировать мысленный образ и мотивацию и держать их перед собой при принятии сложных решений в течение дня с тем, чтобы оставаться в квадрате 2.

 

Закрепите свою цель и мотив в названии роли из квадрата 2

Когда речь заходит об удовлетворенности жизнью, страсть становится значимым аспектом.

Дэниел Пинк, автор популярной книги «Драйв: Что на самом деле нас мотивирует», пишет:

Наука показывает, что секрет высокой эффективности кроется не в нашей биологической мотивации и не в кнуте и прянике, а в глубинном стремлении управлять собственной жизнью, развивать и расширять свои способности и вносить свой вклад {10} .

В другом исследовании показано, что ясная и привлекательная цель уменьшает стресс, повышает производительность труда, заряжает энергией и препятствует выгоранию.

Чтобы уяснить дух и мотивацию роли, нужно тщательно обдумать ее подразумеваемую цель и мотив. Ясно представьте, как вы выполняете эту роль, и мысленно нарисуйте образы связанных с ней людей. Какой вклад вы стремитесь сделать как мать, или руководитель, или друг? В природе человека заложено желание внести свой вклад и чувствовать себя успешным. В чем вы видите успех? Что вызывает переживания и заставляет сердце биться чаще?

Серьезные размышления о цели роли пробуждают эмоции. Попробуйте понять свои чувства, и вы увидите, насколько важно разбудить их, и вам станет ясно, что теряется в проблемах и суете повседневной жизни.

Для сохранения этой энергии лучше всего создать якорь, изменив название вашей роли. Что вы чувствуете? Когда вы думаете о своей роли отца, что это дает вам? Чувствуете ли вы удовлетворение от этой роли, выступая в качестве наставника, советчика или просто отца? В роли руководителя на работе в какой ипостаси вы вносите наибольший вклад – как наставник, лидер-новатор или специалист по профессиональному развитию? Придают ли эти ипостаси энергию, когда вы думаете о них? Мотивируют ли они вас принимать более качественные решения каждый день и стремиться к совершенству в этой роли? Если да, то измените название роли так, чтобы оно отражала это чувство.

Кива могла бы переименовать свои роли таким образом:

Главное здесь не в том, чтобы названия значили что-то или производили впечатление на других, а в том, чтобы они служили мотивацией для вас. Поэтому не сдерживайте фантазию! Это может быть одно слово, словосочетание или даже аббревиатура, имеющая смысл для вас, вызывающее стремление к высокой цели. Если нынешнее название роли стимулирует вашу страсть, то не надо ничего менять. Название должно зажигать вас и служить целью, побуждающей внести наибольший вклад.

Потратьте несколько минут и хорошо проанализируйте одну из своих ролей. Необходимо по-настоящему представить и прочувствовать, что представляет собой успех. Отразите это в названии роли. Если процесс вам понравится, проделайте то же самое и с остальными ролями.

 

Сформулируйте декларацию о роли из квадрата 2

Еще более действенным инструментом, чем название роли из квадрата 2, является конкретное видение того, что для вас составляет успех в этой роли, включая виды деятельности, ведущие к успеху. Видение необходимо отразить в декларации о роли из квадрата 2. В силу особенностей функционирования мозга, чем оно более конкретно и наглядно описано, особенно процесс реализации, тем больше у нас мотивов для выполнения необходимых действий.

Это означает, что для каждой роли необходимо сформулировать краткую декларацию с описанием желаемого результата и основных действий или методов его достижения. Здесь не требуется конкретный измеримый результат (вроде цели). Его определяют позже. Вам необходимо сочетание результатов и действий, которыми можно руководствоваться при определении целей, планов и решений впоследствии.

Вот формула, которая может быть полезной:

Например, меняя роль мужа на роль лучшего друга Калиши, Джевион может записать:

На эту декларацию затрачено немало энергии логического мозга. Она является плодом сознательного намерения. Поскольку Джевион не пожалел времени на содержательное и ясное определение понимания успешности данной роли, он теперь может ежедневно обоснованно принимать множество решений о том, чему посвящать время, внимание и энергию.

Если Джевион будет последовательно и осознанно применять эту декларацию (что не всегда легко, но вполне реально) в процессе планирования на неделю и на день (см. главу, посвященную правилу 3), то ему, скорее всего, удастся «создать прочные отношения на основе доверия, надежности и взаимопонимания», к которым он стремится, и повысить качество их с Калишей жизни.

Вот еще один пример, на основе ситуации Кивы:

И вновь очевидно, что Киве пришлось повозиться с этой декларацией. Вряд ли удастся выработать окончательный вариант наскоком, за пять минут. Однако, как ни удивительно, зачастую люди очень быстро формулируют декларацию о роли из квадрата 2, прекрасно отражающую суть того, чего они хотят добиться. Секрет прост: подобные декларации связаны с тем, что человеку знакомо лучше всего – собственная жизнь!

Однако эти формулировки нельзя считать чем-то незыблемым. Наиболее важные роли динамичны и непрерывно меняются. Декларация о роли родителя трехгодовалого малыша может сильно измениться, когда тот станет подростком или у него самого появятся дети.

Декларации не стоит убирать на дальнюю полку и возвращаться к ним раз в год. Декларация о роли из квадрата 2 – живой документ, отражающий вашу текущую жизненную ситуацию. В ней то, что важно для вас сегодня, и то, как вы сегодня представляете успех. Чем больше вы занимаетесь декларацией, вкладываете в нее душу, дорабатываете и воплощаете в жизнь, тем больше у мозга ясности и ориентиров для принятия правильных каждодневных решений о том, как подходить к важнейшим вещам.

Все, что для этого потребуется, – немного времени для размышления, т. е. для торможения реактивного мозга, включения логического мозга и выяснения, что в данный момент наиболее значимо для каждой из важнейших ролей. Размышляя, обращайте внимание на интуитивные соображения, чувства и догадки, касающиеся каждой роли.

 

Декларации должны быть действительно вашими

Формулирование деклараций позволяет выявить ваши ожидания относительно себя, которые уже существуют, но неочевидны. Это также позволяет выявить навязанные ожидания, которые при ближайшем рассмотрении полностью чужды вашей жизни. Помните, речь идет не о чужих определениях выдающегося. Они должны быть вашими. Декларация о роли из квадрата 2 должна вытекать из уникального контекста и реалий вашей жизни.

Когда Микаэла задумалась о своих ролях, на первый план вышла роль матери. Вопрос «Какой должна быть выдающаяся мать?» вызвал у нее внутреннее напряжение и чувство вины. Эта роль всегда приносила ей разочарование. Она выросла в семье, где мать все время находилась дома и, казалось, все делала правильно. Микаэле с детства прививали большие ожидания, ее мать уделяла детям много времени, помогала им делать уроки, ходила на школьные представления, водила детей в парк и т. д. Ее мать всегда была рядом, и Микаэла чувствовала, что она прекрасно справляется со своей ролью. Дома у них всегда было чисто и царил идеальный порядок.

Сама же Микаэла выбивалась из сил, пытаясь просто удержаться на плаву и сбалансировать работу, семейную жизнь и обязанности активного члена местной общины. Она переживала, что в ее доме большую часть времени царит беспорядок, а с пятилетней дочерью у нее практически нет контакта. Не далее как на прошлой неделе, когда она пришла с работы, дочь заплакала и бросилась к двери вдогонку за няней. Сердце Микаэлы разрывалось на части.

Из-за нахлынувших эмоций она чуть было не отказалась от этой роли, однако спохватилась и сказала себе: «Стоп! А что можно считать выдающимся, учитывая отношения с дочерью и мои реалии?»

Копнув глубже, Микаэла поняла, что ее ожидания не соответствовали реальной жизненной ситуации, а она терзала себя за то, что не могла воплотить их в жизнь.

Стало ясно, что дочь была очень важна для нее и чистота в доме не шла с этим ни в какое сравнение. Она также поняла, что стоит поискать варианты трудоустройства, которые позволяли бы ей быть с дочерью до и после работы, а также в выходные.

Как только Микаэла отказалась от прежнего определения успеха, которое подсознательно довлело над ней, и определилась с тем, что такое выдающееся достижение с ее точки зрения, она почувствовала одновременно облегчение и надежду.

Случай Микаэлы не уникален. Исследования показывают, что женщины особенно остро ощущают перегрузку, связанную с количеством ролей, которые им приходится играть. Это называется ролевой перегрузкой. Поэтому важно рассматривать не только каждую отдельно взятую роль, но и их взаимодействие. Как сказала одна женщина: «Существует миф, что вы можете иметь все. Это не так. Однако всегда можно найти время на самые важные для вас вещи».

 

Как сбалансировать свои роли

Сбалансированность ролей особенно важна в условиях современной насыщенной технологиями жизни, когда человек должен всегда быть на связи в готовности включиться в работу.

В нашем мире ворота для вторжения в личную жизнь постоянно открыты благодаря гаджетам, которые всегда с нами. Они позволяют звонить вам и отправлять сообщения, видеть вас и посылать электронные письма в любое время дня и ночи. Единственное, что осталось, это границы, которые вы сами определяете и согласуете с окружающими.

Это очень опасная ситуация, когда дело касается поддержания баланса в собственной жизни. Вместе с тем современные технологии могут давать значительную свободу, когда вы знаете, насколько важные роли из квадрата 2 соответствуют друг другу.

Учитывая творческий характер работы на основе знаний, вполне возможно, что самым благоприятным временем для умственной деятельности и генерирования новых идей является раннее утро, а наименее продуктивным – середина дня. Организации и люди, сумевшие приспособиться к данной реальности, меньше интересуются присутствием сотрудников на рабочем месте и больше заботятся о результатах. Есть такие организации, где нормально относятся к тому, что сотрудник уходит в среду с работы в 14:00 и отправляется покататься на велосипеде в горы, а вечером работает дома, участвуя в международной видеоконференции с 18:00 до 22:30. Этот сотрудник полностью справляется со своей ролью на работе и заботится о своем здоровье. Он ясно обговорил с коллегами результаты и ожидания и поэтому не чувствует угрызений совести во время велосипедной прогулки и не воспринимает ответы на звонки как внеурочную работу.

В этом случае баланс не означает, что вы отсиживаете восемь часов на работе и забываете о ней, отправляясь домой. Это также не механические весы, где одна чаша (или роль) идет вниз, а другая вверх. Баланс в жизни скорее похож на виртуозные па танцора или отточенные движения мастера боевых искусств. В данном контексте баланс динамичен, т. е. находится в непрерывном движении. Его форма различна в разные моменты – иногда она меняется быстро, иногда медленно, но всегда находится в равновесии. Цель вашей жизни – гармоничная взаимосвязь всех ролей, которая дает чувство удовлетворения и самореализации в каждый отдельный момент времени и в целом.

Не жалейте времени на формулирование декларации для каждой своей роли. Не стесняйтесь использовать нестандартные названия ролей из квадрата 2, которые родились ранее, придумывайте новые. Иногда одно другому не мешает. В итоге каждая ваша роль должна получить название и декларацию, которые описывают желаемые результаты и мотивируют для их достижения.

 

Сделайте роли осязаемыми – постановка целей из квадрата 2

Для повышения вероятности реализации своего видения успеха в важнейших ролях установите одну или несколько конкретных и измеримых целей из квадрата 2.

Существует множество подходов к постановке целей. Наверняка вы слышали о принципах SMART (Specific – конкретность, Measurable – измеримость, Achievable – достижимость, Relevant – релевантность, Time-Bound – четкие сроки) или о чем-нибудь похожем.

Наш глобальный опыт работы с физическими и юридическими лицами, умеющими добиваться своих целей, показывает, что лучше всего представлять цели из квадрата 2 в следующей простой форме:

От X к Y к конкретному моменту времени

Это означает, что вы хотите получить определенный результат (двигаетесь от X к Y) к определенной дате (моменту времени), например:

• Снизить вес со 104 кг до 81 кг к 17 июня.

• Увеличить объем продаж с £1 млн до £1,8 млн к 31 декабря.

• Увеличить число посещений престарелого отца с нуля до трех в неделю.

• Увеличить уровень сбережений с 15 до 20 % от дохода к 1 января.

Некоторые цели не так легко измерить, например «улучшить эмоциональную атмосферу в отношениях» или «повысить удовлетворенность карьерой». Но даже в такой ситуации можно оценивать свое текущее положение и успехи с помощью субъективной шкалы (скажем, от 1 до 10). Например:

• Повысить доверие супруга ко мне с 5 до 8 пунктов к 31 марта.

• Повысить удовлетворенность работой с 7 до 9 пунктов к 17 мая.

• Повысить уверенность в себе на публичных выступлениях с 2 до 5 пунктов к 1 февраля.

В одних случаях цели можно измерять навскидку, вспоминая себя в разные моменты времени. В других, например в случае повышения доверия супруга, можно просто спросить супруга!

Так или иначе, чем более конкретны и измеримы ваши цели, тем более они привлекательны и достижимы.

После задания целей можно определить конкретные действия, направленные на их достижение (например, какие делать упражнения и какую соблюдать диету для снижения веса или кого нужно обзванивать для увеличения продаж). Затем вы можете систематически выполнять их, о чем мы поговорим в следующей главе. Главное – не увлекаться количеством целей и жестко связать их с видением и мотивами из деклараций о ролях из квадрата 2.

Д-р Хайди Хэлворсон, одна из выдающихся исследователей в области мотивации, утверждает:

Мы зачастую неохотно ставим перед собой действительно значимые цели, достижение которых требует значительных усилий. Но результаты тысячи с лишним исследований показывают, что если люди ставят перед собой непростые и конкретные цели, то они значительно более успешны и получают больше удовлетворения и счастья в жизни, чем те, кто просто говорит: «Ну, я постараюсь сделать все, что в моих силах» {15} .

Поскольку постановка целей из квадрата 2 связана с концентрацией внимания и энергии на одних вещах за счет других, необходимо очень тщательно выбирать цели точно так же, как вы подходили к формулированию деклараций о ролях из квадрата 2. Только в этом случае результат будет реально соответствовать затраченным усилиям в гуще повседневной жизни.

 

Сила цели

В этой главе мы говорим о важности определения ролей и целей из квадрата 2 для облегчения принятия решений в повседневной жизни. Эти аспекты помогают мозгу выбирать, на чем концентрировать внимание и энергию каждый день для достижения наивысших результатов.

Помимо стимулирования центров мотивации в мозге ясное формулирование ролей и целей позволяет раскрыть глубинные жизненные установки. Наши роли включают в себя важнейшие отношения, самые сильные радости и наиболее значимые вклады и устремления. Они открывают доступ к нашим сердцам и душам. Как говорит Дэниел Пинк:

В бизнесе нашим императивом является «как», мы постоянно думаем, «как это сделать», и редко обсуждаем «почему», иначе говоря, задумываемся, «почему мы это делаем». Однако зачастую трудно сделать что-либо исключительно хорошо, если не знаешь причины, по которой это делается {16} .

Всестороннее осмысление ролей и целей из квадрата 2 позволяет глубже понять источники мотивации и высокой эффективности.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 2 «стремитесь к выдающемуся, не довольствуйтесь посредственным», действуя следующим образом. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Идентифицируйте свои важнейшие роли и поместите их в колесо жизни.

• Постройте диаграмму, чтобы определить, как вы справляетесь со своими ролями. Похвалите себя за успехи!

• Выберите такую роль, где может потребоваться обратная связь, и обсудите ее с тем, кто может дать оценку.

• Выберите одну роль и быстро набросайте декларацию о роли из квадрата 2. Не пытайтесь сделать ее идеальной. Вернитесь к ней через день или два и посмотрите, имеет ли она смысл. Доработайте декларацию.

• Выберите цель, которую считаете важной, и представьте ее в формате: от X к Y к конкретному моменту времени.

ВЫВОДЫ

•  Выдающейся считается такая эффективность, при которой вы в конце каждого дня ложитесь спать с чувством удовлетворения и достижения целей.

•  Выделение нескольких ролей, которые в текущий момент наиболее важны для вас, создает основу для баланса, мотивации и самореализации.

•  Закрепление своего мотива в названии ролей из квадрата 2 и соответствующих декларациях о роли из квадрата 2 повышает нашу способность принимать правильные решения о том, чему посвящать время и энергию каждый день.

•  Честная оценка того, как мы справляемся с нашими ролями, помогает выполнять эти роли выдающимся образом.

•  Задание конкретных целей из квадрата 2 помогает нам использовать мозг наиболее эффективно.

 

Думать о том, что важно, и реально заниматься тем, что важно, – далеко не одно и то же. Если отсутствуют плановая дисциплина и процессы, необходимые для реализации того, что важно, то и декларации о роли из квадрата 2, и цели из квадрата 2 будут не более чем благими пожеланиями.

Если правила 1 и 2 помогают определять, на что направить внимание и энергию, то правила 3 и 4 связаны с тем, как поддерживать концентрацию и целенаправленность внимания, чтобы чувствовать удовлетворение в конце каждого дня.

 

Большие камни и галька

Мы называем большими камнями приоритеты нашей жизни из квадрата 2 – ключевые взаимоотношения и обязательства, важные проекты, важные встречи и т. д. Это действия, которые вытекают из деклараций о ролях и целей из квадрата 2. Их противоположностью является галька, мелочи, наполняющие нашу жизнь, – электронная переписка, телефонные разговоры, стирка белья и т. д. Мелочи отнимают время и отвлекают нас от больших камней.

Если представить жизнь в виде чаш, то какой образ вы будете ассоциировать с большей успешностью?

Левая чаша должна вызывать тревогу, поскольку вы сначала заполняете ее мелочами, а потом пытаетесь встроить важные вещи. В современном мире с его бесконечным потоком мелких камешков, гравия такой подход попросту не работает. Ежедневно мы имеем дело не с маленькими кучками гравия, а с бесконечной колонной самосвалов, готовых обрушить горы гравия на наши головы.

Правая чаша показывает, что вы на пути к овладению ключевой концепцией правила 3. В соответствии с ней эффективность повышается, если сначала заняться важными вещами, а потом позволить неизбежным мелочам заполнить пространство между ними.

Главное в правиле 3 – понимать, что вперед не продвинуться, если просто быстрее перебирать гальку. Это заведомый проигрыш. Вам нужно выделить наиболее важное (правила 1 и 2), а затем распределить свое время (дни и недели) так, чтобы сконцентрировать драгоценное внимание и энергию на первоочередных задачах (правило 3).

Для этого необходимо целенаправленно не обращать внимания на множество мелочей. Это совершенно нормально! На деле многие из них – добровольно взваливаемые на себя задачи из квадрата 3, которые мешают попасть в квадрат 2. Вы можете сознательно выбросить часть гравия из чаши, как показано на рисунке.

Традиционное представление об управлении временем исходит из того, что у всех в распоряжении одно и то же количество времени, но одни могут успевать больше других. Они и есть наиболее эффективные.

В наши дни ключ к реальной эффективности кроется не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами и делать это как можно качественнее. Речь идет не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это означает концентрацию внимания и энергии на небольшом числе приоритетных дел, которые действительно значимы и выполнение которых важно среди неизбежных мелочей нашей жизни.

Далее в этой главе вы познакомитесь с основными принципами и процессами планирования дел из квадрата 2 – планирования, позволяющего выполнять действительно важные дела.

 

Незаменимый инструмент поддержки планирования: Перечень главных задач

Прежде чем приступать к рассмотрению процесса планирования дел из квадрата 2, необходимо познакомиться с важнейшим инструментом поддержки планирования – перечнем главных задач.

У вас уже есть перечень задач? У вас их даже два? Или, как большинство людей, вы записываете важные задачи на том, что оказалось под рукой, запихиваете записку в сумку и надеетесь, что потом найдете ее? (Будьте честными!) В каком, на ваш взгляд, квадрате вы находитесь, когда ищите важную информацию в бесконечных перечнях или на клочках бумаги, свалившихся под стол?

В XXI в. перечень главных задач является одним из важнейших инструментов, обеспечивающих концентрацию внимания на квадрате 2. При правильном использовании такой перечень действует как дополнительный фильтр для отсеивания и организации входящих задач и помогает не отвлекаться от приоритетов.

Назначение перечня главных задач – создание единой надежной системы слежения, позволяющей не забивать задачами голову и перестать беспокоиться о них. Затем, когда вы приступите к планированию дел из квадрата 2, можно обращаться к перечню в уверенности, что в него включены все важные вещи, о которых следует думать.

Базовое правило использования перечня главных задач заключается в следующем: если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Иными словами, вы сразу же, опираясь на свое видение, решаете, что делать, и не загружаете ограниченную кратковременную память. Матрица управления временем помогает принимать такие решения. Вот как это работает:

• Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются. По определению задачи из квадратов 3 и 4 не являются важными. Таким образом, если что-то относится к квадрату 3 или 4 и от него можно спокойно избавиться, то отбросьте это. Таким образом вы отсеиваете гальку, которая иначе заполнит ваш день. Похвалите себя за правильные действия и двигайтесь дальше.

• Задачи из квадратов 1 и 2 включаются в перечень. Если задача относится к квадрату 2 или она важна и попадает в квадрат 1, то внесите ее в перечень. Так вы зафиксируете решение уделить ей время и внимание позже и сможете заниматься текущей работой, не забивая себе голову. Записывая задачу, вы повышаете вероятность ее выполнения и не нагружаете мозг, позволяя ему сконцентрироваться на более важных вещах.

Впоследствии, открывая перечень при составлении плана работы, помните, что ситуация меняется и прежде важные вещи могут потерять значимость, поэтому не держитесь бездумно за ранее записанные задачи. Не стесняйтесь отбрасывать то, что перестало быть важным.

Если вы не знаете, как поступить, отбросить задачу или внести ее в перечень, задайте себе следующие вопросы:

• Эта задача случайно не из квадрата 3?

• Не беру ли я на себя чужие обязанности, которые мне не следовало бы брать?

• Не потому ли я включаю в перечень задачу из квадрата 1 уже пятый раз, что не знаю, как этого избежать? (Если это так, просто включите вместо нее новую задачу из квадрата 2.)

• Не включаю ли я в перечень то, что следует поручить кому-нибудь другому? (В этом случае переформулируйте задачу так, чтобы можно было передать ее кому-нибудь еще.)

Работа с перечнем главных задач заключается, образно говоря, в вытаскивании матрицы управления временем на свет в нужный момент и в принятии решения, следует ли заниматься тем или иным вопросом. Если нет, задача отбрасывается, если да – включается в перечень.

Чего не следует делать, так это включать в перечень все подряд ради того, чтобы не забивать себе голову. Это превращает перечень в накопитель мелких камешков. Отказ от включения в перечень чего-либо – правильное решение, выбор в пользу больших камней, ролей и целей из квадрата 2.

Если вы сомневаетесь в важности задачи или считаете, что нужно дополнительное время для обдумывания, то внесите ее в перечень, но не используйте это как оправдание собственного нежелания отсеивать неподходящие задачи.

Отсутствие перечня главных задач ведет к бессонным ночам и бесконечному прокручиванию в голове всего, что нужно сделать, но не записано. К этому добавляется ожидание нового пласта решений и запросов на следующий день, которые негде записать. Попытки удержать все в голове сокращают объем кратковременной памяти, доступной для других важных вещей.

Теперь, когда вы получили общее представление о перечне главных задач, посмотрим, какую роль он играет при планировании дел из квадрата 2.

 

Планирование дел из квадрата 2 и эффект 30/10

Попробуйте уделять 30 минут в неделю и 10 минут в день планированию дел из квадрата 2, и мы даем гарантию, что вы будете чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня. Планирование изменит подход к каждому второму часу, который вы тратите. По мнению д-ра Хайди Хэлворсон, одного из ведущихся исследователей в области мотивации:

Планирование – одна из самых эффективных стратегий, которые вы можете использовать для достижения любой цели. Правильное планирование повышает вероятность успеха в среднем на 200–300 % {18} .

Планирование дел из квадрата 2 – это процесс, когда вы отвлекаетесь от всего, включаете логический мозг и сознательно распределяете большие камни по неделям и дням, чтобы обеспечить их реализацию.

Почему для этого нужно 30 минут в неделю? Дело в том, что какое-то время необходимо, чтобы отвлечься и обрести спокойствие. В противном случае будет работать реактивный мозг, а он реагирует на срочные дела в отличие от логического мозга, который позволяет заниматься тем, что наиболее важно.

Давая себе время, чтобы отвлечься от шума, сосредоточиться и приступить к планированию в спокойном состоянии, вы сможет по-иному смотреть на вопрос «Что является наиболее важным?» и давать на него более четкие и точные ответы.

Как выразился буддийский монах и специалист в области медитации и нейробиологии Тензин Приядарши:

Если нет покоя, нет и тишины. Если нет тишины, нет и понимания. Если нет понимания, нет и ясности {19} .

Вам не нужно достигать нирваны, чтобы заниматься планированием дел из квадрата 2, но если подойти к процессу продуманно, то это придаст понимания и ясности, а большие камни вашей жизни не утонут в куче мелких камешков.

 

Временные зоны квадрата 2

Очень ценной практикой, повышающей эффективность недельного и дневного планирования дел из квадрата 2, является создание временных зон квадрата 2, т. е. проактивное выделение блоков времени, которые помогают защищать приоритеты из квадрата 2.

Ценность временных зон заключается в возможности закладывать их заранее как повторяющиеся или разовые события так, чтобы при наступлении следующей недели у вас уже было выделено время для дел из квадрата 2.

Приведем несколько примеров:

• Кива хочет делать утреннюю зарядку, поэтому ей нужно выделить период с 6:30 до 7:30 для занятия йогой. Она может обозначить его как повторяющееся событие в электронном календаре. По данным одного исследования простое закрепление времени и места выполнения упражнений повышает вероятность успеха на 32–91 % с точки зрения регулярности.

• Если Джевиону лучше всего думается по утрам, то он может посвящать генерированию идей один-два утренних часа каждый день или в определенные дни недели. А для совещаний нужно выделить время днем, чтобы они не мешали.

• Если Шерри хочет проводить время вместе с мужем каждую неделю, она может выделить для этого вечер пятницы и закрепить его как повторяющееся событие.

• Брэд, руководитель с плотным и зачастую непредсказуемым графиком командировок, мог бы продумать свои планы на несколько месяцев вперед и установить периоды, когда командировки возможны и когда нет, например во время отпуска. Изменение этого правила должно быть невозможным за исключением действительно серьезных обстоятельств.

Вот как может выглядеть график Джевиона на неделю после выделения повторяющихся временных зон квадрата 2:

 

Планирование дел из квадрата 2 на неделю

После составления перечня главных задач и определения временных зон квадрата 2 все готово к планированию дел на неделю. До начала следующей недели найдите тихое место и уделите не менее 30 минут для следующего:

1. Пересмотр своих ролей и целей. Посвятите некоторое время анализу видения собственной жизни, которое закреплено в декларациях о ролях и целях квадрата 2. Не пропускайте этот этап. Он помогает освежить глубинный мотив и высокие побуждения. Если не делать этого регулярно, то вы погрязнете в суете повседневной жизни и видение сотрется из памяти под натиском неотложных дел, занимающих мозг. Поэтому позаботьтесь, чтобы видение было закреплено в таком формате и в таком месте, где вы легко сможете найти его.

С точки зрения нейробиологии для достижения выдающейся эффективности наше видение должно быть буквально на поверхности – в префронтальной коре логического мозга, который помогает вычленять в потоке повседневных дел важное, заслуживающее вложения времени, внимания и энергии.

2. Включение в план больших камней. После пересмотра ролей и целей проанализируйте перечень главных задач, а затем задайте вопрос, касающийся больших камней:

Какие одно-два важнейших дела я могу выполнить в данной роли на этой неделе?

По мере того как вы тщательно обдумываете каждую свою роль и задаете этот вопрос, ответы приходят сами. Одни из них очевидны, как в случае с крупным проектом, срок которого наступает на этой неделе. Другие требуют большей проницательности, например, когда нужно понять, что делать в сфере ключевых взаимоотношений или какая подготовительная работа необходима для повышения результативности крупного совещания, запланированного на более поздний срок.

В мозге отражаются все события нашей жизни. Однако если вы не удосужитесь разобраться с более тонкими связями и чувствами, соединяющими вас с ними, то легко можете упустить наиболее важные объекты для инвестирования времени и внимания на предстоящей неделе.

Прежде всего заметим, что эти тонкие аспекты могут просто не попасть в перечень главных задач. Обычно они не настолько сильны, чтобы пробиться сквозь шум и дела в рабочее время. Обдумывание ролей и целей из квадрата 2 в спокойной обстановке позволяет намного лучше понять, на чем сконцентрировать время, внимание и энергию для получения максимальной отдачи. Когда есть такое понимание и ясно, что нужно делать, можно включить это дело в перечень главных задач.

Определившись с важнейшими задачами на неделю, включите эти большие камни в свой календарный план!

Реальное включение в план намного действеннее внесения дела в общий список задач на день. Такой список часто превращается в перечень пожеланий, которые практически без изменений переносятся с одного дня на другой.

Закрепление за делом конкретного времени и места создает обязательство более высокого уровня и значительно увеличивает вероятность его выполнения. Так происходит потому, что конкретность заставляет мозг действовать, когда приходит время. Это также помогает защититься от отвлекающих дел из квадрата 3, которые возникают, когда ваш график кажется свободным и к вам то и дело кто-нибудь врывается с вопросами.

При планировании дел на неделю прибегайте к общему списку задач на день только в крайнем случае, если действительно нет ясности, когда необходимо выполнить дело и нужно ли оно вообще. Если вы хотите сделать что-то, практически всегда лучше назначить конкретное место и время в течение дня.

Наконец, когда речь идет о больших камнях, выберите одно-два важнейших дела для каждой роли. С бóльшим вам не справиться, поэтому установите планку достаточно высоко и выбирайте то, что действительно имеет значение. Это повышает вероятность исполнения в условиях напряженной рабочей недели.

3. Организация остальных дел. После распределения больших камней можно включить в план другие важные задачи, пусть даже гальку, которые не являются критическими, но требуют выполнения, например стирка белья.

Эти три этапа еженедельного планирования дел из квадрата 2 позволят сделать вашу неделю результативной.

Вот как может выглядеть типичная неделя Кивы, наполненная мелкими камешками.

Если бы Кива занималась планированием дел из квадрата 2, то ее расписание на неделю могло бы выглядеть так:

 

Планирование дел из квадрата 2 на день

Хорошо известно, что жизнь редко, если вообще когда-либо, идет по плану. Недельный план требует ежедневной корректировки, поскольку на вас непрерывно сыпется галька, возникают кризисы квадрата 1 и даже меняются приоритеты квадрата 2. Необходимо осознанно и целенаправленно корректировать планы на каждый день, чтобы так или иначе выполнять приоритетные задачи.

Чтобы спланировать предстоящий день, найдите тихое место и уделите как минимум 10 минут анализу прошедшего дня, кроме того, выполните следующее:

1. Завершение дня. Пробегитесь по задачам и встречам, которые стояли в плане завершившегося дня. Все ли выполнено? Если нет, то перенесите невыполненные дела на другое время в календарном плане, вычеркните их, если они потеряли актуальность, или оставьте в перечне главных задач, изменив дату или другие детали. Идея заключается в ежедневном самоотчете, который позволяет фокусироваться на самом важном и не забывать о перенесенных делах и сроках.

Вы также можете делать то, что мы называем золотодобычей. В течение дня вам наверняка попадается ценная информация, возникают новые задачи, приходят идеи. Золотодобыча предполагает сохранение этой информации в определенном месте для последующего использования. (Более подробно об этом рассказывается в главе, посвященной правилу 4.) В идеале все должно происходить в процессе работы, но если вы этого не сделали, то теперь самое время заняться этим.

2. Идентификация нескольких «первоочередных задач». Спросите себя: «Какие первоочередные задачи мне нужно выполнить на следующий день?» Первоочередная задача – это нечто настолько важное, что обязательно должно быть сделано в течение дня. Обычно это большие камни, однако у вас может возникнуть потребность в выполнении какого-либо дела из квадрата 1.

3. Организация остальных дел. Организуйте все, что связано с первоочередными задачами.

Эти три пункта можно выполнить в конце дня или на следующее утро.

Одни делают это в конце дня, считая, что тогда можно без забот отдыхать вечером. Появляется уверенность, что все учтено и находится на своем месте. Отсутствие незаконченных дел и нерешенных вопросов позволяет спокойно спать ночью.

Другие считают, что лучше заниматься ими на следующее утро, поскольку в конце дня голова не такая ясная, как утром после хорошего сна.

Есть и такие, которые разбивают эти пункты – выполняют пункт 1 (завершение дня) вечером, а пункты 2 и 3 оставляют на утро, когда во время размышлений чаще приходит понимание того, что наиболее важно.

Какой бы подход вы ни выбрали, главное, чтобы у вас была возможность осмыслить задачи из квадрата 2 до начала нового дня. Иначе поток мелких камешков поглотит вас и останется лишь надеяться на то, что вам удастся вынырнуть и выполнить несколько более важных дел. Для достижения высокой эффективности такой подход не годится.

 

Планирование дел из квадрата 2: Размышления под душем

Когда к вам приходят самые удачные идеи? Рано утром? После хорошего сна? В душе? Случались ли у вас моменты, когда цели и приоритеты становились предельно ясными и все вставало на свои места? Скорее всего, вы не раз переживали подобные мгновения, но они быстро тонули в повседневной суете.

Возникает вопрос, а нельзя ли сделать так, чтобы подобные мгновения возникали чаще.

На наш взгляд, регулярное планирование дел из квадрата 2 способно не только сделать моменты ясного видения перспективы более частным явлением, но и превратить их в неотъемлемый атрибут образа жизни.

Как мы знаем из главы, посвященной правилу 1, мозг перепрограммирует сам себя в зависимости от того, как его используют. Если приобрести навык ежедневной и еженедельной идентификации наиболее приоритетных задач и выстраивания жизни на их основе, то ориентация на квадрат 2 становится обычным образом мышления. Мы начинаем ментально ориентироваться на квадрат 2 с утра до вечера. Это позволяет быстрее и хладнокровнее реагировать на неожиданные изменения в календарном графике. Мы не нервничаем, а справляемся с такими изменениями уверенно и легко, поскольку опираемся на чувство упорядоченности и действуем с точки зрения квадрата 2.

Однажды мастера дзен спросили, как ему удается сохранять глубокое умиротворение в повседневной суете. Он ответил: «Я никогда не оставляю своего места для медитации».

Если каждую неделю и каждый день уделять время поддержанию связи с глубинными приоритетами, то можно сохранять видение перспективы на протяжении всего дня. Мы обретаем хладнокровие в разгар шторма и можем приподняться над потоком мелких камешков, грозящих похоронить важнейшие приоритеты.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 3 «включайте в план большие камни, не сортируйте гальку», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящие для вас.

• Создайте перечень главных задач и применяйте правило «отбросить или включить в перечень» трижды в день. Хвалите себя, когда отбрасываете что-нибудь!

• Проанализируйте события последних недель. Идентифицируйте одну-две повторяющиеся задачи, которые можно включить в план и создать для них временные зоны квадрата 2.

• Определите, когда и где вы будете заниматься планированием дел из квадрата 2 на неделю и на день. Обозначьте в календарном плане необходимый для этого период как временную зону квадрата 2.

ВЫВОДЫ

•  Вы не продвинетесь вперед, если просто будете быстрее перебирать гальку. Выделите наиболее важные дела и включите их в план до начала недели.

•  Если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове!

•  Временные зоны квадрата 2 обеспечивают проактивное выделение блоков времени, которые помогают защищать приоритеты квадрата 2.

•  Три этапа планирования дел из квадрата 2 на неделю включают в себя: 1) пересмотр своих ролей и целей; 2) включение в план больших камней; 3) организацию остальных дел.

•  Эффект 30/10 изменяет характер использования времени и позволяет чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня.

 

В 1967 г. футурист Герман Кан высказал предположение о том, что к 2000 г. одной из серьезных проблем общества станет рост количества свободного времени в результате внедрения технологий, повышающих производительность. Он полагал, что большинство людей будут работать по 30 часов в неделю, а отдыхать по 13 недель в году. (Хотелось бы, чтобы было так!) Он писал:

…«Среднестатистический» работник сможет тратить менее 50 % своего времени на работу (профессиональную деятельность)… менее 50 % – на любимые занятия (хобби и прочие интересы)… и один-два дня в неделю просто отдыхать. Иными словами, он сможет уделять любимому делу столько же внимания, сколько и работе, и при этом у него будет оставаться много времени на другие занятия {23} .

За четыре десятилетия, прошедшие с тех пор, как Кан написал эти слова, мы создали бесчисленное количество технологий: от стикеров до персональных компьютеров, от электронной почты до видеоконференций, Интернета, сотовых телефонов, СМС-сообщений, беспроводной связи, миниатюрных гаджетов, которые сообщают нам, где мы и куда идти, электронных книг, телевидения высокой четкости и даже музыкальных перчаток! И этот список можно продолжить.

Но увеличилась ли от этого ваша производительность? Приблизились ли вы к той свободе и возможностям, о которых писал Герман Кан? Или стали рабом бесконечных звонков и прочих сигналов, издаваемых смартфонами, лэптопами и планшетами?

 

Технологии – любимое пристрастие

В главе, посвященной правилу 1 «воздействуйте на важное, не будьте реактивны к срочности», мы говорили о механизме формирования зависимости от срочных дел. Так вот, технологии могут усиливать пристрастие к срочным делам в десятки раз. Это сродни употреблению крэка, который действует быстрее и вызывает более сильную зависимость, чем обычный кокаин. Все это намного опаснее!

Современные технологии дают мгновенный ответ на наши действия и таким образом втягивают в бесконечные ответы на СМС, твиты и т. п., которые кажутся важными, а на самом деле просто отвлекают.

Хуже всего, что из-за этого можно упустить из виду такие действительно важные вещи, как выстраивание прочных взаимоотношений, сотрудничество по важным проблемам или вдумчивая и целенаправленная работа. Поскольку эти вещи требуют намного больше усилий, они не так стимулируют мозг, как издаваемые смартфонами звуки. Однако в конечном итоге именно они важны.

Не так давно нам довелось видеть на концерте семью, пришедшую посмотреть выступление своего ребенка. Они заняли места в одном из последних рядов. Их было четверо, трое играли в компьютерные игры – отец и двое детей. На сцену смотрела только мать. Когда погас свет и представление началось, трое игроков уменьшили яркость экранов, но играть не перестали. Так продолжалось до тех пор, пока сосед не попросил их не мешать. Только тогда они оторвались от экранов и начали смотреть представление.

Как заметил Эд Хэлловэлл, специалист по синдрому дефицита внимания:

У нас появилась новая зависимость. Зависимость от технологий… Встречаются люди, которые открывают свой электронный ящик с таким же нетерпением, как пачку сигарет {25} .

Кэтрин Штайнер-Адэр, которая изучает влияние технологий на семейную жизнь, отмечает:

Меня всегда поражала ситуация с извечной и непреложной истиной: детям необходимы забота и внимание родителей… Мы так легко жертвуем этой реальностью в ответ на зов сирен виртуального мира {26} .

Иногда говорят: «Это молодые не могут жить без технологий!» Конечно, они выросли с этими штучками в руках. Однако посмотрим, какую роль здесь играют взрослые. Исследования показывают, что именно борьба со смартфонами и планшетами за любовь родителей вызывает у маленьких детей чувство одиночества и вгоняет их в депрессию.

Одна женщина, руководитель среднего звена, рассказала историю об использовании технологий и об отношениях с собственным четырехлетним ребенком. В какой-то момент они с мужем почувствовали необходимость изменить ситуацию. Дело в том, что, придя с работы домой, они почти сразу хватались за смартфоны и каждый погружался в собственную реальность. Это был явно не лучший пример поведения для ребенка. Время летит быстро, и их дочь не будет вечно маленькой.

Понимая, что зависимость от технологий победить не просто, они решили поступить так. У входной двери была поставлена корзина, в которую договорились складывать смартфоны по возвращении домой. Корзина облегчала контроль – смартфоны в ней лежали на виду, и сразу было заметно, если оттуда что-то брали.

Несколько дней родители подходили утром к корзине и забирали свои смартфоны перед уходом на работу, а потом случилось нечто удивительное – в корзине вместе с их телефонами оказался маленький iPod дочери. Никто не просил ее об этом, даже намека не было. Но девочка последовала примеру родителей. Она отказалась от технологий, чтобы быть частью семьи!

Хотя в целом этот пример положителен, у истории может быть и отрицательна сторона. Не исключено, что ребенку не хватало родительского внимания. Возможно, девочке казалось, что смартфоны отбирают у нее любовь родителей, вот она и положила свой iPod в корзину в надежде закрепить свою победу. Как бы то ни было, изменение отношения к технологиям преобразило ситуацию в этой семье и позволило переключить внимание и энергию на задачи из квадрата 2 в период между приходом с работы и выходом из дома на следующий день.

Качество внимания к взаимоотношениям важно не только дома и в семье. Примерно один из 30 респондентов говорит, что на обедах с друзьями они складывают телефоны в корзину, и первый, кто лезет за телефоном во время еды, платит за всех. Это прекрасный способ поддержать прямое общение и укрепить дружеские отношения.

 

Кто здесь главный?

Первый шаг на пути превращения технологий из хозяина положения в слугу заключается в оценке собственного отношения к технологиям. Подходите к этому с точки зрения матрицы управления временем. Не используете ли вы технологии на работе и дома в стиле квадратов 3 и 4? Не отвлекаетесь ли вы на срочные звонки и сигналы, которые в конечном итоге оказываются малозначимыми? Не увлекаетесь ли вы какой-нибудь игрой, которая не является ни срочной, ни важной, но отнимает время, внимание и энергию, которым можно найти лучшее применение?

Понимая характер своих отношений с технологиями, вы можете использовать их как действенные инструменты для перехода в квадрат 2. В конце концов, проблема не в технологиях, а в том, насколько осознанно и продуманно мы их применяем. Нам может нравиться новизна, но только четкое понимание того, что действительно важно, в сочетании с умением дифференцировать вещи позволяет разумно использовать доступные инструменты для достижения выдающейся эффективности каждый день.

 

Независимость от оружия и первый принцип

Иногда кажется, будь под рукой подходящий инструмент – программное обеспечение, новейший гаджет и т. п., – и все наши проблемы разрешатся. Но это самообман. Технологии действительно экономят время, но если мы хотим прожить жизнь осмысленно и плодотворно, то ни в коем случае нельзя отказываться от фундаментального права человека самостоятельно принимать рациональные решения. Никакое внешнее устройство не заменит собственную голову.

Соглашаясь с тем, что ни один инструмент автоматически не приносит спасения, мы начинаем исходить из «первого принципа» японского мастера фехтования XVI в. Ягю Мунэнори. Его суть в том, чтобы быть независимым во всех отношениях и не терять голову ни при каких обстоятельствах. Кроме того, мы принимаем идею независимости от оружия, т. е. свободы использования всех инструментов в борьбе за победу. Зацикливаясь на одном инструменте, мы привязываемся к нему, и это мешает нам двигаться дальше и адекватно реагировать на изменение ситуации. Это важно, поскольку инструменты и технологии постоянно меняются в отличие от первого принципа сознательного выбора.

Существует предание о воине, который во время сражения очень устал и лишился меча. Он брел, спотыкаясь, по полю битвы и вдруг увидел другой меч, торчавший из земли. Обрадовавшись, он схватил его, но тот оказался сломанным. В сердцах воин бросил обломок и сказал: «Будь у меня сияющий меч императора из превосходной стали и золота, то я мог бы сражаться и победить!» Потеряв надежду, он покинул поле битвы.

А чуть позже на то же место пришел другой усталый человек и поднял брошенный меч. Хотя клинок был сломан, он с ликованием взмахнул им и с новыми силами ринулся в бой. Встав во главе армии со сломанным мечом, император изменил ход сражения и одержал победу.

С чего вдруг, говоря о технологиях, мы обратились к военным аналогиям? Дело в том, что битва за наше внимание вполне реальна, а главное, воспринимается как сражение. Очень сложно при огромном потоке входящей информации не поддаться технологическим соблазнам. Для концентрации внимания и энергии на важнейших приоритетах требуются нешуточные усилия.

В этой главе мы расскажем о практических навыках и процессах, которые позволяют независимо от технологий оставаться в квадрате 2. Чтобы использовать их, необходимо немного попрактиковаться, но они очень эффективны и дают реальные результаты. Эффективность этих навыков обусловлена ментальной установкой на квадрат 2 и применением первого принципа. Если технологии помогают нам сражаться, то ментальная установка на квадрат 2 обеспечивает победу.

 

Подготовка к сражению: Чем вы располагаете

Первое, что необходимо сделать, – это упорядочить информацию.

На большинство людей галька сыпется с утра до ночи со всех сторон. В смартфон непрерывно поступают письма, сообщения и твиты. Почтовый ящик походит на захлебывающуюся раковину. Вы отвечаете на звонки и записываете полученную информацию на подручных клочках бумаги. Ваше рабочее место забито документами и облеплено стикерами. Вы делаете заметки в смартфоне, или в компьютере, или в записной книжке, или в блокноте, или везде сразу. Вы обещаете себе навести порядок, но эта задача кажется неподъемной. Ну разве можно совладать со всем этим?

На самом деле, идет ли речь о тысячах входящих электронных писем или о груде бумаг на рабочем столе, в хаосе всегда есть свой порядок. Просто надо научиться его видеть.

 

Основная четверка

Существует четыре основных вида информации, которой необходимо управлять, – два из них требуют действий, а другие два можно сохранить для последующего использования.

• События – это то, что необходимо выполнить в определенное время.

• Задачи – это дела, которые нужно выполнить, но которые еще не включены в план.

• Контакты – сведения о тех, с кем вы взаимодействуете.

• Заметки/документы – прочая информация, которую желательно сохранить, но которая не попадает ни в одну из трех других категорий.

Мы называем эти категории основной четверкой. Первое, что нужно сделать для упорядочения хаоса, это научиться распределять входящую информацию по четырем категориям. Следующий шаг – создание системы управления важной информацией, позволяющей точно знать, где что лежит и как к этому получить доступ из любого места в любое время. Как это делается, зависит от системы, которую вы используете, но в качестве принципа мы рекомендуем правило одного.

Это означает, что у вас должен быть один перечень главных задач, один календарь, один список контактов и одно место хранения заметок и документов. Все это можно адаптировать к индивидуальным потребностям, но без нарушения принципов управления основной четверкой. Вы можете сделать свою систему бумажной, электронной или комбинированной.

 

Бумажная система

До появления многочисленных и простых в использовании электронных устройств те, кто изучал подход к управлению временем компании FranklinCovey, вели перечень главных задач, календарь, список контактов и заметки в одном органайзере – классическом бумажном ежедневнике Franklin Planner. Некоторые делают так до сих пор. Не надо стесняться использовать бумажную систему в нашу электронную эпоху!

Очевидное достоинство такой системы – хранение всей информации в одном месте. Ежедневник компактен и удобен для тех, кто любит все записывать от руки, а кроме того, он представляет информацию в осязаемой форме и не требует подзарядки.

Недостаток состоит в том, что ежедневник нельзя подключить ни к чему, а значит, невозможно собирать информацию или назначать дела щелчком мыши. Это также означает отсутствие резервной копии и, как следствие, превращение утраты ежедневника в катастрофу.

В наши дни львиная доля информации приходит к нам в цифровой форме в виде телефонных сообщений, СМС, твитов, электронных писем и перенос ее по четырем категориям на бумагу может потребовать значительных усилий. Тем не менее это возможно.

Если вы предпочитаете бумажную систему, то более рациональным будет ведение всех записей в одном ежедневнике, а не на подвернувшихся под руку листках бумаги. Главным для обеспечения эффективности бумажной системы организации четырех ядер является правило «все в одном месте».

 

Электронная система

Данная система в отличие от предыдущей предполагает хранение всей информации в электронной форме. Если вы предпочитаете электронную систему, то основное правило ее использования – «все в одном месте». Это значит, что система должна стабильно обеспечивать доступ к основной четверке с любого вашего устройства в любом месте.

Например, вы вводите контактную информацию своего друга один раз и тут же получаете доступ к ней со смартфона, планшета, ноутбука или любого другого компьютера, подключенного к Сети. Информация хранится на сервере (в облаке) и доступна везде, где есть подключение к Интернету.

Достоинство такого подхода – доступ к важной информации независимо от того, какое устройство есть у вас в настоящий момент. Поскольку информация хранится в электронном, а не в бумажном виде, вы можете накапливать ее сколько угодно, годами, и извлекать одним нажатием клавиши. Система также позволяет легко и быстро сохранять входящую цифровую информацию. В целом она более надежна и обеспечивает мгновенное дублирование данных, так что даже в случае потери какого-нибудь устройства ничего не пропадает. Наконец, система упрощает оперирование информацией при взаимодействии и общении с другими людьми.

Недостаток подобных систем – легкость засорения малозначимой входящей информацией. Если не использовать их осознанно и целенаправленно, то они лишь увеличивают бесконечный поток информации, в котором можно утонуть. В итоге они превращаются в хранилища цифрового мусора, который мешает, а не помогает оставаться в квадрате 2.

Если вы стремитесь к выдающейся эффективности, то нужно тщательно продумать организацию основной четверки и то, какие устройства будут использоваться. Без этого не создать хорошую систему, позволяющую избежать информационной перегрузки. При возможности для каждого из элементов основной четверки должна создаваться отдельная система с синхронизацией во всех ваших устройствах. Приобретайте любые устройства, но подходите к этому осознанно.

Например, не вносите бездумно задачи в дополнительный перечень в своем смартфоне (просто потому, что он под рукой), если перечень главных задач находится в компьютере. Найдите приложение, которое будет синхронизировать информацию на обоих устройствах, и делайте запись только один раз. Подобных приложений довольно много, выберите какое-нибудь по своему вкусу и всегда держите задачи в одном месте. Очень скоро это войдет в привычку. Тот же принцип применяется и к остальным элементам основной четверки.

Для примера возьмем случай Мартина, торгового представителя, у которого есть смартфон, планшет и ноутбук. Он пользуется сервисом – облачным хранилищем данных, и он обеспечивает доступ к важным заметкам и документам с любого из имеющихся у него устройств. Данный сервис располагает полнофункциональными приложениями, работающими на всех устройствах, поэтому, если Мартин изменяет документ в одном устройстве, обновленная версия сразу попадает в хранилище и становится доступной в остальных устройствах. Его календарь и контакты также хранятся в облаке через отдельный сервис, поэтому он может просматривать их и обновлять с любого устройства. Список задач поддерживается через отдельный сервис, который также имеет приложения для всех устройств. Именно там Мартин держит свой перечень главных задач. Таким образом, три тщательно отобранных сервиса позволяют ему выполнять правило «все в одном месте» для всех элементов основной четверки.

Чтобы было легче сконцентрироваться на квадрате 2, Мартин разбивает события, задачи и заметки по своим ролям. Это позволяет ему ясно ассоциировать действия и записи с тем, что важно. Поскольку Мартин является торговым представителем и привык быстро расправляться с классификацией контактной информации, он разбивает ее на две категории: рабочие и личные контакты.

Конечно, не все имеют такую свободу выбора сервисов, как Мартин. Вам следует ознакомиться с корпоративной ИТ-политикой, прежде чем создавать свою систему. От вас могут потребовать использования корпоративной платформы, например Microsoft Exchange, Google или другой программы. В одних случаях корпоративная ИТ-политика облегчает синхронизацию информации во всех устройствах. В других случаях приходится преодолевать брандмауэры, правила безопасности и прочие барьеры на пути синхронизации. Многим работникам вообще запрещено входить в рабочие системы за пределами офиса. Немало и таких, кто говорит, что «не хочет смешивать личную и рабочую информацию ни при каких обстоятельствах».

Так что же делать?

Если у вас круглосуточный доступ к корпоративной системе, но вы не хотите смешивать рабочую информацию с личной, то есть следующие возможности.

• Некоторые системы позволяют пометить личную информацию (например, задачи и события) и сделать ее закрытой, не видной в общем календаре никому, кроме вас. Это позволяет включить в план посещение врача или уборку в гараже так, что остальные будут видеть лишь период, отведенный личным делам.

• Если первое вам не подходит, то можно создать две конфигурации основной четверки – одну для рабочей информации, вторую – для личной. Это не нарушает «правила одного», поскольку основная четверка рабочей информации и основная четверка личной информации находятся в своих системах. Однако такая организация возможна лишь при одном условии: содержимое этих двух систем не должно смешиваться ни при каких обстоятельствах! Строго следуйте установленным вами правилам. Если вы дадите слабину и включите личную задачу (например, купить билеты в театр) в перечень рабочих задач, который просто подвернулся под руку, то забудете о ней, расслабитесь и получите неприятности из-за упущенной возможности выполнить ее.

• Две независимые конфигурации основной четверки позволяют также решить проблему доступа к информации. Если у вас нет доступа к рабочей системе через планшет или смартфон, то можно спокойно пользоваться раздельными системами в уверенности, что информация из них никогда не смешается.

Для создания индивидуальной системы подойдет целый ряд облачных сервисов, обеспечивающих управление одним или несколькими элементами основной четверки. К любому устройству можно подобрать в онлайн-магазине приложение для создания и поиска таких объектов, как задачи или заметки. У вас наверняка уже есть что-нибудь подобное для синхронизации с другими устройствами. Главное – подойти к этому вопросу осознанно и выбрать лучшее приложение, которое позволит получать доступ к информации в любом месте.

Мы также рекомендуем обращать внимание на продукты известных поставщиков, это повысит уверенность в том, что система, поддерживающая работу с важной для вас информацией, не прекратит существование в обозримом будущем.

 

Комбинированная система

С точки зрения управления лучше всего иметь свою систему для каждого элемента основной четверки. Это, однако, не означает, что все четыре элемента должны быть в одном бумажном ежедневнике или в электронной системе. Вы можете использовать комбинированную систему, главное, чтобы каждый элемент имел один формат. Календарь может быть электронным, поскольку в такой форме его легко синхронизировать на всех устройствах. То же самое относится и к контактам. А вот перечень задач и заметки вполне можно держать в записной книжке.

На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.

 

Оценка своей основной четверки

Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:

• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.

• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.

• Контакты. У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.

• Заметки/документы. Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.

Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:

• События. После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.

• Задачи. Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».

• Контакты. Шерри использовала для объединения групп контактов тот же способ, что и для календарей. Список личных контактов уже был в телефоне, поэтому она просто удалила дублирующие записи.

• Заметки/документы. Поскольку ей нравится делать заметки на бумаге, а подходящего электронного решения не нашлось, Шерри ведет записи практически так же, как и раньше. Личные записи она держит в записной книжке, а более объемные документы – в компьютере.

Теперь ее система выглядит так:

Всего пара изменений сделали систему Шерри для управления основной четверкой намного более интегрированной. «Правило одного» позволило синхронизировать события и задачи в мобильном телефоне и ноутбуке. В результате критически важная информация для всех ролей стала постоянно доступной для Шерри. У нее нет планшета, но она хочет приобрести его к своему дню рождения. Когда он появится, она с помощью всего нескольких настроек сможет получать всю необходимую информацию. По мнению Джулии Моргенстерн, специалиста по управлению временем, главное – «не жалеть времени на оценку того, что у вас есть, и определение постоянного места для каждого объекта».

 

Планирование битвы: Карта процесса планирования дел из квадрата 2™

Имея надежную систему организации основной четверки, переходите к карте процесса планирования дел из квадрата 2. Эта карта наглядно демонстрирует, как то, что вы уже знаете, взаимодействует друг с другом и помогает побеждать в повседневной битве с потоком информации. Она показывает, как с помощью технологий поддерживать концентрацию внимания и энергии на важных делах из квадрата 2.

Базовая версия карты процесса планирования дел из квадрата 2 выглядит следующим образом.

Вертикальный ряд в середине показывает, как ваши роли и цели из квадрата 2 поддерживают планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день и помогают принять решение. Если бы этим все ограничивалось и жизнь шла согласно плану, то больше ничего бы не требовалось.

Однако слева есть стрелка, которая представляет бесконечный поток входящей информации, задач, дел и того, что требует времени, внимания и энергии. С ней также связаны большие возможности и необходимость принимать важные решения.

Вертикальный ряд и поток входящей информации встречаются в момент принятия решения там, где идет сражение за наше внимание и энергию. Именно в этот момент мы останавливаемся, анализируем ситуацию и принимаем решение о том, что среди электронных писем, СМС, сообщений, телефонных звонков, людей и дел действительно важно, и таким образом защищаем приоритеты квадрата 2 от всего менее значимого.

Если входящий объект не является важным, то он относится к квадрату 3 или 4 и направляется по нижней стрелке в мусорную корзину. Поскольку мы не хотим тратить драгоценное время, внимание и энергию на объекты такого рода, они отбрасываются.

Если входящий объект важен, то он относится к квадрату 1 или 2 и может вводиться в вашу систему управления основной четверкой!

• Если это событие или задача требуют от вас действий, то их следует включить либо в календарь как событие, либо в перечень главных задач.

• Если это информация, не требующая действий, но полезная в будущем (контакт или заметка/документ), то ее следует записать в соответствующем месте на бумажном или электронном носителе.

Поскольку у нас есть система управления основной четверкой и совершенно ясно, где хранятся материалы, мы можем запрашивать их в любой момент для планирования дел из квадрата 2 на неделю и на день. Таким образом во время планирования дел из квадрата 2 мы получаем такую организацию важнейшей информации, которая помогает включать большие камни в график. Эта самоподдерживающаяся система организации и планирования повышает нашу способность дифференцировать вещи в момент принятия решения и не терять важное из виду в повседневной битве за наше время, внимание и энергию.

 

Три базовых приема

Теперь, когда вы понимаете принцип карты процесса планирования дел из квадрата 2, мы добавим к ее нижней части еще три элемента. Это три «базовых приема», которые помогают более эффективно использовать технологии для управления входящей информацией и организации основной четверки.

Термин базовый прием также заимствован из боевых искусств, а именно из американского кемпо. Он обозначает базовое движение или принцип, который после тщательной отработки может использоваться в разных ситуациях с небольшими изменениями. Идея в том, что, овладев одним принципом, вы получаете в свое распоряжение тысячу движений. Как выразился японский мастер фехтования Миямото Мусаси, «через одну вещь вы познаете 10 000 вещей».

Здесь действует правило 80/20 – всего несколько идей приносят львиную долю выдающихся результатов. Мы выбрали такие три базовые приема для карты процесса планирования дел из квадрата 2, которые при их освоении и правильном применении значительно повышают шансы на победу.

Мы будем рассматривать эти приемы на примере одного из самых значительных источников входящей информации в современных условиях – электронной почты. В итоге, овладев базовыми приемами, вы сможете применять их к различным каналам поставки информации, включая СМС, социальные сети, мессенджеры и даже реальных людей.

 

Базовый прием 1: Побеждать без битвы

На карте процесса планирования дел из квадрата 2 этот прием располагается между бесконечным потоком входящей информации и принятием решения.

В наше время каждый день пересылаются более 196 млрд электронных писем. За обычный рабочий день человек отправляет и получает в среднем 121 письмо, и по оценкам это число будет только расти. В такой ситуации крайне важно не допустить превращения входящей почты в головную боль и сделать ее чрезвычайно полезным инструментом повышения эффективности.

Парадигма изменения подхода к электронной почте заключается в следующем. Ваша электронная почта – это не просто груда писем, в реальности по каждому из писем необходимо принять решение. В главе, посвященной правилу 1, мы говорили о том, что одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI в. стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня. Занимаясь удалением, перемещением писем, чтением и подготовкой ответов на письма, мы расходуем энергию, которая достойна лучшего применения.

«Побеждать без битвы» позволяет автоматизация. Цель – автоматизировать максимально возможное количество принимаемых решений и избавить мозг от растрачивания энергии на рутинные, бесполезные и ненужные вещи.

Одним из самых действенных путей автоматизации работы с входящими письмами является изучение правил или функций фильтрации в почтовой программе. Фильтры позволяют автоматически направлять многие электронные письма туда, куда нужно, еще до того, как они попадут в ваш почтовый ящик.

Например, можно настроить правила так, чтобы автоматически:

• Удалять спам, который пробился через соответствующие фильтры.

• Удалять несущественные электронные письма, которые вас не касаются.

• Определять список адресов, в которые направляются копии писем, и выбирать функцию «Ответить всем».

• Выделять письма таких людей, как руководитель, супруга, ключевые члены команды и т. д.

• Перемещать ключевые документы, отраслевые журналы и т. п. в специальные папки для последующего изучения.

• Перемещать несрочные письма от определенных групп людей (например, незнакомых) в специальную папку для последующего изучения.

• Пересылать определенные электронные письма, например отчеты, другим адресатам.

• Настроить функцию автоматического ответа определенным отправителям для уведомления их о том, что вас нет на месте, или о сроке вашего ответа.

• Помещать копии определенных писем в несколько папок.

Конечно, не следует забывать о корпоративном порядке обработки и удаления электронных писем. Однако, уделив некоторое время из квадрата 2 на выработку правил, вы впоследствии сэкономите тысячи часов. Скажем, вы получаете 100 электронных писем в день. Сколько среди них важных? Предположим, что:

• Три десятка (30 %) очень важны и требуют немедленного внимания.

• Четыре десятка (40 %) важны, но не требуют немедленных действий (отчеты, рассылки, сообщения о состоянии проекта и т. д.).

• Три десятка (30 %) – поглотители времени и не нужны вам (спам и прочие несущественные послания).

Предположим также, что на принятие решения о том, как поступить с каждым из писем, вам нужно в среднем 15 секунд. Это означает, что вы тратите 25 минут каждый день только на сортировку почты. В итоге за пятидневную рабочую неделю выходит более двух часов.

Но вернемся к реальности. Фактически, глядя на каждое письмо, вы загружаете мозг вопросами, читаете и перечитываете, а иногда отвечаете. Нередко вы переходите к следующему письму, отодвигая принятие решения и/или действия по предыдущему. В результате со временем ящик переполняется письмами, ожидающими решения или действия, и становится источником стресса.

Введение правил, позволяющих безжалостно отсекать 30 % писем, которые не имеют значения для вас, автоматически управлять 40 % важных, но не срочных писем и выделять 30 % действительно важных писем, дает возможность изменить работу с электронной почтой.

Прежде всего вы перестанете видеть значительную часть писем в результате их автоматического удаления или архивирования. Это позволит высвободить немалую долю тех двух часов в неделю, что раньше уходили на простую сортировку почты.

Вы также сможете быстро переключать внимание на сообщения, которые, скорее всего, важны, поскольку установленные правила помогут легко идентифицировать их.

Один из наших клиентов рассказал, что после применения базового приема 1 при работе с электронной почтой он отправился в отпуск на несколько дней и перестал заглядывать в ящик. Вернувшись на рабочее место, он сел за компьютер и, затаив дыхание, открыл почтовую программу и нажал на кнопку «Получить». То, что случилось потом, стало для него неожиданностью. В папке «Входящие» появились 300 писем, и тут же 80 из них исчезли благодаря установленным правилам. На разбор этих 80 сообщений могла бы уйти куча времени, но принятые ранее решения избавили его от лишней траты ментальной энергии. Так наш клиент получил возможность посвятить свое внимание тому, что было действительно важным.

Мы рекомендуем выделить для проверки электронной почты в течение дня блок времени, т. е. создать временную зону квадрата 2. Это позволяет проверять почту раз в пару часов, а не каждые две минуты. Исследования показывают, что с каждым отвлечением от работы нужно все больше и больше времени для включения в нее. Следуя нашей рекомендации, вы сможете сконцентрироваться на работе, а когда наступает естественный перерыв, проверять, не пришло ли что-либо важное, вместо того чтобы отвлекаться на каждое из трех десятков писем в процессе работы.

Не все могут создавать временные зоны для работы с электронной почтой. Некоторые считают, что «если я понадобился боссу, значит я ему действительно нужен». Большинство устройств и программ позволяют выделять сообщения тех, кому необходимо ответить. Как вы предпочитаете выделять письма босса, супруги или делового партнера – цветом, звуковым сигналом или большим ярлыком? Создайте такое правило и сможете полностью сконцентрироваться на текущей работе, не опасаясь, что пропустите сообщение от важного для вас человека.

Не гонитесь за количеством людей в списке приоритетов. Выберите двух-трех, которым действительно нужно отвечать без промедления. В противном случае вы получите хаос звонков и сигналов и снова будете отвлекаться и прерываться.

Подумайте, насколько полно вы используете возможности своей почтовой программы, чтобы побеждать без битвы. Можете оказаться, что:

• У вас нет никаких правил, и вы даже не знали, что их можно установить.

• Вы установили несколько правил и больше их не обновляли.

• Вы установили несколько правил, но понимаете, что можно автоматизировать обработку значительно большего количества писем.

• У вас много правил и вы активно их обновляете, экономя массу времени, внимания и энергии. Вы прямо-таки почтовый ниндзя.

Такой подход не требует значительных усилий. Потратив всего полчаса из времени, отведенного для квадрата 2, вы можете создать набор необходимых правил. Они окупят себя за день-другой, а дальше вы будете получать чистую экономию времени, внимания и энергии.

После создания системы правил или фильтров поддерживайте ее в актуальном состоянии. Не прекращайте сортировать новые сообщения по квадратам. Ищите шаблоны для автоматизации и возможности для расстановки приоритетов. Обнаружив их, не жалейте минуту-другую на создание правила, позвольте программе выполнять сортировку автоматически.

Если ваш почтовый ящик находится в полном беспорядке и переполнен сотнями (а то и тысячами!) электронных писем, и вы не знаете с чего начать, прочитайте раздел «Как очистить почтовый ящик: помощь в серьезных случаях» настоящей главы.

 

Оптимизация подхода

Как уже говорилось, мы сконцентрировались на электронной почте, поскольку эта проблема касается всех, кто работает в организациях. Однако принцип «побеждать без битвы» можно применять не только к электронной почте.

• Вы можете использовать функции своего телефона, чтобы присвоить один рингтон нескольким важнейшим для вас контактам и другой – всем остальным. Это позволит дифференцировать СМС-сообщения и звонки и отвечать на них соответствующим образом. Кроме того, можно сделать так, чтобы звонки с определенных номеров сразу перенаправлялись на голосовую почту. Вы сами решаете, чьи звонки и в каких случаях могут отрывать вас от работы. Это позволяет сохранять концентрацию и не отвлекаться от текущей важной задачи.

• Если у вас есть, кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации. Разве вы принимаете решения по мелочам, если это может сделать кто-то из вашей команды и освободить вас для более важных вопросов? Потратив какое-то время на обучение этого человека работе с вопросами, которые иначе свалятся на вас, вы сможете автоматически удалять их из своего почтового ящика и, кроме того, будете способствовать профессиональному росту коллег.

• Если у вас есть помощник, то такой подход также может оказаться полезным. Чем больше вы будете доверять ему в профессиональном плане, тем меньше вам придется заниматься этими вопросами, как минимум он может структурировать и организовать их. При передаче полномочий автоматически появляется человек, отвечающий за определенные вопросы, которые иначе отнимали бы ваше время и внимание.

 

Мудрый самурай

Мы завершим разговор о базовом приеме 1 известным японским преданием.

Однажды юный самурай оказался на пароме вместе с легендарным мастером фехтования, известным по всей стране. Юноше не терпелось показать себя, и ему хотелось сразиться с мастером. Он самоуверенно вызвал его на поединок со словами: «Пусть один из нас умрет!»

Мастер не ответил. Его столько раз вызывали на бой, что он устал от бессмысленных схваток.

Молчание оскорбило юного самурая, и он закричал: «Выходи и сразись со мной, посмотрим, кто из нас умрет!»

Наконец, после многократных попыток юного самурая вызвать мастера на дуэль, тот поднялся и сказал: «Я принимаю твой вызов. Но на пароме люди, которые могут пострадать. Давай высадимся на этом острове, там нам никто не помешает». Юный самурай согласился.

Когда паром подошел к острову, мастер любезно позволил юному самураю первым сойти на землю, а потом быстро оттолкнул судно от берега, оставив униженного юного самурая в одиночестве.

Во многие повседневные сражения, мешающие нам попасть в квадрат 2, не нужно ввязываться вообще. Мудрый подход позволяет победить без битвы, оставить множество дел на острове и заняться более важными вещами. Понять, от каких сражений можно уклониться, и потом создать автоматическую систему, помогающую не отвлекаться от важного, – вот в чем суть базового приема 1.

По словам классика военной стратегии Сунь-цзы, «высшее мастерство – это победа над противником без битвы».

 

Базовый прием 2: Разложить на составляющие

Теперь, когда обработка части входящей информации автоматизирована, можно перейти к следующему базовому приему, который стоит на карте процесса планирования дел из квадрата 2 за принятием решения. Его цель – удаление дополнительных, соответствующих квадратам 3 и 4, сообщений из почтового ящика, с которыми не справились правила и фильтры, и переход к эффективному управлению делами из квадратов 1 и 2.

У многих эта часть электронных писем очень велика. Их удаление важно не только с точки зрения продуктивности, но и здоровья. Недавнее исследование показало, что электронная почта может усиливать проявления стресса, включая повышение кровяного давления, частоты пульса и уровня кортизола. Помимо этого было обнаружено следующее:

Несущественные электронные письма, отвлекающие от работы или требующие немедленного ответа, раздражают, а письма, присланные в ответ на завершение работы, успокаивают. Распределение писем по папкам также снижает уровень стресса и вызывает ощущение благополучия, поскольку создает впечатление контроля над ситуацией {34} .

Подумайте и оцените, насколько хорошо вы в настоящее время управляете входящей почтой. Возможно, кое-что из перечисленного ниже покажется вам знакомым.

• Я читаю письмо и говорю себе: «Вернусь к этому позже», только для того, чтобы больше его не открывать.

• Я читаю письмо и помечаю его, как непрочитанное, чтобы обязательно заняться им позже.

• Я перемещаю письма в подпапки, чтобы очистить почтовый ящик, но в итоге беспокоюсь о том, правильно ли поступил (например, с письмами босса).

• Я распечатываю письма, которые требуют действий, и складываю распечатки на столе, чтобы как-нибудь ими заняться.

• Я пользуюсь почтовым ящиком как системой хранения документов. Я использую функцию «Поиск», если надо найти старое письмо. Я просто надеюсь, что не упустил ничего важного.

• Я впадаю в панику, когда босс звонит и спрашивает: «Вы получили мое письмо?» Тогда я начинаю лихорадочно искать его.

• Я испытываю постоянное беспокойство из-за хаоса в моем почтовом ящике.

• Я фактически не пользуюсь почтовым ящиком.

Итак, сколько в данный момент писем в вашем почтовом ящике, прочитанных и непрочитанных? Сотни? Тысячи? Некоторые компании автоматически чистят почтовые ящики своих сотрудников каждые 30–60 дней, поскольку на серверах не хватает места. Хотя такая мера довольно жесткая, она вынуждает людей чистить почтовые ящики и архивировать переписку. Архивирование, конечно, дело хорошее, однако отправка в архив сотен и тысяч писем остается трудоемкой задачей и не способствует завершению важных дел.

Для понимания сути базового приема 2 подумайте о том, что каждое электронное письмо – это всего лишь один или несколько элементов основной четверки – событие, задача, контакт или заметка/документ. Если смотреть на каждое письмо через эту призму, то становится ясно, что для его содержимого уже есть место в основной четверке.

Типичное письмо выглядит примерно так:

Кому: Джейми

Копия: Томасо

От: Киёми

Тема: Встреча на следующей неделе

Джейми,

Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.

Спасибо,

Киёми

<Вложение>

Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.

Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?

• Событие: Джейми надо запланировать собрание команды для изучения данных по Бразилии и Аргентине.

• Задача: Джейми необходимо проанализировать цифры до встречи с командой.

• Контакт: поскольку Джейми раньше не работал с Киёми, ему необходимо сохранить его контактную информацию.

• Заметка/документ: Джейми необходимо сохранить вложенный документ для последующего изучения.

После определения каждого элемента основной четверки сразу же поместите его на свое место и удалите письмо из почтового ящика. Базовое правило – открывать письмо только один раз. Вот как это делается.

Прежде всего добавьте событие в свой календарь. Если вы используете программы типа Outlook, Google или IBM Notes, то они позволяют сделать это очень просто. Во многих случаях назначить встречу и внести ее в свой и чужие календари можно одним щелчком мыши. Чаще всего сообщения и даже вложенные файлы превращаются в события. Это облегчает удаление их из почтового ящика.

Далее Джейми нужно проанализировать цифры до встречи с командой. Это задача и ее можно перетащить в перечень главных задач или воспользоваться меню. В большинстве случаев вы можете назначить дату начала и/или срок исполнения задачи и присвоить ей приоритет.

При создании задачи мы настоятельно рекомендуем ставить в начало названия глагол действия. Как правило, перечни задач длинные, и пока доберешься до названия «Цифры по Бразилии», необходимое действие может вылететь из головы. Глагол конкретизирует задачу: «Проанализировать цифры по Бразилии/Аргентине».

Следующий шаг – сохранить контактную информацию Киёми. Мы не раз встречали людей, которые вручную копируют и вставляют новые контакты, когда в системе наверняка существует меню, позволяющее мгновенно заполнить несколько полей и превратить отправителя в контакт. Какой бы подход вы ни выбрали, поместите контактную информацию в отведенное для нее место в системе.

Наконец, необходимо сохранить документы в разделе «Заметки/документы», чтобы получать к ним доступ при необходимости. (Мы покажем вам более эффективные способы выполнения этой операции, когда дойдем до базового приема 3 «создать ссылку».)

Теперь, когда мы разложили исходную информацию на составляющие и распределили их в основной четверке, можно спокойно удалить электронное письмо!

Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.

Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.

Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.

Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.

Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее:

Неожиданные для меня возможности почтового ящика и ежедневника были настолько поразительными, что я потратил всю пятницу на организацию информации. Количество писем сократилось у меня с 19 000 до нуля! Я создал правила, папки и подпапки. Организованность сделала меня просто счастливым, я и не подозревал, какой стресс мог создавать почтовый ящик.

Вот еще один рассказ:

Очистить почтовый ящик от 7500 электронных писем было непросто, но через две недели после вашего вебинара в моем ящике находилось всего одно письмо, и даже это, на мой взгляд, слишком много! У меня раньше такого не было. Как в кошмарном сне вспоминаю то, что было раньше.

Поняв возможности этих первых базовых приемов, вы заставите почтовый ящик работать на себя. Отметим, если вы пользуетесь такими программами, как Outlook, Google или IBM Notes, то в них уже предусмотрена интеграция электронной почты с календарями и перечнями задач, облегчающая применение второго базового приема.

 

Оптимизация подхода

Овладев базовым приемом 2 «разложить на составляющие», вы можете предлагать другим присылать вам письма в такой форме, чтобы к ним удобно было применять процесс разложения на составляющие, например:

• Если кто-то спрашивает, сможете ли вы со своим финансовым партнером встретиться с ним завтра в 10:00, то вы можете предложить прислать вам письмо с деталями встречи или с приглашением, чтобы облегчить включение информации в ежедневник.

• Если кто-то за ланчем просит вас оценить исследовательский отчет и вы соглашаетесь сделать это, то предложите прислать вам письмо с вложенными документами, чтобы создать задачу.

Набив руку в применении этого приема, вы будете смотреть на каждый элемент входящей информации как на составную часть основной четверки. Независимо от того, какой техникой вы пользуетесь, естественной реакцией на любую информацию будет разложение на составляющие, например:

• Вы получаете сообщение о том, что надо купить молока и хлеба по пути домой, и сразу же включаете его в список задач. Если сообщение электронное, то можно установить напоминание, чтобы не забыть и не испортить себе вечер.

• Вы видите объявление о премьере в вашем городе мюзикла, который вам давно хотелось посмотреть. Вы не запоминаете эту информацию, а вносите ее в перечень главных задач. (Если в этот момент вы находитесь за рулем, то остановитесь, чтобы не создавать аварийной ситуации.)

• Вы находите рецепт, который, возможно, вам захочется попробовать при случае. Внесите его в свои заметки и не дайте ему исчезнуть в ворохе бумаг в буфете.

Идея заключается в том, что при наличии системы управления основной четверкой нужна всего минута для ввода встретившейся важной информации, включения ее в процесс планирования дел из квадрата 2 и обеспечения доступности в любой момент.

 

Базовый прием 3: Создать ссылку

Случалось ли вам опаздывать на встречу из-за трудностей с получением необходимых данных? Приходилось ли вам выкраивать пару часов для работы над проектом и убивать первые полчаса на поиск нужной информации?

В каком квадрате вы находитесь, когда занимаетесь поиском необходимой информации? Обычно это квадрат 1. Время можно использовать гораздо продуктивнее, именно для этого предназначен базовый прием 3 «создать ссылку».

Изменение парадигмы состоит в понимании взаимосвязи информации и в проактивном взаимоувязывании ресурсов основной четверки, чтобы не разыскивать их впоследствии. В основе лежит принцип предварительной подготовки, соблюдение которого в большинстве случаев не требует много времени.

Хотя функции поиска электронных данных довольно эффективны, чем более организована и связана ключевая информация, тем меньше риск не найти нужный материал, тем сильнее чувство уверенности и тем скорее можно сконцентрироваться на важной работе. К тому же функции поиска бессильны перед информацией на бумажном носителе!

Установить связь можно следующим образом:

• Вставить существующий файл.

• Вставить активную гиперссылку.

• Создать текстовую ссылку.

Вот как это работает:

У Джона через несколько недель назначена встреча, и он знает, что ему нужно будет представить несколько отчетов. Не откладывая до последнего, он копирует электронные документы в событие в календаре с тем, чтобы на встрече получить необходимую информацию одним щелчком мыши.

Если Джон не хочет создавать дубликат, который появляется при копировании документа в событие, то определенные программы позволят создать активную гиперссылку на документ, который хранится на жестком диске. В этом случае при щелчке мышью открывается исходный файл. Можно также создать гиперссылку на статью из Интернета, в которой есть информация, относящаяся к встрече. Таким образом, на встрече Джон просто переходит по ссылкам в событии к нужным документам.

Допустим, Джон пользуется бумажной системой или ему нужно открыть документ, которого нет на жестком диске или в Сети. В таком случае можно создать текстовую ссылку (аналогичную гиперссылке), которая напомнит о том, какая информация нужна и где ее найти. В поле события можно, например, ввести такую запись:

<Маркетинг/Квартальные отчеты/Отчет о рыночных ценах>.

Ссылка в угловых скобках показывает путь к нужной информации. Она показывает характер информации и место ее хранения (Маркетинг/Квартальные отчеты), а также содержит название конкретного документа (Отчет о рыночных ценах). По сути, это то же самое, что и гиперссылка или путь к ресурсу в адресной строке браузера. Разница лишь в том, что Джон набирает ее вручную, поскольку она относится к недоступному по щелчку мыши документу.

Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.

У этого приема множество вариаций:

• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.

• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.

• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.

Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.

 

Оптимизация подхода с помощью тегов

Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.

Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например <#Маркетинговая встреча> или просто #Маркетинговая встреча.

Это возвращает нас к идее независимости боеспособности воина от оружия. Мастер может побеждать в битве, несмотря на смену технологий, поскольку его сила заключается в знании основополагающих принципов и парадигм. Конкретные инструменты и приемы вторичны.

 

Как очистить почтовый ящик: Помощь в серьезных случаях

Так с чего начать? Можете оказаться, что электронных писем в ящике тысячи и на их разборку нужна вечность. Если задача ставит вас в тупик и требуются радикальные меры, то мы предлагаем трехэтапный план очистки почтового ящика и возврата его под контроль. Работа займет около двух часов, она не так страшна, как кажется, и определенно стоит затраченных усилий.

Этап 1: создайте папке «Входящие» подпапку под названием «Очистка».

Этап 2: переместите все письма за исключением последних 200 в новую подпапку. Теперь у вас всего 200 входящих писем.

Этап 3: просмотрите оставшиеся письма и сделайте с каждым одно из следующего:

• Удалите.

• Создайте правило обработки таких писем в будущем.

• Разложите письмо на составляющие (события, задачи, контакты, заметки) для работы впоследствии, а потом удалите его!

• Сразу же ответьте на письмо, если это требует не более минуты.

Обработка 200 сообщений не должна отнять слишком много времени, поскольку вы просто определяете, куда поместить каждое из них. Вы не тратите время на принятие ответных действий по ним, если это занимает более одной минуты. Таким образом, в три приема вы освобождаете почтовый ящик и устанавливаете базовые правила поддержания порядка в нем.

Если по какой-либо причине вам понадобится письмо из папки «Очистка», то его всегда можно найти там. (Это вы уже делали!) Скорее всего, такие поиски не будут слишком частыми, и с очищенным почтовым ящиком у вас начнется новая жизнь!

Чтобы не терять контроль над ситуацией, следует выделить постоянное время для работы с почтой и вводить новые правила для сообщений при необходимости. Очень скоро вы получите прекрасно функционирующий, достойный мастера почтовый ящик.

 

Манифест квадрата 2 для почты: Создание стандартов

Самое лучшее, что можно сделать для победы в битве с электронной почтой в организации, это создать общие стандарты для электронных писем и других форм коммуникации. Если вы босс, то у вас есть все возможности для этого. В остальных случаях действуйте в своем круге влияния и измените характер входящей информации в масштабах команды или даже всей организации.

Например, замечали ли вы в своей компании манию «отвечать на все»? Похоже, что эта бездумная реакция охватила весь мир. Ну а копии чужих писем? Не кажется ли вам, что ваше имя включено буквально во все списки рассылки? А как насчет благодарственных писем? Как часто к вам приходят благодарственные и другие этикетные письма? Ниже приведен пример манифеста квадрата 2, который можно использовать (как есть или с изменениями) для выработки стандартов коммуникации в вашей организации.

НАШ МАНИФЕСТ КВАДРАТА 2 ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Устанавливая следующие стандарты, мы помогаем друг другу оставаться в квадрате 2, целенаправленно избегать дел из квадратов 3 и 4 и излишних дел из квадрата 1. Мы обязуемся:

•  Отправлять только необходимые электронные письма. Спрашивать себя, не навязываем ли мы адресатам дела из квадратов 3, 4 и 1.

•  По возможности ставить в теме письма обозначение К1 или К2, чтобы помочь в определении приоритетности сообщения.

•  Щелкать по кнопке «Ответить всем», только когда это действительно необходимо.

•  Поддерживать актуальность списков рассылки.

•  Указывать в копии только тех, кому дубликат действительно необходим.

•  Ясно обозначать цель письма в строке темы.

•  Писать письма как можно лаконичнее, чтобы облегчить ответ.

•  Звонить для обсуждения вопроса после обмена двумя или тремя сообщениями.

•  Проявлять здравый смысл при определении важности вопроса и ставить флажок «очень важно» или «высокий приоритет», когда это действительно необходимо.

•  Установить ожидаемое время получения ответа. Не дергать адресата через 15 минут после отправки письма, чтобы выяснить, получил ли он его. Это деятельность из квадрата 3.

Настоящий манифест ориентирован на электронную почту, однако существует множество других форм коммуникации (например, СМС или чаты), где полезно установить границы или базовые правила. Вы можете добавить их в манифест своей организации.

Эти идеи применимы и к взаимодействию с родственниками и другими людьми. Не пожалейте времени на объяснение того, на что они могут рассчитывать, обращаясь к вам в течение рабочего дня или другое время. Совместное определение ожиданий избавит от множества разочарований и позволит не испортить отношения.

Одной из сфер, где ясное определение ожиданий очень полезно, является коммуникация в нерабочее время. Например, вы получаете письмо или СМС от босса поздним вечером с просьбой что-то сделать, что-то взять или что-то изучить. Ожидает ли он от вас немедленных действий? Сможете ли вы спокойно спать? Постоянная доступность в цифровую эру создает массу проблем в поддержании баланса работы и личной жизни.

Мы знаем случай, когда руководитель, частенько отправлявшая электронные письма подчиненным по вечерам, четко объяснила своей команде, что на такие письма можно не реагировать, если в теме нет символов К1. А если они есть, то письмо действительно важное. На самом деле не так уж много дел, которые нельзя отложить до утра или понедельника. Кроме того, она никогда не посылала СМС-сообщения после работы. Они создают ощущение срочности, их трудно игнорировать, так зачем же нервировать людей? Четко определенные ожидания в отношении реакции на такие сообщения избавляют и вас, и других от множества стрессовых ситуаций.

Дополнительную информацию о том, как выработать общие стандарты и облегчить формирование культуры квадрата 2 в организации, можно найти в главе «Создание культуры квадрата 2 в организации».

 

Активаторы продуктивности квадрата 2: Существуют приложения на все случаи жизни!

Ни одну главу, посвященную технологиям, нельзя считать законченной без упоминания о мире приложений и мобильных устройств.

Хорошая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на все случаи жизни.

Плохая новость заключается в том, что существует много недорогих или бесплатных качественных приложений практически на всех случаи жизни.

Великое множество фактически бесплатных, интересных и легко доступных приложений снижает барьер на пути отвлечений и рассеивания внимания. Экономические соображения практически не учитываются при принятии решения о применении приложения. Именно поэтому магазины приложений так успешны!

Впрочем, теперь, когда вы ясно представляете, что такое квадрат 2 и какова цена отвлечения, а также знаете о естественной привлекательности всего нового и блестящего, у вас есть возможность более рационально подойти к этому источнику входящей информации. Опираясь на ясное понимание ролей и целей из квадрата 2, взгляните по-новому на текущий набор приложений в своем смартфоне и планшете. К какому квадрату они относятся, 2, 3 или 4? Какие из них следует удалить, а какие оставить? Что следует добавить теперь, когда вы знаете основополагающие правила эффективного использования технологий и эффективности?

Посмотрите на свои приложения через призму матрицы управления временем, и вы увидите, что некоторые из них очень полезны. Они экономят время и деньги, они помогают достигать значимых целей. Приложения для отдыха и путешествий, для здоровья и фитнеса, для управления личными финансами, для социальных сетей, новостные приложения и т. д. помогут повысить эффективность в соответствующих областях. Существуют даже прекрасные игры, помогающие отдохнуть.

Идея заключается в применении к приложениям тех же принципов, что и к другим технологиям. Это позволяет рационально выбрать ресурсы, которые помогают двигаться вперед и не создавать индивидуальный набор отвлекающих факторов, мешающих сконцентрироваться на действительно важных делах.

 

Победа в сражении

Для овладения боевым искусством необходимы время, силы, тренировка, ошибки и еще более интенсивная тренировка, но эти усилия с лихвой оправдывают себя. Карта процесса планирования дел из квадрата 2 разработана для того, чтобы помочь убрать ненужную входящую информацию и защитить большие камни в куче гравия. Она позволяет видеть перспективу и в сложной ситуации принимать правильные решения о том, чему посвятить внимание и энергию.

В конечном счете, самым главным активом в любом конфликте является холодный разум. Именно он позволяет нам действовать гибко и рационально в момент принятия решения. Хотя навыки, о которых мы говорили в этой главе, важны, еще важнее умение не поддаваться естественному желанию отвечать на каждый гудок и звонок, а действовать осознанно с позиции видения квадрата 2.

Как заметил известный автор исторических романов Эйдзи Ёсикава, «хороший ученик заботится больше о тренировке своего разума и укреплении духа, чем о совершенствовании техники боя».

Регулярное использование карты процесса планирования дел из квадрата 2 помогает укрепить философию квадрата 2 и подобно настоящему мастеру сфокусироваться на более крупных и важных вещах.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 4 «управляйте своими технологиями, не давайте им подчинить себя», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Посмотрите, где вы держите основную четверку. Выберите один подход и найдите более рациональный способ управления этой информацией.

• Не пожалейте 15 минут на создание правил обработки наиболее важных писем или тех, что чаще всего отвлекают внимание.

• Выберите пять писем и разложите их на составляющие.

• Загляните вперед и выберите одну из будущих встреч, где потребуются документы. Привяжите необходимые документы к этому событию.

• Уделите два часа очистке почтового ящика.

• Воспользуйтесь приложением А «25 правил работы с электронной почтой» как источником идей. Выберите два-три пункта и попробуйте убедить членов своей команды использовать их вместе с вами.

ВЫВОДЫ

•  Технологии могут усиливать поток мелких камешков в нашей жизни, угрожая еще быстрее похоронить нас под кучей незначительных дел.

•  Стремитесь к идеалу – независимости от оружия. Осваивайте базовые принципы и навыки, позволяющие применять к технологиям подход квадрата 2.

•  Создавайте порядок в хаосе, разделяйте входящую информацию на четыре категории: события, задачи, контакты и заметки/документы.

•  Если вы используете бумажную систему, то держите все в одном месте. Если вы используете электронную систему, то держите все на своем месте.

•  Используйте три базовых приема – побеждать без битвы, разложить на составляющие, создать ссылку.

•  Разработайте манифест квадрата 2 вместе с родственниками или членами команды.

•  Применяйте известные вам пять правил при выборе приложений.

 

Одна наша хорошая знакомая, Марианна, столкнулась с проблемой в карьерном плане. Она умела работать и была руководителем высокого ранга, однако из-за постоянных головных болей потеряла ясность мышления, начала сомневаться в способности принимать важные решения и даже стала забывать ключевую информацию. Поначалу ей казалось, что это обычные возрастные процессы, но симптомы усиливались и появилось опасение, сможет ли она и дальше исполнять свои обязанности. Марианна беспокоилась за тех, кто зависел от ее решений, у нее появился страх увольнения за несоответствие занимаемой должности. Она решила не дожидаться такого конца и просто уйти в отставку.

Дочь Марианны, видя переживания матери, посоветовала ей попробовать полезную для мозга диету и комплекс упражнений, рекомендованный врачом. Решив, что терять нечего, Марианна отправилась к этому врачу, изменила свой рацион, режим дня и стала делать специальные упражнения. Через два месяца боли утихли, голова стала ясной, а энергии заметно прибавилось. За год она сбросила почти 20 кг и почувствовала, что стала моложе, энергичнее, чего не чувствовала уже десятки лет. Но самое главное, она сохранила ведущую роль в компании, стала еще инициативнее и авторитетнее.

Мы считаем мозг главным активом и инструментом, функционирование которого необходимо оптимизировать. Для выдающейся эффективности надо научиться целенаправленно, осознанно принимать важные решения каждое мгновение, когда мы бодрствуем. Нужно культивировать такое умонастроение, которое позволяет тонко понимать, что именно имеет значение в нашей работе и жизни, и заниматься именно этим в первую очередь. Нам надо особенно чутко относиться к ответам на вопросы типа «Это важно?», «Это соответствует моим важнейшим ролями и целями?», «Включил ли я в план на неделю и на день важнейшие дела, чтобы выполнить их несмотря на обилие гравия?», «Могу ли я противостоять искушениям, создаваемым моими гаджетами, и избежать ненужных дел из квадратов 3 и 4?».

Все это связано с интенсивной мыслительной деятельностью. Работа логического мозга на протяжении дня требует огромных энергозатрат. Хотя на мозг приходится порядка 2 % массы тела человека, он потребляет около 20 % совокупной энергии организма. Помимо прочего, стрессогенные задачи влияют на настроение, эмоции и другие проявления высшей нервной деятельности, воздействующие на способность ясно мыслить и принимать рациональные решения.

Если вы действительно хотите овладеть правилами 1–4, то важнейшей задачей из квадрата 2 будет обеспечение мозга большим количеством кислорода и глюкозы. К сожалению, в нашем мире эта задача нередко стоит на последнем месте.

 

Испытываете ли вы энергетический кризис

Наш образ жизни – постоянные стрессы, нездоровое питание, недостаток физической активности и недосыпание – приводит к тому, что ученые называют синдромом хронической усталости, а все остальные – выгоранием. Мы тянем лямку день за днем, не давая телу и мозгу возможности отдохнуть. Наша мантра звучит так: «Работай, как бешеный, пока не свалишься». Стало модным хвастаться: «Мы работали до полуночи», «Я работал все выходные», «Отпуск? О чем вы? У меня нет на это времени». В итоге такая модель поведения убивает способность мозга принимать рациональные решения и вообще мыслить. Кроме того, работа в квадратах 1 и 3 на протяжении всего дня, изматывающая срочностью и неотложностью, неизбежно приводит нас в квадрат 4 с механическими и ненужными занятиями. Именно так мозг сигнализирует об истощении и о том, что ему требуется отдых. Все, что ему подходит в таком состоянии, это самые простые задачи, не требующие особых усилий и концентрации внимания. Переключение на них возможно и дает облегчение на мгновение, но в долгосрочном плане является потерей времени.

Те, кто может похвастаться выдающейся эффективностью, постоянно подзаряжаются, оставаясь энергичными и эффективными на протяжении всего дня. Они подходят к этому как к задаче из квадрата 2 и регулярно подпитывают мозг и тело. Такие люди умеют поддерживать свой огонь и не допускать выгорания.

Цель этой главы – помочь вам найти энергию для вдумчивого, сознательного подхода к принятию решений и их выполнения, приносящего чувство удовлетворенности в конце каждого дня.

 

Сила цели

Ментальная энергия поступает к нам по двум каналам: значимая цель и наш организм.

Вспомните, как вырабатывалась декларация о роли из квадрата 2 в главе, посвященной правилу 2. Видение успеха в важнейших ролях наполовину зависит от определения цели – мотивации вашего выдающегося вклада. Она приносит огромную энергию в форме каждодневного удовлетворения от исполнения этих ролей.

Слово «мотивация» происходит от латинского слова movere – двигаться. Для движения нужна энергия, а мотивирующее видение может подвигнуть на невероятное усилие, которое иначе мы бы никогда не сделали.

Возможно, вы слышали истории о людях, которые расширяли свои возможности благодаря сильной мотивации или значимой цели. Вы тоже можете получить доступ к этим глубинным источникам энергии, и они будут поддерживать вас каждый день. Такое происходит, когда вы осознанно связываете свои действия с самыми возвышенными целями и устремлениями ролей из квадрата 2.

Как отмечает Дэниел Пинк, множество исследований показывают, что у людей с внутренней мотивацией «выше самооценка, лучше межличностные отношения и самочувствие в целом», чем у лишенных внутренних источников мотивации. Он приходит к выводу, что «люди, имеющие самую сильную мотивацию, не говоря уже о тех, кто наиболее эффективен и удовлетворен, связывают свои желания с высокой целью».

Если работа без значимой цели опустошает, то наличие сильного чувства цели связывает глубинные эмоциональные центры мозга с конкретными намерениями и высшими целями и повышает гармонию мыслительных процессов. Это очень важно для нашей личной жизни, которую работа зачастую оттесняет на второй план. Декларации о ролях из квадрата 2 позволяют нам переосмысливать свои роли и находить новые источники энергии для их реализации. Когда это происходит, мы обретаем душевную гармонию и ясность мысли, а наши дела становятся более содержательными и приносят более глубокое удовлетворение.

 

Пять драйверов ментальной и физической энергии

Хотя значимая цель имеет огромное значение, в долгосрочной перспективе ее одной недостаточно. Без физического источника энергии вам не обойтись.

Это можно видеть на примере людей, у которых есть вдохновляющие цели, но нет физической или ментальной энергии для их достижения. Или людей, которые отдают все силы какому-нибудь проекту, подбадривая себя словами: «Да, чтобы прийти в себя после этого, нужно не меньше недели». Или тех, кто выкладывается в течение рабочей недели, а потом просто валится от усталости.

В конечном итоге полное опустошение тела и духа сказывается на наших желаниях и целях. Ощущение неспособности достичь целей ведет к понижению планки, а в худшем случае – к депрессии и отчаянию.

Для поддержания способности достигать великих целей и принимать ведущие к ним повседневные решения необходим стабильный источник физической энергии – наш организм, который должен хорошо функционировать, чтобы снабжать мозг достаточным количеством кислорода и глюкозы.

Правильное обеспечение жизнедеятельности мозга не такая уж сложная задача. Родители и ученые на протяжении многих лет твердят нам о том, что следует делать, однако с учетом важности систематического принятия правильных решений и концентрации внимания в наше время эти задача приобретает еще большее значение.

На рисунке ниже показаны пять драйверов энергии.

1. Движение. Речь идет не просто о физических упражнениях. Наше тело создано для движения, подвижный образ жизни идет на пользу мозгу, а недостаток движения вредит.

2. Питание. Точно так же, как вы не льете какую-нибудь грязь в бензобак своей машины, не набивайте организм низкокачественной пищей. Пища – топливо для мозга. Существует несколько простых рекомендаций, позволяющих обеспечить оптимальное питание мозга.

3. Сон. Во время сна закрепляются полученные знания, освежается память, подсознательно упорядочивается сложная информация и решения. Хороший сон не просто доставляет удовольствие, он жизненно важен для выдающейся эффективности.

4. Релаксация. Наша наполненная стрессами жизнь отнимает массу ментальной энергии. Умение сбросить напряжение и действовать в спокойном состоянии имеет огромное значение для эффективности.

5. Общение. Нашему мозгу принципиально необходимо позитивное социальное взаимодействие, которое приносит огромное количество энергии. Время, затрачиваемое на построение и поддержание отношений со значимыми для нас людьми, фактически тратится на подпитку мозга.

Мы рассмотрим каждый из этих драйверов чистой, возобновляемой энергии и дадим практические рекомендации, как подключиться к ним. Прежде всего выполните приведенный ниже простой тест, чтобы определить, насколько успешно вы пользуетесь этими пятью драйверами. Обведите цифру, соответствующую вашему положению на шкале.

Как правило, если набрано менее 65 баллов, у вас есть возможности улучшить использование драйверов ментальной энергии. При низкой оценке по какому-то одному драйверу ему стоит уделить особое внимание. Если оценка невысока по ряду драйверов, не отчаивайтесь – узнайте побольше о каждом из них, а потом выберите тот, с которого хотите начать. Успех в использовании одного драйвера станет мотивом взяться за другой.

 

Драйвер 1: Движение

Мы часто слышим о пользе физических упражнений, и это истинная правда. Множество исследований показывают, что регулярные физические нагрузки улучшают память, поддерживают работу мозга и помогают приобрести хорошую физическую форму. Многие знают, что им было бы неплохо уделить этому больше внимания. Если это ваш случай, то нужно поставить перед собой цель из квадрата 2 и выделить временную зону квадрата 2, чтобы превратить физическую активность в важное дело из квадрата 2.

Исследования также показывают, что одних физических упражнений недостаточно для здоровья мозга.

Даже при регулярных занятиях утренней гимнастикой ее эффект будет равен нулю, если потом с утра до вечера сидеть в кресле. Учитывая, что у многих из нас сидячая работа с бумагами или с компьютером, этот факт не может не тревожить.

 

Сидячий образ жизни хуже курения

Результаты исследований можно передать одной фразой: «Сидячий образ жизни хуже курения». Нравится вам такое сравнение или нет, к идее, которая лежит в его основе, следует относиться со всей серьезностью. Мозг и тело – это симбиотическая система, генерирующая ментальную и физическую энергию. Сложнейшее взаимодействие мозга и тела позволяет нам перемещаться из одно места в другое. Это интегрированная система движения.

Когда тело не двигается, мозг переходит в режим ожидания, поскольку многое из того, для чего он предназначен, не происходит. Отсутствие движения способствует выработке в организме химических веществ, вызывающих сон. Они сокращают приток крови к мозгу, притупляют внимание, снижают способность мыслить и делать заключения.

По словам д-ра Рейти из Гарвардской медицинской школы, «каждые две недели появляются новые данные о том, что даже если вы находитесь в прекрасной форме и делаете гимнастику, сидячий образ жизни убивает клетки мозга». Он пишет:

Когда вы стоите, мозг работает на 7 % эффективнее, чем когда сидите, из-за активирования крупных скелетных мышц. В стоячем положении включается кора лобной доли, и вы мыслите более ясно… непросто превратить это в привычку, сделать своеобразным ритуалом. Начать очень трудно, но потом вы без этого не сможете жить {39} .

Мы созданы, чтобы двигаться. Наши далекие предки передвигались исключительно пешком, и нам физиологически необходимо проходить 6–7 километров в день. Биологический факт заключается в том, что физическая активность жизненно важна для подпитки мозга энергией.

Посмотрите на приведенные ниже идеи и оцените свою двигательную активность на протяжении дня. Возможно, вы сознательно или подсознательно следуете им. Если так, то отлично! Независимо от того, так это или нет, выберите одну-две дополнительные идеи и попробуйте превратить их в повседневную привычку.

• В течение дня делайте перерывы – через каждые полтора часа отрывайтесь от стула и пройдитесь, хотя бы до кулера.

• Поднимайтесь на свой этаж пешком, не пользуйтесь лифтом.

• Пройдитесь в обеденное время.

• Совмещайте деловые встречи с прогулкой.

• Паркуйте автомобиль чуть дальше от входа в офисное здание или торговый центр.

Один наш знакомый недавно рассказал следующее:

Бывает, что я сижу на рабочем месте и чувствую отупение, тогда надо просто встать и походить. Встряхнувшись, я через несколько минут возвращаюсь к проблеме, и решение приходит само. Я стал большим поклонником всего, что позволяет мне двигаться в течение дня. Это так помогает думать!

Как еще можно сделать движение неотъемлемой частью своего рабочего дня?

Д-р Тед Эйтан из Вашингтона проводит совещания во время пеших прогулок. Он называет это «работой на ходу». При планировании встречи он предлагает провести ее во время прогулки. Получив согласие, он приходит в назначенное место и вместе со своим визави отправляется в путь. Можно заранее выбрать конечный пункт, например ближайшую кофейню, а можно обойтись и без этого. Такой метод не только позволяет сделать дело, но и открывает новый подход к построению отношений. В прогулке с другим человеком определенно есть нечто привлекательное {41} .

 

Физическая нагрузка

Сочетание двигательной активности на протяжении дня с хорошей системой физических упражнений без сомнения следует считать идеалом. И то и другое принципиально важно для оптимального снабжения тела и мозга энергией. Упражнения, в особенности аэробные, могут реально изменять физическую структуру мозга. Они усиливают приток крови, кислорода и глюкозы. Чем активнее ваш образ жизни, тем больше дофаминовых рецепторов в вашем мозге, тем лучше вы концентрируетесь. По словам д-ра Рейти, «ничто так не способствует появлению новых клеток в мозгу, как аэробные упражнения».

Многое, конечно, зависит от вашего возраста и уровня физической подготовленности. Всегда следует проконсультироваться с врачом, прежде чем изменить интенсивность нагрузок, но если вы хотите увеличить физическую активность, не стоит отказываться от этого. Последние исследования показывают, что интенсивность упражнений и их разнообразие – самые сильные факторы, определяющие физическую форму человека, даже в преклонном возрасте.

Путей улучшения физической формы очень много – здесь и бег, и командные виды спорта, и тренировки в гимнастическом зале, и плавание, и тяжелая атлетика, и занятия на силовых тренажерах в местном клубе. В любом возрасте можно найти что-нибудь подходящее.

Ричард Рестак, 72-летний исследователь мозга, совершает прогулки не меньше трех раз в неделю «по 30–45 минут быстрым шагом в разных районах города. Это позволяет совмещать физические упражнения с изучением новых мест и стимулирует умственную деятельность» {44} .

«Начать никогда не поздно, – говорит д-р Рейти. – Я знаю 93-летних, состояние мозга которых улучшалось, стоило им заняться физкультурой. Человек среднего возраста, начинающий тренироваться, может сделать мозг моложе на 10–15 лет» {45} .

Даже молодой и полный сил человек не может избежать негативного эффекта сидячего образа жизни.

Аджай был активным и трудолюбивым молодым руководителем. Он любил свою работу и посвящал ей много сил и времени. Привычка работать в высоком темпе сформировалась у него еще во времена учебы в аспирантуре и бизнес-школе. Однако он все чаще чувствовал усталость по вечерам и совершенно выматывался к выходным. Это сказывалось на семейной жизни и даже на работе. Его стали донимать головные и мышечные боли, но он лишь увеличивал темп и продолжал идти вперед.

Все изменилось, когда как-то летом во время отдыха в кругу родных Аджая познакомили с человеком, работавшим персональным тренером. Тот рассказывал о последствиях малоподвижного образа жизни и, в частности, о том, что происходит, когда человек слишком много сидит. Аджай понял, что это именно его случай. Он даже на встрече с родными в основном сидел на диване, не имея сил на что-то большее. В голове у него крутилась мысль: «Я еще не настолько стар, чтобы жаловаться на жизнь, а чувствую себя развалиной! Как мне это надоело!»

На следующей неделе Аджай отправился к этому тренеру для оценки своего физического состояния. Тренер предложил выполнить простые упражнения, и результат подтвердил ощущения Аджая – он был развалиной. Тренер даже обнаружил мышцы, атрофировавшиеся из-за сидения в неправильной позе. Аджай решил исправить ситуацию.

На протяжении нескольких месяцев он интенсивно занимался под руководством тренера, что оказалось недешевым удовольствием. Они начали с простых восстанавливающих упражнений и сконцентрировались на включении в работу основных групп мышц. Поначалу Аджай работал со смехотворно малыми весами, но через пару месяцев его физическая форма стала восстанавливаться. Аджай смог заниматься теми видами спорта, которые когда-то нравились ему. Он пересмотрел свой график и сделал тренировки приоритетной задачей.

Теперь, когда ему уже за 40, Аджай говорит, что никогда не чувствовал себя лучше. Еженедельные тренировки, эти инвестиции в собственное здоровье, делают свое дело. Он снова наслаждается работой, а энергии хватает и на другие сферы жизни. Твердое намерение восстановить физическую форму стало отправной точкой для новой жизни.

История Аджая не уникальна. Нам встречалось немало людей, которые попадали в тупик квадрата 1 со своим здоровьем, но, спохватившись, осознавали необходимость изменений. Отрадно отметить, что регулярное выделение времени в квадрате 2 для работы с этим источником энергии дает возможность воспользоваться всеми преимуществами физического и ментального здоровья и позволяет избежать тупика квадрата 1.

Когда доходит до физических упражнений и движения, помните об энергетической взаимосвязи между мозгом и телом! То, что полезно для тела, полезно и для мозга.

 

Драйвер 2: Питание

Другим источником энергии для мозга является прием пищи. Один из наших коллег, ведущий специалист по влиянию рациона питания на функционирование мозга, д-р Дэниел Амен говорит:

Вы можете просто поесть, чтобы получить приток ментальной энергии, но к еде нужно подходить с разбором. Многие в стрессовом состоянии начинают потреблять вредные продукты – сладости и алкоголь. Лучше всего для борьбы со стрессом перейти на здоровую диету, которая нормализует уровень сахара в крови.

Мнение д-ра Амена опирается на биохимию мозга.

Для работы мозга необходима глюкоза. Поэтому, почувствовав усталость, многие пытаются с помощью дозы сахара (кофеина или другого стимулятора) взбодрить мозг. В результате они получают всплеск активности мозга с последующим более сильным спадом и чувством разбитости. Это вредно и для тела, и для мозга, поскольку позволяет продержаться день, но плохо заменяет источники здоровой энергии, необходимой для ясного мышления и высокой эффективности.

Что действительно нужно мозгу, так это стабильное снабжение глюкозой из высококачественных продуктов питания. В сегодняшнем мире такая диета становится задачей из квадрата 2, но это с лихвой окупается с точки зрения нашей эффективности и самочувствия.

Ниже приведены общие рекомендации по благоприятному для мозга рациону.

1. Потребляйте высококачественные калории. Количество калорий имеет значение, но для поддержания здоровья недостаточно простого балансирования потребленных и потраченных калорий. Необходимо отдавать предпочтение высококачественным калориям. По словам д-ра Амена, «одна булочка с корицей калорийностью 720 килокалорий ничего не даст мозгу, а салат из шпината с лососем, черникой, яблоками, грецкими орехами и сладким перцем калорийностью 400 килокалорий зарядит вас энергией и позволит стать умнее».

Если рацион состоит в основном из низкопитательных продуктов глубокой переработки, то можно объедаться, но не получать достаточного количества питательных веществ. Кроме того, такая диета фактически усиливает стресс из-за борьбы организма за низкокачественные калории и необходимости перерабатывать искусственные добавки пищевых продуктов.

Запомните простое правило: высококачественные калории приходят с полей, а не из фабрик, и их следует потреблять как можно в более естественном состоянии.

2. Пейте много воды. Мозг на 80 % состоит из воды. Все, что обезвоживает его, например неумеренное потребление кофеина или алкоголя, подавляет мыслительную деятельность и снижает способность к анализу. Как заметил нейрофизиолог Джошуа Говин:

Для нормальной работы мозгу необходимо достаточное количество жидкости. Клеткам мозга требуется тонкий баланс воды и питательных веществ. Обезвоживание нарушает этот баланс, и клетки теряют эффективность {48} .

Пейте много воды. В соответствии с эмпирическим правилом нужно в день следует выпивать 8–10 стаканов воды, или около двух литров.

3. Потребляйте полезные жиры. Если не учитывать воду, то 60 % твердого вещества мозга составляет жир. Жиры жизненно важны для мозга, но они должны быть полезными. Речь идет о ненасыщенных жирах, которые содержатся в авокадо, оливковом, рапсовом, арахисовом, подсолнечном и кукурузном масле, орехах (таких как миндаль, кешью и фисташки) и некоторых видах рыбы.

Избыток жиров в рационе вреден для организма, однако и их недостаток плохо влияет на физическое и ментальное здоровье.

Кейти выросла в семье, где строго соблюдали диету с низким содержанием жиров. Впоследствии, когда у ее матери обнаружили болезнь Альцгеймера, Кейти узнала, что чрезмерное ограничение потребления жиров не так уж и полезно. Жир переносит питательные вещества в мозг, и значительную часть мозга составляет жир. Вопрос скорее в том, какие жиры полезны, а каких лучше избегать. Теперь Кейти с удовольствием ест арахис вместо сдобы во время перелетов, добавила в диету авокадо и прочие источники полезных жиров, но очень осмотрительно потребляет животные жиры.

4. Ешьте высококачественный белок. Высококачественный белок помогает поддерживать уровень сахара в крови, улучшает концентрацию и дает необходимый строительный материал для мозга. Он также служит источником аминокислот, участвующих в выработке нейромедиаторов и формировании глиальных клеток. Лучшие источники белка – рыба, мясо индейки или курятина без кожи, бобовые, сырые орехи, маложирные и обезжиренные молочные продукты, овощи с высоким содержанием белка, например брокколи и шпинат.

5. Потребляйте в основном сложные углеводы. Они обеспечивают нужный уровень сахара в крови, поскольку медленнее расщепляются в организме. Обратите внимание на низкогликемические углеводы, богатые клетчаткой. Под низкогликемическими понимаются углеводы, не вызывающие быстрого подъема уровня глюкозы в крови. Клетчатка стимулирует перистальтику кишечника. Примерами богатых клетчаткой низкогликемических продуктов являются цельное зерно, свежие овощи, многие фрукты и бобовые.

Низкое содержание сахара в крови связывают с пониженной общей активностью мозга. Пониженная активность мозга означает преобладание плохо контролируемых желаний и более частое принятие плохих решений. Простые углеводы или продукты с высоким содержанием сахара и жиров вызывают скачок уровня глюкозы в крови, а потом его резкое падение, что вредно для мозга и организма в целом. Они также влияют на центры удовольствия в мозге. По этой причине следует избегать рафинированных продуктов, таких как белый хлеб. Если вы хотите узнать о том, что едите, то в Интернете несложно отыскать гликемический индекс разных продуктов питания.

Сбалансированная диета на основе сложных углеводов и постного белка, потребляемых через регулярные интервалы 4–6 раз в день, поддерживает умеренный уровень сахара в крови и обеспечивает приток энергии в течение дня. Если надо перекусить, найдите что-нибудь полезное, без сахара (например, орехи или фрукты) и возьмите с собой. Проголодавшись, ешьте именно это.

6. Ешьте продукты всех цветов радуги. Вы, возможно, слышали о радужной диете, которая предполагает употребление в пищу разноцветных натуральных продуктов. (Цветные конфеты не в счет.) Она обеспечивает организм всем комплексом питательных микроэлементов и фитохимических веществ, в частности антиоксидантами, необходимыми мозгу и организму в целом. При приготовлении пищи классифицируйте продукты по цветам, например синие (черника), красные (гранаты, клубника, малина, вишня, красный сладкий перец, персики и помидоры), желтые (тыква, желтый сладкий перец, персики и бананы), оранжевые (апельсины, мандарины и батат), зеленые (шпинат, брокколи и горох), фиолетовые (сливы, баклажаны).

7. Будьте осторожны с пищевыми добавками. Реклама некоторых пищевых добавок грешит голословными утверждениями, лучше всего, если компоненты вашего рациона будут получены из цельных натуральных продуктов. Однако существуют добавки, которые хорошо известны и полезны для мозга, например рыбий жир (с высоким содержанием жирных кислот омега-3) и витамин D. Исследования свойств добавок еще не завершены, поэтому заранее собирайте необходимую информацию и всегда консультируйтесь с врачом.

Идея в том, что регулярное потребление цельных, натуральных продуктов в правильных объемах в течение дня, обеспечивающее стабильное получение глюкозы и других питательных веществ мозгом и организмом в целом, помогает вам добиваться наивысших результатов. Колин Кэмпбелл, автор авторитетной книги «Китайское исследование», утверждает:

В процессе эволюции в нашем организме сложилась бесконечно сложная цепочка химических реакций, позволяющая максимально использовать цельные продукты в том виде, в каком их дает природа. Возможно, кто-то и превозносит достоинства того или иного питательного или химического вещества, но это чрезмерное упрощение. Организм умеет извлекать химические вещества из продуктов питания в комплексе, избавляться от ненужных и усваивать полезные {50} .

Если питаться именно так, то потребность в быстрых углеводах и прочих искусственных стимуляторах просто исчезнет. Наше самочувствие улучшится, мы ощутим прилив бодрости и оптимизма, а голова просветлеет.

Можно ли сказать, что вы едите высококачественные, цельные, натуральные продукты? Вы питаетесь регулярно (4–6 раз в день) или у вас большие перерывы между приемами пищи? Поддерживаете ли вы себя кофеином, быстрыми углеводами и другими стимуляторами на протяжении дня? Можете ли вы теперь сделать свою диету более благоприятной для мозга?

 

Драйвер 3: Сон

31 мая 2009 г. самолет компании Air France, рейс 447, следовавший из Бразилии во Францию, упал в Атлантический океан. Погибли 228 человек. Эта катастрофа стала одной из самых крупных в истории авиации. В числе факторов, ставших причиной крушения, было названо недосыпание экипажа.

Не так давно Центр по контролю и профилактике заболеваний, ссылаясь на результаты исследований, назвал недосыпание эпидемией национального масштаба:

Сон все чаще признается важным фактором здоровья нации, поскольку недосыпание ведет к автоавариям, техногенным катастрофам, медицинским и прочим профессиональным ошибкам… Недосыпающие люди чаще страдают от таких хронических заболеваний, как гипертония, диабет, депрессия и ожирение, для них характерны повышенная заболеваемость раком, высокая смертность, пониженное качество жизни и невысокая эффективность {52} .

Существует множество исследований медицинских последствий недосыпания, но мы посмотрим, как оно влияет на мозговую деятельность. По словам д-ра Лиз Джой:

Сон способствует восстановлению организма. Именно во сне происходит запоминание. Сон позволяет нам сохранять воспоминания день за днем. Поэтому если вам предстоит важная встреча, то нужно хорошо выспаться, чтобы переварить необходимую информацию и использовать ее на следующий день. Сон приводит в порядок воспоминания, улучшает восприятие нового и позволяет быть мыслящим существом {53} .

В одном из исследований отмечено, что люди, не спавшие 17–19 часов, ведут себя как пьяные с содержанием алкоголя в крови 0,05 %, а время их реакции в некоторых тестах увеличивается в 1,5 раза. Если период без сна увеличивается, то результаты становятся еще хуже и сравниваются с теми, что демонстрирует человек с содержанием алкоголя в крови 0,1 %. С точки зрения эффективности это означает, что приход на работу после бессонной ночи равносилен появлению в пьяном виде.

Вопрос в том, как мы хотим чувствовать себя на протяжении дня. Устраивает ли нас туман в голове и неспособность адекватно реагировать на ситуацию? Или мы предпочитаем чувствовать себя свежими, отдохнувшими и готовыми продемонстрировать наилучшие результаты? Если нужны наилучшие результаты, то ищите ответ на вопрос «что нужно для хорошего сна?».

Для улучшения сна попробуйте следующее:

1. Займитесь спортом. Движение и сон неразрывно связаны. Физическая нагрузка улучшает сон. При регулярных занятиях спортом мы сильнее устаем и лучше спим. Впрочем, физическая нагрузка непосредственно перед сном мешает уснуть, поэтому важно правильно выбирать время для тренировок. Главное – понять, что подходит именно вам.

2. Отключите свои гаджеты. Если вы смотрите телевизор или проверяете электронную почту непосредственно перед сном, то свет экрана может стимулировать мозг и внушить ему, что сейчас день, а не ночь. «По мнению исследователей, любой свет ночью может дезориентировать организм, но в последние годы особое внимание уделяется „синему свету“, который испускают экраны смартфонов и мониторы компьютеров». По словам специалиста по вопросам сна из Гарвардской медицинской школы Стивена Локли, «синий свет активизирует мозг, подавляет выработку мелатонина и нарушает биологические ритмы». Кроме того, даже не излучающие свет гаджеты, находящиеся рядом с вами во время сна, могут быть источником раздражения и стресса, заставляя беспокоиться, нет ли каких сообщений в социальных сетях или в почтовом ящике. Некоторые оставляют все гаджеты в другой комнате как символ того, что рабочий день закончился и пришло время ложиться спать.

3. Не злоупотребляйте кофеином и алкоголем. Выпитая чашка кофе начинает стимулировать мозг через 15–30 минут, а максимальный эффект достигается примерно через час. Чтобы этот эффект уменьшился наполовину, нужно от 3 до 7 часов в зависимости от возраста, веса и индивидуальной устойчивости к кофеину. Как говорит Уильям Демент, автор бестселлера «Здоровый сон» (The Promise of Sleep), «не думайте, что, выпив парочку чашек кофе или чая в 18:00, вы полностью освободитесь от кофеина к 23:00, когда соберетесь спать». Употребление алкоголя поздно вечером сказывается на качестве сна точно так же, как и слишком плотный ужин. Конкретный эффект зависит от ряда факторов. Попробуйте разные варианты и понаблюдайте за реакцией своего организма, чтобы выбрать правильный подход и обеспечить хороший отдых ночью.

4. Создайте хорошие условия для сна. Такие факторы, как температура воздуха, упругость матраса, тактильное восприятие постельного белья, окружающие звуки и освещенность помещения могут существенно влиять на качество сна. Поэкспериментируйте и организуйте пространство так, чтобы сделать обстановку более благоприятной для сна. Неплохо посоветоваться с тем, кто спит вместе с вами, но если подойти к этому с умом, то вы оба останетесь в выигрыше.

5. Воспользуйтесь техническими достижениями. Для тех, кто не боится экспериментировать, на рынке продается множество простых носимых устройств, позволяющих измерять параметры сна. Если вы действительно хотите узнать, как протекает ваш сон, то подобное приобретение может быть полезным.

В конечном итоге полезно все, что действительно улучшает сон. Ниже приведен перечень контрольных вопросов из книги «Здоровый сон», помогающих понять, насколько высоки ваши шансы выспаться как следует.

• Избегаете ли вы употребления напитков с кофеином по вечерам?

• Стараетесь ли вы ужинать не позже чем за три часа до сна?

• Есть ли у вас постоянное время отхода ко сну, которого вы придерживаетесь за редким исключением?

• Есть ли у вас ритуал отхода ко сну, например горячая ванна или чтение, помогающее расслабиться?

• Является ли ваша спальня тихим местом на протяжении ночи?

• Комфортна ли температура в вашей спальне?

• Считаете ли вы свою кровать (подушки и матрас) самым комфортным местом в мире?

• Нравятся ли вам ваши постельные принадлежности (простыни, одеяла)?

И снова эти действия относятся к квадрату 2 – для их планирования и реализации необходимо осознанное решение. Как и для всех других дел из квадрата 2, для них характерна очень высокая отдача вложений. Задайтесь вопросом «насколько ценны для меня ясная голова, спокойствие, отсутствие усталости и работа с полной отдачей на протяжении дня?». Это и будет отдача от сознательно выбранного подхода к сну. Как замечает Уильям Демент, «если вы серьезно задумываетесь о своих здоровье, питании и физической форме, то вам необходимо серьезно относиться ко сну».

 

Драйвер 4: Релаксация

Зачастую под выдающейся эффективностью мы понимаем непрерывное функционирование и движение. В реальности все совершенно иначе. Те, кто демонстрирует выдающиеся результаты, понимают важность регулярного отдыха после напряженной работы. Драйвер 4 напрямую связан с тем, как мы управляем процессом восстановления сил и как справляемся со стрессом в напряженной ситуации. При правильном подходе мы сохраняем энергию.

 

Оценка качества восстановления

В мире высоких спортивных результатов качеству восстановления спортсменов уделяется огромное внимание. Долгое время следили главным образом за тем, чтобы не допустить перетренированности, т. е. последствий избыточных и слишком длительных тренировок. Перетренированность сопровождается потерей физической энергии и угнетением психики спортсмена. Итогом становится выгорание, которое не слишком отличается от того, что происходит на работе при перегрузке или накоплении стресса.

В последние годы в спортивной среде произошел сдвиг парадигмы, и фокус сместился с проблемы перетренированности на проблему неполного восстановления. Значимость этого сдвига заключается в изменении подхода к решению проблемы. Цель в обоих случаях одна и та же – поддержание высокой эффективности.

Если подходить к проблеме с точки зрения перетренированности, то решение видится в простом снижении нагрузки. Это равносильно замедлению темпа работы, когда у вас плохое настроение.

Взгляд на проблему с точки зрения неполного восстановления заставляет задуматься над включением в свой распорядок таких видов деятельности, которые заряжают энергией и помогают сбалансировать рабочую нагрузку. Как заметил один исследователь, «снижение тренировочной нагрузки не обязательно избавляет от перетренированности».

Иными словами, восстановлению необходимо уделять столько же внимания, сколько и тренировкам (или работе!). Зачастую это не так просто, поскольку:

…Над нами довлеет идея, что добиться чего-либо – стать сильнее, быстрее, тренированнее – можно, лишь если работать над этим, контролировать так или иначе. Нам непривычна мысль, что выбрасывание из головы, отдых и релаксация так же важны для исцеления, восстановления и поддержания физической формы {64} .

В результате «концентрация внимания на восстановлении может потребовать больше усилий, чем тренировки».

В нашем случае это влечет за собой необходимость осознанной идентификации таких видов деятельности из квадрата 2, которые действительно освежают и помогают восстанавливать энергию, и предельно строгого их выполнения.

При описании матрицы управления временем в главе, посвященной правилу 1, мы отмечали, что люди, смущаясь, нередко говорят о необходимости пребывания в квадрате 4. На самом деле они так сообщают о своей потребности в отдыхе, но почему-то считают, что это неправильно и непродуктивно. На самом деле деятельность из квадрата 2, связанная с релаксацией или восстановлением, жизненно важна для эффективности. Это большие камни, которые влияют на эффективность не меньше, чем время непосредственной работы над конкретной задачей или проектом.

Журналист Мэтт Рихтел участвовал с группой ученых в эксперименте по полному отрыву от цивилизации на несколько дней. «Они хотели узнать, как отключение от систем связи влияет на мозг и восприятие действительности».

Участники эксперимента сплавлялись на плотах по реке Сан-Хуан в южной части штата Юта, одном из труднодоступных уголков Северо-Американского континента. В походе действовало железное правило – никаких мобильников, никакого Интернета. «Почему железное? Да просто потому, что там не было ни сотовой связи, ни Интернета. Как только мы отчалили, один из участников сказал, что это конец цивилизации, имея в виду неработающие сотовые телефоны».

К концу третьего дня члены группы стали замечать перемены. Это назвали трехдневным эффектом. «Мы уже не были такими напряженными. Возможно, дело в том, что улучшился сон… Возможно, в том, что мы перестали спешить с ответами. А может быть, ушло чувство гонки. Беспокойство испарилось».

В результате эксперимента был сделан однозначный вывод о том, что перерывы в работе принципиально важны для здоровья мозга {66} .

Стратегия восстановления у каждого своя. Бывает, что правильнее всего снизить рабочую нагрузку или устроить длительный отдых, а иногда для восстановления и релаксации достаточно сменить обстановку на 15 минут. Во многих организациях есть спортивные залы и тихие уголки, где сотрудники могут немного расслабиться. Один наш знакомый, возглавляющий небольшой коллектив, в стесненных условиях устроил тихий уголок в одном из кабинетов, куда можно зайти без лишних вопросов, чтобы дать отдых голове и встряхнуться.

Как отмечает The New York Times, «все больше фактов указывают на то, что регулярные перерывы в умственной деятельности повышают эффективность и способствуют творчеству, а их отсутствие приводит к стрессам и истощению».

При сбалансированном подходе, когда восстановление становится неотъемлемой частью жизни, формируется модель чередования работы и отдыха, наполняющая наше существование энергией и смыслом. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами, возможно, что-то из них вы сочтете полезным.

1. Устройте перерыв и побудьте в тишине после завершения важной работы.

2. Найдите себе хобби.

3. Посмотрите интересный фильм или любимое телевизионное шоу.

4. Посетите парочку интересных веб-ресурсов.

5. Поговорите с другом.

6. Прогуляйтесь.

7. Послушайте музыку.

8. Сходите на массаж.

9. Вздремните после обеда.

10. Позанимайтесь гимнастикой.

11. Сходите куда-нибудь с друзьями.

12. Сходите на прогулку в горы.

13. Займитесь медитацией.

14. Займитесь общественно полезным трудом.

15. Поиграйте во что-нибудь.

16. Займитесь йогой.

17. Позвоните другу.

18. Побудьте с семьей.

19. Совершите паломничество или сходите в церковь.

20. Посмейтесь.

21. Приберитесь во дворе.

22. Переключитесь на другой проект.

23. Почитайте хорошую книгу.

24. Позанимайтесь дыхательной гимнастикой.

В конечном итоге эти действия не менее важны, чем все остальное, и попадают прямо в квадрат 2! Именно поэтому, однако, не следует ожидать их самореализации. Иными словами, необходимо осознанно выбирать и осуществлять стратегии восстановления точно так же, как и в случае каждого из пяти драйверов энергии!

 

Спокойствие в напряженной обстановке

Другой аспект драйвера 4 – умение справляться со стрессом, когда вы работаете и не можете отвлекаться.

Фильм «Гравитация» дает прекрасный пример того, насколько по-разному люди справляются со стрессовой ситуацией. В этом фильме, удостоенном семи «Оскаров», Сандра Буллок и Джордж Клуни играют двух астронавтов, попавших в сложное положение после того, как космический мусор попадает в их челнок и разрушает его.

Командир экипажа Мэтт Ковальски (в исполнении Клуни) – опытный астронавт, он сохраняет спокойствие в кризисной ситуации, не теряет концентрацию и полностью контролирует свое поведение. Он тратит немало сил, чтобы успокоить д-ра Райан Стоун (в исполнении Буллок), которая попала в космос в первый раз. Она была взвинченной даже до столкновения, а после у нее возникает стрессовая реакция, сопровождающаяся поверхностным дыханием, ступором и неспособностью адекватно отвечать на вопросы и действовать. Ей, однако, удается взять себя в руки. Д-р Стоун находит в себе мужество и силы, чтобы вернуться на Землю.

Хотя большинству из нас вряд ли когда доведется оказаться в столь критической ситуации, разве не интересно узнать, почему так неодинакова реакция людей? Способность не терять спокойствие в трудной ситуации, принимать правильные решения и уверенно воплощать их в жизнь всегда производит впечатление. Такое поведение естественно не для всех, однако ему можно научиться, и чем лучше усвоена эта наука, тем яснее вы станете мыслить, решения будут лучше, концентрация на важном выше, а затраты энергии на преодоление стресса меньше.

Стрессовая реакция, парализовавшая д-ра Стоун, возникает, как вы уже догадались, в реактивном мозге. В ситуациях, которые мы считаем стрессовыми, за считаные миллисекунды в кровь выбрасывается целый букет химических веществ, необходимых для подготовки тела к действию. Оно может быть трояким: вступить в схватку (готовность к бою), быстро отступить (готовность бежать) или, в некоторых случаях, замереть на месте (неготовность делать что-либо). Все три реакции вызываются одними и теми же гормонами стресса – кортизолом и адреналином.

Стрессовая реакция организма может быть очень полезной, когда необходимо мобилизоваться в ответ на краткосрочную угрозу. Ее оборотной стороной является угнетение деятельности логического мозга. В результате в стрессовой ситуации мы не способны ясно мыслить и принимать хорошие решения. Кроме того, длительное воздействие стресса отражается на нашем физическом и психическом состоянии, в том числе вызывает нарушения в иммунной системе, сердечно-сосудистые заболевания, тревожное состояние и депрессию.

Герберт Бенсон в своей новаторской книге 1975 г. «Чудо релаксации» выдвинул идею о том, что можно научить мозг преодолевать стрессовую реакцию и заменять ее тем, что он назвал «реакцией релаксации». После выхода книги многочисленные исследования подтвердили догадку Бенсона, сейчас мы достаточно хорошо представляем этот механизм, нужно только научиться применять его. Как пишет Дэн Харрис в недавно выпущенной книге «Подонок в вашей голове», «мозг, этот орган познания, через который мы воспринимаем свою жизнь, поддается обучению. Счастье – это практический навык».

Существует целый ряд методик, помогающих переходить к реакции релаксации, но все они предполагают выработку ментального и физического алгоритма, позволяющего сделать паузу и изменить ход мыслей так, чтобы затормозить реактивный мозг и заставить работать логический мозг. Регулярная тренировка приучает мозг действовать нужным образом и изменять реакцию на стресс. В принципе, подходит любой подход, если он дает результат.

Назовем несколько самых испытанных методик.

• Дистанцирование. Представьте себе стрессовую ситуацию или связанного с ней человека и отодвиньте эту мысленную картинку как можно дальше, чтобы человек или ситуация уменьшились в размерах. Мозг воспринимает крупные, бросающиеся в глаза объекты как угрозу. Уменьшение изображения снижает возбуждение коры головного мозга. Кроме того, можно представить, что человек разговаривает писклявым голосом какого-нибудь мультяшного героя, это также уменьшает ощущение угрозы и делает ситуацию комичной.

• Рефрейминг. Когда вы видите в чем-то угрозу или источник стресса, мозг реагирует соответствующим образом. Если же взглянуть на ситуацию иначе, представить ее как позитивную задачу, за которую не терпится взяться, то реакция мозга будет более рациональной. Восприятие задач как ступенек, необходимых для достижения важных целей из квадрата 2, также может усиливать мотивацию.

• Глубокий вдох. Глубоко вдохните и сосчитайте до десяти, это изменит физиологию и химию мозга. Дополнительная порция кислорода помогает получить ту самую паузу, которая необходима для отключения реактивного мозга и задействования логического мозга.

• Медитация. Многочисленные исследования подтверждают положительный эффект регулярного медитирования. Медитация не только помогает расслабиться, но и возвращает в нормальное состояние, дает возможность сохранять спокойствие в течение дня и не так сильно взвинчиваться в стрессовых ситуациях. Она настраивает мозг на более эффективную работу. Для медитации не нужно облачаться в монашескую одежду и погружаться в нирвану. Это просто метод, который позволяет изменять химические процессы в мозге и дает преимущество в борьбе со стрессом.

Владеете ли вы эффективной методикой релаксации? Если да, то пользуйтесь ею! Если нет, то выберите ту, которая вам кажется полезной или просто нравится. Прочный навык отключения реактивного мозга и осознанного включения логического мозга – основа для принятия правильных решений, позволяющих добиться выдающейся эффективности.

 

Избавьтесь от автоматических негативных мыслей

Последний метод, с которым мы хотим вас познакомить, разработан д-ром Дэниелом Аменом. Вот что он говорит:

Стресс, пожалуй, отнимает больше всего ментальной энергии, и мой опыт показывает, что главной его причиной являются негативные мысли, постоянно крутящиеся в голове. И я называю их автоматическими негативными мыслями – мыслями, которые появляются автоматически и отравляют наш день.

Когда вы чувствуете грусть, досаду, нервозность или выходите из себя, запишите автоматические негативные мысли, а затем задумайтесь, насколько они близки к истине. Запись негативных мыслей позволяет выбросить их из головы. Для этого необходимо включить фронтальную, логическую часть мозга {71} .

Запись мыслей – очень действенный метод, и вновь прослеживается принцип: отключить реактивный мозг и задействовать логический мозг. В реальности большинство вещей не так ужасны, как их представляет реактивный мозг. Даже когда они ужасны, у вас есть возможности справиться с ними.

 

Заключительные соображения в отношении планирования дел из квадрата 2 и стресса

В конечном счете одним из лучших методов преодоления стресса в повседневной жизни является планирование дел из квадрата 2 и правила 3 «включайте в план большие камни, не сортируйте гальку». Перечень главных задач для выделения важного, временные зоны квадрата 2 для защиты приоритетов, планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день на основе глубинных мотивов и побуждений помогут вам обрести спокойствие и чувство целостности и таким образом снять значительную часть стрессов, создаваемых своими руками. Эти методы дают возможность в критических ситуациях сохранять контроль и уверенность в том, что важнейшие приоритеты не остались без внимания.

 

Драйвер 5: Общение

Можно даже не подозревать, что общение дает нам ментальную энергию, но это так. Мозг не только запрограммирован на движение, он по своей природе ориентирован на социальное взаимодействие. Он помогает нам общаться с окружающими и создавать прочные связи с ними, способствующие выживанию и процветанию.

В качестве примера можно привести гормон окситоцин, который действует как нейромодулятор. Окситоцин усиливает чувства доверия, привязанности и близости, а также может подавлять чувство страха и напряжения. Этот жизненно важный гормон отвечает за хорошее самочувствие, выделяется в процессе устойчивых отношений и помогает нам ладить с окружающими.

Близкие отношения, основанные на взаимной заботе, являются ценнейшим источником энергии и благополучия. В одной из публикаций Гарвардской медицинской школы отмечено:

Десятки исследований показывают, что те, кто доволен отношениями с родными, друзьями и окружающими, более счастливы, меньше болеют и живут дольше. И наоборот, лишенные социальных взаимоотношений страдают от депрессии, снижения умственных способностей, а также раньше умирают. Обследование 309 000 респондентов позволяет сделать вывод, что отсутствие прочных взаимоотношений повышает риск преждевременной смерти на 50 %. Это эквивалентно последствиям выкуривания 15 сигарет в день {73} .

Кроме того, исследования показывают, что здоровые взаимоотношения могут благотворно влиять на физическое состояние человека. И напротив, социальный разлад транслируется мозгом в физическую боль (например, как боль при переломе).

Такой эффект характерен для реальных отношений, а не для виртуальной жизни. В ходе другого исследования, посвященного влиянию Интернета на взаимоотношения, обнаружилось, что участие в виртуальных отношениях не дает той психологической поддержки и счастья, что приносят реальные взаимоотношения. Автор исследования Роберт Краут считает, что «это результат выстраивания поверхностных отношений, которые обесценивают чувство взаимосвязанности с окружающими».

И, наконец, еще один исследователь говорит о том, что «ученые должны понимать, что изолированных нейронов или мозгов в природе не существует. Лишенные стимулирующего взаимодействия люди и нейроны чахнут и умирают».

Для выстраивания таких отношений нужны время и воля, но если не сделать это приоритетом, то можно лишиться того источника здоровья, жизненной силы и энергии, которым являются искренние отношения с окружающими. Тем не менее нередко в нашей напряженной жизни такие вещи оказываются в конце списка приоритетов.

Лайзе было уже за 40, когда ей пришлось пересмотреть жизненные ценности. Она много работала, занималась интересным проектом, но болезнь выбила ее из привычной колеи на несколько месяцев.

Она была из тех, кто следит за собой: заботилась о здоровом питании, занималась спортом, любила свою работу, но из-за болезни пришлось задуматься и о других сторонах жизни. Сделанные открытия оказались поучительными и потребовали изменения стиля жизни.

Лайза поняла, что чрезмерное увлечение работой наполнило жизнь ложным смыслом, заслонившим более глубокие потребности. Внешние похвалы поддерживали ее. Однако дома она ощущала пустоту, которая ничем не заполнялась, и так продолжалось долгое время. Она рассказывала: «Я держалась на святом духе, а когда потребовались глубинные источники силы, их просто не оказалось».

Лайза вспоминала о своих решениях, принятых с десяток лет назад, в том числе и о работе, связанной с постоянными разъездами. У нее были друзья, но она так и не сподобилась выстроить с кем-нибудь глубокие и прочные взаимоотношения. Заглядывая в будущее, она спрашивала себя: «Хотелось бы мне повторить этот путь?»

Она поняла, что «руководствовалась надуманными представлениями о жизни и воспринимала ее не как бег часов и минут, а как чередование задач и проектов. Вынужденный отдых заставил очень живо почувствовать течение минут и часов. Когда вы заняты решением задачи, то дни и недели пролетают незаметно. Времена года сменяют друг друга, а вы не видите изменений в природе. И тогда я спросила себя: "Где ты была? Почему ты этого не замечала?"».

В итоге Лайза начала строить прочные отношения и осознанно следовать естественным ритмам. «Важно иметь хорошую работу, – рассказывает она, – но она не дает того, что дают отношения со значимым для вас человеком. Умение любить и быть любимым так обогащает и вознаграждает. Потребность в любви была у меня всегда, но я ее не замечала и даже не подозревала о ней. Когда этот колодец наполнился, я обрела более широкое видение и новые силы. Я принимаю более разумные решения в отношении работы и личной жизни. Я чувствую себя цельной».

Эта история высвечивает важность сбалансированного использования всех пяти драйверов энергии. Даже если вы успешно задействуете некоторые из них, то пренебрежение другими может привести к истощению ваших ресурсов. Мы – цельные создания, и игнорирование любого аспекта нашего существа в конечном оборачивается против нас.

В сегодняшнем мире, однако, такое общение и поддержание отношений требует осознанных усилий, связанных с квадратом 2. Как говорит д-р Эд Халлоуэлл:

Живое общение становится редкостью в современной жизни, оно все чаще заменяется виртуальным. Для живого общения необходимы два вещи: во-первых, личное присутствие, а во-вторых, внимание. Простого соседства недостаточно для живого общения. Вы можете сидеть рядом с кем-нибудь в самолете и не иметь с ним живого контакта. Для этого требуется внимание. Это значит, что нужно оторваться от ноутбука. Это значит, что нужно отложить телефон. Нельзя делать несколько дел и продуктивно общаться. Необходимо отодвинуть все лишнее в сторону, взглянуть собеседнику в глаза и установить с ним контакт – слушать, расслабиться, не спешить… Люди изголодались по такому общению, ведь оно стало редкостью. Если вы научитесь откладывать дела и по-настоящему общаться, то перед вами, как перед путником в пустыне, откроется оазис {77} .

Оцените свои взаимоотношения с окружающими и характер общения. Всем ли они вас устраивают? Не упускаете ли вы важные отношения? Что вы можете сделать для выстраивания этих отношений?

 

Выход из энергетического кризиса

Каждый из пяти драйверов энергии заслуживает внимания, и время, уделенное хотя бы одному из них, быстро окупается. Однако полноценный эффект получает лишь тот, кто задействует все пять драйверов. Имея правильную модель двигательной активности, питания, сна, релаксации и общения, вы обретаете новые силы и становитесь цельной личностью. В этом контексте пять драйверов совместно заряжают энергией мозг и тело, позволяя вам принимать верные решения, концентрировать внимание и чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня.

Инвестиции квадрата 2 в собственную персону расширяют возможности реализации важных для вас целей и задач, улучшают самооценку, проясняют мозги и повышают восприимчивость к достижимым выдающимся вещам. Правило 5 «поддерживайте свой огонь, не выгорайте» служит фундаментом для реализации остальных правил и дает вам энергию для выполнения любых дел.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 5 «поддерживайте свой огонь, не выгорайте», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Выберите способ увеличения двигательной активности на работе и осознанно применяйте его не менее раза в день на этой неделе. Ставьте галочку в календаре, когда будете это делать, и хвалите себя!

• Купите что-нибудь полезное (фрукты, овощи и т. п.) и поставьте на рабочий стол, чтобы было чем перекусить.

• Лягте спать на 15 минут раньше, чем обычно.

• Запланируйте на этой неделе развлекательное мероприятие, позволяющее расслабиться.

• Потратьте немного больше времени на поддержание важных для вас контактов.

ВЫВОДЫ

•  Мозг – самый главный актив в мире умственного труда.

•  Осознанная и целенаправленная деятельность на протяжении дня требует много энергии.

•  У нас два канала подпитки энергией: ясная, значимая цель и здоровый организм.

•  Существуют пять драйверов энергии: движение, питание, сон, релаксация и общение.

•  Постоянное использование пяти драйверов энергии формирует образ жизни, позволяющий поддерживать ваш огонь и не допускать выгорания.

 

Культура особенно чутко реагирует на действия лидеров. Они практически по определению оказывают непропорционально большое влияние на состояние культуры и на то, что делают люди. Однако лидерство – это не должность, на практике некоторые наиболее влиятельные лидеры в мире не занимают никаких официальных постов (взять хотя бы мать Терезу или Ганди). В соответствии с таким определением лидерство – это выбор, а не должность.

Когда мы думаем о лидерах, нам представляется некто, стремящийся вовлечь других в процесс перемен. Вы можете быть лидером в команде или организации, вы можете быть лидером в семье или общине. Тот, кто хочет изменить ситуацию к лучшему и делает все, что для этого требуется, может быть лидером.

В этом разделе мы предлагаем идеи, помогающие стать лидером в каждом из пяти правил и создать культуру квадрата 2 в своем коллективе. Мы покажем, как применять принципы каждого правила в разных ситуациях для достижения более высоких результатов. Многие из этих идей ориентированы на тех, кто наделен формальной властью, но есть и такие, которые можно использовать независимо от занимаемой должности. В любом случае необходима твердая решимость осознанно демонстрировать окружающим модель поведения на основе пяти правил.

Если вы являетесь руководителем высшего звена и хотите официально внедрить культуру квадрата 2 в своей организации, то вам необходимо прочитать раздел «Создание культуры квадрата 2 в организации». Этот раздел полезен для каждого, кто намерен стать лидером и изменить ситуацию в своем окружении. Просто ознакомьтесь с представленными идеями, выберите те, которые покажутся подходящими, и твердо проводите их в жизнь по очереди.

 

Правило 1: Воздействуйте на важное, не будьте реактивны к срочности

• Расскажите окружающим о своей приверженности культуре квадрата 2. Ясно обозначьте свои цели и объясните, почему они помогают чувствовать удовлетворение в конце каждого дня. В подтверждение скажите: «Это важная задача, и я готов нести ответственность за ее реализацию».

• Расскажите о матрице управления временем и свяжите ее с результатами работы. Выделите время на совещании или другом мероприятии для ознакомления коллег с матрицей управления времени и демонстрации эффективности работы в квадрате 2. Подготовьте плакаты с матрицей управления временем и повесьте их на видном месте. Поместите цели своей команды или организации в квадрате 2, чтобы все видели приоритеты и понимали значимость задач из квадрата 2. Если вы ясно свяжете их с результатами работы, то все смогут принимать правильные решения о том, чему посвящать время, внимание и энергию, увидят цену вопроса и опасность отвлечения и потери времени. Ваши коллеги осознают, что дела из квадрата 1, несмотря на их важность, могут отвлекать от качественной реализации задач из квадрата 2. Расскажите и о других квадратах с примерами отвлечений и критических ситуаций, возникающих в команде или организации, чтобы коллеги обращали на них внимание.

• Обсудите наполнение квадрата 2 со всеми. Посидите с каждым из коллег и выясните, что именно входит в квадрат 2. При разговоре с начальником вы можете уточнить, что находится в квадрате 2 у вас, как лидер вы можете помочь другим понять, что важно в их роли. Если вы пользуетесь авторитетом, то можете как равный помочь советом в распределении задач по квадратам при начале проекта, в налаживании рабочих отношений или взаимодействия с другими. Если вы облечены властью, то можете сделать это частью своей работы и оценки результатов. Обсудите наиболее важные для организации цели и способы их достижения, поговорите о том, как сконцентрироваться на задачах из квадрата 2. Поинтересуйтесь, что мешает этому. Будьте открыты и объективны. Достаточно ли времени коллеги уделяют важным вещам? Как повысить концентрацию внимания? От каких задач можно отказаться? По мере возможности избавляйтесь от дел из квадратов 3 и 4.

• Разговаривайте на языке важности. Каждое слово, произнесенное лидером, оказывает влияние на людей. Пользуйтесь такими терминами, как «квадрат 1, 2, 3 и 4»; «логический мозг» и «реактивный мозг»; «момент принятия решения»; «алгоритм „пауза – прояснение – решение“»; «управление решениями, вниманием и энергией». Спрашивайте, важное ли дело или просто срочное. Интересуйтесь результатами сотрудников, а не тем, насколько они загружены. Осознанно используйте язык важности, а не язык занятости, подчеркивая ориентированность вашей культуры на выполнение важных дел.

• Разрешайте делать стратегические паузы. Создайте рабочую среду, в которой люди могут безбоязненно сделать паузу с тем, чтобы принять правильное решение о распределении времени, внимания и энергии. Разрешите задавать трудные уточняющие вопросы вроде: «Зачем мы это делаем?», «Что это даст для решения наших задач?», «Этим действительно надо заниматься сейчас?», «Разве это не отвлекает от выполнения более важных дел?», «Нужно ли вообще этим заниматься?».

Мы не говорим о том, что надо ставить под сомнение все сразу или действовать опрометчиво. Необходимо опираться на здравый смысл и подходить ко всему обдуманно. И чего греха таить, некоторые вещи приходится делать только потому, что этого хочет руководство. Но после того, как вы определите цели и культура начнет меняться, люди неизбежно будут ориентироваться на более значимые результаты.

• Делайте стратегические паузы. Вы поможете коллегам научиться делать остановку, прежде чем принять решение, личным примером, особенно если он будет касаться переосмысления вашего собственного решения. Это не всегда легко, но если человек способен критически взглянуть на свою собственную работу, то у него есть все возможности действительно изменить ситуацию. Когда люди увидят, что вы придерживаетесь принципов и процесса, они воспринимают это как разрешение и предложение поступать так же.

• Помогайте другим лидерам ясно определять задачи из квадрата 2. Если вы ведете за собой других лидеров, то ваша помощь в освоении пяти правил и поддержании фокуса на квадрате 2 может серьезно повлиять на них и их последователей. Обсудите с ними ключевые моменты декларации о роли квадрата 2. Нам чем они фокусируются? Какие у них ключевые цели квадрата 2? Проверяйте, как они работают с матрицей управления временем, и убедитесь, что они ясно идентифицируют действительно важное. Требуйте, чтобы они отбрасывали или делегировали все прочие задачи с целью максимизации своего вклада. Это особенно важно для начинающих лидеров, не способных отказаться от дел, в которых они добивались успеха как рядовые работники, и передать их подчиненным. Помогите им понять, что для успеха в новой роли лидера нужно концентрироваться на других вещах. У лидера другой набор задач из квадрата 2. Новая роль меняет состав задач и приоритеты из квадрата 2. Это относится ко всем, кто меняет свою роль – им необходимо менять приоритеты и планы.

• Не загоняйте людей в квадрат 1. Недостаточная подготовительная работа с вашей стороны может иметь катастрофические последствия для подчиненных. Мы называем это теорией «коробки передач» в организации. Представьте себе ряд соединенных друг с другом шестерен. Когда ведущая шестерня начинает вращаться и входит в зацепление (принятие решения, запрос информации и т. д.), ведомая шестерня где-нибудь в организации начинает быстро вращаться для реализации решения или удовлетворения запроса. Все в порядке, если вы официальный лидер – ваша работа заключается в принятии решений, которые исполняются остальными. Однако если вы попадаете в квадрат 1 из-за того, что не подготовились или не предусмотрели чего-либо, то это создает ненужные кризисы для других. Возможно, вы слышали выражение: «Ваша неподготовленность не создает для меня кризисной ситуации». Это относится также и к лидерам. Поскольку вы наделены властью, остальные не всегда могут высказать свое неодобрение, и крайне важно правильно оценивать собственные действия. Ваша личная подготовленность и незлоупотребление властью могут сильно изменить ситуацию в организации.

• Не загоняйте людей в квадрат 3. Оборотной стороной «коробки передач» в организации является то, что она дает возможность легко загонять отдельных сотрудников и даже целые группы в квадрат 3. Иногда, не задумываясь о последствиях, лидеры вслух высказывают какую-нибудь мысль, и она превращается для кого-то в рабочую задачу на следующие 72 часа. Если эта мысль действительно важна, то она может относиться к квадрату 1 или 2. Если же нет, то она ведет к потере рабочего времени. Убедитесь, что вы занимаетесь только важными вещами, и как следует все обдумайте, прежде чем просить сделать что-либо для вас. Если это важно, то смело говорите и действуйте, на то вы и лидер. Если нет, забудьте об этом.

• Пресекайте ненужную инициативу. Следует ясно понимать, что подчиненные воспринимают все ваши просьбы как срочные. Это происходит потому, что они привыкли так действовать. Даже если вы планируете начать какой-нибудь проект только через полгода, то можете обнаружить, что какая-нибудь из шестеренок уже автоматически вращается. Четко выражайте свои намерения во избежание подобного.

• Создавайте полезные ритуалы. Подобно тому, как это бывает в семьях в отношении праздников, отпусков и т. п., организации могут устанавливать традиции и ритуалы, связанные с фокусированием на приоритетах квадрата 2. Что-то спонтанно возникает в конкретной культуре, а что-то приходится сознательно внедрять в нее. В одной организации лидер может, например, создать кладбище для дел из квадрата 3, которое помогает сотрудникам избавляться от серьезных отвлекающих факторов. С этой целью на стене вывешивается доска, куда вписывается сообщение о том, что такой-то человек избавился от такой-то отвлекающей задачи. В другой организации лидер может поощрять исполнителей, которые завершают проекты качественно, в срок и без гонки на завершающем этапе (вместо того чтобы чествовать героя, справившегося с кризисом квадрата 1 в последний момент). Вам решать, что делать, но позаботьтесь о том, чтобы установленные традиции усиливали фокус на квадрате 2.

• Поощряйте за результаты выполнения дел из квадрата 2. Поощрение трудовых подвигов – часть нашей корпоративной ДНК. Успешное разрешение кризиса приносит золотую звезду на ежемесячном собрании сотрудников. Недостаток внимания со стороны лидера может способствовать формированию культуры квадрата 1. Постоянно заботьтесь о создании высокоэффективной культуры квадрата 2, поощряя успешное устранение основных причин появления задач из квадрата 1, проекты, завершенные без гонки в срок и в рамках бюджета, или команды, предложившие выдающиеся идеи, сулящие значительную выгоду в будущем. Это эффективный способ укоренения культуры в логическом мозге.

 

Правило 2: Стремитесь к выдающемуся, не довольствуйтесь посредственным

• Расскажите другим о своих декларациях о роли и целях квадрата 2. То, на что вы направляете свою энергию как лидер, имеет принципиальное значение. Расскажите коллегам о своих персональных приоритетах, покажите, чего пытаетесь достичь. Если некоторые моменты оказываются слишком личными, ничего страшного. Расскажите то, о чем можно рассказать. Демонстрация ваших приоритетов поможет членам команды скоординировать собственные усилия. Как лидер вы не можете (и не должны) делать все сами. Выберите две или три наиболее важные задачи, которые вы хотите выполнить, и организуйте свою работу с прицелом на них. Откажитесь от других задач или делегируйте их. Расскажите о том, что вам необходимо сделать, и помогите коллегам понять, к чему вы стремитесь. Они оценят разъяснения и применят их к своей работе. Возможно, у них появятся идеи, которые помогут вам лучше выполнить ваши собственные задачи.

• Попросите коллег сформулировать декларации о роли и целях квадрата 2. Если вы формальный лидер и обладаете властью, то попросите подчиненных представить соображения о том вкладе, который они планируют сделать в рамках своих ролей. Такое общение с подчиненными может быть очень полезным с точки зрения обучения и мотивации. Это применимо как к отдельным сотрудникам, так и к командам. Представьте команду, которая начинает работу над проектом с формулировки краткой и мотивирующей декларации о значении проекта для организации и его связи с целями организации. Такой подход может стать стандартным в вашей организации.

• Используйте формулу «от X к Y к конкретному моменту времени» при постановке целей организации. При формулировке целей опирайтесь на последние достижения нейрофизиологии. Конкретность данной формулы помогает принимать более качественные решения о том, чему посвящать время, внимание и энергию.

 

Правило 3: Включайте в план большие камни, не сортируйте гальку

• Создавайте организационные временные зоны квадрата 2. Как лидер вы должны организовывать работу подчиненных и смотреть в будущее на месяцы, кварталы и даже годы. В противном случае вы пренебрегаете своими обязанностями. Заглядывая вперед и выделяя ключевые события или модели (такие как закрытие квартала или вывод на рынок нового продукта), вы помогаете сотрудникам подготовиться к работе и действовать в квадрате 2. Вы можете создавать процессы вокруг повторяющихся событий для повышения эффективности. Вы также можете предотвращать рукотворные кризисы, заталкивающие всю организацию в квадрат 1. В некоторых организациях даже выделяют регулярные блоки времени на обдумывание или на работу с инновационными идеями.

• Занимайтесь планированием дел из квадрата 2 вместе с командой лидеров. Существует большая разница между обычным заседанием команды и совещанием, посвященном планированию дел из квадрата 2. На обычной встрече нередко сортируют гравий (краткосрочные задачи). Совещание по планированию дел из квадрата 2 ориентировано на долгосрочный вклад и важные цели из квадрата 2. Оно посвящено определению ключевых видов деятельности, помогающих достигать важных организационных результатов, и превращению их в приоритеты. В организациях существует коллективный реактивный и логический мозг. Планирование дел из квадрата 2 позволяет команде активировать логический мозг и включить в план важное, а не просто срочное.

• Проводите короткие ежедневные совещания, посвященные делам из квадрата 2. Некоторые ситуации требуют ежедневных совещаний команды. Например, в компаниях, которые занимаются разработкой программного обеспечения для быстро меняющегося рынка, команды нередко собираются ежедневно для определения приоритетных задач на день и поиска путей преодоления проблем. Это похоже на индивидуальное планирование дел из квадрата 2 на день, особенно если члены команды концентрируются на важном, устранении отвлекающих факторов и предотвращении проблем, способных позднее привести к кризису. Принципы планирования дел из квадрата 2 можно применять в разных ситуациях, если есть мышление квадрата 2 и общий язык.

• Станьте специалистом в том, чем вы постоянно занимаетесь. Выработка эффективного процесса выполнения наиболее важных и повторяющихся задач совместно с командой помогает всем сотрудникам организации концентрироваться на квадрате 2. Это позволяет избегать бесполезной траты времени и переделок и служит устойчивым фундаментом. По словам гуру процессного подхода Уильяма Эдвардса Деминга, «если вы не способны представить то, что делаете, как процесс, то вы не знаете, чем занимаетесь».

 

Правило 4: Управляйте своими технологиями, не давайте им подчинить себя

• Напишите манифест квадрата 2 организации. Проявите инициативу, как подобает лидеру, и напишите понятные рекомендации и правила работы с электронной почтой, СМС-сообщениями и т. д. Помогите членам команды понять, как устанавливать приоритетность ваших сообщений и сообщений, которые они отправляют другим. Установите несколько общих правил. Определите время, когда они могут со спокойной совестью игнорировать поступающие сообщения. Когда ожидания и процедуры ясны, стресс уходит и сотрудники получают возможность сконцентрироваться на наиболее важных вещах.

• Выбирайте подходящие технологии. Как лидер вы можете влиять на выбор систем и технологий в своей организации. Выбирайте технологии, помогающие сотрудникам организовать основную четверку. Установите хорошие фильтры для спама. Позаботьтесь о том, чтобы брандмауэры и правила аутентификации позволяли сотрудникам использовать основную четверку на всех устройствах. В условиях войны за внимание заботьтесь о том, чтобы нежелательные или ненужные отвлекающие факторы и барьеры не мешали сотрудником хорошо работать. Предоставьте им необходимый инструментарий и процедуры доступа к критически важной информации в любой момент и в любом месте.

• Повесьте карту процесса планирования дел из квадрата 2 и научите пользоваться ею. Убедитесь, что сотрудники понимают последовательность операций и уверенно пользуются тремя базовыми приемами. Понимание принципа карты, наличие поддерживающей технологии и необходимых навыков подготовят их к повседневной битве с входящей цифровой информацией. Регулярно анализируйте карту, интересуйтесь тем, как сотрудники применяют правила и помогают ли существующие стандарты разделять вещи на составляющие и работать с основной четверкой.

 

Правило 5: Поддерживайте свой огонь, не выгорайте

• Заботьтесь о себе. Лидерство – одна из самых непростых интеллектуальных задач. Эффективное лидерство требует значительных затрат ментальной и эмоциональной энергии. Как лидеру вам больше других необходим образ жизни, соответствующий квадрату 2. Пять правил выдающейся эффективности не только помогут вам быть успешным лидером, но и позволят сохранить интерес к работе и избежать выгорания. Начните с заботы о себе и внедрения принципов и подходов пяти правил в свою жизнь. Занимайтесь физкультурой, ешьте полезные для мозга продукты, обеспечьте качественный сон, не забывайте об отдыхе и релаксации и, наконец, укрепляйте отношения с важными для вас людьми. Если вы будете делать это, то вырастете как лидер.

• Позаботьтесь о здоровом питании. Здоровое питание, несомненно, придется по душе большинству сотрудников. Все любят перекусить, и если вы позаботитесь об организации здорового питания на работе, то сотрудники будут только благодарны. Когда люди бодро работают, а не впадают в кому от избытка глюкозы в крови во время послеобеденных совещаний, это окупается сторицей.

• Устраивайте перерывы для освежения головы. Если вы видите, что совещание затянулось, то сделайте перерыв. Позвольте всем встать и немного походить. Попробуйте продолжить совещание стоя. Расскажите что-нибудь смешное. Это позволит встряхнуться, разрядить атмосферу и продолжить работу с новыми силами.

• Уважайте право сотрудников на отдых. Когда человек уезжает в отпуск, оставьте его в покое! Не стоит слать вдогонку письма, СМС-сообщения или звонить. Если дать человеку как следует отдохнуть, то он вернется к работе с новыми силами.

• Культивируйте дух здоровой энергичности. Не стоит поощрять культ крутых парней, никому ненужные трудовые подвиги и достижение поставленных целей любой ценой, как это зачастую происходит в организациях. Конечно, бывает, что приходится задерживаться на работе. Это правда. Но если корпоративная культура поощряет работу на износ, без отдыха, круглые сутки, то вашу организацию ожидает кризис и, что еще хуже, из нее уходят творческие силы, необходимые для генерирования инновационных идей, выводящих на новый уровень или позволяющих обойти конкурентов. Поощряйте тех, кто добивается выдающихся результатов, не превращаясь в офисных зомби. Поощряйте тех, кто привносит в работу самое ценное – это лучшие сотрудники. Ваша энергичность и забота о собственном здоровье послужат примером для подчиненных и в этой сфере.

 

Настоящий раздел предназначен для руководителей высшего звена, обладающих полномочиями и стремящихся создать культуру квадрата 2 в своей организации. Здесь представлен обзор приемов, позволяющих добиться этого. В их основе лежит процесс, который FranklinCovey применяет, чтобы помочь клиентам усовершенствовать корпоративную культуру.

 

Корпоративная культура – операционная система организации

Большинство сложных электронных устройств имеют собственную операционную систему. Не важно, какая операционная система установлена, скажем, в вашем смартфоне – iOS, Android или Windows, ее задача – обеспечить работу всего остального.

Корпоративная культура подобна операционной системе организации. Если у вас великолепная операционная система, то все, за что бы вы ни взялись, получается лучше. Не важно, что это будет – достижение целевой прибыли, выполнение задач и проектов, обслуживание клиентов или совершенствование производственных процессов и систем, – если у вас мощная операционная система, то все просто получается лучше. Если операционная система повреждена или неработоспособна, то вас вообще может ничего не получиться.

Если в организации создана культура квадрата 2, то вы обнаружите, что сотрудники:

• Самостоятельно ориентируются на наивысшие приоритеты.

• Самостоятельно выбирают действия, вносящие наивысший вклад в реализацию этих приоритетов.

• Самостоятельно концентрируются на этих действиях и работают с полной отдачей.

При наличии культуры квадрата 2 важнейшие вещи, к которым вы стремитесь, достигаются быстрее.

Вспомните, о чем мы говорили в начале этой книги. Мы привели результаты шестилетнего глобального исследования с участием 351 613 респондентов. По их словам, более 40 % времени и энергии они тратят на дела, не имеющие значения ни для них, ни для их компаний. Мы также показали, что это наибольшая статья скрытых затрат в современных организациях. Цифры свидетельствуют о том, что почти половина фонда оплаты платы выплачивается за вещи, не имеющие отношения к стратегическим целям организации.

А если бы у вас была культура, в которой сотрудники самостоятельно ориентируются на важные вещи, реально имеющие значение для прибыли или других стратегических целей организации? А если бы сотрудники постоянно заботились об устранении всего, что мешает им быть эффективными? А если бы сотрудники постоянно приходили на работу полные ментальной и физической энергии? И самое важное – а если бы сотрудники постоянно и без остатка вкладывали свой талант и энергию в работу?

Наши данные показывают, что всего лишь за несколько месяцев количество времени, проводимого в квадрате 2, можно увеличить на 24 %, а иногда даже на 35 %.

Впрочем, для внедрения культуры квадрата 2, как для установки операционной системы в компьютере, необходима процедура инсталляции. Предлагаемый нами процесс показывает, как внедрить пять правил выдающейся эффективности в корпоративную культуру. При его применении через три – шесть месяцев можно ожидать следующие измеримые и поддающиеся проверке результаты.

• Еженедельные разговоры о квадрате 2 на собраниях команд. Руководители команд регулярно используют матрицу управления временем, чтобы помочь сконцентрировать внимание на больших камнях из квадрата 2 и устранить отвлекающие факторы из квадрата 3.

• Декларации о ролях и целях квадрата 2. Сотрудники разрабатывают конкретные декларации о своем вкладе в работу, ставят конкретные цели и согласуют их с непосредственными начальниками. Все это происходит в процессе разговоров о результативности.

• Планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день. Сотрудники регулярно занимаются планированием дел из квадрата 2 на неделю и на день с акцентом на своих рабочих целях.

• Общие стандарты. Разрабатывается общий набор стандартов работы с электронной почтой, помогающих избегать потерь времени и использовать электронную переписку более эффективно.

• Поведение, способствующее получению энергии. Люди демонстрируют поведение, позволяющее получать больше энергии с точки зрения индекса энергии квадрата 2.

Будут проявляться и другие, более индивидуальные модели поведения, вытекающие из пяти правил и поддерживающие культуру квадрата 2. Заметные изменения поведения так или иначе охватят всю организацию.

 

Как внедрить пять правил выдающейся эффективности в корпоративную культуру

Ниже описаны ключевые этапы процесса инсталляции – превращения пяти правил выдающейся эффективности в операционную систему организации. При необходимости вы можете вносить в процесс изменения по своему усмотрению.

• Вводная установка для команды лидеров. Для начала выбирают куратора из руководителей высшего звена, а также формируют команду энтузиастов, ответственных за подготовку лидеров и остальных сотрудников организации. На совещании, которое занимает примерно полдня, команду лидеров знакомят с пятью правилами выдающейся эффективности с акцентом на матрице управления временем. Затем анализируются данные об организации с точки зрения пяти правил, а также о том, какая часть времени приходится на квадрат 2 в текущий момент. Обсуждаются очевидные возможности (выявленные на основе имеющихся данных) уменьшения времени пребывания в других квадратах.

• Сертификация команды энтузиастов. Из сотрудников организации выбираются тренеры и организаторы, которые сертифицируются на право проведения семинара-тренинга по пяти правилам, поддержки инсталляции и контроля процесса.

• Обучение лидеров. Лидеры и руководители изучают пять правил и приемы управления командами в стиле квадрата 2. Они получают конкретные задания для реализации в течение пяти недель. Эти задания связаны с пятью поддающимися проверке типами поведения, описанными выше.

• Обучение членов команд. Члены команд знакомятся с пятью правилами и получают задание по освоению в течение пяти недель конкретных процедур, связанных с пятью поддающимися проверке типами поведения.

• Отчеты лидеров и корректировка процесса. Через пять недель после обучения лидеры команд отчитываются перед куратором о результатах внедрения пяти поддающихся проверке типов поведения и их влиянии на эффективность команд.

• Оценка результатов. Через три месяца после начала процесса производится оценка доли времени, приходящейся на квадрат 2, и расчет индекса энергии квадрата 2.

• Обеспечение устойчивости изменений. Этот этап длится 12 месяцев и предполагает непрерывное обучение (включая обучение новичков), создание инструментов реализации, повсеместное использование наглядных материалов, повторяющиеся оценки и целевую помощь командам, которые продвигаются недостаточно быстро.

 

Карта процесса инсталляции

Ниже приведено графическое представление этапов процесса инсталляции.

 

Ограничения

Рассуждая об инсталляции пяти правил, следует ясно понимать, что культуру в реальности невозможно инсталлировать. Ее можно только вырастить. Хотя мы и предлагаем поэтапный процесс инсталляции, на деле все зависит от поведения самих лидеров.

• Если лидеры регулярно делают паузу и интересуются, находятся ли подчиненные в квадрате 2, то они будут стремиться в квадрат 2.

• Если лидеры при свидетелях воздерживаются от сваливания на кого-то задачи из квадрата 3 и объясняют, что они делают, то подчиненные будут делать то же самое.

• Если лидеры говорят о вкладе, который они хотят сделать, и объясняют свои цели, то подчиненные будут делать то же самое.

• Если лидеры отдают всю свою энергию работе и поощряют тех, кто поступает так же, то подчиненные будут делать то же самое.

И наоборот, если лидеры отступают от такой модели поведения и загоняют других в квадраты 1 и 3, то подчиненные будут делать то же самое. В итоге все выливается в очередную инициативу-однодневку, что, к сожалению, привычно для большинства сотрудников этих организаций. Что-то вроде бы начинает меняться, но если лидеры возвращаются на привычные рельсы, то их подчиненные делают то же самое.

Успешные изменения – это процесс «изнутри наружу», требующий приверженности, моделирования и поддержки со стороны лидеров квадрата 2.

Лидерство в квадрате 2 – это выбор в духе «выиграл/выиграл». Лидеры, вставшие на этот путь, работают намного более результативно и раскрывают свой потенциал, а люди и организации, во главе которых они стоят, более эффективно добиваются важнейших стратегических целей.

 

Процесс «Изнутри наружу» при формировании культуры квадрата 2