У меня есть для вас новости, пугающие и волнующие одновременно. Теперь, когда вам ясны ваши цели, вы уничтожили отвлекающие факторы, сосредоточились, навели порядок во всем и не тратите время зря, не остается никаких других способов работать меньше и успевать больше, если только вы не поменяете то, что уже делаете. И поэтому шаг номер семь посвящен оптимизации, чтобы вы не повторяли дважды одну и ту же ошибку. Существует множество способов делать все. Некоторые из них требуют меньших трудозатрат для получения тех же результатов. Большую часть своей жизни я мог бы выполнять задачи эффективнее. Возможно, для вас это так же справедливо – вы могли бы найти способы заниматься теми же делами так, чтобы это отнимало меньше сил и давало больше результата. (Если вы уже делаете все идеально, не говорите мне об этом! Мое эго такого не вынесет.)

Одна CEO – клиентка, которую я обучаю, – в беседе с руководящим составом своей компании каждый раз, когда кто-то вносил предложение, которое не соответствовало в точности тому, что она хотела услышать, пронзала говорящего взглядом, повышала голос и повторяла свою мысль. А позже жаловалась, что руководители не выдвигают хороших идей. Я предположил, что ей нужно научиться по-другому их слушать. Она вздохнула, пронзила меня взглядом и произнесла: «Я же сказала, руководители в моей компании не заслуживают своих зарплат». Она отреагировала точно по той же схеме, какую применяла в беседе со своими коллегами… и так и не услышала ответ, который был ей нужен.

Мы, люди, странно устроены. Мы делаем одно и то же снова и снова, даже если это не работает. Мы любим то, что знакомо, и отказываемся ради этого от возможности получить желаемое. В колледже у моего друга Криса были низкие баллы за тесты, а у меня высокие. Мы сравнили наши привычки в учебе и поняли, что они сильно отличаются. Мы договорились, что к следующему тесту будем готовиться по моей системе. Однако за несколько дней до теста Крис бросил заниматься по моему методу, чтобы вернуться к своему. Он объяснил: «Хотя твой способ, может быть, и лучше, мой просто комфортнее». Он подготовился, как обычно, и получил все тот же результат – низкий балл.

В этой главе мы выйдем за рамки привычного в поисках лучшего. Найти лучшее легко, если вы знаете, какие шаги предпринять. Для начала мы избавимся от того, что не дает плодов, чтобы у нас появилось время оптимизировать остальные действия. Затем мы научимся ленивым способам искать, как улучшить то, что делаем. Мы станем прибегать к ленивым методам, потому что определенно не хотим делать больше, чем необходимо, даже когда ищем способы сэкономить время. Затем мы создадим множество альтернатив, которые дадут нам те же результаты при меньших трудозатратах. И наконец, мы встроим изученное прямо в наши системы, чтобы они самооптимизировались, пока мы лежим в гамаке, потягивая фруктовый коктейль и поедая торт из шоколадного мороженого.

 

Оптимизируйте, избавляясь от устаревших систем продуктивности

Давайте начнем оптимизацию, сказав «до свидания» системам продуктивности, которые вы переросли. Возьмем меня в качестве примера. Я сверхорганизован! В офисе я окрашиваю каждый провод в определенный цвет – от аквамарина до красно-коричневого. Я чувствую, что очень продуктивен и на голову выше тех заблудших душ, которые не красят свои провода. Но есть одна проблема. Разные цвета ни разу не пригодились мне для того, чтобы определить, для чего служит кабель или куда он подсоединен. Моя любовь к продуктивности превратилась в зависимость, и система организации сама по себе стала тратой времени. С этого момента – никакого окрашивания проводов, потому что это никак не помогает, а только заставляет работать больше, а не меньше.

Окрашивание проводов – не единственный мой способ пустой траты времени. Пятнадцать лет я контролировал свои финансы с помощью компьютера, сначала в простых электронных таблицах, потом в специальной программе. Каждая квитанция находилась в своем разделе. Все ведомости были заполнены, а все счета подбиты до последнего цента. Но я ни разу не распечатал ни один отчет и не использовал эту информацию, чтобы понять, на что трачу деньги. Однако я тратил месяцы своей жизни, набирая квитанции, и тысячи долларов – обновляя программу.

Я нанял бухгалтера и удалил программу для контроля личных расходов. Бухгалтер обходится мне дороже, но недели, которые я экономлю каждый год, того стоят.

Я уверен, что в вашей жизни есть такие системы, которые больше вам не служат. Умозрительно пройдитесь по своей жизни и определите, в чем вы организованны, а в чем нет. Вот список позиций, которые могут раззадорить память.

• Папки с файлами

• Чтение статей

• Наведение порядка в квитанциях

• Расписания

• Сохранение информационной электронной рассылки

• Входящая электронная почта

• Готовка

• Развешивание одежды

• Кемпинг

• Написание отчетов

• Стирка

• Организация вечеринок

• Чтение отчетов

• Поездки за продуктами

• Поддержание компьютера в рабочем состоянии

• Подготовка к поездкам

• Путешествия

• Оплата счетов

• Оплата медицинских счетов

Оцените, какую выгоду вам дает наведение порядка в каждой сфере. Если организация требует больше сил или времени, чем беспорядок, перестаньте использовать эту систему. Вздохните с облегчением и порадуйте себя сельдереем, фаршированным пюре из нута. Вкуснятина!

Для каждой неорганизованной области оцените, чего беспорядок стоит вам во временном и денежном эквивалентах. Если многого, то это и есть та сфера, на которую стоит направить силы и время. В двух словах: если система организации не помогает вам работать меньше, откажитесь от нее.

 

Используйте для оптимизации обратную связь

Теперь, когда ваша привычная-но-бесполезная система организации устранена, у вас появилось свободное пространство. Следующий шаг к тому, чтобы работать еще меньше, – понять, что в своей жизни вы можете делать иначе. Однако я не стану советовать вам искать это, так как потребуются трудозатраты. Пусть лучше мир подскажет вам.

Конечно, под «миром» я подразумеваю тех полезных людей, у которых есть масса ценных советов, как сделать вас лучше. Они называют это обратной связью. Но мы-то видим их насквозь. Нет ничего более очевидного, чем факт их глубинной потребности бороться с чувством собственной несостоятельности, предлагая нам свою неоценимую помощь. Но это не значит, что обратная связь от них бесполезна. Полезна! Она подсказывает, над чем мы могли бы работать меньше, делая больше.

Когда я был маленьким, другие дети выражали свою заботу, предлагая обратную связь. Они говорили: «Ты урод» и «Ты как инопланетянин!» Эти полезные отзывы привели меня к тому, что я купил машинку для стрижки волос в носу, сменил прическу и потратил 60 тысяч долларов на психотерапию из-за навязчивой мысли о похищении инопланетянами. Мой врач говорит, что я уникален, потому что моя идея фикс связана с пришельцами из космоса.

Я уверен, что такое случалось и с вами. Полезную обратную связь дает ваш босс: «Ваш отчет выглядит так, будто его напечатала обезьяна» или: «Боже, ты прекрасно продумал свою презентацию!.. На удивление!» Это… ужасно.

Даже те люди, которые хотят дать положительную оценку, обычно не могут озвучить ее, чтобы спасти свои головы. Поэтому рассчитывайте на обратную связь, которая приходит в самом неприятном и неприглядном виде, который вы только можете представить. Вы будете счастливы только в том случае, если научитесь слышать, что говорят другие, независимо от того, в какой форме они делают это. И поверьте мне, вам нужно это слышать. Они способны обратить внимание на то, что вы можете оптимизировать, чтобы успевать больше, работая меньше.

Защитная реакция – это признак, что вы нашли, в какой области можете действовать иначе. Если кто-то говорит: «Ты дешевка!» – то вы, возможно, начнете дергаться, сжимать кулаки и кричать: «Я? Дешевка? Я все это время знал, что твои туфли – не настоящая Prada!» Если вы опустились до критики обуви, это знак, что вы защищаетесь. Отмотайте ситуацию назад и вспомните, что ощутили, прежде чем начали защищаться. Вы почувствовали, что на вас нападают. Возможно, сдавило грудь, слегка помутнело перед глазами и повысилось давление. Запомните это ощущение. Это новый сигнал для вас. Он говорит, что чей-то «полезный» отзыв попал в яблочко. Как только почувствуете это, найдите источник.

Вы ощущаете потребность в самозащите, только когда в некоторой степени согласны со сказанным. Я никогда не носил брекеты. Назовите меня челюстью, и я подумаю, что вы спятили. Но я действительно носил очки. Назовите меня четырехглазым, и все мое нутро завопит: «Нет, я не такой!» Это задевает. Что глупо, потому что я и есть четырехглазый. Я носил очки и определенно был космическим пришельцем. Мы чувствуем самую большую потребность в самозащите, когда боимся, что сказанное может быть правдой.

Как только почувствуете это, найдите источник. Независимо от того, насколько неприятным и странным это может казаться, покопайтесь в себе и со всем рвением отыщите, почему это было или остается сейчас правдой о вас. Но обойдитесь без обвинений, стыда или чувства вины! Просто отыщите правду и запомните. Мой противник говорит: «Ты странно одет». Правда? Люди действительно прибегают к странным высказываниям, когда я появляюсь на деловой встрече в тесном жилете из искусственной кожи и брюках, расшитых блестками. И поэтому я могу понять, почему они думают в таком ключе. И когда я обнаруживаю это, защитной реакции как не бывало. Мы пришли к согласию, и мне нет надобности нападать.

Это новое знание помогает мне одеваться лучше. Таким образом, коллеги тратят свое время, давая мне то, что мне нужно, чтобы сделать свою работу, а не судачат за спиной. Я могу работать меньше, только если другие дают мне то, что необходимо, вместо бесполезного обсуждения моей расшитой блестками обуви на платформе, которая на пике моды на планете, с которой я прилетел. Сотрудники способны давать вам более конструктивную обратную связь, чем комментирование ваших брюк. Бернис может сказать: «Твои отчеты плохо оформлены, а из-за твоего страха перед пунктуацией их трудно читать».

Если вы покопаетесь в себе и не сочтете эти слова за критику, отлично. Теперь вы знаете, как вас воспринимают, и можете попросить подробностей. Например, ответить: «Что такое ты говоришь я ничего не понимаю не могла бы ты объяснить что значит из-за страха перед пунктуацией их трудно читать?» И после вам, возможно, помогут понять, в чем суть. Люди становятся вашими учителями, а не врагами. Не дурачите ли вы себя, полагая, что их отзывы справедливы? Может быть. Но если вы дурачите себя, оставаясь спокойным и учась чему-то, то я бы посоветовал принять самообман. Хорошая тренировка, если однажды вы собираетесь баллотироваться.

Поняв, в чем чужие отзывы могут быть справедливы, попытайтесь представить, что случится, если вы последуете советам, поменяв что-то в своих действиях. Помогут ли эти перемены меньше работать? Помогут ли больше успевать? А затем, ради всего святого, делайте это! Мне сказали, что в моих докладах слишком много деталей и их трудно воспринимать. Почувствовав угрозу, я приготовился связать этого человека и вытатуировать у него на лбу: «Стивер – неподражаемый писатель». Так как фантазии о татуировках обычно сигнализируют о том, что критика не беспочвенна, я сделал глубокий вдох и перечитал отчет, чтобы найти причину замечания. Несомненно, мой доклад был очень детализированным. Тот, кто не знает тему изнутри, мог бы посчитать его запутанным. Я вылетел вон и нашел книгу о правилах деловой письменной речи. (Чтобы получить информацию об издании, которое я использовал, вы можете зайти на сайт моей книги.) Научиться писать менее подробно означало меньше печатать, вкладывать меньше труда и получать большее число читателей моего блестящего отчета.

Научившись принимать критику, в каком бы виде она ни поступала, я стал лучше понимать, что от меня требовалось. В следующий же раз я потратил меньше сил, написав так, как требовалось моей аудитории с самого начала. Вскоре я писал весьма прозаически.

Докопавшись до истины, следуйте этой дорогой до конца. Если вам говорят, что у вас в презентации странный фон, попросите помочь с оформлением. Если вас называют четырехглазым, можете даже ответить: «Ты прав. У меня действительно четыре глаза. Думаешь, Lasik поможет?» Это работает с любыми критическими высказываниями. «Твой отчет поверхностный и глупый». – «Правда? Поможешь мне разобраться, чего не хватает?» – «Ты не сделал того, что было нужно команде». – «Я не хотел этого. Можешь поделиться своим видением?»

Вы не обязаны следовать чужим советам. Просто спрашивайте, слушайте и воспринимайте это серьезно. Этот способ действует благодаря вашему искреннему стремлению услышать собеседника. Вот пара реальных примеров из жизни.

Человек, который ищет работу, слышит: «Вы просто не подходите на эту должность».

Может ли это быть правдой? Возможно, раз кто-то так говорит. Теперь копайте дальше и спрашивайте: «Вы можете помочь мне понять, что подходит?» Между прочим, если вы умны, то действительно хотите это знать. Получение работы, для которой вы не созданы, ведет к одним мучениям. Если вы хотите быстро найти работу, эта информация способна помочь сделать следующую попытку более эффективной.

Коллега говорит Бутчу: «То, как ты на встрече перебивал людей, чтобы высказать свое мнение, очень им не понравилось. Тебе надо поработать над навыками общения».

Бутч бросается в слезы, но знает, что это признак справедливости сделанного замечания. Бутч анализирует: действительно ли его коммуникативные навыки слегка запущенны? Да, был момент, когда он сделал боссу ценное замечание по поводу его уродливых-уродливых ботинок посреди обсуждения новой процедуры заполнения финансовых отчетов. Потом были шутки по поводу веса Бернис, которые последовали сразу после объяснений, как эффективнее писать доклады. На самом деле на коллективном собрании, состоявшемся на прошлой неделе, все по очереди втыкали булавки в маленькую восковую куклу, изображавшую Бутча. Тогда Бутч подумал, что это демонстрация техники акупунктуры. Но теперь это приобрело совершенно новое значение. Бутч осознал, что улучшать навыки общения – действительно хорошая идея. Может быть, тогда его услышат с первого раза и не придется тратить время, повторяя одно и то же на каждой встрече.

 

Оптимизируйте, обращаясь за помощью к экспертам

Когда вы нашли то, что нужно оптимизировать, как, например, способ высказывать свою точку зрения на собраниях, следующий шаг – поиск способов делать ту же работу с меньшими затратами. Простой путь найти способ выполнить задачу – спросить кого-то, кто в этом разбирается. Это может быть друг, коллега, член семьи или моя книга. Выберите эксперта, который может помочь, но делайте этот выбор мудро.

Мы верим, что эксперты знают, о чем говорят. Мы думаем, они могут научить нас шагам, которые приведут на те же земли с молочными реками и кисельными берегами, где живут они сами.

Тут есть две проблемы. Во-первых, кисель и молоко могут оказаться не такими вкусными, как вы рассчитывали. Во-вторых, совет эксперта подойдет вам, только если эксперт начинал с того же, что и вы, преследует те же цели и знает стратегии, которые могут пригодиться в вашей жизни. Также он скажет вам, что, по его мнению, сработало, и нет никаких причин верить, что он знает наверняка. Многие успешные «эксперты» добились высот вопреки тому, что они делали, а не благодаря этому!

Вспомните людей, которыми вы непроизвольно восхищаетесь, потому что у них, например, большой дом. Задайтесь вопросом, в какой мере их успех зависел от удачи, счастливого стечения обстоятельств или финансового положения семьи, в которой они родились. Если человек – бездарный лопух, которому посчастливилось уже при рождении получить гарантированное имущество, это не пример для подражания. Найдите того, кто, по вашему мнению, обладает настоящими навыками. Это и есть эксперт, к которому вы можете обратиться, чтобы научиться делать свое дело с меньшей отдачей, но лучшими результатами.

Не нужно искать человека, который может делать что-то лучше вас. Вам необходим тот, кто поможет вам получить лучшие результаты. Вы не выбираете учителя, потому что он делает что-то великолепно. Вы выбираете того, кто научит вас справляться с работой проще, легче, быстрее и с лучшими результатами. Блестящие коучи – не обязательно блестящие исполнители. Они обучают знаниям и умениям любого. То же справедливо для тех, кто дает советы. Плоды их труда – не их преимущество, а ваше.

Прежде чем обратиться к эксперту за советом, узнайте о его учениках. Познакомьтесь с людьми, которых он обучил, с которыми работал или которыми руководил, и важно, чтобы эти люди начинали с того же, что и вы. Если вы решили, что овладение коммуникативными навыками поможет вам продвигать вперед больше дел с гораздо меньшими усилиями, не ищите людей с превосходными навыками общения. Ищите тех, кто научил их! Найдите тех, кто превратил других людей из ботанов с бейджами в обольстительных секретных агентов, способных покорить самого закоренелого суперзлодея.

Лучшие эксперты, призванные помочь вам найти более удачные способы выполнения задач, на самом деле меняют ваш образ мыслей так, что вы совершенствуетесь, даже когда эксперта уже нет рядом. Они обращают внимание на то, о чем вы и не подозревали. Мой кроткий босс Билли (имя изменено, чтобы не разоблачить его как агента ЦРУ) был как раз такого рода учителем.

Билли – тихий, скромный и действительно приятный человек. С момента первого коллективного собрания, где я аккуратно сел в лужу по самые уши, он взял меня под свое крыло, чтобы научить выживанию в большой организации. Я один из тех наивных людей, которые всегда верили, будто у всех вокруг добрые намерения и каждый работает ради общего блага. Билли помог мне осознать, что люди – будучи искренними и действуя из лучших побуждений – имеют собственные цели и приоритеты. Они также способны помешать мне. Теперь, когда я прихожу на встречу, у меня в голове включается экран контроля. Он показывает намерения всех присутствующих, окрашенные в условные цвета в зависимости от типа. Недостающие баллы светятся красными и зелеными цифрами над их головами. Вместо того чтобы неделями, месяцами, годами бороться с людьми, которые тормозят мои грандиозные революционные планы, я теперь обладаю всей необходимой информацией, чтобы помочь каждому достичь желаемого и побудить поддержать мои цели, когда придет время.

Билли – эксперт, который подарил мне новые фундаментальные представления о мире. И эти представления позволяют мне делать гораздо больше, потому что люди больше не воюют со мной. Я понял, что суть моей работы не только в том, чтобы достичь собственных целей, но и помочь всем вокруг достичь их целей, увертываясь от огненных молний и оглушительных проклятий, которыми сыплют колдуны из команды противника.

(Я, конечно, как раз тот эксперт, который идеально соответствует всем упомянутым выше критериям. Каждое мое слово совершенно, идеально подходит для вашей ситуации, помогает принять новые представления о мире и приведет вас на земли, сделанные из лазаньи и торта из шоколадного мороженого, которые вкуснее, чем молоко и кисель.)

 

Оптимизируйте, слушая самого себя

Кроме других экспертов у вас есть еще один – вы сами. Все мы эксперты, когда дело не касается нас самих. Когда у друга, мужа, жены, гражданского супруга или представителя шведской семьи какая-то проблема, мы тут как тут с готовым решением. Идеальным решением, между прочим. И как бы человек ни протестовал, мы знаем, что ему станет куда легче жить, если он послушает нас.

И здесь кроется секрет того, как сделать нашу жизнь лучше. Этот чрезвычайно важный совет на самом деле нам стоило бы дать себе. Такова ирония вселенной: мы знаем, как улучшить свою жизнь. Просто мы раздаем советы всем, кроме себя, и возмущаемся, когда другие делятся с нами своей мудростью.

Когда вас тянет дать совет, держите его при себе. Лучше подумайте, что бы вы сказали, и дайте этот совет себе. Возможно, это нельзя будет истолковать напрямую, но, уверяю вас: вы нашли ту часть жизни, которая могла бы стать проще, и даже придумали, как она может стать проще. Тот факт, что вы открыли это через жизнь другого человека, всего лишь малозначительная деталь.

Например, одна их моих особых способностей – замечать, что другие менеджеры могли бы лучше проводить собрания. Я вижу, что Акбар проводит встречу, не наметив плана, не определив целей, и отправляет команду заниматься абсурдным исследованием, результаты которого не дают движения вперед. Я счастлив сообщить Акбару, насколько лучше стала бы его жизнь, прими он мой совет. Затем я иду на встречу с собственной командой, забыв подготовить план, не вспомнив целей, поставленных на прошлой неделе, и прошу сотрудников «глубже изучить проблему», пока я отчаянно пытаюсь сориентироваться. Если бы только у кого-то имелся хороший совет о том, как готовиться к встречам! Может быть, в следующий раз, когда я буду читать лекцию Акбару, послушаю ее первым.

Если вы думаете: «Бернис стоит прибраться на столе», оглядитесь и подумайте, не нужно ли вам навести порядок у себя. Если вы думаете: «Акбару стоит четче следовать своему расписанию», подумайте о том, чтобы проверить собственное. В главе «Шаг 5. Будьте организованны» вы узнали, что порядок на рабочем столе и в голове освобождает время, которое раньше вы тратили на поиски того, что вам нужно. Теперь, когда вы постоянно помните об этом, вместо того чтобы думать о Бернис и Акбаре, взгляните на себя, чтобы узнать, так ли хорошо вы организованны, как могли бы. Вас удивит, как много вам уже известно о том, в чем и как вы можете оптимизировать свою жизнь, чтобы работать меньше, а успевать больше. Только вы выражаете это в виде советов другим, а не себе. Последуйте моему совету: следуйте собственным советам.

 

Оптимизируйте с помощью дневника навыков

Мы стремимся работать меньше, поэтому было бы глупо учить один и тот же урок больше одного раза. Делать что-либо больше одного раза раздражает меня, даже если «что-либо» – такая приятная вещь, как учеба. Ошибся однажды – позор мне. Ошибся дважды – что ж, снова позор мне. А я не люблю навлекать на себя позор дважды.

Марла, очень успешная женщина, была моим наставником в школе. Она сказала мне мудрые слова: «Веди дневник». Каждый вечер записывайте, чему научились за этот день. Размышляйте и извлекайте уроки из своей жизни. Когда в один прекрасный день вы захотите оптимизировать свою жизнь, то сможете просмотреть свой дневник навыков и обнаружить, что уже выучили десятки уроков, которые могли бы помочь вам достичь целей и которые всего лишь нужно было вспомнить.

Не забывайте, что эксперты не всегда правы, и в таком случае вы единственный эксперт. Записывая урок, будьте придирчивы. Спросите себя: «Можно ли применить это где-либо в моей жизни? Или это был единичный случай?» Фиксируйте свое знание, но, прежде чем сделать это, убедитесь, что оно может применяться на протяжении жизни.

Я записываю свои уроки в дневник, который веду в форме электронной таблицы. Первая колонка – это выученные уроки, поэтому я могу прочитать их, пробежав глазами. Я просто пишу в ней: «Всегда держать муравьеда за задние конечности, когда расчесываешь его морду». Однако после многих десятков накопленных советов быстро находить их становится все труднее.

На помощь приходит вторая колонка. В нее я добавляю фразы и слова, которые освежают память. Например, в ячейку рядом с советом по поводу муравьеда я могу записать: «Муравьед, животное, поведение домашних животных, уход за шерстью и случай с пришиванием большого пальца».

Чтобы найти урок, просто ищите по самым ожидаемым и подходящим ключевым словам. Если ключевые слова не присутствуют в формулировке самого совета, они чаще всего могут оказаться в колонке с напоминаниями. Например, если вы приводите в коллектив нового сотрудника, то ищете по словам «адаптация» или «тимбилдинг». Тогда поиск показывает советы о том, как определять роли и обязанности, помогать кому-то чувствовать себя комфортно, вводить в коллектив нового члена команды и так далее. Вместо того чтобы заново изобретать процедуру адаптации каждый раз, когда кто-то приходит в коллектив, вы обращаетесь к дневнику уроков, который дает вам мгновенный, не требующий усилий доступ ко всему, что вы узнали о том, как принимать нового члена команды.

В те дни, когда вам не удалось ничему научиться, звоните другу, чтобы узнать, чему научился он. Кто сказал, что учиться можно только на собственном опыте? Извлекайте уроки из чужих промахов – это гораздо приятнее. Кроме того, вы окажете другу услугу, дав повод проанализировать, как прошел его день.

 

Оптимизируйте с помощью списка дел

К настоящему моменту вы уже применяете на практике то, чему научились. Если вы хотите работать еще меньше, то можете прибегнуть к уже существующим системам, которые помогают учиться на ошибках, или заставить задачи выполняться волшебным образом. Ваши существующие системы могут стать способом делегировать большую часть того, что вы делаете, тем людям, которые еще не научились говорить «нет».

Самый чудесный способ работать меньше – позволить кому-то другому делать работу за вас. Но это трудно, потому что вам нужно придумать, что ему поручить. Позвольте вашему списку дел решить это за вас. Обычно мы воспринимаем списки дел как инструмент для контроля будущего, но это также и удобный дневник.

Следующую неделю собирайте свои списки дел. Если вы занимаетесь тем, чего нет в списке, добавьте это и поставьте напротив галочку.

Все эти галочки дадут вам почувствовать глубокое удовлетворение сделанным, но, что еще важнее, у вас будет список всего, чем вы занимались в течение недели. Теперь у вас имеется информация обо всех задачах, на которые вы тратите время.

Рядом с каждым делом отметьте, сколько времени за неделю ушло на его выполнение. Также запишите, какие навыки или знания понадобятся другому человеку, чтобы выполнить задачу вместо вас.

Теперь подумайте, как вы можете делегировать максимальное количество позиций из своего списка. В шестой главе вы узнали, что делегирование – это то, как вы справляетесь со своими прежними обязанностями, когда работа меняется. Оптимизируя трудозатраты, вы еще на один шаг улучшаете делегирование: всякий раз, когда это возможно, вы используете его как инструмент распределения текущих задач между другими людьми, которые сделают это наилучшим образом. Необязательно делегировать только тем, кто работает на вас. Вы можете делегировать подросткам, консультантам и тому милому молодому поэту, который отчаянно добивается вашей руки и готов сделать что угодно, чтобы заслужить вашу благосклонность. Найдите кандидатов на делегирование и делегируйте, делегируйте, делегируйте! Ваш список дел, который уже далеко не ваш надзиратель, теперь способ вашего освобождения.

Ваш список дел способен пойти еще дальше. Со временем он может стать умнее. Когда вы занимаетесь задачей, требующей прохождения множества этапов, например разработкой нового канала сбыта для вашей линейки жевательных конфет в виде землеройных машин, составьте список всех этапов и отмечайте галочкой те, что уже пройдены. Такой список дел становится шаблоном для будущих задач. В следующий раз, когда вам нужно будет сделать то же самое, вы не станете тратить время, пытаясь вспомнить все с азов, не забудете самый важный этап и вам не придется нейтрализовывать последствия. Вместо этого, если ваш список основан на реальном опыте, вы просто уляжетесь на диван, потягивая «Маргариту», в то время как ваш список будет становиться все умнее и умнее.

Чтобы составить список дел, который станет контрольным листом, создайте исходный экземпляр на компьютере. Для начала напечатайте все, что, по вашему мнению, может понадобиться для завершения проекта:

• обзвонить десяток крупных дистрибьюторов;

• пошутить на тему землеройных машин;

• предложить им купить ваши новые конфеты.

Сделайте из этого список с буллитами, распечатайте и повесьте над рабочим столом. Когда вы решите, что вам нужно заняться определенной задачей в процессе работы над проектом, перечеркните наискосок кружок напротив соответствующей позиции, чтобы увидеть, что работаете над этим.

Если появится задача, которая требует выполнения, но отсутствует в списке, допишите ее, нарисуйте рядом кружок и так же его перечеркните.

Если обнаружатся новые кандидаты, претендующие на ваше время, проверьте список.

Если звонит дистрибьютор, чтобы обсудить технические характеристики ваших жевательных землеройных машин, а завершение их описания еще не отмечено в списке дел, добавьте эту позицию вместе в список, чтобы знать, что это задача, которую теперь нужно выполнить.

 

Совершенствуйте свой список дел

Когда работа над проектом подходит к концу и наступает запланированное время для компьютерных дел, допечатайте все позиции, которые вы добавили в список от руки и которых не было в изначальном варианте. Затем распечатайте свежий, обновленный список. Весь процесс начнется заново, когда стартует новый проект.

Постепенно список дел станет планом всего, что вам нужно сделать, чтобы закончить определенный проект. Вы можете использовать его в следующий раз, когда этот проект снова станет актуальным, или отдать тем, кому делегировали дела, в качестве инструкции, или оставить для сотрудника, который заменит вас, когда вы уйдете с этого места ради работы своей мечты – дегустации тортов из шоколадного мороженого (подождите, или это работа моей мечты?).

Оптимизируйте шопинг

Тот же принцип, с помощью которого список дел превращается в контрольный лист, может быть использован вне офиса, для таких задач, как шопинг.

Представим, что вы ненавидите ходить за продуктами. Вы идете, только когда голодны, и даже не думаете о том, чтобы составить список. Вы просто берете то, что привлекательно выглядит, например маринованные оливки. В холодильнике у вас всегда стоят две сотни полупустых банок с оливками и лежит даже не начатый сыр-«косичка». Вам необходимо создать список, основанный на реальном опыте.

Возможно, ваши домочадцы каждую неделю ходят в магазин за тем же самым. Не исключено, что вы лишь поменяете производителей. На этой неделе вы купите блок из 16 упаковок салфеток Kleenex, на следующей – из 16 упаковок салфеток Scott. Через некоторое время вы поймете, что в еженедельный шопинг-лист нужно включить блок из 16 упаковок бумажных платков, и осознаете, что должны проконсультироваться по этому поводу у отоларинголога. Потому что это ненормально.

Вы повесите список на холодильник. Все в доме будут знать, что необходимо наискосок перечеркнуть кружок напротив нужной позиции. Возьмите с собой бумажный список, когда направитесь в магазин, и купите все помеченные позиции. Если вы увидите банку с порошком для оживления зомби и вспомните, что он вам нужен, просто бросьте банку в тележку. Если это уже было в списке, но без пометки, перечеркните кружок крестиком. А когда вернетесь домой, выясните, кто использовал последнюю банку с порошком, и превратите его существование в ад, за то что он не пометил эту позицию в списке. Жизнь слишком коротка, чтобы не использовать ее для третирования любимых людей, добиваясь, чтобы они делали вашу жизнь удобнее. Конечно, если порошка даже не было в первоначальном списке, когда окажетесь дома, добавьте его и все остальные товары, которые вы купили. Затем распечатайте свежий, обновленный список и повесьте его на свою магнитную доску. Весь процесс начнется заново.

Секрет этого способа в том, что список постепенно накапливает практически все, что вам бывает нужно. И потом обязанностью каждого станет замечать, что вам действительно нужно что-то. Если кто-то из любимых людей донимает вас тем, что вы забыли что-то купить, можете возложить ответственность за это на него. Мило улыбнитесь и скажите: «Ты не добавил это в список», после чего немедленно отправьте провинившегося родственника в магазин. Вскоре все поймут, что куда легче обновлять маркированный список, чем каждый раз бегать за порошком для оживления зомби. Дни, когда вы бесцельно бродили между магазинными стеллажами, останутся далеко в прошлом.

Для большего удобства сгруппируйте позиции списка согласно отделам супермаркета. Если вы столь же безнадежны, как и я, то можете даже расположить отделы на бумаге в том порядке, в каком они следуют в магазине. Когда вы окажетесь в супермаркете, вам останется лишь пробегать глазами список и брать с полок то, что нужно.

И это превращает шопинг в удовольствие. Ну хорошо, не в удовольствие. Но это уменьшает душераздирающие муки, которые вы испытывали, вспоминая, что нужно купить, и управляя тележкой, временем, местом и телепортацией в многомерном пространстве.

 

Оптимизируйте любую задачу с помощью справочной книги

Теперь мы совместим пополняемый список дел и дневник навыков. Список дел отображает только задачи, а дневник навыков – только уроки, которые вы вынесли, глубоко анализируя каждый прожитый день. Когда вы делаете что-то впервые, используйте это как шанс записать, запомнить и автоматизировать все связанное с этой задачей в справочной книге.

Если вы берете на себя новое обязательство, например контролировать организованную вашей компанией операцию по сбору меда, начните оптимизировать с самого первого дня. Возьмите блокнот, который станет вашей справочной книгой, и записывайте все, что делаете, минута за минутой, пока не познаете секреты ремесла. Также фиксируйте уроки, которые извлекаете, и ресурсы, к которым будете прибегать. Если вам нужно позвонить в службу аварийного извлечения меда, запишите ее в книгу. Если вам требуется определенная информация – скажем, скорость полета ласточки, питающейся европейскими медоносными пчелами, – запишите это в книгу. Кроме того, сохраняйте контактные данные людей, которых встречаете, пока бежите по улице, преследуемые роем пчел. Ваша справочная книга становится списком дел и ресурсов для следующего рабочего дня (который наступит, как только спадет отек от пчелиного укуса). Это похоже на дневник навыков, но вы не просто записываете уроки, а фиксируете все ресурсы, имена, номера счетов и все, что нужно для завершения задачи.

Создайте такую справочную книгу, когда впервые возьметесь за какое-то дело, а потом обращайтесь с ней как с пополняемым списком дел. Продолжайте работать над задачей и обновляйте информацию в книге, если меняются номера телефонов или добавляются новые этапы работы (например, когда вы осознаете, что стоит добавить шаг 3а: «надеть защитный костюм, прежде чем полезть в улей»). Ваша справочная книга превратится в собрание жизненного опыта и инструкцию по выполнению работы. И это не только руководство для вас самих, но и готовый инструмент делегирования, чтобы обучить кого-то еще.

Ваша справочная книга может стать даже рекламным продуктом! Когда я впервые занялся подкастами, то одержимо записывал каждую настройку на своем звукозаписывающем оборудовании, каждый этап обработки звука, удаления посторонних шумов и доведения звука до хорошего уровня. В конце концов моя справочная книга по записи подкастов превратилась в постоянную страницу на сайте, потому что многие спрашивали, как мне удалось добиться такого хорошего звучания в домашних условиях. Секрет ценности справочной книги в том, что она содержит не только этапы выполнения задачи, но и всю дополнительную информацию, необходимую в процессе работы.

Практика создания такой книги, направленной на решение конкретной задачи, – одна из самых полезных привычек, которые я когда-либо приобретал. Это чрезвычайно легко, и, каждый раз узнавая что-то новое, вы в конечном счете получаете все необходимое, чтобы выполнить задачу снова, делегировать ее или написать о ней книгу. А как, по-вашему, я накопил такой огромный пласт информации о создании армии зомби?

После того как вы определили, какие внешние силы способны сделать работу за вас, следующий шаг – оптимизировать, поняв, в чем вы можете добиться тех же результатов меньшими усилиями. Сторонняя критика и «советы», которые вы даете другим, укажут на возможности совершенствования. Прибегните к помощи экспертов, включив в их список себя самого, чтобы найти новые решения. Учитесь на своем опыте, а потом работайте еще меньше, делегируя другим то, в чем вы несовершенны, и регулируя существующие системы так, чтобы они улучшались автоматически.

Основные тезисы

• Если вы научились сосредоточиваться и не обращать внимания на отвлекающие факторы, режим «работать меньше, успевая больше» потребует поменять образ действий с привычного на более эффективный.

• Находите возможности для совершенствования, прислушиваясь к чужим отзывам.

• Ищите альтернативные пути работы, обращаясь к экспертам, которые имеют опыт в обучении других людей.

• Прислушивайтесь и следуйте советам, которые вы даете другим, чтобы оптимизировать свою жизнь.

• Ведите дневник навыков, чтобы из прошлого давать советы себе настоящему.

• Используйте существующий список дел для делегирования и делайте так, чтобы он, а не вы запоминал новые нужные позиции.

• Составляйте справочную книгу, когда учитесь чему-то новому, чтобы все, что может когда-либо вам понадобиться, было под рукой.