Думать о том, что важно, и реально заниматься тем, что важно, – далеко не одно и то же. Если отсутствуют плановая дисциплина и процессы, необходимые для реализации того, что важно, то и декларации о роли из квадрата 2, и цели из квадрата 2 будут не более чем благими пожеланиями.

Если правила 1 и 2 помогают определять, на что направить внимание и энергию, то правила 3 и 4 связаны с тем, как поддерживать концентрацию и целенаправленность внимания, чтобы чувствовать удовлетворение в конце каждого дня.

 

Большие камни и галька

Мы называем большими камнями приоритеты нашей жизни из квадрата 2 – ключевые взаимоотношения и обязательства, важные проекты, важные встречи и т. д. Это действия, которые вытекают из деклараций о ролях и целей из квадрата 2. Их противоположностью является галька, мелочи, наполняющие нашу жизнь, – электронная переписка, телефонные разговоры, стирка белья и т. д. Мелочи отнимают время и отвлекают нас от больших камней.

Если представить жизнь в виде чаш, то какой образ вы будете ассоциировать с большей успешностью?

Левая чаша должна вызывать тревогу, поскольку вы сначала заполняете ее мелочами, а потом пытаетесь встроить важные вещи. В современном мире с его бесконечным потоком мелких камешков, гравия такой подход попросту не работает. Ежедневно мы имеем дело не с маленькими кучками гравия, а с бесконечной колонной самосвалов, готовых обрушить горы гравия на наши головы.

Правая чаша показывает, что вы на пути к овладению ключевой концепцией правила 3. В соответствии с ней эффективность повышается, если сначала заняться важными вещами, а потом позволить неизбежным мелочам заполнить пространство между ними.

Главное в правиле 3 – понимать, что вперед не продвинуться, если просто быстрее перебирать гальку. Это заведомый проигрыш. Вам нужно выделить наиболее важное (правила 1 и 2), а затем распределить свое время (дни и недели) так, чтобы сконцентрировать драгоценное внимание и энергию на первоочередных задачах (правило 3).

Для этого необходимо целенаправленно не обращать внимания на множество мелочей. Это совершенно нормально! На деле многие из них – добровольно взваливаемые на себя задачи из квадрата 3, которые мешают попасть в квадрат 2. Вы можете сознательно выбросить часть гравия из чаши, как показано на рисунке.

Традиционное представление об управлении временем исходит из того, что у всех в распоряжении одно и то же количество времени, но одни могут успевать больше других. Они и есть наиболее эффективные.

В наши дни ключ к реальной эффективности кроется не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами и делать это как можно качественнее. Речь идет не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это означает концентрацию внимания и энергии на небольшом числе приоритетных дел, которые действительно значимы и выполнение которых важно среди неизбежных мелочей нашей жизни.

Далее в этой главе вы познакомитесь с основными принципами и процессами планирования дел из квадрата 2 – планирования, позволяющего выполнять действительно важные дела.

 

Незаменимый инструмент поддержки планирования: Перечень главных задач

Прежде чем приступать к рассмотрению процесса планирования дел из квадрата 2, необходимо познакомиться с важнейшим инструментом поддержки планирования – перечнем главных задач.

У вас уже есть перечень задач? У вас их даже два? Или, как большинство людей, вы записываете важные задачи на том, что оказалось под рукой, запихиваете записку в сумку и надеетесь, что потом найдете ее? (Будьте честными!) В каком, на ваш взгляд, квадрате вы находитесь, когда ищите важную информацию в бесконечных перечнях или на клочках бумаги, свалившихся под стол?

В XXI в. перечень главных задач является одним из важнейших инструментов, обеспечивающих концентрацию внимания на квадрате 2. При правильном использовании такой перечень действует как дополнительный фильтр для отсеивания и организации входящих задач и помогает не отвлекаться от приоритетов.

Назначение перечня главных задач – создание единой надежной системы слежения, позволяющей не забивать задачами голову и перестать беспокоиться о них. Затем, когда вы приступите к планированию дел из квадрата 2, можно обращаться к перечню в уверенности, что в него включены все важные вещи, о которых следует думать.

Базовое правило использования перечня главных задач заключается в следующем: если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Иными словами, вы сразу же, опираясь на свое видение, решаете, что делать, и не загружаете ограниченную кратковременную память. Матрица управления временем помогает принимать такие решения. Вот как это работает:

• Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются. По определению задачи из квадратов 3 и 4 не являются важными. Таким образом, если что-то относится к квадрату 3 или 4 и от него можно спокойно избавиться, то отбросьте это. Таким образом вы отсеиваете гальку, которая иначе заполнит ваш день. Похвалите себя за правильные действия и двигайтесь дальше.

• Задачи из квадратов 1 и 2 включаются в перечень. Если задача относится к квадрату 2 или она важна и попадает в квадрат 1, то внесите ее в перечень. Так вы зафиксируете решение уделить ей время и внимание позже и сможете заниматься текущей работой, не забивая себе голову. Записывая задачу, вы повышаете вероятность ее выполнения и не нагружаете мозг, позволяя ему сконцентрироваться на более важных вещах.

Впоследствии, открывая перечень при составлении плана работы, помните, что ситуация меняется и прежде важные вещи могут потерять значимость, поэтому не держитесь бездумно за ранее записанные задачи. Не стесняйтесь отбрасывать то, что перестало быть важным.

Если вы не знаете, как поступить, отбросить задачу или внести ее в перечень, задайте себе следующие вопросы:

• Эта задача случайно не из квадрата 3?

• Не беру ли я на себя чужие обязанности, которые мне не следовало бы брать?

• Не потому ли я включаю в перечень задачу из квадрата 1 уже пятый раз, что не знаю, как этого избежать? (Если это так, просто включите вместо нее новую задачу из квадрата 2.)

• Не включаю ли я в перечень то, что следует поручить кому-нибудь другому? (В этом случае переформулируйте задачу так, чтобы можно было передать ее кому-нибудь еще.)

Работа с перечнем главных задач заключается, образно говоря, в вытаскивании матрицы управления временем на свет в нужный момент и в принятии решения, следует ли заниматься тем или иным вопросом. Если нет, задача отбрасывается, если да – включается в перечень.

Чего не следует делать, так это включать в перечень все подряд ради того, чтобы не забивать себе голову. Это превращает перечень в накопитель мелких камешков. Отказ от включения в перечень чего-либо – правильное решение, выбор в пользу больших камней, ролей и целей из квадрата 2.

Если вы сомневаетесь в важности задачи или считаете, что нужно дополнительное время для обдумывания, то внесите ее в перечень, но не используйте это как оправдание собственного нежелания отсеивать неподходящие задачи.

Отсутствие перечня главных задач ведет к бессонным ночам и бесконечному прокручиванию в голове всего, что нужно сделать, но не записано. К этому добавляется ожидание нового пласта решений и запросов на следующий день, которые негде записать. Попытки удержать все в голове сокращают объем кратковременной памяти, доступной для других важных вещей.

Теперь, когда вы получили общее представление о перечне главных задач, посмотрим, какую роль он играет при планировании дел из квадрата 2.

 

Планирование дел из квадрата 2 и эффект 30/10

Попробуйте уделять 30 минут в неделю и 10 минут в день планированию дел из квадрата 2, и мы даем гарантию, что вы будете чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня. Планирование изменит подход к каждому второму часу, который вы тратите. По мнению д-ра Хайди Хэлворсон, одного из ведущихся исследователей в области мотивации:

Планирование – одна из самых эффективных стратегий, которые вы можете использовать для достижения любой цели. Правильное планирование повышает вероятность успеха в среднем на 200–300 % {18} .

Планирование дел из квадрата 2 – это процесс, когда вы отвлекаетесь от всего, включаете логический мозг и сознательно распределяете большие камни по неделям и дням, чтобы обеспечить их реализацию.

Почему для этого нужно 30 минут в неделю? Дело в том, что какое-то время необходимо, чтобы отвлечься и обрести спокойствие. В противном случае будет работать реактивный мозг, а он реагирует на срочные дела в отличие от логического мозга, который позволяет заниматься тем, что наиболее важно.

Давая себе время, чтобы отвлечься от шума, сосредоточиться и приступить к планированию в спокойном состоянии, вы сможет по-иному смотреть на вопрос «Что является наиболее важным?» и давать на него более четкие и точные ответы.

Как выразился буддийский монах и специалист в области медитации и нейробиологии Тензин Приядарши:

Если нет покоя, нет и тишины. Если нет тишины, нет и понимания. Если нет понимания, нет и ясности {19} .

Вам не нужно достигать нирваны, чтобы заниматься планированием дел из квадрата 2, но если подойти к процессу продуманно, то это придаст понимания и ясности, а большие камни вашей жизни не утонут в куче мелких камешков.

 

Временные зоны квадрата 2

Очень ценной практикой, повышающей эффективность недельного и дневного планирования дел из квадрата 2, является создание временных зон квадрата 2, т. е. проактивное выделение блоков времени, которые помогают защищать приоритеты из квадрата 2.

Ценность временных зон заключается в возможности закладывать их заранее как повторяющиеся или разовые события так, чтобы при наступлении следующей недели у вас уже было выделено время для дел из квадрата 2.

Приведем несколько примеров:

• Кива хочет делать утреннюю зарядку, поэтому ей нужно выделить период с 6:30 до 7:30 для занятия йогой. Она может обозначить его как повторяющееся событие в электронном календаре. По данным одного исследования простое закрепление времени и места выполнения упражнений повышает вероятность успеха на 32–91 % с точки зрения регулярности.

• Если Джевиону лучше всего думается по утрам, то он может посвящать генерированию идей один-два утренних часа каждый день или в определенные дни недели. А для совещаний нужно выделить время днем, чтобы они не мешали.

• Если Шерри хочет проводить время вместе с мужем каждую неделю, она может выделить для этого вечер пятницы и закрепить его как повторяющееся событие.

• Брэд, руководитель с плотным и зачастую непредсказуемым графиком командировок, мог бы продумать свои планы на несколько месяцев вперед и установить периоды, когда командировки возможны и когда нет, например во время отпуска. Изменение этого правила должно быть невозможным за исключением действительно серьезных обстоятельств.

Вот как может выглядеть график Джевиона на неделю после выделения повторяющихся временных зон квадрата 2:

 

Планирование дел из квадрата 2 на неделю

После составления перечня главных задач и определения временных зон квадрата 2 все готово к планированию дел на неделю. До начала следующей недели найдите тихое место и уделите не менее 30 минут для следующего:

1. Пересмотр своих ролей и целей. Посвятите некоторое время анализу видения собственной жизни, которое закреплено в декларациях о ролях и целях квадрата 2. Не пропускайте этот этап. Он помогает освежить глубинный мотив и высокие побуждения. Если не делать этого регулярно, то вы погрязнете в суете повседневной жизни и видение сотрется из памяти под натиском неотложных дел, занимающих мозг. Поэтому позаботьтесь, чтобы видение было закреплено в таком формате и в таком месте, где вы легко сможете найти его.

С точки зрения нейробиологии для достижения выдающейся эффективности наше видение должно быть буквально на поверхности – в префронтальной коре логического мозга, который помогает вычленять в потоке повседневных дел важное, заслуживающее вложения времени, внимания и энергии.

2. Включение в план больших камней. После пересмотра ролей и целей проанализируйте перечень главных задач, а затем задайте вопрос, касающийся больших камней:

Какие одно-два важнейших дела я могу выполнить в данной роли на этой неделе?

По мере того как вы тщательно обдумываете каждую свою роль и задаете этот вопрос, ответы приходят сами. Одни из них очевидны, как в случае с крупным проектом, срок которого наступает на этой неделе. Другие требуют большей проницательности, например, когда нужно понять, что делать в сфере ключевых взаимоотношений или какая подготовительная работа необходима для повышения результативности крупного совещания, запланированного на более поздний срок.

В мозге отражаются все события нашей жизни. Однако если вы не удосужитесь разобраться с более тонкими связями и чувствами, соединяющими вас с ними, то легко можете упустить наиболее важные объекты для инвестирования времени и внимания на предстоящей неделе.

Прежде всего заметим, что эти тонкие аспекты могут просто не попасть в перечень главных задач. Обычно они не настолько сильны, чтобы пробиться сквозь шум и дела в рабочее время. Обдумывание ролей и целей из квадрата 2 в спокойной обстановке позволяет намного лучше понять, на чем сконцентрировать время, внимание и энергию для получения максимальной отдачи. Когда есть такое понимание и ясно, что нужно делать, можно включить это дело в перечень главных задач.

Определившись с важнейшими задачами на неделю, включите эти большие камни в свой календарный план!

Реальное включение в план намного действеннее внесения дела в общий список задач на день. Такой список часто превращается в перечень пожеланий, которые практически без изменений переносятся с одного дня на другой.

Закрепление за делом конкретного времени и места создает обязательство более высокого уровня и значительно увеличивает вероятность его выполнения. Так происходит потому, что конкретность заставляет мозг действовать, когда приходит время. Это также помогает защититься от отвлекающих дел из квадрата 3, которые возникают, когда ваш график кажется свободным и к вам то и дело кто-нибудь врывается с вопросами.

При планировании дел на неделю прибегайте к общему списку задач на день только в крайнем случае, если действительно нет ясности, когда необходимо выполнить дело и нужно ли оно вообще. Если вы хотите сделать что-то, практически всегда лучше назначить конкретное место и время в течение дня.

Наконец, когда речь идет о больших камнях, выберите одно-два важнейших дела для каждой роли. С бóльшим вам не справиться, поэтому установите планку достаточно высоко и выбирайте то, что действительно имеет значение. Это повышает вероятность исполнения в условиях напряженной рабочей недели.

3. Организация остальных дел. После распределения больших камней можно включить в план другие важные задачи, пусть даже гальку, которые не являются критическими, но требуют выполнения, например стирка белья.

Эти три этапа еженедельного планирования дел из квадрата 2 позволят сделать вашу неделю результативной.

Вот как может выглядеть типичная неделя Кивы, наполненная мелкими камешками.

Если бы Кива занималась планированием дел из квадрата 2, то ее расписание на неделю могло бы выглядеть так:

 

Планирование дел из квадрата 2 на день

Хорошо известно, что жизнь редко, если вообще когда-либо, идет по плану. Недельный план требует ежедневной корректировки, поскольку на вас непрерывно сыпется галька, возникают кризисы квадрата 1 и даже меняются приоритеты квадрата 2. Необходимо осознанно и целенаправленно корректировать планы на каждый день, чтобы так или иначе выполнять приоритетные задачи.

Чтобы спланировать предстоящий день, найдите тихое место и уделите как минимум 10 минут анализу прошедшего дня, кроме того, выполните следующее:

1. Завершение дня. Пробегитесь по задачам и встречам, которые стояли в плане завершившегося дня. Все ли выполнено? Если нет, то перенесите невыполненные дела на другое время в календарном плане, вычеркните их, если они потеряли актуальность, или оставьте в перечне главных задач, изменив дату или другие детали. Идея заключается в ежедневном самоотчете, который позволяет фокусироваться на самом важном и не забывать о перенесенных делах и сроках.

Вы также можете делать то, что мы называем золотодобычей. В течение дня вам наверняка попадается ценная информация, возникают новые задачи, приходят идеи. Золотодобыча предполагает сохранение этой информации в определенном месте для последующего использования. (Более подробно об этом рассказывается в главе, посвященной правилу 4.) В идеале все должно происходить в процессе работы, но если вы этого не сделали, то теперь самое время заняться этим.

2. Идентификация нескольких «первоочередных задач». Спросите себя: «Какие первоочередные задачи мне нужно выполнить на следующий день?» Первоочередная задача – это нечто настолько важное, что обязательно должно быть сделано в течение дня. Обычно это большие камни, однако у вас может возникнуть потребность в выполнении какого-либо дела из квадрата 1.

3. Организация остальных дел. Организуйте все, что связано с первоочередными задачами.

Эти три пункта можно выполнить в конце дня или на следующее утро.

Одни делают это в конце дня, считая, что тогда можно без забот отдыхать вечером. Появляется уверенность, что все учтено и находится на своем месте. Отсутствие незаконченных дел и нерешенных вопросов позволяет спокойно спать ночью.

Другие считают, что лучше заниматься ими на следующее утро, поскольку в конце дня голова не такая ясная, как утром после хорошего сна.

Есть и такие, которые разбивают эти пункты – выполняют пункт 1 (завершение дня) вечером, а пункты 2 и 3 оставляют на утро, когда во время размышлений чаще приходит понимание того, что наиболее важно.

Какой бы подход вы ни выбрали, главное, чтобы у вас была возможность осмыслить задачи из квадрата 2 до начала нового дня. Иначе поток мелких камешков поглотит вас и останется лишь надеяться на то, что вам удастся вынырнуть и выполнить несколько более важных дел. Для достижения высокой эффективности такой подход не годится.

 

Планирование дел из квадрата 2: Размышления под душем

Когда к вам приходят самые удачные идеи? Рано утром? После хорошего сна? В душе? Случались ли у вас моменты, когда цели и приоритеты становились предельно ясными и все вставало на свои места? Скорее всего, вы не раз переживали подобные мгновения, но они быстро тонули в повседневной суете.

Возникает вопрос, а нельзя ли сделать так, чтобы подобные мгновения возникали чаще.

На наш взгляд, регулярное планирование дел из квадрата 2 способно не только сделать моменты ясного видения перспективы более частным явлением, но и превратить их в неотъемлемый атрибут образа жизни.

Как мы знаем из главы, посвященной правилу 1, мозг перепрограммирует сам себя в зависимости от того, как его используют. Если приобрести навык ежедневной и еженедельной идентификации наиболее приоритетных задач и выстраивания жизни на их основе, то ориентация на квадрат 2 становится обычным образом мышления. Мы начинаем ментально ориентироваться на квадрат 2 с утра до вечера. Это позволяет быстрее и хладнокровнее реагировать на неожиданные изменения в календарном графике. Мы не нервничаем, а справляемся с такими изменениями уверенно и легко, поскольку опираемся на чувство упорядоченности и действуем с точки зрения квадрата 2.

Однажды мастера дзен спросили, как ему удается сохранять глубокое умиротворение в повседневной суете. Он ответил: «Я никогда не оставляю своего места для медитации».

Если каждую неделю и каждый день уделять время поддержанию связи с глубинными приоритетами, то можно сохранять видение перспективы на протяжении всего дня. Мы обретаем хладнокровие в разгар шторма и можем приподняться над потоком мелких камешков, грозящих похоронить важнейшие приоритеты.

 

Простые рецепты – с чего начать

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 3 «включайте в план большие камни, не сортируйте гальку», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящие для вас.

• Создайте перечень главных задач и применяйте правило «отбросить или включить в перечень» трижды в день. Хвалите себя, когда отбрасываете что-нибудь!

• Проанализируйте события последних недель. Идентифицируйте одну-две повторяющиеся задачи, которые можно включить в план и создать для них временные зоны квадрата 2.

• Определите, когда и где вы будете заниматься планированием дел из квадрата 2 на неделю и на день. Обозначьте в календарном плане необходимый для этого период как временную зону квадрата 2.

ВЫВОДЫ

•  Вы не продвинетесь вперед, если просто будете быстрее перебирать гальку. Выделите наиболее важные дела и включите их в план до начала недели.

•  Если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове!

•  Временные зоны квадрата 2 обеспечивают проактивное выделение блоков времени, которые помогают защищать приоритеты квадрата 2.

•  Три этапа планирования дел из квадрата 2 на неделю включают в себя: 1) пересмотр своих ролей и целей; 2) включение в план больших камней; 3) организацию остальных дел.

•  Эффект 30/10 изменяет характер использования времени и позволяет чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня.